acta de reuniones - icbf.gov.co · integrado de gestión debe ser incluido dentro del formato acta...

F1.PR10.MPE1 Versión 2.0

Direccionamiento Estratégico Formato para registro de la información de revisión por

dirección del sistema integrado de gestión Regional Boyacá

I. ORIENTACIONES: El instrumento para registro de la información de Revisión por Dirección del Sistema Integrado de Gestión debe ser incluido dentro del formato Acta de Reunión F1.PR20.MPA1.P5. Dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 5.6 de la norma de calidad NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, el numeral 4.6 de las normas NTC ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007 y el numeral 7 de la norma NTC ISO/IEC 27001:2006 el ICBF ha definido un instrumento para registrar los resultados de la revisión por la dirección del Sistema Integrado de Gestión, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua. La Revisión por la Dirección es realizada durante el año, garantizando la revisión de las 16 entradas establecidas para la revisión del Sistema Integrado de Gestión. La revisión del Sistema Integrado de Gestión en el ICBF se realiza en dos instancias en las Regionales y la otra en el Nivel de la Dirección General con el fin de obtener un panorama general del estado de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Para la revisión Regional los Centros Zonales y grupos de la Regional suministran la información de su competencia al Grupo de Planeación y Sistemas o Asistencia Técnica, donde se hará el consolidado correspondiente y el análisis que se requiera con los grupos de la Regional competentes. Los dueños y responsables de los Macroprocesos/procesos serán los encargados de suministrar la información debidamente soportada, analizada y con las propuestas de mejora u observaciones que sirvan para la toma de decisiones. En la revisión por dirección se analizan las siguientes entradas:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

2. Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

3. Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio

4. Desempeño ambiental

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

9. Recomendaciones para la mejora

10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad




11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos:

12. Desempeño de SYSO

13. Estado de la investigación de accidentes

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

15. Desempeño y efectividad del SGSI

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

A continuación la descripción de cada una de ellas: 1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y

Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre. Y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad ejemplo Pruebas de Ingeniería Social Y Hacking Ético Verificar el cumplimiento del programa, el alcance de la auditoría interna, identificación de situaciones que afectaron el desarrollo de la auditoria para la toma de decisiones de mejora. Con relación a este insumo se deben registrar los hallazgos ABIERTOS de mayor impacto o los más críticos para lograr el cierre, que requieren intervención del Comité en la revisión. Las revisiones al SGSI consiste en efectuar actividades que aseguren que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, cumple con las disposiciones establecidas, y estás ayudan a cumplir los objetivos de seguridad establecidos. Se deben efectuar verificaciones en los equipos para corroborar que se implementan las políticas establecidos, como son la no instalación de aplicativos que no estén permitidos, el manejo de las bases de datos, el uso adecuado del correo institucional y de las impresoras y periféricos auditorias para verificar que los usuarios emplean las claves de acuerdos con los lineamientos entregados, las claves que emplean los usuarios otros ejercicios que deben ser realizados son Ingeniería Social y Hacking Ético, cada vez que la Dirección de Tecnología así lo estime conveniente. Responsable consolidación de Información: En la Sede de la Dirección General Jefe Oficina de Control Interno en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas. Responsable revisión del SGSI: Director de Información y tecnología en la sede de la Dirección General y Coordinador de planeación y sistemas en las Regionales. Reporte Información a Planeación: Responsables de los Macroproceso/procesos




1.2 Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad ejemplo Pruebas de Ingeniería Social Y Hacking Ético. Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 2. Retroalimentación del Cliente Objetivo: Conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios del ICBF y los aspectos de mayor incidencia que afectan la prestación del servicio, la imagen institucional y definir las acciones de mejora para aumentar la satisfacción de los clientes. Estas encuestas también deben incluir lo que refiere al sistema de seguridad de la información en relación con la percepción de lo que las partes interesadas tiene en relación con el manejo que el ICBF le da a la información que suministra. Para medir la percepción de satisfacción de cliente se consideran los siguientes aspectos:

Encuestas de satisfacción del cliente / niños, niñas adolescentes, operadores del servicio, Policía Nacional, entes de control.

Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) dentro del periodo de análisis que se hayan presentado.

Es importante que en el informe se conozca el grado de satisfacción del cliente y las mejoras logradas frente a los resultados presentados en la revisión anterior. Responsable Encuestas de Satisfacción: En la Dirección General Director de Servicios y Atención, en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano Responsable del análisis de los resultados de Encuestas de Satisfacción: En la Dirección General Director de Servicios y Atención y profesional de la Dirección de Servicio y Atención en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano Responsable Peticiones (quejas, reclamos y sugerencias): En la Dirección General Director de Servicios y Atención en Regionales Profesional asignado de la Atención al Ciudadano 3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio 3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión de cada uno de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestión, frente al logro de las metas establecidas para el período de análisis y establecer acciones para corregir las desviaciones presentadas. Igualmente identificar la conformidad de los Macroproceso/procesos Misionales, Estratégicos, Apoyo y Evaluación.




Es necesario que para cada indicador se conozca la meta a lograr en el periodo de análisis, con el propósito de establecer con mayor certeza en la revisión las acciones a desarrollar en el evento que las metas establecidas no se hayan logrado. Responsable: En la Sede de la Dirección General Directores y Jefes de Oficina, en el nivel Regional Coordinadores de Grupo y de Centro Zonal. 3.2 Conformidad del Servicio Objetivo: Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y las acciones que se han tomado posteriormente. Responsable consolidación de información: En la Sede de la Dirección General Director de Primera Infancia, Director de Niñez y Adolescencia, Dirección de Familia y Comunidades, Dirección de Nutrición y Dirección de Protección, Director de Servicios y Atención con el apoyo de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en el nivel Regional Grupos de Asistencia Técnica y Responsable asignado de la Atención al Ciudadano con el apoyo de Planeación y Sistemas. 4. Desempeño de Ambiental Objetivo: verificar, mediante el análisis de indicadores, el nivel de gestión ambiental de cada uno de los Macroproceso/procesos del Sistema Integrado de Gestión frente al logro de las metas y estándares establecidos para el período. Para la evaluación del Desempeño Ambiental, se deben presentar los resultados del análisis de cumplimiento de las acciones de prevención, mitigación, control y corrección de los aspectos ambientales contemplados en los Planes de Gestión Ambiental; análisis de la efectividad de las actividades de sensibilización, iniciativas implementadas para la prevención de la contaminación y el macroproceso de Mejoramiento Continuo analizara los resultados de encuestas y foros realizadas a los colaboradores acerca de su conocimiento y participación en los asuntos ambientales de la organización. El proceso de Gestión Administrativa debe reportar los resultados y el análisis de los indicadores de cumplimiento de los estándares de consumo de agua, energía y papel, así mismo, se presentan los resultados y análisis de los indicadores relacionados con la ejecución de los recursos asignados a la gestión de los Aspectos Ambientales y a la ejecución de los Planes de Gestión Ambiental de los niveles Regional y Nacional El macroproceso Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia a nivel de la Sede de la dirección General debe hacer seguimiento al plan de manejo ambiental del programa Desayunos Infantiles con Amor DIA; el Macroproceso Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia debe hacer seguimiento a la gestión ambiental del programa Plan de Alimentación Escolar – PAE.




Responsable: En la Dirección General , Subdirector de Mejoramiento Organizacional y Director de Gestión Administrativa, en el nivel Regional Coordinadores de Planeación y Sistemas, Coordinador Grupo Administrativo y de Centro Zonal. 5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Objetivo: Conocer el estado de las acciones Correctivas y Preventivas implementadas como resultado de las no conformidades detectadas por las diferentes fuentes en la prestación del servicio y orientar o tomar decisiones para su cierre oportuno. Responsable consolidación de información: En la Sede de la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organizacional, en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Reporte Información a Planeación: Dueños y Responsables de los Macroproceso/procesos 6. Requisitos Legales Ambiental y SYSO, se presenta el cumplimiento de la normativa ambiental y SYSO aplicable al ICBF.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de SYSO y ambiental aplicables al ICBF, así como determinar las acciones a desarrollar en el caso que se identifique una infracción tanto a nivel nacional como regional. Responsable: Requisitos legales SYSO: En la Sede de la Dirección General, Dirección de Gestión Humana y Dirección de Gestión Administrativa, en el nivel Regional Grupo administrativo / Grupo de Gestión Humana Requisitos legales Ambiental: En la Sede de la Dirección General, Subdirección de Mejoramiento Organizacional y Dirección de Gestión Administrativa, en el nivel Regional |Grupo Administrativo y Planeación y Sistemas 7. Acciones de Seguimiento de Revisiones anteriores por la Dirección

Objetivo: Verificar el estado de los compromisos surgidos en revisiones anteriores y tomar las decisiones correspondientes orientadas a su cumplimiento. Responsable: En la Sede de la Dirección General Representante de la Dirección, en el nivel Regional Director Regional




8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión Objetivo: Identificar los efectos para el Sistema Integrado de Gestión, con base en los cambios establecidos o previstos y definir las acciones para enfrentar estos cambios (introducción de tecnología, reestructuración de personal, ampliación de actividades, cambios en la normatividad, etc.). Responsable consolidación de información: En la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organización, en el nivel Regional Coordinador de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Responsable de identificar los cambios: Dueños y responsables de Macroproceso/procesos. 9. Recomendaciones para la Mejora Objetivo: Definir acciones que demuestren la mejora continua del sistema y que apunten a aumentar la capacidad de los Macroproceso/procesos. Ej: en tiempo de respuesta del Macroproceso/proceso, reducción de trámites, ahorro de recursos, etc. Es importante que al interior de cada Macroproceso/proceso, los dueños o responsable de Macroproceso/proceso, dinamicen para que cualquier funcionario sugiera acciones en términos de, disminución de controles, eliminación o sustitución de actividades, introducción de tecnologías, nuevos productos que permitan aumentar la capacidad de dichos procesos para cumplir con los productos u objetivos que le fueron asignados. Responsable consolidación de información: En la Dirección General Subdirección de Mejoramiento Organización, en el nivel Regional Coordinadores de Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica. Responsable de definir propuestas de mejora: Dueños y responsables de Macroproceso/procesos. 10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad Objetivo: Conocer los controles que están implementando para mitigar los riesgos identificados en cada uno de los Macroprocesos/procesos del Sistema Integrado de Gestión y tomar las decisiones frente a los resultados. Para el caso del Eje S&SO, en el escenario de Revisión por la Dirección, es realizar seguimiento a la implementación de los de los controles determinados para la mitigación de los Riesgos y Peligros identificados en la Matriz, así como evaluar su eficacia. Cada dueño presenta los riesgos del Macroprocesos/procesos teniendo en cuenta los resultados de la última valoración. Y las acciones definidas como parte del tratamiento previsto que no se pudieron cumplir junto con sus causas y el impacto que ello puede traer al Macroprocesos/procesos y al ICBF.




Para este análisis se debe revisar del mapa cuales riesgos están calificados en zonas extrema, alta, moderada, cuáles son las consecuencias, como se ha dado cumplimiento al tratamiento definido, incluso para los que se ha asumido como riesgo residual y tomar decisiones de actualización de la evaluación del riesgo y/o ajuste o cambio en el tratamiento o fechas previstas que permitan el control del riesgos de manera más eficaz y eficiente. Responsable: En la Sede de la Dirección General Dueños de Macroproceso/proceso, en el nivel Regional Responsables de Macroproceso/proceso. Responsable SYSO: En la Sede de la Dirección General Dirección de Gestión Humana (Salud) y Dirección de Gestión Administrativa (Seguridad), en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos Objetivo: Relaciona todas las características y eventos relacionados con los activos de información, que no fueron valoradas correctamente Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Tecnología, en el nivel Regional Coordinador Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 12. Desempeño de SYSO: Objetivo: Mediante el análisis de los indicadores, determinar si el SYSO que se ha implementado es eficaz y si hay mejoramiento continuo. La determinación de la eficacia implica establecer la medida en que se cumple una meta o un propósito, en que las cifras varían de manera favorable.

Se presentan los resultados de los indicadores como: Frecuencia de Accidentes de trabajo, frecuencia de casos de ausentismo (por enfermedad común, enfermedad laboral, accidente), % colaboradores participantes en actividades de Seguridad y Salud en el trabajo Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 13. Estado de la investigación de accidentes Objetivo: Tener conocimiento de los accidentes más representativos en la organización, definir y/o hacer seguimiento al desarrollo de las acciones para mitigar las consecuencias de los mismos.




Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros. Las comunicaciones con las partes externas interesadas: Ejemplo: si hay operadores, contratistas, cómo respondemos a sus solicitudes de Salud Ocupacional, cómo atendemos sus inquietudes al respecto. Ejemplo: Si en los contratos se establece el seguimiento a S&SO y ellos tienen inquietudes al respecto, cómo las atendemos ó cómo realizamos el seguimiento a nuestros contratistas en S&SO, si se deja establecido contractualmente. Otro ejemplo: Si tenemos puntos de atención, con personal contratado a través de un operador, cómo se exige al contratista el tema de la Seguridad y Salud Ocupacional con esos trabajadores y cómo se evidencia el seguimiento. Otro ejemplo cuando se realizan eventos masivos en el que se interactúa con otras entidades, cómo se coordina el tema de Seguridad y de Emergencias con estas partes interesadas, evidencias. Objetivo: Conocer, valorar y potencializar la participación de los colaboradores en la implementación del S&SO Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Gestión Humana, en el nivel regional Grupo Administrativa/Grupo Gestión Humana 15. Desempeño y efectividad del SGSI Objetivo: Se evalúa la eficacia de los controles implementados para el sistema de seguridad de la información. Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica 16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el

desempeño del SGSI

Objetivo: En esta entrada se identifican las técnicas, productos o procedimientos que se pueden usar en la organización para mejorar el desempeño y eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Información y Tecnología, en el nivel Regional Coord. Grupo Planeación y Sistemas/Asistencia Técnica




17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Objetivo: Analizar los resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso Responsable: En la Sede de la Dirección General Director, en el nivel Regional el Director Regional




FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados No. Hallazgos

abiertos

12 al 16 de Marzo de 2012 23 19 4

Del 19 al 23 de noviembre de 2012.

31

Estado a Diciembre de 2014

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados

No. Hallazgos abiertos

12 al 16 de Marzo de 2012

23 19 4

Del 19 al 23 de noviembre de 2012.

31 17 11

Estado a la fecha del Comité

Total Acciones de Mejora Cerradas

2013 21

2014 13

2015 2




No Conformidad Acción Implementada

Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1165. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin mantenimiento de equipos (impresoras, computadores, escáner, UPS) CZ Moniquirá - Sin copias de seguridad de datos: Archivos importantes CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá - Sin conectividad para todos los SP CZ Duitama Incumpliendo con la Guía G07.PA04 de Políticas para la Generación de copias de respaldo en el ICBF. Procedimiento PR04.PA04 Migración de datos entre Sistemas de Información y Sostenibilidad de Datos Procedimiento PR12.PA04 Gestión de Problemas de Tecnologías de la Información.

Mantenimiento de equipos (impresoras, computadores, escaner, UPS) CZ Moniquirá Acompañamiento y asesoría técnica para la realización de copias de seguridad de Archivos importantes CZ Moniquirá y Chiquinquirá. Estrategia para copias de seguridad. Hacer seguimiento bimestral al cumplimiento de la estrategia. Diagnóstico del estado actual de hardware y software de los Centros Zonales y presentar el informe respectivo a la coordinadora de GPyS Estrategia de acompañamiento y gestionar la solución a los casos reportados y detectados.

Cerrada 11 de Marzo 2013

Estrategia diseñada e implementada para sensibilizar y concientizar a los colaboradores de Sede Regional y Centro Zonal en importancia de generar copias de seguridad. Mantenimientos preventivos programados. Seguimiento al estado de cableado del Centro Zonal Duitama y gestión ante Sede Regional y Sede Nacional.

AC No. 1165. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin mantenimiento de equipos (impresoras, computadores, escáner, UPS) CZ Moniquirá - Sin copias de seguridad de datos: Archivos importantes CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá - Sin conectividad para todos los SP CZ Duitama Incumpliendo con la Guía G07.PA04 de Políticas para la Generación de copias de respaldo en el ICBF. Procedimiento PR04.PA04 Migración de datos entre Sistemas de Información y Sostenibilidad de Datos Procedimiento PR12.PA04 Gestión de Problemas de Tecnologías de la Información.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1168. La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Sin entrega oportuna de dotación a servidores públicos. Ej: C.C 74.322.450,C.C 23.494.016,C.C 24.174.887,C.C 23.606.442. Regional. - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en la defensoría de asuntos conciliables del CZ Soata, incumpliendo con la Resolución 1222 del 16 de marzo de 2010 Por la cual se reglamenta el suministro de dotación de calzado y vestido de labor de los servidores públicos, la NTCGP 1000:2009 Numeral 6.1 Provisión de recursos, PR03. Proceso de Protección,

Verificando la situación actual aún se presentan las causas identificadas, se requiere nuevo análisis de causas y nuevo tratamiento para asegurar la eliminación de las causas identificadas y la Superación de la No Conformidad

Reformulada Julio 29 Nueva Fecha Prevista de Cierre Junio 30 de 2014 Reformulada el 27 de Junio. Nueva fecha prevista de cierre Enero 15 de 2016

Se redirecciona lo correspondiente a Talento Humano a la Dirección de Gestión Humana Sede Nacional a través de la AC No. 4382.

No se logra eliminar las causas definidas como raíz del problema. La Regional no entrega a tiempo la dotación de los colaboradores; para la vigencia 2014 aún no se ha entregado la primera dotación incumpliendo los plazos establecidos en la resolución 1222 del 16 de marzo de 2010 Por la cual se reglamenta el suministro de dotación de calzado y vestido de labor de los servidores públicos. Se redirecciona lo correspondiente a Talento Humano a la Dirección de Gestión Humana Sede Nacional a través de la AC No. 4382.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1169. La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin formulación del plan institucional de capacitación año 2012. Regional - Sin Informe final de ejecución del plan institucional de capacitación 2011. Regional - Sin acta de aprobación del plan institucional de capacitación 2011.Regional, incumpliendo con el procedimiento PR05.PA01 "Formulación y Ejecución del Plan de Capacitación" Instructivo Plan Institucional de Capacitación 2012

Generar Estrategia de Seguimiento al Plan de Capacitación

Cerrada Marzo 18 de 2013

Seguimiento permanente y oportuno al Plan de Capacitación.

AC No. 1169. La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin formulación del plan institucional de capacitación año 2012. Regional - Sin Informe final de ejecución del plan institucional de capacitación 2011. Regional - Sin acta de aprobación del plan institucional de capacitación 2011.Regional, incumpliendo con el procedimiento PR05.PA01 "Formulación y Ejecución del Plan de Capacitación" Instructivo Plan Institucional de Capacitación 2012




No Conformidad Acción Implementada Estado de Avance Logros Dificultades

AC No. 1170. La entidad no está

implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTRO: - Sin registro de actuaciones en el SIM: Petición 16303359 del 9 11 2011, HA: 15E 0092 2007 Ó NUIP 1053329116; NUIP 1053340089 2011 CZ Chiquiquirá - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM No. y fecha de queja interpuesta mediante Memorando No. 001944/11 en atención al ciudadano. Regional DIRECCIONAMIENTO: - Inadecuado direccionamiento. Denuncia PRD 16004118, Queja 16004410. CZ Tunja 2 - Sin direccionamiento, solicitud 16302646 del 20 6 2011 CZ Chiquiquirá - Sin direccionamiento o direccionamiento inadecuado de las peticiones 1640180, 1640266 CZ Garagoa TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Sin evidencia de trámite a los anónimos: Denuncia PRD 16004446, Reclamo servicio hogar sustituto 16006767, CZ Tunja 2 - Sin evidencia de trámite a los anónimos: Reclamo H.C.B. 16600491.(CZ Soata), Reclamo servicio hogar sustituto 16006767, CZ Tunja 2, petición No. 15801814. C.Z. Tunja 1, CZ Chiquinquirà - Sin tramites a los anónimos (fijación y desfijación). C.Z. Tunja 1 - Inadecuada clasificación de petición. Ej peticiones No. 15802783, 15801837 C.Z. Tunja 1. CONTROLES: - NO se realiza seguimiento y control diario a las actuaciones adelantadas por el competente para resolver la petición en tiempo y calidad. (Semanalmente) CZ Chiquiquirá COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: - Sin evidencia de respuesta al peticionario: Reclamo, servicio hogar sustituto 16004490, CZ Tunja 2, Solicitud 1758354530 del 23 05 2011 Reclamo HCB; a los Anónimos con fijación/desfijación. CZ Chiquiquirá, Regional (Anónimos) - Actas de apertura del buzón sin rotación de servidor público responsable. CZ Tunja 2, Regional - Sin evidencia de respuesta al peticionario: Denuncia PRD 16600652, Reclamos PAE 16600824, 16600644. (CZ Soata) - Sin apertura semanal del buzón.(CZ Soata) - Sin verificación del reclamo 1640180, 1640266. CZ Garagoa - Sin evidencia del análisis de los resultado de la medición de percepción de los clientes/usuarios frente a la prestación de los servicios (por ej., encuestas u otras herramientas). C.Z. Tunja 1 - Sin actas de apertura del buzón: en mes de enero de 2012. C.Z. Tunja 1, (CZ Soata) - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. C.Z. Tunja 1, incumpliendo con la Resolución ICBF 3264 de 2009. el procedimiento PR01.PM01 Procedimiento Atención de Peticiones, PR02.PM01 Procedimiento Atención de Denuncias, PR03.PM01 Procedimiento Atención de Peticiones de Asuntos Conciliables, no Conciliables, de Asistencia y Asesoría, PR04.PM01 Procedimiento Atención de Quejas y Reclamos. Art. 14 de la Ley 1437 de 2011 Código Contencioso Adtivo – Términos

Generar estrategia en Centro Zonal y Regional para seguimiento Peticiones, quejas reclamos y sugerencias. Implementar estrategia operando controles efectivos.

Cerrada 11 de Marzo de 2013

Controles operando para seguimiento Proceso Servicio y Atención, Atención a Peticiones, Quejas y Reclamos, se fortalece la gestión con el tratamiento de las AC derivadas AUSIGE Noviembre. Ser retoma el Plan de Acciones con estas AM





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1171. AI SIGE2012-BY009. La entidad no se

asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Fase perfeccionamiento y legalización; Pago de los derechos de publicación en fecha posterior a la liquidación del contrato (Contrato 268 de 2011); Sin registro de contratos en el SICE (contratos No 297 de 2010, 300 de 2010, 268 de 2011, 279 de 2011); Sin remisión a la Imprenta Nacional dentro de los 10 días siguientes a la entrega de la constancia del pago de los derechos de publicación por el contratista (Contratos: 297 y 300 de 2010, recibos radicados el 9 de octubre de 2010 y remitidos el 9 de diciembre de 2010; contrato 279 de 2011 consignado el 27 diciembre 2011 y remitido el 9 de marzo de 2012); Publicación del contrato en el SECOP en término superior a los 3 días hábiles siguientes. (Contrato No 279 de 27 de diciembre de 2011, publicado el 8 de marzo de 2012), incumpliendo con lo establecido en Ley 80 de 1993, Ley 789 de 2002, art 50, Ley 1098 de 2006, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 190 de 1995, Ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción), Resolución ICBF 4670 de 2009 manual de contratación y Resolución ICBF 2111 de 2011 manual de contratación, Anexo No 24 manual de contratación ICBF, instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF, Circular ICBF No. 13 de 2011. (ARTÍCULO 3 DECRETO 1477 DE 1995 y art 84 decreto 2474 de 2008, DECRETO 327 DE 2002, cuando supera los 50 SMLMV).

Correctivo y Plan de Tratamiento que no corresponde a eliminar la causa real del problema

Reformulada Marzo 12 de 2013 Nueva Fecha Prevista de Cierra Junio 30 de 2014 Cerrada Julio 31 de 2014.

Vinculación de más colaboradores para el Grupo Jurídico de la Regional. Se logra publicación de la información a la fecha en el portal de contratación. Con los colaboradores actuales en el grupo Jurídico se elimina la causa identificada como problema. Para la vigencia actualmente se encuentra 7 colaboradores en planta, 2 colaboradores supernumerarios, 5 colaboradores contratistas. Para un total de 14 colaboradores en el Grupo.

Sin registro de avances y/o cumplimiento en el nuevo tratamiento





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac 1172. AI SIGE2012-BY010. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Fase de ejecución contractual Sin solicitud de trámite de modificación por parte de la Directora Regional (Otrosí contratos 297 y 300 de 2010); Sin concepto técnico de modificación (Otrosí contratos 297 y 300 de 2010); Sin justificación técnica de modificación elaborada por el supervisor o interventor (otrosí contrato 297 y 300 de 2010), incumpliendo con lo establecido en Ley 80 de 1993, Ley 789 de 2002, art 50, Ley 1098 de 2006, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 190 de 1995, Ley 1474 de 2011 (estatuto anticurrupcion), Resolución ICBF 4670 de 2009 manual de contratación y Resolución ICBF 2111 de 2011 manual de contratación, Anexo No 24 manual de contratación ICBF, instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF, Circular ICBF No. 13 de 2011, (ARTÍCULO 3 DECRETO 1477 DE 1995 y art 84 decreto 2474 de 2008, DECRETO 327 DE 2002, cuando supera los 50 SMLMV).

Implementar estrategia de verificación documentación.

Cerrada el 14 de Marzo de 2013

Verificación de la documentación y exigencia del formato "SOPORTE DOCUMENTAL DE LA SOLICITUD DE TRÁMITE CONTRACTUAL PARA ADICIONES, MODIFICACIONES Y PRÓRROGAS A CONTRATOS Y CONVENIOS"





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac No. 1173. AI SIGE2012-BY011: La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Fase pos contractual o de liquidación: Vencimiento del término de liquidación unilateral (Contrato 297 de 2010), Contratos archivados sin foliar y sin cumplimiento en su totalidad de las normas de archivo (Contrato 300 de 2010, Contrato 268 de 2011, contrato 211 de 2012, contrato 216 de 2011), incumpliendo con Ley 80 de 1993, Ley 789 de 2002 art 50, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 190 de 1995, Ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción), Resolución ICBF 4670 de 2009 manual de contratación, Resolución ICBF 21111 de 2011 manual de contratación Anexo No 24 manual de contratación ICBF, instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF. Circular ICBF No. 13 de 2011.

Con el Plan de Tratamiento cargado no se ataca la causa identificada como raíz del problema. Evaluación del 30 Diciembre de 2014 Se cumple con el tratamiento definido en el Plan de acción, a excepción del centro Zonal Miraflores quien no adjunta en este medio información, pero comunica en los Comités Estratégicos las actividades realizadas

Reformulada 11 de Marzo de 2013 Fecha Prevista Cierre Junio 30 de 2014 Reevaluada el 30 Diciembre de 2014.

Acción Gestionada Nuevamente Con nuevo plan de tratamiento cargado Logros a Diciembre 31 de 2014 1. Actualización de los registros SECOP por parte de colaboradora Grupo Jurídico hasta el mes de Julio de 2014. 2. Asesoría en Comité Estratégico Ampliado en el mes de Abril por parte de Colaborador Grupo Jurídico para diligenciamiento de la documentación soporte para la liquidación de las liquidaciones de contratos. 3. Acompañamiento presencial por parte de Profesional del Grupo Jurídico a Centros Zonales para jornada de trabajo en documentos de liquidación de contratos. 4.Ultimo Comité Estratégico ampliado en el mes de Noviembre 28 al 30 de 2014 Coordinadora Grupo Jurídico entrego orientaciones puntuales sobre registro del informe final supervisión de contrato soporte de la elaboración de Liquidación 5. Avance en organización de archivo con los colaboradores del Grupo Jurídico. 6. Fortalecimiento del Grupo Jurídico con Profesionales por OPS.

Dificultades identificadas en verificación de Diciembre 31 de 2014. 1. Salida y/o desvinculación de la colaboradora del Grupo Jurídico quien apoyaba registró SECOP desde el mes de Agosto de 2014, lo cual estanco avance de los registros correspondientes. 2. Documentación incompleta e inoportuna (fuera de termino) enviada por los supervisores de los contratos para proceder adelantas respectivas liquidaciones de los contratos. 3. No alcanzar la meta en Gestión de Archivo debido a que no se cuenta con apoyo específico y exclusivamente por parte de un colaborador en el Grupo Jurídico. No se logra eliminar las causas identificadas, debido a los cambios que se presentaron salida de un colaborador del Grupo Jurídico. No suficiente personal para gestión documental. No correcto diligenciamiento de la documentación por parte de los supervisores de contrato para proceder a liquidación correspondiente.





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac 1175. AI SIGE2012-BY018. La Regional no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Financiera impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESUPUESTO -Sin aval del ordenador del Gasto Solicitudes de CDP con rubros no incluidos dentro del plan anual de comisiones CDP 560/11 y CDP 41/12.Financiera. -Sin el respectivo tramite de liberación o anulación de CDP por parte de las dependencias solicitantes CDP Nos. 697,619,837,925,986,957,937 Financiera - Sin en envíio al responsable de cada proyecto los saldos de CDP sin ejecutar para su respectivo analísis. Financiera -Sin análisis de los saldos del PAC no ejecutado de Enero a Mayo de 2011. Financiera -Sin cumplimiento en la ejecución del PAC programado para el mes de enero/12 -Sin cumplimiento del 100% de la implementación del SIIF Nación (implementaron hasta el 75%), incumpliendo con el DF-GC-004 Instructivo contable para el reconocimiento y revelación de los descuentos del ahorro voluntario de mas Madres Comunitarias en el FNA, el PR18.PA02, PR08.PA02, DF-GC-015, PR23-PA02, Resolución 4272 Octubre 9 de 2008, DF-GC-003, Resolución 1615 de 2006, el PR07.PA02 versión 4: Procedimiento control y registros de CDP y registro presupuestal de compromisos.

Seguimiento oportuno del proceso y presentarlo en Comités Estratégicos.


Controles operacionales funcionando en los grupos.




No Conformidad Acción Implementada Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac No. 1176 AI SIGE2012-BY019. La Regional no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Financiera impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: RECAUDO - Sin evidencia de envío al área de contabilidad de la relación de liquidaciones de aportes. -Sin envío de copia de Resolución de determinación de la deuda ejecutoriada el 30 de Enero/12 por parte del Grupo de Recaudos al área de contabilidad (ESE Socotá) Financiera -Sin cumplimiento de términos en él envió de cobro persuasivo al aportante (15 días después de la Resolución ejecutoriada (Resoluciones 1499 y 1502/11).Financiera. -Sin cumplimiento de términos en él envió de requerimientos a los aportantes dentro de los primeros ocho (8) días. Financiera -Sin cumplimiento de la meta y sin acciones frente al análisis del indicador (Jurisdicción Coactiva). Financiera. -Sin plan de visitas a los aportantes para el año 2011 y 2012 Financiera -Sin seguimiento a las visitas realizadas a los aportantes. -Sin acta de visita realizada a los aportantes (Liquidaciones Nos. 59, 113, 203 ,227, 234, 235, 236, 237) Financiera. -Sin evidencias de revisión documental realizada al aportante ni de los soportes donde se re liquida y disminuye o aumenta la deuda (Liquidación 203 valor en base de datos $9.591.663 valor liquidado $1.113.671, Liquidación No. 59 valor en base de datos $6.256.333 valor liquidado $438.963). -Sin seguimiento en caso de no pago o de no presentación de propuesta de pago (Resoluciones de determinación de la deuda Nos. 1499 del 26/09/11, 1502/26/09/11, incumpliendo con lo establecido en la Resolución 1615 de 2006, el PR07.PA02 y PR28.PA02, Manual de Medidas de Seguridad para El Manejo y Control de los Recursos del ICBF PR 08-PA02.

Generar estrategia en el proceso de Recaudo y las áreas que intervienen.


Controles operacionales funcionando efectivamente en los procesos.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1177. AI SIGE2012-BY020. La Regional no aplica

métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Financiera impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: CONTABILIDAD -Sin el respectivo trámite de cierre de las Cuentas Bancarias inactivas: Pagadora No. 390047629 Banco de occidente, 390047637 recaudadora Banco de Occidente. Financiera. -Sin conciliaciones inter áreas de los meses de Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre/11. -Sin conciliación Bancaria de la cuenta No. 25003113-5 del Banco Popular. -Sin depurar saldo $10.981.793,64 de la cuenta 258158543-94 del Banco de Colombia. -Sin depurar saldo $10.157.427 de la cuenta 1503004934-8 Banco Agrario de Colombia. -Sin evidencia de reportes de informes mensuales de procesos a favor y en contra por parte del Grupo Jurídico a contabilidad. -Sin análisis de los saldos y sin ajustes dentro del mismo mes Auxiliar de la cuenta 24530102. -Sin depurar los saldos de la cuenta 24530102 Ahorro Madres Comunitarias FNA, incumpliendo con lo establecido en el Régimen de contabilidad pública, el IT10.PA02 Instructivo contable para el reconocimiento y revelación de los descuentos del ahorro voluntario de más Madres Comunitarias en el FNA, el IT08.PA02 Instructivo para la elaboración e las conciliaciones bancarias, tenencia, conservación y custodia en medio físico y magnético de los extractos bancarios, IT13.PA02 Instructivo para la elaboración de las conciliaciones inter áreas

Implementar estrategia para cumplimiento procedimientos de reporte oportuno y completo.

Verificación 11 de Marzo de 2013. No se logra culminar el tratamiento, ni se encuentran avances registrados. Según información Coordinadora Grupo es pertinente reformular. Verificación 8 de abril de 2014. No se cumple el tratamiento en su totalidad, aun se presenta el saldo mencionado en la NC, por tanto se requiere trabajar en un nuevo plan de tratamiento para garantizar la corrección y aplicación actual de los procesos y procedimientos Nueva fecha prevista de cierre Septiembre 30 de 2014 Cerrada 31 de Octubre de 2014

Verificación Octubre 31 de 2014. Se cuenta con los reportes de informes mensuales de procesos a favor y en contra por parte del grupo jurídico y se establecieron fechas para su conciliación mensualmente con el grupo de contabilidad (cumpliendo con el cronograma establecido). Se realizan oportunamente los análisis de los saldos de los diferentes rubros de las cuentas contables y se realizan las acciones correspondientes. Se logra la depuración de la cuenta bancaria 24530102 Ahorro madres comunitarias Fondo Nacional del Ahorro de acuerdo con las orientaciones otorgadas por el nivel Nacional quedando saneada esta cuenta y realizando los respectivos reintegros a las Madres Comunitarias. Actualmente se continua llevando a cabo la contabilidad se acuerdo con las normas vigentes establecidas de la Contaduría Pública y demás orientaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el aplicativo del Sistema de Información Financiera SIIF Nación.

Demoro el cierre efectivo de la Acción Correctiva las tareas correspondientes al Nivel Nacional en relación asesoría y demás indicaciones.





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac No. 1178. AI SIGE2012-BY021. La Regional no aplica métodos apropiados para el seguimiento del proceso de Gestión Financiera impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad del mismo, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: TESORERIA -Pago anticipado sin formato de legalización y perfeccionamiento: contratos de aporte 15/26/2011/170. -Sin articulación entre las áreas de Tesorería (Pagaduría) y el Grupo de Asistencia Técnica para la conciliación de los descuentos FNA, reportados. Financiera; -Sin arqueos y reembolsos de caja menor con la periodicidad establecida - Regional; -Certificación mes de octubre 2011 Aso padres sector 2 Barrio Versalles HCB, presentada antes del vencimiento - CZ Chiquinquirá, incumpliendo con lo establecido en el Artículo 50 Ley 789 de 2002, Resolución 4272 Octubre 9 de 2008, Resolución 292 de 2011, PR23-PA02, Resolución 1615 de 2006, DF-GC-015.

Seguimiento del proceso de Gestión Financiera. Estrategia para articular áreas del Grupo.

Cerrada el 11 de Marzo de 2013

Controles operativos para seguimiento a los procesos funcionando.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1180. AI SIGE2012-BY008. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Fase precontractual: El valor estimado del contrato en los estudios previos difiere de la invitación a cotizar (Contrato 297 de 2010), En los estudios previos no se indican los requisitos habilitantes para la contratación (Contratos No 297 de 2010, 300 de 2010). Sin detallar en los estudios previos el valor estimado del contrato (Contratos No 268 de 2011, 275 de 2011). Sin citar el manual de contratación vigente en los certificados de no existencia de personal (Contratos No: 268 de 2011, 269 de 2011). Sin formato único de hoja de vida persona jurídica (Contratos No: 297 de 2010, 300 de 2010, 268 de 2011, 279 de 2011). Sin Formato de abono directo en cuenta bancaria. (Contratos No: 297 de 2010, 300 de 2010). Sin Certificación de la entidad bancaria en la que conste que es el titular de la cuenta. (Contratos No: 297 de 2010 y 300 de 2010). Sin valor de la oferta en la propuesta. (Contratos No: 297 de 2010, 300 de 2010). Auto certificaciones como soportes de experiencia del operador en la oferta (Contrato 300 de 2010), incumpliendo con lo establecido en Ley 80 de 1993, Ley 789 de 2002, art 50, Ley 1098 de 2006, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Art 3 Decreto 2800 de 2002 (Afiliación ARP), Ley 190 de 1995, Ley 1474 de 2011 (estatuto anticorrupción), Resolución ICBF 4670 de 2009 manual de contratación. Resolución ICBF 2111 de 2011 manual de contratación, Anexo No 24 manual de contratación ICBF, Circular ICBF No. 26 del 29/Oct/2010, Circular ICBF No. 31 del 24/Nov/2010, Circular ICBF No. 13 de 2011, (Numeral 20 Anexo 55 Manual de Contratación).

Nueva Gestión AC

Reformulada Marzo 11 de 2013 Cerrada 10 Febrero de 2014

Nuevo tratamiento cargado.

No se logra cierre efectivo a 31 Diciembre problemas aplicativo isolucion. Se solicita apoyo a la SMO. Se Logra Cerrar en Febrero





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1181. AI SIGE2012-BY003. La Regional no determina ni proporciona los recursos para aumentar la satisfacción del cliente, mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia, y efectividad, como se pudo evidenciar en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: SERVICIOS DE APOYO: - Sin unidad de correspondencia: CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá, - Sin servicio de fotocopias: C.Z. Soata, Garagoa, CZ Moniquirá, C.Z. Tunja 2, CZ Duitama., Tunja 1., CZ Chiquinquirá, -Sin recursos suficientes para la función archivística, (archivos, estantes, cajas, carpetas, ganchos) (CZ Garagoa) CZ Duitama. - Sin estantes adecuados que garanticen el adecuado archivo. Tunja 1, - Sin fluido eléctrico durante la auditoria. CZ Moniquira, - Falta mobiliario de la dotación del Centro Zonal y mobiliario obsoleto. Ej. CZ Moniquira, - Sin unidad de archivo CZ Moniquira, CZ Chiquinquirá, TRANSPORTE: - Sin suministro del servicio de transporte para la constatación de denuncias, seguimiento a programas, asistencia técnica, actuaciones dentro del PARD: Centro Zonal Soata, Garagoa (Insuficiente, una semana al mes), CZ Moniquirá, CZ Tunja 2. (una semana al mes) CZ Duitama, Tunja 1, CZ Chiquinquirá, -Sin mantenimiento y provisión de gasolina a la motocicleta CZ Moniquirá. Incumpliendo con lo establecido en la Guía para la gestión documental en el ICBF y el PR16.PA03 Organización y Gestión de archivos

Nuevo Plan de Acción Establecido

Reformulada Marzo 11 de 2013 Fecha Prevista Cierre Marzo 30 de 2014 Reformulada Julio 30 de 2014 Cambia el contexto para la Regional na la nueva vigencia. Nueva Fecha prevista de cierre para Junio 30 de 2015

Se requiere informe detallado de la situación actual de todos los Centros Zonales y Sede Regional en Gestión Documental organización y transferencia de archivo a la fecha. Para determinar y evaluar la eliminación de la causa identificada en el análisis de causa. El contrato de transporte a la fecha de la verificación aun no esta legalizado, se encuentra en proceso. Es necesario trabajar en la acción de mejora para lograr oportunidad (por parte de las áreas que intervienen en el proceso precontractual y contractual) en la gestión mas específicamente el contrato de referencia.

Se requiere informe detallado de la situación actual de todos los Centros Zonales y Sede Regional en Gestión Documental organización y transferencia de archivo a la fecha. Para determinar y evaluar la eliminación de la causa identificada en el análisis de causa. El contrato de transporte a la fecha de la verificación aun no esta legalizado, se encuentra en proceso. Es necesario trabajar en la acción de mejora para lograr oportunidad (por parte de las áreas que intervienen en el proceso precontractual y contractual) en la gestión mas específicamente el contrato de referencia





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1182. AI SIGE2012-BY005. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: EDIFICIOS: - Instalaciones sin mantenimiento: ej: salón de reuniones (goteras, cimiento) pintura en paredes en escaleras a la entrada, arreglo de inodoro, instalación servicio de gas (Ambiental). C.Z. Tunja 1, CZ Chiquinquirá Deterioro cielo raso, ventana caída y rota, (canaletas, mallas de protección, pintura, grietas, humedad) Regional. Goteras, cielorraso, filtraciones por ventanas y sin trabajo de plomería para daño en la cocina CZ Moniquira, (Techos, goteras) CZ Chiquinquirá. - Hacinamiento en los puestos de trabajo, ruidos y olores. CZ Garagoa. ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS: - Sin espacio para archivo de gestión y archivo central Ej: Oficina Jurídica, depósitos 1 y 2. Regional, CZ Moniquira, Tunja 1, CZ Garagoa. - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación CZ Moniquira, Tunja 1. (Se retoma el hallazgo AIC2009-BY004 en lo que corresponda), incumpliendo con lo establecido en NTCGP 1000:2009 Numeral 6.3 Infraestructura, Guía de Mejores Prácticas en el Habitat Laboral - versión 1.0 Febrero de 2008, Acuerdo del Archivo General de la Nación No. 049 (5 de mayo de 2000) sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Nuevo Plan de Acción implementado. Se ejecutan todas las actividades que puede realizar la Regional con los recursos físicos, económicos y talento Humano disponible como son: Centro Zonal Chiquinquirá Cambio de luminarias, mantenimiento a sanitarios, chapas. retoques de pintura. SE adelanta Contrato para mantenimiento Red Hidráulica. Pendiente arrego de Cubierta del Centro Zonal se formula AC No. 4385 para Dirección Administrativa Sede Nacional, por ser competencia de este Nivel. En sede Regional se realiza cambio de luminarias, chapas, mantenimiento a Sanitarios y cocina. Centro Zonal Moniquirá se realizan actividades de mantenimiento de goteras y humedad. Arreglo red eléctrica. Por tanto se Cierra la AC para la Regional considerándose eficaz el tratamiento.

Reformulada Marzo 11 de 2013 En Gestión Nueva fecha Prevista de cierre Junio 30 de 2014 Cerrada 27 de Junio de 2014

Se cumple tratamiento definido por la Regional para Gestión de la AC. Con los recursos asignados a la Regional Boyacá para mantenimiento se realizan actividades ejecutadas por el Colaborador de la Regional o Todero y contratadas en caso específico Centro Zonal Moniquirá. Dirección Administrativa inicia Gestión para contrato Mantenimiento y Adecuación auditorio Centro Zonal Tunja 1

Falta registro actividades responsables Grupo Administrativo.





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac No. 1183. AI SIGE2012-BY012. La entidad no

implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: Otorgamiento, renovación o negación de Licencias de funcionamiento: Inicio de trámite de renovación con licencia anterior vencida (Municipio de Sogamoso Institución Educativa San Martin de Tours) Concepto técnico para renovación bienal sin el cumplimiento de la totalidad de los requisitos (Institución Amparo del Nino modalidades internado y semi internado). Solicitud de renovación de licencia fuera del termino mínimo requerido ((Institución Amparo del Nino modalidades internado y semi internado). - Sin actas del Comité de Inspección Vigilancia y Control de la Regional. - Comité de inspección, vigilancia y control sin constituir. Regional, incumpliendo con lo establecido en Constitución Política de Colombia 1991 (Art. 189) Ley 7 de 1979 Decreto Reglamentario 2388 de 1979 Ley 1098 de 2006 Resolución No. 3899 del 8 de septiembre de 2010 Convenios y Tratados Internacionales relacionados Procedimiento revisión de actos administrativos PR06.PEV03. Procedimiento otorgamiento, renovación o negación de licencias de funcionamiento Instituciones del SNBF que prestan servicios de protección integral.

Nuevo Plan de Acción Establecido

Reformulada Marzo 11 de 2013 Cerrada febrero 10 de 2014

Nuevo análisis de Causa y Plan Generado

Tratamiento registrado para cierre Diciembre 2013, problema aplicativo no se logra cierre Diciembre. Se formula una nueva AC No. 3856





Logros Dificultades

AC No. 1185. AI SIGE2012-BY014. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: COMITÉ RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS: -Actas de Comité de Restablecimiento de Derechos sin firmas. Ej: Acta No 4 de 2011 (Regional), -Sin evidencia de la asistencia de la Directora regional. Ej: Actas Nos 4, 15, 18 y 21 e 2011 (Regional). -Sin seguimiento a compromisos en comités PARD anteriores. Ej: Actas Nos 16 y 17 e 2011 (Regional). - Sin evidencia del seguimiento al PARD por la Directora Regional. -Realización del comité de restablecimiento de derechos sin la periodicidad establecida. Ej: Semana del 13 de enero de 2011, no se realizó el comité de adopciones. Regional, C.Z. Tunja 2. -Sin diligenciamiento de todos los campos. Ej perfil de vulnerabilidad, concepto de estado nutricional y salud física. HA. 1193067363, 1053447037, 1052398664, 46450198. CZ Duitama -Sin identificación adecuada del derecho vulnerado Ej. Custodia, alimentos. HA 1193067363, 1053447037 CZ Duitama -Sin la solicitud y práctica de la entrevista psicológica y visita socio familiar establecido en el acta de conciliación, cinco meses después de la diligencia. 1193067363 CZ Duitama -Una misma HA Expediente físico) para el caso de dos hermanas 46450198 CZ Duitama ADOPCIONES:- Documento del proceso de adopción entregada al apoderado de los adoptantes, sin radicar. Ej: SIM Nos 16003225 y 000057112007 Regional. -Actas del comité de adopciones sin la firma de la Directora regional y/o de otros miembros. Ej: Actas Nos 5, 48 y 50 de 2011, incumpliendo con lo establecido en Ley 1098 de 2006, el PR023.PM03 Proceso de restablecimiento de derechos, el LM04.PM03 Lineamiento técnico modalidades Restablecimiento de Derechos, Resolución 1655 de 2010 Por la cual se estructura el Comité de Restablecimiento de Derechos en el nivel regional y zonal, lineamiento técnico para Adopciones aprobado con Res ICBF 3748 de Sept. 6 de 2010.

Estrategia para implementar controles de Seguimiento en PARD

Cerrada Junio 28 de 2013

Estrategia Operando controles implementados para seguimiento a PARD





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC No. 1186. AI SIGE2012-

BY015. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: - Sin evidencia de la verificación de la garantía de derechos: H.A. 1163213333, 1123203705, 1163213434. (CZ Soata) - Audiencias para asuntos conciliables fuera de términos (10 días). H.A. 076040, 1163213333, 15H01141998. (CZ Soata) - Sin practica de pruebas solicitadas en el auto de apertura. H.A.1051065761, 1050097326, 33358714, 19272402. CZ Tunja 2, HA 15E 0092 2007 Ó NUIP 1053329116. CZ Chiquinquirá y HA 15F0007096 (CZ Garagoa) - PARD sin concepto integral. H.A.1051065761, 1050097326, 33358714, 19272402. CZ Tunja 2 - Sin seguimiento (postegreso). H.A.15B00064200902, 1050097326 CZ Tunja 2, HA 15F00007096 (CZ Garagoa) Sin plan de intervención orientado a tratamiento de la problemática, en casos de atención terapéutica. HA 16401452, 16401367,16401461 (CZ Garagoa) - Sin plan de formación y actualización dirigido a Madres Sustitutas CZ Chiquinquirá - Sin acciones adelantadas por el profesional de atención terapéutica, en casos de deserción. HA. 97081326010 (CZ Garagoa) - Sin denuncia penal en caso de abuso sexual HA 97081326010 (CZ Garagoa) - Sin el apoyo psicoterapeutico ordenado en el auto HA 97081326010 (CZ Garagoa) - Sin concepto sociofamiliar para la definición jurídica del menor 15F0007096 (CZ Garagoa) - Sin verificación de derechos 15F0007096 (CZ Garagoa), 15E 0092 2007 Ó NUIP 1053329116; NUIP

Estrategia para implementación de controles en el Macroproceso Protección


Controles operando en el Macroproceso Protección




1053330292 2011; NUIP 1053340563 2011 CZ Chiquinquirá - Actuaciones de profesionales sin firma: NUIP 1002525248 2012; NUIP 1050605360 2010; NUIP 1050097152 2012 CZ Chiquinquirá . Sin evidencia del seguimiento al cumplimiento de los compromisos consignados en las actas del Comité de restablecimiento de derechos. Ej Actas Nos 16 y 17 de 2011. - Sin Auto de apertura de investigación (Enero de 2007): HA TI 930319 08670 ó 15K 11100 022 2006 CZ Moniquirá - Sin Valoraciones ordenadas por el Defensor de Familia: HA RCN 30648141 Ó 15K11100 010 2008 CZ Moniquirá - Derecho de petición (22 11 2011) no reposa en la historia: HA 15k 11100 036 2011 CZ Moniquirá, incumpliendo con lo establecido en al Ley 1098 de 2006. Resolución 5929 de 2010 (diciembre 27) por la cual se aprueba los Lineamientos Técnico Administrativos de Ruta de Actuaciones y Modelo de Atención para el Restablecimiento de Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes y Mayores de 18 Años con Discapacidad, con sus Derechos Amenazados, Inobservados o Vulnerados. LM3.PM03 Lineamientos Técnico – Administrativos para la Atención de Adolescentes en el SRPA.





Logros Dificultades

Ac 1187. AI SIGE2012-BY016. La Regional no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas en lo relacionado con los registros de las historias de atención, por las siguientes situaciones evidenciadas: REGISTRO: - El número de identificación de la Historia no está anotado en los documentos: 15E 1056 029 376 2011 01, 1053340089 2011, 1050605360 2010, 1053340928 2011 CZ Chiquinquirá - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Historias:99122109530 y 96070207358; Plan de Acción, Plan DIA, PAE. CZ Miraflores -Documentos en fax: H.A.19272402 CZ Tunja 2 - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: Historias: 27450230 y 23754130 CZ Miraflores - Archivos de gestión expuestos sin seguridad y en espacios reducidos: Cajas años 2005 a 2011. CZ Miraflores - Actuaciones de profesionales sin firma. 1051065761, 33358714. CZ Tunja 2 - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las Historias: NUIP 1053340089 2011, NUIP 1053339616 2010, NUIP 98020866616 2011 CZ Chiquinquirá - Sin Número de historia: HA NUIP 11218255390 ó 15K11100 005 2011 CZ Moniquirá - Documentos repetidos: H.A. 1010136615, 15B002662004, 1002367151, 1050097326. CZ Tunja 2, H.A. 1057545616, 15H01141998.(CZ Soata) - HA sin número de identificación: H.A. 5H00452006 (CZ Soata), HA 15E 0092 2007 Ó NUIP 1053329116 CZ Chiquinquirá - No coincidencia de los registros contenidos en la H.A., con los registros del aplicativo SIM. H.A. 1057545616, 15H01141998, 1123203705.(CZ Soata) -Sin la impresión del registro SIM: 15E 0092 2007 Ó NUIP 1053329116; NUIP 1053340089 2011 CZ Chiquinquirá, incumpliendo con lo establecido en la Resolución 183 de 2011 (enero 19) Por la cual se establece el procedimiento para que los servidores públicos de atención al ciudadano del ICBF y el personal de las defensorías de familia que participan de la prestación del SPBF registren información en la HA de Beneficiarios del Sistema de Información

Misional - SIM.

Correctivos realizados. Acciones del Plan de Acción cumplidas


Controles operando en el Macroproceso.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC 1188. AI SIGE2012-BY022.

La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin reporte de avance en los planes de asistencia técnica y focalización.(Ej: CZ Soata y Tunja 1) - Sin reporte de avance en los diferentes planes institucionales.CZ Miraflores - Sin registro y seguimiento al TCP Tablero de control de procesos CZ Miraflores - Con diferencias entre los datos consignados en las herramientas de control y seguimiento como SIM Ejecución Metas Sociales y financieras en RN y PAE con la información registrada como entrega de alimentos y consolidado de cobertura- C.Z. Tunja 1 - Sin evidencia del seguimiento a los compromisos establecidos en el acta anterior Actas de Comités Estratégicos. Regional. - Sin evidencia del seguimiento a los planes de mejora para atender los Reportes generados por la supervisión técnica e interventoría, cuando los resultados muestran que cumplen parcialmente con las condiciones para operar el servicio de HCB-FAMI. PAE CZ Tunja 1, incumpliendo con lo establecido en NTCGP 1000:2009, Numeral 5.4.1 Objetivos de la calidad A61, Procedimiento PR04.PEV01 Seguimiento y Evaluación a Planes y Programas, Procedimiento PR02.PEV01 Definición, actualización y seguimiento Tablero Control.

Generar Estrategia para seguimiento de los procesos del SIGE i

Cerrada Febrero 19 de 2013

Plan de tratamiento culminado cual permite observar el seguimiento a los procesos del SIGe





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC.1189 AI SIGE2012-BY023. La Regional no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE, por cuanto se evidenciaron las siguientes situaciones: - Desarrollo sistemático de SNC y NCS. C.Z. Soata, Garagoa, - Sin tratamiento adecuado NCS 1633 C.Z. Tunja 1, - Sin la valoración de la ARP de los centros zonales Puerto Boyacá y Otanche, incumpliendo con lo establecido en el PR02.PE02 Procedimiento Acciones Correctivas. PR03.PE02 Procedimiento Acciones Preventivas. G02 PE02 Guía para la identificación de causas.

Generar Estrategia para levantar Matrices Peligros CZ Puerto y Otanche Generar e impulsar campaña de Sensibilización SIGE importancia de la generación y aplicación proceso Mejoramiento Continuo.

Cerrada 11 de Marzo de 2013

Matrices de Peligros de los 12 Centros Zonales Funcionarios Capacitados en Generación AM

Resistencia al cambio de algunos colaboradores Observar SIGE como una tarea más y no como herramienta para la gestión.




No Conformidad

Acción Implementada

Estado de

Avance

Logros

Dificultades

AC No. 1190. AI SIGE2012-BY013. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Sin entrega mensual de paquete alimentario durante el tiempo de funcionamiento del programa de RN. En el 2011 CZ Tunja 1, -Sin acciones para acompañar y asesorar a los Agentes Educativos en la ejecución del programa de Recuperación Nutricional CZ Tunja 1, -Sin control de coberturas y permanencia de NN en el programa de Recuperación Nutricional; CZ Tunja 1, - Sin realización de visitas domiciliarias a las familias de los NN que están en el programa de Recuperación Nutricional CZ Tunja 1,-Sin seguimiento a un punto de atención. CZ Tunja1-Sin reporte al CZ de las visitas domiciliarias, registros de entrega de paquetes alimentarios, sin actas de capacitaciones realizadas, seguimiento de peso y talla y de las formas de almacenamiento. Ej: Unidad Villa de Leiva CZ Tunja 1-Sin gestión interinstitucional por parte del centro zonal para garantizar con organismos de salud la vinculación de NN y mujeres en gestación al sistema de salud, HCB-FAMI; CZ Tunja 1.-Sin control de coberturas HCB-FAMI: CZ Tunja 1, PRESTACIÓN DEL SERVICIO:-Inicio extemporáneo y menor al programado en la prestación de los servicios de clubes pre-juveniles y juveniles y PAE desayuno. (CZ Soata),-Sin evidencias de controles al cumplimiento de coberturas. LINEAMIENTOS: -Sin evidencia de la capacitaciones a los operadores PAE CZ Moniquirá ASISTENCIA TECNICA: -Certificación de prestación del servicio de clubes pre juveniles del 5 11 2011 al 16 12 2011, cuando en realidad se operó hasta el 4 11 de 2011, Radicación 1332 del 23 12 2011 CZ Moniquirá -Sin legalización de cuentas para los meses julio, agosto y septiembre de 2011 contrato 15/26/2011/170. Tunja 1 -Sin Informes del operador (deberá contener información sobre la ejecución técnica y financiera del contrato).Contrato: 15/26/2011/170. Tunja 1 -Informes cualitativos incompletos de la ejecución presentados por operador de HCB: Asociación de Padres de familia de Soata. -Legalización de cuentas sin el lleno de los requisitos establecidos en el manual de legalización de cuentas Asociación de Padres de familia de Soata, CZ Protección CZ Tunja 2, incumpliendo con lo establecido en la NTCGP 1000:2004 Numeral 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio, Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia -LM10.PE02 30/09/2009, Lineamientos técnicos de clubes, Lineamientos técnicos de PAE, Lineamientos técnicos de HCB Manual para la supervisión técnica de los contratos de aporte -Versión 2011. Lineamientos de

Programación ICBF 2011.

Diciembre 23 de 2014 Se cumple con el tratamiento definido en la Acción de Mejora. Los Centros Zonales comunican a Coordinadora Grupo Asistencia Técnica operación efectiva de los controles en el seguimiento a los Programas del Centro Zonal, reportando mensualmente análisis cualitativo en metas sociales y financieras ejecución.

Reformulada Julio 31 de 2013 En Gestión Fecha Prevista de cierre 14 de Marzo de 2014 Julio 31 de 2014 Al evaluar si se elimina la causa identificada, no se tienen suficientes soportes para emitir con total certeza evaluación de eficacia Cerrada el 23 de Diciembre de 2014

Según evaluación 23 de Diciembre de 2014 1. Para la vigencia 2012 el ICBF suscribió convenio interadministrativo con la Gobernación de departamento para programa PAE siendo esta la ejecutora del Programa. Por parte del ICBF en compañía con la gobernación se realizaron capacitaciones a todos los municipios operadores frente a lineamientos del programa durante vigencia 2012 y 2013 (soportes reposan en archivo de GAT). 2. Entrega oportuna de los paquetes de Recuperación Nutricional por parte del operador. 3. Controles efectivos en el seguimiento al programa por parte de nivel Regional (verificación de informes entregados mensualmente por el operador), nivel zonal según información enviada por Nutricionista. 4. Seguimiento a los programas según

información enviada por los Centros Zonales a Coordinadora Grupo Asistencia Técnica. Según acta de reunión No. 39 del 22 de Diciembre de 2014.

Demora en registro de los Grupos de la Regional y adjuntar soportes de cumplimiento de las actividades.





AC No. 1202. AI SIGE2012-BY001 La entidad

no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ARCHIVO: - Comité de Archivo regional no se reúne en la periodicidad establecida.Ej: acta del 04 de abril de 2011, acta 05 de julio de 2011,acta del 24 de Noviembre de 2011. Regional. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): expediente comunicaciones enviadas 2011 (según pestaña) Ej: Carpeta de actas comité COPASO Regional, CZ Soata: carpeta de audiencias en Juzgados año 2011,contrato No. 15/26/2010/330 CZ Tunja 2, carpetas de modalidad Fami Tunja 1 y Historias 1058355654; Hogares Infantiles, Hogares Sustitutos. CZ Sogamoso .CZ Chiquinquirá, - Carpetas sin foliar: expedientes de la oficina de atención al ciudadano C.Z. Tunja 2, HA RCN 30648141 ó 15K11100 010 2008 CZ Moniquira. - Carpetas con folios repetidos: expediente contrato No. 15/26/2010/330 CZ Tunja 2, Historias: 1051474567 (Folios:20=42; 14=21; 25=26) y 1057571244 (Folios 21=29=34) CZ Sogamoso, - Carpetas con foliación incompleta: Informes de comisión 2011 y fichas de capacitación 2011. (CZ Soata) y CZ Moniquirá. - Sin transferencia de archivos inactivos y eliminación CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá, - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central CZ Moniquirá. Tunja 1, CZ Chiquinquirá, - No aplicación de las TRD, en cuanto tiempo de retención y disposición de los registros. CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá - Carpetas con foliación incompleta: Ej. Faltan 40 folios de Informes RE Arcabuco CZ Moniquirá. - Archivos individuales: Hogares Sustitutos, Hogares Infantiles CZ Sogamoso, Tunja 1, CZ Chiquinquirá, - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: Cajas archivo años 2000, 2001 y sucesivos. CZ Sogamoso, - Archivos de gestión expuestos sin seguridad y en espacios reducidos: Archivo Atenc. Al Ciudadano CZ Sogamoso, CZ Chiquinquirá; - Documentos sin firma: acta de 6 y 7 de septiembre de 2011, noviembre 12 de 2011 CZ Tunja 1, - Documentos archivados sin orden cronológico: carpeta de actas de G.E.T 2011 folios 61 a 79. CZ Tunja 1, - Documentos sin diligenciamiento completo: acta sin incluir compromisos C.Z: Tunja 1, - Solicitudes de los CDP sin la dependencia solicitante, como lo establece el formato emitido por la Dirección financiera. -Sin aplicación de las TRD: Financiera, -Carpetas sin foliar, documentos mal archivados. Financiera -Requerimiento recibido por el empleador el 16/05/2011, sin radicación interna de la oficina de correspondencia ICBF. Financiera, FORMATO: - Actas de apertura de buzón entre enero y septiembre de 2012 con logo institucional Modificado. C.Z. Tunja 1 -Formato de Resolución de Constitución de Caja Menor modificado. Financiera. -Formato de Acta de visita con fecha mal diligenciada ESE Centro de Salud (09/02/10)Financiera, - Formatos desactualizados ej: plan de asistencia técnica, Actas de grupo administrativo de fechas 5 octubre 2011 Tunja 1, acta N°6 comisión de personal 2011.Regional - Formato con identidad visual del ICBF anterior a la autorizada C.Z.Tunja 1. - Buzón con identidad visual desactualizada, Regional y centros zonales, - Formatos con espacios sin diligenciar: acta sin incluir compromisos C.Z: Tunja 1, - No utilización de formatos establecidos por la entidad para el registro de actas de reunión (capacitación de asistencia técnica a operadores) y visitas de seguimiento (Fami) C.Z. Tunja 1, -Conciliación interareas del mes de Diciembre realizada en formato diferente al establecido (Financiera),

Se define fecha prevista de cierre para el 29 de Febrero de 2016.

Reformulada Marzo 11 de 2013 Fecha Prevista Cierre Diciembre de 2013 Reformulada Julio 30 de 2014 Evaluada 30 de Julio de 2014 y reformulada. No se cumple en su totalidad el tratamiento y no existe informe detallado del Grupo Administrativo para verificar avance real y situación actual en Gestión de Archivo Regional con la intervención por parte de UT actualmente trabaja en digitalización del archivo de la Regional. en la vigencia 2014 no se tiene soporte del Comité de Gestión de Archivo. Por tanto se requiere reformular la Acción Correctiva ya que no se tiene la certeza de la eliminación de las NC en su totalidad y la eliminación de las causas identificadas en el análisis de causa. Se requiere trabajar en el tema y presentar los avances correspondientes.

Se genera Nueva Gestión de la AC Se define fecha prevista de cierre para el 29 de Febrero de 2016.

No Seguimiento y apropiación por parte de los Responsables del Macroproceso y Proceso. No dedicación de tiempo trabajar en Isolucion Gestión AC Según Evaluación de Julio de 2014 Falta soporte Centro Zonal Sogamoso y Grupo Financiero. No registro de actividades adelantadas Grupo Jurídico. En comité Estratégico de Revisión por Dirección segundo semestre de 2013 realizado del 25 al 28 de Febrero de 2014 se solicitó a Coordinadora Grupo Administrativo presentar un avance detallado en Gestión de Archivo a Nivel Regional. No se presentó.




No Conformidad

Acción Implementada

Estado de

Avance

Logros

Dificultades

Ac 1214. AI SIGE2012-BY017

La entidad no planifica ni lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Inicio retrasado de la prestación del servicio en las modalidades Clubes Juveniles y Pre juveniles. - Sin cumplimiento de la planeación de los programas o modalidades. Ejemplo, PAE, no se ejecutó durante los meses de julio, agosto y septiembre de 2011.C.Z. Garagoa. - Sin inicio de la prestación del servicio de PAE, a marzo de 2012. CZ Garagoa, incumpliendo con lo establecido en PR07.PE01 Formulación de planes institucionales, G01.PE01 Guía formulación y seguimiento de la planeación institucional 2011, Procedimiento PR02.PE01 Programación metas sociales y financieras –nal, reg y sede nal., Procedimiento PR05.PA02 Ejecución y Control del Presupuesto, Procedimiento PR08.PA02 Elaboración y Presentación de Ejecución Presupuestal. Lineamientos Técnicos Clubes Juveniles y Pre juveniles - LM08.PE02 Junio de 2008. Procedimiento PR01.PM02 Asistencia Técnica Programas de Prevención. Lineamiento técnico para el desarrollo de la asistencia técnica en el marco de la política pública de infancia, adolescencia y familia LM10.PE02 -numeral 7.1.1. Plan de Asistencia Técnica (Res 4225 del 30/Sept/2009). G01.PE02 Guía Administración de Riesgos ICBF.

Generación Implementar y operar controles,.


Controles correspondientes a la regional operando

en el Proceso

Hallazgos no correspondientes a la Regional, pertenecen al Nivel Nacional.





Logros Dificultades

AC No. 1811. AI SIGE2012-BY

01. La Entidad no establece la metodología para la identificación, el análisis, evaluación de los riesgos y la identificación y evaluación de las opciones de tratamiento de los riesgos a los activos de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -Sin identificación de riesgos a los activos de información de la totalidad de los Centros Zonales de la Regional Boyacá.

Falta Nuevo Análisis de causa y definición de Plan de Acción Generado. Nueva Fecha Prevista de cierre junio 30 de 2015.

Reformulada Julio 11 de 2013 Fecha Prevista de Marzo 30 de 2014 Reformulada Julio 30 de 2014 Se requiere informe detallado de la situación actual de todos los Centros Zonales y Sede Regional en Gestión Documental organización y transferencia de archivo a la fecha. Para determinar y evaluar la eliminación de la causa identificada en el análisis de causa. El contrato de transporte a la fecha de la verificación aun no está legalizado, se encuentra en proceso. Es necesario trabajar en la acción de mejora para lograr oportunidad (por parte de las áreas que intervienen en el proceso precontractual y contractual) en la gestión más específicamente el contrato de referencia.

Según evaluación de Julio 30 de 2014 Se cumple el plan de tratamiento por parte de los Centros Zonales a excepción del Centro Zonal Miraflores quien no reporto avance y/o cumplimiento de la tarea asignada. No se encuentra finalizado y/o registrado el tratamiento por parte del Grupo Administrativo y se está a espera del informe solicitado en Comité Estratégico Ampliado de Revisión por Dirección realizado el pasado 25 al 28 de febrero, donde se recomendó y solicito a Coordinadora Grupo Administrativo verificar la situación actual de Gestión de Archivo con la intervención por parte de la UT a la fecha y el nuevo diagnóstico para los Centros Zonales y Sede Regional.

Tratamiento para ser aplicado primer semestre 2014, reportes parciales.





Logros Dificultades

Ac. 1865. AI SIGE2012-BY 17. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO - Sin verificación de la garantía de derechos. Ej. HA 1002300986. C Z. Cocuy. - Sin concepto integral del equipo interdisciplinario. Ej. HA 1002300986, 1049432101 C Z. Cocuy. - Sin auto de apertura de investigación: En la historia de Atención sin embargo en SIM registran la actuación. Peticiones 17001077, 17000897,17001165, 17001067, 17000254, CZ Otanche. - Sin valoraciones ordenadas por el DF.: petición 17000923. CZ Otanche - PARD sin concepto integral.: petición 17000897, 17000807, CZ Otanche - Comité de restablecimiento de derechos sin seguimiento a compromisos en comités anteriores. CZ Otanche - Sin evidencia en la HA del acta de verificación de derechos. Ej. HA 1002462579 C Z. Cocuy. REGISTRO - HA sin número de identificación: HA AXA0252674, CZ Otanche - Documentos en fax: folio 26 HA 1053328684, CZ Otanche -Sin evidencia en la HA de auto de apertura de investigación y Resolución de restablecimiento de derechos:17001077, 17000897, 17001165, 17001067, 17000254, CZ Otanche.

Nuevo Plan de Acción Generado.

Reformulada Julio 31 de 2013 Fecha Prevista Cierre Junio 30 de 2014 Verificación Julio 31 de 2014 Se orientó a correctivos, el Plan de Acciones solo se implementó en un Centro Zonal. La evidencia adjunta en el plan de Acciones no permite identificar si a la fecha se fortalece el seguimiento y monitorio de los procesos PARD. Evaluada 23 de Diciembre de 2014

Diciembre 23 de 2014 1. Fortaleció acompañamiento desde el Grupo Asistencia Técnica a todas las defensorías de familia de los Centros Zonales con el fin de tener claridad frente apropiación y aplicación de los Procesos y Procedimientos en los PARD, desde la conceptualización, principios rectores, derechos y libertades y protocolos de atención de acuerdo a la normatividad vigente. 2. Oportunidad en la verificación de derechos por parte de los Centros Zonales. 3. Adecuado registró de acuerdo a las rutas de atención en Centros Zonales. 4. Definición oportuna de los PARD de acuerdo a los términos establecidos por la Ley 1098 de 2006, para efectivo restablecimiento de derechos de los NNA. 5. Seguimiento a los compromisos anteriores fijados en los Centros Zonales en comités de Restablecimiento de Derechos reflejado en las últimas actas allegadas al Grupo de Asistencia Técnica. 6. Rango adecuado a la fecha en Indicadores SIM Beneficiarios. Se considera eficaz el tratamiento correspondiente a toda la Gestión de la Sede Regional y los Centros Zonales y considera pertinente el cierre de la AC, teniendo en cuenta que ya se relacionan controles de seguimiento efectivo a los procesos PARD. Se contrata los profesionales siguiendo indicaciones de Sede Nacional.

Resultado del Tratamiento registrado de manera tardía completo por parte Nivel zonal CZ Otanche y Regional Grupo de Asistencia Técnica. Lo cual impide la evaluación del tratamiento.





Logros Dificultades

Ac 1866. AI SIGE2012-BY 03.

La entidad no asegura que los cambios y estado de actualización de los documentos estén identificados: Ej.: Sin aplicación de la Planilla de control para préstamos de documentos en el archivo central. Regional

Generar Estrategia aplicación de Planilla de Control de Préstamos

Cerrada Junio 28

Centros Zonales utilizando Planilla de Control de Préstamos

Sin registro tratamiento, definido aplicar primer semestre 2014.

AC. 1867. AI SIGE2012-BY 13.

La Regional no ha tratado las entradas del SGSI en Revisión por Dirección. Regional

Tratar en comité la Entrada Faltante

Cerrada Mayo 23 de 2013

Revisión por dirección Completa

Ac 1868. AI SIGE2012-BY 25.

La entidad no ha identificado la totalidad de los activos de información. Ej.: UPS, Equipos de Cómputo, servidores y backup de las cámaras de vigilancia.

Realizar Correctivo Cerrada Julio 30 de 2013

Activos de Información de la Regional y Centros Zonales identificados y aprobados por el Nivel Nacional Subdirección de Recursos Tecnológicos, por parte de los responsables del ejercicio aplicación y apropiación de las instrucciones

No orientación del Nivel Nacional en ese momento, orientaciones tardías y cambientes.

Ac 1869. AI SIGE2012-BY 26.

La entidad no aplica la Guía para la Rotulación de la Información G10.MPA6 o de etiquetado para el manejo de la información de acuerdo al esquema de clasificación adoptado por la organización.

Nuevo Plan de Tratamiento Generado

Reformulada Julio 30 de 2013 Fecha Prevista de cierre 30 de junio de 2014 Reformulada el 27 de Junio de 2014 Nueva Fecha Prevista de Cierre Mayo de 2015

En Gestión

Según las últimas orientaciones recibidas por la Subdirección de Recursos tecnológicos de fecha Junio 24 de 2014 donde se establece realizar actualización de las Matrices de Activos, ajuste Matrices de Riesgos. No se puede considerar eficaz la aplicación de la Guía de Rotulación de Activos a la fecha, por tanto se requiere continuar trabajando en el Eje y definir nuevo plan de tratamiento para Aplicación Guía de Rotulación de Activos de información. Teniendo en cuenta las causas reales.





Logros Dificultades

Ac 1870. AI SIGE2012-BY 27. La entidad no asegura el retiro de acceso a los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -No se evidencio la gestión regional para el retiro de los derechos de acceso al correo interno institucional del ex funcionario identificado con CC: 79.538.596 retirado el 30 de Junio de 2012, se evidencio y comprobó el 19 de Noviembre de 2012.

Nueva Gestión a partir de la evaluación de Diciembre dos. Se logra coordinar actividades Grupo de Planeación y Sistemas y Grupo Administrativo y se define nuevo tratamiento. Fecha prevista de cierre Septiembre 30 de 2015

Fecha Prevista de cierre 31 de Julio de 2013 Fecha Prevista de Cierre Agosto de 2014 Verificación Diciembre 2 de 2014 Se requiere replantear nuevamente análisis de causa y garantizar la eliminación de la causa del problema. Para evitar que se presente nuevas inconsistencias en el Directorio Activo. Se requiere nuevo Plan de tratamiento y lograr el control para evitar la desactualización del Directorio Activo.

Seguimiento a Directorio Activo, avance en actualización de Directorio activo por parte de Nivel Nacional según solicitud de Regional.

La fecha prevista la estableció quien genero la acción correctiva. La gestión se realizó tarde, el nuevo plan de tratamiento se extiende más de la fecha prevista de cierre por tanto a la fecha se encuentra vencida. Sin registros de avance y/o cumplimiento de actividades por parte del Grupo Administrativo. Demora en los cambios solicitados a Mis para actualización de Directorio Activo. No cumplimiento por parte del Grupo Administrativo en las fechas del plan de Tratamiento definido.

AC.1871 AI SIGE2012-BY 29.

La entidad no asegura de controlar el acceso físico a personal no autorizado como se evidencio en el área de servidores. Ej.: puerta de ingreso cuarto de servidores sin seguro y no se evidencia estricto control de ingreso de equipos portátiles en el Centro Zonal Tunja 2 y Puerto Boyacá.

Instalar seguridad Cerrada 28 Junio de 2013

Mantener seguridad en Rack de comunicaciones

AC.1872 AI SIGE2012-BY 30.

La entidad no se asegura de mantener la integridad y disponibilidad de la información como se evidencio en la siguiente situación evidenciada: - En el contrato No 15/10/2011/279 se incumplió el numeral 41 el cual estable él envió mensual de Backup de copia de seguridad de las grabaciones del circuito cerrado de televisión al supervisor del contrato.

Fortalecer supervisión contrato de vigilancia

Cerrada 28 Junio de 2013

Mayor seguimiento a contrato de vigilancia





Logros Dificultades

AC 1874. AI SIGE2012-BY 32. La Entidad no controla la política de escritorio despejado y de pantalla despejada para los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -Ej.: Área Financiera. Regional. Defensoría de Familia. CZ Tunja 2

Tratamiento cargado y con avances

Reformulada el 29 de noviembre de 2013. Fecha prevista de cierre 28 de Febrero de 2015

En gestión avances registrados según plan de tratamiento.

AC 1875. AI SIGE2012-BY 16. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - No se ha dado inicio al programa de Recuperación Nutricional (Paquete) de acuerdo a lo establecido en el lineamiento de programación. C Z. Cocuy, CZ Otanche y CZ Puerto Boyacá. ASISTENCIA TECNICA - Sin evidencias de seguimiento, monitoreo, análisis y retroalimentación al desarrollo y ejecución de planes y programas preventivos. CZ Otanche y Cocuy - Sin evidencia de retroalimentación o planes de mejora de los operadores. CZ Otanche y Cocuy. - Sin informes cualitativos y cuantitativos de la ejecución presentados por el operador. CZ Otanche

CERRADA Diciembre 23 de 2014

Reformulada 31 de Julio Fecha Prevista Cierre Marzo 14 de 2014 Verificación 23 de Diciembre de 2014 Se cumple con el tratamiento definido para los Centros Zonales y Sede Regional. •

Según verificación de 23 Diciembre de 2014: Los CZ donde actualmente no opera la modalidad de atención recuperación Nutricional ambulatoria certificaron que no se requerían cupos en esta modalidad y que la poca población que podría llegar con problemas nutricionales seria atendidos en los programas regulares de ICBF, donde se garantiza un aporte nutricional mayor en su consumo diario en su ingesta diaria. •Regional Boyacá adelanto la contratación para la modalidad en las vigencias 2012 a 2014. •Teniendo en cuenta que se cumple el tratamiento, se logró contratación según necesidades para las vigencia 2012, 2013 y 2014 y que actualmente todos los centros zonales verificaron los posibles beneficiarios garantizando que no existe población si atender, se considera eficaz para dar cierre a la NC, superando durante las vigencias mencionadas la dificultad de contratación en esta modalidad de atención.

•No opera desde la vigencia 2012 el programa de RN Ambulatoria en los Centros zonales de El Cocuy, Soatá, Garagoa, Otanche, Puerto Boyacá, Miraflores.





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac 1908. AI SIGE2012-BY 10.

La entidad no mantiene los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia de los particulares que ejercen funciones públicas como se evidenció en la siguiente situación: - Sin evidencia de la capacitaciones a los operadores: HI, CZ Otanche.

Correctivo aplicado Cerrada Junio 28 de 2013

Seguimiento a documentos

AC. 1909 AI SIGE2012-BY 12.

La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin diagnósticos sociales situacionales actualizados afectando la conformidad de los criterios para la programación de metas sociales.CZ Otanche - Sin formulación del plan de asistencia técnica: CZ Otanche - Sin plan operativo específico para la motivación y vinculación de nuevas familias al programa de Hogares Sustitutos. CZ Puerto Boyacá.

Cerrada Julio 31 de 2014

Reformulada Julio 31 Fecha prevista cierre Marzo 31 de 2014 Cerrada Julio 31 de 2014

Según información registrada por los CZ los controles operacionales definidos al interior de cada equipo de trabajo están documentados y son efectivos. Se realiza seguimiento a los resultados de la Gestión Institucional. Se eliminan la causa identificada en el análisis de causa realizado. Se fortalece apropiación de las Herramientas de Seguimiento y Monitoreo a la Gestión desde el Grupo de Planeación y Sistemas en el Mes de Junio de 2014.

No oportunidad en el registro del resultado de las acciones en aplicativo isolucion

Ac 1910. AI SIGE2012-BY 24.

La entidad no determina acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia, como se evidenció en la siguiente situación: - No se se evidencio tratamiento de acciones preventivas con el fin de avaluar el SGSSI. - Sin tratamiento adecuado: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin respuesta por parte del responsable: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables. AP 449 - 2012, CZ Otanche

En gestión Fecha Prevista de Cierre Febrero 15 de 2015

Fecha Prevista cierre Noviembre 30 2013 Reformulada el 29 de Noviembre de 2013. Fecha prevista de cierre 15/02/2015

Avances registrados según tratamiento.

Con avances en el plan de tratamiento registrados.





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC 1911. AI SIGE2012-BY 23.

La entidad no se asegura de tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con el fin de evitar que vuelvan a ocurrir, como se evidenció en la siguiente situación: No se evidencio tratamiento de acciones correctivas con el fin de avaluar el SGSSI.

En gestión Fecha Prevista de Cierre Diciembre 15 de 2015

Fecha Prevista cierre Noviembre 30 2013 Reformulada el 29 de Noviembre de 2013. Fecha prevista de cierre 30 de Septiembre de 2014 Verificación 30 de Septiembre de 2014 Teniendo en cuenta que por las razones mencionadas en acta de reunión No. 16 de Fecha Junio 27 de 2014 Grupo de Planeación y Sistemas, donde se mencionan las razones por las cuales el eje no ha operado dentro de los términos programados por el Nivel Regional y teniendo en cuenta que a la fecha no se han evaluado la eficacia de los controles de las matrices de vulnerabilidad de los activos de información se considera necesario reformular la Acción de Mejora

Se continúa con la sensibilización desde el Nivel Regional Grupo de Planeación y Sistemas, no se ha evaluado el impacto de este acompañamiento en términos de resultados y apropiación de los colaboradores de Centro Zonal y Grupos en el eje. En la primera revisión por Dirección a Junio 2014 realizada última semana de Agosto no se evaluaron los Controles operacionales definidos en las matrices de vulnerabilidad, debido a que se encontraba en la primera fase de implementación del control. Matrices de Activos de Información y Matriz de vulnerabilidad de los mismos actualizada a Julio 31 de 2014.

Demora en las instrucciones de la implementación del Eje en el Nivel Nacional. Instrucciones variantes.





AC 1912. AI SIGE2012-BY 19. La entidad no realiza un seguimiento ni mide las características del servicio , para verificar que se cumplen sus requisitos, como se evidenció en las siguientes situaciones encontradas: - Sin seguimiento a los compromisos establecidos en el acta anterior Actas Comité de PARD: Enero 17, CZ Otanche - Sin asignación de responsables de compromisos ni fechas de realización de los mismos en las actas de Comité PARD: CZ Otanche

Nuevo Plan de Tratamiento Definido Fecha Prevista de Cierre Octubre 15 de 2015

Reformulada Julio 31 de 2013 Fecha prevista Cierre 30 Enero de 2014 Reformulada Julio 31 de 2014 En Verificación de Julio 31 de 2014 No todos los CZ acogen recomendaciones

Fortalecimiento y seguimiento desde el grupo de asistencia técnica en adecuado uso de la documentación SIGE.

Según muestra seleccionada desde el Grupo de Asistencia técnica no todos los Centros Zonales realizan seguimiento a compromisos anteriores, aun no apropian uso adecuado de la documentación específicamente el Acta de Reunión. No se apropia totalmente la cultura de consultar la documentación en intranet y no alterar esta documentación. Se requiere retomar la No Conformidad definir tratamiento para eliminar la causa identificada.

Ac 1945. AI SIGE2012-BY 02. La entidad no se asegura de controlar los registros en cuanto a identificación, almacenamiento, protección, disposición de los mismos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ARCHIVO: - Sin Identidad Visual institucional Ej.: Plan de capacitación. C Z. Cocuy. - Formato desactualizado: Ej.: - Archivos individuales: Ej.: Carpeta procedimientos de verificación trabajo social. C Z. Cocuy y CZ Otanche. - Sin transferencia de archivos inactivos y eliminación: CZ Otanche - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central: CZ Otanche, Puerto Boyacá. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Carpeta supervisiones HCB 2012 CZ, CZ Otanche - Documentos archivados sin orden cronológico: HA 1053328684, oficios en carpeta SNBF, CZ Otanche - Historias de Atención sin transferencia al archivo central: CZ Otanche - Documentos sin foliar: HA 1053328684, CZ Otanche - Documentos sin numeración consecutiva (Ej. Actas de comité restablecimiento de derechos de enero 17 y 25 de 2012), CZ Otanche. - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las Historias. CZ Otanche FORMATO: - Formatos desactualizados: Actas de GET, actas de conciliación CZ Otanche, plan de asistencia técnica, .CZ Otanche, Acta de capacitación agentes educativos del 26/01,28/02 y14/09/12. CZ Cocuy. REGISTRO - Documentos sin firma: Notificación de Resolución N. 23 petición N. 170000923. Oficio a Alcaldía de Pauna de enero 17 de 2012, CZ. Otanche, HA 1007202331, Auto 34 del 12/07/2012 sin firma de la Defensora y de la Psicóloga, Acta de reuniones sin número del 12/07/2012. Cz Puerto Boyacá. - Demanda firmada por la demandante en papelería del ICBF. Ej.: HA 1002703193, CZ Puerto Boyacá.

Fecha Prevista de Cierre Enero 20 de 2016

Fecha Prevista Cierre Junio 2014 Reformulada 27 de Junio de 2014

Por falta de informe general del Grupo Administrativo se desconoce el estado real de todos los Centros Zonales en tema de Gestión de archivo, se hace necesario continuar trabajando en el tema. Teniendo en cuenta nuevo contexto e indicaciones de transferencia de archivo enviado por Dirección Administrativa Sede Regional se requiere formular e implementar nuevo plan de acción.

Por falta de informe general del Grupo Administrativo se desconoce el estado real de todos los Centros Zonales en tema de Gestión de archivo, se hace necesario continuar trabajando en el tema. Teniendo en cuenta nuevo contexto e indicaciones de transferencia de archivo enviado por Dirección Administrativa Sede Regional se requiere formular e implementar nuevo plan de acción





AC. 1946 AI SIGE2012-BY 04. La

organización no estableció ni implementó programas para alcanzar sus objetivos y metas, como se evidenció en la siguiente situación: No se evidenciaron las gestiones del CZ para aportar en la construcción del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS) por parte del municipio. Ej.: CZ Puerto Boyacá.

Evidenciar la Gestión del CZ En participación y cumplimiento del pgirs


Gestión del CZ En participación y cumplimiento del pgirs

AC 1947 AI SIGE2012-BY 05. La entidad no ha proporcionado el recurso financiero y humano necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin asignación de recurso humano especializado para llevar a cabo la ejecución las actividades del Programa de Salud Ocupacional Vigencia 2012. Regional

Gestión para contratar Profesional SYSO


Profesional SYSO Contratado

Ac. 1948 AI SIGE2012-BY 06. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: Infraestructura inadecuada SEDE REGIONAL En inspección ocular realizada a los puestos de trabajo de los funcionarios identificados con c.c. 6.776.912, c.c.6.753.550, c.c.23.780.425, y c.c. 37.236.998 que laboran en el área de: Archivo central, administración de documentos, contratación, pagaduría, recaudo, contratistas y jurídica se evidencio: - Falta señalización para llegar al punto de encuentro en la parte externa. No se han establecido los controles operacionales para prevención de los riesgos identificados dentro de los LOCATIVOS: • Sin señalización, ni demarcación para llegar al punto de encuentro en la parte externa de las oficinas. • Falta de orden y aseo en los puestos de trabajo. • Extintores defectuosos que están ubicados a mas de 1,50 mts de altura. • Hacinamiento (relación espacio con puestos de trabajo) • Deficiente espacio destinado para la actividad - Escalera del área administrativa sin Cinta antideslizante y sin pasa manos al igual que la escalera para ingresar al área de la dirección. - Sin estudios de iluminación para establecer el control adecuado frente al riesgo identificado. CENTRO ZONAL TUNJA 2 - Hacinamiento en el área de Archivo. - No se está protegiendo la documentación y se no han establecido los controles necesarios para prevenir los riesgos identificados. - No se ha implementado controles que permitan mitigar riesgos al ingreso de esta área - Sin estudios de iluminación para establecer el control adecuado frente al riesgo identificado en los diferentes puestos de trabajo.

Nueva Gestión Fecha Prevista de Cierre Diciembre 15 de 2015

Fecha prevista cierre Julio 2014 Reformulada Julio 31 de 2014

Correctivos implementados

Según verificación Julio 31 de 2014 No se recibe respuesta positiva de la Sede Nacional para determinar Plan a seguir mitigar el hacinamiento en la Sede Regional. Por lo anterior se remite este hallazgo a Dirección Administrativa en Ac No. 4545. A la fecha no se ha presentado a la Dirección el estado evaluación e eficacia de los controles operacionales en la Matriz de Peligros SYSO. Por lo anterior para la Regional es necesario continuar trabajando e implementar todas las acciones necesarias para corregir la No Conformidad y eliminar las causas identificadas. ( a excepción del tema de hacinamiento el cual es competencia del Nivel Nacional, por aspectos de recursos y obras necesarias en la Sede Regional





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac. 1949 AI SIGE2012-BY 07. La entidad no asegura que los documentos y registros estén disponibles en su lugar de uso acuerdo con los requisitos establecidos en el numeral 4.5.4.donde la entidad debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros como se evidencio al solicitar los siguientes registros: - Falta e Disponibilidad de las HA por demora en la devolución por parte de los defensores de familia. Ejemplo: Registro de fecha 16/05/12/historia 213 y 214 de 2012, registro de 09/07/2012/historia 704 de 2011 y registro de 10/07/2012/historia 56 de 2005 ( no debe superar los 10 días para su devolución al archivo),

Nueva Fecha Prevista Cierre Diciembre 31 de 2015

Fecha prevista Cierre Junio 30 de 2013 Sin Verificación de tratamiento. Verificación Diciembre 18 de 2014 El control mejoro ya que ahora está presente, aun no se considera efectivo según lo manifestado por Coordinadora Grupo Administrativo (colaborador de Gestión de Archivo Regional) de acuerdo a verificación efectuada. Seguimiento al plan de tratamiento Acta de Reunión No. 36 de Fecha Diciembre 15 de 2014.

Nueva Gestión

Control mejora aun no es efectivo Continúan dificultades en Gestión de Archivo.

Ac. 1950 AI SIGE2012-BY 08. La entidad no ha establecido e implementado controles relacionados con equipos y servicios comprados en el caso de: - Programa de Mantenimiento preventivo para equipos, luminarias, instalaciones eléctricas, infraestructura. - No se evidenciaron las hojas de seguridad de los productos que se utilizan para el aseo a las instalaciones (hipoclorito, desengrasante).

Tratamiento Implementado Cerrada Julio 30 de 2014

Se considera eficaz teniendo en cuenta que Según reporte por parte de Coordinadora Administrativa (soporte isolucion) se supera la No Conformidad implementando tratamiento definido logrando mantenimiento en los Centros Zonales de Chiquinquirá y Moniquirá.

Labores de mantenimiento básico en los otros centros zonales según priorización en actividades de Todero Regional. Empresa de Aseo entrega a hojas y fichas de los productos de aseo para todos los Centros Zonales y Sede Regional. Las cuales ya se encuentran en su respectivo lugar.

Con tratamiento implementado.





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac 1951 AI SIGE2012-BY 09. La entidad no determina ni proporciona los recursos necesarios como se evidenció en la siguiente situación de la muestra aleatoria verificada: - Sin recursos para la ejecución de los programas: El coordinador es responsable de Atención al ciudadano y programa HI, CZ Otanche

En Gestión

Reformulada Junio 28 de 2013 Fecha Prevista Cierre Junio 2014 Cerrada Junio 27 de 2014

Para el Caso especifico de Centro Zonal Otanche se asigno el Profesional en mención a Oficina de Atención al Ciudadano. Se contrataron para la Vigencia 2014 dos colaboradores para Enlaces Primera infancia (Enlace Técnico, Enlace Operativo). Por tanto se redistribuyeron funciones, se figaron obligaciones. Para operación de los programar de la entidad. SE considera el tratamiento eficaz por parte de la Sede Regional ya que es Gestión oportuna con los recursos que posee. Se Genera Ac No. 4383 a Dirección de Gestión Humana para nombramiento de colaborador (es) del Centro Zonal Otanche.

Sin registros del tratamiento por parte del responsable Grupo Administrativo.

AC 1952 AI SIGE2012-BY 11. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS - Espacios inadecuados para la atención de los usuarios, sin accesibilidad para personas en condiciones de discapacidad: CZ Otanche - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación: CZ Otanche - Cuarto de sistemas sin aire acondicionado. CZ Puerto Boyacá. TRANSPORTE - Sin suministro del servicio de transporte para la constatación de denuncias, seguimiento a programas, asistencia técnica, actuaciones dentro del PARD: Inicio del servicio el 20 de noviembre de 2012, CZ Otanche y CZ Puerto Boyacá. VARIOS - Identificación institucional desactualizada (en sedes): CZ Otanche, Cz Puerto Boyacá. - Falta de extintores o carga vencida: CZ Otanche

En Gestión Fecha Prevista cierre Junio 30 de 2015 Cambia Contexto para la Regional teniendo en cuenta: Las instrucciones recibidas a través de correo electrónico de fecha 19 de Noviembre de 2014 de Amparo Cárdenas Cadena Coordinadora Grupo de Planeación administrativa, asunto: Tips de Contratación vigencias futuras 2014-2015 comunica: Contrato – Transporte Misional y Rutas: Este proceso contractual, se llevara a cabo desde la Sede de la Dirección General, adjudicándolo para 5 Macroregiones

Fecha Prevista Cierre Diciembre 31 2014 Verificada 18 de Diciembre de 2014 Reformulada Nuevo Plan de Tratamiento definido Se remite hallazgo para Sede Nacional AC No.5025 en lo correspondiente a: Descripción de los hechos: AI SIGE2012-BY 11. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: - VARIOS - Identificación institucional desactualizada (en sedes): CZ Otanche, Cz Puerto Boyacá. Teniendo en cuenta el análisis de causa esta actividad corresponde al Nivel Nacional pues actualmente la regional no cuenta con presupuesto para adelantar esta gestión.

Para mejorar la atención de las personas con discapacidad que se acercan a los CZ se activa protocolos de atención, y el equipo de Defensoría y/o profesional (es) competentes se desplazan al 1er piso para atender a quien requiera el servicio. Actualmente todos los cuartos donde se ubica los track de comunicaciones se encuentran con aires acondicionados. Los extintores a la fecha de verificación de la Ac se encuentran vigentes expiran en Enero de 2015. .

Para mejorar la ventilación en el Centro Zonal Otanche en la zona de archivo no se ha logrado realizar ninguna modificación de infraestructura ya que el inmueble en que funciona el Centro Zonal es en arriendo y ha sido compleja la solicitud al dueño del inmueble. En el caso de contrato de transporte no se realizó contrato en la vigencia 2014 ya que el proceso se vino abajo y no culmino. No se logra actualización de la identificación institucional en los CZ pese a las solicitudes realizadas a Nivel Nacional para coordinar las acciones correspondientes





Estado de Avance

Logros Dificultades

Ac 1953 AI SIGE2012-BY 14. La entidad no esta implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTROS: - Sin registro de todas las actuaciones en el aplicativo SIM.Ejm: SIM 1758568786,SIM 16701053. CZ Cocuy - Inconsistencias en el reporte del SIM: Petición 17001165. CZ Otanche - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM.: peticiones 17001061, 17001067, 17001031, CZ Otanche DIRECCIONAMIENTO: - Sin direccionamiento: Petición 17000870, CZ Otanche. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición.: petición 1700795, 17000732 CZ Otanche TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - No se realizan las fijaciones y des fijaciones de las denuncias anónimas. CZ Puerto Boyacá. - Sin evidencia de trámite a los anónimos: CZ Otanche. - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva. Ej.: SIM 1758571661. SIM 16701053 . CZ Cocuy COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: - Sin existencia del buzón durante más de un año CZ Puerto Boyacá. - Sin actas de apertura del buzón. CZ Puerto Boyacá, Cz Otanche - Sin evidencia de respuesta al peticionario: 17001077, 17001031 y 17000897, CZ Otanche - Sin apertura semanal del buzón: CZ Otanche

En Gestión Nueva Fecha Prevista de Cierre Enero 15 de 2016

Reformulada Agosto 30 de 2013 Fecha prevista de cierre 14 de Marza de 2014 Reformulada Julio 30 de 2014

Registro de los avances correspondientes en el plan de tratamiento.

Se observa que el seguimiento a PQRS se ha incrementado por parte de Centros Zonales y Regional y se han realizado ajustes se continua presentando inconsistencias según lo indica la retroalimentación recibida de Sede Nacional. No se finalizó el tratamiento en la feche prevista por lo cual se requiere terminar el acompañamiento por parte de la Sede Regional para garantizar la eliminación de la No Conformidad y la causa identificada.

Ac 1954 AI SIGE2012-BY 15. La entidad no implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: LEGALIZACIÓN DE CUENTAS. - Sin oportunidad en la legalización de cuentas de: HI contrato 15/26/2012/139, CZ Otanche. - Sin registro de las liberaciones de saldos en el análisis cualitativo de las metas sociales y financieros. Centro Zonal Puerto Boyacá. - Sin seguimiento y monitoreo a la ejecución presupuestal de HS por diferencias entre lo reportado y lo ejecutado en el CZ: EJ: El CZ Puerto Boyacá tiene 13 HS y reporta en ejecución de MSF 19. SUPERVISIÓN. - Sin seguimiento periódico a la ejecución de la modalidad: Sin registros de asistencia HI, CZ Otanche - Sin evidencia de la verificación a la ejecución y cumplimiento de los planes de mejoramiento: unidades de servicio HI Otanche y HI Pauna CZ Otanche. (8,2,3. aPLICA ESTE NUMERAL)

Tratamiento Implementado

Reformulada Julio 31 de 2013 Nueva Fecha Prevista Cierre Julio 31 de 2014 Cerrada Julio 31 de 2014

Según información Grupo Financiero mejoro oportunidad envió de documentación. CZ análisis cualitativo de Ejecución de Metas Sociales y Financieras a colaborador Grupo de Planeación y Sistemas. Los Centros Zonales registran en el tratamiento y aseguran que mantienen el control para adecuada liberación de saldos, control operacional en cada centro zonal. Los soportes detallados y específicos del tratamiento se encuentran publicados en la NAS, adjuntos a las tareas (según se habilito en isolucion), todas los soportes de las actividades se encuentran en cada Centro Zonal.





Logros Dificultades

AC 1955 AI SIGE2012-BY 18. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Sin soportes de los resultados consignados el informe de ejecución del SIM en el componente de salud y nutrición. C Z. Cocuy. - Sin reporte de avance en de Plan de Asistencia técnica. CZ Cocuy. -- Sin evidencie de las acciones realizadas para apoyar la implementación de los programas de emergencia (Preparación y respuesta ante emergencias) en la modalidad Hogar Infantil . CZ Cocuy - No se evidenció seguimiento a la implementación de las Guías de Mejores Prácticas ambientales por parte de los Hogares Infantiles (Abastecimientos, uso de recursos, generación residuos). C Z. Cocuy. - Sin reporte de avance en los diferentes planes institucionales: Plan de acción, capacitación y SIGE junio 2012, CZ Otanche - Sin seguimiento al TCP julio, agosto y septiembre 2012, CZ Otanche. - Sin seguimiento a los compromisos establecidos en el acta anterior: acta GET 28 de julio de 2012, CZ Otanche. - Sin asignación de responsables de compromisos ni fechas de realización de los mismos: actas GET junio 22 y julio 28 de 2012, CZ Otanche - Ausencia de controles al cierre de peticiones. Ej.: Derechos de petición respondidos dentro de los términos, sin cerrar en el SIM por más de tres meses. Ej.: Sim No 16502696 del 25/06/2012, respuesta el 9/07/2012 dentro de los términos. Se encuentra abierto a la fecha. Sim No 1758528480 del 12/06/2012, se dio respuesta el 28/06 está sin cerrar. CZ Puerto Boyacá

En Gestión Fecha prevista de cierre 30 de Marzo de 2015

Fecha Prevista Cierre Octubre 31 de 2013 Reformulada 29 de Noviembre de 2013 Nueva Fecha prevista de cierre 30 de Marzo de 2015

Tratamientos parciales registrados.

Falta registrar tratamiento por parte de los coordinadores Grupos de la Regional.

AC. 1956. AI SIGE2012-BY 20. La

entidad no mantiene los registros de la naturaleza de las no conformidades, como se evidenció en la siguiente situación: - Sin el registro del respectivo cierre conforme a lo establecido en el procedimiento: AP 449 - 2012, CZ Otanche; SNC 2184 y 2155 - Centro zonal Puerto Boyacá.

CERRADA Se cumple con el tratamiento definido correctivos y planes de acción, se observa según las actividades definidas y realizadas cumplimiento a reforzar y apropiar los procedimientos de acciones de mejora (AC, AP, SNC, NCS) y fortalecimiento a los colaboradores para manejo de la herramienta isolucion módulo de mejoramiento.

Fecha Prevista cierre Noviembre 30 de 2013. Reformulada 29 de Noviembre de 2013 Fecha prevista cierre 30 de Enero de 2015

De acuerdo verificación Febrero 27 de 2014: 1.Se fortalece acompañamiento a todos los colaboradores del C Zl y específicamente a los Promotores EPICO de CZ y Grupos de la Regional para mejorar la implementación y gestión de todas las AM. 2.Se fortalece el seguimiento a todas las AM con las alertas generadas desde el Grupo de Planeación y Sistemas y acompañamiento para este seguimiento, verificación y demás gestión desde la Regional con c/u de los responsables de Macro procesos/ Procesos. Según instrumento diseñado se encuentra apropiación de procedimientos y aplicativo isolucion por parte de coordinadores de CZ y Promotores EPICO de CZ y Grupos de la Regional





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC. 1957 AI SIGE2012-BY 21. La entidad no determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad del SGC impidiendo evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. - Inconsistencia en los datos de los indicadores reportados en el SIM, con relación a los resultados del análisis del centro zonal. EJ: Indicador MPA5-P2-03 está en 1.71 días, no coincide con el dato del centro zonal el cual está en 5.13 días, 113/22 denuncias en el mes de septiembre. este mismo indicador en julio arrojó un resultado de 13.18 días y en el SIM 0.61 días. CZ Puerto Boyacá. E42: No se evidencia que se tenga control sobre el promedio de días de las citas, el cual de acuerdo con lo visto no supera los 8 días en promedio. Cz Puerto Boyacá. - Sin Análisis a los resultados del TCP Puerto Boyacá, julio, agosto y septiembre 2012 CZ Otanche - Sin análisis de la tendencia de los resultados de los indicadores. Centro Zonal Puerto Boyacá, CZ Otanche. - Sin análisis de la ejecución de metas sociales CZ Otanche - Sin análisis de los planes Institucionales CZ Otanche - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados CZ Otanche

En gestión Nueva Fecha prevista de cierre 15 de Febrero de 2015.

Fecha Prevista Cierre Noviembre 30 de 2013 Reformulada el 29 de Noviembre de 2013. Nueva Fecha prevista de cierre 15 de Febrero de 2015.

Avances del tratamiento registrados

Falta registro actividades Centro Zonal y Grupo de la Regional.

AC.1958 AI SIGE2012-BY 22.

La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. - Sin evidencia de la formulación de acciones de mejora derivadas del seguimiento a los procesos. C Z. Cocuy, puerto Boyacá y Otanche

En Gestión Nueva Fecha Prevista de cierre 15 de Febrero de 2015

Fecha Prevista de Cierre Noviembre 30 de 2013 Reformulada el 29 de Noviembre de 2013. Nueva Fecha Prevista de cierre 15 de Febrero de 2015

Avances del tratamiento registrados periódicamente





Estado de Avance

Logros Dificultades

AC. 1959 AI SIGE2012-BY 28. La Entidad no cuenta con perímetros de seguridad para proteger las áreas que contienen información y servicios de procesamiento de información como se evidencio en la muestra aleatoria: - Archivo Central Centro Zonal: Ej. C.Z Tunja 2 - Centro de Cableado: Ej. Regional

El Plan de Tratamiento definido por la Regional se cumple en su totalidad. Desde la Regional se adelantó la Gestión pertinente para el Centro de Cableado Regional, no se recibió ninguna respuesta de la Sede Nacional siendo esto competencia y responsabilidad de este Nivel. Se cierra la Ac para la Regional y formula AC No.4382 para Dirección Administrativa.

Fecha prevista de cierre 30 de Junio de 2014. Cerrada Junio 27 de 2014

Se considera superado el hallazgo relacionado con el mobiliario para archivo el cual ya no aplica teniendo en cuenta mencionado en la Gestión de Administración de Archivos de la Sede Nacional.

No Conformidad Repetida por tanto aunque se cargo en isolucion profesional EPICO no aprobó por ser acuerdo de la regional, sin embargo desde el Nivel Nacional fue aprobada y publicada en isolucion por tanto a la fecha del comité no se había gestionado. Falta registro por parte del Grupo Administrativo.

Fuente Reporte isolucion Marzo 2015

La Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas presenta esta entrada detallando la información acción correctiva (toda la gestión) y tareas pendientes de la siguiente manera: Proceso de Gestión Humana

No. Descripción

%Avance

Plan de Ac.

Fecha previs

ta cierre

1949 Coordinadora Grupo Administrativo AI SIGE2012-BY 07. La entidad no asegura que los documentos y registros estén disponibles en su lugar de uso acuerdo con los requisitos establecidos en el numeral 4.5.4.donde la entidad debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros como se evidencio al solicitar los siguientes registros: - Falta e Disponibilidad de las HA por demora en la devolución por parte de los defensores de familia. Ejemplo: Registro de fecha 16/05/12/historia 213 y 214 de 2012, registro de 09/07/2012/historia 704 de 2011 y registro de 10/07/2012/historia 56 de 2005 ( no debe superar los 10 días para su devolución al archivo).

80.65% 31-Dic-15


18 Diciembre 2014: Aunque actualmente los Centro Zonales ya mejoraron el manejo de archivo y utilizan la planilla, no es efectivo el control según seguimiento a las planillas enviadas por los Centros Zonales no se cumple con la devolución de las HA en el término establecido, y el diligenciamiento de las planillas no se realiza en su totalidad. Tareas pendientes: José Ricardo Buitrago: (30/Ene/2015): Emitir Recomendaciones sobre control según planilla de préstamo Historia de Atención. Sin avance (30/Jul/2015): Seguimiento trimestral a las recomendaciones emitidas aplicación Planilla Préstamo de historias de Atención. Harold López: (27 Feb 2015). Emitir Recomendaciones sobre control según planilla de préstamo Historia de Atención sobre oportunidad devolución de las mismas. Gloria Medina (28 Feb 2015): Emitir Recomendaciones sobre control según planilla de préstamo Historia de Atención sobre oportunidad devolución de las mismas.




Harold López y Gloria Medina (15 Oct 2015): Verificación (trimestral) de la adecuada utilización del formato de planilla préstamo de HA en Centro Zonales en Asistencia Técnica en Centros Zonales, según programación y muestra definida.


29/07/2013: Sin entrega oportuna de dotación a SP por dificultad en etapa precontractual y contractual (oferentes que se presentan) • Sin Nombramiento del SP (psicólogo) para centro Zonal Soatá . Verificando la situación actual aun se presentan las causas identificadas, se requiere nuevo análisis de causas y nuevo tratamiento para asegurar la eliminación de las causas identificadas y la Superación de la No Conformidad 27/06/2014: Se cumple el tratamiento definido para la Acción Correctiva por parte del Nivel Regional, sin embargo es de aclarar que no es eficaz ya que no se recibe respuesta de la Sede Nacional referente a la solicitud de talento humano para la Regional. Referente a dotación de colaboradores se encuentra que las entregas siguen realizándose fuera de los términos definidos en la resolución 1222 del 16 de marzo de 2010 Por la cual se reglamenta el suministro de dotación de calzado y vestido de labor de los servidores públicos. Se redirecciona lo correspondiente a Talento Humano a la Dirección de Gestión Humana a través de la AC No. 4382.

Gestión Administrativa


No. Descripción %Av. P

A Fecha P.

cierre

1168 Nancy Rocio Forero Lozano:

La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad: -Sin entrega oportuna de dotación a servidores públicos. Ej: C.C 74.322.450,C.C 23.494.016,C.C 24.174.887,C.C 23.606.442. Regional. - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en la DF asuntos conciliables del CZ Soata, incumpliendo con la Resolución 1222 del 16/03/2010 Por la cual se reglamenta el suministro de dotación de calzado y vestido de labor de los servidores públicos, la NTCGP 1000:2009 Numeral 6.1 Provisión de recursos, PR03. Proceso de Protección.

72.73% 15-Ene-16

No. Descripción % Av. F.

P.cierre

1202 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos: Comité. de Archivo no se reúne en la periodicidad establecida. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Ej: Carpeta actas C. COPASO; CZ Soata: carpeta de audiencias en Juzgados de 2011, contrato 15/26/2010/330 CZ Tunja 2, carpetas mod. Fami Tunja 1, HA 1058355654; HI, HS. CZ Sogamoso y Chi/quirá, - Carpetas sin foliar: exped. oficina de at.al ciud. CZ Tunja 2, HA RCN 30648141 ó 15K11100 010 2008 CZ Moniquirá. - folios repetidos: contrato 15/26/2010/330 CZ Tunja 2, Historias: 1051474567 y 1057571244 CZ Sogamoso, - foliación incompleta: Informes de comisión 2011 y fichas de capacitación 2011.(CZ Soata y Moniquirá) - Sin transferencia de archivos inactivos y eliminación CZ Moniquira, CZ Chiquinquirà; - Tunja 1y Chiquinquirà, - No aplicación de las TRD. CZ Moniquira, CZ Chiquinquirà - foliación incompleta: Ej. Faltan 40 folios de Informes RE Arcabuco CZ Moniquira. - Archivos individuales: HI CZ Sogamoso, Tunja 1, CZ Chiquinquirà, - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: Cajas archivo años 2000, 2001 y sucesivos. CZ Sogamoso, - Archivos de gestión expuestos sin seguridad y en espacios reducidos: Archivo Atenc. Al Ciudadano CZ Sogamoso, CZ Chiquinquirà; - Documentos sin firma; - Documentos archivados sin orden cronológico: carpeta de actas de G.E.T 2011 folios 61 a 79. CZ Tunja 1, - Documentos sin diligenciamiento completo: acta sin incluir compromisos C.Z: Tunja 1, - Solicitudes de CDP sin la dependencia solicitante. -Sin aplicación de las TRD: Financiera, -Carpetas sin foliar, documentos mal archivados. Financiera -Requerimiento recibido por el empleador el 16/05/2011, sin radicación interna de la oficina de correspondencia ICBF. -Actas de apertura de buzón entre enero y sept/2012 con logo institucional Modificado C.Z. Tunja 1. -Formato de Resolución Constitución de Caja Menor modificado. Financiera. -Formato de Acta de visita con fecha mal diligenciada ESE Centro de Salud (09/02/10). - Formatos desactualizados ej: plan de AT, Actas de grupo admivo del 5/10/ 2011 Tunja 1, acta N°6 comisión de personal 2011. Regional - Formato con identidad visual del ICBF anterior a la autorizada C.Z.Tunja 1. - Buzòn con identidad visual desactualizada, Regional y centros zonales, - Formatos con espacios sin diligenciar: acta sin incluir compromisos C.Z: Tunja 1, - No utilización de formatos establecidos por la entidad para el registro de actas de reunión (capacitación de asistencia técnica a operadores) y visitas de seguimiento (Fami) C.Z. Tunja 1, -Conciliación interareas del mes de Diciembre realizada en formato diferente al establecido (Financiera).

43.56% 29-Feb-16




11/03/2013: No se relaciona ni detalla la evidencia del cumplimiento de las Acciones definidas dentro del Plan de Acciones. No se observa el avance en la gestión para superar la NC. 30/07/2014: Se observa cumplimiento del tratamiento por parte de los CZ, falta soporte Centro Zonal Sogamoso y Grupo Financiero. No registro de actividades adelantadas Grupo Jurídico. No se están aplicando en su totalidad las normas de archivística, por falta de compromiso por parte de los Servidores Públicos y Contratistas, débil acompañamiento brindado por la Regional y Sede Nacional. No se cumple en su totalidad el tratamiento y no existe informe detallado del Grupo Administrativo para verificar avance real y situación actual en Gestión de Archivo Regional; con la intervención por parte de UT actualmente trabaja en digitalización del archivo de la Regional; en la vigencia 2014 no se tiene soporte del Comité de Gestión de Archivo. Por tanto se requiere reformular la AC ya que no se tiene la certeza de la eliminación de las NC en su totalidad y la eliminación de las causas identificadas en el análisis de causa. Ricardo Buitrago (15/Dic/2014): Capacitar a los colaboradores sobre Gestión de Archivo y aplicación Guía de Gestión Documental. Sin avance. Ricardo Buitrago (30/Nov/2015): Invitar y Programar periódicamente a Comité de Archivo (Enero, Marzo, Mayo, Julio, Septiembre, Noviembre). Sin avance. Ricardo Buitrago (15/Dic/2014): Transferir a Sede Nacional archivo correspondiente a CZ T2 y Moniquirá vigencias 1995 a 2005 Historias de Atención y Expedientes extrajudiciales. Sin avance.

Gestión Tecnológica

No. Descripción %Av. PA Fecha P cierre

1181 AI SIGE2012-BY003. La Regional no determina ni proporciona los recursos para aumentar la satisfacción del cliente, mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia, y efectividad: SERVICIOS DE APOYO: - Sin unidad de correspondencia: CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá, - Sin servicio de fotocopias: C.Z. Soata, Garagoa, CZ Moniquirá, C.Z. Tunja 2, CZ Duitama., Tunja 1., CZ Chiquinquirá, -Sin recursos suficientes para la función archivística, (archivos, estantes, cajas, carpetas, ganchos) (CZ Garagoa) CZ Duitama. - Sin estantes adecuados que garanticen el adecuado archivo. Tunja 1, - Sin fluido eléctrico durante la auditoria. CZ Moniquirá, - Falta mobiliario de la dotación del CZ y mobiliario obsoleto. Ej. CZ Moniquirá, - Sin unidad de archivo CZ Moniquirá, CZ Chiquinquirá, TRANSPORTE: - Sin suministro del servicio de transporte para constatación denuncias, seguimiento a programas, asistencia técnica, actuaciones dentro del PARD: Centro Zonal Soata, Garagoa (Insuficiente, una semana al mes), CZ Moniquirá, CZ Tunja 2. (una semana al mes) CZ Duitama, Tunja 1, CZ Chiquinquirà, -Sin mantenimiento y provisión de gasolina a la motocicleta CZ Moniquirá.

95.83% 30-Jun-15


11/03/2013: No se elimina la causa identificada. 30/07/2014: Se cumple el plan de tratamiento por parte de los CZ a excepción del CZ Miraflores quien no reporto avance y/o cumplimiento de la tarea asignada. No se encuentra finalizado y/o registrado el tratamiento por parte del Grupo Administrativo y se está a espera del informe solicitado en Comité Estratégico Ampliado realizado en febrero, donde se recomendó y solicito a Coordinadora Grupo Administrativo verificar la situación actual de Gestión de Archivo con la intervención por parte de la UT a la fecha y el nuevo diagnóstico para los CZ y Sede Regional. El contrato de transporte a la fecha de la verificación aún no está legalizado, se encuentra en proceso. Es necesario trabajar en la acción de mejora para lograr oportunidad (por parte de las áreas que intervienen en el proceso precontractual y contractual).




No. Descripción % Av. PA Fecha P cierre

1870 Nancy Rocio Forero Lozano:

AI SIGE2012-BY 27. La entidad no asegura el retiro de acceso a los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -No se evidenció la gestión regional para el retiro de los derechos de acceso al correo interno institucional del ex funcionario identificado con CC: 79.538.596 retirado el 30 de Junio de 2012, se evidencio y comprobó el 19 de Noviembre de 2012.

0% 30-Sept-2015


02/Dic/2014: Verificando el tratamiento se encuentra que no se logró en totalidad su eficacia ya que a la fecha aún se presenta diferencias con los colaboradores trasladados a otras Regionales que aparecen el Regional Boyacá afectando isolucion; débil seguimiento a Directorio Activo y las respuestas de MIS por parte del Grupo Administrativo. Se requiere replantear nuevamente análisis de causa y Plan de tratamiento para garantizar la eliminación de la causa del problema. Se requiere lograr el control para evitar la desactualización del Directorio Activo. Leila P. Rojas (31/03/2015): Comunicar de manera inmediata las novedades de la Planta de la Regional al colaborador GA G58. Avance (6 Febrero 2015). Mensualmente se envía a ingenieros de sistemas y G58 la planta actualizada con los servidores y contratistas activos en la regional. En el mes de diciembre se envió mediante correo electrónico de fecha 18 de diciembre de 2014. Jean Marcel Cabrero (31/03/2015): De acuerdo a novedades reportadas solicitar los cambios necesarios a MIS. Avance (6 Febrero 2015) de acuerdo a los cambios en el directorio activo, se solicitan a MIS las actualizaciones del caso mediante correo electrónico. Miguel A. Casas (31/03/2015): Generar alarmas periódicas al Grupo Administrativo a través de seguimientos en Directorio Activo y demás visitas realizadas a Centro Zonal. Avance (6 Febrero 2015): Se generaron alarmas mediante correos a Administrador G58 sobre novedades observadas en el Directorio activo. Nancy Rocio Forero Lozano (30/04/2015): Informar a la Dirección del cumplimiento de las actividades de la AC, seguimiento al Directorio Activo oportuno.

No. Descripción % Av.

PA

Fecha P

cierre

1869 AI SIGE2012-BY 26. La entidad no aplica la Guía para la Rotulación de la Información G10.MPA6 o de etiquetado para el manejo de la información de acuerdo al esquema de clasificación adoptado por la organización.

66.67% 15-Mayo -15


30/07/2013: A la fecha prevista de cierre de la AC, no se tienen rotulados los activos de información. No se cumple el tratamiento en su totalidad y no se logra el producto Activos de Información Rotulados, aun no se elimina las causas identificadas. No apropiación de la Guía de Rotulación de activos de Información para aplicarla en los Activos ya identificados. 27/06/2014: Según Acta de Reunión No. 16 del 27 de Junio de 2014 se realiza seguimiento al plan de Tratamiento definido para la AC y su eficacia, donde se identifica la necesidad de reformular la AC. Diferentes Orientaciones, instrucciones cambiantes, para levantamiento de Activos de Información, última instrucción para depuración y actualización de activos de información el mes de Julio de 2014, lo cual no permite inicio de rotulado de información. No se puede considerar eficaz la aplicación de la Guía de Rotulación de Activos a la fecha, por tanto se requiere continuar trabajando en el Eje y definir nuevo plan de tratamiento para Aplicación Guía de Rotulación de Activos de información, teniendo en cuenta las causas reales.




Plan de Acción Luis Eduardo Herrera (31/08/2014): Actualización y depuración Activos de información según últimas Instrucciones de la Subdirección de Recursos Tecnológicos. Avance 30/10/2014: Se realizó la actualización y depuración de los activos de información para los 12 CZ y 5 grupos de la regional , se enviaron a Centros zonales y grupos para su apropiación Luis Eduardo Herrera (15/01/2015): Orientar y apoyar a los Centros Zonales y Grupos de la Regional para la apropiación de la Guía de Rotulación Activos de Información, a través de acompañamiento en la Sede Regional, y videoconferencias Lync con los coordinadores de Centros Zonales y promotores EPICO. Avance 30/10/2014: Se realiza apoyo mediante correos electrónicos a los colaboradores de la regional enviando las plantillas y guías para su aplicación. Miguel Angel Casas (15/01/2015): Verificación Aplicación Guía de Rotulación de Activos según Matriz de Activos de Información Aprobada, con el apoyo de los promotores EPICO (según muestra definida por Grupo de Planeación y Sistemas). Avance 30/10/2014: Se realiza visitas a CZ Chiquinquirá, Duitama, Sogamoso, Garagoa y regional, en compañía de la ingeniera Lider SGSI sede nacional


PA Fecha P.

cierre

1811 Amira Soracá Reyes: AI SIGE2012-BY 01. La Entidad no establece la metodología para la identificación, el análisis, evaluación de los riesgos y la identificación y evaluación de las opciones de tratamiento de los riesgos a los activos de información: -Sin identificación de riesgos a los activos de información de la totalidad de los Centros Zonales de la Regional Boyacá.

64.29% 15 Mayo 2015


30/07/2013: A la fecha de verificación solo se cuentan con los Activos de Información aprobados por el Nivel Nacional Subdirección de Recursos Tecnológicos, no se han recibido instrucciones para el tema de Riesgos en el EJe de Seguridad de la Información. No se han recibido instrucciones por parte de la Subdirección de Recursos Tecnológicos para los Riesgos Eje Seguridad de la Información. No se cumple el tratamiento en su totalidad, no se encuentra relacionadas evidencias que permitan identificar la eliminación de la causa identificada. No se cuenta con las matrices de Riesgo actualizadas. 27/06/2014: Teniendo en cuenta Acta de Reunión No. 16 de Fecha Junio 27 de 2014, donde se realiza recorrido a la Gestión de la AC con todas las indicaciones enviadas para el Eje de Seguridad de la información, no se considera Eficaz ya que a la fecha Subdirección de Recursos Tecnológicos requiere realizar actualización y depuración de las Matrices de Activos de información, por tanto se modificaran las matrices de Riesgos del Eje y se iniciara nuevamente con la aplicación de la Guía de Rotulado de Activos de información, aplicando los nuevos criterios para el ejercicio. Diferentes Orientaciones, instrucciones cambiantes, para levantamiento de Activos de Información, última instrucción para depuración y actualización de activos de información el mes de Julio de 2014, lo cual limita la Gestión de Riesgo de la Entidad. 31/08/2014: Actualización y Depuración Activos de información según últimas Instrucciones (Julio) de la Subdirección de Recursos tecnológicos. 30/10/2014: Se realizó Actualización y depuración de activos de información según últimas instrucciones (Julio) de la SRT

31/08/2014: Levantamiento (identificación, valoración y evaluación) de Mapas de Riesgos Eje Seguridad de la información. 30/10/2014: Se realizó la identificación, valoración y evaluación de mapa de riesgos para los 12 CZ y 5 Grupos de la Regional.




31/12/2014: Fortalecer la apropiación de la Metodología para la identificación, el análisis y evaluación de los riesgos a los Grupos de la Regional y Centros Zonales (acompañamiento en aplicación metodología). Junio 2014: Se realizó taller Gestión de Riesgo para apropiar a los promotores EPICO de Grupo y Centros Zonales de la Metodología Gestión de Riesgo correspondiente a la G1 MPE2 Guía Administración de Riesgos v8. Acta de Reunión No. 15 Fecha 11 al 13 de Junio de 2014. 15/01/2015: Realizar seguimiento a los reportes de los Centros Zonales en Ejecución de los Controles Operacionales Mapas Eje Seguridad de la información. 7/11/2014 Se reporta a sede Nacional la ejecución de controles operacionales por centros zonales y de grupos regionales en sitio. 15/05/2015: Presentar avances Administración de Riesgos Eje Seguridad de la Información en Comité Estratégico Gestión del Riesgo. 7/11/2014: Los mapas regionales fueron aprobados a 31 de Julio y el comité se realizó la última de agosto donde se decidió que se verificaría esta entrada en próximo comité ampliado dado que solo llevaba 20 días de haberse dado a conocer.

Evaluación Monitoreo y Control de la Gestión


PA Fecha P.

cierre

1957 Amira Soracá AI SIGE2012-BY 21. La entidad no determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad del SGC impidiendo evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. - Inconsistencia en los datos de los indicadores reportados en el SIM, con relación a los resultados del análisis del centro zonal. EJ: Indicador MPA5-P2-03 está en 1.71 días, no coincide con el dato del centro zonal el cual está en 5.13 días, 113/22 denuncias en el mes de septiembre. este mismo indicador en julio arrojó un resultado de 13.18 días y en el SIM 0.61 días. CZ Puerto Boyacá. E42: No se evidencia que se tenga control sobre el promedio de días de las citas, el cual de acuerdo con lo visto no supera los 8 días en promedio. Cz Puerto Boyacá. - Sin Análisis a los resultados del TCP Puerto Boyacá, julio, agosto y septiembre 2012 CZ Otanche - Sin análisis de la tendencia de los resultados de los indicadores. Centro Zonal Puerto Boyacá, CZ Otanche. - Sin análisis de la ejecución de metas sociales CZ Otanche - Sin análisis de los planes Institucionales CZ Otanche - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados CZ Otanche

97,67% 15-feb-15


29 Nov 2013: Aunque el tratamiento se implementa no se observa se elimina las causas identificadas. Se observa evidencias del tratamiento implementado, pero no se observa eliminación de las causas identificadas, por tanto se requiere fortalecer las acciones correspondientes. Inexistencia de controles efectivos para el seguimiento a los Macro procesos y Procesos al interior del Centro Zonal y Grupos de la Regional. 13/Feb/2015: Aunque la mayoría de los Centros Zonales afirman el cumplimiento del tratamiento y adjuntan soporte de las actas a excepción de Centro Zonal Sogamoso, en la socialización herramientas de medición a los procesos al interior de la entidad. A través de los resultados del Tablero de Control se puede observar que aún no se considera efectivo el seguimiento a los macro procesos y procesos ya que continuaron muchos indicadores para el segundo semestre en estado crítico. Igual situación se presenta para algunos grupos de la Regional donde no se encuentra soporte de las actividades realizadas. Los contextos cambiaron como es el caso de Profesional de Atención al ciudadano en la Regional, ya que a la fecha no se cuenta con ningún colaborador que lidere el proceso como está establecido. Por tanto se requiere continuar trabajando en la Acción de mejora de acuerdo a los resultados




No. Descripción %Av. PA

Fecha P. cierre

1958 Amira Soracá

AI SIGE2012-BY 22. La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. - Sin evidencia de la formulación de acciones de mejora derivadas del seguimiento a los procesos. C Z. Cocuy, puerto Boyacá y Otanche

100% 15-feb-15


29/Nov/2013: Aunque el tratamiento se cumple, los resultados de la Regional a través de los indicadores no logran el punto adecuado u optimo, por tanto se visualiza que todas las causas identificadas según análisis de causa no se eliminan, por tanto se requieren seguir trabajando en apropiación de los procedimientos para la mejora. El tratamiento implementado no elimina la totalidad de las causas identificadas en el análisis. No se observa en isolucion las acciones de mejora generadas del seguimiento a todos los macroprocesos/procesos 13/Feb/2015: Se cumple en su totalidad el tratamiento y se logra un seguimiento permanente para generar alarmas tempranas desde el Nivel Regional a todos los Niveles Regional y Zonal. Aun se considera falta sensibilización en los colaboradores sobre las bondades de las Acciones de Mejora como herramienta de Gestión. Se requiere continuar trabajando en apropiación a los colaboradores en toda la entidad sobre estas herramientas para la mejora de los Macroprocesos y Procesos como apoyo a la gestión de la entidad. De acuerdo con el nuevo rumbo que toma la entidad con la reorganización del Sistema integrado de Gestión a través de la resolución 268 de Enero 26 de 2015 se trabajara con una mayor certidumbre en los roles desde los Niveles Regional y Zonal con estas herramientas.

Mejoramiento Continuo


Fecha P. cierre

1911 Amira Soracá

AI SIGE2012-BY 23. La entidad no se asegura de tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con el fin de evitar que vuelvan a ocurrir, como se evidenció en la siguiente situación: No se evidencio tratamiento de acciones correctivas con el fin de avaluar el SGSSI.

69.23% 15-Dic-15


29 Nov 2013: En la ultima revisión por Dirección correspondiente a Enero Julio 2013 se evaluó el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se esta implementando según lineamientos de la Sede Nacional según declaración de aplicabilidad de la norma. Teniendo en cuenta que los productos del Eje de seguridad de la información no se lograron en su totalidad esta vigencia debe continuarse trabajando según line Sede Nacional, para poder determinar y evaluar eficacia y eficiencia del eje Seguridad de la Información. Falta implementar en su totalidad la Matriz de Aplicabilidad ISO 2001:200 para evaluar eficacia de los controles. 30 Sept 2014: Se continua con la sensibilización desde el Nivel Regional Grupo de Planeación y Sistemas, no se ha evaluado el impacto de este acompañamiento en términos de resultados y apropiación de los colaboradores de Centro Zonal y Grupos en el eje. En la primera revisión por Dirección a Junio 2014 realizada última semana de Agosto no se evaluaron los Controles operacionales definidos en las matrices de vulnerabilidad, debido a que se encontraba en la primera fase de implementación del control. Matrices de Activos de Información y Matriz de vulnerabilidad de los mismos actualizada a Julio 31 de 2014.





Fecha P. cierre

1910 Amira Soracá Reyes

AI SIGE2012-BY 24. La entidad no determina acciones para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia, como se evidenció en la siguiente situación: - No se evidencio tratamiento de acciones preventivas con el fin de avaluar el SGSSI. - Sin tratamiento adecuado: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin respuesta por parte del responsable: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora: AP 449 - 2012, CZ Otanche - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables. AP 449 - 2012, CZ Otanche

100% 15-feb-15


29 Nov 2013: No se observa la eliminación de la causas identificadas. Aunque el tratamiento se cumple no se considera eficaz para eliminar causa identificada en el análisis realizado. No seguimiento de las AM por parte de los Responsables de Grupos y Centros Zonales. 13 Feb 2015: Se cumple en su totalidad el tratamiento definido en la Acción de Mejora, se logra un seguimiento permanente para generar alarmas tempranas desde el Nivel Regional a todos los Niveles Regional y Zonal. Aun se considera falta sensibilización en los colaboradores sobre las bondades de las Acciones de Mejora como herramienta de Gestión. Se requiere continuar trabajando en apropiación a los colaboradores sobre estas herramientas y apoyarse en el nuevo rumbo que toma la entidad con la reorganización del Sistema integrado de Gestión a través de la resolución 268 de Enero 26 de 2015.

Evaluación y Monitoreo

No. Descripción %Av. P. A. F. P. cierre

1955 A: Director Regional

AI SIGE2012-BY 18. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Sin soportes de los resultados consignados el informe de ejecución del SIM en el componente de salud y nutrición. C Z. Cocuy. - Sin reporte de avance en de Plan de Asistencia técnica. CZ Cocuy. -- Sin evidencie de las acciones realizadas para apoyar la implementación de los programas de emergencia (Preparación y respuesta ante emergencias) en la modalidad Hogar Infantil . CZ Cocuy - No se evidenció seguimiento a la implementación de las Guías de Mejores Prácticas ambientales por parte de los Hogares Infantiles (Abastecimientos, uso de recursos, generación residuos). C Z. Cocuy. - Sin reporte de avance en los diferentes planes institucionales: Plan de acción, capacitación y SIGE junio 2012, CZ Otanche - Sin seguimiento al TCP julio, agosto y septiembre 2012, CZ Otanche. - Sin seguimiento a los compromisos establecidos en el acta anterior: acta GET 28 de julio de 2012, CZ Otanche. - Sin asignación de responsables de compromisos ni fechas de realización de los mismos: actas GET junio 22 y julio 28 de 2012, CZ Otanche - Ausencia de controles al cierre de peticiones. Ej.: Derechos de petición respondidos dentro de los términos, sin cerrar en el SIM por mas de tres meses. Ej.: Sim No 16502696 del 25/06/2012, respuesta el 9/07/2012 dentro de los términos. Se encuentra abierto a la fecha. Sim No 1758528480 del 12/06/2012, se dio respuesta el 28/06 está sin cerrar. CZ Puerto Boyacá

65.38% 30-mar-15


29/Nov/2013: No se observa la eliminación de la causas identificadas, los controles implementados aun no son efectivos. No existen controles efectivos en el seguimiento a Macroprocesos y Procesos en Nivel Regional y Zonal.




Plan de trabajo. GPyS

Generar alarmas mensuales a la Dirección Regional según resultados de monitoreo y evaluación en

seguimiento a Macroprocesos y Procesos: Reportado a la fecha.

28-Febr-2014. Nancy Rocio Forero, Gloria Monsalve, Jacqueline Jiménez, Jenny Alexandra Mariño:

Generar estrategia de seguimiento a Macroprocesos y Procesos al interior del Grupo de Trabajo. Dar

a conocer esta estrategia en Comité Estratégico Básico, relacionando actividades, responsables y

fechas de reporte del seguimiento a Macroprocesos y Procesos en las herramientas definidas

(planes operativos, TDC, Isolucion, matrices de Riesgos). Sin avance

31-Dic-2014. Presentar efectividad de la estrategia trimestralmente en Comité Básico Estratégico. Sin avance

Atención a Peticiones quejas Reclamos y Sugerencias


PA F. P. cierre

1953 A. Director Regional: AI SIGE2012-BY 14. La entidad no esta implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTROS: - Sin registro de todas las actuaciones en el aplicativo SIM. Ejm: SIM 1758568786,SIM 16701053. CZ Cocuy - Inconsistencias en el reporte del SIM: Petición 17001165. CZ Otanche - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM.: peticiones 17001061, 17001067, 17001031, CZ Otanche DIRECCIONAMIENTO: - Sin direccionamiento: Petición 17000870, CZ Otanche. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición.: petición 1700795, 17000732 CZ Otanche TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - No se realizan las fijaciones y desfijaciones de las denuncias anónimas. CZ Puerto Boyacá. - Sin evidencia de trámite a los anónimos: CZ Otanche. - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva. Ej.: SIM 1758571661. SIM 16701053 . CZ Cocuy COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: - Sin existencia del buzón durante más de un año CZ Puerto Boyacá. - Sin actas de apertura del buzón. CZ Puerto Boyacá, Cz Otanche - Sin evidencia de respuesta al peticionario: 17001077, 17001031 y 17000897, CZ Otanche - Sin apertura semanal del buzón: CZ Otanche

91.67% 15-Ene-16


30/08/2013: Aunque se encuentra soporte de las actividades realizadas no se supera la No Conformidad. Los indicadores de TDC a Julio 31 para el Proceso de Gestión de Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, Indicador E-40 registra Estado Critico para Centro Zonal Otanche y Estado en Riesgo para Centro Zonal Puerto Boyacá. Por tanto el tratamiento no se considera Eficaz, no se eliminan las causas identificadas. 30/07/2014: Teniendo en cuenta que el tratamiento definido en la Acción de Mejora continúa aplicándose y se tienen actividades de acompañamiento programadas por los colaboradores del GAT se requiere reformular la acción de mejora. Se observa que el seguimiento a PQRS se ha incrementado por parte de Centros Zonales y Regional y se han realizado ajustes pero se continúa presentando inconsistencias. No se finalizó el tratamiento en la fecha prevista por lo cual se requiere terminar el acompañamiento por parte de la Sede Regional para garantizar la eliminación de la No Conformidad y la causa identificada.




Plan de acción (CGPyS): Realizar encuentro de responsables del proceso de Gestión de atención de Peticiones Quejas Reclamos y Sugerencias de Centros Zonales y Sede Regional. Realizar seguimiento y retroalimentación mensual a los responsables del proceso de Gestión y Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en CZ y Regional. Presentar los resultados de seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias realizados desde el Nivel Regional en Comités Estratégicos con resultado Indicadores TDC.


No. Descripción

%Avance Plan

de Ac.

Fecha P.

cierre

1952 A: Director Regional AI SIGE2012-BY 11. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS - Espacios inadecuados para la atención de los usuarios, sin accesibilidad para personas en condiciones de discapacidad: CZ Otanche - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación: CZ Otanche - Cuarto de sistemas sin aire acondicionado. CZ Puerto Boyacá. TRANSPORTE - Sin suministro del servicio de transporte para la constatación de denuncias, seguimiento a programas, asistencia técnica, actuaciones dentro del PARD: Inicio del servicio el 20 de noviembre de 2012, CZ Otanche y CZ Puerto Boyacá. VARIOS - Identificación institucional desactualizada (en sedes): CZ Otanche, CZ Puerto Boyacá. - Falta de extintores o carga vencida: CZ Otanche

36.36% 30-Jun-15


18/Dic/2014: Según seguimiento del Grupo Administrativo (Acta de Reunión No. 36 de fecha lunes 15 de diciembre de 2014) se decide reformularla. . Se remite hallazgo para Sede Nacional AC No.5025 en lo correspondiente a: Descripción de los hechos: AI SIGE2012-BY 11. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: - VARIOS - Identificación institucional desactualizada (en sedes): CZ Otanche, Cz Puerto Boyacá. Teniendo en cuenta el análisis de causa esta actividad corresponde al Nivel Nacional pues actualmente la regional no cuenta con presupuesto para adelantar esta gestión




No. Descripción %Avance

PA Fecha P.

cierre

1948 A Directora Regional: AI SIGE2012-BY 06. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio: Infraestructura inadecuada SEDE REGIONAL En inspección ocular realizada a los puestos de trabajo de los funcionarios identificados con c.c. 6.776.912, c.c.6.753.550, c.c.23.780.425, y c.c. 37.236.998 que laboran en el área de: Archivo central, administración de documentos, contratación, pagaduría, recaudo, contratistas y jurídica se evidencio: - Falta señalización para llegar al punto de encuentro en la parte externa. No se han establecido los controles operacionales para prevención de los riesgos identificados dentro de los LOCATIVOS: • Sin señalización, ni demarcación para llegar al punto de encuentro en la parte externa de las oficinas. • Falta de orden y aseo en los puestos de trabajo. • Extintores defectuosos que están ubicados a mas de 1,50 mts de altura. • Hacinamiento .• Deficiente espacio destinado para la actividad - Escalera del área administrativa sin Cinta antideslizante y sin pasa manos al igual que la escalera para ingresar al área de la dirección. - Sin estudios de iluminación para establecer el control adecuado frente al riesgo identificado. CZ TUNJA 2 - Hacinamiento en el área de Archivo. - No se esta protegiendo la documentación y se no han establecido los controles necesarios para prevenir los riesgos identificados. - No se ha implementado controles que permitan mitigar riesgos al ingreso de esta área - Sin estudios de iluminación para establecer el control adecuado frente al riesgo identificado en los diferentes puestos de trabajo.

100% 15-Dic-15


31 Julio 2015: Se observa adelantaron acciones definidas en el plan de Acción sin embargo no se encuentra último diagnostico realizado por el Grupo Administrativo sobre estado actual general para Orden y Aseo. No se recibe respuesta positiva de la Sede Nacional para determinar Plan a seguir para mitigar el hacinamiento en la Sede Regional. Por lo anterior se remite este hallazgo a Dirección Administrativa en Ac No. 4545. a la fecha no se ha presentado a la Dirección el estado evaluación e eficacia de los controles operacionales en la Matriz de Peligros SYSO. Por lo anterior para la Regional es necesario continuar trabajando e implementar todas las acciones necesarias para corregir la No Conformidad y eliminar las causas identificadas. ( a excepción del tema de hacinamiento el cual es competencia del Nivel Nacional, por aspectos de recursos y obras necesarias en la Sede Regional)

Ginna M. Torres (31 Dic 2014): Diseñar y gestionar ubicación de la señalización para Sede Regional en pintura o con flechas fluorescentes. Avance (27 Feb 2015): teniendo en cuenta que en el 2014 no se había solicitada pintura de este tipos se tendrá en cuenta la adquisición de este producto en abril 2015. 31 Dic 2014: Evaluación de los controles Matrices de Peligros SYSO, definidos como más efectivos para mitigar los peligros Sede Regional y Centros Zonales. Avance (23 Feb 2015): Se realizo seguimiento a controles y la segunda evaluación de las matrices de riesgos 2014-2015 en el mes de Febrero 2015.

15 Marzo 2015: Presentación en Comité Estratégico Ampliado de la Gestión Matrices de Peligros SYSO Sede Regional y Centros Zonales. Avance (23 Feb 2015): las matrices de riesgos ya evaluados para 2015 se sustentaran en el momento que se estipule fecha de dicho comité. 18 Nov 2014: Establecer Cronograma para Gestión de campaña 5 S en Sede Regional y Centros Zonales. Comunicar a Centros Zonales y prestar acompañamiento respectivo. Sin avance 31 Marzo 2015: Realizar seguimiento a cronograma 5S en Sede Regional y Centro zonal, evaluar el cumplimiento del cronograma. Sin avance 30/Nov/2014: Gestionar con la Sede Nacional para que ARL finalice los estudios de CZ Faltantes Moniquirá, Otanche y Puerto Boyacá. Sin avance





PA F.P.

cierre

1945 A Director Regional:

AI SIGE2012-BY 02. La entidad no se asegura de controlar los registros en cuanto a identificación, almacenamiento, protección, disposición de los mismos: ARCHIVO: - Sin Identidad Visual institucional Ej.: P. Capacitación. CZ Cocuy. - Formato desactualizado: Ej: -Archivos individuales: Ej: Carpeta procedimientos de verificación trabajo social. CZ. Cocuy y CZ Otanche. - Sin transferencia de archivos inactivos y eliminación: CZ Otanche - Sin transferencia de archivos inactivos al archivo central: CZ Otanche, Pto Boyacá. - Carpetas sin rótulo de identificación (serie y subserie, dependencia): Carpeta supervisiones HCB 2012 CZ, CZ Otanche - Documentos archivados sin orden cronológico: HA 1053328684, oficios en carpeta SNBF, CZ Otanche - HA sin transferencia al archivo central: CZ Otanche - Documentos sin foliar: HA 1053328684, CZ Otanche - Documentos sin numeración consecutiva (Ej. Actas de comité restablecimiento de derechos de enero 17 y 25 de 2012), CZ Otanche. - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las Historias. CZ Otanche FORMATO: -Formatos desactualizados: Actas de GET, actas de conciliación CZ Otanche, plan de asistencia técnica, .CZ Otanche, Acta de capacitación AE del 26/01,28/02 y14/09/12. CZ Cocuy. REGISTRO - Documentos sin firma: Notificación de Resolución N. 23 petición N. 170000923. Oficio a Alcaldía de Pauna de enero 17 de 2012, CZ. Otanche, HA 1007202331, Auto 34 del 12/07/2012 sin firma de la Defensora y de la Psicóloga, Acta de reuniones sin número del 12/07/2012. Cz Puerto Boyacá. - Demanda firmada por la demandante en papelería del ICBF. Ej.: HA 1002703193, CZ Pto. Boyacá.

100% 20-Ene-16


Evaluación y Monitoreo


Plan Acciones

Fecha prevista cierre

1912 Coordinadora Grupo Asistencia Técnica: AI SIGE2012-BY 19. La entidad no realiza un seguimiento ni mide las características del servicio , para verificar que se cumplen sus requisitos, como se evidenció en las siguientes situaciones encontradas: - Sin seguimiento a los compromisos establecidos en el acta anterior Actas Comité de PARD: Enero 17, CZ Otanche - Sin asignación de responsables de compromisos ni fechas de realización de los mismos en las actas de Comité PARD: CZ Otanche

100% 15-Oct-2015


31/Jul/2013: Como se observa en el resultado de las acciones, no se cumple en oportunidad el tratamiento fijado. Según resultado del tratamiento se observa mejora el seguimiento a los compromisos, sin embargo se hace necesario fortalecer los controles en Nivel Regional y Zonal para tema oportunidad la cual permitirá adecuado seguimiento a los compromisos fijados. No utilización o alteración de los formatos establecidos dentro del SIGE y reporte inoportuno de las Actas PARD a Regional. 31/Jul/2014: Aunque se cumple el tratamiento no es eficaz, según último seguimiento realizado desde el GAT (Acta de Reunión No. 6 de Junio 26 de 2014), los Centros Zonales no han acogido todas las recomendaciones otorgadas para superar la No Conformidad. Según muestra seleccionada desde el GAT no todos los CZ realizan seguimiento a compromisos anteriores, aun no apropian uso adecuado de la documentación específicamente el Acta de Reunión. No se apropia totalmente la cultura de consultar la documentación en intranet y no alterar esta documentación. Se requiere retomar la No Conformidad definir tratamiento para eliminar la causa identificada




Gestión Contratación

No. Descripción %Avance Plan de

Acciones

Fecha prevista cierre

1173 Jacqueline Jiménez: AI SIGE2012-BY011: La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: Fase pos contractual o de liquidación: Vencimiento del término de liquidación unilateral (Contrato 297 de 2010), Contratos archivados sin foliar y sin cumplimiento en su totalidad de las normas de archivo (Contrato 300 de 2010, Contrato 268 de 2011, contrato 211 de 2012, contrato 216 de 2011), incumpliendo con Ley 80 de 1993, Ley 789 de 2002 art 50, Ley 1150/2007, Decreto 2474/2008, Ley 190/1995, Ley 1474/2011 (estatuto anticorrupción), Manual de contratación, Anexo No 24 MC ICBF, instructivo para la publicación en el SECOP y en la página web del ICBF. Circular ICBF No. 13 de 2011,

38.98% 29-Feb-16


11/03/2013: Se cumple con el tratamiento definido. Se cumple con los correctivos y plan de acciones definidos. Controles operando. No se ataca la causa raíz identificada. No se identifico adecuadamente la causa según tratamiento otorgado. Falta de Personal en el Grupo Jurídico para apoyar Gestión de Contratación y Gestión Documental. Controles no efectivos en los supervisores de contrato para envió oportuno de la información completa al Grupo Jurídico 30/12/2014: Se cumple con el tratamiento definido en el Plan de acción, a excepción del centro Zonal Miraflores quien no adjunta en este medio información, pero comunica en los Comités Estratégicos las actividades realizadas Logros: 1.) Actualización de los registros SECOP por parte de colaboradora Grupo Jurídico hasta el mes de Julio de 2014. 2.) Asesoría en Comité Estratégico Ampliado en el mes de Abril por parte de Colaborador Grupo Jurídico para diligenciamiento de la documentación soporte para la liquidación de las liquidaciones de contratos. 3.) Acompañamiento presencial por parte de Profesional del Grupo Jurídico a Centros Zonales para jornada de trabajo en documentos de liquidación de contratos. 4.) Ultimo Comité Estratégico ampliado en el mes de Noviembre 28 al 30 de 2014 Coordinadora Grupo Jurídico entrego orientaciones puntuales sobre registro del informe final supervisión de contrato soporte de la elaboración de Liquidación 5.) Avance en organización de archivo con los colaboradores del Grupo Jurídico. 6.) Fortalecimiento del Grupo Jurídico con Profesionales por OPS. Dificultades: 1.) Salida y/o desvinculación de la colaboradora del Grupo Jurídico quien apoyaba registró SECOP desde el mes de Agosto de 2014, lo cual estanco avance de los registros correspondientes. 2.) Documentación incompleta e inoportuna (fuera de termino) enviada por los supervisores de los contratos para proceder adelantas respectivas liquidaciones de los contratos. 3.) No lograr estar al día en Gestión de Archivo debido a que no se cuenta con apoyo específico y exclusivamente por parte de un colaborador en el Grupo Jurídico. No se logra eliminar las causas identificadas, debido a los cambios que se presentaron salida de un colaborador del Grupo Jurídico, no suficiente personal para gestión documental y no correcto diligenciamiento de la documentación por parte de los supervisores de contrato para proceder a liquidación correspondiente. Por lo anterior no es eficaz el tratamiento. Director Regional (28/Feb/2015 Contratación abogados apoyo al Grupo Jurídico y demás talento humano colaborador (es) para apoyo a Grupo Jurídico, registro SECOP entre otros. Sin avance




Todos los Coordinadores (30/Sept/2015): Envió a Grupo Jurídico dentro del mes siguiente a la terminación del contrato documentos completos solicitando liquidación. Sin avance Jacqueline Jiménez de Herrera (31/Oct/2015): Retroalimentación de la documentación enviada por los supervisores de contrato (CZ y Grupos), durante el mes siguiente al recibo de la documentación enviando estas recomendaciones a través de memorando. Sin avance Todos los Coordinadores (30/Nov/2015): Recibir a acatar las recomendaciones emitidas por el Grupo Jurídico y corregir inmediatamente la documentación enviando nuevamente al Grupo Jurídico la documentación ajustada y corregida dentro de los 10 días siguientes al recibido de la retroalimentación. Sin avance Jacqueline Jiménez de Herrera (30/Dic/2015): Presentar avances en comité Estratégico de avance en liquidación de contratos de acuerdo al porcentaje indicador Liquidación Contratos.

Observaciones del Comité: Los coordinadores de los Centros Zonales de Miraflores, Moniquirá, Garagoa, EL Cocuy, Puerto Boyacá y Otanche, manifiestan la dificultad y preocupación por no contar con conectividad en los centros zonales, por tanto hasta cuando no se solucione el problema no iniciaran a registrar estos avances en el aplicativo isolucion. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona que pronto se dispondrá en los centros zonales de algunos modem que podrán facilitar algunas tareas, sin embargo como actualmente isolucion no permite acceso fuera de dominio estamos esperando las indicaciones de la subdirección de Mejoramiento Organizacional en el caso específico, pues ya se elevó la consulta a esta subdirección. Sin embargo recalca que para los otros centros zonales que cuentan con la conectividad y grupos de la regional se hace necesario ingresar al aplicativo y registrar los avances en los planes de acción correspondiente. Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas menciona que la mayoría de las Acciones de Mejora han sido reformuladas varias veces lo cual no tiene ningún sentido porque continuamos sin solucionar los problemas. Profesional EPICO menciona que con los cambios del nuevo aplicativo solo se podrá reformular dos veces la Acción de mejora, por tanto se deben sumar esfuerzos para cumplir con los planes establecidos y lograr la eficacia de los mismos, pues de otra manera tendrá que cerrarse sin eficacia, lo cual afecta negativamente la gestión regional, pero lo verdaderamente importante es el tiempo y capacidad operativa de la entidad implementando estas mejoras. Coordinadora Grupo de Planeación y sistemas manifiesta que aunque ella no siempre realiza el seguimiento a las Acciones de mejora, desde el grupo de Planeación y sistemas diferente a las alarmas que genera la Profesional EPICO, uno de sus colaboradores genera seguimientos periódicos a las tareas pendientes en isolucion, generando así un control al interior del grupo para permanecer al día en el registro de avance y/o cumplimiento de los




planes de acción, comparte su experiencia y propone esta idea a los miembros del comité para que logren estar al día en los registros. Profesional EPICO menciona que aunque se generan alarmas periódicas a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes al lynk, acercarse al puesto de trabajo de los colaboradores, citar a jornadas isolucion, solicitud de apoyo por parte del promotor EPICO del Grupo y Centro Zonal en el tema de isolucion, se requiere respuesta (alguna) por parte de los colaboradores, pues en ocasiones ni siquiera se obtiene una repuesta a las alarmas generadas a través de correo electrónico. Una sola persona que falte en el registro de actividades del plan de acción definido en las Acciones de Mejora afecta la verificación de la misma, pues no se puede evaluar en su totalidad para determinar si fue o no fue eficaz, por tanto no se puede cerrar ni se puede reformular. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona aunque en los comités estratégicos básicos se realiza seguimiento a las mismas no siempre se obtiene el avance. Decisiones para la mejora:

Liderazgo desde cada una de las Coordinaciones de Grupos y Centros Zonales en el seguimiento al estado de las acciones de mejora.

Jornada inmediata de registro en isolucion para evidenciar las gestiones

adelantadas.




2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATO No. 1167 de 2014 CONTRATISTA HELP FILE LTDA CONTRATANTE INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

OBJETO DESARROLLAR EN EL TERRITORIO NACIONAL LA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS DEL ICBF. AÑO 2014.

PLAZO DE EJECUCIÓN

TRES (3) MESES

SUPERVISIÓN MARIA CONSTANZA ROMERO Dirección de Servicios y Atención

Objetivo General Conocer la percepción del usuario externo con relación al cumplimiento que el Instituto da a sus programas y servicios. Objetivos específicos

Calcular el índice del nivel de satisfacción de los usuarios beneficiarios de los programas y servicios del ICBF.

Verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos para la prestación de los servicios del ICBF.

Identificar espacios de comunicación más asertivos con la comunidad y la adecuada implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

REGIONAL BOYACÁ La realización de las encuestas en la Regional Boyacá fue llevada a cabo sin mayores inconvenientes y estuvo a cargo del encuestador Miguel Ángel Mendoza identificado con la C.C 1118536130 y la encuestadora Jasmín López identificada con la C.C 1057579176. La muestra logró realizarse de manera efectiva dentro de las fechas y acuerdos establecidos contractualmente. El encargado del grupo de asistencia técnica de la regional, Hernán Jiménez fue quien apoyó el proceso facilitando referencias de coordinadores y modalidades, respondió a las solicitudes realizadas por HELP FILE Ltda. Y referenció perfectamente a los coordinadores encargados de las modalidades para la aplicación de las encuestas, que pudieron ser completadas sin inconvenientes y las citas pudieron ser programadas con perfecta normalidad. Ruta de trabajo

Usuarios centro zonal: Las encuestas relacionadas con esta modalidad se realizaron en los Centros Zonales Chiquinquirá, Soatá y Tunja especialmente en las horas de la mañana durante diez días hasta completar la muestra.




Padres primera infancia: Los días 5, 6, 10, 11 y 13 de noviembre se realizaron las encuestas

correspondientes a esta población.

Atención integral: Fueron realizadas en el Centro Zonal Tunja 1, en el Centro Zonal de Chiquinquirá, en el Jardín de la Señora Carmen Rosa Serrano y en el CDI Soatá. Se completó con éxito la muestra. Contactos: Centro Zonal Tunja 1 Nidia Ester Sanabria; Jardín Carmen Rosa Serrano Carmen Rosa Serrano; Centro Zonal Chiquinquirá Mariana Cantor; CDI Soatá Luz Amparo Medina Rodríguez.

Modalidades tradicionales: Fueron realizados en el Centro Zonal Tunja 1, en el Centro Zonal de Chiquinquirá, en el Jardín de la Señora Carmen Rosa Serrano y en el CDI Soatá. Se completó con éxito la muestra. Contactos: Centro Zonal Tunja 1 Nidia Ester Sanabria; Jardín Carmen Rosa Serrano Carmen Rosa Serrano; Centro Zonal Chiquinquirá Mariana Cantor; CDI Soatá Luz Amparo Medina Rodríguez.

Recuperación nutricional: El 14/11/2014 en horas de la tarde el encuestador realizó las encuestas de esta modalidad en el Centro Zonal Tunja 1. Se completó con éxito la muestra. Contacto: Nidia Ester Sanabria.

Alimentación en la transición a la población víctima: el ICBF informó que este programa finalizó el contrato, por lo que no fue posible realizar las encuestas a esta modalidad.

Niños, niñas y adolescentes

Promoción y prevención para la protección integral: El 10, 12 y 15 de noviembre se realizaron en los Centros Zonales de Chiquinquirá y Soatá las encuestas correspondientes a esta modalidad. Se completó con éxito la muestra. Contacto: Elizabeth Sandoval: Esperanza Fagua.

Restablecimiento en la administración de justicia: El 7/11/2014 se realizaron las encuestas

correspondientes a esta modalidad en la Casa Hogar Madre Elisa. Se completó con éxito la muestra. Contacto: Esperanza Fagua.

Ubicación inicial: Los responsables del centro zonal indicaron que se acabó el contrato de este

programa, por lo que no fue posible realizar las encuestas correspondientes a esta modalidad.

Unidades móviles: No fue posible por parte de la regional establecer contacto con el coordinador de esta modalidad (Marisol Dávila) para realizar las encuestas, por lo tanto se cubrió con una sobre muestra de las otras modalidades.

Víctima de conflicto armado: los responsables del centro zonal indicaron que se acabó el contrato de este programa, por lo que no fue posible realizar las encuestas a esta población.

Vulnerabilidad o adoptabilidad: Los días 7, 14 y 15 de noviembre los encuestadores realizaron las encuestas correspondientes a esta modalidad en el Centro Zonal Tunja 2 y en el CDI Soatá. Se completó con éxito la muestra.




Poblaciones no encontradas La población de la modalidad de Unidades móviles de Niños, Niñas y Adolescentes no se encontró en los Centros Zonales de Chiquinquirá, Soatá y Tunja, puesto que en el periodo de realización de las encuestas éstas fueron difíciles de contactar y no se encontraban en ninguna de estas ciudades. En el Centro Zonal Chiquinquirá no fue posible conseguir la modalidad Estrategias de recuperación nutricional en Padres de Primera Infancia, puesto que el programa ya había finalizado en el mes de octubre. La modalidad Programa de alimentación en la transición a la población víctima de Padres de Primera Infancia y las modalidades Ubicación inicial y Víctima del conflicto armado de Niños, Niñas y Adolescentes, no se encontraban activas en el periodo de realización de las encuestas, puesto que ya había terminado el contrato. En general se tomó una sobremuestra que permite cumplir con la muestra solicitada en el diseño muestral. - Análisis de resultados: RESULTADOS GLOBALES Cumplimiento de la muestra – Diseño muestral Para este proyecto la entidad estableció una muestra de 11.372 encuestas a nivel nacional, distribuido en 4 poblaciones con una cobertura en 33 regionales principales; los usuarios son caracterizados en segundo nivel en 16 modalidades (proyectos de inversión) de los cuales (3) tres pertenecen a la población “Familia y comunidades”, (6) seis pertenecen a “Padres de Primera Infancia” y (7) siete pertenecen a “Niños, Niñas y Adolescentes”, la población de usuarios de centro zonal no contienen ningún nivel de estratificación en modalidades. Es importante identificar para el análisis de la información, que dentro del diseño muestral inicial se contemplaron (2) modalidades que durante la ejecución del proyecto, la población que la compone no estaba disponible, por lo que se realiza una sobre muestra en las demás modalidades para dar cumplimiento al alcance contractual; las modalidades no identificadas son “Fortalecimiento a familias de grupos étnicos” y “Apoyo y fortalecimiento a la familia”. La sobre muestra se estima principalmente en la población Familias y comunidades (1.633 encuestas), es por ello que se identifica en la encuestas aplicadas de esta población una ejecución de 86%, la encuestas faltante en esta población está cubierta con las sobre muestra de las encuestas realizadas a la población de padres de primera Infancia. A continuación se presenta el alcance ejecutado 11.983 encuestas efectivas en la aplicación de la encuesta por población, durante la ejecución del proyecto.




REGIONAL BOYACÁ Resultados Generales Para esta regional se observa un nivel de satisfacción alto con un 83.5 % de usuarios satisfechos en general. Adicionalmente se evidencia que los servicios dirigidos a los usuarios de centro zonal y padres de primera infancia son considerablemente más susceptibles de mejora que los correspondientes a las demás poblaciones, ya que presentan un índice de insatisfacción alto %B2B de 12.69% y 7.33% respectivamente.




HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES En esta parte se presentan los resultados cualitativos obtenidos a través de la pregunta abierta de la encuesta ¿Qué sugerencias haría usted para mejorar el servicio que presta el ICBF? Estos resultados fueron obtenidos por medio de la categorización y análisis de la información recopilada en el proceso. Los hallazgos que se exponen a continuación permiten conocer las áreas a mejorar desde la perspectiva de los usuarios del ICBF. USUARIOS DE CENTRO ZONAL (UCZ) Las sugerencias de Usuarios de Centro Zonal (UCZ) se orientaron principalmente sobre atención oportuna, seguimientos a los niños, cobertura del servicio y amabilidad del personal. Atención oportuna: Para los usuarios de centro zonal es importante mejorar los tiempos de espera para ser atendidos. Manifiestan que el proceso es demorado y en ocasiones no solucionan de manera efectiva los problemas. Adicionalmente consideran que una sola persona no es suficiente en el módulo de atención al usuario. Les gustaría que el ICBF brindara una orientación más clara y oportuna al llegar al centro zonal y que los procesos sean más ágiles, ya que han esperado hasta un año sin obtener respuesta. En relación con las citas asignadas perciben la necesidad de cumplir con la hora estipulada y avisar con anticipación si esta cita se ha reprogramado.




Finalmente, solicitan atención prioritaria para madres gestantes, personas en condición de discapacidad y adultos mayores debido al extenso tiempo de espera para ser atendido por un funcionario. Instalaciones y seguridad: Algunas de las sugerencias estuvieron orientadas a mejorar las instalaciones de los centros zonales en cuanto a zonas más amplias para esperar, espacios lúdicos para los niños y niñas, zonas recreativas, y seguridad en las escaleras para evitar accidentes. Seguimiento a los niños: Los usuarios consideran importante realizar seguimiento a los niños, es decir, revisar de manera detallada los casos, porque manifiestan que en algunos casos no se verifica a profundidad como se dieron los hechos. Esto también pensando en la solución oportuna para el problema. Solicitan igualdad de trato tanto para la madre como padre, porque indican que los funcionarios normalmente favorecen a la madre sin evaluar las condiciones reales de los padres. Cobertura: Es importante resaltar que para los usuarios de centro zonal ampliar la cobertura es un punto fundamental, pues consideran que muchas personas necesitan el beneficio pero no están incluidas en los diferentes programas que brinda el ICBF. Por otra parte, les gustaría que ICBF se vincule de manera sostenible con colegios a nivel nacional y realice mayor seguimiento a las familias. Amabilidad del personal: Los usuarios sugieren fortalecer las relaciones con el personal de los centros zonales, porque consideran que tienen poca actitud de servicio y en ocasiones son groseros. Por lo tanto, es fundamental trabajar en temas de servicio, atención al usuario y amabilidad para los mismos, teniendo en cuenta que acuden a los centros zonales buscando una solución y esperan recibir un trato digno, amable y con calidad humana. Es necesario fortalecer la capacitación del personal en servicio, calidad y calidez humana. Caso específico: En el Centro Zonal Florencia 1 de la Regional de Caquetá, los usuarios manifiestan que la defensora de familia tiene una mala actitud con los ellos y no es amable, sostienen que permanece de malgenio y regaña a los usuarios. PADRES DE PRIMERA INFANCIA (PPI) Las sugerencias de los Padres de Primera Infancia (PPI) se orientaron hacia las instalaciones; la alimentación; la cobertura; la atención al usuario; la ampliación del horario; la calidad de la educación; los canales de comunicación entre la institución y los padres; y la atención en salud. Instalaciones: Para algunos PPI es importante mejorar las instalaciones de los lugares y ampliarlos para mejorar el desarrollo psicosocial de los niñas y niños que utilizan los servicios del ICBF. Desean que haya espacios didácticos y recreativos con la dotación necesaria en cuanto a materiales para realizar las diferentes actividades para los menores, así como fortalecer diferentes actividades de recreación para los niñas y niños con el fin de motivarlos e integrarlos con sus compañeros. Resaltan la importancia de que existan rutas de evacuación claras.




Los padres de niños vinculados al programa Hogares Múltiples en la modalidad Otras acciones de apoyo alimentario, del Centro Zonal Acacías 2 en Meta consideran necesario que el programa tenga espacios fijos para la realización de actividades y encuentros entre padres, profesores y menores, ya que las actividades se están llevando a cabo en parques. Por último, algunos lugares de la regional Sucre necesitan mayor ventilación porque el calor se encierra en los salones e incomoda a los niños y niñas que utilizan estos espacios. Alimentación: Los PPI consideran importante mejorar la alimentación que reciben los niños y niñas, igualmente les gustaría contar con una bolsa nutricional para fortalecer el crecimiento de los menores. Adicionalmente es fundamental revisar los procedimientos que realizan las personas para preparar los alimentos, debido a que los padres consideran que es necesario supervisar la alimentación en cuanto a variedad de los alimentos, higiene y preparación de los mismos. Cobertura: Para los PPI infancia es fundamental aumentar los cupos porque consideran hay muchos niños y niñas que necesitan de los programas del ICBF y no están recibiendo estos beneficios. Atención al usuario: Los padres de familia consideran necesario mejorar la atención en términos de rapidez, tiempos de espera, agilidad en las matrículas e información clara para los padres. Además es importante fortalecer la cordialidad de los y las profesionales con los padres de familia. Ampliación del horario: Los PPI perciben como necesaria la extensión de los horarios porque trabajan hasta las 5pm, igualmente consideran que las reuniones deben ser después de esta hora para no pedir tantos permisos en sus trabajos. Les gustaría contar con el programa en primaria para no cambiar a sus hijos e hijas de institución. Una sugerencia puntual es cumplir con el horario acordado, porque para los padres de familia las profesoras tienen reuniones o eventos y varios días los niños no tienen clases o salen a medio día, o en algunos casos las profesoras les piden a los padres recogerlos a las 3:30pm y esto dificulta el trabajo de los padres de familia. Calidad de la educación: Los padres de familia manifiestan que es necesario mejorar la calidad de la educación de los niños y niñas, ya que indican que no les enseñan lo correspondiente a su edad y llegan al colegio con pocos conocimientos. Para los menores que tienen la edad de preescolar es importante para los padres que en la institución les enseñen vocales y números para que al entrar al colegio tengan mejores bases. Canales de comunicación: Los padres de familia consideran necesario mejorar los canales de comunicación porque indican se presentan malas interpretaciones y confusiones, por ello, es importante fortalecer canales de comunicación efectivos. Igualmente es fundamental mejorar las relaciones de los funcionarios con los padres de familia para que se trabaje un trato cordial y amable. Atención en salud: Los padres consideran importante fortalecer el seguimiento que se hace al crecimiento (peso y talla), nutrición y a la salud de los niños, hacer jornadas de salud y vacunación con mayor frecuencia, verificar la preparación de los alimentos para que no le hagan daño a los niños y fortalecer los hábitos de higiene.




Casos específicos: Algunos PPI vinculados a diferentes programas hicieron sugerencias puntuales sobre aspectos a mejorar. Recurrentemente sugirieron fortalecer la atención a niños con discapacidad tanto física como cognitiva, ya que en instituciones como Centros de Desarrollo Integral, Hogares Comunitarios y Hogares Múltiples no se cuenta con metodologías específicas para su cuidado y aprendizaje. Solicitan además que exista un apoyo psicosocial tanto a los niños como a la familia. También con frecuencia solicitaron que los cuidadores y agentes educativos estén más atentos a la convivencia entre los niños, ya que no hay buena convivencia, hay niños que le pegan y maltratan a otros, llegan a la casa golpeados, con aruños y mordiscos. Estas solicitudes las hicieron en los CDI de la Regional Amazonas y del Centro Zonal Lérida en la Regional Tolima. Por otra parte, en uno de los CDI del Centro Zonal Puerto Rico en la Regional Caquetá sugirieron que “estén más pendientes de los niños para que los niños no se salgan deblas instalaciones” (PPI, atención integral, Caquetá). Otra sugerencia frecuente estuvo relacionada con la entrega oportuna de subsidios; atención integral y mayor seguimiento a la población víctima; y más apoyo del estado a estos programas. Estas sugerencias se presentaron en las regionales Bolívar, Chocó y Huila. Por otra parte, en la Regional Vichada (en modalidades de Estrategia de recuperación nutricional y Otras acciones de apoyo alimentario) solicitaron mayor atención a las comunidades indígenas. En el Centro Zonal San Gil de la Regional Santander, los PPI vinculados a Atención modalidades tradicionales señalaron que la presidenta de la asociación no tiene un buen trato con los padres de familia, no los escucha, no se deja hablar y lo los trata en forma respetuosa. Finalmente, Centro Zonal Sur Occidente de la Regional Atlántico, uno de los PPI vinculado a la modalidad de , Otras acciones de apoyo alimentario manifestó que es necesario verificar que las ayudas que brinda el ICBF lleguen realmente a los niños, ya que “hay muchas madres que venden los productos” (PPI, Otras acciones de apoyo, Atlántico). NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA) Las sugerencias de los Niños, niñas y adolescentes (NNA) se orientaron hacia las instalaciones; la alimentación; el vestuario; la atención en salud; el aprendizaje y la recreación; las relaciones entre compañeros; las relaciones con los adultos que atienden el programa; el fortalecimiento de vínculos familiares; mayor cobertura y más personal atendiendo el programa. Instalaciones: En general piden espacios más amplios, ventilados, con mejor mantenimiento y más organizados. Afirman que se sienten encerrados ya que al lugar le falta ventilación y es muy pequeño para la cantidad de personas que allí viven. Señalan que falta mantenimiento y cuidado a las instalaciones en cuanto a la decoración y pintura para que sean bonitas y acogedoras. Las sugerencias que hicieron para mejorar los espacios están relacionadas con los espacios recreativos, dormitorios, baños, aulas y dotación. Los NNA afirman que les gustaría tener más y mejores espacios recreativos para jugar y hacer ejercicio, como parques, espacios abiertos, zonas verdes, etc., ya que los lugares de recreación son muy pequeños para la cantidad de niños que hay, las canchas se encuentran en mal estado y se sienten encerrados. Así mismo, les gustaría tener más juguetes, televisores, salas de informática con internet, gimnasio, barras para hacer deporte y entretenciones para el tiempo libre.




Con respecto a los dormitorios, solicitan que sean más amplios, acogedores y mejor dotados en cuanto a camas, sábanas y colchones, para tener unas mejores condiciones de descanso, ya que los cuartos son fríos y estrechos y las colchonetas muy delgaditas. Además afirman que hay gran cantidad de mosquitos e insectos y algunos señalan que en la celda en la que duermen caen goteras. En lo relacionado con los baños manifiestan que están en muy mal estado, las puertas están dañadas, y en algunos casos es necesario dar mantenimiento al pozo séptico ya que presenta muy mal olor. Finalmente, con respecto a las aulas señalan que son muy pocos los salones para la cantidad de niños que hay y tienen espacios muy reducidos. Les gustaría que hubiera pupitres individuales para el estudio y faltan materiales lúdicos para la realización de talleres y actividades. Alimentación: Los NNA expresaron algunas inconformidades con la alimentación en cuanto a cantidad y calidad. Sobre la cantidad, afirmaron que las raciones son muy pequeñas y quedan con hambre, y sobre la calidad señalaron que hay muy poca variedad y la comida es rutinaria; sirven alimentos que no están bien cocinados (crudos, quemados o ahumados); no sirven frutas ni verduras; hay alimentos que les generan malestar al consumirlos; algunas veces la temperatura no es la adecuada, ya que la comida está fría; y a veces “es muy dulce o muy salada” o tiene mucha grasa. Sugieren aumentar las porciones de comida; variar el menú; dar más porciones de fruta, verdura, carne, yogurt y jugos naturales; que la comida sea rica, de mejor sabor; que se verifique la temperatura de la comida al servirla para que esté caliente; que se verifiquen las fechas de vencimiento de los alimentos para que lo que consumen sea fresco; que se tenga más cuidado en la conservación de los alimentos (mantenerlos refrigerados); que haya más higiene en la cocina al momento de preparar los alimentos; y que se preste mayor atención el lavado y secado de los platos antes de servir la comida. Por otra parte, les gustaría que exista más orden y normas en el momento de comer; que ellos mismos se puedan servir lo que quieran para no desperdiciar la comida; y que haya un mayor control al repartir los refrigerios para que todos coman por igual. Vestuario: Los NNA en general solicitaron mejorar el vestuario, ya que el presupuesto destinado para esto es muy bajo y deben repetir la misma muda de ropa varios días, usar ropa vieja, de mala calidad, de colores que no les gustan o tallas que no son las adecuadas. Sugieren que aumenten el presupuesto destinado para vestuario; que la ropa tanto exterior como interior y los zapatos sean de mejor calidad; verificar que les asignen ropa en las tallas adecuadas; que cambien el lugar en donde compran la ropa o les den el dinero a las madres sustitutas para que ellos puedan elegir en que almacén comprar su ropa; y que se les permita usar ropa particular y no el uniforme los fines de semana y en las salidas que hacen fuera de la institución. Atención en salud: en lo concerniente a la atención en salud las sugerencias de los NNA estuvieron relacionadas con la atención oportuna, buena atención y buen trato, mayor presencia de doctores e implementos de primera necesidad y atención en odontología. Solicitaron ser escuchados y tratados oportuna y amablemente por los doctores, que los adultos que atienden el programa estén más atentos a la salud de los NNA, que haya un botiquín completo y que se les brinde atención odontológica.




Aprendizaje y recreación: Los NNA solicitan más apoyo en el aprendizaje, por medio de clases, actividades de recreación, salidas al aire libre y acompañamiento a tareas. Les gustaría que hubiera más oportunidades para estudiar, que implementaran cursos productivos en temporada de vacaciones y talleres en los que pudieran aprender cosas nuevas, ya que en algunas instituciones, “es muy de vez en cuando que [les] ponen a hacer cosas educativas”. Adicionalmente, les gustaría recibir clases de diferentes temas, como dibujo, pintura, teatro, electricidad, música, manualidades, danza, artes, porcelanicrón, bailoterapia, etc., y que el ICBF los apoye para tomar cursos externos (por ejemplo de inglés o de estética). Realizar actividades deportivas, como clases de educación física, campeonatos de fútbol y de otros deportes, y que los apoyen para participar en campeonatos deportivos a nivel departamental. Por otra parte, les gustaría que se programaran salidas fuera de la institución para distraerse y aprender; que les den más permisos para viajes y recreación; que los ayuden a divertirse y no estar tan encerrados; que los talleres y charlas que reciben sean más lúdicos, “no tanta escritura”; que haya variedad y creatividad en las charlas y talleres para que sean más dinámicos; y que se les permita jugar más, ya que el tiempo de juego es muy corto. Solicitan más organización en la programación y realización de actividades; que organicen los horarios de reuniones y capacitaciones de los profesores para no interrumpir el estudio de los niños; y que no reúnan a niños de diferentes edades en el mismo espacio, ya que esto no permite estandarizar la enseñanza de acuerdo al ciclo vital. Finalmente, sugieren que haya un lugar específico para niños con discapacidad, “con más recursos y más ayudas” y que “brinden cuadernos para niños de baja visión”. Relaciones entre compañeros: En las respuestas de los NNA se evidenció que con frecuencia se presentan problemas de convivencia entre ellos, como falta de respeto, peleas, insultos y golpes. Algunos NNA señalan que sus compañeros les ponen apodos, los molestan, los maltratan, los insultan y les pegan. “A veces mis compañeros me maltratan y me insultan”, “a veces los compañeros más grandes le pegan a uno, entonces uno pone la queja y no les dicen nada y aparte uno queda con enemigos”, “los compañeros algunos molestan mucho y fastidian”, “No quiero que los niños me digan cosas feas”. Sugieren que implementen estrategias para mejorar la convivencia y que los adultos estén más pendientes de controlar estos inconvenientes. Por otra parte, en algunos lugares solicitan que se divida a los niños por edades, ya que todos se encuentran en un mismo lugar. Uno de los niños vinculado a la modalidad de Restablecimiento en la administración de justicia en el Hogar sustituto Comfaca en Caquetá afirma que se siente maltratado por los otros niños y que quisiera que le prestaran atención al problema, “me gustaría que los hijos de la madre sustituta me respetaran y no me maltraten y que la madre sustituta y el ICBF pusieran atención al problema”, (NNA Hogar sustituto Comfaca, CZ Puerto Rico, Caquetá). Algunos NNA se sienten solos, “me aburro porque no tengo con quien compartir y con quien jugar en el hogar”. Les gustaría que hubiera más espacios de integración entre los compañeros, encuentros entre los diferentes hogares, reuniones donde integren a todos y fiestas con mayor frecuencia para los niños de las diferentes instituciones.




Relaciones con adultos que atienden el programa: Los NNA solicitaron más atención de parte de los adultos; que les hablen con más amabilidad y respeto; que no sean tan estrictos en la forma de tratarlos y no los griten; que los escuchen más y les den más confianza y libertad; y que se pongan en el lugar de jóvenes y traten de entenderlos. Con respecto a las madres sustitutas les gustaría que sean un poco menos rígidas y “no tan malgeniadas”; que tengan más paciencia con ellos NNA y estén más atentas a los problemas de convivencia; que controlen a tiempo las peleas y reprendan a los que se portan mal o son groseros; que estén pendientes de los niños nuevos, no dejen que unos molesten a los otros y den a conocer los problemas al ICBF. Respecto a los educadores señalan que deben mejorar la manera en la que se dirigen a ellos; tener un mejor manejo de grupo, autoridad y respeto; corregir sin gritar; saber enseñarles sin regañarlos; y no generalizar los castigos, para lograr mejores relaciones con el grupo y llevar las clases con éxito. Además les gustaría que les presten más atención cuando quieren expresar sus ideas que sean mejor preparados para que puedan enseñarles más cosas y que tengan mayor control sobre el ingreso y consumo de sustancias psicoactivas en las instituciones. En el Centro Transitorio del Menor Infractor del CZ Florencia 2 en Florencia Caquetá los NNA se quejaron del trato que reciben por parte de algunos educadores, ya que afirman que no los dejan salir a hacer sus necesidades fisiológicas y no los tratan con respeto. “El educador no los deja salir a hacer sus necesidades fisiológicas”, “Que el educador paredes mejore el trato con los internos y sea más flexible en cuanto a las necesidades básicas de los internos”, “Que al educador lo cambien porque no nos trata bien y nos irrespeta” (NNA ubicación inicial Centro Transitorio de Menor Infractor, CZ Florencia 2, Florencia Caquetá). Con respecto a otros profesionales como defensores y psicólogos señalan que les gustaría que les presten mayor atención, los traten con más respeto, sin gritos y que haya una mejor organización. Adicionalmente les gustaría que los profesionales externos se comprometieran más con los casos, hicieran más visitas e involucraran a sus familias. Fortalecimiento de vínculos familiares: Los NNA expresaron que quisieran tener mayor estabilidad en los hogares en donde viven y que no los estén trasladando de un hogar a otro para poder compartir con otros niños de manera fija en el mismo hogar sustituto, así mismo preferirían estar en el mismo hogar que sus hermanos. Algunos se sienten solos, ya que no han establecido vínculos con otros niños y/o cuidadores y se sienten aislados de su familia. Quisieran tener más medios de comunicación con sus familiares. Sugieren que haya más llamadas y visitas de sus familiares y los dejen salir con mayor frecuencia. Sostienen que se sienten encerrados y extrañan a su familia. Igualmente les gustaría que las visitas tuvieran una mayor duración y que fueran privadas, ya que les resulta incómodo que no lo sean. Por otra parte, solicitan que se permita el acompañamiento a otros miembros de la familia en paseos y convivencias, en caso de que los padres no puedan ir. Mayor cobertura y más personal: Estas sugerencias están orientadas hacia el aumento del personal que atiende los diferentes programas y a la ampliación de la cobertura de los programas para que lleguen más personas. Los NNA señalan que hay muy poco personal para la cantidad de niños que son y esto hace que a los profesionales se les dificulte tener control sobre todo el grupo y que no sea posible dividirlos en subgrupos por edad. Por otra parte, respecto al programa de Generaciones con Bienestar (modalidad Promoción y Prevención para la protección integral de NNA) manifiestan que les gustaría que muchos más niños pudieran aprovecharlo, ya que muchos lo necesitan y quieren hacer parte del programa.




Casos específicos: Algunos NNA vinculados a diferentes programas hicieron sugerencias puntuales sobre aspectos a mejorar, los cuales se exponen a continuación teniendo en cuenta su importancia. En el Centro Zonal Coliseo Rosado de la Regional San Andrés, los NNA vinculados a la modalidad restablecimiento en la administración de justicia en la Asociación Gotas de Paz solicitan ser reubicados de manera urgente ya que cuando llueve los techos gotean, las graderías se están cayendo y el lugar en el que duermen se mueve. No se sienten seguros en el lugar en donde duermen y tienen miedo de que el coliseo se caiga en cualquier momento. Hay NNA que se sienten maltratados en las instituciones en las que se encuentran vinculados. Un NNA en la modalidad de ubicación inicial en la institución Éxodo del Centro Zonal Cauca Sur en la Regional Cauca señala que los guías los tratan mal “como si fueran esclavos” y les dan muy poco tiempo para hacer sus necesidades. En el Centro Zonal Noroccidental de la Regional Antioquia, uno de los NNA vinculado a la modalidad Ubicación inicial en la Institución Educativa de Trabajo San José afirma: “Me tratan muy mal porque me aporrean mucho y no me dejan dormir, me toca compartir cuarto , me agita el corazón al trabajar con adultos, les tengo miedo” (NNA Ubicación inicial, Antioquia). Por último, uno de los NNA vinculados a la modalidad Restablecimiento en la administración de justicia en la Institución Crecer en Familia del Centro Zonal Palmira en la Regional Valle del Cauca sugiere “que mejoren esto, que estamos viviendo en la peor cárcel” (NNA, Restablecimiento en la administración de justicia, Calle del Cauca). Los NNA encuestados vinculados a Unidades móviles de Carmen de Bolívar en la Regional Bolívar y de Lérida en la Regional Tolima señalan que se les realizó una visita inicial en la que se les incluyó en listados para recibir apoyo psicológico, ayuda alimentaria y seguimiento a su estado de salud, sin embargo no volvieron a saber nada de la Unidad Móvil. Solicitan más claridad de la información sobre los servicios que les brindará la unidad móvil y mayor seguimiento a las familias visitadas. Varios NNA vinculados a la modalidad Víctima de conflicto armado en el Centro Zonal Carmen de Bolívar de la Regional Bolívar mencionaron que sus familias estaban recibiendo un subsidio económico debido a la muerte violenta de sus familiares o jefes de familia como consecuencia del conflicto armado. Solicitaron puntualidad y continuidad en la entrega de este subsidio, ya que ha habido algunos retrasos y no han recibido el subsidio desde el mes de septiembre. Finalmente, un NNA Transexual de la Institución Educativa de Trabajo San José, en modalidad de Ubicación inicial, del Centro Zonal Noroccidental en la Regional Antioquia solicita que su orientación sea respetada y tenida en cuenta: “nosotras las trans debemos ser tratados como merecemos y como nos gusta. Además el uniforme no está a mi comodidad, porque es para hombre. Me gustaría que siempre me llamaran por mi nombre Tiffany no Jhon Fredy”. (NNA, Ubicación inicial, Antioquia). FAMILIAS CON BIENESTAR Las sugerencias de las familias beneficiarias del programa Familias con bienestar se orientaron hacia dar continuidad a las capacitaciones y hacerlas con mayor frecuencia; hacer seguimiento a las familias visitadas; enfocar las charlas también a niños y jóvenes; hacer las capacitaciones en horas de la tarde para que quienes trabajan también puedan aprovecharlas; incluir nuevos temas; llegar a más personas; hacer integraciones entre las familias; prestar más atención a la población desplazada y a las madres cabeza de familia; y mejorar en calidad y actualización de las charlas.




Respecto a la continuidad de las capacitaciones los beneficiarios manifestaron la importancia de que el ICBF continúe realizando estos programas y que los lleve a cabo con mayor frecuencia. Esta fue una sugerencia muy recurrente. Señalaron que les gustaría que los profesionales los visitaran con mayor frecuencia y dieran continuidad al proceso que habían iniciado con ellos. Mostraron la importancia de hacer seguimiento a las familias visitadas y mantener contacto con ellas dado que en muchos casos se presenta violencia intrafamiliar y les serviría contar con el apoyo del programa para manejar estas situaciones de una mejor manera. Por otra parte, señalaron que así como enseñaron a los adultos les gustaría que también les enseñen a los niños y jóvenes miembros de sus familias, y en lo posible que participe el grupo familiar completo; que realicen integraciones entre las familias beneficiarias, escuelas y comunidades ; y que el programa tenga una mayor cobertura, que pueda llegar a más familias. En cuanto a la calidad de las capacitaciones, las recomendaciones se orientaron hacia fortalecer la organización de las actividades; manejar un horario adecuado para todas las personas, teniendo en cuenta a las que trabajan; actualización en los contenidos de las charlas y nuevos temas; mayor compromiso y explicación por parte de los operadores; ampliación del grupo de capacitadores para llegar a más miembros de la comunidad; y mayor publicidad e información sobre la realización de los talleres, ya que no citan a todas las familias a todos los talleres. Finalmente, sugirieron tener en cuenta las diferentes situaciones de las personas que reciben las charlas para orientarlas conforme a sus necesidades, por ejemplo personas víctimas de la violencia y en situación de desplazamiento, madres cabeza de familia, niños con discapacidad tanto física como cognitiva y personas con problemas de drogadicción. A nivel general para las cuatro poblaciones analizadas en este proceso se observa durante el trabajo de campo un bajo reconocimiento de la imagen y servicios que presta el Instituto Colombiano de Bienestar familiar, en muchos casos la personas entrevistadas asocian los servicios a otros terceros quien pueden en su momento llegar a ser intermediarios. Observaciones del Comité: Los participantes del comité manifiestan que la información relacionada en este informe es muy global igual que la anterior encuesta, no permite identificar los centros zonales y los aspectos específicos para identificar puntos críticos para poder generar acciones de mejora específicas sobre cada uno de estos, al igual que no detalla los usuarios insatisfechos o poco satisfechos en que modalidades se presentan, más cuando el informe aclara que muchas de estas entrevistas se realizaron de manera telefónica sin verificación in sitio. Decisión para la Mejora: De acuerdo a los análisis globales donde la regional no puede tomar acciones de mejora específica realizara sus respectivos planes sobre los dos siguientes aspectos.

- Cartelera informativa en todos los Centros Zonales Mejorar esta cartelera (según ítem La información de las carteleras publicadas)

- Fortalecer el Seguimiento a las Sugerencias ¿Cómo se siente con el seguimiento que le han dado a su sugerencia, queja o reclamo?




2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias)

Peticiones

Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

C. ZONAL No. %

Tunja 2 2.494 36%

Sogam 815 12%

Pto.Boy. 789 11%

Duitama 763 11%

Moniq. 415 6%

Garagoa 305 4%

Otanche 238 3%

Soatá 231 3%

Regional 221 3%

El Cocuy 215 3%

C/quira 203 3%

Miraf. 172 2%

Tunja 1 77 1%

TOTAL 6.938 100% Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

1.220 1.125

1.374 1.346

1.028

845

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

Julio Agosto Sept Octub Noviem Diciem

TOTAL PETICIONES II SEMESTRE 2014





C. ZONAL I SEM II SEM

TUNJA 1 72 77

TUNJA 2 2.145 2.494

P.BOYACA 667 789

SOATA 193 231

MONIQ. 364 415

OTANCHE 163 238

SOGAM 824 815

DUITAMA 767 763

C/QUIRA 206 203

GARAGOA 396 305

EL COCUY 352 215

MIRAF. 222 172

REGIONAL 252 221

TOTAL 6.623 6.938 Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%Tu

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2

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El C

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Mir

af.

Tun

ja 1






Creada

16017921 8/15/2014 Tunja No. 2

16018514 9/19/2014 Tunja No. 2

16018513 9/19/2014 Tunja No. 2 Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

0500

1.0001.5002.0002.5003.000

TUN

JA 1

TUN

JA 2

P.B

OY

AC

A

SOA

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AL

I SEM II SEM

251

44

440-6%

15 106

1585-23%

2015 - 29%

184 12 90

1061-15%

11 14

1106-16%

4 0

500

1000

1500

2000

2500

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do

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ón

Trá

mit

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rap

roc

Tu

tela

s

No. peticiones por tipo




15804717 10/30/2014 GAT 1

17001795 8/15/2014 Otanche

18

17001853 9/30/2014 Otanche

17001898 10/31/2014 Otanche

17001931 11/21/2014 Otanche

17001907 11/5/2014 Otanche

17001877 10/16/2014 Otanche

17001935 11/21/2014 Otanche

17001904 11/5/2014 Otanche

17001936 11/21/2014 Otanche

17001915 11/10/2014 Otanche

17001923 11/18/2014 Otanche

17001956 12/9/2014 Otanche

17001930 11/21/2014 Otanche

17001932 11/21/2014 Otanche

17001933 11/21/2014 Otanche

17001960 12/16/2014 Otanche

17001928 11/21/2014 Otanche

17001934 11/21/2014 Otanche

16109456 10/24/2014 Sogamoso 1

16018178 9/1/2014 Tunja 2 2

16019419 11/14/2014 Tunja 2 Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

En estado Direccionamiento 25

Primer Direccionamiento

16209513 10/15/2014 Duitama

1759982309 11/29/2014 GAT

16305152 12/2/2014 Chiquinquirá

16018929 10/14/2014 Tunja 2

16018438 9/16/2014 Tunja 2

16209406 9/18/2014 Duitama

17001967 12/29/2014 GAT

15804703 10/8/2014 GJ

1759987203 12/3/2014 GAT

1759985688 12/2/2014 GAT

15804695 10/2/2014 GJ

Direccionamiento aceptado 72

43 corresponde a primer direccionamiento

16209084 7/18/2014 Duitama

21

16209293 8/29/2014 Duitama

16209416 9/22/2014 Duitama

16209439 9/29/2014 Duitama

16209515 10/15/2014 Duitama

16209493 10/9/2014 Duitama

16209481 10/7/2014 Duitama

16209548 10/22/2014 Duitama

16209395 9/17/2014 Duitama

16209661 11/20/2014 Duitama

16209615 11/7/2014 Duitama

16209514 10/15/2014 Duitama

16209316 9/3/2014 Duitama

16209371 9/11/2014 Duitama

16209516 10/15/2014 Duitama

16209413 9/22/2014 Duitama

16209687 12/1/2014 Duitama

16209506 10/14/2014 Duitama

16209530 10/20/2014 Duitama

16209662 11/21/2014 Duitama

16209573 10/29/2014 Duitama





374 en gestión

Julio 33

Agosto 55

Septiembre 77

Octubre 75

Total 240

64%


Pendiente Actuación AAC-060: 18

Tunja 2 3

Miraflores 2

Regional 13 Pruebas genéticas Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

Reclamos


0

5

10

15

20

25

TUNJA1

DUIT MONI. SOG. GAR C/QUIRA

TUNJA2

OTAN. REG SOATA P.BOY.

No. 25 16 14 7 7 6 6 5 2 1 1

% 28% 18% 16% 8% 8% 7% 7% 6% 2% 1% 1%

90




Estado No. Observación

Cerrado 81

Direccionado 1 GAT - Direccionado el 1º Dic. A la fecha no lo han aceptado (1759982309)

Direccionamiento aceptado

2 Otanche - Aceptado desde el 11 Dic. (17001956)

GAT - Aceptado el 21 Nov (15804717)

En gestión 5

17001774 - Otanche. Última gestión 10/09/2014.

17001963 Otanche - Última gestión 06/02/2015.

16018567 Tunja 2. Última gestión 03/10/2014.

15804696 GAT. Última gestión 02/10/2014.

16109603 Sogamoso. Última gestión 02/12/2014.

Fin proceso AAC 1 Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015

Programa No. %

HCB 50 56%

CDI 15 17%

HI y LP 9 10%

Otros 7 8%

HG y HS 3 3%

DIA 2 2%

PARD 2 2%

Serv. al C. 2 2%

TOTAL 90 100% Fuente: SIM Atención al Ciudadano 2015





MOTIVO HCB HI CDI Otros DIA PARD S.

CIUD HG/HS TOTAL %

Cobros No Autorizados 2 1 1 1 5 7%

Demora en la asignación de cupos 1 1 1 3 4%

Incumplimiento en la minuta 1 1 1%

Idoneidad del Recurso Humano 10 2 3 1 1 17 23%

Incumplimiento de Obligaciones 15 2 6 4 1 2 30 40%

Incumplimiento en Calidad de producto o servicio

4 1 2 1 8 11%

Incumplimiento en Cantidad de producto o servicio

1 1 1%

Incumplimiento en Oportunidad de producto o servicio

1 1 1%

Suspensión del Servicio 1 1 1%

Instalaciones Físicas Inadecuadas 2 2 3%

Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes 5 1 2 1 9 12%

Maltrato a Usuarios del Programa 6 2 1 1 10 13%

Medidas de Protección 1 1 1%

Malos Manejos del Presupuesto 1 1 1%

TOTAL 50 9 15 7 2 2 2 3 90

PORCENTAJE 56% 10% 17% 8% 2% 2% 2% 3%


7 2

2 2

3

9

15

50

Otros DIA PARD Serv. al C. HG y HS HI y LP CDI





CENTRO ZONAL I SEM II SEM

TUNJA 1 24 25

TUNJA 2 1 6

SOG. 12 7

DUIT 12 16

C/QUIRA 6 6

GAR 1 7

PTO. BOY. 1 1

MONI. 10 14

SOATA 2 1

OTANCHE 1 5

REG 5 2

TOTAL 75 90


Quejas


25

6 7

16

6 7

1

14

1

5 2

05

1015202530

TU

NJA

1

TU

NJA

2

SO

G.

DU

IT

C/Q

UIR

A

GA

R

PT

O. B

OY

.

MO

NI.

SO

AT

A

OT

AN

CH

E

RE

G

I SEM II SEM

1 1 1

2 2 2

1 1 1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

Def

enso

r d

e F

lia

Def

enso

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Co

ord

inad

or

CZ

Psi

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ir

Au

xilia

r A

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- G

A

Def

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r d

e F

lia

Duitama El Cocuy Moniquirá SogamosoChiquinquiráTunja No. 1 RegionalPuerto Boyacá

QUEJAS POR CENTRO ZONAL Y PROFESIONAL





Sugerencias CENTRO ZONAL MOTIVO DE LA

PETICIÓN

DESCRIPCION Estado

Sogamoso HCB FAMI Alcaldía Municipal de Cuitiva solicitan apertura de un nuevo FAMI para el sector del Llano de Alarcón,

Cerrada

Moniquirá Hogar Sustituto Comisaria de familia del Municipio de Arcabuco solicita cupo en Hogar sustituto para niño Anderson Patiño Hernandez de un año de edad.

Fin Proceso AAC

Chiquinquirá Apoyo a Familias en Situación de Emergencia

la señora Gloria Azucena Cortes Agente comunitaria del municipio de muzo solicita traslado de trabajo teniendo en cuenta que fue víctima de desplazamiento por violencia

Cerrada

Tunja No. 2 Servicio al Ciudadano Manifiesta desacuerdo en la forma como las funcionarias de esta institución atienden al público, empezando llegan tarde y como si fuera poco se ponen a comentar de sus vidas y charlan sin importarles la gente que está en la sala de espera. Le parece una falta de respeto espero que esto se componga y atiendan.

En Gestión

Tunja No. 1 CDI Personero del municipio de Cucaita Dr. Jose Antonio Sierra Alvarado presenta por escrito irregularidades que se presentaron el día miércoles 03 de diciembre del presente año, en el CDI donde se fracturo un dedo un niño. Muy respetuosamente solicita cambio de docentes del CDI.

Cerrada


1 1 1 1

3

2

1 1 1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

G. Admivo. Sogamoso Tunja 1 Sogamoso Moniquirá C/quirá El Cocuy P. Boyacá Duitama

Maltrato al ciudadano Demora en la atención(omitir, negar, retardar oentrabar de asuntos a su

cargo o prestación delservicio)

Incumplimiento, abuso oextralimitación de deberes o

funciones.

Parcialidad en procesos(inhabilidades e

incompatibilidades)

Medidas deProtección

QUEJAS POR MOTIVO

12 100% cerradas




Observaciones del Comité: La coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas menciona entonces que se continúa con mala clasificación de las sugerencias. La coordinadora del Centro Zonal Sogamoso menciona que se envió una retroalimentación desde el Nivel Nacional donde aparecen unas peticiones sin actuación para este Centro Zonal y al verificar esta información se encuentra que las actuaciones están registradas. Por tanto ella menciona que la información enviada en esta retroalimentación es tardía o no verdadera. La Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas verifica la información y se corrobora que las peticiones si contaban con las actuaciones correspondientes, sin embargo recalca la importancia de realizar y fortalecer el seguimiento en el centro zonal. Punto Crítico identificado: El cambio y rotación de los colaboradores de la oficina de atención al ciudadano por cualquier causa (vacaciones, semana de descanso, traslado, entre otras) afectan el registro de la información en el aplicativo. Decisiones para la Mejora: Continuar con los seguimientos desde el Nivel Zonal fortaleciendo estos seguimientos para garantizar adecuada clasificación de las PQR. Todos los profesionales sicosociales deben realizar el curso virtual de servicio y atención, que actualmente está ofertando la escuela virtual.




3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

MPE1. MACROPROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MPE1-01 Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal

compromisos Periodicidad: Mensual

Meta: 100%

Mes Num Denom Resultado Avance Meta Rango

Julio 95% 66% 144% 144% 100% Óptimo

Agosto 96% 70% 137% 137% 100% Óptimo

Septiembre 96% 74% 129% 129% 100% Óptimo

Octubre 95% 79% 121% 121% 100% Óptimo

Noviembre 95% 79% 121% 121% 100% Óptimo

Diciembre 95% 79% 121% 121% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014

Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014

Análisis: El dato es reportado por el Nivel Nacional, pese a que se indago con el Nivel Nacional sobre la meta asignada para la Regional Boyacá no se obtuvo respuesta para conocer los detalles del indicador. Punto(s) Crítico(s): No suministro de información detallada para la regional por parte de nivel Nacional. Recomendación para la Mejora: Con corte a primer trimestre de 2015 se observa en nuevo TDC que no está formulado este indicador.

JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

144% 137%

129% 121% 121% 121%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Cumplimiento Meta de Presidencia Frente a la Ejecución Presupuestal

Avance Meta




MPE1-01 Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal Obligaciones

Periodicidad: Mensual Meta: 100%


Julio 64% 38% 168% 168% 100% Óptimo

Agosto 73% 45% 164% 164% 100% Óptimo

Septiembre 74% 54% 136% 136% 100% Óptimo

Octubre 81% 64% 126% 126% 100% Óptimo

Noviembre 86% 74% 116% 116% 100% Óptimo

Diciembre 95% 91% 104% 104% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: El dato es reportado por el Nivel Nacional, pese a que se indago con el Nivel Nacional sobre la meta asignada para la Regional Boyacá no se obtuvo respuesta para conocer los detalles del indicador. Punto(s) Crítico(s): No suministro de información detallada para la regional por parte de nivel Nacional. Recomendación para la Mejora: Con corte a primer trimestre de 2015 se observa en nuevo TDC que no está formulado este indicador.

0%

50%

100%

150%

200%

JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

168% 164%

136% 126%

116% 104%

Títu

lo d

el e

je

Porcentaje de Cumplimiento meta de Presidencia Frente a la Ejecución Presupuestal Obligaciones

Avance

Meta




MPE1-04 Porcentaje de ejecución de metas sociales de programas orientados a NNA y familias con

amenaza, vulneración o inobservancia de derechos. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 1.175 1.359 86% 86% 100% En Riesgo

Agosto 1.172 1.359 86% 86% 100% En Riesgo

Septiembre 1.170 1.359 86% 86% 100% En Riesgo

Octubre 1.154 1.359 85% 85% 100% Adecuado

Noviembre 1.169 1.359 86% 86% 100% En Riesgo

Diciembre 1.169 1.359 86% 86% 100% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


CZ Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Num Den Ind Num Den Ind Num Den Ind Num Den Ind Num Den Ind Num Den Ind

Tunja 2 337 541 62% 429 541 79% 429 541 79% 427 541 79% 330 541 61% 328 541 61%

Sogam 163 219 74% 164 219 75% 170 219 78% 168 219 77% 174 219 79% 164 219 75%

Duitama 77 80 96% 79 80 99% 78 80 98% 78 80 98% 79 80 99% 79 80 99%

C/quira 244 251 97% 243 251 97% 232 251 92% 243 251 97% 241 251 96% 235 251 94%

Garagoa 56 60 93% 53 60 88% 50 60 83% 50 60 83% 54 60 90% 49 60 82%

P. Boyaca 41 43 95% 39 43 91% 34 43 79% 33 43 77% 32 43 74% 31 43 72%

Soata 29 32 91% 27 32 84% 30 32 94% 30 32 94% 29 32 91% 29 32 91%

El cocuy 17 20 85% 14 20 70% 15 20 75% 15 20 75% 14 20 70% 14 20 70%

Miraf 21 24 88% 22 24 92% 23 24 96% 22 24 92% 22 24 92% 23 24 96%

Moniq 36 48 75% 37 48 77% 41 48 85% 39 48 81% 38 48 79% 38 48 79%

Otan 34 37 92% 35 37 95% 37 37 100% 37 37 100% 36 37 97% 30 37 81%

TOTAL 1055 1355 78% 1142 1355 84% 1139 1355 84% 1142 1355 84% 1049 1355 77% 1020 1355 75%

Fuente: SIM EJECUCIÓN METAS SOCIALES Y FINANCIERAS

JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

86% 86% 86% 85% 86% 86%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Porcentaje de Ejecución de MSyF orientados a NNAy Flias con Amenaza Vulneración o inobservancia de Derechos

Avance Meta




Análisis Julio: Apoyo y fortalecimiento a la familia: Externado con discapacidad : 22 cupos no utilizados NO se adelantó contrato con San Martin de Turs Vulnerabilidad o adoptabilidad: Ejec 93%, 62 cupos sin utilizar : 35 cupos en HS, 18 cupos en HSD, 9 cupos en Internado atencion especializada. Restablecimiento en la Administración de justicia: 55% de ejec. Modalidades que presentan 0% de ejecución: Prestación Servicios a la comunidad, intervención de apoyo restablecimiento, apoyo Pos-institucional – SRPA. Modalidades que presentan en promedio 50% de ejecución: Centro Atención Especializada – CAE-, internamiento preventivo –SRP, libertad vigilada y seminternado –SRP. Modalidades con más de 90% de ejecución: Restablecimiento externado, Restablecimiento Internado, Restablecimiento Semiinternado, Centro Transitorio y Externado - SRP. Agosto: Los resultados del indicador obedece a que se dejaron de utilizar 22 cupos en Externado Discapacidad, 39 en Hogares Sustitutos ICBF Vulneración, 17 cupos en Hogares Sustitutos ICBF Discapacidad, en Internado de Atención Especializada 14 cupos, 2 en Prestación de servicios a la comunidad, 3 en Intervención de Apoyo – Restablecimiento, 12 en Libertad Vigilada, 4 en Semicerrado - Externado Restablecimiento, 1 en Externado SRPA, 5 en Semicerrado - Seminternado Restablecimiento, 10 en Seminternado SRPA, 4 en Internamiento Preventivo, 42 cupos en CAE, 10 en Apoyo Post-Institucional-SRPA Septiembre: Afecta el resultado del indicador la no contratación de 22 cupos en la modalidad Externado – Discapacidad (municipio de Sogamoso), 14 cupos de Internado de Atención Especializada (municipio de Duitama), 10 cupos en la modalidad Apoyo Post-Institucional-SRPA y 3 en Intervención de Apoyo – Restablecimiento. Igualmente no se utilizaron 49 cupos de Hogares Sustitutos y 83 en las diferentes modalidades de atención del Subproyecto Restablecimiento Administración de Justicia (los más representativos fueron CAE con 41 cupos, Libertar Vigilada 14, Semicerrada - Seminternado SRPA 12). Octubre: En el subproyecto restablecimiento en la Administración de Justicia, en las diferentes modalidades se han dejado de atender 99 cupos, en el Subproyecto Apoyo y Fortalecimiento a la Familia 22 cupos en la modalidad Externado Discapacidad (22 cupos del municipio de Sogamoso Institución San Martin de Turs no contratados)y 4 en la Modalidad Seminternado Vulneración; en Vulnerabilidad o Adoptabilidad 59 cupos en la modalidad Hogares Sustitutos ICBF, 17 en Internado de Atención Especializada y 4 en Hogar Gestor con Discapacidad. Noviembre: En la Modalidad Externado - Discapacidad no se contrataron 22 cupos del municipio de Sogamoso, en Hogares Sustitutos se dejaron de atender 54 cupos, 12 en Internado de Atención Especializada y en el Proyecto Restablecimiento en la Administración de Justicia se dejaron de atender 97 cupos de diferentes modalidades. Diciembre: No funcionaron las modalidades de Seminternado Vulneración, Apoyo Postinstitucional, Intervención de Apoyo Restablecimiento pues no hay contrato vigente. No se ejecutaron 22 cupos de Externado Discapacidad en el municipio de Sogamoso por cuanto no se contrató. En Centro Transitorio no hubo ubicación de usuarios. En la mayoria de modalidades de protección se presentan bajas coberturas, pues el servicio se prestó de acuerdo a la demanda del servicio. En las modalidades de H. Gestor. Internado con discapacidad y H. Gestor Victimas de la violencia la ejecución fue de 100%. Punto(s) Crítico(s):

Demora en proceso de contratación para algunas modalidades Falta de contratación vigente para algunas modalidades de protección




MPE1-05 Porcentaje de ejecución de metas sociales de programas de promoción y prevención de vulneración derechos Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 82.546 93.276 88% 88% 100% En Riesgo

Agosto 86.358 93.276 93% 93% 100% Adecuado

Septiembre 87.728 93.276 94% 94% 100% Adecuado

Octubre 89.433 93.469 96% 96% 100% Adecuado

Noviembre 93.533 92.690 101% 101% 100% Adecuado

Diciembre 93.533 92.690 101% 101% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

88%

93% 94% 96%

101% 101%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Ejecución de Metas Sociales de Programación de Promoción y Prevención de Vulneración Derechos

Avance Meta




CZ

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Num. Den Ind Num. Den Ind Num. Den Ind Num. Den Ind Num. Den Ind Num. Den Ind

TUN 1 21.007 26.584 79% 22.237 26.584 84% 24.225 26.584 91% 25.005 26.468 94% 26.257 26.468 99% 25.295 26.323 96%

TUNJ2 408 570 72% 525 570 92% 567 570 99% 570 570 100% 570 570 100% 570 570 100%

SOG 11.977 12.040 99% 11.978 12.040 99% 12.243 12.285 100% 12.185 12.315 99% 12.185 12.315 99% 11.940 12.215 98%

DUIT 10.731 11.927 90% 11.828 11.927 99% 11.866 11.927 99% 11.868 11.927 100% 11.869 11.927 100% 11.872 11.906 100%

C/QUIRA 9.371 10.841 86% 10.175 10.841 94% 10.745 10.841 99% 10.838 10.841 100% 10.647 10.841 98% 10.773 10.838 99%

GAR 5.044 5.550 91% 5.397 5.550 97% 5.497 5.550 99% 5.473 5.550 99% 5.475 5.550 99% 5.484 5.523 99%

P. BOY 4.322 5.396 80% 5.286 5.396 98% 5.346 5.396 99% 5.366 5.411 99% 5.381 5.411 99% 5.381 5.411 99%

SOATA 3.596 3.997 90% 3.754 3.997 94% 3.844 3.997 96% 3.864 4.020 96% 3.867 4.020 96% 3.834 4.020 95%

COCUY 3.939 4.339 91% 4.134 4.339 95% 4.120 4.339 95% 4.199 4.264 98% 4.196 4.264 98% 4.201 4.264 99%

MIRAF 2.128 2.381 89% 2.203 2.381 93% 2.207 2.381 93% 2.298 2.473 93% 2.288 2.473 93% 2.188 2.379 92%

MONI 5.426 5.810 93% 5.588 5.810 96% 5.752 5.810 99% 5.729 5.810 99% 5.731 5.810 99% 5.718 5.790 99%

OTAN 2.668 3.197 83% 3.419 3.807 90% 3.703 3.807 97% 3.611 3.807 95% 3.695 3.807 97% 3.500 3.566 98%

REG 405 549 74% 422 549 77% 438 549 80% 549 549 100% 549 549 100% 549 549 100%

TOTAL 81.022 93.181 87% 86.946 93.791 93% 90.553 94.036 96% 91.555 94.005 97% 92.710 94.005 99% 91.305 93.354 98%

Fuente: SIM EJECUCIÓN METAS SOCIALES Y FINANCIERAS

Análisis Julio: Indicador que tiene en cuenta la ejecución de metas sociales en las modalidades de PRIMERA INFANCIA, NIÑEZ, ADOLESCENCIA Y FAMILIA. En Primera Infancia ejecución de 96%, Generaciones con Bienestar 97% de ejecución y Familias con Bienestar (incluyendo encuentros en familia que no reporta ejecución) : ejecución 54%\" Agosto: Se dejaron de atender 6.918 de los cuales 2.389 son de programas de primera infancia, 278 de Niñez y Adolescencia y 4.251 de la modalidad Familias con Bienestar. En primera infancia se presentaron bajas coberturas en Hogares Infantiles (CZ Duitama, Garagoa, El Cocuy y Miraflores), en CDI (CZ Tunja No. 1 y Soatá), Modalidad Familiar (CZ El Cocuy), HC FAMI (CZ Moniquirá y Miraflores), HC Familiares (en nueve Centros Zonales) y HC Agrupados (4 Centros Zonales). De igual forma, conforme a información registrada por la Sede Nacional se presentaron bajas coberturas en DIA. En la modalidad Generaciones con Bienestar se presentaron bajas coberturas en CZ Tunja 1, Sogamoso, Soatá, Moniquirá, y Otanche. En Generaciones Etnicas con Bienestar, Bajas coberturas en CZ Puerto Boyacá (20) y CZ El Cocuy (52) En familias con Bienestar se presenta baja cobertura especialmente en el CZ Chiquinquirá, Moniquirá, Otanche, Garagoa, Puerto Boyacá, Soatá, Duitama, Tunja No. 1 y Tunja No. 2.




Septiembre: En CDI con Arriendo, 127 cupos no ejecutados que corresponden a 95 cupos del municipio de Tunja no contratados y 32 por bajas coberturas en varios municipios; en la Modalidad Familiar 75 cupos no ejecutados en los municipios de Guacamayas y El Espino; 43 cupos sin ejecutar de Hogares Infantiles, bajas coberturas especialmente en Garagoa y El Cocuy; 1463 cupos de DIA (la información de ejecución es acumulada pues en el mes de Septiembre no se presenta ejecución por que no hay contrato vigente); 544 cupos no ejecutados en HCB - Tradicionales Familiares, 4 unidades cerradas y bajas coberturas en varios municipios. 168 cupos en Familias con Bienestar, Según Formato F2, se presenta baja cobertura en algunos municipios; en Encuentros en Familia no aparece registrada información y frente a la cual no hay claridad sobre el reporte de la misma. Convenios Especiales- Promoción y Prevención para la Protección Integral de NNA 111 cupos sin ejecutar. Octubre: En el Subproyecto Atención Integral se dejaron de atender 574 cupos, de los cuales 461 corresponden a CDI (CZ Tunja No. 1 y Soatá), 75 en Modalidad Familiar (CZ El Cocuy) y 39 en Hogares Infantiles (CZ Garagoa, El Cocuy y Miraflores); en el Subproyecto Atención Modalidades Tradicionales 643 usuarios de los cuales 38 corresponden a HC FAMI, 570 a HCB Tradicionales Familiares y 35 de HCB Agrupados. En el Subproyecto Apoyo y Acompañamiento a Familias para el Fortalecimiento de los Vínculos, el Cuidado y la Convivencia Armónica 2736 usuarios (en la modalidad Familias con Bienestar 36 y en Encuentros con Familia 2.700). En el Subproyecto Promoción y Prevención para la Protección Integral de NNA 83 cupos no ejecutados. Noviembre: El indicador se ubica por encima del 100% debido a que en la modalidad Encuentros en Familia registra mayor ejecución frente a lo programado, información que es manejada directamente por la Sede Nacional y cargada por esta en el SIM. Diciembre: Indicador que tiene en cuenta la ejecución de metas sociales en las modalidades de PRIMERA INFANCIA, NIÑEZ Y ADOLESCENCIA Y FAMILIA. El resultado del indicador se incrementa desde noviembre, debido a que desde la Sede Nacional se registra información de Encuentros de Familia. Punto(s) Crítico(s): No se cuenta desde la Regional el Grupo de Asistencia técnica con un profesional específico para temas de asistencia técnica. Recomendación para la Mejora: Verificar al interior de la Regional quien podría otorgar la asistencia técnica desde el Nivel Regional.




MPE1-07 Porcentaje de beneficiarios focalizados en Niñez y Adolescencia

Periodicidad: Semestral Meta: 100%

Mes Num Denom Resultado Avance Rango

Junio 0 0 NA NA NA

Diciembre 5031 6975 72% 72% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: Se han focalizado para este corte 7.347 NNA, de los 7.200 programados en la modalidad tradicional, no se ha logrado el 100% de participación ya que se presenta un 2.5% de deserción es decir 176 NNA, abandonaron el programa; razón por la cual solo participan a este corte 7.171 NNA, en la modalidad tradicional y 127 en la modalidad étnicos; vale la pena señalar que no es posible focalizar los cupos programados por que definitivamente no existe más población para atender. Agosto: Para finalizar el programa, se focalizaron 7.258 NNA, en las modalidades tradicional y Étnico (7141 y 128 respectivamente), no se logró el 100% de NNA. ; vale la pena señalar que no es posible focalizar los cupos programados por que definitivamente no existe más población para atender. Septiembre: Se focalizaron para finalizar el programa 7.258 NNA, en las modalidades tradicional y Étnico (7141 y 128 respectivamente), no se logró el 100% de NNA. ; vale la pena señalar que no es posible focalizar los cupos programados por que definitivamente no existe más población para atender Octubre: Se focalizaron para finalizar el programa 7.258 NNA, en las modalidades tradicional y étnico (7141 y 128 respectivamente), no se logró el 100% de NNA ; vale la pena señalar que no es posible focalizar los cupos programados por que definitivamente no existe más población para atender Diciembre: Para el mes de Diciembre el resultado fue Optimo información que fue tomada del diagnóstico de derechos remitida por el operador, información recolectada por los Agentes Educativos del programa. Punto(s) Crítico(s): Se dificulta obtener información de la población Étnica ya que por su cultura no les permiten dar mayor información. Recomendación para la Mejora: Mayor socialización por parte del operador hacia la población objeto con el fin de dar la debida importancia del programa. Se sugerirá a la Sede Nacional realizar ajustes a la encuesta del diagnóstico de derechos con el fin de ser más abierta y entendible para la población Étnica.

5031 6975

72%

Beneficiarios Focalizados en Niñez y Adolescencia




MPE2 MACROPROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO

MPE2-01Porcentaje de acciones correctivas implementadas eficazmente



Julio 5 20 25% 33% 75% Crítico

Agosto 0 14 0 0% 75% Crítico

Septiembre 0 16 0 0% 75% Crítico

Octubre 1 16 6% 8% 75% Crítico

Noviembre 0 10 0 0% 75% Crítico

Diciembre 3 8 38% 38% 75% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: En el mes de Julio se cierran las AC No. 3297, 1954, 1950, 1909,1171, se reformula las AC 3296, 1953, 1948, 1912, 1202, 1181. Continúan vencidas las 1949, 1875, 1865, 1190, 1173. Profesional EPICO brinda apoyo para la verificación de las AC, cierre o reformulación de acuerdo al resultado de la verificación; así mismo en la gestión de las AC, solicitando jornadas de trabajo conjunto con los responsables de la tarea, sin embargo por las múltiples actividades de los Coordinadores no se realizan las jornadas de trabajo para actualizar isolucion módulo de mejoramiento. Profesional EPICO realiza seguimiento aplicativo isolucion generando alarmas para los responsables en cargue de información, registro avances planes de tratamiento, no siempre se logra respuesta positiva por parte de todos los responsables, lo que dificulta la verificación y cierre o reformulación de las Acciones.\"

JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

33%

0% 0% 8%

0%

38%

75% 75% 75% 75% 75% 75%

% AC Implementadas Eficazmente

Avance Meta




Agosto: Continúan vencidas AC en los Procesos de Gestión Administrativa, Gestión Humana, Gestión Atención a la Primera Infancia. Ac 3296, 1948, 1945, 1912, 1911, 1202, 1181, 1168 sin Nuevo Plan de Tratamiento. AC 1949, 1875, 1870. 1865, 1190, 1173 Vencidas.\" Septiembre: Se continúan con 16 Acciones Correctivas vencidas. Con corte a Octubre 2014, se cierra una AC 1177 correspondiente a Gestión Financiera. Permanece vencidas las No. 3296, 1949, 1945, 1912, 1875, 1870, 1865, 1202, 1190, 1181, 1173, 1162 Continúan vencidas 16 AC debido a la falta de verificación y evaluación del tratamiento y definición de nuevo tratamiento para las AC re formuladas. Diciembre: Se cierran el el periodo las AC No. 1875, 1865 y 1190 correspondientes a la AUSIGE de la Regional. Quedan vencidas sin Gestión por parte del Nivel Nacional las AC No. 4545, 4385, 4383, 4382, 3856 Punto(s) Crítico(s):

No registro y/o registro tardío, sin adjuntar soporte de las actividades por parte de los responsables de las tares en los planes de acción.

No seguimiento de las acciones de mejora por parte de los coordinadores de Grupo y Centro Zonal. Alto nivel de reformulación en las acciones de mejora. No gestión de las AC dirigidas por la Regional a la Sede Nacional afectando el indicador Regional.

Dirección Administrativa, Dirección de Gestión Humana y Aseguramiento a la Calidad.

Recomendación para la Mejora: Seguimiento por parte de los coordinadores de Grupo y Centro Zonal a las acciones de mejora. Apropiación y liderazgo de los coordinadores de Grupo y Centro Zonal de la metodología para la mejora

continua en la entidad. Las AC generadas a Sede Nacional no se calculen en el indicador Regional, ya que no depende de la

Regional la gestión oportuna de la acción de mejora por parte de este nivel.

Decisión para la mejora:

Realizar registro de manera inmediata a las tareas en los planes de tratamiento de las AC abiertas en isolucion

Desde el Nivel Regional los Coordinadores fortalecer el seguimiento a las AC en gestión. Liderar la generación de acciones de mejora al interior de los grupos y Centros Zonales como

Coordinadores, fortaleciendo la sensibilización en sus jornadas de trabajo.




MPE2-02 Porcentaje de acciones preventivas implementadas eficazmente (Mensual)

MPE2-04 Porcentaje de avance de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Periodicidad: Bimensual

Meta: 75%

Mes Num Denom Resultado Meta Rango

Julio 0 0 NA NA NA

Agosto 0 0 NA NA NA

Septiembre 0 0 NA NA NA

Octubre 0 0 NA NA NA

Noviembre 0 0 NA NA NA

Diciembre 0 1 0 100% Crítio Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Para el mes de Diciembre de 2014 no se realiza la verificación de la AP No. 622. No se adjuntan soportes del plan de tratamiento de AC 622, para realizar la verificación correspondiente. Teniendo en cuenta que de la jornada trabajada entre Dirección Administrativa Sede Nacional y Dirección Regional no allegaron Acta de Reunión. La verificación se realiza en el mes de Enero y registra solo la solicitud a infraestructura en el tema, no se conoce la respuesta de infraestructura, ningún soporte de la solicitud, no se ha dado ningún tratamiento para mitigar el riesgo al que hace referencia la Acción Preventiva, por tanto se cierra sin eficacia. Punto(s) Crítico(s): No cultura en generación de AP. Recomendación para la Mejora: Apropiación de la herramienta por parte de los Coordinadores de Grupo y Centro Zonal para aplicarla al interior de la Regional.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Resultado Meta

100% 100%

% AP Implementadas Eficazmente

Resultado

Meta




MPE2-04 Porcentaje de Avance de Implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de

Gestión

Mes Resultados Avance Meta Rango

Julio 78% 78% 100% En Riesgo

Agosto 90% 90% 100% Adecuado

Septiembre 88% 88% 100% Adecuado

Octubre 88% 88% 100% Adecuado

Noviembre 83% 83% 100% Adecuado

Diciembre 85% 85% 100% Adecuado


Análisis: Se observa el registro del mes anterior debido a la periodicidad de la evaluación, sin embargo se aclara que para el mes de Julio se cargó la RUTA la cual fue evaluada registrando un 91% de avance, ubicándose en zona adecuada. Para corte Agosto la RUTA SIGE se evalúa con un avance del 90% en un rango adecuado. No se cumple al 100% actividades de evaluación de política SIGE, Ejecución Plan de Gestión Ambiental, implementación controles operacionales Seguridad de la Información, socialización de riesgos y peligros SYSO, socialización información relacionada con el reporte, investigaciones de accidentes de trabajo. Septiembre: En el Eje Calidad un bajo porcentaje de avance referente a la Gestión eficaz de las Acciones Correctivas.

78% 90% 88% 88%

83% 85%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Avance de Implementación y Mantenimiento del SIGE

Avance Meta




Octubre: Continua en el Eje Calidad un bajo porcentaje de avance referente a la Gestión eficaz de las Acciones Correctivas. Noviembre: Poco personal en la regional dedicado exclusivamente a Gestión de archivo mobiliario y espacio limitado para gestión de archivo. Diciembre: Continua sin cumplirse el 100% de las actividades con eficacia lo relacionado con Acciones de mejora, gestión de archivo. Punto(s) Crítico(s):

Regional sin recursos físicos y humanos para mitigar todo lo relacionado con gestión de archivo.

No apropiación de las metodologías SIGE (Procedimiento AC/AP/SNC), sin utilizar aplicativos de acción de mejora al interior de los grupos de la Regional y demás centros zonales a expedición CZ Moniquirá.

No gestión de las AC dirigidas por la Regional a la Sede Nacional afectando el indicador Regional.

Recomendación para la Mejora:

Sede nacional defina criterios claros para evaluación de la Ruta SIGE. Seguimiento por parte de la Regional a las actividades de la ruta.




MPE2-07 Porcentaje de Riesgos Controlados

Periodicidad: Trimestral Meta: 100%

Mes Num Denom Resultados Avance Meta Rango

Septiembre 0 0 NA NA 100%

Diciembre 9 11 82% 82% 100% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Con corte a Diciembre se presenta la siguiente situación: 1. Para el Riesgo de: Denuncias No constatadas oportunamente. Se cumple el control establecido pero cambia el contexto debido a que el colaborador de la Oficina de Atención al Ciudadano en la Sede Regional renuncia y a la fecha de corte de esta información no se ha designado a ningún colaborador para realizar estas tareas, roles y/o funciones. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas implementa plan de choque para operar el Macroproceso y generar alarmas correspondientes pero no existe seguimiento exclusivo en SIM PQRS. 2. Fraude y/o uso indebido de la información. No se Cumple la actividad definida en el control. Punto Crítico: No seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y procesos.

Recomendación para la Mejora: Apropiación por parte de los colaboradores de la Gestión del Riesgo (análisis, valoración,

seguimiento mensual, reporte oportuno al Grupo de Planeación y Sistemas). Gestión del riesgo presente en el quehacer diario de los colaboradores responsables de

Macroprocesos y Procesos, definiendo formas de trabajo al interior del Grupo, seguimiento de los mapas en Grupos de Estudio.

Gestión del Riesgo articuladamente con los Centros Zonales, controles operacionales conjuntos entre los dos niveles para ser más eficaces y lograr el cumplimiento de las acciones definidas.

Decisión de Mejora:

Cada Coordinador Organice a sus colaboradores para que la gestión de riesgo se fortalezca entre trabajo y comunicación permanente con los colaboradores de Grupo Regional y Centro zonal (referentes/responsables de Macro procesos)

JUNIOSEPTIEMBRE

DICIEMBRE

86%

0 82%

100% 100% 100%

% Riesgos Controlados

Avance Meta




MPE2-08 Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados

en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


Septiembre 323 2.078 16% 16% 100% Óptimo

Diciembre 323 312 104% 104% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis:

Para el último trimestre del 2014 se reporta por parte del Grupo de Planeación y Sistemas las actividades de Sensibilización realizadas en los Centros Zonales de Tunja 1, Otanche, Puerto Boyacá en las fechas de Agosto 12 al 15, Agosto 21 y Septiembre 23 con la participación de 200, 33 y 90 Agentes Educativos, temática Principal Buenas Prácticas Ambientales. Durante el Semestre se realizó sensibilización en los Centros Zonales de Tunja 1, El cocuy, Soatá, Puerto Boyacá, Moniquirá, Chiquinquirá, Miraflores. Puntos Críticos: Algunas madres deben desplazarse desde la vereda hasta un lugar central donde se pueda reunir todas y recibir la sensibilización. En algunos lugares no se había empezado a manejar el tema ambiental, así que la sensibilización se realizó muy sencilla. El seguimiento que debería realizarse es difícil por los sectores lejanos y falta de personal disponibles para visitar cada lugar. Recomendación para la mejora: Este indicador no se maneja para la vigencia 2015.

Septiembre

Diciembre

16%

104%

100%

100%

% Agentes Educativos Sensibilizados en Mejores Practicas Ambientales

Meta Avance




MPE3 COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

E-29 Número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la formulación de Políticas diferenciales

en favor de niños, niñas y adolescentes. Periodicidad: Trimestral

Meta: 123

Mes Num Denom Indicador Meta Rango

Septiembre 122 123 99% 99% Óptimo

Diciembre 123 123 100% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante el último semestre se cumplió con las asistencia técnicas dirigidas a los municipios del Departamento de Boyaca según cronograma establecido, frente a la formulación de Políticas diferenciales en favor de niños, niñas y adolescentes.

Num Denom

122

123 123 123

Número de municipios con asistencia técnica del ICBF en la formulación de Políticas diferenciales en favor de

niños, niñas y adolescentes.

Septiembre Diciembre

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_estrategicos/Coordinacion_Articulacion_SNBF




E-31 Número de municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados

Periodicidad: Trimestral Meta: 123


Marzo 122 123 123 99% 100% Óptimo

Junio 122 123 123 99% 100% Óptimo

Septiembre 122 123 123 99% 100% Óptimo

Diciembre 122 123 123 99% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante el segundo semestre se garantizó el seguimiento para el desarrollo de los CMPS en los municipios del Departamento de Boyaca por parte de los referentes del SNBF. Puntos críticos: Algunos municipios del departamento no realizan los CMPS de acuerdo al plan de acción o no reportan la información dentro requerido. Recomendación para la mejora: Garantizar el seguimiento y monitoreo a todos los municipios del departamento brindando la orientación y la línea técnica en el desarrollo de los CMPS.

Num Denom

122

123

122

123

Número de municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados





Observaciones del Comité Los Coordinadores de Centro Zonal indagan sobre las instrucciones para esta vigencia sobre la programación de mesas públicas. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica manifiesta se enviaran orientaciones en el tema para ser acogidas por los Centros Zonales y realizar programación de acuerdo a estas orientaciones emitidas. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas recuerda la importancia de realizar seguimiento a los compromisos en estas jornadas pues no es solo programar y asistir a la mesa publica, es importante las secciones y cumplimiento de los compromisos fijados. Punto Crítico: Preocupa para la vigencia aún no se cuenta con el profesional referente del SNBF en la Regional. Decisión para la Mejora:

Desde el Grupo de Asistencia técnica enviar orientaciones a Centros Zonales referente a planeación y demás actividades a desarrollar para la vigencia 2015 en SNBF.




MACROPROCESOS MISIONALES

MPM1 GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

E-01 Niños y Niñas con Atención Integral a la Primera Infancia Periodicidad: Mensual

Meta: 16266


Julio 12.519 12.866 12.519 97% 16266 Adecuado

Agosto 12.565 12.866 12.565 98% 16266 Adecuado

Septiembre 12.603 12.866 12.603 98% 16266 Adecuado

Octubre 12.911 13.486 12.911 96% 16266 Adecuado

Noviembre 13.243 13.391 13.243 99% 16266 Adecuado

Diciembre 13.443 13.591 13.443 99% 16266 Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante los meses de Julio a Diciembre de 2014; se atendió un total de 12,881 niños y niñas; que corresponde a un cumplimiento del 98%, los beneficiarios se atendieron en las modalidades de CDI Modalidad Institucional y Familiar, Hogares Infantiles, y Lactantes y Preescolares. Puntos críticos: No se logró la atención del 100% de los beneficiarios en razón a la bajas coberturas en hogares Infantiles y la falta de un porcentaje mínimo de cargue de beneficiarios en el aplicativo cuéntame, por falta de seguimiento y asistencia técnica por parte de los supervisores a los operadores. Recomendación para la Mejora: Brindar Asistencia Técnica y seguimiento a los operadores con oportunidad para el cumplimiento del 100%

12.519 12.565 12.603 12.911 13.243 13.443 97% 98% 98% 96% 99% 99%

16266 16266 16266 16266 16266 16266

NN con Atención Integral a la 1ra Infancia

Resultado Avance Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_atencionintegral_primerainfancia




E-03 Niños y Niñas atendidos en hogares ICBF que brindan educación inicial, cuidado y nutrición Periodicidad: Mensual

Meta: 32774


Julio 32.078 32.774 32.078 98% 16266 Adecuado

Agosto 32.144 32.774 32.144 98% 16266 Adecuado


Octubre 32.131 32.774 32.131 98% 16266 Adecuado




Análisis: En el segundo semestre de 2014 se logró la atención de un total 32.136 niñas y niños atendidos a través de los Hogares ICBF modalidades Familiar, Grupal y FAMI; que corresponde al 98% de la proyección. Puntos críticos: Bajas coberturas Recomendación para la Mejora: Es necesario continuar con el seguimiento por parte del ICBF y que las modalidades de atención integral focalicen niñas y niños en áreas rurales dispersas sin afectar la cobertura de las modalidades tradicionales

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

32.078 32.144 32.156 32.131 32.147 32.161

98% 98%

98% 98%

98% 98%

16266 16266 16266 16266 16266 16266

NN atendidos en Hogares ICBF que brindan Educación Inicial, cuidado y Nutrición

Resultado Avance Meta




E-04 Nuevos agentes educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención integral Periodicidad: Mensual

Meta: 388


Julio 322 388 322 83% 388 Óptimo

Agosto 322 388 322 83% 388 Óptimo

Septiembre 322 388 322 83% 388 Óptimo

Octubre 322 388 322 83% 388 Óptimo

Noviembre 322 388 322 83% 388 Óptimo

Diciembre 322 388 322 83% 388 En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante los meses de Julio de Diciembre de 2014; se proyectaron unas metas diferentes para el alcance de este indicador, es decir que su medición varía entre un mes y otro por esta razón para el mes de diciembre el avance fue de un 83% equivalente a un rango en riesgo. Puntos críticos: no se logró el 100% debido a Sub registro entre los datos ICBF-SENA y lo reportado por la Sede Nacional, lo que impidió la nueva focalización de agentes educativos y su vinculación. Recomendación para la Mejora: Se realizó análisis evaluación y seguimiento a la ejecución del convenio ICBF – SENA identificando las falencias presentadas para ser tenidas en cuenta como acciones de mejora en la elaboración del Plan de acción 2015.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

322 322 322 322 322 322

388 388 388 388 388 388

83% 83% 83% 83% 83% 83%

Nuevos Agentes Educativos Vinculados a Procesos de Formación en el modelo de Atención Integral

Num Denom Avance




Observaciones del Comité: Coordinadora Centro Zonal Garagoa manifiesta inquietud referente al actuar de ICBF frente a demás permisos y paralización del servicio solicitado por los agentes educativos con el propósito de realizar estos cursos y solicita apoyo y orientación de la Regional para dar respuesta a estas comunicaciones. Situación que se presenta en el municipio de Guateque con el técnico que se adelanta en primera infancia. Decisión para la mejora: La Directora Regional manifiesta eleve la comunicación formal al Grupo de Asistencia Técnica y solicita a Coordinadora del Grupo de Asistencia técnica con el apoyo de los abogados oriente a la coordinadora del Centro Zonal Garagoa sobre la situación en particular.




E-22 Niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional



Julio 8.904 16.279 8.904 55% 16266 Optimo

Agosto 10.007 12.565 10.007 80% 16266 Optimo

Septiembre 10.007 12.603 10.007 79% 16266 Optimo

Octubre 10.514 12.911 10.514 81% 16266 Optimo




Análisis: En general es importante señalar que la meta de datos antropométricos de niños y niñas beneficiarios de Programas de Primera Infancia solicitados por el Sistema de Seguimiento Nutricional fue bajo, de la Meta de datos antropométricos 41.210, se digitaron y procesaron en el tercer trimestre (julio-septiembre) 28.840 datos y en el Cuarto trimestre (Octubre-Diciembre) 25.144; es decir, 70% y 61% respectivamente. El presente Indicador nos presenta una meta en el mes de junio de 16.279 niños y niñas y en el mes de diciembre bajó a 13.591 niños; así mismo, se observa que se aumentaron el número de niños y niñas con valoración y seguimiento nutricional, pasando de 8.904 a 11.567 niños y niñas con valoración y seguimiento nutricional con datos procesados en el CUENTAME, lo cual, se presenta porque a medida que transcurrieron los meses , las Entidades administradoras de servicios fueron cargando los datos y el aplicativo CUENTAME, según la fecha de la toma de los datos los procesó y sumó al trimestre respectivo. Puntos críticos: La disminución de la meta obedeció a que el Operador FUNGESCOL, dejó de operar al no cumplir y por ende no volverse a contratar. Recomendación para la Mejora: Los Centros Zonales y los Administradores del CUENTAME para el año 2015 deben realizar mayor Acompañamiento y seguimiento a las Entidades administradoras a fin de que realicen el cargue del 100% de los datos de los niños y niñas que solicita el Sistema de Seguimiento Nutricional, el cargue de la información en el año 2014 fue en promedio del 65%.

8.904 10.007 10.007 10.514 10.514 11.567

16.279 12.565 12.603 12.911 13.243 13.591

55% 80% 79% 81% 79% 85%

NN en 1ra Infancia con valoración y Seguimiento Nutricional

Num Denom %




MPM1-01 Niños y niñas atendidos por el programa de complementación nutricional –DIA Periodicidad: Mensual

Meta: 18557


Julio 17.211 18.674 17.211 92% 18557 En Riesgo

Agosto 17.211 18.674 17.211 92% 18557 En Riesgo

Septiembre 17.211 18.674 17.211 92% 18557 En Riesgo

Octubre 18.247 18.247 18.247 100% 18557 Óptimo

Noviembre 18.133 18.133 18.133 100% 18557 Óptimo

Diciembre 18.133 18.133 18.133 100% 18557 Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: El presente indicador tuvo un comportamiento en el tercer y otro en el cuarto trimestre; entre julio y septiembre se presentó baja cobertura en algunos puntos; sin embargo, los centros zonales reportaron novedades de reubicación de estos cupos; y demora en el reporte del registro de inscripción de beneficiarios, formato que cada responsable de punto debía reportar a los centros zonales o entregar al Operador; seguidamente, el Operador debía digitar la información en un archivo Excel y reportarlo a la coordinación Nacional del programa DIA. En el cuarto trimestre con el seguimiento que realizó el GAT y los centros zonales, se logró mejorar el reporte de esta información, lo cual permitió demostrar una cobertura del 100%. Aclarar también, que en casos de baja cobertura, debida principalmente a la sobreoferta de Programas de Primera Infancia y no existencia de mayor número de niños y niñas en este grupo de edad, los Centros zonales coordinaron el reporte de novedades trasladando cupos para lo puntos que solicitaron aumento de cupos.

Recomendación para la mejora: Para el año 2015, se propició disminuir cupos en los Puntos que fueron identificados con bajas coberturas; se presenta el reto, que la sede Nacional, le quitó responsabilidades al operador y se las trasladó al Centro Zonal, quien debe registrar la información en el CUENTAME.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

17.211 17.211 17.211 18.247

18.133 18.133

18.674 18.674 18.674 18.247

18.133 18.133

Niños y niñas atendidos por el programa de complementación nutricional \"Desayunos Intantiles con Amor -DIA-\

Num Denom




MPM1-02 Unidades de atención beneficiarias de la implementación de la Estrategia Fiesta de la Lectura.



Septiembre 0 185 NA NA 185

Diciembre 389 185 210% NA 185 Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014

Análisis: Durante el segundo semestre se realizó diplomado de fiesta de la Lectura de con la participación de 250 Agentes educativos, donde se vieron involucrados enlaces de los centros zonales y enlace regional, igualmente se realizaron 2 talleres para la implementación del libro táctil para niños con discapacidad visual, entrega de Kits a todos los Centros Zonales para la modalidad Hogar sustituto en el mes de Octubre. Puntos críticos: Dificultad en la terminación de Diplomado en algunos Centros Zonales por falta de conectividad. Decisiones para la mejora: Se estableció que para los municipios que no cuentan con buena conectividad se realizaría en forma presencial.




MPM1-03 Niños y niñas en primera infancia en familias que participan en procesos de formación Periodicidad: Trimestral

Meta: 16266


Septiembre 15.993 16.364 15.993 98% 16266 Óptimo

Diciembre 16117 13591 16117 129% 16266 Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante el semestre el indicador se mantuvo en Optimo con el debido proceso del registro de la información por parte de los Operadores en el aplicativo CUENTAME. Puntos críticos: El no llegar al 100% durante los meses de Julio a Noviembre se debió a la falta de registro de la información por parte de los operadores en el mes de Diciembre se obtuvo un avance del 119% ya que no se realizó por parte de los Operadores el proceso de desvinculación de aquellos beneficiarios que se retiraron. Recomendación para la mejora: Brindar asistencia técnica a los operadores frente al manejo de registro y novedades en el aplicativo CUENTAME fuente del indicador.

Num Denom

15.993 16.364 16117 13591

Niños y niñas en primera infancia en familias que participan en procesos de formación





MPM1-04 Niños y niñas atendidos integralmente que cuentan con registro civil



Septiembre 14.565 16.364 14.565 89% 16266 Óptimo

Diciembre 16037 13591 16037 118% 16266 Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante el semestre el indicador estuvo en un Rango Optimo esto debido al oportuno registro en el aplicativo CUENTAME por parte de los Operadores de la Modalidad Integral. Puntos críticos: El no cumplimiento del 100% del registro se debió a la falta de seguimiento frente a los avances a cada uno de los Operadores, otra inconveniente es que en algunos sectores del Departamento encontramos beneficiarios extranjeros que no cuentan con registro civil o beneficiarios de comunidades que por sus creencias no registran a los menores. Recomendación para la mejora: Brindar mayor asistencia técnica a los operadores en cuanto al manejo del aplicativo CUENTAME en lo referente a novedades vinculación y desvinculación de beneficiarios y así evitar que existan beneficiarios vinculados a un contrato cuando ya ha finalizado lo que conlleva a tener más de la meta requerida.

Num Denom

14.565 16.364 16037

13591

Niños y niñas atendidos integralmente que cuentan con registro civil





PM1-05 Porcentaje de niños y niñas de la Red Unidos con Atención a la Primera Infancia de acuerdo a criterios ANSPE de atención integral



Junio 0 4427 0% NA 100% NA



Análisis: Indicador semestral primer corte en el mes de Agosto se inició con el cálculo del indicador el cual siempre se mantuvo en estado en riesgo y crítico en el mes de Diciembre en el último corte, si bien la fuente es el CUENTAME el cruce de la información la realizaron en Sede Nacional, área de Planeación de la Dirección de Primera Infancia, quienes tomaban las bases de datos que entrega ANSPE con beneficiarios registrados en el CUENTAME, desde la Regional nunca se tuvo conocimiento de que bases de Datos utilizaron en Bogotá de ANSPE para estos cruces ya que en varias ocasiones en reunión con los Cogestores Aspe de Boyaca y en varios cruces realizados la población atendida por parte de ICBF superaba el 90% , teniendo como base la información que ellos tenían a la fecha. Puntos Críticos: Desconocimiento de las Bases de Datos ANSPE que manejan en Bogotá, falta de registro 100% de los beneficiarios en el aplicativo CUENTAME. Recomendaciones para la Mejora: Conocer las BD de la población Red Unidos con el fin de poder focalizar a nivel de los Centros Zonales y así lograr la atención de la población. Brindar la asistencia técnica requerida a los Operadores sobre todo a aquellos operadores pequeños que en cada contrato tienen un Representante Legal Nuevo y que por ende en la mayoría de los casos cambian la persona que registra la información lo que conlleva a demoras en el registro pues la nueva persona no conoce el sistema, labor que se debe realizar al inicio de los contratos con el fin de dar cumplimiento con el registro de los Beneficiarios en el aplicativo CUENTAME y así poder identificar que población de Red Unidos se está atendiendo.

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Resultado

Meta

68%

100%

% NN de la Red unidos Con Atención Integral a la 1ra Infancia de acuerdo a Criterios ANSPE de Atención Integral

Resultado

Meta




MPM1-06 Porcentaje de niños y niñas de la Red Unidos atendidos en modalidades FAMI y DIA. Periodicidad: Semestral

Meta: 100%


Junio 0 552 0% NA 100%

Diciembre 460 552 83% 460 100% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Indicador Semestral a partir del mes de Agosto se inició con el cálculo del indicador el cual su rango fue crítico, en el segundo corte mes de Diciembre rango crítico con avance de 83% aunque no el mejor un avance notorio; si bien la fuente es el CUENTAME el cruce de la información la realizaron en Sede Nacional por el área de Planeación de la Dirección de Primera Infancia, quienes tomaban las bases de datos que entrega ANSPE con beneficiarios registrados en el CUENTAME, desde la Regional nunca se tuvo conocimiento de que bases de Datos utilizaron en Bogotá para estos cruces ya que en varias ocasiones en reunión con los Cogestores Aspe de Boyaca donde se realizaron cruces y se identificó que la población atendida era mayor, es de aclarar que aquí incluyen a los beneficiarios DIA información que nunca fue cargada por el operador lo que conlleva a que no se pudo realizar cruce con los beneficiarios de esta modalidad. Puntos críticos: Desconocimiento de las Bases de Datos ANSPE que manejan en Bogotá, falta de registro 100% de los beneficiarios en el aplicativo CUENTAME. Recomendación para la Mejora: Conocer las BD de la población Red Unidos focalizando a nivel de los Centros Zonales logrando la atención de la población. Brindar la asistencia técnica requerida a las EAS especialmente a operadores pequeños que en cada contrato tienen un Representante Legal Nuevo y que por ende en la mayoría de los casos cambian la persona que registra la información lo que conlleva a demoras en el registro pues la nueva persona no conoce el sistema, labor que se debe realizar al inicio de los contratos con el fin de dar cumplimiento con el registro de los Beneficiarios en el aplicativo CUENTAME y así poder identificar qué población de Red Unidos se está atendiendo.

75% 80% 85% 90% 95% 100%

Resultado

Meta

% NN de la Red Unidos Atendidos en Modalidad DAMI y DIA

Resultado

Meta




MPM1-07 Porcentaje de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.



Julio 449 717 63% 63% 100% En Riesgo

Agosto 612 717 85% 85% 100% Adecuado

Septiembre 576 717 80% 80% 100% En Riesgo

Octubre 707 717 99% 99% 100% Adecuado

Noviembre 927 717 129% 129% 100% Óptimo



Análisis: La Meta establecida por sede nacional según población desplazada registrada en el 2013, la fuente para el análisis del indicador es Ejecución de Metas Sociales y Financieras, si bien durante todo el año el análisis se realizó por parte de los Administradores CUENTAME es de aclarar que la fuente no es el CUENTAME la hoja de vida del indicador dice que es lo que se registra en Ejecución de metas Sociales y Financieras. Sede nacional reporta lo concerniente a Convenios y DIA. Puntos Críticos: Los centros zonales no registran en la ejecución de metas sociales y financieras la población victimas que están siendo atendida en los programas ICBF de primera infancia. Recomendación para la Mejora: Registro por parte de los centros zonales mes a mes en ejecución de metas sociales y financieras la población victimas que está siendo atendida en cada uno de los programas de primera infancia

63% 85% 80% 99% 129% 138%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% NN víctimas de conflicto armado atendidos en las difentes modalidades de atención a la primera infancia.

Avance Meta




MPM1-09 Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades de Primera Infancia

Periodicidad: Trimestral

Mes Numerador Denominador Indicador avance Meta Rango

Septiembre 0 0 96% 96% 100% Adecuado



Análisis: Durante le segundo semestre las visitas de verificación de estándares de calidad fueron realizadas por los equipos de profesionales de los Centros Zonales, razón por la cual el porcentaje de incumplimiento se mantuvo en un 4% teniendo en cuenta que los mismo profesiones que debían brindar asistencia técnicas a las EAS y UDS lo dedicaron a cumplir la programación de visitas de Estándares de Calidad. Puntos Críticos: Para el segundo semestre no se contó con profesional de Aseguramiento a la Calidad para hacer el seguimiento periódico a las EAS y UDS que no cumplieron con los estándares. Recomendación para la mejora: Para el 2015 se tiene previsto un nuevo modelo de supervisión.

Septiembre

Diciembre

96%

97%

100%

100%

Cumplimiento de los Estándares de Calidad para las modalidades de 1ra

Infancia

Meta Avance




Observaciones del Comité:

Para el Macroproceso de Primera Infancia la Directora Regional según evaluación de acuerdo de gestión a Diciembre de 2014, menciona como termino la regional con los avances en el aplicativo CUÉNTAME y manifiesta la importancia de según nuevas indicaciones de focalización avanzar en este para cumplir la meta en la vigencia 2015.

Menciona la información de revisión por Dirección debe ser presentada de manera detallada

relacionando el cumplimiento por cada uno de los Centro zonales para poder identificar los puntos críticos y tomar decisiones para la mejora.

Para la jornada se presenta una profesional de ANSPE y comunica a todos los coordinadores y

Directora la manera de operar en vigencia 2015 en el proceso de focalización, donde según información suministrada por esta profesional se aceleraría la entrega de información de las bases de datos ya que no se enviarían al Nivel Nacional sino serían entregadas a la Regional para verificación por parte de ICBF.

Los Coordinadoras de Centro Zonal manifiestan esta podría mejora la ubicación de los Niños, Niñas y

Adolescentes ya que cuando ellos lograban ubicara los niños y niñas ya habían pasado la edad para acceder a los programas de ICBF.

Coordinadora Centro Zonal Tunja 1 manifiesta algunos inconvenientes que se ha encontrado frente al

operador de la modalidad familiar, por tanto solicita orientación sobre el tema.

Directora indaga sobre las dificultades de cargue de información en CUENTAME, los cetros zonales manifiestas existe problemas con el aplicativo y se requiere orientación en el mismo.

Punto Crítico:

Demora en proporcionar las bases de datos a ICBF para iniciar proceso de focalización. Bases de Datos desactualizadas.

Decisiones para la mejora:

Desde cada uno de los centros zonales se cuente con un referente para entenderse directamente con la Regional.

La comunicación entre ANSPE y el ICBF se haga directamente con el Coordinadora del Centro Zonal. Según la situación comentada por la Coordinadora de Centro Zonal Tunja 1 comunicar esta información

de manera ofial al Grupo de Asistencia técnica con el propósito de tomar acciones pertinentes en lo correspondiente a Modalidad Familiar.

Según situación manifestada por la Coordinadora Centro Zonal Garagoa elevar esta consulta oficial al grupo de asistencia técnica referente a las inquietudes de cómo dar respuesta a las solicitudes de los agentes educativos que actualmente adelantan el curso en primera infancia en el municipio de Guateque, desde el grupo de Asistencia técnica con apoyo de los abogados se de orientación y apoyo al Centro Zonal.

Realizar jornada de apoyo para los operadores y personal que carga información al cuéntame, jornada a realizarse en la Sede Regional liderada por los enlaces CUENTAME de la Regional. Los Centros Zonales de Moniquirá, Garagoa, Chiquinquirá, Miraflores, el Cocuy y Otanche convocar según fecha de la jornada a los operadores.




GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y

ADOLESCENCIA

E-05. Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de prevención


Julio 7.309 7.400 7.309 99% 100% Adecuado

Agosto 7.249 7.400 7.249 98% 100% Adecuado

Septiembre 7.249 7.400 7.249 98% 100% Adecuado

Octubre 7.317 7.400 7.317 99% 100% Adecuado

Noviembre 7.317 7.400 7.317 99% 100% Adecuado

Diciembre 7.317 7.400 7.317 99% 100% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: En los meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2014 se mantuvo en un rango ADECUADO de NNA participantes, con un promedio de participación de 7293 beneficiarios; los cupos programados para las comunidades (Embera y U´wa) no corresponden a la población real, se presentó una deserción del 1%. Puntos Críticos: Programación de cupos para una población no existente. Recomendación para la Mejora: para la mejora: Reprogramación de cupos Para vigencias futuras teniendo en cuenta las dificultades presentadas en la vigencia anterior.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

99%

98% 98% 99% 99% 99%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

NNA Vinculados a Programas de Prevención

Avance Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/GPP_proteccionintegral_ninezyadolescencia

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/GPP_proteccionintegral_ninezyadolescencia




MPM2-04. Número de horas de encuentros vivenciales realizadas en el Programa \"Generaciones con

Bienestar\"

MES Num Denom Resultado Avance Meta Rango

Julio 36.782 31.200 36.782 118% 100% Óptimo

Agosto 38.050 31.200 38.050 122% 100% Óptimo

Septiembre 38.050 31.200 38.050 122% 100% Óptimo

Octubre 38.050 31.200 38.050 122% 100% Óptimo

Noviembre 38.050 31.200 38.050 122% 100% Óptimo

Diciembre 38.050 31.200 38.050 122% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Durante el segundo semestre se presentó un cumplimiento promedio del 121% superando la meta establecida por cuanto el operador atendiendo unas horas adicionales en la realización de actividades lúdico pedagógicas. Puntos Críticos: ninguno Acciones para la Mejora: Continuar aplicando la estrategia de las horas adicionales en beneficio de nuestros NNA

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

118% 122% 122% 122% 122% 122%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% horas de encuentros vivenciales realizadas en el Programa \"Generaciones con Bienestar\"

Avance Meta




MPM3. GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

E-08. Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y jóvenes con estudios de bachillerato terminado que

estén vinculados a procesos de formación. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 18 19 95% 95% 100% Adecuado

Agosto 18 19 95% 95% 100% Adecuado



Noviembre 24 25 96% 96% 100% Adecuado



Análisis: Para el segundo semestre de 2014, se evidencia un avance de cumplimento promedio del 96%, no fue posible el cumplimiento del 100% ya que se presentaron algunos inconvenientes de registro de actuaciones en el SIM de los siguientes Adolescentes: NANCY BIBIANA RUIZ CARDENAS, MARIA CAROLINA SUAREZ SIERRA Y JESUS ALBERTO SAAVEDRA PINZON, se solicitó al equipo Interdisciplinario de la Defensoría de familia del centro zonal Chiquinquirá a fin de que por favor revisen la situación encontrada y de esta manera subir el reporte del indicador. Puntos Críticos: falta de registro de información en el aplicativo SIM por parte de los profesionales de las defensorías de familia. Recomendación para la Mejora: Garantizar el seguimiento por parte de los profesionales asignados al programa y el registro oportuno en el aplicativo


18 18

24 24 24 24

19 19

25 25 25 25

NNA y Jovenes con estudios de Bachillerato terminado que estan vinculados a procesos de formación

Num Denom

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_atencion_familiasycomunidades




E-12. Familias beneficiadas por el programa \"Familias con bienestar\"

Periodicidad: Mensual Meta: 4816


Julio 3.078 4.816 3.078 64% 4816 Optimo

Agosto 4.324 4.816 4.324 90% 4816 Adecuado


Octubre 4.804 4.816 4.804 100% 4816 Optimo

Noviembre 4.806 4.816 4.806 100% 4816 Optimo



Análisis: Durante el segundo semestre de 2014, se reporta una ejecución promedio del programa 92,17%, atendiendo 3.917 beneficiarios debido a que los insumos o reportes entregadas por la Sede Nacional no eran suficientes y presentaban inconsistencias en las base de datos para su focalización. Puntos Críticos: Demora en la contratación de los agentes educativos requeridos porque no cumplían con el perfil o no tenían disponibilidad para desplazarse a los municipios requeridos. Recomendación para la mejora: Contratación oportuna de los agentes educativos en garantía de la ejecución del programa


3.0

78

4.3

24

4.7

60

4.8

04

4.8

06

4.8

06

4.8

16

4.8

16

4.8

16

4.8

16

4.8

16

4.8

16

64% 90% 99% 100% 100% 100%

Familias Beneficiadas x el Programa Familias con Bienestar

Num Denom Avance




MPM3-01. Porcentaje de Familias Red Unidos beneficiadas por el programa \"Familias con bienestar\"



Julio 2.642 1.279 207% 207% 100% Óptimo

Agosto 3.510 1.279 274% 274% 100% Óptimo

Septiembre 3.707 1.279 290% 290% 100% Óptimo

Octubre 3.734 1.279 292% 292% 100% Óptimo

Noviembre 3.734 1.279 292% 292% 100% Óptimo

Diciembre 3.734 1.279 292% 292% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Sede Nacional envió las Bases de Datos de población objeto para la atención del programa Familias con Bienestar, el cual el operador al hacer la búsqueda logro contactar a más del 80% de las Familias y el 20% restante en reunión con los Administradores de Red Unidos Boyaca y con la misma búsqueda en campo por parte del operador se logró la focalización de más familias teniendo así una meta superior a la impuesta por sede nacional. Puntos críticos: Bases de Datos de Red Unidos Desactualizadas lo que conlleva a realizar una nueva búsqueda Decisiones para la mejora: Bases de Datos de Red Unidos actualizadas.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

207% 274% 290% 292% 292% 292%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Porcentaje de Familias Red Unidos beneficiadas por el programa \"Familias con bienestar\"

Avance Meta




MPM3-02. Porcentaje de familias indígenas atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de

grupos étnicos Periodicidad: Bimestral

Meta: 100%


Julio 0 0 NA NA 100%

Agosto 0 0 NA NA 100%


Octubre 25 25 100% 100% 100% Óptimo




Análisis: El Grupo de Asistencia Técnica a través del Servidor Público responsable de la Modalidad Territorios Étnicos con Bienestar, en concertación con la comunidad indígena Embera Chamí del Municipio de Puerto Boyacá, consolidó y presentó a la Sede Nacional el Proyecto de atención a la Comunidad étnica el cual fue aprobado en el primer trimestre, pero por Ley de garantía solo se pudo realizar la contratación del operador para ejecutar el proyecto hasta mediados del mes de septiembre; al ser un resguardo pequeño, compuesto por 25 familias, se logró en los meses de ejecución octubre – diciembre, la atención y reporte al sistema de información establecido, del 100% de las familias; por tanto, el resultado del Indicador fue óptimo. Recomendación para la Mejora: Para el año 2015, se tiene previsto continuar con otra fase del proyecto iniciado; esperando que la Dirección de familia y Comunidades apruebe el proyecto y asigne los recursos presupuestales correspondientes.

0 0 0

25 25 25

0 0 0

25 25 25

familias indígenas atendidas por el proyecto fortalecimiento a familias de grupos étnicos

Num Denom




MPM4. GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN

E-21. Porcentaje de niños y niñas entre dos y cinco años reportados al Sistema de Seguimiento

Nutricional (excluyendo FAMI, RN, RNEC) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional. Periodicidad: Semestral

Meta: 80%


Junio 270 372 73% 91% 81% Óptimo



Análisis: El resultado de este Indicador corresponde a los resultados del Tercer y Cuarto Trimestre (julio-diciembre) para la Regional y la mayoría de los centros zonales fue óptimo; en el caso de los Centros Zonales Garagoa y Miraflores el resultado es CRÍTICO en razón, a que solo se recuperaron el 50% y 44% respectivamente de los niños y niñas con Desnutrición Aguda; el resultado del Indicador para los Centros zonales Chiquinquirá y Otanche fue ADECUADO, dado que se recuperaron menos del 80% de los niños y niñas que en el Primer trimestre fueron identificados con DNT AGUDA; estos resultados fueron posible a los Planes de Intervención nutricional y al seguimiento que realizaron los Nutricionistas de los Centros Zonales. Es de aclarar, que en el mes de diciembre cambio el resultado, aumentando del 73 al 83%, debido a que también cambio la meta, aumentando de 372 a 738 niños y niñas con DNT Aguda, toda vez, que se registraron y procesaron más datos no solo del mes de diciembre sino de los meses anteriores. Recomendación para la mejora: Los Centros Zonales y los Administradores del CUENTAME para el año 2015 deben realizar mayor Acompañamiento y seguimiento a las Entidades administradoras a fin de que realicen el cargue del 100% de los datos de los niños y niñas que solicita el Sistema de Seguimiento Nutricional, el cargue de la información en el año 2014 fue tan solo del 62%.

Junio

Diciembre

91%

83%

81%

80%

% de NN entre 2 y 5 años reportados al SSN (Excluyendo FAMI, RC, RNEC) con desnutrición Aguda que mejorararon su

estado Nutricional

Meta Resultado

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_nutricion




MPM4-01. Porcentaje de niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI y CDI Modalidad Familiar, con desnutrición global que mejoran su

estado nutricional. Periodicidad: Semestral

Meta: 75%


Junio 51 93 55% 73 75% En Riesgo



Análisis: El Indicador para DNT GLOBAL en los CDI Modalidad Familiar y Hogares FAMI presenta una prevalencia del 4.4% durante el año 2014, resultando OPTIMA la calificación, en razón a que de 139 niños con Desnutrición Global en el Primer Trimestre, se recuperaron 104 niños al finalizar el año; recuperándose el 75% de los niños y niñas. Es importante aclarar, que la meta del Indicador del Primer Semestre es Optimo cuando el resultado es ≥70%, en tanto que al finalizar el segundo semestre, el resultado esperado es de ≥75%; razón por la cual el resultado final de la regional es óptimo y no ADECUADO, ya que tuvimos un resultado del 75%, como se observa y publicado por la Sede Nacional Dirección de Nutrición el 29 de enero de 2015. Respecto al resultado en los centros zonales, GARAGOA, MONIQUIRA y PUERTO BOYACA, CRITICO; EL COCUY, EN RIESGO; DUITAMA, ADECUADO; y en OPTIMO, CHIQUINQUIRA, MIRAFLORES, SOATA, SOGAMOSO y TUNJA. Para obtener este resultado, los nutricionistas de los Centros Zonales realizaron los Planes de Intervención Individual y Grupal en las unidades donde se identificaron los casos de los niños y niñas que no se recuperaron involucrando a padres de familia y agentes educativos con el propósito de recuperar su estado nutricional. Puerto Boyacá, se manifestó a la sede Nacional, toda vez que en sus bases de datos no aparecen los 5 niños que se identifican por la Sede Nacional en Seguimiento Nutricional

Junio

Diciembre

55%

71%

75%

75%

% de Niños de 0-2 años reportados al SSN pertenecientes al programa FAMI y CDI Modalidad Familiar, con desnutrición global que mejoraron su estado

Nutricional

Meta Resultado




MPM4-02. Porcentaje de niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación

nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional Periodicidad: Semestral

Meta: 70%


Junio 0 0 NA NA 70%

Diciembre 24 55 44% 44% 70% En

Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: La Estrategia de recuperación Nutricional ambulatoria está orientada como una fase tres de intervención dentro de la Estrategia Recuperación Nutricional, en el departamento de Boyaca no existen Centros de Recuperación Nutricional o la estrategia Recuperación Nutricional con enfoque Comunitario lo que permite establecer y lograr un mejor avance en la Recuperación de los menores, no obstante los Centros Zonales adelantan los planes de intervención con la familia para mejorar el estado nutricional de los Niños. Punto(s) Crítico(s): Para el reporte de este indicador la Sede Nacional tomo como meta el primer semestre, no se tuvo en cuenta que este programa solo la entrega se realizó para 8 meses (8) entregas. Así mismo existió rotación de niños y niñas (por sitios de ubicación). Lo que hace difícil establecer comparativo y que esta modalidad de atención permite concurrencias. Recomendación para la Mejora: Mejorar el estado Nutricional de un menor es un proceso a largo plazo, que requiere una intervención desde e la etapa de gestación de la madre, para garantizar un adecuado peso y talla al nacer. Es importante considerar un ajuste en los lineamientos de los programas en cuanto a la atención a brindar y con los cuales de acuerdo a las intervenciones se pueda garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Junio Diciembre

0%

44%

70% 70%

% de NN menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición

aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional

Resultado Meta




MPM4-03. Porcentaje de niños y niñas entre dos y cinco años victimas de desplazamiento reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI) con desnutrición aguda

que mejoraron su estado Nutricional Periodicidad: Semestral

Meta: 78%


Junio 0 0 NA 78%

Diciembre 91 131 69% 69% 78% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: El resultado del Indicador MPM4-3 al finalizar el año 2014, presentó para la Regional Boyacá una recuperación de la Desnutrición Aguda de los niños y niñas en condición de desplazamiento; es decir, de los 20 niños y niñas en condición de desplazamiento, identificados en el Primer Trimestre con Desnutrición Aguda, gracias a los Planes de Intervención Nutricional implementados por los nutricionistas de los Centros Zonales y las Entidades Administradoras de Servicio, se recuperaron 18 niños y niñas, siendo el Resultado del indicador OPTIMO para la Regional Boyacá, a excepción del Centro Zonal Chiquinquirá, debido a que solo se recuperó de la DNT Aguda uno de los 2 niños identificados.

Junio Diciembre

0%

69% 78% 78%

% NN entre 2 y 5 años victimas de desplazamiento reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI) con desnutrición aguda

que mejoraron su estado Nutricional.

Resultado Meta




MPM4-04. Porcentaje de niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI y menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad



Junio 386 570 68% 68% 40% Adecuado



Análisis: El resultado de este Indicador para la Regional Boyacá fué de ADECUADO, en razón a que el 47% de los niños y niñas permanecieron con Obesidad al finalizar el año 2014. Los resultados por centro Zonal fueron de la siguiente manera: EN RIESGO, los Centros Zonales CHIQUINQUIRA y GARAGOA; ADECUADO, los Centros Zonales DUITAMA, EL COCUY, OTANCHE, PUERTO BOYACA, SOATA y SOGAMOSO; el resultado OPTIMO, se presentó en los Centros Zonales MIRAFLORES, MONIQUIRA y TUNJA 1. Para el segundo semestre el resultado del indicador mejoró, debido a la intervención de los nutricionistas de los centros Zonales en capacitación a los agentes educativos en toma de datos antropométricos más consistentes y en el seguimiento a los Planes de Intervención. Recomendación para la mejora: Continuar trabajando con los Operadores Agentes Educativos y Madres comunitarias con el fin de que la toma de los datos antropométricos sean confiables. Continuar con los planes de intervención.

Junio Diciembre

68%

0%

40% 40%

% NN reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI y menores de 2

años) que permanecieron con Obesidad

Resultado Meta




Observaciones del Comité: La Directora indaga sobre los detalles del análisis presentado de igual manera solicita la información se presente desagregada para cada centro zonal, como se ha realizado en las anteriores revisiones por la dirección con el propósito de identificar los centros zonales y puntos críticos dentro del macroproceso. Aunque puede ser que el indicador para la Regional pudo estar en adecuado se requiere identificar si algún centro zonal se encontró en estado riesgo y/o crítico. Indaga sobre cuáles son los Niños que no mejoraron su estado nutricional y las razones para que no se lograra esta mejora como es el caso del Niño de Chiquinquirá indicador MPM4.-03. De igual manera indaga sobre el sobrante del porcentaje de información que no se procesó dentro del aplicativo CUENTAME debido a no cargue del 100% de la información para el aplicativo de seguimiento Nutricional, ya que el análisis menciona solo se cargó u 62%. La Coordinadora del Grupo de asistencia técnica menciona que verificara la situación y solicitara esta información a detalle al Nutricionista Regional ya que no cuenta en el momento con los detalles de dicha información. Decisiones para la Mejora:

Ubicar al Niño del Centro Zonal Chiquinquirá que no mejoro su estado Nutricional y verificar la situación actual y el plan de intervención nutricional.

Identificar por Centro Zonal el 38% de los NNA que no pudo procesar la información del SSN y las causas para poder atacar el problema, determinar si el problema es de CUENTAME.

Orientar a los Centros Zonales para verificar los NN de recuperación nutricional ambulatoria con desnutrición aguda que mejoraron su estado nutricional. Garantizar que estén vinculados a otros programas.




MPM5. GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN

MPM5-P1. GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS E-14. Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de

apertura de investigación con situación legal dentro de los 120 días definidos por la ley Periodicidad: Mensual

Meta: 100%

Mes Num Den Resultado Avance Meta Rango

Julio 561 602 93% 93% 100% Adecuado

Agosto 507 554 92% 92% 100% Adecuado






561 507 504 550 544 527

602 554 614 595 596 589

NNA > 18 años en Protección con Auto de Apertura de investigación con situación legal dentro de los 120 días definidos por la ley

Num Den

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

93% 92% 82% 92% 91%

89%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% NNA > 18 años en Protección con Auto de Apertura de investigación con situación legal dentro de los 120 días definidos por la ley

Avance Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_proteccion

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_restablecimientoderechos





Análisis: La falta de registro de las actuaciones administrativas en el aplicativo SIM por parte de la autoridad competente impide lograr el resultado de la meta asignada. Puntos críticos: Resistencia por parte de algunos profesionales de la Defensoría de Familia de los Centros Zonales en garantizar con oportunidad el registro de la información en el aplicativo SIM. Recomendación para la mejora: Seguimiento periódico por parte del coordinador del centro zonal y defensoría de familia al resultado de los indicadores PARD.




E-18. Porcentaje de niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de acompañamiento familiar por las unidades móviles para contribuir a la atención, asistencia, reparación

integral y al restablecimiento de sus derechos. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 366 360 102% 102% 100% Optimo

Agosto 366 430 85% 85% 100% Adecuado






Análisis: Durante el segundo semestre se mantuvo un cumplimiento de rango adecuado; se garantizó la atención psicosocial y nutricional a niños, niñas y adolescentes victimas de desplazamiento forzado, Recomendación para la mejora: Identificación oportuna y adecuada de las familias mediante las Bases de Datos suministradas por las Instituciones.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

102% 85% 89%

82% 98% 98%

100% 100% 100% 100% 100%

200%

% NNA víctimas del desplazamiento forzado con proceso de acompañamiento familiar x unidades móviles para contribuir a la

atención , asistencia, reparación íntegral al Restablecimiento de sus

derechos.

Avance Meta




MPM5-P1-01. Porcentaje de Niños, niñas y adolescentes en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia

mayor a 12 meses. Periodicidad: Mensual

Meta: 10%


Julio 15 34 44% 44% 10% Crítico

Agosto 14 26 54% 54% 10% Crítico

Septiembre 15 24 63% 63% 10% Crítico


Noviembre 13 16 81% 81% 10% Crítico



Análisis: durante el segundo semestre el indicador registra un número de 13 NNA con permanencia superior a 1 año ubicados en hogar sustitos que corresponden a los Centros Zonales Chiquinquirá 5, Sogamoso 2, Duitama 2; Puerto Boyaca 3 y Moniquirá 1. Puntos críticos: La falta de definición oportuna en los PARD obedece a condiciones especiales entre ellos hijos de padres privados de la Libertad e hijos de adolescentes en protección. Recomendación para la mejora: Solicitar a Sede Nacional el ajuste al indicador.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

44% 54% 63% 65% 81%

100%

10% 10% 10% 10% 10% 10%

% NNA en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia

mayor a 12 meses.

Avance Meta




MPM5-P1-02. Porcentaje de niños, niñas y adolescentes ubicados en la modalidad medio Institucional Internado con más de 12 meses de permanencia



Julio 0 5 0% 0% 10% Óptimo

Agosto 0 5 0% 0% 10% Óptimo

Septiembre 0 5 0% 0% 10% Óptimo

Octubre 0 5 0% 0% 10% Óptimo

Noviembre 4 5 80% 80% 10% Critico



Análisis: En el segundo semestre se registra en el mes de Noviembre 4 NNA ubicados en la modalidad medio Institucional con permanencia superior a 12 meses que correspondió al Centro Zonal Tunja2 con un porcentaje del 80% con rango CRITICO para este mes, se realizó la retroalimentación correspondiente a la Defensoría competente definiendo la situación de los NNA para el siguiente mes. Puntos críticos: No revisión periódica del indicador antes de finalizar el mes por parte de la Defensoría responsable. Recomendación para la mejora: Verificación periódica de los indicadores PARD.

0 0 0 0

4

0

5 5 5 5 5

1

NNA ubicados en la modalidad medio Institucional Internado con más de 12 meses de permanencia

Num Denom




MPM5-P1-03. Porcentaje de niños, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida con fallos ejecutoriados.



Julio 30 441 7% 0% 0% Adecuado







Análisis: Durante el segundo semestre no fue posible garantizar la definición Jurídica de los PARD con oportunidad de acuerdo a los términos establecidos por la Ley 1098 del 2006 por parte de las Defensorías de Familia de los Centros Zonales de Duitama:19, Otanche: 8, Tunja No 2: 1, Chiquinquirá.1, siendo los Centros Zonales con mayor número de casos Duitama y Otanche. Puntos críticos: Falta de registro de las actuaciones administrativas en el aplicativo SIM Recomendación para la mejora: Registrar con Oportunidad las actuaciones administrativas que corresponden a cada PARD en el aplicativo SIM.

30 28 86

9 18 29

441 435 451

290 297 283

NNA con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal

definida con fallos ejecutoriados

Num Denom




MPM5-P1-04. Porcentaje de niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida con fallos ejecutoriados.



Julio 133 441 30% 30% 0% En Riesgo

Agosto 118 435 27% 27% 0% Crítico






30% 27%

24%

7% 6%

4%

0% 0% 0% 0% 0% 0%

% NNA con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida con fallos

ejecutoriados.

Resultado Meta





Análisis: Durante el segundo semestre no se logró la meta requerida debido a que en este indicador la tendencia es decreciente es decir 0%, el centro zonal que afecto notablemente el alcance de la meta fue el CZ Duitama con aproximadamente 70 PARD sin registro de información oportuna. Puntos críticos: Falta de registro de las actuaciones oportunamente en el aplicativo SIM. Decisiones para la mejora: Registro Oportuno de las actuaciones administrativas en el aplicativo SIM.

133 118 108 21 17 10

441 435 451 290 297 283

NNA con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida con fallos

ejecutoriados.

Num Denom




MPM5-P1-05. Porcentaje de procesos administrativos de restablecimiento de derechos que son

remitidos a Juzgados de Familia, por pérdida de competencia. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 0 0 NA NA 100% NA







Análisis: durante el segundo semestre este indicador permaneció con resultado critico debido a la no solicitud de prórroga con oportunidad y registrada en el aplicativo SIM. Puntos críticos: Falta de seguimiento a los diferentes procesos por parte de los integrantes de las Defensorías de Familia y Coordinador de Centro Zonal hace que se pierda competencia, con necesidad del envió a otra instancia. Recomendación para la mejora: Dar aplicabilidad a la norma dando cumplimiento a los términos establecidos

0 0 0 0 0 0 0

19 21

7 6 5

Procesos Administrativos de Restablecimiento de Derechos que son remitidos a Juzgados de

Familia, por pérdida de competencia.

Num Denom




MPM5-P1-07. Porcentaje del presupuesto ejecutado o efectivamente contratado del total del presupuesto asignado como proyecto de inversión de protección.



Julio 5.789.248.134 12.565.544.921 46% 51% 90% Crítico

Agosto 6.713.865.211 12.565.544.921 53% 59% 90% En Riesgo

Septiembre 7.603.218.324 12.433.487.295 61% 68% 90% En Riesgo

Octubre 8.678.040.054 12.965.604.025 67% 74% 90% En Riesgo

Noviembre 9.631.654.080 13.299.801.856 72% 80% 90% Adecuado

Diciembre 11.378.033.280 13.619.164.876 84% 84% 90% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: El valor del numerador no corresponde, de acuerdo a informe de seguimiento enviado por la Dirección de Protección. Mensualmente, se remite informe de seguimiento presupuestal a la Dirección de Protección. Septiembre: A la fecha de corte, varios rubros con 0 ejecución respecto a lo asignado (Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo, $540.544.400, Orientación para la Vida Personal, Social y Vocacional $2.170.000, Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Logístico $ 4.554.153. En el rubro Emergencias en Casos de Restablecimiento la ejecución es del 7%, en Victima de Conflicto Armado el 27%, Vulnerabilidad o Adoptabilidad el 43%. En los rubros Restablecimiento en la Administración de Justicia y Soporte a la Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación de Servicios la ejecución es del 58%; en Apoyo en Contratación de Servicios - Atención Directa a la Comunidad el 64% , Soporte a la Gestión del Proyecto - Viáticos y Gastos de Viaje el 70%, y Apoyo y Fortalecimiento a la Familia el 71%. En Comité Estratégico Regional se hace seguimiento a la ejecución presupuestal.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

46% 53% 61% 67% 72% 84%

90% 90% 90% 90% 90% 90%

% presupuesto ejecutado o efectivamente contratado del total del presupuesto asignado como proyecto de inversión

de protección.

Resultado Meta




Octubre: Los recursos asignados en el rubro Orientación para la Vida Personal, Social y Vocacional ($2.170.000) a la fecha de corte no tienen ninguna ejecución. En Emergencias en Casos de Restablecimiento solo se ha ejecutado el 7%. En soporte a la gestión del proyecto - de tipo administrativo no se reporta ejecución alguna frente a lo asignado ($540.544.400) al igual que en Soporte a la Gestión del Proyecto - De Tipo Logístico ($4.554.153). Otros rubros que han tenido baja ejecución son Victima De Conflicto Armado (32%), Vulnerabilidad o Adoptabilidad (55%), Restablecimiento en la Administración de Justicia (62%) y Soporte a la Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación de Servicios (66%). De acuerdo a análisis presupuestal ya se reportaron a la Sede Nacional los saldos disponibles en varios de estos rubros. Noviembre: Sin ejecución los subproyectos Orientación para la Vida Personal, Social y Vocacional ($ 2.170.000) y Soporte a la Gestión de Proyecto - de Tipo Administrativo ($ 540.544.400); igualmente en ejecución se encuentra por debajo del 80% Vulnerabilidad O Adoptabilidad (75,8%), víctima de Conflicto Armado (71,9%), Restablecimiento en la Administración de Justicia (68,5%), Emergencias en Casos de Restablecimiento (11,3%), Soporte a la Gestión de Proyecto - Apoyo En Contratación de Servicios (73,6%) y GMF (48,2%). En el mes de Noviembre en Comité Estratégico Regional se hizo seguimiento a la ejecución presupuestal y se definieron acciones a seguir. Diciembre. De los recursos no ejecutados, los mayores porcentajes se encuentran en los subproyectos Vulnerabilidad o Adoptabilidad ($765.344.024), Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo ($540.544.400), Restablecimiento en la Administración de Justicia ($526.854.635), Apoyo y Fortalecimiento a la Familia ($210.533.543), Soporte a la Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación de Servicios ($162.273.892. Punto(s) Crítico(s): Debilidad en el seguimiento a la ejecución del presupuesto.




MPM5-P1-09. Porcentaje de hogares acompañados por parte del programa de alimentación en la transición para hogares desplazados beneficiarios de la ayuda humanitaria.



Marzo 0 0 NA NA 90% NA

Junio 0 0 NA NA 90% NA




Análisis: Durante en el segundo no cumplieron con las visitas proyectadas al programa de hogares desplazados por parte de los integrantes de la Unidad Movil por atender emergencias como incendios e inundaciones. Puntos críticos: Emergencias eventuales que requieren la presencia de la Unidad Movil Recomendación para la mejora: Realizar una buena planeación y establecer un cronograma bimestral para la debida atención de la población en el tiempo requerido.

Septiembre

Diciembre

34%

94%

90%

90%

% de hogares acompañados x parte del Programa de Alimentación en la Transición para Hogares desplazados de la ayuda Humanitaria

Meta Avance




MPM5-P1-10. Porcentaje de adolescentes con Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos PARD activo o cerrado, que posteriormente ingresan al Sistema de Responsabilidad Penal

para Adolescentes. Periodicidad: Trimestral

Meta: 0%






Noviembre 2 1.028 0% 0% 0% Óptimo



Análisis: Durante el periodo de Julio a Diciembre de 2014 infortunadamente se pasó de un indicador de 0 siendo ascendente a 3 casos este indicador la tendencia debe ser 0. Puntos críticos: No se está trabajando adecuadamente Proyecto de vida de los Adolescentes, no se están adelantado los seguimientos a las medidas de protección., no se está vinculando de forma efectiva al SNFB y a la Familia en los PARD. Recomendaciones para la mejora: Durante el PARD por parte del equipo psicosocial se debe hacer énfasis a los jóvenes como a su familia en la prevención del Delito. Se debe mejorar el trabajo adelantado por las defensorías de familia en cuanto al proyecto de vida de los adolescentes al igual que seguimiento de las medidas de protección impuestas, al igual se debe adelantar un seguimiento efectivo por parte de la Defensoría de Familia y el Coordinador del Centro Zonal.

0 2 2 2 2 3 0

989 927 988 1.028 1002

% Adolescentes con PARD activo o cerrado, que posteriormente ingresan al Sistema de

Responsabilidad Penal para Adolescentes.

Num Denom




MPM5-P1-11. Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades de Protección Meta: 100%

Mes Numerador Denominador Indicador Avance Meta Rango

Marzo NA NA NA NA 100%

Junio 0 0 99% 99% 100% Adecuado




Análisis: Durante el segundo semestre de 2015 el porcentaje de incumplimiento fue del 1%, fundamentalmente el incumplimiento de los estándares en instituciones modalidad seminternado y algunos hogares sustitutos. Puntos críticos: A pesar de contar con la firma de consultoría REDCOM para las visitas de verificación de estándares, falto el profesional de aseguramiento a la calidad para realizar el seguimiento periódico a las UDS que no cumplieron con los estándares. Recomendación para la mejora: Para 2015 se cuenta con un nuevo modelo de supervisión.


99%

100% 100% 100%

Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades de Protección

Avance Meta




MPM5-P1-13. Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y mayores de 18 años con discapacidad atendidos en situación de inobservancia, amenaza o vulneración de sus derechos


Mes Numerador Denominador Indicador Avance Meta Rango

Marzo NA NA NA NA NA NA

Junio 478 439 109% 109% 100% Óptimo




Análisis: Durante el segundo semestre el comportamiento fue Adecuado debido al no registro de las variables de discapacidad por parte de los profesionales responsables en cada uno de los centros zonales. Puntos críticos: Falta de conocimiento del diagnóstico de cada uno de los NNA que se encuentran en este tipo de condición. Recomendación para la mejora: El los comités consultivos de restablecimiento de derechos socializar la información relevante de cada uno de los NNA seleccionando con precisión la variable que corresponde.


109%

100% 100% 100%

% NNA mayores de 18 años con discapacidad atendidos en situación de inobservancia, amenaza o vulneración de sus derechos

Avance Meta




Observaciones del Comité: La Directora Regional y la Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas indagan sobre esta información desagregada por cada uno de los Centros Zonales con el propósito de verificar estado actual de los NNA. Teniendo en cuenta que se conoce que esta información la trabaja líder SIM en la Regional donde permanentemente con frecuencia casi semanal retroalimenta a los centros zonales sobre los indicadores de PARD. La Coordinadora del Grupo de Asistencia técnica menciona que el punto crítico identificado en todos los Centros Zonales es el no registro de la información en el aplicativo SIM. Los Coordinadores de Centro Zonal manifiestan que sus equipos de Defensoría no acatan sus recomendaciones y no los observan y tienen en cuenta como jefes inmediatos, o cual dificulta el seguimiento a los procesos y afecta el clima laboral, pese a las solicitudes de registro no se logra que los defensores de familia registren esta información. Coordinadora Grupo de Planeación y sistemas manifiesta su preocupación pues desde la Regional se ha otorgado la asistencia técnica y acompañamiento personal de los profesionales del GAT para jornadas de trabajo en Centro Zonal con el propósito de disminuir los no registros de información. Teniendo en cuenta esta información la dificultad no sería en no conocer el aplicativo y tampoco en no encontrar soporte en la Regional, pues como se comentó permanentemente se orienta y da línea técnica desde la Regional a todos los Centros Zonales para el registro oportuno de la información en SIM. La Directora Regional menciona que por esta razón los Coordinadores deben estar presentes y fijar compromisos en los comités de Restablecimiento de derechos y realizar seguimiento a estos compromisos, de igual manera que desde el Nivel Nacional se envió un memorando para aclarar toda la situación sobre el particular; memorando No. de fecha asunto: Se da lectura al memorando en su totalidad y se recuerda está muy claro que los equipos de defensoría y específicamente los defensores de familia hacen parte de la estructura organiza de la entidad y tienen un jefe inmediato quien es el Coordinador en el Centro Zonal, por tanto invita a los coordinadores de Centro zonal a ejercer sus funciones para el seguimiento a todos los macro procesos en el Centro Zonal. Decisiones para la mejora:

Con la información generada desde el Grupo de Asistencia Técnica por la profesional líder SIM de la Regional Celina Navas generar desde la Dirección SNC para buscar una respuesta inmediata.

Grupo de Asistencia Técnica verificar manera de como apoyar a Centro Zonal Otanche para avance y registro en SIM módulo de beneficiarios.




MPM5. GESTIÓN DE ADOPCIONES

E-15. Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, por consentimiento o por autorización, SIN características especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.



Julio 5 5 100% 100% 100% Óptimo

Agosto 5 5 100% 100% 100% Óptimo


Octubre 8 8 100% 100% 100% Óptimo




Análisis: Los centros zonales que reportaron NNA al comité de adopciones en el segundo semestre fueron Miraflores, Duitama, Moniquira, Soata y Tunja se les asignaron familias de acuerdo al lo establecido en los lineamientos técnicos del programa de adopciones. Puntos críticos: Demora por parte de algunos centros zonales en el reporte de los NNA al comité de adopciones como también demora en la devolución de los procesos cuando se hace retroalimentación por parte de la secretaria del comité de adopciones. Recomendación para la Mejora: Cumplir con los términos legales y con la finalidad de restablecer derechos como autoridades garantes

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

5 5 5

8 8 8 5 5 5

8 8 8

NNA en Situación de Adoptabilidad en firma, SIn Caracteristicas especiales presentados a Comité de adopciones, con familia asignada

Num Denom

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_adopciones




E-16. Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, por consentimiento o por autorización, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a

comité de adopciones, con familia asignada Periodicidad: Mensual

Meta: 45%


Julio 35 37 95% 95% 45% Óptimo

Agosto 35 37 95% 95% 45% Óptimo






Análisis: Durante el segundo semestre se reportaron al comité de adopciones un promedio de 35 PARD de NNA y se logró asignar padres a dos de los niños que participaron en la estrategia de vacaciones en el exterior adoptados por familias Francesa y Española, igualmente se encuentran dos grupos de dos hermanos en valoración con organismo internacional. Puntos críticos: Dificultad en la asignación de familia para los NNA con discapacidad debido a que las familias desean adoptar niños sanos o con discapacidad leve. Recomendación para la mejora: Continuar con la implementación de la estrategia referente afectivos para brindar la posibilidad de los NNA con discapacidad de tener una familia.


35 35 35 35 35 36

37 37 37 38 38

40

Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, por consentimiento o por autorizacion, CON características y

necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada

Num Denom




E-17. Porcentaje de niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post adopción en el periodo establecido.


Mes Num Denom Resultado Meta Meta Rango

Julio 111 134 83% 83% 100% En Riesgo

Agosto 111 134 83% 83% 100% En Riesgo






Análisis: Se reciben 38 seguimientos Post Adopción, de los cuales el Comité en algunos se ha realizado retroalimentación garantizando una información precisa en los diferentes aspectos en cuanto a la adaptación e integración de los NNA a su nuevo grupo familiar. Se profieren 15 AUTOS DE CIERRE DEFINITIVO del Proceso, por haber aportado el cuarto y último seguimiento de acuerdo al requisito que se exige en el lineamiento técnico del programa de adopciones. Puntos críticos: Demora por parte de algunos Centros Zonales en los envíos de los seguimientos Pos Adopción al comité de adopciones Sede Regional. Recomendación para la mejora: Cumplir con oportunidad con los 4 seguimientos pos adopción como se establece en el lineamiento técnico del programa de adopciones.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

83% 83% 87% 87% 90% 90%

83% 83% 87% 87% 90% 90%

% de NNA que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post adopción

en el periodo establecido

Resultado Meta




MPM5-P3. GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

MPM5-P3-02. Porcentaje de Adolescentes con reiteración en el Sistema de responsabilidad Penal para Adolescentes por el mismo delito u otro diferente.



MARZO 0 0 NA NA 0%

JUNIO 94 297 32% 32% 0% Critico

Septiembre 117 374 31% 31% 0% Critico

Diciembre 117 374 31% 31% 100% Critico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Puntos críticos: No se está verificando estado de cumplimiento de Derechos de los Adolescentes del SRPA en todos los casos. No se está dando apertura al PARD en todos los casos. No se está vinculando de forma efectiva al SNBF. No se están restableciendo Derechos de forma efectiva. No se le está informando al ICBF todos los casos que ingresen por denuncia a la Fiscalía. Recomendación para la mejora: Se debe coordinar con la Fiscalía para que cuando se reciba una denuncia por la presunta comisión de un delito por un menor de edad se informe al ICBF de inmediato. Se debe verificar el estado de cumplimiento de Derechos de los Adolescentes investigados penalmente sea por denuncia o aprendidos en flagrancia. Se debe evaluar por parte de la autoridad administrativa de forma concienzuda si se da apertura o no al PARD en favor de los jóvenes previo el paso anterior. Se debe articular de forma efectiva al SNBF dentro de los PARD. Se debe descartar el consumo de sustancias Psicoactivas por parte de los adolescentes, cuando se evidencie el consumo dentro del PARD se deben adelantar las actuaciones administrativas y judiciales tendientes al restablecimiento del derecho a la salud. Se debe vincular en el PARD a la familia de los Usuarios del Sistema.

Septiembre

Diciembre

31%

31%

0%

0%

% de Adolescentes con reiteración en el Sistema de reponsabilidad Penal para Adolescentes por el

mismo delito u otro diferente.

Meta Indicador

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/G_responsabilidadpenal




MACROPROCESOS DE APOYO MPA1. GESTIÓN SOPORTE

GESTIÓN HUMANA

MPA1-P1-04. Porcentaje de cupos de Bienestar ejecutados Periodicidad: Bimestral

Meta: 91%


Agosto 1.018 1.018 100% 110% 91% Óptimo

Octubre 2.499 2.539 98% 108% 91% Óptimo



Análisis: Se logró la participación de los Servidores Públicos de la Regional Boyacá en las actividades planteadas del Plan Institucional de Bienestar, logrando una amplia mayoría tanto en las actividades programadas para los Servidores Públicos, como las planteadas para su grupo familiar, que apuntaron al mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo.

Actividades realizadas • Actividad de integración de SP, realizado en la ciudad de Melgar, Tolima. 12, 13 y 14 de septiembre de

2014 (96 participantes, convenio COMFABOY) • Actividades para conmemorar las fechas especiales, como el día de la madre y las diferentes

profesiones • Celebración del día del SP, con menciones a quienes llevan más de 15 años en ICBF Boyacá • Mensajes a los colaboradores en el día de su cumpleaños • Actividad de integración familiar consistente en un viaje a la ciudad de Paipa, con juegos autóctonos y

actividades lúdico recreativas con la participación de los Servidores Públicos de la Regional y Centros Zonales de Boyacá y sus familias (153 participantes, convenio COMFABOY)

• Para garantizar la presencia de los SP en la actividad de la familia, hubo que hacer firmar carta de compromiso, ya que para la primera actividad confirmaron, pero no asistieron.

AgostoOctubre

Diciembre

110% 108%

102%

91% 91% 91%

% de cupos de bienestar ejecutados

Avance Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_soporte

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_soporte/G_humana




MPA1-P1-05. Porcentaje de eficacia de la capacitación

Periodicidad: Bimestral Meta: 81%


Agosto 0 0 NA NA 100%

Octubre 0 0 NA NA 100%

Diciembre 98% 100% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014

Análisis: Se realizó capacitación en Gestión Documental en la Regional Boyacá con una duración superior a 8 horas, para la cual se aplicó la evaluación de eficacia. Se obtuvo como resultado un 98% de eficacia, gracias a que los participantes estuvieron activos y comprometidos con el éxito de las actividades planteadas.

MPA1-P1-06. Porcentaje de cupos de capacitación ejecutados



Agosto 254 269 94% 104% 91% Óptimo

Octubre 341 363 94% 103% 91% Óptimo



Análisis: Se logró la participación y compromiso de los Servidores Públicos de la Regional Boyacá en al menos una actividad de capacitación, obteniendo como resultado un excelente porcentaje de ejecución de cupos.

Agosto Octubre Diciembre

94% 94%

105%

91% 91% 91%

% de cupos de capacitación ejecutados

Indicador Meta




MPA1-P1-07. Porcentaje de servidores públicos capacitados



AGOSTO 144 187 77% 90% 86% Óptimo

OCTUBRE 151 187 81% 94% 86% Óptimo

DICIEMBRE 177 187 95% 95% 86% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Se logró la participación del 95% de los Servidores Públicos de la Regional Boyacá en actividades de capacitación, gracias al talento humano de los Grupos y Centros Zonales quienes compartieron sus conocimientos en diversas acciones de interés para todos y todas.

AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE

77% 81%

95% 86% 86% 86%

% de servidores públicos capacitados

Resultado Meta





Los integrantes del comité indagan sobre las estadísticas de ausentismos por permisos no por incapacidad con el propósito de saber cuánto tiempo están por fuera los colaboradores sea permisos por días o por horas.

Sugieren de manera respetuosa que se debe conocer esta información para toma de decisiones n la

gestión.

La Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas menciono que la información del Proceso de Gestión Humana es tan globalizada no permite tomar decisiones de mejora y mucho menos identificar puntos critico, como es el caso del Plan de Capacitación donde se desconoce qué actividades se desarrollaron y de igual forma sobre que diagnostico se formuló el plan de capacitación para esta vigencia, donde está la falencia de capacitación para los colaboradores de la Regional Boyacá.

Directora Regional menciona requiere mejorar el detalle de esta información.

Coordinadora Grupo Administrativo manifiesta pese a la solicitud de información y seguimiento de las orientaciones y recomendaciones otorgadas por el Grupo de Planeación y Sistemas no todos los colaboradores acogieron estas recomendaciones y hasta cuatro veces se devolvió la información pero no se logró el objetivo como se esperaba; por tanto el compromiso desde el Grupo Administrativo se coordinara todas las acciones necesarias para la mejora.

Punto Crítico: Análisis reportados que no permiten conocer el avance en el Proceso, identificar puntos críticos y tomar decisiones para la mejora.

Decisiones para la mejora:

Iniciar al interior del Grupo Administrativo la medición de los ausentismos de los colaboradores por horas y por días diferentes a los ausentismos.




MPA1.P2 GESTIÓN FINANCIERA

MPA1-P2-01. Porcentaje de ejecución del PAC Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


Septiembre 55.680 57.931 96% 96% Adecuado

Diciembre 75610 80266 94% 94% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: • Falta de análisis en el seguimiento y ejecución por parte de cada una de las áreas, frente a lo

programado y realmente ejecutado, solicitando PAC por encima de lo que realmente se cancela. • Demora en los procesos de contratación. • Las bajas coberturas y cierre de unidades, sumado al hecho de no disminuir o aplazar oportunamente

el PAC de acuerdo a las fechas establecidas por el Nivel Nacional. • Devoluciones de documentación (certificaciones programas, informes contratistas, legalizaciones

viáticos etc) radicada en la Coordinación Financiera por inconsistencias.

Recomendación para la Mejora: - Trabajo coordinado entre áreas vs solicitud de PAC de acuerdo a los flujos de pago registrados en los

aplicativos pacco-oracle. - - Fechas de recepción de certificaciones de pago (programase)en la Coordinación Financiera. - Análisis valor de la certificación vs PAC solicitado. - Solicitud de disminución o aplazamiento de PAC en tiempo que no afecte ejecución del mismo de

acuerdo a requerimiento de Nivel Nacional.


96%

94%

96% 96%

Porcentaje de ejecución del PAC

Resultado Meta




MPA1-P2-02. Porcentaje de rezago presupuestal Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


MARZO 589 5.703 10% 10% 100% Adecuado

JUNIO 2608 5703 46% 46% 100% Crítico

SEPTIEMBRE 2.897 5.703 51% 51% 100% Crítico

DICIEMBRE 2940 5.703 52% 52% 100% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: El rango de este indicador en critico obedeció a la no cancelación de la Reserva Presupuestal del Programa de Alimentación Escolar PAE, Reserva presupuestal que expiró en el 2014.

51% 52%

100% 100%


% del Rezago Presupuestal

Resultado Meta




MPA1-P2-03. Porcentaje de ejecución presupuestal compromisos


Mes Num Denom Indicador Meta Rango

Julio 65.926 69.212 95% 95% Óptimo

Agosto 66.352 69.327 96% 96% Óptimo

Septiembre 72.320 75.234 96% 96% Óptimo

Octubre 74.383 78.308 95% 95% Óptimo

Noviembre 78.208 80.022 98% 98% Óptimo

Diciembre 75970 80081 95% 95% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Falta de cumplimiento en los compromisos adquiridos en la revisión al seguimiento de la ejecución

presupuestal en Comités de Dirección como la liberación de saldos, tanto de CDP como de Apropiación y realizar el procesos de devolución a los gerentes de los proyectos en la Sede Nacional para que sean contraacreditados por el Nivel Nacional y generar una ejecución coherente con los compromisos adquiridos.

La asignación de presupuesto para realizar procesos de contratación en periodos muy cortos, sumado a los inconvenientes que como tal generan estos procesos (demora) que impiden ejecutar adecuadamente lo asignado y programado por la Regional.

La falta de supervisión eficaz que no permitió tomar decisiones oportunas frente la modificación de contratos disminuyendo saldos no ejecutados de forma tal que se realizara la liberación de compromisos respectiva.

Recomendaciones para la Mejora:

Proceso de Retroalimentación entre la Coordinación Financiera a través del área de Presupuesto y Comité Estratégico frente al análisis de la ejecución presupuestal (liberación de saldos en CDP, devoluciones a Nivel Nacional en Compromisos, pagos), realizando el respectivo análisis y seguimiento para su cumplimiento.

95% 96% 96% 95% 98% 95%

95% 96% 96% 95% 98% 95%

% de Ejecución Presupuestal Compromisos

Indicador Meta




MPA1-P2-04. Porcentaje de ejecución presupuestal obligaciones

Periodicidad: Mensual


Julio 44.170 69.212 64% 100% Optimo

Agosto 50.923 69.327 73% 100% Óptimo


Octubre 63.573 78.308 81% 100% Óptimo


Diciembre 75970 80081 95% 100% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Devoluciones de documentación (certificaciones programas, informes contratistas, legalizaciones

viáticos etc) radicada en la Coordinación del Grupo Financiera por inconsistencias. Bajas coberturas, cierres de unidades. *Programación de comisiones de servicios, adiciones de contratos durante el mes de diciembre fuera

de las fechas establecidas en el cronograma financiero, que quedaron en cuentas por pagar.

Recomendaciones para la Mejora: Fecha de recepción de certificaciones de pago en la Coordinación Financiera.(Permite solicitar las

correcciones pertinentes, establecer que falta por obligar, determinar si hay bajas coberturas y cuanto habria que disminuir de PAC en el periodo analizado

64% 73% 74% 81% 86% 95%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Ejecución Presupuestal Obligaciones

Resultado Meta




MPA1-P4. GESTIÓN ABASTECIMIENTO

MPA1-P4-05. Porcentaje del valor de los bienes y servicios programados a adquirir Periodicidad: Mensual

Meta: 98%


Julio 66.322.348.443 68.288.511.876 97% 97% 98% Óptimo

Agosto 72.284.695.063 74.196.584.037 97% 97% 98% Óptimo

Septiembre 72.463.409.386 74.126.993.145 98% 100% 98% Óptimo

Octubre 76.364.773.486 77.157.080.154 99% 101% 98% Óptimo

Noviembre 78.560.087.711 79.197.534.234 99% 101% 98% Óptimo

Diciembre 78.560.087.711 79.197.534.234 99% 99% 98% Óptimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: Si bien es cierto que el indicador se ubica en rango óptimo, afectan los resultados del indicador los rubros C-320-1504-4-0-108 Soporte Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo, Emergencias en Casos de Restablecimiento, Servicio de Seguridad y Vigilancia, Productos de Aseo y Limpieza, Servicios de Bienestar Social, Mantenimiento, Gestión Ambiental, COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES, PRODUCTOS DE CAFETERIA Y RESTAURANTES, Vulnerabilidad o Adoptabilidad, Víctima de Conflicto Armados, Apoyo y Fortalecimiento a las Familias, Soporte Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación de Servicios (Proyectos C-310-300-2-0-502, C-320-1504-7-0-112,), Apoyo en

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

97% 97% 98%

99% 99% 99%

98% 98% 98% 98% 98% 98%

Porcentaje de los recursos programados - asignados programables en PACCO por el ICBF.

Resultado Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_soporte/G_logisticayabastecimiento




Contratación de Servicios - Atención Directa a la Comunidad. Agosto: Aunque el indicador se ubica en óptimo, los recursos que a la fecha de corte no estaban programados corresponden a Atención Modalidades Tradicionales $957.982.491, Vulnerabilidad o Adoptabilidad $268.557.372, Atención Integral $208.497.203, Soporte a la Gestión de varios Proyectos - Apoyo en Contratación de Servicios $216.344.656, Servicios de Vigilancia $73.647.037, Victima de Conflicto Armado $36.610.930, Apoyo y Fortalecimiento a la Familia $65.877.560. En Comité Estratégico de fecha 21 de Agosto se hizo seguimiento tanto a PACCO como a Presupuesto y se tomaron determinaciones de qué se reportará a la Sede Nacional. Septiembre: Si bien, el indicador se ubica en rango óptimo, a la fecha de corte se encuentran recursos sin programar en PACCO siendo los más representativos en los rubros Vulnerabilidad o Adoptabilidad ($745.491.397,63), Atención Integral ($330.848.359), Soporte a La Gestión del Proyecto - Apoyo En Contratación De Servicios $120.862.972, Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Logístico $43.520.000 (recursos reportados a la Sede Nacional). Octubre: Entre los rubros que más incidencia tienen en el resultado del indicador están: Servicio de Seguridad y Vigilancia con $23.361.574 por programar, Soporte a la gestión del proyecto - apoyo en contratación de servicios $220.624.996, Atención integral $$ 260.429.713, Victima de conflicto armado $57.529.710, Emergencias en casos de restablecimiento $35.405.501, Productos de aseo y limpieza $10.337.798, Administración de planta física-arrendamientos $31.000.000, Administración de planta física-vigilancia $50.377.526, Vulnerabilidad o adoptabilidad $53.065.504. De acuerdo a análisis presupuestal ya se reportaron a la Sede Nacional los saldos disponibles en varios de estos rubros. De igual forma, afecta el indicador varios rubros cuya ejecución se hace a través de resolución de contratación, por ejemplo Servicios de bienestar social $13.229.600, Soporte a la gestión del proyecto - viáticos y gastos de viaje $14.132.185. Noviembre: Aunque el indicador se ubica en rango óptimo, se ve afectado por algunos rubros que a la fecha de corte, contaban con recursos sin programar, entre ellos Atención Integral $255.159.697, Vulnerabilidad o Adoptabilidad $85.716.542, Soporte a la Gestión de Proyecto - Apoyo En Contratación de Servicios (varios proyectos) $203.610.634, soporte a la gestión del proyecto - supervisión y/o interventoría $10.286.487, Administración de Planta Física-Vigilancia $50.377.526. Diciembre: Del total de recursos no programados en PACCO, el 27% corresponden a Atención Integral, el 18% a Soporte a la Gestión - de Tipo administrativo, el 17% a Restablecimiento en la Administración de Justicia, 11% en Atención a Modalidades Tradicionales, siendo los que más incidieron en el resultado.

Punto Crítico: No oportunidad en la liberación de recursos no ejecutados




MPA1-P4-06. Porcentaje del valor de los bienes y servicios contratados por el ICBF. Periodicidad: Mensual

Meta: 98%


Julio 64.226.123.436 66.322.348.443 97% 97% 98% Óptimo

Agosto 65.873.140.943 72.284.695.063 91% 93% 98% Adecuado


Octubre 74.419.849.030 76.364.773.486 97% 99% 98% Óptimo




Análisis Julio: El indicador se ubica en óptimo, no obstante se encuentra en trámite o pendiente contratación de los rubros de Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo, Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo logístico, Emergencias en Casos de Restablecimiento, Soporte a la Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación se Servicios, Victima de Conflicto Armado, Administración de Planta Física-Arrendamientos, Atención Integral, Apoyo y Fortalecimiento a la Familia, Servicios de Bienestar Social, Territorios Étnicos con Bienestar, Mantenimiento, Gestión Ambiental, Administración de Planta Física-Vigilancia, Gestión e Implementación de Políticas de Familia y Otras Políticas Relacionadas, Combustibles y Lubricantes, Productos de Cafetería y Restaurantes, servicio de aseo.

JulioAgosto

SeptiembreOctubre

NoviembreDiciembre

97%

91%

98% 97% 98% 98%

98% 98% 98% 98% 98% 98%

% Recursos Contratados x el ICBF

Resultado Meta




Agosto: Si bien el indicador se ubica en rango adecuado, frente a lo programado a la fecha de corte aún no se habían contratado, varios rubros, entre ellos, Atención Modalidades Tradicionales $5.066.695.098, Soporte a la Gestión de Proyectos - de Tipo Logístico $43.520.000, Soporte a la Gestión de Proyectos - de Tipo Administrativo $899.511.379, Emergencias en Casos de Restablecimiento $15.000.000, Mantenimiento $25.005.055, Gestión Ambiental $4.060.000, Administración De Planta Física-Vigilancia $190.008.040, Gestión e Implementación de Políticas de Familia y Otras Políticas Relacionadas $30.000.000, Soporte a la Gestión de varios Proyectos - Apoyo en Contratación de Servicios $60.811.832, Territorios Étnicos con Bienestar $30.000.000, Atención Integral $29.161.516 En Comité Estratégico Regional se hace seguimiento a PACCO y se determinan las acciones para seguir. Septiembre: Aunque el indicador se ubica en el rango de óptimo con el 98%, se encuentran rubros programados en PACCO que a la fecha de corte, aún no se contaba con la contratación, siendo los más representativos Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo ($899.511.379), Mantenimiento ($25.005.055) y Administración de Planta Física-Arrendamientos ($10.194.902). Igualmente, en varios casos, la contratación está en curso Administración de Planta Física-Vigilancia $190.008.040 y varios procesos pequeños que ascienden a $12.865.948; la contratación en los rubros Soporte a la Gestión del Proyecto - Apoyo en Contratación de Servicios está por un menor valor al programado lo que genera saldos ($61.419.020) correspondientes a los primeros días del mes de enero de 2014. En comité Estratégico Regional se hace seguimiento al proceso. Octubre: Si bien el indicador de ubica en rango óptimo, lo afectan los rubros Soporte a la Gestión del Proyecto - de Tipo Administrativo $899.511.379 representa el 46% del presupuesto programado que a la fecha de corte aún no ha sido contratado. Vulnerabilidad o adoptabilidad $317.397.022, Restablecimiento en la Administración de justicia $282.675.493, Administración de planta física-vigilancia $190.008.040 (por vincular contratación en PACCO), Apoyo y fortalecimiento a la familia $90.556.583, Soporte a la gestión del proyecto - apoyo en contratación de servicios $81.351.542,00 y Mantenimiento $24.905.055 Noviembre: Aunque el indicador se ubica en rango óptimo, se ve afectado por algunos rubros que a la fecha de corte, aún no reportaban contratación siendo los más significativos Soporte a la Gestión de Proyecto - de tipo administrativo (varios proyectos) $899.511.379, Soporte a la Gestión de Proyecto - Apoyo En Contratación de Servicios (varios proyectos) $71.300.373, Vulnerabilidad o adoptabilidad $71.300.373, Restablecimiento en la Administración de Justicia $105.380.766,83, Mantenimiento $24.905.055, Apoyo y Fortalecimiento a la Familia $152.707.959,Administración de Planta Física-Vigilancia $49.167.433, Administración de Planta Física-Arrendamientos $33.492.451. Diciembre: Aunque el indicador se ubica en rango de óptimo, incidieron en el resultado el subproyecto APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FAMILIA con $152.707.959 no contratados, Soporte a la Gestión del Proyecto - Contratación de servicios de los proyectos de primera infancia y protección $48.230.043, Atención Integral $22.220.411

Punto Crítico: Demora en algunos procesos de contratación.




MPA1-P4-07. Porcentaje de los recursos contratados, reportados en el Plan Anual de Adquisiciones Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 64.226.123.436 65.384.692.427 98% 98% 98% Óptimo

Agosto 65.873.140.943 66.058.519.511 100% 100% 98% Óptimo


Octubre 74.419.849.030 75.434.187.645 99% 99% 98% Óptimo




Análisis Julio: El indicador se ubica en óptimo, no obstante se dan diferencias en algunos consecutivos, sobre lo cual se retroalimenta desde el Grupo de Planeación y Sistemas a las áreas correspondientes a fin de que se ajuste la información en PACCO. Conforme a ello, se realizan las subsanaciones correspondientes. Agosto: El indicador se ubica en rango óptimo; Desde el Grupo de Planeación, permanentemente se hace seguimiento a PACCO y se retroalimenta a las diferentes áreas a fin de mantener actualizada la información. Igualmente en Comité Estratégico se hace seguimiento mensual a PACCO. Septiembre: El indicador se ubica en el rango óptimo; desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento permanente a PACCO y se retroalimenta a Grupos y Centros Zonales a fin de que se actualice la información. En Comité Estratégico Regional se hace seguimiento al proceso.

98%

100% 100%

99%

100% 100% 98% 98% 98% 98% 98% 98%

% Recursos Contratados en el PACCO

Resultado Meta




Octubre: El indicador se ubica en óptimo; con base en reporte PACCO, desde la Coordinación de Planeación se hace seguimiento y se retroalimenta a los Grupos y Centros Zonales a efectos de que se actualice la vinculación de la contratación en PACCO. Noviembre: Entre el valor contratado en PACCO y valor contratado en Financiera existe una diferencia de $272.267.546; se hace seguimiento a reportes PACCO y se retroalimenta a Grupos de la Regional a efectos de ajustar información. Diciembre: Aunque el indicador se ubicó en rango óptimo las diferencias entre valor contratado según SIIF y valor contratado en PACCO obedeció a que en el mes de Diciembre se realizaron disminuciones a compromisos presupuestales, lo cual no fue reflejado en PACCO.




MPA1-P4-08. Porcentaje de los recursos ejecutados - asignados programables en PACCO por el ICBF. Periodicidad: Mensual

Meta: 96%


Julio 41.765.513.474 68.288.511.876 61% 61% 98% Óptimo

Agosto 49.555.332.656 74.196.584.037 67% 67% 98% Adecuado


Octubre 63.700.634.352 77.157.080.154 83% 86% 98% Adecuado


Diciembre 69.589.982.685 79.197.534.234 88% 88% 98% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: Haciendo seguimiento al PACCO afectan rubros cuya contratación a la fecha de corte aún no ha sido suscrita; de igual forma, en algunos casos, contratación que salió posterior a la fecha programada y que por lo tanto retrasan el inicio de ejecución. Desde el Grupo de Planeación y Sistemas se hace seguimiento mensual a PACCO y se retroalimenta a las áreas y Centros Zonales a efectos de que se garantice el registro de la información de ejecución. Agosto: Este indicador se ve afectado básicamente por la contratación que a la fecha de corte aún no ha sido suscrita; así mismo afecta en algunos casos, bajas coberturas en algunos programas, en otros falta de registro en PACCO. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento a la información registrada en el aplicativo y se retroalimenta a las áreas y Centros Zonales; en Comité Estratégico se hace seguimiento a PACCO.

61% 67% 77% 83% 88% 88%

98% 98% 98% 98% 98% 98%

% Recursos Ejecutados- Asignados Programables en PACCO x el ICBF

Resultado




Septiembre: Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento al PACCO y se retroalimenta a Grupos y Centros Zonales a fin de que la información de ejecución se ingrese con oportunidad, lo que nos ha permitido ubicar el indicador en el rango óptimo. Octubre: Si bien el indicador de ubica en rango adecuado, los rubros Soporte a la Gestión de los Proyectos - de Tipo Administrativo de lo programado ($899.511.379), a la fecha de corte la ejecución es 0, incidiendo significativamente en el resultado del indicador. Noviembre: Dentro de los rubros que afectan al indicador porque no se ha dado ejecución frente a lo asignado están Gestión de Proyecto - de tipo administrativo (proyectos C-320-1504-9/7/11/13) por $717.469.148. Igualmente, con ejecución por debajo del 75% están los Proyectos Restablecimiento en la Administración de Justicia (72,72%), Soporte a la Gestión del Proyecto - de tipo administrativo del proyecto C-320-1504-4 con 25,57%, Dotaciones 64,10%, Mantenimiento 50,93%, Soporte a la Gestión de Proyecto - Apoyo En Contratación de Servicios del Proyecto C-310-300-2-0-502 con el 73,86%. Diciembre: Del total de recursos no ejecutados, los que mayor representatividad tienen son Soporte a la Gestión de Proyectos - de tipo Administrativo que representan el 19%, Atención Integral el 23%, Vulnerabilidad y Adoptabilidad 17%, Restablecimiento en la Administración de Justicia 14%, Atención Modalidades Tradicionales 8%, Soporte a la Gestión de Proyectos-Contratación de servicios 7%, Apoyo y Fortalecimiento a la Familia 5%. Punto(s) Crítico(s): Demora en procesos de contratación. No trámite oportuno de modificación de contratos para liberar recursos no ejecutados a efectos de reportar a la Sede Nacional.




MPA1-P4-09. Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF.



Julio 41.765.513.474 64.226.123.436 65% 65% 98% Óptimo

Agosto 49.555.332.656 65.873.140.943 75% 75% 98% Óptimo


Octubre 63.700.634.352 74.419.849.030 86% 87% 98% Adecuado

Noviembre 69.589.982.685 77.059.060.052 90% 92% 98% Adecuado

Diciembre 69.589.982.685 77.059.060.052 90% 90% 98% En Riesgo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: Incide en el indicador la modalidad de atención Familias con Bienestar cuyo contrato se suscribió en el mes de Mayo, por lo tanto a la fecha de corte del TDC, la ejecución solo alcanzó el 32,85%. Mensualmente se hace seguimiento al PACCO desde el Grupo de Planeación y Sistemas y se retroalimenta a las demás áreas y Centros Zonales a efectos de mantener actualizada la información de ejecución.

65% 75% 80% 86% 90% 90% 65% 75% 82% 87% 92% 90%

% Recursos Ejecutados x el ICBF

Resultado Avance




Agosto: Si bien el indicador se ubica en rango adecuado, frente a lo programado a la fecha de corte aún no se habían contratado, varios rubros, entre ellos, Atención Modalidades Tradicionales $5.066.695.098, Soporte a la Gestión de Proyectos - de Tipo Logístico $43.520.000, Soporte a la Gestión de Proyectos - de Tipo Administrativo $899.511.379, Emergencias en Casos de Restablecimiento $15.000.000, Mantenimiento $25.005.055, Gestión Ambiental $4.060.000, Administración De Planta Física-Vigilancia $190.008.040, Gestión e Implementación de Políticas de Familia y Otras Políticas Relacionadas $30.000.000, Soporte a la Gestión de varios Proyectos - Apoyo en Contratación de Servicios $60.811.832, Territorios Étnicos con Bienestar $30.000.000, Atención Integral $29.161.516 En Comité Estratégico Regional se hace seguimiento a PACCO y se determinan las acciones para seguir. Septiembre: Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento al PACCO y se retroalimenta a Grupos y Centros Zonales a fin de que la información de ejecución se ingrese con oportunidad, lo que nos ha permitido ubicar el indicador en el rango óptimo. Octubre: Si bien el indicador de ubica en rango adecuado, los rubros Soporte a la Gestión de los Proyectos - de Tipo Administrativo de lo programado ($899.511.379), a la fecha de corte la ejecución es 0, incidiendo significativamente en el resultado del indicador. Noviembre: Dentro de los rubros que afectan al indicador porque no se ha dado ejecución frente a lo asignado están Gestión de Proyecto - de tipo administrativo (proyectos C-320-1504-9/7/11/13)por $717.469.148. Igualmente, con ejecución por debajo del 75% están los Proyectos Restablecimiento en la Administración de Justicia (72,72%), Soporte a la Gestión del Proyecto - de tipo administrativo del proyecto C-320-1504-4 con 25,57%, Dotaciones 64,10%, Mantenimiento 50,93%, Soporte a la Gestión de Proyecto - Apoyo En Contratación de Servicios del Proyecto C-310-300-2-0-502 con el 73,86%. Diciembre: Aunque el indicador se ubica en rango de óptimo se vio afectado por la no ejecución en varios rubros, siendo los más representativos Vulnerabilidad y Adoptabilidad $570.249.334, Atención Integral $137.234.966, Restablecimiento en la Administración de Justicia $82.724.849. Punto(s) Crítico(s): Demoras en los algunos procesos de contratación




MPA1-P5. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

MPA1-P5-13. Porcentaje de archivos de gestión en soporte físico organizados Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 21 410 5% 5% 100% Crítico









5% 5%

31% 31% 31%

67%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Archivos de Gestión en Soporte Físico Organizado

Avance Meta

1,8 1

16 14

8

13

5

15

12

15

12 10 10 9

7 8 8

5

02468

1012141618

Avance por ML en meta de Organización Archivos de Gestión según Ind. MPA1-P5-13 Vig. 2014

Meta de ML Archivo Gestión X Organizar a 15/12/2014 ML Reportados al 15/12/2014

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_soporte/G_administrativa




Análisis: Por gestiones de la Dirección Regional, como de la Coordinación del G.A. con apoyo del S.P. de Archivo Central ante la Coordinación del G.G.D. de la Sede de D.G. se redujo a partir del mes de julio de 2014 de manera significativa la meta de 420 ML asignada a comienzo de 2014 a 156 ML desde el mes de agosto de 2014, de la que luego se realizó su asignación a cada uno de los Grupos de Trabajo y Centros Zonales obteniéndose un avance en promedio de cerca del 60% de la misma, distribuyéndose como se describe en el grafico anexo. Punto(s) Crítico(s): No se ha logro dar cumplimiento a la meta de organización de Archivos de Gestión asignada por la Coordinación del G.G.D. de acuerdo con el Indicador MPA1-P5-13 en el 2014 de la que se obtuvo un avance cerca del 60%. La no obtención del 100% de la meta asignada se debe a: a). Asignación de una meta elevada, la que aunque fue reducida en más del 60% no corresponde con la producción real Regional que es de 100 a 120 ML anuales realmente. b). Carencia de personal con dedicación específica a labores de Archivo y G. Documental en cada uno de los Grupos de Trabajo y C. Zonales. c). Falta de prioridad por parte de las Coordinaciones y S.P. de Grupos de Trabajo para estudiar, socializar y dar aplicación a las normas de Archivo y G. Documental en cada una de sus dependencias. d). Necesidad de contar con más personal de apoyo en Archivo Central para labores de Atención a Usuarios externos e internos, revisión de transferencias documentales y otras operativas que permitan al S.P. responsable de A.C, contar con tiempo para realizar labores de seguimiento y socialización de normas de G. Documental y Archivo en todas las dependencias de la regional Recomendación para la Mejora: Gestionar ante la Coordinación del G.G.D. de la Sede de la D.G. la reducción de la meta de

organización, de acuerdo con la producción real Regional que es de 100 a 120 ML anuales realmente. Asignar personal con dedicación específica a labores de Archivo y G. Documental en cada uno de los

Grupos de Trabajo y C. Zonales. Dar prioridad por parte de las Coordinaciones y S.P. de Grupos de Trabajo y C. Z. para estudiar,

socializar y dar aplicación a las normas de Archivo y G. Documental en cada una de sus dependencias. Asignación de personal de apoyo en Archivo Central para labores de Atención a Usuarios externos e

internos, revisión de transferencias documentales y otras actividades operativas que permitan al S.P. responsable del A.C, contar con tiempo para realizar labores de seguimiento y socialización a normas de G. Documental y Archivo en todas las dependencias de la regional.




MPA1-P5-14. Porcentaje de transferencia de archivos en soporte físico al Archivo Central Unificado del ICBF



SEPTIEMBRE 48 156 31% 31% 100% Critico

DICIEMBRE 229 250 92% 92% 100% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Proceso al que dio cumplimiento el S.P. de Archivo Central durante el 4° trimestre de 2014 en un 92% de la meta asignada a la Regional por el Indicador del T.C.: MPA1-P5-14 (250 ML), transfiriéndose 1.145 cajas de Archivo intervenidas de: Expedientes Socio familiares, Historias Integrales Socio Familiares, Historias de Atención y Expedientes Extrajudiciales de los C.Z. Tunja 2 y Moniquira equivalentes a 229 ML al Archivo Único Centralizado de la Sede de la D.G. descritos así:

Fuente: Grupo Administrativo – Gestión Documental 2014

Punto(s) Crítico(s): De los Archivos Intervenidos por la UT-SIA en 2.014 aún se encuentran en el Auditorio de la Regional 103 ML de Archivo producidos por los Centros Zonales Tunja 2 y Moniquirá correspondientes a vigencias de 2007 a 2012.


31%

92% 100% 100%

% Transferencia de Archivo en Soporte Físico al Archivo Central unificado del ICBF

Avance Meta

Expedientes S.F.Vig. 1995 -2005

Historias I. S.F. Vig. 2006

Expedientes Extjdls. Vig. 1995 - 2007




Por disposición de la Responsable del Archivo Único Centralizado de la Sede de la D.G. la Dra. Betty del S. Bula A. solo fueron recibidas en transferencia secundaria las cajas de archivos de vigencias entre 1995 a 2006. Recomendación para la Mejora: Realizar las acciones y labores necesarias para poder remitir en transferencia las cajas de archivo

intervenidas que cumplan con lo dispuesto en la TRD y las normas archivísticas para ser trasladados al Archivo Único Centralizado de la Sede de la D.G. del I.C.B.F.

Debido a que los expediente intervenidos en una buena parte no tienen Autos de Cierre o finalización

deben devolverse a los C.Z. Tunja 2 y Moniquirá para que se elaboren los mismos, poderlos recibir en transferencia documental primaria en el Archivo Central y luego si solicitar transferencia secundaria al Archivo Único Centralizado de la Sede de la Dirección General.

Directora Regional manifiesta llegara apoyo para el colaborador que lidera gestión documental en la Regional, lo cual se espera permita avanzar en el acompañamiento a los Centros Zonales.

Observaciones del Comité

Los Coordinadores de Centro Zonal manifiestan el dato reportado aquí en el avance de Archivo organizado no corresponde al reportado por ellos. La coordinadora Grupo Administrativa manifiesta revisara el dato con el colaborador responsable de gestión de archivo.

Coordinador Centro Zonal Tunja dos manifiesta que no cuenta con el personal requerido para manejo de archivo y la colabora actualmente está apoyando ya solicitó cambio de estas funciones. De igual manera menciona que no se le ha dado respuesta de la inquietud sobre el tema de cambiar los rotulos de archivo de gestión de vigencias anteriores.

Los coordinadores mencionan los soportes de supervisión de contratos no se encuentran dentro de las TRD y son importantes por temas legales, para lo cual solicitan verificar el tema y emitir orientaciones como gestionar este archivo, ya que actualmente lo están trabajando como de apoyo y según esto debe ser eliminado, lo cual no están dispuestos a realizar por temor a quedarse sin información.

Coordinador de Centro Zonal Tunja 2 indaga sobre cambio de rotulos de las cajas vigencias anteriores para organización de archivo.

Punto Critico

Meta asignada era muy alta para varios grupos y centros zonales. Decisión para la Mejora

Retomar el tema en el comité de archivo, asignar metas reales de acuerdo a la producción documental en cada centro zonal y grupo de la regional.

Orientar y dar respuesta a la solicitud del centro Zonal Tunja 2 sobre cambio de rotulo en organización de archivo vigencias anteriores.

Grupo administrativo verificar el tema de soportes de contratos (supervisión) y emitir orientaciones por escrito a Grupos y Centros Zonales sobre cómo tratar este archivo.




MPA1-P6. GESTIÓN CONTRATACIÓN

MPA1-P6-01. Porcentaje de Liquidación de contratos Periodicidad: Bimestral

Meta: 100%

Mes Num Denom Indicador Avance Meta Rango







19 61 43

529 513 452

Liquidación de Contratos

Num Denom

AGOSTOOCTUBRE

DICIEMBRE

4% 12% 10%

100% 100% 100%

% Liquidación de Contratos

Avance Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_soporte/G_contratacion




Análisis Julio: Desde el Grupo Jurídico se ha venido realizando frecuentemente devoluciones de solicitudes de elaboración de liquidaciones de contratos, por presentar inconsistencias en los documentos soporte que no permiten continuar con el procedimiento. Agosto: Las 19 liquidaciones de contratos corresponden a los 19 solicitudes que ingresaron durante el período y que tenían la documentación completa. Durante el mes de Agosto se continua realizando devoluciones de documentación a los supervisores por encontrar que el informe final presenta inconsistencias por cuanto no corresponden a los datos que reposan en las carpetas de los contratos. Se reitera que desde el 23 de Junio de 2014, se terminaron dos contratos de Abogados en apoyo a contratación, los cuales no han sido contratados, situación esta que limita el avance. Como plan de contingencia, durante el mes de Septiembre un abogado contratista hizo acompañamiento presencial en tres Centros Zonales, para el diligenciamiento de los documentos soporte para las liquidaciones. Septiembre: Se presenta limitación de recurso humano en el Grupo Jurídico y llega documentación incompleta lo que genera demasiadas devoluciones impidiendo avanzar en el proceso. Octubre: Se presenta limitación de recurso humano en el Grupo Jurídico y llega documentación incompleta lo que genera demasiadas devoluciones impidiendo avanzar en el proceso. Noviembre: Limitación de recurso humano en el Grupo Jurídico y devoluciones permanentes de documentación soporte para elaborar actas de liquidación. En Comité Estratégico ampliado, la Coordinadora del Grupo Jurídico retroalimento sobre cómo se debe elaborar el informe final de supervisión, documento base para proyectar acta de liquidación. Diciembre: Aunque el indicador se ubica en rango de óptimo se vio afectado por la no ejecución en varios rubros, siendo los más representativos Vulnerabilidad y Adoptabilidad $570.249.334, Atención Integral $137.234.966, Restablecimiento en la Administración de Justicia $82.724.849.




MPA1-P6-02. Porcentaje de solicitud de liquidación de Contratos Periodicidad: Bimestral

Meta: 100%


Agosto 19 19 100% 100% Óptimo

Octubre 0 61 0% 100% Crítico

Diciembre 43 83 52% 100% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: No se ha logrado mayor avance durante este período por disminución de abogados contratistas para el Grupo Jurídico, para adelantar, entre otras, esta labor. Agosto: De las 19 solicitudes que se presentaron con documentación completa se tramitaron el 100% de las liquidaciones. Septiembre -Octubre: Del total de solicitudes con documentación completa y bien diligenciada se suscribieron las correspondientes liquidaciones. Noviembre: Limitación de recurso humano en el Grupo Jurídico y devoluciones permanentes de documentación soporte para elaborar actas de liquidación. En Comité Estratégico ampliado, la Coordinadora del Grupo Jurídico retroalimento sobre cómo se debe elaborar el informe final de supervisión, documento base para proyectar acta de liquidación. Diciembre: La falta de recurso humano en grupo jurídico, se contó con un solo abogado exclusivamente para liquidaciones y hay que tener en cuenta el termino de distancias para el logro de la firma de los representantes legales de contratistas

AGOSTOOCTUBRE

DICIEMBRE

100%

0%

52%

100% 100% 100%

Porcentaje de solicitud de liquidación de Contratos

Resultado Meta




Observaciones del comité: La Directora Regional manifiesta pese a la solicitud al Grupo Jurídico del estado actual de cada uno de los contratos pendientes de liquidar, no se ha logrado obtener esta información. Pese a la solicitud directamente al profesional contratado para la liquidación de contratos, la información no se allego de manera detallada como se requirió.

El Coordinador encargado quien presenta la información aquí relacionada, con los análisis registrados en SIMEI TDC Julio-Diciembre, manifiesta igual manera pese a la información detallada que se solicitó al profesional no se obtuvo dicha información, par tanto es imposible presentar estado actual de todos los contratos pendientes de liquidad. Los coordinadores de Centro Zonal manifiestan que están a la espera de la repuesta y demás retroalimentación del Grupo Jurídico y que no han enviado documentación correspondiente al 2014, pues por orientación de la Coordinadora del Grupo debían esperar la indicación para allegar dicha información solicitando la liquidación de los contratos correspondientes a esta vigencia.

La Directora Regional manifiesta su preocupación por el tema, pues no se ha logrado avanzar en estos indicadores de liquidación de contratos, pese a todos los esfuerzos realizados desde la anterior Dirección, más profesionales contratados específicamente para liquidaciones, permaneciendo todo el año en estado crítico. Socializa los acuerdos de gestión donde este es un punto dentro del acuerdo.

Decisión para la Mejora:

Enviar nuevamente al Grupo jurídico a través de memorando solicitud de respuesta a los memorandos anteriores donde se envió la documentación solicitando la liquidación de los contratos, relacionando el número de memorando interno con el que salió la solicitud y los detalles que se relacionaban en el memorando, (Numero del contrato, fecha del contrato, nombre del contratista documentación anexada), esta solicitud con copia a la Dirección Regional para realizar seguimiento respectivo. Con el propósito de obtener información estado actual de estas solicitudes.

Cambiar la supervisión del contrato del profesional el Grupo Jurídico contratado para liquidación de contratos esta supervisión pase a la Dirección teniendo en cuenta que es indicador el acuerdo de gestión.




MPA6. GESTIÓN TECNOLÓGICA

MPA6-02. Porcentaje de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente Periodicidad: Mensual

Meta: 100%

Mes Num Denom Resultados Avances Meta Rango


Agosto 0 0 NA NA 100% NA

Septiembre 0 0 NA NA 100% NA

Octubre 1 1 100% 100% 100% Óptimo


Diciembre 0 0 NA NA 100% Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Se presentaron dos incidentes en el semestre. Punto(s) Crítico(s): No reporte a la Mesa Informática de soluciones MIS de todos los incidentes que se observen y/o presenten en la Regional por parte de los colaboradores. Recomendación para la Mejora: Reportar todos los incidentes a la mesa informática de soluciones.

0 0 0

100% 100%

0

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Incidentes de seguridad atendidos oportunamente

Resultados Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/gestion_tecnologica




A6-07. Porcentaje de uso de los sistemas de información en el ICBF Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


Marzo 206.448 226.644 91% 91% 100% Óptimo

Junio 60625 70452 86% 86% 100% Óptimo




Análisis: En nómina hay 316 colaboradores de los cuales 4 usuarios manejan Seven , 212 usuarios activos SIM, 2 Usuarios de Kactus, y 34 Activos en Cuéntame Punto(s) Crítico(s): No se reporta 100% debido a la no actualización del Directorio Activo. No se reporta 100% debido a la no actualización directorio usuario SIM. Recomendación para la Mejora: Instaurar todos los controles para mantener el directorio Activo en SIM.


93% 93%

100% 100%

% de uso de los sistemas de información en el ICBF

Indicador Meta




MPA6-09. Participación en procesos de apropiación en TIC Periodicidad: Trimestral

Meta: 60


Junio 0 60 0% 0% 100% Critico





Septiembre

Diciembre

72%

108%

100%

100%

Participación en Procesos de TIC

Meta Indicador




Análisis: La programación de estos eventos la realizó Sede Nacional y la ejecuto este nivel, en el no se cumplió con la programación por parte de este nivel, afectando el resultado regional. Punto(s) Crítico(s): Programación realizada por el nivel Nacional y luego afectada por otros aspectos en este cumplimiento. Recomendación para la Mejora: Continuar con actividades desde el nivel Regional para fortalecer la cultura al interior de los colaboradores.

Observaciones del Ingeniero Regional:

Recuerda que todo incidente debe ser reportado a Mesa Informática de Soluciones MIS para ser atendido, pues esta es la fuente para todo el proceso tecnológico incluyendo solicitud de los repuestos.

Por cambios del operador de la Mesa Informática de soluciones varios tickets se están tardando

más de lo normal pero la operación se encuentra en marcha.

La mayoría de los tickets que no se resuelven de manera inmediata y satisfactoria es por falta de información solicitada por la mesa de servicios como es el caso de falta de envió de formato solicitud de servicios informáticos adjunto a la solicitud de referencia.

Las solicitudes de actualización y demás activación de servicios informáticos deben enviarse al G58

de la Regional ya que es el quien tramita ante Sede Nacional.

La mayoría de las solicitudes a la Mesa Informática de soluciones hace referencia a problemas de ofimática, lo que indica que los colaboradores requieren capacitarse en paquetes de ofimática.


Los Centros Zonales mencionan desconocen qué hacer con los equipos de compartel que están en los Centros Zonales. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona consultara sobre el tema para si es posible recoger los equipos con el apoyo del Grupo Administrativo, almacenarlos en la Regional y entregarlos desde aquí a quien corresponda.

Decisiones del Comité:

Consultar con ingenieros regionales posibilidad de retirar los equipos de centro zonal (compartel),

almacenarlos en un lugar de la regional y devolverlos a quien corresponda. Reportar todos los incidentes a MIS




MPA2. GESTIÓN JURÍDICA

MPA2-01. Porcentaje de oportunidad en la expedición del auto de abocación por el Funcionario

Ejecutor. Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%



Diciembre 0 13 0 0 100% Crítico Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: El día 05 de diciembre de 2014, se recibieron de Parte de la Coordinación Jurídica Regional Boyacá, 13 expedientes contentivos de Sentencias Judiciales de Pruebas de ADN, y teniendo en cuenta que se cuentan con 5 días hábiles para abocar conocimiento, para el presente caso la fecha para el aboque era el 15 de diciembre, situación que no fue posible realizar toda vez que debido a que al ser final de año hubo varias actividades a realizar y al no contar con ningún apoyo para la gestión de los procesos, situación que no permitió abocar sino hasta el 19 de diciembre de 2014. Punto(s) Crítico(s): Capacidad operativa del funcionario ejecutor no cubre la totalidad de los requerimientos. Recomendación para la Mejora: Plan de trabajo donde intervenga los dos profesionales del Grupo Jurídico de tiempo completo como lo dispone sus funciones.


100%

0%

100% 100%

Porcentaje de oportunidad en la expedición del auto de abocación por el Funcionario Ejecutor.

Resultado Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_juridica




MPA2-02. Porcentaje de notificaciones de mandamiento de pago oportunas



Septiembre 8 80 10% 10% 100% Critico



Análisis Septiembre: Corresponden a 80 Procesos de Cobro del reembolso de Pruebas de ADN en los que se libró mandamiento de pago el 04 de agosto de 2014, y teniendo en cuenta que por disposición legal y reglamentaria(artículo 826 del Estatuto Tributario y Manual de Cobro Coactivo del ICBF adoptado mediante Resolución número 2934 de 2009 numeral 3,6) establece 3 formas de Notificación del mandamiento de pago : inicialmente mediante notificación personal a través de correo certificado concediendo un término de 10 días a partir del recibo de la citación para que el deudor se acerque a notificarse, y en caso de que no comparezca en el término antes mencionado se debe hacer la notificación por correo en el que se anexa el mandamiento de pago y la empresa de mensajería (472) reporta al ICBF la constancia de recibo por parte del deudor quedando notificado en debida forma el Mandamiento de pago; en caso que el deudor no reciba la notificación por correo, bien sea por que la empresa de mensajería la devuelva por que el deudor no resida debe surtirse la notificación por aviso en prensa que implica la publicación en un periódico de amplia circulación Nacional quedando de esta forma notificado el Mandamiento de pago conforme a Ley. Estas formas de notificación son perentorias y requieren de tiempo ya que hay un significativo número de deudores que residen en lugares apartados de la Capital y es un tiempo que no depende del funcionario sino de la empresa y teniendo en cuenta que de los 80 deudores solo se han notificado 9 lo que representa el 11% que han venido al ICBF de forma personal a notificarse; 71 obligaciones se han realizado Notificaciones por correo que han sido regresadas debiendo entonces hacerse la notificación por aviso que requiere hacer la cotización con tres periódicos y luego de escoger la propuesta mas conveniente al ICBF realizar las gestiones administrativas de pago lo que apareja tiempo para que se realice las tres Notificaciones y el indicador no tiene prevista la existencia de las formas de Notificación legal arrojando un no cumplimiento que no se ajusta a la realidad del proceso.


10%

100% 100% 100%

% Notificaciones de Mandamiento de Pago Oportunas

Resultado Meta




MPA2-04. Porcentaje de oportunidad en la expedición de la Resolución que reconoce o niega la calidad de Denunciante.



JUNIO 2 2 100% 100% 100% Óptimo



Análisis: Se ha venido dando cumplimiento dentro del término establecido por el ICBF para el reconocimiento o negación de la calidad de denunciante según sea el caso.


100% 100% 100% 100%

% de Oportunidad Expedición Resolucion que Niega o reconoce la calidad del Denunciante

Resultado Meta




MPA2-07. Porcentaje de oportunidad en la contestación de demandas de los Procesos Judiciales






Análisis: Se trata de demandas laborales y administrativas que se han presentado en contra del I.C.B.F. en las ciudades de Tunja y Duitama. Las demandas que se han contestado lo han sido dentro de los términos conferidos para tal fin, proponiendo excepciones y llamando en garantía a las entidades y/o personas a que haya lugar. El restante, es decir las demandas que no han sido contestadas, se debe a la imposibilidad de acceso a los edificios donde funcionan los diferentes juzgados debido al paro judicial. Punto(s) Crítico(s): La dificultad en la contestación de las demandas se ha presentado debido al paro judicial. Esta dificultad ha impedido la notificación de los apoderados del I.C.B.F. y la posterior contestación y proposición de excepciones a que haya lugar

Num Denom Resultado Avance Meta

9 9

100% 100% 100%

% de oportunidad en la Contestación de Demandas de los Procesos Judiciales

Diciembre




MPA5. GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN GESTIÓN SERVICIO A BENEFICIARIOS

MPA5-02. GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

E-40. Porcentaje de quejas y reclamos solucionados oportunamente Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 23 25 92% 92% 100% Adecuado

Agosto 12 14 86% 86% 100% En Riesgo


Octubre 15 17 88% 88% 100% En Riesgo

Noviembre 15 17 88% 88% 100% En Riesgo



JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

92% 86%

84% 88% 88%

80%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Q y R Solucionados Oportunamente

Avance Meta

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http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_servicioyatencion/gestion_servicio_a_beneficiarios

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_apoyo/G_servicioyatencion/G_atencionpqrs




JULIO AGOSTO SEPTIEMB OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

CENTRO

ZONAL

NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND

C/QUIRA 1 1 100,0% 2 2 100% 1 1 100% 0 2 0,0% 2 2 100%

DUITAMA 5 5 100% 2 2 100,0% 3 3 100% 1 1 100% 2 2 100%

EL COCUY 1 1 100%

GARAGOA 2 2 100% 1 1 100,0% 1 1 100% 1 1 100% 2 2 100%

MONIQUIRA 6 7 85,7% 3 3 100,0% 2 2 100% 1 1 100% 3 3 100%

OTANCHE 1 1 100% 0 1 0,0% 1 3 33,3%

P. BOYACA 1 2 50,0%

SOATA 0 1 0,0%

1 1 100%

SOGAMOSO 2 2 100% 1 1 100,0% 2 3 66,7% 2 2 100% 2 2 100%

TUNJA 1 7 7 100% 2 3 66,7% 3 4 75,0% 4 5 80,0% 3 4 75,0% 1 1 100%

TUNJA 2 1 1 100% 1 2 50,0% 2 2 100%

REGIONAL 1 1 100% 2 2 100% 4 5 80,0% 1 0,0% 1 2 50,0%

Total 23 25 92,0% 12 14 85,7% 16 19 84,2% 15 17 88,2% 9 14 64,3% 12 15 80,0%

Fuente: Reporte SIM Atención al Ciudadano

Análisis: Aunque el indicador se ubica en estado adecuado se observa que algunos centros zonales se ubicaron en estado crítico, bajando el promedio de la regional. Desde el Grupo de Planeación y Sistemas se hace seguimiento al proceso y se retroalimenta a las diferentes áreas a fin de que se adelanten y registren las actuaciones. Punto(s) Crítico(s): No registro oportuno en el aplicativo y/o no seguimiento por parte del Centro Zonal a las PQR. Recomendación para la Mejora: - Fortalecer el seguimiento en el centro zonal. - Realizar curso virtual de servicio y atención el cual está siendo ofertado por la escuela virtual.




MPA5-P2-01. Porcentaje de oportunidad en la constatación de Denuncias Proceso Administrativo

Restablecimiento de Derechos. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 94 108 87% 87% 100% En Riesgo

Agosto 68 88 77% 77% 100% En Riesgo



Noviembre 55 63 87% 87% 100% En Riesgo




CENTRO Z. NUM DEN IND. NUM DEN IND. NUM DEN IND. NUM DEN IND. NUM DEN IND. NUM DEN IND.

C/QUIRA 5 7 71% 8 10 80,0% 7 8 87,5% 2 5 40,0% 3 4 75,0% 4 4 100,0%

DUITAMA 10 10 100% 8 8 100% 5 5 100,0% 10 10 100,0% 4 4 100,0%

EL COCUY 2 2 100% 2 2 100% 1 1 100,0% 1 1 100,0% 1 1 100,0%

GARAGOA 5 5 100% 2 6 33,3%

5 5 100,0% 3 3 100,0%

MIRAFLORES 5 5 100% 1 3 33,3% 6 7 85,7% 1 1 100,0% 2 2 100,0%

MONIQUIRA 2 2 100% 6 6 100% 1 1 100% 6 6 100,0% 6 6 100,0% 3 3 100,0%

OTANCHE 8 11 73% 10 10 100% 11 15 73,3% 9 9 100,0% 10 11 90,9% 6 6 100,0%

P. BOYACA 31 32 97% 10 12 83,3% 7 8 87,5% 6 6 100,0% 3 4 75,0% 3 3 100,0%

SOATA 3 3 100% 6 7 85,7% 9 10 90,0% 2 2 100,0% 1 1 100,0% 3 4 75,0%

SOGAMOSO 10 13 77% 7 10 70,0% 5 11 45,5% 8 11 72,7% 5 7 71,4% 2 3 66,7%

TUNJA 2 13 18 72% 8 14 57,1% 22 29 75,9% 6 8 75,0% 10 11 90,9% 8 9 88,9%

REGIONAL

1 1 100,0%

Total 94 108 87% 68 88 77,3% 74 95 77,9% 55 63 87,3% 48 54 88,9% 31 34 91,2%

Fuente: Reporte SIM Atención al ciudadano


94

68 74

55 55

31

108

88 95

63 63

34

% de Oportunidad en la Constatación de Denuncias PARD

Num Denom




Análisis: Como se observa al interior de los centros Zonales Garagoa, Miraflores, Tunja 2, Sogamoso y Chiquinquirá se presentan situaciones afectan negativamente el indicador ubicándose en zona de critico. En Centros Zonales como Chiquinquirá, Miraflores, Otanche, Puerto Boyacá, Soatá, Sogamoso, Tunja 2 se ubica en estado en riesgo. Punto(s) Crítico(s): No contar con servicio de transporte para la verificación de las denuncias. No reporte oportuno de las actuaciones en SIM. Recomendación para la Mejora:

Seguimiento permanente por parte del Centro Zonal. Se espera para el mes de Abril se cuente con el servicio de transporte contratado por la regional y a

partir del mes de mayo contar con el servicio contratado desde el nivel nacional.


El coordinador Grupo Jurídico quien presenta la información correspondiente a los Macroprocesos de Gestión Contratación y Gestión Jurídica, menciona que se presenta de manera muy general pues no logro obtener información detallada de sus colaboradores en cada uno de los Procesos.




MPA5-P2-02. Porcentaje de oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 126 151 83% 83% 100% En Riesgo

Agosto 108 119 91% 91% 100% Adecuado






83% 91% 90% 95% 95% 80%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Oportunidad en la Atención de Peticiones de Asuntos Conciliables

Avance Meta





CENTRO

ZONAL

NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND NUM DEN IND

C/QUIRA 4 4 100% 1 1 100% 2 2 100% 3 3 100% 6 6 100% 2 2 100%

DUITAMA 15 15 100% 9 9 100% 9 9 100% 11 11 100% 14 14 100% 11 11 100%

EL COCUY 1 1 100% 1 1 100% 1 1 100% 4 4 100%

GARAGOA 15 15 100% 4 5 80% 2 2 100% 2 2 100%

MIRAFLORES 3 3 100% 2 3 67% 2 6 33% 1 4 25% 3 3 100% 3 5 60%

MONIQUIRA 3 3 100% 2 2 100% 1 1 100% 2 2 100% 3 3 100%

OTANCHE 6 8 75% 4 4 100% 8 10 80% 8 9 89% 1 3 33% 1 1 100%

P. BOYACA 0 22 0% 24 32 75% 27 35 77% 27 27 100% 41 41 100% 4 4 100%

SOATA 4 4 100% 4 4 100% 5 6 83% 5 5 100% 3 3 100% 3 3 100%

SOGAMOSO 55 55 100% 37 37 100% 46 46 100% 28 28 100% 26 26 100% 28 43 65%

TUNJA 2 21 22 95% 20 21 95% 25 25 100% 33 36 92% 41 43 95% 31 36 86%

Total 126 151 83% 108 119 91% 128 143 90% 121 128 95% 142 146 97% 83 105 79%

Fuente: Reporte SIM Atención al ciudadano

Análisis: Aunque el indicador no queda en estado Crítico para la regional si existe incumplimiento en Centros Zonales como Miraflores, Otanche, Sogamoso y Puerto Boyacá afectando negativamente el resultado Regional y colocando en riesgo el resultado regional los Centros zonales de Otanche, Puerto Boyacá, Soatá, Tunja 2. Punto(s) Crítico(s): No registro oportuno de las actuaciones. Recomendaciones para la Mejora:

Seguimiento permanente por parte del Centro Zonal. Se espera para el mes de Abril se cuente con el servicio de transporte contratado por la regional y a

partir del mes de mayo contar con el servicio contratado desde el nivel nacional.




MPA5-P2-03. Porcentaje de quejas y reclamos solucionados



Julio 87 90 97% 97% 100% Adecuado

Agosto 114 117 97% 97% 100% Adecuado






Análisis Julio - Agosto: El indicador se ve afectado por tres casos de la Sede Regional, todos los Centros Zonales lograron el 100% de cumplimiento. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento a reportes SIM y se retroalimenta a las áreas y Centros Zonales a efectos de que se adelanten actuaciones y se registre en el aplicativo. Diciembre: Todos los Centros Zonales alcanzaron el 100% mientras que en la Sede Regional alcanzó el 88% con tres peticiones pendientes. Punto(s) Crítico(s): No registro oportuno en SIM

97% 97%

99% 99% 99%

98%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Quejas y Reclamos Solucionados

Avance Meta




MPA5-P2-04. Porcentaje de constatación de Denuncias Proceso Administrativo Restablecimiento de Derechos.



Julio 583 586 99% 99% 100% Adecuado

Agosto 692 694 100% 100% 100% Optimo






Análisis Julio: Por debajo del promedio regional se ubican los Centros Zonales Chiquinquirá (97%) y Moniquirá (96%). Desde el Grupo de Planeación y sistemas se viene haciendo seguimiento y retroalimentación del proceso a efectos de que se actualice la información en el SIM. Agosto: De las tres peticiones que en el período enero a Junio no se constataron con oportunidad, una corresponde al Centro Zonal Moniquirá y dos al Centro Zonal Chiquinquirá. Septiembre: El indicador se ve afectado por los Centros Zonales Chiquinquirá, Miraflores y Moniquirá que obtuvieron el 97,85%, 96,15% y 96,88% respectivamente. Los demás alcanzaron el 100%. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento al proceso y se retroalimenta a Centros Zonales a efectos de que se gestionen las peticiones y se registren las actuaciones en el SIM.

99% 100% 99%

97% 97% 97%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Constatación de Denuncias PARD

Avance Meta




Octubre: Entre Enero y Septiembre de 2014 se recepcionaron 878 peticiones, de las cuales 27 no reportan gestión (15 del CZ Chiquinquirá, 5 de Tunja No. 2, 3 del CZ Otanche y en los CZ Miraflores, Moniquirá, Soata y Sogamoso cada uno con una petición). Desde la Regional se hace seguimiento y se retroalimenta a Centros Zonales para que adelanten actuaciones y registren en el SIM. Diciembre: El indicador se ubicó en adecuado; por debajo del promedio regional se ubicaron los Centros Zonales Miraflores (91,67%), Moniquirá (97,78%) y Otanche (97,73%) Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento a Centros Zonales y se retroalimenta sobre el estado de las peticiones a efectos de que actualicen SIM Punto(s) Crítico(s): No registro oportuno en SIM - No contar con suministro de transporte para verificación denuncias.


Directora Regional y Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas mencionan que según última resolución de atención al ciudadano No. 6707 los psicólogos pueden realizar la verificación de las denuncias no necesariamente el trabajador social, por tanto se debe buscar la estrategia para lograr esta verificación en el tiempo establecido.

Los coordinadores de Centros Zonales manifiestas complejidad para verificar denuncias en otros

municipios y áreas rurales. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona según la normatividad en el proceso se puede apoyar en las comisarías de familia de los municipios.

Debido a la no conectividad de los 6 centros zonales se los coordinadores solicitan orientación que

hacer una vez puedan tener acceso a los modem y estos funcionen, con las peticiones que están abiertas pero no están registradas en SIM y si se realizará el registro tardío?. La coordinadora Grupo Planeación y Sistemas manifiesta elevara la consulta a nivel Nacional


Consultar con Sede Nacional como se procedería al registro de las peticiones de las recibidas y demás gestiones de las mismas durante el periodo que el centro zonal no contó con la conectividad.




MPA5-P2-05. Porcentaje de atención de peticiones de Asuntos Conciliables. Periodicidad: Mensual

Meta: 100%


Julio 907 911 100% 100% 100% Optimo

Agosto 1054 1057 100% 100% 100% Optimo

Septiembre 1173 1177 100% 100% 100% Optimo

Octubre 1316 1319 100% 100% 100% Optimo

Noviembre 1316 1319 100% 100% 200% Optimo



Análisis Julio: El indicador se ubica en el rango de óptimo, no obstante aún no han alcanzado el 100% los Centros Zonales Tunja No. 2, con 2 peticiones, Duitama con 1 petición y Soatá con una. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento periódico y se retroalimenta a los Centros Zonales para actualizar SIM. Agosto: De los asuntos conciliables recepcionados en el período enero a Junio de 2014, una petición corresponde al Centro Zonal Duitama, una al Centro Zonal Soata y dos de Tunja No. 2. Septiembre: Aunque el indicador se ubica en rango óptimo, cuatro peticiones no fueron resueltas oportunamente, de las cuales una corresponde al Centro Zonal Garagoa, una al Centro Zonal Soatá y dos al Centro Zonal Tunja No. 2. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento al proceso y se retroalimenta a Centros Zonales a efectos de que se gestionen las peticiones y se registren las actuaciones en el SIM.

100% 100% 100% 100% 100% 100%

100% 100% 100% 100%

200%

100%

% de Atención de Peticiones de Asuntos Conciliables

Resultado Meta




Octubre: Del total de peticiones de asuntos conciliables recibidas entre Enero y Septiembre de 2014, solo 3 no registran la gestión, una corresponde al Centro Zonal Soatá y dos al Centro Zonal Tunja No. 2. Noviembre: El indicador se ubica en Optimo. Desde el Grupo de Planeación y Sistemas se hace seguimiento y se retroalimenta a los Centros Zonales a efectos de que registren las actuaciones en el SIM. Diciembre: Por debajo del promedio regional se ubican los Centros Zonales Otanche con el 97,26% y Soata con el 97,83% respectivamente. Desde el Grupo de Planeación se hace seguimiento a Centros Zonales y se retroalimenta sobre el estado de las peticiones a efectos de que actualicen SIM Punto(s) Crítico(s): no registro oportuno en SIM. Recomendación para la Mejora: Controles efectivos de seguimiento en centro zonal.




MPEV1. MACROPROCESOS DE EVALUACIÓN

MPEV1-P1. EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

MPEV1-P1-04. Porcentaje de avance al Plan de Mejoramiento de la Contraloría


Mes Indicador Meta Meta

Julio 62% 62% En Riesgo

Agosto 62% 62% En Riesgo

Septiembre 77% 77% En Riesgo

Octubre 100% 1% Crítico

Noviembre 100% 1% Crítico

Diciembre 6% 6% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis Julio: Varias actividades no se han cumplido en su totalidad de acuerdo a lo programado por lo tanto aparecen como vencidas. El tema se trata en Comités Estratégicos a efectos de que se avance y se reporte junto con las evidencias. Se envía mensualmente el reporte a la OCI y se ubican las evidencias en la dirección de la NAS.

JULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

62% 62% 77%

100% 100%

6%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Avance de Plan de Mejoramiento de la Contraloría

Indicador Meta

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_evaluacion/EMC_gestion




Agosto: El Plan de Mejoramiento venció el 31 de Agosto de 2014, quedando pendiente 7 actividades por cumplir al 100%. Se envía mensualmente informe de avance a la OCI Septiembre: El PM suscrito como resultado de la auditoría regular practicada a la vigencia fiscal 2012 venció el 31 de agosto de 2014 y algunas acciones y actividades no fueron cumplidas, razón por la cual fue reformulado y enviado a la OCI. En Comité Estratégico Regional se ha socializado las retroalimentaciones enviadas por la OCI frente a la ejecución del plan. Octubre: El 6 de Octubre se recibe el PM 2014-2015 avalado por la Oficina de Control Interno. Al finalizar el mes y según seguimiento se dio avance en un 1%. A la fecha de corte dos actividades vencidas Noviembre: Según reporte enviado a la Oficina de Control Interno, a 30 de Noviembre se tiene un cumplimiento del 49,4% y un avance del 5,6%. Diciembre: Aunque el indicador se ubica en el rango de adecuado, se requiere de generar mayores avances para lograr cumplir con el plan propuesto. Mensualmente se reportó avances a la Oficina de Control Interno. Las evidencias se encuentran ubicadas en la NAS.




MPEV1-P1-05. Porcentaje de mesas públicas y eventos de rendición de cuentas realizadas



Julio 10 10 100% 100% 100% Óptimo

Agosto 10 10 100% 100% 100% Óptimo


Octubre 20 20 100% 100% 100% Óptimo




Análisis: Para el III Trimestre la Regional Boyacá a través de los Centros Zonales realizó eventos de Mesas Públicas en los municipios de Susacon y Corrales. Para el mes de Octubre la Regional Boyacá a través de las Coordinadoras de los Centros Zonales desarrollaron Eventos de Mesas Publicas en los municipios de: Berbeo 23 de Octubre de 2014; Puerto Boyacá 17 de Octubre de 2014; Caldas 29 de Octubre de 2014; San José de Pare 23 de Octubre de 2014, Otanche La reprogramo para el 05 de Diciembre de 2014; El Espino 22 de Octubre de 2014 de 2014 ; Ventaquemada 29 de Octubre de 2014 ; IZA 22 de Octubre de 2014 ; Tota 31 de Octubre de 2014; San Luis de Gaceno 21 de Octubre de 2014; Tipacoque: La reprogramo para el 20 de Noviembre a realizar en el municipio de Soata. El reporte de eventos desarrollados en el mes de Octubre se envió en correo de fecha 11/11/2014 al Dr Luis Angel Mora Profesional Especializado Subdirección de Monitoreo y Evaluación ICBF Sede de la Dirección General con los respectivos soportes. Realización de 27 de mesas públicas y 1 rendición pública de cuentas con entrega de informes de monitoreo, evaluación y seguimiento a compromisos enviados a la Sede Nacional - subdirección de monitoreo y evaluación de manera mensual.

Resultados

MetaJULIOAGOSTO

SEPTIEMBREOCTUBRE

NOVIEMBREDICIEMBRE

100% 100% 100% 100% 100%

96%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% de Mesas Públicas y Eventos de Rendición de Cuentas Realizadas

Resultados Meta





Los integrantes del comité manifiestan que realizan los seguimientos a Macroprocesos y Procesos al interior de los Centros Zonales.

La Directora Regional manifiesta que debe documentarse este seguimiento , pero lo más importante es fijar compromisos y realizar seguimiento a los compromisos, lo cual permita evidenciar la mejora en Macroprocesos y Procesos.


Socializar los resultados de Revisión por lo Dirección e indicadores de Marzo al interior de los grupos de trabajo y fijar compromiso para mejorar el resultado. Todos los Grupos y centros Zonales.

Verificar y seguimiento oportuno al interior de los grupos de la regional liderada por los coordinadores en mapas de riesgo




MPEV2. ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES

MPEV2-P1. VERIFICACIÓN, INSPECCIÓN Y CONTROL A INSTITUCIONES QUE PRESTAN SERVICIO PÚBLICO DE BIENESTAR FAMILIAR

MPEV2-P1-01. Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares.

Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


Septiembre 0% 0% 97% 97% 100% Adecuado

Diciembre 98% 98% 100% Adecuado Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Para este momento las instituciones prestadoras del servicio para la atención de NNA en las diferentes modalidades de atención cuentan con licencia de funcionamiento vigente.

94%

96%

98%

100%

Avance Meta

97%

100% 100% 100%

Cumplimiento de los Estándares de Calidad para las Modalidades contempladas en la Guia de Verificación de Estandares


http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_evaluacion/aseguramiento_estandares

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_evaluacion/aseguramiento_estandares/verificacion_inspeccion_y_control

http://svlnxportalapp.icbf.gov.co:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_evaluacion/aseguramiento_estandares/verificacion_inspeccion_y_control




MPEV2-P1-02. Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.



Agosto 2 2 100% 100% 100% Optimo

Octubre 10 10 100% 100% 100% Optimo

Diciembre 10 10 100% 100% 100% Optimo Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: De acuerdo hallazgos encontrados se ejecutó lo propuesto en el plan de mejoramiento.

0%

50%

100%


100% 100% 100% 100% 100% 100%

Acciones ejecutadas frente a los Resultados de Estandares por debajo del 60%

Avance Meta




MPEV2-P1-03. Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%. Periodicidad: Bimestral

Meta: 100%






Análisis: a Septiembre Continúan abiertos 13 casos que corresponden a entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares SOATA EXTERNADO-REESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Boyacá- Sogamoso Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares SOGAMOSO INTERNADO - GENERAL-REESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Boyacá- Sogamoso INTERNADO - GENERAL-REESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Boyacá- Sogamoso Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares PUERTO BOYACA Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares SOGAMOSO Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares SOGAMOSO Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares SOGAMOSO Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - grupales OTANCHE Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - grupales OTANCHE Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares TUNJA 1 Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares SOGAMOSO Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares MIRAFLORES Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares MIRAFLORES Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - familiares TUNJA 1 Punto(s) Crítico(s): Falta de acompañamiento y asistencia técnica a las Entidades y Unidades. No se cuenta con profesional de Aseguramiento a la calidad


24%

56% 45%

100% 100% 100%

Acciones Formuladas Rrente a los Resultados de Estandares por debajo del 60%

Resultado Meta




MPEV2-P1-04. Cierre de situaciones de reporte inmediato Periodicidad: Bimestral

Meta: 100%






Análisis Septiembre: Se detecta un caso en centro zonal de Puerto Boyacá no se ha podido dar cierre a pesar de las acciones adelantadas ya que depende de factores externos como es la inscripción de nuevos hogares sustitutos, encontrándose el centro zonal en convocatorias para lo cual se han realizado jornadas de divulgación a través de medios masivos.


93% 83%

100% 100% 100% 100%

Cierre de Situaciones de Reporte Inmediato

Avance Meta




MPEV2-P1-05. Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF.



Julio 22 22 100% 100% 100% Óptimo

Agosto 22 22 100% 100% 100% Óptimo


Octubre 0 0 NA NA 100% NA

Noviembre 0 0 Na Na 100% NA



Análisis: La Regional Boyacá garantiza que las modalidades con contrato de aporte cuentan con licencia de funcionamiento vigente


100% 100% 100%

0% 0%

100%

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Modalidades con Licencia de Funcionamiento Vigentes durante la Ejecución del Contrato con el ICBF

Avance Meta




Observaciones del Comité

Directora Regional comenta los avances con los equipos de supervisión en la Regional Boyaca, menciona que actualmente ya se cuenta con un equipo de supervisión para primera infancia en la Regional, aprobaron para la regional 5 equipos de supervisión, pero solo 4 supervisores, por tanto sería necesario que un supervisor quedara liderando dos equipos.

Se está a espera la contratación del equipo de supervisión para Macroproceso de Protección.

Los coordinadores de Centro Zonales manifiestan que existe desconocimiento y no claridad frente a las

tareas a ejercer por parte de estos equipos en los Centros Zonales pues los profesionales están a la espera de las indicaciones precisas de sede Nacional para iniciar labores de verificación en campo de acuerdo al cronograma aprobado por este Nivel Sede Nacional, hasta tanto no llegue este cronograma aprobado la instrucción es que no pueden desplazarse.

Directora Regional manifiesta que ya se han enviado varias solicitudes para obtener respuesta del nivel nacional sobre los roles específicos de los supervisores y la interacción con los coordinadores y demás equipo en Centro Zonal. Los Coordinadores de Centro Zonal manifiestan a la fecha recibieron instrucciones presenciales en jornada de trabajo en nivel nacional y llegaron con información no clara y precisa sobre el tema.

Directora manifiesta mientras no se realice el otro si a los contratos los coordinadores siguen siendo oficialmente los supervisores de los contratos.

Decisiones de Mejora:

Realizar jornada de trabajo Dirección Regional, Equipos de supervisión, Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica y Coordinadora Centro Zonal Tunja 1 y emitir recomendaciones por escrito a todos los Centros Zanles para aclarar el tema de supervisión con los equipos correspondientes.




3.2 Conformidad del Servicio:

Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención y las acciones que se han tomado posteriormente.

Graficar por macroproceso/proceso el total de SNC describiendo el número y (%) de SNC cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

MACROPROCESO/PROCESO Cant %

GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS 2 100% Fuente: Reporte Isolucion mejoramiento

No. Estado Fecha de Creación

1937 Abierto 07/11/2014

1804 Cerrado 27/06/2014 Fuente: Reporte Isolucion mejoramiento

Fuente: Reporte Isolucion mejoramiento

- Resultados comparativos con el periodo anterior: Baja la generación de Servicios No Conformes en la Regional Boyacá. Para el periodo de segundo semestre 2014 solo se generan dos SNC correspondientes al Macroproceso de Gestión Restablecimiento de Derechos en el Centro Zonal Moniquirá. Continuamos con una baja generación de servicios no conformes durante el año. El servicio no conforme generado por el Centro Zonal Moniquirá continua abierto por causa de no tener acceso a isolucion módulo de mejoramiento centro zonal sin conectividad. Se dara cierre de acuerdo a la conectividad del Centro Zonal y/o Instrucción de La Subdirección de Mejoramiento Organizacional – SMO.

SNC

1937 Abierto

1804 Cerrado




4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Para la evaluación del Desempeño Ambiental, se describen las principales herramientas de gestión Ambiental para la mitigación, prevención y control de los aspectos e impactos ambientales.

Se presentaron los principales programas implementados dentro del Plan de gestión ambiental y su aplicación en Centros zonales de la Regional Boyaca.

COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN AMBIENTAL: Dentro de este programa se realizaron las celebraciones de fechas ambientales de calendario épico, se realizaron sensibilizaciones a servidores y contratistas sobre gestión de residuos sólidos, implementación de buenas prácticas en el habitad laboral, 5 R`s (Respetar, repensar, reducir, reutilizar, reciclar), manejo de sustancias químicas al personal de aseo y procesos de lavado y desinfección. Todas las evidencias se reportaron en formato de Sensibilización del SIGE con su respectivo Registro Fotográfico y planilla de registro de Asistencia. Cada Referente ambiental de centro zonal en 2014 recibió socialización sobre la forma de implementación del eje ambiental y se dejó en Acta la evidencia de la misma. También se realizó sensibilización ambiental a madres comunitarias y agentes educativos en C.Z Tunja 1, Otanche, Moniquirá, Puerto Boyaca, El Cocuy, Miraflores y Soata.

GESTION AMBIENTAL INTERINSTITUCIONAL: Dentro de este programa se desarrolló la Estrategia Recopila mediante documento de compromiso con Corpoboyaca, Campaña cierra el ciclo junto con Corpoboyaca en la cual se entregaron los residuos peligrosos de la Regional Boyaca para su correcta disposición final. Se realizaron sensibilizaciones con Corpochivor en Garagoa, se solicitaron permisos de aprovechamiento forestal en Puerto Boyaca con Corpoboyaca en la sede de este municipio. Todas las evidencias se reportaron en este programa, en formato de sensibilización del Sige, Actas y otros




documentos externos anexos.

MANEJO AMBIENTAL DE OBRA: En este programa se realizó el proceso con la Remodelación del auditorio del centro zonal Tunja 1, los cuales entregaron matriz de aspectos e impactos de la remodelación e informes.

MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS: En este programa se realizó la entrega para disposición final de residuos peligrosos de la Regional a Corpoboyaca, se realizaron las inspecciones de puntos ecológicos, Inventario de Raee`s, Cuadro de control de residuos en la Regional Boyaca.

MANEJO DE VERTIMIENTOS: Se reportaron los mantenimientos a la infraestructura realizados por el Todero en el segundo semestre de 2014, arreglos de fugas de agua y otros mantenimientos de redes.

MANEJO DE PARQUE AUTOMOTOR: Se reportó la información de los vehículos de la Regional Boyaca, como certificados de gases, revisión técnico-mecánica, Soat y se realizó informe de cambio de aceite en sitio autorizado.

MANEJO DE ZONAS VERDES: Se reportó acta de visita de Corpoboyaca a centro zonal Puerto Boyaca para diagnóstico de palmeras que causan riesgo en el centro zonal y también trámite de aprovechamiento forestal de las mismas.

GESTIÓN AMBIENTAL CONTRACTUAL: Se realizaron requerimientos al contrato de aseo, respecto a las cláusulas ambientales, en cada centro zonal se realizó seguimiento a la entrega de fichas técnicas y hojas de seguridad de los productos químicos, se dieron indicaciones respecto al almacenamiento controlado de sustancias químicas, explicando temas como compatibilidad.

CONSUMO SOSTENIBLE: En este programa se realizó seguimiento al consumo de papel en la Regional y centros zonales, se divulgo en cada centro zonal la estrategia 0 papel y la mayor implementación de medios electrónicos, se reportan análisis de consumos de agua y energía y la divulgación de buenas prácticas ambientales, así como

MANEJO DE SUSTANCIAS QUIMICAS: Se realizaron modificaciones a los almacenamientos de sustancias de centros zonales, colocando adecuadamente las sustancias químicas de acuerdo a compatibilidad, se dieron directrices con respecto al no reenvase de productos en envases sin etiquetado apropiado, se recalcó la importancia de manejar fichas técnicas y hojas de seguridad de cada sustancia para saber protocolos a seguir en caso de derrame, o reacción química alguna, se coloca señalización preventiva en cada centro zonal se diligencio el formato de inspección de almacenamiento de sustancias químicas.

A continuación se presenta el seguimiento de productos de gestión ambiental y controles operacionales.




INDICADORES DE GESTION AMBIENTAL A continuación se presentan los indicadores de desempeño ambiental con corte a diciembre de 2014 que se encuentran en estado óptimo, a excepción del estándar de consumo de agua cumpliendo con las acciones de control y mitigación de aspectos e impactos asociados a las actividades de la Regional Boyacá.

MPA1-P5-03. Porcentaje de cumplimiento de consumo de agua

Fuente: TDC SIMEI 2014






Fuente: Grupo Administrativo

Análisis: El indicador se mantiene en óptimo la mayoría del semestre, es decir se disminuyeron consumos respecto a la vigencia anterior en el mismo periodo, pero en el corte de diciembre se baja a critico debido a mayores consumos de agua. Puntos Críticos: Centro Zonal Duitama y Moniquirá presentaron consumos muy altos. Recomendaciones para la Mejora: Debe llevarse control de fugas para evitar que el indicador sea creciente, seguir adoptanto uso racional del recurso y hacer requerimientos urgentes sobre doble facturación para tomar medidas a tiempo, antes de enviar valija para que en Sede Nacional se determine el indicador.

MPA1-P5-04. Porcentaje de cumplimiento del estándar de consumo de energía:






Fuente: Grupo Adminsitrativo




Fuente: Grupo Adminsitrativo

Análisis: El indicador se mantiene en optimo en el segundo semestre de 2014 se han implementado buenas prácticas ambientales en los Centros Zonales en cuanto a uso de energía, reduciendo los consumos con respecto al mismo periodo de 2013. Puntos Críticos: Regional, Centro Zonal Puerto Boyacá son las sedes donde existe mayor consumo. Recomendaciones para la mejora: Aunque el indicador es estático en la medición debe intentar mantenerse decreciente.

MPA1-P5-12 Variación en el Nivel de Consumo de Papel






Fuente: TDC Grupo Administrativo

Análisis: Ha decrecido el consumo de papel según reporte con respecto al mismo periodo de la vigencia anterior, se controlan pedidos de papelería. Puntos Críticos: algunos Centros Zonales estaban realizando pedidos desmedidos de papel y tienen en almacenamiento papel que puede estar expuesto a daños por humedad, en visita se habló de la estrategia cero papel, a través de uso de medios electrónicos. Para 2015 se debe realizar seguimiento al consumo de papel por cuenta de referentes en cada Centro Zonal. Recomendaciones para la Mejora: Se ha socializado que el referente ambiental del Centro Zonal sebe revisar de acuerdo al consumo el pedido a realizar, se llevan consumos de papel.

MPA1-P5-08 Porcentaje de ejecución presupuestal de Gestión Ambiental





Análisis: El indicador se mantuvo en optimo a partir del mes de mayo cuando se definió en que se invertiría el presupuesto, este se envió a Sede Nacional y se aprobó por el Enlace Ambiental, el recurso asignado se comprometió y realizó proceso precontractual, sin embargo se declaró desierta porque el único proponente se presentó después de la hora establecida de cierre. Puntos Críticos: Debe surtirse proceso contractual y se necesita trabajo entre varias dependencias. Recomendación para la Mejora: para vigencia 2015 se debe ejecutar el 100% de la asignación presupuestal, realizar proceso con bastante antelación, actualmente se está trabajando en los estudios previos.

MPA1-P5-09. Porcentaje de ejecución de planes de Gestión Ambiental.


Análisis: El indicador se mantuvo en óptimo, cada mes con la ejecución de las actividades de implementación del PGA al final del semestre se cumplieron todas las actividades planeadas 36/36, en cada uno de los programas que componen el PGA. Puntos Críticos: Ninguno se cumple al 100% Recomendaciones para la Mejora: Al plantear el cronograma es necesario ser muy claros con las evidencias que se establecen para el cumplimiento de cada actividad desde el inicio de año y la periodicidad.





Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas indaga sobre los resultados del Plan de Gestión Ambiental por Centro Zonal, los seguimientos específicos de cada ítem para determinar el cumplimiento en Centro Zonal. Ingeniera Regional menciona que el avance en plan de gestión ambiental es adecuado y no se tiene la información detallada por Centro Zonal.

Se genera polémica entre los integrantes del comité entre el concepto de no cumple y no aplica. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona es diferente no es lo mismo, debe determinarse donde aplica la actividad y el estado de cumplimiento respectivo.

Coordinadora Centro Zonal Garagoa menciona al problema de inmueble vecino el cual fue

demolido y afecto la estructura hidráulica del Centro Zonal. Solicita apoyo a la regional para iniciar actuaciones judiciales.

Los integrantes del comité manifiestan no siempre se hacen evidentes las sensibilizaciones al

interior de los colaboradores ICBF, por tanto debe retomarse el tema. Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas recomienda Gestionar oportunamente los recursos

para el Sistema de Gestión Ambiental y no permitir que pase lo mismo de la vigencia anterior donde el proceso se declaró desierto.

Coordinadora de Centro Zonal Garagoa indaga sobre qué hacer sobre los residuos sólidos

electrónicos que tienen guardados debajo de la escalera en el Centro Zonal. Coordinadora Centro Zonal Sogamoso menciona el inmueble que se dio visto bueno para

arriendo en su criterio no cumple pues es un lugar que no soluciona el problema de hacinamiento y en temas ergonómicos no mejora la situación. Por tanto comenta que se buscaros y visitaron otros inmuebles que pueden ser mejor al que se dio visto bueno el año pasado. Solicita orientación sobre el tema.

Decisiones para la Mejora:

Realizar Grupo de Estudio al interior del Grupo Administrativo para informar el estado actual del eje ambiental detallando toda la información para que se pueda tomar decisiones y exista conocimiento por parte de la Nueva Coordinadora Administrativa.

Centro Zonal Garagoa informe a la Regional por escrito toda la gestión realizada desde allí para

que la regional actué en la fuga de agua que se presenta en el Centro Zonal.

Grupo Administrativo y Jurídico apoyen las acciones judiciales a ser adelantadas para solucionar el problema en Centro Zonal Garagoa.

Retomar las actividades de sensibilización en cuidado de papel y estándar de agua y energía en

todos los centros zonales y Sede Regional.




Iniciar separación en la fuente de los residuos sólidos en la regional. Verificar el plan de compras para adelantar proceso precontractual en la regional de los recursos

del Sistema de Gestión Ambiental.

Adelantar las gestiones por parte del Grupo Administrativo para retirar los residuos del Centro Zonal Garagoa. RAE.

Enviar justificaciones de las propuestas del inmueble de Sogamoso para ser tomado en arriendo

y que Grupo Administrativo envié esta solicitud a Sede Nacional. Para iniciar tramite correspondientes.

Retomar el inventario de los RAE y ejecutar cronograma de recolección y almacenamiento y

disposición final de los mismos. Coordinadora Centro Zonal Sogamoso envié las propuestas de los inmuebles visitados por ellos

para evaluar la posibilidad y enviar la documentación a Nivel Nacional para iniciar los trámites.





5.1 Acciones Correctivas

Generadas 2do Semestre 2014

No Macroproceso Fuente Cant %

2025 4545 Gestión Administrativa AUSIGE 2 50%

4683 4560 Gestión Logística y Abastecimiento

Resultado de Seguimiento y Medición a los Procesos 2 50%

Total 4 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

Cerradas 2do Semestre 2014

No Macro proceso Fuente Cant %

1909 Direccionamiento Estratégico AUSIGE 1 11%

1954 Evaluación Monitoreo y Control a la Gestión AUSIGE 1 11%

3297 1950 Gestión Administrativa

RxD AUSIGE 2 22%

1171 Gestión Contratación AUSIGE 1 11%

1177 Gestión Financiera AUSIGE 1 11%

1875 Gestión para la Nutrición AUSIGE 1 11%

1865 Gestión para la Protección 1 11%

1190 Prevención AUSIGE 1 11%

TOTAL 9 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

Gestión Administrativa Gestión Logistica yAbastecimiento

2 2

AC Generadas 2do Semestre

Gestión Administrativa Gestión Logistica y Abastecimiento




Cerradas 2015

No Macro proceso Fuente Cant %

1956 Mejoramiento Continuo AUSIGE 1 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

Estado de las AC a la fecha del Comité.

AC Abiertas a Diciembre 31 de 2014

Macroproceso/Proceso Cantidad %

Evaluación Monitoreo y Control de la Gestión 3 12%

Gestión Administrativa 6 24%

Gestión Contratación 1 4%

Gestión P,Q,R 1 4%

Gestión Humana 3 12%

Gestión Logística y Abastecimiento 2 8%

Gestión para la Protección 1 4%

Gestión Tecnológica 4 16%

Mejoramiento Continuo 4 16%

Total AC Abiertas 25 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento




Gestión Contratación

Gestión P,Q,R

Gestión Humana

Gestión Logistica y Abastecimiento

Gestión para la Protección

Gestión Tecnologica


12%

24%

4%

4%

12%

8%

4%

16%

16%

% AC Abietas x Macroproceso/Proceso

%




AC Cerradas a Diciembre 2014

Macro Proceso / Proceso Cantidad %

Aseguramiento a Estándares 2 4%

Atención al Ciudadano 2 4%

Direccionamiento Estratégico 4 9%

Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión 2 4%

Gestión Administrativa 3 7%

Gestión Contratación 3 7%

Gestión Atención P, Q, S 3 7%

Gestión Financiera 5 11%

Gestión Humana 3 7%

Gestión Atención Integral a la Primera Infancia 1 2%

Gestión Nutrición 1 2%

Gestión para la Protección 1 2%

Gestión Restablecimiento de Derechos 4 9%

Gestión Servicio y Atención 1 2%

Gestión Tecnológica 7 16%

Mejoramiento Continuo 2 4%

Prevención 1 2%

Total AC Cerradas 45 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

Aseguramiento a Estandares

Direccionamiento Estrategico


Gestión Atención P, Q, S

Gestión Humana

Gestión Nutrición

Gestión Restablecimiento de Derechos


Prevención

4% 4%

9% 4%

7% 7% 7%

11% 7%

2% 2% 2%

9% 2%

16% 4%

2%

% AC Cerradas x Macroprocesos/Procesos

%





Nivel Oportunidad Cantidad %

Oportunas 17 38%

No Oportunas 28 62%

Total de Cerradas Oportunamente 45 100%



AC Vencidas Macroproceso Proceso Cantidad % Generada a

3856 Aseguramiento a Estándares 1 20% Jorge Alirio Ortega Ceron

4545 4385 4382 Gestión Administrativa 3 60%

Diana Marcela Velasco Rincon

4383 Gestión Humana 1 20% Maria Alicia Naranjo Mesa


Estado AC Cantidad %

Abiertas 25 33%

Cerradas 45 60%

Vencidas 5 7%

Total Estado AC 75 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento

38%

62%

Nivel de Oportunidad AC %

Oportunas

No Oportunas





Nivel Reformulación Cantidad %

Reformulada 35 47%

No Reformulada 40 53%

Total AC Gestionadas 75 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento


33%

60%

7%

% Estado AC

Abiertas

Cerradas

Vencidas

47%

53%

% Reformulación

Reformulada

No Reformulada




- Resultados comparativos con el periodo anterior: Actualmente las Acciones correctivas derivadas de la AUSIGE 2012 presentan un alto porcentaje de reformulación, lo cual preocupa la gestión regional porque está bajando la cultura de generación de AM. AC diferentes a las AUSIGE derivadas del seguimiento a los Macroprocesos y Procesos solo las está generando el Grupo de Planeación y Sistemas, los otros grupos no han identificado y/o generado AC. Observaciones del Comité: La Directora Regional, Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas y Profesional EPICO manifiestan su preocupación por no cumplimiento y/o no registro de las actividades en los planes de tratamiento establecido en las Acciones Correctivas. La No generación de otras fuentes de información de acciones de mejora. Los participantes del Comité manifiestan que para ellos representa más trabajo por tanto no les gusta generar AM en isolucion, pues consideren que tiene que estar detrás de los colaboradores esperando el registro en el aplicativo. Profesional EPICO manifiesta que el tema de manejo en aplicativo no es complejo ya que se han realizado diferentes jornadas con los Coordinadores, promotores EPICO y demás colaboradores en manejo isolucion. La última jornada de trabajo se realizó en junio de 2014 a los colaboradores Promotores EPICO Centro Zonal y Grupo donde se trabajaron todas las metodologías SIGE y en Noviembre la Sede Nacional otorgo capacitación a Promotores, entonces se recomienda estos colaboradores pueden apoyar este registro en centro zonal y el tiempo para el registro es mínimo. Profesional EPICO recuerda que actualmente el aplicativo para documentar la mejora es isolucion y no otro, por tanto es importante documentar esta mejora porque si se identifica la NC y se trabaja debería evidenciarse. Que fue un hallazgo de Auditoria interna 2012 y no debemos permitir se reitere el hallazgo. Invita a Coordinadora de Centro Zonal Moniquirá a comentar su experiencia exitosa, quien continúa trabajando en documentar la mejora en isolucion y no ha bajado la guarda para lograr la mejora al interior de nuestros Macroprocesos/Procesos. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistema manifiesta los coordinadores de Centro Zonal y Grupos deben ser líderes al interior de sus equipos de trabajo pues de esto depende el éxito de las acciones de mejora. Coordinadora Centro Zonal Moniquirá quien no ha bajado la guardia en la generación de estas Acciones comenta su experiencia exitosa y como ha logrado que sea cultura al interior de su centro zonal e invita a sus compañeros a evaluarla para que sea implementada por ellos. Coordinadores de Centro Zonal manifiestan que falta sensibilización en el tema. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas recuerda que Profesional EPICO se desplaza una vez al año para apoyar estas jornadas de sensibilización, pero definitivamente debe realizarse y liderarse por el Coordinador pues de ellos depende que esto se convierta en cultura.




Directora Regional manifiesta que llevamos más de 8 años trabajando bajo un sistema de gestión de calidad y no se puede mencionar que falte sensibilización, más cuando ellos saben que deben generar estos espacios de sensibilización al interior de sus colaboradores. Profesional EPICO menciona seguirá apoyando para la sensibilización pero deben ser más actividades realizadas y lideradas no solo por el promotor EPICO sino también por el coordinador, porque si el mismo coordinador se rehúsa a utilizar las metodologías SIGE como lo trabajamos al interior de los equipos de trabajo? , e invita a todos los participantes a ser líderes dentro de sus equipos de trabajo y colaborar con la implementación y sostenibilidad de estos sistemas de Gestión, pues como su nombre lo dice son herramientas para la gestión y su éxito o fracaso depende de uso adecuado o inadecuado que se den a las mismas herramientas. SI no las utilizó y las veo como una carga más dentro de mis actividades no observare su utilidad, pero si logro utilizarlas adecuadamente sus bondades son positivas para lograr aportar en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la institución de una manera práctica. Directora Regional manifiesta se requiere del liderazgo de los coordinadores al interior de sus equipos de trabajo pues son ellos los que pueden más fácilmente generar esta cultura al interior de sus colaboradores.





5.2 Acciones Preventivas

Graficar por macroproceso/proceso el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.

- Resultados comparativos con el periodo anterior: Para la vigencia de 2014 solo se encuentra registrada una AP que se cierra en primer semestre 2015 como no efectiva.

5.3 No Conformidad del Sistema:

Graficar por macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

Generados 2do Semestre

No. Macroproceso Estado Cant %

3985 Gestión Tecnológica Cerrada 1 14%

3909 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia Cerrada 1 14%

3903 3882 Peticiones, Quejas y Reclamos Cerrada 2 29%

3901 3899 Gestión Administrativa Cerrada 2 29%

3902 Gestión Restablecimiento de Derechos Cerrada 1 14%

TOTAL 7 100% Fuente: Isolucion módulo de mejoramiento


02468

1 1 2 2 1

7

NCS Generadas 2do Semestre

Cant





Cerradas Segundo Semestre

No. Macroproceso Estado Cantidad %

3901 3899 3745 Gestión Administrativa Cerrada 3 25%

3903 3882 3670 3665 Gestión PQRS Cerrada 4 33%

3909 Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia Cerrada 1 8%

3902 3746 3696 Gestión Restablecimiento de Derechos Cerrada 3 25%

3985 Gestión Tecnológica Cerrada 1 8%



14%

14%

29%

29%

14%

% NCS Generadas 2do Semestre


Gestión para la Atención Integral ala Primera Infancia

Peticiones, Quejas y Reclamos


0

2

4

GestiónAdministrativa Gestión PQRS

Gestión para laAtención Integral a la

Primera InfanciaGestión

Restablecimiento deDerechos


3

4

1

3

1

Cerradas 2do Semestre

Cantidad




Cerrada Primer semestre 2015

No. Macro proceso Estado Cantidad %

3125 Gestión P, Q, R, S 1 100%



- Resultados comparativos con el periodo anterior: Para segundo semestre de 2014 se generan 7 NCS las cuales siguen siendo un porcentaje muy pajo para la Regional con 12 CZ y 5 Grupos, se espera continuar trabajando en el tema. Observaciones del Comité: Profesional EPICO manifiesta en el aplicativo ya no se genera NCS ahora todas serán SNC, se realiza la invitación a seguir documentado la mejora.

5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

Nos se registran a la fecha No Conformidades en el Eje Ambiental. Profesional EPICO recuerda la importancia de docuemntar estas mejoras en el aplicativo invita a los Coordinadores a generar estas AM.

0

1

Cerrada 1er Semestre 2015

Gestión P, Q, R, S




6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

Requisitos Legales Ambiental se presenta el cumplimiento de la normativa ambiental:







Existen 87 artículos sin cumplimiento en Regional de acuerdo a la revisión y reevaluación de la matriz de requisitos legales ambientales los cuales son reincidentes en centros zonales.


Directora Regional indaga sobre si aplican más requisitos y cual e el estado de este cumplimiento. Ingeniera ambiental afirma que los que no se mencionan son porque están cumplidos.


Grupo Administrativo Orientar a los Centros Zonales y Grupos sobre el cumplimento de los requisitos legales, realizar cronograma de actividades y realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades.




Requisitos Legales SYSO


REGIONAL 126 26 39

TUNJA 1 115 29 47

TUNJA 2 117 25 49

DUITAMA 105 26 60

GARAGOA 106 33 52

SOGAMOSO 104 33 54

CHIQUINQUIRA 103 41 47

PUERTO BOYACA 105 34 52

SOATA 107 37 47

EL COCUY 105 29 57

MIRAFLORES 104 35 49

MONIQUIRA 118 30 43

OTANCHE 112 35 45 Fuente: Grupo Administrativo

0

20

40

60

80

100

120

140 126 115 117

105 106 104 103 105 107 105 104

118 112

26 29 25 26 33 33

41 34 37

29 35 30 35 39

47 49 60

52 54 47 52 47

57 49

43 45

Matriz de Requisitos Legales 2014

Cumplimiento No Cumple No aplica




Norma Artículos/Parágrafos

Numerales CUMPLIMIENTO

EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

Ley 009 DE 1979

Código Sanitario Nacional

Artículo 84º.- Todos los empleadores están obligados a: a.

1. Se enviaron elementos de mantenimiento al CZ Soata y el Cocuy

2.El CZ Sogamoso realizo reubicación de algunos puestos de trabajo pero el hacinamiento persiste

1.No se realizó la toma en arriendo del CZ Garagoa 2. no se realizó el mantenimiento en los CZ Soata y el Cocuy.

d.

1. Se colocó cinta antideslizante en CZ Puerto Boyacá, Sogamoso. 2. Se ubicaron luminarias en CZ Tunja 1, Tunja 2, Duitama, Sogamoso, Puerto Boyacá, Soata, El Cocuy, la Regional, Miraflores, Chiquinquirá. 3. se realizaron los arreglos pertinentes en CZ Chiquinquirá y Sogamoso en techos

1. Se realizaron los estudios y visitas correspondientes a inmuebles nuevos pero no se tomaron en arriendo.

1.Se continua con problemática de archivo en los CZ y la Regional

Artículo 85. Todos los trabajadores están obligados a: b. Artículo 122º

1. Se realizó sensibilización en uso de EPP al personal de archivo. 2.Se realizaron jornadas de orden y aseo en la regional y los 12 CZ 3. Se hizo entrega de EPP a todos los colaboradores que se están en el área de archivo

Artículo 92º.- 1. Se solicitó no usar cera en pasta.

1. La dotación industrial que se recibió es de emergencias y no se recibió señalización institucional 2. Se realizaron arreglos en el CZ Chiquinquirá solo en techos






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

Artículo 93º.- Artículo 206º

1.Se hace entrega de señalización de emergencias a los CZ. 2. el CZ realizo jornada de orden y aseo donde se adecuaron las oficinas y se quitaron puestos de trabajo de los corredores.

1. la señalización institucional se solicitó a la sede Nacional, pero no se adquirió.

1. No se colocó la cinta antideslizante en algunos CZ como Chiquinquirá, Garagoa,

Artículo 94º.-

1.Se retoma el articulo 93 incluyendo señalización en riesgo de caídas para todas las sedes

2.No se ha realizado el arreglo del escalón de CZ Sogamoso y CZ Chiquinquirá.

Artículo 95º.-

1.Se compró la cinta antideslizante en el contrato de ferretería y se colocaron en el CZ, Sogamoso, Puerto Boyacá

1. Se han hecho los cambios de luminarias en los CZ Puerto Boyacá, Chiquinquirá, Sogamoso, Tunja 2, Tunja 1,Duitama 2.Se necesita autorización por parte de los arrendadores para colocar las barandas en los CZ Tunja 1, Miraflores, Otanche, Tunja 2

1.no se instalaron las barandas en Moniquirá, Sogamoso, Garagoa, Puerto Boyacá,

Artículo 96°: Artículo 234°:

AC SEDE NACIONAL

Artículo 102º.-

1. A partir de julio ya se cuentan con las fichas técnicas de las sustancias químicas.

1. Se verifico que el personal de servicios generales de los CZ no ha recibido capacitación en el manejo adecuado de sustancias Químicas.

1.Los espacios de almacenamiento de sustancias químicas no son los adecuados.

Artículo 117º.-

1.Con visita de la Sede Nacional en Mayo/Junio se hace solicitud de verificación de los espacios del TRACK en la regional y en los CZ.

2. En visitas realizadas en los CZ se han encontrado elementos eléctricos en el área de TRACK






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

Artículo 127º.-

1. se entregó botiquines y puestos de Emergencia a los CZ. 2. se realizar entrega de elementos de botiquines con la dotación industrial a brigadistas

1.Falta CZ Chiquinquirá por hacer entrega del Botiquín

Artículo 197º.- 1. Se realizó los estudios correspondientes a Los baños de los CZ

1.Los baños de Moniquirá presentaron AC por hallazgo de Auditoria Externa CZ Tunja 2, Sogamoso, El Cocuy, Garagoa, Puerto Boyacá, Chiquinquirá necesitan intervención inmediata

Decreto 738 de 2013

Artículo 2.

2. en visita al Cz el Cocuy se observa la necesidad de adquirir el personal de vigilancia.

ARTÍCULO 5o. ARTÍCULO 27.

1.Se realizó visitas donde se identificaron diferentes causas de intervención

1. las cocinas que se les debe realizar intervención son sede Regional, Cz Sogamoso, Soata, El Cocuy, Garagoa. 2. realizar por parte de los coordinadores de CZ que se encuentran en arriendo solicitud de arreglos y mejoras en baños y cocinas






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

ARTÍCULO 6o.

1. Los CZ deben informar al Profesional SYSO cualquier situación locativa donde afecte el funcionamiento del CZ o afecte directa o indirectamente a los Colaboradores

1.Se está a la espera de la visita de infra estructura en Garagoa para verificar necesidades de reformas, y mejoras al local que se tomara en arriendo 2. se debe solicitar a los CZ que cada vez que exista una intervención de obra en las instalaciones del ICBF se informe a los Profesionales SYSO y Ambiental.

ARTÍCULO 7o.

1.El mantenimiento de los aires acondicionados del TRACK de la regional y los CZ se llevó a cabo con el contrato de AIRES NEIVA, como proceso de garantía,

1. faltan estudios de iluminación en Otanche, Miraflores y el Cocuy. 2.En el CZ Puerto Boyacá no fue posible el mantenimiento de los aires

ARTÍCULO 11.

1.Se tuvo en cuenta para compra de productos de ferretería los materiales necesarios para el mantenimiento de los CZ y la Regional solo se realizó en el Cz Chiquinquirá, Sogamoso.

2. Se enviaron elementos al CZ el Cocuy y Soata

3. no se realizó el mantenimiento de los CZ que lo requerían

ARTÍCULO 12. ARTÍCULO 14. ARTÍCULO 16. ARTÍCULO 17. ARTÍCULO 19.

1.En CZ Garagoa, Sogamoso, Chiquinquirá se dará solución con la toma de otra sede






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

ARTICULO 17

2. Se han enviado correos electrónicos a los brigadistas solicitando revisión constante de no obstáculos de puertas principales y/o salidas de emergencias.

1.En visitas realizadas a los CZ se han dado indicaciones de mantener las duchas desocupadas pero por motivos de archivo estas no se han podido desocupar 2. se verifico que el número de baños en algunos CZ no son suficientes por que deben compartirlos con los ussuarios

ARTICULO 19

1.en CZ Moniquirá fue hallazgo de auditoria, por no cumplir con esta norma

ARTÍCULO 23. ARTÍCULO 24.

1. incluir en presupuesto de 2015 la compra de dispensadores de agua.

ARTÍCULO 25.

1.Se tiene la información de las personas que toman alimentación en los CZ y se envió correo electrónico a gestión humana para solicitar más información en crear necesidades ante infraestructura

1.Los colaboradores no han tomado conciencia de la forma de almacenamiento de residuos


1.Se dio solución a las humedades del CZ Sogamoso y Chiquinquirá 2.El CZ Tunja 2 a solicitado en varias ocasiones al arrendador los arreglos locativos

1.El arrendador no ha dado solución a los arreglos locativos 2. En la Regional se arregló el techo de Financiera, y luego se arreglaran paredes de jurídica.

ARTÍCULO 28. 1. En compañía de la profesional ambiental se socializo los métodos






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

adecuados de almacenamiento, y desecho de los residuos.

ARTÍCULO 33. ARTÍCULO 45

1. Se verifico en el contrato de aseo horarios laborales de servicios generales y sus obligaciones.

ARTÍCULO 36.

1. en Otanche la secretaria de salud realiza fumigaciones generales.

1.No se desarrolló contrato de fumigación de ninguna índole.

ARTÍCULO 79.

1.Proceso de luminarias

ARTÍCULO 84. 1.se hizo el cambio de luminarias,

1.no se realizó limpieza de tragaluces, claraboyas, vidrios

ARTÍCULO 85.

1.Se hace el cambio respectivo de luminarias y balastros en algunos CZ y la Regional, pero se observa que existen problemas eléctricos en los CZ pues la duración está siendo de máximo 3 meses cosa que no es normal

ARTÍCULO 89. ARTÍCULO 92. PARÁGRAFO. 1o.

1.En visitas realizadas a los CZ se observa que el ruido el cual manifiestan los colaboradores no supera los 70 decibeles.

ARTÍCULO 121.

ARTÍCULO 127.

1.En el contrato de ferretería se compraron las cajas de seguridad para tacos.

1.No se instalaron las cajas de seguridad






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

ARTÍCULO 164. 1.Se cuenta con las fichas de seguridad

1. en visitas realizadas a los CZ se observan sustancias re envasadas.

ARTÍCULO 176. Proceso de EPP

ARTÍCULO 205. 1.SE Establecieron brigadistas del CZ Chiquinquirá y CZ Tunja 1

Solicitar capacitación a colaboradores por las entidades de socorro Capacitación a brigadistas 2014

ARTÍCULO 207.

ARTÍCULO 213.

1.con el apoyo del conductor se pudo evidenciar el procedimiento de manejo de residuos de los aceites vehiculares 2.Se realizó en la Regional simulacro con manejo de remamiento de aceites

ARTÍCULO 221. 1.Se solicitó a Bomberos el estudio de ubicación de extintores.

1.El estudio de ubicación de extintores no se pudo realizar por motivos de presupuesto 2.no se realizó la recarga de extintores

ARTÍCULO 222.

1. Por parte de los brigadistas socializar a los servidores públicos de Grupo o Centro Zonal el manejo de extintores






EN DESARROLLO

NO CUMPLIMIENTO

ARTÍCULO 224

1.no se incluyó en el pedido de Ferretería la pintura para realizar la demarcación de los extintores

ARTÍCULO 229.

1.Solicitar a las empresas de acueducto la ubicación de hidrantes en los CZ que lo Requieran


ARTÍCULO 353.

1.no se realizó el lavado de tanques

Resolución 2646 de

2008 Artículo 7°.

1.Se realizó intervención en riesgo Psicosocial de acuerdo a resultados en la batería de riesgos

1.No se realizó intervención en la Regional, CZ Tunja , Tunja 2

6). MEDIDAS DE SEGURIDAD PERSONAl

Retomar proceso de EPP


ANÁLISIS EN REQUISITOS LEGALES De 191 requisitos que se aplican para el ICBF Nacional, en regional Boyacá no se cumplía con 59 requisitos a evaluación de mayo de 2014 En diagnóstico de julio de 2014 se encontraban En desarrollo: 28 Sin cumplimiento de actividades: 16 Cumpliendo actividades: 7 De 51 art. De no cumplimiento debemos realizar actividades en 44 En diagnóstico de diciembre de 2014 se encontraban En desarrollo: 26 Sin cumplimiento de actividades: 4 Cumpliendo actividades: 9 AC para la Sede Nacional: 12 De 51 art. De no cumplimiento debemos realizar actividades en 30




EN DICIEMBRE DE 2014 CAMBIO LA METODOLOGIA EN REQUISITOS LEGALES

• Se incluyeron las normas “decreto 1443 -1444” 31 de julio de 2014 de 191 artículos de 2014 para 2015 241

• Solo se tienen en cuenta la legislación que aplica para cada sede

• El formato viene con fórmulas para realizar graficas automáticamente • El formato se debe socializar a los vigías en visitas o en encuentro de COPASST

antes del mes de mayo de 2015 Observaciones del Comité: De acuerdo a la información presentad por la Profesional SYSO en el NO cumplimiento de requisitos legales se fijan los siguientes compromisos: Decisiones para la mejora:

Requerir a la empresa de aseo la capacitación de su personal para cumplimiento de requisito legal Eje SYSO y Ambiental. Coordinación Administrativa

Verificar las cajas de tacos adquiridas en el contrato de ferretería 2014 con las especificaciones técnicas y según la solicitud de la regional para determinar qué hacer con las cajas de tacos. Coordinación Administrativa

Solicitar a entidades de socorro capacitaciones para brigadistas. Coordinación Administrativa

Gestionar visita a todos los centros zonales para verificación de extintores en el interior del Centro Zonal según cumplimiento de requisito legal. Realizar diagnóstico de necesidad de extintores. Coordinación Administrativa

Realizar solicitud a empresa de acueducto para ubicación de hidrantes cerca al centro zonal. Coordinación Centros Zonales con seguimiento de la Coordinación Administrativa.

Realizar seguimiento a todos los centros zonales de la solicitud y respuesta a la ubicación de hidrantes. Coordinación Administrativa.

Gestionar recursos para aires acondicionados centro zonal puerto Boyacá y todos los centros zonales tack de comunicaciones. Coordinación Administrativa.

Orientar a los centros Zonales y grupos de ala regional sobre las actividades para el cumplimiento de requisitos legales, realizar cronograma y el seguimiento al mismo.

Coordinar cumplimiento por la empresa de vigilantes de control de visitantes para todos los centros Zonales y sede regional. Realizar seguimiento al cumplimiento de requisito.




7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Segunda Revisión Por Dirección 2011

Compromisos Acciones Adelantadas Estado (Cumplido

/ Pendiente) Fecha de

Cumplimiento Dificultades

Cumplir el compromiso derivado de la primera revisión por Dirección 2011 de Generación de AC y AP

AP generada por Centro Zonal Garagoa, Otanche, Duitama, Cocuy, Moniquirá

PENDIENTE Grupo Administrativo, Financiero, Jurídico. Centros Zonales Tunja 1, Tunja 2, Sogamoso, Chiquinquirá, Garagoa, Puerto Boyacá, Soatá, Miraflores, Otanche

No cultura preventiva

Primera Revisión Por Dirección 2012

Compromisos Acciones Adelantadas Estado (Cumplido



Fortalecer los controles para realizar la liquidación de los contratos en el tiempo establecido

El indicador de Liquidación de contratos continúa en Crítico a Corte Julio 31 de 2013. Coordinadora Grupo Jurídico informa que la documentación no se allega oportunamente, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato para revisión por grupo jurídico. La Documentación por parte de los Centros Zonales no está enviando dentro de los cuatro meses. No se tiene estadística certera de que se ha enviado por parte de los Centros Zonales y no se tiene estadística a la fecha del comité de que documentación esta correcta. Coordinadora Grupo Jurídico manifiesta que en el próximo mes se realizaran las devaluaciones correspondientes A junio el % de liquidación de contrato es de 18% critico 118/647 y el porcentaje de solicitud de liquidación es 118/163 72% En riesgo.

PENDIENTE con Avances

A la fecha el indicador de de liquidación de contratos continúa en estado crítico.


Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido /

Pendiente) Fecha de


Instaurar controles más efectivos para control procesos Gestión Servicio y Atención PQYR . Operar los controles al interior del Centro Zonal para seguimiento permanente a los indicadores

Los centros Zonales manifiestan tener controles a la fecha pero a primer semestre el indicador Denuncias constatadas no ha mejorado. A julio En los Centros Zonales Sogamoso, Otanche, Puerto Boyacá no han sido controles efectivos. Según resultados TDC para el periodo Enero a Junio se encuentra: Porcentaje de quejas y reclamos solucionados Oportunamente Enero: Critico, Febrero y Mayo: Adecuado, Marzo, Abril y Junio En Riesgo. Constatación denuncias PARD En Riesgo Junio. Oportunidad en la atención de Asuntos conciliables Marzo y Abril: Adecuado, Mayo y Junio en Riesgo.

PENDIENTE CON AVANCES

Se instauran los controles por parte del Centro Zonal pero aún no se pueden calificar como efectivos al 100 %.




Vigencia 2014 % QyR solucionados oportunamente Enero “critico”, Febrero “Adecuado”, Marzo “En Riesgo”, Abril “En Riesgo”, Mayo “Adecuado” Junio “En Riesgo ”, Julio “Adecuado”, Agosto “En Riesgo, Septiembre “En Riesgo”, Octubre “En Riesgo”, Noviembre “”En Riesgo, Diciembre “” En Riesgo

Generar AC derivadas de los mapas de Riesgo para los Riesgos ya Materializados

Con la verificación de las causas reales en cada centro zonal se verificara los riesgos y su estado.

PENDIENTE Baja cultura y manejo para la mejora a través de las AC.

Identificar riesgos para cada uno de los Macroprocesos/procesos y enviar a Coordinador De Grupo con copia a los responsables y/o enlaces de los Macroprocesos/procesos

a la fecha no se han identificado nuevos riesgos.

PENDIENTE No se han identificado de ningún nivel.

Gestionar campaña de vacunación para SP en la Regional

Se envía Oficio al doctor Guillermo Orjuela (Secretario de Salud Departamental) el 15 de julio de 2015 (005285) - recibida en la secretaria de salud el 16 de julio de 2013. Se recibe respuesta es pertinente gestionar con las EPS. Centro Zonal Garagoa cuenta con los colaboradores vacunados en 2012, al igual que Centro Zonal Sogamoso. Se habló con la encargada de vacunación de la Secretaria de Salud de Boyaca ella ya entrego afiches para la jornada pero no se asignó fecha por falta de vacunadores, tan pronto haya un turno se nos adjudicara. Se realiza jornada de Vacunación en Sede Regional con la participación de colaboradores Sede Regional, Tunja 1 y Tunja 2. Refuerzo de tetano e influenza.

CUMPLIDO OCTUBRE 2014




Primera Revisión Por Dirección 2013

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido



Generar las instrucciones totales y no parciales que paralicen los procesos o no permitan cumplimiento de los objetivos del proceso.

Se evaluara en el Próximo Comité Estratégico Ampliado

PENDIENTE No existe información suministrada por los CZ

Generar la estrategia al interior del Grupo Administrativo, Grupo Asistencia Técnica y Grupo Jurídico para acelerar la contratación desde regional.

DE acuerdo con la contratación de vigencia 2015 se da por cumplido

CUMPLIDO Febrero 2015

Todos los Centro Zonales y sus colaboradores deben conocer la encuesta de satisfacción a ser aplicada y trabajar en otorgar información detallada de los programas a los usuarios para tener información completa al momento de la encuesta.

No se tienen los registros a la mano del trabajo del centro zonal se evaluara el compromiso próximo comité Estratégico Ampliado

PENDIENTE

Realizar Plan de Trabajo con usuarios para explicar la dinámica del ICBF para medir el servicio prestado y él porque es importante la encuesta de satisfacción.

No se tienen los registros a la mano del trabajo del centro zonal se evaluara el compromiso próximo comité Estratégico Ampliado

PENDIENTE No existe información suministrada por los CZ

Socializar el GET declaración de aplicabilidad e informar a Grupo de Planeación y Sistemas fecha de cumplimiento

Tunja 1 Socializa primera Semana de Marzo. Moniquira socializa 7 de Marzo. Los ingenieros Regionales en jornada de trabajo en Centro Zonal trabajan sobre la Matriz de Aplicabilidad y se aplica lista de chequeo de referencia de la Declaración de aplicabilidad en los CZ de Duitama, Sogamoso, Garagoa, Puerto Boyacá, Soatá.

CUMPLIDO DICIEMBRE 31 DE 2014

Realizar valoración de los riesgos SGSI según orientaciones emitidas por el Grupo de Planeación y Sistemas

Mapas Valorados y reportados a la Subdirección de Recursos Tecnológicos fecha Julio 31 de 2014 Ingenieros Regionales reciben orientaciones de la SRT y emiten estas a Centros Zonales y Grupos para ajustar los mapas de Riesgo. Se realiza seguimiento a los mismos con fecha a Diciembre 2014

CUMPLIDO

Julio 31 de 2014 Diciembre de 2014

Acondicionar regional un lugar

exclusivo para centro de

cableado

Grupo administrativo está adelantando acciones para adecuar oficina.


Gestión No Eficaz de la AC 622

Escalar las dificultados con RED

Unidos al comité

interinstitucional, profesional

ANSPE quien está

acompañando las necesidades

de la regional, debe solicitarse

apoyo por parte de este

profesional.

Los Profesionales del Grupo de Asistencia Técnica manifiestan continuas reuniones con los profesionales de ANSPE.

CUMPLIDO

NUEVAS ORIENTACIONES RECIBIDAS EN EL COMITÉ

Abril 8 de 2015

Reportar la Estrategia de Seguimiento capsulas tiempo Centro Zonal Garagoa para reportar como bitácora de innovación

Se registra como bitácora en intranet. Con fecha de cumplimiento 22/08/2014

CUMPLIDO

AGOSTO 22 DE 2014 Ninguna.

Gestionar acciones con propietarios en el Edificio donde se encuentra ubicado el Centro Zonal Tunja 1 para instalar pasamanos en la escalera. Informar a Dirección los recursos necesarios y tramitar acciones para ubicarlos dentro del contrato de ferretería.

Se compró el tubo para la elaboración del pasamanos, el Todero está en proceso de instalarlo. Se compro el tubo en contrato de ferretería vigencia 2013. No se instaló porque es una zona común y no corresponde a ICBF





No se logro instalación porque el Dueño del Edificio no dio permiso de realizar esta instalación según informa Profesional SYSO

Orientar a los Coordinadores de Grupo como pueden evaluar los acompañamientos otorgados por la regional por parte de los colaboradores que se desplazan a Centro Zonal a realizar acompañamiento en los diferentes Macrorpcocesos y Procesos. Como programar e incluir estos acompañamientos como capacitación.

. PENDIENTE





Generar al interior de Cada Grupo y Centro Zonal un día específico para la gestión del riesgo. Definir fecha e informar al Grupo de Planeación y Sistemas para programar Apoyo si se requiere.

Tunja 1: Tunja 2: Duitama: Sogamoso: Chiquinquirá: Garagoa: Puerto: Soatá: EL Cocuy: Miraflores: Moniquirá: A través de correo electrónico informa GPYS fecha para realizar tarea y solicita apoyo Profesional EPICO. Otanche De acuerdo a solicitud manifestada por Centro Zonal se apoya desde Nivel Regional a través de jornadas presenciales y/o virtuales. CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Dar tratamiento inmediato a la AC 1177. Gestionar AC

Se genera nuevo plan de tratamiento con fecha prevista de cierre para Septiembre 30 de 2014

CUMPLIDO

MARZO 2014

Solicitar a Nivel Nacional presupuesto para que Colaborador Grupo Administrativo, maneja Gestión Documental se desplace a Centros zonales apoyar directamente tema, orientando en campo.

Coordinadora Administrativa realiza la solicitud a Sede Nacional. Ubicaron recursos para desplazamiento del Colaborador Realizó acompañamiento en Centro Zonal Chiquinquirá Marzo 10 al 12 y Sogamoso 20 y 21 de Marzo. CUMPLIDO

MARZO 2014

Solicitar línea técnica y concepto a Nivel Nacional para dividir la bodega de bienes tarina de Sogamoso y ubicar archivo en parte de la Bodega, orientar a Coordinadora de Centro Zonal Sogamoso sobre el Actual.

Concepto Nutricionista en Centro Zonal Sogamoso es Negativo para dividir la bodega por tanto no se tramita solicitud, correo de fecha 15/05/2014 CUMPLIDO

Mayo 15 de 2014

Reiterar solicitud sobre mantenimiento para el Auditorio del Centro Zonal Tunja 1 e informar la respuesta de la Solicitud a Nivel Regional.

Realizó solicitud a Sede Nacional, el Día Marzo 21 (aclaran modificaciones locativas) y 27 (verificación requisitos legales SYSO y Ambiental) , Abril (percataron no se continuaron actividades) abril 21( recibe comunicación suspensión de la obra desde Marzo 29 . Se termina adecuación del salón de Tunja 1 y Coordinadora de Centro Zonal recibe a satisfacción 2 de Agosto de 2014 CUMPLIDO

AGOSTO 2 DE 2014

Realizar Seguimiento a los Controles operacionales definidos en la matriz de Riesgos Eje seguridad de la Información y reportar Seguimiento ingenieros Regionales Grupo de Planeación y Sistemas.

La Matriz de Riesgos del Eje Seguridad de la Información se envió a los Centros Zonales la última semana de Diciembre por tanto se entregaron orientaciones para realizar seguimiento a los controles existentes a Primer Trimestre 2014. Una vez se termina consolidación

y se pueda dar por cerrado el tema se CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014




dará cumplimiento al compromiso. Se solicita primer seguimiento con corte a 15 de Agosto de 2014 a Nivel Zonal.

Reportar situación actual de avance en solicitud de cuentas de usuario, carnet, actualización del directorio activo a Directora Regional, para solicitar el Apoyo a Gestión Regional para la respuesta oportuna.

Profesional EPICO solicita apoyo a Ingenieros SRT en visita realizan el 6 de Agosto, para gestionar los cambios identificados por los Ingenieros Regionales en el seguimiento a Directorio Activo de la Regional Boyacá, esta información se reporta a colaborador Grupo Administrativo quien oficialmente la envía a SRI. Se recibe respuesta positiva de los cambios gestionados en correo de fecha 11/08/2014. Informes socializado en Comité Estratégico de Fecha 21 de Agosto de 2014 CUMPLIDO

AGOSTO 21 DE 2014

Manifestar las necesidades de transporte para constatación de denuncias e implementar plan de emergencia con los dos carros de la Regional para desplazarse a Centros Zonales que lo soliciten. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica recibir las solicitudes programar los vehículos de acuerdo a las solicitudes priorizadas.

Coordinadora GAT manifiesta el vehículo del Grupo se a dispuesto para verificación denuncias Centro Zonal Tunja 2 y traslado Niños Centro Zonal Sogamoso, según solicitudes recibidas. Mayo Se prestó apoyo a Centro Zonal Duitama. CUMPLIDO

Mayo 2014

Para focalización programa Familias con Bienestar, llevar a concejo de política social el tema para que no exista sobre atención porque la gente se queda por fuera

Según Información del Grupo Asistencia técnica el proceso de focalización se está adelantando por el operador,. CUMPLIDO

Abril 10 de 2015

Solicitar perfil de Directora Regional para poder generar reportes en el CUENTAME y realizar seguimiento a operación y actualización de los datos.

Directora Regional manifiesta realizó esta solicitud en encuentro de Directores. Donde quedo como compromiso dar respuesta a la solicitud. CUMPLIDO

MARZO 2014

Consultar con Dirección de Gestión Humana como se realiza la reprogramación de los controles en Matriz de Peligros SYSO ya que muchos de ellos están vencidos y requiere reprogramarse. De acuerdo a orientación reprogramar controles SYSO

Último encuentro SYSO de fecha 31 de Julio y 1ro de Agosto les indicaron darán clave para modificar Excel de la matriz. Trabajar con matriz anterior para reevaluación de matriz. Reevaluación se realizara 1ra semana de septiembre. CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Verificar los contratos Vigilancia y Servicios Generales para cumplimiento con requisitos legales ambientales y SYSO y presentan resultado en Próximo Comité Estratégico ampliado.

Profesional SYSO y ambiental verificaron las clausulas EPICO con Empresa de Aseo, falta empresa de Vigilancia y presentar avance en comité. CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Requerir Nuevamente las hojas de seguridad y fichas de productos químicos empresa de Aseo. Ubicar en cada Centro Zonal y Sede Regional.

Se realizó reunión con Directora Administra RAM donde se reitera la solicitud, acta fecha Marzo 6. Entrego empresa y reposan en todos los Centros Zonales. CUMPLIDO

Julio 21 de 2014

Gestionar y adelantar convenio con empresa de Reciclaje en la ciudad de Tunja. Garantizando Adecuada Protección de la Información de la Entidad.

Se adelantó gestión con empresa Recytunja, se recibieron documentos de esta empresa en el mes de Agosto. A la fecha se espera documentos de otra empresa para adelantar gestión CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Realizar diagnostico en tema Gestión Documental con histórico de los archivos organizados de cada Centro Zonal y Grupos de la Regional

Colaborador Grupo Administrativo manera Archivo, hizo un diagnostico por centros zonales y se ha concluido que se tienen 38 metros de contratos, 13,4 de historias laborales, 369 historias CUMPLIDO

Junio 6 de 2014




para enviar documentación necesaria soportando incoherencia de la meta establecida para organización de Archivos de Gestión fijada para la vigencia 2013 y solicitar ajuste de la meta en vigencia 2014.

de atención y 35 libros contables y procesos de fiscalización. Correo electrónico del profesional de fecha 06/06/2014 a Maria G. Rodriguez B. solicita ajuste de la meta de metros lineales a organizar por la regional. Estaba fijada al inicio de año 809 y en correo de fecha de 06/06/2014 asegura se bajó la meta a 410.

Seguir las recomendaciones del Grupo Financiero para el tema de liberaciones de saldos a primer Semestre de 2014 y durante toda la Vigencia.

Se realiza taller practica los días Junio 12 y 13 con los Coordinadores de Centro Zonal, Enlaces Primera Infancia, coordinadora Grupo Jurídico, Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica, Profesional Grupo de Asistencia Técnica Enlace Primera Infancia, coordinadora Grupo Financiero. Grupo Financiero Entrego saldos pendientes de liberar, elaboro estuche para realizar las modificaciones a los compromisos. Todos los Centros Zonales se comprometieron a enviar al documentación el Próximo lunes 16 de Junio al Grupo de Asistencia Técnica para su verificación y este después de revisarla reportarla al Grupo jurídico para inicial la elaboración de los Otro SI y efectuar la disminución de los contratos. La documentación que llego de los Centros zonales fue devuelta por el Grupo jurídico por presentar inconsistencias en los valores a disminuir, por lo anterior no se realizó liberación de saldos a la fecha de 22/08/2014 CUMPLIDO

AGOSTO 2014

Documentación con inconsistencias de valores enviada al

Grupo Jurídico.

Gestionar todos documentos para constitución de cajas menores

Inconvenientes con la marcación de cuentas bancarias como cuentas bancarias de tesoro Nacional, quedaron constituidas las cajas menores desde el mes de Marzo; en mayo Grupo Financiero reciben orientación del Nivel Nacional frente a la marcación de las cuentas bancarias como cuentas de tesoro nacional, por tanto solicitaron diferentes formatos para diligencias por Centros Zonales se enviaron a Sede Nacional, Sede Nacional solicito certificación bancaria, la cual se solicitó a Centros Zonales. A la fecha no se ha logrado la constitución de todas las cajas menores solo están constituidas la de Sede Regional y Centro Zonal Tunja 2. CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Orientaciones nuevas para

constituir Cajas Menores en el Mes

de Mayo.

Dificultad para cumplir con todos los requisitos en

apertura cuenta de Tesoro Nacional.

Apoyar el Cargue de Información isolucion módulo de mejoramiento para la gestión de las AC derivadas de la Auditoria SIGE en Nivel Regional al Interior de los Grupos para documentar en el aplicativo los avances de los planes de tratamiento de las AC

Se actualizo todas las tareas pendientes a Marzo correspondientes a los Centros Zonales de Tunja 1 y Moniquirá. CUMPLIDO

DICIEMBRE 2014

Realizar Acompañamiento Presencial a los Centros Zonales de Moniquirá, Tunja 1 para orientar en tema de Auditoria de Seguimiento ICONTEC

Las profesionales SYSO, Ambiental y EPICO durante el mes de Marzo apoyan directamente y presencialmente a los Centros Zonales Tunja 1 y Moniquirá. CUMPLIDO

Marzo 2014




Primera Revisión 2014




Retomar toda la documentación del Proceso Gestión servicio y atención a Peticiones al interior de los Centros Zonales socializar y apropiar esta documentación. Coordinadores Centro Zonal Profesionales Atención al Ciudadano

Los Centros Zonales manifiestan han adelantado la gestión peno

proporcionan los detalles del compromiso (actas, fechas) PENDIENTE

no reporte de

avance por parte de los centros zonales

Realizar encuentro a Nivel Regional de los Profesionales Oficina atención al ciudadano para apropiar ruta de atención y documentación del Proceso. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas

Se solicitó desde el Grupo de Planeación y sistemas apoyo logístico

y/o recursos para traslado de los colaboradores y la respuesta fue

negativa, por tanto se da como cerrado el compromiso CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Nivel Nacional no ubico los recursos para la jornada y la indicación fue que se indicara a los

colaboradores para realizar el curso

virtual.

Gestionar con entidades del Sistema Nacional de Bienestar Familiar apoyo para lograr transporte y no torpedear la gestión en el Proceso de verificación denuncias. Mientras se adelantan todas las gestiones y se superan las dificultades del proceso desde la Regional para contrato de trasporte. Coordinadores Centro Zonal

Actualmente se encuentra el programa en proceso de focalización y se está

trabajando con las bases de datos proporcionadas PORS ANSPE.

A la fecha del comité Coordinadora Grupo AT manifiesta la focalización

para vigencia 2015 tiene nuevas directrices que se enviaron a los cz y actualmente se encuentra en proceso

de focalización, según estas directrices por tanto el compromiso se toma como

cumplido. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Ajustar según la necesidad real los estudios previos para contrato logística Sistema Nacional de Bienestar Familiar y pasar documentos ajustados al Grupo Jurídico en el menor tiempo posible. Coordinadora Grupo Asistencia Técnica. Enlaces del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

No se logra ejecutar los recursos en 2014. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Para la vigencia 2015 proponer se ajusten las canastas (aumento de presupuesto para el rubro, gastos administrativos) correspondientes a los programas teniendo en cuenta los costos que implica el registro en CUENTAME, para no poner en riesgo un proceso misional. Coordinadores Centro Zonal Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Para la vigencia 2015 se ajusta la canasta en solo lo correspondiente al

4% según orientaciones del Nivel Nacional. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Solicitar nuevamente a Nivel Nacional tener acceso para generar reportes de CUENTAME desde el Nivel Regional. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Desde el Perfil de los Profesionales CUENTAME se cuenta con este perfil para la generación de los reportes que

se requieran a Nivel Regional. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Para vigencia 2015 de acuerdo a las necesidades del Centro Zonal y comportamiento del Programa de Generaciones con bienestar enfocar los cupos para sector

Coordinadora GAT manifiesta se fortalece focalización en lo rural CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015




rural donde se requiera. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Presentar avances en un próximo comité estratégico de las acciones adelantadas desde el Grupo de Asistencia Técnica para focalización y ubicación de las familias posibles beneficiarias del Programa Familias con bienestar, teniendo en cuenta todo lo acordado en el Comité de Revisión por Dirección primer semestre 2014 en la articulación con agentes del SNBF para trabajar con las familias beneficiadas de Programa Familias en Acción. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Actualmente se encuentra el programa en proceso de focalización y se está

trabajando con las bases de datos proporcionadas pors ANSPE.

A la fecha del comité Coordinadora Grupo AT manifiesta la focalización

para vigencia 2015 tiene nuevas directrices que se enviaron a los cz y actualmente se encuentra en proceso

de focalización, según estas directrices por tanto el compromiso se toma como

cumplido. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015

Fortalecer el seguimiento al cargue de la información de Salud y Nutrición desde el Nivel Zonal. Coordinadores Centro Zonal y Nutricionistas

Los Centros Zonales manifiestan cumplimiento por parte del compromiso.


Desde la Regional Grupo de Asistencia Técnica apoyar a los Centros Zonales en seguimiento y apoyo para lograr el cargue de la información oportunamente en aplicativo CUENTAME Modulo de Salud y Nutrición. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica Nutricionista

A través de permanente comunicación con los Centros Zonales Nutricionista de la Sede Regional GAT orienta a

través de correos electrónicos, llamadas telefónicas. CUMPLIDO

Grupo de Asistencia Técnica apoyar a los Centros Zonales según ejercicio previo para liberación de saldos realizado en Junio, para preparar la información a primera semana de Septiembre. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica Profesional GAT Lady Garcia

No se logra el cumplimiento de esta actividad en su totalidad. Se da por

cerrado ya que en vigencia 2014 todo finalizó en Diciembre de 2014, CUMPLIDO

Realizar jornada para adelantar la liberación de saldos Agosto 30 de 2014. Coordinadores de CZ Coordinadora GAT

No se logra el cumplimiento de esta actividad en su totalidad. Se da por

cerrado ya que en vigencia 2014 todo finalizó en Diciembre de 2014, CUMPLIDO

Verificar el valor de los transportes y distancias oficiales desde el municipio sede del Centro Zonal a sus municipios de su área de influencia, siendo coherentes con el enfoque territorial que trabaja la entidad, gestionar estos cambios y actualización de costo transporte con Sede Nacional. Coordinadora Grupo Administrativo

Se aclara que el compromiso se establece por la dificultad de los costos reales en territorio en área rural, para

actualizar los costos de desplazamiento de Centro Zonal a el área rural. Por tanto. Queda Pendiente Compromiso

Reformulando el compromiso. PENDIENTE

Para vigencia 2015 solo 4 CZ han

enviado relación de transporte de 2015

Coordinadora Grupo Administrativo envié por rubro lo asignado a Comisiones y Desplazamientos para que cada centro Zonal y se pueda llevar el control desde los dos niveles PENDIENTE

No se interpreta el compromiso con el propósito inicial del plan de trabajo con

el grupo administrativo por




Regional y Zonal. Coordinadora Grupo Administrativo

tanto se reformula el compromiso solicitando y

enviando un CDP x CZ para facilitar el

control

Desde el Grupo Administrativo llevar el control, retroalimentación y seguimiento mensual de las comisiones y desplazamientos (Resoluciones), incluyendo control presupuestal de los rubros. Coordinadora Grupo Administrativo

PENDIENTE

No se interpreta el compromiso con el propósito inicial del plan de trabajo con

el grupo administrativo por tanto se reformula

el compromiso solicitando y

enviando un CDP x CZ para facilitar el

control

Designar a una persona al interior del centro Zonal y sea este colaborador que apoye toda la programación de comisiones y desplazamientos de los colaboradores del Centro Zonal. Y Retroalimente mensual al Coordinador sobre esta tarea. Coordinadores de CZ

Todos LOS Centros Zonales afirman ya está esta persona. CUMPLIDO

Gestionar capacitación en el tema Desplazamientos y Comisiones de servicios con los colaboradores responsables del tema a Nivel Regional y Zonal. Coordinadora Grupo Administrativo PENDIENTE

Solicitar nuevamente a Sede Nacional se ajuste la meta de organización de archivo de acuerdo a la operación real de la Entidad.

Coordinadora Grupo Administrativo

PENDIENTE

A la fecha del comité no se

conoce la meta para la vigencia

2015, por tanto no se da cierre el

compromiso hasta tanto su tenga

certeza meta es la correspondiente a

la regional.

Fortalecer el control desde el Nivel Regional Grupo Administrativo para retroalimentar todo lo correspondiente a Gestión de Archivo y lograr que todo lo reportado este correcto y cumpla con criterio para indicador.

Coordinadora Grupo Administrativo PENDIENTE

Seguimiento dos veces al mes de los indicadores del Módulo SIM en Comité de Restablecimiento de Derechos Centro Zonal y Sede Regional Comité Consultivo, fijar compromisos de acuerdo a la revisión y realizar seguimiento a los compromisos fijados.

Coordinadores de Centro Zonal Equipos Sicosociales del Centro Zonal Equipo GAT

Los Centros Zonales afirman realizan el seguimiento en SIM, sin embargo de

acuerdo a la información entregada por el Líder SIM Sede Regional y los

resultados de TDC los resultados son negativos. Los seguimientos no se

están realizando o no se cumplen con los compromisos fijados en los seguimientos, permaneciendo

indicadores PARD en estado crítico durante todo el año


No Lograr que los defensores de

familia acaten las decisiones,

recomendaciones y demás

instrucciones.

Realizar seguimiento en los Comités de Justicia Transicional correspondiente a los

Tunja 2 participa en un comité Ventaquemada, Febrero, Tunja 16 de

Febrero. PENDIENTE CON

AVANCES

Los Comités no obedecen a una programación del




compromisos fijados para los entes territorial en las actuaciones de la Unidad Movil (según informe), indicador E18.

Coordinadores de Centro Zonal

Garagoa 21 de noviembre Garagoa Chiquinquira 2 Enero Buenavista, Febrero 9 de 2015 Chiquinquirà.

MONIQUIRÀ 25 DE Febrero 2015

Sogamoso 25 de Febrero 2015

municipio con anterioridad, los programan de un día para otro, por

tanto el desplazamiento es

complejo en términos de oportunidad

Realizar Comité EPICO y verificar los roles y articulación de los integrantes para logro de los objetivos. (Integrantes Directora Regional, coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas, Profesional EPICO, Profesional SYSO, Ingeniera Ambiental, Ingenieros Grupo de Planeación y Sistemas) Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas Coordinadora Grupo Administrativo

Sede Nacional Emite resolución 268 que reorganiza el SIGE la cual será trabajada en primera reunión con los Líderes y Profesionales referentes a

Nivel Regional. PENDIENTE

A diciembre 2014 no se recibieron instrucciones e indicaciones por parte del Nivel Nacional para aclarar los roles y responsabilidades de los Profesionales referentes de cada Eje y los Grupos de la Regional.

Realizar las gestiones correspondientes para adelantar el Proceso Precontractual de los Recursos de Gestión Ambiental.

Coordinadora Grupo Jurídico

El proceso de mínima cuantía se declaró desierto. No se ejecutó el

contrato. Por tanto para la fecha del comité teniendo en cuenta que existen recursos para la vigencia 2015, Por

tanto se reformula el compromiso responsable Gestión Adtiva PENDIENTE

Diagnostico especifico de las necesidades de cada Centro Zonal y Sede Regional en temas de infraestructura, para presentar en jornada de trabajo Sede Nacional sustentación de necesidades de presupuesto y programación para vigencia 2015.


Para la vigencia 2015 Grupo Administrativo envió informe de

necesidades de infraestructura de la Sede Regional y Centros Zonales. PENDIENTE

Para lograr el lavado y desinfección de los tanques de reserva de agua indagar y gestionar como se realizará esta actividad en la vigencia 2015, sea a través de la generación de un rubro por caja menor si es posible o con la empresa de aseo. Entregar indicaciones a Nivel Zonal si se requiere para cumplimiento de esta actividad.


A la fecha de comité se aclara que por rubro de caja menor no se puede realizar. Se está verificando con la

empresa de aseo si es posible prestar el servicio. PENDIENTE

Reducir 200 cupos en el HI EL Cocuy para la programación y sustentación de metas sociales y financieras para vigencia 2015

Coordinara Centro Zonal el Cocuy Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas

Para la vigencia 2015 se reducen los cupos necesarios, dejando programado

solo 100 cupos. CUMPLIDO

ABRIL 10 DE 2015




Gestionar las Acciones Correctivas vencidas de manera Inmediata.

Coordinadoras Grupo de la Regional

Para Enero 2015 estado isolucion módulo de mejoramiento la regional se encuentra en términos de oportunidad.

4 AC de gestión Nacional afectan el indicador regional correspondiente. CUMPLIDO

ABRIL DE 2015

Realizar un Diagnóstico de los Requisitos Legales en Eje SYSO y Ambiental y proyectar las Acciones Correctivas para Sede Nacional teniendo como fuente Matriz de Requisitos Legales, para lograr la gestión conjunta entre Nivel Nacional y Regional y cumplir requisitos.

Coordinadora Grupo Administrativo Profesional SYSO Ingeniera Ambiental


Ejercer la Administración (Planeación, Coordinación, Ejecución, Verificación y Control) de todas las Comisiones y Desplazamientos de los Colaboradores de la Sede Regional y Centros Zonales, retroalimentando permanentemente a los participantes del Proceso.

Coordinadora Grupo Administrativo Profesional Grupo Administrativo PENDIENTE

Compartir la Experiencia exitosa trabajada y liderada en Centro Zonal Duitama para mitigar y reducir el número de NNA en el Sistema de Responsabilidad Penal.

Coordinador centro Zonal Duitama PENDIENTE

Generar estrategia de seguimiento a Macroprocesos y Procesos al interior del Grupo de Trabajo. Dar a conocer esta estrategia en Comité Estratégico Básico, relacionando actividades, responsables y fechas de reporte del seguimiento a Macroprocesos y Procesos en las herramientas definidas (planes operativos, TDC, Isolucion, matrices de Riesgos) (28/02/2014) Presentar efectividad de la estrategia trimestralmente en Comité Básico Estratégico Coordinadoras Grupo PENDIENTE




8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones Disminución del Gasto Público

Negativo Planes de Austeridad Afectan los Macroprocesos Reducción Conectividad en 6 Centros Zonales

Proceso de Reorganizacíon Administrativa en el Nivel Nacional

Negativo -Demora en asignación de techos presupuestales -Inicio Tardío en algunas modalidades de atención (familias “bajan los meses de operación según lineamiento de 8 meses a 6,5” y generaciones)

Cambio del operador de las TIC por nuevo contrato

Negativo - Demora en solución de los ticket reportados a la mesa de

ayuda

- Disminución y falla de conectividad en Sede Regional y algunos Centros Zonales

- No conectividad en CZ Garagoa, Moniquirá, Miraflores, El Cocuy, Otanche, Puerto Boyacá. No acceso aplicativo misional y de apoyo.

- Sin acceso a isolucion - Aumento riesgo sicosocial por no avance de gestión en cz

sin conectividad.

Oferta de diferentes programas de diferentes entidades con mayores bondades ejm FAMI, modalidad familiar

Negativo - Disminución cobertura de los programas ICBF.

Desacato de fallo de Tutela Negativo -Inoportuna atención de los adolescentes infractores de la ley penal -Afecta imagen institucional. -No contar con espacios para atención de las adolescentes mujeres infractoras ley penal

Cambios y actualización documentación SIGE

- Afecta apropiación colaboradores nueva documentación por los tiempos cortos.

Nombramiento del personal sicosocial en planta temporal

Positivo - Mejora la continuidad de los Macroprocesos

Negativo

- Falta equipos de cómputo para todo el personal en la Regional

Nombramiento y contratación de equipos de supervisión

Negativo

- Débil planeación de cómo deben operar los equipos. Positivo

- Implementación nuevo modelo de supervisión

Rotación de los colaboradores reciben capacitación como vigías brigadistas

Negativo

- Sin vigías y brigadistas capacitados en cz - Perdida conocimiento.

Cambios de Tecnología

Positivo

- Velocidad, precisión en el desarrollo de los procesos, capacitación permanente de los colaboradores.

Negativo - Implementación infraestructura teleinformática




Cambios en la Normatividad Eje SGSI

Positivo - Contar con leyes que garanticen el uso de la información

y las tecnologías por parte de los colaboradores del ICBF Regional Boyacá y Centros Zonales.

Negativo

- Tiempos altos en el procesos de sensibilización, aplicabilidad de las normas a todos los colaboradores del ICBF Regional Boyacá y Centros Zonales




9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso

Propuestas de Mejora Resultado esperado


Designar un promotor EPICO como gestor que apoye las actividades asociadas con la gestión del SGSI en los Centros Zonales, teniendo en cuenta que el alcance es IGUAL e INTEGRAL con el eje de Calidad, Ambiental, SYSO .

Fortalecer la implementación y mantenimiento del sistema SGSI.


Administración local de las redes de computo en la Regional y Centros Zonales

Garantizar uso adecuado de la infraestructura tele informática.


Realizar requerimientos en cuanto a puntos de red, voz, eléctricos; equipos de cómputo, televisores HD, para la Regional y Centros Zonales, esta información se registra en el archivo cifras TIC en la Dirección de Información y Tecnología.

Eliminar el uso de extensiones eléctricas, equipos electrónicos para distribución de puntos de red. Disminuir caídas en los servicios web. Disminuir daños de equipos de cómputo por fallas eléctricas. Reducir solicitud de lámparas de videobeam.


Generar informes mensuales del estado de: UPS. Canales de Comunicación Inventarios de Equipos

Verificar estado de las UPS de la Regional y Centros Zonales, de igual manera reportar a la SRT de ser necesario mantenimientos preventivos – correctivos. Control sobre el uso de los canales, reportes a la SRT sobre prestación de servicio por parte de terceros. Inventario actualizado del parque computacional con que cuenta la Regional y Centros Zonales.


Apropiación Riesgos Coordinadores Grupos de la Regional, trabajo conjunto para mitigar el riesgo entre Regional y Centro Zonal

Gestión de Riesgos Eficaz


Liderazgo de los coordinadores de Grupo y entro Zonal en la implementación y mantenimiento del SIGE

Implementación y mantenimiento del SIGE en la Regional y Centros Zonales, buena gestión de la entidad, resultados positivos.


Seguimiento de Macroprocesos y Procesos al interior de los Grupos y Centros Zonales, fijando compromisos para la mejora, seguimiento a los compromisos fijados

Gestión reflejada en resultados indicadores TDC

Gestión Primera Infancia

Fortalecimiento Asistencia técnica desde Nivel Regional para todos los Centros Zonales

Centros Zonales con acompañamiento y resultados positivos en la gestión




10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Eje Seguridad y Salud Ocupacional

Riesgo Identificación

peligro Sede

Análisis del riesgo

Control Operacional

Ejecución II semestre 2014 ( descripción de actividades desarrolladas)

ERG

ON

OM

ICO

Derivados de la fuerza

Regional ALTA

IMPORTANTE

1.dar cumplimiento a la legislación en el manejo de cargas

1. Se realizaron exámenes médicos. 2. Se realizó capacitación en manejo de cargas pero las personas que hacen manipulación de cargas no asistieron.

Sogamoso MODERADA

1. Dar cumplimiento a la legislación en el manejo de cargas para mujeres

1. En visita realizada por la profesional syso se indicó a las nutricionistas, personal de archivo y almacén el peso adecuado para cada función, no se realizó inspección para evidencia de cumplimiento

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE

1. Capacitar en manejo de cargas 2. Cambiar el procedimiento de entrega de cargas

No se realizo

Derivados de la postura

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Todos los colaboradores deben contar con los elementos ergonómicos necesarios 2. Continuar con el programa de pausas activas 3.Capacitacion en higiene postural

1. Las pausas activas no se han desarrollado 2.se hizo entrega de elementos de confort (pad mouse, apoya pies, apoya monitores) 3. Se realizó capacitación y taller de higiene postural donde la asistencia fue de 40% de los colaboradores.

Tunja 1 ALTA

IMPORTANTE

1. Programa de pausas activas 2. Capacitaciones de higiene postural

1. Se organizó cronograma de líderes de pausas activas 2. Se participó en los talleres y capacitaciones de higiene postural

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. programa de pausas activas 2. Capacitaciones de higiene postural 3. optimizar puestos de trabajo

1. no se realizan las pausas activas con la frecuencia apropiada. 2.se socializaron por medio de tips los temas de higiene postural 3. se enviaron necesidades para optimizar puestos de trabajo, sin respuesta por parte de la regional




Duitama ALTA

IMPORTANTE

1. adquirir los elementos ergonómicos apropiados para cada puesto de trabajo

1. de acuerdo a las inspecciones realizadas se solicitó a la regional los elementos necesarios para cada puesto de trabajo. 2. se adquirieron los elementos de confort (apoya pies y pad mouse) 3. no se han adquirido sillas ergonómicas, ni puestos de trabajo

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1. programa de pausas activas 2. adquirir elementos ergonómicos para cada puesto de trabajo 3.gestionar el arriendo de nuevas oficinas

1. No se están desarrollando las pausas activas con la frecuencia apropiada 2. Se adquirieron los elementos como pad mouse, apoya pies 3. Se solicitó a la regional la toma en arriendo de nuevas oficinas

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE 1. Realizar pausas activas

1. las pausas activas se realizan todos los días a las 10 am y a las 3 pm

Derivados de movimientos repetitivos

Regional MODERAD0

1. capacitaciones en higiene postural 2. realización de pausas

1. Las pausas activas no se han desarrollado 2. se realizó capacitación y taller de higiene postural donde la asistencia fue de 40% de los colaboradores

ELEC

TRIC

O

Electrocuta miento por

exposición a corriente

eléctrica alterna

Moniquirá EXTREMA -

INACEPTABLE

1. solicitar a la sede regional intervención inmediata

1. se realizó seguimiento de obra y el daño fue solucionado bajo control de mínima cuantía de la regional

Peligro de incendio por

sobrecarga de conexiones eléctricas

Regional ALTA

IMPORTANTE

1. no realizar múltiples conexiones eléctricas 2. ampliación de redes eléctricas

1. Se realizaron inspecciones locativas donde en varias oficinas es imposible evitar las sobrecargas de energía por el número de funcionarios que se encuentran laborando. 2. Se identificaron las cajas eléctricas que no cumplen con la norma y se solicitaron en el contrato de ferretería donde se adquirieron pero no cumplen con la norma.

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. todero disponible para arreglos eléctricos presentados constantemente 2. tener en cuenta al CESPA

1. el todero realizo arreglo de luminarias pero no fue autorizado para arreglos eléctricos presentados en algunos tomas 2. se solicitó multitomas, o extensiones no hay respuesta de la regional 3. se solicitó a la regional la intervención del todero en el CESPA no fue autorizado para realizar ajuste en el CESPA

Duitama ALTA

IMPORTANTE 1. Ampliación de redes eléctricas

1. Se solicitó a la regional la respuesta se evidenciara la construcción del nuevo CZ




Sogamoso MODERADO

1. Solicitar a la regional la ampliación de redes eléctricas y datos para el personal que se encuentra en el auditorio.

1. se realizó solicitud pero no se ha obtenido respuesta

FISI

CO

S

Iluminación deficiente o en

exceso

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. mantener siempre en bodega de almacén las luminarias suficientes. 2. cumplir con la norma de iluminación

1. Basados en los resultados de ARL en los estudios de iluminación se realizaron algunas adecuaciones 2. En el contrato de ferretería se incluyó la cantidad necesaria para cambio y para mantenimiento constante de luminarias.

Tunja 1 MODERADO 1.independizar las luminarias para cada puesto de trabajo

1. no se realizo

Tunja 2 MODERADO

1. colocación de persianas o de película antireflectiva 2. realizar cambio de luminarias que se encuentran dañadas

1. El CZ contaba con persianas pero se encontraban votadas para desecho y la regional las recogió 2. Se realizó el cambio de luminarias pero al poco tiempo ya se habían dañado

Duitama MODERADO 1. Cambio de luminarias y balastros

1. se realizó el cambio de luminarias y balastros pero el cz no cumple con la norma

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1. Solicitar oportunamente el mantenimiento de luminarias y balastros

1.Se realizo el cambio de luminarias y balastros pero se fundieron muy rápido

Moniquirá MODERADO 1. solicitar reposición y mantenimiento de las luminarias,

1. Se realizó la reposición de luminarias y el mantenimiento

Radiaciones no ionizantes

(radiación uv) luz solar

Moniquirá MODERADO

2. solicitar la compra de vidrios antireflectivos para los funcionarios afectados

1. No se pudo adquirir los vidrios con antireflejos

Temperaturas extremas

Regional MODERADA 1. aislar el servidor en el área de sistemas

1. Se realizó inspección con la sede nacional donde se prometió la construcción de una área para sistemas que cumpla con la norma pero no se ha cumplido con esta promesa

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1.solicitar a la regional la ubicación de ventana de aire, o compra de ventiladores

1. no se realizo

BIO

LOG

ICO

S

Mordeduras de animales,

picaduras de insectos

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE Sensibilización en autocuidado

1. se realizó, pero no hay evidencias

Presencia de bacterias

Moniquirá MODERADO sensibilización en autocuidado

1. se realizó, pero no hay evidencias




Presencia de hongos

Regional ALTA

IMPORTANTE

1. Realizar el mantenimiento de techos y paredes en las que se presenta filtración de agua 2. Realizar la entrega de cajas y carpetas a gestión documental en los tiempos acordados

1. Se realizó mantenimiento en el area de archivo histórico falto hacer mantenimiento en las áreas de jurídica, financiera, archivo de gestión, asistencia técnica. 2. Se realizó jornada de las 5s donde participaron todas las dependencias. 3. se hace la eliminación de archivo 4. Se hace entrega de EPP a todos los SP que están en manejo de archivo.

Tunja 1 MODERADO

1. hacer entrega de archivo de años anteriores y del que se encuentra en bodega del cz tunja 2

1. Se realizó el proceso de entrega de archivo de años anteriores pero la regional no lo recibió por motivos de espacio. 2. para sacar el archivo de tunja 2 se necesita autorización de la sede nacional

Tunja 2 MODERADO

1. Solicitar mantenimiento de las humedades en las paredes y techos

1. Se solicitó en varias ocasiones al arrendatario y a la sede regional el mantenimiento del cz y pero no se ha desarrollado

Duitama MODERADO

1.solicitar mantenimiento de las humedades en las paredes y techos

1. Por motivo de demanda que presenta el inmueble con el arrendatario no se puede realizar ninguna intervención en la infraestructura

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1. Solicitar mantenimiento de las humedades en las paredes y techos

1. Se realizaron algunos ajuste en techos y humedades pero persiste la humedad de algunas áreas

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE 1. utilización de EPP

la sede regional hace entrega de epp solo para personal de archivo

Presencia de virus

Regional MODERADO

1. realizar jornadas de vacunación 2. utilización de EPP

1. Se realizó la vacunación en influenza y tétano 2. se hace entrega de EPP a los SP

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1. brigadas en promoción y prevención

1.no se realizo

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE

1. utilización de EPP en zonas endémicas y cuando se presentan usuarios con virus

1. la sede regional hace entrega de EPP solo para personal de archivo

QU

IMIC

OS

Contacto con sustancias

químicas en estado líquido,

aerosol o vapores

Regional MODERADO

1. Verificación de cláusulas contractuales con la empresa de aseo

1. En las reuniones realizadas con la empresa de aseo se verifico cumplimiento de cláusulas contractuales y solicitaron fichas técnicas y protocolos donde se observó que se hizo entrega de las mismas pero las aseadoras no fueron capacitadas

Duitama MODERADO 1. Reubicación de las sustancias químicas

Sogamoso MODERADO 1.señalizacion, controles administrativos

1. se señalizo, se realizaron las inspecciones respectivas. no hay trazabilidad de las inspecciones




Aerosoles, polvo, solidos,

Polvos Orgánicos O Inorgánicos, Humo y fibra

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE 1. uso de EPP en el manejo de archivo

Moniquirá EXTREMA -

INACEPTABLE

1. solicitar a la empresa de aseo que envíen los EPP para limpieza de archivo

1. la regional informa que el contrato tiene contemplado algunos EPP y no se puede modificar

OTR

OS

RIE

SGO

S

Agresión física en las

instalaciones del icbf o en trabajo de

campo

Regional MODERADA

1. comunicación asertiva con entidades de orden publico

1. Se amplió el número de guardias de seguridad 2. No se desarrolló capacitación con las entidades de orden publico

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. comunicación asertiva con entidades de orden publico 2. aumentar los guardas de seguridad

1. se aumentó el número de guardas de seguridad 2. la comunicación con las entidades de orden público no se desarrollo

Duitama BAJO -

ACEPTABLE

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1. Socializaciones a usuarios en temas acciones del buen trato, cero violencia y valores

1. en un GET se planteó la situación y las psicólogas se comprometieron a brindar este apoyo pero no se realizo

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE

1. solicitar al guardia de seguridad estar pendiente de los comportamientos extraños que presenten los usuarios

1. La coordinadora sensibiliza a los guardias de seguridad en la importancia en identificar al usuarios agresivos no hay evidencias de sensibilización.

Exposición a delincuencia,

desorden público y grupos al

margen de la ley

Tunja 1 MODERADA 1. mantener la puerto de ingreso cerrada

1. por la ubicación del cz se le informa a los guardias de seguridad permanecer con la puerta cerrada, no todos los días se cumple

PSI

CO

SOC

IAL

Derivados de la gestión y

organización del trabajo

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Realizar estudio de cargas laborales e identificar el personal más afectado.

1. Se realizó la primera etapa de estudio de riesgo psicosocial 2. los resultados se reciben en febrero de marzo de 2015

Tunja 1 ALTA

IMPORTANTE 1. Contratación de más colaboradores

1. no se realizo

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. Formar los equipos de trabajo completos 2. Realizar estudio de cargas laborales

1. se solicitó a la regional la necesidad de dejar los equipos de trabajo completos o ampliarlos por la cobertura del cz 2. se realizó la primera etapa de identificación de riesgos psicosocial, resultados en marzo 2015

Duitama MODERADA 1. Realizar estudios de cargas laborales

1.se realizo la primera etapa de identificación de riesgos psicosocial, resultados en marzo 2015




Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Diseñar un plan de pausas activas individuales y en puesto de trabajo

1. Se creó un folleto digital que fue socializado a los funcionarios. la regional no conoce dicho folleto

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE

1.solicitar a la regional la ampliación de la planta personal

1. se solicitó y nombraron 5 personas por OPS

Derivados del contenido de la tarea: relación

directa con situaciones

afectivas devastadoras

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. cabio de actividades durante el día 2. estudio de cargas laborales

1. no se realizó el cambio de actividades durante el día 2.se realizo el estudio de cargas pero no todos los colaboradores participaron

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1.diseñar un plan de pausas activas individuales y en puesto de trabajo

1. Se creó un folleto digital que fue socializado a los funcionarios. la regional no conoce dicho folleto

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE 1. realizar talleres no se realizo

AM

BIE

NTA

LES

Terremoto

Regional MODERADA

1. realizar reuniones y socializaciones con los equipos de control de desastres 2. Mantener el plan de emergencias actualizado 3. realizar y evaluar simulacros

1. Se realizó el segundo simulacro del año 2014 con el acompañamiento de las entidades de socorro donde se planeó y evaluaron los diferentes comportamientos tanto de brigadistas como de colaboradores 2. se mantiene actualizado el plan de emergencias con los parámetros dados por sede nacional

Tunja 1 ALTA

IMPORTANTE

1. nombrar brigadistas para el cz 2.realizar y evaluara simulacros 3. mantener el plan de emergencias actualizado

1. Se nombró el brigadista en el mes de diciembre 2. Se actualizo el plan de emergencias de acuerdo a los hallazgos de la auditoria. 3.No se realizaron simulacros

Tunja 2 EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Socialización de brigadistas a los colaboradores 2. Mantener el plan de emergencias actualizado 3. Realizar y evaluar simulacros

1. Los brigadistas no han socializado lo aprendido a los colaboradores 2. El plan de emergencias se encuentra actualizado 3. Se realizaron y evaluaron 2 simulacros con acompañamiento de la defensa civil

Duitama ALTA

IMPORTANTE 1. Realizar y evaluar simulacros

1. Se realizaron y evaluaron 2 simulacros con acompañamiento de la defensa civil

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1. Socialización de brigadistas a los colaboradores 2. Mantener el plan de emergencias actualizado

1. Se realizaron las capacitaciones solamente prevista para la realización de los simulacros




3. Realizar y evaluar simulacros

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE 1. realizar simulacros 1. se realizaron 2 simulacros en el 2014

Tsunami

Erupción Volcánica

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. realizar reuniones y socializaciones con los equipos de control de desastres 2. Mantener el plan de emergencias actualizado 3. realizar y evaluar simulacros

1. Se realizó el segundo simulacro del año 2014 con el acompañamiento de las entidades de socorro donde se planeó y evaluaron los diferentes comportamientos tanto de brigadistas como de colaboradores 2. se mantiene actualizado el plan de emergencias con los parámetros dados por sede nacional

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1.capacitar a los colaboradores sobre los riesgos ambientales que tiene el municipio, como protegerse, y autocuidadrse, triangulo de la vida y conocimiento del plan del plsn de preparación y respuesta ante emergencias

1. Se realizaron las capacitaciones solamente prevista para la realización de los simulacros

Inundación

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

Sogamoso MOREDADA

Moniquirá MODERADA

continuar en la participación del consejo municipal de gestión del riesgo y desastres

1. La coordinadora del cz pertenece al comité, no hay evidencias de reuniones o asistencias

Tormentas eléctricas

Tornado

Huracán

Incendio Forestal

Regional MODERADO

1. solicitar a la electrificadora el retiro de cableado de alta tención

1. se realizó la solicitud, pero solo corrieron un poste, no hubo modificación de cableado de alta tención

Moniquirá MODERADO

1. contribuir constantemente a las buenas prácticas ambientales

1. se realizó campaña de buenas practica ambientales en el mes de octubre (no hay evidencias)

Deslizamiento

Regional MODERADO

Sogamoso ALTA

IMPORTANTE 1. continuar con los simulacros

se realizaron dos simulacros




Moniquirá MODERADO

Antrópico

MEC

AN

ICO

Derivados del Trabajo con

herramientas

Regional MODERADA

1. Verificación de uso adecuado de herramientas administrativas y proceso de mantenimiento

1. las herramientas administrativas son adquiridas por la empresa contratada por la sede nacional 2. Se solicitó a la ferretería garantía de las herramientas adquiridas

Tunja 1 MODERADA

1. Verificación de uso adecuado de herramientas administrativas.

1. se han realizado los pedidos correspondientes y si alguna herramienta está en malas condiciones se da aviso al área de almacén. 2. se recibió capacitación por la profesional syso en el uso adecuado de las herramientas

Duitama MODERADA

1. Verificación de uso adecuado de herramientas administrativas.

1.se recibió capacitación por la profesional syso en el uso adecuado de las herramientas administrativas

Sogamoso MODERADO

1. Mensajes de presentación de riesgos de incidentes y accidentes laborales por el uso de herramientas

1. no se realizo

Moniquirá ALTA-

IMPORTANTE

1. Socialización en manejo adecuado de herramientas

1. En los GET se ha socializado, no hay evidencias

Caída de alturas Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Verificación de certificación en alturas del todero

1. la sede nacional realizo los exámenes de laboratorio a los toderos para la realización del curso en alturas pero el todero no realizo el curso

LOC

ATI

VO

Almacenamiento inadecuado

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Solicitar archivadores rodantes o estantería para el área de archivo histórico 2. Realizar jornadas de orden y aseo

1. se adquirieron estantes para el área de archivo histórico 2.se realizo proceso de eliminación de archivo 3. se realizaron jornadas de orden y aseo

Duitama MODERADO 1. Adecuar más áreas para archivo

1. no se puede realizar 2. se tendrá en cuenta para la construcción

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Desarrollar inspecciones de video terminales

1. se desarrollaron las inspecciones de acuerdo a la guía de inspecciones sin trazabilidad

Moniquirá MODERADO Traslado de archivo al archivo central

1. se solicitó el traslado Moniquirá se incluyó en el proceso de análisis de archivo de la regional.

Condiciones inadecuadas de

orden y aseo

Regional ALTA

IMPORTANTE 1. Realizar campañas de orden y aseo

1. Se realizaron campañas de orden y aseo en muchas dependencias menos en almacén

Tunja 2 MODERADA 1. Realizar campañas de orden y aseo

1. Se realizó campaña de orden, se identifica la problemática de la falta de personal en el área de archivo




Duitama MODERADO 1. realizar campañas de orden y aseo

1. se realizó campaña de orden y aseo pero la participación no es de todos

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Jornadas de sensibilización y autocuidado de acuerdo a las disposiciones del cz

1. no se realizaron

Moniquirá MODERADO traslado de archivo al archivo central

1. se solicitó el traslado Moniquirá se incluyó en el proceso de análisis de archivo de la regional.

Defectos del piso(lisos, irregulares, húmedos)

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. ubicación de cinta antideslizante en áreas faltantes 2.cambio de pisos muy deteriorados

1. se adquirió la cinta antideslizante pero no se ha colocado en todas las áreas 2. se solicitó a sede nacional el cambio de algunos pisos

Sogamoso MODERADO 1.señalizar y reportar a la sede regional

1. Se ubicó señalización en lugares de riesgo, se informado a la sede, no hay solución

Escaleras y barandas

inadecuadas o en mal estado

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. ubicación de señalización en áreas resbalosas 2. colocación de barandas en las áreas faltantes

1. la señalización de emergencias especifica se solicitó a la sede nacional , no llego 2. se ubicaron barandas en área de almacén y de administrativa no cumplen con las especificaciones técnicas

Tunja 1 EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Ubicación de baranda para el egreso del cz

1. Se solicitó en varias ocasiones la ubicación de la baranda pero el administrador del edificio no permite

Tunja 2 MODERADA 1. Ubicar la baranda para el ingreso del cz

1. No se realizo

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1.Realizar inspecciones locativas e informar las necesidades en las escaleras

1. Se realizaron las inspecciones, y se informó a la regional las necesidades. no se colocaron las barandas

Moniquirá ALTA-

IMPORTANTE

1.solicitar a la regional la instalación y las barandas correspondientes

1.Se solicitó en varias oportunidades, pero no se realizo

Defectos del techo y las

paredes

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE

1. permeabilización de paredes y techos 2. cambio de cubierta

1. Se permeabilizo las paredes del archivo histórico quedo pendiente jurídica, gestión documental, techos de financiera, techos de pasillo planeación y sistemas

Tunja 1 EXTREMA -

INACEPTABLE

1. arreglo o cambio del techo del auditorio del cz

1. Se cambió toda la cubierta del auditorio

Tunja 2 ALTA

IMPORTANTE

1. solicitar al dueño del inmueble el arreglo de humedades en paredes y techos

1. Se ha solicitado en varias ocasiones pero no hay respuesta de cumplimiento

Duitama ALTA

IMPORTANTE

1. realizar el mantenimiento del inmueble

1. No se realizo




Sogamoso ALTA

IMPORTANTE

1.Realizar inspecciones, informar a la regional las necesidades

1. Se realizaron las inspecciones, y se informó a la regional las necesidades. se realizaron algunos arreglos en techos y paredes pero persiste el daño

Moniquirá ALTA

IMPORTANTE

1.Realizar el mantenimiento de techos y paredes

Se realizó la reparación de flanches, problema que persiste

Espacios Insuficientes

(hacinamiento)

Regional EXTREMA -

INACEPTABLE 1. Construcción de nuevas oficinas

1.en visita realizada por la sede nacional se demostró el hacinamiento de las oficinas donde prometieron la construcción de nuevas oficinas

Sogamoso EXTREMA -

INACEPTABLE

1. Realizar inspecciones, informar a la regional las necesidades, solicitar ampliación de infraestructura

1. se realizaron las inspecciones, se informó a la regional, se realizaron los trámites de toma de arriendo de otras oficinas. el problema continua

Inadecuada disposicion del

cableado Regional

ALTA IMPORTANTE

1. canalización de redes eléctricas y ampliación de las mismas

1. no se realizo

Servicios (baños)

Tunja 2 EXTREMA -

INACEPTABLE 1. adecuar ventilación a los baños

1. no se realizo

Falta de Canaletas y desagües

Deficiencias de señalización y/o

rutas de evacuación




Riesgos Eje Calidad

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

Abuso de Poder Alto Extremo Inaceptable 20

No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Uso indebido de información de beneficiarios Focalización Alto Extremo Inaceptable 12


Perdida de Competencia para liquidar Extrema Inaceptable 16


Paralización en la prestación del servicio No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Interés indebido en la celebración de contratos No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Prevaricato por Omisión No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Prevaricato por acción No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Tráfico de influencias No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso

Contrato sin cumplimiento de requisitos legales No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso


Perdida de oportunidad en la defensa del ICBF en procesos judiciales


Perdida de oportunidad en la recuperación de recursos para los programas misionales


Cohecho Propio No seguimiento y/o reporte oportuno por parte de los responsables del Macroproceso





11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas Tipo de Vulnerabilidades Tratamiento a las

Vulnerabilidades Responsables

Fecha de

ejecución

Disponibilidad de matrices de

riesgos ,aprobadas por la sede, para

todos los Grupos de la Regional y

Centros Zonales solo hasta 31 de

Julio de 2014

Tiempo corto de socialización y

aplicabilidad en cada una de las

sedes

Disponibilidad de la matrices más

acorde a las actividades de control

en el lapso de tiempo solicitado

Dirección General,

Dirección Regional,

Coordinaciones de Grupo

y Centros Zonales,

Ingenieros Regionales y

Colaboradores de la

Regional

Primer Semestre

de 2015

Cambio repentino del tiempo de

tratamiento de los riesgos a octubre

de 2014 por indicación de la

Dirección General

Inestabilidad en el tiempo de

tratamiento del riesgo con

consecuencias de incertidumbre en

el seguimiento y tratamiento de los

mismos

Mejor planeación de tiempos y

actividades para realizar una matriz

de riesgos mas acorde a lo

establecido

Dirección General,

Direccion Regional,


y Centros Zonales,


Colaboradores de la

Regional

Primer Semestre

de 2015

Ausencia de controles para el

acceso a la red de Equipos que no

pertenecen al parque computacional

del ICBF.

Control de acceso inadecuado físico

- lógico

•Reporte a través de bitácoras de

ingreso de equipo ajeno al ICBF

con copia a Planeación y Sistemas Dirección Regional,


y Centros Zonales,


Colaboradores de la

Regional

Permanente

Las áreas deben realizar

verificación con la SRT sobre

requerimientos de licencias y

acceso antes de solicitar a los

funcionarios proveer su equipo para

las funciones.

Participación y compromiso

solidario de todo el recurso humano

por la adopción de una cultura de

seguridad Informática

La omisión de actividades para el

control de riesgos afecta la

seguridad de toda la organización

Todo integrante de la organización

debe asumir los roles y

responsabilidades de acuerdo a sus

competencias para disminuir los

riesgos



y Centros Zonales,


Colaboradores de la

Regional

Permanente




12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Resultados de Indicadores por proceso

MPA1-P1-02 Porcentaje de cupos ejecutados en actividades de seguridad y salud en el trabajo

Fuente TDC SIMEI

Fuente TDC SIMEI

Análisis: Con corte a Diciembre, para porcentaje de cupos ejecutados en actividades de seguridad y salud en el trabajo, se están realizando capacitaciones, talleres, actividades lúdicas, jornadas de salud en la Regional y los CZ. Punto Crítico: La participación de los colaboradores no es de todos, existen Centro Zonal que no han desarrollado ninguna actividad, Solo se realizan actividades con ARL. Recomendación para la Mejora: Concientizar a los colaboradores de la importancia de las actividades en Salud y seguridad en el trabajo Los CZ deben realizar actividades del calendario EPICO

Mes Numerador Denominador Resultado Avance Rango

Julio 1.085 1.307 83% 119% Óptimo

Agosto 1.956 2.309 85% 121% Óptimo


Octubre 2.997 3.666 82% 117% Óptimo


Diciembre 3.614 4.378 83% 83% Óptimo

Porcentaje de cupos ejecutados en actividades de

seguridad y salud en el trabajo

FEBRERO ABRIL JUNIO

79% 85% 83%

70% 70% 70%

% de Cupos Ejecutados en actividades de seguridad y salud en el trabajo

Resultado Meta




Ausentismos



CENTRO ZONAL JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBREDIRECCION 02/09/2014 06/10/2014 05/11/2014

G.PLANEACION Y SISTEMAS 12/08/2014 06/10/2014 05/11/2014 09/12/2014 05/01/2015

G. ASISTENCIA TECNICA 06/08/2014 02/09/2014 03/10/2014 07/11/2014 03/12/2014 14/01/2015

G. ADMINISTRATIVO 31/07/2014 02/09/2014 06/10/2014 31/10/2014 01/12/2014 08/01/2015

G. JURIDICO 10/11/2014

G. FINANCIERO 04/08/2014 05/09/2014 07/10/2014 04/11/2014 03/12/2014 05/01/2015

TUNJA 1 01/08/2014 02/09/2014 01/10/2014 06/11/2014 01/12/2014

TUNJA 2 05/08/2014 02/09/2014 03/10/2014 31/10/2014 01/12/2014

DUITAMA 05/08/2014 03/09/2014 03/10/2014 10/11/2014 04/12/2014

SOGAMOSO 04/08/2014 02/09/2014 03/10/2014 06/11/2014 02/12/2014

CHIQUINQUIRA 01/08/2014 04/09/2014 06/10/2014 13/11/2014 01/12/2014 06/01/2015

GARAGOA 01/08/2014 29/08/2014 02/10/2014 31/10/2014 09/12/2014 09/01/2015

MIRAFLORES 01/08/2014 02/09/2014 03/10/2014 04/11/2014 27/11/2014 29/12/2014

PUERTO BOYACA 04/08/2014 05/09/2014 02/10/2014 05/11/2014 02/12/2014 29/12/2014

MONIQUIRA 01/08/2014 04/09/2014 06/10/2014 06/11/2014 10/12/2014 06/01/2015

SOATA 31/07/2014 03/09/2014 01/10/2014 07/11/2014 28/11/2014 23/12/2014

EL COCUY 04/08/2014 01/09/2014 02/10/2014 04/11/2014 28/11/2014 12/12/2014

OTANCHE 04/08/2014 02/09/2014 06/10/2014 11/11/2014 03/12/2014 31/12/2014

CONTROL INFORME DE AUSENTISMOS VIGENCIA 2014

MORBILIDAD CASOSENFERMEDAD DEL SISTEMA

OSTEOMUSCULAR Y DEL TEJIDO

CONJUNTIVO

12

ENFERMEDADES DEL SISTEMA

RESPIRATORIO6

ENFERMEDAD DEL SISTEMA DEL

SISTEMA GENITO URINARIO4

ENFERMEDAD DEL SISTEMA

NERVIOSO3

ENFERMEDAD DEL OJO Y SUS

ANEXOS3

ENFERMEDAD DE LA PIEL Y DEL

TEJIDO CELULAR SUBCUTANEO3

ATENSION ASISTENCIAL

GENERAL3

ENFERMEDAD DEL SISTEMA

DIGESTIVO2

ENFERMEDAD MENTAL Y DEL

COMPORTAMIENTO2

ENFERMEDADES ENDOCRINAS

NUTRICIONALES Y METABOLICAS1

MASTITIS 1

SIGNOS, SINTOMAS Y

AFECCIONES MALDEFINIDOS1

EMBARAZO 1




13. Estado de la investigación de accidentes


MPA1-P1-01 Porcentaje de Investigaciones de Accidentes de Trabajo



Análisis: para la investigación de accidentes, se cumple con la legislación dada (15 días hábiles para realizar la investigación). Punto Crítico: el grupo investigador no se reúne en los días de ley y los reportes se evidencias en fechas tardías. Se realiza la investigación sin el equipo completo y las firmas se realizan en fechas tardías. Recomendación para la Mejora: realizar las investigaciones en los tiempos estipulados y con el grupo investigador completo.

Mes Numerador Denominador Resultado Avance Rango

Julio 1 1 100% 100% Óptimo

Agosto 2 2 100% 100% Óptimo

Septiembre 2 2 100% 100% Óptimo

Octubre 0 2 0 0% Crítico

Noviembre 0 2 0 0% Crítico

Diciembre 0 0 NA NA

Porcentaje de Investigaciones de Accidentes de Trabajo

Agosto Octubre Diciembre

2

0 0

2 2

0

Investigación de accidentes de trabajo

Num Denom




Estado de la investigación de accidentes

BOYACA

SEDE CARGO NOMBRE FECHA DE ACCIDENTE

FECHA DE INVESTIGACIO

MIRAFLORES

ENLACE TECNICO DE PRIMERA INFANCIA

HUMBERTO ALFARO MUÑOS

12/08/2014 20/08/2014

TUNJA 2 TECNICO ADMINISTRATIVO

ZORAIDA ISABEL NUÑEZ PEÑA

04/08/2014 27/08/2014

CHIQUINQUIRA PROFESIONAL UNIVERSITARIO

MARIA ALEJANDRA CELIMIN REYES

20/10/2014 06/11/2014

REGIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO

JENNY ALEXANDRA MARIÑO RODRIGUEZ

23/10/2014 05/11/2014

TUNJA 2 PROFESIONAL UNIVERSITARIO

FLOR ELIYER FUGUEN GUARIN

17/12/2014 22/12/2014


ACCIONES DE MITIGACION:

1. Capacitaciones de autocuidado 2. capacitación del manejo y control del stress 3. Mantenimiento de mobiliario (no realizado)

4. Solicitud de cinta antideslizante en el caivas




14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Actas de COPASO:

El orden del día, verificación del quórum, seguimiento a anteriores compromisos y el desarrollo propio de la agenda del día en temas del COPASO por ejemplo, inspecciones, seguimiento a inspecciones, a las reuniones se traen requerimientos que se presentan de salud ocupacional, investigación de accidentes, propuestas en materia del S&SO. Estrategias:

Evidencias de las acciones adelantadas en el marco del Calendario EPICO, campañas, jornadas de bienestar, capacitaciones con la ARP, realización de simulacros, socialización de la Cartilla de Seguridad y de la Cartilla de Controles Operacionales y demás documentos similares generados por el Eje S&SO.

COPASO:

CUMPLIMIENTO

Comité que se reúne cada mes

Organizan y participan en actividades como las Jornadas de orden y aseo, pausas activas,

ETC.

Se creó un video con el proceso de las 5S

NO CUMPLIMIENTO

La entrega del acta de reunión no se realiza en los términos de Ley

No se ha realizado el nombramiento del Secretario

No hay participación de todos los integrantes en las reuniones (suplentes)

No han realizado plan de trabajo en el 2014

No se realizó capacitación por parte de ARL (8 horas Continuas)

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DE PELIGROS

Se socializo por parte de la profesional SYSO la guía de manejo de los riesgos SYSO y la

Matriz de Riesgos – peligros

Se dio a conocer por parte de la profesional SYSO los peligros de cada una de las sedes

Se está construyendo tips se socialización de peligros




VIGIAS:

CUMPLIMIENTO

Organizan y participan

Actividades programada por ARL, Jornadas de orden y aseo, pausas activas, actividades de

calendario EPICO, inspecciones de seguridad, actividades en Controles Operacionales.

Entrega de documentación solicitada en el mes

Puerto Boyacá, Moniquira, El Cocuy, Sogamoso, Soata, Chiquinquirá, Miraflores, Garagoa,

Duitama, Tunja 2, Otanche, Tunja 1.

Investigación de accidentes presentados en cada CZ

NO CUMPLIMIENTO

La NO realización de actividades en algunos CZ afectan el indicador de actividades o de

controles operación

No se cumple con el manejo de Controles operacionales

Chiquinquirá, Miraflores, Garagoa, Duitama, Tunja 2, Tunja 1, Otanche

No se informa de incidentes presentados en los CZ

No Todos los CZ informan a SYSO los inconvenientes presentados para cumplimiento de

Legislación, o identificación de riesgos (Humedades, Luminarias, problemática de baños-

cocinas, todo concepto de infraestructura)

No se realizó capacitación por parte de ARL (8 horas Continuas)


En las visitas realizadas por la profesional SYSO se Socializa a los colaboradores los Riesgos

– peligros a los que se está expuesto como colaborador del ICBF en cada CZ

En los GET de cada CZ siempre existe un espacio para tratar temas relacionados con los

Riesgos – Peligros.




BRIGADISTAS:

CUMPLIMIENTO

Realización de Simulacros (2 en el año)

Soata, Sogamoso, Moniquira, Puerto Boyacá, Tunja 2, Duitama, El Cocuy, Garagoa,

Otanche, Miraflores, Chiquinquirá, Tunja 1

Realización de inspecciones de extintores, botiquines.

Socialización en incendios

Soata, Garagoa, Duitama, Sogamoso

Actualización de planes de Emergencia

NO CUMPLIMIENTO

Las inspecciones no se están realizando con la periocidad de la guía de inspecciones (cada

3 meses)

Los brigadistas no han socializado a los colaboradores lo aprendido en capacitaciones.

El no contar con el número de brigadistas para cada CZ ha sido tomado por no

conformidad por las entidades de socorro y la sede Nacional en Informes de Simulacros

El No portar el Chaleco en el CZ en las horas laborales.


Los Brigadistas Manejan los riesgos – Peligros en emergencias que es Estudio de Vulnerabilidad,

que ha Diciembre de 2014 se estaban actualizando de acuerdo a Auditoria Externa realizada en el

mes de Marzo.

Los brigadistas deben intervenir en las actividades a realizar en los controles operacionales

AMBIENTALES que corresponden a Emergencias Naturales (Terremotos, Sismos, Tormentas

eléctricas, etc)




EMPRESA DE VIGILANCIA:

CUMPLIMIENTO

Hizo entrega de la documentación requerida

Matriz de Riesgos – Peligros de la empresa por cargo de cada guardia de seguridad

Exámenes médicos Ocupacionales de cada uno de los guardias de seguridad por la prueba

psicofísica y manejo de armamento.

Afiliaciones a ARL

Participación en los simulacros

NO CUMPLIMIENTO

En algunos CZ y la Regional no se cumple con las minutas de visitantes

En las minutas no se observa los niños que ingresan al CZ o la Regional

El no portar el carnet institucional como colaborador, ha presentado inconvenientes en el

control de funcionarios en caso de emergencias


La profesional SYSO socializo los peligros a los que están expuestos los guardias de

seguridad en las diferentes sedes

Se ha socializado por parte de la profesional SYSO los procedimientos y cumplimiento de

los guardias de seguridad en caso de Emergencia




EMPRESA DE ASEO:

CUMPLIMIENTO

Hizo entrega de la documentación requerida

Matriz de Riesgos – Peligros de la empresa por cargo de cada servicio que presta la

empresa, Afiliaciones a ARL.

Entregaron las fichas técnicas se seguridad y protocolos en el manejo de las sustancias

químicas


NO CUMPLIMIENTO

Las fichas técnicas y los protocolos no fueron socializados en los CZ

Las fichas de control de aseo en los baños y las cocinas solo se llevaban en las sede de

Tunja.

El no cumplimiento de los protocolos en el manejo de sustancias químicas hace que se

encuentren pisos en los CZ percudidos y con apariencia de sucios

Cumplir con órdenes de los colaboradores que no están dentro de las funciones

No cuentan con los elementos necesarios de señalización

No cuentan con los elementos necesarios para realizar el aseo en todas las áreas

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DE PELIGROS:

La profesional SYSO socializo los peligros a los que están expuestos las colaboradoras de

servicios generales en las diferentes sedes

Se ha socializado por parte de la profesional SYSO los procedimientos y cumplimiento de

servicios generales en caso de Emergencia.




COLABORADORES OPS:

CUMPLIMIENTO

Entrega de la documentación requerida para afiliación de ARL


Participación en socializaciones o actividades SYSO

Todos los colaboradores están afiliados a ARL

Existen contratistas en el equipo de brigadistas

NO CUMPLIMIENTO

La entrega tardía de documentación para afiliación hizo que colaboradores quedaran

afiliados meses después del ingreso a la institución.

No portar el carnet institucional


La profesional SYSO socializo los Riesgos -peligros en GET o visitas realizadas a cada CZ

Los vigías Ocupacionales han socializado en los GET diferentes Riesgos - Peligros




OPERADORES:

CUMPLIMIENTO

Cumplimiento de cláusulas EPICO

NO CUMPLIMIENTO

La integración con el equipo supervisor de los operadores y el sistema SIGE


Socialización por parte de profesional SYSO y profesional Ambiental a los operadores de

los CZ El Cocuy, Chiquinquirá, Tunja 1, Soata, Puerto Boyacá, Otanche, Moniquirá, los

Riesgos – Peligros, como identificarlos y como serán evaluados por el ICBF (formato

unidades de Servicios)




15. Desempeño y efectividad del SGSI


MPA6-02. Porcentaje de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente




Agosto 0 0 NA NA 100% NA

Septiembre 0 0 NA NA 100% NA

Octubre 1 1 100% 100% 100% Óptimo


Diciembre 0 0 NA NA 100% Fuente: Reporte SIMEI TDC 2014


Análisis: Se presentaron dos incidentes en el semestre. Punto(s) Crítico(s): No reporte a la Mesa Informática de soluciones MIS de todos los incidentes que se observen y/o presenten en la Regional por parte de los colaboradores. Recomendación para la Mejora: Reportar todos los incidentes a la mesa informática de soluciones.

0 0 0

100% 100%

0

100% 100% 100% 100% 100% 100%

% Incidentes de seguridad atendidos oportunamente

Resultados Meta




A6-07. Porcentaje de uso de los sistemas de información en el ICBF Periodicidad: Trimestral

Meta: 100%


Marzo 206.448 226.644 91% 91% 100% Óptimo

Junio 60625 70452 86% 86% 100% Óptimo




Análisis: En nómina hay 316 colaboradores de los cuales 4 usuarios manejan Seven , 212 usuarios activos SIM, 2 Usuarios de Kactus, y 34 Activos en Cuéntame Punto(s) Crítico(s): No se reporta 100% debido a la no actualización del Directorio Activo. No se reporta 100% debido a la no actualización directorio usuario SIM. Recomendación para la Mejora: Instaurar todos los controles para mantener el directorio Activo en SIM.


93% 93%

100% 100%

% de uso de los sistemas de información en el ICBF

Indicador Meta




MPA6-09. Participación en procesos de apropiación en TIC Periodicidad: Trimestral

Meta: 60


Junio 0 60 0% 0% 100% Critico





Septiembre

Diciembre

72%

108%

100%

100%

Participación en Procesos de TIC

Meta Indicador




Análisis: La programación de estos eventos la realizó Sede Nacional y la ejecuto este nivel, en el no se cumplió con la programación por parte de este nivel, afectando el resultado regional. Punto(s) Crítico(s): Programación realizada por el nivel Nacional y luego afectada por otros aspectos en este cumplimiento. Recomendación para la Mejora: Continuar con actividades desde el nivel Regional para fortalecer la cultura al interior de los colaboradores.

Observaciones del Ingeniero Regional:

Recuerda que todo incidente debe ser reportado a Mesa Informática de Soluciones MIS para ser atendido, pues esta es la fuente para todo el proceso tecnológico incluyendo solicitud de los repuestos.

Por cambios del operador de la Mesa Informática de soluciones varios tickets se están

tardando más de lo normal pero la operación se encuentra en marcha.

La mayoría de los tickets que no se resuelven de manera inmediata y satisfactoria es por falta de información solicitada por la mesa de servicios como es el caso de falta de envió de formato solicitud de servicios informáticos adjunto a la solicitud de referencia.

Las solicitudes de actualización y demás activación de servicios informáticos deben

enviarse al G58 de la Regional ya que es el quien tramita ante Sede Nacional.

La mayoría de las solicitudes a la Mesa Informática de soluciones hace referencia a problemas de ofimática, lo que indica que los colaboradores requieren capacitarse en paquetes de ofimática.


Los Centros Zonales mencionan desconocen qué hacer con los equipos de compartel que están en los Centros Zonales. Coordinadora Grupo de Planeación y Sistemas menciona consultara sobre el tema para si es posible recoger los equipos con el apoyo del Grupo Administrativo, almacenarlos en la Regional y entregarlos desde aquí a quien corresponda.


Consultar con ingenieros regionales posibilidad de retirar los equipos de centro zonal

(compartel), almacenarlos en un lugar de la regional y devolverlos a quien corresponda. Reportar todos los incidentes a MIS




ANALISIS PUNTOS CRITICOS DECISONES DE MEJORA RESPONSABLES FECHA DE

EJECUCIÓN

De los 11

Dominios (ISO

27001) que

aplican para el

ICBF, una vez

realizado el

diagnóstico de

cumplimiento, se

estableció que los

Dominios: Deber

de Gestión,

Seguridad Física y

del Entorno,

Organización de

la Seguridad.

Carencia de condiciones mínimas de

seguridad en los Centros de Cableado ,

archivos de CZs y grupos de la

Regional

Acondicionar en la sede de la

Regional un lugar exclusivo para

ubicar el centro de cableado.

Acondicionar de mejor manera en los

CZs y Grupos de la regional,

archivadores más seguros

Dirección de

Infraestructura

Dirección Regional

Primer Semestre

2015

Mayor concientización y compromiso

por parte de los colaboradores para

cumplir con las políticas de seguridad

previstas ya sea en el manejo adecuado

de claves seguras, control de la

información a su custodia considerando

su Confidencialidad , Disponibilidad e

Integridad

Mayor sensibilización y compromiso

en el cumplimiento de las políticas de

seguridad y control de su aplicabilidad

mediante verificación a través de

listados y poder evaluar

cumplimientos

Ingenieros

Regionales,

Colaboradores de

la Regional

Permanente

Control de acceso a personal ajeno a la

institución y debido cumplimiento de

los controles previstos para evitar fuga

de información

Fortalecer los controles de accesos a

personal no autorizado en las sedes

Regionales y puntos críticos de

almacenamiento de información,

reporte mensual de Bitácoras de

acceso a DATACENTER, Ingreso y

Salida de equipos, Bitácoras de

préstamo de Historias, portabilidad de

Carnet

Coordinadores de

Grupo y CZs,

colaboradores de la

Regional

Permanente

Condiciones de cableado en CZs

Duitama y Garagoa y construcción de

puntos adicionales en RG BOYACA y

CZ Sogamoso

Realizar adecuaciones de CZs

Mencionados , pues los actuales no

cumplen con las normas básicas para

asegurar conectividad y seguridad en

la red y por ende seguridad de la

Información

Coordinadores de

Grupo y CZs,

colaboradores de la

Regional

Permanente

Asignación de Equipo de computo y

activos asignado a personal que ya no

labora con ICBF

Dar cumplimiento a obligación de

entrega de activos por parte de

contratistas y colaboradores en uso de

retiro o terminación de contrato

Coordinadores de

Grupo y CZs,

Supervisores

,colaboradores de

la Regional

Permanente




16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

PLANEACIÓN DE TRABAJO

Necesidad Actual Objetivos Alcance Recursos: Actividades de

Implementación y

control

Responsables Fecha de

Realizaci

ón

Formación de los Usuarios

del Sistema SGSI:

Apropiación de los conceptos

y políticas, socializados respecto al Sistema de Gestión

de la Seguridad de la

Información

Que los colaboradores del ICBF, entiendan y apropien el

Sistema de Gestión de

Seguridad de la Información y puedan reaccionar ante

determinados incidentes que

puedan comprometer la seguridad de la información el

acceso a los recursos del

Sistema

Regional

y Centros Zonales

Curso Virtual Modulo I y II a

funcionarios ellos a su vez

propaguen y divulguen el Sistema.

Realizar convocatorias

para las inscripciones.

DIT

Ingenieros Regionales

Primer

Semestre 2015

Documentación registrada en

Intranet: http://svlnxportalapp.icbf.gov.co

:8090/portal/page/portal/Intranet

ICBF/macro_procesos/MP_apoyo/gestion_tecnologica

Organizar capacitaciones

presenciales sobre el

Sistema de Gestión.

Archivos físicos adecuados y

en condiciones apropiadas de

seguridad

Que la Regional y CZ s

cuenten con un lugar

destinado y con condiciones apropiadas para el

almacenamiento de archivo

físico

Regional

y Centros

Zonales

Se requieren Adecuaciones

Físicas en los Archivos de las

Regionales y CZ

Realizar adecuaciones

físicas para el almacenamiento de

Archivo físico.

Dirección de

Infraestructura,


Coordinadores

de Grupo y CZs

Primer

Semestre

2015

Implementación apropiada de

la guía de rotulación de

activos.

Garantizar la rotulación de activos de información

registrados por parte de los

colaboradores de la Regional y Centros Zonales.

Regional

y Centros

Zonales

Guía de rotulación. Intranet: http://www.icbf.gov.co/portal/pa

ge/portal/IntranetICBF/macro_p

rocesos/MP_apoyo/gestion_tecnologica/Procedimientos

Verificación aleatoria

de rotulación de activos en visitas programadas

a Centros Zonales,

verificación de rotulación de correos

electrónicos.

Propietarios y custodios de la

Información,

Coordinadores de CZ y Grupos

de la Regional ,

Ingenieros Regionales

Primer

Semestre

2015

Asegurar el retiro de acceso a los servicios de procesamiento

de información de

colaboradores y contratistas del ICBF por terminación

laboral o periodo de

vacaciones

Directorio Activo actualizado

Regional

y Centros Zonales

Planta de personal, Directorio

activo

realizar las solicitudes de retiro o suspensión

de cuentas de correo

y/o actualización de datos de perfiles en

caso de traslado de

personal de una sede a otra por parte de los

Coordinadores de

Grupo, Coordinadores de Centro Zonal, a

usuario G58 de la

Regional.

Dirección

Regional,

Coordinadores y supervisores de

contrato

Primer

Semestre 2015




17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar el resultados del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismo de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso Resultados Última Encuesta Apropiación Políticas SIGE

1. ¿La política de Calidad Busca?

2. ¿La política Ambiental Busca?

Fuente: Encuesta SMO 2014


Articular el Sistema Nacional de Bienestar

General para mejorar los servicios entregados a los usuarios.

Brindar bienestar integral a los niños, niñas y adolescentes colombianos.

El bienestar de las familias más vulnerables del país con el apoyo de las entidades territoriales

Prestar servicios con calidad, calidez, transparencia y eficiencia

Prestar servicios con calidad, oportunidad, solidaridad y eficacia.

Controlar los residuos sólidos, líquidos y gaseosos que genera la entidad.

Modernizar la infraestructura y cumplir con los requisitos legales.

Promover la educación ambiental para todos los agentes del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Revisar permanentemente sus Aspectos e Impactos Ambientales para prevenir la contaminación.

73; 84%

14; 16%

Pregunta 1

Número de respuestas correctas

Número de respuestas incorrectas

58; 67%

29; 33%

Pregunta 2






3. ¿La política de Seguridad y Salud

Ocupacional Busca?

4. ¿Para qué se Considere que sus Activos de

Información están protegidos y brindan confianza a los NNA y cumplen con la regulación que propiedades debe tener:



La salud e inseguridad de sus colaboradores para prevenir los incidentes de trabajo, a nivel zonal, regional y nacional

Mejorar continuamente un ambiente de trabajo sano y seguro para nuestros colaboradores.

Que los Comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo- COPASST Implementen programas de salud ocupacional.

El aseguramiento de la información desde la Dirección de Información y Tecnología.

Garantizar que la información sea consultada y/o modificada por todas las personas del ICBF

Ser integrales, confidenciales y estar disponibles para quienes estén autorizados.

67; 77%

20; 23%

Pregunta 3



75; 86%

12; 14%

Pregunta 4






Calificación Objetivos SIGE según TDC

Fuente: TDC 2014 Intranet


SIGE 01SIGE 02SIGE 03SIGE 04 SIGE 06 SIGE 07 SIGE 08SIGE 09

SIGE 13SIGE 14

94% 84% 79% 75% 85%

0%

100% 95% 100% 100%

Julio

SIGE 01 SIGE 02 SIGE 03 SIGE 04 SIGE 06SIGE 07

SIGE 08SIGE 09

SIGE 13SIGE 14

85% 85% 85% 85% 85%

0%

100% 100% 100% 100%

Agosto






DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con: 1. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión 2. La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los usuarios de las poblaciones

atendidas 3. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema Integrado de Gestión 4. Necesidades de recursos para atender las decisiones 5. La actualización de la evaluación de riesgos y del plan de tratamiento de riesgos 6. La modificación de los procedimientos y controles que afectan la seguridad de la información,

según sea necesario, para responder a eventos internos o externos que pueden tener impacto en el Sistema Integrado de Gestión

SIGE 01 SIGE 02 SIGE 03 SIGE 04 SIGE 06SIGE 07

SIGE 08SIGE 09

SIGE 13SIGE 14

89% 79%

72% 77%

0% 0%

100% 100% 100% 100%

Septiembre

0%

20%

40%

60%

80%

100%

SIGE 01 SIGE 02 SIGE 03 SIGE 04 SIGE 06 SIGE 07 SIGE 08 SIGE 09 SIGE 13 SIGE 14

95%

80% 77% 75% 85%

100% 100% 100% 100%

30%

Octubre




7. La mejora en la medición de la eficacia de los controles aplica 27001:2006

Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que conlleven a su cumplimiento. A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones: 1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios 2. Alianzas estratégicas con las entidades del SNBF en su región 3. Definir estrategias para prestar los servicios 4. Ampliación de coberturas

Decisiones

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Hacer llegar estado actual de la documentación enviada al Grupo Jurídico (solicitud liquidación de contratos), relacionando detalles del envió, numero completo del contrato, contratista, memorando radicado en el cual se envió, con copia a la Directora Regional para realizar seguimiento desde la Regional.

Martes 14 de abril

Coordinadores CZ y Grupo

Socializar los resultados de la Revisión x Dirección segundo semestre de 2014 y resultados TDC a Marzo 2015 al interior de los grupos de trabajo, con el propósito de sensibilizar sobre los resultados de la regional y generar compromiso en los colaboradores. Realizar seguimiento a los compromisos generados.

Mayo 15 de 2015

Coordinadores CZ y Grupo

Realizar consulta a sede nacional sobre aplicativo Atención al ciudadano, según la situación que actualmente se presenta con los 6 centros zonales sin conectividad para conocer la instrucción de lo que a la fecha no se ha logrado registrar en los aplicativos PQRS, como se subsanara el tema con las peticiones abiertas a la fecha.

Abril 2015 Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas

Realizar GET al interior de grupo administrativo para identificar estado actual del eje ambiental y seguridad y salud en el trabajo para informar detalladamente a la coordinadora del grupo administrativo, con el propósito que ella pueda realizar la gestión correspondiente a Nivel Nacional, en todos los temas relacionados.

Abril 30 2015 Grupo Administrativo

El Centro Zonal Garagoa informe oficialmente a la Regional toda la gestión realizada desde allí con el problema de infraestructura a causa del predio vecino, para que la regional actuara oportunamente desde el Grupo Jurídico y Administrativo.

Abril 15 de 2015

CZ Garagoa

Retomar las actividades de sensibilización a Nivel Regional y Zonal en cuidado de papel y estándar de agua y energía.

Mayo 30 de 2015

Grupo Administrativo

Iniciar separación en la fuente de los residuos sólidos en la sede regional.

Mayo 30 de 2015


Verificar el plan de compras para adelantar proceso precontractual en la regional de los recursos del Sistema de Gestión Ambiental.

Abril 30 de 2015


Adelantar las gestiones correspondientes por parte del grupo Administrativo para retirar los residuos electrónicos del Centro Zonal Garagoa, en el menor tiempo posible.

Mayo 30/2015 Grupo Administrativo

Enviar al Grupo administrativo las justificaciones de las propuestas del inmueble para tomar arriendo en centro zonal Sogamoso.

Abril 15 de 2015

Coordinadora CZ Sogamoso




Enviar las propuestas del inmueble de centro zonal Sogamoso a sede nacional para iniciar el trámite y gestión correspondiente a esta solicitud.

Abril 30 de 2015


Orientar sobre el cumplimiento de las clausulas EPICO y su verificación por parte de los equipos de supervisión y/o supervisores en contratos ICBF

Junio 30 de 2015

Calidad y SGSI: Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas, Coordinadora GAT SYSO, Ambiental: Coordinadora Grupo Administrativo

Retomar inventario de RAE (Residuos electrónicos) y ejecutar cronograma de recolección y almacenamiento y disposición final de los mismos.

Mayo de 2015 Coordinadora Grupo Administrativo

Indagar con Ingenieros sobre qué hacer con los equipos de cómputo compartel que se encuentran en los Centros Zonales, para tomar decisión de recogerlos y almacenarlos en la sede Regional si es posible para posible entrega.

Abril 30 de 2015

Coordinadora Grupo Planeación y Sistemas

Fijar compromisos mensuales a través de la concertación de las actividades mensuales (cronograma), con el colaborador responsable.

Mayo 30 de 2015

Dirección Regional

Realizar reunión con el equipo de supervisión en la Regional con el fin de orientar el inicio de actividades.

Abril 15 de 2015

Equipo de Supervisión Coordinadora GAT

Enviar comunicación oficial a GAT solicitando oficialmente orientación especifica referente a cómo actuar desde el Centro Zonal en la situación que actualmente se presentan con las madres comunitarias que adelantan el curso de formación en el SENA municipio de Guateque.

Abril 15 de 2015

Coordinadora CZ Garagoa

Convocar a los operadores y sus colaboradores que actualmente cargan información a CUENTAME para asistir a Sede Regional y desde el Grupo de Asistencia Técnica brindar orientaciones para lograr el cargue de la información en el aplicativo CUENTAME.

Abril 30 de 2015

Coordinadores de CZ Moniquirá, Garagoa, Chiquinquirá, Miraflores, El Cocuy, Otanche. Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Identificar por Centro Zonal el 38% de los NNA que no se pudo procesar la información en el Sistema de Seguimiento Nutricional y las causas para poder atacar el problema. Trabajar coordinadamente con equipo CUENTAME si se requiere.

Abril 30 de 2015

Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica

Orientar a los Centros Zonales para verificar los niños de Recuperación Nutricional Ambulatoria con desnutrición aguda que mejoraron o no su estado nutricional. Garantizar que están vinculados en otros programas.

Abril 30 de 2015

Coordinadora GAT

Verificar y realizar seguimiento al Niño (a) que no recupero su estado Nutricional en Centro Zonal Chiquinquirá

Abril 15 de 2015

Coordinadora Centro Zonal Chiquinquirá

Verificar en próximo comité consultivo de restablecimiento de derechos den la Regional el estado actual de los indicadores PARD para generar las correspondientes AM.

Abril 30 de 2015

Integrantes del Comité

Enviar mensualmente resultado indicadores de todos los Macoprocesos / Procesos a Centro Zonales - TDC para realizar análisis correspondiente.

mensualmente Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica.




Responsables de los Macroprocesos/Procesos en Nivel Regional retroalimentar el análisis Indicadores TDC enviado por los Centros Zonales y coordinar AM

Mensualmente Coordinadores de Grupo

Orientar y apoyar al Centro Zonal Otanche para registro en SIM Beneficiarios actualización de todo lo rezagado a la fecha.

Abril 15 de 2015

Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica.

Enviar valores costos fijos de instituciones por modalidad a Centros Zonales vigencia 2015

Abril 15 de 2015

Coordinadora GAT

Revisar contratación de la modalidad transitorio porque no quedo incluido Soata y definir acciones a desarrollar.

Abril 20 de 2015

Coordinadora GAT

Enviar documentos para tramitar liberación de saldos no ejecutados, contratos de aporte con corte a 30 de Marzo de 2015.

Mayo 15 de 2015

Coordinadores CZ

Realizar verificación y seguimiento oportuno al interior de los grupos de la regional de los mapas de riesgo Eje Calidad, para obtener información confiable en toma de decisiones. Liderar Gestión del Riesgo al interior de sus equipos de trabajo y trabajar definición e implementación controles operacionales con el Centro Zonal

Abril 15 de 2015

Coordinadores de Grupo y Centro Zonal

Emitir comunicación a Centros Zonales y Grupos con indicaciones precisas en el tema de archivo de apoyo a la supervisión de los contratos.

Abril 30 de 2015


Dar respuesta a la inquietud del Centro Zonal Tunja 2 referente a cambiar los rótulos de cajas de archivo en vigencias anteriores para validar los metros lineales de archivo organizado por el Centro Zonal.

Abril 30 de 2015


Enviar carpas que reposan en los Centros Zonales pertenecientes a la unidad móvil a la Regional

Mayo 15 de 2015

Coordinadores de Centro Zonal.

Enviar Activos de información CESPA Sogamoso y CAIVAS Tunja a Ingenieros Regionales Grupo de Planeación y Sistemas

Abril 30 de 2015

Coordinador Centro Zonal Sogamoso y Tunja

Gestionar los recursos necesarios para adquisición de agua para consumo por los colaboradores en los sitios de trabajo para todos los centros zonales y sede regional, así dar cumplimiento de requisito legal en Eje Seguridad y salud en el trabajo.

Abril 30 de 2015


Requerir a empresa de aseo la capacitación de su personal, para cumplimiento de todos los requisitos legales en Eje Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental

Abril 30 de 2015


Verificar las cajas para tacos adquiridas en el último contrato de ferretería con las especificaciones técnicas y según la solicitud de la regional para determinar qué hacer con las cajas adquiridas.

Abril 30 de 2015


Solicitar a entidades de socorro capacitación para brigadistas de la Regional Boyacá. Gestionar estas capacitaciones e informar cronograma de actividades a Directora Regional.

Abril 30 de 2015


Gestionar con entes de socorro y/o ARL visita a todos los centros zonales para verificación ubicación de extintores en el interior de los Centros Zonales según cumplimiento de requisito legal. Realizar diagnostico necesidad de extintores en Toda la Regional y gestionar su adquisición.

Abril 30 de 2015


Verificar normatividad para puntos adicionales en Evaluación de Desempeño Laboral y emitir orientaciones precisas y oficiales a todos los coordinadores de Centro Zonal y grupos. Sobre como aplican estos factores adicionales.

Abril 30 de 2015





Realizar solicitud a empresa de acueducto para ubicación de hidrantes cerca a centros zonales.

Abril 30 de 2015

Coordinadora Centros Zonales

Realizar seguimiento a todos los Centros Zonales de la solicitud y respuesta a la ubicación de los hidrante.

Abril 30 de 2015


Gestionar recursos para mantenimiento a los aires acondicionados Centro Zonal puerto Boyaca y para los aires acondicionados de los Track de comunicaciones en todos los Centros Zonales.

Abril 30 de 2015


Orientar a los CZ y Grupos de la Regional sobre las actividades para el cumplimiento de los requisitos legales, realizar cronograma de las actividades y realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades del cronograma en el Eje Seguridad y salud en el trabajo y eje ambiental.

Abril 30 de 2015


Consolidar información sobre las horas de permiso de los colaboradores y realizar diagnóstico de las razones y frecuencias de los permisos. Orientar sobre el tema de manera formal al centro zonal y grupos de la Regional en cantidad de horas y días de permisos al mes.

Abril 30 de 2015


Valorar las matrices de riesgo eje seguridad y salud en el trabajo cz tunja 1 y Otanche, Chiquinquirá con acompañamiento y asesoría de Profesional SYSO, reportar a Grupo Administrativo.

Abril 30 de 2015

Coordinador CZ Vigia SYSO centros Zonales Tunja 1, Otanche y chiquinquirá

Coordinar cumplimiento por la empresa de vigilantes de control de visitantes para todos los Centros Zonales y sede regional, según normatividad legal que aplica a ICBF. Realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos.

Abril 30 de 2015


Realizar jornada de trabajo en la Regional para verificación de statutos (asociaciones de padres de familia que transitaron a CDI) participación de coordinadores de Centros Zonales Duitama, Soatá y Tunja 1.

Abril 30 de 2015

Directora Regional Coordinadora Grupo de Asistencia Técnica Coordinadores Centro Zonal Duitama, Soatá, Tunja 1

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