Instructivo de uso de

ACCESS en tu escuela

Veremos paso a paso en 5 partes las siguientes Funciones:

❖PARTE N° 1: INGRESAR A ACCESS Y CREAR UNA BASE DE DATOS

❖PARTE N° 2: CREAR TABLAS❖PARTE N° 3: ESTABLECER RELACIONES❖PARTE N° 4: REALIZAR UNA CONSULTA DE LA

IINFORMACIÓN❖PARTE N° 5: ELABORAR FORMULARIOS

PARTE N° 1: INGRESAR A ACCESS Y CREAR UNA

BASE DE DATOS

Paso 1: Ingresar a ACCES y crear una BASE DE DATOS

→Ir a todos los programas→Ir a Microsoft office→Seleccionar Acces,

luego aparecerá un menú en el cual deben seleccionar la etiqueta que diga “Base de datos en Blanco” lo que nos habilitará a colocarle un nombre al archivo.

PARTE N° 2: CREAR TABLAS

PASO 2: DEBES CREAR UNA TABLA

✓ Una tabla es en donde almacenarás tus datos.

✓ Está compuesta por FILAS a lo horizontal (llamadas registros) y COLUMNAS a lo vertical (llamada campos).

Access creará automáticamente una tabla en blanco.Pero puedes ver tablas desde: DISEÑO O BASE DE DATOS.

ES IMPORTANTE HABER PENSADO Y ORGNIZADO CON ANTERIORIDAD LOS DATOS QUE QUEREMOS INCORPORAR Y SUS RELACIONES

Presiona el símbolo del disquet «GUARDAR» y le colocas nombre a la tabla.

Paso 3: VOLCAR DATOS

• En la primer columna completas con los datos y en la segunda columna especifícas en cada fila o registro el TIPO DE DATOS que deseas incorporar.

• NO ES RECOMENDADO USAR ACENTOS

Aquí especificas los el tipo de dato por ejemplo: • el Tamaño de campo: es la cantidad de caracteres

que se pueden incorporar en ese campo.• Mascara de entrada se pude seleccionar el formato

de como se van a cargar los datos

Paso N° 4: seleccionar CAMPOS CLAVES✓ CAMPO CALVE es Aquel que

identifica como ÚNIO a cada REGISTRO (ejemplo no puede haber dos alumnos con el mismo número de documento o el mismo número de matrícula).

✓ Entonces nos colocamos en el campo que queremos que sea clave y seleccionamos de las herramientas el símbolo que dice CLAVE PRINCIPAL.

✓ Todas las tablas deberían tener al menos un campo clave.

• Guardar tabla y cerramos • Crear segunda tabla desde crear

diseño de tabla y hacemos el mismo procedimiento que con la tabla anterior.

• Guardamos y cerramos la tabla. • y así sucesivamente

confeccionamos cada tabla y su o sus CAMPOS CLAVES.

PARTE N° 3:

ESTABLECER RELACIONES DE

DATOS

✓ La relación de tablas nos permite consultar una gran cantidad de datos relacionados a uno o más datos. Por ejemplo de un alumnos podemos saber: Nombre y apellido, número de matrícula, año de ingreso, rendimiento académico, etc. Y consultar esos datos desde la información por ejemplo solo el número de matrícula y acceder a todos los datos relacionados.

✓ Para relacionar tablas, necesitamos tener campos en común, para ello se deben crear “clave principal” (como en el paso N°) en cada tabla.

¡Tener en cuenta! Los campos que se van a relacionar deben tener el MISMO TIPO DE DATOS, es decir, si el tipo de datos es numérico y de 4 caracteres, cada campo que se relacione, debe tener las mismas características, el MISMO TAMAÑO.

¡Comencemos a relacionar!

1)Debemos tener todas las tablas cerradas cada tabla con sus campos claves.2)Nos dirigimos a herramientas de bases de datos y dentro de ella al ícono de Relaciones

3)Se nos abre una venta que dice: Mostrar tabla: seleccionamos las tablas que queremos relacionar y colocamos agregar

4)Luego nos aparecen las tablas 5)Posicionarnos en el campo de la primer tabla hacer click en el campo clave y sin soltar arrastras hasta la segunda tabla

Y nos aparece un cuadro de diálogo para colocar algunas de esas características a esa relación

Seleccionar según queramos :

Exigir integridad referencial: esto quiere decir que los datos que se coloquen en rendimiento académico, pertenezcan a “Manuel” y no a otro alumno, o sea que se respete su referencia de origenActualizar en cascada: significa que si yo actualizo en un campo de datos y modifico algo, esto se modificará también en las siguientes tablas (por ejemplo un número de matrícula ue haya colocado mal , al corregirlo en una tabla se corregirán en las otras)Eliminar en cascada los registros relacionados: significa que si yo elimino al alumno “Manuel” su rendimiento académico también se eliminará. Si no lo seleccionamos, y usted quiere eliminar el rendimiento académico del alumno el sistema no lo permitirá y deberá borrar cada campo uno por uno.

Luego colocamos CREAR

Esta línea significa que la relación ya está realizada.

Guardamos los cambios del esquema de relaciones y cerramos

PARTE N° 4:CONULTA DE DATOS

Ahora ¿cómo consultamos los datos?• Las CONSULTAS son una especie

de tablas que se crean para mostrar información de dos o más tablas que existen en la base de datos.

• Para crear una consulta hacemos lo siguiente:

1) Vamos al menú CREAR y escogemos la opción que dice: DISEÑO DE CONSULTA y se abrirá una ventana de diálogo de la cual seleccionamos las tablas de las cuales queremos realizar una consulta.• Una vez que tengo las tablas

agregadas cierro y comienzo a trabajar.

• Selecciono el campo que quiero consultar y lo arrastro hasta la ventana de diálogo y sí puedo repetir el proceso con varios datos.

• Aquellos datos que tengo seleccionados con el tílde dentro del campo “mostrar” significa que quiero para esta consulta que se muestren esos datos, caso contrario para esta consulta no tildo el dato que no quiero consultar por el momento. Pueden seleccionarse varios datos de cada tabla para consultar.

✓ Luego cierro y coloco nombre a la consulta

✓Para ver cómo quedó la consulta, hago doble click y me debe mostrar los datos que seleccioné

PARTE N° 5:

ELABORAR FORMULARIOS

CREAMOS UN FORMULARIO1) Hacemos doble click en la tabla que queremos hacer el formulario o en la consulta 2) Vamos al menú "CREAR” opción “FORMULARIO”

¡¡¡¡Y nos aparece ya el formato del formulario listo!!

¡¡AHORA ANIMATE A PROBARLO CON LOS DATOS DE TU

ESCUELA !!!

¡¡ADELANTE!!

INTEGRANTES:

• BARCHINI,BEATRIZ• HERAS, MAYRA

• VILLEGAS, SANDRA