QUE SON LAS ACCIONES PREVENTIVAS??

La Norma ISO 9000 en el punto 3.6.4 define ACCION PREVENTIVA como:

“Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencialmente inestable” y, en el punto

3.6.2, establece que no conformidad es el incumplimiento de un

requisito.

Las Acciones Preventivas son un tipo especial de acción que está enfocada

hacia la prevención, (conocer de antemano un daño o perjuicio y tomar las medidas necesarias.),

introduciendo modificaciones en los métodos y criterios en aquellas partes del

sistema que pueden constituir fuentes de no conformidades en el futuro.

Hay a menudo confusión acerca de las diferencias entre los términos:

Corrección, Acción Correctiva y Acción Preventiva y también en relación

a las actividades de una organización en relación a cada una de ellas.

Acción tomada para

eliminar una NC Acción tomada para

eliminar la causa de

una NC

Acción tomada para

eliminar la causa de

una NC POTENCIAL

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.5. Mejora 8.5.2. Acción Correctiva 8.5.3. Acción Preventiva

Debe tomar acciones para eliminar la

causa de no conformidades con objeto

de prevenir que vuelva a ocurrir. Las

acciones correctivas deben ser

apropiadas a los efectos de la NC

encontradas

Procedimiento

Documentado

Determinar Causas de las NC

Revisar las NC (incluye Quejas

de los clientes)

Evaluar la necesidad de adoptar acciones para

asegurarse de que no vuelven a ocurrir

Determinar e implementar las acciones necesarias

Registrar los resultados de las acciones tomadas

Revisar las acciones correctivas tomadas

Debe tomar acciones para eliminar la

causa de no conformidades

POTENCIALES para prevenir su

ocurrencia. Las acciones preventivas

deben ser apropiadas a los efectos de

los problemas Potenciales

Procedimiento

Documentado

Determinar las NC

POTENCIALES y sus causas

Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la

ocurrencia de NC

Determinar e implementar las acciones necesarias

Registrar los resultados de las acciones tomadas

Revisar las acciones preventivas tomadas

Es posible visualizar los problemas

que pueden ocurrir en el futuro?

¿Cómo?

El Análisis de Riesgos es una habilidad del pensamiento que pueden y deben adquirir

todos los integrantes de la empresa. “El Análisis de Riesgos es un paseo gratis por el

futuro” – Charles Kepner.

Las acciones preventivas apuntan a reducir la probabilidad que se produzcan dichos

problemas potenciales actuando sobre las razones o causas que los podrían generar.

No es económicamente factible eliminar todos los problemas potenciales, una parte

fundamental del análisis es la identificación de los problemas que presentan mayor

probabilidad de ocurrencia y mayor gravedad si ocurren.

“El Análisis de Riesgos es un patrón de pensamiento que nos permite cambiar y

mejorar el futuro. El éxito y la supervivencia dependen de nuestra capacidad para

adelantarnos al cambio y evitar que nos devoren sus efectos negativos”- Charles Kepner.

No, no es necesario adivinar.

COMO SE INICIAN LAS ACCIONES PREVENTIVAS?

Las acciones preventivas se inician cuando algún miembro de la empresa

identifica aspectos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad

(diferentes procesos, procedimientos) que pueden provocar No

Conformidades. (Afecten la calidad del producto o servicio)

El proceso para iniciar acciones preventivas es el mismo que en caso de

las acciones correctivas con la salvedad de que aun no hay una No

Conformidad - Ver P-GC-005

COMO SE DETERMINAN LAS NO CONFIRMIDADES

POTENCIALES? Los ejemplos típicos incluyen: El análisis de la tendencia para el proceso usando técnicas estadísticas. y las características del producto (salida del proceso de análisis de datos). Una tendencia del empeoramiento podría indicar que si ninguna acción se toma, una no conformidad podría ocurrir.

Las alarmas en el proceso para proporcionar advertencia de acercarse a una condición "fuera-de-control". Controlando la percepción del cliente, a través de sistemas de retroalimentación formales o informales. La evaluación de las no conformidades que han ocurrido en circunstancias similares, pero para

otros productos, procesos u otras partes de la organización, o incluso en otras organizaciones. A través de la planificación de actividades para situaciones predecibles (ej. Debido a la expansión, mantenimiento o cambios de personal –) y para las situaciones impredecibles (ej. que ocurre problemas naturales como huracanes, intensas lluvias, inundaciones, etc.) El análisis del mercado - DOFA: Análisis de fortalezas y debilidades.

Las lecciones aprendidas de experiencias pasadas Resultados de la revisión por la dirección

COMO SE EJECUTAN LAS ACCIONES PREVENTIVAS?

1. Identificar el problema potencial (Qué puede Fallar)

2. Redactar la no conformidad potencial de manera adecuada.

(Reporte de Acción Preventiva)

3. Identificar las causas que lo ocasionan. (Responsables de

Proceso)

4. Elaborar un plan de acción para eliminar la causa raíz del

problema. (Cuando sea requerido y/o intervengan diferentes

procesos)

5. Asignar responsabilidades.

6. Implementar el plan de acción.

7. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

EJEMPLOS

Se tiene planificada una reestructuración el Dirección de

Planeación que incluye la creación de nuevas áreas.

En el seguimiento a proveedores de la Dirección de Recursos

Materiales identifica que los proveedores principales en los últimos

tres meses han entregando los bienes en el limite de las fechas

establecidas en sus contratos.

La Dirección de Servicios de Computo tiene planificado cambiar

los servidores que contiene la información de Sistema de Gestión de

la Calidad, por lo que no estará disponible la información en los

meses de Agosto y Septiembre.

¿Que puede

fallar?

¿Porque puede

fallar?

¿Que haremos

para evitar que

Falle?

METODOLOGIAS PARA ANALISIS DE ACCIONES PREVENTIVAS