ACCIÓN FORMATIVA:

EFICIENCIA Y GESTIÓN DEL TIEMPO

Plan Formación IMAP 2006

¿QUÉ DIFICULTADES PARA GESTIONAR VUESTROS RECURSOS

CORRECTAMENTE?

INERCIA

IDEALISMO

ASUNCIÓN DE RESPONSABILIDADES

EQUIPO DIRECTIVO

FALTA DE AUTONOMÍA

LAS NORMAS

URGENCIAS

FALTA DE COORDINACIÓNRECURSOS

HUMANOS

MALA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

INMEDIATEZ

RESISTENCIA AL CAMBIO

LA RUTINA

INTERRUPCIONES

MIEDO A CAMBIAR Y EQUIVOCARSE

Control indirecto

ControlDirecto

Círculos de influencia personal

Inexistencia control

Áreas de influencia

¿Cómo actuamos a diario?

REACTIVO PROACTIVO

Mejorar mi proactividad implica ….

….. Tomar la inciativa y …..

….. Trabajar en lo único sobre lo que tengo control:

YO MISMO.

Fallos a la hora de reconocer y reaccionar ante un cambio

Consecuencias habituales en situaciones de incertidumbre y presión

Falta de comunicación

Expectativas y objetivos poco claros

Falta de planificación

Necesidades y demandas conflictivas y/o inesperadas

Recursos insuficientes

Perfecciones y chapuzas

OBJETIVOS

RESULTADOS

ANALIZAR

ORGANIZAR Y PLANIFICAR

OPTIMIZAR Y SIMPLIFICAR

Eficacia

Eficien

cia

Acciones clave de cualquier sistema efectivo de gestión personal

Administrar nuestras prioridades

Concentrarse en los resultados

Mejorar nuestra planificación

Utilizar el tiempo de forma más eficiente

Cuidarse

Urgente

Importancia

A (Hacer ya)

B (Hacer pronto)

C (Puede esperar)

3 Baja

2 Media

1 Alta

¿CUÁLES SON MIS CRITERIOS DE DECIÓN?

Determinar prioridades

Acciones clave de cualquier sistema de gestión personal

Determinar el orden de importancia de las tareas y proyectos en situaciones de sobrecarga.

Decidir que se debe hacer primero

Decidir que se debería hacer pronto

Decidir que se puede dejar de lado sin que

produzca consecuencias

¿Qué tareas producirán la mayor rentabilidad de su inversión de tiempo?

¿Qué tareas son críticas para sus objetivos personales y profesionales?

¿Qué tareas beneficiarán más a su empresa?

¿Qué tareas le parecen más importantes a su jefe?

¿Qué tareas puede hacer solamente usted?

Decidir qué entra dentro de la categoría “Debo hacer”

Todos los asuntos que se deben resolver pero que no son tan apremiantes como las tareas “Debo hace”.

Cualquier cosa que se pueda dejar de lado sin consecuencias.

Cualquier asunto que pueda delegarse

Las demandas de su tiempo que hacen los demás y que son inadecuadas o poco reflexivas

Cualquier cosa que tenga que hacer para otros y que las personas puedan hacer por sí misma

Decidir que entra dentro de la categoría

“Debería hacer” o “Debería dejar de lado”

Estrategias para afrontar varias prioridades que rivalicen entre sí

Identificar a las personas implicadas o que se puedan ver afectadas por el resultado

de una tarea o proyecto

Determinar como puede afectarles el que se cumpla o retrase un plazo

Si fuera necesario involucrar a la gente clave en el proceso de establecer

prioridadesAdoptar medidas para asegurarsede que las personas clave sean informadas sobre los cambios en las prioridades que puedan

afectarles

CONCENTRÁNDONO EN EL PAPEL QUE JUEGAN

OTRAS PERSONAS

Estrategias para afrontar varias prioridades que rivalicen entre sí

Identificar los resultados de hecho que se necesitan

Buscar métodos alternativos para obtener esos resultados.

Decidir cual es el modo más rápido y fácil para conseguirlos.

Clasificar los resultados en sus correspondientes categorías

Identificar los resultados que sean cruciales y determinar cuales de los restantes resultados son los más urgentes.

CONCENTRÁNDONO EN LOS RESULTADOS

Segunda clave de cualquier sistema de gestión personal

Utilizar los recursos disponibles de forma más efectiva

Buscar oportunidades para delegar

Buscar atajosCanales de colaboración

y cooperación

Búsqueda de atajos

Averigüe lo que otros han hecho en situaciones similares Evite actividades innecesarias Agrupe actividades similares Desarrolle rutinas para asegurarse de que el trabajo en curso se hace Busque consejo para conseguir avanzar más rápidamente y trabajar más eficazmente

Delegue trabajo

Identifique lo que debe hacer usted mismo y lo que puede delegar Conozca a la persona sobre la que delega

Comunique sus expectativas claramente y confirme su entendimiento Aporte estructura, fomente la participación y proporciones feedback Controle el trabajo delegado

Acciones clave de cualquier sistema de gestión personal

Preparar estrategias para controlar el estrés

Conseguir ayuda Pedir consejo

Volver a evaluar las prioridades

Dedicar tiempo a uno mismo, comer bien, dormir lo

suficiente y hacer ejercicio

Proteger su vida personal

Segunda clave de cualquier sistema de gestión personal

Desarrollar planes de trabajo y programas que hagan el mejor uso de lo recursos disponibles

Requiere varias actividades o etapas

Implica a otros

Requiere recursos sustanciales

Requiere comprobaciones de sus progresos

Está sujeto a retrasos o problemas

Tiene un plazo fijo o difícil de cambiar

¿C

UÁ

ND

O?

Elementos clave de un plan de acción

¿QUÉ y CUÁNDO? ¿QUÉ TENEMOS QUE HACER?

¿QUÉ NECESITO Y CÓMO LO OBTENDRÉ?

¿CON QUIÉN Y DE QUÉ MODO?

¿QUÉ SE PUEDE PREVER?

¿QUÉ FACTORES PUEDEN INFLUIR?

¿QUÉ ESTRUCTURA?

LA PLANIFICACIÓN FORMAL

2. Haga una lista de tareas cotidianas junto con sus respectivos tiempos

3. Calcule el tiempo necesario para cada actividad en cada plan de acción. Establecer fecha de finalización de cada actividad.

4. Calcule el “tiempo aparte” y el tiempo personal que necesitará cada día y cada semana.

1. Seleccione un periodo del calendario

Cómo hacer un programa

5. Haga un borrador, evitando programa una actividad detrás de otra. Deje al menos de 5 a 15 minutos entre una y otra. Deje de vez en cuando tiempos abiertos de 2 a 4 horas.

6. Ajuste el programa hasta que todo encaje, asegurando haber dejado tiempo abierto y personal

7. Pasarlo a limpio y mantenerlo en un lugar de fácil accesibilidad visual

8. Revise periódicamente el programa.

LA DELEGACIÓN EFECTIVA

BENEFICIOS DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES

Respecto a la Organización

Respecto al gerente que delega

Respecto al colaborador

Mejora la comunicación vertical

Se podrá descentralizar mejor

Facilitará reorganizaciones y promociones

Dispondrá de más tiempo

Podrá dedicarse a actividades más gerenciales

Trabajará más relajado

Estará más motivado

Aprenderán y se desarrollarán más

Tendrán más confianza en su superior

¿QUÉ DEBEMOS DELEGAR? Lo que la otra persona sepa hacer Las actividades secundarias para nuestro propio

trabajo El control de los detalles prácticos de la gestión Lo que pueda suponer una formación o desarrollo

para el colaborador

¿QUÉ DEBEMOS DELEGAR?

LA DELEGACIÓN EFECTIVA

Las orientaciones fundamentales a medio y largo plazo

El liderazgo del grupo El control de los detalles prácticos de la gestión Aspectos motivacionales y disciplinarios (premiar,

felicitar, reprender, sancionar

¿QUÉ SE PUEDE DELEGAR?

FUNCIONESTAREAS

RESPONSA-BILIDADES

OBJETIVOS

DECISIONES

MOTIVACIÓN

DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA

1. Determinar que es lo que se va a delegar

¿Qué responsabilidades específicas quiero delegar?

2. Delegar en términos del resultado que se desea obtener

¿Qué resultado es necesario?

3. Confirmar que entiende claramente su responsabilidad

¿Sabe lo que tiene que hacer?

4. Comunicar el grado de autoridad sobre las tareas delegadas

¿Qué grado de autoridad he proporcionado?

DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA

5. Confirmar que entiende el grado de autoridad

¿Qué grado de autoridad has recibido?

6. Establecer un plazo de tiempo para completar las tareas

¿Cuándo debe esta finalizada la tarea?

7. Establecer un programa de seguimiento

¿Cuándo valorar el grado de progresión hacia la consecución de la tarea?

8. Ajustarse al programa de DELEGACIÓN

¿Qué es lo qué puedo hacer para apoyarte?