ACCESS

CREAR UNA CONSULTA ACCESS Una consulta en Access no es más que una pregunta

que podemos hacer a la base de datos sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

PROCESO PARA CREAR UNA CONSULTA EN ACCESS

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener una lista de todos los departamentos de la empresa.

ABRIR EL ASISTENTE PARA LAS CONSULTAS

Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

INFORME

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

ASISTENTE PARA INFORMESEn la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón.

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página..

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.