Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar unaconsulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entradaen la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla.

Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

QUE ES UNA CONSULTA DE CREACION DE TABLA.Una consulta de creacin de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuacin, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.En general, se usan consultas de creacin de tabla para copiar o almacenar datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una o varias tablas con datos de ventas antiguos y va a usar esos datos en informes. Las cifras de ventas no pueden cambiar ya que las transacciones tienen una antigedad de al menos un da, y la ejecucin constante de una consulta para recuperar los datos puede tardar bastante tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un almacn de datos de gran tamao. Al cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir la carga de trabajo y almacenar cmodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla no son ms que una instantnea: no tienen conexin ni relacin con sus tablas de origen.El proceso de creacin de una consulta de creacin de tabla se compone de los siguientes pasos: Habilite la base de datos si no est firmada o si no reside en una ubicacin de confianza. En caso contrario, no podr ejecutar consultas de accin (consultas de datos anexados, consultas de actualizacin y consultas de creacin de tabla). En la vista Diseo de la consulta, cree una consulta de seleccin y, a continuacin, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de ms de una tabla y, en trminos reales, puede desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, lo cual no se hace en una base de datos de produccin con tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir ms el conjunto de resultados.Para obtener ms informacin sobre cmo normalizar los datos, vea el artculoConceptos bsicos del diseo de una base de datos. Convierta la consulta de seleccin en una consulta de creacin de tabla, elija una ubicacin para la nueva tabla y, a continuacin, ejecute la consulta para crear la tabla.

COMO CREAR UN INFORME.Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen.Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos.1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.2. En el grupoInformesde la fichaCrear, haga clic enInforme.Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin.3. Para obtener ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccinVer, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico.Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de registros.

QUE ES UN MACRO.Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn de comando a un formulario, asocia el eventoAlHacerClickdel botn a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botn.En Access, resulta til considerar las macros como un lenguaje de programacin simplificado que se escribe generando una lista de accin a realizar. Para generar una macro, seleccionar cada accin en una lista desplegable y luego completar la informacin necesaria para cada accin. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayora de los usuarios, es ms fcil generar una macro que escribir cdigo de VBA.Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botn al formulario y, a continuacin, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al eventoAlHacerClickdel botn, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio eventoAlHacerClickdel botn(una caracterstica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botn, la macro se ejecutar e iniciar el informe.Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustracin.

Para mostrar el Generador de macros En el grupoOtrosde la fichaCrear, haga clic enMacro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botnMdulooMdulo de clasey, a continuacin, haga clic enMacro.

Caractersticas del Generador de macrosEn Office Access 2007, una macro o un grupo de macros puede estar contenida en un objeto macro (a veces denominado "macro independiente"), o una macro puede estar incrustada en cualquier propiedad de evento de un formulario, un informe o un control. Las macros incrustadas pasan a formar parte del objeto o el control en el que estn incrustadas. Las macros independientes estn visibles en el panel de exploracin, enMacros; las macros incrustadas no.El Generador de macros sirve para crear y modificar macros. Para abrir el Generador de macros: En el grupoOtrosde la fichaCrear, haga clic enMacro. Si el comando no est disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botnMdulooMdulo de clasey, a continuacin, haga clic enMacro.Access presenta el Generador de macros.Utilice el Generador de macros para crear la lista de acciones que desea que se lleven a cabo cuando se ejecute la macro. La primera vez que abra el Generador de macros, aparecern las columnasAccin,ArgumentosyComentario.EnArgumentos de accin, es donde se especifican y editan los argumentos para cada accin de macro, cuando son necesarios. Aparece un cuadro que ofrece una breve descripcin de cada accin o argumento. Haga clic en una accin o en un argumento de accin para leer su descripcin en el cuadro.En la tabla siguiente, se muestran los comandos que estn disponibles en la fichaDiseodel Generador de macros.

QUE ES INTERFAZ?La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cmo se interacta con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar ms rpidamente los comandos necesarios. El nuevo diseo tambin permite detectar con facilidad las caractersticas que, de lo contrario, se quedaran ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los mens. Adems, el usuario podr comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva pginaIntroduccin a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rpido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseo profesional.El elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Office Access 2007. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicacin nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones sonInicio,Crear,Datos externosyHerramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones.Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son: Introduccin a Microsoft Office AccessLa pgina que se muestra cuando se inicia Access desde el botnInicioo un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office FluentEs el rea situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos. Ficha de comandosComandos combinados de manera significativa. Ficha de comandos contextualEs una ficha de comandos que aparece segn el contexto, es decir, segn el objeto con el que se trabaje o la tarea que se est llevando a cabo. GaleraEs un control que muestra visualmente una opcin de modo que se ven los resultados que se van a obtener. Barra de herramientas de acceso rpidoEs una sola barra de herramientas estndar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos ms usados, comoGuardaryDeshacer. Panel de exploracinEs el rea situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Documentos con fichasLos formularios, tablas, consultas, informes, pginas y macros se muestran como documentos con fichas. Barra de estadoEs la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la informacin de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista. minibarra de herramientasEs un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fcilmente formato al texto.

CONFIGURACION DE LA INTERFAZ DE ACCESS.Lainterfazes la forma en la queel usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datosvea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos.Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin.Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es tan complicado como parece.En resumen, veremoscmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar lacinta de opciones, aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso.Personalizar la barra de acceso rpido

Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms frecuentes, pulsando enMs acciones, en la pestaita a su derecha.En la pestaaComandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren todas sus acciones.Es interesante destacar que tambin podremos incluir lasmacrosque haya disponibles en la bsae de datos.Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre laBanda de opciones, y eligiendo la opcinAgregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos esta accin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se aadiran todas las acciones de ese grupo en un icono, deplegndolas al pulsarlo.En la pestaaPersonalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si los cambios se aplican a todas las bases de datos que abramos con Access o slo para la base de datos actual.