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Acta No. 11-2013 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la
Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día
10 de abril de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández,
Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa
del Archivo Nacional; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento
Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; el señor
Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica
nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita Krystel Segura
Peñaranda, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes
con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión y
la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del
Departamento Archivo Histórico.-------------------------------------------------------------------------
Convocado el señor Juan Carlos Vásquez Ureña, Encargado del Archivo Central de la
Dirección Nacional de Notariado, la señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la
valoración documental presentada por la Dirección Nacional de Notariado, la señora
Guiselle Scafidi Saldaña, encargada del Archivo Central del Instituto sobre Alcoholismo
y Farmacodependencia (Iafa) y el señor Javier Gómez Jiménez, profesional del
Departamento Servicios Archivísticos Externos asignado para el análisis de la
valoración documental presentada por el IAFA.------------------------------------------------------
CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.------------------------------------------
ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No. 10-2013.-----------------------
ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No. 10-2013 del 03 de abril del
2013.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CAPITULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA
SIGUIENTE VALORACIÓN.-------------------------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 2. Continuación del análisis del Informe de Valoración IV-09-2013-TP a
partir del subfondo 9. Coordinación Notarial, serie documental 9.25. Expediente de
cese forzoso. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo:
Dirección Nacional de Notariado. Convocado: el señor Juan Carlos Vásquez Ureña,
Encargado del Archivo Central de la Dirección Nacional de Notariado. Hora: 8:45 a.m.
Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición
de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan los
señores Juan Carlos Vásquez Ureña, Encargado del Archivo Central de la Dirección
Nacional de Notariado y Carlos Andrés Sanabria Vargas, Asesor Legal de esa
Dirección Nacional. La señorita Estrellita Cabrera Ramírez, profesional asignada
procede con la lectura del informe de valoración No. IV-09-2013-TP a partir de la serie
documental 2.25. Expediente de cese forzoso, subfondo Coordinación Notarial.-----------
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ACUERDO 2. Comunicar al señor Juan Carlos Vásquez Ureña, Encargado del Archivo
Central de la Dirección Nacional de Notariado; que esta Comisión Nacional conoció la
solicitud de valoración parcial presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio
CISED-DNN-07-2012 de 23 de agosto de 2012, para el Fondo: Dirección Nacional de
Notariado, Subfondos 9. Coordinación Notarial a partir de la serie documental 9.25.
Coordinación Notarial; 10. Planificación y DECLARA con valor científico cultural las
siguientes series documentales, tal y como se detalla a continuación: -------------------
FONDO: DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO (DNN)----------------------------------
9. Subfondo: Coordinación Notarial. Funciones: 1. Mantener un registro
actualizado de las direcciones exactas de los notarios públicos y de sus oficinas o
despachos. 2. Realizar la apertura de protocolos.3. Tramitar la inscripción y
habilitación de notarios. 4. Tramitar los expedientes de ceses voluntarios. 5. Tramitar
los expedientes de devoluciones de cuotas del Fondo de Garantía. 6. Tramitar los
expedientes de procesos disciplinarios, ceses forzosos, depósitos de tomos. 7.
Confeccionar certificaciones personales de notarios.8. Atender consultas notariales.
9. Llevar un registro de firmas de los notarios y de los sellos que deben utilizar en
sus actuaciones, así como cualquier otro medio idóneo de seguridad que acuerde el
Consejo Superior Notarial. 10. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias que
se les impongan a los notarios y velar por que se cumplan efectivamente.11.
Realizar inspecciones en las oficinas de los notarios públicos, a efecto de fiscalizar
que tengan oficina abierta al público y cumplan la ley, las disposiciones, las
directrices y los lineamentos de acatamiento obligatorio. Durante las inspecciones,
que deberán realizarse con aviso previo, la Dirección está facultada para requerir los
documentos y las informaciones necesarios para el adecuado cumplimiento de sus
atribuciones fiscalizadoras.12. Tramitar y llevar a cabo la reposición total o parcial de
los protocolos.13. Recibir y conservar las fotocopias de índices presentados en
forma tardía al Archivo Notarial (conforme al Articulo 27 del Código Notarial). 14. Dar
seguimiento a las salidas al exterior de los notarios.15. Dar trámite a la reposición de
parcial o total de protocolos.----------------------------------------------------------------------------
Tipo / serie documental----------------------------- Valor científico –cultural-------------
9.25. Expediente de cese forzoso. Original
sin copia. Contenido: Certificación de la
institución en que labora el notario, curriculum,
acta de notificación, mandamiento a la fuerza
pública, solicitud de información, comunicación
de resolución, recibo de depósito de tomo de
protocolo (fotocopia), notificación. Fechas
extremas: 1998-2012. Cantidad: 14.1 m.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal:
En la oficina productora hasta que termine su
trámite y 10 años en el Archivo Central.----------
Si, ya que refleja las razones por las
cuales los notarios costarricenses
son forzados a cesar en el ejercicio
de su profesión. Conservar una
muestra del 5% de los expedientes
correspondientes a los casos más
relevantes en el ejercicio del
notariado a nivel nacional, a criterio
del Jefe de la Oficina Productora y
el Jefe del Archivo Central.------------
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9.26. Expediente de cese de notario
institucional. Original sin copia. Contenido:
Certificación de la institución en que labora el
notario, curriculum, acta de notificación,
mandamiento a la fuerza pública, solicitud de
información, comunicación de resolución,
recibo de depósito de tomo de protocolo
(fotocopia), notificación. Fechas extremas:
1998-2012. Cantidad: 0.40 m. Soporte: papel.
Vigencia administrativa-legal: En la oficina
productora hasta que termine su trámite y 10
años en el Archivo Central.--------------------------
Si, ya que refleja las razones por las
cuales los notarios institucionales
son forzados a cesar en el ejercicio
de su profesión.---------------------------
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9.32. Expedientes de cese voluntario.
Original sin copia. Contenido: Solicitud de
cese voluntario por parte del notario, estudio
del historial de notario, constancia de
notificación, fotocopia de recibo de depósito de
tomo de protocolo, declaración jurada de no
Si, ya que reflejan las razones por
las cuales los notarios
costarricenses deciden cesar su
labor como notarios. Conservar
una muestra del 5% de los
expedientes correspondientes a los
realización de actos protocolares,
extraprotocolares y en conotariado, resolución
de aprobación de cese voluntario y notificación.
Fechas extremas: 1998-2012. Cantidad: 12 m.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal:
En la oficina productora hasta que termine su
trámite y 20 años en el Archivo Central.----------
casos más relevantes en el ejercicio
del notariado a nivel nacional, a
criterio del Jefe de la Oficina
Productora y el Jefe del Archivo
Central.-------------------------------------
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9.33. Expedientes de cese de notario
consular. Original sin copia. Contenido:
Fotocopia de depósito de recibo de tomo de
protocolo, oficio de comunicación del cese por
parte del Departamento Consular del Ministerio
de Relaciones Exteriores, estudio del historial
de notario, resolución con la declaración de
con lugar del cese solicitado y notificación.
Fechas extremas: 1998-2012. Cantidad: 0.20
m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: En la oficina productora hasta que
termine su trámite y 20 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
Si, ya que reflejan la función notarial
por ministerio de ley ejercida en el
extranjero.----------------------------------
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9.34. Expedientes de autorización de notario
consular. Original sin copia. Contenido:
Fotocopia de depósito de recibo de tomo de
protocolo, oficio de comunicación del cese por
parte del Departamento Consular del Ministerio
de Relaciones Exteriores, estudio del historial
de notario, resolución con la declaración de
con lugar del cese solicitado y notificación.
Fechas extremas: 1998-2012. Cantidad: 0.30
m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-
legal: En la oficina productora hasta que
termine su trámite y 20 años en el Archivo
Central.----------------------------------------------------
Si, ya que permiten conocer las
medidas de control y los requisitos
necesarios para ejercer la función
notarial por ministerio de ley en el
extranjero.----------------------------------
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9.35. Expediente de habilitación de
notariado consular. Original sin copia.
Contenido: Solicitud de autorización por parte
del Departamento Consular del Ministerio de
Relaciones Exteriores, acuerdo de nombra-
miento (fotocopia), certificación de
cumplimiento de requisitos, depósito de dinero
en el Fondo de Garantía Notarial, fotocopia de
la cédula, resolución de aprobación de la
gestión de autorización, constancia de
habilitación y notificación. Fechas extremas:
1998-2012. Cantidad: 0.15 m. Soporte: papel.
Vigencia administrativa-legal: En la oficina
productora hasta que termine su trámite y 20
años en el Archivo Central.--------------------------
Si, ya que refleja la habilitación
legal de una persona para ejercicio
del notariado consular. Asimismo,
complementa las series
“Expedientes de cese de notario
consular” y “Expedientes de
autorización de notario consular”.----
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9.40. Expediente de autorización de notario
del estado. Original sin copia. Contenido:
Acuerdo entre el Presidente de la República y
el Ministro de Justicia (fotocopia), certificación
del Colegio de Abogados, fotocopias de títulos,
depósito en el Banco Nacional, fotocopia de la
cédula, fotografía tamaño pasaporte, solicitud
de autorización, currículo, publicación en el
Diario Oficial La Gaceta, resolución y acta de
notificación. Fechas extremas: 2006.
Cantidad: 0.02 m. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: En la oficina productora
hasta que termine su trámite y 20 años en el
Archivo Central.----------------------------------------
Si, ya que refleja los requisitos para
ser notario en el Estado
Costarricense.-----------------------------
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10. Subfondo: Planificación. Funciones: a) Promover la elaboración, realizar el
seguimiento y la evaluación del Marco Estratégico Institucional b) Realizar, el
proceso de Planeación-presupuesto, para la elaboración del presupuesto anual
Institucional. c) Participar en la Comisión de presupuesto. d) Promover la elaboración
de la propuesta institucional sobre el proceso de planeación presupuesto. e) Elaborar
y proponer al Jerarca institucional el Plan Operativo y supervisar la formulación y
presentación de dicho Plan y el Anteproyecto Anual de Presupuesto Institucional a
las instancias internas y externas. f) Preparar informes de evaluación semestral y
anual cumpliendo con los formatos establecidos por la Contraloría General de la
República y el MIDEPLAN, en coordinación con las diferentes áreas de la Dirección
Nacional de notariado. g) Elaborar y proponer al jerarca institucional para su
aprobación, oficialización y divulgación, los informes de cumplimiento de las metas y
objetivos institucionales para su remisión a las instancias pertinentes. h) Proponer el
diseño y rediseño de los procesos de organización y planificación para una
adecuada gestión institucional en cumplimiento a las acciones estratégicas y
operativas establecidas; i) Determinar y monitorear las necesidades de capacitación,
coordinación y asesoría en la gestión realizada en temas relacionados con aspectos
teórico metodológicos de la planificación; j) Desarrollar y proponer estudios y
recomendaciones sobre la gestión institucional. k) Realizar propuestas de mejora del
sistema de Programación, presupuestación y recolección de datos estadísticos de la
institución. l) Elaborar y actualizar los manuales, normas, procedimientos,
instrumentos y mecanismos para integrar de forma participativa las opiniones de
distintos actores interesados; m) Elaborar propuestas de políticas y lineamientos
relativos a la elaboración de procedimientos y reglamentación institucional; n)
Elaborar programas y proyectos de inversión institucional y preparar informes
semestrales y anuales sobre su ejecución. o) Asesorar a los Jerarcas Institucionales
y brindar el soporte técnico a las diferentes unidades dentro de su marco de acción,
para la adecuada toma de decisiones y el logro de los objetivos y metas
institucionales. p) Servir de enlace interinstitucional y contraparte entre la Dirección
Nacional de Notariado y los demás organismos gubernamentales y no
gubernamentales en los espacios de su competencia.----------------------------------------
Tipo / serie documental----------------------------- Valor científico –cultural------------
10.4. Plan Operativo Anual. Original múltiple.
Original: Consejo Superior Notarial y
Contraloría General de la República.
Contenido: Establece los (sic) que cumplirá la
institución, políticas, programas, objetivos y
Sí, ya que refleja la programación
de las actividades de la institución,
así como el uso de los recursos.-----
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metas de la institución en el corto plazo.
Fechas extremas: 2012. Cantidad: 0.02 m.
Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal:
5 años en la oficina productora y 15 años en el
Archivo Central.----------------------------------------
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10.5. Memoria anual de labores. Original
múltiple. Contenido: Evaluación de las metas y
objetivos planteados de marzo de 2011 a
marzo de 2012. Fechas extremas: 2012.
Cantidad: 0.02 m. Soporte: papel. Vigencia
administrativa-legal: 5 años en la oficina
productora y 15 años en el Archivo Central.-----
Si, ya que refleja las actividades
realizadas por la institución
anualmente.-------------------------------
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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-DNN-07-2012 de 23 de agosto de
2012, para el Fondo: Dirección Nacional de Notariado, Subfondos 9. Coordinación
Notarial a partir de la serie documental 9.25. Expediente de cese forzoso, 10.
Planificación; y que esta Comisión no declaró con valor científico cultural pueden ser
eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Dirección Nacional de
Notariado de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la
Ley No 7202.---------------------------------------------------------------------------------------------------
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Asimismo, se le consulta al señor Vásquez Ureña si tiene algún comentario, consulta o
duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.------------------------------------
Enviar copia de este acuerdo a las jefaturas de la Coordinación Notarial y Planificación
de la Dirección Nacional de Notariado.-----------------------------------------------------------------
ARTÍCULO 3. Análisis del Informe de Valoración IV-13-2012-TP. Asunto: Tablas de
plazos de conservación de documentos. Fondo: Instituto sobre Alcoholismo y
Farmacodependencia (Iafa). Convocada: la señora Guiselle Scafidi Saldaña,
Encargada del Archivo Central del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia
(Iafa). Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos
estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las
9:40 horas ingresa la señora Guiselle Scafidi Saldaña, encargada del Archivo Central
del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (Iafa) y el señor Javier Gómez
Jiménez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignado para
el análisis de la valoración documental presentada por el IAFA. El señor Gómez
Jiménez procede con la lectura del informe de valoración No. IV-13-2013-TP y expone
las consideraciones del informe de valoración, destacándose las siguientes: -------------
“/…/ 3.4 Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012 de 7 de junio de 2012, se dio
respuesta a las consultas realizadas. A continuación se detallan algunas
observaciones y sus respectivas respuestas: --------------------------------------------------------
Subfondo: Dirección General. Observación: Según el informe de valoración IV-1-99
visto en sesión de la CNSED Nº 9-99 de 8 diciembre de 1999, fueron declaradas con
valor científico cultural las siguientes series documentales: “Addendum a convenios
sobre alcoholismo”, fecha: 1998, cantidad: 0.01 m; “Acciones de Inconstitucionalidad”,
fechas: 1996-1999, cantidad: 0.04 m; “Apelaciones y denuncias sobre publicidad”,
fechas: 1994-1999, cantidad: 0.06 m; “Actas del CONADRO”, fechas: 1992-1999,
cantidad: 0.18 m. Sin embargo, en la actual tabla de plazos de conservación no se
lograron localizar, por lo que se le solicita indicar dónde se encuentran. Respuesta:
“Las series documentales faltantes “Addendums a Convenios Sobre Alcoholismo”,
“Acciones de Inconstitucionalidad” y “Apelaciones y Denuncias Sobre Publicidad” se
incluyeron en la tabla de plazos de Servicios Jurídicos. Por otro lado, las "Actas del
CONADRO" se incluyeron en la tabla actual con el nombre “3.5 Expedientes de Actas
del Instituto Costarricense sobre Drogas, ICD”, ya que ese es el nombre actual de la
institución. La aclaración se encuentra en la columna de observaciones.”
Observación: Según el informe de valoración IV-59-2005 visto en sesión de la CNSED
Nº 18-2005 de 14 diciembre de 2005, fueron declaradas con valor científico cultural las
siguientes series documentales: “Actas de sesiones del Consejo Director”, fechas:
1995-2005; “Informes de acuerdos del Consejo Director”, fechas: 1996-2005; “Informes
técnicos del IAFA”, fechas: 2000-2005; “Informes técnicos de organismos
internacionales”, fechas: 2000-2005; “Expedientes sobre asuntos sustantivos”, fechas:
2000-2005. Sin embargo, en la actual tabla de plazos de conservación no se lograron
localizar, por lo que se le solicita indicar dónde se encuentran. Respuesta: “Las series
documentales “Actas de Sesiones del Consejo Director” e “Informes de Acuerdos del
Consejo Director”, se incluyeron en la tabla de plazos de la Dirección General actual,
pero con el nombre “3.22 Expedientes del Consejo Asesor de Dirección”, ya que dicho
Consejo cambió de nombre. Respecto a los “Informes Técnicos del IAFA”, se
incluyeron, pero como series individuales, tales como: “3.38 Encuesta Nacional del
Consumo de Drogas”, “3.49 Informes sobre talleres”, “3.53 Informes de resultados de
estudios”, “3.54. Informe sobre caracterización de las atenciones en el Servicio de
Emergencias”, “3.91 Informes Sistema Nacional de Diagnóstico, Tratamiento y
Rehabilitación” y “3.92 Informes de Validación Externa de la Política Nacional de
Salud”. Lo mismo sucedió con las series "Informes Técnicos de Organismos
Internacionales" y “Expedientes Sobre Asuntos Sustantivos”. Los "Informes Técnicos
de Organismos Internacionales" están identificados con los números: “3.89 Reporte de
Estrategia sobre el Control Internacional de Estupefacientes”, “3.1.106 Encuesta
Mundial de Tabaco en Profesionales de la Salud, Organización Panamericana de la
Salud”, etc. Los “Expedientes Sobre Asuntos Sustantivos” son: “3.26 Expediente de
Campañas de Prevención”, “3.31 Expediente sobre Denuncias”, “3.32 Expediente de la
Comisión Nacional de Prevención y Control de Tabaquismo”, etc.” Observación:
Indicar dónde se encuentran los originales de las siguientes series documentales:
“Programa DARE” (además especificar el nombre de esta serie documental por
ejemplo: expediente, estudio, informe, etc.); “Addendum a Carta de Entendimiento
entre el IAFA y la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas”;
“Actas de Comisiones”; “Convenio Marco de Control de Tabaco”; “Expediente Cierre
Centro Nacional de Prevención Contra las Drogas”; “Expediente de Apertura ICD”;
“Expediente Código Niñez y Adolescencia”; “Informe Ejecutivo de la Municipalidad de
San José”; “Informe de Asesoría”; “Informe sobre Ludopatía” (declarada con valor
científico cultural mediante IV-59-2005); “Liquidaciones Presupuestarias del Centro de
Inteligencia Conjunto Antidrogas”; “Planes de acción” (además especificar con mayor
detalle de qué tratan); “Planes estratégicos” (además especificar con mayor detalle de
qué tratan); “Programa CARMEN”; “Programas de Prevención”; “Proyecto sobre
Fortalecimiento del Proceso de Capacitación Censo Internacional Services” (además
especificar con mayor detalle de qué trata esta serie documental); “Informes Sistema
Nacional de Diagnóstico, Tratamiento y Rehabilitación”; “Informes de Validación
Externa de la Política Nacional de Salud”; “Encuesta Mundial de Tabaco en
Profesionales de la Salud OPS”. Respuesta: Serie: “Programa DARE", Localización:
Es un expediente de una Organización No Gubernamental (ONG), así que el original lo
debe conservar dicha Organización. Serie: "Addendum a Carta de Entendimiento entre
el IAFA y la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas",
Localización: Servicios Jurídicos. Todos los originales de contratos y convenios, así
como los addendums, se conservan en Servicios Jurídicos. Serie: "Actas de
Comisiones", Localización: Cada Comisión conserva sus actas originales. Serie:
"Convenio Marco de Control de Tabaco", Localización: Servicios Jurídicos. No
obstante, es un “Convenio Marco” es decir, es un Contrato Nacional que firma la
Asamblea Legislativa. Serie: "Expediente Cierre Centro Nacional de Prevención Contra
las Drogas", Localización: Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Serie:
"Expediente de Apertura ICD", Localización: Instituto Costarricense sobre Drogas
(ICD). Serie: "Expediente Código Niñez y Adolescencia"; Localización: Patronato
Nacional de la Infancia (PANI). Serie: "Informe Ejecutivo de la Municipalidad de San
José", Localización: Municipalidad de San José. Serie: "Informe de Asesoría"
Expedientes Clínicos del Servicio de Atención a Pacientes del Instituto. Localización:
Se desconoce. Serie: "Informe sobre Ludopatía" (declarado con valor científico
cultural mediante IV-59-2005), Localización: Archivo Central identificada con el número
12976. Serie: "Liquidaciones Presupuestarias del Centro de Inteligencia Conjunto
Antidrogas", Localización: Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD). Serie: "Planes
de acción", Localización: Son planes que envía el Ministerio de Educación Pública. El
original debe estar en este Ministerio. Serie: "Planes estratégicos", Localización: Es de
la Red Iberoamericana de Organizaciones No Gubernamentales. Serie: "Programa
CARMEN", Localización: Sede Regional del IAFA en Cartago. Serie: "Programas de
Prevención", Localización: Área Técnica. Serie. "Proyecto sobre Fortalecimiento del
Proceso de Capacitación Censo Internacional Services", Localización: La empresa que
realizó la capacitación: Censo Internacional Services. Serie: "Informes Sistema
Nacional de Diagnóstico, Tratamiento y Rehabilitación", Localización: Instituto
Costarricense sobre Drogas (ICD). Serie: "Informes de Validación Externa de la
Política Nacional de Salud"; Localización: Se desconoce. Serie: "Encuesta Mundial de
Tabaco en Profesionales de la Salud OPS", Localización: Desarrollo Institucional.-------
Observación: Explicar cuáles son las funciones de la Fundación Pro IAFA.
Respuesta: “Esa Comisión fue un intento que se hizo para crear una Fundación para
obtener donaciones para el IAFA, ya que la institución no puede recibir donaciones, ni
cobrar servicios, sin embargo, nunca nació a la vida jurídica, ya que la Procuraduría
General de la República (PGR) manifestó que no podían ser miembros de la misma, los
funcionarios de la institución.” • Observación: Señalar dónde se encuentra completa
la serie “Proyectos de Ley”, declarada con valor científico cultural mediante informe de
valoración IV-59-2005. Respuesta: “Los Proyectos de Ley se conservan en Servicios
Jurídicos.” Observación: Indicar si la serie documental “Expediente de readecuación
del IAFA”, declarada con valor científico cultural mediante IV-59-2005, es la misma que
la serie “Expediente de la Propuesta de Reorganización del IAFA”, además, decir
dónde se encuentra el original de dicha serie. Respuesta: “Sí, la serie documental
"Expediente de readecuación del IAFA", es la misma que la serie "Expediente de la
Propuesta de Reorganización del IAFA". Es un solo expediente y se encuentra en el
Archivo Central identificada con el número 15943.”-------------------------------------------------
Subfondo: Desarrollo Institucional. Observación: Indicar dónde se encuentran los
tabulados y resultados finales de las series documentales “Cuestionarios Aplicados en
la Encuesta Nacional” y “Cuestionarios Aplicados en Universidades”. Las cuales fueron
declaradas con valor científico cultural por medio del informe de valoración IV-1-99
visto en sesión de la CNSED Nº 9-99 de 8 diciembre de 1999. Por otro lado, explicar
con detalle en qué consiste dicha actividad. Respuesta: “Los expedientes completos
de las series documentales "Cuestionarios Aplicados en la Encuesta Nacional" y
"Cuestionarios Aplicados en Universidades se localizan en el Archivo Central con las
signaturas 22017, 22018, 22019 y 22020.” Observación: Indicar dónde se encuentran
las “Actas” del Comité Ético Científico y el Consejo de Docencia, las cuales fueron
declaradas con valor científico cultural mediante el informe de valoración IV-27-2006.
Además, explicar las funciones de dicho Comité y Consejo. Respuesta: “Los
Expedientes del Comité Ético-Científico, hasta setiembre del año 2009, se localizan en
el Archivo de Gestión de Desarrollo Institucional. Lo que se ha producido desde
setiembre de 2009 hasta la actualidad (2012), se conserva en el Archivo de Gestión del
Proceso de Comunicación. Respecto al Expediente de Consejo de Docencia, una parte
se encuentra en el Archivo Central y los documentos más recientes (2010-2012) se
encuentran en el Archivo de Gestión de Desarrollo Institucional. La función del Comité
Ético Científico es la aprobación o desaprobación de investigaciones en la que
participan seres humanos, reguladas bajo la reglamentación del Consejo Nacional de
Investigaciones en Salud (CONIS). La función del Consejo de Docencia es aprobar o
denegar las solicitudes de universidades públicas y privadas, así como de colegios
técnicos, de espacio para prácticas profesionales, trabajos comunales universitarios,
servicio comunitario y elaboración de tesis, entre otros. El coordinador es Julio
Bejarano Orozco, Jefe del Proceso de Investigación. Éste Consejo es nombrado por la
Dirección General.” Observación: Señalar dónde se encuentran los originales de las
siguientes series documentales: “Expediente Programa Aprendo a Valerme Por Mi
Mismo”; “Expediente Programa Trazando el Camino” (además detallar de qué tratan
estos Programas). Respuesta: “El “Expediente de Aprendo a Valerme Por Mí Mismo”
se encuentra en el Archivo de Gestión del Área Técnica. En el apartado del Área
Técnica se explica en que consiste el programa. En cuanto a “Trazando el Camino” fue
un programa que se desarrolló en estudiantes de secundaria y el expediente se localiza
en el Archivo de Gestión de Desarrollo Institucional.” Observación: Mediante el
informe de valoración IV-1-99 visto en sesión de la CNSED Nº 9-99 de 8 diciembre de
1999, fue declarada para este subfondo documental la serie “Informes de Urgencias
Médicas”, sin embargo, en la presente solicitud se apunta que el original de dicha serie
lo custodia la oficina de Registro Médicos (Emergencias), además se anota en la casilla
de observaciones que fue “Eliminado”. Por lo tanto, se le solicita que aclare dicha
situación, además de indicar la cantidad y fechas extremas de los originales de esta
serie documental. Respuesta: “Los “Informes de Urgencias Médicas” se localizan en
el Archivo Central con las signaturas 2437, 2470 y 6761 y corresponden a los años
1995-1997. La cantidad es de 6 cm aproximadamente.” Observación: Señalar si para
la serie documental “Memoria Anual”, se encuentran originales en el IAFA. Por otro
lado, verificar las fechas extremas, ya que, sólo se apunta el año 2004, por favor
explicar. Respuesta: “Se trata de un informe que solicita el Ministerio de Salud para
incluir en su Memoria Anual, ya que el IAFA es una institución adscrita a dicho
Ministerio. Es posible que dentro de la correspondencia entre Desarrollo Institucional y
el Ministerio de Salud se localicen los oficios en los que se remiten los informes.”---------
Subfondo: Área de Apoyo. • Observación: Indicar cuál oficina tiene la serie
completa correspondiente al “Expediente del convenio con la Junta de Protección
Social”. Por otro lado, explicar de qué trata dicho convenio. Respuesta: “El
"Expediente del Convenio con la Junta de Protección Social (JPSS)" es sobre una
donación de dinero en efectivo al IAFA por parte de la JPSS. Son cartas, convenios, un
informe de liquidación de proyectos específicos, estados de cuenta, facturas,
solicitudes de bienes y servicios. No hay un expediente completo unido. El convenio
original está en Servicios Jurídicos y los documentos contables en Financiero y en el
Área de Apoyo.”----------------------------------------------------------------------------------------------
Subfondo: Área Técnica. Observación: Explicar las funciones de la Comisión
Aprendo a Valerme por Mí Mismo, Comisión de Asignación de Recursos, Comisión de
Idoneidad y Comisión IAFA-Universidades. Respuesta: “Comisión de Asignación de
Recursos: Órgano nombrado por la Junta Directiva del IAFA, tiene como propósito
efectuar los estudios técnicos y realizar recomendaciones a la Junta Directiva, sobre
las diferentes solicitudes para la asignación de recursos que presenten los organismos
gubernamentales y no gubernamentales. La Comisión estará integrada por la Dirección
General, quien preside dicha instancia técnica, los Coordinadores de las Áreas de
Desarrollo Institucional, Apoyo, Técnica, Servicios Jurídicos, el Encargado de
Aprobación de Programas Públicos y Privados y el Subproceso Financiero.----------------
Comisión de Idoneidad: Órgano nombrado por la Dirección General, tiene por
propósito efectuar los estudios técnicos y realizar recomendaciones a la Junta
Directiva, sobre las diferentes solicitudes que presentan los organismos
gubernamentales y no gubernamentales, que solicitan ser calificados como idóneos
para la administración de recursos públicos. La Comisión estará integrada por los
Coordinadores de las Áreas de Desarrollo Institucional, quien preside dicha instancia
técnica, Apoyo, Técnica, Servicios Jurídicos, el Encargado de Aprobación de
Programas Públicos y Privados y el Subproceso Financiero.------------------------------------
Comisión Aprendo a Valerme por Mí Mismo: La Comisión está integrada por los
Encargado de los siguientes Procesos: Capacitación, Asesoría y Seguimiento,
Organismos Regionales, Comunicación, Investigación y por la Encargada del Área
Técnica, quien coordina. Su función es velar por diseño e impresión de materiales, la
ejecución del programa, divulgación y aspectos relacionados con la investigación.-------
Comisión IAFA-Universidades: Fue integrada por representantes de las cuatro
universidades estatales y el IAFA, quienes en su momento presentaron propuestas en
prevención en dichos centros de educación superior. Sin embargo, la Comisión dejó de
reunirse desde hace más de 10 años.” Observación: Indicar dónde se encuentra el
original de la serie documental “Expediente de Comisiones Interinstitucionales”.
Además, explicar a que se refiere con la observación de que “Se desintegraron”.
Respuesta: “La serie documental “Expedientes de Comisiones Interinstitucionales”
contiene información sobre convocatorias a reuniones, programas de actividades,
informes de algunas de las Comisiones donde se tenía la participación del IAFA.
Dichos Expedientes se localizan en el Archivo Central. Se desintegraron: Se refiere a
que las Comisiones dejaron de reunirse.” Observación: Especificar con mayor detalle
la serie “Expedientes de Organizaciones No Gubernamentales-Idoneidad”.
Respuesta: “Son expedientes que contienen los documentos (requisitos) solicitados
por la Comisión de Idoneidad para tramitar la Certificación de Idoneidad, requisitos que
deben cumplir las Organizaciones No Gubernamentales para optar por recursos
públicos, principalmente los que asigna el IAFA y que provienen de la Ley 7972
“Creación de cargas tributarias sobre licores, cervezas y cigarrillos, para financiar un
Plan Integral de protección y amparo de la población adulta mayor, niñas y niños en
riesgo social, personas discapacitadas, abandonadas, rehabilitación de alcohólicos y
farmacodependientes" . La certificación tiene una duración de dos años.”-------------------
Subfondo: Capacitación, Asesoría y Seguimiento. Observación: Por medio del
informe de valoración IV-27-2006 visto en sesión de la CNSED Nº 6-2006 de 26 abril
de 2006, fue declarada para este subfondo documental la serie “Expedientes de cursos
de capacitación en drogas”, con fechas: 1998-2004, sin embargo, en la actual solicitud
se presenta con fechas: 2005-2011, por lo tanto, se le solicita indicar dónde se
encuentran los documentos más antiguos. Respuesta: “Los "Expedientes de Cursos
de Capacitación en Drogas” de los años 1998-2004 se encuentran en el Archivo de
Gestión del CAS. Según comentó la Secretaria de la Unidad, pensó que al ser una
actualización, sólo debía incluirse lo que no se había valorado en las tablas de plazos
anteriores.” Observación: Explicar con mayor detalle en qué consisten las series
documentales “6.2.14 Programas de Prevención”, “6.2.15 Proyectos de Prevención” y
“6.2.16 Concurso Intercolegial de Prevención Integral”. Además, señalar si la cantidad
(25 cm) de la serie 6.2.14 es igual a la presentada en el año 2006 y también indicar por
qué no coinciden las fechas extremas de la serie 6.2.16, ya que, fue declarada con
valor científico cultural con fechas: 1996-2000. Respuesta: “Los programas y
proyectos de prevención se refieren al Programa Aprendo a Valerme por Mi Mismo
(Nivel preescolar, cuarto, quinto y sexto). Aprendo a Valerme por Mi Mismo fue primero
un proyecto y luego se convirtió en programa. Éste programa es para niños, niñas de
las escuelas en las diferentes regiones del país. Los docentes del MEP son
capacitados por parte de IAFA para que apliquen y desarrollen con los estudiantes el
material. Dicho material se elabora mediante la estrategia de Habilidades para Vivir, ya
que el IAFA cree en la necesidad de fortalecer el desarrollo de habilidades y destrezas
para resistir el consumo de drogas desde edades tempranas en los niños y niñas. Con
respecto al Festival Intercolegial de Prevención Integral era organizado por la Comisión
Central Interinstitucional organizadora del festival integrada por representantes de la
Facultad de Farmacia de la Universidad de Costa Rica, el IAFA y el Departamento de
Orientación y Vida Estudiantil del Ministerio de Educación Pública con el propósito de
que se contribuya en la adquisición de conocimientos sobre fenómeno sociocultural de
la droga y su prevención en forma integral, para fomentar una actitud reflexiva y
analítica que permitiera un cambio de actitud con la finalidad de multiplicar las acciones
que se realizan en prevención integral, con la convicción de que si cada uno aportaba
un granito de arena, se podría construir una mejor calidad de vida para todos los
costarricenses. Este festival era financiado por el Consejo Nacional de Drogas
(CONADRO), IAFA-Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF),
Colegio de Farmacéuticos y Vicerrectoría de Acción social UCR). No obstante, ya no se
lleva a cabo. La cantidad de la serie 6.2.14 sí es la misma que la presentada en el año
2006, ya que su grosor no aumentó. Por otro lado, los documentos más antiguos de la
serie "6.2.16 Concurso Intercolegial de Prevención Integral”, se conservan en el
Archivo de Gestión del CAS. Según comentó la Secretaria de la Unidad, pensó que al
ser una actualización, sólo debía incluirse lo que no se había valorado en las tablas de
plazos anteriores.”-------------------------------------------------------------------------------------------
Subfondo: Atención a Pacientes. Observación: Indicar dónde se encuentra el
original de las series documentales: “Expediente Centro Tratamiento Abuso Drogas
Belén”, “Expedientes Programa Técnico-Plan Tratamiento Centro Menores”.
Respuesta: “El original del "Expediente Centro Tratamiento Abuso Drogas Belén" se
encuentra en Aprobación de Programas y el del "Expedientes Programa Técnico-Plan
Tratamiento Centro Menores" en el Centro de Menores.” Observación: Mediante
informes de valoración IV-59-2006 y IV-14-2012 aprobados en sesiones de la CNSED
Nº 16-2006 de 8 de noviembre de 2006 y Nº 15-2012 de 21 de marzo de 2012
respectivamente, fue declarada con valor científico cultural una muestra de la serie
documental “Expedientes de pacientes” con fechas 1955-2011, sin embargo, en la
actual solicitud se presenta la serie “6.1.67 Expedientes Clínicos”, con fechas 2009-
2010, por lo tanto, se le solicita explicar si se tratan de las mismas series
documentales, además señalar por qué no hay coincidencia de fechas e indicar las
cantidades para cada soporte documental. Respuesta: “Los expedientes de pacientes
y los expedientes clínicos se refieren a la misma serie documental. Hay un error en las
fechas extremas. Se conservan expedientes desde 1955-2012. Algunos son
electrónicos, otros están digitalizados y otros se encuentran en soporte papel. A
continuación se detallan las cantidades: Electrónicos (Sistema Salus): 7.771
unidades. Digitalizados (Sistema E-Power): 35.928 unidades. Papel: En el Archivo
de Gestión: 99,75 ml. En el Archivo Central: 37, 80 ml. Total: 137, 55 ml. En el Archivo
Central se encuentran los expedientes que se rescataron de la inundación en setiembre
de 2010. Dichos expedientes se encuentran en dos soportes (papel y digital).”------------
Subfondo: Organismos Regionales. Observación: Indicar dónde se encuentra la
serie documental “Actas de reuniones con encargados de Sedes Regionales”,
declarada con valor científico cultural por medio del informe de valoración IV-27-2006,
con fechas: 1993-2004 y cantidad: 25 cm. Respuesta: “Las "Actas de reuniones con
encargados de Sedes Regionales" se les cambió el nombre a “Minutas de reunión
mensuales de Organismos Regionales” y se incluyeron en la tabla de Organismos
Regionales con el número 6.3.1.” Observación: Señalar dónde se encuentran los
originales de las series documentales: “Actas Comisión Interinstitucional Prevención
Integral”, “Anteproyecto Red Interinstitucional de Atención al Adicto”, “Informe
intervención en centros educativos”. Respuesta: “Las "Actas Comisión
Interinstitucional Prevención Integral" se localizan en el Archivo Central con la signatura
2149, asimismo, el "Anteproyecto Red Interinstitucional de Atención al Adicto" se
localiza con la signatura 2232 y el "Informe Intervención en Centros Educativos” con la
signatura 9358. Según comentó Patricia Araya Sancho, Jefe de Organismo Regionales,
actualmente el " Informe Intervención en Centros Educativos” es parte del informe
anual de labores de Organismos Regionales.”------------------------------------------------------
3.5 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos,
perteneciente al subfondo Área de Apoyo, se omitió el número de orden 43, por lo tanto
en realidad no se presentan 102 series, sino 101 series documentales.---------------------
3.6 En el formulario de la tabla de plazos de conservación de documentos,
perteneciente al subfondo Servicios Generales, se omitió el número de orden 22, por lo
tanto en realidad no se presentan 29 series, sino 28 series documentales.-----------------
3.7 Por medio de correo de 31 de julio de 2012, se solicitaron aclaraciones
relacionadas con vigencias administrativo-legales, contenido, localización de originales,
cantidades, fechas y soporte de series documentales.---------------------------------------------
3.8 En razón de lo solicitado se da respuesta a las consultas mediante el oficio AA/C-
CIDFA 049-08-2012 de 13 de agosto de 2012.------------------------------------------------------
3.9 Mediante oficio DAH-920-2012 de 09 de octubre de 2012, el suscrito explicó a la
CNSED las acciones realizadas y comentó las causas de la demora del trámite.----------
3.10 El suscrito visitas a las instalaciones del IAFA los días 3, 4 y 5 de octubre. En
dichas visitas se logró observar lo siguiente: - Se corroboraron la mayoría de las series
documentales. - En algunos casos no coincidía el nombre, cantidades y fechas
extremas de las series documentales con los documentos físicos. - La señorita
Scafidi, en algunos casos mostró desconocimiento del contenido, origen y funciones de
series documentales, por lo que fue necesario dirigirse a los encargados de los
archivos de gestión. La señorita Scafidi no tenía disponibles la totalidad de los
documentos, por este motivo no fue posible finalizar la revisión.-------------------------------
3.11 Por medio del oficio AA/C-CIDFA 067-10-2012 de 08 de octubre de 2012, la
señorita Guiselle Scafidi Saldaña, Secretaria del CISED del IAFA, solicita a la CNSED
suspender el trámite de solicitud de análisis de tablas de plazas de conservación hasta
enero de 2013, debido a que estará fuera del país por el resto del año.----------------------
3.12 Mediante oficio CNSED-265-2012 de 22 de octubre de 2012, comunicó el acuerdo
N° 8, tomado en sesión N° 47-2012 de 11 de octubre por medio del cual solicitó criterio
técnico sobre el estado el trámite.-----------------------------------------------------------------------
3.13 Por medio del oficio DAH-1016-2012 de 06 de noviembre de 2012, el suscrito
responde a la CNSED, y se recomienda archivar sin tramitar las tablas de plazos
pertenecientes a los subfondos: 2. Dirección General, 9. Atención a Pacientes y 10.
Organismos Regionales.------------------------------------------------------------------------------------
3.14 Mediante oficios CNSED-299-2012 y CNSED-300-2012 de 29 de noviembre de
2012, la CNSED le informa a la señorita Guiselle Scafidi Saldaña, Secretaria del CISED
del IAFA, que se archivarán sin tramitar las tablas de plazos de conservación
pertenecientes a los subfondos 9. Atención a Pacientes y 10. Organismos Regionales.
Además, de que se le autorizaba la suspensión del trámite hasta enero de 2013.---------
ACUERDO 3. Comunicar a la señora Guiselle Scafidi Saldaña, Encargada del Archivo
Central del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (Iafa), que esta
Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada por ese
Comité Institucional, mediante oficio AA/C-CIDFA 027-05-2012 de 3 de mayo de 2012,
para el Fondo: Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (Iafa), Subfondos 1.
Auditoría Interna, 2. Dirección General, 3. Desarrollo Institucional, 4. Área de Apoyo, 5.
Adquisición de Bienes y Servicios, 6. Servicios Generales, 7. Área Técnica, 8.
Capacitación, Asesoría y Seguimiento (CAS) y DECLARA con valor científico
cultural las siguientes series documentales de los subfondos que se detallan a
continuación: --------------------------------------------------------------------------------------------------
FONDO: INSTITUTO SOBRE ALCOHOLISMO Y FARMACODEPENDENCIA--------
Subfondo: 1. Auditoria Interna. Funciones: Fiscalización áreas operativas y
administrativas, de conformidad con la Ley General de Control Interno.------------------
Tipo / serie documental----------------------------- Valor científico –cultural------------
1.22. Papeles de trabajo.1 Original sin copia.
Contenido: Documentos que conforma la
evidencia que sustenta la información que
remite la oficina. Soporte: papel. Cantidad: 4
m. Fechas extremas: 1989-2011. Vigencia
administrativa-legal: 5 años para la oficina
productora.------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------
Sí. Conservar permanentemente
en soporte papel los informes de
Auditoría (y sus papeles de trabajo)
relevantes de acuerdo con las
implicaciones institucionales de los
auditorajes; a criterio de la Jefatura
de la Unidad Productora y el
Encargado del Archivo Central.------
Subfondo: 2. Dirección General. Funciones: Planificar, organizar, coordinar,
ejecutar, controlar y evaluar todas las acciones relacionadas con el IAFA.---------------
Tipo / serie documental----------------------------- Valor científico –cultural------------
2.1. Correspondencia interna. Original y copia.
Original y Copia: Junta Directiva, Auditoría,
Servicios Jurídicos y Procesos, Área de Apoyo
y Procesos, Área Técnica y Procesos,
Desarrollo Institucional y Procesos. Contenido:
Información referente a gestiones
administrativas, comunicación de interés
general. Soporte: papel. Cantidad: 5,40 m.
Fechas extremas: 1988-2011. Vigencia
Sí. Porque contiene la ejecución de
las políticas y directrices aprobadas
por la institución. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Jefe de la
Unidad Productora y el Encargado
del Archivo Central.----------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
1 En la columna de observaciones se indicó “Por normativa se consideran de carácter confidencial”--------
administrativa-legal: 12 años.----------------------- ------------------------------------------------
2.2. Correspondencia externa. Original y
copia. Original y Copia: Ministerio de Salud,
Casa Presidencial, Contraloría General de la
República, Caja Costarricense de Seguro
Social, Ministerio Planificación. Contenido:
Comunicaciones de interés y directrices, e
instrucciones referentes al funcionamiento de
la institución. Soporte: papel. Cantidad: 5 m.
Fechas extremas: 1992-2011. Vigencia
administrativa-legal: 12 años.-----------------------
Sí. Porque contiene la ejecución de
las políticas y directrices aprobadas
por la institución. Conservar la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del jefe de la
Unidad Productora y el encargado
del Archivo Central.----------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
-----------------------------------------------
2.3. Correspondencia internacional. Original
y copia. Original y Copia: Organización
Panamericana de la Salud, Organización
Estados Americanos. Contenido: Información
de interés para la institución y viceversa, cartas
de agradecimiento, participación en
actividades. Soporte: papel. Cantidad: 20 cm.
Fechas extremas: 1992-2011. Vigencia
administrativa-legal: 12 años.------------------------
------------------------------------------------------------
Sí. Porque contiene la ejecución de
las políticas y directrices aprobadas
por la institución en materia de
alcoholismo y farmacodependencia
en Costa Rica. Conservar
permanentemente la
correspondencia de carácter
sustantivo a criterio del Jefe de la
Unidad Productora y el Encargado
del Archivo Central.---------------------
2.12. Informe de reestructuración.2 Original
y copia. Copia: Área de Apoyo. Original y
copia: Desarrollo Institucional. Contenido:
información referente al proceso de
reestructuración del IAFA desde el inicio hasta
la aprobación final por parte del Ministerio de
Planificación. Soporte: papel. Cantidad: 8 cm.
Fechas: 1996-1997. Vigencia administrativa-
legal: 2 años para la oficina productora
Permanente para el Archivo Central---------------
Sí.3 Porque evidencia los cambios
organizativos y funcionales
implementados en el IAFA.------------
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2 En la casilla de observaciones se indica que este es un expediente único.----------------------------------------
3 En sesión 9-99 de 8 de diciembre de 1999, por medio del informe de valoración IV-1-99, fue declarada
con valor científico cultural.--------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.22. Actas Consejo Asesor de la
Dirección.4 Original. Original: Área de
Apoyo, Financiero, Área Técnica y Procesos,
Desarrollo Institucional y Procesos, Servicios
Jurídicos y Procesos. Contenido: comentarios
y acuerdos de las sesiones de dicho Consejo y
documentos tratados en la Sesión. Lo integran
los encargados de las diferentes áreas y
procesos. Soporte: papel y electrónico.
Cantidad: 12 cm. Fechas: 1995-2011.
Vigencia administrativa-legal: 2 años para la
oficina productora. Permanente para el
Archivo Central.----------------------------------------
Sí.5 Porque evidencian la toma de
decisiones sustantivas de la
administración del IAFA.---------------
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2.27. Carta Acuerdo entre la Organización
Panamericana de la Salud, Asociación
Costarricense de Salud Pública y el Instituto
sobre Alcoholismo y Farmacodependencia.6
Copia7. Copia: Auditoría Interna, Servicios
Jurídicos, Desarrollo Institucional. Contenido:
establece los términos bajo los cuales estos
organismos cooperarán para la ejecución de la
Encuesta Mundial sobre Tabaquismo en
Jóvenes en Costa Rica y ejecución de proyecto
Sí. Porque refleja las relaciones y
compromisos adquiridos entre el
IAFA y otras entidades, en
búsqueda de cooperación
relacionada con la recolección de
datos sobre el consumo de tabaco
en la población joven del país.--------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
4 En la casilla de observaciones se indica lo siguiente: “Se le han designado varios nombres entre ellos
Consejo Asesor, Consejo Director, Consejo Jefaturas y el Asesor de la Dirección.”------------------------------- En visita realizada a las instalaciones del IAFA se logró observar que la serie está compuesta por Actas y no de “Expedientes” como originalmente se consignó en la tabla de plazos.---------------------------------------- En correo electrónico de fecha 15 de abril del 2013 la señora Guiselle Scafidi Saldaña indica “Efectivamente, se encuentran aparte de las Actas del Consejo Asesor de Dirección. En el Archivo Central logré localizar de los años 1992-2004, con las signaturas 875, 934, 1019, 1020, 1095, 1096, 1189, 1190, 14326 y 15875. Es importante aclarar que algunos años no se produjo ni Actas ni Informes de Acuerdos, ya que, según comentó Marlen Villalobos, Secretaria de la Dirección General, las reuniones de éste Consejo, dependen del Director de turno; de manera que no se localizaron documentos de los años 1997-2001 y 2006-2008”---------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fueron
declaradas con valor científico cultural las series “Actas de sesiones del Consejo Director”, fechas: 1995-2005 e “Informes de acuerdos del Consejo Director”, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012, se indicó que ambas series documentales se incluyeron en la serie “Expediente Actas Consejo Asesor de la Dirección”.------------------------------------------ 6 En la casilla de observaciones se indica que es un expediente único.-----------------------------------------------
7 En visita realizada a las instalaciones del IAFA se logró observar que la serie está compuesta por
copias y no de originales como se consignó en la tabla de plazos.-----------------------------------------------------
Espacios Libres de Humo. Soporte: papel.
Cantidad: 1 cm. Fecha: 2002. Vigencia
administrativa-legal: 12 años.-----------------------
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2.31. Expedientes sobre denuncias.8
Original sin copia. Contenido: sobre uso de
alcohol en producto Merendina. Evidencia
científica que demuestra que el consumo de
tabaco es dañino para la salud, interpuesta por
la Asociación Costarricense de Salud Pública.
y respuesta del Instituto sobre la misma.
Soporte: papel. Cantidad: 2 cm. Fechas:
2000-2002. Vigencia administrativa-legal: 12
años.-----------------------------------------------------
Sí.9 Porque evidencian el resultado
de investigaciones y criterios del
IAFA relacionados con asuntos de
salud pública.------------------------------
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2.32. Expediente de la Comisión Nacional de
Prevención y Control de Tabaquismo.10
Original y Copia. Copia: Control de Publicidad.
Contenido: información referente a su función,
así como la activación de la misma
(CONAPRECOTA), a partir del 09 de agosto
del 2004 y su coordinación y ubicación en
oficinas centrales del Instituto. Soporte: papel.
Cantidad: 10 cm. Fechas: 2005. Vigencia
administrativa-legal: 12 años.-----------------------
Sí.11 Porque evidencia las
actividades realizadas para reducir
el consumo de tabaco en el país.----
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2.33. Expediente de acciones realizadas por
el Instituto sobre Alcoholismo y
Sí. Porque evidencia la
coordinación entre el IAFA y la
8 En la casilla de observaciones se indica que es un expediente único.-----------------------------------------------
9 En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fue
declarada con valor científico cultural la serie “Expedientes sobre asuntos sustantivos”, fechas: 2000-2005, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012, se indicó que dichos expedientes actualmente se presentan como series individuales.------- 10
En la casilla de observaciones se indica lo siguiente: “Ya no se produce ese expediente porque la coordinación desde hace muchos años pasó a manos del Ministerio de Salud.”----------------------------------- 11
En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fue declarada con valor científico cultural la serie “Expedientes sobre asuntos sustantivos”, fechas: 2000-2005, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012, se indicó que dichos expedientes actualmente se presentan como series individuales.-------
Farmacodependencia con la Caja
Costarricense de Seguro Social.12 Original y
copia. Copia: Área de Apoyo, Atención a
Pacientes. Contenido: resumen general de lo
que ha sido esta atención en el Instituto desde
el año 1982 y trámites que se han efectuado
para que la Caja asuma la atención de los
pacientes adictos. Metodología para facilitar la
atención, capacitación e investigación clínica.
Plan de capacitación del IAFA para los tres
niveles de atención de la CCSS. Soporte:
papel. Cantidad: 3 cm. Fecha: 2004. Vigencia
administrativa-legal: 17 años.-----------------------
CCSS relacionada con la atención
de pacientes adictos a las drogas.---
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2.35. Expediente Cincuentenario Instituto
sobre Alcoholismo y Farmacodependencia.
Original y copia. Copia: Comisión y
Subcomisiones. Contenido: todo lo referente a
las actividades que se desarrollaron durante el
2004 y 2005. Soporte: papel. Cantidad: 15
cm. Fecha: 2005. Vigencia administrativa-
legal: 2 años para la oficina productora.
Permanente para el Archivo Central.--------------
Sí. Porque evidencia el desarrollo
histórico de la entidad. Realizar una
selección de los documentos más
relevantes a criterio del Encargado
del Archivo Central y el Jefe de la
Oficina Productora.----------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
----------------------------------------------
2.36. Expediente cierre Centro Nacional de
Prevención Contra las Drogas.13 Copia.
Original: Instituto Costarricense sobre
Drogas14. Contenido: fundamento para
ejecutar el cierre de operaciones de dicha
institución a partir del 11 de octubre de 2002.
Soporte: papel. Cantidad: 2 cm. Fecha: 2003.
Vigencia administrativa-legal: 2 años para la
oficina productora. Permanente. para el
Sí. Por que evidencia las acciones
y los motivos por los cuales el IAFA
llevó a cabo para el cierre del
Centro Nacional de Prevención
Contra las Drogas.-----------------------
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12
En la casilla de observaciones se indica que es un expediente único.---------------------------------------------- 13
En la casilla de observaciones se indica que es un “Expediente único”.------------------------------------------ 14
Información suministrada por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012.---------------------------------------
Archivo Central.------------------------------------------ -----------------------------------------------
2.37. Expediente apertura Instituto
Costarricense sobre Drogas.15 Copia.
Original: Instituto Costarricense sobre
Drogas16. Contenido: información referente a
la Ley de Piscotrópicos que establece la
entrada en operación del Instituto
Costarricense sobre Drogas a partir del 11 de
octubre de 2002. Soporte: papel. Cantidad: 2
cm. Fecha: 2002. Vigencia administrativa-
legal: 2 años para la oficina productora.
Permanente para el Archivo Central.--------------
Sí. Por que evidencia las acciones
llevadas a cabo por el IAFA para la
apertura del Centro Nacional de
Prevención Contra las Drogas.-------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
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------------------------------------------------
------------------------------------------------
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2.46. Expediente sobre dineros de la Ley de
Piscotrópicos. Original. Copia: ninguna.
Contenido: todo lo relacionado con los trámites
de los dineros que le corresponden al Instituto
de los bienes comisados y decomisados,
proyecto de ley. Soporte: papel. Cantidad: 10
cm. Fecha: 2002-200417. Vigencia
administrativa-legal: 12 años.-----------------------
Sí. Porque evidencia los recursos
económicos que recibe el IAFA por
medio de la Ley de Piscotrópicos.---
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
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2.48. Expediente Fundación Pro Instituto
sobre Alcoholismo y
Farmacodependencia.18 Original y copia.
Original: Fundación. Copia: Servicios
Jurídicos. Contenido: toda la documentación
referente a su constitución. Soporte: papel.
Cantidad: 2 cm. Fecha: 2005. Vigencia
Sí. Porque evidencia la intención
por crear una entidad que captara
recursos para el IAFA.------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
15
Ídem----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 16
Información suministrada por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012.---------------------------------------- 17
En visita realizada a las instalaciones del IAFA se logró observar que las fechas extremas corresponden a los años 2002-2004 y no al año 2005 como originalmente se consignó en la tabla de plazos. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012, se indicó lo siguiente: “Esa Comisión fue un intento que se hizo para crear una Fundación para obtener donaciones para el IAFA, ya que la institución no puede recibir donaciones, ni cobrar servicios, sin embargo, nunca nació a la vida jurídica, ya que la Procuraduría General de la República (PGR) manifestó que no podían ser miembros de la misma, los funcionarios de la institución.” ----------------------------------------------------------------------------------------------------
administrativa-legal: Permanente para la oficina
productora.---------------------------------------------
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2.49. Informes sobre talleres. Original y
copia. Original: Área Técnica. Contenido:
informe y resultados de los talleres de
Prevención Integral del Fenómeno Droga,
Taller Subregional en Nicaragua, Taller de
Vigilancia de Exposición al Humo Ambiental en
América Latina y el Caribe. Soporte: papel.
Cantidad: 8 cm. Fechas: 1996-200219.
Vigencia administrativa-legal: 7 años.-------------
Sí.20 Porque evidencian
metodologías de trabajo y
capacitaciones dirigidas a la
ciudadanía.--------------------------------
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2.50. Informe ejecutivo de la Municipalidad
de San José21. Original. Original:
Municipalidad de San José. Contenido: Sobre
acciones realizadas bajo el contexto Convenio
con el Instituto sobre Alcoholismo y
Farmacodependencia. Soporte: papel.
Cantidad 1 cm. Fechas extremas: 2002.
Vigencia administrativa-legal: 12 años.------------
Sí. Por que evidencia el convenio
de cooperación entre el IAFA y la
Municipalidad de San José en la
realización de actividades y
proyectos orientados a la
prevención del consumo de drogas
en el cantón central de San José.---
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2.63. Informe sobre Ludopatía: el juego
convertido en adicción y enfermedad.22
Original sin copia. Contenido: criterio
institucional con respecto a informe elaborado
por una asesora parlamentaria en Salud
Sí.23 Porque refleja el criterio del
IAFA referente a los resultados de
un análisis sobre una enfermedad
sufrida por una parte de la
población.----------------------------------
19
En visita realizada a las instalaciones del IAFA se logró observar que las fechas extremas corresponden a los años 1996-2002-y no al año 2004 como originalmente se consignó en la tabla de plazos. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20
En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fue declarada con valor científico cultural la serie “Informes técnicos del IAFA”, fechas: 2000-2005, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. Por medio del oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012, se indicó que dichos informes actualmente se presentan como series individuales.---------------------- 21
En correo electrónico de fecha 15 de abril del 2013 la señora Guiselle Scafidi Saldaña indicó “No es el documento original. Se trata de un informe sobre el “Convenio de cooperación para la coordinación de esfuerzos conjuntos para la realización de actividades y proyectos orientados a la prevención del consumo de drogas en el cantón central de San José” suscrito entre el IAFA y la Municipalidad de San José en Mayo del año 2000. El objetivo principal del Convenio es coordinar esfuerzos entre ambas instituciones para realizar actividades y proyectos orientados a la prevención del consumo de drogas.”---- 22
En la casilla de observaciones se indica que es un expediente único. --------------------------------------------- 23
En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fue declarada con valor científico cultural la serie “Informes sobre ludopatía”, fecha: 2002, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. -----------------------------------------------------------------------------
Pública de la Asamblea Legislativa. Soporte:
papel. Cantidad: 1 cm. Fecha: 2002. Vigencia
administrativa-legal: 2 años para la oficina
productora. Permanente para el Archivo
Central.--------------------------------------------------
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2.66. Liquidaciones presupuestarias del
Centro de Inteligencia Conjunto Antidrogas.
Copia. Original: Instituto Costarricense sobre
Drogas24. Contenido: Liquidación a la hora del
cierre de esta institución el 10 de octubre del
2002. Soporte: papel. Cantidad: 1 cm.
Fechas extremas: 2002. Vigencia
administrativa-legal: 7 años.--------------------------
Sí. Por que evidencian el uso de
recursos presupuestarios de del
Centro de Inteligencia Conjunto
Antidrogas.---------------------------------
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2.71. Planes de acción25. Copia. Original:
Ministerio de Educación26. Contenido:
Directrices institucionales de Educación contra
las drogas, Ministerio de educación. Soporte:
papel. Cantidad: 10 cm. Fechas extremas:
2005. Vigencia administrativa-legal: 12 años.--
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Sí. Ya que reflejan las acciones
consideradas en el Plan Nacional
Sobre Drogas 2005-2007,
elaborado en forma conjunta por el
Instituto Costarricense sobre
Drogas, el Ministerio de Seguridad
Pública, el Ministerio de Salud, el
Ministerio de Justicia y Gracia, el
Ministerio de Educación, el
Ministerio Público, el IAFA y el
Organismo de Investigación
Judicial.-------------------------------------
2.75. Planes estratégicos. Copia (borrador).
Original: Red Iberoamericana de
Organizaciones no Gubernamentales27.
Sí. Ya que reflejan los objetivos
generales institucionales y los
traduce en una estrategia global
24
Información suministrada mediante el oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012. ------------------------------------------ 25
En correo electrónico de fecha 15 de abril del 2013 la señora Guiselle Scafidi Saldaña indicó “Se refiere al Plan Nacional Sobre Drogas 2005-2007. Es un documento que se elaboró en conjunto por las siguientes instituciones: Instituto Costarricense sobre Drogas, Ministerio de Seguridad Pública, Ministerio de Salud, Ministerio de Justicia y Gracia, Ministerio de Educación, Ministerio Público, IAFA y el Organismo de Investigación Judicial.” ----------------------------------------------------------------------------------------- 26
Información suministrada mediante el oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012. ------------------------------------------ 27
Ídem. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----
Contenido: Red Iberoamericana de
Organizaciones no Gubernamentales. Ofrece
la Institución a los usuarios sobre imagen de la
misma. Vigencia administrativa-legal: 7 años.
para el cumplimiento de las
funciones establecidas en materia
de alcoholismo y
farmacodependencia en Costa Rica
2.77. Programa Conjunto de Acciones para
la Reducción Multifactorial de
Enfermedades no Transmisibles
(CARMEN)28. Copia. Original: Sede Regional
en Cartago29. Contenido: Aplicado en la
provincia de Cartago. Soporte: papel.
Cantidad: 2 cm. Fechas extremas: 2000.
Vigencia administrativa-legal: 12 años.-----------
Sí. Ya que demuestra las acciones
para la reducción de enfermedades
no transmisibles en la provincia de
Cartago.------------------------------------
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2.79. Programa Clínica de Cesación del
Fumado. Original y copia. Original: Oficina
Regional de Cartago. Copia: Organismos
Regionales. Contenido: a desarrollarse en
Oficinas Centrales y Organismo Regional de
Cartago, para propiciar la cesación del fumado.
Soporte: papel. Cantidad: 2 cm. Fechas
extremas: 2000-200530 Vigencia
administrativa-legal: 2 años para la oficina
productora. Permanente para el Archivo
Central.----------------------------------------------------
Sí, porque evidencia los
mecanismos de atención de la
ciudadanía adicta al tabaco.-----------
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2.83. Proyecto sobre Fortalecimiento del
Proceso de Capacitación Censo
Internacional Services. Copia. Original:
Censo Internacional Services31. Contenido:
implementado por una funcionaria de dicho
organismo que visitó la institución, para
Sí. Ya que reflejan el la
metodología del proceso de
capacitación en materia de
alcoholismo y farmacodependencia.
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28
En correo electrónico de fecha 15 de abril del 2013 la señora Guiselle Scafidi Saldaña indicó “Se conversó con la señora Rosario Sanabria, Encargada de la Sede Regional de Cartago y señaló que no conservan el documento original. La copia se localiza en el Archivo Central con la signatura 9682”---------- 29
Información suministrada mediante el oficio AA/C-CIDFA 030-06-2012. ------------------------------------------ 30
En visita realizada a las instalaciones del IAFA se logró observar las fechas extremas corresponden a los años 2000-2005 y no al año 2005 como originalmente se consignó en la tabla de plazos.------------------ 31
Ídem. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----
sistematizar la metodología aplicada en las
diversas modalidades. Soporte: papel.
Cantidad: 2 cm. Fechas extremas: 2002.
Vigencia administrativa-legal: 7 años.-------------
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2.84. Proyectos de prevención y
tratamiento.32 Original y copia. Original:
Capacitación, Comunicación. Copia: Área
Técnica, Atención a Pacientes, Organismos
Regionales. Contenido: diversos proyectos,
entre ellos “Habilidades para vivir”, Centro
Especializado en Adicciones para Jóvenes
CEAJOVEN, Espacios Libres de Humo,
“Líneas Principales de Integración del Instituto
Costarricense del Deporte y la Recreación.
Proyecto para trabajar con pacientes enfermos
alcohólicos. Proyecto Línea Caliente, Proyecto
Consumo Drogas en Menores en Riesgo entre
otros. Soporte: papel. Cantidad: 36 cm.
Fechas extremas: 1990-2005. 2 años para la
oficina productora. Permanente para el
Archivo Central.------------------------------------------
Sí.33. Porque reflejan la ejecución
de proyectos relacionados con las
funciones sustantivas del IAFA. -----
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Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia
“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que,
de conformidad con la Resolución Nº CNSED-1-200934, inciso 1 se establece que: “Si
estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad
productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los
documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán
trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el
plazo que señala la Ley 7202”.----------------------------------------------------------------------------
32
En la casilla de observaciones se indica que actualmente no se produce. --------------------------------------- 33
En sesión 18-2005 de 14 de diciembre de 2005, por medio del informe de valoración IV-59-2005, fue declarada con valor científico cultural la serie “Proyectos de Prevención”, fechas: 1990-2005, sin embargo, en dicha oportunidad no se detallaron cantidades. ----------------------------------------------------------- 34
Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009. -------------------------------------------------------------
Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante oficio AA/C-CIDFA 027-05-2012 de 03 de mayo
de 2012, para el Fondo: Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA),
Subfondos 1. Auditoría Interna, 2. Dirección General hasta la serie 2.87. Proyecto Ley
Rompimiento del Monopolio de la Fábrica Nacional de Licores; y que esta Comisión no
declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia
administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia de
acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202.---
Asimismo, se le consulta a la señora Scafidi Saldaña si tiene algún comentario,
consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no.--------------------
Enviar copia de este acuerdo a las jefaturas de Auditoría Interna y Dirección General,
ambas del Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia.--------------------------------
ACUERDO 4. Comunicar a la señora Guiselle Scafidi Saldaña, Encargada del Archivo
Central del Instituto Costarricense sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA),
que esta Comisión continuará con el análisis del informe de valoración IV-13-2012-TP
en una próxima sesión a partir del subfondo 2. Dirección General, serie documental
2.88. Expediente de la propuesta de reorganización del IAFA.------------------------------
A las 11:00 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------------
José Bernal Rivas Fernández Virginia Chacón Arias
Presidente Directora Ejecutiva
No firma por no haber estado presente