acta de reunión o comité no. 26 - icbf.gov.co · pdf filesalud que ejecuten el...

República de Colombia

Departamento para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia de la Fuente de Lleras

Regional Valle del Cauca

Dirección Regional

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 26

Hora: 8:00 a.m. Fecha: 20,21 y 22 de Agosto de 2013

Lugar: Salón de reuniones Hotel Juan María - Tuluá – Escuela de Policía Simón Bolívar - Tuluá

Dependencia que Convoca:

Dirección Regional Valle del Cauca

Macroproceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo:

Revisar y evaluar el Sistema Integrado de Gestión para periodo correspondiente al primer semestre de 2013 e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.

AGENDA:

1. Apertura del comité: A cargo de las Dra. Martha Lucia Villan Mesa y Luz Estella Chaverra Duran- Coordinadoras de Planeación y Sistemas de la Regional Valle y Choco respectivamente, dan inicio al Comité con una presentación de los integrantes de las dos regionales.

2. Generalidades del Proceso de Revisión del SGC: Dras. Martha Lucia Villan Mesa y Luz Estella Chaverra Duran Coordinadoras del Grupo Planeación y Sistemas, orientaciones generales frente a los objetivos, información de entrada, desarrollo del proceso y resultados esperados.

3. Presentación de las entradas de información: Conforme a la previa programación y

orientaciones remitidas por la Dirección Regional Valle, se adelantó el análisis y toma de decisiones frente a cada entrada de información.

En el siguiente orden: a) Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones

realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad

b) Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)

c) Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio

d) Desempeño ambiental

e) Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

f) Requisitos legales Ambiental y SYSO

g) Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

h) Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión

i) Recomendaciones para la mejora

j) Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

k) Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de






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riesgos:

l) Desempeño de SYSO

m) Estado de la investigación de accidentes

n) Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

o) Desempeño y efectividad del SGSI

p) Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

q) Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

4. Cierre y conclusiones del comité por parte del Director Regional: Dr. Jhon Arley Murillo

Benitez

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y Revisiones

realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre. Y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. 1.1 Auditorías internas y/o externas

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados

No.

Hallazgos abiertos

Septiembre 2006 22 22 0

Agosto 2008 28 28 0

Octubre 2009 18 18 0

Octubre 2011 20 20 0

Sept. Y Nov. 2012 32 25 7






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No Conformidad Acción Implementada

Estado de Avance

Logros Dificultades

AC 1569 La entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de valoración del Mapa de Riesgos, CZ Ladera, CZ Nororiental. - Sin evidencias de participación del CZ en la construcción de la matriz de identificación de impactos ambientales CZ Nororiental. - Inconsistencias en la programación Vs registro de ejecución en el SIM de unidades, cupos y usuarios en la modalidad HCB Familiares Tiempo Completo vigencia 2012, respecto de los recursos asignados para su funcionamiento, CZ Nororiental.

1) Consultar a los CZs Ladera y Nororiental la razón por la cual en el momento de la Auditoría se presentó este hallazgo sobre los riesgos. 2) Remitir informe de la programación definitiva por centro zonal (previo a la contratación), con orientaciones para su seguimiento 3) Consolidar el seguimiento de la valoración de riesgos realizada por los centros zonales. 4) Realizar la valoración de riesgos corte Dic. 2012, en reunión con los Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales, para obtener las valoraciones regionales conforme a orientaciones de la Subdirección de mejoramiento

100% actividades cumplidas

Fecha prevista de cierre (Reformulada) 30/10/2013

Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Dentro de términos






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Organizacional 5) Sensibilizar en la metodología de valoración de riesgos y seguimiento al cumplimiento del tratamiento mediante acompañamiento en jornadas presenciales a CZ seleccionados aleatoriamente. 6) Sensibilizar e instrucciones a responsables de procesos y lideres de ejes SYSO, Ambiental y SGSI en las metodologías para el adecuado valoración de riesgos y seguimiento al tratamiento, haciendo especial énfasis en su rol frente a los CZ

AC 1570 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: LINEAMIENTOS - Sin la iniciación del programa de RN de acuerdo a lo establecido en los

1) Remitir Memorando (Dirección Regional) al nivel nacional donde se solicite la disposición de los recursos para el programa RN al inicio de la vigencia de acuerdo con los






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lineamientos de programación, Cz Nororiental. - Sin evidencia de capacitación en lineamientos modalidad PAE a operadores. CZ Nororiental - Sin evidencia de capacitación a las nuevas aspirantes a madres comunitarias modalidad FAMI. CZ Ladera PRESTACIÓN DEL SERVICIO - Sin control de coberturas y permanencia de NN en el programa de Recuperación Nutricional; CZ Nororiental - Sin evidencias de controles al cumplimiento de los compromisos del operador con proveedores y manipuladoras de alimentos PAE CZ Palmira, CZ Jamundi, CZ Yumbo. -Sin exámenes de laboratorio para una de las manipuladoras de alimentos.Ej: IE Republica de España. CZ Jamundi. ASISTENCIA TECNICA - Sin evidencia de visitas de seguimiento y control a la prestación del servicio PAE.CZ Jamundí

lineamientos de programación. 2) Remitir memorando a los CZ dando instrucciones para el funcionamiento del programa de Recuperación Nutricional, indicando realizar capacitación al inicio de la modalidad con los AE institucionales especificando sus responsabilidades en el desarrollo de la misma. 3) Remitir oficio a las entidades de salud que ejecuten el programa Recuperación Nutricional, donde se especifiquen los compromisos el programa. 4) Remitir memorando desde el nivel regional a los CZ dando la instrucción de socializar y capacitar al operador en las obligaciones contractuales y demás aspectos

100% actividades definidas en el primer plan de acción cumplidas – Sin análisis de causas ni plan de Acción reformulado.

Fecha prevista de cierre (Reformulada)15/10/2013

Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Dentro de términos






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para la ejecución del PAE al inicio de la vigencia y solicitar la remisión de la evidencia de capacitación al operador del PAE. 5) Socializar en GET con asesores de primera infancia de los CZ los lineamientos de HCB y demás modalidades de primera infancia. 6) Brindar orientaciones a los Centros Zonales al inicio de la vigencia 2013 para la elaboración del Plan de Asistencia Técnica, donde se incluya la capacitación al operador PAE

AC 1571 La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: -Sin auto de apertura de investigación HA. 76C110966905 CZ Nororiental, - Sin notificación de auto de apertura Ej.: HA

1) Corrección puntual a la historia o acta donde se evidencio el hallazgo en la fecha real de la realización del taller (adopciones) 2) Realizar tratamiento/ corrección a los hallazgos evidenciados en

100% actividades cumplidas – Reformulada sin Plan de Acción

Fecha prevista de cierre 30/04/2013

Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Vencida






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76A008582010-1; HA76D030801999-1 CZ Suroriental - Sin auto de avoca conocimiento. Ej. HA 110295970 (Petición N° 31714915 del 01/02/2012) CZ Centro, HA 999520 (Petición N° 32210704 del 24/01/2012), HA 1115062034 (Petición N° 3 DEL 06/01/2012). CZ Buga. - Sin seguimiento y cierre en asuntos conciliables:Ej HA 7610003620001 (petición N° 31710780 del 24/01/2012, HA 999520 (Petición N° 32210704 del 24/01/2012, HA 1115062034 (Petición N° 3 DEL 06/01/2012) CZ Buga………. REGISTRO: - Sin ingreso de la audiencia de conciliación realizada del SIM: HA 1108336801 petición N° 31720335 del 10/08/2012, HA 1110286102 Petición N° 31718830 del 08/6/2012 CZ Centro. - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM: HA 99050406918 (Petición N° 31704847 del 01/03/2012) CZ Centro - Sin identidad institucional HA -TI 98111457387- SIM 32111020. Informe T.S. folio 11. C.Z.Palmira.HA 1111671282 CZ sur, 76C110966905 CZ

cada una de las HA identificadas en el hallazgo y remitir informe a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/02/2013 3) Requerir mediante memorando a las coordinadores de los centro zonales suroriental, nororiental, centro y Buga para que certifiquen mediante memorando que se realizó la corrección a los hallazgos evidenciados en cada una de las HA y sean enviados a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/02/2013 4) Revisar el modelo de atención al ciudadano, con el fin de proponer ajustes que conlleven a dar respuesta en términos de ley a






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Nororiental, Ej: Formato de acta del GZ del 31/07/012 realizada con instituciones, Hoja de firmas del acta del 23/03/012 con instituciones.CZ centro - Sin carpeta HA 76C110966905. . Sin registro civil ni solicitud del DF para su consecución EJ: HA 111658487, registro SIM 31810484. CZ Sur - Sin la impresión del registro SIM en el que aparecen los datos preliminares de identificación del usuario, HA 76M020131987-01; 76A017472008-01; 76D030801999-01 C.Z. Suroriental, Ej: HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012), HA1110295970 (Petición N° 31714915 del 01/02/2012). CZ Centro - Inconsistencia en la identificación del caso en la valoración psicológica respecto del registro de creación del caso. Ej. 7630400-012-2012 CUSTODIA HA - Historias de Atención en archivadores que no salvaguardan su privacidad. EJ: HA1061987363 (Petición N° 31717727 del 03/05/2012), HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012). CZ Centro - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación,

las audiencias de conciliables (remitir a Dirección Regional) 5) Enviar un memorando al Director de Protección de la Sede Nacional reiterando se evalúe la periodicidad con la que se deben realizar los comités PARD zonales 6) Enviar memorando a la coordinadora del Grupo Administrativo de la Regional Valle requiriendo información las acciones adelantadas y sus avances, en relación al cumplimiento de los procedimientos de organización de expedientes por aplicación de TRD por parte de las defensorías de familia de los centro zonales, como también el suministro de elementos y muebles de archivo.






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falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Archivo de gestión de HA del centro zonal Centro. ATENCION TERAPEUTICA: - Sin reporte del número de sesiones realizadas mensualmente por el operador respecto del plan terapéutico de intervención Ej.: HA 76A014182011-02 (petición N° 31706437 del 26/4/2011, 152287547053674(PETICION N° 31712088 DEL 21/09/2012) CZ Centro ADOPCIONES - Inconsistencia en fechas de acta, respecto de la fecha real de la realización de talleres para familias adoptantes (Código familia 76-30400-006-2012). - Sin evidencia de registro en el aplicativo SIM de los ciudadanos que solicitan información para postulación a familia adoptante. -Inoportunidad en el envío de HA de NNA posterior a la devolución realizada por el comité de adopciones para subsanar aspectos del proceso. (Hasta 5 meses) Ej. TI 1006969394. - Sin autocontroles y controles por parte de los CZs a las HA previo al envío a comité. Ej. T240250684, 1108550932. - Inoportunidad en la entrega de valoraciones psicosociales

(estanterías y archivadores metálicos) en centros zonales con calidad) 7) Solicitar al operador Creemos en ti, la inclusión en los informes del numero de sesiones terapéuticas por caso 8) Convocar a reunión entre la defensoría de adopciones, Coordinación del G. protección y oficina atención al ciudadano regional, para establecer ruta de atención a orientación frente a posibles familias adoptantes 9) Registrar en los memorando de devolución de historias de atención la fecha en la que deben remitir de nuevo la HA al comité de adopciones 10) Enviar memorando a los 13 centros zonales






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de las familias postuladas adopción. Ej. Código familia 764000012-2012, 763000189-2011. - Sin registro en acta y aplicativo SIM de las razones técnicas que soportan la asignación de NNA por comité de adopciones, Ej. Caso 10409448,10409505.

solicitando se de cumplimiento a la aplicación de la lista de chequeo derivada de la sentencia T844 del 2011. 11) Realizar comité regional de restablecimiento de derechos con el fin de verificar la aplicación del protocolo y el grado de avance de la sentencia T844 del 2011 12) Brindar las instrucciones al técnico administrativo de la defensoría de adopciones para el registrar en el SIM las razones técnicas que dan lugar a la asignación de un NNA. 13) Realizar verificación aleatoria del cumplimiento del registro en el SIM 14) Requerir mediante memorando a las coordinadores de






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los centro zonales Tuluá, Cartago, Roldanillo, Sevilla y Buenaventura para que certifiquen mediante memorando que se realizó la corrección a los hallazgos evidenciados en cada una de las HA y sean enviados a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/03/2013 15) Solicitar mediante memorando a la Dra. Nelly Rocío Wilches Rueda Profesional especializado en la Dirección de protección Grupo de violencia sexual de la Sede Nacional las baterías psicológicas que requieren los centros zonales Sevilla, Roldanillo y Tuluá para la atención de NNA víctimas de violencia sexual o el procedimiento que se debe realizar para tenerlas 16) Solicitar a la






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Dra. Claudia Patricia Zape defensora de familia del grupo de protección la revisión de la Historia de atención 761000496201101 del centro zonal Buenaventura con el fin de determinar si existió o no perdida de competencia, presentar informe de dicha revisión.

AC 1572 La entidad no ha proporcionado el recurso financiero y humano necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: -En el presupuesto para el 2012 se asignaron recursos para bienestar social no se presenta un rubro especifico para el desarrollo y cabal cumplimiento del programa de Salud Ocupacional.

1) Reiterar a la DGH, la importancia de la creación del rubro y la asignación del recurso presupuestal destinado exclusivamente a la Salud ocupacional, teniendo en cuenta este hallazgo y el presupuesto proyectado de la Regional, enviado el 14/09/2012



Cerrada el 07/03/2013.

AC 1573 La entidad no ha establecido seguimiento y medición del desempeño SYSO: - No se evidencia el análisis de causa de los accidentes y cuasi accidentes para identificar la necesidad de

1) Reiterar la importancia de la asignación de un Profesional y un técnico especializados en el área de SO, para la ejecución de este Programa.






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acciones correctivas u oportunidades de acciones preventivas

2) Retomar y revisar el material suministrado por la DGH y la ARL para iniciar el proceso de investigación de los accidentes e incidentes de trabajo. (Luz Marina Muñoz - COPASO - Líderes SO) 3) Seguimiento trimestral a la elaboración de las investigaciones de accidentes e incidentes laborales, Corte diciembre 2012, Corte marzo 2013. 4) Generar las acciones de mejora necesarias para el mejoramiento del proceso. 5)Realizar estudio de causas de los accidentes presentados en el 2013, con el COPASO


Se decide la pertinencia del cierre, teniendo en cuenta la documentación sistemática de No Conformidades ante incumplimientos del SYSO y se incluye como temas a tratar en reuniones de COPASO el análisis de las causas de los accidentes presentados.

Cerrada el 28/06/2013

AC 1574 La entidad no tiene establecido como parte de sus obligaciones contractuales de los contratistas el establecimiento de sus responsabilidades y

1) Elevar consulta a la Dirección Jurídica, sobre la pertinencia con respecto a la inclusión de esta obligación tanto


Las actividades implementadas son eficaces, pues garantizan al SGSI control sobre los equipos de propiedad de los contratistas, para el desarrollo del contrato y







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las de la organización con relación a la seguridad de la información como se evidencia en la siguiente muestra aleatoria: -Las obligaciones del contrato N 792

para los servidores públicos como para los contratistas. 2) Elevar consulta a la Dirección de Tecnología de la información, solicitando orientación e información, acerca de incluir esta obligación contractual para los contratistas en lo relacionado con su responsabilidad en la seguridad de la información. Se solicitará igualmente, la propuesta de la cláusula para aplicar si es aprobada en la próxima vigencia.

de la información a la que tiene acceso

AC 1575 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ARCHIVOS - Sin transferencia al archivo central Ej.: Historias de Atención de asuntos conciliables C.Z.Suroriental

1) Solicitar a los CZ, y Grupos relacionados en los hallazgos, informe o certificación que permita dar evidencia de su corrección o subsanación. 2) Reiterar por parte del Director Regional, el cumplimiento a la Resolución 1800 de 2010, para asignar

83.3% actividades cumplidas


Dentro de términos






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- Archivos individuales: PAE.CZ Jamundí, HA -TI 98111457387- SIM 32111020. C.Z.Palmira. - Archivo de gestión almacenados en diferentes espacios sin protección, con dificultades de recuperación, sin condiciones de seguridad: Ej: carpetas de comunicaciones enviadas de la oficina de correspondencia, carpetas de legalización de cuentas operadores de protección.CZ Centro, CZ Buga, CZ Yumbo, CZ Palmira. - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: PAE, CZ Jamundí, Consecutivos de peticiones atención al ciudadano, consecutivos de comunicaciones oficiales oficina de correspondencia. CZ Buga. CARPETAS - Carpetas no organizadas cronológicamente: PAE. CZ Jamundí - Carpetas sin consecutivo: PAE CZ Jamundí - Carpetas con rótulo de identificación institucional desactualizado: Ej.: Carpeta de Actas de reuniones Generales HCB 2012, CZ ladera, - Carpetas con folios repetidos: Ej. Acta No 33-38-

el personal idóneo y de tiempo completo en los CZ y Grupos para la administración de los archivos - 3) Reiterar por parte del Director Regional a la Dirección Administrativa, la asignación de insumos suficientes y de buena calidad para la correcta administración y organización de los archivos. Se recomienda dar alcance al hallazgo 003 del Macroproceso Protección, relacionado en algunos apartes el mismo tema de insumos 4) Solicitar a los CZ Sur, Suroriental, Yumbo, Palmira, Buga, Tuluá, Sevilla, Roldanillo, Cartago, y Grupos Financiero, Protección, Prevención, el refuerzo en los lineamientos de la GGD y aplicación de a TRD, así como






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06-008 del 26 de febrero de 2012. CLOPAD CZ Jamundí, Acta de modificación de contrato No 76.26.12.80, suscrito entre ICBF y ASOHI, por valor de $ 815.360 del 16 de abril. Acta de modificación de contrato No 76.26.12.88, suscrito entre ICBF, INPEC y ASOHI, por valor de $ 4.279.624 del 17 de abril ,Acta de modificación de contrato No 76.25.12.161 suscrito entre ICBF y Resguardo indígena Kwes Kiwe Nasa, por valor de $ 97.812 del 17 de abril, Acta de modificación de contrato No 76.26.12.162, suscrito entre ICBF y CONFANDI, por valor de $ 3.947.151 del 17 de abril , CZ Jamundí. CUSTODIA HISTORIAS DE ATENCIÓN - Historias de Atención en archivadores que no salvaguardan su privacidad.Ej: HA1061987363 (Petición N° 31717727 del 03/05/2012), HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012). CZ centro, Defensoría No.1C.Z.Palmira, CZ Yumbo. - Historias de Atención sin transferencia al archivo central HA. RC1193078303-SIM 32108843. HA- RC 1191213580- SIM 32109227. HA -TI 98111457387- SIM 32111020. C.Z.Palmira. DOCUMENTOS

la socialización de los formatos actualizados (Actas, logos, Comunicaciones oficiales internas y externas, Informes, etc.). Se requerirá el envío del Acta con listado de asistencia y compromisos adquiridos, como evidencia de la socialización. Se aceptan Actas de reuniones realizadas a partir del mes de octubre 2012. 5) Enviar tips con mensajes relacionados a la GGD y TRD (bimestrales) 6) Solicitar a la Dirección Regional, Coordinadores de Grupos y CZ, el envío de una certificación en la cual se de constancia de la inclusión del compromiso relacionado con la obligatoriedad de concertar objetivos relacionados con la organización de los






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- Sin actualización de formatos de actas ej: Actas de fechas 29 de marzo 2012,fecha 16 de febrero 2012,22 de febrero 2012.CZ Nororiental - Sin firma de coordinadora Ej.: Actas No 002 de 30 de enero; No 007, No 18 del 4 de abril. CZ Nororiental - Sin No de Acta Ej.: Reunión del 07 de julio 2012 CZ Nororiental - Sin identificación institucional Ej.: informe de análisis de resultados de indicadores de Gestión del servicio de atención al usuario de los meses de junio, julio y agosto del 2012 CZ Ladera, Carpeta consecutivo de comunicaciones oficiales: Oficio N° 2924 del 26/09/2012. CZ Buga ,Formato de acta del GOZ del 31/07/012 realizada con instituciones, Hoja de firmas del acta del 23/03/012 con instituciones.CZ centro. - Documentos archivados sin orden cronológico: Ej.: carpeta de la licencia de funcionamiento Fundación las Mercedes. Regional - Sin No de Acta Ej.: mesa pública PAE reunión del 14 de junio de 2012, , acta de seguimiento a la ejecución del PAE del 13 de marzo de 2012, ,

archivos en cumplimiento de la TRD, en la evaluación del desempeño de los servidores públicos para el período 01/02/2012 - 31/01/2013. Fecha establecida para la entrega: 30/12/2012. 7) Reiterar por parte del Director Regional, la comunicación oficial NoS-2011-012006-NAC, del 25/03/2011, relacionada con la obligatoriedad de todo el personal profesional, técnico, asistencial, personal en provisionalidad y supernumerarios y contratistas con respecto a la organización de los archivos. 8) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los






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daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. 9) Reforzar en GOZ y GET, (mínimo de 2 horas) en los lineamientos de la GGD y aplicación de a TRD, y socialización de los formatos actualizados (Actas, logos, Comunicaciones oficiales internas y externas, Informes, etc.) y envío del Acta con listado de asistencia y compromisos adquiridos, como evidencia de la socialización. Se aceptan Actas de reuniones realizadas a partir del mes de octubre 2012, que cumplan






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los temas indicados 10) Solicitar a los CZ y Grupos, definir y realizar las Jornadas de organización de archivos. Enviar Informe o Acta de programación y desarrollo de las jornadas al Grupo Administrativo. Primera Jornada antes de finalizar la presente vigencia, 31/12/2012. Seguir con Jornadas trimestrales (período enero-marzo 2013, entregar reporte hasta abril 15/2013; período abril-junio de 2013, entregar reporte hasta julio 15/2013). Continuar realizando el reporte al G. Admtivo los primeros 15 días siguiente a cada trimestre. 11) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías,






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elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012

AC 1576 La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: MOBILIARIO - Estantes y archivadores insuficientes. CZ Centro. - Sin aire acondicionado Ej.: área de proteccion.Of de Cobro Coactivo. Regional EDIFICIOS - Infraestructura inadecuada (espacios de trabajo, redes eléctricas sin canalizar) Regional. - Condiciones no adecuadas se presenta hacinamiento y factores físicos, ergonómicos, ruido, Ej.: Regional - Infraestructura inadecuada Ej.: Instalaciones encerradas ,no aireadas en el 2 piso del área de protección se presenta hacinamiento y riesgos locativo. Regional. ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS - Sitios de almacenamiento

1) Adecuar redes eléctricas, de voz y datos, mediante canaletas en las oficinas de Protección, Recaudos, Contabilidad, y Oficina de Tesorera. 2) Solicitar a los CZ que informen, si cuentan o no con el aviso institucional actualizado ICBF (logo) en su parte externa. 3) Reiterar a la Sede de la Dirección General, la solicitud de instalación de los avisos institucionales actualizados, a los CZ que no cuenten con este logo y a la Sede Regional. 4) Plantear la necesidad de

83.3%

Fecha prevista de cierre

Dentro de






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de archivos sin ventilación en condiciones de riesgo.Ej: C.Z Palmira - Identificación institucional desactualizada Ej.: Aviso externo de identificación del C.Z Palmira. - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación, falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Ej.: Archivo de gestión de HA del CZ Centro. OTROS - Sin cumplimiento del cronograma de inventario del primer semestre 2012. Regional

puestos de trabajo a la Dirección Administrativa. 5) Reiterar las necesidades de recursos suficientes en materia de infraestructura (adecuación y mantenimiento) y compra de aires acondicionados. 6) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. Se solicitará igualmente informar sobre el estado y

actividades cumplidas

30/11/2013 términos






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condición de los sitios para almacenamiento (ventilación, iluminación, entre otros). 7) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías, elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012.

AC 1577 La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el acceso a personal autorizado en las áreas seguras como se evidencia en: - El sitio de ubicación de la UPS no se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal. - El Data Center del primer piso con puerta de madera no

1) Diseñar e implementar un formato de control, para el ingreso a los sitios de ubicación de la UPS (ubicarlos en cada piso), así como para el Data Center. 2) Socializar mediante una comunicación escrita (correo






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se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal - En la Oficina de presupuesto no se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal - No se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal en acceso vehicular. Regional

electrónico o memorando), las personas autorizadas (colaboradores, oficinas u otros) que tendrán acceso a la oficina de Tesorería. 3) Enviar comunicación a la organización VIMARCO hoy PROSEGUIR, solicitando el cumplimiento de las consignas de seguridad establecidas contractualmente. 4) Realizar reunión con la empresa de vigilancia, con el fin de revisar los controles establecidos en las consignas de seguridad para su cumplimiento, así como el fortalecimiento de la capacitación a sus guardas de seguridad. 5) Socializar mediante comunicación oficial la obligatoriedad de portar el carnet por



Dentro de términos






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parte de todos los servidores públicos y contratistas. 6) Brindar directrices mediante comunicación masiva, relacionadas con el ingreso o salida de elementos que no son propiedad del ICBF. 7) Plantear nuevamente la necesidad de aire acondicionado para la Oficina de Tesorería, considerando este sitio como área restringida y de acceso controlado, así como el cambio de la puerta del Data Center, ubicado en la oficina de Sistemas (acero o vidrio especial de seguridad). 8) Enviar un memorando a la Coordinación Administrativa, solicitando las adecuaciones necesarias para mejorar el ambiente de trabajo de la






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oficina de tesorería (hacer claridad en lo que se propone), teniendo en cuenta que es un sitio de acceso restringido y controlado. 9) Cotizar un sistema de seguridad de control de acceso (propuesta: botón de liberación de bloqueo electrónico) para la oficina de Tesorería.

AC 1578 La entidad no establece un procedimiento para la gestión de medios removibles como se evidencia en la muestra aleatoria: -Activos de información Hardware como los TOKEN y USB

1) Construcción de propuesta de Guía para la Administración de TOKEN (incluir en la Bitácora). 2) Realizar memorando firmado por el Director Regional dirigido al Director de Tecnología, con copia a la SMO, referente a la necesidad de documentar procedimiento sobre lo establecido en el hallazgo 3) Realizar memorando a Grupo


Se establecen y socializan los controles

Cerrada el 3/5/ 2013






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Administrativo, solicitando la adecuación de áreas con cajas fuertes en las áreas de la Regional donde se administran Token. O como alternativa la adecuación de las cajas fuertes disponibles. 4) Realizar memorando a Financiero para que se defina protocolo interno para salvaguarda de los token del Grupo Financiero. Teniendo en cuenta las cajas fuertes disponibles en dicho Grupo. Con orientación y consecuencias sobre el uso inadecuado de TOKEN. 5) Realizar verificación aleatoria a muestra del 10% de usuarios de token para establecer las condiciones de uso. 6) Realizar jornada de socialización y orientaciones para

para el uso de medios removibles






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los usuarios de TOKEN del Grupo Financiero, según el documento “REQUISITOS PARA LA ADMINISTRACION DE CERTIFICADO DIGITAL “TOKEN”, Generado por la Dirección Financiera.

AC 1579 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin firma del ordenador del Gasto la Solicitud de CDps Nos. 22/1512, 48/4212, 211/18212, 222/19312, 413/36512, 428/37712, 434/38312 de fechas enero, febrero, marzo, junio y julio de 2012 Regional

1) Recoger las firmas en los CDPS que la auditoria de control interno encontró con este requisito faltante. 2) Proyectar memorando a los coordinadores de grupo y centros zonales solictandelo que todos las comisones de viáticos y gastos de viaje o desplazamiento si es personal por contrato deben tener una programación aprobada por el gerente de proyecto y el director regional con el ampara de un CDO previo. en caso de


Se decide el cierre de la acción por considerar eficaz el tratamiento implementado

Cerrada 24/05/2013.






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no tener una programación aprobada por ser un viatico de naturaleza excepcional el CDP debe tener la firma del ordenador del gasto y del gerente de proyecto a fin de mitigar este tipo de riesgos

AC 1580 La entidad no planifica ni llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas por las siguientes situaciones encontradas: CONTABILIDAD - Sin depurar Bancolombia cuenta No.812541075-82: Traslados no debitados por el Banco por $268.680 del 4 de abril de 2012.Regional - Sin depurar cuenta contable 14201202 Anticipo contratista Prestación Servicios: Regata Viajes y Turismo Ltda. por $25.999.980; Cuenta contable No.24252901 Acreedores por cheques no cobrados por $100,000 Caja de Compensación familiar de Tuluá nit.891.900.280, Cuenta contable No. 29058001 Recaudos por clasificar Aportes por Bancos por $9.642.645; Cuenta contable No.83061501 cheques devueltos Blandón Diego Fernando por

1) subsanar y depurar cada una de las partidas mencionadas por la auditoria de control interno. 2) Distribución de tareas y cargas de trabajo al interior de la oficina de contabilidad en donde a contador (a) le corresponderá depuración de diferencias SIF IFCB- SIIF Nación II y realizar los ajustes respectivos, así como revisión y obligación de cuentas y demás tareas. Las tareas grandes como Almacén, depuración de la cuenta principal y subalterna, cartera, procesos judiciales, nómina y seguridad


Se depuraron todas las partidas enunciadas en la auditoria bajo el hallazgo 014. Se anexan todas las evidencias, saldos contables, movimientos contables realizados, actas y demás soportes que evidencian lo depurado en un 100%.

Cerrada el 24/05/2013.






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$1,180.419 con cc No.166992703 y Quimor S.A por $2,128,332 con nit 815.000.079.Regional

social entre otras fueron entregadas a cada contador(a) de forma equitativa al igual que las conciliaciones bancarias. este aspecto permitirá contar con una estructura de trabajo sólida que nos permita cumplir con los términos legales exigencias del ICBF y los entes de control la fin de contar de manera permanente con unos estados financieros razonables, consistentes que reflejen verdaderamente la situación económica, financiera, patrimonial y social del ICBF 3) Depurar todos los ajuste pendientes señalados en el informe de auditoría AI-SIGE2012-VA014, así como subir las evidencias respectiva de su depuración al aplicativo ISOLUCION

AC 1581 1) Solicitud al nivel 100 % Cerrada el






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La entidad no planifica ni llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas por las siguientes situaciones encontradas: RECAUDO - Demora en el trámite de los procesos cartera Ej.: Resolución No.1880 del 2/08/2011, empresa de recursos tecnológicos Nit.800.135.729 liquidación del 16/11/2011; Resolución No.3414 del 17/09/2011 Hoteles Estelar Nit 890.304.099 liquidación del 23/09/2011; Resolución No.2458 del 8 de agosto de 2012 (liquidación del 4 de enero 2012-coactivo); Resolución 1884 del 22/06/2012 Agroplas Ltda. Nit.890.316.988 proceso concursal -Liquidación de 9 marzo de 2011); Resolución 3028 del 17 de septiembre de 2012 Centro de Investigaciones D.para el desarrollo Nit.800.082.240 (liquidación de abril 12/2012; Resolución 3025 del 17/09/2012 Cartón de Colombia Nit.890.300.406 liquidación del 25 de octubre de 2011; Resolución No.2225 del 13 agosto de 2012 ejecutoriada Colegio Colombo Británico Nit.890.300.652 liquidación del 3 noviembre de 2011.

nacional del abogado de cobro persuasivo para descongestionar y llevar el proceso de cobro de cartera al día 2) Efectuar seguimiento mensual a los procesos a cargo de los abogados de cobro persuasivo determinando y priorizando los próximos a vencerse y efectuar seguimiento mensual a los recursos de reposición interpuestos por los aportantes para ser resueltos de acuerdo a su antigüedad dentro de los términos previstos en el reglamento interno de cartera del ICBF. 3)Efectuar oficios reiterativos tanto a nivel regional como nacional solicitando la necesidad del nombramiento de otro abogado para adelantar funciones que se derivan en el ejercicio del


Se decide realizar el cierre de la acción por considerar eficaz el tratamiento implementado.

24/05/203






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cobro persuasivo 4) Efectuar un seguimiento mensual de la cartera a través del analista de cartera, el responsable de recaudo informara mediante oficio a la abogada y esta a su vez deberá priorizar acciones frente aquellos procesos próximos a vencerse 5) Efectuar seguimiento mensual a los recursos de reposición a través del analista de cartera, el responsable de recaudo informara mediante oficio registrando la fecha de radicado en ICBF de cada uno de ellos, la abogada deberá priorizar la respuesta de acuerdo a su antigüedad. 6) Efectuar por parte de la responsable de recaudo una reunión mensual con el grupo de






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recaudo donde se socialice las acciones que se deben priorizar. 7) Solicitar a la dirección regional y al grupo jurídico de la regional en calidad de préstamo un abogado para que apoye de forma temporal el cobro persuasivo en la regional y no deje atrasar las actuaciones administrativas a la luz de lo establecido en el reglamento interno de cartera y la resolución 2868 de 2.011

AC 1582 La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ETAPA PRECONTRACTUAL: - Sin firma del Director Regional los pliegos de condiciones en los contrato 76.22.12.601 y

1) Generar herramientas de control en las carpetas del Grupo Jurídico, como Aplicar listas de chequeo u otros elementos. 2) Hacer grupos de estudio para la normatividad nueva aplicable como es: manual de contratación - Ley antitrámites. 3) Realizar


Se decide el cierre, por considerar que el plan de acción definido brinda el control del proceso al

Cerrada el 28 / 06/ 2013






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76.20.12.751 - Sin pasado judicial del representante legal del oferente seleccionado en los contratos 76.20.12.593 y 76.22.12.604 - Sin certificado de no existencia en almacén de bienes o suficiencia de los mismos para adquisición de Bienes Muebles en el contrato 76.22.12.786 - Sin firma la hoja de vida del DAFP por el sp encargado de hacerlo en los contratos 76.22.12.786 y 76.20.12.590 - Sin inclusión del cronograma de audiencias en la Resolución de apertura en los contratos 76.20.12.751 y 76.20.12.756. - Sin fijación de aviso en el SECOP de la convocatoria que dio lugar al contrato 76.20.12.756 - Sin notificación del acto de adjudicación al proponente favorecido en los contratos 76.22.12.601;76.20.12.751;76.20.12.756 - Sin la especificación de la validez mínima de las ofertas y las reglas para expedir adendas y extender las etapas previstas en la invitación a ofertar en los contratos 76.20.12.593;76.22.12.604; 76.722.12.786; 76.20.12.586 y 76.20.12.590 - Sin autorización de la Junta Directiva para presentar oferta y para contratar a los representante legales de los consorciados por la cuantía - Sin convocatoria a veedurías en los procesos que dieron lugar a los contratos No. 76.20.12.338, 76.20.12,341,76.26.12.455

seguimiento a listas de chequeo. 4) Socializar mediante GET, las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales, con el fin de dar a conocer a los abogados del Grupo Jurídico, las herramientas necesarias para la elaboración de los contratos.

eliminar las causas identificadas






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- Sin pacto de integridad firmado por el representante legal para persona jurídica en el contrato 76.25.12.230 - Sin verificación de la experiencia y sin concepto técnico de idoneidad contrato 76.25.12.230. - Sin revisión ni aprobación en Comité Asesor de Contratación por la cuantía contrato No.76.26.12.455. - Sin acta de cierre publicada en el SECOP en contratos 76.22.12.604. y 76.22.12.786 ETAPA DE PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN CONTRACTUAL: - Sin publicación de los contratos No. 76.20.12.751 , 76.20.12.756 y 76.26.12.455 en el SECOP - Sin extracto único de publicación en el contrato 76.22.12.601. ETAPA DE EJECUCION CONTRACTUAL - Sin informes de supervisión o seguimiento en los contratos, 76.20.12.590 y 76.26.12.455 , 76.20.12.586 Y 76.25.12.230. - Sin Informes del contratista en los contratos 76.25.12.230 y 76.26.12.455.

AC 1583 La entidad no ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones:

1) Realizar cronograma de comité de conciliación 2) Asignar un líder para seguimiento de


Se decide el cierre por considerar haber eliminado la causa que originan la Acción Correctiva y se concluye que la entidad tiene control sobre el proceso







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- Sin envío por parte del Director Regional del Valle al día siguiente del pago de la conciliación de la fundación servicio juvenil al Comité de Conciliación y Defensa judicial para el análisis de acción de repetición.

la ejecución de los comités y de los compromisos generados en las actas. 3) Solicitar mediante memorando al Grupo Financiero, que se informe al Grupo jurídico, inmediatamente, se pague una multa o sanción, para que éste, lo envié al Comité de Conciliación, para el análisis de la acción de repetición si hubiera lugar. 4) Verificar el estado de la acción de repetición por el pago de la conciliación a la fundación servicio juvenil. 5) Solicitar mediante memorando al Grupo Financiero, que se informe al Grupo jurídico, inmediatamente, se pague una multa o sanción, para que éste, lo envíe al Comité de Conciliación, para el análisis de la acción de repetición si hubiera lugar. Esta acción se definió e implemento después de la reformulación de la acción correctiva.

AC 1584 1) Gestionar el Los resultados no fueron






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La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin cumplimiento de términos previstos al resolver el recurso de reposición contra la Resolución 0918 del 11 de abril de 2012.

acompañamiento de otro abogado del Grupo jurídico, para el trámite de recursos 2) Que actividad se realiza para identificar los recursos de reposición próximos a vencer o que están vencidos. 3) Seguimientos para verificar el cumplimiento de términos previstos al resolver recursos de reposición.


los esperados, el control al cumplimiento de términos se logra con el Recurso Humano suficiente, queda a la espera de la vinculación de un Abogado.


AC 1585 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Acuerdo de pago con dos cuotas vencidas, sin reiniciar el proceso coactivo, expediente coactivo 1673 de 2012.

1) Enviar requerimientos al deudor y continuar con el cobro coactivo. 2) Estudio de los procedimientos aplicables 3) Establecer un Cuadro de control de acuerdos de pago 4) Realizar seguimientos a los acuerdos de pago 5) Realizar muestreo de los acuerdos de pago con compromisos de no enajenar sus bienes, para verificar la eficacia en las acciones implementadas.


Fueron eficaces las acciones implementadas pues el control permite el control de los acuerdos de pago


AC 1586 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se

1) Orientaciones a los servidores públicos que generan peticiones en el SIM para que se haga la



Dentro de términos






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evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTRO - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM: - Petición SIM.32211118 del 22/02/2012, 32211262 del 6/3/2012.CZ Buga, Ej.: registro SIM: N° 31790308 CZ Jamundí. - Inoportunidad en el registro de las actuaciones Registros 31603304; 31603753 CZ Ladera. - Sin registro en el SIM de peticiones encontradas en el buzón. Regional - Sin registro de actuaciones en SIM. Registro SIM No: 31903707. Registro SIM No: 31903453.Cz Jamundí. - Registro parcial de peticiones No 31904302 CZ Jamundí - Petición sin cerrar en el sistema (registro sim 32005163 de julio 17/12; registro sim 32005419 del 30 de agosto/12 ) cz yumbo DIRECCIONAMIENTO: - Sin direccionamiento (registro sim 32005368 del 22 de agosto/12) CZ Yumbo - Sin evidencia de aceptación (registro sim 32005419 del 30 de agosto/12) CZ Yumbo - Inoportunidad en el direccionamiento (registro sim 31319210 del 7 de mayo/12, registro SIM 1758557908 del 29 de agosto de 2012) (registro sim 32004256 de febrero 7/12) CZ Yumbo, registro SIM 31317347 CZ

respectiva notificación de las fallas técnicas a la Mesa de Ayuda con copia a esta dependencia. 2) Hacer oficio al nivel nacional sobre necesidades de personal de la regional, en relación con el volumen de peticiones que ingresan para trámite por parte los profesionales de los centros zonales. 3) Coordinar con la oficina de sistemas la revisión del indicador de usuarios del sim en relación con las peticiones sin trámite direccionadas a los profesionales. Con el fin de dar orientaciones a las coordinadoras zonales para que realicen mensualmente los requerimientos a los profesionales usuarios del SIM sin registro de actuaciones en las peticiones asignadas para trámite. 4) Incluir en el cronograma de Capacitación temas como clasificación, registro, direccionamiento, aceptación, y respuesta de






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Ladera. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición Ej.: Registro 1758464454, 31415567, 31416602, 31417908, 31417984, 31418013 Cz Suroriental, registro 32004686 del 11 de abril de 2012; registro sim 32005017 del 14 de junio de 2012 ) (registro sim 32004256 de febrero 7/12) CZ Yumbo - Inadecuado direccionamiento. Ej (registro sim 32004256 de febrero 7/12) Reclamo 31904386 del 10 de julio de 2012. CZ Jamundí, Reclamo No 1758470715 Cz Nororiental TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Inadecuada clasificación de petición. SIM 32110081 fecha 06/07/2012 CZ Palmira, registro 31903606 - 3190321, Cz Jamundí (registro sim 32004686 del 11 de abril de 2012; registro sim 32005368 del 22 de agosto/12 ) CZ Yumbo, Registro Nº31319401 CZ Ladera. - Inoportunidad en la constatación de denuncia. SIM 32110747 Fecha 24/07/2012 CZ Palmira, Peticiones SIM Nª 14815104 del 11/01/2012, Nª 31716384 del 14 marzo de 2012CZ centro; 1758525954 de fecha 067067012. CZ Buga, petición 31716753 Denuncia por maltrato fisíco.Cz Nororiental - Derecho de Petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos.SIM

peticiones 5) Presentar ante el comité ampliado las necesidades de inducción y perfiles del personal asignado al área de servicio y atención. 6) Definir el cronograma de Capacitación en temas de lineamientos del proceso (resolución 3264 de 2009), procedimientos y normatividad frente al servicio. 7) Coordinar con el grupo jurídico capacitación a coordinadoras y personal de servicio y atención, en la Ley 1437 de 2011 y sus implicaciones en la prestación del servicio. 8) Dar orientaciones junto con el grupo de protección de la regional, dirigidas a los centros zonales para el trámite y registro oportuno de actuaciones ante estas situaciones. Mediante comunicado de la dirección y dentro de los temas de capacitación.






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1758535231 fecha 05/07/2012 CZ Palmira - Citas concedidas con más de 10 días para los asuntos conciliables. SIM 32110082 Fecha 06/07/2012. respuesta futura en meses.CZ Palmira, Cz Suroriental - Sin evidencia de constatación de denuncia Registro sim 1758557908 del 29 de agosto/12 CZ Yumbo - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva (Registro sim 31319210 del 7 de mayo/12) CZ Yumbo - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva Ej.: Petición SIM Nª 131320528 del 30/07/2012 CZ centro, Petición 32210706 del 24/01/2012. CZ Buga. - Sin apertura de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos - PARD: Petición SIM Nª 31716751 del 26/03/2012. CZ Centro - Sin evidencia de trámite a los anónimos. Registro Nº31603264 y 31319401 CZ Ladera - Cierre inoportuno de petición Ej: registro No 31317661, Derecho de Petición 31516984, Queja No 31318339 de 13 de marzo de 2012, Cz Nororiental. CONTROLES: - Sin controles a la oportunidad en la constatación: Reclamo No 31904386 CZ Jamundí, Registros 1758464454, 31415567; 31417908 ) Cz






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Suroriental, peticiones No 31903216 CZ Jamundí, Registros Nºs31603501; 31603502;31319401; 31603264; 31319401; 1758524580; 31603485 CZ ladera - Sin seguimiento y control a las actuaciones en el SIM Ej.: registros: 1758464454, 31415567, 31416602, 31417894 ,31417908, 31417984, 31418013, C.Z. Suroriental COMUNICACION AL CLIENTE - Sin rotación de responsable de apertura de buzón. Cz Nororiental - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables: Actas de Buzón vigencia 2012. CZ centro; Acta folio 30 de fecha 21/08/2012 y Acta 13 dos (2) firmas. C.Z.Palmira.

AC 1587 La entidad no implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: LEGALIZACION DE CUENTAS - Sin Acta de informe financiero de los meses junio a agosto, contrato establecido con el operador Creemos en ti modalidad Atención Terapéutica, CZ centro

1) Subsanar la situación presentada en el hallazgo de forma inmediata. Presentar informe al Director Regional 2) Presentar informe al Director Regional sobre los argumentos y decisiones que determinaron el no logro en la meta al indicador de oportunidad de verificación de denuncias. 3) Realizar una


La verificación aleatoria para determinar que se cuenta con los soportes para la legalización de cuentas, ha permitido que los CZs implementen mecanismos de control que les permite tomar decisiones y articular con los operadores requerimientos u orientaciones. De igual manera desde el Grupo Financiero se lideran también estrategias de seguimiento a los CZs realizando visitas a los mismos para verificar aspectos fundamentales







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SUPERVISIÓN - Indicador de oportunidad en la constatación de denuncias del segundo trimestre estaba fuera de estándares, CZ Yumbo, CZ Sur.

revisión durante los meses de noviembre y diciembre de 2012, con muestreo aleatoria a por lo menos 10 contratos con operadores para verificar que se cuenta con informe Financiero a que hace referencia el hallazgo. Remitir informe al Coordinador del Grupo financiero, subir evidencia a Isolucion. 4) Presentar en por lo menos dos Comités Estratégicos el resultado al indicador de Oportunidad en la Constatación de Denuncias y evidenciar la toma de decisiones a partir de los resultados registrados. 5) Responder a los CZs brindando orientaciones respecto a los informes recibidos. 6) Incluir en la agenda de Comité Estratégico el estudio de las visitas de seguimiento realizadas a los CZs desde el Grupo Financiero para verificar aspectos financieros para determinar decisiones acorde a los resultados.

del proceso de Gestión Financiera entre los cuales está lo relativo a la legalización de Cuentas. Acorde a los resultados de estas visitas también se determinan decisiones y se generan informes que son estudiados en Comité. Lo que permite el fortalecimiento al seguimiento del proceso y de la legalización de cuentas. El estudio de los indicadores de Gestión de Servicio y Atención en los Comités Estratégicos Ampliados ha permitido fortalecer el seguimiento al desempeño en los Indicadores del proceso. De igual manera en los Comités, se observa la toma de decisiones a partir del resultado de estos indicadores. Es importante tomar en consideración que para la presente vigencia (2013), los indicadores del Macroproceso de Servicio y Atención presentan una situación de dificultad en el cálculo toda vez que la fuente principal está arrojando errores. Es pertinente mencionar que para la vigencia 2013 la entidad ya cuenta con un Tablero de Control Regional, el cual ha sido estudiado reiterativamente en Comité Estratégico, permitiendo de este modo fortalecer los mecanismos de Evaluación y






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Monitoreo.

AC 1588 La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de seguimiento a los compromisos establecidos por la firma interventora C&M (Acta de reunión del 21 de septiembre de 2012). Regional

1) Reitero solicitud de envío de información vía correo electrónico al operador C&M SERTIC, 2) Revisión de los compromisos adquiridos en reuniones por los diferentes actores y requerimiento de su cumplimiento de manera oportuna. 3) Elaborar un cuadro en Excel para el control de los compromisos.


Las actividades implementadas son eficaces, en el seguimiento a los compromisos generados en reuniones y capacitaciones.


AC 1589 La entidad no implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: SUPERVISIÓN - Sin seguimiento periódico a los planes de mejoramiento resultado de las visitas de supervisión: Ejm: programa Adulto mayor contrato N° 1287 del 1/06/2012 con la corporación Valle solidario,CZ Buga.

1) Requerir a los asesores de modalidad estrategias de control a los seguimientos de incumplimientos identificados en visitas a unidades de servicio. 2) Verificación del cumplimiento de la estrategia de control con evidencias 3) A fin de estandarizar el mecanisco de control al seguimiento de las acciones de mejora por parte de los centros Zonales , desde la Oficina de Aseguramiento a la Calidad se remitira se dseñara y remitira formalmente formato

100 % actividades cumplidas

Concluye la eficacia y procedencia del cierre de la acción







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para el registro de las actividades de seguimiento que desarrolle el centro zonal a partir de los resultados de las visitas de verificacion de estándares e interventorías

AC 1590 La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. Ej.: C.Z. Suroriental, CZ Jamundi,CZ ladera,CZ Nororiental.

1) Durante las visitas a Centros Zonales realizar talleres de refuerzo en acciones de mejora 2) Fortalecer la capacitación al grupo promotor épico en el trámite de acciones de mejora y manejo del aplicativo isolución 3) Sensibilización a través de diferentes medios hacia el uso de los instrumentos SNC / NCS 4) Intervención en comité estratégico ampliado en sensibilización sobre acciones de mejora. 5) Sensibilización a través de diferentes medios hacia el uso de los instrumentos SNC / NCS. 6) Definir los indicadores a utilizar en la evaluación de desempeño de Centros Zonales y Grupos. 7) Asignar por parte de los Coordinadores de


Mediante la definición de responsables para apoyar en los CZs y Grupos la adecuada administración de las Acciones de Mejora, se apunta a la causa relacionada con la Multiplicidad de tareas de los Coordinadores. Estableciendo de igual manera que el fortalecimiento en la capacitación a las personas definidas para este apoyo mediante la capacitación y definición clara de estrategias y alternativas que operativamente permitirán fortalecer la administración oportuna y adecuada de las acciones de mejora. En los Comités Estratégicos se vienen definiendo decisiones y compromisos para documentar acciones de mejora en los casos en que se detectan incumplimientos. De este modo evidenciando que se ha logrado fortalecer el desarrollo sistemático de las acciones de Mejora.

Cerrada 28/06/2013






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Grupos y Centros Zonales a un funcionario para que lidere la gestión de Acciones de Mejora y No Conformidades al interior de sus grupos y consolidar la información de la Regional. 8) En reuniones de Comité Estratégico definir la viabilidad de documentar Acciones Correctivas frente a los hallazgos identificados en los temas tratados.

AC 1591 La entidad no controla los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de calidad, por cuanto se evidenciaron documentos: - Al verificar en el aplicativo ISOLUCION se evidencia que no se encontraba anexa el acta del 24 de noviembre 2011 que soportan el tratamiento de la acción de mejora número 2548 de fecha 26 septiembre 2011, CZ Sur.

1) se subió al aplicativo ISOLUSION el día 27 de Septiembre del año en curso el acta del 24 de noviembre 2011 que soportaba el tratamiento de la acción de mejora número 2548 de fecha 26 septiembre 2011 2) Solicitar el fortalecimiento de la capacitación en el manejo de la aplicación ISOLUCION a la Coordinación del Grupo Planeación y Sistemas 3) Realizar sensibilización en el GOZ del Centro Zonal frente a la responsabilidad e importancia del trámite


Las actividades implementadas son eficaces, el CZ el conocimiento y los procedimientos alienados para el mantenimiento del SIGE.







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de acciones de mejora a nivel del centro zonal (Procedimientos, aplicativo, etc.) 4) Realizar seguimiento a las actividades de planes de mejora cotejando con las evidencias e ingreso de información en el aplicativo ISOLUCION 5) Solicitar el fortalecimiento de la capacitación en el manejo de la aplicación ISOLUCION a la Coordinación del Grupo Planeación y Sistemas 6) Realizar sensibilización en el GOZ del Centro Zonal frente a la responsabilidad e importancia del trámite de acciones de mejora a nivel del centro zonal (Procedimientos, aplicativo, etc.)

AC 1592 La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin reporte de avance en el TCP. CZ Jamundí, Nororiental

1) Remitir mensualmente a todos los Coordinadores de grupo y centros zonales, el reporte (descargado del SISPA) de avances del plan de acción regional Valle del Cauca, para su información y seguimiento

Cerrada






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- Sin reporte de avance en Plan de Acción. CZ Nororiental - Sin seguimiento al TCP Tablero de control de procesos. CZ Jamundí

2) Definir herramienta provisional para la realización del seguimiento a indicadores (automáticos SIM) hasta la implementación de la hta. Definida por la Subdirección de evaluación 3) Socialización bimensual en comité estratégico de los resultados reportados del plan de acción en SISPA 4) Brindar orientaciones para realizar seguimiento a procesos con base en indicadores (A nivel Regional y Centros Zonales) trimestralmente


La socialización permanente de los resultados del Plan de Acción y su estudio en los Comités permite a todos los líderes de procesos y a los CZs contar con adecuados métodos para el seguimiento al desempeño de los procesos. Los mecanismos de seguimiento al desempeño a los procesos definidos tanto por la entidad, así como por parte la Regional Valle permiten un adecuado seguimiento, toma de decisiones, articulación con el nivel nacional para solicitar ajuste a resultados en los casos que es necesario. Los Coordinadores de los CZs y el Director Regional participaron en el mes de Junio de 2013 de la reunión llevada a cabo en el nivel nacional sobre la II Revisión Estratégica en la que además de socializar los resultados de las Regionales, también se informa que se encuentra avanzada la implementación del Tablero de Control Regional. En su conjunto, tanto las acciones implementadas desde la Regional, como las directrices, lineamientos e instrumentación definidos por la entidad permiten establecer que se cuenta

Junio 28/2013






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con métodos apropiados para el seguimiento de los procesos, permitiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad tanto del Sistema Integrado como de los mismos procesos.

AC 1593 La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto se evidenciaron acciones: - Sin respuesta por parte del responsable. NCS No 2518 del 07 de septiembre de 2012, CZ Jamundí - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables NCS No 2243 del 30 de abril de 2012, con tratamiento 04 de mayo de 2012.CZ Jamundí - Sin registros de SNC. CZ Jamundí, CZ Nororiental. - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables: NCS No 2383 del 09 de septiembre CZ Nororiental

1) Subsanar la situación presentada en el hallazgo de forma inmediata respecto a: NCS No 2383 del 09 de septiembre CZ Nororiental 2) Documentar NCS a los Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales que durante los meses Nov y Dic no generen acciones de mejora. 3) Realizar retroalimentación mensual sobre el estado de las acciones de mejora a Coord. De Grupo, líderes de oficina y coordinadores centros zonales 4) Fortalecer la capacitación al grupo promotor épico en el trámite de acciones de mejora y manejo del aplicativo isolución 5) Intervención en comité estratégico ampliado en


Las actividades definidas e implementada permiten el control del procesos







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sensibilización sobre acciones de mejora 6) Realizar recomendación a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, para que el aplicativo isolución genere alertas periódicas (recordatorios) frente a las acciones de mejora y actividades vencidas.

AC 1595 La entidad no cuenta con la inclusión en su documentación del informe de valoración de riesgos ni el plan de tratamiento de los riesgos como se pudo evidenciar en siguiente muestra aleatoria: - Sin informe de valoración de riesgos, ni el plan de tratamiento de los riesgos en el proceso Gestión Financiera y Mejoramiento Continuo

1) Realizar memorando firmado por el Director Regional, solicitando directriz u orientaciones específicas para los riesgos del S.G.S.I. respecto a los activos de los procesos de la Regional Valle. 2) Realizar Análisis respecto a los niveles de alcance y responsables de tratamiento de los riesgos de SGSI recibidos por el nivel Nacional. 3) Se realizó la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos


Se puede establecer que se cuenta con valoración a los riesgos del SGSI y su plan de tratamiento. El resultado es eficaz.

Cerrada el 7/03/ 2013






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4) Realizar la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Administrativo. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos al alcance de Grupo Administrativo.

AC 1596 AI-SIGE2012-VA030 La entidad no estable un procedimiento documentado que defina los controles para definir las acciones de gestión necesarias para impedir el uso no previsto de los documentos obsoletos como se pudo evidenciar en siguiente muestra aleatoria: - Guía para el desarrollo del sistema de seguridad de la información - metodología de inventario, sin codificar en el sistema con diferentes logos

Remitir correo desde la cuenta del Director Regional informando sobre la publicación en la Intranet de la GUÍA PARA DESARROLLO DE INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS


Debido a que la elaboración, aprobación y publicación de documentos del SIGE corresponde al nivel Nacional, y la guía mencionada en el hallazgo fue remitida por dicho nivel, no se determina necesario adoptar Acciones correctivas a este respecto en la Regional Valle.


AC 1597 La Entidad no establece la identificación, el análisis, evaluación de los riesgos y la identificación y evaluación de las opciones de tratamiento de los riesgos a los activos de información como se evidencias en: -Sin identificación de riesgos a los activos de información del proceso Gestión Financiera y Mejoramiento Continuo evidenciados en los archivos magnéticos.

1) Realizar memorando firmado por el Director Regional, solicitando directriz u orientaciones específicas para la identificación y valoración de riesgos S.G.S.I. a procesos de la Regional Valle. 2) Se realizó la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el

100%

Con estas actividades se

Cerrada el






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nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Planeación y Sistemas. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos. 3) Realizar la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Administrativo. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos al alcance de Grupo Administrativo. 4) Subir al repositorio el mapa SGSI consolidado Regional Valle.


puede establecer que se cuenta con el análisis, evaluación, la identificación, de los riesgos del SGSI y su plan de tratamiento.

07/03/2013

AC 1598 La entidad no se evidencia el retiro de acceso a los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -No se evidencio el retiro de los derechos de acceso al correo interno institucional a la terminación del contrato del colaborador identificado con CC34524199 retirado el 31 de Julio de 2012 se evidencio y comprobó el 27 de septiembre

1) Solicitar orientación a la DGH, sobre el protocolo que se debe seguir para la desactivación o suspensión de las cuentas de usuario para acceso al correo institucional de los servidores públicos en caso de retiro, licencias no remuneradas o vacaciones. 2) Proyectar


Las actividades implementadas son eficaces, en el seguimiento a los compromisos generados en reuniones y capacitaciones.

Cerrada 07/03/ 2013






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de 2012. comunicación dirigida a los Supervisores de Contratos solicitando el oportuno envío de las novedades presentadas con los contratistas, en cuanto al inicio y terminación de sus contratos, así como, el envío de la solicitud de servicios informáticos para la activación de las cuentas de usuario para acceso al correo institucional.

AC 1873 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO - Sin controles a las coberturas y permanencia de los beneficiarios en el programa RNA CZ Roldanillo, CZ Buenaventura. - Sin control eficaz de visitas domiciliarias a las familias de los NN que están en el programa de Recuperación Nutricional, CZ Tuluá, Roldanillo, Cartago, Buenaventura. - Sin evidencias de controles al cumplimiento de los compromisos de la ESE respecto de la adecuación del sitio de almacenamiento de las raciones. Ej el punto del Cairo Acta 15 de agosto 2012. ASISTENCIA TECNICA - Sin evidencia de acciones para acompañar y asesorar a las

1) Solicitar a los Coordinadores de centros Zonales el envío de informe en el que den cuenta de las acciones realizadas para la corrección a cada uno de los aspectos incluidos en este hallazgo 2) Remitir memorando a los CZ dando instrucciones para el funcionamiento del programa, indicando realizar capacitación al inicio de la modalidad con los AE institucionales especificando sus responsabilidades en el desarrollo de la misma. 3) Realizar Grupo de estudio con las nutricionistas asesoras de la modalidad donde se aborden los

100% actividades cumplidas – Reformulada sin plan de acción


Plan de acción definido sin concepto de del solicitante -Dentro de términos






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entidades contratistas en la .ejecución del programa de RNA- CZ Buenaventura. - Sin gestión interinstitucional con los organismos de Salud para la inclusión de NN en los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad CZ Buenaventura.

lineamientos. 4) Dar la directriz a los Centros Zonales para que en el Plan de Asistencia Técnica Zonal incluyan las acciones necesarias de asistencia técnica, acompañamiento, asesoría y supervisión tanto a la entidad contratista como a puntos, lo cual garantice el funcionamiento del programa. 5) Solicitar a los CZ el envío de los Planes de Asistencia Técnica para la verificación de la inclusión de las orientaciones brindadas con respecto a la modalidad. 6) Solicitar al Grupo Jurídico incluir en las obligaciones contractuales la realización de las visitas a familias como responsabilidad del operador.

AC 1940 La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS -

1) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el



Dentro de términos






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Espacio inadecuado para atención inicial al ciudadano CZ Tuluá. - Espacios inadecuados para la atención de los usuarios (sin accesibilidad para personas en condiciones de discapacidad): CZ Sevilla, CZ Tuluá- - Espacio insuficiente para el archivo CZ Sevilla, CZ Tuluá. - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación, falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Ej.: Archivo de gestión CZ Tuluá, CZ Sevilla - Hacinamiento oficinas (Of Nutrición, Gestión y servicios) CZ Tuluá. - Infraestructura inadecuada (Humedades, sin persianas, sin ventilación adecuada, sin mantenimiento-pintura) CZ Sevilla. - Cuarto técnico sin aire acondicionado CZ Sevilla - Sin línea telefónica en los dos puntos de los responsables del proceso de Gestión de Atención y Servicios. CZ Cartago.

almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. Se solicitará igualmente informar sobre el estado y condición de los sitios para almacenamiento (ventilación, iluminación, entre otros) 2) Enviar solicitud a la Dirección Administrativa del ICBF Sede Nacional con el fin de tener en cuenta los requerimientos específicos del hallazgo de la Regional Valle. 3) Reiterar las necesidades de recursos suficientes en materia de infraestructura (adecuación y mantenimiento), compra de aires acondicionados y Unidades Técnicas de Residuos Sólidos. 4) Plantear la necesidad de puestos de trabajo a la Dirección






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Administrativa. 5) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías, elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012.

AC 1941 La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en la defensoría CZ (s) Tuluá, Sevilla, Cartago. - Sin apoyo para el desarrollo de las actividades logísticas para la articulación del SNBF CZ Sevilla

1)Proyectar comunicación, reiterando la necesidad de proveer los cargos de los perfiles psicosociales para completar los equipos de defensoría. 2) Solicitar a los centros zonales actualizar las necesidades de profesional de perfil psicosocial. 3) Consolidar la información de las necesidades de profesionales de perfil psicosocial de los CZ.


Se decide la pertinencia del cierre de la AC, teniendo en cuenta que según el plan definido la entidad paulatinamente ha fortalecido los equipos de trabajo en los Centros Zonales en las defensorías.

Cerrada 28/06/2013






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Resultados de la auditoría externa al Sistema Integrado de Gestión

El día 14 de Marzo de 2013, se realizo la auditoria complementaria a la auditoria de otorgamiento realzada el 4 y 5 de diciembre de 2012, en esta oportunidad ninguno de los procesos fue auditado en la regional Valle del Cauca. Teniendo en cuenta que los informes de la auditoria complementaria fueron presentados por el ente auditor de manera consolidada a nivel nacional, incluyendo los resultados de la auditoría en

No de Hallazgo Núm. Estado GRUPO RESPONSABLE Proceso Fecha prevista de cierre

AI-SIGE2012-VA002.

FASE II

1941 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 30-jun-13

AI-SIGE2012-VA003-

FASE II

1940 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 15-nov-13

AI-SIGE2012-VA006-

FASE II

1873 Abierta GRUPO ATENCION POR CICLOS DE VIDA Y

NUTRICION

GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN 26-oct-13

AI-SIGE2012-VA032 1598 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-ene-13

AI-SIGE2012-VA031 1597 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-abr-13

AI-SIGE2012-VA030 1596 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-dic-12

AI-SIGE2012-VA029 1595 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 15-feb-13

AI-SIGE2012-VA028 1594 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-dic-12

AI-SIGE2012-VA027 1593 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-may-13

AI-SIGE2012-VA026 1592 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-jun-13

AI-SIGE2012-VA025 1591 Cerrada CENTRO ZONAL SUR MEJORAMIENTO CONTINUO 28-feb-13

AI-SIGE2012-VA024 1590 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-jun-13

AI-SIGE2012-VA023 1589 Cerrada ASEGURAMIENTO A ESTANDARES ASEGURAMIENTO A ESTANDARES 30-mar-13

AI-SIGE2012-VA022 1588 Cerrada ASEGURAMIENTO A ESTANDARES ASEGURAMIENTO A ESTANDARES 28-feb-13

AI-SIGE2012-VA021 1587 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN 30-abr-13

AI-SIGE2012-VA020 1586 Abierta OFICINA DE GESTION DE SERVICIO Y ATENCION AL

CIUDADANO

GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

30-jul-13

AI-SIGE2012-VA019 1585 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 15-mar-13

AI-SIGE2012-VA018 1584 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 28-feb-13

AI-SIGE2012-VA017 1583 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 30-may-13

AI-SIGE2012-VA016 1582 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 30-jun-13

AI-SIGE2012-VA015 1581 Cerrada GRUPO FINANCIERO GESTIÓN FINANCIERA 30-abr-13



AI-SIGE2012-VA012 1578 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA 30-abr-13

AI-SIGE2012-VA011 1577 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 31-jul-13

AI-SIGE2012-VA010 1576 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 30-nov-13

AI-SIGE2012-VA006 -

AI-SIGE2012-VA007

1574 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 15-dic-12

AI-SIGE2012-VA005 1573 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 30-may-13

AI-SIGE2012-VA004 . 1572 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 15-dic-12

AI-SIGE2012-VA003 1571 Vencida GRUPO DE PROTECCION GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN 30-abr-13

AI-SIGE2012-VA002 1570 Abierta GRUPO ATENCION POR CICLOS DE VIDA Y

NUTRICION

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA

PRIMERA INFANCIA

15-oct-13

AI-SIGE2012-VA001 1569 Abierta GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 30-oct-13

2 6% 25 79%

29 88% 6 18%

2 6% 1 3%VENCIDAS

CORTE A DICIEMBRE DE 2012 CORTE A JUNIO 2013

RESUMEN ESTADO AC PLAN DE MEJORAMIENTO

CERRADAS

ABIERTAS EN TERMINOS






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los 4, se relacionan el estado final de las no conformidades resultantes de este ejercicio a nivel nacional, dada la imposibilidad de criminar dichas no conformidades de manera individua para la regional.

EJE NO CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTION

CANTIDAD

MAYORES MENORES

CALIDAD Detectadas en esta auditoria 3 5

Pendientes de solución de la anterior auditoria

0 6*

Pendientes solucionadas en esta auditoria

0 3

Total pendientes 3 8

SSGI Detectadas en esta auditoria 3 13


NA NA


3 0


AMBIENTAL Detectadas en esta auditoria 6 2


NA NA


6 0


SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Detectadas en esta auditoria 6 1


0 0


6 0


Total pendientes del SIGE 3 24

A continuación se relacionan los hallazgos presentados específicamente en la Regional Valle (Sede Regional, Centro Zonal Palmira y Unidad aplicativa Visitada) en los ejes calidad, ambiental, y seguridad y salud ocupacional, incluyendo el plan de acciones definido de manera consolidada a nivel nacional, liderado por los dueños de proceso en el nivel nacional y que cobija a la Regional Valle del Cauca.






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# DESCRIPCIÓN

DE LA NO CONFORMIDAD

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE

IMPLEMENTACIÓN

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA

DE LA IMPLEMENTACIÓN

3.

No se evidencia el control operacional para los servicios suministrados por contratistas. No se realiza un control eficaz sobre los aspectos ambientales significativos identificados por el ICBF. No se evidencia el control operacional para los equipos de atención de emergencias Evidencia No se ha realizado mediciones lumínicas en la sede principal, regional valle, Atlántico, Bogotá VALLE

De los contratistas de prestación de servicios médicos no se evidenció la licencia de salud ocupacional de los Comfandi CENTRO ZONAL PALMIRA

Escalera usada por el personal de aseo (empresa contratista) sin uno de los peldaños y no se evidencia su inspección y aprobación de uso. La persona que maneja el archivo sin sus zapatos de seguridad. Bienestarina almacenada sin cumplir con los lineamientos de almacenamiento (junto a la

ISO 14001, OHSAS 18001: 4.4.6

1. Verificar el adecuado etiquetado, almacenamiento de los productos químicos y sus hojas de seguridad de acuerdo a los términos contractuales. Fecha: 28 de febrero de 2013 2. Exigir al contratista y verificar mediante inspección el almacenamiento y disposición final de los residuos generados en el servicio de aseo, según las hojas de seguridad. Fecha: 28 de febrero de 2013 3. Asignación de recursos a la Regional y ejecución del mantenimiento locativo. Fecha: 28 de febrero de 2013

4. Exigir al contratista y verificar mediante inspección el uso de los elementos de protección personal, de acuerdo a los términos contractuales Fecha: 28 de febrero de 2013 5. Realizar el mantenimiento a las instalaciones eléctricas en la sede: cocina primer piso de la Dirección de Planeación, toma eléctrica en el almacén, y tomas eléctricas cercanas al tanque de almacenamiento de ACPM. Fecha: 28 de febrero de 2013

6. Gestionar la intervención para el arreglo de los baños identificados

1. Definir los criterios operacionales ambientales y de s&so. Fecha: 31 de diciembre de 2012 2 Incluir los criterios

ambientales y de s&so en los contratos. Fecha : 28 de febrero de 2013

3 Socializar los criterios ambientales y de s&so que se deben incluir en los contratos SMO Fecha: 30 de enero de 2013

4 Realizar supervisión y control efectiva en el cumplimiento de las clausulas contractuales en ambiental y s&so, a través de inspecciones al desarrollo de las actividades de los operadores (informes y evidencias) Fecha: 14 de Marzo 2013 1. Involucrar recursos en la contratación de ingenieros ambientales en regionales, formación ambiental de los colaboradores en el ICBF e igualmente en la gestión de residuos sólidos en el ICBF en todo el país 2. Asignar recursos a las Regionales para implementación del Plan de Gestión Ambiental, específicamente para la gestión de residuos sólidos.

3. Identificar e incluir los riesgos ambientales y las instrucciones en los






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pared, en desorden con papeles, balanzas que no se utilizan) En el CZ Palmira se encontraron en el botiquín suero vencido No se evidencia botiquines con todos los elementos para la atención de primeros auxilios en CZ Palmira, No se cuenta con amarres para la camilla del Centro Zonal

con la aseguradora QBE Fecha: 30 de marzo de 2013 7. Adelantar por parte de la Regional el proceso de contratación del servicio de aseo de acuerdo con los lineamientos emitidos desde la Dirección Administrativa Fecha: 28 de febrero de 2013 8. Inclusión y socialización de las clausulas contractuales en ambiental y syso para los contratos de obra publica Fecha: 28 de febrero de 2013 9. Programar y realizar las mediciones lumínicas en estas sedes durante el primer trimestre del año. Fecha: 30 de Marzo de 2013 10. Elaborar las hojas de seguridad y sus instrucciones de uso, incluyendo la descripción de los controles para las personas. Fecha: 31 de Enero de 2013 11. Solicitar y verificar las licencias de salud ocupacional de los contratistas de prestación de servicios médicos de los CONFANDI Fecha: 31 de Enero de 2013 12. Solicitar y verificar el retiro y eliminación de los medicamentos en todos los botiquines. Fecha: 31 de Enero de 2013 13. Proveer a las sedes de botiquines portátiles y estaciones de emergencia. Fecha: 28 de Febrero de 2013 14. Limpieza y

planes de preparación y respuesta ante de emergencias Fecha: 28 de febrero de 2013 4. Contratar para cada regional de un profesional con perfil en S&SO, Contratar profesionales ambientales en las Regionales, fortalecer la competencia de los Coordinadores Administrativos y Profesionales Épico en las Regionales en el tema ambiental Fecha: 30 de marzo de 2013 5. Capacitar a los coordinadores administrativos, profesionales y promotores EPICOS, brigadistas e integrantes de COPASO para mejorar las competencias en ambiental y S&SO Fecha: 29 de marzo de 2013 6. Revisar y retro alimentar los Planes de Gestión Ambiental de las 33 Regionales y de la sede de la Dirección General, de acuerdo con los aspectos ambientales significativos y requisitos legales regionales y locales. Fecha: 14 de marzo de 2013 7. Formular los diagnósticos de caracterización de residuos sólidos, como fase 1 del programa de manejo de residuos sólidos en las 15 regionales objeto de auditoría. Fecha: 14 de Marzo de 2013






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aplicación de estrategia de orden y aseo en las bodegas de los Centros Zonales. Fecha: 31 de Enero de 2013 15. Almacenamiento de la Bienestarina cumpliendo con los requisitos exigidos por el ICBF en la “guía sobre buenas prácticas de manipulación de alimentos en las bodegas y sitios de almacenamiento ICBF”. Fecha: 31 de Enero de 2013 16. Realizar una aplicación y organización adecuada de los residuos electrónicos. Fecha: 31 de Enero de 2013

8. Realizar seguimiento mensual a la ejecución de los Planes de Gestión Ambiental Fecha: 14 de Marzo de 2013 9. Adecuar cuartos de almacenamiento temporal de residuos y acondicionamiento de contenedores en las oficinas Regionales y Centros Zonales. 10. Coordinar con la ARL la programación y realización de mediciones lumínicas una vez al año en todo el país. Fecha: 15 de enero de 2013

11. Analizar los resultados obtenidos en las mediciones. Fecha: A partir del 29 de marzo de 2013 12. Proyectar un plan de trabajo para implementar los correctivos a los que hubiera lugar. Fecha: A partir del 29 de marzo de 2013

14. Verificar que todos los contratistas de prestación de servicios médicos cuenten con licencia de salud ocupacional. Fecha: 15 de marzo de 2013 13. Gestionar que en los procesos de contratación y supervisión, se incluya la solicitud y verificación de las licencias de salud ocupacional para los contratistas de prestación de servicios médicos. Fecha: 15 de enero de 2013






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14. Incluir en las Listas de Chequeo de las inspecciones, la revisión de los botiquines y las estaciones de emergencia. Fecha: 15 de enero de 2013 15. Informar sobre la disposición y uso adecuado de los botiquines y estaciones de emergencia. Fecha: 31 de enero de 2013

1. 18. Realizar inspección semanal con aplicación de lista de chequeo a la bodega del Centro Zonal.

2. Fecha: A partir del 27 de diciembre de 2012 al 30 de diciembre de 2013

3. 4. 19. Sistematización de la

programación de bienestarina (con el objeto de registrar y controlar inventarios y fechas de vencimiento).

2. Fecha: 30 de abril de 2013

20. Apoyo a la programación y supervisión mediante la contratación de Tecnólogos en las 33 regionales a nivel Nacional

3. Fecha: 30 de mayo de 2013

21. Elaboración de Prueba piloto “Control de inventarios” en una de las regionales, para llevar a cabo la trazabilidad desde la producción hasta la entrega final al Beneficiario

4. Fecha: 30 de septiembre de 2013 1. Complementar el procedimiento de gestión






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de bienes inservibles, con el manejo de residuos electrónicos, socializarla y comenzar a implementarla en los puntos de atención del ICBF. Fecha: 14 de marzo de 2013

4.

No se evidencia que se hayan identificado los aspectos ambientales de todas las actividades y servicios que son prestados por el ICBF en las sedes incluidas dentro del alcance de esta certificación

1. Ajustar la matriz de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales de la sede de la Dirección General, teniendo en cuenta los aspectos asociados al almacenamiento de combustible, poda de árboles, control de plagas y roedores, disposición temporal de basuras en los contenedores, actividades de vigilancia y el uso de baterías y la generación de residuos peligrosos por parte de los vigilantes. Fecha: 31 de Enero de 2013 2. Ajustar la matriz de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales de la sede regional Santander, teniendo en cuenta los Aspectos asociados al control de plagas, y actividades temporales de disposición de arena en el parqueadero por parte de contratistas Fecha: 31 de Enero de 2013

1. Revisar documentación y ajustar el procedimiento PR08.PE02. Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales, en coordinación con Gestión Administrativa, vinculando los criterios faltantes de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, asociados a la gestión de los contratistas y proveedores de servicios externos al ICBF Fecha 18 de enero de 2013 1. Ajustar en el nivel nacional las matrices de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales e igualmente los aspectos ambientales asociados a la gestión de los contratistas y proveedores de servicios externos al ICBF en todos los macroprocesos del ICBF Fecha 28 de febrero de 2013 2. Contratar ingenieros ambientales en las Regionales, fortalecer la competencia de los Coordinadores Administrativos y Profesionales Épico en las Regionales en el tema ambiental y SYSO 3. Definir y realizar seguimiento a los controles operacionales requeridos






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para la administración de los aspectos e impactos, identificados y valorados e involucrarlos en los Planes de Gestión ambiental estructurados en los 33 Planes de Gestión Ambiental Regional y en el Plan de Gestión Ambiental de la Dirección General. Fecha: 14 de Marzo de 2013

4. Implementar estrategia de comunicación de aspectos e impactos ambientales con las partes interesadas (colaboradores, operadores, entidades ambientales y visitantes). Fecha: 14 de Marzo de 2013

No se evidencia la identificación de todos los peligros y aspectos ambientales de todas las actividades y servicios que son prestados por el ICBF en las sedes incluidas dentro del alcance de la certificación

ISO 14001 y OHSAS 18001:4.3.1

3. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros del proceso de Abastecimiento. Fecha: 28 de febrero de 2013

4. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros de la Regional y sus Centros Zonales. Fecha: 28 de febrero de 2013

5. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros de la Regional y sus Centros Zonales. Fecha: 28 de febrero de 2013

5. Realizar mesas de trabajo con la Subdirección de Mejoramiento y la Dirección Administrativa para ajustar la metodología para la identificación de Riesgos y Peligros. Fecha 15 de enero de 2013

6. Capacitar a los profesionales S&SO para el levantamiento de la información de Riesgos y Peligros en las diferentes sedes. Fecha 31 de enero de 2013

7. Valorar todos los riesgos ICBF en todas las sedes, en todas las matrices, los cuales deben ser clasificados por riesgos que acarrean enfermedad y los que corresponden a accidentalidad (8 riesgos en total identificados para






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el ICBF). Fecha 28 de febrero de 2013 8. Identificar los riesgos del personal externo, visitantes y contratistas en general (aseo y cafetería, servicios generales, mantenimiento, etc.). Fecha 28 de febrero de 2013 9. Realizar la identificación de los riesgos y peligros de manera relacionada con las actividades rutinarias y no rutinarias que se desarrollan en las diferentes sedes y los diferentes cargos. Fecha 28 de febrero de 2013 10. Definir los controles operacionales requeridos para la administración de los riesgos y peligros S&SO. Fecha 15 de enero de 2013 11. Validar la información suministrada por las Regionales. Fecha 15 de marzo de 2013 12. Definir plantilla de seguimiento de controles operacionales Fecha 31 de enero de 2013 13. Realizar seguimiento a la implementación de los controles operacionales. Fecha: 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre de 2013 y 15 de enero de 2014.

14. Implementar estrategia






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de comunicación de riesgos con colaboradores y visitantes. Fecha A partir del 15 de enero de 2013

5.

No se evidencia la generación de acciones preventivas y correctivas fuera de auditorías internas No se toman acciones preventivas cuando se está en riesgo el cumplimiento de un indicador. No se tienen registros de las acciones que se toman cuando se incumplen disposiciones planificadas por el Instituto Evidencia En las siguientes regionales no se evidencia AP y Correctivas diferentes de auditoría interna en las Regionales Bogotá, Valle

ISO 14001, OHSAS 18001: 4.5.3.2 ISO 27001: 8.3

1. Formular acciones de mejora como respuesta al análisis de los datos obtenidos por las entradas en la Revisión por la Dirección, los indicadores y objetivos, resultados de los mapas de riesgos, de las encuestas de satisfacción y los resultados de auditoría. Fecha 31 de enero de 2013

1 .Revisar aplicativo Isolución y procedimientos de acciones de mejora. Fecha 31 de enero de 2013 2. Sensibilizar, Capacitar en el manejo de las acciones de mejora y evaluar la efectividad de dicha capacitación Fecha 28 de febrero de 2013 3. Promover e Incentivar a los colaboradores en la identificación de los problemas y la solución a través de acciones de mejora. Fecha 28 de febrero de 2013 4. Realizar capacitación con ente externo sobre acciones de mejora (redacción y tratamiento) a la oficina de Control Interno y Subdirección Mejoramiento Organizacional. Fecha 14 de Marzo de 2013 5. Formular y desarrollar permanentemente acciones de mejora como respuesta al análisis de los datos obtenidos por las entradas en la Revisión por la Dirección y los resultados de auditoría. Fecha A partir del 31 de enero de 2013

6. Tramitar acciones y dar cierre a las no conformidades generadas






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en auditoría interna. Fecha A partir del 31 de enero de 2013 7. Realizar seguimiento a la gestión y cierre efectivo de las acciones. Fecha A partir del 31 de enero de 2013

7

No se evidencian programas de gestión Evidencia No cuentan con PVE en ninguna regional Programa psicosocial

OHSAS 18001:4.3.3

1. Construcción del programa de vigilancia epidemiológica en riesgo psicosocial, ergonómico y cardiovascular. Gestión Humana Febrero 28 de 2013

1. Definir el cronograma de implementación de los Programas Psicosocial y de Vigilancia Epidemiológica. Fecha: Marzo 15 2. Seguimiento a la Implementación de los Programas Psicosocial y de Vigilancia Epidemiológica. Fecha: Desde Abril 1 hasta Diciembre 31 de 2013 3. Definir la Metodología para medir el impacto del Plan de Vigilancia Epidemiológica y del Programa Psicosocial. Fecha: Desde 30 de Abril de 2013

4. Evaluar el impacto de las acciones de los planes. Gestión Humana Fecha: 30 de Septiembre de 2013

8

No se evidencia la definición de la competencia con base en formación y habilidades para el esquema de 18001, 14001 y 27001 acorde a las funciones a realizar. Evidencia No se cuenta con la formación en temas de seguridad industrial y salud ocupacional, medio ambiente y seguridad de la información de todo el personal incluidos brigadistas

ISO 14001, OHSAS18001: 4.4.2 ISO 27001:5.2.2

1. Revisar todos los perfiles que tengan responsabilidades, rendición de cuentas y funciones en los ejes del sistema integrado (Desde el Director General, Regionales, y coordinador del Centro Zonal y del personal que labora en términos de seguridad y salud ocupacional, ambiental, seguridad de la información y calidad), e Incluir en el Manual de Funciones el perfil y responsabilidades. Fecha: 28 de Febrero 28 de 2013

1. Definir profesiograma por cargos. Fecha 28 de febrero de 2013 2. Realizar capacitación a los líderes de la implementación del S&SO, Ambiental, Calidad y Seguridad de la Información, incluidos los brigadistas en temas relacionados con Gestión de riesgos, manejo de residuos y sustancias peligrosas; identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales (Representante de la






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Dirección y Subdirector de Mejoramiento en temas de fundamentos de sistemas integrados de gestión). Fecha 29 de marzo de 2013 1. Revisar todos los perfiles que tengan responsabilidades, rendición de cuentas y funciones en todos los ejes del Sistema Integrado de Gestión, partiendo de todos los niveles directivos en todas las sedes y coordinaciones de cz, entre otros. Fecha 29 de marzo de 2013

2. Realizar encuentro de Profesionales EPICO y S&SO para fortalecer conocimientos de S&SO y Ambiental Fecha: Primera semana de Febrero de 2013 3. Identificar, gestionar y replicar en toda la entidad, las buenas prácticas en materia de S&SO y Ambiental. Fecha: 15 Enero a Diciembre 30 de 2013

4. Verificar la inclusión de los componente Ambiental, SYSO y seguridad de la información en el proceso de inducción Fecha: Marzo de 2013 Julio 2013

9

El procedimiento para

identificar situaciones

potenciales de emergencia

y accidentes potenciales,

no incluye la variable

ambiental, y no se ha

determinado la forma de

atender dichas situaciones.

ISO 14001: 4.4.7

1. Definir

procedimiento para atención

de derrames de

combustibles y revisar el

requerimiento de equipos y

elementos asociados a las

hojas de seguridad de los

productos químicos

utilizados.

Fecha: 28 de febrero de

1. Identificar los riesgos ambientales.

Fecha: 28 de febrero de 2013

2. Incluir los riesgos ambientales y las instrucciones en los planes de preparación y respuesta ante de emergencias. Fecha: 14 de Marzo de






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Evidencia

El procedimiento de

atención de emergencias,

está enfocado solamente a

la parte de seguridad

industrial y salud

ocupacional.

2013

2013 2. Capacitar a las Regionales y Centros Zonales los riesgos ambientales. Fecha: 30 de julio de 2013

11

El procedimiento documentado no estable los controles necesarios para asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución Evidencia El procedimiento de elaboración y control de documentos PR5 MPE2 versión 10, del 29 de junio de 2012, no define los controles necesarios para asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución

ISO 9001 NTCGP1000 4.2.3

1. Actualizar procedimiento de Elaboración Y control de Documentos con las actividades que se realizan desde la oficina de Jurídica con respecto a los cambios que se presentan en la normativa aplicada al ICBF y la divulgación a los responsables de su aplicación. Fecha: 30 de Enero de 2013

1. Revisar y ajustar conforme a los debes de la norma el procedimiento de Elaboración Y control de Documentos. Fecha 30 de Enero de 2013

2. Socializar a los colaboradores del ICBF el procedimiento actualizado de Elaboración y control de Documentos ajustado con todos los debes de la norma. Fecha 10 de Febrero de 2013

13

Los resultados del seguimiento y medición de los procesos no se encuentran disponibles y difundidos de manera permanente en la página electrónica, para facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas. Evidencia

GP 1000: 8.2.3

1. Subir a la página Web www.icbf.gov.co link indicadores, los resultados del seguimiento y medición de los procesos evidenciados en el informe de procesos con corte Diciembre 2012. Fecha: 21 de Enero de 2013

1. Revisar y ajustar la estructura del portal WEB definida por la Estrategia de Gobierno en Línea. Fecha: 30 de Enero de 2013. 2. Definir la estructura de información del Sistema Integrado de Gestión que debe ser publicada en la página WEB de la entidad.

http://www.icbf.gov.co/






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Aunque en la página web de la entidad se establece un link de los indicadores, no se pudo evidenciar la publicación de los resultados del seguimiento al desempeño de los procesos de manera permanente.

Fecha: 30 de Enero de 2013.

3. Definir el procedimiento para la administración y publicación de información del Sistema Integrado de Gestión en la página web www.icbf.gov.co Además se busca coordinar con la oficina de comunicaciones la identificación de la información relacionada con el desempeño de procesos que se debe o no publicar en la página Web. Fecha: 28 de febrero de 2013

14

Los equipos de medición no se calibran y verifican a intervalos planificados. El equipo de medición no se protege contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento Evidencia Durante la auditoría realizada a la Regional Valle, se encontró inadecuada manipulación de los equipos de medición (básculas y metros) utilizados en la toma de peso y estatura en los niños que son atendidos en el Instituto. En visita realizada al CDI de Palmira, se encontró sin calibrar la báscula utilizada para evaluar el peso de los niños del programa de prevención en nutrición y la cinta métrica en mal estado.

ISO 9001 y GP 1000 7.6

1. Aplicar la guía de metrología en los Centros Zonales y Unidades de Servicio Fecha: 30 de Abril de 2013

1.Capacitación durante el 2013 a todos los profesionales en nutrición y demás áreas relacionadas con la implementación de la guía metrológica Fecha: 30 de Abril de 2013 2. Revisión en los CZ de la implementación de la guía metrológica Fecha: 30 de Junio de 2013 3.Revisión en los CZ del uso de los equipos antropométricos calibrados entregados a las regionales Fecha: 30 de Abril de 2013. 4. Definir acciones con la Dirección de Primera Infancia para la implementación y seguimiento de la guía metrológica en los operadores de los programas de primera infancia Fecha: 30 de Junio de 2013

5. Implementación del plan de metrología de la Dirección de Primera Infancia Fecha: 30 de Septiembre

http://www.icbf.gov.co/






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de 2013 1. Elaborar Plan de Calibración de Equipos antropométricos entregados en el año 2010. Fecha: 30 de marzo de 2013

15

No se evalúan las acciones tomadas, en términos de su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad Evidencia No se encontró evidencia de la evaluación de capacitación realizada durante el año 2012 en la sede central y regionales, en términos de su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestión de la calidad

GP 1000 6.2.2

1. Definir y aplicar la metodología para la evaluación de la eficacia, eficiencia o efectividad de las capacitaciones sobre el Sistema Integrado de Gestión Fecha: 28 de febrero de 2013

1. Revisión y adecuación del Procedimiento PR2.MPA1.P1 Formulación y Ejecución Plan de Capacitación. Fecha: 16 de Enero de 2013

2. Diseño de la Metodología e instrumento de Evaluación de la eficacia, eficiencia o efectividad de las Capacitaciones. Fecha: 21 de Enero de 2013 3. Socialización del Procedimiento y de la metodología e instrumentos para medir la eficacia, eficiencia o efectividad de las Capacitaciones Fecha: 25 de Enero de 2013

4. Realizar seguimiento a la implementación del procedimiento y metodología en la Dirección General y Regionales. Fecha: 15 de marzo de 2013

Es válido recalcar que los informes de la auditoria complementaria concluyen sobre los siguientes aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión y sobre las siguientes oportunidades de mejora.






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ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION

La asignación de recursos para el año 2013 por parte de la nueva dirección, con el fin de fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad, la implementación del sistema para las normas ISO 27000, ISO 14001 Y OSHAS 18001 y la prestación de los diferentes servicios. La revisión por la dirección desarrollada en las regionales que se realiza de manera independiente de la General: Por el contenido de la misma, enfatizando en la mejora continua de cada uno de los procesos. Se destaca la participación de todos los colaboradores, quienes aportan a la toma de decisiones. El mapa estratégico, el cual se elaboró teniendo en cuenta los lineamientos del plan nacional de desarrollo, alineado con la política y estrategia del sector. Se destaca el cambio del modo de trabajo, con un enfoque conceptual y estratégico orientado al desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias. Se destaca la gestión adelantada por la entidad como ente rector del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, a través de la promoción en la formulación, implementación, evaluación y seguimiento de los planes, programas, proyectos y estrategias relacionadas con las políticas públicas de infancia y adolescencia, en los ámbitos nacional, territorial y local, con la finalidad de orientar las acciones hacia el logro de condiciones sociales, económicas, políticas, culturales y ambientales que brinden más y mejores oportunidades a la población colombiana, especialmente a la niñez El cambio del mapa de procesos dando importancia a los clientes y usuarios, rodeados de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, los cuales hacen posible cumplir con las necesidades y requisitos. El componente de alimentación y nutrición del programa de Hogares ICBF, el cual ofrece entre el 50% y el 70% de las recomendaciones diarias de calorías y nutrientes, acciones de seguimiento al estado nutricional y educación alimentaria y nutricional a los niños y sus familias, con el fin de contribuir a garantizar hábitos y estilos de vida saludable. Se resalta el proyecto de diferenciación de las dietas por regionales y seccionales en el programa de nutrición. La nueva modalidad de atención que ofrece el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de la creación de los Centros de Desarrollo Infantil, con la alianza público-privada, identificándose con la estrategia nacional de Cero a Siempre, orientada a mejorar la calidad de vida de la primera infancia. De Cero a Siempre” comprende los componentes de salud, nutrición, educación inicial, cuidado y protección con criterios de calidad, para potenciar de forma adecuada las diferentes dimensiones del desarrollo infantil temprano con acompañamiento de la familia como núcleo primario de cuidado y protección. La política integral de desarrollo y protección social, porque toma un papel relevante para la garantía de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y sus familias; en cuanto a la






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promoción social, para el avance en la superación de la pobreza extrema en el país y para la consolidación de la paz. La Fiesta de la Lectura: Se destaca la estrategia desarrollada por el ICBF, a través de socios nacionales (Fundalectura y Espantapájaros) y cooperantes internacionales ((Embajada de Francia, Fundación Renaítre, Asociación Arc en Ciel – Arcoíris y la República Federal de Alemania), con el Con el fin de enriquecer y cualificar las prácticas formativas en las diferentes modalidades de atención, potenciando el desarrollo de los lenguajes, las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y niñas desde la Primera Infancia. El programa social “Los desayunos Infantiles con Amor – DIA”, el cual tiene como objetivo contribuir a mejorar la alimentación y nutrición de niños y niñas con edades comprendidas entre los 6 meses a 4 años y 11 meses, pertenecientes a familias del nivel 1 y 2 del SISBEN, mediante la entrega de un desayuno que complementa su alimentación diaria. El programa de alimentación PAE, el cual ha contribuido a mejorar el desempeño académico, promover el ingreso y la permanencia en el sistema educativo y promover la formación de hábitos alimentarios saludables. Durante la vigencia 2011 se beneficiaron 4.076.822 escolares entre los 6 y los 17 años de edad. La continuidad durante el año 2012 en el fortalecimiento del sistema de seguimiento nutricional en los niveles regional, zonal y municipal, el cual, apoyado con la educación nutricional a todas las familias y la complementación alimentaria de los programas, lo cual incidirá en mayor proporción y de forma positiva en el mejoramiento de su situación de salud y nutrición, siendo una condición de avance en términos de desarrollo social de nuestro país. La actividad desarrollada por los Defensores de Familia a través de actuaciones administrativas en las diferentes unidades de los centros zonales, en donde se han atendido niños, niñas y adolescentes, con el fin de restaurar la integridad de sus derechos que le han sido vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior, perspectiva de género, exigibilidad de derechos, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado. La articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar – SNBF, en el cual el ICBF ha tenido una participación relevante al fortalecer la estructura y funcionamiento del sistema, mejorar la coordinación nacional y desarrollar la asistencia técnica a los entes territoriales. En este punto se destaca la asistencia técnica a Municipios y Departamentos para la inclusión de los temas de infancia y adolescencia en los planes de desarrollo territoriales, entrega de recomendaciones específicas a 767 Planes de Desarrollo de Entidades Territoriales y 367 recomendaciones generales para privilegiar la inclusión de los temas de infancia y adolescencia de forma adecuada y con criterios de eficacia, lo anterior con el apoyo de otras entidades adscritas al sistema nacional de bienestar familiar. Nutrición: Se resalta el software Metrix 21, utilizado en las diferentes Regionales, el cual ayuda en el control y manejo del servicio prestado, con el fin de determinar las desviaciones y puntos a trabajar como actas de compromisos.






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En la preparación y respuesta ante emergencia por el acompañamiento directo de la policía y Bomberos en el simulacro realizado el 17 de octubre del 2012 en la dirección de la regional Atlántico, con el escenario de explosión dada por atentado Terrorista, con el fin de facilitar las actividades para el desarrollo y evaluación del mismo. La participación activa en los Comités Locales para la preparación de emergencias y así mismo la participación de los jardines en los simulacros en el Centro Zonal Usaquén. La aprobación de una persona en cada regional para que se encargue de los asuntos relativos a seguridad y salud ocupacional permitirá dinamizar el sistema. La aprobación de una persona en cada regional al cual denominaron “profesional épico” que se encarga de asuntos relativos al acompañamiento y monitoreo de la implementación de buenas prácticas en la gestión de los procesos. Los acuerdos que se han realizado con el SENA para capacitar a los diferentes funcionarios en temas de Seguridad y Salud Ocupacional La iniciativa de variar la metodología para llevar a cabo la revisión por la dirección en la regional Antioquia, como un noticiero y entrevista, porque permite una mayor participación de todos los líderes de los procesos. El detalle, organización de cada una de las carpetas de contratación permite realizar revisiones y seguimientos oportunos a los diferentes contratistas. El despliegue y el trabajo en equipo realizado durante el año 2013 permite evidenciar que cuando se trabaja por el cumplimiento de metas se pueden lograr los resultados en poco tiempo. Las buenas prácticas heredadas del Sistema de Gestión de Calidad, se destacan porque reflejan los resultados del seguimiento analítico y la dinámica del control de servicio no conforme, les ha permitido también generar un nivel de detalle importante en la gestión por procesos. A partir de la planeación estratégica de tecnología de la información, elaboraron un plan de capacidad por servicios, que les permitió dimensionar las necesidades del instituto a nivel de plataforma tecnológica, no solamente en la sede principal sino que también en las regionales y centros zonales. El traslado de servidores, aplicativos de software y bases de datos principales del Instituto, a un datacenter ubicado en un proveedor de tecnología de la información, reconocido por su categoría TIER 3, se destaca porque facilitó la operación y el control de los procesos de mantenimiento y mejora de la plataforma tecnológica. Se destacan los acuerdos de niveles de servicio pactados con los proveedores de tecnología de la información, por su definición y monitoreo, de manera que al evidenciarse indisponibilidad de la plataforma tecnológica se tramitan los planes de acción correspondientes.






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El compromiso con la preparación de la auditoría interna, con la elaboración de las listas de verificación y la revisión de la documentación del sistema de gestión, porque permitió realizar una auditoría interna ISO 27001 que les permitió identificar debilidades y fortalezas precisas. La oportunidad de formación del personal involucrado en la ejecución de los procesos de prestación de servicios, porque son garantía de responsabilidad y coherencia respecto a los compromisos adquiridos por el instituto. Se destacan los trabajos de adecuación de la plataforma implementada para el circuito cerrado de televisión, así como sus aplicativos de monitoreo, porque facilitan la operación y el control de la seguridad física a nivel nacional. La designación de roles y responsabilidades en el grupo de colaboradores de Gestión Humana, se destaca por el trabajo realizado en la coordinación de la elaboración, realización y seguimiento posterior de las capacitaciones. El compromiso del personal operativo para la implementación del PGA en las distintas regionales. Uso y aprovechamiento de la luz natural, en las oficinas del CZ Luis Carlos Galán Sarmiento, porque contribuye al logro de los objetivos ambientales. REGIONAL DEL VALLE La revisión por la dirección: Por el contenido de la misma, teniendo en cuenta un análisis previo por cada uno de los procesos y las seccionales, enfatizando en la mejora continua de cada uno de los procesos. Se destaca la participación de todos los colaboradores, quienes aportan a la toma de decisiones. Se resalta también la realización de comités semanales o quincenales en donde además de verificar aspectos puntuales, se realiza también el seguimiento a los planes de acción dejados en las revisiones por la dirección semestrales. El programa de reciclaje, en donde se le entrega la papelería utilizada a un proveedor, quien posteriormente suministra papelería en buen estado, lo que ha contribuido a mejorar la asignación de recursos, ahorro en costos y contribución al medio ambiente. La concientización al personal sobre la implementación de acciones correctivas y preventivas, actividad liderada desde la dirección de la regional, lo que ha generado como resultado el mejoramiento de los procesos. Comunicaciones: El boletín interno “Encuentro”, en donde se divulgan los principios y las actividades de la regional y gestión de colaboradores. El compromiso del Director Regional y de la Coordinadora de la unidad del centro zonal de Palmira, por su participación activa durante todo el proceso de auditoría.






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OPORTUNIDADES DE MEJORA

Direccionamiento estratégico: Importante la alineación de los objetivos estratégicos, los proyectos, los procesos y los indicadores de gestión que los miden, con el fin de facilitar el seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos, a través de los resultados de desempeño de los procesos. La Revisión por la Dirección: -Sería conveniente incluir en el informe de la revisión por la dirección la conclusión acerca de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, Recordando:

Que La adecuación del sistema de gestión se determina al evaluar todos los cumplimientos (de requisitos legales, de la normas NTCGP1000 e ISO 001/2008, de los clientes, de la organización etc.) que se generen en el sistema por las diferentes fuentes, al igual que su tendencia de aparición como incumplimiento;

Que la conveniencia se mide evaluando los beneficios (financieros, económicos, de calidad, de imagen etc.) que han recibido del sistema de gestión de la calidad; •Que la eficacia se evalúa revisando el cumplimiento de los objetivos de calidad, los objetivos de los procesos y todas las actividades planificadas del sistema de gestión.

Que la eficiencia se evalúa revisando los resultados alcanzados y los recursos utilizados y que la efectividad se evalúa midiendo el impacto de la gestión tanto en los resultados alcanzados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

El seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, teniendo en cuenta el concepto de revisión establecido en el numeral 3.49 de la Norma NTCGP1000:2009, tomando en consideración el asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Recursos humanos: Con el fin de fortalecer el proceso es importante se tengan en cuenta los siguientes aspectos:

Realizar un enlace entre lo definido en los perfiles definidos en el manual de funciones contra el organigrama de cada regional, con el fin de poder tener claridad con los funcionarios en las funciones y responsabilidades acorde al cargo en el cual se desempeña.

Revisar y adecuar las definiciones de formación dada en los perfiles de cargo, de forma explícita como educación adicional necesaria para el cargo (Inducción, cursos, seminarios, capacitaciones, entrenamiento entre otros), y utilizar metodologías de evaluación de conocimiento para detectar las necesidades de formación o cumplimiento de las mismas.

Comunicaciones: Es conveniente el realizar una encuesta para monitorear las actividades de comunicación a medios internos con el fin de poder evaluar puntos de mejora que ayuden a la consolidación no solo de los sistemas de gestión, sino de temas de interés de forma trasversal.






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Con el fin de conocer puntualmente las noticias por Regional. Sería importante se habilite un link dentro de la página WEB de la entidad. Gestión del Riesgo: En la revisión de los riesgos que se tienen en el enfoque de la ISO 9001 y GP 1000, en todos aquellos que afectan el cumplimiento del objetivo del proceso, donde se evalúen más variables o recursos aplicables. Auditorías internas: Es importante fortalecer el proceso, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

La precisión y coherencia entre el objetivo de la auditoria y los criterios de auditoria

Mayor capacitación de auditores para dar cubrimiento a todas las regionales y unidades zonales

Redacción de los hallazgos, de tal forma que los responsables de los procesos adelanten las causas y los planes de acción de manera adecuada. *La formalización de la auditoria virtual en el procedimiento de auditorías internas.

La revisión de la capacidad de personal, en las unidades de los centros zonales, con el fin de que se pueda cumplir con los requerimientos de los ciudadanos y funciones asignadas a la Institución. Gestión Contractual: La redacción del requisito de paz y salvo con el sistema general de seguridad social y parafiscales, de conformidad con lo previsto en la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003, donde se especifique que la persona es cotizante independiente (ya que se está estableciendo una relación contractual con un ente jurídico, al cual, le aplicaría la normatividad pero en otro sentido). Lo anterior con el fin de que no se genere confusión en el momento de revisar los requisitos de los Posibles proveedores independientes y empresas. El análisis de datos generado por el comportamiento de los indicadores, con el fin de que se documente la explicación de los resultados de la medición y se establezca la posibilidad de tomar acciones correctivas o preventivas, convirtiéndose éste documento en el mecanismo de control para el cumplimiento de las disposiciones planificadas. El análisis de causas: Para que se continúe el fortalecimiento a los dueños de los procesos, sobre herramientas establecidas por la entidad, que permitan identificar la causa y causas raíces, con el fin de que se tomen acciones orientadas a eliminarlas. Teniendo en cuenta la importancia que tiene para la ciudadanía como uno de los medios para comunicarse con el ICBF, es pertinente se asegure su permanente conexión técnica y en el futuro evitar caídas. El proceso de Nutrición: Para que adicional a obtener la información sobre los niños con desnutrición aguda, sería importante se identifiquen los hogares o sitios en donde se presenta esta variable, con el fin de que se pueda trabajar puntualmente con éstos y se evalúe la eficacia de las acciones tomadas.






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El generar una metodología de evaluaciones cruzadas realizadas por personal de la organización con la competencia necesaria, con el fin de evaluar las condiciones locativas y así poder tomar las acciones necesarias con el fin eliminar riesgos, aspectos ambientales y situaciones que pueden generar emergencia. El realizar una jornada de identificación, capacitación y entrenamiento en el manejo de productos químicos con el fin de generar conciencia en los peligros, riesgos, aspectos y la importancia del uso de los elementos de protección personal y cuidado del medio ambiente. El diferenciar los programas del sistema de SISO, con los requeridos en el programa de seguridad y salud ocupacional dada por la resolución 1016, siendo los primeros los enfocados en la alineación de la gestión con la política y objetivos de la institución En el escenario de revisión del desempeño del sistema, el incluir el diagnóstico de salud de la población que trabaja de forma directa e indirecta, con el fin de generar las acciones acorde a los resultados presentados. Es importante revisar si la evaluación de requisitos legales realizada con las auditorías permite revisar cada uno de los ítems. Es importante que las personas responsables de los procesos conozcan cada uno de los requisitos legales que les aplican para que velen por su cumplimiento. Considerar establecer mecanismos ágiles y fáciles de reporte de condiciones inseguras y actos inseguras que permitan realizar campañas preventivas para evitar accidentes con el personal propio o contratistas Establecer a nivel general o corporativamente como se debe dar la información a los visitantes, clientes, proveedores o contratistas sobre qué hacer en caso de emergencia y cuáles son los peligros y riesgos a los cuales estarían expuestos durante su permanencia en las instalaciones. Considerar realizar una metodología en la cual se puedan desarrollar las lecciones aprendidas derivadas de incidentes, o casos presentados con el fin que se realice esta divulgación a nivel nacional Es importante establecer las exigencias para los contratistas en cuanto a los EPP a utilizar durante la ejecución de sus labores y también cuales serían los exámenes pre-operacionales o periódicos que deben realizarse por la actividad que van a realizar. Es importante que establezcan quién verificará en cada una de las Regionales, centros zonales y sede principal de verificar el concepto de aptitud. Lo anterior con el fin de asegurar que la persona están apta para la labor contratada. Es importante aclarar que es una actividad no rutinaria para el ICBF con el fin de poder identificarlas fácilmente en cada una de las regionales y centros zonales.






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Es importante que todo el personal adquiera la destreza para el manejo y acceso de la documentación en el portal con el fin de garantizar que siempre se consulte los documentos actualizados. Continuar con la concientización del personal de las regionales, centros zonales y CDI en el manejo, almacenamiento de las sustancias químicas. Es importante continuar con las visitas a los operadores y contratistas para que salgan aspectos a mejorar en cuanto a seguridad, manejo de alimentos y ambiental y poder continuar con el desarrollo de los mismos. Es importante que en cada una de las regionales y centros zonales conozcan la forma adecuada de manejar la gestión del cambio. En cada una de las matrices de peligros es importante revisar si los tiempos de exposición están acordes con lo que realizan a diario con el fin de asegurar que el tiempo plasmado en las matrices sea el correcto. Considerar aclarar en cada uno de los perfiles la rendición de cuentas con el fin de asegurar que cada persona lo entienda y lo pueda aplicar en su trabajo. Así mismo es importante incluir en las competencias funcionales para los cargos específicos de acuerdo con sus responsabilidades con el fin de asegurar su coherencia con las actividades que realizan en los sistemas de gestión. Continuar mejorando la metodología de análisis de riesgos para que de forma certera se identifiquen los planes de tratamiento del riesgo y se realice la verificación de la eficacia de los planes en mención. Así mismo ampliar la clasificación de la categoría personas a fin de lograr identificar nuevos riesgos. Mejorar la especificación de las “Opciones de tratamiento del riesgo” de maneara que les permita definir con claridad las alternativas de tratamiento del riesgo. Evaluar la posibilidad de explorar otras metodologías de análisis de riesgos como la ISO 31000:2009 Principios para la Gestión de Riesgos y el estándar NIST SP 800-30, Risk Management Guide for Information Technology Systems, de manera que les permita mejorar los criterios para la calificación del riesgo inherente y el riesgo residual. Aunque mediante la aplicación de la planeación estratégica se generan planes de acción relacionados con tecnología de la información, es conveniente consultar metodologías relacionadas con el Gobierno Tecnología de la Información, a fin de tener una visión mucho más estratégica en cuanto al mejoramiento de la gestión de riesgos, la verificación de que los recursos de la entidad se usan adecuadamente y el aseguramiento de que se logran los objetivos de seguridad. Implementar nuevas metodología de análisis de causas de las no conformidades (actualmente solamente registran el análisis de causas mediante la metodología de los porqués), con el fin de que su origen y su causa permitan identificar las tendencias de las desviaciones, encontrar su causa raíz, a fin de formular acciones más contundentes y diversas que eliminen las causas de las no conformidades, para evitar que vuelvan a suceder.






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La nueva metodología utilizada en el desarrollo de software, se destaca por la disciplina de su aplicación y la personalización del Microsoft Team Foundation Server, para el control del código fuente y la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones, no obstante conviene mejorar la documentación de la metodología de la gestión del diseño y desarrollo de software a fin de estandarizar la revisión, verificación y validación para las diferentes fases del diseño y desarrollo de los módulos de software. Conviene promover campañas que permitan a los empleados la generación de acciones correctivas y/o preventivas a partir otras fuentes de análisis tales como: observaciones de las auditorías, incidentes, análisis de riesgos, revisión por la dirección y encuestas de satisfacción del cliente entre otras. Mejorar la evaluación del desempeño, basado en las competencias definidas en los perfiles de cargo, de manera que se logre evaluar el nuevo modelo de gestión por competencias personalizado para el ICBF, de manera que les permita la identificación, programación y desarrollo de planes de capacitación coherentes con el instituto. Continuar mejorando la definición de los perfiles de cargo especificando con mayor detalle los requisitos de educación y formación, clasificando de manera que se precise los requisitos deseables y obligatorios, a fin de facilitar la identificación de las necesidades de capacitación y la realización de capacitaciones específicas de acuerdo al cargo. Digitalizar las hojas de vida de cada uno de los empleados para minimizar el uso del papel, resguardar/conservar la información y tener la posibilidad de consultarla de manera instantánea (on line) a través de un aplicativo de software. Conviene evaluar la posibilidad de realizar campañas para que el personal entregue a tiempo los soportes de los cursos y estudios que realicen. Es conveniente entrenar sucesores o suplentes de cada uno de los líderes de proceso y líderes de proyectos, para garantizar continuidad de los planes y proyectos, evitando afectar los compromisos y acuerdos pactados con los clientes. Se encontraron 90 aplicativos de software desarrollados para soportar/apoyar cada uno de los servicios que corresponden a la misionalidad del Instituto, por lo tanto conviene continuar con el proyecto de reestructuración, unificación y centralización de las bases de datos y actividades de manera que les permita centralizar la información dispersa y eliminar la duplicación de datos. Mejora las pruebas de software de manera que les permita lograr reducción del tiempo empleado en pruebas manuales y repetitivas, logrando mayor concentración del esfuerzo por parte de los ingenieros de pruebas de software en los casos de prueba que tienen complejidad alta. Mejorar el nivel de detalle de los instructivos, manuales e informes de monitoreo de la plataforma tecnológica, elaborados por el personal del proceso “Gestión Tecnológica”, para que los líderes de procesos y directivos de la entidad se les facilite la comprensión y seguimiento.






Dirección Regional


Teniendo en cuenta que las actividades de la seguridad de la información deben ser coordinadas por los líderes de todas los procesos de la organización, es conveniente revisar la distribución de roles y funciones laborales, de manera que les permita mantener el principio de la independencia y la participación equitativa de todos los colaboradores. Conviene mejorar la descripción de las copias de respaldo, realizando especial énfasis en la ubicación y frecuencia de la copia, de manera que esta información se convierta en una herramienta verdaderamente útil al momento de restaurar las copias de respaldo. Continuar controlando, revisando y auditando con mayor rigurosidad los servicios, reportes y registros suministrados por los proveedores de servicios de tecnología, para garantizar adecuada prestación del servicio al cliente final. Los procedimientos del sistema de gestión, implementados para operar y evitar posibles interrupciones en los aplicativos de software y plataforma tecnológica, que soportan los procesos de la entidad, se destacan por su rigurosidad en el cumplimiento de tareas críticas de mantenimiento y el monitoreo de puntos de control, más sin embargo conviene continuar revisando la buenas prácticas en Gestión de Servicios de IT y Gestión de la Continuidad de Negocio, mediante la aplicación de normas técnicas como por ejemplo:ISO 22301 Gestión de Continuidad del Negocio e ISO/IEC 20000 Gestión del Servicio de IT. Conviene priorizar y aumentar la periodicidad de la obtención de información oportuna sobre las“vulnerabilidades técnicas” de los sistemas de información que están en uso, evaluar la exposición de la organización a dichas vulnerabilidades y tomar las acciones apropiadas para tratar los riesgos asociados. Evaluar la posibilidad de implementar plantas eléctricas en las sedes regionales, de manera que los equipos de cómputo, la información y el software estén protegidos contra fallas en el suministro de energía y otras anomalías causadas por fallas en los servicios de suministro. Así mismo conviene mejorar el control de la ejecución de los mantenimientos correctivos/preventivos programados. Fortalecimiento de la planificación y seguimiento de los aspectos ambientales y de los requisitos de ley, ya que al ser una organización con cubrimiento nacional, lo cual exige una gran atención para la planificar controles puntuales en cada regional. El control operacional en la compra, almacenamiento y uso de sustancias químicas con base en las hojas de datos de seguridad, asegurando que estos documentos son controlados y se utilizan como fuente para capacitación del personal expuesto a este riesgo. El enfoque del plan de emergencia, para que se haga visible la variable ambiental dentro del procedimiento, el cual tiene mayor énfasis hacia seguridad y salud ocupacional y, por consiguiente la planificación de la realización de los correspondientes simulacros.






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La inclusión de criterios ambientales ( y de requisitos de ley, cuando apliquen) dentro de los contratos realizados a proveedores y contratistas, para fortalecer el control ambiental en el ICBF. LA realización de una jornada de identificación, capacitación, y entrenamiento en el manejo de productos químicos, con el fin de generar conciencia en los peligros riesgos, aspectos y la importancia del uso de los elementos de protección personal y cuidado del medio ambiente. La documentación en procedimiento de: que se mide, cada cuanto y cuales son los valores limites especificando en las mediciones ambientales tales como consumo de agua y energía, generación de residuos, etc. LA identificaci9on y valoración de riesgos como fuente de generación de acciones preventivas, se puede consular la norma ISO 31000 al respecto. REGIONAL VALLE: La asignación de recursos a la regional valle (papelería y útiles de oficina) por parte de la sede central, con el fin de que los procesos cuenten con los elementos necesarios para la adecuada prestación de los servicios. En este punto es importante que se agilicen las aprobaciones a nivel nacional sobre las donaciones efectuadas por la DIAN, para la utilización de los recursos. La revisión de la metodología para el manejo de las quejas y reclamos en el sentido de que no se reúna el comité de dirección para dar respuesta a las quejas, sino que lo realice para analizar y tomar las acciones necesarias para que no vuelvan a pasar.






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1.2. Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

PRUEBAS DE VERIFICACIÓN SGSI – PHISING Se realiza actividad de verificación del SGSI relacionado con el control de Dominio 6.1.5 Acuerdos de Confidencialidad que consiste en Identificar y Revisar regularmente los requerimientos de confidencialidad o los acuerdos de NO divulgación reflejando las necesidades de la organización para la protección de la información, realizado a cien (100) colaboradores de la Regional Valle y Centros Zonales, seleccionados por el grupo de ingenieros de la Oficina TIC de la Regional de forma aleatoria. El objetivo definido fue conocer el nivel de apropiación del concepto de confidencialidad, en cuanto a la NO divulgación de las credenciales suministradas por ICBF a sus colaboradores, mediante la técnica de Phishing. Para la realización de la prueba se solicitó la autorización al Dr. Jhon Arley Murillo - Director Regional como a la Ing. Yubelly Monroy – Lider Nacional SGSI, Ing. Martha Lucia Villan M – Coordinadora Planeación y Sistemas. Por la naturaleza de la prueba se requirió que los administradores de la plataforma de correo y Mesa de Servicio, permitieran el envió del correo masivo a los 100 funcionarios de la Regional Valle desde una cuenta Externa (direcció[email protected] ) PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN. Para la realización de la prueba se procedió así:

1. Se validó con la Ing. Yubelly Astrid Monroy la fecha de envió del correo electrónico, a fin de

confirmar a la mesa informática de soluciones.

2. Se envió correo electrónico desde la cuenta direcció[email protected] a los cien

(100) colaboradores de la Regional Valle con copia oculta, para que no se visualizaran los

destinatarios seleccionados.

3. El cuerpo del correo y datos a solicitar como a continuación se muestra:

mailto:direcció[email protected]







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Estimados usuarios del correo del ICBF:

En el momento nos encontramos en una etapa de mantenimiento de nuestra base de datos de correo para dar una mayor velocidad al envío y recepción de mensajes, y por lo tanto estamos eliminando todas aquellas cuentas no utilizadas en nuestro servidor y así generar más espacio en la plataforma para optimizar el rendimiento del servicio.

Gracias a esto pedimos el favor de actualizar de inmediato algunos de sus datos con el fin de confirmar la actualización de su dirección de correo electrónico y así brindarles un mejor servicio, para ello deberá proporcionar vía e-mail los siguientes datos:

Nombre:

Apellido:

Dependencia:

Nombre de usuario de correo:

Clave o Password:

¡Advertencia! El usuario que no actualice sus datos antes del 4 de Marzo de 2013, se le cancelará su dirección de correo definitivamente. Si usted realizó la actualización y aun así su cuenta fue borrada, por favor comuníquese con la oficina de soporte en sitio. Gracias.

Cordialmente,

Centro de Soporte ICBF

ICBF Sede de la Dirección General

Avenida Carrera 68 N° 64 C – 75 Bogota DC.

4377630 ext: 101099






Dirección Regional


4. Posteriormente se validó la información recibida en la cuenta de correo

direcció[email protected] y se generó el reporte de estadísticas según los

objetivos.

5. Enviar a los funcionarios que autorizan la actividad de verificación los resultados para que

se tomen las acciones pertinentes.

6. Socializar los resultados con los colaboradores de la Regional Valle con el objetivo de que

sean estudiados en los GET de cada área.

RESULTADOS DE LA PRUEBA El 58% de los Funcionarios no respondieron el correo, el 31% respondieron toda la Información solicitada, el 4% envió la información parcialmente; es decir se reservaron la contraseña y el 7% reportaron a MIS y/o la Oficina de Tecnología sobre el correo recibido.

1. El 31% de los funcionarios respondieron toda la información solicitada. Dando a conocer información sensible.

Total

No respondierón 58

Toda la Información 31

Parcial 4

Envió MIS/Sistemas 7

0

10

20

30

40

50

60

70

Phishing - Regional Valle







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2. El 0% de los funcionarios envió solo la información de la contraseña. No se adjunta grafica

debido al porcentaje.

3. El 4% de los funcionarios enviaron la información solicitada, pero no indicaron la contraseña.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9






Dirección Regional


4. El 1% de los Funcionarios respondieron el correo sin ningún tipo de información solicitada, indicando que la clave es de carácter confidencial. Faltó el reporte a la Mesa Informática de Soluciones u Oficina de Tecnología de la Regional Valle.

“Cordial saludo. Teniendo en cuenta las políticas de seguridad se hace imposible la divulgación de una información tan confidencial, toda vez que este tipo de datos como contraseñas y de más es de uso exclusivo del Usuario. Siendo ustedes de Soporte en sitio deben tener claro y muy en cuenta que si nos apoyamos en las constantes sensibilizaciones compartidas con todos los colaboradores públicos sobre la seguridad de la información: “al igual que la cédula, el pasaporte o las tarjetas de crédito… la cuenta de usuario y contraseña que se asigna a los usuarios del ICBF, es uso único e intransferible” . Cordialmente, MABEL PATRICIA TORRES ANGULO – Cz Buenaventura“.

- El 7% de los funcionarios consultaron a la Mesa Informática de Soluciones y/o la

Oficina de Tecnología de la Regional Valle.

0

0,5

1

1,5

2

2,5

Buenaventura Centro Financiera






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Los siguientes son los nombres de los funcionarios que siguieron el protocolo definido por la Entidad:

Sandra Milena Gaviria del Centro Zonal Cartago. Nancy Escobar Serna del Centro Zonal Centro. Aleyda Castro de Cárdenas del Centro Zonal Ladera. Gladys Castaño Valencia del Centro Zonal Palmira. Isabel Cristina Valencia Parra del Centro Zonal Palmira. Paulo Cesar Vanegas del Grupo de Protección. Dora Amparo Hernandez Toro del Centro Zonal Sevilla.

PRUEBA DE VERIFICACION ALEATORIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

Se realizó prueba aleatoria a 24 computadores de la Regional Valle, mediante el diligenciamiento de lista de chequeo, con el fin de hacer la verificación y seguimiento sobre la aplicación por parte de los funcionarios sobre adecuadas prácticas de Seguridad de la Información impartidas en las diferentes sensibilizaciones a CZs y Grupos de la Regional. Procedimiento de aplicación: Para realizar la verificación se utilizó la siguiente lista de Chequeo

0

0,5

1

1,5

2

2,5

Cartago Centro Ladera Palmira Proteccion Sevilla






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Aplicación de la Lista: El documento fue diligenciado en los siguientes grupos de la regional Financiera, Prevención, y Protección y en centro zonales como Suroriental, Tuluá y Palmira Resultado Lista de Chequeo: Después de aplicada y consolidad la información de las 24 Listas realizadas se obtuvieron los siguientes resultados:

Regional: Valle del Cauca Sede Regional Diligenció: Javier Oliver Aponza; Jaiver Ordoñez, John HederGiraldo

Fecha: 19 Abril 2013 Cargo: Ingenieros de Sistemas Regional Valle

Actividad programada según Revision por Dirección

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

si no NO CUMPLE

0%

El aplicativo que está trabajando esta con el usuario

correspondiente. 0%

El funcionario se encuentra actualizado en el directorio activo. 0%

El usuario ha realizado el cambio de contraseña genérica (

Probar con 3 claves genéricas)0%

El usuario conoce y bloquea el equipo al ausentarse del puesto

de trabajo. 0%

El equipo (Pc, Monitor, Teclado, Mouse) se encuentra en buenas

condiciones de trabajo.0%

El funcionario conoce e identifica claramente la toma eléctrica

para la realizar la conexión de los equipos. 0%

El equipo de cómputo se encuentra correctamente conectado a

la toma eléctrica Regulados definidos.0%

Existen otros elementos o extensiones conectados a la toma

eléctrica.0%

El cable de Red (datos y/o Voz) se encuentran en buenas

condiciones.0%

Los cables de Red (datos y/o Voz) se encuentran bien

conectados.0%

Verificar si el equipo tiene instalado software no autorizado por

ICBF.0%

El equipo cuenta con actualizaciones y políticas de seguridad

definidas.0%

La información se encuentra almacenada en la carpeta

USUARIOS definidos por ICBF.0%

El equipo cuenta con archivos de Música y videos no

autorizados.0%

Verificar si el funcionario conoce y realiza el proceso de

vacunación de USB.0%

Se conoce la Política de Seguridad de la Información. 0%

Se conoce el concepto de Activo de información. 0%

El funcionario tiene conocimiento de cuáles son sus activos de

información.0%

El funcionario conoce el concepto de CID. 0%

LISTA DE VERIFICACION

Check Lista aplicado a 24 usuarios de regional y CZ´s

PARÁMETRO OBSERVACIONES

El usuario activo en el equipo es del funcionario que está

actualmente trabajando.






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Si bien se observa que hay prácticas sobre las que el resultado arroja cifras positivas, es necesario que al interior de centros zonales y grupos se tomen acciones que permitan fortalecer adecuadas practicas por parte de los usuarios fortaleciendo en los diferentes Grupos de estudio, los temas a realizar refuerzo son:

1. Promover el uso de actualización de datos de cuentas de usuario de dominio

2. Reforzar el concepto de bloquear las estaciones de trabajo.

3. Fortalecer el conocimiento de proceso de creación de cuentas

4. Reforzar en los usuarios la ruta para guardar archivos de usuario

5. Socializar continuamente la política de Seguridad de la Información.

Regional: Valle del Cauca Sede Regional Diligenció: Javier Oliver Aponza; Jaiver Ordoñez, John HederGiraldo

Fecha: 19 Abril 2013 Cargo: Ingenieros de Sistemas Regional Valle

Actividad programada según Revision por Dirección


si no NO CUMPLE

22 2

8%

El aplicativo que está trabajando esta con el usuario

correspondiente.24 0

0%

El funcionario se encuentra actualizado en el directorio activo. 20 4 17%

El usuario ha realizado el cambio de contraseña genérica (

Probar con 3 claves genéricas) 21 313%

El usuario conoce y bloquea el equipo al ausentarse del puesto

de trabajo.15 9

38%

El equipo (Pc, Monitor, Teclado, Mouse) se encuentra en buenas

condiciones de trabajo. 24 00%

El funcionario conoce e identifica claramente la toma eléctrica

para la realizar la conexión de los equipos.24 0

0%

El equipo de cómputo se encuentra correctamente conectado a

la toma eléctrica Regulados definidos. 23 14%

Existen otros elementos o extensiones conectados a la toma

eléctrica. 8 1667%

El cable de Red (datos y/o Voz) se encuentran en buenas

condiciones. 24 00%

Los cables de Red (datos y/o Voz) se encuentran bien

conectados. 24 00%

Verificar si el equipo tiene instalado software no autorizado por

ICBF. 23 14%

El equipo cuenta con actualizaciones y políticas de seguridad

definidas. 24 00%

La información se encuentra almacenada en la carpeta

USUARIOS definidos por ICBF. 21 313%

El equipo cuenta con archivos de Música y videos no

autorizados. 8 1667%

Verificar si el funcionario conoce y realiza el proceso de

vacunación de USB. 16 833%

Se conoce la Política de Seguridad de la Información. 17 7 29%

Se conoce el concepto de Activo de información. 16 8 33%

El funcionario tiene conocimiento de cuáles son sus activos de

información. 16 833%

El funcionario conoce el concepto de CID. 14 10 42%

Check Lista aplicado a 24 usuarios de regional y CZ´s

LISTA DE VERIFICACION

PARÁMETRO OBSERVACIONES

El usuario activo en el equipo es del funcionario que está

actualmente trabajando.






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6. Socializar el concepto de la triada de información.

7. Socializar el concepto de Activo de Información. 8. Se recomienda reportar ante el grupo administrativo las necesidades en cuanto a instalación de tomas reguladas.

9. Socializar los activos de información con los colaboradores.

10. Realizar prácticas para la revisión de las USB.

11. Fortalecer el NO uso de contraseñas genéricas

12. Reforzar el adecuado uso de las tomas eléctricas reguladas

13. Reforzar el adecuado uso de los recursos (no música, videos en Pc´s)






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2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas de Satisfacción: Para el primer semestre del año no se adelantaron encuestas de satisfacción desde el nivel nacional ni a nivel regional. 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) La Regional Valle en el primer semestre de 2013 reportó un total de 24.347 peticiones, es decir 3.308 peticiones menos que en el primer semestre del año 2012, lo que nos indica el 11% menos en el total de las peticiones recibidas. Hay 84 quejas, 256 son reclamos y 25 sugerencias, comparado con el año anterior las quejas tuvieron una variación del 2%, los reclamos el -17% por debajo y en sugerencias presentó una variación de -67%. Los centros zonales que tuvieron incremento en las peticiones fueron: CZ Cartago con 79 peticiones, CZ Ladera con 163 peticiones y CZ Nororiental con 51 peticiones.

En cuanto al motivo de las quejas que se registraron, 27 por demora en la atención, 25 por Incumplimiento o abuso de Obligaciones, 13 por maltrato al ciudadano, 6 por parcialidad en los procesos, 1 maltrato a compañeros de trabajo y 8 relacionados con medidas de restablecimiento. Siendo nuevamente la demora en la atención; el principal motivo de queja de los usuarios, correspondiente al 32%, lo que afecta el servicio y se relaciona con alta demanda, los trámites propios en los procesos y la oferta institucional.

27.655

87 362 125

24.347

84 256 25

-6% -2% -17% - -67%

-5000

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias

2012

2013






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Es de anotar que las quejas en general disminuyeron, pero dentro de los motivos se observan cambios significativos, y la demora en la atención que el semestre anterior ocupo el segundo lugar, hoy en día es la primera causa de las quejas de los usuarios.

COMPARATIVO DE RECLAMOS POR SERVICIO AFECTADO

SERVICIOS AFECTADOS 2013

Total Peticiones Recibidas 250

1 Hogares Comunitarios de Bienestar 65

2 Hogares Infantiles - Lactantes y

Preescolares

34

3 Programa Alimentación Escolar PAE 21

4 Servidores Públicos 21

5 Desayunos Infantiles con Amor 20

6 Proceso Restablecimiento de

Derechos 13

7 Diligencias Administrativas 12

8 Hogares Sustitutos 9

9 Centros de desarrollo infantil para la

primera infancia

7

10 Centros de Protección- Internado

semi-Internado -Externado

6

11 OTROS 42

27

13

25

8 6

0

5

10

15

20

25

30






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Respecto a los Reclamos, las Modalidades que presentan mayor inconformidad fueron los Hogares Comunitarios con 65 registros, siguiéndole Hogares Infantiles con 34 peticiones, luego sigue el programa de Alimentación al Escolar con 21 peticiones y Desayunos Infantiles con 20 peticiones; instituciones de protección tiene 6 peticiones.

MOTIVOS MAS FRECUENTES 2013

Total Peticiones Recibidas

250

1 Incumplimiento de Obligaciones 51

2 Maltrato a Usuarios del Programa 32

3 Incumplimiento en Calidad de Producto o

Servicio

29

4 Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes 24

5 Idoneidad del Recurso Humano 18

6 Mal Uso de Producto 16

7 Incumplimiento en Oportunidad de Producto o

Servicio

14

8 Suspensión del Servicio 11

9 Programa de Alimentación Escolar - PAE

8

10 Alimentación Inadecuada 7

11 OTROS 40

Los motivos más frecuentes de inconformidad es el incumplimiento de obligaciones con 51 peticiones, maltrato a usuarios del programa con 32 peticiones, incumplimiento en la calidad del servicio con 29 peticiones, y en su orden, suspensión del servicio con 11 peticiones y maltrato a niños del programa en 24 peticiones; para el presente periodo no se presentaron peticiones por demora en los pagos, a diferencia del primer semestre del año anterior.






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COMPARATIVO EN MOTIVO DEL RECLAMO SEM1 2012 / SEM 1 2013

ESTADO DE LAS QUEJAS DEL PRIMER SEMESTRE 2013 EN EL SISTEMA

QUEJAS

Abiertas en el Periodo Cerradas en el Periodo

Vencidas Sin Vencer Total Vencidas Sin Vencer Total

Total 84

2

2

4

11

69

80

Con relación a las quejas, de las 84 peticiones recibidas en el primer semestre 2013, 80 se encuentran en estado cerradas, de las cuales 69 se cerraron dentro del término y 11 se cerraron vencidas. Continúan abiertas 4 quejas, 2 de ellas presentan vencimiento de términos. Lo anterior significa que en el período, el promedio de atención oportuna a las quejas fue del 86%, mostrando una mejora en relación con el periodo anterior.

85

24 35

27

0

51

32 29

11

24

0102030405060708090

Año2012

Año 2013






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ESTADO DE LOS RECLAMOS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2013 EN EL SISTEMA

RECLAMOS

Seguimiento

Abiertas en el Periodo

Cerrados en el Periodo

Gestionados Vencidas Sin Vencer Total Vencidas Sin Vencer Total

Total

4

13

17

32

207

239

256

Respecto a los Reclamos, de las 256 peticiones recibidas en el período 2013, 239 se encuentran en estado cerradas de las cuales 207 se cerraron dentro del término y 32 se cerraron vencidas. Continúan abiertos 17 reclamos, 4 de ellos presentan vencimiento de términos. No hay reclamos de períodos anteriores al segundo semestre del 2012. Lo anterior significa una oportunidad de atención a los reclamos, en promedio durante el semestre del 13%. Este periodo tuvo meses con resultados favorables, lo cual se demuestra en el aparte de Indicadores de Proceso. Ante las peticiones tipo reclamos y quejas se continúa realizando de forma permanente, el correspondiente seguimiento y requerimiento para solicitar a los responsables de resolverlas, tramitar y dar el cierre de las mismas. Se ha observado una mejora en el servicio de respuesta a estas peticiones.

Entre los centros zonales del Valle, se encuentra el número de peticiones distribuido así:

CENTRO ZONAL SEMESTRE 2012 SEMESTRE 2013 DIFERENCIA

SURORIENTAL 2.360 1.972 388

NORORIENTAL 2.802 2.853 -51

LADERA 424 587 -163

CENTRO 5.043 4.997 46

SUR 1.830 1.653 177

JAMUNDI 1.102 1.037 65

YUMBO 1.119 804 315

PALMIRA 2.517 2.053 464

BUGA 2.045 1.536 509

TULUA 2.101 1.788 313

SEVILLA 900 636 264

ROLDANILLO 625 538 87

CARTAGO 1.571 1.650 -79

BUENAVENTURA 1.062 1.021 41

SEDE REGIONAL 2.152 1.219 933

Total 27.653 24.347 3.306






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El Centro Zonal Centro (especializado de protección) presenta la mayor demanda en el semestre 2013 con 4.997 peticiones, el Centro Zonal en orden de peticiones atendidas, con un buen puntaje fue Centro Zonal Nororiental con 2.853 peticiones, así mismo el Centro Zonal Palmira continúa presentando alta demanda de atención de usuarios con 2.053 peticiones. El Centro Zonal que tuvo un decrecimiento representativo fue Buga de 2.045 peticiones en el periodo de 2012 pasó a 1.536 peticiones en el periodo 2013, con una baja del 24%. El servicio más solicitado fue el de información y orientación, con 7.423 peticiones, es decir el 30% de la atención. En segundo lugar está la atención extraprocesal con 5.866 consultas. Acciones Implementadas

El seguimiento a peticiones continuó de forma permanente a través de correos electrónicos con seguimiento preventivo para la respuesta oportuna a las peticiones y con el seguimiento y revisión de los consolidados generados por los Centros Zonales mensualmente, ante los cuales se les realizó la retroalimentación de forma inmediata frente a la calidad del informe y las inconsistencias a subsanar en caso que se requiera. En el primer semestre del año se realizaron visitas y acompañamientos a Centros Zonales en los espacios de los grupos de estudio, con el fin de fortalecer a los servidores públicos en los temas del servicio en temas de calidad y del registro de las gestiones de forma oportuna, dentro de los términos de ley.

Los profesionales líderes de atención de los Centros Zonales participaron del encuentro nacional de la Dirección de Servicio y Atención en el mes de mayo que se realizó en Bogotá.

Se realizó el análisis de los perfiles y funciones de los líderes de atención, con el fin de identificar las falencias y necesidades para la mejora de los indicadores del Centro Zonal, esta información fue presentada a la Dirección Regional y Coordinación de Centros Zonales y permitió establecer compromisos para que los lideres implementen acciones efectivas al interior de los Centros Zonales y así dar cumplimiento de los objetivos del proceso de atención al ciudadano.

Se ha venido adoptando con mayor claridad, los requisitos y términos para resolver este tipo de peticiones en el sistema, lo cual se observa principalmente entre los Centros Zonales que recibieron la capacitación dirigida no solo al personal de servicio y atención, sino además a todos los funcionarios del Centro Zonal, entre quienes se promueve y se sensibiliza en que “El servicio somos Todos” y se les brinda claridad sobre la incidencia de sus reportes e informes, en los indicadores zonales y regionales.

Dificultades: En el primer semestre se presentó retraso en la vinculación de los profesionales que constatan denuncias






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en los Centros Zonales, lo que afecto el indicador. Se ha identificado que los periodos de vacaciones de los defensores de asuntos conciliables afectan la atención oportuna por falta de personal exclusivo para esta función. Mejoras: En el primer semestre se vio reflejado una mejora en gestión de las peticiones con el ajuste del sistema, que no permite que se dupliquen las actividades. Además los funcionarios ya tomaron conciencia que se debe hacer registro oportuno. Mientras que en periodos anteriores las peticione abiertas vencidas podían llegar a las 900 peticiones, en los trascurrido de este periodo se tienen 240 peticiones frente a las cuales ya se hicieron los respectivos requerimientos. Para el indicador de denuncias los ajustes de la herramienta del SIM han permitido diferenciar las peticiones que son de competencia de defensores de familia y las que son de los profesionales que hacen constatación de denuncia, lo que contribuye a la mejora.






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3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

MACROPROCESOS ESTRATEGICOS

MPE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MPE1-05 EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES Meta:100% Resultado del periodo: 95% Las cifras del primer semestre que se consignan para este indicador en el Tablero de Control a continuación se muestran:

Febrero Marzo Abril

Numerador Denominador Febrero Numerador Denominador Marzo Numerador Denominador Abril

404.474 567.541 71% 454.732 565.667 80% 499.333 563.731 89%

Mayo Junio

Numerador Denominador Mayo Numerador Denominador Junio

520.108 570.349 91% 514.542 580.971 89%

Para el corte junio, se encuentran novedades frente al cálculo indicado en este Tablero de Control (89%) debido a que de acuerdo a los datos reportados en el Aplicativo SIM, los datos registrados en el Denominador son 523.798 usuarios (no se incluyen las modalidades que aún no han iniciado su ejecución caso de Generaciones con Bienestar con 12.950 usuarios proyecto 11 y la modalidad de Otras Formas de Atención con 1.632 cupos) y en el Numerador 511.409 usuarios, lo que arroja un % del 97% de ejecución de metas en el mes de Junio ubicándonos en un Rango Optimo de acuerdo a la Hoja de Vida del indicador. Importante anotar que la Regional Valle toma estas cifras del SIM, que es la fuente definida para el cálculo de este indicador. Se realiza el cálculo del indicador de forma simple: programación del Mes respecto a Ejecución del Mes, no obstante, el nivel nacional tiene definida metodología de cálculo en la que se toman en consideración criterios: máximos, mínimos, entre otros. Sobre lo cual se pidió la capacitación al nivel Nacional para verificar estos resultados, y aún no se recibe respuesta. Ahora bien, sobre el 97% de ejecución de metas del mes de Junio, se puede mencionar lo siguiente: En las modalidades de Atención Integral se presentaron inejecuciones por falta de contratación de 2222 cupos que equivale al 5,4% de los cupos del proyecto 4 en atención integral y se presentaron 172 inejecuciones de usuarios por inasistencias o baja cobertura en las unidades aplicativas.






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Por el lado de las modalidades tradicionales se presentaron 1460 usuarios inejecutados por cierre de Hogares Comunitarios, Inasistencias, Bajas Coberturas. En las modalidades de Atención a Víctimas (Desplazados) se presenta cierre de un hogar comunitario en el municipio de Yumbo e inejecución por inasistencia en el municipio de Jamundí. En el proyecto 11 Desayunos PAE se presentaron 4.444 cupos inejecutados por inasistencias presentadas en las instituciones educativas. En el proyecto 11 Recuperación Nutricional presenta una ejecución del 100%. En las modalidades del proyecto 6 que son Familias con Bienestar y Grupos Étnicos para el mes de Junio no se reporta ejecución debido a que aún no han iniciado estos programas en esta fecha. Dada la situación de falta de claridad respecto a las cifras, se hace el comparativo para el semestre con las cifras de la Regional, obteniendo los siguientes resultados agrupados en las modalidades acorde a los Grupos que las lideran en la Regional:

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Atención en Ciclos de Vida y Nutrición 87 92 95 92 97 97

Protección 90 88 86 87 87 92

Si bien, se observa que los resultados se observan más favorables que los presentados en el tablero de Control de Procesos, continúan siendo cifras que se pueden mejorar. Sobre lo cual los principales factores que han impactado en términos reales el indicador son: Puntos Críticos:

El no inicio de algunas modalidades al inicio de la vigencia, que está definido así por lineamientos y factores relacionados por la contratación y sobre los que la Regional no llega a tener incidencia.

Temas de licenciamiento: se han presentado para la presente vigencia incidencia y frecuencia en Instituciones a las que se les vence la licencia y/o se les niega la misma.

Operadores que pese a haber iniciado la operación de las modalidades al inicio de la vigencia, desisten de prestar el servicio en el transcurso del primer trimestre. (Caso Universidad Obrera)

La asignación de 261 cupos por parte del nivel nacional a la Regional Valle en la modalidad Preparación para la Vida Laboral sin pactar con el Grupo de Protección de la Regional, sin que la modalidad tuviera lineamientos. Lo que implicó que analizadas las posibilidades con operadores, la Regional determinara la disminución de 161 cupos y dejar en la Regional solamente los recursos de 100 cupos. Si bien se devuelven los recursos financieros, de estos 161 cupos, y se registra en SIM la disminución de los mismos, no se ha realizado hasta el corte junio, por parte del nivel Nacional la aprobación en SIM para poder que se actualice la programación.

Durante el ejercicio de sustentación a la Programación 2013, no se tomaron en cuenta las conversiones propuestas por la Regional. Lo que implicó que la Regional quedara en su techo con cupos que






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realmente no se contrataron, pero que han estado en el referente de medición de la Programación (denominador). Es importante tomar en consideración que al respecto se consultó al nivel nacional, quienes expusieron que se definiría un trámite sencillo para rápidamente realizar la modificación de la programación en estos casos. Una vez se lanzó a producción la nueva funcionalidad de SIM mediante la cual se realizaría la actualización de la programación, la Regional Valle registró sus casos, esto fue para el mes de marzo. No obstante, tan sólo hasta julio de 2013 la Dirección de Protección inició las gestiones para aprobación de estos casos, presentándose desafortunadamente una falla funcional en el aplicativo SIM, en este tipo de actualizaciones conllevando que el aplicativo no tomara la meta social ni la financiera.

Durante la jornada adelantada el 15-ago-2013 a la que asistieron por la Regional Valle, la Ing. Karen Lemos y el Ing. Wallner Chalá, se reiteró la consulta, toda vez que finalmente en julio aprobaron las solicitudes registradas en SIM pero por una falla en el aplicativo, no se aplicó la modificación Social ni financiera. La orientación impartida desde el nivel nacional fue registrar nuevamente todos los casos de modificaciones de SIM para que el nivel nacional realice una aprobación de los mismos.

En la presente vigencia la dinámica que se ha generado desde la Dirección de Primera Infancia, en relación con tránsitos y ampliaciones de cobertura para modalidades de Atención Integral, es decir, los CDI’s en sus diferentes formas (Institucional, Familiar), impacta el control sobre la Programación de la Regional. Esta dinámica también se vive desde el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición desde donde se lideran las gestiones para la contratación de estos tránsitos y ampliaciones de cobertura. Si bien, las proyecciones desde las que se parte indican la posibilidad de contratación de determinados cupos, durante las gestiones y verificaciones técnicas desde lo Jurídico, Infraestructura, Financiero, entre otros, se presentan dificultades que conllevan a que no siempre se logre contratar lo proyectado. Es así que se ha presentado que al registrar en SIM las solicitudes de modificación, posteriormente se deben reversar total o parcialmente. La distancia entre las proyecciones y la realidad contratada también impacta el indicador, toda vez que el nivel nacional está midiendo sobre la Programación, no sobre lo contratado. Para citar casos puntuales: durante el primer transito PAIPI quedaron pendientes por contratar un número importante de cupos, sumándole proyecciones que el nivel nacional ubicó por encima en el techo a la Regional conllevó a que hasta junio de 2013, la Regional Valle tuviera cargados 2.222 cupos por encima en modalidades de Primera Infancia, con su respectivo presupuesto. Estos cupos hacen parte de la Programación, es decir el denominador, y al estar elevado, impacta el indicador.

El nuevo trámite para realizar modificaciones a las Metas sociales y financieras, donde pese a la Regional registrar en SIM las solicitudes de modificación la Dirección de Primera Infancia, al inicio de la vigencia no fue oportuna con el trámite de aprobación. La acción realizada al respecto fue: se realizó comisión a la ciudad de Bogotá, por parte de la coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas Martha Lucía Villán, con la profesional Ing. Karen Dayana Lemos para gestionar directamente ante la Subdirección de Programación, la Dirección de Primera Infancia y la Dirección de Protección los casos y las modificaciones registradas en SIM que aún no habían sido aprobadas. En dicha visita se logra aclarar lo correspondiente a la Dirección de Primera Infancia, no obstante con la Dirección de Protección no se pueden realizar las gestiones, pues desde dicha dependencia no se hacen presenten a la reunión.

Por tal motivo, en las recomendaciones se ha definido que se afine el trámite sobre los casos que se deben registrar como solicitud de modificación en SIM mediante su presentación y aprobación en el Comité Estratégico.






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No deja de llamar la atención que los indicadores que salen también del reporte de Metas donde se miden de forma separada la ejecución de las modalidades que son motivo de análisis en el indicador de metas, presentan resultados con un mejor desempeño, como a continuación se mostrará. Se muestra primero por Centro Zonal el caso del Indicador E-01 Número de NN con Atención Integral a la Primera Infancia, que muestra resultados que en su mayoría se encuentran en el nivel adecuado y en el nivel Óptimo:

Febrero Marzo Abril Mayo Junio

71%

80% 89% 91% 89%

EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES






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Del mismo modo se observa en las modalidades HCBs que presentan un alto nivel de desempeño toda vez que la ejecución se encuentra en el nivel Adecuado y el nivel Optimo para la mayoría de los CZs, como a continuación se observa:






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Las modalidades que hacen parte de la medición del indicador de Ejecución de Metas sociales son las que en la Regional se apoyan y lideran desde el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y nutrición, y que para el corte de junio presentan en el siguiente desempeño consolidado a nivel de la Regional Valle:

MPE1-01 EFICIENCIA EN LA EJECUCION /COMPROMISOS Meta: 100% Resultado del periodo: 116%

Al cierre del Primer Semestre de 2013, la Regional Valle del Cauca se ubica en un nivel óptimo de eficiencia en la ejecución presupuestal por compromisos, con un indicador del 90.12% frente a la meta establecida por

ENERO 268.880.143.747 226.354.245.026 84,18% 54,00% 30,18%

FEBRERO 274.020.103.013 229.431.799.386 83,73% 59,00% 24,73%

MARZO 272.672.651.675 232.622.457.752 85,31% 61,00% 24,31%

ABRIL 273.396.691.326 236.030.595.920 86,33% 65,00% 21,33%

MAYO 273.691.434.644 240.342.696.850 87,82% 70,00% 17,82%

JUNIO 274.258.063.339 247.172.846.359 90,12% 78,00% 12,12%

APROPIACION COMPROMISOS INDICADORMESINDICADOR

EFICIENCIAVARIACION






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la presidencia de la república del 78%, presentando una variación favorable del 12.12% con respecto a otras entidades del sector.

MPE1-02 EFICIENCIA EN LA EJECUCION/OBLIGACIONES Meta: 100% Resultado del periodo: 135%

Al cierre del Primer Semestre de 2013, la Regional Valle del Cauca se ubica en un nivel óptimo de eficiencia en la ejecución presupuestal por compromisos, con un indicador del 41.84% frente a la meta establecida por la presidencia de la república del 28%, presentando una variación favorable del 13.84% con respecto a otras entidades del sector.

MPE1-07: BENEFICIARIOS FOCALIZADOS Meta: 100% Resultado del periodo: NA

MPE MEJORAMIENTO CONTINUO

MPE2-01 % DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EFICACES Meta: 75% Resultado del periodo: 62%

ENERO 226.354.245.026 1.060.465.049 0,47% 1,00% -0,53%

FEBRERO 229.431.799.386 10.419.585.649 4,54% 4,00% 0,54%

MARZO 232.622.457.752 32.736.370.661 14,07% 10,00% 4,07%

ABRIL 236.030.595.920 59.461.918.982 25,19% 16,00% 9,19%

MAYO 240.342.696.850 80.809.664.420 33,62% 21,00% 12,62%

JUNIO 247.172.846.359 103.427.880.199 41,84% 28,00% 13,84%

MES OBLIGADO INDICADORINDICADOR

EFICIENCIAVARIACIONCOMPROMISOS






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Análisis Si bien, se presenta una leve mejoría en el desempeño del indicador para el segundo trimestre del año pasando de un rango de evaluación crítico (45%) a en riesgo (62%), no se alcanza la meta establecida para el indicador (75%). Para el segundo trimestre se gestionó el cierre eficaz de una mayor cantidad de AC/AP (16) frente al primer trimestre (10), como resultado del refuerzo en actividades de capacitación y seguimiento al trámite de acciones de mejora.

Punto(s) Crítico(s): Al corte del mes de junio, la principal afectación negativa al resultado del indicador, está representada por seis (6) acciones correctivas vencidas, cuatro (4) de las cuales corresponden a AC reformuladas cuyos análisis de causas y planes de acción no fueron definidos oportunamente (10 días) pasando como vencidas al cierre del periodo. En segundo lugar, se encuentran las deficiencias en la sustentación del cierre y/o en el cierre de AC en las cuales se consideró no aplicaba plan de acciones (definiendo solo tratamiento). Vale decir que el procedimiento de acciones correctivas establece la opcíon para que el solicitante determine si aplica o no la AC (realizando solo tratamiento), situación que no fue tenida en cuenta al momento de evaluar el indicador por parte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

MPE2-02 AGENTES EDUCATIVOS (MADRES COMUNITARIAS, MAESTRAS JARDINERAS, OPERADORES) SENSIBILIZADOS EN MEJORES PRÁCTICAS AMBIENTALES DEL ICBF Meta : 10% Resultado del periodo: 8%

Análisis:






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Durante lo corrido del primer semestre de 2013, se han sensibilizado en mejores prácticas ambientales, un total de 246 agentes educativos en el área de influencia de los Centros Zonales Buenaventura, Ladera, Tuluá, Roldanillo, Jamundí y Cartago. Actividades adelantadas con el apoyo de los asesores de las diferentes modalidades. El porcentaje de avance alcanzado al cierre del primer semestre (8%) permite a la regional ubicarse en el rango de nivel óptimo. Estos procesos de sensibilización han sido un importante punto de conexión del sistema integrado con los niños, niñas y adolescentes beneficiarios de los programas, contando con el aporte de los agentes educativos. MPE2-03 % DE RIESGOS CONTROLADOS Metas: 100% Resultado del periodo: 93%

Análisis: Conforme a lo establecido en la hoja de vida del indicador, no aplicó reporte de dato para el primer trimestre del año, por cuanto no se tenían actividades programadas para su cumplimiento final al cierre del citado periodo. Para el segundo trimestre del año, como resultado del seguimiento a la ejecución de los planes de tratamiento definidos en los mapas de riesgos, el 93% de los riesgos con tratamiento definido para ese corte evidenciaron el cumplimiento del mismo; solo un riesgo no evidenció el cumplimiento de la totalidad de su tratamiento (1 actividad pendiente dentro del mapa de riesgos de macroproceso de Gestión para la atención de la familias y las comunidades).

Punto(s) Crítico(s): Se encuentran pendientes de recibo en el Grupo Planeación y Sistemas las copias de los mapas de riesgos ajustados (después de la retroalimentación de los responsables de proceso) correspondientes a los centros zonales Nororiental, Centro, Suroriental, Jamundí, Buga, Tuluá, Cartago, Buenaventura y Sevilla. Información que deberá ser publicada en el repositorio de Mejoramiento Continuo, para terminar todo el ciclo de la valoración con corte Junio 2013.






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MPE2-04 PORCENTAJE DE AVANCE DE LA RUTA DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Análisis El avance se mide a través de la ruta de implementación épico, cuyo primer reporte se realizó con corte a junio con un resultado del 83% frente al valor esperado del 100%. Ruta formalizada por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional en el mes de mayo de 2013 y que contiene las 39 actividades a desarrollar durante la vigencia en los componentes: sensibilización y capacitación, Implementación del Sistema Integrado, auditorías internas SIGE, monitoreo del SIGE por la alta dirección e implementación del modelo de innovación y reporte de bitácoras.

Punto(s) Crítico(s): La valoración de la ruta épico, se vio afectada por tres (3) actividades transversales a los cuatro ejes de gestión que no tuvieron reporte al corte junio y doce (12) actividades que se evaluaron como incompletas en su reporte, tal como se discrimina en el cuadro relacionado a continuación. Entre los aspectos que influyeron en lo anterior se encuentran: La formalización de la ruta en su versión definitiva en el mes de mayo, inoportunidad en la publicación de evidencias en el repositorio para el eje de S y SO y actividades del SGSI delas cuales se estaba pendiente de orientación desde el nivel nacional.






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MPE COORDINACION Y ARTICULACION DL SNBF

E-29 NÚMERO DE MUNICIPIOS CON ASISTENCIA TÉCNICA DEL ICBF EN EL DESARROLLO DE POLÍTICAS PÚBLICAS DIFERENCIALES A FAVOR DE NNA. Meta : 26 municipios Resultado del periodo: 42 municipios con AT (sobrepasa el 100%) ACCIONES Y ANALISIS:

• Talleres de formulación y de refuerzo ABC: 19 municipios • Talleres de ajuste a PP: 9 municipios • Talleres de seguimiento PP: 14 municipios • Equipo de AT: regional, zonal, Subdirección SNBF, Gobernación y PGN • Sistematización DX, Planes de desarrollo y PP por municipio. • Se ha avanzado en la AT con un modelo más pedagógico y que permite mayor asimilación de los Entes

Territoriales y SP Icbf. • Pendientes para II semestre: • AT en Manual operativo SNBF (Decreto 0936/ 13) (Taller macro regional octubre) • ABC de CPS (Reforzar formulación y seguimiento PP) (talleres septiembre) • Ruta de Atención Integral a Primera Infancia • Ruta de protección Integral a NNA • SSE garantía derechos y preparación RPC • Avances de Convenios interadministrativos

Meta 2012 Ejes de Sistema Número Actividades

Número Actividades que aplican a

la fecha de corte

(Productos)

Número

Actividade

s

(No

Reportada

Numero

Actividades

Calidad

(Incompleta

s)

I. SENSIBILIZACION Y CAPACITACIONCalidad, Ambiental, Seguridad de la

Información, SYSO4 3 0 0

Calidad, Ambiental, Seguridad de la


Calidad 3 3 0 0

Ambiental 4 2 0 1

Seguridad de la Información 7 6 0 5

SYSO 9 7 0 5

III. AUDITORIAS INTERNAS SIGECalidad, Ambiental, Seguridad de la


IV. MONITOREO DEL SIGE POR LA ALTA

DIRECCIÓN



V. IMPLEMENTAR EL MODELO DE

INNOVACION Y REPORTE DE BITACORAS



39 32 3 12

Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del

Sistema

Integrado de Gestión

II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

INTEGRADO






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E-31 NÚMERO DE MUNICIPIOS CON CPS MONITOREADOS Meta: 42 municipios Resultado del periodo: 42 municipios (100%) ANALISIS Y ACCIONES PENDIENTES:

• 38 CPS están activos • 30 CPS poseen planes de acción y agendas • 37 municipios con mesas de infancia y adolescencia activos • 22 municipios con participación de NNA, etnias y sociedad civil • 26 cumplen con AUTOEVALUACION • Socialización nuevo instrumento de EVALUACION CPS • Los CPS han cumplido en un 90% sus dinámicas organizativas y de proyección social. La

variable que influye en su actividad es la voluntad político administrativa del Alcalde. Una vez se formalice el nuevo instrumento de evaluación de los CPS, se espera una mayor dinámica de los mismos y un real monitoreo y valoración de su efectividad.

MACROPROCESOS MISIONALES

MPM GESTION PARA LA ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

E-01 NUMERO DE NIÑOS Y NIÑAS CON ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA Mata: 32.653 Resultado del periodo: 30.011






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Numerador Denominador Avances % de avance Valoración

30.011 32.653 30.011 92% OPTIMO

Análisis: El indicador al mes de Junio tiene como meta propuesta por la nacional 32.653 de los cuales se ha logrado 30.011 con una diferencia de 2.642 cupos. Se encuentra en valoración Óptimo con un porcentaje de avance del 92%.

La meta programada a nivel nacional es la misma reportada por la sede regional. El no cumplimiento del 100% de la meta es debido al retraso en la contratación de algunos cupos por situaciones relacionadas con la idoneidad de posibles entidades administradoras del servicio de primera infancia, igualmente debido a que algunos centros zonales estaban reportando en las Metas sociales y financieras el descuento de cupos y no de raciones. Por lo anterior la sede regional se encuentra adelantando las acciones que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos exigidos para las entidades administradoras de primera infancia. En cuanto a las dificultades presentadas en el reporte de la ejecución de las metas sociales y financieras se han realizado visitas a los Centros Zonales brindando asistencia técnica para lograr el cumplimiento del 100% de la atención en la meta programa. También se adelantan acciones para la contratación de cupos nuevos (cupos que transitan del PAIPI), cupos de transito de las modalidades no integrales a modalidad integral y contratación de servicios en nuevas infraestructuras a través de la gestión con las alcaldías de los municipios. Punto(s) Crítico(s):

Algunas Entidades Propuestas para la Administración de las modalidades de Primera infancia no cuentan con los requisitos exigidos para administrar el servicio.

Reporte por parte de algunos CZ de disminución de cupos y no raciones.

La inexistencia en algunos municipios de infraestructura disponible para la atención. E-03 - NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS ATENDIDOS EN HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR -HCB FAMILIARES, FAMI, GRUPAL Y EN ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN Y OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN. Meta: 76.518 Resultado del periodo: 75.353






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Numerador Denominador Avances % de

avance Valoración

75.353 76.218 75.353 98% ADECUADO

Análisis La meta Nacional es de 76.218 cupos, lo cual difiere de lo programado en metas sociales y financieras en la Regional donde la meta establecida es de 75.606 beneficiarios atendidos en 1ra Infancia en las siguientes modalidades: Modalidad HCB Familiares: beneficiarios programados 45396; beneficiarios atendidos 44861 Modalidad FAMI: beneficiarios programados 24576; beneficiarios atendidos 23862 Modalidad HCB Grupal: beneficiarios programados 5604; beneficiarios atendidos 5393 Modalidad Establecimientos de Reclusión de mujeres: beneficiarios programados 30; beneficiarios atendidos 30 De un total de 75.606 beneficiarios programados, se logró una ejecución de 74.146 beneficiarios al mes de junio. La inejecución en las modalidades HCB Familiar, Grupal y FAMI se debió a circunstancias relacionadas con el no funcionamiento de algunas unidades de servicio, inasistencia de los niños, niñas y familias por razones de salud, dificultades personales de las familias o situaciones de orden público, renuncia de madres comunitarias, baja cobertura y unidades de servicio cerradas. La atención a niños menores de tres años en reclusión de mujeres se brindó al 100% de los beneficiarios.

Punto(s) Crítico(s):

No funcionamiento de unidades de servicio.

Incongruencia entre la meta Nacional y lo programado en metas sociales y financieras para la Regional. E-04: NÚMERO DE NUEVOS AGENTES EDUCATIVOS VINCULADOS A PROCESOS DE FORMACIÓN EN EL MODELO DE ATENCIÓN INTEGRAL. Meta: 1.200 Resultado del periodo: 79






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49 1.200 49 4% CRITICO

Análisis: De una meta de 1200 AE vinculados a procesos de Formación, al mes de junio la Regional Valle reporta la vinculación de 276 MC y AE, de las cuales 75 corresponde al mes de mayo y 201 al mes de junio. Realizando la revisión del Tablero de Control con corte al mes de junio se encuentra una inconsistencia entre el reporte realizado por la Regional Valle y lo reportado por el nivel nacional. A nivel regional se realizó un reporte de 201 MC y EA vinculadas en el mes de Junio al Técnico AIPI, sustentado en 6 hojas de matrícula remitidas por el SENA y de 75 MC y AE en el mes de Mayo. El reporte Nacional plantea solo la vinculación de 49 MC y AE mayo y en junio, datos que fueron retroalimentados desde el grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, mediante correos electrónicos con fecha 9 de julio y 25 de julio, dirigidos a Carlos del Castillo y Oscar Sosa donde se solicitó la revisión de estos reportes. El pasado 25 de julio vía correo electrónico y memorando se solicitó al nivel nacional la disminución de la meta, a lo cual no se ha recibido una respuesta formal. Punto(s) Crítico(s):

Inconsistencia en los resultados nacionales y lo reportado por la regional.

Baja oferta del SENA para la apertura de grupos de formación.

La regional Valle cuenta con MC y AE en zona rural dispersa, que aunque tengan total interés de ingresar a la formación el acceso es difícil a la cabecera municipal y por ende a la formación con el SENA.

Hay un alto porcentaje de población manifiesta no estar interesado en ingresar a la formación, hecho que dificulta el logro de la meta, aunque la Regional cuente con un número importante de MC y AE.

La regional cuenta con un alto número de MC mayores de 60 años quienes no están interesadas en ingresar a la formación.






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En los procesos de inscripción de este primer semestre se han encontrado MC y AE con interés de formación pero no cumplen con los requisitos mínimos para el ingreso como noveno grado o bachiller completo, inhabilidad por parte del SENA, entre otros.

E-22 NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS EN PRIMERA INFANCIA CON VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO NUTRICIONAL: Meta: 32.653 Resultado del periodo: 30.011

Análisis: Con corte al 30 de junio la regional Valle no cuenta con el reporte total de niños y niñas con valoración y seguimiento nutricional, ya que se depende del reporte consolidado de los CZ los cuales a la fecha se encuentran en esta etapa de recolección de datos. Sin embargo en el tablero de control reportado por el nivel nacional nos da una calificación de 92% de cumplimiento ubicándonos en un nivel adecuado. Vale la pena aclarar que los niños y niñas reportados en esta vigencia en el SSN son de los servicios H.I. cualificados y CDI.

Punto(s) Crítico(s): Los ajustes realizados al aplicativo Cuéntame han retrasado la consolidación de la información.






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MPM1-01: CUPOS TRANSITADOS A ESQUEMAS DE ATENCIÓN INTEGRAL Meta: 0

Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que el transito fue programado a partir del mes de julio de 2013.

MPM1-02: NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS ENTRE 6 MESES A 4 AÑOS 11 MESES DE EDAD BENEFICIADOS CON EL PROGRAMA – DIA Meta: 40.259 Resultado del periodo: 40.259


40.259 40.259 40.259 100% OPTIMO

Análisis: Con corte al 30 de Junio el Programa DIA obtuvo un cumplimiento del 100% de los beneficiarios






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programados vinculados al programa: 40.259, manteniendo de esta manera la cobertura total en el Valle del Cauca. Esta cobertura mantuvo cierta estabilidad durante el primer semestre debido a la constante capacitación, seguimiento, apoyo y asistencia técnica de los tecnólogos en alimentos en puntos críticos como son el proceso de almacenamiento, condiciones higiénico sanitarias de los puntos; manejo indebido de los productos, etc.


MPM1-03 UNIDADES DE ATENCIÓN BENEFICIARIAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA FIESTA DE LA LECTURA. Meta: 1

Análisis: El reporte nacional en tablero de control plantea que dicho indicador no aplica para el primer semestre. A nivel regional a la fecha se han beneficiado con el componente de dotación de Fiesta de la Lectura un total de 1167 unidades de servicio, distribuidas de la siguiente forma: Modalidad Familiar 43 unidades de atención; Modalidades institucionales 100 UDS; Modalidad FAMI 1024 UDS. La selección de las unidades Familiares e Institucionales a beneficiar se realizó de manera conjunta entre el ICBF Nacional y Regional. Para la modalidad FAMI, se tuvieron en cuenta la totalidad de unidades de servicio programadas en SIM.

Punto(s) Crítico(s): El operador de la estrategia solo hace acompañamiento 4 meses al año.

MPM1-04 NIÑOS Y NIÑAS ATENDIDOS INTEGRALMENTE CUYOS PADRES O CUIDADORES HAN ASISTIDO A JORNADAS DE SENSIBILIZACIÓN

Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame

MPM1-05: NIÑOS Y NIÑAS DE LA RED UNIDOS CON ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA (AIPI).

Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame

MPM1-06: NIÑOS Y NIÑAS DE LA RED UNIDOS ATENDIDAS EN MODALIDADES HCB FAMILIARES, FAMI, GRUPALES, DIA Y OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN.

Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo






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Cuéntame

MPM1-07: Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia. Meta: 9.444 Resultado del periodo: 9.444


0 0 5.706 60% EN RIESGO

Análisis: Aunque existe un avance reportado desde el Nivel Nacional según tabla anexa, la Regional Valle del Cauca está a la espera del funcionamiento del módulo de beneficiarios en el aplicativo “Cuéntame” para generar el reporte de la población identificada dentro de las modalidades de PI como víctima. Así mismo con el resultado anterior se enviará a la Unidad de Victimas con la articulación de la Sede Nacional del ICBF para corroborar la validez de la información.

Mes Numerador Denominador Avance %

Marzo 0 0 4.986 53%

Abril 0 0 4.986 53%

Mayo 0 0 4.986 53%

Junio 0 0 5.706 60%

Punto(s) Crítico(s): demora en el reporte del Módulo de beneficiarios aplicativo “Cuéntame”.

MPM1-08 AGENTES EDUCATIVOS FORMADOS CON LA ESTRATEGIA FIESTA DE LA LECTURA Meta: 491 Resultado del periodo: NA

Análisis: El reporte nacional en tablero de control plantea que dicho indicador no aplica para el primer






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semestre. Entre los meses de mayo y junio se realizó la focalización de 491 Agentes Educativos para formación en el Diplomado Promoción de la Lectura y Desarrollo de lenguajes y expresiones artísticas en la Primera Infancia, el cual será desarrollado de manera conjunta entre el CERLALC, el Socio Nacional Fundación Carvajal y el Socio Regional Gestión y Acción. La distribución de los Agentes Educativos para formación es la siguiente: 38 Madres Comunitarias tradicionales; 45 Agentes Educativos Centros de Desarrollo Infantil; 93 Agentes Educativos Modalidad Familiar; 34 Maestras Jardineras de Hogares Infantiles; 281 Madres Comunitarias FAMI. A partir del mes de agosto iniciará el proceso de formación a los Agentes Educativos Focalizados.

MPM1-09: MADRES TRANSITADAS A ESQUEMAS DE ATENCIÓN INTEGRAL

Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que el tránsito fue programado a partir del mes de julio de 2013.

MPM1-10: PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UNIDADES DE SERVICIO Y BENEFICIARIOS PARA LA DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA

Análisis: este indicador no aplica ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame.

MPM GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LAS NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA

E-05:NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES VINCULADOS A PROGRAMAS DE PREVENCIÓN (RECLUTAMIENTO, GESTACIÓN DE ADOLESCENTES, USO DEL TIEMPO LIBRE Y PROCESOS DE PARTICIPACIÓN) Meta: 12.950 Resultado del periodo: 0


0 12.950 0 0% NA

Análisis: a 30 de junio de 2013 se han contratado 12650 cupos con el operador seleccionado mediante convocatoria pública 001-2013.La contratación cumplió con los tiempos estipulados en la licitación






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pública; el proceso está en la fase de alistamiento.

Punto(s) Crítico(s): la selección de operadores desde el nivel nacional toma un tiempo considerable.

E-06: NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES ATENDIDOS POR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 363.918 Resultado del periodo: 360.193


360.193 363.918 360.193 99% ADECUADO

Análisis: El indicador se encuentra en un porcentaje de avance del 99%, en valoración ADECUADA por las siguientes causas: para la presente vigencia no se han contratado 768 cupos de población especial (indígenas) y se ha presentado inasistencia por razones como inseguridad en los sectores y el retiro de niños por traslado de municipio.

Punto(s) Crítico(s): se presenta mucha inasistencia






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MPM2-01 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO ATENDIDOS POR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 100 Resultado del periodo: 100


100 100 100 100% OPTIMO

Análisis: Dado el seguimiento permanente y respuesta activa a los planteamientos generados para el programa, éste se encuentra con un avance de ejecución al 100%.

MPM2-02 DÍAS PROMEDIO DE ATENCIÓN DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 130 RESULTADO: 89






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89 82 89 68% OPTIMO

Análisis: este indicador ha presentado valoración crítico en los meses anteriores por cuanto en el reporte de los indicadores hubo un error en los días de atención los cuales fueron corregidos para el mes de junio, para el presente corte se encuentra en valoración óptima. Se está ejecutando normalmente y se estima llegar a los 130 días programados antes del 31 de agosto de 2013.

Punto(s) Crítico(s): error en el reporte de la información. MPM2-03 ENCUENTROS VIVENCIALES REALIZADOS POR EL PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES "GENERACIONES CON BIENESTAR"

Análisis: los encuentros vivenciales se inician una vez concluida la fase de alistamiento. Los encuentros vivenciales se iniciarán a partir del 19 de julio de 2013.

MPM2-04 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UNIDADES DE SERVICIO Y BENEFICIARIOS PARA LA DIRECCIÓN DE NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Meta: 100% Resultado del periodo:

Análisis: El reporte de beneficiarios se inicia a partir de la realización de los encuentros vivenciales, para el caso de generaciones con bienestar.

Punto(s) Crítico(s): se ha creado un nuevo sistema de registro de beneficiarios “Cuéntame” que implica ponerlo a prueba para ver su efectividad.






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MPM GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

E-12: FAMILIAS BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 12.435 Resultado del periodo: 0


0 12.435 0 0% CRITICO

• Análisis: No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a que: La operación (focalización) de la modalidad empezó a finales de mayo, razón por la cual en este periodo de tiempo fue insuficiente para realizar los reportes correspondientes dado el documento anexo SIM, señala que el periodo de focalización y vinculación de las familias es de 60 días, a partir del inicio de la operación, con la siguiente distribución:

a. FAMILIAS RED UNIDOS 8.630. b. FAMILIAS PARD 190. c. FAMILIAS OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN 3.615. d.

Demora en la creación de usuarios para el reporte de la información por parte de la sede nacional. Bases de datos red unidos con insistencias. Número de familias otras formas de atención 3.615 del nivel Nacional. Fundación Carvajal. Previa consulta al nivel nacional.


Demora en el proceso contractual.

Creación de usuarios (plataforma).

Inconsistencias y desactualización de las Base de datos red unidos.

MPM3-01 FAMILIAS DE RED UNIDOS BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 100% Resultado del periodo: 0






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0 0 NR 0% CRITICO

• Análisis: No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a que: La operación de la modalidad se encontraba en etapa de alistamiento y focalización correspondientes a un mes la primera y a 60 días la segunda, las cuales por indicaciones del nivel nacional y la demora en el proceso contractual se desarrollaron de manera paralela. Demora en la creación de usuarios para el reporte de la información. Bases de datos red unidos con inconsistencias y desactualizadas, de las cuales corresponde atender 8.630 familias red unidos.

Punto(s) Crítico(s): Creación de usuarios. Base de datos red unidos desactualizadas y con inconstancias

MPM3-02 FAMILIAS VICTIMAS, PARD, VULNERABLES BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 1 Resultado del periodo: 0


0 1 0% 0% CRITICO

• Análisis: Las bases de datos de familias Victimas, PARD y Vulnerables fue remitida por el grupo de protección previa solicitud del enlace regional, posteriormente enviada al nivel nacional para su correspondiente validación y devolución, la cual le fue suministrada a los operadores de manera oportuna para garantizar el proceso de vinculación de las familias que corresponden a 190. No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a la demora en la creación de usuarios para el reporte de la información.

Punto(s) Crítico(s): Creación de usuarios.






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MPM GESTION PARA LA NUTRICION

MPM PROTECCION

E- 08 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES VINCULADOS A PROCESOS DE FORMACIÓN. Meta: 100% Resultado del periodo: 100% Se realizo cronograma de visitas para el primer trimestre del año 2013, se ejecutaron las visitas a todos los CZ, se les dio a conocer la ruta de registro de la información en el aplicativo SIM y se logro alcanzar la meta estipulada del 100%.

E - 13 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES QUE REINGRESAN AL PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Meta: 0% Resultado del periodo:0% Para este semestre se da cumplimiento a la meta del Indicador con un 0% de niños, niñas y adolescentes que reingresan al PARD. Contribuye a sostener un porcentaje óptimo el seguimiento continuo realizado a través de revisión de matrices de compromisos remitidas por los Centro Zonales mensualmente, revisión de actas de estudios de casos y comités zonales, y la asesoría y orientación permanente brindada a las defensorías de familia para el fortalecimiento del

CODIGO INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR

E-21 Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

E-23 Niños y niñas que mejoraron su estado Nutricional que se encuentran en la modalidad Recuperación Nutricional con Enfoque Comunitario - RNEC

MPM4-01 Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.

MPM4-02 Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional

MPM4-03 Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.

MPM4-04 Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad

MPM4-07 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la Dirección Nutrición






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debido proceso que aplican durante la sustentación de sus casos.

INDICADOR E-14 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 18 AÑOS EN PROTECCIÓN CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN CON SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA EN 120 DÍAS O MENOS. Meta 100% Resultado del periodo: 98%

Se presenta para este indicador un avance del 98%. El 2% de peticiones con las actuaciones que determina el PARD, no fueron registradas en el tiempo establecido. Puntos críticos: Registro en el tiempo determinado de las actuaciones correspondientes por parte de las defensorías de familia de los CZ. E-18 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTE VÍCTIMAS DEL DESPLAZAMIENTO FORZADO CON PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS POR VULNERACIONES ADICIONALES AL DESPLAZAMIENTO. Meta: 0% Resultado del periodo: 2%

0

1000

2000

3000

NNA con auto Apertura ySituaciòn Definida en menos

de 6 meses

NNA con auto Apertura SINSituaciòn Definida en menos

de 6 meses

2656

60

98%

2% Porcentaje

Numero Casos NNA

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto






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Los resultados de este indicador equivalen a 14 niños, niñas y adolescente sobre 704 niños, niñas y adolescente victimas del desplazamiento Forzado, con PARD Abierto, lo que equivale a la afectación de 2% en la meta. Se tiene en cuenta al revisar la hoja de vida del indicador se observa que la fuente del cálculo se toma del RUB y del SIM haciendo un cruce de las bases de datos, igualmente se identifica que el nivel a reportar es solo el nivel Nacional, mientras que en el tablero control adicionan el nivel Regional, donde desconocemos la identificación de la cifra arrojada mensualmente y las características para su respectivo análisis. Puntos críticos: No se cuenta con el reporte mediante un indicador específico en el SIM que permita el control y análisis respectivo de la información suministrada desde el nivel Regional. MPM5-P1-01 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DEL HOGAR SUSTITUTO CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES Meta: 0% Resultado del periodo: 49%

Resultado a Junio 49%. Al realizar el cruce entre los aplicativos línea base y SIM, se evidencia la diferencia del No. de niños niñas y/o adolescentes por la falta de registro o ingreso de los mismos y unificación del tipo y numero de documento de cada uno de ellos en ambos aplicativos; la información se encuentra en proceso de actualización por lo tanto la información generada por el reporte no es real.

0200400600800

Niños, niñas y adolescentesvíctimas de desplazamientoforzado con PARD abierto

Niños, niñas y adolescentesvíctimas de desplazamiento

forzado SIN PARD abierto

14

690 2%

98%

PORCENTAJE

Número deNNA PARDAbierto

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes Victimas Del Desplazamiento Forzado Con

0

50

100

3 1 2

33

0 3 3 3 2 9 4 3

61

1 5 7 3 9 Numerador

Denominador

NNA EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DE HOGAR SUSTITUTO Y CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES






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Puntos críticos: Falta de articulación entre defensorías de familia y operadores de protección para unificar en ambos aplicativos el tipo y No. de documento de los beneficiarios; ya que al momento de realizar el cruce debería coincidir el mismo beneficiario ubicado en línea base y registrado en el SIM. Falta de actualización periódica de los Indicadores PARD por parte del área encargada a nivel Nacional. MPM5-P1-02 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES UBICADOS EN LA MODALIDAD MEDIO INSTITUCIONAL INTERNADO CON MÁS DE DOCE MESES DE PERMANENCIA. Meta: 0% Resultado del periodo: 33%

Porcentaje alcanzado 33%. Al realizar el cruce entre los aplicativos línea base y SIM, se evidencia la diferencia del No. de niños niñas y/o adolescentes por la falta de registro o ingreso de los mismos y unificación del tipo y numero de documento de cada uno de ellos en ambos aplicativos; la información se encuentra en proceso de actualización por lo tanto la información generada por el reporte no es real. Puntos críticos: Falta de articulación entre defensorías de familia y operadores de protección para unificar en ambos aplicativos el tipo y No. de documento de los beneficiarios; ya que al momento de realizar el cruce debería coincidir el mismo beneficiario ubicado en línea base y registrado en el SIM. Falta de actualización periódica de los Indicadores PARD por parte del área encargada a nivel Nacional.

MPM5 -P1-03 PORCENTAJE DE NIÑO, NIÑAS O ADOLESCENTES CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN QUE LLEVAN ENTRE 121 Y 180 DÍAS SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA Meta: 0% Resultado del periodo: 1%

0

20

40

60

80

3 0 1

35

12 1 0

9 12

0 2

15 6 5

66

50

11 6

26 25

12 7

NUMERADOR

DENOMINADOR

NNA EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DE MEDIO INSTITUCIONAL Y CON






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El porcentaje para este corte corresponde al 1%. En el mes de Junio se presenta un cúmulo de 7 peticiones de los centros zonales así: Centro (1), Sur (2), Suroriental (3) y Sevilla (1). Es importante resaltar que para los Centros Zonales de Centro y Sur, los casos presentan solicitud de prórroga, por tanto no deberían ser tenidas en cuenta por el Indicador, y con relación a los 4 casos restantes, las actuaciones no fueron registradas en el tiempo establecido debido a que se hizo reparto a otras defensorías de los casos debido a incapacidad medica de los titulares. Puntos críticos: no contar con personal supernumerario para que asuman la responsabilidad de Defensor de familia para el caso de incapacidad por enfermedad general, situación que se presento con los Centro Zonales Sevilla y Suroriental. La no exclusión del indicador de los casos con solicitud de prórroga.

MPM5-P1-04 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN QUE LLEVAN MÁS DE 180 DÍAS SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA Meta: 0% Resultado del periodo: 0% Los trece centros zonales cumplen en este indicador con CERO PETICIONES teniendo las actuaciones correspondientes a la definición de situación jurídica. A esto ha contribuido el ejercicio de seguimiento y revisión permanente realizado por parte del Grupo PARD al registro de información en el SIM a cargo de cada una de las defensorías, al igual que el impacto generado por los reportes que se envían semanalmente al respecto del comportamiento de indicadores que miden el cumplimiento del proceso, por parte de las mismas.

MPM05 - P1-05 PORCENTAJE DE NN MENORES DE 6 AÑOS CON SITUACION LEGAL DEFINIDA EN MENOS DE 6 MESES. Meta: 100% Resultado del periodo: 98%

0

5

0

3

0 1

2

0 0 0 0 0 1

0 0 0

No

. Pe

tici

on

es

AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA ENTRE 121 Y 180 DIAS






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Se presenta para este indicador un avance del 98%, la diferencia que muestra el Indicador es del 2% y obedece a un registro de la información en el sistema posterior a las fechas establecidas por el mismo. Puntos críticos: No se cuenta con el registro oportuno de las actuaciones correspondientes en la fecha establecida. MPM05 - P1-06 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS QUE REINGRESAN AL PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Meta: 0% Resultado del periodo: 0% Atendiendo el análisis del indicador E-13 en materia del cumplimiento de la meta con respecto a REINGRESOS, se tiene por decir que las mismas actividades que se llevan a cabo con las defensorías de familia, contribuyen con este resultado, a saber: seguimiento continúo a compromisos, revisión de actas de estudios de casos y comités zonales, y asesoría permanente. E-15 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, SIN CARACTERÍSTICAS ESPECIALES PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 100% Resultado del periodo: 100% El cumplimiento es al 100%, teniendo en cuenta que un total de 24 NNA SIN características especiales con declaratoria de adoptabilidad presentados al comité de adopciones, 21 NNA fueron asignados de la siguiente manera: 18 adopciones indeterminadas, 3 legalización (1 adopción de crianza, 2 hijo de conyugue). 3 HA fueron devueltas a los centros zonales. Es de advertir que algunas HA se han devuelto en varias ocasiones. Ejemplo: HA María Antonia Ibarguen (3) devoluciones, HA Valeria Astaiza (3) devoluciones.

0500

10001500

Número de Niños y niñasmenores de 6 años consituación legal definida

antes de 180 días

Número de Niños y niñasmenores de 6 años SINsituación legal definida

antes de 180 días

1347

21

98%

2%

PORCENTAJE

PORCENTAJE DE NIÑOS-NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS CON SITUACION LEGAL DEFINIDA EN






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E – 16 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, CON CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES Y POSIBILIDAD DE ADOPCIÓN PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 36% Resultado al corte del periodo: 43% En el periodo de enero a junio de 2013 se presentaron al comité un total de 47 NNA CON característica especiales de los cuales 21 fueron asignados de la siguiente manera alcanzando el 120% de cumplimiento para el periodo: 13 adopciones indeterminadas y 8 legalizaciones (2 adopciones de crianza, 3 consanguíneas y 3 hijo de conyugue). Fueron devueltas 20 HA por inconsistencias legales y/o psicosociales y 6 casos de NNA fueron reportados a nivel Nacional por condiciones especiales. (Grupo de hermanos, edad). E-17 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES QUE A PARTIR DE LA FECHA DE SENTENCIA DE ADOPCIÓN EN FIRME, CUMPLEN CON EL NÚMERO DE INFORMES DE SEGUIMIENTOS POST ADOPCIÓN EN EL PERIODO ESTABLECIDO Meta: 100% Resultado del periodo: 84%

Se observa una disminución en el promedio de cumplimiento de los (4) informes post adopción en comparación primer y segundo trimestre de lo corrido del año 2013 a corte Junio el complimiento es del 84%. Este comportamiento se presenta especialmente para el caso de seguimientos a familias Colombianas por la falta de profesionales exclusivos para esta tarea, para el caso de las adopciones de familias extranjeras es la agencia la encargada de realizar el reporte de seguimiento. Puntos críticos: falta de profesional exclusivo para realizar los seguimientos. Incumplimiento en la entrega oportuna y acorde al lineamiento del Informe de seguimiento post adopción por parte de las agencias de adopción extranjeras. MPM5-P2-01 NIÑOS Y NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, SIN CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 100%

80

85

90

95

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Series1 84 90 91 84 85 84

Indicador Niños, niñas y adolescentes con informes de seguimiento post adopción de acuerdo a la fecha de sentencia Enero a Junio 2013






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Resultado del periodo: 100% De acuerdo a las actas de los comités de adopciones celebrados en el periodo de enero a junio de 2013 se reporta un total de 17 niños y niñas menores de 6 años SIN características especiales, 14 con asignación de familia, 3 casos corresponden a devoluciones de HA a Centros Zonales. MPM5-P2-02 NIÑOS Y NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, CON CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES Y POSIBILIDAD DE ADOPCIÓN PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 36% Resultado del periodo: 85% De acuerdo a las actas de los comités de adopciones celebrados en el periodo de enero a junio de 2013 se reporta un total de 2 niños, menores de 6 años con características especiales y con asignación de familia cumpliendo con la meta. MPM5-P3-03 REITERACIÓN DEL DELITO EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES. Meta: 0% Resultado del periodo: 9%

0%

5%

10%

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Series1 0% 0% 4% 0% 0% 9%

Títu

lo d

el e

je

Indicador Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.






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Durante el periodo de enero a junio de 2013 ingresaron 1398 adolescentes de los cuales 173 reincidieron; 96 por el mismo delito, 61 por un delito más grave y 16 por un delito menos grave. Presentándose en el primer trimestre una reiteración del 4% y en el segundo trimestre un 9%. Puntos críticos: La valija del SRPA como instrumento definido para generar información cuantitativa no cuenta con la posibilidad de identificar la reiteración por tipo penal. Las políticas públicas para los adolescentes no han generado un impacto a las necesidades de esta población, por tanto el contexto socio económico y cultural no le brinda garantías de acceso para su inclusión social.

MACROPROCESOS DE APOYO

MPA GESTION JURIDICA

MPA2 -01 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DEL AUTO DE AVOCACIÓN POR EL FUNCIONARIO EJECUTOR Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: La Oficina de Cobro Administrativo Coactivo realiza seguimiento semanal de los procesos remitidos por la Oficina de Recaudo para avocar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibida la documentación. Igualmente con el fin de mantener la meta de éste indicador en el 100%, la ejecutora de procesos coactivos rinde informes mensuales a la Coordinadora del Grupo Jurídico, por escrito y detallado de la oportunidad en la expedición del auto de avocación.


MISMO DELITO 14 0 4 4 23 51

DELITO MAS GRAVE 3 0 20 3 12 23

DELITO MENOS GRAVE 1 5 0 0 10

0

10

20

30

40

50

60






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MPA2-02 OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Este indicador consiste en agotar la notificación del mandamiento de pago dentro de los cinco (5) meses contados desde la expedición del mandamiento, se agotó dentro del término la notificación de los mandamientos de pago proferidos en el periodo, para dar cumplimiento al 100% se han implementado seguimiento mensual a través del Libro Radicador de procesos en el cual se consigna la anotación de la respectiva notificación que se realiza. MPA2-03 OPORTUNIDAD EN LA CONTESTACIÓN DE DEMANDAS DE LOS PROCESOS JUDICIALES Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Este indicador consiste en dar respuesta oportuna al peticionario de acuerdo a los términos expuestos por la Constitución y la Ley, para dar cumplimiento del 100%, se realiza seguimientos semanales a través del libro radicador y el aplicativo SIM.

MPA2-04 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE RECONOCE O NIEGA LA CALIDAD DE DENUNCIANTE Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Una vez recibida la información mediante soportes físicos del denunciante de un bien, se procede de inmediato a dar cumplimiento con la expedición de la resolución que niega o lo reconoce como tal, con el fin de cumplir con los procedimientos y tiempos establecidos. MPA2-05 PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LOS CRÉDITOS A FAVOR DEL ICBF, EN LOS PROCESOS CONCURSALES DE REORGANIZACIÓN EMPRESARIAL EN LEY 1116 DE 2006 Meta:100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: De acuerdo a la ley 1116 de 2006 se están desarrollando los diferentes procesos concursales pertenecientes al régimen de insolvencia económica, surtidos ante la Superintendencia de Sociedades como juez garante del proceso, donde es fundamental la información oportuna sobre el Aviso del inicio del proceso de insolvencia económica, como también lo es la presentación adecuada y oportuna de los créditos dentro del término preestablecido, el cual se desarrolla prácticamente a partir de la presentación del proyecto de calificación y graduación del promotor, generándose de esta forma las objeciones a que haya lugar y de ahí en






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adelante los diferentes aspectos del proceso que para un positivo resultado requieren de una revisión frecuente de los estados y de acciones oportunas que garanticen la efectividad del proceso Los proceso concursales, son revisados con periodicidad con el objeto de verificar si hay cumplimiento del acuerdo, de lo contrario se oficia a la entidad y de no obtener respuesta se denuncia el incumplimiento a la Intendencia Regional con miras a la obtención de los dineros que justifican el fin social del Instituto. Para mantener la optimización del proceso y a la vez corregir los hallazgos realizados por la Contraloría en la auditoria del año 2012, se han implementado planes de mejora como son la verificación de dos y hasta tres veces por semana de los estados, avisos y traslados de la Superintendencia de Sociedades, así mismo como la verificación permanente de expedientes y el consecuente oficio de cobro y de ser recurrente la situación, el denuncio ante la Superintendencia de Sociedades y como control permanente se desarrolla un Plan semanal el cual ha sido realizado previamente y al que se trata al máximo de dar cumplimiento, para de esta forma realizar funciones de forma acertada y oportuna que garanticen el 100% de efectividad en el proceso. MPA2-06 OPORTUNIDAD EN LA RESULUCION DE RECURSOS EN SEDE ADMINISTRATIVA Meta 100% Resultado: 100% ANALISIS: Al radicar los diferentes proyectos de resolución de recursos al Grupo jurídico, para su respectivo control de legalidad se da prelación a aquellos que tienen el termino de vencimiento próximo, y a la vez se recibe la sugerencia y/o señal de alerta por parte de la abogada y de la Profesional Encargado del Grupo de Recaudo quienes hacen hincapié en el término que esta por vencerse, realizando de esta forma un control de legalidad adecuado y dentro del término establecido. MPA2-07 CUMPLIMIENTO DEL REGISTRO DE PROCESOS EN EL SOFTWARE SIJA U OTRO Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: La Oficina Asesora Jurídica en coordinación con la Dirección de Información y Tecnología lideró la implementación del Sistema de Información Jurídico- Administrativo- SIJA, el cual apoya la gestión de los procesos Jurídico-Administrativos a cargo del Grupo Jurídico de la Dirección Regional, responsable de adelantar los procesos judiciales, de Jurisdicción Coactiva, Concursales, y de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos. El Grupo Jurídico ha venido implementado acciones y seguirá con las mismas con el fin de mantener actualizado este aplicativo.






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MPA GESTION SERVICIO Y ATENCION

E-40. OPORTUNIDAD EN LA SOLUCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS.

Meta: 100%

Resultado del periodo: 91%

ANALISIS: Este indicador se ha mantenido en el semestre, finalizando con un 91.23% en la oportunidad de atención a quejas y reclamos. en enero estuvo en 87%, febrero 83%, marzo con 82%, en el mes de abril se registró un descenso al 74%, mayo registró un alza a 91% y junio con un 91.23%, de oportunidad, frente a la respuesta de las quejas y reclamos. Aun no se alcanza la meta del 100% debido a que continúan presentándose inconvenientes con el registro oportuno de actuaciones para el cierre de las peticiones en la herramienta sim. PUNTOS CRITICOS Se pasan los días estipulados para registrar, los profesionales dicen que a veces no cuentan con tiempo para hacer el registro; así mismo los profesionales de los distintos puntos de atención no han identificado la importancia de priorizar la gestión y cierre oportuno de las peticiones tipo quejas y reclamos. MPA5-02-02 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE PETICIONES DE ASUNTOS CONCILIABLES

87% 83% 82%

74%

91% 91,23%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Series1






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ANALISIS: En el primer semestre este indicador presenta una variación en crecimiento del 73.1%, las actuaciones de gestión de la petición se están realizando gracias a los seguimientos de los líderes de servicio zonales y las estrategias implementadas en los centros zonales Palmira, buenaventura, nororiental y sur, quien dentro de ella está asignar citas dentro del tiempo de ley con una defensoría para esta función mientras que otra defensoría atiende los casos que tenían citas a mayor tiempo. Así mismo algunos defensores han adoptado y asimilado la importancia del registro correcto de las actuaciones en el SIM, comprometiéndose con el resultado del indicador. PUNTOS CRITICOS: Durante el primer semestre se han presentado retiros, vacaciones, incapacidades de los defensores asignados a los asuntos conciliables lo que ha generado que baje el indicador porque los profesionales deben continuar sus funciones propias más las asignadas temporalmente. No se hace registros oportunos en el SIM. MPA5-02-01. OPORTUNIDAD EN LA CONSTATACIÓN DE DENUNCIAS PRD

59% 60%

45% 52%

46%

73,1%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%


Series1






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ANALISIS: Este tuvo un 83.33%, la regional se mantuvo en el logro del indicador dentro de los 3 días de respuesta; así mismo la asignación de vehículos exclusivos para la labor en el caso de los centros zonales de Cali y de la vinculación del personal para el cumplimiento exclusivo de esta actividad, han incidido favorablemente en el logro de la meta del indicador. Sin embargo hay que tener en cuenta que el parámetro de evaluación cambio, hoy no se evalúa con días si no por porcentaje de denuncias atendidas oportunamente. PUNTOS CRÍTICOS: Hay peticiones que llegan a la regional desde nivel nacional y están vencidas, también hay peticiones que fueron enviadas al correo de los directores regionales, y vistas donde no se logra contacto antes de tres días con el afectado, lo que hace que la petición se venza.

51% 54%

46% 46%

63%

83%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%


Series1






Dirección Regional


Total de quejas cerradas y reclamos gestionados en el Año

Total de quejas y reclamos recibidos en el Año

Acumulados

Total de Denuncias Constatadas en el Año

Total de Denuncias Recibidas en el Año

Acumulados

indicador

RecibidasSolucionadosRecibidasSolucionados RecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosacumulado

CZ BUENAVENTURA 1 1 2 2 0 1 1 0 4 4 100%

CZ BUGA 1 1 8 8 3 3 4 4 1 1 17 17 100%

CZ CARTAGO 0 4 4 3 3 5 5 2 2 14 14 100%

CZ CENTRO 3 3 5 5 7 7 6 6 7 7 28 28 100%

CZ JAMUNDI 2 2 0 2 2 4 4 3 3 11 11 100%

CZ LADERA 4 4 7 7 5 5 6 6 2 2 24 24 100%

CZ NORORIENTAL 5 5 8 8 6 5 14 14 4 4 37 36 97%

CZ PALMIRA 11 11 11 11 0 10 10 3 3 35 35 100%

CZ ROLDANILLO 1 1 4 4 0 1 1 1 1 7 7 100%

CZ SEVILLA 0 4 4 4 4 8 8 3 3 19 19 100%

CZ SUR 2 2 3 3 7 7 5 5 2 2 19 19 100%

CZ SURORIENTAL 1 1 1 1 4 4 2 2 4 4 12 12 100%

CZ TULUA 1 1 4 4 5 5 4 4 9 9 23 23 100%

CZ YUMBO 0 0 1 1 5 5 2 2 8 8 100%

REGIONAL VALLE 5 5 14 13 3 2 3 3 4 4 29 27 93%

Total general 37 37 75 74 50 48 78 78 47 47 287 284 98%

INDICADOR

Centro ZonalENERO FEBRERO MARZO ABRIL Total general

100% 99% 96% 100% 100% 99%

MAYO






Dirección Regional


MPA GESTION SOPORTE

PROCESO GESTION HUMANA MPA1-P1-02 CUPOS DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL EJECUTADOS Meta: 90% Resultado del periodo: Promedio del Indicador primer semestre 96%

Análisis: El indicador, que presenta un promedio en el primer semestre de 96%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. En este semestre se realizaron varios eventos contemplados en el Plan de B.S. como la reunión del Comité, entrenos del equipo de fútbol, jornadas de prevención del estrés y manejo del conflicto, talleres para mejorar el bienestar de los colaboradores, desarrollo de actividades para prevenir el síndrome de Burnout, entre otras, logrando una buena participación por parte de los servidores públicos asistentes. En este semestre se contó con el apoyo de una practicante de Psicología de la UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia) con quien se pudo ofrecer atención espontánea a los Colaboradores una vez por semana durante los meses Abril y Mayo.


- La no realización de la contratación en el primer trimestre, no permitió llevar a cabo las actividades

INDICADOR

RecibidasGestionadasRecibidasGestionadasRecibidasGestionadasRecibidas GestionadasRecibidasGestionadas RecibidasGestionadasACUMULADO

CZ BUENAVENTURA 50 49 19 19 17 17 26 26 24 24 136 135 99%

CZ BUGA 42 42 32 32 21 21 34 34 34 34 163 163 100%

CZ CARTAGO 48 44 56 56 31 31 54 54 54 51 243 236 97%

CZ CENTRO 198 198 250 250 241 241 254 254 253 252 1196 1195 99%

CZ JAMUNDI 15 15 21 21 17 17 28 28 17 17 98 98 100%

CZ NORORIENTAL 163 162 151 149 141 141 205 205 131 131 791 788 99%

CZ PALMIRA 58 58 50 50 97 96 98 97 67 67 370 368 99%

CZ ROLDANILLO 19 19 34 34 22 22 17 17 28 28 120 120 100%

CZ SEVILLA 21 21 10 10 4 4 13 13 9 9 57 57 100%

CZ SUR 82 79 73 70 88 88 92 91 89 87 424 415 97%

CZ SURORIENTAL 117 117 115 113 109 104 124 118 97 93 562 545 96%

CZ TULUA 59 59 61 61 40 40 49 49 59 59 268 268 100%

CZ YUMBO 39 39 22 22 31 30 46 45 28 28 166 164 98%

REGIONAL VALLE 1 1 1 1 1 1 1 4 3 75%

Total general 912 902 895 888 859 852 1041 1032 891 881 4598 4555 99%

INDICADOR

Centro ZonalENERO FEBRERO MARZO ABRIL Total general

99% 99% 99% 99% 99% 99%

MAYO






Dirección Regional


contempladas en el Plan en el primer trimestre que requieren presupuesto. - El presupuesto que se asigna a la Regional en Bienestar Social para el desarrollo de las actividades, no es

suficiente para ejecutar la totalidad de las actividades programadas, dado el número de servidores públicos con que cuenta esta regional ya que ha habido un incremento de personal en el último año.

MPA1-P1-03 CUPOS DE CAPACITACIÓN EJECUTADOS Meta: 90%, Resultado del periodo: Promedio del Indicador primer semestre 94%

Análisis: El indicador, que presenta un promedio en el primer semestre de 94%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. En este semestre se desarrollaron dos (2) eventos de capacitación, los dos orientados al Eje SYSO, uno de Fundamentos en Salud Ocupacional en el mes de enero de 2013, liderado por la Dirección de Gestión Humana y el otro evento de capacitación en Formación a Líderes de SYSO y COPASO, realizado en el mes de marzo. Asistieron a estos eventos un total de 72 personas, logrando una muy buena participación.

Punto(s) Crítico(s): En el reporte del PIC solo se han registrado las capacitaciones realizadas por Gestión Humana ya sea del

nivel nacional o regional; aún no se reportan capacitaciones que posiblemente se hayan dado en otras dependencias por falta de una directriz clara del nivel nacional al respecto, para que se socialice ante las otras dependencias tanto de los criterios de cumplimiento de cuáles son las que se deben reportar.

No son claros los criterios que se deben tener en cuenta para que una capacitación se pueda incluir en el reporte del PIC y en qué casos se aplican los formatos establecidos para estos eventos y la responsabilidad sobre la tabulación de los mismos.

MPA1-P1-09 EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN Meta: 80%, Resultado del periodo: Promedio del Indicador segundo semestre 82%

Análisis: El indicador, que presenta un resultado en el primer semestre de 82%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. Este resultado corresponde a la evaluación del evento de Fundamentos en Salud Ocupacional realizado en el mes de enero de 2013, liderado por la Dirección de Gestión Humana, y permite evidenciar un alto grado de generación o actualización de conocimiento en el colaborador. Por otro lado la participación fue de 45/40 lo cual fue bastante favorable.

Punto(s) Crítico(s): No tener claridad para cuáles capacitaciones aplica el formato Evaluación de Eficacia, es decir, cuáles

son los criterios de aplicación para reportar en el PIC.






Dirección Regional


Nota: Este resultado si coincide con el reportado en el Tablero de Control a Nivel Nacional.

MPA1-P5-07 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Meta: 388,22 mt lineales Resultado Del periodo: Resultado acumulado primer semestre 651,11 mt lineales

Análisis: La Regional, tiene un acumulado de cumplimiento de 651,11 metros lineales sumados los dos primeros trimestres de la presente vigencia y un cumplimiento del 168% a 30 de junio de 2013, con relación a la meta establecida. Queda como sobrante una volumetría de 262,89 ml de archivos organizados a esa fecha de corte y para el cumplimiento de la meta en diciembre faltan por reportar 125.34 metros lineales. Frente a las acciones para mejorar el proceso de organización de archivos, se generaron las NCS 3020-3021 y 3022 por el no reporte oportuno y con calidad del indicador de archivos organizados, la AC 2622, Tip´s de gestión documental enviados mediante correo electrónico en febrero y junio de 2013. Este tema fue revisado en Comité Estratégico con el Director, en la Evaluación Integral a los CZ como seguimiento a la gestión en el mes de junio (Acta 16 del 05/06/2013).

Punto(s) Crítico(s): CZ y Grupos con reporte extemporáneo o sin envío del reporte, lo que genera que no se disponga de la

información oportunamente para realizar las retroalimentaciones respectivas. Envíos de informes que no cumplen con los todos los procesos técnicos archivísticos como es el

Inventario documental magnético en el FUID, así como especificar en la matriz las respectivas series y la volumetría de las mismas, información importante para validar los resultados presentados por parte de la Regional.

PROCESOS GESTIÓN DE CONTRATACION

MPA1-PA-02 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS EN TÉRMINOS DE LEY Meta: 100% Resultado del periodo : 65% ANALISIS: Sobre éste indicador no se cumplió con la meta del 100% debido a contratos que están pendientes por liquidar correspondientes a vigencias anteriores, y, a que algunos Centros Zonales y Grupos, no cumplieron con el compromiso de enviar las solicitudes de liquidación y los documentos soportes para el trámite respectivo. Los resultados actuales de los contratos pendientes por liquidar son los siguientes: Año 2007:43 actas pendientes por liquidar Año 2008:13 actas pendientes por liquidar Año 2009: 7 actas pendientes por liquidar Año 2010: 49 actas pendientes por liquidar Año 2011: 32 actas pendientes por liquidar Año 2012: 64 actas pendientes por liquidar PUNTOS CRITICOS:






Dirección Regional


El no envío de los soportes para el trámite de elaboración de las actas de liquidación, por parte de las Dependencias y Centros Zonales.

Perdida de competencia para liquidar los contratos de vigencias anteriores. MPA1-P4-03 SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Meta: 100% Resultado del periodo: 65% ANALISIS: No se cumplió con la meta del 100% debido a contratos que están pendientes por liquidar correspondientes a vigencias anteriores, y, a que algunos Centros Zonales y Grupos, no asumieron con el compromiso de enviar las solicitudes de liquidación y los documentos soportes para el trámite respectivo. PUNTOS CRITICOS:

El no envío de las solicitudes y los soportes para el trámite de elaboración de las actas de liquidación, por parte de las Dependencias y Centros Zonales.

PROCESO GESTION FINANCIERA

MPA1-P2-03 EJECUCION DE PAC Meta: 100% Resultado del periodo: 84%

ENERO 1.505.394.000 1.060.465.049 70,44%

FEBRERO 17.811.856.955 10.395.761.509 58,36%

MARZO 44.230.056.411 32.712.210.966 73,96%

ABRIL 79.241.935.734 59.396.396.693 74,96%

MAYO 102.073.137.444 80.807.130.620 79,17%

JUNIO 123.043.384.398 103.407.634.616 84,04%

MES PAC ACUMULADO PAC PAGADO INDICADOR






Dirección Regional


Al corte del Primer Semestre de la vigencia 2013, La Regional Valle presenta una ejecución del PAC del 84.04%, no cumpliendo con la meta establecida del 100% en los pagos. Durante el Mes de Febrero se presenta el nivel más bajo de ejecución del PAC, con el 58.36%, como resultado de la demora en la presentación de las cuentas por parte de los proveedores, y principalmente de los operadores contratados en los programas de Protección, Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Dentro de las variables que impactan de manera negativa la Ejecución del PAC, en primer lugar se encuentra la inadecuada programación del PAC que realizan los Grupos iniciando la vigencia, sin tener en cuenta la modalidad de pago mensual o bimensual como es el caso de los Centros de Desarrollo Infantil (CDI), que se les paga cada dos meses. También se presenta inejecución en el PAC, como resultado de la demora en los tiempos contractuales, en razón a que la Sede Nacional asigna el recurso de apropiación y de PAC para determinado periodo y no se cumple con el cronograma de contratación, lo que refleja mes a mes la inejecución del PAC programado, para realizar los respectivos pagos. Las devoluciones a la Sede Nacional por concepto de recursos de apropiación no ejecutados por los operadores, también afectan el Indicador de Ejecución del PAC, en razón a que a estos recursos se les ha asignado el PAC y hasta tanto no se ha contracreditado el o los rubros presupuestales, continuarán reflejando el valor autorizado. Durante el Primer Semestre se devolvieron recursos a la Sede Nacional de los Programas de Protección, Atención en Ciclos de Vida y Nutrición por valor de $6.323.652.944.

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%


ICBF REGIONAL VALLE DEL CAUCA EJECUCION DE PAC

PRIMER SEMESTRE 2013






Dirección Regional


Otra de las causas que afectaron la ejecución del PAC, es la demora en la presentación de la cuentas de cobro por parte de algunos Centros Zonales, que a su vez están siendo objeto de revisiones y seguimiento por parte de la interventoría para los Programas de Alimentación Escolar (PAE).

MPA1-P2-02 REZAGO PRESUPUETAL Meta: 100% Resultado del proceso: 97.99%

Al corte del Primer Semestre 2013, La Regional Valle del Cauca presenta un indicador del 97.99% en la ejecución del Rezago Presupuestal de un total de $20.734.869.588, del cual se encuentran canceladas

MES REZAGO

CONSTITUIDO

PAGO

ACUMULADOINDICADOR

ENERO 20.734.869.588 15.312.826.489 73,85%

FEBRERO 20.734.869.588 19.194.026.723 92,57%

MARZO 20.734.869.588 19.558.379.310 94,33%

ABRIL 20.734.869.588 20.235.638.795 97,59%

MAYO 20.734.869.588 20.318.912.571 97,99%

JUNIO 20.734.869.588 20.318.912.571 97,99%






Dirección Regional


en su totalidad las cuentas por pagar, y quedan pendiente en reservas presupuestales el 2.01%, lo que indica que no está dentro del rango admisible, porque ya deben estar canceladas estas cuentas en el 100%. Es importante indicar que $186.760.630 no fueron ejecutadas y se disminuyeron del valor inicialmente constituido en la vigencia anterior.

PROCESO: GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO MPA1-P6-06 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS, REPORTADOS EN PLAN COMPRAS Y CONTRATACIÓN. Meta: 100% Resultado del periodo: 90% En el tablero de Control este indicador tiene información en los meses Mayo y Junio de 2013 y en ambos cortes el indicador arroja resultados en el rango Optimo del Indicador, como a continuación se muestra:

Mayo Junio

Numerador Denominador Avances Valoración Numerador Denominador Avances Valoración

230.303.895.641 240.610.877.969 96% OPTIMO 232.302.311.217 240.302.375.498 97% OPTIMO

En Junio, de $240.302.375.498 que se Programaron en el Plan de Compras y Contratación - PACCO, $232.302.311.217 se encuentran en saldos con certificados de disponibilidad presupuestal, que representa un 97% y permite ubicar este resultado en el rango Optimo. En este caso el porcentaje faltante tiene relación con trámites que aún se encuentran tanto en la fase de contratación, como también en la fase de registro presupuestal. De igual manera también tiene importante representación algunos procesos contractuales que han presentado dificultades en los requisitos jurídicos, como lo es el tránsito de PAIPI con los operadores de Buenaventura. Cabe observar que para el nuevo tránsito y ampliación de cobertura de los CDI llegarán más recursos, alrededor de $16.000 millones, los cuales mientras se afinan los trámites y procesos contractuales pueden llegar a impactar negativamente el resultado del indicador temporalmente. Por lo cual la recomendación es ser eficientes en los trámites que permitan realizar esta contratación con diligencia.






Dirección Regional


MPA1-P6-05 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS POR EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo: 96%

Mayo Junio

Numerador Denominador Mayo Valoración Numerador Denominador Junio Valoración

241.463.267.604 240.610.877.969 100% OPTIMO 235.114.219.416 240.302.375.498 98% OPTIMO

Al verificar el aplicativo PACCO (Plan Anual de Compras y Contratación), efectivamente se observa que hay coincidencia en las cifras reportadas en el Tablero de Control Regional. Para los dos meses en los que se encuentra información del indicador, se observa en mayo un resultado del 100%, y en junio del 98%. Cifras que se interpretan respecto a los $240.302.375.498 que la Regional ha programado para su posible contratación en el aplicativo PACCO, hasta el corte junio, se ha registrado en el aplicativo PACCO la contratación de $235.114.219.416, que ubican al indicador en un rango Optimo. Los $5.188.156.082 pendientes, están representados en mayor proporción por: $1.077.215.689 de Atención Integral, en este Subproyecto se tienen pendientes por contratar algunos tránsitos de PAIPI sobre los que se han presentado dificultades desde lo jurídico. $729.300.000 de Grupo Étnicos, los cuales para el corte de junio se encontraban en trámite de contratación. $730.672.727 Vulneración donde se encuentran valores pendientes de beca de las Madres Sustitutas, como también la modalidad Preparación para la Vida Laboral donde se adelantan tramites de licenciamiento para los operadores. $272.886.843 de prestación de servicios con algunos pendientes de contratación. $460.432.709, que corresponden a saldos que se están contratando en el mes de junio. Siendo estas las cifras más representativas, sin embargo, se tienen otros saldos que obedecen a trámites que de

Mayo

Junio

96%

97%

PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS, REPORTADOS EN PLAN COMPRAS Y CONTRATACIÓN






Dirección Regional


forma permanente se deben realizar en la dinámica del ICBF, así como también aclarando que el Plan de Compras es dinámico, y se actualiza permanentemente. Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado óptimo son: mejoras funcionales en el aplicativo, análisis, estudio y socialización en el Comité Estratégico donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los Grupos para el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los CZs para el aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición que se expone a continuación: La estrategia de acompañamiento, inducción y retroalimentación a los CZs, que ha generado el aumento sostenido positivo de los indicadores analizados y que se puede resumir así, por parte del equipo de líderes del proceso PACCO encabezados por las Dras. Carlina Gaviria y Claudia Angrino, con el aval de la Dirección Regional: Se le presentó a la Coordinación del Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición la propuesta del modelo que la Regional Cauca estaba llevando a cabo en PACCO (capacitación 11 y 12 de marzo de 2013), una vez aprobada por el Director de la Regional se inició con las siguientes actividades: 1º. Solicitud a cada una de l@s Coordinador@s de los Centros Zonales de la designación de la persona responsable del manejo del aplicativo. 2º. Se realizó la capacitación y sensibilización en el manejo del aplicativo PACCO. 3º. A partir del mes de abril de 2013 se inicia el proceso de ejecución, por parte de cada uno de los responsables de los diferentes Centros Zonales. Con el acompañamiento y apoyo desde la Regional Valle . • Se realizó la programación de comisiones para las visitas a los diferentes centros zonales de Cali y de fuera de la Ciudad. • Se organizó y clasificó la información de consecutivos por cada Centro Zonal, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de ejecución. • Se realiza instructivos para el registro de ejecución de tasas compensatorias y de deducciones a contratos. • Con los financieros de cada Centro Zonal se hizo una reunión para darles a conocer el alcance del proceso y solicitarles el suministro oportuno de los insumos que se requieren para el registro de la información mes a mes:

gistro de información de CDI y HI. Con la información

relacionada de las disminuciones por concepto de raciones (cuantificadas)

avance de registro a cada centro zonal. Dentro de esta implementación se ha contado con el compromiso por parte de cada responsable del proceso. Como oportunidades de mejora se programan visitas a los Centros zonales para el segundo semestre, con el objetivo de empoderar e inducir y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte de los líderes de Registro de la sede Regional.






Dirección Regional


100%

98%

Mayo Junio

PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS POR EL ICBF

MPA1-P6-07 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS EJECUTADOS POR EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo: 56%

Los reportes de PACCO efectivamente arrojan que al comparar Ejecutado/Contrado para el corte de julio se presenta un resultado del 56%. Ejecutado/Asignado para el mismo corte un resultado del 51.3%, Ejecutado Programado 54%. Si bien, este indicador no presenta hoja de vida publicada en el aplicativo PACCO en los pantallazos iniciales se informa que el porcentaje de Optimo para el indicador del mes de julio es del 50% en el caso de Ejecutado/asignado, y tomando de igual manera que el color que se muestra en el Tablero indica rango Optimo, se infiere que el resultado registrado es Optimo. Es importante también mencionar que en pantallazo inicial de reporte de PACCO la Regional Valle ocupó el primer lugar en el indicador de Ejecutado/asignado.

Mayo Junio

Numerador Denominador Mayo Valoración Numerador Denominador Junio Valoración

108.468.601.389 230.303.895.641 47% OPTIMO 130.258.421.259 232.302.311.217 56% OPTIMO






Dirección Regional







Dirección Regional


Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado óptimo son: mejoras funcionales en el aplicativo, análisis, estudio y socialización en el Comité Estratégico donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los Grupos para el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los CZs para el aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición que se expone a continuación: La estrategia de acompañamiento, inducción y retroalimentación a los CZs, que ha generado el aumento sostenido positivo de los indicadores analizados y que se puede resumir así, por parte del equipo de líderes del proceso PACCO encabezados por las Dras. Carlina Gaviria y Claudia Angrino, con el aval de la Dirección Regional: Se le presentó a la Coordinación del Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición la propuesta del modelo que la Regional Cauca estaba llevando a cabo en PACCO (capacitación 11 y 12 de marzo de 2013), una vez aprobada por el Director de la Regional se inició con las siguientes actividades: 1º. Solicitud a cada una de l@s Coordinador@s de los Centros Zonales de la designación de la persona responsable del manejo del aplicativo. 2º. Se realizó la capacitación y sensibilización en el manejo del aplicativo PACCO. 3º. A partir del mes de abril de 2013 se inicia el proceso de ejecución, por parte de cada uno de los responsables de los diferentes Centros Zonales. Con el acompañamiento y apoyo desde la Regional Valle . • Se realizó la programación de comisiones para las visitas a los diferentes centros zonales de Cali y de fuera de la Ciudad. • Se organizó y clasificó la información de consecutivos por cada Centro Zonal, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de ejecución. • Se realiza instructivos para el registro de ejecución de tasas compensatorias y de deducciones a contratos. • Con los financieros de cada Centro Zonal se hizo una reunión para darles a conocer el alcance del proceso y solicitarles el suministro oportuno de los insumos que se requieren para el registro de la información mes a mes:

relacionada de las disminuciones por concepto de raciones (cuantificadas)

avance de registro a cada centro zonal. Dentro de esta implementación se ha contado con el compromiso por parte de cada responsable del proceso. Como oportunidades de mejora se programan visitas a los Centros zonales para el segundo semestre, con el objetivo de empoderar e inducir y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte de los líderes de Registro de la sede Regional.






Dirección Regional


MPA GESTION TECNOLOGICA

MPA6-01 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF MPA6-05. Meta: 80% Resultado del periodo: 80%. Análisis: Es importante observar que el indicador presenta una mejora respecto al anterior corte, por cuanto se encontraba en un 79% (rango de riesgo) y pasó al 86% (rango Optimo). El indicador presentó importantes cambios por cuanto le fueron adicionados nuevos aplicativos y Sistemas de Información que anteriormente no eran considerados para su análisis, novedad que se conoció tan sólo cuando se recibió el Tablero de control en mayo con su nueva hoja de vida. Dada esta novedad, y la inclusión de nuevos aplicativos y sistemas de información como referentes de medición se elevaron las respectivas consultas al nivel nacional para conocer por cada aplicativo aquellos usuarios que representaron el mayor impacto negativo en el indicador. Fue así como se logró generar alerta a los Grupos en el caso de la anterior medición del primer trimestre: Administrativo: pues en el ERP se encontraron usuarios que no hicieron uso durante el anterior corte y sobre lo cual se remitió oportuna alerta para la toma de decisiones, tal es el caso de: JUSTINO SINISTERRA SINISTERRA, VIVIANA ANDREA MUÑOZ MARIN, DAVID GUILLERMO MARTINEZ VILLA. Estos usuarios fueron desactivados y para el corte de junio no impactaron al indicador negativamente. Jurídico: se les remitió también alerta indicando los usuarios que no utilizaron el aplicativo SIJA:

40%

45%

50%

55%

60%

Mayo

Junio

PORCENTAJE DE LOS RECURSOS EJECUTADOS POR EL ICBF






Dirección Regional


Jose Luis Cabezas Cortes [email protected]

Sandra Milena Florez Penilla [email protected]

Edwin David Pena Gil [email protected]

Esperanza Claudia Bravo [email protected]

Janeth Eloisa Osorio Rosas [email protected]

PAULA ANDREA ZAMORA URRUTIA [email protected]

Claudia Andrea Perez Trujillo [email protected]

LUIS EDUARDO BEJARANO VALENCIA [email protected]

Para el corte de junio de 2013 estos usuarios alcanzaron a impactar el indicador negativamente. Por lo cual se recomienda al Comité la toma de decisión al respecto. De igual manera se remitió la relación de usuarios de SIM que no realizaron uso con el detalle de los antecedentes de no uso a cada uno los usuarios por dependencia de los Coordinadores de Grupo y Líderes de proceso. Con esta alerta los Coordinadores solicitaron ante la Mesa Informática de Soluciones tanto la desactivación como el cambio de perfil de algunos usuarios. Lo que incide positivamente en que el indicador haya logrado un resultado superior al anterior en 7 puntos, y que se superara el rango Riesgo y se llegara al Rango Optimo. Es positivo destacar que la existencia del indicador induce a la revisión periódica de usuarios, para su toma de decisiones. Un aspecto que sería muy positivo se lograra fortalecer es que se remita la información con mayor oportunidad a la Regional, y que se remita detalladamente la relación de usuarios que no hacen uso de los sistemas de información y que impactan el resultado de forma negativa, pues siempre se tiene que solicitar esta información. El cálculo del indicador de uso de herramientas informáticas en la regional Valle se realizó teniendo en cuenta los siguientes datos:

USUARIOS PROGRAMADO USADO

SIM 441 403

ERP 9 7

KACTUS 9 9

SIJA 10 1

CUENTAME 28 28

mailto:[email protected]













Dirección Regional



- Los Coordinadores de Grupo y Centros zonales beben realizar el monitoreo constante de los usuarios creados en el SIM y tomar las medidas pertinentes de Actualización de perfil o desactivación de cuentas de usuario a aquellos que no hacen uso de la herramienta informática. En este sentido es pertinente que entre los requisitos y protocolos que se tienen definidos para el caso de retiros de la entidad, desde Gestión Humana se pueden liderar listas de chequeo para visibilizar los principales requisitos a considerar en los casos de traslados y/o retiros de las personas. Entre los cuales es fundamental incluir el tema de cuentas de usuarios en los diferentes aplicativos.

- Desde la oficina de Tecnología se continúa realizando la socialización del reporte del indicador con l@s Coordinador@s y Líderes de procesos, para la toma de decisiones en cuanto a actualización o desactivación de usuarios.

Acciones Realizadas: Se genera reporte de usuarios SIM y se envía por correo eléctrico a l@s Coordinador@s de Grupo, de Centros Zonales y Profesionales Líderes de Procesos, quienes verifican y reportan los cambios necesarios ante la Mesa Informática de Soluciones MIS. Efectivamente se visualiza un incremento en el valor del indicador 86%, lo cual demuestra que fueron efectivas las acciones realizadas por parte de las Coordinador@s y Profesionales Líderes, como también se supera el valor de meta esperada para el trimestre evaluado.

Marzo Abril Mayo Junio

79 79 79

86

APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF






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MACROPROCESOS EVALUACION

MACROPROCESO ASEGURAMIENTO ESTANDARES

MPEV2-PI-01 CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES PARA LAS MODALIDADES CONTEMPLADAS EN LA GUÍA DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES Meta: 100% Resultado del periodo: 96%

Análisis: Este Resultado es una consecuencia del permanente seguimiento que se realiza al cumplimiento de las acciones de mejora de las unidades que no cumplen el estándar, para ello se ha elaborado un formato donde se reporta la información de seguimiento cuatrimestralmente. Igualmente, la aplicación de instrumento para seguimiento al servicio en unidades (lista de chequeo) contribuye a que el servicio se brinde en las condiciones de claridad que garanticen el ejercicio de los derechos de NNA.

Punto(s) Crítico(s): Algunos responsables desmejoran la atención cuando no hay una supervisión o constante y sistemática por parte del centro zonal, lo cual no es posible dada la proporción de unidades y la insuficiencia de talento humano, como también de recursos tales como transporte para efectuar los desplazamientos en áreas urbanas

MPEV2-P1-02 ACCIONES EJECUTADAS FRENTE A RESULTADOS DE ESTÁNDARES POR DEBAJO DEL 60% Meta: 100% Resultado del periodo: 86%

Análisis: El resultado ilustra como los centros zonales han avanzado en la comprensión las acciones adelantar, identificando cuales son los responsables del incumplimiento del estándar, lo cual permite definir puntualmente la acción de mejora a implementar. Además la regional realiza seguimiento a la oportunidad y calidad de respuesta de los Centros zonales.

Punto(s) Crítico(s): Algunos Centros zonales pese a al seguimiento que efectúa la regional no reportan la información de manera oportuna -

MPEV2-P1-03 ACCIONES FORMULADAS FRENTE A RESULTADOS DE ESTÁNDARES POR DEBAJO DEL 60% Meta: 100% Resultado del periodo: 97%

Análisis: El resultado ilustra como las acciones formuladas de manera pertinente y suficiente, se ejecutan mejorando de manera efectiva la calidad del servicio en las unidades reportadas. –

Punto(s) Crítico(s): Aunque el indicador se encuentra en Rango adecuado, unas de las dificultades






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para alcanzar el nivel óptimo es el no reporte con la oportunidad que se requiere de las acciones ejecutadas, pese a la retroalimentación y solicitud que realiza a los centros Zonales en los tiempos establecidos

MPEV2-P1-04 CIERRE DE REPORTES INMEDIATOS Meta: 100% Resultado del periodo: 59%

Análisis: El resultado denota un gran avance respecto al trimestre anterior en cual el indicador tuvo 0% de cumplimiento. Este gran avance es la resultante de todas las acciones implementadas con los centros zonales para que los motivos que generan las situaciones de reporte inmediato se subsanen de manera definitiva Punto(s) Crítico(s): Es válido indicar que un 90% de estos reportes corresponden a gran proporción a sobre cupo en hogares de Bienestar y Hogares sustitutos, siendo esta una situación orden estructural que requiere revisión y ajustes la modalidad por parte de la Dirección General. Y desde la Regional control de ubicación de NNA en esa Modalidad

MPEV2-P1-05 MODALIDADES CON LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO VIGENTE DURANTE LA

EJECUCIÓN DEL CONTRATO CON EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo:

Análisis: El resultado producto del seguimiento y control sistemático que realiza la OAC a través de la Valija EV.03 al trámite de licencias ; se generan alertas a los centros zonales con el fin de evitar que las licencias se venzan durante el desarrollo de los contratos. Puntos críticos: Si bien este seguimiento mantiene el cumplimiento del indicador, hay operadores que delegan responsabilidad no tienen en cuenta las alertas y presentan falta de oportunidad en los trámites de renovación de las licencias.

MACROPROCESO EVALUACION, MONITOREO, Y CONTROL DE LA GESTION

MPEV1-P1-05 NÚMERO DE MESAS PÚBLICAS Y RPC REALIZADAS Metas: 100% Resultado del periodo: 100%

• Año 2013: 24 mesas y 1 RPC (2 X CZ)






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• I trimestre: 1 mesa programada y 1 alcanzada (100%) • II trimestre: 13 mesas programadas y 13 realizadas (100%) • Los CZ han avanzado en el proceso organizativo y dinámicas de las Mesas Públicas, permitiendo

verificar los aspectos técnicos y administrativos de los programas ICBF. Se resalta la participación comunitaria y particularmente en algunos casos, de NNA. En este proceso de Control Social es necesario de todas maneras, reforzar la participación de las Personerías Municipales y las dependencias de las Alcaldías.

3.2 Conformidad del Servicio:

Servicios no conformes que se han identificado durante el primer semestre de 2013, en los Macroproceso/procesos misionales y el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención.

Estado al corte Junio, SNC reportados durante el primer semestre de 2013.

MACROPROCESO PROCESO TOTAL VENCIDAS CERRADASVencidas

Reporta/Solicitado

Gestión para la atención integral a

la primera infanciaN.A. 0 0 0

Gestión para la promoción y

prevención para la protección

integral de la niñez y adolescencia

N.A. 0 0 0

Gestión para la atención de

familias y comunidadesN.A. 0 0 0

Gestión para la Nutrición N.A. 0 0 0

Gestión para la ProtecciónGestión restablecimiento de

derechos23 1 22

CZ Suroriental:

Maria Nubia Ocampo Florez/Carmen

Ivony Navarrete Sinisterra

Gestión para la Protección Gestión de adopciones 3 3 0

Protección:

Leonor Estrada Ospina/Diana Suarez

Posso/Maria Nubia Ocampo F/Olga

Victoria Molina Guevara

Gestión para la ProtecciónGestión de responsabilidad

penal0 0 0

Gestión Servicio y Atención

Gestión de atención a

peticiones quejas, reclamos y

sugerencias

10 2 8

Maria Victoria Delgado/Angela Yaneth

Velasquez

Maria Nubia Ocampo F/Gloria Paola

Silva Q.

TOTALES 36 6 30

SNC REPORTADOS PRIMER SEMESTRE 2013






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- Resultados comparativos con el periodo anterior:

4%

96%

SNC- Gestión Restablecimiento de Derechos

VENCIDAS

CERRADAS

VENCIDAS100%

SNC- Gestión de Adopciones

VENCIDAS20%

CERRADAS80%

SNC- G. Atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

3

0

2

5

3

2

8

2

0 0

3 3

2

1

0 0

2

Cantidad por dependencia que reporta 1er. Sem. 2013






Dirección Regional


Al comparar los reportes de servicio no conforme reportados durante el semestre inmediatamente anterior (2 sem 2012), se observa un muy significativo aumento en la cantidad de reporte de SNC con relación al primer semestre de 2013, al pasar de 3 SNC reportados al corte dic. 2012 frente a 36 SNC reportados durante el primer semestre de 2013. Lo anterior refleja el resultado de la sensibilización y concientización en la importancia del reporte de los incumplimientos en la prestación del servicio, lo que se ha complementado con el desarrollo de los procesos de capacitación al respecto. Un aspecto significativo, es la utilización de estas herramientas por parte de los responsables de proceso a nivel regional, especialmente el Grupo de Protección y la Oficina de Gestión de Servicio y Atención y de los Centros Zonales. Es importante que desde el Grupo de atención por ciclos de vida y nutrición también se lidere la identificación y reporte de los Servicios No Conformes en los procesos bajo su responsabilidad, al igual que en los centros Zonales.

MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS Reportada:

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓNGESTIÓN RESTABLECIMIENTO

DE DERECHOS2 0 0 2

CZ Cartago

Solicitante: Diana Suarez Posso

GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN

GESTIÓN DE ATENCIÓN A

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y SUGERENCIAS

1 0 0 1CZ Roldanillo

Solicitante: Martha Lucia Gonzalez

TOTALES 3 0 0 3

SNC REPORTADOS SEGUNDO SEMESTRE 2012






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4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

MPA1-P5-01 NIVEL DE CUMPLIMIENTOS ESTÁNDAR DE CONSUMO DE AGUA Meta: 100% Resultado promedio del periodo: 92%

Análisis: En el periodo evaluado se mantuvo un promedio de consumo de 1.578 M3 que comparados con el estándar (1.707 M3/mes) nos da un porcentaje de uso eficiente del 92 %, obteniendo como resultado un OPTIMO cumplimiento en relación con la meta fijada, por la dirección de la sede nacional. Es de anotar que con este nuevo rango para los meses analizados no se da cumplimiento en el mes de mayo al Estándar establecido por la Sede Nacional. Podemos visualizar en la figura que se presenta abajo que el consumo más bajo se dio en el mes de febrero por 1.424 m3 y que el consumo más alto se presentó en el mes de mayo con 2.164 M3. Cabe rescatar que aunque del periodo analizado el consumo más bajo se presentó en el mes de junio este no se toma como referencia dado que en este periodo no se tramito la factura. Los comportamientos del primer semestre del año en curso nos permiten establecer una eficiencia del uso óptimo del recurso hídrico 7.5 % este comparativo se realiza en base a la meta fijada por la dirección nacional (1707 m3 mensuales).

Punto(s) Crítico(s): Para el logro óptimo de esta meta y el uso eficiente de los recursos hídricos es de vital importancia el

desarrollo de contrato de mantenimiento de infraestructura. Este permite mitigar muchos daños los cuales ocasionan el incremento en los consumos de agua.

COMPORTAMIENTO DE CONSUMOS DE ACUEDUCTO EN M3 DE ENERO A JUNIO DE 2013.

Consumo Mensual Mts

3 ENERO

Consumo Mensual Mts 3 FEBRERO

Consumo Mensual Mts

3 MARZO

Consumo Mensual Mts

3 ABRIL

Consumo Mensual Mts

3 MAYO

Consumo Mensual Mts

3 JUNIO

1.506 1424 1518 1.804 2.164 1.057






Dirección Regional


NOTA: Cabe destacar que aunque el estándar de consumo de agua fue socializado a los centros zonales en el mes de junio todo el análisis de consumo se realizó en base a este. Dentro de este analizamos las causas, y cuáles fueron los centros zonales que contribuyeron con el aumento del consumo dentro de lo cual encontramos lo siguiente.

0500

1.0001.5002.0002.500

ConsumoMens

ualMts…

Series1 1.506 1424 1518 1.804 2.164 1.057

1.506 1424 1518 1.804 2.164

1.057 M

ETR

OS

CU

BIC

OS

COMPORTAMIENTO CONSUMO DE AGUA PRIMER SEMESTRE

0500

1.0001.5002.0002.500

ConsumoMensual

Mts 3ENERO

ConsumoMensual

Mts 3FEBRERO

ConsumoMensual

Mts 3MARZO

ConsumoMensual

Mts 3ABRIL

ConsumoMensual

Mts 3MAYO

ConsumoMensual

Mts 3JUNIO

MET

RO

S C

UB

ICO

S H

2O

COMPORTAMIENTO DE CONSUMO






Dirección Regional


En la siguiente grafica observamos el pico que se presentó en el mes de mayo el cual previo análisis se pudo determinar causas.

Basados en anterior grafica se analizó puntualmente los casos que se presentó que se pudieran ver relacionados con el incremento del consumo del recurso hídrico, en la tabla relación cada uno de los centros zonales y/o centros de servicios con el fin de establecer cuales se presentaron estos incrementos e igualmente definir estrategias de intervención acorde a la problemáticas presentadas y poder mitigarla.

TABLA DE ANALISIS DE CONSUMOS DE AGUA POTABLE PRIMER SEMESTRE

0

200

400

600

800

1000

Sed

e R

egi

on

al

Inm

ue

ble

San

Cay

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o…

C.Z

on

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C. Z

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C. Z

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C. Z

on

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mu

nd

i

C. Z

on

a Ja

mu

nd

i

C.Z

on

al B

ue

nav

en

tura

Ro

ldan

illo

417

170 85

27 120

46 53 112

42 32 8

818

31 15 20 60 34

ConsumoMensual Mts 3MAYO

META DECONSUMO DELMES






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En esta tabla observamos en primer lugar de incumplimiento al centro zonal de YUMBO, seguido de la sede REGIONAL Y BUENAVENTURA. El CESPA o Centro de Servicios no se tuvo en cuenta ya que precisamente en ese mes, se tuvo que desocupar la planta física por lo cual no es tenido en cuenta para el análisis de esta información.

MPA1-P5-02 NIVEL DE CUMPLIMIENTOS ESTÁNDAR DE CONSUMO DE ENERGÍA Meta: 100% Resultado promedio del periodo: 87%

Análisis: En el periodo evaluado se obtuvo un promedio de consumo de energía de 85.148kw. que comparado con el estándar (97.726kw/mes) nos da un porcentaje de consumo de 87% OPTIMO, cumpliendo

CENTRO ZONAL Y/O GRUPOConsumo

Mensual

Mts 3 MAYO

META DE

CONSUMO DEL

MES

PORCENTAJE

DE CONSUMO

PRIORIDAD DE

INTERVENCION OBSSERVACIONES

Sede Regional 417 347 -20%

DAÑO EN BATERIAS SANITARIAS DE

SEGUNDO PISO.

DAÑO EN TAPA DE TANQUE

SANITARIO, ESTA NO ESTA

REALIZANDO SU FUNCION

ADECUADAMENTE INCREMENTANDO

EL CONSUMO DE LA SEDE REGIONAL

Inmueble San Cayetano Centro 170 192 11%

C.Zona Centro 85 160 47%

C. Zonal Sur 27 30 10%

C.Zonal Suroriental nueva 120 120 0%

C.Zonal Ladera 46 59 22%

C.Zonal Nororiental 53 75 29%

C.Zonal Yumbo 112 67 -67%

EN ESTE CENTRO ZONAL SE HAN

PRESENTADO VARIOS

INCONVENIENTES CON EL CONSUMO

1. PRESENTABAN FUGAS DE AGUA EN

LA ACOMETIDA DE AGUA AL CENTRO

ZONAL.

2. LOS BAÑOS DEL PRIMER PISO

PRESENTA HUMEDAD EN SUS

PAREDES DEL COSTADO EL CUAL

HASTA EL MOMENTO DE LA

INSPECCION NO PUEDE ESPECIFICAR

SUS CAUSAS

C.Zonal Palmira 42 42 0%

C.Zonal Tuluá 32 40 20%

C.Z. Sevilla 8 25 68%

Centro de Servicios 818 340 -141%ESTE INMUEBLE NO SE ENCUENTRA A

CARGO DEL ICBF

C. Zonal Cartago 31 32 3%

C. Zona Jamundi 15 20 25%

C. Zona Jamundi 20 20 0%

C.Zonal Buenaventura 60 50 -20%

SE RELIZAN CAPACITACIONES DE

FRECUENCIA DIARIO A 40 MADRES

COMUNITARIAS.

SE PRESENTAN FUGAS EN DOS LLAVES

DE LAVAMANOS LAS CUALES SE

DISPARAN Y ESTAS NO RETORNAN A

SU ESTADO ORIGINAL EVITANDO EL

DERRAME DEL RECURSO

Roldanillo 34 48 29%






Dirección Regional


con la meta fijada. Se observa en la figura que se muestra en la parte inferior, que el menor consumo se presentó en el mes de FEBRERO CON 77590 KW y el mayor en MAYO CON 91.479 KW, Se observa que en el periodo analizado encontramos un uso eficiente del recurso energético del 13%.


Una de las cosas que alterara el consumo de energía en todas las unidades aplicativas es la implementación de los sistemas de aire acondicionado, hay que tener en cuenta que de acuerdo al nuevo estándar en algunas unidades este ya fue tenido en cuenta pero, al no encontrase implementadas este puede variar en el momento de la implementación.

COMPORTAMIENTO DE CONSUMOS DE ENERGIA EN KW

DE ENERO A JUNIO DE 2013.

Consumo

Mensual

KWS/HORA

ENERO

Consumo Mensual

KWS/HORA

FEBRERO

Consumo Mensual

KWS/HORAMARZO

Consumo Mensual

KWS/HORAABRIL

Consumo

Mensual

KWS/HORA

MAYO

Consumo

Mensual

KWS/HORA

JUNIO

90.019 77590 86733 82.855 91.479 82.213 Al igual que en análisis realizado para el consumo de recurso hídrico encontramos que el mes donde se muestra mayor consumo es en el mes de mayo aunque este no supere la meta establecida por la dirección nacional este es causal de análisis con el fin de determinar cuáles son las causas, por el cual se obtuvieron estos incremento.

Análisis de consumo de recurso energético primer semestre de 2013






Dirección Regional


Realizando un análisis de cada centro de servicio pudimos evidenciar cuales fueron los que superaron la meta establecida por la dirección nacional que a continuación resumimos en el siguiente tabla, en donde encontramos los centros zonales que se presentaron incrementos por encima de la meta establecida por la dirección nacional, aunque el análisis del semestre no observamos ningún valor por encima de la meta observamos que el mes donde se presentó mayor consumo fue el mes de mayo, donde encontrábamos el CENTRO DE SERVICIOS o CESPA, independientemente se observó que los centro zonales Roldanillo, Buga y Buenaventura presentaron un incremento por encima de la meta establecida de la cual se realizaron las consultas pertinentes a fin de establecer las causas de los incrementos y poder dirigir acciones de mejor o implementar un plan de acción que permita mitigar la problemática presentada.

70.000

75.000

80.000

85.000

90.000

95.000

ConsumoMensual

KWS/HORA ENERO

ConsumoMensual

KWS/HORA

FEBRERO

ConsumoMensual

KWS/HORAMARZO

ConsumoMensual

KWS/HORAABRIL

ConsumoMensual

KWS/HORA MAYO

ConsumoMensual

KWS/HORA JUNIO

Series1 90.019 77590 86733 82.855 91.479 82.213

KW

S/H

OR

A

COMPORTAMIENTO CONSUMO DE ENERGIA PRIMER SEMESTRE






Dirección Regional


ESTRATEGIAS DE SENSIBILIZACIÓN DE AHORRO DE RECURSOS HÍDRICOS Y ENERGETICOS

Durante el primer semestre del 2013, se enviaron tips de ahorro de agua y energía, mediante correo electrónico masivo de fecha 2 de mayo, en comité estratégico ampliado realizado los días 29 y 30 de abril de 2013, según acta No. 12, se socializó el nivel de cumplimiento de consumo de agua y energía

CENTRO ZONAL Y/O GRUPO

Consumo

Mensual

KWS/HORA

MAYO

META DE

CONSUMO

DEL MES

PORCENTAJ

E DE

CONSUMO

PRIORIDAD DE

INTERVENCION OBSSERVACIONES

Sede Regional 23.760 35000 32%

C.Zonal Yumbo 1.291 1400 8%

C.Zonal SurorientaL nueva 7.120 7400 4%

C.Zonal Sevilla 744 1500 50%

C.Zonal Roldanillo 1.500 1320 -14%

EL CENTRO ZONAL PRESENTO

PROBLEMAS EN LA LECTURA DEL

CONTADOR, EL CUAL SE SOLICITO

A LA EPSA LA REVISION CON EL

FIN DETERMINAR EL DAÑO EL

CONCLUYO QUE SE PRESENTO UN

ERROS DE LECTURA QUE FUE

SUSANADO Y SE VERA EL CAMBIO

REFLEJADO EN LAS PROXIMAS

FACTURAS

C.Zonal Palmira 1.680 2500 33%

C.Zonal Nororiental 3.335 3500 5%

C.Zonal Ladera 2.322 2500 7%

C.Zonal Jamundi 768 1050 27%

C.Zonal Jamundi 865 1050 18%

C.Zonal Centro 4.240 6000 29%

C. Zonal Sur 201 210 4%

C. Zonal Sur 1.183 1190 1%

C.Zonal Cartago 1.699 1780 5%

C.Zonal Buenaventura

10.040 9200

-9%

SE RELIZAN CAPACITACIONES DE

FRECUENCIA DIARIO A 40

MADRES COMUNITARIAS.

AUMENTO EN LA PLANTA DE

SERVIDORES PUBLICOS

C.Zonal Buga 4.863 4700 -3%

EL AUMENTO DE CONSUMO EN

ESTE CENTRO ZONAL

CORRESPONDE AL USO DE UNA

HIDROLAVADORA DOS VECES A LA

SEMANA PARA EL LAVADO DE

PATIOS Y ZONAS COMUNES.

C. Zonal Tulua 2.401 2800 14%






Dirección Regional


MPA1-P5-09 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GESTIÓN AMBIENTAL Meta: 35% Resultado promedio del periodo: 6%

Análisis: En la ejecución del presupuesto de mantenimiento nos encontramos con un valor asignado de $ 157.804.804 millones de los cuales, no pertenecen es su totalidad al indicador de ejecución presupuestal del plan de gestión ambiental, para lo cual se realiza la debida retroalimentación a la dirección administrativa nacional. A la fecha de corte se encuentra ejecutados un total de $ 9.398.401 en un porcentaje de ejecución del 6% colocándonos en estado crítico, de este presupuesto asignado se encuentra comprometido un total de $ 21.829.200 para un total de ejecución a la finalización del objeto contractual del 13.8% con respecto a la meta. Dado que los contratos de mantenimiento del área de infraestructura se encontraban en proceso de adjudicación y perfeccionamiento en lo correspondiente al periodo del primer semestre. De acuerdo al plan de acción realizado por el grupo administrativo se tiene previsto cumplir con el 100% de ejecución del presupuesto de mantenimiento de infraestructura.

76.20..13.527 de febrero 25 del 2013

Prestación de servicios de fumigación, desinfección ambiental a las instalaciones de la Regional y Bodega de Bienestarina $5.930.000

76.20.13.516. febrero 14 de 2013

Prestación de servicios de adecuación de las condiciones de ventilación e implementar estrategias para el control del ruido en las instalaciones de la Regional/ Seccional y centros zonales $12.899.200 Mediante memorando 9796 de mayo 12/13, se envió al Grupo Jurídico solicitud de elaboración de acta adicional al contrato principal por valor de $ 5.287.600.

76.20.13.536 de 21 de marzo del 2013

Mantenimiento periódico del tanque de suministro del agua, de fugas en llaves y sanitarios. $3.000.000. para este contrato se envió un memorando al grupo jurídico dado que: en el contrato inicial solamente quedo estipulado el mantenimiento $1.300.000

Punto(s) Crítico(s): No se perfeccionó a tiempo el contrato de mantenimiento, para la ejecución del presupuesto del rubro

123. Se encuentran asignados al rubro c – 123 dineros que no son de ejecución dentro de la gestión

ambiental.






Dirección Regional


MPA1-P5-10 EJECUCIÓN DE PLANES DE GESTIÓN AMBIENTAL Meta: 56% Resultado del periodo : 52%

Análisis: En el desarrollo de las actividades contempladas dentro del plan de gestión ambiental con corte a junio del 2013 encontramos 14 actividades para cumplir a la fecha de corte, de las cuales dos actividades no se cumplieron en las fechas asignadas. Una de las actividades corresponde a disponer un espacio adecuado para el almacenamiento de las sustancias químicas; en estudios realizados a los centros zonales de la regional valle se evidencio que solamente el centro zonal sur oriental, centro zonal buenaventura y la regional cuentan con espacio adecuado para el manejo de sustancias químicas, para cumplir en un 100% se están definiendo estrategias con el profesional siso y el Arquitecto del Grupo de Infraestructura, a fin de cumplir con esta actividad. La segundad actividad pendiente corresponde a verificar con el proveedor de mantenimiento automotriz el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, en lo relacionado a disposición adecuado de residuos generados (aceites usados, llantas, filtros, entre otros). Se incluye cláusula relacionada con el uso de aceites usados (decreto 4741 del 2005) en el contrato de mantenimiento de vehículos de propiedad del ICBF. Aún está en el Grupo Jurídico en proceso de trámite de publicación en la página del instituto. Dado que esta actividad se realiza a través de un prestador del servicio se solicitara a este, todo la documentación necesaria que garantice el adecuado manejo y disposición adecuada de los residuos generados, tal cual se encuentra en la obligaciones del cumplimiento del control según lo estipulado la actual normatividad legal vigente.

De acuerdo a la información anterior podemos determinar que:

0

5

10

15

CRONOGRAMA DEGESTION AMBIENTAL

CUMPLIDO

CRONOGRAMA DEGESTION AMBIENTAL

PENDIENTE

CRONOGRAMA DEL PLAN DE GESTION AMBIENTAL

Series1






Dirección Regional


Que con corte al primer semestre del 2013 encontramos 14 actividades a cumplir de las cuales se cumplieron con 13 actividades a la fecha para un porcentaje de cumplimiento de 92.8% del cronograma de actividades del plan de gestión ambiental. De acuerdo al cronograma de actividades del plan de gestión ambiental con corte a diciembre del 2013 el número de actividades a realizar son de 25 de las programadas a la fecha corresponde a un porcentaje del 56%, que de las realizadas a la fecha que son 13 nos encontramos en un porcentaje del 52%

PUNTOS CRITICOS En el desarrollo del cronograma de actividades del plan de gestión ambiental presentamos la dificultad,

en cuanto la ejecución de actividades que son desarrolladas a través de prestadores de servicios dado que hasta que no se cumpla el proceso contractual estas no se pueden desarrollar de acuerdo al objeto de la actividad.

Decisiones y Compromisos Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Realizar seguimiento a la legalización del contrato de mantenimiento de vehículos automotores al Grupo Jurídico.

Profesional Ambiental

Agosto 30 de 2013

ANALISIS DEL INDICADOR DE CONSUMO DE PAPEL

El consumo de papel en la regional, es un indicador nuevo para el manejo de todo el grupo de colaboradores. Realizando un análisis del indicador propuesto por la dirección administrativa nacional y de acuerdo a la hoja de vida del indicador este manejo una información del pedido de papel realizado y es comparado con el consumo de papel realizado directamente en el mismos periodo en el año anterior eso quiere decir que:

EL NUMERADOR = AL CONSUMO DE PAPEL REALIZADO EN PERIODO A MEDIR

DENOMINADOR = AL CONSUMO DE PAPEL REALIZADO EN EL MISMO PERIODO PERO DEL AÑO ANTERIOR.

ProgramaNúmero

ActividadesNúmero Tareas Vencidas Número Actividades a Realizar

ActividadesR

ealizadas

Avance

EsperadoAvance Real

Programa No. 1 4 0 0 0 0% 0%

Programa No. 2 5 0 2 2 8% 8%

Programa No. 3 5 0 4 4 16% 16%

Programa No. 4 2 1 1 1 8% 8%

Programa No. 5 3 0 2 1 7% 3%

Programa No. 6 3 1 2 2 7% 7%

Programa No. 7 2 0 2 2 15% 15%

Programa No. 8 1 0 1 1 5% 5%

25 2 14 13 56% 52%






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Hecho este análisis en el grupo administrativo y realizadas las correspondientes consultas elevadas a nivel nacional, se concluye que del año pasado no se cuenta con la información necesaria para poder medir el indicador, que la información que se cuenta en este momento es la correspondiente al segundo semestres del 2012 la cual no corresponde con el periodo a medir. Para esto y con el fin de realizar un reporte de la información se realiza un análisis con el consumo de papel respecto a los dos trimestre del año en curso, donde podemos observar lo siguiente:

CENTROS ZONALES ahorro de papel

NUM DEN

CZ SURORIENTAL 93 166

CZ NORORIENTAL 190 150

CZ LADERA 60 133

CZ CENTRO 180 231

CZ SUR 30 53

CZ JAMUNDI 79 53

CZ YUMBO 33 80

CZ PALMIRA 103 109

CZ BUGA 50 130

CZ TULUA 0 30

CZ SEVILLA 12 121

CZ ROLDANILLO 1 8

CZ CARTAGO 66 50

CZ BUENAVENTURA 121 160

TOTAL 1.018 1474

En tabla anterior encontramos dos columnas la de numerador corresponde al consumo realizado durante el segundo trimestre del 2013, y el denominador corresponde al primer trimestre del 2013. Teniendo un indicador

de consumo del 69% con respecto al periodo anterior.






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En un análisis más profundo realizado en cuanto lo que es el consumo de papel que se realizó primero se determinó por grupo y por centro zonal cual fue el consumo papel realizado durante el primer semestre del 2013, identificado este parámetro y por correo enviado a los coordinadores de grupos y coordinadores de centro zonales se solicitó el realizar un inventario de papel que se encuentra en cada de una de sus áreas. Obteniendo como resultado la siguiente tabla:

0

50

100

150

200

250

CZ

SUR

OR

IEN

TAL

CZ

NO

RO

RIE

NTA

L

CZ

LAD

ERA

CZ

CEN

TRO

CZ

SUR

CZ

JAM

UN

DI

CZ

YUM

BO

CZ

PA

LMIR

A

CZ

BU

GA

CZ

TULU

A

CZ

SEV

ILLA

CZ

RO

LDA

NIL

LO

CZ

CA

RTA

GO

CZ

BU

ENA

VEN

TUR

A

AHORRO DE PAPEL

NUM

DEN

CARTA OFICIO OFICIO CARTA CARTA OFICIO CARTA OFICIO

1 15 0 15 0 100% #¡DIV/0!

2 1780 0 223 2012 -232 -223 -13% #¡DIV/0!

3 110 50 110 50 100% 100%

4 80 50 30 30 50 20 63% 40%

5 105 70 105 70 100% 100%

6 82 30 38 26 56 -8 68% -27%

7 30 10 30 10 100% 100%

8 25 10 25 10 100% 100%

9 170 170 60 115 55 110 32% 65%

10 135 124 45 115 20 79 15% 64%

11 81 330 81 330 100% 100%

12 68 15 51 42 26 -36 38% -240%

13 141 140 141 140 100% 100%

14 103 10 25 20 83 -15 81% -150%

15 123 70 123 70 100% 100%

16 6 3 50 100 -94 -47 -1567% -1567%

17 15 15 40 60 -45 -25 -300% -167%

18 61 55 18 18 43 37 70% 67%

19 67 66 30 30 37 36 55% 55%

20 138 74 42 110 28 32 20% 43%

21 77 55 30 0 77 25 100% 45%

22 105 75 25 95 10 50 10% 67%

TOTAL DE CONSUMO DE PAPEL 4939 3480 1459 30%

744 715 21% 50%total de consumo descriminado 3517 1422 707 2773

GRUPO FINANCIERO

ITEM DEPENDENCIA ENTREGA DE RESMA

GRUPO ADMINISTRATIVO

GRUPO DE PROTECION

PLANEACION Y SISTEMAS

CZ NORORIENTAL

CZ SURORIENTAL

CZ CENTRO

CZ SEVILLA

CZ PALMIRA

CZ JAMUNDI

CZ BUGA

PROPUESTA INDICADORES DE PAPEL

RECAUDOS FINANCIERO

GRUPO JURIDICO

GRUPO PREVENCION

GRUPO DIRECCION

% DE CONSUMOBODEGA RESMA CONSUMO

CZ SUR

CZ B/VENTURA

CZ TULUA

CZ CARTAGO

CZ YUMBO

CZLADERA

CZ ROLDANILLO






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Realizando un análisis de los resultado obtenidos durante este ejercicio observamos consumos de papel en algunos centros zonales como Tuluá, Roldanillo, Yumbo, Sur, Grupo Administrativo y Recaudos financieros. Los cuales presentan consumo negativo lo cual traduce que del papel que se solicitó durante este primer semestre del 2013, no fue consumido y por lo contrario este papel correspondía al año anterior.

En conclusión podemos observar que de 4939 resmas de papel solicitadas solamente se consumieron 1549 para un porcentaje de consumo de 30%, cabe rescatar que este porcentaje puede varias dado que hay grupos y centros zonales los cuales no reportaron la información requerida en el correo enviado por los cual podemos prever que este índice de consumo esta tendiente a la baja en un porcentaje entre un 25% y 28%. Puntos críticos:

En los centros zonales se observa una reserva de este material (papel) con el fin de prever cualquier desabastecimiento que pueda afectar el desarrollo del objeto del instituto colombiano de bienestar familiar, si se llegara a presentar dificultades en el contrato para la dotación de papelería,

La regional no cuenta con una meta definida para el ahorro y/o uso eficiente del papel para cada una de los centros zonales.

DECRETO 1713/02 “ALMACENAMIENTO, APROVECHAMIENTO Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS”

La ejecución durante el primer semestre de 2013 del Contrato de Permuta Nº 76.19.13.591 del 30 de mayo del 2013 entre el ICBF Valle y INCINERADORES INDUSTRIALES S.A. E.S.P, NIT No. 805.028.501-1, se entregaron 1482 kilos distribuidos así:

ARCHIVO 802.00 kilos CARTON 438.00 PLEGADIZA 172.00 PERIODICO 0.00 CHATARRA 70.00 TOTAL 1482

La mayor participación la tiene la sede regional con el reciclaje de 879.00 kilos, los Centros zonales: Ladera con 183.00 kilos, Centro con 165.00 kilos, Sur Oriental con 61.00 kilos, Buenaventura con 33.00 kilos, Nororiental 61.00 kilos, Sur 100.00 kilos.






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Durante la ejecución de este contrato a la fecha no se ha realizado la entrega de papel al área de almacén ya que este se encuentra en ejecución.

Reciclaje de archivo en el primer semestre del 2013

Reciclaje de cartón primer semestre del 2013

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

RECICLAJE DEL PRIMER SEMESTRE DE 2013

Series1

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

RECICLAJE DE ARCHIVO PRIMER SEMESTRE DE 2013

Series1 Series2






Dirección Regional


0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

RECICLAJE DE CARTON PRIMER SEMESTRE DEL 2013

Series1 Series2

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

RECICLAJE DE PLAGADIZA PRIMER SEMESTRE DE 2013

Series1 Series2






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ESTRATEGIAS DE SENSIBILIZACION EN EL CUIDADO DEL MEDIO AMBIENTE

Acta de reunión No. 01 de Mayo 10 de 2013 sensibilización Gestión Ambiental, grupo de servicios generales y personal del casino lugar sede regional

Visitas a los centros zonales de diagnóstico y sensibilización de la gestión integral ambiental adecuada en manejo de residuos sólidos, Agua potable e inconvenientes ambientales en cada uno de los centros zonales a los responsables de la gestión ambiental y el grupo de servicios generales.

RESULTADOS DE INSPECCIÓN PUNTOS ECOLÓGICOS:

Durante las visitas realizadas a los centros zonales y la sede regional, se identificaron las falencias que se presentan durante la segregación de los residuos en estos puntos ecológicos, además sumados a la mala segregación se evidencio las frecuencias de recolección inadecuadas, las cuales convierten esto en basureros temporales al interior de las instituciones. En las diferentes capacitaciones realizadas al grupo de colaboradores se socializan las buenas prácticas y el manejo adecuado de los puntos ecológicos, se conserva como evidencia el registro fotográfico elaborado en la ejecución de las visitas a cada uno de los puntos de la regional valle del cauca.

Con el propósito de mejorar el manejo de estos puntos ecológicos durante el recorrido por la sede regional y los

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2

RECICLAJE DE CHATARRA PRIMER SEMESTRE DEL 2013

Series1 Series2






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centros zonales durante el segundo periodo se tiene contemplado realizar socializaciones donde se muestren las buenas prácticas de manejo de los residuos en los puntos ecológicos.

FUNCIONAMIENTO DE LA UTB La Unidad Técnica de Residuos Sólidos de la Sede Regional viene funcionando en óptimas condiciones, se efectúa aseo semanalmente y la recolección de los residuos sólidos se realiza tres veces a la semana por parte de la entidad Promo ambiental. Cabe destacar que la sede regional es la única que cuenta con la unidad, que se están definiendo estrategias para la implementación de estas en los centros zonales


Durante el primer semestre del 2013 los centros Zonales que no enviaron material reciclado fueron Palmira, Tuluá, Buga, Roldanillo, Jamundí y Yumbo

DECRETO 2331/07 Y RESOLUCIÓN 180606/08 EDIFICIOS PÚBLICOS, DEBEN CONTAR CON LUMINARIAS DE ALTA EFICIENCIA ENERGÉTICA.

Para el primer semestre del 2013 no se efectuó el cambio de las luminarias o reposición, dado que en este periodo el contrato de mantenimiento se encontraba en etapa de perfeccionamiento, dando a lugar la no ejecución de ningún tipo de estas obras.

DECRETO 4741/05 PREVENCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE LOS RESIDUOS PELIGROSOS (CARTUCHOS, TÓNERS, ETC.)

Para el primer semestre del año 2013 se continuó desde el Área de Gestión de Bienes del Grupo Administrativo, recibiendo los cartuchos de los tóner desocupados en la Sede Regional, para su disposición final con el proveedor, al finalizar la vigencia el proveedor no ha retirado los cartuchos.






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5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS FUENTE

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1 0 0 1 Revisión por la dirección

MEJORAMIENTO CONTINUO 0 0 0 0

GESTION PARA LA ATENCIÓN

INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA0 0 0 0

GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN 0 0 0 0

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN

GESTIÓN

RESTABLECIMIENTO DE

DERECHOS

0 0 0 0

GESTIÓN SOPORTE GESTION ADMINISTRATIVA 2 1 1 0

Resultados de seguimiento y

medición de los procesos

Incumplimiento de Requisitos

Legales y/o Reglamentarios

GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN HUMANA 0 0 0 0

GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN LOGÍSTICA Y

ABASTECIMIENTO0 0 0 0

GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN FINANCIERA 3 0 2 1Resultados de seguimiento y


GESTIÓN TECNOLÓGICA 0 0 0 0

GESTIÓN JURÍDICA 0 0 0 0

GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN

GESTIÓN DE ATENCIÓN A

PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y SUGERENCIAS

0 0 0 0

EVALUACIÓN, MONITOREO Y

CONTROL DE LA GESTIÓN

EVALUACION Y

MONITOREO DE LA

GESTIÓN

0 0 0 0

ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

VERIFICACIÓN,

INSPECCIÓN Y CONTROL A

INSTITUCIONES QUE

PRESTAN SERVICIO

PÚBLICO DE BIENESTAR

FAMILIAR

1 0 0 1 Supervisión de servicios

ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

FORTALECIMIENTO DE

INSTITUCIONES

PRESTADORAS DEL

SERVICIO PÚBLICO DE

BIENESTAR FAMILIAR

0 0 0 0

0 0

TOTALES 7 1 3 3

AC EJE AMBIENTAL 0

AC EJE SYSO 0

AC EJE SGSI 0

AC EJE CALIDAD 7

ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS PRIMER SEMESTRE 2013






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MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS Fechas Vencimiento

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATEGICO1 1 0

Abierta: 30/11/2013

MEJORAMIENTO CONTINUO 0 0 0

GESTION PARA LA

ATENCIÓN INTEGRAL A LA

PRIMERA INFANCIA

1 1 0 Abierta: 15/10/2013

GESTIÓN PARA LA

NUTRICIÓN1 1 0 Abierta: 26/10/2013

GESTIÓN PARA LA

PROTECCIÓN

GESTIÓN

RESTABLECIMIENTO

DE DERECHOS1 0 1

Reformulada:

30/04/2013

Solicitud cambio: 30/10/2013

GESTIÓN SOPORTEGESTION

ADMINISTRATIVA5 3 2

Abiertas: 15/11/2013,30/1/2013 y

30/1/2013

Vencidas: 30/04/2013 y

30/07/2013

GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN HUMANA 1 1 0 Abierta: 30/10/2013

GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN LOGÍSTICA

Y ABASTECIMIENTO0 0 0

GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN

FINANCIERA0 0 0

GESTIÓN TECNOLÓGICA 0 0 0

GESTIÓN JURÍDICA 0 0 0

GESTIÓN SERVICIO Y

ATENCIÓN

GESTIÓN DE

ATENCIÓN A

PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS

Y SUGERENCIAS

2 0 2Vencidas:

30/07/2013 y 15/03/2013

EVALUACIÓN, MONITOREO

Y CONTROL DE LA GESTIÓN

EVALUACION Y

MONITOREO DE LA

GESTIÓN0 0 0

ASEGURAMIENTO A

ESTANDARES

VERIFICACIÓN,

INSPECCIÓN Y

CONTROL A

INSTITUCIONES QUE

PRESTAN SERVICIO

PÚBLICO DE

BIENESTAR

0 0 0

ASEGURAMIENTO A

ESTANDARES

FORTALECIMIENTO

DE INSTITUCIONES

PRESTADORAS DEL

SERVICIO PÚBLICO

DE BIENESTAR

FAMILIAR

0 0 0

TOTALES 12 7 5

ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE CIERRE - SOLICITADAS EN 2012






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- Resultados comparativos con el periodo anterior:

ABIERTAS14%

VENCIDAS43%

CERRADAS43%

Estado AC 1er. Sem2013.

0%0%

0% 100%

AC por eje de gestión - 1er sem. 2013

AC EJE AMBIENTAL AC EJE SYSO AC EJE SGSI AC EJE CALIDAD






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En lo relativo a la cantidad de solicitudes AC, es evidente la reducción de estas solicitudes para el primer semestre de 2013 (7) frente al semestre inmediatamente anterior (14 exceptuando las de auditorías) como resultado de una concientización de la mayor elaboración e impacto que deben tener las AC, en lugar de convertirse en meras correcciones. También es evidente la utilización de nuevas fuentes de información para la generación de AC, como revisión por dirección, incumplimiento de requisitos legales y/o reglamentarios y la supervisión de servicios; aspecto que es significativamente importante pues empiezan a visibilizarse otras fuentes de información para solicitudes de AC diferentes a las auditorías SIGE y al resultado del seguimiento y medición de los procesos.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.2 Acciones Preventivas

Total Auditorías SIGE Resultados de seguimiento y

medición de los

procesos

cambios en el SIGE

47

33

13

1

Fuentes de información para solicitud AC- 2° Sem. 2012

Total Revisión por Dirección

Resultados de seguimiento y

medición de los

procesos

Incumplimiento de Requisitos Legales

y/o Reglamentarios

Supervisión de servicios

7

1

4

1 1

Fuentes de información para solicitud AC- 1er. Sem. 2013


DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1 0 0 1 Revisión por Dirección

0 0

TOTALES 1 0 0 1


GERSTIÓN TECNOLÓGICA 1 0 0 1Resultados de seguimiento y


0 0

TOTALES 1 0 0 1

ACCIONES PREVENTIVAS SOLICITADAS SEGUNDO SEMESTRE 2012

ACCIONES PREVENTIVAS SOLICITADAS PRIMER SEMESTRE 2013






Dirección Regional


- Resultados comparativos con el periodo anterior: Las AP documentadas en los dos últimos semestres han sido solicitadas la Coordinadora del Grupo Planeación y Sistemas de la regional Valle del Cauca. Para el caso de la implementada durante el primer semestre de 2013, estuvo enfocada al manejo preventivo en el seguimiento a la desactivación de los usuarios de la red ICBF, cuando se presentan retiros de la entidad. Situación articulada con los riesgos identificados para el eje se SGSI.

5.3 No Conformidad del Sistema:

MACROPROCESO PROCESO TOTAL VENCIDAS CERRADAS Reportada por:

Direccionamiento estrategico N.A. 12 0 12

Mejoramiento continuo N.A. 16 0 16

Coord. Y Art. Del SNBF N.A. 1 0 1

Proceso Misional (Grupo atenc. Por

ciclos de vida y nut) - Plan de asist.

Técnica

13 0 13

Gestión para la atención integral a

la primera infanciaN.A. 3 0 3

Gestión para la atención de

familias y comunidadesN.A. 0 0 0

Gestión para la Nutrición N.A. 14 0 14

Gestión para la Protección

Gestión

restablecimiento

de derechos

3 0 3

Gestión Soporte Gestión Humana 8 0 8

Gestión SoporteGestión

Administrativa24 3 21

Cielo Abadía a Carolina Buitrago

Cielo Abadía a Carolina Buitrago /Juliana Tofiño

Yaneth Milena Murillo/Ana Lucia López

NCS generada 2012 pendiente de cierre:

Cielo Abadía a /Miriam Quintero

No se contó en este consolidado 2013

Gestión tecnológica 2 0 2

Gestión servicio y atención

Gestión de atención

a peticiones,

quejas, reclamos y

sugerencias

7 1 6 Maria Victoria Delgado/Bernardo García Roa

TOTALES 103 4 99

NO CONFORMIDADES REPORTADAS PRIMER SEMESTRE 2013

* ES importante que se identifiquen en la redacción, las NCS documentadas para los ejes SGA, SYSO, SGSI.

AC EJE AMBIENTAL 0

AC EJE SYSO 8

AC EJE SGSI 0

AC EJE CALIDAD 95






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- Resultados comparativos con el periodo anterior: En cuanto al reporte de NCS también se reporta un aumento cercano al 300% con relación al semestre inmediatamente anterior (al pasar de 38 a 103 NCS documentadas); si bien, el aumento en el número de NCS reportadas puede leerse como una desmejora en el desempeño de los procesos, para este caso en específico es resaltado como una mejora en el reporte de los incumplimientos a través de la utilización de las herramientas del sistema, lo cual resulta positivo con relación a los procesos de sensibilización y capacitación adelantados en la regional. Igualmente, en comparación con el semestre inmediatamente anterior es positivo el resultado de las acciones de seguimiento y acompañamiento al trámite y cierre de NCS, reflejado en un porcentaje inferior al 4% de reportes de NCS abiertas al corte del semestre (frente a un 11% de NCS abiertas al corte del segundo semestre de 2012).

5.4 NO CONFORMIDAD DEL SISTEMA AMBIENTAL

Durante lo corrido del primer semestre de 2013, no se reportaron en la regional Valle NCS Ambiental, situación que requiere dinamización a nivel regional y zonal, llevando a la aplicación de estas herramientas, aquellas situaciones de incumplimiento identificadas. Al respecto se han desarrollado actividades de acompañamiento con los líderes de los ejes de gestión de SYSO, SGA y SGSI, brindando los conceptos metodológicos para la identificación, redacción y documentación de No Conformidades

VENCIDAS4%

CERRADAS96%

Estado NCS al corte Junio 20123






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6. REQUISITS LEGALES AMBIENTALES Y SYSO

Dentro del análisis realizado encontramos que la matriz de requisitos legales se encuentra conformada actualmente en primer semestre del 2013 por 275 requisitos legales de cuales 189 corresponde a la norma ISO 18001: 2007, 45 a la ISO 14001:2004 y 41 a la ISO 2700 1:2005.

La matriz de requisitos legales, según procesos están divididos así: para proceso de gestión administrativa 100 requisitos, proceso de gestión humana 89 requisitos y 45 para el proceso de gestión ambiental, 41 requisitos gestión tecnológica.

ISO 18001:2007 69%

ISO 14001:2004 16%

ISO 27001:2005 15%

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES PRIMER SEMESTRE DEL 2013






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VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES DE LA NORMATIVIDAD OHSAS 18001:2007

41

89 100

45 GESTION TECNOLOGICA

GESTION HUMANA

GESTIONADMINISTRATIVA

GESTION AMBIENTAL

100 GESTION ADMINISTRATIV

A

89 GESTION HUMANA GESTION

ADMINISTRATIVA

GESTION GESTIONHUMANA






Dirección Regional


El proceso de Gestión Humana el cual esta direccionado bajo la OHSAS 18001:2007 y enmarcado en la siguiente legislación Decreto 1295,1530, 738, 723, 1772 Ley 1562, Res 1409, 1356, 736, 3673, 2646, 2646, 2346,1401. De los 89 requisitos para cumplir hay 1 que no cumple, 12 requisitos que no aplican por el tipo de actividad económica que desarrolla el ICBF y 76 Requisitos que se están cumpliendo.

GESTION HUMANA

Tabla de Datos

PROCESO CUMPLE NO CUMPLE

NO APLICA

GESTIÓN HUMANA 76 1 12

Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no

cumplimiento

Ley 9 /79 Artículo 127º Todo lugar de trabajo tendrá las facilidades y los recursos necesarios para la prestación

de primeros auxilios a los trabajadores.

La sede regional cuenta con el espacio (sala de enfermería pero sin dotación camilla, termómetro, tensiómetro digital, equipo de cómputo, bascula)

76

1 12

CUMPLEN

NO CUMPLE

NO APLICA






Dirección Regional


El proceso de Gestión Administrativa el cual esta direccionado bajo la OHSAS 18001:2007 y enmarcado en la siguiente legislación Decreto 1295, 1530, 738, 723,1772 Ley 1562, Res 1409, 1356, 736, 3673, 2646, 2346,1401. De los 100 requisitos para cumplir hay 10 que no cumplen, el cual hace parte de la Ley 9 en sus Art 92, 93, 94,95 y 206 de igual forma la resolución 2400 en sus Art 27, 72, 137, 231,232 en los cuales se hace referencia a las edificaciones y sus componentes para un buen desarrollo de trabajo. 45 requisitos que no aplican por el tipo de actividad económica que desarrolla el ICBF y 90 Requisitos que se están cumpliendo.

GESTION ADMINISTRATIVA

Al finalizar el primer semestre de la vigencia 2013 se logró el cumplimiento del 64.5% entre Gestión Administrativa y Gestión Humana de acuerdo a Matriz de Requisitos Legales quedando por cumplir el 35.5% en su mayor parte por las condiciones de infraestructura y disposición de residuos sólidos en los Centros Zonales y Sede Regional.

10

90

NO CUMPLE

SI CUMPLE






Dirección Regional


PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO GESTION ADMINISTRATIVA Y GESTION HUMANO

Cabe resaltar que el ICBF para el segundo semestre del 2013 tiene programado realizar intervenciones en los hallazgos de infraestructura que se han informado por parte de la sede regional y los 14 centros zonales.


cumplimiento Ley 9 / 79 Art 92 Los pisos de los locales de trabajo y de los

patios deberán ser en general, impermeables, sólidos y antideslizantes; deberán mantenerse en buenas condiciones y en lo posible, secos. Cuando se utilicen procesos húmedos deberán proveerse de la inclinación y canalización suficientes para el completo escurrimiento de los líquidos; de ser necesario, se instalarán plataformas o falsos pisos que permitan áreas de trabajo secas y que no presenten en sí mismos riesgos para la seguridad de los trabajadores.

La entrada principal de la sede regional cuenta con una rampla la cual no cuenta con pasamanos la cual está generando riesgo locativo(caídas para colaboradores, visitantes)

Ley 9 / 79 Art 93 Las áreas de circulación deberán estar claramente demarcadas, tener la amplitud suficiente para el tránsito seguro de las personas y estar provistas de la señalización adecuada y demás medidas necesarias para evitar accidentes.

La sede regional cuenta con espacios suficientes para el tránsito de los colaboradores y visitantes pero no cuenta con la suficiente señalización para identificar (rutas de evacuación, identificación de extintores, puntos de encuentro) se evidencia señalización en papel generando riesgo locativo.

76

90

GESTION HUMANA SICUMPLE

GESTIONADMINISTRATIVA SICUMPLE






Dirección Regional


Ley 9 / 79 Art 94 Todas las aberturas de paredes y pisos, foros, escaleras, montacargas, plataformas, terrazas y demás zonas elevadas donde pueda existir riesgo de caídas, deberán tener la señalización, protección y demás características necesarias para prevenir accidentes.

En la sede regional existe una zona elevada en el primer piso (espacio para el ascensor sin reja de seguridad el cual está generando riesgo locativo (caída desde) al igual la escaleras cuentan con antideslizantes muy desgastados y se evidencia la ausencia de pasamanos en las escaleras de la parte posterior del edificio al igual generando riesgo locativo.

Ley 9 / 79 Art 95 En las edificaciones de varios niveles existirán escaleras fijas o rampas con las especificaciones técnicas adecuadas y las normas de seguridad que señale la reglamentación de la presente Ley.

Las escaleras de la sede regional de la parte posterior del edificio no cuentan con pasamanos al lado derecho y la rampla de ingreso no tiene pasamanos generando riesgo locativo.

Ley 9/79 Artículo 206 Toda edificación o espacio que pueda ofrecer peligro para las personas, deberá estar provisto de adecuada señalización

La sede regional cuenta con señalización insuficiente.

Ley 9/79 Artículo 27 Todos los gases, humos y vapores producidos y dispersados en la cocina, serán extraídos por ventilación local constituido por una campana de succión, colector, ventilador y ducto de salida con sombrerete; se suministrará aire de reemplazo en el lugar donde se instale el sistema de ventilación

En el casino de la regional las campanas de extracción de olores no funcionan generando olores y temperaturas extremas.

Ley 9/79 Artículo 29 Al usarse cualquier sistema de ventilación, deberá proporcionarse una o varias salidas del aire colocadas de preferencia en la parte superior de la edificación; el aire suministrado no deberá contener substancias nocivas.

Grupos jurídico, almacén. Protección, prevención, planeación, financiero, sin sistema de aire acondicionado.

Ley 9/79 Artículo 137 Todo establecimiento de trabajo, local o lugar de trabajo, en el cual exista riesgo potencial de incendio, dispondrá además de las puertas de entrada y salida de "Salidas de emergencia'' suficientes y convenientemente distribuidas para caso de incendio. Estas puertas como las ventanas deberán abrirse hacia el exterior y estarán libres de obstáculos

La regional no cuenta con las puertas de salidas de emergencia que cumplan las especificaciones técnicas

Ley 9/79 Artículo 231 Los sistemas de alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego, deberán reunir los siguientes requisitos: a) Deberán trasmitir señales dignas de confianza. b) Las señales deberán llegar a las personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente la atención "fuego" en forma inequívoca.

la regional no cuenta con alarma de incendios






Dirección Regional


d) Deberán indicar el lugar del incendio. e) Los medios para trasmitir la alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos.

Ley 9/79 Artículo 232 Las alarmas de incendio que se empleen, a excepción de otros sistemas más técnicos y modernos, serán de tipo manual y de tipo automático.

La regional no cuenta con alarma de incendios

VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES DE LA NORMATIVIDAD ISO 14001:2004 Realizando un análisis de los requisitos legales en la ISO 14001:2004 encontramos que de los 45 requisitos legales dentro de la matriz solamente se cumplen 22, 17 de estos requisitos no aplican por la naturaleza y/o su objeto social de la institución y 6 de estos requisitos no los cumplimos.

Este porcentaje del 13% de los requisitos legales que no se cumple está representado en dos normas exactamente 1. Decreto 4728 y 3930 de 2010 el cual establece los requisitos para los generadores de vertimientos y 2. Decreto 4741 de 2005 el cual establece los procesos y procedimiento para el manejo integral de los residuos peligrosos y dicta otras disposiciones.


cumplimiento

Decreto 3930 del 2010 Artículo 38. Obligación de los suscriptores y/o usuarios del prestador del servicio público domiciliario de alcantarillado. Los suscriptores y/o

La sede regional y los 14 centros zonales, no cuentan con la caracterización de vertimientos la cual






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usuarios en cuyo predios o inmuebles se requiera de la prestación del servicio comercial, industrial, oficial y especial, por parte del prestador del servicio público domiciliario de alcantarillado, deberán presentar al prestador del servicio, la caracterización de sus vertimientos, de acuerdo con la frecuencia que se determine en el Protocolo para el Monitoreo de los Vertimientos en Aguas Superficiales, Subterráneas, el cual expedirá el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

hace mención este artículo del decreto 3930 del 2010

Artículo 42. Requisitos del permiso de vertimientos. El interesado en obtener un permiso de vertimiento, deberá presentar ante la autoridad ambiental competente.

No se cuenta con la caracterización mucho menos con el permiso de vertimientos de la sede regional y los 14 centros zonales.

Decreto 4741 de 2005 Art. 10°. Obligaciones del Generador. De conformidad con lo establecido en la Ley, en el marco de la gestión integral de los residuos o desechos peligrosos, el generador debe: a) Garantizar la gestión y manejo integral de los residuos o desechos peligrosos que genera.

Dado que de acuerdo a la clasificación de los residuos peligros encontramos que estos están conformados, por computadores, televisores, neveras etc. Estos no se pueden realizar disposición adecuada de acuerdo como lo estipula la norma a esto se le debe aplicar un proceso y procedimientos el cual no permite que se pueda cumplir la norma.

Artículo 42. Requisitos del permiso de vertimientos. El interesado en obtener un permiso de vertimiento, deberá presentar ante la autoridad ambiental competente.

No se cuenta con la caracterización mucho menos con el permiso de vertimientos de la sede regional y los 14 centros zonales.






Dirección Regional


7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

1

Por muestreo aleatorio a 24 computadores, realizar actividades de verificación y seguimiento

sobre la aplicación por parte de los usuarios de adecuadas prácticas de Seguridad de la

Información (escritorio limpio, equipos bloqueados ante ausencia, no tenencia de software no

permitido, entre otros). Utilizar lista de chequeo de los aspectos a verificar y generar informe.

Los Ingenieros de la oficina de Tecnología verificaron cada uno ocho equipos de cómputo de

igual número de usuarios mediante lista de chequeo con aspectos fundamentales sobre las

buenas prácticas de SGSI.

Cumplido 30/04/2013

2Solicitar a la Ingeniera Yubelly Monroy y/o a la profesional de la Dirección de Tecnología

orientaciones respecto a las pruebas de hacking ético. De acuerdo a respuesta presentar al

Director Regional propuesta para la realización de pruebas de hacking ético.

Desde la cuenta del Ingeniero John Giraldo se remitió consulta a la Ingeniera Yubelly Monroy el

27-feb-2013. El 27-feb-2013 se recibió en la cuenta de la Coordinadora Martha Villan el

proyecto con la estructuración de pruebas de hacking etico estructurado por los Ingenieros de

la oficina TIC, y recibido desde la cuenta de John Giraldo. El 28-feb-2013 desde la cuenta de

Martha Villan se remitió el proyecto al Director Regional. El 04-marzo-2013 el Director

Regional autorizó la realización de las pruebas.

Cumplido 04/03/2013

3

Elaborar memorando a los Centros Zonales y Punto de Atención en la Regional para aplicar lo

indicado en la Resolución 3264 de 2009 referente al tratamiento del Buzón de Sugerencias y

solicitar que se implementen estrategias para aumentar su uso entre los usuarios en los Centro

Zonales y Punto de Atención de la Sede Regional.

Se emite el memorando con radicacion No. 011823 De gestión documental. Cumplido 08/07/2013

4Solicitar a la Dirección Regional, la vinculación de un funcionario de nivel técnico para

Atención al Ciudadano en el CZ Nororiental, para disminuir los tiempos de atención en este

Centro Zonal, que presenta un nivel critico.

El 11 de abirl la oficina de gestion humana informa de la vinculación de una técnico para el CZ

Nororiental a quien se le brinda, desde esta oficina, la respectiva capacitacion para el cargo.Cumplido 11/04/2013

5Coordinar con el Grupo Administrativo capacitación en técnicas de conciliación dirigida

integrantes de las Defensoría que tengan a su cargo esta actividad, con el fin de disminuir el

volumen de quejas por mal trato al Ciudadano.

Esta capacitación fue solicitada a la Dra Lyda Trujillo en el mes de marzo quien me manifestó

que no era posible incluir este tema porque la programación de la capacitación para el año, se

realiza desde el año anterior. Finalmente y según información de la Dra. Leonor este tema de

capacitación será incluido en un ciclo de talleres próximos a desarrollarse con recursos de

talento humano y el grupo de protección dirigido a las defensorías de familia. Esta información

se socializó en el pasado comité estratégico de julio 29 en el punto cdp’s de protección.

Cumplido 29/07/2013

6

Solicitar al nivel Nacional que la información de beneficiarios sea capturada en tiempo real a

fin de tener insumos que le permitan a la entidad realizar un análisis real para la toma de

decisiones, caso particular medimos atención de vulnerables con el RUB sin considerar las

bases de datos de focalización con sus respectivas huellas y actualizaciones

Mediante Memorando No. 008494 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto

Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita la captura de

beneficiarios en tiempo real.

Cumplido 17/05/2013

7

Solicitar al nivel nacional aportar los insumos de focalización en fecha que puedan garantizar

que la focalización pueda realizarse con anticipación a la finalización de la vigencia, con el

objetivo de captar previo al inicio de la operación beneficiarios vulnerables para ser

ingresados a las modalidades y atendidos efectivamente desde el primer día previsto de

servicio de la siguiente vigencia


Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita que el hecho de

que los insumos (bases de datos) no lleguen antes del inicio de la vigencia, hace que no se

pueda gestionar de manera adecuada la vinculación de beneficiarios vulnerables a los

servicios ICBF.

Cumplido 17/05/2013

8Solicitar al nivel nacional que el ejercicio de focalización se realice con fundamento a la

instrucción inicial de trabajar con bases de datos locales de entes externos UNIDOS ; SISBEN

por ser las más actualizadas que las consolidadas remitidas por el nivel nacional


Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita se utilice como

una estrategia la remisión de bases de datos locales de entes externos VICTIMAS, UNIDOS y

SISBEN.

Cumplido 17/05/2013

9Retroalimentar al competente a nivel nacional a fin de solicitar que el RUB online considere

dentro de las variables de vulnerabilidad los registros de excepción


Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita considerar la

variable de excepcion en los registros.

Cumplido 17/05/2013

10Realizar instructivo para los CZs para dar tratamiento a los casos que requieran modificar la

Programación de 2013 en SIM.

Mediante Memorando 007107 de abril 26 de 2013 se remitieron las orientaciones para

realizar los cambios a la Programación en SIM.Cumplido 26/04/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)

DificultadesAcciones adelantadasCompromisos






Dirección Regional


11Diseñar cronograma de jornadas en los CZs que continúan con pendientes relacionados con

el RUB (Buenaventura, Cartago).

La Ingeniera Doris Vásquez diseña programación para realizar actividades de seguimiento y

acompañamiento en los CZs Cartago y Buenaventura. Se adelantan las respectivas

comisiones a los CZs ubicados en los municipios citados. Como principal logro de estas

visitas se culmina la recolección de los registros pendientes en el CZ Cartago en HCB y se

logra la recolección de mas de 400 registros en el CZ Buenaventura.

Cumplido 15/03/2013

12Liderar reunión con las Coordinadoras de Centros Zonales y Grupo y Lideres de Procesos, el

ejercicio de valoración de los Riesgos, buscando unificar criterio y concepto frente a desarrollo

de este ejercicio.

Se realizó GET con Coordinador@s de Grupo, CZs y lideres de procesos, donde se brindaron

las orientaciones técnicas para la Administración de Riesgos, así como la metodología de

reporte y calculo.

Cumplido 09/05/2013

13 Definir estrategia para generar impacto con las actividades Calendario EPICO 2013.

En reunión entre profesionales EPICO, Gerardo Baeza, Ingenieras Yahaira Diaz se establece

la verificación de fechas del Calendario EPICO que se propondrían a los Grupos y CZs para

su celebración. A partir de la selección de estas fechas se remite mediante correo electrónico

de 14-03-2013 a los involucrados las actividades a su cargo y la metodología y orientaciones

para la celebración de las fechas del citado calendario. De igual manera se elabora

comunicado firmado por el Director Regional enviandole a todoso los Coordinador@s tanto de

CZs como de Grupo el calendario para que lo socialicen y celebren las fechas.

Cumplido 15/03/2013

14Diseñar un plan de acción y cronograma de asistencia técnica conjunta entre la Gobernación

e ICBF y de formación permanente a los Alcaldes y sus equipos técnicos, para el

fortalecimiento de los CPS y la articulación efectiva del SNBF.

Se realizó reunión (10 de abril/ 2013) al interior del Comité Departamental de Infancia y

Adolescencia donde se definió un plan de acción conjunto entre el ICBF y la Secretaría de

Desarrollo Social , para brindar cooperación técnica a los entes territoriales sobre el SNBF,

las políticas públicas, la rendición de cuentas y los CPS. Lo anterior igualmente obedeció a las

orientaciones dadas en reuniones precedentes del mismo Comité (Enero 23 y febrero 27).

Cumplido 10/04/2013

15Indicador: E-04: Retroalimentar los resultados del indicador ante el nivel nacional, solicitando

claridad frente a la forma de medir el indicador

Mediante Correo del 6 de Marzo de 2013 enviado por la Dra. Martha Villan del Grupo de

Planeación y Sistemas de la Regional Valle del Cauca, con asunto "Revisión de Indicadores

Funcionales Cierre 2012", se dá trámite a la actividad.

Cumplido 06/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


16Indicador MPM1-07 Solicitar al nivel Nacional notificar de manera detallada la fuente de

información con la cual se realiza el análisis y los resultados cuantitativos con el objetivo de

evidenciar coherencias a nivel Nacional y Regional.


Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita conocer de

manera detallada la fuente de información con la cual se realiza el análisis y los resultados

cuantitativos.

Cumplido 17/05/2013

17

Indicador MPM1-07 Solicitar al dueño del proceso considerar la disminución del denominador

de los casos donde por lineamiento y criterio de transito no es probable aplicar el criterio de

focalización al cupo, igualmente, solicitar que la meta sea progresiva y que aplique solo a

cupos nuevos


Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita considerar la

disminución del denominador en los casos donde por lineamiento y/o transito no es probable

aplicar el criterio de focalización al cupo

Cumplido 17/05/2013

18Solicitar al Dueño del Proceso a nivel Nacional dar viabilidad a la realización de contratación

directa a través de convenio tripartita Gobernación ICBF Operador (regionalización de la

contratación generaciones con Bienestar)

El 12 de Febrero de 2013 mediante memorando No. 002225 el Dr. Jhon Arley Murillo Benítez

(director Regional del Valle) solicitó al Dr. Fernando Alexander Garzón Lasso (Subdirector de

Niñez y Adolescencia – Sede Nacional) la autorización para suscribir contrato tripartita en el

que participaría el ICBF, la Gobernación del Valle del Cauca y CORPOVALLE como operador

candidato, para la ejecución del programa GENERACIONES CON BIENESTAR vigencia

2013. Documento del cual se envió copia al Gobernador del Valle del Cauca, al Dr. Vladimir

Olarte (Subdirector de operación de niñez y adolescencia) y al dr David Turizzo Pinzón

(Subdirector de Gestión de niñez y adolescencia).

Cumplido 12/02/2013

19Solicitar al Dueño del Proceso a nivel Nacional dar continuidad al acompañamiento de un

profesional que apoye el componente de SSR

Mediante Memorando No. 009192 del 29 de Mayo de 2013, enviado a la Dra. Ana María

Angel Correa de la Dirección de Nutrición de la Sede Nacional se solicita dar continuidad al

acompañamiento de un profesional que apoye el componente de SSN.

Cumplido 29/05/2013

20Elaboración y/o actualización de las minutas alimentarias tradicionales y diferenciales (según

las zonas que apliquen) de acuerdo a la minuta patrón estipuladas en los diferentes programas

de primera infancia.

CZ Buenaventura: El Centro Zonal elaboró el debido ciclo de minutas, los cuales fueron

remitidas a la coordinadora del grupo de Prevención Dra. Juliana Tofiño, al Dr. Gerardo Baeza

del grupo de Planeación y a Yahaira Indira de Jesús Diaz.

CZ Yumbo: Reporta que no le es posible cumplir el compromiso, ya que no cuentan con

nutricionista en el CZ desde el 05/12/2012

CZ Palmira: Se remitieron las minutas alimentarias de CDIT, HI, HCB a William Hurtado

Gonzales.

CZ Ladera: Se ajusta y socializa la minuta a las AHCBF en el GET del 27 de febrero de 2012

Se socializa la minuta a las AHCBF en el GET del 21 de febrero de 2013

CZ Jamundi: Se realizan reuniones con la Dra Gloida Barros a fin de revisra y avalar Mnutas

elaboradas para implementar en los CDI ( La Pradera-Quinamayó y Timba)

Aten. por Ciclos de Vida y Nut: Se solicita los ciclos de minutas de CDI, HCB y H.I a los 13

CZ del área de influencia de la Regional Valle, en estos momentos se cuenta con una carpeta

consolidada, donde se evidencian las minutas de los diferentes programas de primera infancia

con sus cuatros ciclos cada una.

Cumplido 28/06/2013

21Construcción del plan de intervención nutricional a partir de los resultados arrojados en el

seguimiento nutricional de los niños y niñas usuarios de los programas de primera infancia.

La estrategia de cargue de informacion nutricional para la construcicon del Plan de

intervencion sufrio modificaciones para la vigencia, en este momento la regional de acuerdo a

los terminos establecidos se encuentra en el proceso de implementación del sistema

CUENTAME a través del cual de manera directa los operadores se encargán de la

digitalización y cargue de la informaicn de los beneficiarios, situación que impide dada la

nueva dinamica dar cumplimiento a esta actividad en los temrinos por lo que se requiere sea

ajustada la fecha de reporte condicionada a la dinamica de la aplicción de las acciones de la

nueva estrategia.

Cumplido 30/06/2013

22Realizar re inducción en el mes de febrero de 2013 a los operadores en cargados de los

Hogares sustitutos e instituciones y supervisores de los contratos para depurar los

beneficiarios que se encuentran en la línea base y propender por el registro diario

Se realizo reinduccion los dias 11, 12 y 13 de febrero de 2013 para reforzar los conocimientos

en el aplicativo linea base a los operadores de proteccion y supervisores de contrato.Cumplido

FEBRERO 11, 12

Y 13 DE 2013

23

Enviar memorando a la Dirección de Protección para crear usuarios a las coordinadoras de

centros zonales para efectuar validación al registro de las novedades de los NNA en línea

base, por manejo de seguridad de la información enviar al correo electrónico de cada

coordinadora la clave con el fin de garantizar la confidencialidad

Se envio memorando No. 003185 el 22 de febrero de 2013, a la Sede Nacional - Dr. Camilo

Dominguez. Director de Protección con el fin de solicitar usuarios y contraseñas a los

supervisores de contrato (Coordinadoras de centros zonales)

Cumplido 22/02/2013

24Solicitar cambio en el aplicativo línea base de tal manera que el campo petición no sea

obligatorio.

Se envio memorando No.003185 el 22 de febrero de 2013, a la Sede Nacional Dr. Camilo

Dominguez, Director de Protección con el fin de solicitar que el campo peticion no sea

obligatorio.

Cumplido 22/02/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


25Elaboración de cronogramas de comités consultivo PARD Regional y visitas de seguimiento a

los centros zonales

Memorando No 2287 de fecha febrero 12 de 2013, enviado a la Doctora Leonor Estrada para

la revisiòn, modificación, y aprobación del cronograma propuesto para celebrar los comitès

tecnico consultivo de restablecimiento de derechos durante el primer semestre del año 2013.

Envio de correo electrónico de fecha 13 de febrero de 2013 a cada uno de los centros

zonales, en donde se adjunta el cronograma de los comitès de colsultivos aprobado, por la

Direccion y Coordinación de Proteccion, a celebrarse en el primer periodo del 2013.

Memorando No 3495 de febrero 28 de 2013, enviado por la doctora Leonor Estrada a los

coordinadores de los centros zonales, en el cual valida el cronograma enviado por la

defensora Claudia Patricia Zape para los comitès consultivos de restablecimiento de

derechos, ajustando las fechas de visitas planteadas, teniendo en cuenta las

videoconferencias que el Nivel Nacional està adelantando en cuenta a competencias laborales

en el PARD.

Cumplido 12/02/2013

26Elaboración y envió del cronograma de comités consultivos PARD zonales a la coordinadora

del Grupo de Protección

Memorando No 3938 de fecha marzo 07 de 2013 enviado a los Centros Zonales solicitando el

cronograma de celebracion de comités consultivos PARD zonales. Correo enviado con

documento adjunto a los centros zonales de fecha 07 de marzo de 2013 en el cual se solicita

dicho cronograma.

Cumplido 07/03/2013

27Generar reportes mensuales de los indicadores y socializarlo con los centros zonales con el fin

de que controlen el grado de avance de los indicadores en cada centro zonal.

Se envio desde el correo electronico de la Dra. Claudia Patricia Zape Ind. PARD 35, 35A, 40

y 41 por CZ y detallado por Defensoria a las coordinadora de los 13 centros zonales con copia

a las defensorias de familia.Se generaron los reportes de los Ind. Regionales y PARD para su

posterior depuracion y/o actualizacion.Se ha dado continuidad al proceso de acompañamiento

SIM a los 13 CZ por medio de visitas programadas segun cronograma de actividades,

priorizando el porcentaje de los Indicadores Regionales y PARD a partir de la meta de

cumplimiento establecida desde la sede nacional.

Cumplido 05/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


28Realizar visitas a los 13 centros zonales de asesoría técnica con el fin de verificar el grado de

avance al registro de la información al indicador de Proyecto de Vida para mejorar el estado

critico del indicador

Las visitas para dar capacitacion sobrela ruta de ingreso de actuaciones en el indicador de

proyecto de vida se programaron de la siguiente manera: Marzo 1 Palmira, Marzo 4 CZ sur,

Marzo 6 CZ Buga, Marzo 7 CZ Tulua, Marzo 11 CZ jamundi, Marzo 12 Cz Cartago, Marzo 15

CZ Nororiental, Marzo 18 CZ centro, Marzo 19 Cz suroriental, marzo 20 Cz Roldanillo, Marzo

21 CZ Yumbo, Marzo 22 CZ sevilla

Cumplido 30/05/20132

29

Elaborar memorando a los operadores para la vinculación de los NNA a instituciones privadas

que den respuesta a esta condición, fundamento lo anterior a que se tiene conocimiento que

algunos operadores han logrado realizar un convenido que facilita el acceso a educación por

ciclos como responsabilidad social.

Se remite oficio a los directores de las instituciones San Jose, fundacion Caicedo Gonzalez,

aldeas infantiles, Oscar Scarpetta, Hogar de la luz, Fundamor, hogar Maria goretti, dando a

conocer institucion educativa privada, que dentro de su responsabilidad social, ofrece

descuentos en mensualidades de educacion por ciclos en bachillerato. Esta opcion se ofrece

tenindo en cuenta que varios opoeradores han dado buena referencia de los ´proceso

academicos y personales y en atencion a que la secretaria de Educacion, no cuenta con

infrestructura y metodologia para dar respuesta a la poblacion extraedad en bachillerato.

Cumplido 28/02/2013

30

Coordinar con el líder del SNBF a fin de tratar este temas crítico de extraedad general,

documentado para que sea dado a conocer en los concejos de política social como una

necesidad prioritaria para 2013 del Municipio y el Departamento con el fin de que las

Secretarias de Educación registren y ajuste sus programas curriculares .

se realiza reunion con el Dr. WILLIAM FELIPE MARQUEZ a fin de establecer una estrategia

de trabajo en la que la poblacion de adoptabilidad visibilice sus necesidades frente alos entes

del SNBF, ya que por desconocimiento de su existencia no existen programas de inclusion

para ellos. Se etablece la participacion de reuniones por areas, como se ha trabajado con la

secretaria de salud departamental, con las diferentes poblaciones que tiene el ICBF, para

establcer compromisos de ejecucion a todas las necesidades de la poblacion vulnerable del

sistema de proteccion de ICBF

Cumplido 28/02/2013

31Se documentarán Servicios No conformes a los centros zonales que se le realice devolución

de historias de atención por incumplimientos de procedimiento.

Servicio no conforme # 1401 documentado al centro zonal cartago el 23 de enero de 2013, por

la historia de atencion # 76G01409200501 analizada en el comite de adopciones del 22 de

enero de 2013 acta # 002.

Servicio nio conforme # 1400 documentado el centro zonal suroriental el 23 de enero de 2013

por la historia de atencion # 761054866564 - 200901 analizada en el comite de adopciones

del 8 de enero de 2013 acta # 001.

Servicio no conforme # 1399 documentado al centro zonal tulua el 23 de enero de 2013 por la

historia de atencion # 76F00408200900 analizada en el comite de adopciones del 8 de enero

de 2013 acta # 001,

Cumplido 28/02/2013

32En el área legal se desarrollaran talleres con la metodología de estudio de caso con fin de

minimizar los puntos críticos.

Se llevó a cabo Actividad de revisión conjunta bajo la Estructura ‘Estudio de Caso’ de

Historias de Atención de NNA, entre el Equipo PARD Gpo. Protección y las defensorías de

familia adscritas a diferentes CZ de la regional, CZ.

Nororiental: Acta PARD No. 06 Fecha: 13 FEB 2013/;

CZ. Buga: Acta PARD No.10 Fecha: 19 MAR 2013/;

CZ. Jamundí: Acta PARD No. 12 Fecha: 04 ABR 2013/;

CZ. Sur: Acta PARD No. 13 Fecha: 18 ABR 2013/.

Se lleva a cabo estudio de caso del NNA DANIEL GRUESO con la defensoría del

doctor Fredy Arboleda, trabajadora social Ángela Maria Mena, Leidy Banquero C. Psicóloga

del centro zonal Suroriental, equipo de la defensoría PARD y Victoria Eugenia Parra psicóloga

del grupo de protección, según acta No 15 de fecha de mayo 03 de 2013.

Cumplido 15/05/2013

33

Se realizara búsqueda activa de familias que adoptaron NNA y el seguimiento no fue positivo

por cambio de domicilio por lo tanto la instrucción nueva impartida por el Nivel Nacional para

lograr hacer el cierre del caso es agotar con Secretaria de Salud Municipal y Departamental

de la oficina de Aseguramiento con el fin de realizar el cruce con la base de datos de las

familias en los regímenes subsidiado y contributivo agotar su ubicación, seguimiento y cierre.

Se oficia a las diferentes entidades promotoras de salud entre las que se encuentran

comfenalco, salud total , SOS, coomeva y sanitas suministrandose los datos de ubicación

actualizados de 5 familias hasta el momento.

Cumplido 27/02/2013

34Elaborar memorando al Secretario de Gobierno del Municipio de Santiago de Cali dándole a

conocer la propuesta de distribución de los recursos reflejados en el Plan Operativo Anual de

Inversión 2013.

Se envio oficio No.002291 del 12 de febrero de 2013, dirigido al Secretario de Gobierno de

Cali, con la propuesta de distribución de los recursos reflejados en el Plan Operativo Anual de

Inversión 2013.

Cumplido 12/02/2013

35

Efectuar seguimiento al plan de acción formulado para la vigencia 2.013, dar continuidad al

trabajo de depuración, programación, y visitas de los presuntos deudores pendientes de la

base de datos DIAN, (incluye el telemercadeo permanente a empresas descartadas

temporalmente por imposibles de ubicar), mientras el nivel nacional envía la nueva base de

presuntos deudores a Fiscalizar entidades públicas no auditadas en el 2.012 y de la Dian

Nacional, vamos a utilizar otras bases de datos tales como: Referidos de las siguientes

entidades: Dian–Palmira, , Sena, Cajas de compensación Familiar. DE igual forma se

realizará un seguimiento por intermedio del aplicativo SIREC a los deudores que tienen

acuerdo de pago vigente, verificando si vienen cumpliendo con el aporte normal.

Depuracion, programacion, y fiscalizacion de presuntos deudores base de datos 2,012 a

diario.Cumplido 31/05/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


36

Posterior al envío por parte del nivel nacional de la plantilla para re liquidación de intereses,

efectuar invitación mediante oficio por correo certificado a todos los deudores registrados en

la cartera del ICBF en cobro persuasivo que presenten obligación vigencia a 2.010 y

anteriores, para que se acojan al articulo 149 de la Ley 1607 de 2.012 que otorga un

beneficios de condonación de intereses en el 80%(a los empleadores que cancelen toda la

deuda) y 50% ( cuando suscriban los deudores un acuerdo de pago a un plazo máximo de 18

meses), aprovechando al máximo la temporalidad de la misma (que va hasta septiembre 26

de 2.013) siempre y cuando no hayan incumplido los beneficios que estableció la Ley 1430 de

2.010. De igual forma, para los entes públicos se tiene la Ley 1551 de 2.011 que establece

condonación en los intereses de mora hasta el 90% en los cuales se suscriba una conciliación

prejudicial. Esta última norma no tiene temporalidad.

En el oficio diseñado para envio de liquidacion se efectuo invitacion a todas las entidades

fiscalizadas con resultado a favor del ICBF/ se obtiene el 95% de cancelacion en liquidacion

con beneficio de ley 1607.

Cumplido 30/05/2013

37

Implementación de un archivo de control en excel que permita verificar el estado de solución a

todos los recursos de reposición interpuestos y pendientes de resolver por concepto de

aportes parafiscales que nos ayude a determinar el inicio formal del ejercicio de cobro

persuasivo y la remisión de los expedientes a cobro coactivo para su cobro jurídico en caso de

no tener resultados positivos.

Implementaciòn del formato de seguimiento de recurso de Reposiciòn contiene la siguiente

informaciòn : Nombre de la Empresa, NIT,Nombre Promotor,Nombre abogado ,Fecha de

Ingreso del Recurso,Fecha entrega de informaciòn Promotor,entrega informe de

abogado,Seguimiento del mes, observaciones

Cumplido 30/05/2013

38

Remitir mensualmente a los grupos y centros zonales el estado de ejecución de las reservas

Presupuéstales sobre los saldos disponibles en los compromisos presupuestales sin

ejecución al cierre del mes con copia al Director regional y al grupo financiero a fin de

controlar su ejecución y pago o su cancelación en caso de no ser exigible y su respaldo será

el acta de liquidación definitiva de contrato donde se refleje eses saldo como no exigible y con

la firma de las partes. Esto permitirá cancelar las reservas presupuestales constituidas al 31

de diciembre de 2.012 y devolver el PAC no ejecutado de reservas al nivel nacional para

solicitarlo en caso de requerirlo en la presente vigencia.

Desde el Mes de enero /2013 se remite Estado de las Reservas Presupuestales mes a mes

por centro zonal y grupo . De $ 6`933.194.694 millones que se constituyeron en el mes de

Diciembre del 2012 falta por cancelar $ 232`796.877.11 millones.

Cumplido 30/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)


39

Efectuar reuniones mensuales con los asesores contables de los grupos en la regional a fin de

efectuarle seguimiento a la ejecución presupuestal en términos de ejecución de apropiación,

CDP`S, compromisos presupuestales, liberaciones, reservas presupuestales, vigencias

futuras, Ejecución PAC y ejecución del rezago presupuestales .

Se realiza GET financiero con los asesores contables de la regional de los diferentes grupos

para analizar: Seguimiento a CDP con saldos sin comprometer,Saldos de Apropiaciòn

,Ejecuciòn de PAC por proyectos y liberaciones.

Cumplido 04/03/2013

40

Publicar mensualmente en el boletín Noti empresarial del ICBF los diferentes aspectos

normativos del recaudo del aporte parafiscal del 3%, así como la información de los

programas en los cuales el ICBF invierte los recursos recaudados indicando coberturas,

número de cupos atendidos, etnias, aspecto que permitirá masificar y socializar en el sector

empresarial vallecaucano las gestiones adelantadas por la regional del ICBF y la población

beneficiaria.

la oficina de recaudo envio a la oficina de comunicaciones texto en relacion con la reforma

tributaria ( CREE). Cumplido 30/06/2013

41Manejar planes de trabajo y cronogramas para contingencia en la proyección de las actas de

liquidación.

Se proyecto plan de trabajo y cronograma de contingencia me diante Acta de reunion 003 del

01/03/2013, para proyectar actas de liquidación por parte del grupo jurídico..Cumplido 01/03/2013

42Realizar seguimiento en los comités ampliados del envío de los documentos soporte,

responsabilidad de los supervisores, par la proyección de las actas de liquidación.

En el comité ampliado del 30/04/2013, realizado en Roldanillo, se solicitó a los supervisores

de contratos, enviar los informes finales de contratos terminados, con el fin de proceder a su

liquidacion en terminos de Ley.

Cumplido 30/04/2013

43

El Grupo Jurídico, asignará una persona encargada y responsable de manejar un consolidado

con toda la información sobre liquidación de contratos, con el fin de estar pendiente de las

fechas de terminación, para proceder de conformidad a la solicitud del informe final de

ejecución del contrato y posteriormente a su liquidación las cuales ya serán realizadas por el

Grupo Jurídico de la Regional.

se asigno a Hubert Angulo como la persona responsable de realizar la consolidación y

seguimiento de actas de liquidación en tramiteCumplido 01/03/2013

44Realizar una reasignación de funciones en el grupo para continuar alimentando el aplicativo y

poder cumplir con el 100%.

Mediante Cronograma se designó a LUIS EMIRO GUERRERO y a VICTOR DANIEL

RENTERIA MELUK, para alimentar y actualizar el aplicativo.Cumplido 17/06/2013

45Entregar material a Líderes de la Regional mediante una capacitación orientada por la ARL

Positiva.

Se le dio cumplimiento mediante reunión realizada por el copaso bajo acta No 3 del día 13 de

marzo de 2013 en el Centro Zonal Ladera con la participación de los líderes de salud

ocupacional de cada centro zonal desarrollando la siguiente agenda.

Capacitación resolución 1401 por parte del profesional VLADIMIR REYES

Capacitación accidente laborales por parte de la Gestora de la ARL Edith Paredes

Entrega de material a cada líder de los centros zonales a cargo Doctora Luz marina Muñoz

(plegables, cartillas de autocuidado, cartilla enfermedades de transmisión sexual)

Cumplido 13/03/2013

46Participar desde el Grupo Administrativo en las reuniones del Grupo ÉPICO, para socializar

los temas de Salud Ocupacional.

El Profesional SYSO, intervino en la reunión del Grupo EPICO realizada el 21/03/2013, donde

socializaron temas relacionados con el Eje de Seguridad y Salud Ocupacional, y en reunión

del 26/06/2013

Cumplido 26/06/2013

47

Reiterar a los Coordinadores de Grupo y CZ la responsabilidad de la concertación y el

seguimiento en la evaluación de desempeño, en lo relacionado con el objetivo de organización

de los documentos de archivo, en atención a la normatividad vigente, y lo solicitado mediante

Comunicación No.001236 del 17/01/2012

Comunicación oficial 8664 enviada a los Coordinadores de CZ y Grupos el 21/05/2013, donde

se da cumplimiento al requerimiento establecido en el compromiso.Cumplido 21/05/2013

48Solicitar a los coordinadores de Centro Zonal y de Grupo el envío del soporte de inclusión del

compromiso de la organización de los archivos en la evaluación del desempeño y de gestión.

Comunicación oficial 009382 enviada a los Coordinadores de CZ y Grupos el 31/05/2013,

donde se da cumplimiento al requerimiento establecido en el compromiso.Cumplido 31/05/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


49Programar reuniones con enlaces de verificación de estándares y coordinadores de Centros

zonales para que establezcan los mecanismos o estrategias de revisión de la calidad de las

acciones que se adelantan y por consiguiente de la información reportada

Se realizo reunión con enlaces de verificación de estandares y coordinadoras de Centros

Zonales donde se revisa la calidad de la información que se remite y que es parte

fundamental para el cumplimiento de indicadores de Aseguramiento . Aunque se tenia

previsto realizar una reunion coordinarores y otra con Enlaces para optimizacion del tiempo

y el recurso, se efectuó una donde se convocan tanto Coordinadoras Como enlaces de

verificacion de estandares.

Cumplido 21/03/2013

50Documentar acciones de mejora cuando se evidencie que los centros zonales no realizan y

reportan la información suficiente para el cierre de la situación

Se documentan 04 AC por sobre cupo en los en Hogares Comunitarios de Bienestar AC

3047,3048,3049 y 3056Cumplido 22/07/2013

51Documentar acciones de mejora cuando se evidencie que los centros zonales no realizan y

reportan la información suficiente para el cierre de la situación. REPETIDARepetida Cumplido Repetida

52Coordinar con el líder del SIM capacitación en el manejo de la herramienta a los Servidores

Públicos adscritos a los Programas de Prevención y Atención del SNBF.

En comité ampliado se confirma de la aprobacion de recursos para el desarrollo de la

capacitacion el dia 19 de julio de 2013.Cumplido 04/07/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


53La profesional responsable de la gestión de comunicaciones elevará consulta a la Asesora

Nacional de comunicaciones sobre la valoración actual del riesgo y la implementación de las

actividades de los controles a nivel regional para conocer la situación actual.

El 23 de abril, Edwin Javier Loaiza Cano profesional de la oficina asesora de comunicaciones

emite respuesta a la consulta:

"Revisamos el tema con las líderes EPICO de Comunicaciones y efectivamente dentro de las

acciones a desarrollar para mitigar el riesgo del programa Los Niños Buscan su Hogar “La

comunicación no llega de manera oportuna, y/o no se enteran los posibles interesados de los

niños y niñas” está realizar alianzas con los canales regionales, locales y comunitarios, pero

consideramos cambiar la acción por realizar un diagnóstico con ayuda de las regionales para

saber cuánto tiempo y qué días los canales regionales nos conceden espacio para emitir el

programa que ahora se llama "Me conoces" en las regionales de manera gratuita. Cuando se

realice el cambio en el mapa de riesgos se oficializará con las regionales.

Cumplido 23/04/2013

54Establecer claridad en el contrato en la distribución de cupos y metas del programa

generaciones con Bienestar para los Centros Zonales de Cali.

PROPUESTA PROGRAMACION CUPOS ATENCION PROGRAMA GENERACIONES CON

BIENESTAR CALI 2013

MUNICIPIO CENTRO ZONAL Cupos Asignados Grupos prejuveniles Total cupos Grupos

juveniles Total cupos Total grupos NNA Promotor de derechos Costo Unitario Plazo Meses

Valor Total

CALI

LADERA 700 16 400 12 300 28 7 $ 36.828 5 $ 128.898.000,00

NORORIENTAL 800 20 500 12 300 32 8 $ 36.828 5 $ 147.312.000,00

SUR 700 16 400 12 300 28 7 $ 36.828 5 $ 128.898.000,00

SURORIENTAL 1.000 24 600 16 400 40 10 $ 36.828 5 $ 184.140.000,00

$ -

TOTALES 3.200 76 1.900 52 1.300 128 32 5 $ 589.248.000,00

Cumplido 23/05/2013

CZ Buga:

En los 6 municipios adscritos al centro zonal Buga, se ha identificado en los CMPES que no

se cuenta con las condiciones de infraestructura para tránsito para CDI. para los municipios de

Yotoco y Darién, los alcaldes tienen radicado en la oficina de infraestructura de la sede

nacional el proyecto de inversión en construcción de infraestructura para CDI, en el municipio

de Restrepo se coordinó con el alcalde que los recursos del CONPES se inviertan en la

ampliación de la infraestructura del HI Gariteros para el tránsito de madres comunitarias a CDI,

en el municipio de Buga se ha concertado con la EAS Fe y Alegría en la búsqueda de casa

con las condiciones de infraestructura para el tránsito del HI Gato con Botas y el Refugio a CDI

con arrendamiento, buscado además del tránsito de HI y HCBF a CDI. En el municipio de

Buga en el caso del CDI manitos con amor se lograra la ampliación para la atención de 300

NN con la cofinanciación del gobierno del Japón, ente territorial, recursos de empresas

privadas y todos los recursos CONPES en infraestructura. De igual forma el municipio de

Buga está en la última fase de aprobación en la oficina de infraestructura del proyecto de

construcción de infraestructura para CDI.

NORORIENTAL: Se remitio a Irina la matriz con la información solicitada.

SUR: En Cali la articulación con el ente territorial se hace directamente desde la Sede

Regional. No obstante se hace acompañamiento a los operadores y asociaciones

enlabúsqueda de lso espacios para operar el Programa.

Suroriental:

Se trabajo con los Asesores de Primera Infancia y con la lider del SNBF en el Centro Zonal, se

diligenció el formato establecido para el respectivo reporte.

CZ Buenaventura:

El Centro Zonal ha adelantado acciones donde se han realizado reuniones con diversas

entidades como la Alcaldía, Secreataría de Convivencia, Secretaría de Planeación, el

secretario de Salud y el gerente de la Casa de la Cultura. En las reuniones se han llevado a

Cumplido

Cz Palmira: Ginebra: A través de la articulacion realizada con la Alcaldía se logró: Van a

transitar un agrupado a Modalidad CDIT Institucional. Cerrito: Transitan 7 madres a modalidad

CDIT coordinando con la Alcaldía y FONADE; Se está coordianndo con la Alcaldía y sus

diferentes dependencias la construccion de un CDIT para el año 2014; Palmira Através de la

Articulacion con la Alcaldía van a funcionar tres CDIT Institucional y uno familiar.

CZ Ladera: *Se socializa con madres comunitarias de la AHCB La legua, miembro de la JAC

del sector con el fin de indagar sobre espacio en la comunidad para el transito a la modalidad

CDIT los dias 07/05/2012 y 18/09/2012

*Se realiza reunión en el CZ con Madres para socializar la estrategia y evidenciar la

posibilidad de espacios para su funcionamiento * se realiza reunion con las

Hermanas de la congregacion de las Siervas de la Madre de Dios con el fin de gestionar

espacio para funcionamiento de CDI

*Socialización con representantes de AIEPI con el fin de concertar espacio para transito de

Madres comunitarias del CZ a la modalidad CDIT

*socializacion a Madres Comunitarias Fami sobre transito de a la estrategia CDI Modalidad

Familiar

CZ Jamundí: CZ jamundi: Se realiza estudio de los espacios para la implementación y

apertura de nuevos CDI y de la posibilidad de transito de las madres comunitarias a los CDI.

Esta articulación fue realizada en articulación de la alcaldía municipal, secretaria de desarrollo

social, secretaria de infraestructura y la gestora social de jamundí

CZ Yumbo: CZ YUMBO: Se realizaron reuniones con los entes territoriales de los Municipios

de Yumbo y Vijes para diligenciar acta de proceso de transito y ampliación

Cumplido

55Articulación con el SNBF en aras de buscar espacios físicos en las comunidades para la

apertura de CDI. 30/06/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


56Coordinar Con el SENA para realizar el proceso de formación en lugares más cercanos a la

ubicación geográficas de los HCB.

Prevención:

Mediante Acta del 22 de Marzo de 2013 celebrada en el SENA complejo Salomia se

coordina el proceso de formación.

Ladera:

Se realiza reunión con asesora ICBF, Madres comunitarias y Docentes del SENA con el fin de

identificar un espacio cercano al área de residencia de las madres comunitarias para realizar

el curso de Técnico en primera infancia para esta vigencia.

Suroriental:

La Coordinación facilita el Auditorio del Centro Zonal Suroriental, espacio cercano a la

ubicación de los Sectores de los HCB.Cz

Buenaventura:

Se han enviado correos al coordinador del SENA Jose Rodolfo Castrillon donde se han

facilitado los datos de las madres comunitarias que van a ingresar a la técnica del SENA,

además se han realizado reuniones donde se desarrollaron temas como los perfiles de las

madres comunitarias, los espacios locativos para la atención a la Primera Infancia, se ha

diligenciado base de datos de las madres comunitarias que aun no han realizado la técnica en

el SENA y además las madres comunitarias se han comprometido a participar de la técnica

en primera infancia.

CZ Palmira: Se realizó la gestion con el colegio Teresa Calderón de Lazo solicitando el

espacio.

CZ Jamundí: El 8 de abril se realiza oficio a la licenciada LILIANA SANDOVAL directora de

institución educativa general Santander de villa Colombia para solicitarle el facilitar un espacio

pedagógico con capacidad de 25 personas con horarios de viernes a sábado de 8 a 5PM.

Cumplido 22/03/2013

57Fortalecer la capacitación a las personas que realizan el registro de la información del

seguimiento nutricional para evitar los errores en dicho registro.

Se adelanta a través de los enlaces informáticos de primera infancia, capacitacion a todos los

operadores de programas que incluyen el reporte de informaicon nutricinoal de beneficiarios,

para el tramite d einformacin ingherente a los beneficiariso entre la que se incluye la

relacionada con el sistema de seguimeitno nutricinoal

_____________________________________

El Jueves 6 y viernes 7 de Junio, Todas las Nutricionistas de la Regional Valle del Cauca

Pertenecientes al grupo de protección y prevención y de las Unidades Móviles, estarán en el

Centro Zonal Ladera en una Jornada de Asistencia Técnica en seguridad alimentaria y

nutricional liderada por profesionales de la Dirección de Nutrición Sede de la Dirección

General.

Cumplido 30/06/2013

58Fortalecer el trabajo con padres de familia buscando mayor vinculación de los mismos a los

procesos de formación de sus hijos.

CZ Buga:

Para el cumplimiento de este compromiso se han adelantado las siguientes acciones por el

centro zonal: 1. se convocó a los psicosociales y coordinadores de las modalidades HI, CDI, al

igual que las coordinadoras de hogares agrupados y empresariales; con el propósito de

comunicarles sobre el objetivo y compromiso establecido con la regional. 2. se acuerda con

los psicosociales de las diferentes modalidades la estrategia de elaboración y aplicación de

talleres formativos a padres de familia, en temáticas pertinentes a la población de las U.S. se

definió que dichos talleres formativos serán orientados desde la metodología "Aprender a

Enseñar" del ICBF y empleando como apoyo bibliográfico el material del ICBF que se

encuentra en las diferentes US, por tanto, se hizo un inventario del material existente en cada

una de las U.S. 3. se definieron las temáticas y distribuyeron entre los psicosociales para la

elaboración de los talleres formativos. Para este trabajo se cuenta además con la

participación de las psicólogas de secretaria de educación del municipio de Buga y la

psicóloga de Bienestar social, para el trabajo con Hogares Comunitarios de Bienestar

Familiar. Se tiene previsto para el 7 de Junio de 2013 la revisión y aprobación de los talleres

para su aplicación. Es importante rescatar que los CDI y HI de Fe y Alegría, cuentan con un

plan de formación a familias definido para el 2013. Además que para estas dos modalidades

de atención en los estándares se les pide un plan de formación a familias, por tanto ya cuentan

con talleres programados para el cumplimiento de este propósito.

Suroriental:

La Coordinación del Centro Zonal, mediante memorando a las Defensorias de Familia solicitó

la vinculación de los usuarios a los encuentros mensuales de familia, que mediante una

programación con contenidos tematicos pretenden dar elementos de formación de los hijos, a

la fecha se han realizado cinco talleres.

Palmira: Semanalmente se realiza la Escuela para padres coordinada por la Trabajadora

Social Yunia Ramos de la Unidad Especializada CAIVAS, a la cual se remiten usuarios de las

Cumplido 30/05/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


59Continuar en el fortalecimiento y empoderamiento tanto a las defensorías como a las

instituciones del proyecto de vida.

se realizo asesoria tecnica al convenio ICBF - ASCUN para jovenes vinculados al SRPA, acta

# 28 del 22 de abril de 2013. analisis de casos de jovenes postulados a casa egreso y jovenes

que se encuentran en el proyecto "formando futuro Laboral" auspiciados por FFF, acta # 29

del 24 de abril de 2013. analisis de casos de jovenes con proyecto de vida de la institución

Oscar scarpetta, acta # 26 del 17 de abril de 2013.En Mayo el indicador proyecto de vida se reformula y se realizan requerimientos a los centros zonales

pendientes por registro de información en las peticiones de los jóvenes con el perfil, de acuerdo a los

compromisos establecidos en las visitas realizadas en el mes de marzo.

El corte del mes de mayo, reportó un porcentaje de cumplimiento del 82% para la Regiona.

De otro lado, durante el mes de junio, y en respuesta al requerimiento realizado mediante memorando a los

centros zonales pendientes, se consolida el 100% de cumplimento del indicador a la fecha, reporte en archivo

adjunto.

Es importante aclarar, que este indicador es creciente por lo cual, debe hacerse seguimiento al registro

pertinente de la información de los jóvenes que en la medida en que cumplan con las condiciones del perfil

ingresen al indicador.

Cumplido 30/06/2013

60Revisar la distribución de casos por defensoría conducentes al cumplimiento de indicadores

PARD, de acuerdo a la disponibilidad del talento humano.

Sur: La Defensoria de familia con menos caso es 291, seguida por 368, 413, 486 casos

PARD abiertos: Si se tiene en cuenta que el estándar es de máximo 110 casos por

Defensoria, es claro que se encuentran en una sobrecarga e imposibilita dar respuesta

oportuna para los indicadores.

Palmira : Pendiente - reporta "En proceso de revision y acomodacion" CZ: TULUA se

organizaron las defensorias y los responsables del control de los indicadores PAR.los cuales

de revisan en cada reunion de comité

Yumbo: el CZ se cuenta con dos (2) defensorías especializadas, una para asuntos conciliables

y la otra de protección, por lo tanto no se realizo la distribución de casos, ya que cada una

maneja casos diferentes.

Palmira : CZ TULUA: actas de reuniones.CZ Buenaventura: Se realizó distribución de los

casos de acuerdo a las defensorías de los asuntos no conciliables y se estableció la entrega

de casos uno a uno para que quedaran nivelados.

Cumplido 30/06/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


61Afinar los controles de los indicadores por parte de los líderes zonales SIM o el servidor

público que la coordinación designe para mantener los valores dentro del rango establecido

tanto en denuncias como en conciliables.

CZ TULUA: se asigno una profesional del area pscosocialpara constatar denuncias y el lider

sim con la coordinacion establecio controles para cumplir con los indicadores , seguimiento

diario de peticiones y semanamente reporte de las pendientes con oficio para que se subsane

de manera inmediata CZ SEVILLA: Se realiza comité estrategico con las servidores

publicos de Servicios y Atencion ( MARIA YOLANDA GONZALEZ, MARIA GENIER

SANCHEZ PRADO, DIANA CASTAÑO Y LUZ PATRICIA VALENCIA) se socializa los

resultados de los indicadores de este proceso, se explica nuevamente las fechas de

corte del indicador y la necesidad de registrar inmediatamente se realice las visitas de

verificacion de denuncias, reclamos o conciliaciones en el SIM con toda la informacion.

Igualmente se establecio que cada 3 dia la lider del Proceso, Luz Patricia, estableceria

las alertas de las peticiones NO aceptadas y gestionadas via correo electronico con

copia a la Coordinacion. y Diana revisaria semanalmente el indicador de Conciliables

Se realiza comité estrategico con las servidores publicos de Servicios y Atencion ( MARIA

YOLANDA GONZALEZ, MARIA GENIER SANCHEZ PRADO, DIANA CASTAÑO Y LUZ

PATRICIA VALENCIA) se socializa los resultados de los indicadores de este proceso,

se explica nuevamente las fechas de corte del indicador y la necesidad de registrar

inmediatamente se realice las visitas de verificacion de denuncias, reclamos o

conciliaciones en el SIM con toda la informacion. Igualmente se establecio que cada

3 dia la lider del Proceso, Luz Patricia, estableceria las alertas de las peticiones NO

aceptadas y gestionadas via correo electronico con copia a la Coordinacion. y Diana

revisaria semanalmente el indicador de Conciliables.

Cumplido 30/06/2013

62Continuar con las estrategias de sensibilización de uso eficiente de los recursos hídricos y

energéticos, a través de Tips por correo masivo

Mediante correo interno se envía el 25/04/2013, Tips de sensibilizacion en el tema de energía

a todos los colaboradores del ICBF de la Regional. Se envio a la Oficina de Comunicaciones

el 28/06/2013, Tips de cuidado y manejo adecuado del agua para su socialización

Cumplido 28/06/2013

63Remitir trimestralmente el consolidado del reporte del consumo de servicios públicos por

Centro Zonal

Se envía correl electrónico el 08 de mayo/13 a los CZ, informando sobre los consumos de

agua y energía del primer semestre Vs Estándares, para que realicen las justificaciones

respectivas frente a los que no cumplieron con este indicador. Se envía igualmente

informacion a Planeación y Sistemas, para visualizar este indicador en reunion con

Coordinadores que está próximo por realizar.

El informe del segundo trimestre es enviado el 08/07/2013 a los Coordinadores de CZ,

despues de enviada la Valija a la Dirección Administrativa, correspondiente al mes de Junio.

Cumplido08/05/2013

08/07/2013

64 Dar cumplimiento a las actividades programadas del calendario EPICO 2013

Grupo Prevención:

Teniendo en cuenta que en el calendario Épico la fecha correspondiente para el grupo de

Prevención Macroproceso Familias y Comunidades es el día viernes 9 de Agosto de 2013

con el "Día Mundial de las poblaciones indigenas, afrocolombianas, raizales y ROM", el grupo

de Prevención Regional mediante Acta del del día lunes 20 de Mayo de 2013 celebró el día de

la AfroColombianidad. Grupo Financiero: Dia Mundial Sin Tabaco, CZ Roldanillo y Sevilla: Dia

del Agua

Ladera: Remite acta de reunión del 28/06/2013 en la cual socializa celebración del día del

alcoholismo (celebración que tenía a su cargo dentro del cronograma de celebraciones que se

había definido en 2012)

Cumplido 28/06/2013

65Realizar GET SIGE con Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales, donde se incluya un

taller de identificación y redacción de acciones de mejora y refuerzo en el manejo del aplicativo

Isolución.

Se realizó GET con Coordinador@s de Grupo, CZs y lideres de procesos, realizando

ejercicios sobre redacción de acciones de mejora, así como también sobre los aspectos

relevantes al aplicativo Isolución.

Cumplido 09/05/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)


66

Como resultado de las visitas de la estrategia de seguimiento a procesos definidas por la

Dirección Regional y adelantadas por Profesional del GPyS, ante la detección de

incumplimientos corresponderá a cada coordinador documentar las correspondientes NCS,

SNC, AC y/o AP.

De acuerdo a informe de visita de seguimiento integral realizada por la profesional Diana

Milena Cañadas al CZ Nororiental se estableció la documentación de la NCS 2977 que fue

solicitada por la doctora Yaneth Murillo - Coordinadora del CZ en mención y es Solicitado a:

Ana Lucía Lopez

Cumplido 06/06/2013

67

Remitir a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional solicitud para la modificación de los

procedimientos P2.MPE2 Acciones Correctivas y PR3.MPE3 Acciones Preventivas, en lo

referente al ajuste de la matriz de responsables para AC (permitir generar a Coordinadores de

CZ) y para AP (permitir a los niveles regional y zonal solicitarlas entre si)

Se remitieron al Subdirector de Mejoramiento Organizacional 02 solcitudes de modificación

de procedimientos, para los procedimientos PR2.MPE2 Acciones Correctivas y PR3,MPE2

Acciones Preventivas.

Según lo definido en el procedimiento PR5.MPE2 Elaboración y control de documentos

utilizando el formato F4.PR5.MPE2, para su revisión y demás trámite pertinente.

Cumplido 04/04/2013

68Efectuar seguimiento a la efectividad de las acciones implementadas en la mejora de los

procedimientos o procesos de la entidad para determinar o no el cierre de la acción.

Según seleccion de Centros Zonales se realiza visita a Nororiental, Palmira, Sur, Yumbo y

Ladera, done se revisan las evidencias de las acciones adelantadas por el Centro Zonal para

subsanar situaciones que no se cumplimeron en visitas de verificacion de estandares.

Cumplido2, 8,15,18 de abril

y 7 de mayo

69Socializar ante el Comité Estratégico las orientaciones recibidas de las Direcciones de

Mejoramiento Organizacional y de Contratación, con relación a la inclusión de los deberes u

obligaciones de los contratistas relativos a los 4 ejes del sistema.

En Comité Estratégico de marzo 6 de 2013, con el apoyo de la Ing. Yahaira Diaz se estudia en

comité el Instructivo EPICO, donde se determina la decision de elevar consulta integral al nivel

nacional pues se imposibilita su implementación por factores de orden Juridico, Técnicos y de

capacidad operativa entre otros..

Cumplido 06/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


70Realizar una reunión entre la Coordinación Jurídica, Administrativa y Planeación y Sistemas

con el fin definir la aplicación del lineamiento sobre la inclusión de deberes u obligaciones de

los contratistas relativos a los 4 ejes del sistema

Se recibe el reporte del Grupo Jurídico, sobre la inclusión de clausulas EPICO en contratos de

prestación de servicios de personas. El Grupo Administrativo lideró la inclusión de estas

clausulas en los contratos de gastos operativos. En la visita de asistencia técnica integral de

las profesionales de la Dirección de Planeación y Control a la Gestión, la Ing. Paola Tovar

informó que se está estudiando la consulta de la Regional Valle y se va a brindar orientación

sobre las clausulas EPICO dado que se presentan aspectos que se deben considerar.

Cumplido 30/05/2013

71Levantar un inventario y diagnostico de los tanques de almacenamiento de los CZ e incluir en

el programa de limpieza y desinfección

Los CZ Yumbo, Jamundí, Palmira, Centro, Ladera, Buga, Buenaventura y la Sede Regional,

disponen de tanques de almacenamiento de agua. Mediante el contrato No.70,20,13.536, se

realizará el mantenimiento a los tanques de almacenamiento de los CZ Yumbo, Centro, la

Sede Regional y se espera poder intervenir el de Buga. Los otros 4 tanques, se solicitará los

recursos para la próxima vigencia.

Cumplido 09/05/2013

72Documentar AC por el incumplimiento en el reporte de avances y/o resultados de (9) nueve

compromisos de Revisión por la Dirección con corte a Julio 2012.Se documenta en Isolucion la AC 2717 documentada al interior del GPyS. Cumplido 02/05/2013

73Abrir espacio en la agenda de las reuniones del Grupo Promotor Epico Regional para la

participación e intervención del profesional SYSO.

En reunion del Grupo promotor Epico del 21-03.2013, se agenda del EJE SYSO, para ser

desarrollada por el profesional SYSO, según se evidencia en acta No 12 de la Coordinación

de Planeacion y Sistema.

Cumplido 21/03/2013

74Se realizaran visitas a los operadores con los defensores de familia para movilizar los casos.

Se enfocara el seguimiento en rangos de edades (0 a 9 años) y permanencias superiores a un

año

Se llevó a cabo Actividad de VISITA A OPERADORES conjuntamente con los Equipos de

Defensorías ‘con su respectivo Defensor designado por Institución adscrito a un CZ. Se

procedió el día de la visita a realizar revisión de Historias de atención (HA) en físico de los

casos de NNA que cuentan con ubicación tanto en Hogares Sustitutos como en Instituciones

bajo la modalidad internado. Se revisaron previamente los Indicadores PARD reportados por

el Sistema de Información Misional – SIM, para que en los distintos operadores seleccionaran

las HA y las tuvieran listas para su revisión y análisis. Se visitaron tres (3) operadores y se tuvo

como evidencia, a saber:

CZ SUR – INSTITUTO OSCAR SCARPETTA OREJUELA, Informe de Actividades de visita al

operador. Fecha Visita: 06 MAR 2013/ ;

CZ NORORIENAL – FUND. SERVICIO JUVENIL BOSCONIA, Informe de Actividades de visita

al operador. Fecha Visita: 08 ABR 2013/;

CZ CENTRO – FUND. CAICEDO GONZALES – FCG- , Informe de Actividades de visita al

operador. Fecha Visita: 22 ABR 2013/;

Durante el mes de mayo se lleva a cabo visita al operador Casita de Belén con la defensoría

designada del centro zonal Nororiental doctora Aura Miriam Pachichana y su esquipo

psicosocial, según informe de día 22 de mayo de 2013.

Del mismo modo se efectúa visita al operador Hogares Bambi con la defensoría designada

del centro zonal centro, doctora Nasly Torres y su equipo psicosocial, según informe de visita

del día 24 de mayo de 2013.

Lo anterior con el fin de generar compromisos conjuntos entre el operador y el equipo de la

defensoría para movilizar los casos y lograr definir de fondo la situación jurídica.

Cumplido 24/05/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


75Se realizara seguimiento a estos casos por medio de los indicadores, visitas a centros

zonales y/o operadores y comités para establecer el estado de cada uno de los procesos de

los NNA .

Se llevó a cabo Actividad de VISITA A OPERADORES conjuntamente con los Equipos de

Defensorías ‘con su respectivo Defensor designado por Institución adscrito a un CZ. Se

procedió el día de la visita a realizar revisión de Historias de atención (HA) en físico de los

casos de NNA que cuentan con ubicación tanto en Hogares Sustitutos como en Instituciones

bajo la modalidad internado. Se revisaron previamente los Indicadores PARD reportados por

el Sistema de Información Misional – SIM, para que en los distintos operadores seleccionaran

las HA y las tuvieran listas para su revisión y análisis. Se visitaron tres (3) OPERADORES y se

tuvo como evidencia, a saber:

CZ SUR – INSTITUTO OSCAR SCARPETTA OREJUELA, Informe de Actividades de visita al

operador. Fecha Visita: 06 MAR 2013/ ;

.CZ NORORIENAL – FUND. SERVICIO JUVENIL BOSCONIA, Informe de Actividades de

visita al operador. Fecha Visita: 08 ABR 2013/;

.CZ CENTRO – FUND. CAICEDO GONZALES – FCG- , Informe de Actividades de visita al

operador. Fecha Visita: 22 ABR 2013/;

Y visitas a CZ:

SEVILLA – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 15 ABR 2013/;

.CARTAGO – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 29 ABR 2013/;

.ROLDANILLO – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 30 ABR 2013/;

Complementariamente se adelanta seguimiento a Indicadores PARD No. 35.35A,40 y 41 por

intermedio de realización de Comités Consultivos (PARD) Regionales en los cuales se analizó

el Estado Actual y los Avances de compromisos adquiridos tras comités anteriores de la

pasada vigencia 2012. A saber:

Comités Consultivos (PARD) Regionales:

.CZ con Coordinadores Zonales Cali – CZ Centro, Nororiental, Sur y Suroriental. Acta PARD

No.02 Fecha: 22 FEB 2013/;

Seguimiento a través de los correos electrónicos remitidos a los centros zonales con el reporte

de los indicadores de acuerdo a las peticiones que reporta y memorando de fecha 31 de

Cumplido 31/05/2013

76Priorizar el proceso de acompañamiento a centros zonales .

El enlace SIM continúe con el acompañamiento en los centros zonales efectuando el

seguimiento a los indicadores con cada una de las defensorías de familia

Se realizo visita a los CZ Palmira el 1 de marzo y al CZ Sur los dias 4 y 5 de marzo de 2013;

para el apoyo al registro en el aplicativo SIM, teniendo en cuenta que estos dos CZ se

encuentran criticos.Se ha dado continuidad al proceso de acompañamiento SIM a los 13 CZ

por medio de visitas programadas segun cronograma de actividades, priorizando el

porcentaje de los Indicadores Regionales y PARD a partir de la meta de cumplimiento

establecida desde la sede nacional.Se apoyó al registro de las actuaciones en el aplicativo

SIM en las diferentes defensorias,

Cumplido 05/03/2013

77Realizar reunión con las coordinadoras de los centros zonales y los equipo del SRPA para

elaborar un plan de mejora frente a las recomendaciones dadas

se programo y convoco a reunion a las coordinadoras de los centros zonales el 19 de marzo

de 2013 y los equipos del SRPA para elaborar un plan de mejora frente a las

recomendaciones dadas por la Sede Nacional del ICBF, este compromiso no se pudo cumplir

en razón a que la fecha programada 19 de Marzo para la reunión se cruzo con la fecha del

grupo de estudio de las Coordinadoras de los Centros Zonales sobre el SGSI en Comfenalco,

a pesar de haberse enviado la respectiva convocatoria para la realización de la reunión

mediante memorando numero de radicación interna ICBF 004420 del 15 de Marzo del 2013 y

los respectivos correos electrónicos enviados el 10 de Marzo del presente año, sin embrago la

respectiva reunión fue reprogramada para el 19 de Abril del presente año.

Cumplido 19/04/2013

78Dar a conocer mediante oficio a los jueces el portafolio de servicios por modalidad del SRPA

e informar mediante correo electrónico permanentemente el movimiento de los cupos a la

autoridad judicial con el fin que realice las ordenes para la ubicación de los adolescentes .

Mediante memorando No.001569 del 01 de febrero de 2013, proyectado por el grupo del

SRPA y suscrito por el Director Regional, se le remite al Técnico Administrativo Jefferson

Mosquera la Circular 023 del 31 de diciembre de 2012 y el portafolio de servicios del SRPA,

también se le envió esta información y se le asigno por parte de la dirección regional la tarea

de mantener actualizada la información y socializarla con los jueces.

Cumplido 01/02/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


79Continuar con las visitas a los centros zonales para determinar la aplicación del Proceso de

Restablecimiento de Derechos.

Durante el mes de abril del 2013 el grupo PARD de protección, realiza visita a los centros

zonales para determinar la aplicación del proceso de restablecimiento de derechos en fechas

de:

Abril 15 de 2013 centro zonal Sevilla

Abril 29 de 2013 centro zonal Cartago

Abril 30 de 2013 centro zonal Roldanillo

Nota: los informes de la visitas reposan en las carpetas de apoyo del subgrupo con los

soportes de asistencia.

En este mes se efectúa visita a los centros zonales de Buenaventura según informe de mayo

15 y 16 de 2013 y visita al centro zonal Yumbo según informe de 21 de mayo de 2013; siendo

una constante las fallas en las notificaciones, donde se ha enfatizado en el cumplimiento de la

ruta de actuación y aplicación de la norma, los lineamientos y la guía procedimental.

Cumplido 21/05/2013

80Reiterar mediante memorando a la Secretaria General sobre las necesidades de

infraestructura física, tecnológica y de talento humano.

Se envió memorando 005229 del 27 de marzo de 2013 dirigido a la Dra. Beatriz Emilia Muñoz

Calderon Secretaria General Sede NacionalCumplido 27/03/2013

81Presentar propuesta al Director Regional sobre modelo integral de atención para

defensorías del SRPA de Calise presento propuesta con memorando 005390 del 3 de abril de 2013 Cumplido 03/04/2013

82Solicitar a las firmas contratadas para la verificación de estándares la entrega oportuna de

los informes de visitas de verificación de estándares a Centros Zonales y regional

Mediante memorandos Nos. 005680 y 00568 De feha 9 de abril se solicita a la firmas

REDCON y C&M, la entrega del informe de resultado de visitas de verificacion de estandares

de manera oprotuna a fin de tomar las decisiones pertinentes a tiempo.

Cumplido 09/04/2013

83Reunión con los operadores de Hogares sustitutos a fin de revisar, analizar y definir las

acciones a implementar en aquellos hogares donde se determine la existencia del Sobre cupo

El 6 de junio se realiza reunion con los 3 operadores de hogares sustitutos de la Regional,

en la cual se presenta el estado de las SRI de la presente vigencia 2013 y se analizan e

dentifican que la mayor proporcion es por sobrecupo , por tanto de manera conjunta se

definen acciones tendientes a superar el sobrecupo.

Cumplido 06/06/2013

84Diseño, implementación, seguimiento y evaluación al Plan de Acción de Asistencia Técnica

del SNBF a los Entes Territoriales.

Se realizó reunión el día 19 de marzo con la Doctora Zandra Muñoz de la Subdirección del

SNBF, donde se revisó el Plan Operativo del SNBF y el plan de asistencia técnica a los Entes

Territoriales. Igualmente el día 20 de marzo se hizo un primer diseño del plan de asistencia

técnica, entre la Subdirección SNBF, la regional y la Secretaría de Desarrollo Social del

Departamento, quedando como compromiso revisar el plan el 4 de abril. En esa reunión se

brindaron elementos sobre la articulación del SNBF.Los días 12 y 13 de marzo se realizó

asistencia técnica al equipo social de la Alcaldía de Cali sobre el Manual Operativo del SNBF

y el Sistema de Seguimiento a garantía de derechos y se han generado otros espacios de

asistencia técnica a las alcaldías con la participación de profesionales de la regional y de los

CZ: Mesa Departamental de Prevención reclutamiento (21 marzo), Mesa técnica Red Unidos

(18 marzo), Mesa de Erradicación Trabajo Infantil (21 y 22 marzo). El 22 de marzo se realizó

acompañamiento técnico con delegada de la Dirección de Protección a entidades sobre

programas de prevención reclutamiento. Con oficio # 004319 de marzo 14 la Dirección

Regional envía a los Alcaldes, ofrecimiento de asistencia técnica sobre Políticas

Públicas.Igualmente se ha apoyado a la alcaldía de Cali en la implementación de la estrategia

Ciudades Prósperas.

Cumplido 22/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)


85

Reforzar la articulación, coordinación y capacitación a los referentes del SNBF por CZ,

equipos de la regional (Protección, Prevención, Atención al Ciudadano, Planeación y

Aseguramiento a Estándares), coordinadores y equipos zonales, a través de 4 GET del

SNBF, coordinación inter equipos de la regional y del plan de capacitación virtual del SNBF.

El día 15 de marzo se realizó un GET con asesores del SNBF de los CZ para revisar y planear

el acompañamiento técnico del SNBF a los CZy Entes Territoriales. Se aprobó el plan de

trabajo operativo Regional. Los CZ han socializado dichos planes. El 19 de marzo se revisó

con la Subdirección del SNBF en visita a la regional, el acompañamiento técnico. Se hizo

apoyo técnico al CZ Suroriental en el tema de Red Social el 19 de marzo. Igualmente se ha

apoyado a los equipos de Prevención y Protección en torno a las acciones de Salud Mental,

Prevención reclutamiento y Explotación Sexual, este último a través de taller realizado en

Sevilla el 22 de marzo. Se tiene previsto para el 18 y 19 de abril un macrotaller del SNBF

donde asistirán coordinadores de CZ y referentes del SNBF de los CZ.

Cumplido 20/03/2013

86

Se designará una persona del grupo jurídico para que realice la verificación y actualización de

instructivos y normatividad actual que ríge los procesos a cargo del grupo jurídico, para que

cada vez que haya cambios en la normatividad, se realicen grupos de estudios y

posteriormente se dé a conocer sobre estos cambios a los supervisores de contratos y

personal involucrado con el objetivo de realizar orientaciones y capacitaciones que generan un

optimo resultado para los procesos del ICBF

Se asigno al abogado Diego Marulanda y se están realizando grupos de estudio una vez a la

semana para estudiar los instructivos y ya se han socializado los instructivos que afectan

directamente a otros grupos o cz

Cumplido 01/03/2013

87Seguimiento mensual al comportamiento de la depuración de la base de datos formato F04, la

hoja de ruta, F2, F05 y anexo a fin de verificar cómo va el proceso de recaudo y el

cumplimento a las metas definidas por el nivel nacional.

Se efectua seguimiento a los ingresos vs meta de gestion Cumplido 30/03/2013

88Informar oportunamente al Grupo Administrativo sobre las fechas de terminación de los

contratos de aporte vigentes, para requerir la documentación a los operadores.

SE remite informe de los contraros de aportes vigentes, en el cual se reportan los contratos

suscritos entre las vigencias 2011,2012 y corte junio 2013Cumplido 17/07/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


89Envío por parte de los CZ de los documentos soportes para la suscripción de los contratos de

comodato. El Grupo Administrativo consolida y realiza el seguimiento.

* CZ Nororiental: Se remitio al grupo administrativo mediante memorandos N° 4805

27/12/2012, 0493 11/02/2013 y 1161 22703/2013.

* CZ Ladera, envía al Grupo Administrativo mediante oficio No. 1004 del 27 de Diciembre de

2012 los documentos requeridos para el contrato de comodato. CZ Sur:

mediante Memorando de No. 0475 del 15 de marzo de 2013 se envió al grupo administrativo

los Documentos respectivos para los contratos de comodatos.

* El Grupo Administrativo, reporta el cumplimiento de los centros zonales, gestion que demas

se adelanta a traves de las NCS 2831,2830,2829,2828,2827,2826 y 2885.

CZ Palmira: se da cumplimiento al Compromiso de la sigueinte manera: Con fecha 24 de

diciembre de 2012 se envía la solicitud de comodato de HI vigencia 2013 de los HI Rayito de

sol, Alfredo Posada, Pinochito, San Pedro, Los Traviesos, Harold Eder, El Albergue, Mi

Pequeño Mundo, El Principito, Los ciervitos; Con fecha 24 de diciembre de 2012 se envia a la

Oficina de Bienes e inmuebles las solicitudes de comodato de los HI Blanca Nieves y Los

Lobitos; con fecha 8 de febrero de 2013 se envía a la Oficina de Bienes las actas de entrega

bienes e inmuebles del HI Principito; con fecha 1 de abril de 2013 se envía a la Oficina de

bienes e inmuebles el acta de entrega de bienes e inmuebles del HI Harold Eder, Ciervitos; -

con fecha 19 de abril de 2013 se envía a al grupo administrativo las actas de visita de los

inmuebles en comodato de los HI San Pedro, Mi Pequeño Mundo, El Albergue, Alfredo

Posada, Los Traviesos; en la misma fecha se envía el Inventario del HI Nuestra Señora de

Candelaria;

CZ Jamundí: Se realiza el envío por parte de los CZ jamundí de los documentos soportes para

la suscripción de los contratos de comodato por medio de memorandos.

CZ Yumbo: Se remitió al Grupo Administrativo acta de entrega de bien inmueble y muebles

Cumplido 19/04/2013

90Reiterar por medio de correo electrónico el envío de los reportes de los accidentes de trabajo

e incapacidades laborales.

Se envía mediante correo electrónico a los servidores públicos y contratistas, qué hacer

cuando se presenta un accidente laboral, y el procedimiento para su reporteCumplido 18/04/2013

91Efectuar capacitación en el procedimiento de viáticos a Servidores Públicos encargados en

cada Centro Zonal (Articular con el grupo financiero)Capacitación realizada el 26/07/2013, en la Sede Regional a la cual asistieron representantes

de CZ y Grupos.

Cumplido 26/07/2013

92Realizar seguimiento bimestral a las apertura- generación de espacios en los GET y GOZ

para la inclusión de temas del sistema integrado de gestión en sus agendas, contando con el

apoyo del promotor épico

Se hace seguimiento a la inclusion de temas propios del Sistema Integrado de Gestion en las

reuniones GET y GOZ, este seguimiento se realiza por medio de correo electronico. Se

reciben acta de evidencia de CZ y Grupos

Cumplido 30/06/2013

93Que se realice de manera aleatoria la verificación en sitio y tiempo real del impacto de las

acciones del centro zonal y operador cuando se presenten situaciones de3 vulneración o

amenaza en los servicios públicos de bienestar familiar

En visitas al sitio donde brindan el servicio unidades de HCB seleccionadas aleatoriamente

de los Centros Zonales de Palmira, Nororiental, Yumbo y Ladera se verifica el impacto de las

acciones implementadas por el centro zonal , el operador y el responsable de la unidad en la

mejora del servicio.

Cumplido3,9, 19 de abril y 8

de mayo

94Realizar ejercicios prácticos con las defensorías de familia de los 13 centros zonales con el fin

de fortalecer desde los técnico y lo legal el debido proceso

Dentro del desarrollo de la metodología de grupos focales y talleres para fortalecer el rol de los

equipos psicosociales y las defensorías de familia de los 13 CZ; durante el mes de ABRIL se

efectuó capacitación a los profesionales Nuevos que ingresan por OIM, equipos de

defensorías de familias de diferentes centros zonales en fecha del 25 y 26 de abril del 2013;

contando con la participación de 36 personas entre los cuales se encuentran defensores de

familia, trabajadores sociales y psicólogos-as.

Nota: los informes de la capacitación reposa en las carpetas de apoyo del subgrupo con los


A través de las visitas a los diferentes centros zonales, se ha brindado la retroalimentación de

las inconsistencias y fortalezas encontradas. Para los meses entre agosto y octubre del 2013,

se realizarán según el plan operativo establecido los talleres de capacitación en virtud al alto

número de profesionales que a mitad de año se ausentan por el periodo vacacional

Cumplido 26/04/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


95

Desarrollar la metodología de los grupos focales para fortalecer el rol de los equipo

psicosociales de las defensorías de familia dentro del tramite de Restablecimiento de

Derechos teniendo como base la capacitación recibida a través de video conferencia de la

Dirección de Protección

Dentro del desarrollo de la metodología de grupos focales para fortalecer el rol de los equipos

psicosociales de las defensorías de familia durante el mes de abril se efectuó capacitación a

los profesionales Nuevos que ingresan por OIM, equipos de defensorías de familias de

diferentes centros zonales en fecha del 25 y 26 de abril del 2013, contando con la participación

de 36 personas entre los cuales se encuentran psicólogos-as, trabajadores sociales y algunos

defensores de familia.

Nota: los informes de la capacitación reposa en las carpetas de apoyo del subgrupo con los


Cumplido 26/04/2013

96Fortalecer las Rutas de Registro en el SIM a partir de las visitas a los 13 centros zonales de

acuerdo a cronograma

Se socializaron las rutas de registro SIM, Se capacitó a los nuevos profesionales adscritos a

los diferentes CZ, Se apoyó a la consolidacion y envio a la sede nacional de los casos

reportados por las Comisarias de Familia.Se apoyó al registro de los contratos de operadores

de proteccion en el aplicativo SIM - Modulo Unidades de Servicio. Se brindó asistencia a

todos los operadores de proteccion en cuanto al registro de las novedades de los

beneficiarios ubicados en las diferentes modalidades de proteccion.

Cumplido 30/05/2013

97Contar con un auxiliar administrativo dedicado a las funciones de archivo con el fin de

organizar las historias de atención en la reserva del Programa de Adopciones

Se envia memorando 007771 del 7 de mayo de 2013 al director Regional solicitando se

contrate un auxiliar administrativo para que asuma las funciones de archivo de las historias de

atencion de los NNA declarados en adoptabilidad

Cumplido 07/05/2013

98

Socializar mediante acta el nivel de control que debemos tener en la regional, para el manejo

de claves, usuarios, token, cajas fuertes, cámaras, niveles de acceso físico a las oficinas y a

los equipos, rejas de seguridad, manejo de sellos, protectoras, plantillas de bancos y demás

conforme al o establecido en el manual de seguridad de la tesorería y la guía desarrollada por

el nivel nacional para la seguridad en el manejo de información, equipos, token, dinero, póliza y

demás amparos y mecanismos de seguridad Coordinador grupo Financiero Abril 30 de 2.013

Socializaciòn de la Guia y estandares de seguridad para el manejo y control de recursos

financieros del ICBF 2011.Manual de Seguridad de la Tesoreria , requisitos para la

administraciòn de Token y condiciones de seguridad a las que se encuntran expuestos lso

token SIIF NAciòn II por parte de los usuarios de las diferentes dependencias del Grupo

Financiero.

Cumplido 08/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)


99Socializar con las Coordinadoras de Centros Zonales sobre la forma en la que se va a

contratar, enviar instructivo para su conocimiento y las actas de comité de contratación

Mediante memorando No. 009334 del 30/05/2013, se les recordo a los centros zonales y

dependencias los requisitos y el tiempo establecido por el Manual de Contratacion del Instituto,

para la solicitud del tramite contractual.

Cumplido 30/05/2013

100Realizar cronograma de actividades para la diligencia de subir en el aplicativo del SIJA los

procesos faltantes.

La oficina de coactiva presento a la Coordinación jurídica plan de trabajo para subir al

aplicativo Sija un total de 3 procesos semanales el cual se está ejecutando a satisfacciónCumplido 26/04/2013

101Remitir por correo electrónico tips periódicos con respecto a buenas prácticas en seguridad

de la información, así como con temas relevantes del SGSI.

A través de correos electrónicos se ha remitido a los usuarios de la Regional Valle las

principales recomendaciones respecto al adecuado uso de Tecnología. Uno remitido el 10-04-

2013 desde la cuenta Comunicaciones Valle, otro remitido desde la misma cuenta con fecha

02-may-2013.

Cumplido 25/04/2013

102 Realizar Grupo de Estudio de Trabajo sobre el SGSI con las Coordinadoras de los CZs

El 19 de marzo de 2013 se adelanta Grupo de Estudio de Trabajo con las coordinadoras de

Centros Zonales y de Grupo de la Regional Valle, liderado por los Ingenieros de la oficina TIC.

En el citado GET se estudian los temas más relevantes del SGSI, según agenda establecida:

Apertura Evento 8:30 – 9:00 Martha Lucia Villan Mesa

Analisis de conceptos Actuales 9:00 - 9:30 John Giraldo Taller

Ambientación e Inducción al SGSI 9:30 - 10:15 Javier Aponza Se proyectara video sobre SGSI

y Presentacion.

Descanso 10:15 - 10:30 todos

Activos de Informacion 10:30 - 12:30 Jaiver Hernan Matriz de activos

Almuerzo 12:30 – 2:00 todos Almuerzo en PC

Riesgos SGSI 2:00 – 2:30 Martha Villan Presentacion

Declaracion de aplicabilidad 2:30 – 3:00 Javier Oliver Aponza Presentacion

Plan de Continuidad 3:00 – 3:20 John Giraldo Presentacion

Tips y recomendaciones Seguridad de Informacion 3:20-4:00 Lidera jaiver

Intervenimos todos Presentacion

ICBF Digital 4:00-4:30 John Giraldo Participativo

Verificacion de conceptos despues de evento 4:30 – 5:00 John Giraldo Taller

Cumplido 19/03/2013

103

Remitir Memorando al Grupo Administrativo sobre las condiciones mínimas de seguridad de

los centros de datos de los CZs (Estado y condiciones de la puerta con llave, Aire

acondicionado, Zona que sea de acceso restringido, Destinación exclusiva como centro de

datos, entre otros).

Se envía memorando dirigido a la doctora Cielo Maritza Abadía, con radicado 5395 de abril 3

de 2013 con Asunto: Recomendaciones para Cuartos TécnicosCumplido 03/04/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


104Solicitar a los Centros Zonales la realización de al menos un informe en el semestre de cruce

entre lo reportado en SIM y lo reportado para el pago.

Se envía memorando con radicado 5200 de fecha marzo 26 de 2013 firmado por el Director

Regional, doctor Jhon Murillo con asunto: Formatos de Metas Sociales y Financieras.Cumplido 26/03/2013

105Remitir los mapas de riesgo de procesos misionales actualizados con el registro de

seguimiento a las actividades con corte a Diciembre 31 de 2012

CZ Jamundí: Se recibieron mapas de riesgos procesos misionales, con seguimiento al corte

Dic 2012, el 28/02/2013. CZ Nororiental: Se recibieron mapas de riesgos

procesos misionales y gestion de Servicio y Atencion al Ciudadano, con seguimiento al corte

Dic 2012, el 04/03/2013. CZ Sevillla: se reciben mapas de riesgos

procesos misionales a Diciembre de 2012

Cumplido 30/03/2013

106 Sensibilizar sobre la importancia de reportar los accidentes mediante Tips trimestrales

Se envía mediante correo electrónico a los servidores públicos y contratistas, qué hacer

cuando se presenta un accidente laboral, y el procedimiento para su reporte (TIPS 1 TRIM). El

segundo tip, fue enviado a la Oficina de Comunicaciones el 28/06/2013, para su socialización.

Cumplido 28/06/2013

107Mediante memorando retroalimentar a los coordinadores de grupo o Centro Zonal el envío

oportuno de las incapacidades por enfermedad común y por accidente laboral, mediante Tips

trimestrales

Se envía memorando a las Coordinadoras de CZ y Grupos, teniendo en cuenta lo solicitado en

el compromisoCumplido 28/06/2013

108Reiterar al Nivel Nacional el requerimiento del material para la implementación para la

estrategia de comunicación de Riesgos a visitantes, usuarios y colaboradores

Teniendo en cuenta el correo electrónico recibido desde la Dirección de Gestión Humana,

donde se envía un afiche virtual donde se informan sobre los riesgos a los cuales puede estar

expuesto nuestros visitantes. y las recomendaciones, se solicita a la DGH, informacion sobre

la estrategia a utilizar para la divulgacion del material recibido, pues se desconoce si se

requiera de afiches, plegables o cualquier otro medio masivo de información. Se realiza

mediante comunicación con radicado 005099 del 22/03/2013.

Cumplido 22/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)


109Remitir informe al Director Regional con la relación de los usuarios que aparecen con

reincidencia en el no uso de SIM.

mediante correos electrónicos remitidos desde la cuenta de martha Lucia Villan Mesa, se

remitió a los cordinadores de Czs y Grupos que presentan usuarios con reincidencia en no uso

de SIM el informe solicitando que establezcan la toma de decisiones.

Cumplido 21/03/2013

110Elevar consulta respecto al árbol de categorías para conocer las situaciones que se

encuentran definidas como incidentes de alto impacto en el SGSI.

Se eleva consulta mediante correo dirigido desde la cuenta de Martha.Villan a la Ingeniera

Yubelly Monroy.Cumplido 21/03/2013

111Solicitar informe que contenga el estado de respuesta y los tiempos sobre los casos de

usuarios en el Sistema de Información SIM, en cuanto a creación, modificación y

desactivación.

mediante correo electrónico dirigido desde la cuenta de Martha.villan se eleva consulta al Ing.

Jaiver Ordoñez.Cumplido 28/02/2013

112Socializar el resultado del indicador de Gestión de Incidentes de Alto Impacto del SGSI,

remitiendo a los Coordinadores de los CZs y de los Grupos el resultado del mismo con el

propósito de fortalecer la cultura hacia el reporte de casos.

mediante correo electrónico dirigido a la Ing. Yubelly Monroy en marzo 21 de 2013 se eleva

consulta respecto al indicador de Incidentes de Alto impacto. Aún no se recibe respuesta en

abril 5 de 2013.

Se ha reiterado la consulta a través de diferentes medios: correo electrónico, telefónico,

videoconferencia, personalmente en el encuentro de la DIT y no se recibió respuesta. Se

recibió el tablero de control de la rEgional y no se encuentra el resultado de este indicador.

Se remite correo el 19-06-2013 desde la cuenta de Martha Villan a la cuenta de Yubelly

Monroy reiterando consulta e inconformidad respecto al tema.

Cumplido 16/06/2013

113Reiterar recomendación de implementación de formatos de control de acceso a centros de

datos, a la Ingeniera Yubelly Monroy, líder del eje, buscando contribuir a la mejora del

desempeño del SGSI.

Se remite propuesta de implementación de formatos a la Ingeniera yubelly Monroy, desde la

cuenta de Martha Villan.Cumplido 21/03/2013

No.Fecha

Cumplimiento

Estado

(Cumplido/

Pendiente)







Dirección Regional


8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Macroproceso/proceso: Direccionamiento Estratégico.

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Implementación del Procedimiento Solicitud Control y Registro de las Modificaciones Presupuestales y las Metas Sociales y Financieras

Positivo: tener actualizado en el SIM la programación. Negativo: algunas de las solicitudes registradas no han sido contratadas, conllevando a tener una programación no real y tener que realizar reprocesos.

Cambios en la estructura organizacional

Positivo: Abordaje por población cualificando la atención. Negativo: No existe coherencia entre la estructura del centro zonal y la estructura Nacional, cambios a corto plazo que afectan la adaptación y apropiación del colaborador en su quehacer.

Macro proceso/proceso: Mejoramiento Continuo


Posibles Acciones

Ampliación del periodo de contratación del profesional que lidera el eje ambiental, adscrito al Grupo Administrativo de la Regional

Positivo: Contar con un profesional con formación y experiencia específica en SGA que asesore y lidere el eje de gestión.

Financiación de proyecto de creativo, beneficio que la regional Valle ganó por su participación activa y sobresaliente durante el pasado encuentro de Planeación Integral.

Positivo: Contar con recursos para implementar un proyecto de innovación de impacto en el bienestar de los colaboradores, los procesos o en el servicio.

Creación Nodo de Innovación de la Regional Valle Positivo: fortalecimiento del Modelo de Innovación y Gestión del Conocimiento en la Regional Valle.

Las actividades para la implementación de la Norma NTC OHSAS 18001-2007

Positivo. Mejoramiento de las condiciones laborales y personales de los colaboradores, para una mejor prestación del servicio. Negativo. No contar con los recursos logísticos suficientes para una óptima implementación de la Norma.






Dirección Regional


Macroproceso/proceso: Coordinación y articulación del SNBF


Posibles Acciones

Exigibilidad de los Entes Territoriales hacia la regional y los centros zonales, de asistencia técnica para el fortalecimiento, evaluación y monitoreo de los CPS, el seguimiento a la garantía de derechos, la activación de los Convenios interadministrativos, la implementación y monitoreo de los planes de acción del SNBF y la formulación y seguimiento de políticas públicas.

No oportunidad y calidad en la asistencia técnica ICBF que afecta los resultados esperados por los Entes Territoriales.

Macroproceso/proceso: Gestión para la atención Integral a la Primera Infancia


Posibles Acciones

Continuidad a los tránsitos y ampliación de coberturas en las modalidades de CDI.

Positivo: la prestación de un servicio con enfoque integral a nuestros beneficiarios que mejora las condiciones de los servicios de las modalidades tradicionales. Negativo: que el tránsito este supeditado a la voluntad de la madre comunitaria. Las medidas económicas adelantadas por el nivel nacional y las propuesta de formalización laboral de las madres comunitarias desestimulan el tránsito

Revisión y actualización conjunta con la oficina de Aseguramiento de estándares de las listas de chequeo de Hogares Infantiles

Seguimiento y acompañamiento a los Hogares Infantiles acorde con los lineamientos y manual operativo vigente.

Macroproceso/proceso: Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia


Posibles Acciones

Metodología definida para el proceso de selección de personal para el programa Generaciones con Bienestar, incluyendo instrumentos utilizados para la realización de las pruebas. Expedientes con las evidencias del proceso y con los respectivos soportes de formación y experiencia de cada

Como efecto positivo, podría evidenciarse la cualificación del personal que dirigirá el programa GCB, teniendo en cuenta que se está trabajando con un enfoque de derechos, no obstante, el salario






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persona seleccionada.

asignado no compensa la experiencia laboral y perfil profesional exigido, puesto que los ingresos son de nivel técnico.

Macroproceso/proceso: Gestión de Protección


Posibles Acciones

La asignación de $2.378.460.550 millones en nuevas modalidades para su operación en la Regional Valle.

Positivo: ampliación de cobertura para los NNA del Valle del Cauca, buscando llegar cada días con más alternativas de solución ante las problemáticas sociales.

Realización de visitas a instituciones por parte del equipo PARD con el defensor de familia asignado.

Positivo: han permitido conocer realmente la situación de los niños, niñas y adolescentes a partir de la articulación de la defensoría y los operadores estableciendo compromisos que han permitido el restablecimiento efectivo a través de una definición de fondo. Positivo: incrementar el número de niños, niñas y adolescentes a presentar en el comité de adopciones. Positivo: fortalecimiento a los equipos interdisciplinarios de los operadores a través de asistencia técnica, legal y psicosocial dentro del PARD, protocolo y búsqueda de familia extensa. Negativo: no poder realizar la acción con mayor frecuencia.

Macroproceso/Proceso: Gestión Financiera


Posibles Acciones

Cambio normativo por reforma tributaria Negativo porque se está presentando retraso en los pagos a contratistas y operadores






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Desmonte Gradual del Sistema Financiero SIF ICBF

EFECTO POSITIVO: La Coordinación Financiera inició el proceso de capacitación a los colaboradores de los diferentes Grupos en la Sede Regional Valle del Cauca, en el manejo del Aplicativo SIIF NACION II, como la herramienta de consulta y seguimiento a la Ejecución Presupuestal de Gastos de Funcionamiento e Inversión (SALDOS APROPIACION, CDP, COMPROMISOS).

Desmonte de los Aplicativos de apoyo SIF ICBF: EXTRACTO, ESTADOS DE CUENTA, EJECUCIONES PRESUPUESTALES

EFECTO NEGATIVO: El desmonte del SIF ICBF, trae consigo muchos cambios: Para el seguimiento de la información a la ejecución presupuestal mensualmente (ejecuciones presupuestales y Extractos de cada contrato), con eliminación de estos soportes que son requisito para la liquidación de los contratos (estado de Cuentas) ,

VISADO COMPROMISO Y PAC , TIEMPO REAL

EFECTO POSITIVO: Disminución de Carga laboral en la oficina de Presupuesto y contabilidad. EFECTO NEGATIVO: No puede existir error humano al radicar u obligar una cuenta , ya que este es un procedimiento de control de calidad que permitía el aplicativo SIF ICBF Modulo de presupuesto

LIBRO DE BANCOS-GRUPO TESORERIA

EFECTO NEGATIVO: El SIIF Nación II no posee libro de Bancos, herramienta que permite el cuadre de bancos diario que si posee el SIf ICBF y que la ley lo exige.

GRUPO RECAUDO DISMINUYE LA GESTION, DESMONSTE GRADUAL/REFORMA TRIBUTARIA.

EFECTO NEGATIVO: Se pierde la Gestión Recaudadora que tenía el ICBF y entra la dependencia directa del Ministerio de Hacienda y Crédito público, con posibles demoras en tiempos de pago. EFECTO NEGATIVO: Recorte personal Supernumerario generando clima laboral de incertidumbre.






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Implementación de Capacitaciones – Impuestos y otros

EFECTO POSITIVO :La Coordinación Financiera programó y realizó en la DIAN, la capacitación con toda el área financiera, perfiles 1 de los centros zonales y grupos de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, Protección y los Centros Zonales, sobre el Impuesto del CREE. Solicitando a cada integrante ser multiplicador de la capacitación recibida con el equipo de trabajo que interactúa en el ICBF.

Macroproceso/proceso: Gestión de Contratacion y Gestión Jurídica


Posibles Acciones

Cambios en la normatividad vigente: Expedición del decreto 1510 del 17/07/2013, por medio del cual se reglamenta el sistema de compras y la contratación pública.

Positivo, porque la mayoría de los cambios, son el resultado de estudios que van a redundar el mejoramiento del servicio, optimización de recursos y tiempos.

Macroproceso/Proceso: Gestión Tecnológica


Posibles Acciones

Implementación de campaña de salud informática Positivo: Actualización de Inventario tecnológico, Verificación de Software Base de ICBF, Depuración de Información y archivos PST (Correo Electrónico), Eliminación de Software y Archivos no permitidos según las políticas definidas, Verificación de actualizaciones del sistema operativo y antivirus. Objetivo principal de la campaña reducir el número de incidentes reportados comúnmente por los usuarios, entre ellos los relacionados con la seguridad de la información, como son perdida de información por






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virus, daños en los medios de almacenamiento, mejor organización de la información en el correo impactando de manera positiva el eje de seguridad de la información. También se logra mejorar el desempeño de los equipos de cómputo, en la organización de archivos de usuarios en los equipos logrando así una mejora en las condiciones para trabajar de los usuarios.

Implementación de Red inalámbrica en la regional Positivo: mayor cobertura en acceso a la red ICBF en la regional en los pisos 1,2 y 3, teniendo en cuenta las necesidades puntos de datos alámbrico. Negativo: Se tendría mayor vulnerabilidad de intromisión en la red, para lo cual se requiere implementar controles efectivos de seguridad en redes Inalámbricas.

Inclusión de líneas telefónicas análogas a la planta de telefonía IP en centros Zonales

Positivo: Permitir las Comunicaciones unificadas de líneas análogas y poder ser utilizadas mediante lo teléfonos IP.

Migración del Correo electrónico a la Nube. Positivo: Mediante la implementación e

instalación del Office 365 se logra aumentar la capacidad de los buzones de corro de 800 MB a 25 GB, adicional se mejora el rendimiento del sistema de correo electrónico a nivel general.

Actualización masiva de datos usuarios en directorio activo. Positivo: Se generó reporte de actualización de datos para carga masiva por parte de la SRT con el fin de actualizar los datos de usuarios en el directorio activo (Nombres, Correo electrónico, Ubicación y Cargo)

Macroproceso/Proceso: Gestión Humana


Posibles Acciones De acuerdo con el decreto 0723 de 15 de abril de 2013 en su artículo 18 “exámenes médicos ocupacionales para contratistas” a

Con la realización de los exámenes médicos ocupacionales el ICBF tendrá






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partir de la entrada en vigencia del presente decreto todos los contratistas que tengan un contrato de prestación de servicios formal tiene un plazo de (06) meses para la realización del examen médico pre-ocupacional. Para el caso de nuestros contratistas ICBF se convocaran de forma voluntaria en las instalaciones de la regional valle la segunda semana de agosto de 2013 para que por intermedio de un centro médico ocupacional no lo practiquemos. EXAMEN MEDICO CUPACIONAL / OPTOMETRIA

claridad sobre el estado de salud de sus contratistas e información disponible para cuando exista una posible reclamación por pérdida de capacidad laboral de algún contratista.

De acuerdo con el decreto 0723 de 15 de marzo de 2013 en su artículo 16 “los contratistas deben de contar con los elementos de protección necesarios para la ejecución de su labor , el costo lo asumirá el contratista directamente”

En la próxima contratación que se realice en el ICBF informar a los contratistas que elementos debe tener para cumplimientos de sus actividades.

Macroproceso/proceso: Gestión Administrativa


Posibles Acciones

ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES. La actualización de esta matriz se realiza a través del grupo jurídico que por el proceso y procedimiento evidenciado este se encuentra basado por las normas que se expiden desde las autoridades departamentales, no de las autoridades nacionales como debería de ser.

Se debe tener en cuenta procesos actuales de la norma ambiental, con el fin de prevenir sanciones y/o amonestaciones por parte de las autoridades ambientales. Con la entrada en aplicación de la norma excluida se deberá modificar algunos procesos y procedimientos en el SIGE

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES. Se debe de desglosar los artículos que aplican en realidad para SIGE, dado que esto o si ámbito de aplicación es muy corto para la magnitud de la implementación de la norma.

Se debe tener en cuenta procesos actuales de la norma ambiental, con el fin de prevenir sanciones y/o amonestaciones por parte de las autoridades ambientales.

Macroproceso/Proceso: Gestión de Comunicaciones


Posibles Acciones

A partir de julio de 2013, los 14 centros zonales de la regional Valle deberán adelantar acciones para la mitigación de los riesgos del macroproceso gestión de comunicaciones.

EP/ Los centros zonales estarán involucrados en la gestión de comunicaciones, adelantando acciones que favorezcan dicho macroproceso y más directamente en las actividades de información, socialización y movilización entre los servidores públicos, lo que favorece el trabajo realizado desde la






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regional por la oficina de comunicaciones. EN/La regional no cuenta con todos los elementos para satisfacer las necesidades de los centros zonales en cuanto a comunicación. Siendo así, ellos implementarán acciones, pero no contarán con material para apoyar sus procesos, El apoyo será en asesoría, eventos y otros que no requieran piezas de comunicación.

ACCIONES: Presentar todos los insumos por parte de la regional durante la visita que realizará un asesor de la dirección general en el mes de agosto. Se está a la espera del material que será enviado por la Dirección General, luego de suscribir contrato con la agencia de publicidad DDB y con la imprenta nacional para la reproducción de la papelería, pendones y otras piezas.

Macroproceso/proceso: Aseguramiento a estándares


Posibles Acciones

Inicio de visitas a partir del primer trimestre y la cualificación y depuración de los equipos de profesionales que realizan las visitas de verificación de estándares.

Positivo. Pues se logra un ejercicio objetivo y mayor garantía de mejora y cualificación del servicio. Y se dispone de tiempo para la implementación de las acciones de mejora para alcanzar el 100% Negativo: retraso e incumplimiento por parte del operador de la metas de visitas de verificación de estándares

Pago de beca a familias sustitutas

Positivo: Se convierte una motivación para que las familias acepten convertirse en familias sustitutas, lo contribuye a la reducción del sobrecupo

Modificación de la Resolución 3899 de 2010

Positivos: Se define puntualmente el alcance del ICBF respecto a las acciones de IVC y las acciones a

realizar cuando se trate de instituciones






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que no tienen contrato con el ICBF.

9. Recomendaciones para la Mejora

Proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

MEJORAMIENTO CONTINUO Incluir en los Grupos de Estudio de

Trabajo el estudio de los instructivos, procedimientos, y documentación del Sistema Integral que se actualiza durante el mes.

Que las personas que hacen parte de los procesos se actualicen respecto a la forma como se deben realizar las gestiones, acorde a los procedimientos y documentación.

COORDINACION Y

ARTICULACION DE

SNBF

Nombrar profesional en los Centros

Zonales para el SNBF, que articule, lidere,

dé asistencia técnica, responda a los

requerimientos que se hacen

permanentemente a los otros sectores.

Eficiencia y eficacia en la

coordinación por parte del ICBF

del SNBF

NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Repensar la dinámica de articulación con la ANSPE y la meta planteada con la misma, teniendo en cuenta que las bases de datos enviadas por éstos afectan los indicadores del ICBF por falta de actualización

Metas ajustadas desde el nivel Nacional con los datos reales de las bases de información requeridas, dando prioridad a los NNA vulnerables y beneficiarios de PARD.

FAMILIA Y COMUNIDAD

Autorizar la vinculación de familias PARD, víctimas y vulnerables, por encima de la meta regional.

Vincular el 100% de las familias, previsto para la modalidad en 8.820

PROTECCION Adelantar la gestión ante la Sede Nacional para la aplicación de las pruebas psicotécnicas a los aspirantes como líderes del SIM

Contar con 2 profesionales del área psicosocial contratados.

GESTION HUMANA Nombrar a cada centro zonal un SP en

competencias gerenciales para el apoyo a

la coordinación en temas como

mejoramiento continuo y aseguramiento

de la calidad, entre otros y en el Centro

Zonal Buga requiere un contador.

Mejoramiento de los procesos,

avances en materia de

certificación de normas,

desarrollo de proyectos de

innovación, entre otros.

Retomar los procesos de Inducción para las personas que se vinculan y/o para los casos en que se presentan traslados.

Brindar los elementos a las personas que llegan a desempeñarse en los procesos. Fortalecer las competencias, habilidades y adecuado desempeño de las personas.

GESTION Crear la cuenta y usuario cuando se Oportunidad para resolver las






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TECNOLOGICA DE

LA INFORMACION

Y LAS

COMUNICACIONES

solicita OPORTUNAMENTE solicitudes.

Dotar a los centros zonales de las

herramientas tecnológicas necesarias para

los procesos de capacitación y reuniones

internas de evaluación de procesos y

gestión.

Optimización por facilidad para

la realización de las tareas:

racionalización del tiempo.

GESTIÓN TECNOLÓGICA

1. Fortalecer los controles relacionados con el porte de identificación institucional y registro en el sistema de control de acceso de los funcionarios a las instalaciones de la regional y centros zonales.

2. Fortalecer el adecuado uso de los recursos tecnológicos relacionados con almacenamiento de información digital y correo electrónico.

3. Levantar inventario diagnóstico sobre las condiciones de seguridad de los Centros de Datos de los CZs en cuanto a puertas y chapas.

1. Funcionarios de CZ´s y Regional portando el carnet institucional en lugar visible durante la jornada laboral. Funcionarios de la regional haciendo uso adecuado del registro de control de acceso.

2. Adecuado uso del espacio de almacenamiento en los equipos de cómputo por parte de los usuarios, así como una adecuada organización del correo electrónico.

3. Contar con adecuadas condiciones de seguridad de los Centros de Datos que permitan contribuir a la Seguridad de la Información.

GESTION FINANCIERA

Creación del COMITÉ SGSI al interior del Grupo Financiero

Socializar y motivar continuamente a los SP y contratistas del grupo por parte de este comité en temas y normas de seguridad de la información . Se diseño e implemento formato de seguimiento al manejo y custodia del Certificado Digital (Token) en sitio, asignado a cada uno de los colaboradores que tienen ingreso al SIIF Nación II.






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COMITÉ EPICO FINANCIERO

Se Diseño formato de seguimiento en los sitios de trabajo de los materiales que se reciclan o se desechan.

CONTRATACION Realizar talleres con los abogados de contratación, donde se verifique y estudie los instructivos de contratación y realizar listas de chequeo acorde a los instructivos con el objetivo de realizar más dinamismo y efectividad en el tema de contratación.

Optimo, en busca de garantizar una buena elaboración y ejecución de contratos

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Disponer en las oficinas de los CZ y Grupos, de canecas de acuerdo al código de colores, como parte del programa de segregación de residuos sólidos.

Mejorar la separación de los residuos en la fuente de acuerdo al código de colores.

ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES

Informar de los incumplimientos de metas de visitas al supervisor del contrato suscrito con C&M para que inicien las acciones pertinentes ante dicho incumplimiento

Mayor número de unidades aplicativas visitadas

Presentar informe de unidades presentan reportes inmediatos por sobrecupo para que el supervisor del contrato de la entidad contratista a cargo de dicha unidades realice el debido requerimiento por falta de seguimiento al cumplimiento de los lineamientos

Mayor control y seguimiento por parte de los operadores con relación al cumplimiento de lineamientos.

Estimar la posibilidad de contratar un profesional de apoyo para la oficina de aseguramiento a la calidad por el periodo que permanezca el profesional de aseguramiento en comisión en la Regional Choco

Retomar el seguimiento sistemático y puntual a unidades y acompañamiento a las visitas de verificación de estándares y seguimiento a las licencias de funcionamiento.

Solicitar a la Dirección de Primera Infancia revisión del lineamiento y/o creación de un programa alternativo para la atención de NNA menores de dos años dado que no es posible atender más de 2 en HCB

Dar respuesta a la necesidad de atención de este grupo etario dado que los otros grupos tiene coberturas de varios actores como educación y el mismo ICBF






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10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Riesgos Eje Calidad

Durante el primer semestre de 2013 se hace valoración de riesgos del Eje de Calidad, a nivel regional y zonal incluyendo los riesgos de anti-corrupción.

NACIONAL REGIONAL ZONAL

1. Falta de una estrategia integrada de atención al ciudadano

2.Cuestionamientos de entes de control y denuncias ciudadanas

ante la gestión del ICBF

3. Falta de estrategias de comunicación efectiva y asertiva

4.Dificultades en la contratación por falta de oferta de operadores

Pérdida de confianza de la

sociedad en el ICBF X X

Carencia de información por parte de los dueños y responsables

de los procesos

Oportunidad en la toma de decisiones

Asignación de nuevas responsabilidades a traves de Leyes,

Decretos y otras disposiciones

Programación mal formulada X X X

Errores en la focalizacion y caracterizacion de la poblacionInclusión de población no objetivo

en los programas del ICBFX X X

carencia de conciencia social,excesiva concentracion de poder y

de desicion en ciertas actividades a un solo funcionario

CONCENTRACION DE

PODER(Planeación)X X X

falta de profesionalismo ,crisis de valor y principios,no hay

instrumentos fuertes para la focalizacion .

ABUSO DE PODER

(focalización)X X X

Debilidad en los controles de la seguridad de la informacion ,Falta

de control sobre el uso de la informacion por parte de los

operadores , Divergencia entre las expectativas personales y las

expectativas institucionales

Uso indebido de información de

beneficiarios (focalización)X X

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD






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Demora en la implementaciòn de las estrategias para la mejora.

Desinterés de los colaboradores

Falta de conocimiento del Sistema

Pluralidad de conceptos (falta unificar criterios)

Los colaboradores no visualizan la bondad del Sistema Integrado

de Gestion

No se evidencian mejoras tangibles en los procesos/prestacion

del servicio

Desarticulacion del sistema

integrado de gestion x x x

Debil cultura al Autocontrol.

Herramientas muy complejas que no faciliten el uso por parte de

los responsables de tareas.

Falta de difusión de la información y compromisos en todos los

niveles.

Los procedimientos no están acordes con la actualidad del

sistema (ISOLUCION)

Inadecuada utilización y

apropiación de las metodologias e

instrumentos establecidos en el

Sistema Integrado de Gestión.

x x x

MEJORAMIENTO CONTINUO

CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL

RIESGO


No existe una visión compartida colectivamente de la verdadera

función y operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

PQ? Falta claridad conceptual y unidad de criterio político y

técnico con relación al propósito del Sistema Nacional de

Bienestar Familiar - SNBF.

PQ? Falta de comprensión del Sistema Nacional de Bienestar

Familiar - SNBF y Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF y

su funcionalidad tanto al interior del ICBF como de otros agentes

del Sistema.

No suficiente articulación de los

actores del SNBF y la

consiguiente no coordinación para

la elaboración del Plan Nacional

del Servicio Público de Bienestar

Familiar.

x x x

Falta de liderazgo desde las autoridades Nacionales, Territoriales,

las Direcciones Regionales del ICBF y demás agentes de SNBF

para asumir la responsabilidades confiadas (Ley 1098 Art. 201 ,

204 y 209).

PQ. El funcionar como SNBF no ha sido prioritario en las agendas

de los integrantes del Sistema.

PQ. Prevalencia del ICBF como prestador de servicio.

PQ. El SNBF no cuenta con equipo humano adecuadamente

capacitado para adelantar y gestionar las acciones que le son

propias según normatividad.

No lograr que los responsables de

la Política Pública de Infancia y

Adolescencia, presenten en sus

planes y su gestión el impacto

esperado, frente al avance

progresivo en la garantía de los

derechos.

x x x

SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR







Dirección Regional


GESTION DE ADOPCIONES


Experiencias de vida del niño, niña y adolescente no superadas

Poca intervencion psicosocial en la preparación del Niño, niñas y

adolescente para el encuentro con la familia

Elementos no evidenciados durante la preparación de la familia

ASIGNACION FALLIDA X X X

Falta de etica profesional para el favorecimiento de otros,

buscando el beneficio propio.

Presion jerarquica

TRAFICO DE INFLUENCIAS X X

Falta de etica profesional para el favorecimiento de otros,

buscando el beneficio propio.

Falta de registro y control, de la información de las solicitudes de

adopción

Sobrecarga laboral (multiplicidad de funciones)

COHECHO X


GESTION DE RESPONSABILIDAD PENAL


El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en

las no privativas de la libertad y el no incremento del valor de los

cupos.

Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la

atención de mas medidas tanto privativas como no privativas de la

libertad y cumplimiento de los estandares establecidos

CARENCIA DE OPERADORES PARA LA

ATENCIÓN DE LAS MODALIDADES DEL

SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL

PARA ADOLESCENTES

X X X

El no uso por parte de los Jueces de las medidas privativas como

alternativas a las no privativas de la libertad

Debilidad en los procesos de prevención

INSUFICIENCIA DE CUPOS PARA LA

ATENCIÓN DE ADOLESCENTES EN EL

SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL

X X X

Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar

Interpretación inadecuada de los lineamientos

Falta de etica profesional (beneficio económico)

Falta asignación presupuestal

OMISION DEL SUPERVISOR DEL

CONTRATO FRENTE AL INCUMPLIMIENTO

DE LOS LINEAMIENTOS TECNICOS POR

PARTE DE LOS OPERADORES

X







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Inoportunidad y falta de calidad en el envìo de la informaciòn por

las Regionales ICBF.

Desabastecimiento de Bienestarina por situaciones de producción.

Niños, niñas, adolescentes, mujeres

gestantes, madres lactantes y adultos

mayores sin acceso a la Bienestarina

x x x

Desarticulación de las entidades territoriales para el desarrollo de

estrategias para el cumplimiento de la politica SAN

Falta de gestion por parte del SNBF, para la articulacion nacional

y territorial en pro de la politica de SAN.

Demora en la toma de desiciones en la CISAN

Dificultades para programar y coordinar la asistencia a nivel

territorial

Inseguridad Alimentaria y Nutricional X X X

Falta de claridad en la solicitud original de cualificaciòn de la

minuta patrón (demoras).

Limitaciòn en la asignaciòn de recursos para el suministro de

alimentos, diferenciado por Regionales.

Ausencia de capacitaciòn permanente a los Nutricionistas ICBF y

de operadores en cumplimiento de minuta patròn.

Minuta Patrón sin cualificar y suministro de

alimentaciòn que incumple la minuta patrón.X X X

1, Niños y niñas desnutridos sin identificar para iniciar el

programa de atencion por falta de focalizacion

2,Atencion inoportuna

3,El interes de la Direccion de Nutricion de generar una ruta de

atencion integral que recoja las diferentes formas de atencion de la

desnutricion que funciona actualmente.

4, La estrategia de atencion a la desnutricion en los niños y niñas

menores de 5 años, se encuentra actualmente sin un lineamiento

integral de atencion.

5,Temor de los usuarios al visibilizar un niño, niña o adolecente

desnutrido ante el ICBF.

6, Ausencia de corresponsabilidad de otros actores

gubernamentales para definir la atención de niños y niñas menores

de 5 años con desnutrición severa

7, Falta de recurso financiero y humano.

Deteccion inoportuna de casos de

desnutricion graves que exigen intervencion

inmediata

X X X

Falta de información de los ciudadanos y comunidad beneficiaria

sobre los deberes y derechos en el tema de la veeduria de los

programas del ICBF.

Nos se brinda informacion completa del servicio a la comunidad

beneficiaria sobre el uso y manipulacion de los paquetes.

Destinacion diferente de los alimentos para

el fin establecido, en este caso contribuir a

mejorar y/o recuperar el estado nutricional de

niños y niñas menores de cinco (5) años de

edad .

x x

La operación y logistica es muy amplia.

El control social por parte de la comunidad beneficiaria, no se

cumple en todo el territorio nacional

En epocas electorales se puede utilizar la Bienestarina con fines

politicos.

Desviación del producto para fines diferentes a

los establecidos.x x

GESTION DE NUTRICION







Dirección Regional



Retrasos en la entrega de los documentos orientadores para las

Regionales y Centros Zonales.

Escasos recursos economicos y condición sociocultural que no

favorece la construcción y mantenimiento infraestructuras a nivel

nacional y territorial

Problemas en manejo de personal, contratos laborales, sindicato

y déficit de cesantías de los hogares infantiles, JC y HCB no son

atendidos y se está esperando una solución inexistente o incierta

por parte de los operadores.

Inexistencia de un proceso de capacitación para realizar la

asistencia técnica en el componente pedagógico a los CDIT

Imposibilidad para alcanzar los estándares de calidad en

poblaciones que requieren enfoque diferencial

Demora en el tiempo de cumplimiento de los estandares de

calidad en los diferentes servicios

Debilidad en la socialización de la estrategia de atención con los

diferentes actores del SNBF

Falta de compromiso de los entes territoriales para apoyar la

ejecución de la estrategia

Modalidades integrales que prestan el servicio

sin el cumplimiento total de los estándares. X X X

Bajo empoderamiento por parte de la Regional y Centros Zonales

de la Estrategia

Escasa asistencia técnica por parte del nivel Regional al Zonal y

este a los Agentes Educativos.

Los Agentes Educativos cualificados no aplican los aprendizajes

entorno a la lectura y el arte con niños y padres de familia.

Recursos logísticos insuficientes para realizar divulgación,

asistencia técnica, acompañamiento, seguimiento y evaluación en

la implementación de la estrategia

Invisibilización de la Estrategia Fiesta de la

Lectura a nivel local y Regional como

programa ICBF

x x x

Deficiencia en la focalización

Niños y niñas en concurrencia

Desactualización de bases de referencia de focalización

Beneficiarios que no cuentan con el conocimiento sobre las

condiciones de uso de los programas (concurrencia)

Niños y niñas atendidos, que no cumplen con

los criterios de selección a las modalidades

de Primera Infancia y/o presentan

concurrencia

x x x

Las madres se resisten a quedarse en casa sin actividad laboral.

La madres se sienten en buenas condiciones física para continuar

laborando así tengan la pensión.

Las madres se sienten desplazadas laboralmente.

Resistencia al Cambio de la Actividad Laboral

de las Madres Comunitariasx x x

Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de

documentos, por parte de la Comisión Intersectorial a nivel regional

y zonal

Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de

documentos, por parte de la Dirección de Primera Infancia del

ICBF a nivel regional y zonal

Ausencia de competencias para la comprensión de los

documentos de la Comisión Intersectorial y del ICBF, por parte del

talento humano de los territorios y las EAS.

Deficientes canales de comunicacion entre el nivel naciona y

direcciones regionales y zonales, para divulgar oportunamente los

lineamientos de la Comisión Intersectorial y documentos del ICBF.

Falta de seguimiento y acompañamiento técnico para la

apropiación de documentos por parte del ICBF nacional y de la

Comisión Intersectorial.

Apropiación deficiente por parte de las

regionales, centros zonales y entidades

administradoras del servicio (EAS) de los

lineamientos técnicos de la Comisión

Intersectorial de Primera Infancia y

documentos del ICBF para su respectiva

operación

X X X

GESTION PARA LA ATECNION INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA


RIESGO






Dirección Regional



Desconocimiento en evaluación de capacidad técnica, financiera y

jurídica.

Escaso personal idoneo para la elaboración de estudios previos

Escaso personal idoneo para la evaluación y selección de

contratistas.

Ingerencia política en la selección de personal encargado del

proceso precontractual.

Inexistencia y/o escasa oferta del perfil profesional requerido en

determinadas regiones del país.

Deficiente estructuración de los estudios previos, en los aspectos

Celebración indebida de contratosX X

Comités técnicos que se extralimitan en sus funciones.

Desconocimiento de las funciones y competencias de los comités

técnicos

Deficiente seguimiento técnico, administrativo y financiero a la

ejecución de los contratos.

Escaso personal idoneo para realizar la supervisión de los

contratos.

Desarticulación al interior de los equipos de trabajo que realizan la

supervisión.

Concentración de la supervisión de multiples contratos en poco

personal.

Deficiente acompañamiento jurídico y financiero a la supervisiòn.

Abuso de Confianza X X X

Falta de documentación e información soporte para realizar la

liquidación.

No coinciden los estados financieros con los soportes

presentados.

Exceso de carga laboral por parte de los equipos y el supervisor

para realizar los informes de supervisión.

Falta de trabajo en equipo con los profesionales encargados de los

contratos a liquidar.

Deficientes canales de comunicación entre los equipos de trabajo.

Falta de compromiso para liquidar, especialmente los casos de

cambio de supervisor, por varias administraciones.

Pérdida de competencia para liquidar. X X

GESTION PARA LA ATECNION INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA


RIESGO






Dirección Regional



Desconocimiento y no aplicabilidad de lineamientos,

procedimientos y legislación .

Equipos psicosocial incompleto que no permite realizar

seguimiento y buena elaboración de pruebas

FALLO ERRADO X X X

Falta de ética profesional (beneficio económico)

Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar

Interpretación inadecuada de los lineamientos

Sobrecarga laboral (demasiadas Instituciones a supervisar)

OMISION DEL SUPERVISOR DEL

CONTRATO FRENTE AL INCUMPLIMIENTO

DE LOS LINEAMIENTOS TECNICOS POR

PARTE DE LOS OPERADORES

x X

CAUSAS / VULNERABILIDAD

RSTABLECIMIENTO DE DERECHOS

NIVELRIESGO


No entrega oportuna de información

PQ: Existen muchos eventos prioritarios

PQ: Porque tienen muchas tareas

PQ: Existen muchos ajustes a las tareas

Conectividad

PQ: Porque existen problemas en los servidores equipos del ICBF

PQ: Programaciòn de ventanas de mantenimiento

Plataforma tecnológica:

PQ: Falta de un sistema de infomación que soporte todo el proceso

financiero

PQ:No se ha podido integrar los modulos

Infraestructura:

PQ: Falta de herramientas procesar la información

PQ: Falta de capacidad de los equipos para el procesamiento de la

información

PQ: Falta de definir las especificaciones actualizadas de los equipos.

Extemporaneidad en la presentación

de la información solicitada. X X

Conciliación Interáreas

PQ: No se realiza oportunamente

PQ: Se realiza parcialmente, no con todas las áreas

PQ: Fechas de corte diferentes

PQ: No se informan oportunamente a Contabilidad los ajustes a que

haya lugar

PQ: No se registran oportunamente los ajustes solicitados por

Contabilidad a la respectiva área

Conectividad

PQ: Problemas entre áreas

PQ: Proceso manual y dispendioso

Plantaforma tecnológica:

PQ: Falta de un sistema de infomación que optimice el proceso

financiero

PQ: No se cuenta con un Sistema Integrado

Diferencias en la conciliación entre

Contablidad y las diferentes áreas a

una fecha de corte definida.

X X

GESTION FINANCIERA


RIESGO






Dirección Regional



Alta rotación de personal

PQ:Desconocimiento del diligenciamiento de los múltiples formatos

PQ: Análisis errados de la información proveniente de las Regionales

Falta de envio de información financiera a tiempo o con errores del

recaudo efectuado

Tecnologia

PQ:Toda la información de la gestión de recuado se tienen en Excell

PQ: Falta de existencia de un aplicativo, que integre todos los

procesos de recaudo.

Conocimiento del personal

PQ: VInculación de personal que no tienen los conocimiento ni la

experiencia técnica minima requerida

No cobro de lo debido y cobro de lo

No debido X X

Seguridad informatica

PQ?el sistema es vulnerable a errores o ataques Hackers

PQ? Por programas mal intencionados, uso de dispositivos moviles, y

redes y software y hardware inseguros o inapropiados

PQ?

Capacitación del personal

PQ? Insuficiencia en la capacitación de los aplicativos y funciones al

personal.

PQ? Alta rotación del personal, falta de tiempo de entrega de cargo

PQ? Multifuncionalidad de actividades

Permanencia elevada en tiempo y valor de los recursos en las

Pérdida de recursos

FinancierosX X

Desconocimiento de normas

PQ? NO dan la importancia a la norma ni se mide el impacto del

incumplimiento

PQ? Falta de lectura de las normas lineamientos instructivos.

PQ? Falta de socialización a todos los niveles del proceso.

Alta rotación del personal

PQ? Se pierde la capacitación suministrada por retiro o traslado

PQ? No hay empalme, ni se se hace la entrega formal del cargo con la

capacitación de los procesos básicos del cargo y documentos

PQ? Personal que no cumple el perfil

PQ? No contar con personal de planta capacitado

Programación deficiente

PQ? Falta de planeación de la metas sociales y financieras

PQ? Improvisación en la toma de decisiones

PQ? Polticas cambiantes de la administración frente a los costos y

distribución oportuna de los recursos desde el inicio de la vigencia.

Comprometer el presupuesto sin

tener los recursos

Comprometer el presupuesto con un

fin diferente al que fue programado y

aprobado

X X

GESTION FINANCIERA


RIESGO






Dirección Regional



Definición incompleta, errónea e inexacta de los bienes o servicios a adquirir

Los valores Unitarios reportados no corresponden con la unidad de medida.

La informaciòn registrada por las regionales

y las àreas de la Sede de la Direcciòn

General no cumple con las directrices

dadas por la Dirección de Logìstica y

abastecimiento.

X X

Las personas del àrea solicitante no son las indicadas, no cuentan con la experiencia

ni con el conocimiento del diligenciamiento de la f icha tècnica.

Demora en la toma de decisiones del dueño del proceso y del ordenador del gasto

Definición incompleta, errónea e inexacta de

los requerimientos del abastecimiento

(ACSCIR).

X X

Asignación de presupuesto, previo a un estudio de costos o mercados.Valor de requerimientos superior al

valor del presupuesto o viceversaX X

Programación de producción y/o entrega errada

Selección inadecuada

del proveedor.

Capacidad insuficiente por parte del proveedor.

Falta de planes de contingencia.

Desabastecimiento de Materias Primas.

Perder el control de

proveedores.

Falta de seguimiento a las entregas.

Falta de procedimientos, indicadores, reportes, informes etc.

Falta de comunicación con el proveedor.

Incumplimiento

por parte del Proveedor.X X X

Incumplimiento de las BPM durante la producción

Uso de materias primas o insumos que incumplen con las

especificaciones

Fallas en el proceso de producción y/o empaque

Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor

Incumplimiento de las BPM durante el almacenamiento y/o distribución

del producto

Formulación errónea del producto.

Entregar productos que afecten la

salud de los beneficiariosX X X

Formulación errónea del producto

Estudio de aceptabilidad inadecuado o inexistente

Variedad de productos insuficiente


Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación

o el proceso.

Entregar productos que no sean

aceptables sensorialmenteX X X

Formulación errónea del producto

Muestreo inadecuado o inexistente por falta de recursos

Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación

o el proceso.

Recursos insuficientes para inspeccionar todos los lotes


Entregar productos que no cumplan

con el aporte nutricional esperadoX X X

GETION DE LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO


RIESGO






Dirección Regional



No registro oportuno de los bienes en los sistemas de información y

reporte a seguros.

Porqués?

- Falta de soportes documentales.

- Falta de Comunicación interáreas

Inventarios deactualizados

Porqués?

- incumplimiento de procedimientos para realizar la toma física de

inventarios.

Demora en la distribución de bienes recibidos en donación

Porqués?

- Falta oportuna de planes de distribución de bienes regionales.

-Demora en toma de decisiones para la distribución de los bienes

Pérdida de bienes X X X

No contar con la asignación oportuna de recursos.

Por que?

- No contar con la aprobación oportuna de las vigencias futuras

-No oportuna planeación del anteproyecto de presupuesto.

- Demora en la recolección y análisis de datos regionales

Demoras en el proceso de contratación

Por que?

-Elaboración inoportuna de estudios previos.

-Cambios en la normativa.

-Falta de claridad en los procedimientos.

Incumplimiento del contratista

Por que?

-Falta de capacidad operativa por parte del contratista.

-Falta de seguimiento y control en la ejecución contractual.

Interrupción en la prestación del

servicio de apoyoX X

Estudios y diseños deficientes

Porqués?

- falta de competencia por parte de los profesionales que adelantan los

estudios.

- Desconocimiento de la normativa por parte de los profesionales que lo

adelantan los estudios.

- Ausencia de estudios y diseños previos a la construcción de las

obras.

Infraestructura inadecuada para la

prestación de los serviciosX X X

Hacinamiento de la documentación

¿Por qué?

- Falta Infraestructura adecuada para la administración,

almacenamientos, conservación y custodia de la documentación

Deterioro de la documentación

Por qué?

-Por Factores externos de alteración: Ambientales, fenómenos

naturales impredecibles, antropogenicos, biológicos.

Falta de proyeccion de crecimiento del volumen documental a

custodiar, según los tiempos de retencion documental.

Desconocimiento en la aplicación y apropiacion de la norma

archivistica, y escasa dedicación de recurso humano dedicado a estos

procesos.

Falta de articulacion entre dependencias, para identificar las

necesidades reales en materia de adecuación de espacios destinados

para la convervacion de los archivos.

Falta de interes de los funcionarios en la organización de archivos de

gestión

Por qué?

- Falta de sensilizacion y apropiación de los procesos de gestión

documental, por parte de los servidores públicos del ICBF.

Pérdida del patrimonio documental X X X



RIESGO






Dirección Regional



Alta rotación del personal

Porqués?

- Decisiones administrativas

- Mejores oportunidades laborales

Debilidad en la comunicación interáreas y Regionales

Porqués?

- Falta de decisión y confianza para escalar los requerimientos por

parte de las Regionales

- Falta de trabajo en equipo

- Desconocimiento de la operación del Sistema Integrado de Gestión -

EPICO.

Debilidad en el seguimiento y control a la ejecución presupuestal

Porqués?

- Falta de compromiso en el cumplimiento de las funciones

-Desconocimiento de las directrices a cumplir en la gestión.

- falta de espacios apropiados para la custodia y conservacion de los

archivos inactivos.

Inoportunidad y calidad deficiente en

la información presupuestal y de

gestión de la áreas y las

Regionales.

X X X

Incumplimiento de los entes territoriales y del ejecutor.

Imprevistos técnicos no contemplados al incio de las obras

Tramites requeridos (licencias-permisos-impuestos-poderes-otros)ante

las entidades competentes que presentan demoran e inciden en el

cronograma de obra.

Factores ambientales, politicos, de orden público, económicos.

Imprevistos técnicos no contemplados al incio de las obras

Tramites requeridos (licencias-permisos-impuestos-poderes-otros)ante

las entidades competentes que presentan demoran e inciden en el

cronograma de obra.

Factores ambientales, politicos, de orden público, económicos.

Incumplimiento de los entes

territoriales y del ejecutor. X X X

El almacén no tiene las condiciones mínimas de seguridad fisica.

Instalaciones Inadecuadas.

Descuido y desorganizacion por parte del Responsable de los Bienes

(cuentadantes).

No envio de documentación por parte de las áreas que adqueren bienes

al responsable de almacén

Pérdida o Hurto X X X

1. Falta de compromiso de los colaboradores del ICBF para la

administración, organización y custodia de la información y

documentación.

2. Presupuesto insuficiente para el cumplimiento de los objetivos de

gestión documental a nivel nacional.

3. Las sedes regionales no cuentan con un responsable directo de

gestión documental, que lidere esta función

4. Insuficiente Recurso Humano y tecnológico para las unidades de

correspondencia y archivo a nivel nacional.

5. El personal operativo asignado en las areas de gestion documental

no cuenta con la competencia requerida para desarrollar las actividades

de gestión documental

6. La infraestructura actual no cuenta con espacios suficientes y

adecuados para la administración, almacenamiento y custodia de la

información en sus diferentes soportes.

7. Falta de normatividad que legitime los lineamientos para seguridad

de la información en medio digital.

8. Falta de organización y disposición de la información (inventario

documental), para el servicio al ciudadano.

Deficiencias en el manejo y

organización documental y del

archivo.

X X X

Decisiones poco acertadas en el momento de la contratación por

mayor o menor valor.

Falta de racionalización de los

recursos de transporteX X X

Terminación de periodos de gobernabilidad.

Priorización de otros proyectos ignorando el compromiso pactado

Tramites presupuestales deficientes por parte del ente territorrial

Desviación de los recursos de los

entes territorriales de los

compromisos pactados

X X X

El ejecutor no atendió las especificaciones tecnicas entregadas por el

ICBF.

Vencimiento de los plazos de garantía por parte del ejecutor

Interventoria deficiente

Daños de obra en garantía X X X



RIESGO






Dirección Regional



1. favorecer a un tercero

2. por conveniencia propia,

3. por intereses personales

Amiguismo y/o Clientelismo X X X

1. Demora en la atención a los medios de comunicación por parte del

ICBF. PQ. Por falta de definición de voceros oficiales para cada

programa.

2. No contar con información oportuna sobre la prestación irregular de

los servicios del ICBF PQ. Por no contar con mecanismos eficientes

para la denuncia oportuna.

3. Inconsistencia en el proceso de contratacion y evaluacion de los

comunicadores a nivel Regional

4. Cargas Laborales por multiplicidad de funciones PQ. Servicios y

Atencion y Comunicaciones a cargo de una sola persona

Desinformación generada sobre la

entidad en los medios de

comunicación

X X X

1. Falta ajustar el procedimiento para publicar la información de los

niños en el programa los niños busca su hogar, y los emplazamientos

en la página Web.

2. Se envían las solicitudes sobre el tiempo para el vencimiento de los

términos.

3. La comunidad no conoce los medios que el ICBF tiene para buscar a

padres o familia extensa de los niños y niñas a su cuidado.

La comunicación no llega de manera

oportuna, y/o no se enteran los

posibles interesados de los niños y

niñas

X X X

GESTION DE COMUNICACIONES


RIESGO

CAUSAS / VULNERABILIDAD RIESGO NIVEL


* Ausencia de medios para la vigilancia judicial.

* Insuficiencia en el rubro para gastos judiciales.

* Inoportuna actuación por parte del abogado responsable del proceso.

Perdida de oportunidad en la

defensa del ICBF en procesos

judiciales

X X

* Error en la valoración de causales para saneamiento de cartera

(Remisión y Prescripción)

* Falta de oportunidad en el impulso del proceso.

Perdida de oportunidad en la

recuperación de recursos para los

programas misionales

X X

*Falta de control efectivo en la remisión y preescripción de obligaciones

a favor del ICBF Cohecho Propio X X

*Falta de seguimiento

*Negligencia del servidor publico

*Falta de oportunidad en la respuestaPrevaricato por Omisión

X X

GESTION JURIDICA






Dirección Regional



Falta de planeación

Deficiencia en la construcción de los estudios previos y pliegos de

condiciones

Falta unificación de criterios sobre contratación con las demás

dependencias/procesos

Falta de una herramienta para sistematizar la información de

contratación

Mala presentación de las propuesta de los proponentes

Paralización en la prestación del

servicioX X

No identificar claramente las necesidades de la contratación que se

requiere por parte del ICBF y desconocer el plan anual de Compras

Estudios previos o de factibilidad superficiales

Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado

en el futuro proceso de contratación.(Estableciendo necesidades

inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular)

Falta de control entre la dependencia que requiere el bien y/o servicio a

contratar con el resto de los servidores y dependencias de la Entidad

que intervienen en el proceso de contratación en la Entidad

Falta de control y de seguimiento a la elaboración de los pliegos por

parte de quienes tienen la función de realizarlo o, excesiva confianza en

los servidores que elaboran estos documentos

Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular

Interés indebido en la celebración de

contratosX X

Desconocer las características intrínsecas del bien y/o servicio que se

desea contratar además de la falta de control asociado al proceso de

Contratación

Deficiencias en la elaboración de estudios previos por falta de claridad

o ambiguedad en las caracterísitcas técnicas requeridas

Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten

a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en

particular.

Deficiencia en la verificación de requisitos técnicos habilitantes, por

parte de las áreas correspondientes

Deficiencia en la elaboración del Estudio de Mercado

Prevaricato por Omisión X X

Falta de control sobre la calidad de los documentos previos

Adendas que cambian condiciones generales del proceso para

favorecer a grupos determinados

Prevaricato por acción X X

Situaciones subjetivas del servidor o servidores que intervienen en el

proceso regulatorio que le permiten incumplir los marcos legales y

éticos

colaboradores de la actividad contractual que por interes particular o

amiguismo podrían favorecer a determinadas personas naturales o

jurídicas

Tráfico de influencias X X

Verificación, evaluación y selección de ofertas inadecuadas

Evaluación de ofertas que no se encuentran alineadas con lo

establecido en el pliego de condiciones

Contrato sin cumplimiento de

requisitos legalesX X

Deficiencias en la imposición de las sanciones

No imposición de multas no aplicando el debido proceso

No sanción de incumplimientos evidentes

Pago a contratistas que han incumplido sus obligaciones

Prevaricato por Omisión X X

GESTION DE CONTRATACION


RIESGO






Dirección Regional



PQ El Sistema de Información Misional no tiene las condiciones de

seguridad requeridas para preservar la confidencialidad de la

información que es propiedad del cliente. PQ? Los perfiles existentes

no tienen restricciones de seguridad que garanticen que la información

solo pueda ser consultada por el profesional a cargo del caso. PQ.

Los casos que llegan a la entidad deben ser tratados por diferentes

perfiles profesionales, los cuales en su momento requieren registrar y

consultar actuaciones en la petición.PQ. los usuarios están ligados a

perfiles pero no al acceso a las funcionalidades PQ.no existe control de

los registros que efectúa cada usuario y las modificaciones a la

información por cada uno de los perfiles indicando fecha y hora de

modificación y generando un histórico de los mismos.

Los servidores pueden ser objeto de

soborno para obtener información

confidencial propia de la entidad

X X X

GESTION DE ATENCION Y SERVICIO AL CIUDADANO

CAUSAS / VULNERABILIDAD

NIVEL

RIESGO


*Vincular personal provisional - reestructuración

*Cambio de Gobierno y directrices

*Riesgo psicosocial

*Contrataciones cortas.

*Suplir perfiles misionales con personal de contrato

*Desventaja de los salarios para servidores públicos frente a los

honorarios de los contratistas.

Alta rotación de personal en todos

los nivels afectando la prestación del

servicio

X X

Bajo empoderamiento por parte de los servidores de carrera de la

importancia de la EDL como instrumento de mejora contínuaUso de influencias X X X


RIESGO






Dirección Regional



Profesionales sin el criterio o falta de este, para realizar la revisión.

Falta de capacitacion a los profesionales que realizan la verificación.

Falta de recursos.

Falta de un instrumento que de linea sonbre la verificación.

Deficiencia en el alcance o

revisión de las variables

verificadas a los operadores

de los servicios.

X X X

Falta de competencia del personal.

Falta de capacitación a los profesionales al desarrolar las auditorias.

Diferencia del concepto de

declaración de conformidad

entre el ICBF y el ente

Certificador.

X X

Falta de asistencia técnica a los profesionales del nivel regional

encargados del tràmite de personerías jurídicas, reformas estatutarias y

licencias de funcionamiento,

Los profesionales del nivel regional encargados del tràmite de personerías

jurídicas, reformas estatutarias y licencias de funcionamiento no se

ajustan estrictamente a lo definido, tanto en las normas, procedimientos,

instrumentos y formatos correspondientes.

Interpretación diferente del alcance de los requisitos por los profesionales

del nivel regional encargados del tràmite de personerías jurídicas, reformas

estatutarias y licencias de funcionamiento.

Otorgamiento de

personerías jurídicas y

licencias de funcionamiento,

y organismos acreditados

sin el rigor técnico,

administrativo, financiero y

legal requerido.

X X

Inexistencia de un registro único de las instituciones que prestan servicios

de protección integral.

Inexistencia de un sistema de Información (Personerías Jurídicas,

Licencias de Funcionamiento, y Organismos Acreditados).

Instituciones que presten

servicios de protección

integral sin personerías

jurídicas y licencias de

funcionamiento y

organismos acreditados

vigentes.

X X X

Desconocimiento e inobservancia de la importancia de la elaboración y

seguimiento al Plan de Asistencia Técnica por parte de la Regional.

El volumen de información como resultado del proceso de supervisión

excede la capacidad operativa de los profesionales involucrados en el

sistema.

Inadecuada articulación entre asistencia técnica (Regional y Centro Zonal)

y grupo jurídico Regional para realizar las actuaciones legales a partir de

los hallazgos en condición que no garantiza el cumplimiento de los

estándares definidos para la prestación del servicio .

Falta de conocimientos técnicos para ejecutar las actividades propuestas

en el plan de asistencia técnica

Servicios sin una

intervención técnica,

administrativa, financiera y

legal adecuada, respecto a

los resultados de

supervisión.

X X X

ASEGURAMIENTO A ESTADARES


RIESGO






Dirección Regional



Presión política y/o administrativa en el desarrollo y cumplimiento de la gestión.

La permanencia en los cargos de los Directivos y sus equipos de trabajo depende de los

resultados de la gestión.

Necesidad de presentar resultados óptimos de la Gestión.

Favorecerse a sí mismo y/o un Directivo

Fraude y/o uso indebido de

la información.X X X

Existen muchos Sistema de Información los cuales no son controlados por la

Subdirección de Monitoreo y Evaluación.

Multiplicidad de solicitudes de información simultaneas.

Desarticulación del sistema de información misional (SIM, SIIF, PACCO, entre otros) en el

nivel Nacional.

Registro y f lujo de información (inoportuno - baja calidad) en todos los niveles.

Falta de una visión integral en el uso de herramientas y líneas de acción para hacer más

eficiente y efectivo el Sistema de Monitoreo y Evaluación de la Gestión Institucional.

Bajo nivel de acompañamiento en asistencia técnica a Nivel Nacional y Regionales, para

que a su vez las metodologias sean aplicadas en los cetros zonales.

Información recibida es

inoportuna, incompleta y

de baja calidad.

X X


EVALUACION Y MONITOREO






Dirección Regional


11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

Objetivo: Relaciona todas las características y eventos relacionados con los activos de información, que no fueron valoradas correctamente Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Tecnología, en el nivel Regional Coordinador Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Durante el segundo trimestre del 2013 se finalizó el diligenciamiento y consolidación de la matriz de activos de información de la regional Valle y centro zonales, se obtuvo un total de 837 activos de información a los cuales se les incluyeron los controles requeridos por cada tipo de activo según la norma ISO 27002. Esta información fue retroalimentada y validada por la líder de SGSI de la Sede Nacional que apoya la regional Valle. Posteriormente se realizó reunión telefónica con la participacion de la líder SGSI de la sede nacional, la profesional EPICO y los ingenieros regionales, en esta reunión se solicitó a los ingenieros regionales la incorporación de los activos tipo HW entre ellos los servidores para que luego se puedan integrar al listado de los activos que se le analizaran los riesgos de SGSI, desagregar el levantamiento de activos por CZ y la Regional cada uno en un archivo Excel individual para que posteriormente se entregue a los coordinadores de los CZ y se le haga su respectiva retroalimentación. Se generó acta de reunión y se dio por finalizada la etapa del levantamiento de activos de información en la regional Valle. En Comité Estratégico se realizó presentación de la matriz de activos de información definitiva de forma general. Se define como compromiso para esta entrada remitir a cada grupo y centro zonal la matriz definitiva vía correo electrónico, con el fin de que sea socializada y estudiada por el personal de cada Grupo y Centro zonal. Fecha 9 de Agosto de 2013. Es importante mencionar que realizada consulta a la Ing. Yubelly Monroy, líder del SGSI sobre los fundamentos técnicos y metodológicos para el análisis de la presente entrada, informa que se pueden tomar en consideración aquellos aspectos que se tiene conocimiento desde la Regional requieren su intervención. Con este concepto, más sumado al anterior Mapa de Riesgos del SGSI, se hace el llamado a los participantes del Comité Estratégico de Revisión por la Dirección de los siguientes aspectos:

Vulnerabilidades encontradas

Tipo de Vulnerabilidades

Tratamiento a las Vulnerabilidades






Dirección Regional


Insuficientes pruebas Hardware - Software Las actividades de seguimiento, monitoreo, pruebas de hacking ético han arrojado que todavía es necesario fortalecer el eslabón de Seguridad de la Información de los Usuarios. Es por ello que en anteriores entradas se tienen dos decisiones al respecto: que el Comité determine si se pueden asignar líderes que apoyen y dinamicen los temas del SGSI. De otro lado, es necesario también que el equipo de la oficina TIC continúe socializando permanentemente los temas del SGSI, así como pruebas para con los usuarios que permitan fortalece la cultura hacia las buenas prácticas de Seguridad de la Información

Acceso no Autorizado, por debilidad en el Control de Acceso

Infraestructura

En lo que respecta a los Accesos no autorizados por controles de acceso inadecuados, los CZs, y el edificio de la Regional cuentan con centros de datos, también conocidos como cuartos técnicos, los cuales cuentan con puerta con chapa y llave. En la vigencia 2012 se definió el formato para tener un registro de los ingresos a estos centros de datos. De igual manera se generó comunicado al Grupo Administrativo con los aspectos que se deben fortalecer en estos centros de datos: Instalación de Aires acondicionados que según lo informado por el Grupo Administrativo se está llevando a cabo actualmente. Verificación de las adecuadas condiciones de las puertas y sus chapas. Se recomienda que el Grupo Administrativo levante diagnóstico para establecer la intervención /reparación de estas chapas.

Respecto al primer riesgo las actividades de seguimiento, monitoreo, pruebas de hacking ético han arrojado que todavía es necesario fortalecer el eslabón de Seguridad de la Información de los Usuarios. Es por ello que en anteriores entradas se tienen dos decisiones al respecto: que el Comité determine si se pueden asignar líderes que apoyen y dinamicen los temas del SGSI. De otro lado, es necesario también que el equipo de la oficina TIC continúe socializando permanentemente los temas del SGSI, así como pruebas para con los usuarios que permitan fortalece la cultura hacia las buenas prácticas de Seguridad de la Información. En lo que respecta a los Accesos no autorizados por controles de acceso inadecuados, los CZs, y el edificio de la Regional cuentan con centros de datos, también conocidos como cuartos técnicos, los cuales cuentan con puerta con chapa y llave. En la vigencia 2012 se definió el formato para tener un registro de los ingresos a estos centros de datos. De igual manera se generó comunicado al Grupo Administrativo con los aspectos que se deben fortalecer en estos centros de datos:






Dirección Regional


Instalación de Aires acondicionados que según lo informado por el Grupo Administrativo se está llevando a cabo actualmente. Verificación de las adecuadas condiciones de las puertas y sus chapas. Se recomienda que el Grupo Administrativo levante diagnóstico para establecer la intervención /reparación de estas chapas.

Vulnerabilidades encontradas

Tipo de Vulnerabilidades

Tratamiento a las Vulnerabilidades

Acceso no Autorizado por punto de Red no Protegido

Infraestructura

Es necesario que se realice el levantamiento de planos sobre las redes Lan de la Regional y CZs para tener una adecuada administración de estos puntos

Robo por control de Acceso Inadecuado (físico)

Infraestructura

Respecto al servicio de vigilancia, relacionado directamente con el Robo por Control de Acceso Inadecuado, para el Grupo Administrativo es pertinente tomar la decisión respecto a que en las condiciones para la contratación del servicio de vigilancia se analice la pertinencia de adicionar el servicio de Circuito Cerrado de Televisión y mecanismos de control de acceso para los CZs más grandes y/o aquellos en los que se han presentado vulneraciones

Respecto a estos riesgos es importante observar que los Data Center tienen control de acceso (puertas con llave), pero se hace necesario que el Grupo Administrativo como líder de Infraestructura de la Regional logre determinar un diagnóstico definitivo y de ser necesario la intervención de estos centros de datos. De igual manera es necesario que se realice el levantamiento de planos sobre las redes Lan de la Regional y CZs para tener una adecuada administración de estos puntos. Respecto al servicio de vigilancia, relacionado directamente con el Robo por Control de Acceso Inadecuado, para el Grupo Administrativo es pertinente tomar la decisión respecto a que en las condiciones para la contratación del servicio de vigilancia se analice la pertinencia de adicionar el servicio de Circuito Cerrado de Televisión y mecanismos de control de acceso para los CZs más grandes y/o aquellos en los que se han presentado vulneraciones.






Dirección Regional


12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO Meta: 50% Resultado del periodo: acumulado primer semestre: 83,5%.

Análisis: el resultado para este primer semestre es satisfactorio puesto que se encuentra en estado óptimo con un porcentaje de cumplimiento del 83.5% donde en los primeros seis meses del año se ha socializado y capacitado en los siguientes temas: Capacitación en manejo de extintores Socialización plan de emergencias. Riesgo publico Identificación de riesgos Posturas y cargas Capacitación en investigación de accidentes de trabajo al grupo del COPASO Capacitación resolución 1401 De igual manera se desarrollaron jornadas de salud. Toma de examen de tamizaje Salud oral Analizador cuántico Jornada de podología Examen homeopático

Jornadas de capacitación en los siguientes temas: Capacitación síndrome del burnout Autoestima Primero esto yo Aprender a decir no Entrenamiento asertivo

Punto(s) Crítico(s): No se cuenta con una metodología o instructivo para el desarrollo de la estrategia de información a

visitantes, colaboradores y proveedores sobre las rutas de evacuación, identificación de riesgos dentro de la institución.






Dirección Regional


MPA1-P1-10 Frecuencia de accidentes de trabajo Meta: -5% Resultado del periodo: Acumulado 160%

Análisis: En el transcurso del segundo semestre del año 2013 se han reportado 15 accidentes laborales, por lo cual la regional valle en el indicador disminución de accidentes de trabajo está en estado crítico. El indicador en el periodo del año anterior para el mismo corte presentó 6 accidentes laborales. En el análisis de la accidentalidad del primer semestre, se evidenció que varios de los reportes realizados no constituyen un accidente laboral sino un incidente, motivo por el cual se observa el incremento en la cantidad de accidentes. A partir de este diagnóstico, en el mes de junio, se realizó capacitación al grupo investigador de la regional en investigación de accidentes de trabajo y en resolución 1401/07, reforzando las diferencias entre accidentes y incidentes laborales. Así mismo, se inicio estrategia de comunicación a través del envió Tip´s informando la diferenciación entre accidente he incidente.

Puntos Críticos: En el análisis de la accidentalidad en el primer semestre del año se evidencia que parte de los

casos reportados como accidentes no son accidentes sino Incidentes de trabajo ya que los colaboradores están reportando todo como AT.

Falta de mantenimiento a la infraestructura como son (ausencia de pasamanos, gradas con antideslizantes)

0

1 1

0

3

1 1 1

0

4

6

3

0

1

2

3

4

5

6

7


AT 2012

AT 2013






Dirección Regional


MPA1-P1-11 Frecuencia de ausentismo Meta: -2% Resultado Acumulado 5%

Análisis: el indicador de disminución de la frecuencia de ausentismo para el primer semestre del año 2013, se encuentra en estado crítico ya que la meta es del -2% y la regional está en el 5%. La mayoría de los casos de ausentismo se presentan por enfermedad general entre ellos, laringitis, sinusitis, amigdalitis, cólera no especificado, migraña, lesiones en miembros inferiores, algunos casos por depresión y ocasionados por AT entre otros. En el segundo semestre del 2013 se registraron 191 casos de ausentismo siendo MAYO el de mayor índice con 39 casos y MARZO el de menor índice con 21 casos.

Puntos críticos: Las incapacidades no llegan oportunamente, lo que puede generar que algunas queden sin

registrar en el mes, dado a que los Informes se deben reportar los primeros días de cada mes y estos no pueden ser ajustado.

CANTIDAD DE FUNCIONARIOS DE LA REGIONAL VALLE INCAPACITADOS POR CENTRO ZONAL DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2013

CENTRO ZONAL / DEPENDENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL %

C.Z. BUENAVENTURA 1 0 0 0 0 2 3 0.824%

C.Z. BUGA 0 1 1 1 0 1 4 1.098%

C.Z. CENTRO 3 4 3 1 8 3 22 6.043%

C.Z. JAMUNDI 0 0 0 0 0 0 0 0%

C.Z. LADERA 1 0 0 0 0 0 1 0.274%

C.Z. CARTAGO 0 0 0 5 0 0 5 1.373%

C.Z. NORORIENTAL 4 0 2 3 4 0 13 3.571%

C.Z. PALMIRA 6 6 4 5 6 4 31 8.493%

C.Z. ROLDANILLO 0 0 1 1 1 0 3 0.824%

C.Z. SEVILLA 0 0 0 1 1 1 3 0.824%

C.Z. SUR 0 0 0 1 2 1 4 1.098%

C.Z. SURORIENTAL 1 3 0 5 6 3 18 4,945%






Dirección Regional


C.Z. TULUA 0 0 0 3 0 3 6 1.648%

C.Z. YUMBO 6 2 1 1 1 3 14 3.846%

DIRECCION REGIONAL 0 1 0 1 1 0 3 0.824%

GRUPO ADMINISTRATIVO 2 6 2 2 1 1 14 3.846%

GRUPO DE PROTECCION 0 0 3 1 3 1 8 2.197%

GRUPO DE PREVENCION 0 0 0 0 0 0 0 0%

GRUPO COMUNICACIONES 0 0 0 1 1 0 2 0.549%

GRUPO FINANCIERO 0 1 0 0 0 0 1 0.274%

GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS 0 0 0 0 0 0 0 0%

GRUPO JURIDICO 1 1 1 1 1 0 5 1.373%

TOTAL GENERAL 25 25 18 33 36 23 160

Disminución de la frecuencia de ausentismo 2013






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CANTIDAD MAS ALTA DE PERSONAS INCAPACITADAS POR ENFERMEDAD GENERAL

(CZ Palmira)

3

5

3

31

1

3

22

13 14

1

14

18

4 5

4

8

6

3 2

0

5

10

15

20

25

30

35






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En el primer semestre del año 2013 queda en evidencia que en el centro zonal PALMIRA se está generando el mayor número de incapacidades por enfermedad general. Esta situación genera al interior del centro zonal, sobrecarga laboral, para el resto de colaboradores los cuales les está tocando cubrir las funciones de los servidores públicos incapacitados. Por esta razón, se debe programar realizar intervención por parte de medicina preventiva del ICBF.

CENTRO ZONAL CENTRO

6

6

4 5

6

4

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

3

4

3 1

8

3

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO






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El centro zonal centro está en el segundo lugar lo cual indica que se le debe realizar intervención por intermedio de medicina preventiva.






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13. Estado de la investigación de accidentes

De los (15) accidentes laborales que se han presentado en la Regional Valle durante este primer semestre a todos se les ha realizado su respectiva investigación y se les ha generado recomendaciones identificando las causas básicas y causas inmediatas, generando solicitud de intervención al área encargada bien sea de nivel de infraestructura o equipos de oficina. De los accidentes laborales que se han presentado en este primer semestre el más representativo es el de la doctora MIRYAM QUINTERO, coordinadora del centro zonal Palmira se realiza visita a colaboradora con acompañamiento del fisioterapeuta del Centro de Excelencia de Positiva Ergos Health Julián Andrés Chica Duque, quien realiza la valoración y recomendaciones. Paciente que sufre caída el 23 de Abril de 2013 de su propia altura con trauma en pierna derecha que ocasiona fractura de maléolo medial y lateral de tobillo derecho. Se maneja con inmovilización cerrada con yeso circular pues la fractura no estaba desplazada. Ya le retiraron el yeso, actualmente en fisioterapia 7/20 ss., incapacitada hasta el 11 de Agosto de 2013 y control médico el 12 de Agosto con Dr. Serpa y el 17 de Agosto con Dr. Saavedra (ortopedista).

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

El COPASO de la regional Valle realiza sus reuniones el tercer miércoles de cada mes, en el cual se tratan temas relacionados con: incapacidades, denuncias de colaboradores, acosos. En el mes de febrero de 2013 se socializo el plan de trabajo de la ARL para desarrollar en el 2013 En marzo se realizó capacitación en resolución 1401, investigación de accidentes y se entregó material de la ARL POSIUTIVA. En el mes de abril se socializaron las incapacidades mayores a 60 días, caso de amenazas, traslados de colaboradores. En el mes de mayo se realizó análisis de los casos reportados por los centros zonales, revisión del indicador de disminución de accidentes laborales se comparó los accidentes de 2012 con los del 2013. En junio se socializaron los trece accidentes que se han presentado en la regional valle en el primer semestre del año 2013.






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15. Desempeño y efectividad del SGSI

A continuación se describen algunas de las actividades realizadas por parte de la oficina TIC que contribuyen al fortalecimiento del desempeño y efectividad de los Controles del SGSI: Durante el periodo del actual reporte se finalizó la etapa del levantamiento de activos de información en la cual se definieron controles requeridos por cada tipo de activo según la norma ISO 27002, se incluyó información en la matriz de activos cuales controles de la norma se encuentran implementados parcial o totalmente y cuales están pendientes por implementación. Para la implementación de los controles pendientes se requiere finalizar la etapa de análisis de riesgos a los activos de información, para la cual todavía no se ha recibido en el nivel regional directriz definitiva por parte de los líderes del SGSI del nivel Nacional. Se han realizado un total 18 actividades de sensibilización respecto diferentes temas relacionados con el eje de seguridad en la regional y centros zonales, en dichas sensibilizaciones han participado aproximadamente 470 funcionario de la regional. Para la realización de estas actividades se utilizan presentaciones y videos de sensibilización de seguridad de la información. Entre los temas socializados durante las sensibilizaciones están: Concepto de seguridad de la información, Triada de Seguridad de la información CID y su clasificación, Concepto SGSI-ICBF, La política de SGSI de ICBF, Que es un activo de información , cuales son los tipos de activos de información que existen, se han entregado TIPs de seguridad respecto a adecuado uso de tomas eléctricas reguladas, adecuado uso y medios de contacto con la mesa de servicio, estrategia de escritorio limpio, recomendaciones de seguridad para expedientes, como aplicar las políticas de seguridad, seguridad para medios de almacenamiento extraíbles, que es la fuga de información y como evitarla, la importancia de bloquear la sesión cuando se desatiende el equipo de cómputo, el adecuado uso y creación de contraseñas fuertes, adecuado uso de cuantas de usuario, correo electrónico, internet, los recursos tecnológicos que presta la entidad, concepto de Phising. Durante la Feria EPICO se realizó una representación actuada de los comportamientos sin postura de seguridad que se ha identificado los usuarios presentan con mayor frecuencia entre estos comportamiento están el no registro de ingreso de Activos Tecnológicos a CZ y Regional Portátiles Ipads, No portar Carnet, el Uso de contraseñas Generica Icbf 2020 - Icbf2012 -Icbf 2013, Dar a conocer la contraseña, Guarda información en escritorio del PC, Enviar comunicaciones a personas no interesadas, Enviar correos Spam, Dejar la estación sin bloquear y desatendida. Adicionalmente se presentaron videos de comportamientos inseguros identificados en la entidad. La actividad tuvo muy buena acogida entre los asistentes a la feria. PROCESO: GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF MPA6-05 Análisis: Es importante observar que el indicador presenta una mejora respecto al anterior corte, por cuanto se encontraba en un 79% (rango de riesgo) y pasó al 86% (rango Optimo). El indicador presentó






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importantes cambios por cuanto le fueron adicionados nuevos aplicativos y Sistemas de Información que anteriormente no eran considerados para su análisis, novedad que se conoció tan sólo cuando se recibió el Tablero de control en mayo con su nueva hoja de vida. Dada esta novedad, y la inclusión de nuevos aplicativos y sistemas de información como referentes de medición se elevaron las respectivas consultas al nivel nacional para conocer por cada aplicativo aquellos usuarios que representaron el mayor impacto negativo en el indicador. Fue así como se logró generar alerta a los Grupos en el caso de la anterior medición del primer trimestre: Administrativo: pues en el ERP se encontraron usuarios que no hicieron uso durante el anterior corte y sobre lo cual se remitió oportuna alerta para la toma de decisiones, tal es el caso de: JUSTINO SINISTERRA SINISTERRA, VIVIANA ANDREA MUÑOZ MARIN, DAVID GUILLERMO MARTINEZ VILLA. Estos usuarios fueron desactivados y para el corte de junio no impactaron al indicador negativamente. Jurídico: se les remitió también alerta indicando los usuarios que no utilizaron el aplicativo SIJA:

Jose Luis Cabezas Cortes [email protected]

Sandra Milena Florez Penilla [email protected]

Edwin David Pena Gil [email protected]

Esperanza Claudia Bravo [email protected]

Janeth Eloisa Osorio Rosas [email protected]

PAULA ANDREA ZAMORA URRUTIA [email protected]

Claudia Andrea Perez Trujillo [email protected]

LUIS EDUARDO BEJARANO VALENCIA [email protected]

Para el corte de junio de 2013 estos usuarios alcanzaron a impactar el indicador negativamente. Por lo cual se recomienda al Comité la toma de decisión respecto a la documentación de Acción Correctiva. De igual manera se remitió la relación de usuarios de SIM que no realizaron uso con el detalle de los antecedentes de no uso a cada uno los usuarios por dependencia de los Coordinadores de Grupo y Líderes de proceso. Con esta alerta los Coordinadores solicitaron ante la Mesa Informática de Soluciones tanto la desactivación como el cambio de perfil de algunos usuarios. Lo que incide positivamente en que el indicador haya logrado un resultado superior al anterior en 7 puntos, y que se superara el rango Riesgo y se llegara al Rango Optimo. Es positivo destacar que la existencia del indicador induce a la revisión periódica de usuarios, para su toma de decisiones. Un aspecto que sería muy positivo se lograra fortalecer es que se remita la información con mayor oportunidad a la Regional, y que se remita detalladamente la relación de usuarios que no hacen uso de los sistemas de información y que impactan el resultado de forma negativa, pues siempre se tiene que solicitar esta información. El cálculo del indicador de uso de herramientas informáticas en la regional Valle se realizó teniendo en cuenta los siguientes datos:














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USUARIOS PROGRAMADO USADO

SIM 441 403

ERP 9 7

KACTUS 9 9

SIJA 10 1

CUENTAME 28 28


1. Los Coordinadores de Grupo y Centros zonales beben realizar el monitoreo constante de los usuarios creados en el SIM y tomar las medidas pertinentes de Actualización de perfil o desactivación de cuentas de usuario a aquellos que no hacen uso de la herramienta informática. En este sentido es pertinente que entre los requisitos y protocolos que se tienen definidos para el caso de retiros de la entidad, desde Gestión Humana se pueden liderar listas de chequeo para visibilizar los principales requisitos a considerar en los casos de traslados y/o retiros de las personas. Entre los cuales es fundamental incluir el tema de cuentas de usuarios en los diferentes aplicativos.

2. Desde la oficina de Tecnología se continúa realizando la socialización del reporte del indicador con l@s Coordinador@s y Líderes de procesos, para la toma de decisiones en cuanto a actualización o desactivación de usuarios.






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Acciones Realizadas: Se genera reporte de usuarios SIM y se envía por correo eléctrico a l@s Coordinador@s de Grupo, de Centros Zonales y Profesionales Líderes de Procesos, quienes verifican y reportan los cambios necesarios ante la Mesa Informática de Soluciones MIS. Efectivamente se visualiza un incremento en el valor del indicador 86%, lo cual demuestra que fueron efectivas las acciones realizadas por parte de las Coordinador@s y Profesionales Líderes, como también se supera el valor de meta esperada para el trimestre evaluado.






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16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

Se ha recibido con beneplácito la información respecto a que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información se ha fortalecido a nivel Nacional con la asignación de dos Ingenieras adicionales. Con esta asignación adicional se tiene la expectativa de contar con la adecuada línea técnica para la implementación del citado Sistema de Gestión. Si bien, actualmente se tiene definido que en la Regional, los Ingenieros de la oficina TIC hacen parte del equipo implementador, es indispensable y fundamental recibir adecuados lineamientos técnicos. En la vigencia 2012 se remitió al Director de Tecnología y al Subdirector de Mejoramiento Organizacional la propuesta para formalizar y oficializar el formato para control de accesos a Centros de Datos. Esta propuesta de mejora se contextualiza así: Control de Acceso a los Centros de Datos de la Regional En todos los Centros de Datos de la Regional se tiene ubicado el formato de control para registrar las novedades de ingreso a estos sitios. Este formato (Ver imagen a continuación) fue socializado a través de memorando a los Ingenieros de la oficina TIC para su aplicación.

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

REGIONAL VALLE DEL CAUCA

GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS


CONTROL ACCESO AREAS RESTRINGIDAS: SEMANA DEL AL DE DE 2012

PISO 4: CUARTO TECNICOEQUIPOS DEL AREA

FECHA DE INGRESO NOMBRE FUNCIONAR/ DEPENDENCIA/ TABLERO DE AIRE HORA DE FIRMA Vo. Bo. ACTIVIDAD OBSERVACIONES

DIA MES AÑO HORA CONTRATISTA EMPRESA CONTROL ACONDIC SALIDA VISITANTE RESPONSABLE EFECTUADA

NOMENCLATURA PARA LA ACTIVIDAD EFECTUADA: 1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

3 REVISION Y/O OPERACION NORMAL DEL EQUIPO

4 OTRA






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Control de Acceso a los Centros de Datos de los Centros Zonales Se remitió mediante memorando a los Coordinadores de los CZs, formato para implementación respecto a control de Acceso a los Centros de Datos. El formato que se aplica en los Centros zonales, a continuación se muestra:

Dado que esta propuesta se remitió al nivel Nacional en 2012, sin recibir respuesta, se establecerá compromiso para reiterar esta recomendación a la Ingeniera Yubelly Monroy, líder del eje, buscando contribuir a la mejora del desempeño del SGSI. Es pertinente ser concluyentes en la fase en la que se encuentra actualmente el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, ubica a la entidad en el lugar en que se tiene mucho por hacer. Luego, para ir enrutando gradualmente los retos a los que se apuntarán en esta fase del SGSI, se puede mencionar en este ejercicio de Revisión por Dirección inicialmente dos aspectos uno de Infraestructura y otro de Cultura. Los Centros de Datos tanto del edificio de la Regional, como de las sedes de los Centros Zonales requieren una dotación completa en cuanto a:

Aires Acondicionados: algunos Centros de Datos no cuentan con este servicio, otros lugares si bien lo tienen presentan fallos y situaciones que conllevan a que se cuente con contrato de

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

REGIONAL VALLE DEL CAUCA

GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS


CONTROL ACCESO AREAS RESTRINGIDAS: SEMANA DEL AL DE DE 2012

CENTRO DE DATOS DEL CENTRO ZONAL _______________________________________EQUIPOS DEL AREA

FECHA DE INGRESO NOMBRE FUNCIONAR/ DEPENDENCIA/ TABLERO DE AIRE HORA DE FIRMA Vo. Bo. ACTIVIDAD OBSERVACIONES

DIA MES AÑO HORA CONTRATISTA EMPRESA CONTROL ACONDIC SALIDA VISITANTE RESPONSABLE EFECTUADA

NOMENCLATURA PARA LA ACTIVIDAD EFECTUADA: 1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO

2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

3 REVISION Y/O OPERACION NORMAL DEL EQUIPO

4 OTRA






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mantenimiento.

Condiciones de Seguridad: es necesario dotar con puerta y cerradura los centros de datos. No todos lo tienen. Del mismo modo, por las condiciones de los Centros Zonales, algunos centros de datos tienen otros usos paralelamente: archivo, almacenamiento de insumos varios. De tal manera que en la medida que la sede del Centro Zonal cuente con los espacios suficientes para todas y cada una de las necesidades propias del ejercicio zonal, se mitigará la utilización del Centro de Datos para fines diferente a lo establecido.

Sobre esta oportunidad de mejora, la Dirección de Información y Tecnología ha informado mediante correo recibido el 20-feb-2013, lo siguiente: “De: Luz Mireya Naranjo Barrera Enviado el: miércoles, 20 de febrero de 2013 0:02 Para: Ingenierosoporteicbf CC: Jorge Eliecer Ramírez Murillo; Leonardo Ordonez Carrascal; Robert Eduardo Gutierrez Guerrero; Adolfo de Francisco Serpa; Myrian Janeth Cano Perez; Coordinadores de Planeación y Sistemas Asunto: RE: AIRES ACONDICIONADOS CUARTOS TÉCNICOS

Ingenieros buenas noches, En aras de adelantar un “plan de choque” para proteger los equipos de los cuartos de sistemas, toda vez que así se protege la información del ICBF, el Grupo de Infraestructura ha solicitado apoyo a la Subdirección de Recursos Tecnológicos, para adelantar el inventario de la existencia y estado de los aires acondicionados de los cuartos de sistemas, por lo cual agradecemos su gestión para diligenciar los campos de la matriz adjunta, en la cual, si requieren alguna observación adicional pueden adjuntar una columna en la parte derecha y anotar lo pendiente. La información requerida es con respecto a las sedes donde se albergan funcionarios del ICBF: regionales, centros zonales, unidades locales, etc., donde tengamos cuartos de sistemas en uso exclusivo del ICBF, de cada Regional. El envío de la información debe ser enviada al correo [email protected] y [email protected] , con fecha límite 25 de febrero de 2012. Cordialmente, LUZ MIREYA NARANJO BARRERA Líder Ingenieros Regionales Líder LYNC Server y Repuestos Parque Computacional ICBF SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS TECNOLOGICOS

ICBF Sede de la Dirección General Av. Cra. 68 No. 64C-75 - Bogotá Tel:. 4377630 y Ext. 101292 Cel. 3188133007








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Asignación de Recursos para los procesos de Sensibilización: es necesario contar con recursos para la realización de actividades y eventos del SGSI. En la Seguridad de la Información el eslabón más débil es el usuario, por lo cual es pertinente focalizar en esta fase, esfuerzos hacia el fortalecimiento de las buenas prácticas de seguridad de la Información por parte de los usuarios. En este sentido, la entidad ha dado pasos a través de estrategias “virtualizadas”: miércoles de Seguridad de la Información, cursos virtuales en el SGSI. A su vez la Regional a través de los Ingenieros de la Oficina TIC, ha buscado estar a la altura mediante el envío de correos con tips y pautas de seguridad, la intervención en Comités Estratégicos y reuniones de los Grupos y Centros Zonales. Sin embargo, se establece como una recomendación fundamental para el SGSI la necesidad de asignar recursos para la realización de jornadas de sensibilización en este eje. Debido a que esta necesidad ya fue expuesta ante el nivel nacional en videoconferencia, se establecerá la posibilidad de manejo a través de los recursos asignados actualmente a la Regional.






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17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

En el desarrollo del comité estratégico ampliado de dirección, durante el cual se realizó la revisión al sistema integrado de gestión SIGE correspondiente al primer semestre del año 2013, mediante la información del tablero del control se realizó el ejercicio de relacionamiento de nuestros objetivos del sistema integrado y la información del desempeño del mismo en sus cuatro ejes. Como actividad de cierre, se hace análisis de la contribución que cada proceso hace al cumplimiento de los objetivos de la organización según la siguiente asociación entre Objetivo SIGE e Indicador

Nombre objetivo SIGECódigo del

IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance

Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la

Primera InfanciaE-01

Número de niños y Niñas con Atención Integra l a

la Primera Infancia32.653 30.011 32.653 30.011 92%



Numero de niños y niñas atendidos en Hogares

Comunitarios de Bienestar -HCB Fami l iares ,

Fami , Grupal y en Establecimientos de

Reclus ión y otras formas de atención.

76.518 75.353 76.218 75.353 98%



Número de nuevos Agentes Educativos

vinculados a procesos de formación en el

modelo de atención Integra l .

1.200 49 1.200 49 4%



Número de niños y niñas en primera infancia

con va loración y seguimiento nutricional32.653 30.011 32.653 30.011 92%


Primera InfanciaMPM1-01

Cupos trans i tados a esquemas de atención

integra l0 0 0 0 0%



Numero de niños y niñas entre 6 meses a 4 años

11 meses de edad beneficiados con el Programa

- DIA-

40.259 40.259 40.259 40.259 100%



Unidades de atención beneficiarias de la

implementación de la Estrategia Fiesta de la

Lectura.

100% 0 0 NA



Niños y niñas atendidos integra lmente cuyos

padres o cuidadores han as is tido a jornadas de

sens ibi l i zación

32.653 0 0 NA



Niños y niñas de la Red Unidos con Atencion

Integra l a la Primera Infancia (AIPI)100% 0 0 NA



Niños y niñas de la Red Unidos atendidos en

modal idades HCB fami l iares , FAMI, grupales ,

DIA y otras formas de atención.

100% 0 0 NA



Número de niños y niñas víctimas de confl icto

armado atendidos en las di fentes modal idades

de atención a la primera infancia .

9.444 0 0 5.706 60%



Agentes Educativos formados con la Estrategia

Fiesta de la Lectura491 0 0 NA



Madres trans i tadas a esquemas de atención

integra l100% 0 0 0% 0%



Porcentaje de cumpl imiento de la actual ización

de datos de unidades de Servicio y beneficiarios

para la Dirección de Primera Infancia

100% 0 0 NA

Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a

los niños , niñas y adolescentesE-05

Niños , niñas y adolescentes vinculados a

programas de prevención (reclutamiento,

gestación de adolescentes , uso del tiempo l ibre

y procesos de participación)

12.950 0 12.950 0 0%



Niños , niñas y adolescentes atendidos por el

Programa de Al imentacion Escolar 363.918 360.193 363.918 360.193 99%


los niños , niñas y adolescentesMPM2-01

Niños , niñas y adolescentes en s i tuación de

desplazamiento atendidos por el Programa de

Al imentacion Escolar

100 100 100 100 100%



Días promedio de atención del Programa de

Al imentación Escolar130 89 82 89 68%



Encuentros vivencia les real izados por el

Programa de Promoción y Prevención para la

Protección Integra l de los niños , niñas y

adolescentes "Generaciones con Bienestar"

30.360 0 0 NA





para la Dirección de Niñez y Adolescencia

100% 0 0 NA






Dirección Regional




Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas E-12Fami l ias beneficiadas por el programa

"Fami l ias con bienestar"12.435 0 12.435 0 0%

Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-01Fami l ias de Red Unidos beneficiadas por el

programa "Fami l ias con bienestar"8.630 0 0 NR 0%

Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-02

Fami l ias Victimas , PARD, Vulnerables

beneficiadas por el programa "Fami l ias con

bienestar"

3.805 0 0 0% 0%

Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-03Fami l ias indígenas atendidas por el proyecto

forta lecimiento a fami l ias de grupos étnicos100% 0 0 0% 0%


Fami l ias de comunidades negras atendidas por

el proyecto forta lecimiento a fami l ias de grupos

etnicos

100% 0 0 0% 0%

Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-05Fami l ias ra iza les atendidas por el proyecto

forta lecimiento a fami l ias de grupos etnicos100% 0 0 0% 0%

Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-06Fami l ias Rrom atendidas por el proyecto

forta lecimiento a fami l ias de grupos étnicos100% 0 0 0% 0%


Fami l ias palenqueras atendidas por el

proyecto forta lecimiento a fami l ias de grupos

étnicos

100% 0 0 0% 0%

Lograr una organización apreciada por los

colombianos que aprende orientada a resultadosMPM3-09



para la Dirección de Fami l ia y Comunidades

100% 0 0 NA



Niños y niñas reportados a l Sis tema de

Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI

(excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores

de 5 años) con desnutrición aguda que

mejoraron su estado Nutricional .

80% 0 0 NA



Niños y niñas que mejoraron su estado

Nutricional que se encuentran en la modal idad

Recuperación Nutricional con Enfoque

Comunitario - RNEC

80% 0 0 NA



Niños de 0-2 años reportados a l Sis tema de

Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes a l

programa FAMI, con desnutrición global que

mejoran su estado nutricional .

0% 0 0 NA



Niños y niñas menores de 5 años atendidos por

el programa de recuperación nutricional

ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo

que mejoran su estado nutricional

0% 0 0 NA



Niños y niñas desplazados reportados a l

Sis tema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI -

HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y

mayores de 5 años) con desnutrición aguda que

mejoraron su estado Nutricional .

0% 0 0 NA



Niños y Niñas reportados a l Sis tema de

Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB

(excluyendo FAMI, menores de 2 años) que

permanecieron con Obes idad

0% 0 0 NA





para la Dirección Nutrición

100% 0 0 NA






Dirección Regional






Porcentaje de niños , niñas , adolescentes y

jóvenes vinculados a procesos de formación.100% 27 27 100% 100%



Porcentaje de niños , niñas y adolescentes que

reingresan al proceso de restablecimiento de

derechos

0% 12 4.239 0% 0%



Porcentaje de niños , niñas y adolescentes

menores de 18 años en protección con auto de

apertura de investigación con s i tuación legal

definida en 120 días o menos

100% 2.656 2.716 98% 98%




adoptabi l idad en fi rme, SIN caracterís ticas

especia les presentados a comité de

adopciones , con fami l ia as ignada

100% 13 13 100% 100%




adoptabi l idad en fi rme, CON caracterís ticas y

neces idades especia les y pos ibi l idad de

adopción presentados a comité de adopciones ,

con fami l ia as ignada

36% 184 425 43% 120%



Niños , niñas y adolescentes que a parti r de la

fecha de sentencia de adopción en fi rme,

cumplen con el número de informes de

seguimientos post adopción en el periodo

establecido

100% 556 658 84% 84%



Porcentaje de Niños , niñas y adolescente

víctimas del desplazamiento forzado con

proceso de restablecimiento de derechos por

vulneraciones adicionales a l desplazamiento.

0% 14 704 2% 2%


los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-01

Porcentaje de niños , niñas y adolescentes en

PARD ubicados en la modal idad del hogar

susti tuto con permanencia mayor a 12 meses

0% 50 102 49% 49%



Porcentaje Niños , niñas y adolescentes

ubicados en la modal idad medio Insti tucional

Internado con más de doce meses de

permanencia .

0% 75 230 33% 33%



Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con

auto de apertura de investigación que l levan

entre 121 y 180 días s in s i tuación lega l definida

0% 7 1.331 1% 1%



Porcentaje Niños , niñas y adolescentes con auto

de apertura de investigación que l levan más de

180 días s in s i tuación lega l definida

0% 0 1.331 0% 0%



Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años

con s i tuación legal definida en menos de 6

meses

100% 1.347 1.368 98% 98%



Porcentaje niños , niñas menores de 6 años que

reingresan al proceso de restablecimiento de

derechos

0% 1 915 0% 0%



Niños y niñas menores de 6 años en s i tuación

de adoptabi l idad en fi rme, SIN caracterís ticas y

neces idades especia les presentados a comité

de adopciones , con fami l ia as ignada

100% 11 11 100% 100%



Niños y niñas menores de 6 años en s i tuación

de adoptabi l idad en fi rme, CON caracterís ticas y

neces idades especia les y pos ibi l idad de

adopción presentados a comité de adopciones ,

con fami l ia as ignada

36% 62 73 85% 236%



Reiteración del del i to en el Sis tema de

Responsabi l idad Penal para Adolescentes .0% 97 1.072 9% 9%






Dirección Regional





colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-01 Eficiencia ejecución presupuesta l compromisos 100% 90% 78% 116% 116%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-02 Eficiencia ejecución presupuesta l obl igaciones 100% 0 0 135% 135%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-05 Ejecución de metas socia les 100% 514.542 580.971 89% 89%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-07 Beneficiarios Focal izados 100% 0 0 NA


colombianos que aprende orientada a resultadosMPE2-01 % de Acciones correctivas y preventivas eficaces 75% 16 26 62% 82%

Promover y adoptar mejores prácticas ambienta les

por parte de los colaboradores en desarrol lo de sus

actividades y de los a l iados y beneficiarios en

ejecución de los servicios

MPE2-02

Agentes educativos (madres comunitarias ,

maestras jardineras , operadores)

sens ibi l i zados en Mejores Prácticas

Ambienta les del ICBF

10% 246 2.953 8% 83%

Prevenir la materia l i zación de los riesgos mediante

el forta lecimiento de la gestión de los riesgos , su

monitoreo y eva luación

MPE2-03 % de riesgos controlados 100% 14 15 93% 93%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPE2-04

Porcentaje de avance de la ruta de

implementación y mantenimiento del Sis tema

Integrado de Gestión

100% 0 0 83% 83%


colombianos que aprende orientada a resultadosE-29

Número de municipios con as is tencia técnica

del ICBF en la formulación de Pol íticas

di ferencia les en favor de niños , niñas y

adolescentes .

26 28 26 28 108%


colombianos que aprende orientada a resultadosE-31

Número de Municipios con los Consejos

Municipa les de Pol ítica Socia l monitoreados 42 42 42 42 100%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-03 Ejecución de PAC 100% 103.408 123.043 84% 84%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P4-02 Liquidación de Contratos 100% 696 891 78% 78%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión 100% 651 776 84% 84%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P6-06

Porcentaje de los recursos contratados ,

reportados en plan compras y contratación100% 232.302.311.217 240.302.375.498 97% 97%

Generar hábitos de auto-cuidado en los

colaboradores del ICBF, mediante el desarrol lo de

jornadas de sens ibi l i zación en temas de Seguridad y

Sa lud en el trabajo.

MPA1-P1-01Porcentaje colaboradores participantes en

actividades SYSO50% 0 0 NR 0%





MPA1-P1-02Cupos del programa de bienestar socia l

ejecutados90% 1.627 1.637 99% 110%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-03 Cupos de capaci tación ejecutados 90% 387 406 95% 106%





MPA1-P1-04 Colaboradores capaci tados en el Eje de SYSO 9% 46 712 6% 72%



Colaboradores capaci tados en el Eje de

Seguridad de la Información3% 85 712 10% 293%



Colaboradores capaci tados en el Sis tema

Integra l de Gestión (SIGE)6% 60 712 8% 150%





MPA1-P1-07 Colaboradores capaci tados en el Eje Ambienta l 7% 0 712 0% 0%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-08 Colaboradores capaci tados en el de Cal idad 7% 0 712 NA


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-09 Eficacia de la Capaci tación 80% 0 0 82% 103%

Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo,

identi ficando, va lorando y determinando los

controles de los riesgos de Seguridad y Sa lud en el

trabajo a que están expuestos los colaboradores del

ICBF, en el desarrol lo de sus actividades labora les .

MPA1-P1-10 Frecuencia de accidentes de trabajo -5% 0 2 NR NR


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-01 Rezago Presupuesta l 100% 0 0 0% NA


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-02 Ejecucion Presupuesta l 100% 0 0 0% 0%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P4-03 Sol ici tud de l iquidación de Contratos 100% 696 760 92% 92%






Dirección Regional




Optimizar el consumo de agua y energía en las

insta laciones del insti tuto para mitigar el impacto

ambienta l asociado a l uso indirecto de recursos

natura les

MPA1-P5-01Nivel de cumpl imiento estándar de consumo de

agua100% 5.025 5.120 98% 98%

Optimizar el consumo de agua y energía en las

insta laciones del insti tuto para mitigar el impacto

ambienta l asociado a l uso indirecto de recursos

natura les

MPA1-P5-02Nivel de cumpl imiento estándar de consumo del

recurso energético.100% 233.353 293.177 80% 80%





MPA1-P5-09 Ejecución presupuesta l de gestión ambienta l 100% 9.398.401 157.804.804 6% 6%





MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestion Ambienta l 100% 13 25 52% 52%



Recursos ejecutados por el ICBF frente a los

recursos as ignados a la Regional y Sede de la

Dirección Genera l

100% 0 0 0% 0%



Porcentaje de los recursos contratados por el

ICBF100% 235.114.219.416 240.302.375.498 98% 98%



Porcentaje de los recursos ejecutados por el

ICBF100% 130.258.421.259 232.302.311.217 56% 56%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-01

Oportunidad en la expedición del auto de

avocación por el funcionario ejecutor.100% 17 17 100% 100%



Oportunidad en la Noti ficación del

mandamiento de pago100% 28 28 100% 100%



Oportunidad en la expedición de la Resolución

que reconoce o niega la ca l idad de

Denunciante.

100% 1 1 100% 100%



Oportunidad en la presentación de los créditos

a favor del ICBF en los Procesos Concursa les de

insolvencia empresaria l en Ley 1116 de 2006.

100% 6 6 100% 100%



Oportunidad en la resolución de Recursos en

Sede Adminis trativa .100% 5 5 100% 100%



Cumpl imiento del regis tro de procesos en el

Software SIJA u otro100% NA NA NA



Oportunidad en la contestación de demandas

de los Procesos Judicia les100% 7 7 100% 100%

Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,

niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía

beneficiaria del servicio

E-40 Quejas y reclamos solucionados 100% 52 57 91% 91%




MPA5-02-01Oportunidad en la constatación de Denuncias

PRD.100% 457 591 77% 77%




MPA5-02-02Oportunidad en la atención de peticiones de

Asuntos Conci l iables100% 479 655 73% 73%




MPA5-02-03Porcentaje de constatación de Denuncias PRD

(Acumuldo)100% 4.555 4.598 99% 99%




MPA5-02-04 Quejas y reclamos cerrados 100% 284 287 99% 99%



Apl icación de las Herramientas Informáticas en

el ICBF80% 8.626.338 10.001.880 86% 108%

Asegurar el cumpl imiento de la confidencia l idad,

integridad, disponibi l idad, lega l idad y confiabi l idad

de la información del ICBF.

MPA6-03Número de Incidentes de seguridad atendidos

oportunamente 70% 0 0 NA


colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P1-05

Mesas públ icas y eventos de rendición de

cuentas rea l i zadas100% 14 14 100% 100%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P2-03 % NC por proceso con cierre efectivo 100% 0 0 0% 0%


colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P2-05

% de Procesos y Regionales con Seguimiento a

Plan de Mejoramiento100% 0 0 100% 100%




MPEV2-P1-01

Cumpl imiento de los estándares de cal idad

para las modal idades contempaldas en la Guia

de Veri ficacion de estandares .

100% 0 0 96% 96%




MPEV2-P1-02Acciones Ejecutadas frente a los resultados de

estandares por debajo del 60%.100% 31 36 86% 86%




MPEV2-P1-03Acciones Formuladas frente a los resultados de

estandares por debajo del 60%.100% 36 37 97% 97%




MPEV2-P1-04 Cierre de s i tuaciones de reporte inmediato 100% 17 29 59% 59%




MPEV2-P1-05

Modal idades con l icencia de funcionamiento

vigente durante la ejecución del contrato con el

ICBF.

100% 131 131 100% 100%






Dirección Regional


De igual manera se hace revisión de la coherencia de nuestras políticas y objetivos del sistema integrado de gestión, con respecto a nuestra misión institucional y con nuestra planeación estratégica. Tenemos la plena certeza de que se cumple lo anterior, al contrastar nuestro mapa estratégico institucional con nuestra política integra y nuestros objetivos del SIGE, siendo evidente la consistencia y coherencia de nuestro direccionamiento estratégico y nuestras políticas y objetivos de gestión.

POLÍTICA INTEGRAL “En el ICBF prestamos servicios con calidad y calidez para el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas, en el marco de la garantía de derechos, la gestión de riesgos, la seguridad de la información, la sostenibilidad ambiental y con enfoque territorial. Para ello contamos con talento humano disciplinado, competente, con sensibilidad social y patriotismo, innovador, comprometido con la excelencia en el servicio, los principios y valores institucionales, para lo cual promovemos el cuidado de su salud física, mental y social”.






Dirección Regional


DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha

Definida

1

Sustentar a la Dirección de Gestión Humana, solicitud de

adición al presupuesto para la vigencia 2013, orientado a dar

cumplimiento a las actividades del PBS.

Coordinadora Grupo

Administrativo30/10/2013

2

Solicitar a la Dirección de Gestión Humana información sobre

la fuente de los valores que reportan para los indicadores de

capacitación, sobre la pertinencia de hacer análisis de la

sensibilización de los 4 ejes que no son reportados en el PIC

por no considerarse capacitación como tal y sobre la directriz

para las dependencias respecto a los criterios para el reporte

de capacitaciones, diligenciamiento de formatos y tabulación.

Coordinadora Grupo


3

Brindar orientación , recordando a los Centros Zonales y

Grupos de la Regional, que en el reporte solo se deben incluir

los metros lineales organizados que cuenten con los

inventarios documentales FUID magnético, especificando las

series y su volumetría.

Coordinadora Grupo


4

Evidenciar el oportuno seguimiento a las actividades de

mantenimiento de infraestructura realizada a la sede regional

y los centros zonales.

Profesional Líder Eje Ambiental 30/10/2013

5

Presentar plan de acción para el cuarto trimestre del 2013

referente a la oportuna y efectiva ejecución del presupuesto

ambiental.

Coordinadora Grupo


Decisiones






Dirección Regional



Definida

6

Realizar comunicado a la Dirección Administrativa Sede

Nacional solicitando se de claridad frente al presupuesto

asignado en el rubro c – 123.

Coordinadora Grupo


7

Aprobar la meta de ahorro de un 20% en el consumo de papel

por la regional Valle del Cauca. (En reunión con

Coordinadores de Centros Zonales, Grupos y Director

Regional)


8

Reiterar instrucciones a los Coordinadores de Centros

Zonales, para adecuado envío del material reciclado a la Sede

Regional.


9Realizar seguimiento a los CZ a la gestión del programa post-

consumo relacionada con la entrega de los tóner

Coordinadora Grupo


10

Reiterar la solicitud frente a la necesidad de intervención de la

cafetería de la sede regional en: trampa grasas, campana de

extracción, extractores de calor, extractores de la línea de

alimentos.

Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013

Decisiones






Dirección Regional



Definida

11Reiterar la Solicitud de la señalización de los puntos de

encuentro.Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013

12

Sustentar solicitud a la Dirección de Gestión Humana con

relación a la necesidad de la dotación de un sistema de

alarmas contra incendio para la regional valle.


13

Presentar ante la Dirección de Gestión Humana la necesidad

de acondicionar un espacio en los centros zonales, para la

prestación de primeros auxilios.


14

Evidenciar el oportuno seguimiento a las actividades de

intervención de tipo locativo priorizando los puntos que se han

identificado como focos de accidentalidad. en sede regional y

los centros zonales


15

Realizar consulta con las autoridades ambientales y

prestadoras de servicios públicos frente a la aplicación de la

normatividad legal vigente para vertimientos líquidos.


Decisiones






Dirección Regional



Definida

16

Solicitar a la DGH la cláusula a incluir en la próxima

contratación que mencione lo relacionado con las directrices

del decreto 0723 de 2013.


17

Realizar visitas a los Centros Zonales y Grupos Regionales,

con el fin de obtener el diagnóstico sobre la cantidad de

canecas de residuos sólidos a implementar


18

Solicitar a los Coordinadores de CZ y Grupos, la apertura de

espacios para la intervención en los GET y GOZ, por parte del

Profesional Ambiental, para sensibilizar en la segregación

adecuada de los residuos sólidos


19

Orientar a todos los colaboradores del ICBF, para que antes

de realizar el reporte de un accidente de trabajo, primero se

informe al Profesional SYSO quien determinará si es o no un

accidente. Una vez se confirme el suceso el servidor público

es quien realizará el reporte a la ARL.

Profesional S y SO 30/09/2013

20Reiterar las necesidades de equipos de oficina a la sede

nacional (sillas ergonómicas, escritorios).

Coordinadora Grupo


Decisiones






Dirección Regional



Definida

21

Definir y socializar las fechas en las que los Grupos

Regionales y Centros Zonales, deben remitir a la Oficina de

talento Humano, las incapacidades generadas por AT y EG.


22

Solicitar la Dirección de Primera infancia revisar la posibilidad

validar que la atención de un niño menor de dos años

equivale a 2 cupos sustentando así la posibilidad de

atender más de dos niños y niñas menores de dos años en

HCB, dado que es el segmento poblacional que está

demandando los servicios del ICBF.

Coordinadora Grupo de

Atención en ciclos de Vida y

Nutrición

30/09/2013

23

Realizar tres eventos de capacitación a los colaboradores

que actualmente conforman equipos para verificación de

requisitos técnicos de licencias de funcionamiento para

cualificar el ejercicio

Profesionales Oficina de

Aseguramiento a Estándares30/11/2013

24

Solicitar a los centros Zonales Tuluá, Suroriental y Centro

evidencia del requerimiento y cumplimiento del mismo, a los

Operadores de la modalidad Hogares sustitutos del control de

ubicación de NNA en Hogares sustitutos, para evitar el Sobre

cupo.

Profesionales Oficina de

Aseguramiento a Estándares30/10/2013

25

Generar comunicado firmado por el Director Regional, para

dar conocimiento a todas las Coordinadoras y profesionales

competentes (para el trámite de peticiones), frente a las

obligaciones legales en relación a las peticiones abiertas

vencidas a cargo de ellos.

Martha Elena Jurado 15/10/2013






Dirección Regional



Definida

26

Realizar al interior de los Centros Zonales con apoyo del líder

SIM proceso de refuerzo en el manejo de la herramienta a los

profesionales del área de primera infancia para mejorar la

oportunidad en el trámite de los reclamos.

Coordinadores Centros

Zonales15/10/2013

27

Se convocará a los Centros Zonales que se les devolvieron

los Otros Si de disminución de las Reservas Presupuestales

del 2012 para hacer rendición de cuentas sobre los saldos

pendientes de liberar a la fecha

Coordinadora Grupo Financiero 16/09/2013

28

La Coordinación Financiera desde la oficina de Tesorería a

partir del mes de julio llevara estadísticas de devoluciones de

cuentas por centro zonal y se convocará a los 2 con más

altas devoluciones. Retroalimentado tanto al asesor

financiero y Coordinadora las inconsistencias mas

recurrentes y trabajar con ellos estrategias de revisión de

cuentas (listas de chequeo diseñado por la oficina de

tesorería y socializado el 22 y 23 de Febrero en el Comité

bimestral Financiero) Esta estrategia sirve para evitar

reproceso , optimizar tiempos , recursos humanos y

financieros con pagos a tiempo.


29

Implementar cronograma de seguimiento al manejo y

custodia del Certificado Digital (Token) en sitio en las

dependencias de tesorería, presupuesto, contabilidad para

crear cultura de seguridad de la información por parte del

comité de SGSI Financiero


30

Elaborar plan de trabajo para contingencia en la proyección de

las actas de liquidación pendientes por liquidar, sobre

contratos que aun no se ha perdido la competencia a la fecha. Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013






Dirección Regional



Definida

31

Generar alertas a los abogados de contratación en la

proyección de las actas de liquidación, una vez vencido el

plazo de la ejecución del contrato, con el objetivo primordial de

proyectar las mismas en tiempo oportuno ajustado a la ley.

Coordinadora Grupo Jurídico 30/08/2013

32

Realizar depuración para contratos en los que se perdió

competencia para liquidar, y realizar el procedimiento

establecido, lo cual se plasmará en acta.


33

Realizar seguimiento en los comités ampliados del envío de

los documentos soporte, responsabilidad de los supervisores,

para la proyección de las actas de liquidación.Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013

34

Enviar memorando a los supervisores de contratos y/o

convenios, una vez culminen estos, para que procedan de

manera inmediata a enviar el informe final y los soportes

requeridos para la elaboración de las actas de liquidación en

términos de Ley.


35

Dar a conocer los cambios en la normatividad a los

supervisores de contratos y personal involucrado mediante

capacitaciones trimestrales que generan un óptimo resultado

para los procesos del ICBF.


36

Remitir Informe Phishing a Coordinadores de Grupo, de CZs y

Líderes de Procesos para que los mismos los incluyan en

Grupo de Estudio de Trabajo.

Coordinadora Grupo

Planeación y Sistemas18/10/2013

37

Remitir a la Oficina de Comunicaciones Regional Valle del

Cauca para su publicación en el Boletín Encuentro,

estadísticas y resultados sobre las pruebas Phishing

realizadas en la Regional Valle

Coordinadora Grupo

Planeación y Sistemas 15/10/2013






Dirección Regional



Definida

38Documentar NCS ante la identificación de usuarios que

impacten negativamente el indicador de uso de herramientas.

Coordinadora Grupo


39

Generar orientaciones a la compañía que presta los servicios

de seguridad, con el fin de que se fortalezca la exigencia a los

colaboradores del ICBF del porte de carnet al ingreso y

durante su permanencia en las instalaciones de la entidad.

Coordinadora Grupo


40

Solicitar a la oficina de Planeación y Sistemas realizar

actividad/jornada de adjudicación de tarjetas de acceso al

personal de la Sede Regional. Una vez realizada esta jornada

se implementarán las estrategias para el porte y controles de

acceso respectivo por parte del Grupo Administrativo.

Coordinadora Grupo


41

Registrar nuevamente todos los casos de modificación de

metas sociales inherentes a modalidades que se lideran

desde el Grupo de Protección que presentaron fallo en el

aplicativo SIM, para que su aprobación por parte del nivel

nacional, y así se actualice la programación 2013 de la

Regional Valle.

Coordinadora Grupo


42

Informar al Director Regional las posibles decisiones o

alternativas para la contratación de los cupos restantes en la

modalidad Preparación para la Vida Laboral.


Protección15/09/2013

43

Reiterar solicitud de capacitación sobre la forma de cálculo

del indicador MPE1-05 EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES,

ante el nivel nacional para los profesionales del Grupo de

Planeación y Sistemas.

Coordinadora Grupo


44

Realizar análisis respecto a los indicadores cuya fuente de

información son las Metas sociales para remitir al nivel

nacional y proponer se determine la viabilidad de redefinición

del indicador MPE1/05.

Coordinadora Grupo


45

Presentar a Comité Estratégico las solicitudes de

Modificación a la Programación sobre casos particulares para

que se autorice su registro de modificación en SIM en dicha

instancia.

Coordinadora Grupo







Dirección Regional



Definida

46

Definir Estrategia para lograr la realización de la campaña de

salud informática en la totalidad de los equipos de la regional

Valle.

Líder SGSI 15/10/2013

47

Programar Grupo de Estudio de Trabajo sobre buenas

prácticas de Seguridad de Información con usuarios de

diferentes niveles.

Coordinadora Grupo


48

Consultar a los Coordinadores de Grupo, de CZs y lideres de

procesos respecto a posibilidad de designación de

colaborador líder del SGSI por cada una de las dependencias

para dinamizar y apoyar en los temas del SGSI a cada

dependencia

Coordinadora Grupo


49

Realizar Grupo de Estudio de Trabajo para estudiar las

matrices de Activos de Información, remitiendo el acta

respectiva a la Coordinación del Grupo Planeación y

Sistemas.

Coordinadores de Centros

Zonales, de Grupo

Líderes de Procesos

Consolida y reporta al GPyS:

Líder SGSI

30/09/2013

50

Elevar solicitud a la Dirección Administrativa con el fin de que

se gestionen recursos para el levantamiento de los Planos de

las redes de datos del edificio Regional

Coordinadora Grupo


51

Fortalecer el seguimiento y asistencia técnica a Centros

Zonales que sus UDS que persisten con inejecuciones a

partir del análisis del reporte de las metas sociales y

financieras.


Atención en Ciclos de Vida y

Nutrición

15/09/2013

52

Solicitar al nivel Nacional la ampliación del tiempo de

seguimiento a la estrategia Fiesta de la Lectura por parte del

operador.



Nutrición

30/11/2013






Dirección Regional



Definida

53

Solicitar al nivel Nacional para la próxima vigencia iniciar la

contratación y atención a la población a partir del primer

trimestre



Nutrición

30/11/2013

54

Realizar y evidenciar el acompañamiento permanente desde

el nivel regional a los profesionales de sistemas del operador,

con el fin de que haya un eficaz y efectivo cargue de

información en el plataforma CUÉNTAME



Nutrición

30/11/2013

55

Socializar en el comité Nacional la autorización de vincular a

familias PARD, víctimas y vulnerables, por encima de la meta

regional.



Nutrición

30/08/2013

56

Definir cronograma de visita a los centros zonales de Cali de

manera selectiva dentro del mes, teniendo en cuenta el

análisis de los resultados del indicador y reforzar con los

coordinadores y lideres SIM del CZ, el registro de las

actuaciones de los casos que presentan los indicadores

PARD.



57

Elaborar memorado a la Sede de la Dirección Nacional –

Dirección de Protección donde se plantee la necesidad de

contar con el indicador E18 directamente desde el aplicativo

SIM, de manera consolidada.



58

Realizar monitoreo al impacto de las jornadas de registro

realizadas con los delegados de los Centros Zonales y

Operadores de Protección con el fin de cualificar la

información de los Niños Niñas y Adolescentes que se

encuentran en el SIM y línea base para eliminar el punto

crítico.



59

Elaborar Memorandos a la Sede de la Dirección Nacional,

Dirección de Protección Reiterando:

La necesidad de obtener de manera real el número de casos

en el denominador (Niños Niñas y Adolescentes ubicados en

los diferentes servicios de Protección).

La necesidad de excluir del indicador los NNA que presenten

consumo de SPA.








Dirección Regional



Definida

60

Reportar a la sede de la Dirección Nacional, Dirección de

Protección a través de Memorando, la necesidad de que las

peticiones que presenten prorroga, no sean tenidas en cuenta

por el Indicador, de manera que no se evidencie como pérdida

de competencia y baje el porcentaje de cumplimiento del

mismo.



61

Establecer articulación interna entre el SNBF y el subgrupo de

responsabilidad penal con el fin de plantear al consejo de

política social las necesidades ante los sectores

comprometidos en generar condiciones garantes a la

población adolescente.

Profesional líder Oficina

Coordinación y articulación

SNBF

Coordinadora Grupo Protección

15/10/2013

62

A través del enlace del SNBF a nivel Regional, verificar el

cumplimiento de los planes de desarrollo y políticas públicas

enfocadas a los adolescentes y jóvenes SRPA.



63

Solicitar a nivel Nacional mediante memorando la

modificación de la valija del SRPA para poder identificar los

tipos de reiteración del delito.



64

Elaborar Memorando a la Coordinadora del Centro Zonal

Cartago, Suroriental y Tulua, solicitando su presencia con el

Defensor de Familia al Grupo de Protección, con el fin de

hacer revisión del estado de avance en el proceso (SNC

abiertos), entendiendo que desde el marco legal se deben

cumplir términos.



65

Rediseño e implementación del plan de asistencia técnica de

la regional y CZ a los municipios, involucrando a los CPS,

Comités de Infancia y Adolescencia y equipos líderes, en el

proceso de PP.



SNBF

12/09/2013






Dirección Regional



Definida

66

Talleres de refuerzo técnico a los CPS y las Mesas de

Infancia y Adolescencia Municipales (Manual operativo SNBF,

Decreto 0936/ 13 e instrumento de evaluación CPS)

Coordinadores CZ y referentes

SNBF de CZ

Consolida y reporta al GPyS :



SNBF

15/10/2013

67

Revisión del Plan de Acción de Asistencia Técnica del

SNBF a los Entes Territoriales, por parte del equipo regional y

de cada CZ, para su desarrollo y evaluación.

Coordinadores CZ y referentes

SNBF de CZ

Consolida y reporta al GPyS :



SNBF

17/09/2013

68

Frente a las Acciones Correctivas reformuladas pendientes

por análisis de causas y definición de planes de acción a la

fecha (afectan indicador), programar reuniones entre los

solicitados y el Director Regional, para adelantar estas

actividades (análisis de causas y plan de acciones).

Coordinadora Grupo

Planeación Y Sistemas30/09/2013

69

Desarrollar jornadas de capacitación en reportes de SNC,

NCS, solicitudes AC y AP e isolución en las que se

convoquen a colaboradores de las diferentes dependencias,

para el fortalecimiento en la identificación, formulación,

registro, implementación, seguimiento y cierre de las mismas.

Coordinadora Grupo

Planeación Y Sistemas15/11/2013

70

Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre

inmediato de la NCS 2724 abierta a la fecha, que presenten

más de 180 días de haber sido reportado.

Cielo Maritza Abadia C./Miriam

Quintero30/08/2013

71


inmediato de la NCS 2977 abierta a la fecha, que presenten


Janeth Milena Murillo G./Ana

Lucia López Ante.30/08/2013






Dirección Regional



Definida

72


inmediato del SNC 1532 abierto a la fecha, que presenten


Maria Victoria Delgado

G/Angela Yaneth Velasquez D.30/08/2013

73




Rita Aracely Cuaicuan/ Gloria

Paola Silva Quiceno15/09/2013

74




Rita Aracely Cuaicuan/ Carmen

Ivony Navarrete Sinisterra15/09/2013

75




Leonor Estrada Ospina/Diana

Suarez Posso15/09/2013

76




Leonor Estrada Ospina/Maria

Nubia Ocampo F.15/09/2013

77




Leonor Estrada Ospina/Olga

Victoria Molina15/09/2013






Dirección Regional



Definida

78

Se determina por parte del comité ampliado remitir como

propuesta de proyecto de innovación a presentar a la SMO,

los organizadores para HCB, correspondientes a la bitácora

presentada por el CZ Buga.

Comité Ampliado de Dirección 30/08/2013

79

Realizar reuniones bimestrales del equipo de gestión integral

(Coord. G. Administrativo, Coord. Planeación y Sistemas, líder

SySO, líder ambiental, líder SGSI y profesionales Épico)

Coordinadora Grupo


80

Realizar recomendación a la Subdirección de Mejoramiento

Organizacional, relacionada con información de fecha

actualización documentación en intranet, boletín de

novedades en la documentación y “cortes de publicación” de

modificaciones a la documentación del sistema integrado de

gestión.

Profesionales ÉPICO 30/09/2013

81

Realizar análisis, consolidar estadísticas respecto a hallazgos

reiterativos en el SIG, y presentar a través de memorando a la

Dirección de Planeación proponiendo se estudie la viabilidad

de redefinir la metodología y estrategias respecto a la

administración de las Acciones de Mejora.

Coordinadora Grupo


82

Brindar orientaciones de preparación para la Auditoria Interna

al SIG, a través de un Grupo de Estudio de Trabajo con la

participación de Coordinadores de Grupos, de Centros

Zonales, profesionales Líderes de Procesos de la Regional e

integrantes de Grupo Promotor EPICO.

Profesionales ÉPICO

Profesional Líder eje SYSO

Profesional Líder eje SGA.

Profesional Líder eje SGSI

30/10/2013

83

Enviar a La Coordinación de Planeación y Sistemas los

mapas de riesgo ajustados (posterior a retroalimentaciones

responsables de procesos) a nivel zonal valorados a junio de

2013.

Coordinadores Centros

Zonales Nororiental, Centro,

Suroriental, Jamundí, Buga ,

Tuluá, Cartago, Btura, Sevilla .

30/08/2013

84

Solicitar Acción Correctiva a la Dirección de Servicio y

Atención, por las denuncias que son direccionadas a la

regional fuera de términos (tiempo para su trámite) desde el

centro de contacto.

Profesional Líder Oficina

Gestión Servicio y Atención15/09/2013






Dirección Regional



Definida

85

Cerrar AC 1576 solicitada al Grupo Administrativo que vence

en Noviembre 01, con base en las actividades adelantadas en

a nivel regional y sustentando ante la Subdirección de

Mejoramiento Organizacional la pertinencia de que los

hallazgos de esta AC que corresponden a gestión del nivel

nacional, sean retomados por la Dirección Administrativa.

Coordinadora Grupo


86

Realizar visitas de seguimiento y verificaciones a los Grupos y

dependencias de la sede Regional sobre aspectos

identificados en las auditorías internas, como actividad

preparatoria a las auditorias internas de la presente vigencia.



87

Solicitar a la empresa de seguridad fortalecer los controles de

acceso a las sedes de los CZs y Regional para prevenir el

ingreso de armas. Así también la verificación de accesos

autorizados.

Coordinadora Grupo


88

Discriminar y definir los elementos de protección personal,

por cada perfil, acorde a la labor a desarrollar. Lo que debe

ser tenido en cuenta en los futuros procesos de contratación

de personas naturales.

Líder SYSO 30/10/2013

89Programar Intervención de los lideres de ejes en el grupo

promotor épico rotando su intervención.Profesionales ÉPICO 30/11/2013

90

Retroalimentar a la Dirección de Atención al Ciudadano para

que no se direccione peticiones a los Directores Regionales

(perfiles inactivos), dada la movilidad, ocupaciones y

desempeño que ellos tienen, lo que incrementa la posibilidad

que pasen vencidas las peticiones.



91

Realizar consulta a la Dirección de Servicio y Atención

referente al plazo perentorio para la atención de las peticiones

que ingresan por motivo restablecimiento de derechos y que

quedan a cargo de las defensorías (según lineamiento

aparece como inmediata, pero sin plazo máximo), pero que

no se determina un plazo para esa inmediatez (definición[on

de días máximos , tal como esta definido para la constatación

de denuncias).








Dirección Regional



Definida

92

Realizar consulta ante la subdirección de monitoreo y

evaluación relativa a aparente inconsistencia en los datos de

resultado indicador consolidado a nivel regional, al consultar

los indicadores por las diferentes opciones del tablero

Agregado de indicadores zonales en la opción (resumen

análisis zonal vs consultar por las opciones (revisión

cumplimiento macroprocesos y TC Regional. Ej MPM5.PI.o2,

MPM5,P1.05.

Profesionales ÉPICO 30/09/2013

93

Solicitar a los Coordinadores de CZs el dato hacia que objetos

debe dirigirse la inversión del conpes 162, para que se

proyecte por parte del Coordinador del Grupo de Atención en

Ciclos de Vida comunicado dirigido a los Alcaldes para la

firma del Director Regional, con posibilidades de destinación

de la inversión.



Nutrición

15/09/2013

94

Remitir memorando a German Quiroga Director de Primera

Infancia, para solicitar se ajuste la meta del Indicador de

Agentes Educativos Formados.



Nutrición

30/09/2013

95

Remitir la argumentación para que sea excluido el Indicador

MPM1-7 del Tablero de Control Regional al líder del proceso

con copia a Planeación y Sistemas



Nutrición

30/09/2013

96

Solicitar al Grupo Jurídico cambiar la supervisión de los

Contratos de las 2 técnicas de archivo al Grupo

Administrativo, con el fin que empiecen a apoyar el proceso

de gestión documental en las áreas que requieran iniciando

por el proceso de responsabilidad penal del área de Cali.

Coordinadora Grupo







Dirección Regional


acta de reunión o comité no. 26 - icbf.gov.co · pdf filesalud que ejecuten el...

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