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Área Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control Patrimonial VII

1VIIActualidad Gubernamental N° 49 - Noviembre 2012

Info

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Contrataciones del Estado, Abastecimiento y Control

Patrimonial

Área

VII

Inscripción en el Registro Nacional de Proveedores - RNP

Autor : Luis Eduardo Morante Guerrero*

Título : Inscripción en el Registro Nacional de Proveedores - RNP

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 49 - No-viembre 2012

Ficha Técnica

* Miembro del Área Legal de Derecho Administrativo del Instituto Pacífi co. Especialista en derecho administrativo y contrataciones del Estado.

Sumario

1. Introducción2. Los registros en el Sistema Nacional de

Contrataciones del Estado3. Inscripción en los Registros del RNP4. Plazo de vigencia de la inscripción en el RNP5. La inscripción en el Registro de Bienes y

Servicios

1. Introducción Para ser postor en procesos de selección que se realizan bajo la Ley de Contrata-ciones del Estado (en adelante la Ley) se requiere estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores (en adelante RNP), además de no estar sancionado e impedido para contratar con el Estado.El RNP, cuyo desarrollo, administración y operación está a cargo del Organismo Su-pervisor de las Contrataciones del Estado (en adelante OSCE), sirve para acreditar con información sufi ciente y veraz acerca de la naturaleza y objeto de las actividades de los inscritos, habilitándolos para ser participantes, postores y/o contratistas en los distintos procesos de contratación.Este registro tiene ciertas particularidades y está compuesto a su vez por distintos tipos de registros, dependiendo del bien,

servicio y obra a contratar. Para ello hemos considerado necesario, en el presente artículo, dar a conocer las características de cada uno de estos registros, a fi n de que todo aquel que desee contratar con el Estado, así como todo aquel que tenga

a su cargo el abastecimiento de bienes y servicios para su entidad, pueda lograr inscribirse en cada registro respectivo, en forma efi caz, efi ciente, oportuna y transparente.

Fuente: http://portal.osce.gob.pe/rnp/

2. Los registros en el Sistema Nacional de Contrataciones del Estado

El RNP es desconcentrado e interconec-tado con “el Reniec, la Sunat, la Sunarp, el Indecopi, la SBS, el Poder Judicial, la Policía Nacional del Perú y otras entidades de las que pueda requerirse la información perti-nente, salvaguardando las reservas prevista en la Ley, con la fi nalidad de contar con información actualizada que permita ejercer la fi scalización posterior de la información presentada por los proveedores1”.El artículo 9° de la Ley establece las con-diciones y limitaciones de la inscripción,

1 Artículo 9° de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 1017; modifi cado por la Ley N° 29873.

mientras que el artículo 258º del Regla-mento consigna la obligación de los que se encuentren registrados, de comunicar las ocurrencias al RNP, ello a fi n de mantener actualizado el registro. Las ocurrencias en mención se indican en los rubros de cada registro. Asimismo, tenemos que el artículo 251° precisa los cinco tipos de registros que integran el RNP, los cuales son los siguientes: - Registro de Proveedores de Bienes. Aquí deberán inscribirse todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extran-jeras, que deseen participar en procesos de selección y/ o contratar con el Estado la provisión de bienes, sea que se presenten de manera individual, en consorcio, o tengan la condición de subcontratistas.

Informes EspecialesVII

2VII Actualidad Gubernamental N° 49 - Noviembre 2012

- Registro de Proveedores de Servicios. Aquí deben inscribirse todas las perso-nas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen participar en procesos de selección y/o contratar con el Estado la contratación de ser-vicios en general y las consultorías de las distintas a las de obras, sea que se presenten de mantera individual, en consorcio, o tengan la condición de subcontratistas.

- Registro de Consultores de Obras. Aquí deben inscribirse todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen participar en procesos de selección y/o contratar con el Estado la consultoría de obras públicas, sea que se presenten de manera individual, en consorcio, o tengan la condición de subcontratis-tas. Asignándoles especialidades que los habilita para ser participantes, postores y/o contratistas.

- Registro de Ejecutores de Obras. Aquí deben inscribirse todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen participar en procesos de selección y/o contratar con el Estado en la ejecución de obras públicas, ya sea que se presenten de manera individual, en consorcio o ten-gan la condición de subcontratistas. Asignándoles una capacidad máxima de contratación, que los habilita pro-porcionalmente a dicha capacidad para ser participantes, postores y contratistas en determinados procesos de contratación de ejecución de obras.

- Registro de Inhabilitados para Con-tratar con el Estado. Comprende a los proveedores, participantes, postores o contratistas sancionados administra-tivamente por el Tribunal con inha-bilitación temporal o defi nitiva para participar en procesos de selección o contratar con el Estado.

3. Inscripción en los Registros del RNP

Los proveedores accederán a los Registros de Bienes, de Servicios, de Consultores de Obras y de Ejecución de Obras, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, (en adelante el Reglamento), y cumpliendo con los requisitos, tasas, criterios y escalas establecidos en el Texto Único de Proce-dimientos Administrativos2 (en adelante TUPA) del OSCE.

“Los proveedores cuya inscripción en el RNP haya sido declarada nula por haber presentado documentación falsa o infor-mación inexacta, solo podrán solicitar su reinscripción en el referido Registro luego de transcurridos dos (2) años desde que quedó administrativamente fi rma la resolución que declaró la nulidad”3.

2 El cual tiene una vigencia de dos años desde su publicación.3 Artículo 9° de la Ley de Contrataciones del Estado, Ley N° 1017;

4. Plazo de vigencia de la inscrip-ción en el RNP

La vigencia de la inscripción y renovación en el RNP es de un año. Dicha vigencia inicia al día siguiente del envío del formu-lario electrónico vía web o la presentación de los requisitos completos en la sede central o en las ofi cinas desconcentradas del OSCE. Esta precisión es muy relevante en los pro-cesos de selección, en especial en aquellos casos donde el participante tiene su RNP vigente al momento de su inscripción y presentación de sus propuestas, pero que pierde tal condición antes del con-sentimiento de la buena pro. Al respecto, el artículo 252° del Reglamento y en el TUPA del OSCE, se indica que el plazo de vigencia de la inscripción es de un año a partir del día siguiente de la aprobación de la inscripción, pudiéndose iniciar el trámite de renovación 60 días antes del vencimiento; haciéndose la importante precisión que “los proveedores serán responsables de que su inscripción se en-cuentre vigente durante su participación en el proceso de selección hasta la suscrip-ción del contrato” debiendo las entidades “verifi car su autenticidad y vigencia en el portal institucional del OSCE”.Por lo tanto, si la inscripción pierde vi-gencia durante el proceso de selección, digamos que luego de ganar la buena pro, y a pesar de que la renovación se encuentra en trámite, el postor ganador perdería dicha condición, por tanto, resulta importante emplear esos 60 días para que el postor pueda presentar todos los documentos necesarios para que su inscripción o renovación sea aprobada, pues a partir de este momento su registro se encontrará vigente y el postor hábil para contratar.

5. La inscripción en el Registro de Bienes y Servicios

En el Registro de Proveedores de Bienes y Servicios deberán inscribirse todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras, que deseen participar en procesos de selección y/o contratar con el Estado la provisión de bienes y/o la contratación de servicios en general y las consultorías distintas a las de obras.Debiendo las personas naturales encon-trarse en pleno ejercicio de sus derechos civiles; las personas jurídicas nacionales constituidas conforme a Ley; y las perso-nas jurídicas extranjeras estar constituidas de conformidad con la Ley de su lugar de origen, y cumplir con los requisitos esta-blecidos en el TUPA del OSCE. En cuanto al objeto social establecido en la escritura pública de las personas jurídicas, se indica que deberá estar referido a las actividades

modifi cado por la Ley N° 29873.

consideradas en el registro bien sea de bienes o de servicios.Asimismo, se establece en las modifi ca-ciones al artículo 9° de la Ley efectuadas por la reciente Ley N° 29873, que “la inscripción de empresas extranjeras ante el RNP se aplicará el principio de reciproci-dad. [Por lo que] las empresas extranjeras recibirán el mismo trato que las empresas peruanas reciben en su país de origen en materia de contrataciones del Estado. [No obstante], las disposiciones establecidas en los párrafos anteriores no se aplican a los proveedores que provengan de países con los cuales, la república del Perú tu-viera vigente un tratado o compromiso internacional que incluya disposiciones en materia de contrataciones públicas; ni a las micro y pequeñas empresas – my-pes debidamente inscritas en el Registro Nacional de la Micro y Pequeña Empresa (Remype).La inscripción, según el artículo 262° y 264° del Reglamento, genera la obliga-ción en los proveedores de comunicar al RNP, dentro de los 10 días hábiles siguientes al término de cada mes, las siguientes ocurrencias: “Variación de domicilio, cambio de razón, o denomi-nación social, transformación societaria, cambio de representante legal, socios, accionistas, participacionistas o titular, órganos de administración, cambio en la distribución de acciones, participaciones, y otras variaciones que el OSCE establezca mediante directiva”, en caso el proveedor no cumpliera con declarar la variación dentro del plazo establecido, deberá regularizarla mediante la comunicación de ocurrencias extemporáneas.

5.1. Requisitos para el trámite de ins-cripción en el Registro de Bienes y Servicios

El trámite de inscripción es de aproba-ción automática, para los proveedores nacionales y extranjeros domiciliados en el Perú, es totalmente electrónico. No obstante, para los proveedores extranje-ros no domiciliados o sin representante legal, el registro de datos es electrónico y el trámite es presencial, lo interesante es que se podrá inscribir simultáneamente en los registros de bienes y servicios pagando una sola tasa, siendo el medio legal de comunicación del RNP la bandeja de mensajes del RNP.Proveedores de bienes y servicios nacio-nales o extranjeros domiciliados: - Completar el formulario electrónico

correctamente, que deberá ser envia-do vía web.

- Pago de la tasa correspondiente.Proveedores de bienes y servicios extran-jeros no domiciliados con representante legal:



- Completar el formulario electrónico que deberá ser enviado vía web, imprimirlo y presentarlo ante el OSCE con la forma y nombre completo del representante legal o apoderado en el Perú.

- Pago de la tasa correspondiente.- Copia simple de poder vigente del representante legal inscrito

en Registros Públicos del Perú con una antigüedad no mayor a sesenta (60) días calendario a la fecha de presentación de la solicitud.

Proveedores de bienes y servicios extranjeros no domiciliados y sin representante legal:- Completar el formulario electrónico que deberá ser enviado

vía web, imprimirlo y presentarlo ante el OSCE con la fi rma y nombre completo de la máxima autoridad administrativa o titular del pliego de la entidad.

- Pago de tasa correspondiente.

Escalas de tasas para el pago

Tipos de tasa Tasa

Persona natural S/.167.90

Persona jurídica S/.335.80

Proveedor con ingresos y/o ventas anuales brutas menores a 13 UIT

S/.36.50

5.2. Pasos para la inscripción en el Registro de Bienes y Servicios

5.2.1. sInscripción de proveedores de bienes y servicios nacionales o extranjeros domiciliados (Trámite N° 63 del TUPA del OSCE)

Paso 1El postor, proveedor y/o contratista deberá realizar el pago de la tasa de inscripción, de acuerdo con la escala establecida en el TUPA del OSCE, a través de los bancos autorizados (Scotiabank, Banco de Crédito del Perú, Banco de la Nación y Banco Continental).

En la ventanilla del banco, la persona interesada deberá indicar su N° de Registro Único de Contribuyente - RUC, y el registro en el que desea inscribirse, sea de Bienes, de Servicios o de forma simultánea ambos registros. En cualquiera de los casos se efectuará el pago de una sola tasa por cualquier de las tres modalidades de inscripción.Anticipando cualquier error, es importante que se verifi que la opción de registro (sea Proveedor de Bienes, Servicios o Bienes y Servicios), el N° de RUC, y el monto pagado que aparece en la constancia de pago (voucher) sean los correctos.Transcurridos dos (2) días hábiles, contando a partir del día ca-lendario siguiente de efectuado el pago, la persona interesada deberá ingresar a la página web del OSCE: http://portal.osce.gob.pe/osce/, clikear el ícono del RNP, o directamente ingresar a la página web del RNP: http://portal.osce.gob.pe/rnp/.

Paso 2Dentro de la página web del RNP, presionar el ícono de Bandeja de Mensajes y digitar a continuación su número de RUC y la contraseña (ubicada en el voucher de pago). Luego de ello, acceda a la Bandeja de Mensajes, en la cual encontrará un mensaje con la clave del RNP asignada para usted.

Puede ubicar su contraseña par el ingreso a la bandeja a través de su voucher en los lugares indicados a continuación:



Nota. Si ya cuenta con la clave del RNP por la inscripción en otro registro, obviar el paso 2 e ir directo al paso 3; en caso haya olvidado su clave del RNP, deberá solicitarla de forma presencial en las ofi cinas del OSCE o de cualquier ofi cina desconcentrada a nivel nacional y luego continuar con el paso Nº 3.

Paso 3Dentro del sitio web del RNP, seleccionar el ícono Trámites en Línea, y digitar su número de RUC y la clave del RNP. Luego, seleccionar la opción Ir al Formulario, para acceder al formu-lario electrónico: completar los datos solicitados y presionar la opción “Datos Completos”. Al presionar “Datos Completos” su trámite se considerará aprobado automáticamente. Al día calendario siguiente de haber presionado “Datos Completos”, se iniciará el trámite, y usted podrá descargar la constancia de inscripción para ser participante, postor y contratista a través de la página web del RNP (http://portal.osce.gob.pe/rnp/), opción: imprimir constancia, digitando su número de RUC.

Nota: Dentro del plazo máximo de 30 días hábiles su trámite pasará un control de requisitos, dentro de este plazo recibirá una notifi cación electrónica a su bandeja de mensajes informándole el resultado de dicho control de requisitos.Imprimir el formulario y el rótulo de envío proporcionado por el sistema, el cual deberá estar visible en la presentación de sus documentos; los cuales deberá presentar en la unidad de Trámite Documentario del OSCE o cualquiera de sus ofi cinas desconcentradas, de manera presencial o mediante el correo postal, a partir del día calendario siguiente de haber presionado “Datos Completos”.

5.2.2. Inscripción de proveedores de bienes y servicios ex-tranjeros no domiciliados cono sin representante legal

Paso 1:Acercarse a la Sede Central del OSCE, donde el técnico de la

Subdirección de Registro hará la validación de su copia simple de poder vigente y le indicará el monto de la tasa a pagar. Luego el postor, participante y/o contratista deberá efectuar el pago de la tasa respectiva en la caja del OSCE.

Paso 2Transcurridos dos (2) días hábiles, contando a partir del día ca-lendario siguiente de efectuado el pago, la persona interesada deberá acercarse a la Sede Central del OSCE donde se le hará entrega del kit de usuario que contiene el código de extranjero no domiciliado y la clave del RNP.

Paso 3Ingresar a la página web del OSCE: www. osce.gob.pe, ícono del RNP, o directamente a la página web del RNP: http://portal.osce.gob.pe/rnp/, seleccionar el ícono Trámites en Línea, y digitar su número de código de extranjero no domiciliado y la clave del RNP. Luego seleccionar la opción Ir al Formulario, para acceder al formulario electrónico: completar los datos solicitados y presionar “Datos Completos”.

Imprimir el formulario y el rótulo de envío proporcionado por el sistema, el cual deberá estar visible en la presentación de docu-mentos. Asimismo, podrá presentar los documentos señalados (formulario impreso debidamente fi rmado y el rótulo de envío) en el área de trámite documentario del OSCE o en cualquiera de sus ofi cinas desconcentradas, de manera presencial o mediante correo postal, a partir del día calendario siguiente de haber presionado “Datos Completos”. Al presionar la documenta-



ción su trámite se considerará aprobado automáticamente. De esta manera, al día siguiente de haber presentado su documentación, se iniciará el trámite y usted podrá descargar la constancia de inscripción para ser participante, postor y contratista a través de la página web del RNP (www.rnp.gob.pe), opción Imprimir Constancia, digitando su N° de código de extranjero no domiciliado.Nota: Dentro del plazo máximo de 30 días hábiles su trámite pasará a un control de requisitos, dentro de este plazo recibirá una notifi cación electrónica a su bandeja de mensajes informándole el resultado de dicho control de requisitos.

5.3. Pasos para subsanar las observa-ciones al trámite

Si el trámite presentado por el participan-te, postor y/o contratista, tuviera alguna observación, se le enviará una notifi cación a su Bandeja de Mensajes, teniendo un plazo de treinta (30) días hábiles para subsanar las observaciones, contando a partir del día hábil siguiente de haber presionado “Datos Completos” en el formulario electrónico, si es proveedor nacional o extranjero domiciliado; o de recibida la documentación por el área de trámite documentario, si es proveedor ex-tranjero no domiciliado con representante legal. Si realiza la subsanación los días hábiles 26, 27, 28, 29 y 30; la Subdirec-ción del Registro contará con siete (7) días hábiles adicionales para la resolución de su trámite. De no cumplir con presentar la subsanación de la observación de la ob-servación dentro del plazo antes indicado, no se considerará el Control de Requisitos Conforme y como consecuencia el trámite y la vigencia de inscripción pasarán al estado de “suspendido”, mostrando dicho estado en la constancia de inscripción para ser participante, postor y/o contratista. No obstante, para los proveedores extranjeros no domiciliados con o sin representante legal, que subsanan sus datos en el for-mulario electrónico el (30) día hábil, se les adicionará un (1) día hábil para la presentación de la documentación por el área de trámite documentario.

5.3.1. Subsanación de la inscripción de proveedores de bienes y ser-vicios nacionales o extranjeros domiciliados

Paso 1Ingresar ala página web del OSCE: http://portal.osce.gob.pe/osce/, ícono del RNP o directamente a la página web del RNP: http://portal.osce.gob.pe/rnp/.

Paso 2Dentro del sitio web del RNP, seleccio-nar el ícono de Trámites en Línea, y digitar su número de RUC y la clave de RNP. Luego, seleccionar la opción Ir al Formulario, para acceder al formulario electrónico: en donde se deberá modifi car solamente los datos observados indicados

trate de celebrar contratos de bienes y servicios.

De lo cual, podemos advertir que el legislador ha querido exceptuar de la ins-cripción en el RNP a las entidades públicas que contraten con el Estado, esta excep-ción alcanza a todas las entidades del Estado comprendidas en el inciso 3.1 del artículo 3º de la Ley, independientemente de que se encuentren bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado o bajo algún régimen especial. Como ejemplo, podemos citar a las cajas municipales, las que por disposición de la Ley N° 29523, Ley de Mejora de la Competitividad de las Cajas Municipales de Ahorro y Crédito del Perú, vigente des-de el 2 de mayo de 2010, se encuentran excluidas de la aplicación de la Ley y el Re-glamento de la Ley de Contrataciones del Estado. No obstante, si deciden intervenir como postor y contratista en algún proceso de selección, estarán exceptuadas de ins-cribirse en el RNP y no tienen que realizar procedimiento adicional alguno para participar en dicho proceso de selección.Caso distinto es el de las sociedades con-yugales y las sucesiones indivisas. No solo necesitan estar exceptuadas de inscribirse en el RNP, sino también necesitan trami-tar su respectivo código de exceptuado ante el RNP: dicho trámite se encuentra regulado en el procedimiento 88 del TUPA del OSCE. Cabe precisar que sin el referido código no podrán participar en los procesos de selección que convoquen las distintas entidades públicas.

5.5. ImpedimentosAsimismo, no podrán inscribirse ni reno-var su inscripción, aumentar su capacidad máxima de contratación, ni ampliar su especialidad como proveedores en el RNP, según lo dispone el artículo 259º del Reglamento: Las personas naturales o jurídicas que se encuentren con sanción vigente de inhabilitación. Dicha sanción solo podrá ser impuesta por el Tribunal de Contrata-ciones del Estado, previo trámite de un procedimiento sancionador.

en la notifi cación enviada a su bandeja de mensajes y a continuación presionar “Datos Completos”.

5.3.2. Subsanación de la inscripción de proveedores de bienes y servi-cios extranjeros no domiciliados con o sin representante legal

Paso 1Ingresar ala página web del OSCE: http://portal.osce.gob.pe/osce/, ícono del RNP o directamente a la página web del RNP: http://portal.osce.gob.pe/rnp/.

Paso 2Dentro del sitio web del RNP, seleccionar el ícono de Trámites en Línea, y digitar su número de código de extranjero no domiciliado y la clave de RNP. Luego, seleccionar la opción Ir al Formulario, para acceder al formulario electrónico: en donde se deberá modifi car solamente los datos observados indicados en la notifi ca-ción enviada a su bandeja de mensajes y a continuación presionar “Datos Comple-tos”. Imprimir el formulario electrónico y el rótulo de envío proporcionado por el sistema, el cual deberá estar visible en la presentación de sus documentos.

Paso 3Al día calendario siguiente de presionar la opción “Datos Completos” podrá presentar los documentos señalados (for-mulario impreso debidamente fi rmado y rótulo de envío) en el área de trámite documentario del OSCE o en cualquiera de sus ofi cinas desconcentradas, de mane-ra presencial o mediante el correo postal.

5.4. ExcepcionesEl artículo 256° del Reglamento establece que no requieren inscribirse en el RNP las siguientes entes:- Las entidades del Estado comprendidas

en el inciso 3.1 del artículo 3º de la Ley; tales como el Gobierno Nacional, los gobiernos regionales, los gobiernos locales, sus respectivas dependencias y reparticiones, entre otros.

- Las sociedades conyugales y las sucesiones indivisas siempre que se



- Los proveedores cuya inscripción haya sido declarada nula por haber presenta-do documentación falsa o información inexacta al RNP, conforme a lo dispues-to en el artículo 9° de la Ley.

La declaratoria de nulidad de un trámite se produce como consecuencia del proce-dimiento de fi scalización posterior, en el que se haya evidenciado la presentación de documentación falsa o información inexacta ante el RNP, desde el 01.02.09. Esta declaratoria de nulidad, entre otros efectos, impide que los proveedores accedan, por el periodo de dos años, a cualquiera de los registros que administra el RNP. Dicho periodo se contará desde que quedó administrativamente fi rme la resolución que declaró la nulidad.

5.6. Casos en los cuales no procede la inscripción ante el RNP

La inscripción o renovación en el RNP no procederá en los siguientes supuestos: - Cuando al momento del pago el es-

tado del RUC del proveedor nacional o extranjero domiciliado no existe, se encuentra en situación de no habido o no activo ante la Sunat. Regularizada dicha situación, el proveedor proce-derá a realizar nuevamente el pago y solicitar la devolución del primer depósito.

- Cuando una persona jurídica paga la tasa de una persona natural.

- Cuando el pago lo realiza una entidad pública.

- Si el proveedor tiene inhabilitación vigente para contratar con el Esta-do.

- Cuando el proveedor se encontrase en el estado de cancelado de ofi cio o anulado por fi scalización.

- Cuando se produce una duplicidad en el pago, es decir, el proveedor tiene un trámite pendiente de ser aprobado o cuenta con inscripción vigente y no se encuentra dentro de los últimos 60 días de su vigencia.

- Cuando el proveedor tiene una multa impuesta por el OSCE o se encuentra moroso en el pago de su fracciona-miento, hasta que regularice dicha situación.

Procedimiento propuesto para la formulación y aprobación del Plan Anual de Contrataciones

Autor : Luis Eduardo Morante Guerrero*

Título : Procedimiento propuesto para la formu-lación y aprobación del Plan Anual de Contrataciones

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 49 - No-viembre 2012

Ficha Técnica

* Miembro del Área Legal de Derecho Administrativo del Instituto Pacífi co. Especialista en derecho administrativo y contrataciones del Estado.

Sumario

1. Introducción2. ¿Qué es el PAC?3. Formulación y aprobación del PAC4. Anexos

1. IntroducciónTodo proceso humano tiene como punto de inicio una necesidad, del mismo modo la Administración Pública, considerada la entelequia representativa de la sociedad y al servicio de ella, también tiene necesida-des que requieren ser satisfechas. Por ello, para que cada entidad de la Administra-ción Pública pueda cumplir con los fi nes que se les ha encomendado, resulta vital que adquieran los bienes, servicios y obras necesarios para el adecuado desarrollo de sus actividades.Para ello, desarrolla los denominados procesos de contratación pública que se encuentran constituidos por tres fases: (i)

la fase de programación y actos prepara-torios, (ii) la fase del proceso de selección, y (iii) la fase de ejecución contractual.La primera fase (i) de programación y actos preparatorios comprende la planifi cación de las necesidades de la entidad, la aprobación del Plan Anual de Contrataciones-PAC, la formación del expediente de contratación, la designación del Comité Especial, y la elaboración de las bases y su aprobación.No obstante, esta primera fase (i) posee una subfase previa al interior de la enti-dad, la cual permite la coordinación de los presupuestos que tornan jurídicamente factible la manifestación de la voluntad contractual administrativa.Para lo cual, resulta necesario la conjun-ción de los estudios de factibilidad física, jurídica, contable, fi nanciera, económica y política del bien, servicio u obra objeto de la futura contratación, y la información previa de conformidad con el crédito presupuestario.En este orden, cada jurisdicción o entidad formula su programa de contrataciones ajustado a la naturaleza de sus actividades y créditos que se le hayan asignado en la Ley de Presupuesto. Una vez que se adopta la decisión de contratar, se realizan los proyectos de orden técnico: en cuanto a las ventajas, benefi cios y la posibilidad de realización del objeto del contrato, y económico: respecto del costo del contrato, la existencia de créditos y su asignación presupuestaria. Es así que para el abastecimiento de las entidades, además de seguir con la nor-

mativa de contrataciones, resulta necesa-rio que los órganos competentes no solo observen las normas y criterios propios de los sistemas de abastecimiento, sino también las normas de orden presupues-tal, entre otras. Con la fi nalidad de que dentro de ese marco puedan adoptar las decisiones conducentes a la realización de sus fi nes y el uso efi ciente de los recursos públicos comprometidos. Para ello, el régimen jurídico de la Ad-ministración Pública ha desarrollado una serie de instrumentos de gestión en los procesos de abastecimiento de las entida-des, entre los cuales fi gura el Plan Anual de Contrataciones, el cual viene a vincular el aspecto logístico de las entidad con su desarrollo presupuestal. Para elaborar dicho plan va ser necesario que el operador público pueda entender y conocer una serie de pasos previamente establecidos que le permitirán hacer uso de este instrumento sin ningún problema, pasos que en esta ocasión detallamos a continuación, no sin antes dejar en claro el marco conceptual del PAC.

2. ¿Qué es el PAC?La Directiva N° 005-2009-OSCE/CD establece que el PAC “constituye un ins-trumento de gestión obligatorio, que debe obedecer en forma escrita y exclusiva a la satisfacción de las necesidades de la enti-dad, las que a su vez provienen de todos y cada uno de los órganos y dependencias de aquella, en atención al cumplimiento de sus funciones y al logro de sus metas institucionales a lo largo del año fiscal correspondiente, conforme lo establece el



artículo 8° de la Ley y el artículo 6° del Reglamento.[Para lo cual] cada entidad en particular deberá considerar en su plan anual las contrataciones de bienes, servicios y obras que la entidad requerirá durante el año fiscal, con independencia del régimen que las regule o su fuente de fi nanciamiento”.

3. Formulación y aprobación del PAC

El proceso de elaboración del plan anual pasa por dos grandes etapas concurrentes a las fases de programación y formulación del presupuesto institucional y al de apro-bación presupuestal, lo cual se explica a continuación:

3.1. Fase formulación del PAC

Paso 1 El titular de la entidad o el órgano encar-gado de las contrataciones o funcionario al que se haya delegado dicha función, establecerá el plazo máximo dentro del cual cada una de las dependencias de la entidad deberá determinar sus reque-rimientos de bienes, servicios y obras, en función de las metas presupuestarias establecidas para la entidad en el proyecto de POI (Plan Operativo Institucional) del año para que se está proyectando, seña-lando la programación de cada una de sus necesidades de acuerdo con su grado de prioridad, para tales efectos cada área usuaria deberá hacer uso del Catálogo Único de bienes, servicios y obras.Paso 2 El área de almacén proporcionará los da-tos históricos sobre la cantidad de bienes de uso permanente utilizados en un año móvil por las unidades orgánicas (áreas usuarias o dependencias administrativas de la entidad), y sobre cuya base se de-terminará la cantidad de bienes a adquirir. Para el caso de los servicios básicos, el órgano encargado de las contrataciones es el que hará la proyección en función del consumo histórico.Paso 3 Luego, el organismo encargado de las contrataciones, que muchas veces es el área de logística, debe elaborar formatos estándares para la recopilación de los cuadros de necesidades de cada área usuaria o dependencia de la entidad. Una vez elaborados, debe solicitar a cada área usuaria el cuadro de necesidades respectivo, indicando el plazo máximo de atención para dicha solicitud, brindando en forma paralela los formatos estándares previamente elaborados.Paso 4 Una vez recibidos los formatos, cada área usuaria deberá rellenar los formatos de acuerdo con las prioridades ya progra-madas por la entidad, en el Cuadro de Necesidades respectivo, expresando así las necesidades de bienes, servicios y obras, según corresponda. Una vez llenados los cuadros de necesidades por cada depen-dencia de la entidad, deberán ser remiti-dos en los formatos respectivos de vuelta al órgano encargado de las contrataciones de dicha entidad.

Paso 5 Una vez que el órgano encargado de las contrataciones recibe todos los cuadros de necesidades de todas las áreas respectivas, deberá proceder a agrupar a cada una de las necesidades según el tipo de bien, servicios u obra, a contratar o adquirir, en un documento consolidado de todas las necesidades de la entidad. No obstante, se advierte que cada una de las necesida-des correspondientes a las metas de cada una de las dependencias debe tener una metodología defi nida en función de los ingresos y egresos presupuestales por unidades ejecutoras, de ser el caso, fun-ción, programa, subprograma, actividad, proyecto, categoría de gasto. A juicio nuestro, la consolidación de las necesidades tiene que tener un orden presupuestal de modo tal que la ejecución del gasto tenga como correlato el proceso presupuestario. En otras palabras, la consolidación no constituye una simple compilación sin sujeción a la estructura presupuestal, de allí que esta actividad tiene que tener necesaria coordinación con las ofi cinas de presupuesto o quien haga sus veces.Paso 6 Una vez elaborado el Cuadro Consolidado de Necesidades, el órgano encargado, en coordinación con las áreas usuarias, de-berá realizar un estudio de posibilidades que ofrece el mercado, sobre la base del cuadro consolidado, debiendo defi nir: la descripción, cantidades necesarias, características y especifi caciones técnicas de los bienes, servicios y obras que van a contratarse y/o adquirirse, así como sus valores y el tipo de proceso de selección, y de ser el caso, la posibilidad de distri-bución de la buena pro. Para ello, deberá asignar precios referenciales a las necesi-dades consolidadas mediante precios del Seace, precios históricos y/o cotizaciones referenciales. Teniendo en cuenta que dichos precios están valorizados nueve meses antes de la ejecución del gasto, se añadirá al precio obtenido el porcentaje de inflación o la diferencia por el tipo de cambio del año siguiente, según los indicadores macroeconómicos establecidos en el Marco Macroeconómico Multianual que para cada año elabora el MEF, aprueba el Consejo de Ministros y que se publica a fi nes de mayo en la sección de Normas Legales del diario ofi cial El Peruano.Paso 7 Luego de formulado el Cuadro Consoli-dado de Necesidades cuantifi cado, ca-racterizado y valorado, el órgano encargo deberá remitir la información recabada a la ofi cina de presupuesto, solicitando su conformidad respecto de la existencia de recursos, a través de la asignación de fuentes de fi nanciamiento y la respectiva estructuración programática.Paso 8 Una vez recibido el Cuadro Consolidado de Necesidades en la ofi cina de presu-puesto, esta deberá verifi car si cuenta con recursos disponibles conforme al presu-puesto institucional aprobado, verifi cación que podrá derivar en dos situaciones:a) En la primera situación se podría dar

que la ofi cina de presupuesto no cuen-te con el presupuesto necesario para poder respaldar todas las necesidades vertidas en Cuadro Consolidado de

Necesidades, para ello deberá comu-nicar a la ofi cina de logística o la que hiciera sus veces, la no existencia de disponibilidad presupuestal, en cuyo caso deberá devolver el Cuadro Conso-lidado de Necesidades sin la respectiva conformidad presupuestal.

Luego de ello, la ofi cina de logística deberá comunicar al área usuaria la no existencia de recursos y el listado de recursos incluidos en el Cuadro Consolidado de Necesidades que específi camente no cuenten con los recursos de respaldo.

A continuación, el área usuaria de-berá redefi nir sus requerimientos a partir de la disponibilidad asignada, actualizar los requerimientos y volver a comunicar al órgano encargado de las contrataciones los requerimientos actualizados, a través de una carta adjuntando los requerimientos actua-lizados.

Al fi nal de este paso, el órgano de encar-gado de contrataciones que para nuestro caso es el área de logística, volverá a re-mitir a la ofi cina de presupuesto el Cua-dro Consolidado de Necesidades para la verifi cación de capacidad presupuestal de recursos disponibles conforme al presupuesto institucional aprobado. En caso no se dé la conformidad, se deberá volver a repetir el ciclo del paso 7, y en caso se de la respectiva conformidad presupuestal se podrá continuar con el paso 8.

b) En la segunda situación se puede dar que la ofi cina de presupuesto sí cuente con el presupuesto para poder respal-dar todas las necesidades del Cuadro Consolidado de Necesidades, en cuyo caso dicha ofi cina deberá emitir la conformidad respecto de la efectiva existencia de recursos, existencia que deberá ser comunicada a la ofi cina de logística con carta que adjunte el Cuadro Consolidado de Necesidades con la conformidad presupuestal.

3.2. Fase de aprobación del PAC

Paso 9Una vez que la ofi cina de logística recibe la carta que adjunta el Cuadro Consolidado con las respectivas fuentes de fi nancia-miento y los créditos presupuestales asignados y con la debida conformidad presupuestal, deberá solicitar a las áreas usuarias la confi rmación de dicho cuadro y el cronograma de ejecución para la contratación y adjudicación de cada uno de sus requerimientos.Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fi nes de noviembre y publicada en di-ciembre del año anterior, el proyecto de presupuesto de la entidad puede haber sido recortado, generando un menor fi -nanciamiento de los procesos de selección previstos en la fase de formulación, por ello el órgano encargado de las contra-taciones deberá determinar los procesos de selección a ejecutar con cargo a los recursos asignados, según la prioridad de las metas presupuestarias, en coordi-nación con la ofi cina de presupuesto de la entidad o la que haga sus veces.Asimismo, en el caso de existir procesos de selección que no fueron convocados en el ejercicio presupuestal que termina, y de ser necesaria su inclusión en el pro-



yecto del plan anual, se coordinará con la ofi cina de presupuesto de la entidad o la que haga a sus veces, a fi n de otorgarle fi nanciamiento con cargo de excluir otros procesos de selección previstos.Paso 10 Ahora bien, este Cuadro Consolidado de Necesidades con respaldo presupuestal deberá ser presentado por el área de logística como un proyecto de PAC ante la alta dirección de la entidad, para solicitar su respectiva aprobación.Una vez recibido el documento con los adjuntos respectivo, la alta dirección de la entidad procederá a elaborar el documento de aprobación del PAC, para consecuentemente ser aprobado por el titular de la entidad, la máxima autoridad administrativa o aquel funcionario en el que se haya delegado la competencia de aprobación mediante resolución expresa, de acuerdo con las normas de organiza-ción interna de cada entidad, dicha apro-bación se deberá efectuar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la aprobación del Presupuesto Institucional de Apertura.En la parte resolutiva del instrumento que aprueba el plan anual deberá desig-narse, en forma expresa, al funcionario encargado del cumplimiento de dicha publicación. En su defecto, la publicación estará a cargo del órgano encargado de las contrataciones. Asimismo, se deberá indicar la dirección o direcciones donde este puede ser revisado y/o adquirido al costo de producción.Paso 11Una vez finiquitado el documento de aprobación del PAC, este deberá ser remi-tido a la ofi cina de logística para que en un plazo no mayor de 5 días hábiles pueda ingresar a través del Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - Seace, la versión inicial del PAC.A fi n de registrar la información sobre el PAC a través del Seace, las entidades deberán tramitar ante el OSCE el certifi -cado Seace para el acceso al Sistema de Contrataciones del Estado. Con el código proporcionado por el Seace los funcionarios podrán ingresar los datos de acuerdo con el formato contenido en el Anexo N° 1 de la Directiva N° 005-2009-OSCE/CD generando el archivo DBF para la transmisión de la información.Se establece la salvedad que una vez efectuada la remisión de la información sobre el PAC a través del Seace, no será necesaria la remisión de dicha informa-ción por medio escrito.Asimismo, excepcionalmente y previa au-torización del OSCE, las entidades que no tengan acceso a Internet en su localidad, podrán remitir su información del PAC, por medio magnético, siempre en el formato contenido en el Anexo N° 1 de la Direc-tiva N° 005-2009-OSCE/CD, debiendo adjuntar el documento que acredite la veracidad de lo indicado en el archivo digital remitido, debidamente visado por el funcionario que aprobó el PAC, así como la autorización del OSCE conforme a lo señalado en el párrafo subsiguiente.La excepción prevista en el párrafo pre-cedente únicamente es aplicable para las municipalidades distritales ubicadas fuera de las provincias de Lima y Callao previa

aprobación por escrito del OSCE. A tal efecto, la entidad deberá remitir una solicitud suscrita por el alcalde distrital en la que señale, bajo responsabilidad, la imposibilidad de su representada de acceder directa o indirectamente a Internet, su domicilio y un número de fax a los que se remitirá cualquier documentación. El OSCE evaluará en

cada caso la procedencia de la solicitud y remitirá una comunicación en la que autorice la remisión de la información sobre el PAC por medio magnético. Haciendo la salvedad de que la sola remisión de la solicitud no supone su aceptación por el OSCE.

4. Anexos

Anexo N° 1

Detalle Descriptivo del Anexo Nº 1

Información Generala. AÑO: señalar el año al que pertenece el PAC

reportado.b. NOMBRE DE LA ENTIDAD: seleccionar el nom-

bre de la entidad que reporta.c. SIGLAS: colocar las siglas de la entidad que

reporta.d. REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTE - RUC:

ingresar el RUC según los registros de la Su-perintendencia Nacional de Administración Tributaria - Sunat.

e. PLIEGO: indicar el nombre del pliego al que pertenece la entidad, de ser el caso.

f. UNIDAD EJECUTORA: señalar el número de unidad ejecutora que corresponde a la entidad, de ser el caso.

g. INSTRUMENTO QUE APRUEBA O MODIFICA EL PAC: indicar tipo y número de documento que sustenta la aprobación o modifi cación del PAC.

Información del PAC1. NÚMERO REFERENCIAL: colocar el número de

orden correlativo programado.2. TEM ÚNICO: si el proceso programado cuenta

con un único ítem señalar SÍ; sino se debe señalar NO.

3. ANTECEDENTE: si el proceso viene del año fi scal anterior elegir SÍ; sino, elegir NO.

4. DESCRIPCIÓN DEL ANTECEDENTE: indicar el número de proceso si en ANTECEDENTE ha elegido la opción SÍ.

5. TIPO DE PROCESO: señalar si el proceso programado se trata de una licitación públi-ca, concurso público, adjudicación directa pública, adjudicación directa selectiva, adjudicación de menor cuantía, convenio internacional, etc.

6. CATÁLOGO ÚNICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS - PROCESO: elegir el código que corres-ponda o que, en su defecto, más se aproxime al proceso de selección programado.

7. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN: indicar si se trata de la contratación de bienes, servicios, obras o consultoría de obras.

8. NÚMERO DE ÍTEM: si en el campo ÍTEM ÚNI-CO eligió la opción NO, en este campo debe ingresar los ítems del proceso programado de manera correlativa.

9. DESCRIPCIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS A CONTRATAR: ingresar una breve reseña de la contratación programada.

10. CATÁLOGO DE ÚNICO DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS - ÍTEM: elegir el código que corresponda o que, en su defecto, más se aproxime al objeto o al ítem del proceso de selección programado.

11. UNIDAD DE MEDIDA: indicar la unidad de medida del objeto del proceso de selección o del ítem del proceso de selección.

12. CANTIDAD: señalar la cantidad de la unidad de medida indicada.

13. VALOR ESTIMADO DE LA CONTRATACIÓN: colocar el monto estimado del proceso de selección programado; escoger la opción “re-servado”, cuando sea el caso.

14. TIPO DE MONEDA: indicar el tipo de moneda del valor estimado de la contratación.

15. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: señalar la fuen-te presupuestal de recursos de los que dispone la entidad para la contratación durante el año fi scal programado.

16. FECHA PREVISTA DE LA CONVOCATORIA: in-dicar el mes en que la entidad prevé convocar el proceso de selección programado.

17. TIPO DE COMPRA O SELECCIÓN: elegir el tipo de compra o selección: por la entidad, compra corporativa obligatoria, compra corporativa facultativa, por encargo.

18. MODALIDAD DE SELECCIÓN: elegir la mo-dalidad de selección: convocatoria, subasta inversa presencial, subasta inversa electrónica o convenio marco.

19. NOMBRE DE LA ENTIDAD CONVOCANTE DE LA COMPRA CORPORATIVA O ENCARGADA: en el caso de convenios para compras corporativas o por encargo, debe identifi car el nombre de la entidad encargada de la realización del proceso de selección.

20. ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIO-NES: Ingresar el órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento.

21. CÓDIGO DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA: indicar la ubicación geográfi ca (región, provincia y distrito) de la entidad o de la entidad encargada de la contratación.

22. OBSERVACIONES: cualquier observación que se estime conveniente informar o detalle rele-vante.

23. TIPO DE CAMBIO: señalar el tipo de cambio vigente a la fecha de la determinación del valor estimado de la contratación.

24. DIFUSIÓN DEL PAC POR LAS FUERZAS AR-MADAS: se escoge la opción NO, querrá decir que el PAC no será difundido en el Seace por carácter secreto, secreto militar o razones de orden interno; si se elige la opción SÍ, el PAC será difundido a través del Seace. Aplicable solo para las Fuerzas Armadas, Policía Nacional del Perú y organismos conformantes del Sistema Nacional de Inteligencia que deban mantenerse en reserva conforme a Ley.

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