Microsoft AccessIng. Delia Sánchez Gómez

MICROSOFT ACCESSAccess es un software utilizado para el

desarrollo de sistemas de Base de Datos. Él está basado en el argumento de las bases

de datos relacionales .En el cual el usuario/proyectista mantiene

informaciones organizadas en forma tabular.

Todos los contenidos de una Base de Datos en Access son reunidos en un único archivo de extensión mdb.

Objetos aislados del Access: Tablas, formularios, consultas, informes y macros.

TABLASUna tabla es un área de disco o memoria que

almacena informaciones sobre alguna cosa. por ejemplo, una relación de empleados….Las informaciones de cada empleado

constituyen un registro. Una determinada información constituye un campo.

Cada campo posee características propias.

Generar nueva tablaLa obtención de una nueva tabla es hecha a

partir de la ventana Base de Datos

SeleccionandoTablas y picando en Nueva.

Como respuesta aparece una ventana que permite alternativas para la definición de la tabla, en general interesa apenas la Vista Diseño.

En el modo Diseño los campos son definidos, como así también sus respectivas propiedades.

Tipos de datosCada campo contendrá datos de cierto tipo.

El tipo de datos puede ser elegido en la lista accionada a través del botón de selección

TIPOS DE DATOSTexto: Máximo 255 caracteresMemorando: Máximo 65.535 bytes

(sentencias/párrafos)Numérico: Tipo exacto depende del tamaño del

campofecha/hora: Día y hora para años de 100 a 9999Moneda: 15 dígitos a la izquierda y 4 a la

derecha del punto decimalAuto Numérico: Incrementado

automáticamente al adicionar registroSi/No: Valor booleano de 1 bitAsistente para Búsqueda: Crea un campo

cuyo valor puede ser elegido de una lista

TIPOS DE DATOSLos campos de tipo número, pueden tener varios

tamaños de campo que determinan su capacidad de almacenamiento de valores numéricos:

Tamaño Bytes VariaciónByte 1 0 a 255Entero 2 -32.768 a 32767Entero Largo 4 -2.147.483.648 a 2.147.483.647Simple 4 -3.402.823E38 a 3.402.823E38Doble 8 79.768.313.486.232E308 a

179.769.313.486.232E308

FORMATOSNúmero general exhibe al número en

formato EstándarMoneda separa millares, muestra negativos

entre paréntesis, con 2 decimalesFijo exhibe como mínimo 1 dígito con dos

decimalesEstándar ídem, además separa en millaresPorcentaje multiplica por 100 y adiciona el

símbolo %Científico usa anotación mantisa/exponente.

Las otras propiedades de los campos incluyen:Máscara de entrada: usada para facilitar la

entrada de dados

Título: para ser usada en el lugar del nombre del campo en formularios

Valor predeterminado: valor que iniciala el campo.

Regla de validación: expresión que verifica la consistencia del dato alimentado (por ejemplo: >0 e < 100)

Propiedades de los camposTexto de validación: mensaje de error al ser

presentado si la regla de validación no fue satisfecha

Requerido: indica que este campo exige entrada de algún dato, si no fuera requerido, el campo admitirá el valor nulo (teclear ENTER)

Permitir longitud cero: se indica la cadena vacía ("") para componer texto constituir o no una entrada válida

Indexado: permite definir el campo como un índice para acelerar el acceso a las informaciones de la tabla.

LLAVE PRIMARIASe debe informar para a cada tabla cual es el

campo que constituye su llave primaria.

Un campo es candidato a ser llave primaria si permite la identificación única de cada registro de la tabla.

En general es necesario definir una llave primaria para cada tabla.

RELACIONESEs común que informaciones de una tabla estén

asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación

entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access

consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla.

Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno,

uno – a – varios, varios – a – varios.

CONSULTASUna consulta recupera informaciones de la Base

de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: altera el contenido de registros en una única operación

VISTA CONSULTAS

FORMULARIOS: OPERACIONES BÁSICAS.

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones.

En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados.

Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.

Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas tabular y subformularios.

La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:En la ventana Base de

Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos

Elegir la opción Asistente de formularioElegir la tabla o consulta para la cual el

formulario será desarrollado.Seguir las indicaciones dadas por las

ventanas presentadas por el sistema.

INFORMESLos informes constituyen un recurso

específico para la presentación de informaciones en papel impreso.

El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta.

Es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas atractivo.

Los informes también incluyen medios para agrupar y agregar datos.

VISTA INFORME