access desde cero
DESCRIPTION
Access Desde Cero Domine la herramienta más útil y confiable para bases de datos.TRANSCRIPT
En este libro encontraremos las
principales técnicas y herramien-
tas utilizadas por los hackers, ex-
plicadas en un lenguaje didáctico
y sencillo. En sus páginas apren-
deremos todo sobre las amenazas
más frecuentes y sobre como
defendernos ante los ataques.
>> SEGURIDAD / HOME >> 192 PÁGINAS >> ISBN 978-987-1773-03-9
Capítulo 1
Bienvenidos a Access 2007
Logremos conocer la utilidad de las bases
de datos y cómo crearlas, así como también,
familiarizarnos con el entorno del programa.
1.B ienven idos a Access 2007
Bienvenidos
a Access 2007
En este primer capítulo, brindaremos la informa-
ción necesaria para adentrarnos en el mundo de
Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa
y a relacionarnos con la interfaz, además de crear,
guardar y abrir bases de datos. Conoceremos los
beneficios del programa y nos centraremos en la
identificación de cada elemento que compone el
entorno de Access, con el fin de facilitar la realiza-
ción de las tareas posteriores.
¿Qué son las bases
de datos?
Las actividades productivas o de servicios requieren
de un volumen de información considerable para
desarrollarse efectivamente, por lo tanto, necesitan
que ésta se encuentre perfectamente organizada
con relación a la actividad que se desea desarrollar
(Figura 1). Por ende, disponer de información rele-
vante, en forma rápida y sencilla, es imprescindible
para tomar decisiones acertadas.
Para lograr su correcta y dinámica organización, dis-
ponemos de una de las herramientas más potentes
para su manejo: Access 2007. Este programa permite
gestionar datos mediante bases de datos (estructura
donde se guarda la información de manera organi-
zada), de forma ágil y completa.
Una base de datos se define como una colección
de datos organizados sistemáticamente en formato
de tablas (Figura 2). Éstas nos permiten generar
nueva información a partir de dichos datos y a través
de diversos procesos, haciendo uso de campos
(columnas) y registros (filas).
Una base de datos puede contener infinitas tablas,
sin embargo, es conveniente que definamos
FIGURA 1. Organizar la información es un proceso que determina la estructura de una base de datos.
12
Conocer e l pr ograma
Disponer de información
relevante, en forma
rápida y sencilla,
es imprescindible para
tomar decisiones acertadas
previamente su estructura, para no generar datos
duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar
lápiz y papel, y realizar un breve esquema de las
actividades que deseamos registrar, teniendo
en cuenta la forma de distribución de la información
en tablas. Debido a que éstas son los elementos más
importantes de una base de datos, gran parte de
nuestro trabajo se centrará en su apropiada cons-
trucción y posterior mantenimiento.
Conocer
el programa Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema
operativo Windows y viene incluido dentro del pa-
quete Microsoft Office, de manera que debemos
tener este sistema instalado en nuestro equipo.
FIGURA 2.
Las tablas disponen
los datos en campos
y registros. Los campos
son las columnas
y los registros las filas.
IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA
La distribución correcta de la información en tablas es muy importante para su adecuado
registro. Tener clara una estructura desde el inicio nos evitará perder tiempo y trabajo, ele-
mentos valiosos a la hora de buscar o de generar la información que necesitamos.
13
1.B ienven idos a Access 2007
Para iniciar el programa, podemos desplegar las op-
ciones del menú Inicio o también utilizar el icono
identificativo del programa situado en el Escritorio
de Windows (Figura 3).
A continuación, nos encontramos con la pantalla
de bienvenida, que nos permite elegir la forma de
empezar a trabajar: desde una plantilla o con la
FIGURA 3. Para iniciar el programa, debemos
hacer doble clic sobre este icono del escritorio.
creación de una base de datos en blanco (Figura 4).
En este punto, el panel izquierdo de la pantalla nos
permite seleccionar una determinada categoría de
plantillas, que se mostrarán en el centro de la venta-
na representadas por un icono ilustrativo correspon-
diente con el tema de cada categoría.
LA INTERFAZ
La interfaz de Access posee elementos para manipular
la ventana del programa, independientemente del
contenido de sus bases de datos. La versión 2007 in-
corpora un diseño de entorno dinámico para la reali-
zación de todas las tareas (Guía visual 1 y Figura 5).
Para comenzar, veamos la barra de título, que
muestra el nombre de la base de datos en la cual
estamos trabajando y el nombre del programa.
Además, posee los botones Minimizar, Maximizar
y Cerrar, así como también la barra de acceso
rápido y el botón de Office.
FIGURA 4.
Cada categoría representa
diferentes plantillas.
Una vez que conozcamos
cómo crear bases
de datos, veremos
cómo trabajar con ellas.
14
Conocer e l pr ograma
GUÍA VISUAL /1
Panel de Exploración
2 3 4 5
1 6
7
1 Botón de Office: permite acceder a funciones principales para el manejo de archivos.
2 Barra de acceso rápido: botones personalizados, para el acceso a funciones del programa.
3 Nombre de la base de datos que estamos utilizando.
4 Minimizar: lleva la ventana a su tamaño mínimo y la sitúa sobre la barra de tareas.
5 Maximizar/Restaurar: permite que la ventana ocupe toda la pantalla. Cuando ésta se encuentra
maximizada, el botón se llama Restaurar y permite llevar la ventana al último tamaño establecido.
6 Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a él debemos ingresar nuevamen-
te, ya sea a través del acceso directo o del menú inicio.
7 Cinta de Opciones: grupo de pestañas con acceso a las diferentes funciones del programa.
FIGURA 5.
A la derecha del menú,
se muestra la lista
de archivos abiertos
recientemente.
Bastará con hacer clic
sobre el deseado
para que éste se abra.
15
1.B ienven idos a Access 2007
Botón de Office
El Botón de Office se diferencia del resto debi-
do a que se encuentra en la esquina superior
izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de
Microsoft Office. Al hacer clic sobre este botón,
se despliega la lista de funciones básicas para
el trabajo con archivos de bases de datos, que
detallamos a continuación.
• Nuevo: abre la pantalla de bienvenida para que
elijamos si crearemos una nueva base de datos
en blanco o basada en una plantilla.
• Abrir: permite visualizar bases de datos existentes.
• Guardar: guarda los cambios realizados en la
base de datos, como la creación de nuevos objetos.
• Guardar como: posibilita guardar la base de datos
actual con otro nombre o extensión.
FIGURA 6.
El comando Guardar como
permite guardar tanto
objetos como la base
de datos completa.
PLANTILLAS PROFESIONALES
La versión 2007 del paquete Microsoft Office incluye galerías de plantillas con características
profesionales, que le permiten al usuario lograr excelentes resultados con mayor facilidad.
Es posible obtener bases de datos útiles y dinámicas para el registro de actividades.
16
Conocer e l pr ograma
El Botón de Office
se diferencia del resto
debido a que se encuentra
en la esquina superior
izquierda de la ventana
Posee diferentes opciones que permiten hacer la
base de datos actual compatible con versiones
anteriores de Microsoft Access.
• Imprimir: mediante sus opciones, posibilita
imprimir rápidamente los elementos existentes en
la base de datos, realizar configuraciones previas
a la impresión y visualizar los elementos de la
manera en que serán impresos.
• Administrar: las opciones de este comando
permiten, entre otras cosas, realizar una copia de
seguridad de la base de datos. Esto evitará la
pérdida accidental de los datos almacenados.
• Correo electrónico: abre un cuadro donde
debemos elegir el formato a través del cual se
enviarán los datos por correo electrónico. Luego,
se abrirá el programa para gestionar el correo que
tengamos instalado y configurado en nuestra PC.
• Cerrar bases de datos: cierra la base de datos
actual sin cerrar el programa.
A la derecha de los comandos Guardar como
(Figura 6), Imprimir, Administrar y publicar,
notamos una flecha que indica que éstos poseen un
conjunto de opciones relacionadas en su interior. Para
visualizarlas, debemos situar el cursor del mouse sobre
la flecha, y se mostrará una lista que presentará las
opciones correspondientes al comando elegido.
El botón Opciones de Access posibilita realizar
configuraciones sobre la base de datos. En este punto,
podemos utilizarlo para modificar la configuración
de colores del entorno del programa. Al pulsar este
botón, se abre el cuadro de diálogo Opciones de
Access, el cual posee diferentes categorías situadas
sobre la izquierda del cuadro.
Dentro de Más frecuentes, podemos encontrar
Combinación de colores que, a su vez, posee tres
opciones: Azul, Plata y Negro (Figura 7).
CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO
Al presionar la tecla Alt, aparecerá una letra junto al nombre de cada pestaña. Presionamos
la letra que se corresponda con la cinta deseada, y al ingresar en una cinta, se mostrarán los
caracteres correspondientes a cada comando, identificados también con una letra o número.
17
1.B ienven idos a Access 2007
FIGURA 7.
Luego de elegir
la combinación deseada,
debemos pulsar el botón
Aceptar, y el entorno
del programa se adaptará
a la combinación elegida.
Debido a que la explicación de cada opción del cuadro
Opciones de Access es muy extensa, nos remitire-
mos a explicar las necesarias en cada caso particular.
Barra de acceso rápido
Una de las innovaciones de la versión 2007 de
Microsoft Access es la inclusión de una pequeña
barra situada en la parte superior de la ventana, que
permite acceder rápidamente a diferentes funciones
del programa. En ella se encuentran pequeños boto-
nes para ejecutar, de forma inmediata, algunos de
los comandos más habituales, como Guardar,
Abrir, Imprimir, etcétera (Figura 8).
Cuando seleccionamos un elemento de este menú, el
botón correspondiente se muestra en la barra de títu-
lo. Al pulsarlo, se ejecuta la acción que tiene asociada,
y se agiliza el proceso de búsqueda de una opción. La
lista cuenta con las siguientes opciones:
• Nuevo: crea una nueva base de datos en blanco.
• Abrir: abre bases de datos existentes y nos
posibilita editar su contenido.
• Guardar: almacena los cambios realizados en la
base de datos cada vez que lo pulsamos.
• Correo electrónico: permite enviar el contenido
de la base de datos vía e-mail (correo electrónico)
COMANDOS BÁSICOS
Es importante que practiquemos el uso de los comandos básicos luego de adquirir cono-
cimientos iniciales sobre la creación de tablas o manipulación de datos. Si bien no es obli-
gatorio, nos ayudará en el proceso de aprendizaje.
18
Conocer e l pr ograma
FIGURA 8.
A través del botón
Personalizar barra
de acceso rápido,
podemos activar/
desactivar los botones
que deseamos que
se muestren/oculten
en la barra.
hacia uno o varios destinatarios y elegir el
formato de los datos.
• Impresión rápida: imprime, rápidamente, todos
los elementos de la base de datos.
• Vista Preliminar: posibilita visualizar los datos
tal como se verán impresos.
• Revisión ortográfica: revisa la ortografía y
gramática de los datos y nos ayuda, así, con la
corrección de posibles errores.
• Deshacer y Rehacer: con Deshacer, anulamos
acciones llevadas a cabo y, con Rehacer, pode-
mos realizarlas nuevamente.
• Modo: permite alternar entre las diferentes vistas
de los elementos de la base de datos.
• Actualizar todo: sincroniza los datos entre los
elementos de la base de datos.
• Más comandos: posibilita incluir comandos que no
se muestran de forma predeterminada (Figura 9).
• Mostrar debajo de la cinta de opciones:
permite elegir la ubicación de la barra de acceso
rápido (debajo o encima de la cinta de opciones).
• Minimizar la cinta de opciones: nos brinda
la posiblidad de mostrar/ocultar la cinta de
opciones de la aplicación.
FIGURA 9.
Al ingresar en la opción
Más Comandos, podemos
seleccionar el comando
deseado y pulsar el botón
Agregar para que
se muestre en la barra
de acceso rápido.
19
1.B ienven idos a Access 2007
Cinta de opciones
Otra de las grandes innovaciones de la versión 2007
es la Cinta de opciones, ya que agrupa los coman-
dos por medio de diferentes fichas, para lograr una
mayor dinámica en la utilización del programa.
De forma predeterminada, se muestran las cuatro
fichas: Inicio, Crear, Datos externos y Herra-
mientas de base de datos. Sin embargo, depen-
diendo de la tarea que estemos realizando, pueden
aparecer más. La agrupación de comandos está
basada en el orden lógico de las tareas por realizar.
Las principales funciones de las fichas son:
• Inicio: posee todos los comandos que permiten
trabajar con el formato de los datos, por ejemplo,
fuente, tamaño y color, entre otras.
• Crear: contiene opciones para crear todos los
objetos disponibles en una base de datos (tablas,
consultas, formularios, informes, etcétera).
• Datos externos: desde esta ficha, accedemos a
la importación o exportación de datos.
• Herramientas de base de datos: contiene
herramientas de mantenimiento para la base de
datos, así como también la opción de cifrar el
archivo mediante contraseñas.
Es posible minimizar la Cinta de Opciones con el
comando Minimizar la Cinta de Opciones del
botón Personalizar barra de acceso rápido.
De esta misma forma, hacemos clic en el nombre
de cada ficha para ver sus opciones (Figura 10).
FIGURA 10. Cada ficha muestra los comandos agrupados en apartados. La ficha Crear posee
los apartados: tablas, formularios, informes, y otros.
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES
Otra forma de minimizar la cinta de opciones es hacer doble clic sobre el nombre de la ficha
activa o presionar la combinación de teclas CTRL+F1. Al pulsar sobre el nombre de cada ficha,
se mostrarán sus opciones, pero luego de utilizar un comando, la cinta se minimizará.
20
Conocer e l pr ograma
Barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior
de la ventana y nos muestra información acerca de
la base de datos en la cual estamos trabajando.
Cuando no se encuentra ningún objeto abierto, so-
lo muestra la palabra Preparado. Su contenido varía
dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo,
cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista
en la cual estamos trabajando (Figura 11).
FIGURA 11. Se muestran cuatro botones,
que permiten alternar entre las distintas
formas de visualizar la tabla.
La barra de estado también muestra si tenemos
activado el Bloq.Mayús o si está encendido el
teclado numérico. Por otra parte, para configu-
rar las opciones que deseamos visualizar en esta
barra, basta con hacer clic con el botón derecho
del mouse sobre un lugar vacío de ésta, y activar
las opciones deseadas del menú emergente.
Cuando las opciones no están precedidas por una
tilde, significa que están desactivadas.
La lista de opciones que se muestran al hacer clic
con el botón derecho del mouse sobre un elemento
se denomina Menú contextual. Las diferentes op-
ciones que pueden aparecer en este menú dependen
del lugar de la ventana en el cual hicimos el clic.
Por ejemplo, si comparamos el menú contextual
de la barra de acceso rápido con el menú contex-
tual de la barra de estado, ambos presentarán
opciones diferentes. Sin embargo, también es posible
ocultar la barra de estado para que no se muestre
en la base de datos. Para ello, debemos desplegar
las opciones del Botón de Office, pulsar el botón
Opciones de Access, ingresar en la categoría
Base de datos actual, desactivar la casilla
Mostrar barra de estado y pulsar el botón
Aceptar. De este modo, no se verá la barra de es-
tado en ninguna base de datos, hasta que se active
la casilla anteriormente mencionada.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una base de datos nueva, debemos utilizar
la opción Base de datos en blanco, situada en
la categoría Destacados. Al pulsar este botón,
Access permite realizar una base de datos desde
cero (Paso a paso 1), es decir, que no posee
contenido predeterminado (a diferencia de las
plantillas que sí lo poseen).
RECOPILACIÓN DE DATOS
Microsoft Access 2007 permite crear o actualizar la información de una base de datos, con
datos recopilados de correos electrónicos. Cuando la información llega, se dirige automáti-
camente al elemento de la base de datos que corresponda y evita, así, el proceso manual.
21
1.B ienven idos a Access 2007
PASO A PASO /1
Crear bases de datos en blanco
1
Haga clic sobre la opción Base de datos en blanco situada en la pantalla de bienvenida.
2
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opción Nombre de archivo.
No pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.
22
Conocer e l pr ograma
PASO A PASO /1 (cont.)
3
Pulse el botón que se encuentra junto al nombre asignado, para elegir la ubicación
de la base de datos, ya sea en el disco duro de la PC o en algún medio de almacenamiento
transportable como, por ejemplo, un pendrive.
4
Para finalizar, haga un clic sobre el botón Crear, ubicado debajo del nombre asignado.
23
1.B ienven idos a Access 2007
Luego de realizar los pasos anteriores, se generará
una tabla vacía en la nueva base de datos, la cual
cerraremos por el momento, con el botón Cerrar,
situado en la esquina superior derecha de la pestaña
de la tabla. Si bien no es obligatorio cerrar esta
tabla creada automáticamente, recomendamos
hacerlo hasta que adquiramos otros conocimien-
tos, como por ejemplo, la creación de tablas de
forma personalizada (Figura 12).
Otra forma de crear una base de datos es a través de
las plantillas situadas en la pantalla de bienvenida.
Al pulsar sobre una de ellas, se creará una nueva
FIGURA 12. Cada elemento de una base
de datos se sitúa en una pestaña diferente
y es posible cerrarlos de forma independiente.
base de datos con un contenido predeterminado,
dependiendo de la plantilla elegida (Paso a paso 2).
Es decir, cada una de ellas tiene los diferentes ele-
mentos de una base de datos (tablas, consultas,
formularios o informes) enfocados en la tarea que
gestionará. Las plantillas disponibles son:
• Activos: permite registrar detalles de los activos
(como la fecha de adquisición) a través de tablas,
informes y formularios creados automáticamente.
• Contactos: posee opciones para registrar datos
personales, incluyendo imágenes.
• Problemas: es ideal para el registro de problemas,
ya que permite redactar cuál es, su prioridad y quién
es la persona asignada, entre otras especificaciones.
• Eventos: posibilita registrar fechas de reuniones,
direcciones o una imagen por cada evento.
• Proyectos de marketing: permite resgistrar la
entrega de proyectos de marketing.
• Proyectos: registra presupuestos de proyectos.
• Canalización de ventas: posibilita realizar un
seguimiento apropiado de las ventas.
• Tareas: permite listar las tareas pendientes,
incluyendo a la persona encargada, la fecha de
comienzo y la de finalización.
• Alumnos: una plantilla ideal para gestiones educa-
tivas, ya que posibilita registrar datos de alumnos.
• Facultad: permite registrar datos de profesores.
LICENCIA DEL SOFTWARE
Es importante conocer las condiciones legales del programa. Para ello, ingresamos a
Botón de Office/Opciones de Access/Recursos/Acerca de/Ver términos de licencia para
software de Microsoft. También podemos acceder a ellas en www.microsoft.com.
24
Conocer e l pr ograma
PASO A PASO /2
Crear bases de datos con plantillas
1
Haga clic sobre la plantilla que desee utilizar en la pantalla de bienvenida,
correspondiente a la categoría Destacados.
2
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opción Nombre de archivo.
Access completará, en forma automática, este espacio con un nombre predeterminado,
el cual puede cambiar libremente.
25
1.B ienven idos a Access 2007
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Pulse el botón situado junto al nombre asignado, para elegir la ubicación de la base de datos.
4
Para terminar, haga un clic sobre el botón Descargar, ubicado al lado del botón Cancelar.
26
Conocer e l pr ograma
Mediante el botón Descargar, nos conectamos con
Office Online para descargar la plantilla selecciona-
da en nuestra PC. Este procedimiento requiere cone-
xión a Internet, y el tiempo que demore dependerá de
la velocidad de la conexión. Sin embargo, podemos
utilizar plantillas locales, es decir, creadas automáti-
camente al instalar Microsoft Access en nuestra PC.
Para emplearlas, debemos seleccionar la categoría
Plantillas locales, donde el botón Descargar
se reemplaza por el botón Crear, ya que no será ne-
cesario descargar la plantilla de Internet porque se
encuentra instalada en la PC. Por lo tanto, para usar
plantillas locales, no necesitaremos conexión.
ABRIR BASES DE DATOS
Hasta el momento, hemos visto cómo crear nuevas ba-
ses de datos. Sin embargo, Access también permite vi-
sualizar bases de datos existentes. Para ello, debemos
abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos:
• Al pulsar el botón Más…, situado en la Pantalla de
bienvenida sobre el panel derecho.
• Con el botón Abrir, de la barra de acceso rápido.
• Al pulsar la combinación de teclas CTRL+A
• Con un doble clic sobre la base de datos en el
lugar donde se encuentre guardada.
Si utilizamos cualquiera de los procedimientos ante-
riormente nombrados, se mostrará el cuadro de diá-
logo que podemos ver en la Figura 13.
FIGURA 13.
Para abrir una base de
datos, debemos
seleccionar la carpeta
que la contiene, hacer clic
sobre el archivo deseado
y pulsar el botón Abrir.
TRABAJO CON PLANTILLAS
Para utilizar algunas plantillas, debemos disponer de conexión a Internet para descargarlas.
Recomendamos emplearlas luego de adquirir más conocimientos sobre bases de datos, ya
que, a medida que avancemos en la lectura, se comprenderán nuevos y diferentes términos.
27
1.B ienven idos a Access 2007
Luego de abrir una base de datos (sin importar el
procedimiento elegido), se mostrarán los objetos
que contiene, en el panel izquierdo, denominado
Panel de Exploración.
Si se muestra vacío, no significa que exista algún
error, sino que simplemente la base de datos no
posee elementos. Por lo tanto, podemos afirmar
que la existencia de una base de datos no conlle-
va obligatoriamente la existencia de elementos
que la compongan. Por supuesto que el objetivo
de crear bases de datos es incorporarle elementos
que permitan registrar información, sin embargo,
es importante saber que se pueden dejar en blan-
co, sin que se produzca ningún error.
Si bien es posible abrir bases de datos creadas en
versiones anteriores a la 2007, probablemente no la
estemos visualizando en la lista de archivos. Para ver
todos los archivos que podemos abrir en el programa,
debemos elegir Todos los archivos(*.*), corres-
pondiente a la lista Tipo de archivo, situada en
la parte inferior del cuadro de diálogo Abrir. A través
del botón Vistas, ubicado en el extremo superior
FIGURA 14.
Podemos elegir la vista
Detalles para visualizar
el tamaño del archivo,
así como también la fecha
de la última
modificación realizada.
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS
Es importante que establezcamos, previamente, la finalidad de una base de datos antes de
crearla, para lograr un diseño útil y dinámico. La creación excesiva de tablas dificulta el tra-
bajo volviéndolo más lento, y su creación escasa no logrará abarcar los aspectos necesarios.
28
Conocer e l pr ograma
Microsoft Access 2007
posee un sistema
de ayuda para acceder a
descripciones de elementos
derecho del cuadro, elegimos la forma en que
deseamos visualizar la lista de archivos (Figura 14).
AYUDA DE MICROSOFT OFFICE
Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda
para acceder a descripciones de elementos, funcio-
nes, formas de trabajo y demás. Para visualizar la
Ayuda de Access 2007, debemos pulsar la tecla F1
o el botón que muestra el signo interrogante en el
extremo superior derecho de la Cinta de Opciones.
De esta manera, aparecerá la ventana que pode-
mos observar en la Figura 15.
Para realizar una búsqueda particular, disponemos
de un espacio para escribir el texto deseado en la
parte superior izquierda de la pantalla. Luego, pul-
samos el botón Buscar, y se mostrará una lista de
los temas relacionados con el texto introducido.
Para ver la tabla de contenido completa, basta con
pulsar sobre el botón en forma de libro, que se en-
cuentra en la barra superior. Inmediatamente después,
se desplegarán los temas principales de ayuda en el la-
do izquierdo del cuadro. Al pulsar en ellos, podemos
mostrar u ocultar la lista de subtemas correspondien-
te al tema previamente elegido y, al hacer clic sobre un
subtema, se mostrará la información respectiva.
FIGURA 15.
Cuando el puntero
del mouse adopta la forma
de mano, significa que
estamos sobre un vínculo.
Al pulsar sobre un vínculo,
se mostrará su destino.
RESUMEN
Para comenzar a trabajar en Access 2007, es importante conocer las ventajas que posee el
diseño de su interfaz y los comandos básicos. Este primer capítulo brinda los conocimientos
necesarios para introducirse en el mundo de las bases de datos de Access 2007.
29
1.B ienven idos a Access 2007
Multiple choice
1 ¿Cuál de las siguientes fichas
nos permite acceder a la importación
o exportación de datos?
a- Inicio
b- Crear
c- Datos externos
d- Herramientas de base de datos
4 ¿Cuál de las siguientes plantillas
posee opciones para registrar datos
personales, incluyendo imágenes?
a- Contactos
b- Proyectos
c- Tareas
d- Facultad
2 ¿Cuál de las siguientes opciones permite
elegir la ubicación de la barra de acceso rápido?
a- Guardar
b- Mostrar debajo de la cinta de opciones
c- Administrar
d- Publicar
3 ¿Cuál de las siguientes plantillas
está diseñada de forma específica
para el registro de profesores?
a- Contactos
b- Proyectos
c- Tareas
d- Facultad
5 ¿Cuál de las siguientes fichas
posee todos los comandos que permiten
trabajar con el formato?
a- Inicio
b- Crear
c- Datos externos
d- Herramientas de base de datos
6 ¿Cuál de las siguientes opciones
permite compartir la base de datos?
a- Guardar
b- Mostrar debajo de la cinta de opciones
c- Administrar
d- Publicar
30
Capítulo 2
Comenzar a trabajar con Access
Aprenderemos a crear tablas.
A través de ellas, ingresamos
y organizamos la información.
2.Comenza r a t raba ja r con Access
Comenzar a trabajar
con Access
Una de las tareas fundamentales en la creación de ba-
ses de datos es la incorporación de tablas. Debido a
ello, en este capítulo, aprenderemos a crearlas, a ele-
gir los tipos de datos adecuados y a guardarlas correc-
tamente. Además, aprenderemos a ingresar registros,
a trabajar con el Panel de Exploración y la Hoja de
datos, así como también a sustituir y buscar datos.
A medida que avancemos en nuestro curso,
profundizaremos en cada uno de los objetos que
conforman una base de datos. En principio,
comenzaremos con las tablas.
Las tablas
Las tablas son los elementos más importantes de
una base de datos, ya que permiten ingresar infor-
mación de forma ordenada y sistemática, además de
buscarla y editarla. Si bien el resto de elementos que
la componen (formularios, consultas, informes, macros
y módulos) son importantes, las tablas constituyen la
base integral del trabajo en Access.
CREAR TABLAS
Para crear tablas, debemos ingresar a la ficha Crear
de la cinta de opciones y utilizar los botones del
apartado Tablas. En este grupo, encontramos la
opción Diseño de tabla, hacemos clic allí y el
programa nos llevará a la vista Diseño. Este tipo
de vista permite modificar la estructura de una ta-
bla, es decir, definir los campos que contendrá y
el formato de los datos (Figura1).
Las opciones principales de la vista diseño son:
• Nombre del campo: allí se colocan los nombres
de cada uno de los campos que conformen la
tabla, es decir, los nombres de las columnas.
• Tipo de datos: allí se indican los tipos de datos
(número, texto, moneda, etcétera) de cada uno de
los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista
VISTAS DE LAS TABLAS
Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseño permite indicar la estructura, es
decir, los campos y tipos de datos que tendrá la tabla, mientras que la vista Hoja de
datos posibilita introducir información en la tabla.
32
L a s tab las
Las tablas
son los elementos
más importantes
de una base de datos
de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato
deseado. En el próximo subtema, explicaremos
cada uno de ellos con mayor detalle.
• Descripción: este espacio permite escribir
comentarios opcionales sobre cada campo.
TIPOS DE DATO
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un
formato determinado: texto, número, fecha, hora, etcé-
tera. Access permite definir el tipo de dato que se
empleará en cada campo, a través de la lista Tipos de
dato, que se despliega de cada campo de esta colum-
na. Sus opciones son las que vemos a continuación:
• Texto: permite registrar hasta 255 caracteres alfa-
numéricos, es decir que es posible ingresar texto y
números que no sean utilizados para un cálculo.
FIGURA 1.
Observe que, en la parte
central de la ventana,
se muestra una pestaña
denominada Tabla 1,
nombre predeterminado
que le da Access.
Al guardar la tabla,
lo podremos modificar.
IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO
Es importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la información de cada
campo. Tipos de datos incorrectos pueden generar dificultades cuando registramos la infor-
mación: si algunos están fuera del tipo admitido, Access no nos permitirá almacenarlos.
33
2.Comenza r a t raba ja r con Access
• Memo: este tipo de dato es conveniente cuando
los datos por introducir en cada registro son muy
extensos (mayores a 255 caracteres). Admite texto
y números que no se empleen para cálculos.
• Número: admite solamente números, los cuales
pueden ser usados en cálculos, por ejemplo, can-
tidad de horas trabajadas y cantidad de productos
vendidos, entre otras posibilidades.
• Fecha/Hora: posibilita registrar fechas y horas,
por ejemplo, fecha de nacimiento, fecha de ingreso
a la empresa y otros datos similares.
• Moneda: representa valores monetarios, por
ejemplo, salario, precio de venta, etcétera.
• Autonumérico: genera, automáticamente,
números enteros correlativos o aleatorios.
• Sí/No: genera una casilla en la tabla, que se debe
activar para indicar valores positivos o desactivar
para valores negativos.
• Objeto OLE: permite almacenar archivos, tales
como imágenes, sonidos y videos, entre otros.
• Hipervínculo: vincula generalmente archivos y
elementos de una base de datos a direcciones
URL y de correo electrónico.
• Datos adjuntos: posibilita adjuntar archivos a un
campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de
los empleados puede llevar adjunto el currículum
correspondiente, en el registro de cada uno de ellos.
• Asistente para búsquedas: permite generar un
menú con opciones, para poder seleccionar los
valores del campo. Este tipo de dato es para valores
con poca o ninguna variación, por ejemplo, lista de
sucursales de la empresa y listado de sus sectores.
GUARDAR TABLAS
Luego de finalizar el diseño de una tabla, debemos
guardarla. Para ello, pulsamos el botón Guardar
de la barra de acceso rápido y se mostrará un
cuadro de diálogo (Figura 2).
Después de escribir el nombre deseado para la tabla
y de pulsar el botón Aceptar, la tabla creada se
mostrará en el Panel de Exploración, y esto indi-
cará que se encuentra guardada. Luego de guardar-
la, el nombre asignado se presentará en la pestaña
correspondiente. Si deseamos cerrarla, podemos
hacerlo a través del botón Cerrar de la pestaña.
FIGURA 2. Cada vez que guardamos una nueva
tabla, debemos ingresar el nombre deseado
y pulsar el botón Aceptar.
PANEL DE EXPLORACIÓN
Este panel sustituye lo que se denominaba ventana de Base de datos, en versiones ante-
riores a la de 2007, y nos permite realizar las mismas acciones más rápidamente.
También se agrega la posibilidad de crear grupos personalizados.
34
L a s tab las
Una de las innovaciones
en la versión 2007
es la presentación del
Panel de Exploración
dentro del entorno
del programa
Sin embargo, no lo haremos aún porque hay que
recordar que los campos de la tabla ya han sido cre-
ados, pero todavía no han sido ingresado registros.
PANEL
DE EXPLORACIÓN
Una de las innovaciones en la versión 2007 es la
presentación del Panel de Exploración dentro del
entorno del programa. Este panel brinda la posibilidad
de realizar operaciones complejas de forma rápida y
dinámica, ya que permite acceder fácilmente a cada
elemento de la base de datos de manera simultánea
y llevar a cabo operaciones tales como copiar objetos,
moverlos, eliminarlos, entre otras. Cada elemento
que incorporemos en la base de datos se mostra-
rá en este panel situado sobre la izquierda de la
ventana (Guía Visual 1).
Otra de las utilidades del Panel de Exploración
es la búsqueda de elementos (tablas, consultas, infor-
mes, formularios o módulos) mediante su nombre. Pa-
ra ello, debemos mostrar la Barra de búsqueda:
hacemos clic sobre un lugar vacío del Panel de
Exploración con el botón derecho del mouse y
elegimos la opción Barra de búsqueda.
Se presentará un pequeño cuadro de texto para
introducir el nombre del elemento por buscar. Allí,
debemos escribir todo o parte del nombre del ele-
mento deseado (Figura 3).
Tengamos en cuenta que esta función de asistencia
en la búsqueda es muy útil cuando la base de datos
es extensa y, por lo tanto, no se alcanzan a visuali-
zar todos los elementos a la vez.
ELIMINACIÓN DE OBJETOS
Cuando eliminamos algún objeto de la base de datos (tablas, consultas, informes, etcétera)
pueden surgir problemas con su funcionalidad. Para evitar estos inconvenientes, confirme-
mos que el elemento por borrar no esté relacionado con otro elemento.
35
2.Comenza r a t raba ja r con Access
GUÍA VISUAL /1
Panel de Exploración
1 2
3
4
1 Menú de categorías: permite indicar la
forma de visualizar los elementos de la
base de datos según diferentes categorías.
2 Ancho del panel: muestra/oculta el panel.
3 Grupos: muestra/oculta los elementos que
pertenecen al grupo.
4 Elementos: conjunto de los elementos que
componen la base de datos: tablas, consul-
tas, formularios, informes, macros, etcétera.
ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS
Debemos tener en cuenta que es posible copiar y pegar elementos de una base de datos
a través del teclado con atajos de teclado. Para copiar elementos, presionamos la combi-
nación de teclas CONTROL+C y, para pegarlos, CONTROL+V.
36
L a s tab las
Es posible copiar
cualquier objeto
de una base de datos
En este caso, copiaremos una tabla. Para ello, debe-
mos seleccionar el objeto deseado en el Panel de
Exploración y pulsar el botón Copiar, de la ficha
Inicio, o presionar la combinación de teclas
CONTROL+C. Luego, tenemos que hacer clic sobre el
botón Pegar, de la ficha Inicio. Se mostrará un
cuadro de diálogo con las siguientes indicaciones:
FIGURA 3. A medida que ingresamos el
nombre del elemento que estamos
buscando, se muestran los elementos cuyo
nombre coincide con el escrito.
COPIAR OBJETOS
A través del Panel de Exploración, Access 2007
nos brinda la opción de copiar objetos. Es posible
copiar cualquier objeto de una base de datos. Esta
acción permite tanto duplicar únicamente la estruc-
tura de los elementos, como también la estructura
acompañada de sus datos almacenados.
• Nombre de la tabla: aquí debemos indicar el
nombre del duplicado.
• Estructura solamente: el duplicado tendrá el
mismo diseño que el original, pero sin registros.
• Estructura y datos: el duplicado poseerá tanto
el diseño, como los registros del original.
• Anexar datos a la tabla existente: permite
que los registros de la tabla original se copien en otra.
Después de indicar los datos deseados, debemos
pulsar el botón Aceptar y se creará la copia en el
Panel de Exploración (Figura 4).
FIGURA 4.
Las copias se ubican
en el mismo grupo
que el elemento original.
En este ejemplo, hemos
duplicado una tabla,
por ello se ha situado
automáticamente
en el apartado Tablas.
37
2.Comenzar a t raba ja r con Access
Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que desea-
mos asignarle al objeto y pulsar la tecla ENTER para
confirmarlo. Recordamos que ésta operación es per-
mitida siempre y cuando no se le otorgue a un ele-
mento un nombre existente dentro del mismo grupo.
Para comprobar que la copia de la tabla ciertamente
es un duplicado, podemos mostrar su menú contex-
tual: hacemos clic con el botón secundario del mouse
y elegimos la opción Vista Diseño. Así, comproba-
mos que se muestran los mismos campos que en la
tabla original. También podemos hacer doble clic
sobre el panel para abrir la tabla y compararla.
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS OBJETOS
Recordemos que, cuando aprendimos el procedi-
miento para guardar tablas, debíamos asignarle
un nombre. Esto sucede con todos los elementos
que se crean en una base de datos.
Sin embargo, podemos modificar el nombre de to-
dos los elementos teniendo en cuenta que no pue-
den existir dos del mismo tipo con nombre idénti-
co. Es decir que, por ejemplo, no puede haber dos
tablas con el mismo nombre, pero esto sí es posi-
ble en el caso de una tabla y un formulario.
Para cambiar el nombre de un elemento situado
en el Panel de Exploración, debemos hacer clic
con el botón derecho del mouse y elegir la opción
Cambiar nombre (Figura 5).
ELIMINAR OBJETOS
Además de crear o de renombrar objetos, también
podemos eliminarlos. Ésta es una de las operaciones
más riesgosas porque, al eliminar elementos, tam-
bién borramos toda la información que ellos poseen.
Para borrar un objeto de la base de datos, debemos
seleccionarlo (con un solo clic) en el Panel de
Exploración y pulsar el botón Eliminar de la
ficha Inicio. Para más detalles sobre este procedi-
miento, podemos pulsar el botón Ayuda (Figura 6).
FIGURA 5. Cada elemento del Panel
de Exploración posee la opción Cambiar
nombre en su menú contextual.
38
Hoja de da tos
FIGURA 6. Cuando Access solicita
confirmación para la eliminación
de un objeto, pulsamos el botón SI para
eliminarlo o NO para anular la acción.
Hoja de datos
Hasta el momento, hemos visto cómo crear la
estructura de una tabla, indicando los campos y
tipos de datos posibles, pero aún nos hace falta
ingresar la información. Luego de crear dicha es-
tructura, la tabla está lista para que le podamos
insertar los registros a través de la vista Hoja
de datos. Aunque la inclusión de información tam-
bién puede realizarse a través de formularios, pro-
fundizaremos en este procedimiento más adelante.
INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS
El objetivo de las tablas es almacenar información,
por lo tanto, uno de los procedimientos más
importantes en la elaboración de una base de datos
es la inserción de registros en las tablas. Es decir, in-
gresar la información que deseamos almacenar en
cada campo creado. Para ello, primero debemos vi-
sualizar la tabla en la vista Hoja de datos, a la
cual accedemos por medio del grupo Vistas de la fi-
cha Inicio o directamente desde de la ficha Hoja
de datos. Luego, hacemos doble clic sobre el icono
que representa la tabla en el Panel de Exploración.
Así, veremos la tabla con todos sus campos.
En la hoja de datos (también llamada grilla) vamos
a ingresar los diferentes registros que conformarán la
tabla. La inserción, eliminación y modificación de re-
gistros se consideran operaciones de tipo ABM (altas,
bajas y modificaciones de registros).
Finalmente, para introducir los datos debemos
situarnos en la celda deseada y escribirlos. Recor-
demos que, para pasar de una columna a la otra,
podemos pulsar la tecla Tabulador o hacer clic
sobre la celda directamente (Figura 7).
El objetivo
de las tablas es
almacenar información
ORGANIZACIÓN DE LOS REGISTROS
Access 2007 ofrece la posibilidad de ordenar los registros con base en uno o varios campos,
ya sea de forma ascendente o descendente. Tengamos en cuenta que, cuando los datos se
encuentran organizados, es más fácil trabajar con ellos y, por lo tanto, más dinámico.
39
2.Comenza r a t raba ja r con Access
FIGURA 7.
Al pie de la grilla,
se muestra una fila vacía,
encabezada
por un asterisco ("*"),
en la cual siempre
ingresaremos
los nuevos registros.
Editar datos insertados
Access permite autoajustar el ancho de las columnas
para adaptarlas al contenido. De esta forma, si el
dato introducido es más largo que el ancho prede-
terminado de la columna, al ajustarlo podremos
visualizarlo completamente. De lo contrario, si el
contenido es más angosto, reducirá su ancho y
ahorraremos espacio. Para ajustar el ancho de una
columna de forma automática, debemos hacer
doble clic sobre la línea divisoria derecha de su
nombre y, así, Access modificará el tamaño de la
columna con base en el contenido actual.
Si deseamos ajustar el ancho de las columnas manual-
mente, podemos hacer clic sostenido desde la
línea divisoria derecha del nombre de la columna has-
ta la posición deseada, ya sea para aumentar o para
disminuir el ancho. Los campos que se muestran en la
hoja de datos son los que indicamos en la vista di-
seño de tabla. De manera que si deseamos cambiar,
agregar o quitar campos, debemos ingresar a la
vista Diseño con el botón Ver, de la ficha Inicio.
Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre
su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el
BÚSQUEDA DE REGISTROS
La función de búsqueda que posee Access permite ubicar rápidamente los registros
deseados. Esta función es importantísima cuando la base de datos posee muchos regis-
tros y la ubicación manual se hace tediosa. Lo mismo sucede con la función Reemplazar.
40
H oja de da tos
Para modificar un campo,
hacemos doble clic sobre
su nombre, pulsamos
Suprimir y escribimos
el nombre que deseemos
nombre que deseemos. Para agregar un campo, de-
bemos situarnos en la próxima fila vacía de la grilla
y escribirlo. Para eliminarlo, debemos seleccionarlo y
pulsar la tecla Suprimir (Figura 8).
Luego de modificar la estructura en la vista Diseño,
volvemos a pulsar el botón Ver para visualizar la
hoja de datos (recordemos que a través de la parte
inferior del botón ingresamos a las diferentes vistas
de la tabla). Desde allí, revisamos la información y,
finalmente, guardamos los datos ingresados con el
botón Guardar, de la barra de acceso rápido.
Si cerramos la pestaña antes de guardar los cam-
bios, Access preguntará si deseamos guardarlos.
CREAR LISTAS PREDETERMINADAS
Es posible que, frecuentemente, tengamos que com-
pletar el campo de una tabla con valores constantes.
Para facilitarnos esta tarea, Access permite crear un
listado de valores que nos ayudan a seleccionar
un valor deseado para que, de este modo, evitemos
la escritura reiterativa. Para crear listas predeter-
minadas debemos seguir el Paso a paso 1.
En la vista Diseño, el campo muestra el tipo de da-
to Texto, sin embargo, cuando visualizamos la tabla
en la vista Hoja de datos, sí podemos desplegar
la lista predeterminada y seleccionar el valor deseado.
Cada registro contiene su propia lista desplegable y
permite seleccionar la opción deseada en cada fila.
FIGURA 8.
Al pulsar sobre la parte
superior del botón Ver,
ingresamos directamente
en la Vista Diseño.
41
2.Comenza r a t raba ja r con Access
PASO A PASO /1
Crear listas predeterminadas
1
Ingrese en la vista Diseño de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para búsquedas.
2
Active la opción Escribiré los valores que desee y pulse el botón Siguiente.
42
Hoja de da tos
PASO A PASO /1 (cont.)
3
Escriba los valores que desee mostrar en la lista y pulse Siguiente para continuar.
4
Indique qué nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botón Finalizar.
43
2.Comenza r a t raba ja r con Access
CREAR LISTAS
CON DATOS EXISTENTES
Otra posibilidad que ofrece Access es la creación
de listas con datos existentes en otra tabla. Para
ello, siga el Paso a paso 2. Al desplegar la lista del
campo, se mostrarán los valores almacenados en la
tabla elegida, desde la vista Hoja de datos.
ORGANIZAR DATOS
Organizar datos significa indicar un orden (ascenden-
te o descendente) mediante el cual se visualizará la
información ingresada en las tablas. Para ordenar los
datos, debemos situar el cursor en una celda del cam-
po deseado, ingresar en la ficha Inicio y pulsar el
botón Orden Ascendente u Orden Descendente.
Cuando ordenamos los registros, debemos tener en
cuenta que todos los datos referentes a cada uno si-
gan la concordancia, de esta forma, no se mezcla-
rán. Simplemente se reorganizarán. El botón Borrar
todos los criterios de ordenación permite
restaurar el orden original de los datos, es decir, el
orden según el cual fueron escritos (Figura 9).
BUSCAR Y
REEMPLAZAR DATOS
Para buscar datos dentro de una base de datos,
debemos utilizar el apartado Buscar, de la ficha
Inicio. Veremos los detalles en la Guía Visual 2.
FIGURA 9.
En este ejemplo,
el orden es descendente
sobre la base
del campo Apellidos.
Si elegimos ordenar
otro campo, los datos
se reorganizarán.
CREACIÓN DE LISTAS DESDE HOJA DE DATOS
También es posible crear listas desde la hoja de datos. Para ello, debemos pulsar el botón
Columna de búsqueda de la ficha Hoja de datos. Recomendamos crear las listas antes de la
inserción de datos, para evitar posibles errores debido a la incompatibilidad de éstos.
44
Hoja de da tos
PASO A PASO /2
Crear listas con datos existentes
1
Ingrese en la vista Diseño de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para búsquedas
correspondiente al campo que contendrá la lista.
2
Active la opción Deseo que la columna de búsqueda busque los valores
en una tabla o consulta y pulse el botón Siguiente.
45
2.Comenza r a t raba ja r con Access
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Active la opción Ambas para visualizar todas las tablas y consultas que contiene la base de datos.
Seleccione el elemento que posee los datos que desea mostrar en la lista y pulse Siguiente.
4
Indique el/los campos que contienen los datos (utilice el botón señalado en la imagen)
que formarán la lista y pulse Siguiente.
46
Hoja de da tos
PASO A PASO /2 (cont.)
5
Seleccione el orden que desee para los datos (ascendente o descendente) eligiendo
un campo. Este paso es opcional, si no desea establecer un orden, continúe con el asistente.
Para ello, pulse el botón Siguiente.
6
Ajuste el ancho de la/s columnas de la lista con un clic sostenido sobre la línea divisoria
derecha del nombre de la columna y pulse Siguiente.
47
2.Comenza r a t raba ja r con Access
PASO A PASO /2 (cont.)
7
Indique qué nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botón Finalizar.
8
Access solicitará confirmación para realizar la lista. Pulse el botón Sí.
48
Hoja de da tos
GUÍA VISUAL /2
Apartado Buscar
2
1
3
4
1 Buscar: abre el cuadro de diálogo para la búsqueda. Permite buscar registros en un campo
determinado o en toda la tabla.
2 Reemplazar: posibilita sustituir un dato por otro tantas veces como se repita en la tabla.
3 Ir a: para desplazarse por los registros a través de un listado de opciones.
4 Seleccionar: selecciona todos los registros o el que se encuentre en la posición del cursor.
En el campo Buscar, debemos escribir el valor que
queremos encontrar en la tabla. Al pulsar el botón
Buscar siguiente, Access resaltará el primer regis-
tro que coincida con el texto escrito. Veamos las
opciones presentadas para una búsqueda:
• Buscar en: indicamos dónde deseamos que
Access realice la búsqueda. Muestra una lista des-
plegable con el nombre del campo donde está el
cursor actualmente y el nombre de la tabla.
• Coincidir: aquí, debemos elegir una de las tres
opciones mencionadas a continuación:
- Cualquier parte del campo: busca el texto
indicado en cualquier parte de éste, aun si existe
más texto en el campo, por ejemplo, si una celda
tuviera el dato “Maíz estacional” lo seleccionaría.
- Hacer coincidir todo el campo: para que
encuentre un resultado, debe coincidir exactamente
el texto escrito con el valor del campo,
por ejemplo, no encontrará como resultado el valor
“Maíz estacional”, ya que no coincide con exactitud.
VISTAS DE LAS TABLAS
Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseño permite indicar la estructura, es decir,
los campos y tipos de datos que tendrá la tabla, mientras que la vista Hoja de datos posibi-
lita introducir información en la tabla. Conoceremos el resto de las vistas a lo largo del curso.
49
2.Comenza r a t raba ja r con Access
Para que encuentre
un resultado, debe
coincidir exactamente
el texto escrito
con el valor del campo
- Comienzo del campo: busca una coincidencia
solo en el comienzo del campo.
• Coincidir Mayúsculas y minúsculas: cuando
activemos esta casilla, únicamente detectará, como
resultado de la búsqueda, el texto que coincida
exactamente con las mayúsculas y minúsculas del
texto escrito en el campo de búsqueda,
por ejemplo, “maíz” no lo detectaría como resul-
tado ya que no coincide la mayúscula inicial.
Cada vez que pulsemos el botón Buscar siguiente,
se resaltará el próximo valor coincidente con el tex-
to especificado. Cuando llegue al último, Access
mostrará un cuadro de diálogo que indicará que ya
no se encuentran coincidencias (Figura 10). El pro-
cedimiento para reemplazar datos es muy similar al
de búsqueda, solo que se debe indicar el valor nue-
vo de reemplazo. Podemos lograr esto a través de las
instrucciones del Paso a paso 3.
FIGURA 10.
La búsqueda de datos
es muy útil cuando
la cantidad de registros
resulta muy extensa,
ya que permite hacerlo
automáticamente.
50
Hoja de da tos
PASO A PASO /3
Reemplazar datos
1
Ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic sobre el botón Reemplazar,
del apartado Buscar.
2
Escriba el texto que desea buscar en la tabla o campo, en la opción Buscar.
51
2.Comenza r a t raba ja r con Access
PASO A PASO /3 (cont.)
3
Escriba el texto que reemplazará el texto buscado, en la opción Reemplazar por.
4
Pulse el botón Buscar Siguiente para encontrar el texto buscado.
52
Hoja de da tos
PASO A PASO /3 (cont.)
5
Presione el botón Reemplazar para realizar la sustitución en el valor seleccionado
o pulse el botón Reemplazar todos para que la sustitución se realice todas
las veces que se repita el valor buscado.
RESUMEN
A lo largo del capítulo, hemos aprendido a crear uno de los elementos más importantes de
una base de datos: las Tablas. Cada una contiene diversos registros organizados en colum-
nas, las cuales permiten establecer el tipo de dato que se registrará.
53
2.Comenza r a t raba ja r con Access
Multiple choice
1 ¿Qué opción permite escribir
comentarios opcionales sobre cada campo?
a- Nombre del campo.
b- Tipo de datos.
c- Descripción.
d- Número de filas.
2 ¿Qué opción es conveniente
cuando los datos por introducir en cada registro
son muy extensos?
a- Memo.
b- Objeto OLE.
c- Asistente para búsquedas.
d- Sí/No.
4 ¿Qué tipo de dato permite generar
un menú con opciones, para poder seleccionar
los valores del campo?
a- Memo.
b- Objeto OLE.
c- Asistente para búsquedas.
d- Sí/No.
5 ¿Qué tipo de dato permite almacenar
archivos, tales como imágenes, sonidos y videos?
a- Memo.
b- Objeto OLE.
c- Asistente para búsquedas.
d- Sí/No.
3 ¿Qué tipo de dato genera una casilla en
la tabla, que se debe activar para indicar valores
positivos o desactivar para valores negativos?
a- Memo.
b- Objeto OLE.
c- Asistente para búsquedas.
d- Sí/No.
6 ¿Qué opción permite indicar la forma
de visualizar los elementos de la base de datos
según diferentes categorías?
a- Menú de categorías.
b- Ancho del panel.
c- Grupos.
d- Elementos.
54
Capítulo 3
Tipos de dato y sus propiedades
Conozcamos los procedimientos
para modificar las propiedades de las tablas
y establecer los tipos de datos adecuados.
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
Tipos de dato
y sus propiedades
Luego de crear tablas, es importante aprender a mo-
dificar sus propiedades, ya que cada una de ellas es-
tablece un aspecto diferente de los datos por introdu-
cir. Aunque cada tipo de dato posee sus propiedades
específicas, existen muchas que se repiten prácti-
camente en todos los tipos. Mediante el manejo
de las propiedades, disminuiremos el tamaño de la
base de datos, los validaremos, crearemos mensa-
jes de error para evitar aquellos que no cumplan
con los criterios deseados, y mucho más.
Propiedades
particulares
El trabajo con las propiedades particulares de los
campos es fundamental para la correcta organiza-
ción y funcionalidad de la base de datos. Cada campo
debe tener un tipo de dato establecido y valores cohe-
rentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que
tener en cuenta que dichos valores dependen tanto
del registro como del tipo de dato que se introduzca
en cada campo. Es decir, puede que un tipo de dato no
contenga las mismas propiedades que otro.
Una vez visto que cada campo almacena un tipo de
dato que se encuentra indicado en la vista Diseño
de la tabla, veremos que cada tipo de dato posee de-
terminadas propiedades que se muestran en la par-
te inferior de la vista Diseño, dentro del apartado
Propiedades del campo. A continuación, desarrolla-
remos algunas de estas propiedades (Figura 1).
REDUCIR EL TAMAÑO DEL CAMPO
Cada registro almacenado ocupa un determinado
espacio en el tamaño de la base de datos. De forma
predeterminada, se guardan 255 caracteres para
cada registro de cada campo de la tabla. Sin em-
bargo, la mayoría de las veces no utilizamos
tantos caracteres para cada registro.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS
Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, tengamos en cuenta que
debe existir cierta armonía entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser
completa y agradable (esto incluye su diseño) para que el usuario no distraiga su atención.
56
P r op iedades par t icu la r es
Por lo tanto, Access ofrece la posibilidad de definir la
cantidad que utilizaremos en cada campo.
Empleamos la propiedad Tamaño del campo, que
permite acotar la cantidad de caracteres o valores
para un campo. Para el tipo de dato Texto, pode-
mos indicar valores entre 0 y 255 caracteres. Si un
campo registra nombres, será suficiente contar con
20 caracteres, ya que es prácticamente imposible que
alguno tenga más de 20 (aunque puede variar según
el idioma). Al indicar valores ajustados a nuestra nece-
sidad, logramos que la base de datos sea más ágil y
evitaremos ocupar espacios innecesarios.
Para el tipo de dato Número, se muestra una lista
desplegable con valores ordenados en forma ascen-
dente. El más utilizado es el tamaño Entero largo,
ya que solamente ocupa 4 bytes y permite almace-
nar valores que superen los dos millones.
El trabajo
con las propiedades
particulares de los campos
es fundamental para
la correcta organización
y funcionalidad
de la base de datos
FORMATO:
APARIENCIA DE LOS DATOS
Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que
permite establecer la apariencia de los datos que se-
rán introducidos en el campo seleccionado, al ubi-
carnos en la vista Hoja de datos (Figura 2).
FIGURA 1.
Es importante que cada
campo tenga establecidos
los valores adecuados,
dependiendo de los datos
que se registrarán.
57
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
FIGURA 2.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle
al campo seleccionado.
Para el tipo de dato Número, las opciones de esta
propiedad son las siguientes:
• Número general: muestra el dato introducido tal
como se escribe, es decir, no se modifica el formato.
• Moneda: al número introducido por el usuario se
le agrega, de forma automática, el separador de
miles y el signo monetario ($).
• Euro: le agrega el símbolo monetario Euro al
valor introducido en la tabla.
• Fijo: basa la modificación en la Configuración
Regional del Panel de Control.
• Estándar: agrega el separador de miles, sin
indicar un símbolo monetario.
• Porcentaje: multiplica el valor introducido por 100
y agrega, al final, el símbolo de porcentaje (%).
• Científico: muestra el valor introducido en el
modo de notación científica.
Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir
entre los valores de la Tabla 1.
Tengamos en cuenta que, al ingresar los datos en la
tabla, no es necesario escribir la fecha en forma larga
(martes, 1 de diciembre de 2009), sino que, al escri-
birla en forma corta (01/12/09), Access automática-
mente hace la conversión a fecha larga. De este
modo, se facilita el ingreso de información y el
proceso se hace más rápido y sencillo.
REGISTRAR LA FECHA ACTUAL
El calendario que muestran los tipos de datos Fecha/Hora permite insertar la fecha actual a
través del botón Hoy. Debemos tener en cuenta que lo que se inserta es la fecha que tenga
configurada la PC. Por lo tanto, es posible que no se corresponda con la realidad.
58
P r op iedades par t icu la r es
VALOR EJEMPLOS
Fecha general 1/12/09 16:02:21
Fecha larga martes 1 de diciembre de 2009
Fecha mediana 1-dic-09
Fecha corta 1/12/09
Hora larga 13:27:58
Hora mediana 1:27 PM
Hora corta 19:27
TABLA 1. Propiedad formato para el tipo
de dato Fecha/hora.
VALORES PREDETERMINADOS
Otra de las posibilidades que ofrece Access es in-
dicar que, de forma predeterminada, se muestre
un cierto valor en cada celda de un campo. Esto
lo hacemos a través de la propiedad Valores
predeterminados, que nos permite indicar el texto
que se verá en cada una de las celdas del campo ac-
tual, a través de la vista Hoja de datos.
Es posible modificar el valor predeterminado para
asignar uno nuevo; para eso, debemos borrar el
predeterminado y escribir el nuevo.
Esta propiedad nos permite agilizar el proceso de
registro de la información, ya que es muy útil
cuando los valores del campo son constantes o
con pocas variaciones, y nos evita tener que escri-
bir un determinado contenido en cada celda.
VALIDAR DATOS
Una de las grandes ventajas de registrar información
mediante Microsoft Access es la posibilidad de res-
tringir los valores admitidos en un campo. La propie-
dad Regla de validación permite establecer la/s
condiciones que deben cumplir los datos para ser
aceptados o no en un campo. Por ejemplo, podemos
indicar que únicamente se admitan los valores
inferiores a 400 a través de la expresión <400,
valores superiores a 200 a través de >200, o valo-
res inferiores o iguales a 800 a través de <=800.
Las expresiones se pueden componer de diversas
formas: con valores numéricos, signos matemáti-
cos, nombres de campos, nombres de tabla, etcé-
tera. Cuando deseamos nombrar un campo en una
expresión, debemos hacerlo entre corchetes, por
ejemplo, [Cantidad] (Figura 3).
FIGURA 3.
Debemos desplegar
la lista y elegir el formato
que deseemos asignarle al
campo seleccionado.
59
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones
complejas, también podemos hacerlo a través del
botón situado sobre el extremo derecho del campo,
el cual abre el cuadro Generador de Expresiones
(Guía Visual 1).
Luego de crear la expresión deseada, debemos pul-
sar el botón Aceptar y se mostrará en la propiedad
regla de validación de la vista Diseño. A continua-
ción, debemos guardar los cambios y situarnos en
la vista Hoja de datos, para comprobar el fun-
cionamiento de la regla creada.
Cuando el usuario inserte un valor que no sea per-
mitido por la regla, aparecerá un mensaje de error.
Por ejemplo, si la regla de validación admite sola-
mente valores inferiores a 500, y el usuario ha
ingresado un valor igual o superior a 500, estará
violando la regla y, por lo tanto, Access mostrará
un mensaje de error. Por el momento, iniciaremos
con la utilización de expresiones sencillas, como la
comparación de datos (Figura 4).
MENSAJE
DE VALIDACIÓN
Hemos visto que, cuando ingresamos un dato (en la
vista Hoja de datos) que no es admitido por
la regla de validación, Access muestra un mensaje de
error que le indica al usuario que el dato introducido
no es correcto. Sin embargo, dicho mensaje puede no
ser comprendido por el usuario, haciendo que éste
desconozca el motivo por el cual el dato introducido
no está bien. Debido a que es muy importante que el
usuario identifique claramente cuál es el error, Access
permite personalizar el mensaje para explicar adecua-
damente al usuario el por qué del valor no válido.
FIGURA 4.
Frente al mensaje
de error, debemos pulsar
el botón Aceptar
y modificar el valor
para que se ajuste
a la expresión establecida
en la propiedad
Regla de validación.
GENERADOR DE EXPRESIONES
Utilizaremos el Generador de expresiones para crear campos calculados que, partiendo de
una expresión, realicen un cálculo. Para calcular sueldos con base en las horas trabajadas y
el precio de la hora, emplearemos la expresión: [Horas trabajadas]*[Precio de la hora].
60
P r op iedades par t icu la r es
GUÍA VISUAL /1
Generador de expresiones
5
4
6
1 2 3
1 Listado de funciones, constantes y operadores disponibles para el tipo de dato actual.
2 Categorías que se corresponden con el contenido de la carpeta seleccionada en la columna de
la izquierda. El ejemplo muestra las categorías correspondientes a la carpeta Operadores.
3 Valores correspondientes a la categoría seleccionada en la columna central. En el ejemplo,
se muestran los operadores de comparación disponibles.
4 Botón Pegar: coloca el operador seleccionado en el cuadro superior.
5 Cuadro de expresión: en este cuadro, escribimos la expresión deseada o pegamos los
operadores seleccionados.
6 Botones de operador: conjunto de botones que permiten insertar, rápidamente,
operadores en la expresión.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS
Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, debemos mantener cierta
armonía entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser agradable (esto incluye
su diseño) para que el usuario no distraiga su atención, pero se sienta cómodo al leerla.
61
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
Por ejemplo, si la regla de validación admite sola-
mente valores superiores a 200, el mensaje debe
contener esta información para que el usuario com-
prenda explícitamente por qué el valor que introdujo
no es adecuado. Para configurar un mensaje de vali-
dación personalizado, sigamos el Paso a paso 1.
Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por
la regla de validación, aparecerá el mensaje de error
con el texto especificado en la propiedad Texto de
validación. Por lo tanto, aconsejamos redactar
mensajes explícitos para ayudar al usuario a ingre-
sar valores admitidos por la regla de validación
establecida (Figura 5).
FIGURA 5. Es importante que el mensaje
sea concreto para que el usuario comprenda
cuáles son los datos admitidos.
DATOS OBLIGATORIOS
Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos
que el usuario escriba datos de forma obligatoria
en un campo determinado. Es decir, que no pueda
continuar con el resto de los registros sin completar
dicho campo. Para lograr esto, debemos convertir
ese campo en obligatorio. Para ello, utilizamos la
propiedad Requerido, que posee una lista desple-
gable con dos valores: Sí y No. Al elegir la opción
Sí, se vuelve obligatoria la introducción de datos en
ese campo, por lo tanto, en la vista Hoja de datos
no podrá quedar vacío. En ese caso, se mostrará un
mensaje de error que explicará que el campo no
puede contener valores nulos. De forma predetermi-
nada, se muestra el valor No, lo cual permite no
escribir datos en el campo actual y seguir en otro.
Si bien es una forma de obligar al usuario a que in-
troduzca al menos un carácter, es posible que escri-
ba un espacio en blanco y, de esta forma, tampoco
tendremos información. Para evitar este problema,
contamos con la propiedad Permitir longitud
cero, que también posee los valores Sí y No.
MÁS SOBRE LAS MÁSCARAS DE ENTRADA
Hemos visto que es posible crear máscaras de entrada para limitar el ingreso de datos y
hacerlos coincidir con el formato predeterminado. Sin embargo, debemos remarcar que los
tipos de datos que la admiten son: Texto, Número, Moneda y Fecha/hora.
62
P r op iedades par t icu la r es
PASO A PASO /1
Personalizar mensaje de validación
1
Ingrese en la vista Diseño de la tabla y sitúese en el campo de la regla de validación.
2
Haga clic sobre la propiedad Texto de validación, escriba el texto que desee mostrar
en el mensaje de error y guarde los cambios en la tabla.
63
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
El valor Sí admite que en el campo se escriba
cualquier carácter, incluso, un espacio en blanco.
La opción No impide que el usuario escriba
solamente un espacio en blanco. Mediante la combi-
nación de ambas propiedades, logramos que el
usuario se vea obligado a escribir algún valor que
no sea un espacio en blanco en el campo.
CREAR FORMATOS
PREDETERMINADOS
Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de
caracteres y el orden en el que serán aceptados los
datos en un campo, a través de la creación de
formatos predeterminados. Éstos establecerán
cuántos caracteres se admitirán, si serán números o
letras, mayúsculas o minúsculas, si tendrán o no
una separación, etcétera. Para ello, utilizaremos la
propiedad Máscara de entrada.
La creación de una máscara de entrada es muy útil
cuando los valores por introducir deben coincidir for-
zosamente con un formato predeterminado, por
ejemplo, el código de un producto. La creación de
una máscara contiene una sintaxis que debe coinci-
dir exactamente con la cantidad de caracteres que
se admiten en el campo.
Access ofrece
la posibilidad de indicar
el tipo de caracteres
y el orden en el que serán
aceptados los datos
en un campo Por ejemplo, si el código de un producto debe for-
marse por una letra, dos números y otra letra,
la máscara debe contener cuatro caracteres. En la
Tabla 2, se muestra el significado de cada carác-
ter admitido en una máscara.
Por ejemplo, para indicar una letra, dos números y
otra letra, obligatoriamente la máscara debe ser:
L00L. Para separarlos, podemos utilizar la másca-
ra: L/00/L. Cuando el usuario ingrese datos en un
campo que posea una máscara de entrada, se
mostrarán subrayados los lugares disponibles jun-
to a los caracteres literales (Figura 6).
FIGURA 6. Si en un lugar de la máscara
debe ir una letra, al introducir un número,
Access no escribirá nada y no mostrará
ningún mensaje de error.
64
P r op iedades par t icu la r es
CARÁCTER EN LA POSICIÓN EN LA QUE SE ENCUENTRE, SE DEBE INGRESAR...
0 Un dígito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio.
9 Un dígito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional.
L Una letra de la “A” a la “Z”. Su ingreso es obligatorio.
? Una letra de la “A” a la “Z”. Su ingreso es opcional.
A Una letra de la “A” a la “Z”, o un dígito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio.
a Una letra de la “A” a la “Z”, o un dígito del 0 al 9. Su ingreso es opcional.
# Un dígito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional.
& Cualquier carácter o un espacio en blanco. Su ingreso es obligatorio.
C Cualquier carácter o un espacio en blanco. Su ingreso es opcional.
< Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convertirán en minúsculas.
> Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convertirán en mayúsculas.
\ El carácter que siga a este símbolo será literal, es decir, se mostrará directamente
en la máscara, cuando el usuario esté ingresando un valor para el campo.
. , : ; - / Separadores decimales y de miles. Se usará el que esté determinado como válido
en la configuración regional de Windows.
TABLA 2. Significado de los caracteres admitidos en una máscara de entrada.
NUMERAR REGISTROS
AUTOMÁTICAMENTE
Una forma de evitar la duplicación de datos y registrar
información que siga una secuencia numérica de in-
cremento gradual es con la numeración automática de
registros, a través del tipo de dato Autonumérico.
Este tipo de dato permite numerar registros automá-
ticamente, siguiendo una secuencia incremental de
uno en uno. Este campo no permite introducir valores
en forma manual, sino que la creación es automáti-
ca a medida que introducimos valores en la tabla, se
va generando un valor de forma secuencial. Es de-
cir, el primer registro tendrá el valor 1; el segundo,
el valor 2, y así sucesivamente. Para indicar el modo en
que se creará dicha secuencia, utilizaremos la pro-
piedad Nuevos valores, que posee dos opciones:
TIPO DE DATO AUTONUMÉRICO
Debemos tener en cuenta que, luego de introducir datos en una tabla, no se puede utilizar el
tipo de dato Autonumérico en campos existentes, incluso si aún no se han ingresado los datos
en dicho campo. Sí es posible agregar un nuevo campo y elegir dicho tipo de datos.
65
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
• Incrementalmente: incrementa en una unidad el
valor anterior (1, 2, 3, etcétera).
• Aleatoriamente: los números se generan al azar,
sin seguir un orden específico.
TRABAJAR CON FECHAS
Anteriormente, hemos visto que Access ofrece la posi-
bilidad de ingresar fechas mediante el tipo de dato
Fecha/Hora, pero la inserción de fechas en la vista
Hoja de datos es manual, mientras que mediante
la propiedad Mostrar el selector de fecha,
automáticamente se muestra un icono que repre-
senta un calendario en cada celda del campo. Al
pulsar sobre este icono, se abre un pequeño calen-
dario para que el usuario haga clic sobre la fecha
que desee registrar (Guía Visual 2).
Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access
la mostrará en el campo con el formato establecido.
Por ejemplo, si el campo tiene configurado el
formato de fecha larga, al seleccionar una fecha
del calendario, ésta se mostrará con el formato
largo en la celda del campo.
INSERTAR IMÁGENES
Debido a la gran capacidad de Access, es posible re-
gistrar todo tipo de datos, incluso imágenes. Para
ello, debemos utilizar el tipo de dato Objeto OLE,
que podemos observar en el Paso a paso 2.
La celda de la tabla no mostrará la imagen elegida,
sino el nombre del programa mediante el cual se vi-
sualizará dicha imagen. Al hacer doble clic sobre ca-
da celda, se abrirá la imagen que tiene asociada de
forma independiente. Es decir que el programa que
se abre para mostrar la imagen no pertenece al entor-
no de Microsoft Access, sino que simplemente permite
visualizarla como un reproductor de imágenes.
Más adelante trabajaremos con Formularios, los
cuales también nos posibilitan visualizar imágenes.
EVITAR DUPLICACIONES
DE DATOS
Recordemos que es posible ordenar los registros de
una tabla de modo ascendente o descendente,
según los valores de un campo. Esta operación es
efectuada por Access instantáneamente, cuando la
cantidad de registros es pequeña.
Al hacer clic sobre
una fecha del calendario,
Access la mostrará
en el campo con
el formato establecido
66
P r op iedades par t icu la r es
GUÍA VISUAL /2
Calendario
1 1
2
3
4
1 Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del año.
2 Indica la letra inicial de cada día de la semana.
3 Distribución de los días del mes correspondiente.
4 Botón Hoy: se inserta en el registro actual la fecha que tenga configurada la PC.
EXPRESIONES SIMILARES A EXCEL
Cuando creamos reglas de validación, lo hacemos a través de expresiones que deter-
minan los valores que son admitidos en el campo. Estas expresiones son equivalentes
a las funciones del programa Microsoft Excel.
67
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
PASO A PASO /2
Insertar imágenes
1 Ingrese en la vista Diseño de la tabla y elija
el tipo de dato Objeto OLE.
2 Guarde los cambios en la tabla, ingrese en la
vista Hoja de datos y haga clic con el botón
derecho del mouse sobre la celda del campo que
desee. Elija la opción Insertar objeto….
3 Active la opción Crear desde archivo
y pulse el botón Examinar para elegir
la carpeta que contiene la imagen que
deseamos mostrar. Luego, pulse Aceptar.
68
Víncu lo s en l os da tos
A través de los vínculos,
logramos conexiones
entre los registros
y un archivo existente
Cuando tenemos cientos de registros en nuestra tabla,
el programa puede llegar a demorarse varios minutos,
e incluso horas, en ordenar los registros. Para evitar es-
te inconveniente, es recomendable la creación de un
índice, que es una lista en la que se pueden almace-
nar los valores ordenados de uno o más campos. Para
esto utilizaremos la propiedad Indexado, que posee
una lista desplegable con las siguientes opciones:
• No: sin índice.
• Sí (Con duplicados): crea un índice para el
campo y admite el ingreso de valores duplicados
(por ejemplo, dos apellidos iguales).
• Sí (Sin duplicados): crea un índice para el
campo, pero no admite el ingreso de valores dupli-
cados (por ejemplo, dos números de DNI iguales).
Cuando el usuario ingrese un valor duplicado en un
campo que no lo permite, se mostrará un mensaje
de error al guardar o cerrar la tabla (Figura 7).
Vínculos
en los datos A través de los vínculos, logramos conexiones en-
tre los registros y un archivo existente, página web
o correo electrónico. Cada celda es independiente,
por lo cual es posible crear diferentes vínculos
dentro de una misma tabla.
CREAR HIPERVÍNCULOS
Por medio del tipo de datos Hipervínculos, pode-
mos insertar vínculos dirigidos a direcciones de
páginas web (URL), a un elemento de la base
de datos o hacia otro tipo de archivos existentes.
En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones:
la primera es tipear la URL de la página deseada,
por ejemplo, www.redusers.com. La segunda es
introducir una cadena de caracteres en la celda y
luego asignarle el vínculo deseado.
FIGURA 7.
Cuando el valor sea
duplicado, debemos
hacer clic sobre el botón
Aceptar y modificar
el valor duplicado
para poder continuar.
69
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
Datos útiles para tener en cuenta
VÍNCULOS HACIA CASILLAS
DE CORREO
Cuando los vínculos se dirigen hacia
casillas de correo, Access abre el pro-
grama predeterminado para enviar
e-mails. Automáticamente se completa-
rá el campo Para con la dirección de
correo establecida, y nos permitirá
enviar un correo hacia ese destinatario.
REGISTRAR FECHAS
EN LA VERSIÓN 2007
Una de las ventajas que ofrece la
nueva versión de Access es que ofre-
ce la posibilidad de asignar un calen-
dario interactivo para el registro de
fechas. Este beneficio evita que el
usuario escriba una fecha determina-
da y nos permite, así, tener mayor
control de la información.
MODIFICAR EL NOMBRE
DE LOS CAMPOS
Dentro de la ficha Hoja de datos, apar-
tado Campos y columnas, encontramos
el botón Cambiar nombre, que permite
modificar el nombre del campo donde
se encuentre el cursor actualmente.
Cuando ingresamos la URL, automáticamente se ge-
nera el vínculo, por lo tanto, al hacer clic sobre éste,
se abrirá el navegador predeterminado para mostrar
la página. En cambio, cuando introducimos una ca-
dena de caracteres con un formato distinto del de
las URL, debemos indicar el destino del vínculo, es
decir, la dirección hacia dónde deseamos trasladar-
nos al hacer clic. Para modificar hipervínculos, debe-
mos seguir las instrucciones del Paso a paso 3.
Cuando el destino es una página web, podemos
tipear la URL en la opción Dirección. Cuando
el destino es un archivo existente, debemos indicar
la carpeta que lo contiene en la opción Buscar en
y luego seleccionarlo de la lista. Después de elegir
el destino deseado, pulsamos el botón Aceptar.
ELIMINAR VÍNCULOS
Si bien la creación de vínculos es muy utilizada,
es posible que también necesitemos eliminarlos.
Para ello, debemos ingresar en la vista Hoja de
datos y hacer clic sobre aquel que deseemos
eliminar, con el botón secundario del mouse. Final-
mente, seleccionamos la opción Hipervínculo y,
luego, Quitar hipervínculo.
70
Víncu lo s en l os da tos
PASO A PASO /3
Modificar hipervínculos
1 Ingrese en la vista Hoja de datos y escriba
el texto que desee utilizar como vínculo.
2 Haga clic con el botón secundario del mouse
sobre la celda que desee, seleccione la opción
Hipervínculos y, luego, Modificar
hipervínculo....
En la lista Vincular a, seleccione hacia qué
tipo de destino será el vínculo: una página web,
un e-mail o un archivo existente.
RESUMEN
En este capítulo, aprendimos que todos los tipos de datos almacenan distintos tipos de regis-
tro en los campos de una tabla. Cada uno dispone de varias propiedades que posibilitan aco-
tar los valores permitidos en cada campo, logrando una base de datos funcional y ágil.
71
3.T ipos de dato y sus pr op iedades
Multiple choice
1 ¿Qué opción de propiedad agrega
el separador de miles, sin indicar
un símbolo monetario?
a- Número general.
b- Estándar.
c- Fijo.
d- Moneda.
4 ¿Qué opción de propiedad basa
la modificación en la Configuración Regional
del Panel de Control?
a- Número general.
b- Estándar.
c- Fijo.
d- Moneda.
2 ¿Qué opción de propiedad se utiliza
para mostrar el dato introducido tal como
se escribe, es decir, sin modificar el formato?
a- Número general.
b- Estándar.
c- Fijo.
d- Moneda.
5 ¿Qué opción debemos marcar
para que la fecha se vea de esta manera:
sábado 3 de diciembre de 2011?
a- Fecha general.
b- Fecha larga.
c- Fecha mediana.
d- Fecha corta.
3 ¿Qué opción de propiedad permite
agregar, de forma automática, el separador
de miles y el signo monetario?
a- Número general.
b- Estándar.
c- Fijo.
d- Moneda.
6 ¿Qué opción debemos marcar
para que la fecha se vea de la siguiente
manera: 3-dic-11?
a- Fecha general.
b- Fecha larga.
c- Fecha mediana.
d- Fecha corta.
72
Capítulo 4
Manejo de datos
Veamos las diferentes formas
de ordenar y de filtrar datos para obtener
un conjunto acotado de registros.
4 .Mane jo de da tos
Manejo de datos
En este capítulo, nos centraremos en la organiza-
ción y el filtrado de los datos almacenados en una
base de datos. La aplicación de estos procesos
permite ordenar, con base en uno o más campos,
los registros de las tablas.
Además, para elegir qué datos visualizar rápidamente,
utilizaremos los filtros y aprenderemos a crear crite-
rios complejos que permitan acotar los resultados,
de manera que se puedan visualizar solamente los
datos que cumplan con dichos criterios. Para finali-
zar, aprenderemos a recopilar datos vía e-mail.
Ordenar registros
Para ordenar datos en forma ascendente o descen-
dente con base en un campo, debemos usar los bo-
tones Orden Ascendente y Orden Descendente,
de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la posibili-
dad de que el orden que deseamos aplicar no sea
estrictamente alfabético o numérico, por ejemplo,
ordenar los datos según los días de la semana, los
meses del año, etcétera. A continuación, veremos
otras maneras de organizar la información.
ORDEN PERSONALIZADO
Existen infinidad de funciones en Access 2007, que
obtienen diferentes resultados, y cada una de ellas
posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo,
Access 2007 permite ordenar datos de forma perso-
nalizada desde la vista Hoja de datos con la fun-
ción SiInm, que posibilita obtener un resultado con
base en una combinación de acciones. Su objetivo es
ordenar datos con base en condiciones y su sintaxis es:
SiInm(expresión; valor_verdadero; valor_falso).
Más adelante (en el próximo Paso a paso), vere-
mos cómo aplicar esta función, pero, primero, debe-
mos entender las partes y condiciones de su expresión.
• Expresión: aquí debemos indicar la condición que
deben cumplir los datos, por ejemplo, edad>18,
mes=febrero, sueldo<=1200, etcétera.
• Valor_verdadero: resultado que se obtiene si
AUTOFILTRO EN LA VERSIÓN 2007
Si bien las versiones anteriores a la 2007 de Access permiten filtrar datos, la posibilidad de
hacerlo rápidamente sobre cada campo es una innovación muy útil y práctica de la nueva ver-
sión. Gracias a esta incorporación, los filtros se vuelven una tarea muy sencilla.
74
Or denar r eg is t r os
Existe la posibilidad
de que el orden
que deseamos aplicar
no sea estrictamente
alfabético o numérico
la expresión es verdadera, por ejemplo, si la
edad es mayor a 18, el valor verdadero podrá
ser Mayor de edad.
• Valor_falso: resultado que se obtiene si la expre-
sión no es verdadera, por ejemplo, si la edad es
menor a 18, el valor falso sería Menor de edad.
Cuando creamos la expresión de la función, debe-
mos tener en cuenta las siguientes condiciones:
• El nombre de un campo debe estar encerrado entre
corchetes, por ejemplo, [Día de la semana].
• Si se incluye texto, éste debe estar entre
comillas, por ejemplo, “Lunes”.
• Si se incluyen valores numéricos, deben estar
escritos sin comillas.
• Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un
operando, por ejemplo, [Día de la semana]=
”Lunes”, [Edad]<=18, [Mes]=”Febrero”.
• Deben existir tantos paréntesis abiertos como
cerrados para tener coherencia en la sentencia.
Para que la función ordene los datos, debemos asig-
narle un valor_verdadero a cada registro y, luego,
indicar el orden ascendente, por ejemplo, SiInm([Día
de la semana]=”Lunes”;1;SiInm([Día de la
semana]=”Martes”;2;SiInm([Día de la semana]
=”Miércoles”;3;SiInm([Día de la semana]=
”Jueves”;4;SiInm([Día de la semana]=
”Viernes”;5;SiInm([Día de la semana]=
”Sábado”;6;SiInm([Día de la semana]=
”Domingo”;7)))))))
Para ordenar los datos con la función SiInm, debe-
mos seguir las instrucciones del Paso a paso 1.
REORGANIZAR
COLUMNAS
La vista Hoja de datos permite modificar el or-
den de las columnas sin cambiar el de los campos en
la Vista Diseño. Esta opción brinda la posibilidad
de ordenar los campos para ingresar o visualizar re-
gistros. Para modificar su ubicación, debemos ingresar
en la vista Hoja de datos y seleccionar el campo
que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo
hacia la nueva posición con un clic sostenido desde
la posición actual hasta la deseada (Figura1).
FUNCIONES
La cantidad de funciones incorporadas en Access 2007, es muy extensa; para conocerlas en
mayor profundidad podemos ingresar en la Ayuda del programa y seleccionar el tema Fun-
ciones, de la categoría Automatización y Programabilidad.
75
4 .Mane jo de da tos
PASO A PASO /1
Orden personalizado de registros
1
Ingrese en la vista Hoja de datos de la tabla, haga clic sobre el botón Avanzadas
de la ficha Inicio y seleccione la opción Filtro avanzado/Ordenar.
2
En la fila Campo de la primera columna de la grilla, escriba la función SiInm.
76
Or denar r eg is t r os
PASO A PASO /1 (cont.)
3
En la fila Orden (correspondiente a la columna que posee la función),
seleccione la opción Ascendente.
4
Haga clic sobre el botón Alternar filtro, de la ficha Inicio, y observe los resultados.
El botón se desactivará automáticamente.
77
4 .Mane jo de da tos
Filtros
FIGURA 1. Al mover una columna, ésta
se representa con una línea vertical de color
negro, que indica la nueva posición del campo.
Debemos tener en cuenta que es posible trasladar la
posición de todos los campos la cantidad de veces
deseadas, pero la vista Diseño mostrará su orden
inicial. Sin embargo, es posible modificar dicho or-
den a través de ella. La diferencia radica en que,
cuando modificamos la estructura, la vista Hoja
de datos sí adoptará los cambios realizados.
Para modificar el orden en la vista diseño, de-
bemos seleccionar el campo que deseamos mover
y trasladarlo hacia la nueva ubicación. Una vez
que hayamos realizado el cambio, al visualizar la
tabla en la vista Hoja de datos, se respetará
el orden establecido en la estructura.
Una muy buena forma de clasificar los datos es fil-
trarlos. Mediante la aplicación de filtros, logramos
clasificar datos con uno o varios criterios (según lo
que especifiquemos). De esta forma, visualizaremos
únicamente los datos que cumplan con los criterios
especificados, y esto nos permitirá disponer fácil y
rápidamente de la información que necesitamos.
FILTRAR REGISTROS
Para llevar a cabo una adecuada clasificación de la
información en la creación de los diferentes tipos de
filtros, utilizaremos las opciones del apartado Orde-
nar y filtrar, de la ficha Inicio (Guía Visual 1).
La versión 2007 de Access reconoce tres tipos de
filtros que explicamos a continuación:
• Comunes: son los que se generan automática-
mente al activar/desactivar las casillas correspon-
dientes o al indicar un criterio para el filtro.
Mediante la aplicación
de filtros, logramos
clasificar datos
con uno o varios criterios
EXPRESIONES
Las expresiones permiten obtener datos con base en cálculos. Esta necesidad surge de la
posibilidad de que, en la información ingresada en la base, no se encuentren los datos, sino
que se deban calcular, ya sea mediante operaciones o comparación.
78
Fi l t r os
GUÍA VISUAL /1
Filtrar registros
2
1
3
1 Filtro: muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/desactivar los valores por visualizar.
2 Selección: permite filtrar registros sobre la base de condiciones.
3 Avanzadas: posee la lista de operaciones posibles basadas en la filtración de datos.
Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o
numérico), se mostrará un cuadro para que indi-
quemos cuál será el criterio por filtrar (Figura 2).
Por ejemplo, si deseamos mostrar solamente las
exportaciones mayores a 60, debemos indicar el
tipo de filtro Mayor que…, luego, escribir el valor
60 y pulsar el botón Aceptar. De esta forma,
solamente se visualizarán los registros que cumplan
con el criterio indicado. Para anular el filtro, es decir,
para que se muestren todos los registros, tenemos
que desactivar el botón Alternar filtro.
• Por selección: permiten crear un criterio basado
en un dato seleccionado. Es decir que, si el
criterio que deseamos aplicar en el filtro se
encuentra en un registro, lo seleccionamos y
pulsamos el botón Selección (Figura 3).
ELIMINAR FILTROS
Para quitar los filtros completamente, debemos pulsar el botón Alternar filtros. También
es posible realizar la misma acción a través del botón Filtrado, situado en la parte inferior
de la ventana. El resultado es el mismo, cada usuario utilizará el que más le guste.
79
4 .Mane jo de da tos
FIGURA 2.
Se mostrará la opción
Filtros de texto
o Filtros de números,
dependiendo de los
valores que posea
la columna donde
se encuentra el cursor.
FIGURA 3.
El listado de opciones
se adapta al valor
seleccionado, es decir
que lo considera
como el criterio
de filtrado.
• Por formulario: la filtración se puede realizar con
varios criterios. Pulsamos el botón Avanzadas y
elegimos la opción Filtro por Formulario.
SELECCIÓN DE REGISTROS:
CRITERIOS
Los Criterios son las expresiones que determinan
una condición para la selección de registros. Depen-
diendo de la posición del cursor, variarán las opcio-
nes de filtrado (Figura 4). Veamos los criterios posi-
bles para los campos de tipo texto:
• Es igual a: permite filtrar registros donde el valor
del campo actual sea igual al texto escrito.
• No es igual a: muestra todos los registros donde
el valor del campo actual sea diferente al escrito.
• Empieza por: posibilita indicar la letra inicial de
los registros que se mostrarán.
• No comienza por: muestra todos los registros
donde la letra inicial sea diferente de la indicada.
• Contiene: aquí indicamos los caracteres que
tendrán los registros que se mostrarán. En este
caso, podemos indicar más de un criterio o utilizar
80
Fi l t r os
FIGURA 4.
La lista Filtros
de texto muestra
los filtros disponibles
para el campo en el cual
se sitúa el cursor.
caracteres comodín. Por ejemplo, para mostrar los
registros que tiene la letra “s” en su contenido,
escribimos simplemente la letra. Para seleccionar
los que posean determinada cadena de caracteres,
debemos utilizar el carácter comodín *, el cual
representa una cantidad indefinida de caracteres.
Para mostrar los registros que posean la cadena de
caracteres “ig”, tenemos que escribir *ig*.
• No contiene: produce el efecto inverso a la
opción Contiene.
• Termina con: indicamos el/los caracteres finales
de los registros que se mostrarán.
• No termina en: indicamos los caracteres finales
de los registros que no se mostrarán.
Los filtros para el tipo de dato numérico son similares,
excepto por los tres mencionados a continuación:
• Menor que: se mostrarán los registros que
posean valores menores al indicado.
• Mayor que: el resultado serán los registros que
posean valores superiores al indicado.
• Entre: mostrará los registros que se encuentren
entre los valores indicados.
Cuando el tipo de dato por filtrar es Fecha/Hora,
la lista de filtros es mucho más extensa y permite,
entre otras cosas, filtrar entre meses, años y
dos fechas establecidas.
APLICACIÓN DE CRITERIOS
Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados.
Lo importante es comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, éstos
deben ser aplicados en el campo adecuado.
81
4 .Mane jo de da tos
Cada vez que
seleccionamos
un elemento de una lista,
estamos creando
un criterio para el filtrado
FILTROS POR FORMULARIO
Hasta el momento, hemos visto cómo actúan los fil-
tros y cuál es su función. En esta instancia del libro,
desarrollaremos en profundidad cómo trabajar con
ellos, así como también las posibles variantes que
pueden conjugarse para generar distintos resulta-
dos. Recordemos que, para operar con filtros, pode-
mos utilizar las opciones de Ordenar y filtrar, de
la ficha Inicio. Para seleccionar el tipo de filtro
Por Formulario, tenemos que desplegar las
opciones del botón Avanzadas.
Este tipo de filtro permite seleccionar datos que
cumplan uno o más criterios, de forma rápida, a tra-
vés de la vista Hoja de datos. Al seleccionarlo, la
grilla se muestra vacía, y se crea una lista desplega-
ble en cada campo, que permite filtrar los datos que
se mostrarán en la tabla (Figura 5).
FIGURA 5.
Observemos que
se ha modificado
el nombre de la pestaña:
está indicando
que aplicamos un filtro.
¿ESTOY LISTO PARA RECOPILAR INFORMACIÓN VÍA E-MAIL?
Antes de comenzar el proceso, debemos verificar que el programa Microsoft Outlook 2007
esté configurado y posea una tabla de destino para recibir los datos. Recomendamos enviar
e-mails de prueba para verificar que la cuenta se encuentra correctamente configurada.
82
Fi l t r os
FIGURA 6.
Los campos que poseen
un filtro se identifican
con el icono situado
sobre el extremo superior
derecho del nombre
del campo.
Cada vez que seleccionamos un elemento de una
lista, estamos creando un criterio para el filtrado.
Es decir que los registros que se mostrarán serán
solamente aquellos que cumplan con los criterios
elegidos. Para aplicar el filtro, debemos pulsar
el botón Alternar filtro y así los registros que
no cumplan con los criterios indicados quedarán
ocultos, como podemos ver en la Figura 6.
Para modificar los criterios de los campos que ya
tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el
icono representativo y activar/desactivar las op-
ciones deseadas. Para agregar criterios en otros
campos, debemos hacer clic sobre la flecha situada
junto al nombre del campo (justo al lado izquierdo
del icono del filtro) y activar/desactivar los
elementos que deseamos visualizar. Para quitar
el filtro de un campo, activamos la opción
Seleccionar todo de su menú desplegable.
Una de las características de este tipo de filtro es
que la cantidad de registros visualizados se actualiza
automáticamente a medida que modificamos los
criterios, de manera que, luego de indicar los ele-
mentos que deseamos visualizar, debemos pulsar el
botón Aceptar. Para quitar todos los criterios, tene-
mos que pulsar nuevamente el botón Alternar
filtro, y se mostrarán todos los registros de la tabla.
AVANZADAS
Dentro del apartado Ordenar y filtrar encontra-
mos el botón Avanzadas, que permite trabajar
detalladamente con los filtros personalizados y em-
plear herramientas específicas de filtro (Figura 7).
Las opciones del botón Avanzadas para los filtros
personalizados son las siguientes:
• Filtro por formulario: permite pasar del
filtro personalizado al filtro por formulario.
FIGURA 7. Cuando el tipo de filtro
es personalizado, las opciones del botón
Avanzadas permiten realizar más operaciones
que sobre los filtros comunes o de selección.
83
4 .Mane jo de da tos
• Aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro
personalizado actual. Su función es la misma
que el botón Alternar filtro.
• Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna
acción, al estar situados en el filtro avanzado.
• Cargar desde la consulta: carga el diseño de
una consulta en la grilla.
• Guardar como consulta: almacena los datos del
filtro personalizado como una nueva consulta.
• Borrar cuadrícula: elimina toda la información
que posee la grilla, la deja completamente vacía.
• Cerrar: cierra la pestaña del filtro.
Recopilar datos
vía e-mail
Microsoft Access 2007 permite almacenar datos en
las tablas existentes de la base de datos con infor-
mación almacenada en mensajes de correo electró-
nico (e-mail). En esta sección, aprenderemos a reco-
pilar y a administrar la información gracias a la co-
nexión con Microsoft Outlook 2007.
En la actualidad, se ha incorporado a la vida diaria
el uso habitual de mensajes de correo electrónico,
también llamados e-mails, para la comunicación e
intercambio de información. Debido a ello, la versión
2007 de Microsoft Access nos permite almacenar
el contenido proveniente de un e-mail, en las ta-
blas de la base de datos actual.
Para realizar esta tarea, crearemos un formulario de
entrada para enviárselo a los usuarios a través del
programa Microsoft Outlook 2007. Los usuarios de-
berán ingresar la información solicitada y luego
devolver el formulario al remitente.
Esta combinación de ambos programas permite llevar
a cabo la tarea de enviar un formulario creado en
Access para que el usuario lo complete y, luego, cuan-
do lo recibamos de vuelta, podamos extraerle la infor-
mación para realizar, por ejemplo, encuestas en red.
Aunque las respuestas recibidas se pueden procesar
de forma manual o automática, el objetivo de traba-
jar rápidamente en el proceso de registro implica
automatizar tareas para evitar pérdidas de tiempo
innecesarias. Por esta razón, aprenderemos a procesar
Antes de comenzar
el proceso de recopilación,
debemos corroborar
que en la PC se encuentra
instalado y configurado
el programa
Microsoft Outlook 2007
84
Recop i l a r da tos v ía e -ma i l
los datos de forma automática. Por ejemplo, al reci-
bir un mensaje de correo electrónico, nuestra PC
ya sabrá si debe o no almacenar su contenido en las
tablas de la base de datos.
Con respecto a Microsoft Outlook 2007, cabe
destacar que no haremos un análisis profundo del
programa, sino que nos limitaremos a explicar lo
necesario para que el usuario pueda desempeñar
adecuadamente la tarea de recopilación de datos.
CONFIGURAR MICROSOFT
OUTLOOK 2007
Antes de comenzar el proceso de recopilación, debe-
mos corroborar que en la PC se encuentra instalado
y configurado el programa Microsoft Outlook 2007.
En este apartado, vamos a aprender a configurar
una cuenta de correo para poder enviar y recibir
formularios que permiten recopilar información a
través de e-mails. Recordemos que el objetivo de nues-
tro libro es conocer las diversas opciones que brinda
Microsoft Access, por lo tanto, únicamente desarrolla-
remos lo necesario sobre Microsoft Outlook 2007.
Nos basaremos en que el usuario ya posee una
cuenta de correo electrónico y que, por lo tanto,
solo le resta configurarla en Outlook 2007 para
poder enviar y recibir formularios de Microsoft
Access 2007 (Paso a paso 2). Luego de configu-
rarla, se abrirá el programa Microsoft Outlook 2007,
el cual debemos cerrar a través del botón
Cerrar, de su barra de título.
CREAR LA TABLA
DE DESTINO
Antes de empezar el proceso de recopilación de
datos, debemos crear la tabla de destino, es decir,
la tabla en la cual se almacenarán los datos que
se incluyan en los e-mails.
Sus campos deben contener toda la información
que los usuarios completarán en el mensaje de
correo electrónico que les enviemos, por lo tanto,
es importante que no existan campos que el
usuario no complete, ni que falten campos para
almacenar la información.
La recopilación de datos suele utilizarse para en-
cuestas, pedidos, y toda aquella información que
se pueda organizar en un formulario. Debemos te-
ner en cuenta que no se pueden emplear campos
que posean tipos de datos Autonumérico,
Datos adjuntos, Multivalor y OLE (Capítulo 3)
ya que no se pueden recopilar mediante mensajes
de correo electrónico (Figura 8).
FUNCIONES Y EXPRESIONES
Las funciones pueden estar incluidas dentro de las expresiones. Para profundizar sobre las
diversidades que ofrecen las expresiones, recomendamos ingresar en la Ayuda del programa
y seleccionar el tema Guía de la sintaxis de expresiones, de la categoría Expresiones.
85
4 .Mane jo de da tos
PASO A PASO /2
Configurar una cuenta
1
Ingrese al programa Microsoft Outlook a través del menú Inicio (o puede tener el icono
del programa en el Escritorio de Windows) y se mostrará el primer paso del asistente que lo guiará
en el proceso de configuración de una cuenta de correo. Pulse Siguiente para continuar.
2
Active la opción Sí para configurar una cuenta de correo y luego haga clic sobre
el botón Siguiente para continuar.
86
Recop i l a r da tos v ía e -ma i l
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Active la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos
de servidores adicionales y después haga clic sobre el botón Siguiente para continuar.
4
Active la opción Correo electrónico de Internet y luego haga clic sobre el botón Siguiente.
87
4 .Mane jo de da tos
PASO A PASO /2 (cont.)
5
Escriba la información que solicita el asistente. Considere que si su cuenta de correo es de tipo
webmail (es decir, una cuenta que necesite una interfaz web para su acceso, como por ejemplo,
Hotmail, Yahoo, Gmail) debe configurar un tipo de cuenta HTTP, mientras que si la cuenta
es de clientes locales (por ejemplo, una empresa) debe elegir el tipo de cuenta POP3.
6
Microsoft Outlook informa que se ha completado satisfactoriamente toda la información.
Para terminar el proceso, pulse el botón Finalizar.
88
Recop i l a r da tos v ía e -ma i l
FIGURA 8.
En este ejemplo,
se ha creado la tabla
Encuesta para recopilar
información, por lo tanto,
es nuestra tabla
de destino.
ENVIAR EL FORMULARIO
Luego de verificar que disponemos de una cuenta
configurada en Microsoft Outlook 2007 y de una tabla
de destino, estamos listos para enviar el formulario
HTML, mediante el cual el usuario completará la
información necesaria que se almacenará en la tabla
de destino. Para enviar el formulario, siga las ins-
trucciones del Paso a paso 3.
Luego de finalizar los pasos anteriormente mencio-
nados, se abrirá, de forma automática, el mensaje de
correo electrónico en Microsoft Outlook con el con-
tenido del formulario. Finalmente, debemos comple-
tar la información básica de un correo electrónico, la
cual detallamos a continuación.
• Para: aquí debemos escribir las direcciones de
e-mail de cada una de las personas que recibirá el
formulario. Cuando los destinatarios son más
de uno, debemos separar cada dirección con el
signo punto y coma (;).
• CC: aquí debemos indicar otro/s destinatarios que
recibirán una copia del mensaje.
• Asunto: tenemos que escribir el título del mensaje.
De forma automática, se muestra el texto que
hemos indicado en el asistente.
• Cuerpo del mensaje: aquí se incluye el texto que
hemos asignado en el proceso de creación de
formulario y el formulario que cada destinatario
debe completar. Debajo de cada campo, se agrega
una pequeña descripción de los datos admitidos.
¿EL FORMULARIO QUE SE ENVÍA ES DE MICROSOFT ACCESS?
El proceso de creación del formulario que se enviará a través de un mensaje de correo elec-
trónico genera un formulario con formato HTML, el cual se puede enviar vía e-mail, ya que es
compatible con todos los programas de correo electrónico.
89
4 .Mane jo de da tos
PASO A PASO /3
Enviar un formulario HTML
1
Seleccione la tabla de destino en el Panel de Exploración, ingrese en la ficha
Datos externos y pulse el botón Crear correo electrónico.
2
Observe el primer paso del asistente, que muestra todos los pasos que debe seguir para finalizar
el proceso. Para continuar, haga clic sobre el botón Siguiente.
90
Recop i l a r da tos v ía e -ma i l
PASO A PASO /3 (cont.)
3
Active la opción Formulario HTML porque si elige Formulario de Microsoft Office
InfoPath, los usuarios deberán tener dicha aplicación instalada en su equipo, de lo contrario,
no podrán ver el mensaje. Haga clic sobre el botón Siguiente para continuar.
4
Elija los campos que se enviarán en el formulario HTML. Selecciónelos de la lista
Campos de la tabla y pulse el botón > para agregarlos en la lista Campos;
éstos se incluirán en el mensaje de correo electrónico. Para continuar, pulse el botón Siguiente.
91
4 .Mane jo de da tos
PASO A PASO /3 (cont.)
5
Si activa la casilla Procesar las respuestas y agregar los datos
automáticamente, cuando el mensaje llegue a la cuenta configurada en Outlook
se agregarán sus datos en la tabla, pero pueden existir mensajes sin datos o con datos erróneos.
Si no la activa, debe controlar manualmente cuáles contienen datos óptimos y cuáles no.
En nuestro ejemplo, no la activaremos. Para continuar, pulse Siguiente.
6
Active la opción Especificar las direcciones de correo electrónico
en Microsoft Office Outlook porque la tabla de destino no posee las direcciones
de correo de los destinatarios y, por lo tanto, debemos especificarlas en Outlook.
92
Recop i l a r da tos v ía e -ma i l
PASO A PASO /3 (cont.)
7
En la opción Asunto, ingrese el texto que se mostrará como título del mensaje.
En Introducción, escriba el texto que desea mostrar dentro. Para continuar, pulse Siguiente.
8
Haga clic sobre el botón Crear para que se realice el formulario HTML que enviaremos.
RESUMEN
En este capítulo, hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos sobre la
base de criterios propios, sin necesidad de que el orden sea alfabético. Además, hemos
aprendido a recopilar datos a través de los mensajes de correo electrónico.
93
4 .Mane jo de da tos
Multiple choice
1 ¿Cuál de las siguientes opciones
no realiza ninguna acción?
a- Filtro por formulario.
b- Guardar como consulta.
c- Filtro avanzado/ordenar.
d- Borrar cuadrícula.
4 ¿Cuál de las siguientes opciones
permite filtrar registros basados en condiciones?
a- Filtro.
b- Selección.
c- Avanzadas.
d- Borrar todo.
2 ¿Cuál de las siguientes opciones elimina
toda la información que posee la grilla?
a- Filtro por formulario.
b- Guardar como consulta.
c- Filtro avanzado/ordenar.
d- Borrar cuadrícula.
3 ¿Cuál de las siguientes opciones
posee la lista de operaciones posibles basadas
en la filtración de datos?
a- Filtro.
b- Selección.
c- Avanzadas.
d- Borrar todo.
5 ¿Cuál de las siguientes opciones muestra
el cuadro de filtros donde debemos activar/
desactivar los valores que deseamos visualizar?
a- Filtro.
b- Selección.
c- Avanzadas.
d- Borrar todo.
6 ¿En qué campo tenemos que escribir
el título del mensaje?
a- Para
b- CC
c- Asunto
d- Cuerpo del mensaje
94
Capítulo 5
Relaciones entre tablas
Aprendamos a conectar información para
que no se produzcan pérdidas de datos,
evitar errores y agilizar el trabajo.
5.Re lac iones ent r e tab las
Relaciones
entre tablas
Microsoft Access 2007 es una de las herramientas
más potentes para el manejo de información ya que,
sin necesidad de procedimientos complejos, brinda
la posibilidad de relacionar datos de manera ágil y
efectiva, para obtener de ellos la información dese-
ada en el momento en que la requerimos.
En este capítulo, aprenderemos a llevar a cabo relacio-
nes entre tablas y comprenderemos la importancia de
crear claves principales. Además, conoceremos los dis-
tintos tipos de relaciones, así como también las formas
de previsualizar los datos para la impresión.
Clave principal
Para crear relaciones entre tablas, debemos indi-
car un campo especial en cada una de ellas, que
se denomina clave principal.
A lo largo de este capítulo, veremos qué significa
este concepto y cuáles son sus utilidades como he-
rramienta para nuestra base de datos.
¿QUÉ ES UNA CLAVE PRINCIPAL?
En el proceso de elaboración de tablas, hemos
incluido un campo que nos permite identificar cada
registro de manera única e irrepetible. Este método
es fundamental para localizar e identificar un dato,
ya que permite hacer referencia a él sin necesidad de
nombrar todos y cada uno de sus atributos.
Por lo tanto, es más simple y sencillo mencionar al
empleado 1, que decir Juan Pérez, 26 años, sexo mas-
culino, número de documento (que son todos los atri-
butos de empleado 1). El campo que se emplea
para identificar cada registro con un valor único se de-
nomina campo clave o clave principal.
A su vez, el campo clave de una tabla es frecuen-
temente utilizado en otra, con el fin de poder rela-
cionarlas entre sí. A estos campos los llamamos
clave externa (Figura 1).
CLAVE PRINCIPAL
Si bien es posible convertir un campo clave luego de introducir datos, sugerimos hacerlo
antes, para que no existan posibles errores con los datos introducidos. Por ejemplo, si un
campo clave contiene registros duplicados, no se podrá convertir en campo clave.
96
Clave p r inc ipa l
FIGURA 1.
Los campos clave
externos son campos
clave de otras tablas
que se utilizan como dato
complementario.
Que un campo sea clave principal implica que:
• El campo queda automáticamente indexado
sin duplicados: si ingresamos un valor repetido
en el campo clave y deseamos cerrar o guardar la
tabla, Access nos muestra un mensaje de error.
Si Access muestra este mensaje, debemos pulsar el
botón Aceptar y corregir el dato duplicado.
• No es posible omitir valores en el campo:
todos los registros deberán contener un valor en el
campo clave, de lo contrario, Access muestra un
mensaje de error al intentar cerrar o guardar la
tabla. Para corregirlo, debemos pulsar el botón
Aceptar y, luego, ingresar los datos en las celdas
vacías del campo clave.
CREACIÓN
DE CLAVES PRINCIPALES
Para indicarle a Access que un campo será la
clave principal de la tabla, debemos seguir
las indicaciones del Paso a paso 1. Luego de re-
alizar los pasos anteriores, automáticamente Access
mostrará un pequeño icono en forma de llave junto
al campo, que indicará que es la clave principal de
la tabla. De esta forma, podremos identificarlo en
la vista Diseño (Figura 2).
FIGURA 2.
Las claves principales
siempre se identifican con
el icono en forma de llave,
inclusive en versiones
anteriores a la 2007.
97
5.Re lac iones ent r e tab las
PASO A PASO /1
Crear clave principal
1
Ingrese en la vista Diseño de la tabla y seleccione el campo que desea convertir en campo clave.
2
Haga clic sobre el botón Clave principal, de la ficha Diseño, o elija la opción Clave
principal del menú contextual (clic secundario) del campo seleccionado.
98
Relac iona r da tos
QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL
Las tablas solamente pueden contener un campo
clave a la vez en cada una de ellas. Sin embargo, es
posible que surja la necesidad de modificarlo o de
eliminarlo. Para cambiarlo, simplemente debemos
crear la clave principal sobre otro campo y, automá-
ticamente, se borrará el actual ya que, como hemos
mencionado antes, no se permiten dos campos cla-
ve en una tabla al mismo tiempo.
Pero si deseamos quitar la clave principal para que
la tabla no contenga ningún campo clave, debemos
ingresar en la vista Diseño de la tabla y seleccio-
nar el campo que contiene la clave principal: podemos
situar el cursor sobre una celda del campo o hacer clic
sobre el cuadro que lo precede. Luego, debemos
desactivar el botón Clave principal, de la ficha
Diseño, o usar el menú contextual.
CAMPOS CLAVE Y RELACIONES
De esta manera, ya no se mostrará el icono en for-
ma de llave, y esto nos indicará que en la tabla no
existen claves principales.
Relacionar datos Las herramientas para relacionar tablas nos permi-
ten acceder rápidamente a la información almace-
nada, sin necesidad de abrir cada una de las tablas
que contienen los datos. Por lo tanto, el proceso de
relación se define como: vinculación entre dos tablas
a través de un campo en común. En el apartado
siguiente, veremos cómo crear específicamente
la relación entre tablas.
TIPOS DE RELACIONES
Si bien es cierto que cada tabla almacena información
independiente, esto no quiere decir que las relaciones
entre sus datos no puedan darse de distintas formas.
Las tablas solamente
pueden contener
un campo clave a la vez
en cada una de ellas
Es importante tener en cuenta que, antes de eliminar o modificar la clave principal de un
campo, debemos verificar que ésta no participe de ninguna relación entre las tablas. Si se da
el caso, Access mostrará un mensaje de error que indicará que no se puede eliminar.
99
5.Re lac iones ent r e tab las
Por ejemplo, puede darse desde un solo registro y
terminar mostrando varios resultados compatibles.
Esto lo podemos ver si relacionamos la tabla
Empleados (que almacena los datos personales de
cada empleado) y la tabla Ventas (que registra las
ventas realizadas, más el empleado que las efectúa)
porque, al abrir la primera, podremos ver el listado
de ventas que realizó cada uno de ellos (Figura 3).
En este ejemplo, la relación se basa en el campo
Id Empleado, debido a que es el campo en
común en ambas tablas. Debemos tener en cuen-
ta que, para crear una relación entre tablas, los
campos que se van a relacionar tienen que poseer
el mismo tipo de datos o ser compatibles
(por ejemplo, Número con Autonumérico).
A continuación, veremos los tres tipos de relaciones
que pueden darse entre tablas:
• Uno a varios: en este tipo de relaciones, los datos
de un campo pueden tener múltiples registros en el
campo de la otra tabla. Por ejemplo, un empleado
puede tener registradas varias ventas, por lo tanto,
el campo Id Empleado de la tabla Empleados
posee relación uno a varios registros con respecto al
campo Id Empleados de la tabla Ventas.
• Varios a varios: los datos de un campo pueden
tener varios registros en la otra tabla, y viceversa.
Por ejemplo, un artículo puede incluir varias ventas,
y varias ventas puede referirse al mismo producto.
• X Uno a uno: en este tipo de relación, a cada
registro de una tabla le corresponde un solo registro
en la otra. Por ejemplo, el campo Id Empleados
FIGURA 3.
Al hacer clic sobre
el signo +, visualizaremos
los datos relacionados
de la otra tabla.
IMPRESIONES SATISFACTORIAS
La clave para obtener impresiones satisfactorias es realizar la previsualización de los datos
antes de la impresión. En el caso de las relaciones, podemos modificar la posición de las ven-
tanas (desde su barra de título) de la pestaña Relaciones, hasta obtener la previsualización.
100
P r oceso de r e lac ión
de la tabla Empleados tiene solamente un registro
que le corresponde en el campo Id Empleado de
una tabla que refleje el total de ventas de cada
empleado, ya que no es posible que un mismo
empleado tenga dos totales por sus ventas.
Cada tipo de relación se identifica con un icono
cuando se genera (Figura 4).
Proceso de relación
Veremos cómo crear la relación entre las tablas y
conoceremos los campos que conectarán sus datos.
Para realizar el proceso, sigamos el Paso a paso 2.
FIGURA 4. En este ejemplo, la relación
es de uno a varios. El signo ?
representa el concepto varios.
Al abrir una tabla que está relacionada con otra, y
ambas poseen el campo en común como campo
clave, veremos la información correspondiente a la
segunda. Por ejemplo, si el campo Id Empleado
es clave principal en las dos tablas, cuando abra-
mos una de ellas veremos la información corres-
pondiente a la otra tabla, y viceversa.
En cambio, si el campo en común sobre el cual
se realiza la relación es campo clave en una de
las tablas, pero no en la otra, solamente veremos
los datos de la segunda al abrir la tabla que posee
el campo clave. Es decir que la relación se da
únicamente en un sentido.
Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave
principal en la tabla Empleados, pero no en la ta-
bla Ventas, cuando abramos la tabla Empleados
veremos los datos correspondientes a sus ventas y,
al abrir la tabla Ventas, no veremos información
sobre los empleados porque el campo Id Empleado
no es clave principal en esta tabla.
Luego de crear una relación, es posible modificar-
la; para ello, debemos hacer doble clic sobre la lí-
nea conectora entre las tablas. Recordemos que es
posible realizar la cantidad de relaciones deseadas
en una misma base de datos.
¿POR QUÉ ELIMINAR EN CASCADA?
Cuando activamos la eliminación en cascada, nos aseguramos de que no existirá un registro
que no tenga su correspondiente vínculo en otra tabla ya que, al eliminar uno de ellos, auto-
máticamente lo harán sus destinos. Esto evitará que existan datos sueltos, sin destino.
101
5.Re lac iones ent r e tab las
PASO A PASO /2
Crear relaciones entre tablas
1
Ingrese en la ficha Herramientas de base de datos y active el botón Relaciones.
2
Pulse el botón Mostrar tabla, de la pestaña Diseño. Se mostrará el listado de tablas existentes
102
P r oceso de r e lac ión
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Haga doble clic sobre las tablas que participarán en la relación para agregarlas
en la pestaña y pulse el botón Cerrar.
4
Haga clic sostenido desde un campo en común hacia el otro para relacionarlos.
103
5.Re lac iones ent r e tab las
PASO A PASO /2 (cont.)
5
Verifique que los campos sean los correctos. Para modificarlos, despliegue la lista
y seleccione el deseado.
6
Pulse el botón Crear. Se generará una línea que conecta ambas tablas a través del campo
elegido. Pulse el botón Guardar, de la barra de acceso rápido.
104
P r oceso de r e lac ión
No se podrá eliminar
un registro que contenga
un dato relacionado
OPCIONES PARA LA RELACIÓN
ENTRE TABLAS
En el proceso de creación o de modificación de las re-
laciones, se muestra el cuadro de diálogo Modificar
relaciones, que permite activar/desactivar la casilla
Exigir integridad referencial. Al activar
esta casilla, se habilitan las opciones Actualizar
en cascada campos relacionados y Eliminar en
cascada los registros relacionados (Figura 5).
Al activar la casilla Exigir integridad referen-
cial, le indicamos a Access que los datos entre
ambas tablas deben ser coherentes, por lo tanto, no
se podrá eliminar un registro que contenga un dato
relacionado. Es decir que, por ejemplo, todo valor
que se ingrese en el campo Id Empleado de la ta-
bla Ventas debe existir en el campo Id Empleado
de la tabla Empleados. Si en la tabla Id Empleado
se hace referencia al empleado 5, en la tabla Ven-
tas debe existir un registro para dicho empleado.
La casilla Actualizar en cascada campos
relacionados permite actualizar automáticamen-
te cambios generados en uno de los campos que
interviene en la relación. Por ejemplo, si modifica-
mos el número que identifica a un empleado en la
tabla Empleados, éste se actualizará automática-
mente cada vez que se encuentre el valor de dicho
empleado en la tabla Ventas. FIGURA 5. A través del cuadro Modificar
relaciones, podemos modificar los campos
que participan en la relación.
BENEFICIOS DE ACTUALIZAR DATOS EN FORMA AUTOMÁTICA
El gran beneficio de actualizar los datos automáticamente es no tener que hacerlo de
manera manual y perder mucho tiempo o cometer errores. Las actualizaciones automá-
ticas reducen la posibilidad de realizar modificaciones equívocas.
105
5.Re lac iones ent r e tab las
Si activamos la casilla Eliminar en cascada los
registros relacionados, cuando borremos un re-
gistro que posee el campo clave, se eliminarán auto-
máticamente las tablas que contengan este registro
como clave externa. Por ejemplo, si borramos un em-
pleado de la tabla Empleados, los registros que se co-
rrespondan en la tabla Ventas también se eliminarán.
Trabajar
con relaciones
Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y
las opciones de modificación que ofrecen, podemos
trabajar con la manipulación del formato de los datos
relacionados. Recordemos que relacionar tablas
posibilita acceder, rápido y de forma eficaz, a la in-
formación seleccionada, por lo tanto, una adecua-
da edición de las relaciones es fundamental para
aprovechar todo el potencial de dicha informa-
ción. En este apartado, conoceremos las opciones
de la pestaña Diseño que permiten eliminar y
previsualizar los datos relacionados.
PESTAÑA DISEÑO
En el momento en que podemos ver la pestaña
Relaciones, es cuando se muestra automáticamen-
te la ficha Diseño, en la cinta de opciones. Esta
ficha permite realizar varias operaciones sobre el
diseño de la relación (Guía Visual 1).
ELIMINAR RELACIONES
Si bien las relaciones entre tablas son una excelente
forma de agilizar el trabajo con bases de datos, y su
uso evita posibles duplicaciones de información, tam-
bién es importante conocer la forma para eliminarlas.
Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes,
a través de la supresión total de todo vínculo entre
las tablas relacionadas. Para ello, debemos ingresar
en la ficha Herramientas de base de datos, pre-
sionar el botón Relaciones para que se presente la
pestaña Relaciones, y visualizar las relaciones
existentes en la base de datos.
OTRA FORMA DE ELIMINAR RELACIONES
Para eliminar la relación existente entre dos tablas, utilizamos el menú contextual (accesible
a través del botón derecho del mouse) de la línea conectora. También, es posible eliminar
relaciones al seleccionar dicha línea conectora mediante un clic y presionar la tecla Suprimir.
106
6
Traba ja r con r e lac i one s
GUÍA VISUAL /1
Pestaña Diseño
2 4 5
1 3
8
7
1 Modificar relaciones: abre el cuadro Modificar relaciones para cambiarlas.
2 Borrar diseño: elimina el diseño de la pestaña sin borrar la vinculación entre tablas.
3 Mostrar tabla: abre el cuadro Mostrar tabla, que permite agregar tablas en la pestaña
Relaciones, las cuales podrán ser utilizadas para nuevas relaciones.
4 Ocultar tabla: oculta la tabla activa, es decir, la tabla en la cual se encuentra un campo selec-
cionado. Es posible ocultar una a una todas las tablas.
5 Mostrar relaciones directas: permite visualizar solamente las relaciones en las cuales par-
ticipa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la que deseemos
mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botón. Solamente se mostrarán las
tablas que contienen relaciones directas con la tabla seleccionada.
6 Cerrar: cierra la pestaña Relaciones. Si existen cambios que no se guardaron hasta el momen-
to, Access solicitará confirmación para almacenarlos.
7 Mostrar todas las relaciones: posibilita visualizar todas las relaciones. Si existen tablas ocul-
tas que participan de relaciones, también se mostrarán.
8 Informe de relación: genera un informe con el diseño de la pestaña Relaciones, incluyendo
el nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado.
COMPATIBILIDAD CON EXCEL
Los usuarios que conozcan el programa Microsoft Excel encontrarán similitudes con la
Hoja de datos que ofrece la versión 2007 de Access. Debido a esta nueva característica,
es posible importar una hoja de cálculo desde Excel hacia la hoja de datos de Access.
107
5.Re lac iones ent r e tab las
Luego, debemos hacer clic con el botón secundario
del mouse sobre la línea conectora que representa la
relación que deseamos borrar, y elegir la opción
Eliminar. Microsoft Access mostrará un mensaje
donde tenemos que pulsar el botón Sí para termi-
nar el proceso y borrar, así, la relación. Si pulsamos
el botón No, se cancelará el proceso y, por lo tanto,
no se realizará la eliminación.
Después de pulsar el botón Sí, se elimina la relación
por completo, es decir que ya no existe vínculo alguno
entre los datos de las tablas. Sin embargo, sus
ventanas siguen visibles, aunque no exista la línea
conectora entre ellas.
Si lo que deseamos es eliminar la pestaña de relacio-
nes, es decir, borrar todas las ventanas de las tablas
Access 2007 permite
eliminar las relaciones
existentes, a través
de la supresión total
de todo vínculo entre
las tablas relacionadas
agregadas para relacionar, debemos pulsar el botón
Borrar diseño, de la ficha Diseño. Así, se elimina
el diseño sin suprimir la vinculación entre las tablas.
Luego de pulsarlo, Access mostrará el siguiente
cuadro de diálogo, el cual nos avisa que se elimi-
nará la distribución de la pestaña Relaciones,
quitando todas las ventanas correspondientes a
las tablas agregadas (Figura 6).
Si eliminamos el diseño de la pestaña, se mostrará
vacía, ocultará todas las tablas y relaciones existen-
tes. Si deseamos visualizarlas otra vez, podemos
hacerlo mediante el botón Mostrar todas las
relaciones, de la ficha Diseño, que presentará nue-
vamente todas las ventanas y relaciones existentes.
INFORMES DE RELACIONES
Los informes de relaciones constituyen un elemento
importante de las bases de datos: distribuyen la in-
formación de tal forma que pueda ser impresa.
FIGURA 6. El botón Sí elimina el diseño.
Si pulsamos el botón No, cancelamos el proceso.
PREVISUALIZACIÓN DE ELEMENTOS
Toda la información que se almacena en cada elemento de una base de datos puede ser
impresa. En el caso de las relaciones, lo hacemos a través de los informes de relación.
Al ingresar a la vista Preliminar de cada elemento, veremos cómo quedará impreso.
108
Traba ja r con r e lac i one s
Luego de ver la creación e impresión de los informes,
conoceremos las propiedades que se refieren a las
relaciones entre tablas.
Para crear un informe de relación, presionamos el
botón Informes de relaciones, situado en la fi-
cha Diseño, que muestra las relaciones existentes
entre las diferentes tablas, de manera que se pueda
imprimir rápida y sencillamente, visualizando todas
las ventanas de las tablas y las líneas conectoras que
muestran las relaciones existentes. Al llevar a cabo
informes de relaciones, debemos procurar que la
información se distribuya de tal modo que, al impri-
mirse, pueda ser leída fácilmente (Figura 7).
La distribución de las tablas que muestra el informe
se corresponde con la distribución que posee la pes-
taña Relaciones al momento de hacer el informe.
Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de
nuestro agrado, podemos modificar la distribución
de las ventanas en la pestaña. Para ello, hacemos
clic sostenido sobre la barra de título de la venta-
na deseada y, sin soltar el botón del mouse, la
movemos hacia otra posición.
FIGURA 7.
Sobre el extremo superior
izquierdo de la ventana,
se muestra el nombre
de la base de datos junto
a la fecha que tenga
configurada la PC.
IMPRESIONES EXITOSAS
Para lograr que el proceso de impresión sea exitoso, recomendamos realizar, previa-
mente, las configuraciones de márgenes y tamaño de la hoja en la cual imprimiremos.
Posteriormente, ingresamos en la vista Preliminar para confirmar los resultados.
109
5.Re lac iones ent r e tab las
Luego de obtener el diseño deseado en el informe,
debemos guardarlo. Para ello, pulsamos el botón
Guardar, de la barra de acceso rápido, y luego
la combinación de teclas CONTROL+S, o simple-
mente cerramos la pestaña y Access nos preguntará
si deseamos guardarlo.
Para lograr la impresión de esta información, debe-
mos desplegar las opciones del Botón de Office
y elegir la opción Imprimir. Se mostrará el cuadro
de diálogo que podemos ver en la Figura 8.
En la opción Número de copias, tenemos que in-
dicar la cantidad de veces que deseamos imprimir
el informe. Para iniciar la impresión, pulsamos el
botón Aceptar. Debemos tener en cuenta que,
para realizar el proceso de forma correcta, la
impresora necesita estar conectada a la PC, encen-
dida y con papel disponible.
FIGURA 8.
Si tenemos varias
impresoras instaladas,
debemos desplegar
la lista Nombre
y seleccionar la que
se encuentre conectada
a la PC en el momento
de la impresión.
¿ES POSIBLE IMPRIMIR SIN GUARDAR EL INFORME?
El proceso de guardar un informe tiene como resultado y beneficio conservarlo para
visualizarlo en otro momento con los datos correspondientes al momento de su creación.
Sin embargo, no es necesario guardar un informe para poder imprimirlo.
110
Traba ja r con r e lac i one s
En la opción Número
de copias, tenemos
que indicar la
cantidad de veces
que deseamos
imprimir el informe
PROPIEDADES DE LOS INFORMES
DE RELACIONES
Al igual que el resto de los elementos de una base
de datos, a los informes de relaciones podemos
guardarlos con el botón Guardar de la barra de
acceso rápido y escribiendo el nombre deseado.
Al guardar el informe, éste se mostrará en el Panel
de Exploración y se creará, también, un grupo de
propiedades particulares, que podemos visualizar si
hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre
el informe en el Panel de Exploración y elegi-
mos la opción Propiedades.
Otra forma de acceder a las propiedades de un objeto
existente en el Panel de Exploración es seleccio-
narlo y pulsar el botón Hoja de propiedades de la
ficha Herramientas de base de datos. Debemos
tener en cuenta que el objeto no debe estar abierto,
simplemente debe estar seleccionado en el Panel.
Las propiedades de un informe de relación incluyen
la fecha de creación, la fecha de la última
modificación, el nombre del propietario y una
descripción del contenido del informe. Si bien
esto último es opcional, recomendamos escribir un
breve texto que nos dé una referencia de la infor-
mación almacenada en él, ya que nos puede servir
para identificar su contenido sin necesidad
de abrirlo, solamente bastará con visualizar
las propiedades (Figura 9).
FIGURA 9. Para salir del cuadro, debemos
pulsar el botón Aceptar o Cancelar. Si hemos
escrito una descripción, tenemos que pulsar
el botón Aceptar para almacenarla.
RESUMEN
A lo largo de este capítulo, hemos aprendido a crear claves principales y a relacionar
tablas. También conocimos los distintos tipos de relaciones y las opciones particulares
que se generan cuando trabajamos con cada una de ellas.
111
5.Re lac iones ent r e tab las
Multiple choice
1 ¿Cuál de las siguientes
propiedades no incluyen las propiedades
de un informe de relación?
a- Datos del autor.
b- Fecha de la última modificación.
c- Nombre del propietario.
d- Descripción del contenido del informe.
4 ¿Cuál de las siguientes opciones
incluye un nombre de la base de datos
y la fecha en la que fue creado?
a- Modificar relaciones.
b- Mostrar relaciones directas.
c- Mostrar todas las relaciones.
d- Informe de relación.
2 ¿Cómo se denomina el campo especial
de las tablas, que sirve para crear
relaciones entre ellas?
a- Campo fundamental.
b- Campo principal.
c- Clave fundamental.
d- Clave principal.
5 ¿Cuál de las siguientes opciones
permite visualizar solamente las relaciones
en las cuales participa la tabla seleccionada?
a- Modificar relaciones.
b- Mostrar relaciones directas.
c- Mostrar todas las relaciones.
d- Informe de relación.
3 ¿Con qué recurso
se identifican las relaciones?
a- Con un color.
b- Con un icono.
c- Con otra tipografía.
d- Ninguna de las anteriores.
6 ¿Cuál de las siguientes opciones
posibilita visualizar todas las relaciones?
a- Modificar relaciones.
b- Mostrar relaciones directas.
c- Mostrar todas las relaciones.
d- Informe de relación.
112
Capítulo 6
Formularios
En este capítulo, aprenderemos
a crearlos e identificar su estructura
y los controles que lo componen.
6 .Formu la r io s
Formularios
En este capítulo, aprenderemos a crear otro
elemento importante de una base de datos: los
Formularios. Gracias a su formato, permiten
visualizar y presentar los datos almacenados
en tablas o consultas de forma atractiva ya que,
si bien la función principal de Access es manejar
información, la manera en que la presentemos
también es muy importante, para obtener de ella
su máximo provecho. Además, veremos cómo crear-
los de forma manual o automática porque Access
ofrece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras.
Creación
de formularios
Para la creación de formularios, en primera instancia,
debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar
y la forma en la cual queremos visualizar la informa-
ción. Tengamos en cuenta que la realización de los
formularios tiene como objetivo trabajar con los re-
gistros para ver o modificar los datos de una tabla o
consulta. Este elemento clave de las bases de datos
ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles
mayor atractivo visual, a través de diseños predefini-
dos o mediante la personalización de sus elementos
en cuanto a formas y colores.
En este apartado, centraremos nuestra atención en
la creación de los formularios, elementos que se
complementan con las tablas y las consultas ya que
permiten realizar operaciones sobre los datos, per-
mitiendo ingresar nuevos registros, buscar datos, fil-
trarlos, modificarlos o eliminarlos.
Además, son una vía de acceso a la información que
resulta atractiva, por lo tanto, será más agradable
para los usuarios utilizar estos elementos cuando
necesiten acceder a la información almacenada en
las tablas o en las consultas de la base de datos.
Para trabajar con formularios, debemos ingresar
en la ficha Crear y utilizar las opciones del apar-
tado Formularios (Guía Visual 1).
Gracias a su formato,
permiten visualizar
y presentar los datos
almacenados en tablas
o consultas
de forma atractiva
114
Cr eac ión de fo rmular ios
GUÍA VISUAL /1
Apartado Formularios
3 4
1
2 5
7
6
1 Formulario: crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en
el Panel de Exploración, con un diseño predeterminado.
2 Formulario dividido: crea un formulario del elemento seleccionado en el Panel de Explora-
ción, el cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superior, el formulario.
3 Gráfico dinámico: permite crear un gráfico dinámico de un formulario.
4 Diseño del formulario: ingresa a la vista Diseño de un nuevo formulario vacío con acce-
so a los elementos que podemos insertarle.
5 Formulario en blanco: crea un formulario completamente vacío en la vista Formulario.
6 Más formularios: posee una lista con 4 opciones para la creación de un nuevo formulario:
Asistente para formularios, Hoja de datos, Cuadro de diálogo modal y Tabla dinámica.
7 Varios elementos: crea un formulario que permite visualizar varios registros a la vez, sepa-
rados en filas, para mejorar la experiencia del usuario.
BENEFICIOS DE UTILIZAR FORMULARIOS
Es importante conocer los recursos que Access tiene a nuestra disposición. Mediante los
formularios, logramos acceder a toda la información de nuestra base de datos, atrayendo
al usuario con un formato de presentación diferente.
115
6 .Formu la r io s
FORMULARIOS EXPRESS
Una de las formas más rápidas para crear formula-
rios es a través del botón Formulario, del apartado
Formularios, de la ficha Crear. Este método es el
más veloz (por ello lo denominamos express) y per-
mite crear formularios con base en tablas o consul-
tas seleccionadas en el Panel de Exploración.
Por lo tanto, para crear un formulario express, sim-
plemente debemos elegir previamente la tabla
o consulta de selección deseada en el Panel de
Exploración (Figura 1).
Una vez que pulsamos el botón Formulario, Access
muestra una nueva pestaña con el contenido del
elemento seleccionado en formato de formulario. Se
genera, entonces, el llamado Formulario express,
basado en un diseño predeterminado (Figura 2).
La nueva pestaña del formulario express muestra los
datos en la vista Presentación, la cual permite
visualizar todos los datos y también modificar el di-
seño del formulario. Para acceder a todos los datos
incluidos en la tabla o consulta de origen, debemos
pulsar el botón Siguiente de la parte inferior de la
pestaña, en la cual se encuentra una pequeña barra
de búsqueda de datos (Figura 3).
Por otra parte, los formularios se componen de las
relaciones existentes en la base de datos. Si el for-
mulario se origina de una tabla relacionada del tipo
uno a varios y dicha tabla posee la parte varios,
esos múltiples datos que la tabla tiene asociada se
muestran en una hoja de datos, en la parte inferior
de cada registro de la tabla. De esta manera,
visualizamos todos los registros de esa tabla y,
a su vez, todos aquellos que le competen, debido
a la relación existente previamente.
En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una
hoja de datos incluida dentro del formulario,
FIGURA 1.
Seleccionamos la tabla
o consulta deseada en el
Panel de Exploración,
y pulsamos el botón
Formulario.
PERSONALIZAR EN EL ENTORNO 2007
Gracias a la nueva versión de Access creada por Microsoft, la personalización de los formu-
larios se realiza de forma sencilla. Para ello, contamos con las fichas Diseño y Organizar, que
poseen las opciones para la manipulación de contenido y apariencia de controles.
116
Cr eac ión de fo rmular ios
FIGURA 2.
Los formularios express
permiten acceder
a todos los registros
de una tabla o consulta,
pero muestran solamente
uno a la vez.
FIGURA 3.
El botón Siguiente
registro permite
visualizar uno a uno
todos los registros
del elemento original.
por lo tanto, para visualizar el resto de los registros
de la tabla original debemos utilizar el botón
Siguiente registro del formulario. Pero, para
visualizar los datos relacionados correspondientes al
registro actual, empleamos el botón Siguiente
registro de la hoja de datos. Así, accedemos a to-
da la información existente, tanto en la tabla original
como en las que se encuentran relacionadas.
Al crearse una nueva pestaña de formulario, ésta
muestra el nombre del elemento sobre el cual fue
creado. Sin embargo, no se encuentra guardado.
Para guardarlo, debemos presionar el botón Guardar,
de la barra de acceso rápido, o pulsar la com-
binación de teclas CONTROL+S. Luego de indicar
el nombre deseado para el formulario, debemos
pulsar el botón Aceptar.
MODIFICAR REGISTROS CON FORMULARIOS
Los formularios permiten ver y modificar los registros de tablas o consultas existentes.
Si deseamos modificar algún registro y las tablas están relacionadas, el formulario debe con-
tener todos los campos de dichas tablas, para que no haya errores en los resultados.
117
6 .Formu la r io s
FIGURA 4.
La hoja de datos incluida
en el formulario permite
desplazarse por los
registros relacionados a
través del botón
Siguiente registro.
Por otro lado, para abrir formularios guardados,
debemos hacer doble clic sobre su icono en el
Panel de Exploración, al igual que con el resto de
los elementos. Es importante destacar que, cada vez
que abrimos un formulario, los datos se actualizan con
base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado.
Esto significa que, si la tabla o consulta ha sufrido
modificaciones desde la última vez que se abrió el
formulario, al abrirlo otra vez, se mostrarán los nuevos
datos. Debido a esta cualidad, podemos considerar
a los formularios como elementos dinámicos, ya que
se actualizan automáticamente.
FORMULARIOS CON ASISTENTE
Hasta el momento, hemos aprendido a crear for-
mularios express, sin embargo, existe otra forma
de llevarlos a cabo: hacer uso de un asistente.
Un asistente es una pequeña aplicación que nos guía
en el proceso de creación a través de determinados
pasos, en los que debemos definir la información que
deseamos mostrar en el nuevo formulario por crear.
Cada paso del asistente requiere de nuestra aproba-
ción y de la selección de opciones. Para la creación de
formularios mediante un asistente, debemos seguir los
pasos que presentamos en el Paso a paso 1.
Cada vez que abrimos un
formulario, los datos se
actualizan con base en la
tabla o consulta sobre la
cual fue realizado
118
Cr eac ión de fo rmular ios
PASO A PASO /1
Crear formularios a través de un asistente
1
Despliegue las opciones del botón Más formularios,
del apartado Formularios, de la ficha Crear.
2
Haga clic sobre la opción Asistente para formularios para iniciar el asistente
que lo guiará en el proceso.
119
6 .Formu la r io s
PASO A PASO /1 (cont.)
3
Despliegue la lista Tablas/Consultas para seleccionar la tabla o consulta que contiene
el origen de los datos que desea mostrar en el formulario.
4
Elija los campos que quiera mostrar en el formulario y agréguelos a la lista
Campos seleccionados con el botón que se muestra resaltado en la imagen.
Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
120
Cr eac ión de fo rmular ios
PASO A PASO /1 (cont.)
5
Elija la distribución que desee. Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrará
una previsualización de la distribución. Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
6
Elija el diseño que desee con un clic sobre cada elemento de la lista, ya que se muestra una
previsualización del diseño seleccionado. Para continuar con el asistente, pulse Siguiente.
121
6 .Formu la r io s
PASO A PASO /1 (cont.)
7
Escriba el nombre que desee asignarle al formulario en la opción
¿Qué título desea aplicar al formulario?.
8
Active la opción Abrir el formulario para ver o introducir
información y pulse Finalizar.
122
Cr eac ión de fo rmular ios
Luego de completar todos los pasos anteriormente
mencionados, Access creará un formulario nuevo, el
cual mostrará los datos que contiene cada registro.
La forma en que aparezcan dichos datos depende-
rá de la distribución y del diseño elegido. Por ello,
tenemos la posibilidad de ver de a un registro a la
vez o varios en simultáneo.
Debemos considerar que, al crear formularios que tie-
nen imágenes asociadas en algún campo de la tabla o
consulta de tipo OLE, éstas se mostrarán si son .BMP
(mapa de bits de Windows). De lo contrario, se presen-
tará el nombre del archivo y no la imagen (Figura 5).
Cuando el formato no es .BMP y, por lo tanto, se
muestra el nombre del archivo en lugar de la ima-
gen, debemos activar el contenido para visualizarla:
hacemos un clic derecho sobre el nombre y seleccio-
namos la opción Objeto de paquete.
FIGURA 5. Vemos que uno de los campos es de tipo OLE y muestra la imagen que tiene asociada,
pero cuando ésta no tiene la extensión .BMP, aparece el nombre completo del archivo.
ASISTENTE PARA LA CREACIÓN DE FORMULARIOS
Si decidimos crear formularios a través de un asistente, debemos contemplar que se debe
cumplir con todos y cada uno de los pasos que éste requiere. De lo contrario, se can-
celará el proceso y no se creará el formulario.
123
6 .Formu la r io s
Finalmente, elegimos la opción Activar contenido
(Figura 6). Cuando activamos el contenido de un re-
gistro que tiene asociada una imagen, se abre una
nueva ventana que nos lo muestra.
Sin embargo, dependiendo del origen de la imagen,
puede aparecer un pequeño cuadro de diálogo que
solicita nuestra aprobación para abrir el contenido
asociado. Esto sucede debido a que la imagen
probablemente no sea segura para nuestra base de
datos, si proviene de Internet. Para activar (es decir,
mostrar) el contenido, debemos pulsar el botón
Abrir, del cuadro de diálogo emergente. Luego de
confirmar la apertura del archivo asociado, se abrirá
una nueva ventana que contiene la imagen. Esta
ventana es completamente independiente del entor-
no de Access, por lo tanto, tenemos la posibilidad
de cerrarla o dejarla abierta, sin importar el estado
de ventana de la base de datos. Podemos tener
control sobre el visor de la imagen con los botones
Minimizar, Maximizar y Cerrar, de su propia
barra de título (Figura 7).
FIGURA 6.
Al pulsar sobre la opción
Activar contenido,
se muestra la imagen
que tiene asociada
el campo.
IMÁGENES EN FORMULARIOS
Recordemos que, en las tablas, no podemos visualizar directamente las imágenes, sino que
debemos hacer doble clic sobre cada registro para mostrarlas. Recomendamos siempre
utilizar imágenes .BMP para que se muestren automáticamente en los formularios.
124
Datos en fo rmu lar ios
FIGURA 7.
Para cerrar el visor
de imágenes, tenemos
que pulsar el botón
Cerrar, de su barra
de título.
Datos
en formularios
Una vez que hemos aprendido a crear formularios, de-
bemos conocer cómo trabajar con los datos, ya sea pa-
ra visualizar la información existente, para eliminar los
datos no deseados o para crear nuevos registros.
No olvidemos que los formularios permiten realizar
operaciones directamente sobre los datos almacena-
dos en las tablas, aún la inserción de nuevos registros.
La creación de formularios conlleva el objetivo de
trabajar con datos, bien sea para modificarlos, eli-
minarlos, agregarlos o visualizarlos. Debido a ello,
una de las tareas principales que podemos realizar
mediante los formularios es la visualiza- ción de
los datos existentes.
Para esto disponemos de una pequeña barra que
se encuentra situada en la parte inferior del
formulario, la cual permite acceder rápidamente a
todos los registros existentes. Veámoslo con mayor
detalle en la Guía Visual 2.
VISTA PRESENTACIÓN
La vista Presentación de los formularios es una innovación que posee la versión 2007
de Access. En versiones anteriores no existía, por lo tanto, la manipulación de los
registros y del diseño del formulario debían hacerse de forma independiente.
125
6 .Formu la r io s
GUÍA VISUAL /2
Manipulación de datos
1 2 3 4 5 6
1 Primer registro: muestra, en el formulario, el primer registro de la tabla o consulta que
contiene los datos de origen. Este botón nos llevará al registro 0.
2 Registro anterior: permite acceder al registro anterior. Si estamos visualizando el primer
registro, este botón se muestra desactivado.
3 Registro actual: indica el número del registro que se está visualizando actualmente y la
cantidad total. En este ejemplo estamos en la segunda página de nueve.
4 Registro siguiente: posibilita visualizar el siguiente registro de la tabla o consulta original.
5 Último registro: muestra automáticamente el último registro de la tabla o consulta original.
6 Nuevo registro (vacío): permite agregar un nuevo registro en la tabla o consulta origi-
nal, solicitando información en todos los campos que integran el formulario.
La utilización de estos botones posibilita acceder
a todo el contenido de la tabla o consulta que lo
origina. Esto nos permite agilizar nuestro trabajo,
de manera que podamos visualizar rápidamente
cada uno de los registros.
Debemos tener en cuenta que podemos emplear estos
botones siempre que sean necesarios, ya que están
disponibles en todas las vistas del formulario, excepto
en la vista Diseño, como lo veremos más adelante.
ELIMINAR REGISTROS
Por medio de los formularios, podemos realizar
diferentes tareas, y una de ellas es la de eliminar
registros de la tabla o consulta que le dio origen
al formulario. Si bien es muy importante conocer
las formas de acceder a todos los datos, también
puede surgirnos la necesidad de suprimir ciertos
registros que obstaculizan nuestro trabajo. Para
realizar este proceso, debemos seguir los pasos
que detallamos en el Paso a paso 2.
126
Datos en fo rmu la r ios
PASO A PASO /2
Eliminar registros con formularios
1
Abra el formulario con el cual desee trabajar con un doble clic sobre su icono
en el Panel de Exploración.
2
Sitúese en el registro que desea eliminar con los botones de búsqueda situados en la parte
inferior de la pestaña del formulario.
127
6 .Formu la r io s
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Despliegue las opciones del botón Eliminar de la ficha Inicio y seleccione
la opción Eliminar registro.
4
Pulse el botón Sí para confirmar la eliminación total del registro que se muestra actualmente.
128
Datos en fo rmu lar ios
La inserción de nuevos
registros en tablas
o consultas es otra
de las opciones
que brinda el trabajo
con formularios
Debemos considerar que, al eliminar registros desde
un formulario, estamos borrando el registro original,
es decir que, luego de suprimir el dato, ya no existirá
en la tabla o consulta original. Por lo tanto, es reco-
mendable que antes de eliminar un registro, siempre
verifiquemos los datos, para no afectar la integridad
de la base, ni perder información valiosa para la
actividad que estamos desarrollando.
AGREGAR REGISTROS
La inserción de nuevos registros en tablas o consultas
es otra de las opciones que brinda el trabajo con
formularios. Debemos tener en cuenta que, al agregar
registros, éstos se insertarán en los campos correspon-
dientes a los cuales se haga referencia.
Por lo tanto, podemos perder concordancia entre
los registros de las tablas relacionadas ya que, si
creamos un formulario que no contenga todos los
campos de una tabla y utilizamos la opción de inser-
tar nuevos registros, los campos que no estén inclui-
dos no tendrán datos en sus respectivas tablas.
Esto puede llevar a la violación de alguna regla de
validación o de la integridad referencial de la
base de datos. Por ello, es recomendable que,
cuando agreguemos registros mediante formula-
rios, éstos muestren todos los campos de la tabla
que lo origina o, al menos, asegurémonos de que,
si no contiene todos los campos, no existan restric-
ciones en las tablas, que afecten los datos o las
relaciones entre ellas.
Para agregar registros en tablas mediante la utiliza-
ción de formularios, debemos seguir las instruccio-
nes que desarrollamos en el Paso a paso 3.
VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS
La inserción de registros se puede hacer a través de tablas, consultas de acción o formula-
rios. Pero, tanto la eliminación como la inserción de registros en las tablas, probablemente
generen errores graves porque se puede llegar a violar la integridad de la base de datos.
129
6 .Formu la r io s
PASO A PASO /3
Agregar registros utilizando formularios
1
Abra el formulario con el cual desee trabajar. Haga doble clic sobre su icono en el Panel de
Exploración y luego sobre el botón Nuevo registro (vacío), de la barra de búsqueda.
2
Ingrese todos los datos del nuevo registro. Cuando el tipo de dato sea OLE,
visualice el menú contextual del control y elija la opción Insertar Objeto.
130
Datos en fo rmu lar ios
Luego de completar los datos solicitados, el nuevo
registro quedará incorporado en la tabla de origen y
contabilizado en la opción Registro actual, de la
barra de búsqueda. De esta manera, podemos ingresar
la cantidad de registros que necesitemos en todas
las tablas existentes de la base de datos. Inclusive,
tenemos la posibilidad de crear el diseño de las
tablas y después, mediante formularios, podemos in-
gresar todos los registros deseados. Si consideramos
lo anterior, podemos afirmar que, ingresar registros
en la vista Hoja de datos de una tabla y hacerlo
desde un formulario, son dos formas de llevar a
cabo la misma acción.
Luego de ingresar registros mediante los campos de
formularios, podemos abrir la tabla de origen y ver la
información en un nuevo registro, con cada campo
añadido desde el formulario. Sin embargo, recordemos
que pueden quedar campos vacíos en la tabla, si no
están incluidos en el diseño del formulario (Figura 8).
Es importante comprender que podemos generar
nuevos registros sin necesidad de completar todos
los campos que intervienen en el diseño del formu-
lario. Con solo ingresar un nuevo dato (al menos en
un campo) ya se produce un nuevo registro en la
tabla o consulta que lo originó. Por lo tanto, esta
acción también implica que debemos tener cuidado
a la hora de crear registros desde los formularios, ya
que es muy fácil que se generen registros indesea-
dos en las tablas o consultas originales.
Cuando generamos un nuevo registro a través de for-
mularios, podemos completar la información de todos
los campos al pulsar la tecla Tabulador, para situar
el cursor en cada uno de sus campos.
FIGURA 8.
Observemos que,
en este ejemplo,
el campo Teléfono no
fue completado
porque el formulario
no lo contenía.
IMPORTANCIA DE LOS LOGOTIPOS
La incorporación de logotipos es una forma de personalizar un formulario, con la ventaja de
representar una persona o empresa. Recomendamos insertar un logotipo en el encabezado
de los formularios para una mayor personalización de la base de datos.
131
6 .Formu la r io s
Controles
de formularios
Cada elemento que se encuentra en un formulario
se denomina Control. Éstos son objetos que permi-
ten visualizar datos y realizar diferentes acciones
para mejorar la interfaz que es la comunicación con
el usuario. Existen tres tipos de controles: depen-
dientes, independientes y calculados.
Los controles dependientes son aquellos en los que el
origen de sus datos son campos de una tabla o una
consulta; los valores que muestran estos controles
pueden ser de tipo texto, número, fecha o imagen.
Por el contrario, los controles independientes son
aquellos que no tienen orígenes de datos y se usan pa-
ra mostrar datos e insertar figuras geométricas -como
líneas o rectángulos- y también imágenes. Por último,
los controles calculados son aquellos cuyo origen de
datos es una expresión, en lugar de un campo.
Estas expresiones pueden ser simples, como la suma
de datos, o complejas, como sucede al incorporar
funciones que devuelven un valor específico.
ELEMENTOS GENERALES
En este apartado, aprenderemos a identificar cada uno
de los controles que pueden existir en los formularios,
sin embargo, por el momento, comenzaremos recono-
ciendo elementos más sencillos como las Etiquetas,
los cuadros de texto, las casillas de verificación
y los marcos de objetos dependientes.
Las denominadas Etiquetas son los elementos
más comunes en los formularios, ya que muestran
los nombres de los campos (Figura 9).
También podemos utilizar etiquetas para exhibir
textos, ya que el usuario no podrá modificar
su contenido. Cuando creamos formularios, las
etiquetas muestran automáticamente el nombre
del campo, en cambio, cuando queremos exhibir
textos, debemos crear un nuevo control etiqueta.
FIGURA 9.
Las etiquetas muestran
exactamente el nombre
asignado al campo
en la tabla origen.
En esta imagen,
vemos cinco etiquetas.
132
Cont r o le s de fo rmular ios
Otro elemento que compone los formularios son los
denominados cuadros de texto, los cuales permi-
ten mostrar la información de los registros en cada
campo de tipo Texto, Número, Autonumérico,
Moneda, Hipervínculo y Fecha/Hora (Figura 10).
Para los campos con el tipo de dato Asistente
para búsquedas, se emplean los controles denomi-
nados Cuadros combinados, que ofrecen una
lista desplegable para que el usuario pueda elegir el
elemento que desee de la lista predeterminada. Si se-
lecciona un elemento diferente en un registro existen-
te, se modificará el registro original (Figura 11).
Para los campos de tipo Memo, se utilizan cuadros
de texto de línea múltiple, los cuales son similares
a los cuadros de texto, con la diferencia que admi-
ten más de una línea y poseen una pequeña barra
FIGURA 10.
En este ejemplo,
tenemos cuatro cuadros
de texto correspondientes
a los campos: Nombre
(texto), Apellido (texto),
Dirección (texto)
y Salario (Moneda).
FIGURA 11.
Cada cuadro combinado
posee su lista
predeterminada.
En este ejemplo, existen
tres cuadros combinados:
Nº Sucursal,
Id Empleado
y Código_artículo.
133
6 .Formu la r io s
de desplazamiento cuando el contenido ingresado
supera el tamaño del cuadro (Figura 12).
Otro elemento presente en los formularios son las
casillas de verificación (Figura 13), que se utilizan
para representar los campos de tipo Si/No. Funcionan
de igual forma que las vistas en la creación de tablas,
donde debemos activarlas/desactivarlas, dependiendo
de si el valor es verdadero o falso (positivo o negativo).
FIGURA 12. Para visualizar el resto
de las líneas de un cuadro de texto múltiple,
debemos hacer clic sobre la barra de
desplazamiento del control.
Por último, encontramos unos elementos posibles de
visualizar o insertar en los formularios: los marcos
de objetos dependientes, los cuales permiten vi-
sualizar las fotografías en los formularios. En la ima-
gen anterior, existe solamente un control de tipo
marco de objeto dependiente.
VISTAS DE FORMULARIOS
Como hemos visto, cada elemento de una base de
datos posee diferentes vistas que permiten trabajar
o visualizar de distinta forma los datos de dichos
elementos. En el caso de los formularios, existen
tres vistas disponibles: vista Formulario, vis-
ta Presentación y vista Diseño.
Para acceder a las vistas de un formulario, debemos
utilizar el botón Ver, de la ficha Inicio. Veamos
qué ofrece cada una de ellas:
• Vista Formulario: aquí veremos los datos tal
como lo hará el usuario final. Se muestran todos
los contenidos de los campos, y no es posible
modificar el diseño del formulario, es decir que no
podemos agregar, modificar o quitar controles
desde esta vista (Figura 14).
• Vista Presentación: es una incorporación de la
versión 2007 y permite trabajar con el diseño del
formulario al mismo tiempo que con los datos.
MEDIDAS DE LOS CONTROLES
Es posible modificar las medidas de un control, manualmente, al hacer clic sostenido
sobre uno de sus manejadores situados en los cuatro extremos del control y en los
puntos medios de cada lado.
134
Cont r o le s de fo rmular ios
Cada elemento
de una base de datos
posee diferentes vistas
Es decir que posibilita modificar el diseño, por ejem-
plo, al agregar y trasladar controles. Permite cambiar
los registros al actualizarlos, al eliminarlos o al
agregarles nuevos. En conclusión, esta vista
es aconsejable para acceder a todos los controles
y registros al mismo tiempo (Figura 15).
• Vista Diseño: podemos realizar cualquier modi-
ficación en el diseño del formulario. Sin embargo,
no podemos cambiar la información almacenada en
los registros que le dieron origen (Figura 16).
ESTRUCTURA DE UN FORMULARIO
Como hemos visto hasta el momento, por medio de
los formularios también podemos realizar operaciones
FIGURA 13. En este ejemplo, solo existe
una casilla de verificación porque solamente
se muestra un campo de tipo Si/No.
sobre los registros. Para llevarlas a cabo de forma ade-
cuada, es importante que conozcamos la estructura
de los formularios, para aproximarnos a los controles
que permiten dichas operaciones. En primer lugar,
debemos ingresar en la vista Diseño del formulario
para tener acceso a cada uno de sus controles, así
como a los elementos que conforman su estructura
(Guía Visual 3). En la mayoría de las ocasiones, los
encabezados y pies de formulario contienen solamen-
te etiquetas que indican el nombre de la tabla que les
dio origen o la fecha actual, por lo cual en cada
sección es posible insertar nuevos controles. FIGURA 14. Si bien no es posible modificar
el diseño del formulario, podemos cambiar
los registros existentes.
135
6 .Formu la r io s
FIGURA 15.
Observemos que,
al seleccionar
el control Etiqueta,
se muestra el cursor
con flecha doble
y nos da la posibilidad
de trasladarlo.
FIGURA 16.
Utilizamos
la vista Diseño
para modificar, agregar
o quitar controles
en el diseño
de un formulario.
MANTENER LAS PROPORCIONES DE LA ESTRUCTURA
Cada sección de un formulario posee un tamaño predeterminado. Sin embargo, es posi-
ble modificar su ancho o su alto con un clic sostenido en sus bordes. Procuremos man-
tener las proporciones de los elementos para no confundir al usuario.
136
Cont r o le s de fo rmular ios
GUÍA VISUAL /3
Estructura de los formularios
1
2
3
1 Encabezado del formulario: contiene los elementos que se mostrarán en la parte supe-
rior del formulario. Generalmente veremos un titular en esta zona.
2 Detalle: aquí encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro.
3 Pie del formulario: contiene los elementos que se mostrarán al final del formulario, es
decir, debajo de los controles. Se podrán incluir botones por ejemplo.
RESUMEN
En este capítulo, hemos aprendido a crear y a modificar otro elemento de una base de datos:
los formularios. A través de ellos, accedemos al contenido de las tablas o consultas que les
dieron origen. A su vez, también hemos aprendido a reconocer los diferentes controles.
137
6 .Formu la r io s
Multiple choice
1 ¿Cuál de las siguientes opciones crea
un formulario que permite visualizar varios
registros a la vez, separados en filas?
a- Formulario dividido.
b- Diseño del formulario.
c- Gráfico dinámico.
d- Varios elementos.
2 ¿Cuál de las siguientes opciones contiene
los elementos que se mostrarán al final del
formulario, es decir, debajo de los controles?
a- Encabezado del formulario.
b- Detalle.
c- Pie del formulario.
d- Ninguna de las anteriores.
3 ¿En cuál de las siguientes
opciones encontramos todos los controles
que representan los datos de cada registro?
a- Encabezado del formulario.
b- Detalle.
c- Pie del formulario.
d- Ninguna de las anteriores.
4 ¿Cuál de las siguientes vistas
fue incorporada en el año 2007?
a- Vista formulario.
b- Vista presentación.
c- Vista diseño.
d- Vista tabla.
5 ¿En cuál de las siguientes vistas veremos
los datos tal como lo hará el usuario final?
a- Vista formulario.
b- Vista presentación.
c- Vista diseño.
d- Vista tabla.
6 ¿Cuál de las siguientes opciones crea
un formulario del elemento seleccionado en
el Panel de Exploración, el cual muestra,
en la parte inferior, la hoja de datos y, en la
superior, el formulario?
a- Formulario dividido.
b- Diseño del formulario.
c- Gráfico dinámico.
d- Varios elementos.
138
Capítulo 7
Informes y etiquetas
Organizamos la información existente
en la base de datos con el objetivo
de visualizarla tal como será impresa.
7. In fo rmes y e t ique tas
Informes
y etiquetas
Durante el desarrollo de este capítulo, aprendere-
mos a crear, modificar y eliminar otros elementos
importantes de las base de datos: los informes.
A través de ellos, organizamos la información exis-
tente en la base de datos, con el objetivo de visua-
lizarla tal como será impresa. Esta utilidad está
acompañada por la posibilidad de agregar elemen-
tos que personalicen los informes. Permite agregar
textos, imágenes y logos, distribuir y modificar los
controles, así como también crear etiquetas.
Creación
de informes
En esta sección, conoceremos las diversas maneras de
crear informes que nos brinda Access. Para comenzar,
aprenderemos a realizar los informes express y, luego,
analizaremos en detalle los pasos del asistente que
permite crear estos elementos en la base de datos. Lo
principal es ingresar en la ficha Crear y utilizar las op-
ciones del apartado Informes (Guía Visual 1).
INFORMES EXPRESS
Microsoft Access 2007 posibilita crear los llamados
informes express, que son los que se realizan con
un solo clic y se basan en la información de la tabla
o consulta que se encuentre seleccionada en el
Panel de Exploración. Tienen la ventaja de
crearse de forma rápida y sencilla, sin tener que elegir
ningún componente. Para lograr esto, su diseño se
fundamenta en elementos predeterminados, pero
podemos modificarlo, como lo veremos más adelante.
Para llevar a cabo informes express, debemos
seleccionar, previamente, la tabla o consulta
deseada del Panel de Exploración y pulsar
sobre el botón Informe, del apartado Informes,
de la ficha Crear. Luego, de forma automática,
se creará un informe sencillo, que mostrará la
información del objeto seleccionado (Figura 1).
BENEFICIOS DE LOS INFORMES EXPRESS
La gran innovación de la versión 2007 permite crear informes de forma rápida y sencilla,
a través de los llamados informes express. Estos elementos posibilitan que el usuario no
necesite tener conocimientos previos sobre su estructura o su diseño.
140
Cr eac ión de in fo rmes
GUÍA VISUAL /1
Apartado Informes
1 2 5
3
4
1 Informe: permite crear, de forma rápida y sencilla, informes con base en el elemento seleccio-
nado en el Panel de Exploración, ya sea una tabla, una consulta o un formulario.
2 Etiquetas: abre el Asistente para etiquetas, que nos guiará en su proceso de creación.
3 Informe en blanco: crea informes completamente vacíos.
4 Asistente para informes: inicia el Asistente para informes, mediante el cual creamos
informes con base en cada uno de los pasos.
5 Diseño de informe: permite crear informes en su vista Diseño.
Como mencionamos anteriormente, los informes
express basan la distribución de la información en
un estilo predeterminado, sin embargo, al igual
que con el resto de los elementos de una base de
datos, podemos cambiarles la estructura y el dise-
ño sin necesidad de guardarlos previamente.
FIGURA 1. El informe creado se muestra
en la vista Presentación, para hacerle
las modificaciones correspondientes
No obstante, guardar un informe permite utilizarlo
o visualizarlo posteriormente. Para ello, debemos
pulsar el botón Guardar, de la barra de acceso
rápido, o la combinación de teclas CONTROL+S.
A continuación, tenemos que indicar el nombre
que deseamos asignarle al informe y, por último,
pulsar el botón Aceptar.
141
7. In fo rmes y e t ique tas
Otro elemento por tener
en cuenta es la posibilidad
de agregar campos de
diferentes tablas
o consultas
INFORMES CON
EL USO DEL ASISTENTE
Otra forma de crear informes en una base de datos
es mediante un asistente que nos guía durante todo
el proceso de creación, de manera que solo debe-
mos elegir la información que queremos mostrar,
dentro de la gama de posibilidades que nos presen-
ta en cada uno de los pasos. Esto le ofrece al usua-
rio una forma veloz y simple de trabajo: el proceso
se vuelve sistemático, ya que luego de seleccionar
las opciones deseadas en cada instancia tenemos
que pulsar el botón Siguiente para continuar,
hasta llegar al último paso, donde presionamos
Finalizar y ya tenemos listo el informe.
Para crear un informe con base en un asistente, debe-
mos pulsar el botón Asistente para informes,
de la ficha Crear, y se abrirá su cuadro de diálogo
que mostrará el primer paso donde debemos elegir
la tabla o consulta que originará los datos del infor-
me. De allí en adelante, únicamente tenemos que
seguir los pasos que detallaremos a continuación.
Origen de datos
Luego de pulsar el botón Asistente para infor-
mes, de la ficha Crear, estamos frente al primer
paso del asistente, el cual consiste en seleccionar
el origen de los datos y de los campos que se mos-
trarán en el informe (Figura 2).
Para ello, debemos desplegar la lista Tablas/
Consultas y elegir el elemento deseado. De forma
automática, se mostrarán todos los campos exis-
tentes en la tabla o consulta seleccionada ante-
riormente en la lista Campos disponibles. Para
agregar un campo en un informe, tenemos que
INFORMES EN LA VERSIÓN 2007
La versión 2007 de Microsoft Access brinda la posibilidad de crear formularios de forma rápi-
da y sencilla, a través de un solo clic. Esta posibilidad no existe en versiones anteriores a la
2007, por lo cual podemos afirmar que esta nueva versión es más ágil para el usuario.
142
Cr eac ión de in fo rmes
elegirlo de la lista Campos disponibles y pulsar el
botón que se muestra junto a la lista con el signo >.
Si queremos añadir todos los campos del informe,
podemos presionar el botón con el signo >>.
Cada campo agregado se presenta en la lista
Campos seleccionados y, de esta forma, sabremos
cuáles serán los que aparecerán en el informe.
Si deseamos eliminar algunos de nuestra lista, pode-
mos seleccionarlos en Campos seleccionados y
pulsar el botón que tiene el signo <. A su vez, si
deseamos quitar todos los campos que hemos agre-
gado, podemos utilizar el botón con el signo <<.
Otro elemento es la posibilidad de agregar campos de
diferentes tablas o consultas. Podemos elegir campos
de diferente origen para añadirlos en el formulario y,
así, mostrar en un solo informe los datos de diferentes
tablas o consultas. Luego de determinar cuáles son los
que se mostrarán, pulsamos el botón Siguiente pa-
ra continuar con el próximo paso del asistente.
Nivel de agrupamiento
El segundo paso del asistente se refiere a la posi-
bilidad de crear, o no, niveles de agrupamiento.
Podemos agrupar la información con base en un
criterio y, de esta forma, lograr una mejor visuali-
zación y comprensión de los datos que se exponen.
Por ejemplo, tenemos la posibilidad de agrupar todas
las ventas producidas cada día, es decir, visualizare-
mos, juntas, todas las ventas del 21/11/09 o las del
22/11/09, etcétera. Así, la información resultará más
clara y comprensible para el usuario (Figura3).
Para seleccionar el/los campos que crearán grupos
en el informe, debemos seleccionarlos de la lista y
pulsar el botón que muestra el signo >. Con el que
tiene >>, agregamos todos los campos de una sola
vez, como nivel de agrupamiento. Sin embargo,
recomendamos utilizar un solo campo como nivel de
agrupamiento, para que la información se muestre
clara y explícita para el lector.
FIGURA 2.
El origen de los datos
para la creación
de un informe pueden
ser tablas o consultas.
143
7. In fo rmes y e t ique tas
FIGURA 3.
El campo que se utiliza
como nivel
de agrupamiento
se muestra resaltado.
En este ejemplo,
se empleó el campo
Fecha de la venta.
Por otra parte, con el botón Opciones de agrupa-
miento establecemos criterios para delimitar la for-
ma en que se deben agrupar los datos. Por ejemplo,
cuando el campo que se usa como nivel de agrupa-
miento es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir si la
agrupación será por semanas, meses, años, etcétera.
Cada tipo de dato posee diferentes intervalos de
agrupamiento, que estableceremos en la ventana
emergente. Luego de seleccionar la opción desea-
da, pulsamos Aceptar.
Para eliminar los niveles de agrupación existentes,
hacemos clic en el botón que muestra el signo >.
Tengamos en cuenta que también es posible crear in-
formes que no posean ningún nivel de agrupamiento.
Sin embargo es una excelente forma de organizar la
información para obtener informes más legibles para
el usuario. Luego, presionamos Siguiente para con-
tinuar con el próximo paso del asistente.
Criterios de ordenación
Después de establecer el nivel de agrupamiento pa-
ra los datos que se mostrarán en el informe, el asis-
tente solicita la confirmación de la aplicación, o no,
de criterios de ordenación. A través de ellos, indi-
camos que los datos se muestren ordenados en
VARIOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO
Cuando asignamos más de un campo como nivel de agrupamiento, se activa la opción
Prioridad, que permite modificar el orden de los campos que componen el agrupamiento.
Los botones que muestran flechas hacia arriba o abajo, modifican la posición de los campos.
144
Cr eac ión de in fo rmes
forma ascendente o descendente según uno, dos,
tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los
niveles de agrupamiento, es decir que, si indicamos
un nivel de agrupamiento con base en un campo, en
el paso siguiente podremos organizar la información
del resto de los campos. Aplicar criterios de orde-
nación es una forma de organizar la información
con base en criterios lógicos (Figura 4).
Luego de seleccionar el/los campos que se utilizarán
como criterios de ordenación, tenemos que pulsar
los botones Ascendente o Descendente, situados
junto a cada lista, los cuales permiten establecer el
orden de cada campo. De forma predeterminada,
se muestra Ascendente, pero, si deseamos que el or-
den sea inverso, debemos presionar este mismo botón
y se presentará el botón Descendente. Para conti-
nuar hacia el próximo paso, pulsamos Siguiente.
Distribución de datos
El próximo paso del asistente para la creación
de formularios se basa en la elección de la distri-
bución que tendrán los datos en el informe, es
decir, la forma en la que se presentarán. En el
apartado Distribución, encontramos las opcio-
nes En pasos, Bloque y Esquema. Cada una
de ellas representa una forma distinta de disponer
la información (Figura 5).
FIGURA 4.
Para elegir un criterio
de ordenación, debemos
desplegar la lista
y seleccionar
el campo deseado.
ESTABLECER EL CRITERIO DE ORDENACIÓN
Microsoft Access permite indicar hasta cuatro criterios de ordenación opcionales, (ya que se
puede hacer hasta con cuatro campos). Esto posibilita organizar los datos de los campos que
no forman parte del nivel de agrupamiento y, así, la información se muestra más legible.
145
7. In fo rmes y e t ique tas
FIGURA 5.
La distribución elegida
en este paso establecerá
la manera en que
se distribuirán los datos
en el informe.
• En pasos: los datos se muestran en diferente fila
con respecto al campo que se utiliza como nivel
de agrupamiento, diferenciando, así, los datos
secundarios del campo principal (Figura 6).
• Bloque: todos los datos se muestran en el mismo
nivel, sin importar qué campos estén establecidos
como nivel de agrupamiento (Figura 7).
• Esquema: En este tipo de distribución, el campo
establecido como nivel de agrupamiento se
presenta en una fila sobre los datos correspon-
dientes a cada registro (Figura 8).
Al pulsar sobre una de estas opciones, veremos una
previsualización de la forma en que la opción elegida
distribuye los datos sobre la zona izquierda del cuadro.
A su vez, en la misma ventana del asistente para in-
formes, encontramos el apartado Orientación,
el cual permite establecer la orientación de la hoja
del informe. Podemos elegir que la hoja se muestre
en forma vertical u horizontal con las opciones
Vertical u Horizontal de dicho apartado.
Debajo de ellas, hay una pequeña previsualización de
la orientación elegida. La orientación, se refiere a la
hoja del informe y no a su contenido, es decir que los
Veremos una
previsualización
de la forma en que
la opción elegida
distribuye los datos
146
Cr eac ión de in fo rmes
FIGURA 6.
La distribución En pasos
resalta los títulos
de los campos y aplica
un color de fuente
distinto para el campo
establecido como nivel
de agrupamiento.
FIGURA 7.
La distribución Bloque
solo resalta los títulos
de cada campo.
El resto de los datos
se muestra
con los bordes de celda.
datos que presente el informe siempre estarán en
la misma orientación. Para continuar con el asis-
tente, presionamos Siguiente.
Finalización del asistente
Luego de elegir la distribución de los datos del
informe y la orientación de la hoja, estamos
frente al penúltimo paso, en el que debemos selec-
cionar el estilo apropiado.
Cada uno posee un conjunto de propiedades agru-
padas bajo un nombre que se refiere a colores,
estilos fuentes, tamaños, colores de fondo y todo
lo relacionado con la presentación final (Figura 9).
Microsoft Access 2007 tiene una lista con 25 estilos di-
ferentes, para que el usuario elija el que más se adap-
te a su necesidad. Seleccionar un estilo es una forma
de hacer más agradable la presentación de los datos.
147
7. In fo rmes y e t ique tas
FIGURA 8.
En la distribución
Esquema, el campo
establecido como nivel
de agrupamiento posee
el mismo color de fuente
que los nombres
de los campos.
FIGURA 9.
Al pulsar sobre un estilo
de la lista, se mostrará
su respectiva
previsualización
en la zona izquierda
del cuadro.
¿CUÁNTOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO UTILIZO?
Durante el proceso de creación de informes con el asistente, Access ofrece la posibilidad de
crear niveles de agrupamiento. Si bien es una opción muy útil para organizar la información,
recomendamos emplear solamente un nivel de agrupamiento, para no confundir al usuario.
148
Cr eac ión de in fo rmes
Además, cada uno posee diferentes características
modificables (las cuales aprenderemos a manejar
en la próxima sección), por lo tanto, la elección de
uno no limita al usuario a utilizar exactamente
todas las propiedades que conlleva. Es decir que
podemos elegir un estilo y luego cambiarle algún
aspecto. Para continuar, debemos seleccionar
un estilo y pulsar Siguiente.
Luego de esta acción, pasamos al último paso del
asistente. Aquí, establecemos el nombre que le asig-
naremos al informe y la vista en la cual lo crearemos
(Previa o Diseño). A continuación, presionamos
Finalizar, y se creará el informe con todas las ca-
racterísticas elegidas en cada uno de los pasos,
mostrándose en la vista elegida (Figura 10).
VISTAS DE LOS INFORMES
Al igual que el resto de los elementos de una base
de datos, los informes poseen diferentes vistas.
Veamos las características de cada una de ellas:
• Vista Informes: se muestran los datos del infor-
me con la fecha de creación y el número de
páginas, permitiéndonos seleccionar los datos.
• Vista Preliminar: presenta el informe tal cual
será impreso y posee la ficha Vista Preliminar,
que permite configurar la impresión del informe.
• Vista Presentación: posibilita acceder a los
controles que conforman el informe y a los datos
en forma simultánea.
• Vista Diseño: permite acceder a todos los
controles del informe para modificar su diseño.
FIGURA 10.
Al activar la opción Vista
previa del informe,
visualizaremos el informe
en su vista preliminar.
VISTA PRESENTACIÓN
Otra de las innovaciones que ofrece Microsoft Access 2007 es la incorporación de la
vista Presentación en los informes. Todos los elementos de una base de datos poseen
esta vista, que facilita la modificación de sus elementos y controles.
149
7. In fo rmes y e t ique tas
Para acceder a las diferentes vistas que tiene un
informe, debemos desplegar las opciones del bo-
tón Ver, de la ficha Inicio.
Personalizar
el diseño
Hasta el momento, hemos visto cómo crear informes,
ya sea de forma rápida a través del botón Informes
de la ficha Crear, o con el asistente que nos guía
paso a paso para su elaboración. Sin embargo,
podemos modificar la estructura o diseño para
obtener informes personalizados, basándonos en
nuestras necesidades o en nuestro gusto personal
para exponer los datos.
SECCIONES DE UN INFORME
A través de la vista Diseño, podemos realizar
diversos cambios en cada uno de los controles del
informe o en cada una de sus secciones.
Para ingresar en esta vista, debemos desplegar las
opciones del botón Ver y elegir Vista Diseño.
Recordemos que cada sección de un informe permite
ingresar diversos controles para poder personalizarlo.
Al igual que los formularios, los informes se componen
de diferentes controles que se crean automáticamente
al realizarlos y que muestran, de forma predeter-
minada, seis secciones: Encabezado del infor-
me, Encabezado de página, Encabezado fe-
cha de la venta, Detalle, Pie de página y
Pie del informe. La sección Encabezado de
la venta se refiere al campo asignado como nivel
de agrupamiento. En nuestro ejemplo, el campo ele-
gido fue Fecha de la venta, de allí el nombre.
La modificación de los tamaños de cada control se
realiza exactamente igual a la explicada en los
formularios, de manera que también podremos
acceder a sus propiedades y personalizarlo al in-
gresar logotipos, elegir la fuente de los controles,
modificar sus colores, etcétera.
Por otra parte, tanto los formularios como los informes
poseen la ficha Diseño, la cual permite insertar
SIMILITUDES ENTRE FORMULARIOS E INFORMES
Gracias al entorno mejorado de la versión 2007, las fichas Diseño y Organizar, de la vista
Diseño, son similares tanto para los formularios como para los informes. Por lo tanto, nos
resultará muy fácil adaptarnos a la vista Diseño de estos últimos, debido a su similitud.
150
Persona l i za r e l d i seño
A través de la vista Diseño,
podemos realizar
diversos cambios en cada
uno de los controles
del informe
controles y cambiar su apariencia. Con respecto al
ancho y alto de cada sección, también debemos
hacer clic sostenido sobre cada borde inferior o
derecho para modificarlos, al igual que hicimos
con los formularios (Figura 11).
Encabezado de informe
Una de las secciones que compone un informe es el
Encabezado de informe, que se ubica en la parte
superior de la primera página. En ella, se encuentran
aquellos datos que se mostrarán una sola vez en el
formulario. De forma predeterminada, solo se presen-
ta el nombre de la tabla o consulta que le dio origen,
pero podemos realizar modificaciones sobre ella. Para
cambiar el texto que muestra el control etiqueta,
debemos hacer doble clic sobre ella o utilizar la propie-
dad Título. Recordemos que, para acceder a las
propiedades de un control, debemos utilizar el botón
Hoja de Propiedades, de la ficha Diseño, donde
se mostrará la persiana Hoja de propiedades.
No olvidemos que, cuando los informes poseen mu-
chos registros, se distribuyen en diferentes páginas,
con el objetivo de mostrar todos y cada uno de los da-
tos almacenados en los campos que elegimos durante
su creación. En cambio, todos los elementos que
se ingresen en el Encabezado de informe solamen-
te se presentarán en la primera de las páginas. Por lo
tanto, la información que contiene esta sección suele
ser la carátula del contenido del informe (Figura 12).
FIGURA 11.
El apartado controles
permite insertar,
en cualquier sección
del informe, los diferentes
controles disponibles.
¿DATOS EN TODAS LAS SECCIONES?
Los informes poseen seis secciones. Cada una de ellas se muestra en determinado
momento y ofrece la posibilidad de modificar o de ingresar controles. Sin embargo, no
es estrictamente obligatorio que existan datos en todas las secciones.
151
7. In fo rmes y e t ique tas
FIGURA 12.
En este ejemplo,
hemos agregado
un control para mostrar
la fecha actual
en el encabezado
del informe para que
siempre esté visible.
Encabezado de página
Otra de las secciones que compone un informe es el
Encabezado de página. Aquí, se colocan aquellos
datos que se deben mostrar al comienzo de cada pá-
gina. Por lo tanto, su contenido se repite en todas las
páginas que forman parte del informe, y esto permite
que el lector pueda reconocer fácilmente la ubicación
de una página a lo largo de un informe extenso.
Uno de los usos más frecuentes de esta sección es la
inclusión del nombre de cada campo que participa
en el informe, ya que esto hace que el usuario visua-
lice y comprenda mejor los datos que preceden a los
títulos de los campos (Figura 13).
Si deseamos quitar un elemento de esta sección, de-
bemos tener en cuenta que cada nombre del campo
se relaciona con la información a la cual se refiere.
Por lo tanto, al borrar un control etiqueta, también
se eliminarán los controles que tenga asociados.
Por ejemplo, si suprimimos una etiqueta llamada
Fecha de la venta, también se borrará el cuadro de
texto que muestra los datos referentes al campo
Fecha de la venta. Lo mismo sucederá al modificar
el ancho de los controles de esta sección: cambia-
rá el ancho de los demás controles asociados.
Detalle
La sección Detalle es la que ocupa la mayor parte
de un informe y posee todos los controles referentes
a los datos que se mostrarán. Los elementos que la
integran se repetirán tantas veces como registros
existan en la tabla o consulta que le dio origen al
informe. La distribución de los controles depende-
rá de la organización elegida durante su proceso
de creación (Figura 14).
FIGURA 13.
En esta sección
del informe, se crean
etiquetas con los nombres
de los campos, de forma
predeterminada.
152
Persona l i za r e l d i seño
En este punto, debemos tener cuenta que, en la
vista Diseño, veremos solamente una fila que se
corresponde con los campos que participan en el dise-
ño del informe, sin embargo, cuando ingresemos en
la vista Presentación, Preliminar o Informe,
veremos cada uno de estos controles repetidos tan-
tas veces como sea necesario, es decir, tantas veces
como registros existan en el origen de los datos.
Pie de página
En la sección Pie de página de los informes, de-
bemos colocar aquellos controles que deseamos
que se muestren al final de cada una de las pági-
nas. Por lo general, se utiliza para colocar los
números de página y la fecha actual, ya que esta
información se crea de manera predeterminada al
realizar el informe (Figura 15).
FIGURA 14.
La sección Detalle posee
el mismo alto que el resto
de las secciones.
Cuando pasemos a otra
vista, observaremos
que ocupa la mayor parte
del informe.
FIGURA 15.
La sección Pie de página,
de la vista Diseño,
presenta dos etiquetas
con las funciones
correspondientes, para
mostrar la fecha actual
y el número de página.
CANTIDAD DE PÁGINAS EN LOS INFORMES
La sección Detalle, en la vista Diseño, muestra solamente una fila con los campos
correspondientes a su objeto de origen. A pesar de esto, cuando cambiemos de vista,
tendremos todos los registros que le dieron origen al informe.
153
7. In fo rmes y e t ique tas
Todo el texto
que queramos mostrar
de forma textual
en un control deberá
estar encerrado
entre comillas (“ “)
La función =Ahora() se refiere a la fecha actual, es
decir, la fecha que esté configurada en la PC en el
momento de abrir el informe. Es posible aplicar esta
función a otro control que no sea una etiqueta. Por
ejemplo, podemos hacer un cuadro de texto que
muestre la misma información. Para ello, debemos
crear el control, acceder a sus propiedades y escribir
la función en la propiedad Origen del control. Si
lo que deseamos es que se vea la hora actual, tenemos
que emplear =Hora(), que muestra la hora que esté
configurada en la PC al momento de abrir el informe.
Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma pre-
determinada presenta el número de página actual y
el número de páginas totales. Sin embargo, pode-
mos escribir la función =[Page] para que se vea so-
lamente el número de la página actual. Si, por el
contrario, deseamos que en cada página se muestre
el número total de páginas que se realizaron con el
informe, debemos escribir la función =[Pages].
Todo el texto que queramos mostrar de forma tex-
tual en un control deberá estar encerrado entre
comillas (“ “) y unido con el signo ampersand (&). Por
ejemplo, para mostrar el texto La fecha actual es
seguido de la fecha actual, tenemos que ingresar la
siguiente sintaxis en la propiedad Origen
del control (accesible a través del botón Hoja de
propiedades, de la ficha Diseño) del elemento
deseado: =”La fecha actual es” & Ahora().
Por último, debemos tener en cuenta que la propie-
dad Origen del control es la que representa el
contenido que mostrarán los controles. Por ello, en la
vista Diseño veremos la función que hemos asig-
nado al control mientras que, en el resto de las
vistas, veremos el dato actualizado.
SECCIONES DE LOS INFORMES
Debemos tener en cuenta que las secciones Encabezado de informe y Pie del informe son
las que se muestran al inicio y al final. Por lo tanto, recomendamos incluir información gene-
ral (y evitar la específica), ya que no se mostrará en todas las páginas.
154
Persona l i za r e l d i seño
Pie del informe
Para finalizar la estructura de un informe, nos encon-
tramos con la sección Pie del informe. Aquí, debe-
mos colocar la información que se mostrará al final de
la última página. Es decir que no se repetirá en cada
una, sino que únicamente se presentará en la última.
Su funcionamiento es igual al encabezado de pági-
na, con la leve diferencia que se ve al final del
informe. Microsoft Access no muestra un espacio
que corresponda con esta sección de forma prede-
terminada, sin embargo, podemos situar el cursor
sobre el borde inferior de la sección y hacer clic sos-
tenido hacia abajo para visualizarla (Figura 16).
CONTAR REGISTROS
Con Microsoft Access 2007, también podemos contar
la cantidad de registros que existen en un informe.
Para ello, debemos acceder a la vista Presenta-
ción. Luego, tenemos que seleccionar un campo del
informe, desplegar las opciones del botón Totales en
la ficha Formato y elegir una de sus opciones:
• Incluir registros: contabiliza la cantidad de
registros totales que posee el campo, sin importar
si existen celdas vacías.
• Incluir valores: contabiliza, solamente, las
celdas del campo que contienen datos.
Después de seleccionar el tipo de totales deseado,
Access agrega un cuadro de texto en la zona Pie de
página del informe, que muestra el número de re-
gistros o valores correspondientes (Figura 17).
Debemos considerar que también es posible realizar
este procedimiento manualmente: insertamos un
cuadro de texto y luego ingresamos la función
FIGURA 16.
En la sección
Pie del informe,
se pueden insertar
la cantidad de controles
deseados, ya que de forma
predeterminada
se muestra vacía.
FIGURA 17.
En la vista Diseño
se muestra que el origen
del control se crea
con la función Cuenta.
155
7. In fo rmes y e t ique tas
Cuenta en la propiedad Origen del control.
Sin embargo, aprovechando las ventajas que ofre-
ce Microsoft Access, es más rápido crearlo por
medio de esta forma automática.
Cuando visualicemos el informe en la vista
Informes, se verá el número correspondiente a la
cantidad de valores o registros, separados por una
línea horizontal que se ubica después del último
registro del informe (Figura 18).
Otra de las ventajas que ofrece Microsoft Access
es la posibilidad de realizar operaciones con los
datos de tipo numérico o moneda que muestra un
informe. Por ejemplo, podemos sumar datos o bus-
car el valor máximo o mínimo. Para ello, debemos
seleccionar el campo deseado, desplegar las
opciones del botón Totales, elegir la operación
que queramos, y Microsoft Access realizará el
cálculo en un nuevo cuadro de texto ubicado en
el Pie del informe (Figura 19).
FIGURA 18.
El estilo de la línea
horizontal que se crea
de forma automática
depende del estilo
del informe elegido
en el proceso de creación.
FIGURA 19.
Cuando el campo
seleccionado es de tipo
Número o Moneda,
el botón Totales
muestra las operaciones
disponibles.
156
P r epara r l a impr es ión de da tos
Mediante la vista Diseño de un informe, también
se nos permite incorporar un cuadro de texto que
posibilite numerar cada uno de sus registros. Es
decir que le asignaremos al primer registro el
número 1, al segundo el número 2 y así sucesiva-
mente con cada uno. Para ello, debemos seguir las
indicaciones del Paso a paso 1.
Preparar la impresión
de datos
El objetivo final de los informes es realizar una im-
presión correcta y atractiva de la información. Sin
embargo, existen ciertas configuraciones que debe-
mos establecer antes de llevarla a cabo. En esta sec-
ción, aprenderemos a configurar la impresión, para
lograr resultados óptimos, es decir, que satisfagan
nuestras necesidades de información y comunicación.
TAMAÑO Y ORIENTACIÓN
DEL PAPEL
Una de las configuraciones más importantes a la
hora de realizar la impresión de los informes es el
tamaño del papel en el cual se imprimirán los datos.
Este procedimiento es fundamental porque, de no
coincidir el tamaño del informe con el tamaño de
la hoja, puede que no se visualicen todos los da-
tos o que se muestren de forma incorrecta. Por lo
tanto, siempre debemos configurar el tamaño del
informe para que coincida exactamente con el ta-
maño de la hoja en la cual se imprimirá. Para
lograr esto, debemos ingresar en la vista Diseño
y luego en la ficha Configurar Página. Aquí, en-
contraremos el botón Tamaño, que posee la lista de
los disponibles (Figura 20).
Después de indicar el tamaño de la hoja, debemos
elegir la orientación que tendrá. Para ello, dispo-
nemos de los botones Vertical y Horizontal,
situados en la ficha Configurar página.
FIGURA 20.
Los tamaños del papel
son universales.
Por lo tanto, las medidas
que se identifican
con cada nombre
serán siempre iguales.
157
7. In fo rmes y e t ique tas
PASO A PASO /1
Numerar registros de un informe
1
Ingrese en la vista Diseño del informe e inserte un cuadro de texto en la sección
Detalle, junto al último campo.
2
Seleccione la etiqueta que se crea de forma automática con el cuadro de texto e indique
el texto que desee mostrar, a través de la propiedad Título.
158
P r epara r l a impr es ión de da tos
PASO A PASO /1 (cont.)
3
Seleccione el cuadro de texto, ingrese en la ficha Datos, de la persiana Hoja de
propiedades, y elija el valor Sobre grupo en la propiedad Suma continua.
4
Ingrese en la ficha Todas, de la persiana Hoja de datos, y escriba el valor =1
en la propiedad Origen del control.
159
7. In fo rmes y e t ique tas
PASO A PASO /1 (cont.)
5
Escriba el caracter # en la propiedad Formato, de la persiana Hoja de propiedades.
6
Ingrese en la vista Informes y observe que cada registro posee un número que lo identifica.
160
P r epara r l a impr es ión de da tos
Tengamos en cuenta que, al seleccionar una orien-
tación, estamos configurando su apariencia en la
impresión del informe y no su visualización
en pantalla. Es decir que no veremos cambios en
el diseño porque la orientación hace referencia
a la hoja y no a su contenido.
OPCIONES DE IMPRESIÓN
Para finalizar la configuración de la impresión de in-
formes, debemos establecer ciertas características y,
dentro de ellas, se encuentran los tamaños de los
márgenes. Cada informe tiene cuatro: Superior,
Inferior, Izquierdo y Derecho, que representan la
distancia entre el borde de la hoja y el contenido
que será impreso. Microsoft Access 2007 posee una
lista con tres tipos de valores predeterminados para
cada una de ellas. Para seleccionar uno debemos
desplegar las opciones del botón Márgenes, de la fi-
cha Configurar página (Figura 21).
FIGURA 21.
Los tipos de márgenes
Normal, Ancho y Estrecho
poseen valores definidos
para los cuatro
márgenes del informe.
ALINEACIÓN DE LOS CUADROS DE TEXTO
Las propiedades que contenga el cuadro de texto que insertemos en la sección Detalle del
informe se trasladarán a los cuadros que hayamos creado para cada registro. Para que el
contenido se muestre centrado, debemos recurrir al apartado Fuente, de la ficha Diseño.
161
7. In fo rmes y e t ique tas
Además de establecer
los márgenes,
disponemos de tres
opciones más para
configurar la impresión
Observemos que cada una de estas opciones tiene
ciertos valores para cada uno de los márgenes del in-
forme. Sin embargo, podemos modificarlos para que
sean más personalizadas. Para ello, debemos pulsar el
botón Configurar página y, desde allí, se abrirá
el cuadro Configurar página (Figura 22).
Como vemos, en este mismo cuadro podemos esta-
blecer los márgenes: escribimos los valores deseados
en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y
Derecho. Sobre la derecha del cuadro, veremos una
previsualización de los datos que introducimos en
dichas casillas. Para finalizar, presionamos Aceptar.
Además de establecer los márgenes, disponemos de
tres opciones más para configurar la impresión, que
se encuentran en la ficha Configurar página:
• Mostrar márgenes: cuando esta casilla se
encuentra desactivada, no se mostrarán los már-
genes ni en la impresión, ni las vistas del informe.
• Imprimir sólo los datos: si activamos esta
casilla, Access realizará solamente la impresión de
los datos, sin tener en cuenta las secciones
de encabezado y pie del informe.
• Columnas: al pulsar este botón se abre el cuadro
de diálogo Configurar página y se muestra la
ficha Columnas (Guía Visual 2). FIGURA 22. Para configurar los márgenes
deseados, tenemos que visualizar la ficha
Opciones de impresión.
PREPARARSE PARA LA IMPRESIÓN
Antes de realizar una impresión, es recomendable que verifiquemos que esté todo
listo: configuramos el informe, chequeamos que la impresora esté encendida, conec-
tada a la PC y que disponga de papel suficiente.
162
P r epara r l a impr es ión de da tos
GUÍA VISUAL /2
Opciones de la ficha Columnas
1
2
3
4
5
6
1 Número de columnas: aquí, debemos indicar la cantidad de columnas en las que se imprimirán
los registros. De forma predeterminada, se presenta una sola, sin embargo, podemos modificar
este número para dividirlos en la cantidad de columnas deseadas.
2 Espacio entre filas: con esta opción, señalamos la cantidad de centímetros que separa-
rán cada fila de registros en la/s columnas.
3 Espacio entre columnas: cuando indicamos más de una columna, se activa esta opción,
que permite elegir el espacio entre ellas.
4 Tamaño de columna: las opciones de este apartado se refieren a las dimensiones de las colum-
nas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centímetros que le corresponderán al ancho de
cada columna. Alto: aquí, señalamos el alto que tendrán.
5 Igual que en detalle: si activamos esta casilla, los valores de Ancho y Alto se adaptarán
a la sección Detalle del informe.
6 Diseño de columna: permite indicar la forma en que se distribuirán los registros en las colum-
nas. Hacia abajo y después a lo ancho: se distribuirán de arriba hacia abajo y luego pasa-
rán a la próxima columna. A lo ancho y después hacia abajo: ocuparán la primera fila,
luego pasarán a la siguiente y así sucesivamente, hasta completar todos los registros.
163
7. In fo rmes y e t ique tas
Una vez que elegimos las opciones deseadas, esta-
mos listos para realizar la impresión del informe con
el botón Imprimir de la barra de acceso rápido, o
al desplegar las opciones del Botón de Office y
seleccionar la opción Imprimir.
Las etiquetas
En esta sección, aprenderemos a crear etiquetas. Las
etiquetas son informes que permiten realizar la im-
presión de datos almacenados en formularios, de
forma repetida y sistemática, permitiendo elegir el
tamaño, la orientación y los colores deseados.
Para comenzar la creación de informes con formato de
etiquetas, primero debemos seleccionar el elemento
deseado en el Panel de Exploración, el cual nos
servirá de base para crear las etiquetas. Después, se-
guimos el Paso a paso 2. Luego, Access mostrará el
informe de etiquetas en la vista Preliminar.
La creación de etiquetas supone la impresión rápi-
da de datos y suele utilizarse para imprimir nom-
bres, direcciones y teléfonos, de tal forma que
permitan identificar personas. Sin embargo, cada
usuario le dará el uso que necesite para su caso
en particular (Figura 23).
FIGURA 23.
En este ejemplo,
se ha creado un informe
de etiquetas que muestra
el nombre y apellido
de cada empleado.
¿CUÁL ES LA ORIENTACIÓN CORRECTA?
Al momento de preparar la impresión de un informe, tenemos la posibilidad de elegir la
orientación del papel. Debemos tener en cuenta que, si el informe posee muchos campos, es
conveniente utilizar la orientación Horizontal, para que se puedan ver todos.
164
L a s e t ique tas
PASO A PASO /2
Crear etiquetas
1
Ingrese en la ficha Crear y haga clic sobre el botón Etiquetas, del apartado Informes.
2
Elija las dimensiones que desee para las etiquetas y presione el botón Siguiente,
para continuar con el asistente.
165
7. In fo rmes y e t ique tas
PASO A PASO /2 (cont.)
3
Seleccione la fuente, el color y el tamaño que desee para el texto de las etiquetas
y active/desactive las opciones Cursiva y Subrayado. Para continuar, pulse Siguiente.
4
Elija los campos que desee mostrar en la etiqueta: selecciónelos en la lista Campos disponibles
y pulse el botón que muestra el singo >. Para continuar, presione Siguiente.
166
L a s e t ique tas
PASO A PASO /2 (cont.)
5
Seleccione el/los campos en los cuales se basará el orden de las etiquetas: pulse el botón
que tiene el signo >. Para continuar, haga clic sobre Siguiente.
6
Escriba el nombre que desee asignarle al informe de etiquetas, active la opción
Ver las etiquetas tal y como se imprimirán y presione Finalizar.
RESUMEN
En este capítulo, hemos aprendido a crear otro elemento de una base de datos: los infor-
mes. A través de ellos, podemos realizar la impresión de la información almacenada en
tablas o en consultas, de forma rápida y atractiva para el usuario.
167
7. In fo rmes y e t ique tas
Multiple choice
1 ¿Qué opción de la ficha columnas
nos permite que los valores de Ancho y Alto
se adapten a la sección Detalle del informe?
a- Número de columnas.
b- Diseño en columna.
c- Igual que en detalle.
d- Espacio entre columnas.
4 ¿Cuál de las siguientes opciones
permite acceder a todos los controles
del informe para modificar su diseño?
a- Vista Informes.
b- Vista Preliminar.
c- Vista Presentación.
d- Vista Diseño.
2 ¿Qué opción permite indicar la forma
en que se distribuirán los registros
en las columnas?
a- Número de columnas.
b- Diseño en columna.
c- Igual que en detalle.
d- Espacio entre columnas.
3 ¿Cuál de las siguientes vistas posibilita
acceder a los controles que conforman
el informe y a los datos en forma simultánea?
a- Vista Informes.
b- Vista Preliminar.
c- Vista Presentación.
d- Vista Diseño.
5 ¿Cómo se llama la distribución
en que los datos se muestran en diferente fila
con respecto al campo que se utiliza
como nivel de agrupamiento diferenciado?
a- En pasos.
b- Bloque.
c- Esquema.
d- Ninguna de las anteriores.
6 ¿Cómo se llama la distribución en que
los datos se muestran en el mismo nivel?
a- En pasos.
b- Bloque.
c- Esquema.
d- Ninguna de las anteriores.
168
Capítulo 8
Consultas de selección
Veremos cómo crear consultas,
guardarlas y modificarlas con el fin
de seleccionar solamente los datos deseados.
8 .Consu l ta s de se lecc ión
Consultas
de selección
En este capítulo, aprenderemos a crear otro ele-
mento fundamental en el trabajo con bases de da-
tos: las Consultas. Estos elementos son de gran
utilidad, ya que permiten realizar diferentes opera-
ciones con los datos almacenados en una o varias
tablas de la base de datos. Teniendo en cuenta lo
anterior, aprenderemos a identificar las consultas
de selección, a crearlas, modificarlas, asignarles
criterios y visualizar sus resultados.
¿Qué es
una consulta?
Recordemos que, a través de las tablas, almacena-
mos la información de manera organizada para
llevar a cabo el registro de la actividad que dese-
amos desarrollar. Para facilitar esta tarea, Access
ofrece la posibilidad de crear otro elemento en la
base de datos: las Consultas, mediante las cuales
podemos seleccionar registros que cumplan una
o varias condiciones, con el objetivo de poder
AGREGAR CAMPOS A LA GRILLA
utilizarlos para llevar a cabo operaciones como la
visualización o la realización de cálculos.
Llamaremos cálculo a toda operación que se
efectúe por medio de operadores lógicos tales como
sumar, restar, multiplicar o dividir. Por ejemplo,
podemos calcular sueldos sobre la base de horas
trabajadas y precio por hora, la sintaxis sería así:
[Horas trabajadas]*[Precio por hora].
A través de distintos tipos de cálculos, obtenemos
diferentes valores que no están escritos actual-
mente en las tablas, sino que se calculan. Sin embar-
go, debemos comprender que no todas las consultas
permiten realizar cálculos. Por ello, en la siguiente
sección, conoceremos cuáles son los diversos tipos
de consultas que existen y cuál es la utilidad que
le compete a cada una.
La inclusión de campos en una grilla determina los datos que se consultarán.
Otra forma de agregar campos en la grilla es hacer clic sostenido desde el campo
deseado hasta la primera columna vacía de la grilla.
170
¿Qué es una consu l ta?
Llamaremos cálculo a
toda operación que se
efectúe por medio de
operadores lógicos
tales como sumar, restar,
multiplicar o dividir
TIPOS DE CONSULTAS
Existen distintos tipos de consultas que permiten se-
leccionar datos y las podemos clasificar en dos grupos:
consultas de selección y consultas de acción.
Las consultas de selección son aquellas que posi-
bilitan la elección de un conjunto de registros, con
el objetivo de exhibirlos o disponer de ellos para
futuras operaciones. Para esto, se establecen crite-
rios sobre los datos, para que solo se presenten
aquellos que los cumplan. Por ejemplo, podemos in-
dicar que se muestren el nombre y el código de los
productos que cuesten más de $390. En este caso,
tenemos un único criterio, que el precio sea mayor
a $390. Sin embargo, podemos asignar más de
uno. Por ejemplo, podemos seleccionar aquellos
productos que cuesten más de $390, pero que se
hayan vendido solamente en la sucursal 2.
Por otra parte, las consultas de acción son aquellas
que, además de permitir la selección de datos,
posibilitan efectuar operaciones sobre éstos, con
el objetivo de obtener resultados que modifiquen
la información o estructura de la base de datos.
• Consultas de creación de tablas: permiten
crear nuevas tablas con base en el contenido de
otras. El contenido de las nuevas puede incluir
parcial o completamente el contenido de otra tabla.
• Consultas de referencias cruzadas: posibilitan
realizar cálculos con los datos existentes en las
tablas. Se pueden llevar a cabo cálculos de totales,
con base en los valores de un cierto campo,
agrupándolos tanto en columnas como en filas.
• Consultas de datos anexados: permiten
agregar datos en tablas existentes. Debe existir
la tabla original (que es la que contiene los
datos) y la tabla destino (la cual recibirá los nue-
vos datos). Es decir que se copiarán los datos de
la tabla original en la tabla destino.
• Consultas de eliminación: eliminan registros de
una tabla que cumplan con los criterios especifica-
dos. Este tipo de consultas permite supresiones
ágiles, pero debemos tener cuidado ya que luego
no es posible recuperar los datos borrados.
• Consultas de actualización: posibilitan cambiar
total o parcialmente los registros de una tabla, de
FILTROS Y CONSULTAS DE SELECCIÓN SON SIMILARES
La sintaxis empleada en los criterios de selección es exactamente igual a la de los crite-
rios de los filtros. Por lo tanto, esto significa que los filtros que hemos conocido en los pri-
meros capítulos de este libro son, en definitiva, consultas de selección.
171
8 .Consu l ta s de se lecc ión
forma automática. Esto evita pérdidas de tiempo
en la modificación de los datos y disminuye la pro-
babilidad de errores en la escritura de algún valor.
En este capítulo, centraremos nuestra atención en
las consultas de selección.
DISEÑO DE CONSULTAS
Las consultas se pueden crear manualmente o con
un asistente. Para comenzar a trabajar con consul-
tas, aprenderemos a hacerlo en forma manual, a tra-
vés de la llamada vista Diseño. La vista Diseño
de una consulta es la que permite establecer su es-
tructura, indicando cuáles son las tablas que poseen
los datos que vamos a seleccionar, así como también
el/los criterios que utilizaremos para filtrar los datos.
Para crear una consulta en su vista Diseño, hay que
ingresar en la ficha Crear y hacer clic en el botón
Diseño de consulta -apartado Otros- (Figura 1).
Al pulsar el botón Diseño de consulta, se mues-
tra el cuadro Mostrar tabla. Allí, debemos hacer
doble clic sobre la/s tablas que contienen los datos
que deseamos consultar, para agregarlas a la pesta-
ña de la consulta. A medida que agregamos tablas,
las vamos visualizando en la pestaña de la consulta.
Luego de ingresar la/s tablas deseadas, pulsamos el
botón Cerrar, del cuadro de diálogo (Figura 2).
Agregar campos en las consultas
Después de agregar las tablas al diseño de la con-
sulta, debemos indicar cuáles son los campos que
participarán en la selección de datos. Es posible aña-
dir desde uno hasta todos los campos de la/s tablas
que hemos agregado. En la fila Campo, irán todos los
campos que participarán de la consulta.
En este ejemplo, consultaremos los nombres y
apellidos de los empleados que tengan el número
de identificación mayor a 6. Por lo tanto, los que
FIGURA 1.
El apartado Otros también
permite crear consultas
de selección
con un asistente.
MODIFICAR DISEÑO DE CONSULTAS
Una de las grandes ventajas que ofrece Microsoft Access es la posibilidad de modificar el
diseño de las consultas sin necesidad de volverlas a crear. Debido a esto, podemos crear una
consulta e ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados.
172
¿Qué es una consu l ta?
necesitaremos son los siguientes: Nombre, Apellido e
Id. Empleado, ya que son los únicos que contienen
la información que deseamos seleccionar.
Para poner los campos en cada columna de la gri-
lla, podemos desplegar la lista Campo y seleccionar
el deseado, o hacer doble clic sobre el que quere-
mos, en la ventana de la tabla que corresponda.
Muchas veces, sucederá que el nombre de algún
campo sea más ancho que la columna. Por eso,
Access permite modificar el ancho de las columnas
de la grilla, ya sea manual o automáticamente.
Para ajustarla manualmente, debemos hacer clic
sostenido desde el borde derecho superior hasta la
nueva posición (ya sea para aumentar o reducir
el tamaño). Para ajustarla automáticamente, debe-
mos hacer doble clic sobre dicho borde, y Access
aumentará o disminuirá el ancho de la columna,
dependiendo de su contenido (Figura 3). La
segunda fila de la grilla es la fila Tabla, la cual
muestra automáticamente el nombre de la tabla
que contiene el campo elegido en cada columna
y no es posible modificarlo, ya que lo presenta
de forma predeterminada.
FIGURA 2.
Cada columna de la fila
Campo posee una lista
desplegable con
el nombre de todos
los campos que contienen
las tablas agregadas.
FIGURA 3. Cuando
el cursor del mouse
muestra
una flecha de doble punta,
estamos listos
para ajustar el ancho
de la columna.
173
8 .Consu l ta s de se lecc ión
El criterio de selección
es uno de los campos
más importantes
de una consulta
Para cambiarlo, habría que modificar el nombre de la
tabla directamente (la grilla muestra el nombre ac-
tual de la tabla). En este ejemplo, todos los campos
derivan de la misma tabla.
Mediante la tercera fila de la grilla, la fila Orden,
podemos indicar que los datos resultantes de la
consulta se ordenen de forma ascendente o des-
cendente, según uno o varios campos. Debemos
elegir el orden en la columna que contiene el campo
con los valores que deseamos ordenar. Para ello,
desplegamos el menú de la celda correspondiente
a la fila Orden y seleccionamos la opción deseada
(Ascendente o Descendente).
Por ejemplo, si queremos que los datos de los em-
pleados que posean número de identificación mayor
a 5 se muestren ordenados de forma descendente
según su apellido, debemos indicar el orden en la
columna que contiene el campo Apellido (Figura 4).
Al crear consultas, también disponemos de la posibili-
dad de mostrar u ocultar los campos en el resultado de
FIGURA 4.
Cada columna posee
una lista desplegable
independiente
para elegir el orden
deseado (ascendente
o descendente).
174
¿Qué es una consu l ta?
la consulta. Para ello, utilizaremos la fila Mostrar,
de la grilla. Esta fila posee una casilla de verificación
en cada columna, que podemos activar o desactivar.
Cuando la casilla correspondiente a un campo
se encuentra activada, significa que dicho campo se
mostrará en el resultado de la consulta, de lo contra-
rio, no. En nuestro ejemplo, vamos a desactivar la
casilla correspondiente al campo Id.Empleado ya
que, aunque lo necesitemos en el diseño para esta-
blecer el criterio, no deseamos visualizarlo en el
resultado. Para activar/desactivar las casillas, simple-
mente debemos hacer clic dentro de ellas.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
El criterio de selección es uno de los campos
más importantes de una consulta porque permite es-
tablecer una o varias condiciones que deben cumplir
los registros para ser visualizados en el resultado de la
consulta. Es decir que, si aplicamos criterios de selec-
ción, solamente se mostrarán como resultado de la
consulta aquellos registros que cumplan con las con-
diciones especificadas. En este ejemplo, visualizaremos
únicamente los datos de los empleados que tengan su
número de identificación superior a 5, por lo tanto,
su criterio de selección es: >5 (Figura 5).
FIGURA 5.
Los criterios deben
escribirse en la columna
que representa al campo,
de lo contrario, no se
mostrarán correctamente
en los resultados
de la consulta.
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que, para realizar una consulta, debe mostrarse al
menos uno de los campos. Para ello, siempre debemos verificar que esté activada,
aunque sea, una casilla de la fila Mostrar, de los campos existentes en la grilla.
175
8 .Consu l ta s de se lecc ión
Debemos tener en cuenta que es posible asignar
más de un criterio de selección en cada consulta. Los
resultados que se mostrarán son solamente aquellos
que cumplan con todos y cada uno de los criterios
indicados. Es decir que deben cumplir con absoluta-
mente todas las condiciones impuestas para que po-
damos verlos en el resultado.
Hay criterios que pueden tener sintaxis más com-
plejas, dependiendo de los datos que se deseen
seleccionar. Por ejemplo, podemos visualizar úni-
camente las fechas de ventas de la sucursal 2, en
las cuales la cantidad de artículos vendidos sea
superior a 6. En este caso, dos campos llevarán
criterios, el campo Sucursal (ya que solo visuali-
zaremos las ventas de la sucursal 2) y el campo
Cantidad (ya que la cantidad de artículos vendi-
dos debe ser superior a 6). Los criterios deben
escribirse en la misma fila para que Access verifi-
que si ambos cumplen con lo establecido.
Access también nos ofrece la posibilidad de seleccio-
nar registros que cumplan con una u otra condición,
es decir, no es excluyente que ambas condiciones se
den, bastará con que se respete, al menos, una de
ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar
las fechas de las ventas de la sucursal 3, y otro, el de
visualizar ventas que superen las 9 unidades. Así, se-
rán válidos tanto los registros de la sucursal 3 como
los que superen las 9 unidades (sin importar a cuál su-
cursal pertenezcan). Cuando los criterios son opciona-
les, como en este caso, debemos escribir uno de ellos
en la fila O de la grilla (Figura 6).
FIGURA 6.
La fila O de la grilla
permite añadir criterios
opcionales en todos
los tipos de consultas.
ASISTENTE PARA CONSULTAS
El asistente para consultas permite generarlas mediante una serie de pasos que guían el
proceso. El último paso del asistente permite ingresar directamente en la vista Diseño, para
agregar criterios o realizar cualquier modificación en el diseño de la consulta.
176
¿Qué es una consu l ta?
Hay criterios que pueden
tener sintaxis más
complejas, dependiendo
de los datos que
se deseen seleccionar
Por otro lado, los criterios también posibilitan selec-
cionar datos mediante la comparación de igualdad,
la cual consiste en ver únicamente los registros que
se identifican con un mismo criterio de consulta. Por
ejemplo, si deseamos visualizar solamente los registros
correspondientes a la sucursal 1, debemos escribir
en la fila Criterios del campo Sucursal el núme-
ro 1. De esta forma, Access tomará como resultados
válidos todos los registros que tengan el valor 1 en
el campo Sucursal. Cuando la expresión de un cri-
terio necesita comparación de igualdad, no hace fal-
ta escribir el carácter =, simplemente bastará con
escribir el texto que debe ser igual en la tabla, para
que se muestren los resultados en la fila Criterios
del campo correspondiente.
Cuando los criterios deben estar en un campo de
tipo fecha/hora, la fecha que se tomará de referen-
cia debe estar escrita entre numerales para que
Access la reconozca como tal. Por ejemplo, para
visualizar las ventas realizadas después del 21 de no-
viembre de 2009, tenemos que escribir la siguiente ex-
presión en la fila Criterios de la columna Fecha de
la venta: >#21/11/2009#. En cambio, si deseamos
que los resultados muestren los registros de varias
fechas, debemos incluirlas con la expresión In y
separarlas por comas. De este modo, Access recono-
cerá cada fecha por separado y podrá compararlas
con los registros existentes en el campo de tipo
fecha/hora de la tabla que contiene esos datos.
Por ejemplo, si queremos visualizar las ventas rea-
lizadas los días 23, 24 y 26 de noviembre de 2009,
tenemos que escribir la siguiente expresión:
In(#23/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#
. El resultado de la consulta solamente mostrará las
ventas de las fechas mencionadas.
También es posible que los criterios hagan referen-
cia a datos establecidos entre dos valores. Para ello,
tenemos que utilizar el operador Y, que permite incluir
dentro de un mismo campo dos o más condiciones.
Por ejemplo, para seleccionar las ventas en las que
la cantidad de unidades vendidas está entre 4 y 8,
tenemos que escribir la siguiente expresión en la
fila Criterios del campo Cantidad: >4 Y <8.
Esta expresión representará los valores mayores a
4 y menores a 8 en un mismo campo.
VISTA SQL DE LAS CONSULTAS
Las instrucciones SQL se generan automáticamente cuando creamos consultas en la vista
Diseño. Si deseamos profundizar sobre las diferentes opciones que brinda el lenguaje, pode-
mos ingresar en la Ayuda del programa, categoría Referencias SQL.
177
8 .Consu l ta s de se lecc ión
GUARDAR CONSULTAS
Para visualizar los resultados de una consulta, no es
necesario guardarla previamente. Sin embargo, para
conservarla y poder utilizarla más adelante, sí debe-
mos hacerlo. Para guardar una consulta, tenemos
que pulsar el botón Guardar, de la barra de acceso
rápido, o presionar la combinación de teclas
CONTROL+S. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que
debemos indicar el nombre que deseamos asignarle a
la consulta, en la opción Nombre de consulta. Lue-
go, pulsamos el botón Aceptar para guardarla, ya
que de lo contrario se cancelará el proceso.
Al guardar una consulta automáticamente, se mues-
tra un icono representativo de ésta en el Panel de
Exploración. Por lo tanto, podemos afirmar que to-
das las consultas o elementos de una base de datos
que sean guardados se encontrarán siempre en el
Panel de Exploración (Figura 7).
Ejecución
y resultados
Para visualizar los resultados de una consulta, debe-
mos ejecutarla o utilizar la vista Hoja de datos.
Todos los tipos de consulta se ejecutan de la misma
forma, por lo tanto, analizaremos las distintas maneras
de hacerlo, sin importar si ya se encuentra guardada o
no, y sin importar de qué tipo sea ésta.
VISTA HOJA DE DATOS
De igual forma que en las tablas, las consultas poseen
la vista Hoja de datos, a la cual podemos acce-
der al desplegar las opciones del botón Ver, de la
ficha Diseño (Figura 8).
Cuando visualizamos el resultado de una consulta,
los datos se muestran en el orden que establecimos
en su diseño. En nuestro ejemplo, se presentan
FIGURA 7. Cada tipo de consulta posee
un icono representativo diferente.
En esta imagen, se muestra el icono
correspondiente a una consulta de selección.
BENEFICIOS DE GUARDAR CONSULTAS
Cuando almacenamos consultas, en realidad guardamos sus diseños y no los resultados.
Debido a ello, cada vez que ejecutemos los datos, éstos se actualizarán con base en los
registros actuales de las tablas que participan en la consulta.
178
Ejecuc ió n y r esu l tados
FIGURA 8.
En la vista
Hoja de datos,
veremos los registros
que cumplen
con los criterios
establecidos.
ordenados alfabéticamente según el apellido de los
empleados, debido a que hemos establecido el or-
den Descendente en el campo Apellidos. También
es posible ordenar los datos en esta vista con los bo-
tones Orden ascendente u Orden descendente,
del apartado Ordenar y filtrar.
Mediante la vista Hoja de datos, visualizamos
los resultados de una consulta, es decir, aquellos re-
gistros que cumplen con los criterios especificados.
Sin embargo, esto no significa que la estamos ejecu-
tando, solamente estamos visualizando sus registros.
Cuando trabajamos con las consultas de selección,
no existe diferencia alguna entre ejecutarla y
visualizarla, ya que este tipo de consulta solo per-
mite la filtración de datos y no impide realizar
operaciones con los registros.
Por otra parte, es posible que, al visualizar el resul-
tado de una consulta, no se muestre ningún registro.
Esto no significa que exista un error en el diseño de
la consulta, sino que simplemente no existen regis-
tros que cumplan con los criterios establecidos.
También debemos tener presente que no es necesa-
rio que una consulta tenga criterios. Por ejemplo,
sencillamente podemos visualizar los nombres y
apellidos de todos los empleados. En este caso, no
existe un criterio, tan solo agregamos los campos
Nombre y Apellido en la grilla.
Para visualizar
los resultados de
una consulta, debemos
ejecutarla o utilizar
la vista Hoja de datos
179
8 .Consu l ta s de se lecc ión
FORMAS DE EJECUTAR CONSULTAS
Todos los tipos de consulta, pueden ejecutarse de
dos formas: con la cinta de opciones y con el
Panel de Exploración. Para ejecutar una con-
sulta con la cinta de opciones, primero dicha consulta
debe encontrarse visualizada en la vista Diseño.
Luego, pulsamos el botón Ejecutar, situado en la
ficha Diseño, apartado Resultados, para ejecutar
la consulta, es decir, para aplicar todos los cálculos
y acciones que hayamos configurado. En el caso
de las consultas de selección, la ejecución
solamente mostrará los registros que cumplan con
los criterios establecidos (Figura 9).
Para ejecutar una consulta desde el Panel de
Exploración, no es necesario que ésta se encuen-
tre abierta, pero sí guardada previamente. De lo con-
trario, no se mostrará el icono que la representa en
el Panel de Exploración, y es solamente al hacer
doble clic sobre el icono que podemos ejecutarla
de esta forma (Figura 10).
TIPOS DE VISTA
Todos los objetos de una base de datos poseen
diferentes vistas, es decir, diferentes formas de vi-
sualizar su contenido o estructura. El tipo de objeto
Consulta posee cinco tipos de vista a través del
FIGURA 9.
El botón Ejecutar
se muestra en la ficha
Diseño de todos
los tipos de consultas.
EJECUTAR DOS VECES UNA MISMA CONSULTA
El Panel de Exploración permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre
su icono correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de selección, Access
no abrirá una nueva pestaña, sino que activará la que se encuentre abierta actualmente.
180
Ejecuc ió n y r esu l tados
FIGURA 10.
Cada vez que hagamos
doble clic sobre una
consulta diferente en el
Panel de Exploración,
se abrirá una nueva
pestaña para mostrar
los resultados.
botón Ver, de la ficha Inicio. Éstas son: Hoja de
datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y SQL.
Cuando alternamos entre las diferentes vistas de
las consultas, no las estamos ejecutando.
• La vista Hoja de datos es la que utilizamos para
ver los resultados de la consulta. El tratamiento
sobre los datos es igual al que vimos sobre los
registros de una tabla, es decir, podemos ordenar-
los, cambiarles la fuente, el color, el tamaño,
modificar el ancho de las columnas, etcétera.
El formato de las consultas es independiente de
las tablas donde están almacenados los datos.
• La vista Tabla dinámica funciona igual que con
las tablas: debemos arrastrar los campos de la
consulta sobre el esquema y veremos que los
datos se actualizan automáticamente al seleccionar
aquellos que deseamos visualizar.
• La vista Gráfico dinámico permite crear, rápida-
mente, una gráfica con los elementos de la consulta
que arrastramos hacia el esquema creado en la
pestaña. Estos datos se actualizan al modificar
la posición de los campos en el gráfico. Además,
los gráficos dinámicos poseen, en los ejes, títulos
que podemos personalizar.
Todos los objetos
de una base de datos
poseen diferentes vistas
RESUMEN
En este capítulo, hemos aprendido a crear y a modificar uno de los principales elementos de
las bases de datos: las Consultas de selección. Mediante ellas, seleccionamos registros de
una o varias tablas que cumplan o no con criterios de selección.
181
8 .Consu l ta s de se lecc ión
Multiple choice
1 ¿Cuál de las siguientes opciones posibilita
cambiar total o parcialmente los registros
de una tabla de forma automática?
a- Consultas de referencias cruzadas.
b- Consultas de datos anexados.
c- Consultas de actualización.
d- Consultas de eliminación.
4 ¿Cuál de las siguientes
vistas es la que utilizamos para ver
los resultados de la consulta?
a- Vista Tabla dinámica.
b- Vista Hoja de datos.
c- Vista Diseño.
d- Vista SQL.
2 ¿Cuál de las siguientes opciones
posibilita realizar cálculos con los datos
existentes en las tablas?
a- Consultas de referencias cruzadas.
b- Consultas de datos anexados.
c- Consultas de actualización.
d- Consultas de eliminación.
5 ¿Cuál de las siguientes vistas muestra
el diseño de la consulta en el lenguaje de
programación Structured Query Language?
a- Vista Tabla dinámica.
b- Vista Hoja de datos.
c- Vista Diseño.
d- Vista SQL.
3 ¿Cuántas vistas posee
el tipo de objeto consulta?
a- Dos.
b- Tres.
c- Cuatro.
d- Cinco.
6 ¿Con cuál de las vistas podemos crear
consultas de selección?
a- Vista Tabla dinámica.
b- Vista Hoja de datos.
c- Vista Diseño.
d- Vista SQL.
182
TÍTULO: Access
COLECCIÓN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PÁGINAS: 192
Copyright © MMXI. Es una publicación de Fox Andina en coedición con
Gradi S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723. Todos los derechos
reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en
parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escri-
to de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y
25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier con-
secuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de
los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas
mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos
dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impre-
sión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en II, MMXI.
ISBN 978-987-1773-11-4
Access / coordinado por Daniel Benchimol. - 1a ed. -
Buenos Aires: Fox Andina;
Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2011.
v. 14, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero)
ISBN 978-987-1773-11-4
1. Informática. I. Benchimol, Daniel, coord.
CDD 004.1
Pró logo
Prólogo al contenido
Cada vez que recuerdo mi adolescencia, me renace
el deseo imperioso de tener una computadora, ya
que eran muy difíciles de obtener en aquel entonces,
debido a su costo elevado, aunque mi deseo crecía
día a día. Era tan difícil decidir qué carrera universi-
taria seguir cuando mi verdadera vocación no se
desarrollaba en una facultad, sino entre letras.
Gracias al esfuerzo invalorable de mis padres
(Susana Rodríguez y Miguel Fleitas) logré cumplir mi
deseo de tener una computadora, a través de una
joven compañera de trabajo de mi padre.
Fui a buscar la “gran computadora” con las más
enormes ilusiones que pueda tener cualquier adoles-
cente, y por lo tanto, recuerdo cada detalle de ese
viaje interminable desde el momento que miré el escri-
torio donde la situaría y salimos, hasta el instante que
llegó a casa y se puso en funcionamiento luego de una
larga jornada llena de cables y miedos.
Desde ese día hasta hoy, ha crecido mi pasión por
las computadoras y por intercambiar conocimientos
con el resto de las personas así, descubrí mi voca-
ción por la escritura. Por ello paso largas horas de mi
vida redactando contenidos para los más diversos
cursos de informática, disfrutando de cada instante,
y con todo el afán de que los lectores comprendan y
apliquen los conocimientos brindados. Esto hace
que mi vida esté llena de armonía e inspiración para
seguir adelante en la tarea que tengo el placer de
realizar cada día. Sin duda, ése es mi gran logro y mi
meta en la vida: trasmitir mis conocimientos y que
aquellos que los reciben puedan aplicarlos.
Gracias a la educación que me brindaron mis
padres y a la paciencia infinita de mi hermana
(quien es un eje esencial en mi vida), puedo disfru-
tar de los éxitos y aprender de los errores valoran-
do el esfuerzo realizado en cada proyecto. Hoy es
la primera vez que se reconoce la autoría de mis
textos, sin embargo, todos aquellos libros que han
quedado en el anonimato están realizados con
el mismo esmero y pasión que el que usted posee
ahora en sus manos.
3
PREL IM INARE S
El libro de un vistazo
Este manual le enseña al lector a trabajar en Microsoft Access 2007, por lo tanto no se necesitan conocimientos pre-
vios para comprenderlo y aplicarlo. El objetivo central es que el lector sea capaz de crear y administrar información en
una base de datos, para ello presentaremos los temas ordenados de menor a mayor complejidad.
CAPÍTULO 1
BIENVENIDOS A ACCESS 2007
Para comenzar el trabajo en Microsoft Access 2007,
es importante que el lector conozca la utilidad de las
bases de datos y las diversas formas de crearlas así
como también pueda reconocer el entorno del progra-
ma para facilitar la realización de tareas posteriores.
CAPÍTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR
CON ACCESS
En este capítulo, aprenderemos a crear uno de los
elementos fundamentales en una base de datos:
las Tablas. A través de las tablas, ingresamos y
organizamos la información de tal forma que se
faciliten las tareas de manejo y búsqueda de datos
en las hojas de datos, las cuales permiten introdu-
cir y visualizar los datos de una tabla.
CAPÍTULO 3
TIPOS DE DATOS
Y SUS PROPIEDADES
Luego de aprender a crear tablas, es importante cono-
cer los procedimientos para modificar sus propiedades
ya que cada una de ellas establece un aspecto diferen-
te de los datos por introducir, y debemos establecer los
tipos de datos adecuados para cada campo.
CAPÍTULO 4
MANEJO DE DATOS
Para lograr un manejo fluido de los datos, debemos
conocer las diferentes formas de ordenarlos o filtrarlos
para obtener un conjunto acotado de registros.
También es importante que el lector conozca el proce-
dimiento que permite recopilar datos vía e-mail para
que pueda, por ejemplo, realizar encuestas en red.
4
E l l ib r o de un v i s t az o
CAPÍTULO 5
RELACIONES ENTRE TABLAS
Sin dudas, la posibilidad de relacionar datos es una
gran herramienta que ofrece Microsoft Access 2007
que permite conectar información de tal modo que no
se produzcan pérdidas indeseadas de datos, y se pue-
dan actualizar datos automáticamente para evitar
posibles errores y agilitar el trabajo.
CAPÍTULO 6
FORMULARIOS
Una manera de atraer la atención de los usuarios
es mostrar la información de forma agradable a la
vista, esto es posible gracias a los Formularios. En
este capítulo, aprenderemos a crearlos e identifi-
car su estructura y los controles que lo componen.
CAPÍTULO 7
INFORMES Y ETIQUETAS
En este capítulo, aprenderemos a crear Informes. A tra-
vés de estos elementos organizamos la información
existente en la base de datos con el objetivo de visua-
lizarla tal como será impresa. Esta utilidad está acom-
pañada de la posibilidad de agregar elementos que
personalicen el aspecto del informe y la creación de
etiquetas, mediante las cuales realizaremos la impre-
sión de datos de forma sistemática y organizada.
CAPÍTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIÓN
En este capítulo, centraremos la atención en aprender
a realizar consultas que permitan seleccionar datos
sobre la base de uno o varios criterios de selección.
Aprenderemos a crearlas, guardarlas y modificarlas
para seleccionar solamente los datos deseados.
SERVICIOS
AL LECTOR
En este apartado final incluimos el índice temático,
que nos permitirá acceder a cualquiera de los temas
tratados en este manual en forma rápida y precisa.
5
PREL IM INARE S
Contenido del libro
Prólogo al contenido 003
El libro de un vistazo 004
Introducción a Access 010
CAPÍTULO 1
BIENVENIDOS
A ACCESS 2007 011
Bienvenidos a Access 2007 012
¿Qué son las bases de datos? 012
Conocer el programa 013
La interfaz 014
• Botón de Office 016
• Barra de acceso rápido 018
• Cinta de opciones 020
• Barra de estado 021
Abrir bases de datos 027
Ayuda de Microsoft Office 029
Multiple choice 030
CAPÍTULO 2
COMENZAR A TRABAJAR
CON ACCESS 031
Comenzar a trabajar con Access 032
Las tablas 032
Crear tablas 032
Tipos de dato 033
Guardar tablas 034
Panel de Exploración 035
Copiar objetos 037
Modificar el nombre de los objetos 038
Eliminar objetos 038
Hoja de datos 039
Insertar datos en las tablas 039
• Eliminar datos insertados 040
Crear listas predeterminadas 041
Crear listas
con datos existentes 044
Organizar datos 044
Buscar y reemplazar datos 044
Multiple choice 054
CAPÍTULO 3
TIPOS DE DATO
Y SUS PROPIEDADES 055
Tipos de dato y sus propiedades 056
Propiedades particulares 056
Reducir el tamaño del campo 056
6
Contenido de l l ib r o
Formato: apariencia de los datos 057
Valores predeterminados 059
Validar datos 059
Mensaje de validación 060
Datos obligatorios 062
Crear formatos predeterminados 064
Numerar registros automáticamente 065
Trabajar con fechas 066
Insertar imágenes 066
Evitar duplicaciones de datos 066
Vínculos en los datos 069
Crear hipervínculos 069
Eliminar vínculos 070
Multiple choice 072
CAPÍTULO 4
MANEJO DE DATOS 073
Manejo de datos 074
Ordenar registros 074
Orden personalizado 074
Reorganizar columnas 075
Filtros 078
Filtrar registros 078
Selección de registros: criterios 080
Filtros por formulario 082
Avanzadas 083
Recopilar datos vía e-mail 084
Configurar Microsoft Outlook 2007 085
Crear la tabla de destino 085
Enviar el formulario 089
Multiple choice 094
CAPÍTULO 5
RELACIONES ENTRE TABLAS 095
Relaciones entre tablas 096
Clave principal 096
¿Qué es una clave principal? 096
Creación de claves principales 097
Quitar la clave principal 099
Relacionar datos 099
Tipos de relaciones 099
Proceso de relación 101
Opciones para la relación entre tablas 105
Trabajar con relaciones 106
Pestaña Diseño 106
Eliminar relaciones 106
Informes de relaciones 108
Propiedades de los informes de relaciones 111
Multiple choice 112
CAPÍTULO 6
FORMULARIOS 113
Formularios 114
Creación de formularios 114
7
PREL IM INARE S
Formularios express 116
Formularios con asistente 118
Datos en formularios 125
Eliminar registros 126
Agregar registros 129
Controles de formularios 132
Elementos generales 132
Vistas de formularios 134
Estructura de un formulario 135
Multiple choice 138
CAPÍTULO 7
INFORMES Y ETIQUETAS 139
Informes y etiquetas 140
Creación de etiquetas 140
Informes express 140
Informes con el uso del asistente 142
• Origen de datos 142
• Nivel de agrupamiento 143
• Criterios de ordenación 144
• Distribución de datos 145
• Finalización del asistente 147
Vistas de los informes 149
Personalizar el diseño 150
Secciones de un informe 150
• Encabezado de informe 151
• Encabezado de página 152
• Detalle 152
• Pie de página 153
• Pie del informe 155
Contar registros 155
Preparar la impresión de datos 157
Tamaño y orientación del papel 157
Opciones de impresión 161
Las etiquetas 164
Multiple choice 168
CAPÍTULO 8
CONSULTAS DE SELECCIÓN 169
Consultas de selección 170
¿Qué es una consulta? 170
Tipos de consultas 171
Diseño de consultas 172
• Agregar campos en la consultas 172
Criterios de selección 175
Guardar consultas 178
Ejecución y resultados 178
Vista Hoja de datos 178
Formas de ejecutar consultas 180
Tipos de vista 180
Multiple choice 182
SERVICIOS
AL LECTOR 183
Índice temático 184
Catálogo 187
8
RedUSERS MEJORA TU PC
Libros.
Coleccionables. Cursos i con multimedi
Revistas.
Sitios Web.
Newsletters.
- La red de productos sobre tecnolofJÍa más importante del mundo de habla hzspana.
S redusers.com
PREL IM INARE S
Introducción a Access
Existen muchas maneras de organizar la información
relevante de una determinada gestión por medio de
una PC. Sin embargo, la forma más eficiente de lograr-
lo es a través de la herramienta más potente llamada
Microsoft Access 2007. Ésta permite almacenar y
organizar los datos de tal forma que el usuario
pueda controlarlos en todo momento y realizar
diversas tareas según necesite.
A través de este manual, podrá comprender el funcio-
namiento de este programa de una forma rápida y
sencilla con el objetivo de aplicarlo en su vida cotidia-
na ya sea para registrar información simple o adminis-
trar por completo los datos de una empresa.
Las explicaciones están acompañadas de ejemplos
oportunos, guía de pasos a seguir y guías visuales para
una mayor comprensión. Comenzaremos aprendiendo
a crear bases de datos de diversas maneras para que
el usuario pueda elegir cuál de ellas se adecua mejor
a sus necesidades. Luego seguiremos nuestro reco-
rrido por todos y cada uno de los temas fundamen-
tales que el usuario necesita saber o conocer para
administrar la información creando tablas, consultas,
informes, formularios y macros.
Cada capítulo ofrece la compleja información organi-
zada gradualmente para que el lector pueda compren-
der sin problemas los temas tratados, y su capacitación
vaya en aumento en cuanto al manejo de bases de
datos. Esto garantiza al lector que, al finalizar la lectu-
ra del manual, tendrá todos los conocimientos necesa-
rios para gestionar la información de una actividad
que desee desarrollar creando todos los elementos
disponibles en Access 2007.
Le recomendamos leer y observar cada capítulo a su
ritmo, de tal forma que pueda recordarlo y luego apli-
car los conocimientos en su vida cotidiana. Bienvenido
al mundo fascinante de Microsoft Access 2007.
10
Servicios al lector
Encontraremos información adicional
relacionada con el contenido que servirá
para complementar lo aprendido.
S E R V IC I O S AL LECTO R
Índice temático
A
Abrir 16/18/27
Access 12/20
Actualizar datos automáticamente 105
Administrar 17
Agregar registros 129
Asistente 123
Autofiltro 74
Autonumérico 85
B
Consultas 170
Contar registros 155
Controles 134
Correo 17
Crear formatos predeterminados 64
Criterios 78/81
Cuadros de texto 161
D Datos obligatorios 62
Detalle 152
Diseño 150/172
Barra de acceso rápido 34/41
Barra de estado 21
Base de datos 21/28
Bloque 146
Botón de Office 16
C
Campo 56
Campos clave 99
Campos ocultos 175
Casillas de correo 70
Categoría 27/177
Cerrar bases de datos 17
Cinta de opciones 20/180
Clave principal 96
Columnas 70/75/162
Distribución de datos 145
Duplicaciones de datos 66
E Ejecución 178
Elementos generales 133
Eliminar en cascada 101
Eliminar registros 127
184
Índ i ce temát ico
Eliminar vínculos 70
E-mail 82/84
Entorno 116
Enviar formulario 89
Esquema 146
Estructura 13/135
Etiquetas 140/164
H Hipervínculo 34/69
Hoja de datos 178
I
Imágenes 66
Impresiones satisfactorias 100
Imprimir 110
Informes 140/142/153
Excel 107
Expresiones 60/67
F
Fechas 66/70
Filtrar 78
Formato 57/64
Formulario 82
Funciones 75/85
G
Informes express 140
Interfaz 14
L Legibilidad 56/61
Licencia 24
Listas 41/44
Logotipos 131
Generador de expresiones 60
Grilla 170
Guardar 18/34
Guardar como 16/18
M Máscara de entrada 64
185
S E R V IC I O S AL LECTO R
N R
Niveles de agrupamiento 148
Nuevo 16/18/27
Numerar registros 65
Número de copias 111
O
Recopilar datos 84
Registrar fechas 70
Registros 65/74
Relacionar datos 99
Relaciones 99/100
Reorganizar columnas 75
Resultado 50/178
Objetos 132/134/181
Opciones de impresión 161 S
Secciones 150
Software 24
SQL 177
T
Ordenar 74
Orientación 157
Outlook 82
P
Panel de exploración 34
Papel 157
Personalizar 116
Pie de página 153
Plantillas 14/16
Proceso de relación 101
Programa 84
Propiedades 56
Tablas 32/56/61/96
Tamaño 157
Tipo de dato 56/65
V Validar datos 59
Vista 32/49
186
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> 320 páginas / ISBN 978-987-26013-1-7
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 368 páginas / ISBN 978-987-26013-0-0
Proyectos con Windows 7 PHP 6 200 Respuestas: Blogs
En esta obra aprenderemos cómo
aprovechar al máximo todas las ven-
tajas que ofrece la PC. Desde cómo
participar en las redes sociales has-
ta las formas de montar una oficina
virtual, todo presentado en 120 pro-
yectos únicos.
Este libro es un completo curso de pro-
gramación en PHP en su versión 6.0. Un
lenguaje que se destaca tanto por su ver-
satilidad como por el respaldo de una am-
plia comunidad de desarrolladores, que lo
convierten en un punto de partida ideal
para quienes comienzan a programar.
Esta obra es una completa guía que res-
ponde a las preguntas más frecuentes
de la gente sobre la forma de publica-
ción más poderosa de la Web 2.0. De-
finiciones, consejos, claves y secretos,
explicados de manera clara, sencilla y
didáctica.
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 352 páginas / ISBN 978-987-663-036-8
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 368 páginas / ISBN 978-987-663-039-9
> COLECCIÓN: 200 RESPUESTAS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-037-5
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Hardware paso a paso 200 Respuestas: Windows 7 Office paso a paso
En este libro encontraremos una increíble
selección de actividades que abarcan todos
los aspectos del hardware. Desde la actuali-
zación de la PC hasta el overclocking de sus
componentes, todo en una presentación
nunca antes vista, realizada íntegramente
con procedimientos paso a paso.
Esta obra es una guía básica que respon-
de, en forma visual y práctica, a todas
las preguntas que necesitamos conocer
para dominar la última versión del sistema
operativo de Microsoft. Definiciones, con-
sejos, claves y secretos, explicados de
manera clara, sencilla y didáctica.
Este libro presenta una increíble colec-
ción de proyectos basados en la suite
de oficina más usada en el mundo.
Todas las actividades son desarrolla-
das con procedimientos paso a paso
de una manera didáctica y fácil de
comprender.
> COLECCIÓN: PASO A PASO
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-034-4
> COLECCIÓN: 200 RESPUESTAS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-035-1
> COLECCIÓN: PASO A PASO
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-030-6
101 Secretos de Hardware Access Redes Cisco
Esta obra es la mejor guía visual y práctica
sobre hardware del momento. En su in-
terior encontraremos los consejos de los
expertos sobre las nuevas tecnologías, las
soluciones a los problemas más frecuen-
tes, cómo hacer overclocking, modding, y
muchos más trucos y secretos.
Este manual nos introduce de lleno
en el mundo de Access para apren-
der a crear y administrar bases de
datos de forma profesional. Todos los
secretos de una de las principales
aplicaciones de Office, explicados
de forma didáctica y sencilla.
Este libro permitirá al lector adquirir
todos los conocimientos necesarios
para planificar, instalar y administrar
redes de computadoras. Todas las
tecnologías y servicios Cisco, desa-
rrollados de manera visual y práctica
en una obra única.
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 352 páginas / ISBN 978-987-663-029-0
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-025-2
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-024-5
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Proyectos con Office Dreamweaver y Fireworks Excel revelado
Esta obra nos enseña a usar las
principales herramientas de Office a
través de proyectos didácticos y úti-
les. En cada capítulo encontraremos
la mejor manera de llevar adelante
todas las actividades del hogar, la
escuela y el trabajo.
Esta obra nos presenta las dos herra-
mientas más poderosas para la creación
de sitios web profesionales de la actuali-
dad. A través de procedimientos paso a
paso, nos muestra cómo armar un sitio
real con Dreamweaver y Fireworks sin
necesidad de conocimientos previos.
Este manual contiene una selección
de más de 150 consultas de usuarios
de Excel y todas las respuestas de
Claudio Sánchez, un reconocido ex-
perto en la famosa planilla de cálcu-
lo. Todos los problemas encuentran
su solución en esta obra imperdible.
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 352 páginas / ISBN 978-987-663-023-8
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-022-1
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 336 páginas / ISBN 978-987-663-021-4
Robótica avanzada Windows 7 De Windows a Linux
Esta obra nos permitirá ingresar al
fascinante mundo de la robótica.
Desde el ensamblaje de las partes
hasta su puesta en marcha, todo
el proceso está expuesto de forma
didáctica y sencilla para así crear
nuestros propios robots avanzados.
En este libro encontraremos las claves
y los secretos destinados a optimizar el
uso de nuestra PC tanto en el trabajo
como en el hogar. Aprenderemos a
llevar adelante una instalación exitosa
y a utilizar todas las nuevas herramien-
tas que incluye esta versión.
Esta obra nos introduce en el apasio-
nante mundo del software libre a través
de una completa guía de migración, que
parte desde el sistema operativo más co-
nocido: Windows. Aprenderemos cómo
realizar gratuitamente aquellas tareas
que antes hacíamos con software pago.
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 352 páginas / ISBN 978-987-663-020-7
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 320 páginas / ISBN 978-987-663-015-3
> COLECCIÓN: MANUALES USERS
> 336 páginas / ISBN 978-987-663-013-9
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Linux se convirtió en una opción
real, atractiva y sencilla en siste-
mas operativos. Este es el libro
ideal para quienes desean dar el
gran paso hacia el mundo libre,
sin pagar costos por las licen-
cias ni correr riesgos por utilizar
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>> HOME / LINUX >> 192 PÁGINAS >> ISBN 978-987-1773-12-1
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Sobre la colección
Aprendizaje práctico, divertido,
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Lenguaje simple y llano para
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Consejos de los expertos para
evitar problemas comunes
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paso a paso
Otros títulos de esta misma colección Hacking / Secretos Excel /
Blogs / Proyectos Windows /
Técnico Hardware / Redes.
Access Cede
rsde
o Las bases de datos son muy importantes en ámbitos
profesionales y hogareños. Este libro explica cómo trabajar
con Access sin la necesidad de tener conocimientos previos.
Sea capaz de crear y administrar la información
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Dentro del libro encontrará ¿Qué son las bases de datos? | Las tablas | Crear tablas | Tipos de datos | Panel
de exploración | Hoja de datos | Crear listas predeterminadas | Organizar datos |
Tipos de datos y sus propiedades | Validar datos | Evitar duplicaciones de datos | Manejo
de datos | Filtros | Recopilar datos vía e-mail | Relaciones entre tablas | Clave principal |
Relacionar datos | Trabajar con relaciones | Formularios | Informes y etiquetas |
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