Como elaboramos consultas, informes y formularios en Acces ?

CONSULTA Una consulta en Access no es más que una pregunta que podemos hacer a la base de datos sobre la información que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el Asistente para consultas el cual nos guiará paso a paso por todo el proceso.

El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a la base de datos, así que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una idea del tipo de información que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustaría tener una lista de todos los departamentos de la empresa.

Abrir el Asistente para consultas

Para iniciar con la creación de una consulta en Accessdebemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

Proceso para crear una consulta en Access

Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

INFORMES Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de lo contario el botón informe estará deshabilitado , Acces creara un informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Puedes observar que el informe tiene como título el mismo nombre de la tabla. Access coloca este título predeterminado, pero lo puedes cambiar fácilmente son tan sólo hacer doble clic sobre él para especificar el nuevo título.

Para guardar el informe haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como y deberás indicar un nombre para el nuevo informe

FORMULARIOSUn formulario en Access es muy similar a un formulario en papel el cual tiene el formato adecuado para desplegar las etiquetas y la información. En Access podemos crear formularios que contengan todos los campos de una tabla

Razones para crear un formulario en AccessRazones para crear un formulario en Access

Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos (columnas), no es posible visualizar toda la información en el monitor, es necesario mover la barra espaciadora para conocer la información de algún registro específico.

Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.

Razones para crear un formulario en Access Cuanto tienes una tabla formada por muchos campos

(columnas), no es posible visualizar toda la información en el monitor, es necesario mover la barra espaciadora para conocer la información de algún registro específico.

Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.

En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles que nos permitirán desplazarnos entre todos los registros de la tabla.

Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asignar un nombre a nuestro nuevo formulario y guardarlo como parte de nuestra base de datos Access.

Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que despliega los objetos de Access.