acciones correctivas y preventivas

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRAL

Código: GSPR0306 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 1 de 8

1 OBJETO

Establecer y describir la metodología para el tratamiento de No Conformidades, mediante la implementación de acciones correctivas (para no conformidades reales), acciones preventivas (para no conformidades potenciales) y acciones de mejora, y evitar su repetición en el Sistema de Gestión Integral.

2 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÒN

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión Integral, desde que se detecta una No Conformidad real o potencial, determinan las causas y se implementan las acciones a tomar hasta el seguimiento para determinar la eficacia de las acciones tomadas y evitar su repetición.

3 RESPONSABLE

� El responsable de hacer cumplir estos procedimientos es el Gerente General, Representantes de la Dirección del SGI y Jefes de Proceso.

� La responsabilidad de la ejecución de las acciones correctivas, preventivas o de mejora se define en el formato de Acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005). Y en los formatos inspecciones y de investigación de incidentes.

4 CONDICIONES GENERALES

� La investigación de la no conformidad se debe hacer con el responsable del proceso y las personas que se consideren necesarias; para esto se recomienda el uso de cualquiera de las herramientas estadísticas como: lluvia de ideas, los 5 porques y diagrama causa efecto.

� Todos los resultados obtenidos en la investigación de una no conformidad, se deben emplear para optimizar un mejoramiento.

� En la ejecución de una acción preventiva y/o correctiva, la persona encargada de cada proceso es el responsable de implementar las actividades establecidas en el formato de Acciones Correctivas y Preventivas o en los formatos de inspecciones o de investigación de incidentes S&SO.

� Cada que se ejecuten acciones, se debe hacer seguimiento para verificar si estas fueron eficaces por parte de los Representantes de la Dirección del SGI, Coordinador de Calidad Jefes de Proceso, Auditor, Director de HSE o el designado para el seguimiento.

� Se debe establecer si la acción fue eficaz para cerrarla, de no ser así se debe establecer una nueva acción para corregir el problema en su totalidad.

� Se deben evitar redacciones de no conformidades confusas, largas y ambiguas. � Se deben encontrar las causas que generan los problemas no los culpables.


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5 DESARROLLO

5.1 DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

Una No Conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa a la Calidad, Ambiente, y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del Sistema de Gestión Integral. Contiene tres Puntos:

� La evidencia objetiva: Una observación que detalla completa y precisamente lo que

fue visto o encontrado.

� Que se incumple: Referencia del requisito que se incumple que hace parte de una cláusula, norma o documento del Sistema de Gestión Integral de la organización.

� Contra que se incumple: Referencia de la norma o documento del Sistema de Gestión integral de la organización.

La redacción de una no conformidad debe ser breve y precisa y se debe tener en cuenta:

� Responder en donde se ha observado la no conformidad.

� Responder que se observo para declarar la no conformidad.

� Referenciar a hechos y documentos específicos.

� Evitar ambigüedad y la generalización.

5.2 HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS A continuación se describen tres herramientas estadísticas donde cualquiera de las tres puede ser utilizada para establecer las acciones correctivas y/o preventivas de las no conformidades encontradas.

5.2.1 LLUVIA DE IDEAS

Es una técnica de grupo que busca fomentar la generación de nuevas ideas y aprovechar la capacidad y experiencia del personal. Cualquier miembro del equipo puede presentar ideas en cualquier momento, es eficaz para dirigir una reunión en la cual se requiera una discusión abierta y activa para determinar la relación entre una característica de calidad, ambiental o S&SO y los factores de riesgo que la afectan. Cuando se usa: Se usa para identificar y desarrollar nuevos proyectos, para formular cuantas teorías sean posibles y, para identificar oportunidades de mejoramiento en el análisis de problemas de producto, proceso o Sistema de Gestión Integral. Desarrollo de una lluvia de ideas: Se reúnen varias de las personas implicadas en el problema y se da inicio a la “tormenta” de ideas bajo el siguiente esquema:


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� Escribir sobre una hoja o un tablero el enunciado del problema o tema examinado.

� Elegir una persona que coordine y registre las ideas. � Motivar la participación de todos y cada uno de los participantes. � No criticar ninguna idea por simple o irracional que parezca. De igual forma,

no aprobar ni elogiar las buenas ideas. � Buscar el mayor número de ideas en el menor tiempo posible. Una idea

puede inspirar otra y así llegar a la mejor solución. � Las sugerencias no deben limitarse al plano laboral. � Si las ideas de los jefes inmediatos parecen limitar la creatividad del grupo,

pedir a estos miembros que den sus ideas al final. � Repasar la lista de ideas para eliminar la repetición, los temas secundarios,

y las propuestas visiblemente imposibles. Obtener consenso en todo el grupo.

Estas ideas se evalúan y clasifican. Se deben agrupar sistemáticamente, y registrar y/o diagramar para su posterior análisis y evaluación; de esta forma se hace posible de manera simultánea, su puesta en práctica para los fines deseados.

5.2.2 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa.

5.2.2.1 Procedimiento de Elaboración de Diagramas de Causa-Efecto

� Paso 1: Escoja la característica de Calidad, ambiental o S&SO. � Paso 2: Busque todas las causas posibles que puedan afectar a la

característica identificada. � Paso 3: Agrupe las causas por la afinidad que tengan entre si y

elabore un diagrama de causa –efecto conectando aquellos


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elementos que parecen tener un efecto significativo sobre la característica.

� Paso 4: Asigne la importancia a cada factor y señale los factores particularmente importantes que tienen un efecto significativo sobre la característica.

� Paso 5: Escriba cualquier información que pueda ser de utilidad.

5.2.2.2 Explicación del Procedimiento:

Este enfoque se caracteriza por la relación que establece entre dos actividades diferentes: La percepción de tantas causas como sea posible y su agrupación sistemática. Para la percepción de causas se requiere una discusión abierta y activa y un método eficaz para dirigir una reunión. En la elaboración del diagrama de causa-Efecto, también llamado espina de pescado, las causas se deben agrupar sistemáticamente procediendo de los huesos pequeños a los huesos medianos, y después de los huesos medianos a los huesos grandes. Sugerencia para elaborar los Diagramas de Causa-Efecto

� Identifique todos los factores relevantes mediante consulta y

discusión entre muchas personas. � Exprese la característica tan concretamente como sea posible. � Escoja una característica y unos factores medibles. Una vez

completo el diagrama de causa- efecto, es necesario captar la fuerza de la relación causa- efecto en forma objetiva utilizando datos.

� Descubra factores sobre los que sea posible actuar. Si ha identificado una causa sobre la cual es imposible actuar, el problema no se solucionará. Si se ha de mejorar, las causas deben subdividirse hasta el nivel en el cual sea posible actuar sobre ellas, o de lo contrario su identificación será un ejercicio sin sentido.

Sugerencias para el uso de los diagramas causa-efecto

� Asigne la importancia de cada factor objetivamente con base en datos. � Trate de mejorar continuamente el diagrama de causa-efecto

mientras lo usa.

5.2.3 LOS 5 PORQUES

Esta herramienta es útil cuando el grupo requiere encontrar la causa raíz de una inconsistencia, cuando se requiere un análisis más profundo y cuando


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existen muchas causas, lo que provoca que el problema se torne confuso y difícil de determinar. Este método permite hallar la causa raíz, evitando intentar la solución de un problema sin un correcto análisis ¿Cómo se aplica? : Ante la presencia de un problema nos debemos hacer 5 veces seguidas la pregunta ¿porque? � Primer ¿Por qué? : � ¿Por qué se ha detenido la máquina? : Porque se ha producido una

sobrecarga y ha saltado el fusible.

� Segundo ¿Por qué? � ¿Por qué se ha producido la sobrecarga? : El cojinete no estaba

suficientemente lubricado y genera un esfuerzo superior al normal. � Tercer ¿Por qué? � ¿Por qué no estaba suficientemente lubricado? : La bomba de aceite no

bombeaba lo suficiente � Cuarto ¿Por qué? � ¿Por qué no bombeaba lo suficiente? : Porque el rotor vibraba y hacía

perder presión al sistema

� Quinto ¿Por qué? � ¿Por qué vibraba el rotor? : Porque uno de los bujes del eje tiene juego

excesivo.

Como evidencia de las acciones correctivas y/o preventivas seleccionadas por cualquiera de estas herramientas estadísticas enunciadas anteriormente, se utilizara el formato acciones correctivas y preventivas (FOGS005) o los formatos de inspecciones o de investigación de incidentes S&SO.

5.3 FUENTES UTILIZADAS PARA IDENTIFICAR NO CONFORMIDADES

� Auditorias internas y externas al Sistema de Gestión Integral. � Análisis de datos del SGI. � Incumplimiento a la Política Integral o a los objetivos del Sistema de Gestión

Integral. � Productos No Conformes � Resultados de las revisiones al SGI. � Medición y Control de los procesos. � Resultado del análisis de los indicadores de gestión Integral y de las actividades e

indicadores de los programas � Incumplimiento Legal en HSEQ � Sugerencias de mejoramiento.


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� Quejas o retroalimentación de los clientes, comunidad o entes reguladores ambientales.

� Investigación de Incidentes en S&SO y Ambientales. � Incumplimiento en monitoreos de vertimientos, iluminación, ruido y demás que se

contemplen y demás referentes a Ambiental y S&SO. � Incumplimiento en algún requisito de las normas ISO9001,ISO 14001 y OHSAS

18001. � Incumplimiento parcial o total de los procedimientos establecidos. � Acciones a tomar después de una emergencia o simulacro realizado. � Incumplimiento de los requerimientos en las inspecciones. � Incumplimiento en los requisitos y responsabilidades por parte de los visitantes,

clientes y contratistas. � Adicionalmente se realizaran acciones correctivas en los casos en que la No

conformidad es repetitiva e impacta negativamente la imagen de Biocombustibles S.A.

� Entre otros que se generen en el análisis de causas.

5.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ITEM DESCRIPCION / DOCUMENTOS RESPONSABLE

1 Detectar una no conformidad e informar al dueño de proceso

Cualquier persona

2

Describir la no conformidad en el formato de acciones correctivas y preventivas, analizando si es una no conformidad real o potencial. Conformidad Real: Continué al ITEM 3 Conformidad Potencial: Continué al ITEM 4

Responsable de Proceso

3 Plantear la acción inmediata. Jefe de proceso, Dueño de proceso

4 Analizar las causas, con la ayuda de las herramientas expuestas en el numeral 5.2

Jefe de proceso, Dueño de proceso

5

Elaborar e implementar las acciones acordadas e incorporarlas en el formato de acciones correctivas y Preventivas.(FOGS005).

Los involucrados de la no conformidad

6 Realizar seguimiento a las acciones descritas en el Formato de Acciones Correctivas y Preventivas..

Responsable de proceso, designado para el seguimiento o auditor

7 Verificar la eficacia de la acción

Representantes de la Dirección del SGI, Coordinador de Calidad Jefes de Proceso, Auditor, Director de HSE o el designado para el seguimiento.

8 Si la acción fue eficaz cerrarla, de lo contrario generar acción nuevamente, retomar el ítem 3

Representantes de la Dirección del SGI, Coordinador de Calidad Jefes de Proceso, Auditor, Director de HSE o el designado para el seguimiento.


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5 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

� Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad real. � Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable. Se ejecuta para evitar que vuelva a ocurrir.

NOTAS

1) Puede haber más de una causa para una no conformidad. 2) La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la

acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

� Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otro problema potencialmente indeseable. Se ejecuta para prevenir la ocurrencia de no conformidades.

NOTAS

1) Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. 2) La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción

correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

� Mejora continua: Actividad recurrente para una no conformidad potencial. � Eficacia: Extensión en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. � Conformidad: Cumplimiento de un requisito. � No conformidad Real: Cuando existe una situación no deseable. La eliminación de

esta No Conformidad genera una acción correctiva con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

� Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

� Norma Técnica Colombiana, NTC ISO 9001:2000, ISO 14001:2004,OHSAS 18001:2007

� Auditorias Internas del Sistema de Gestión Integral (GSPR04) � Producto o Servicio No Conforme (GSPR05) � Procedimiento de Reclamos y Sugerencias (COPR05) � Revisión Gerencial (GGPR01)

7 ANEXOS

� Acciones Correctivas y Preventivas (FOGS005) � Investigación de incidentes de Trabajo (FOGO031) � FOGO059- Inspección y/o Mantenimiento de Extintores � FOGO052 - Inspección de Arnes � FOGO077- Lista de Chequeo Elementos Protección Personal � FOGO078 -Lista de Chequeo Herramientas Manuales


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� FOGO079- Lista de Chequeo Inspección de seguridad general � FOGO082 - Lista de Chequeo Productos Químicos � FOGO081- Lista de Chequeo Obras Civiles � FOGO080 -Lista de Chequeo Instalaciones y Obras Eléctricas � FOFO075- Lista de Chequeo Señalización � FOGO078 –Revisión de Explosimetro � FOGO073-Cronograma de inspecciones Planeadas de Seguridad.

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Reviso: Alejandro Montaño Cargo: Representante de la Dirección SGA y S&SO

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Reviso: Guiovanni Mahecha Reviso: Sergio Sánchez Aprobó: Ramiro Hernando Sánchez Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Rep de la Dirección SGC Cargo: Gerente General

Fecha de: 19-01-2009

acciones correctivas y preventivas

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