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Abastecimiento Electrónico Integral Cerrando el ciclo logístico y financiero
Lima: Noviembre 9, 2010
Iván Braga ‐
Quadrem
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Agenda
1.
Introducción
2.
Ciclos logístico y financiero
3.
Experiencias y Casos
4.
Gestionando la cadena completa
5.
Desafíos de Implementación
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1. Introducción
• Las promesas del “e‐
procurement” y las soluciones B2B apuntaban a un
ciclo de negocio integral
P2P: Procurement to Pay –>
Desde la Procura hasta el Pago
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Consecuencias:
No existe real integración del ciclo de negocio
La propuesta de valor no se realiza completamente
Sin embargo, la realidad muestra resultados sólo parciales:
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Status de la Orden
Recepción de Bienes
Aviso de Pago
Respuesta al status
Aviso de despacho
Factura
Respuesta a la OCRespuesta a la OC
Cambio de Ordenes
Cambio de Ordenes
Ordenes de Compra
Ordenes de Compra
Procesos y documentos ‐
Ciclo de CompraCo
mprador
Proveedo
r
Solicitud de cotización
Solicitud de cotización Ofertas
electrónicas
Ofertas electrónicas
?
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Perdemos la visión sistemática del ciclo de negocios.
No logramos trazabilidad de nuestros procesos de abastecimiento.
Dejamos de generar valiosa información para la gestión de la cadena.
No se impulsa una cultura de “delivery”
efectivo en nuestros proveedores.
Consecuencias:
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Objetivo: Visión Integral y Sistémica
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Recepción
Tecnologías para automatizar y conectar
El Abastecimiento electrónico permite que
un canal eficiente y seguro para que una empresa compradora
intercambie documentos con el
proveedor
Sourcing
Envío órdenes
Recepción
Pago
Ofertas
Despacho
Facturación
Internet
1/11/2011 © 2001‐2008 Quadrem International, Ltd. 8
Simplificando el Supply Chain Management
Ciclo digital de negocios
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2. Los ciclos Logístico y Financiero
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RECEPCION
PLANIFICACIÓN
PEDIDOLICITACIÓN
COTIZACIÓN
REQUERIMIENTO
USUARIO
SEGUIMIENTO FACTURA PAGO
COMPRADOR
Participar de LICITACIÓN/COTIZACIÓN
FACTURAELECTRÓNICA
AVISO DEPAGO
RECIBIR YCONFIRMAR PEDIDO
INFORMACIÓN DESTATUS DEL PEDIDO
PROVEEDORES
DESPACHO
Visión: Un ciclo digital de negocio entre empresas
Relaciones en un proceso electrónico de negocios
Ciclo de Sourcing
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RECEPCION
PLANIFICACIÓN
PEDIDOLICITACIÓN
COTIZACIÓN
REQUERIMIENTO
USUARIO
SEGUIMIENTO FACTURA PAGO
COMPRADOR
Participar de LICITACIÓN/COTIZACIÓN
FACTURAELECTRÓNICA
AVISO DEPAGO
RECIBIR YCONFIRMAR PEDIDO
INFORMACIÓN DESTATUS DEL PEDIDO
PROVEEDORES
DESPACHO
Visión: Un ciclo digital de negocio entre empresas
Relaciones en un proceso electrónico de negocios
Ciclo del Pedido
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RECEPCION
PLANIFICACIÓN
PEDIDOLICITACIÓN
COTIZACIÓN
REQUERIMIENTO
USUARIO
SEGUIMIENTO FACTURA PAGO
COMPRADOR
Participar de LICITACIÓN/COTIZACIÓN
FACTURAELECTRÓNICA
AVISO DEPAGO
RECIBIR YCONFIRMAR PEDIDO
INFORMACIÓN DESTATUS DEL PEDIDO
ADMINISTRAR CATÁLOGO
PROVEEDORES
DESPACHO
e‐CAT
Visión: Un ciclo digital de negocio entre empresas
Relaciones en un proceso electrónico de negocios
Ciclo Logístico
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RECEPCION
PLANIFICACIÓN
PEDIDOLICITACIÓN
COTIZACIÓN
REQUERIMIENTO
USUARIO
SEGUIMIENTO FACTURA PAGO
COMPRADOR
Participar de LICITACIÓN/COTIZACIÓN
FACTURAELECTRÓNICA
AVISO DEPAGO
RECIBIR YCONFIRMAR PEDIDO
INFORMACIÓN DESTATUS DEL PEDIDO
PROVEEDORES
DESPACHO
Relaciones en un proceso electrónico de negocios
Ciclo Financiero
Visión: Un ciclo digital de negocio entre empresas
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Ciclo LogísticoImplica documentos que permitan:
1.
Vinculación con la Orden de Compra (OC)
2.
Activación de estado de la OC
3.
Informar de la entregas realizadas.
4.
Confirmar lo recepcionado en sus distintos estados.
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Recibe
notificación
Recibe notificación
Información de la Orden de Compra
Se reciben los bienes en bodega.
Esquema operacional ciclo de la recepción de bienes
Envía Aviso de Entrega.
Despacha bienes
Se recibe aviso de entrega y se
registra en ERP
Se recibe aviso de
Recepción conforme
(1)
(1)Se emite Aviso de recepción
conforme una vez ingresados los
bienes
Recibe
notificación
ProveedoresCompradores
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…el eslabón perdido?
• Si bien el concepto es simple, su aplicación se ha visto retrasada en los proyectos de
abastecimiento electrónico.
• Esto afecta la consolidación efectiva de los proyectos al reducir elementos claves de
valor para las compañías y sus proveedores.
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Ciclo Financiero
• Vincular con la recepción efectiva de Bienes y Servicios.
• Implica intercambio de documentos
– Factura– Confirmación de la factura
– Aviso de Pago
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3. Casos y experiencias
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1.
Completar el flujo de información en la cadena de abastecimiento del cliente.
2.
Control
en
tiempo
real
de
la
entrega
de
mercancías
y
el
flujo
de transportes nacionales o internacionales.
3.
Trazabilidad
en
toda
la
cadena.
El
proceso
de
recepción comenzará
en el lugar de entrega de los materiales contemplando
todos los incoterms. (EBP, EBC, EDP, IMP)
4.
Automatizar los procesos internos de almacén (WMS).
Objetivos
Caso CODELCO:
Automatización de Recepción de Bienes en Almacén
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Modelo Corporativo de la Logística de Entrada
¿Qué
se
desea
Lograr?
¿Cómo se
desea
Lograr?CONCENTRAR INTEGRAR GESTIONAR OPTIMIZAR
¿Para qué? Atender requerimientos operacionales
de los Proyectos Estructurales
¿¿ DDóónde estamos hoy ?nde estamos hoy ?
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Modelo de Operación
Preparación para la
entrega del pedido
Recepción Pedido en
Supply CentreGeneración
Pedido
Envío Aviso de Entrega electrónico
Generación
del ASN
Aviso de entregaGuía de
Remisión
Proveedor
Envío Orden de Compra
Despacho
A la carga
se adjunta
documento legal
y
Aviso de entrega
impresoNotificación de Recepción OK
Proveedor
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Modelo Implementado vía Puntos de Control : GRNs.
Se recibe ASN electrónico.
Se recibe carga en almacén de
consolidación. Se verifica que se
cumpla con los bultos y pesos
informados
Se recibe carga en almacén división.
Se verifica que se reciben las
cantidades informadas y en buen
estado.
Si hay objeción en alguna de
las
2 instancias de recepción, se
emite un GRN de rechazo.
Transporte interno
Transporte interno
ASN
GRN0
GRN1
GRN2
GRN3
CLIENTE PROVEEDOR
Proveedor genera ASN
electrónico.
Proveedor envía la carga a
bodega Pactada.
QMarket acusa recibo GRN2,
con estado recibido
en Bodega
Final.
QMarket recibe GRN3, en
estado Devuelto
y la rebaja de
ítems y cantidades rechazadas.
Proveedor puede generar
nuevamente ASN, por las
cantidades rechazadas.
SAP emite un GRN0 confirmando
recepción del documento
QMarket recibe GRN0, estado
confirmado.
QMarket recibe GRN1, estado
entregado.
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WMS: monitoreo de procesos internos CD
Tareas
PersonasProcesos
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Beneficios Obtenidos
1.
Trazabilidad
Control
del
movimiento
físico
de mercancías desde el proveedor hasta el cliente interno.
2.
Optimizar la gestión logística (KPI, ciclos) gracias al flujo de información en tiempo real.
3.
Mejorar el nivel de servicio al cliente interno.
4.
Reducción de costos de transporte.
5.
Aumentar productividad en Almacenes.
6.
Disminución de Inventarios.
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Seguimiento y Trazabilidad
27
www.rastreosat.cl
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Factura Electrónica ligada al ciclo de Recepción
• Proceso estable y masificado: 600
proveedores.
• Soporta el 80% de las facturas
recibidas, con respaldo en recepción
electrónica.
Beneficios:
• 5 días de ventaja en reconciliación de
facturas.
• Contabilidad evita la digitación de la factura,
minimizando errores manuales.
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Triple Matching electrónicoTriple Matching electrónico
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CICLO LOGISTICO INTEGRAL Compañía Minera COLLAHUASI
PROVEEDOR
Crea Pedido
COMPRADOR
Ellipse
Envío Electrónico Guía de Remisión
Envío Electrónico OC1 2
34
56
Recibe Pedido
Genera ASNRecibe ASN
Recibe Material Envío Físico del Material Envía Material
match
Confirma recepción Envío Aviso Electrónico Recepción Recibe confirmación 87
ASN
Guía de
Despacho
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Proceso a controlarCaso Compras Nacionales:
Proveedor Transportista Bodega
ASN ASN
Recepción
Transportista
Consolidación
Transportista
Visibilidad de los Procesos a través de Quadrem
ASN ASN
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Proceso a controlar
Caso Compras de Importación:
Proveedor Transportista
Almacen
Embarcador Área Importación
Agente de Aduana
ASN
ASN
ASN
ASN
ASN
Visibilidad de los Procesos a través de Quadrem
BD
documental
(B/L , guía aérea (CRT),
certificado de origen,
factura, lista de
empaque, otros
certificados.)
BD
documental
(B/L , guía aérea (CRT),
certificado de origen,
factura, lista de
empaque, otros
certificados.)
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Proceso a monitorear
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BENEFICIOS1.
Control del movimiento físico de mercancías desde el Proveedor
hasta almacén de la planta.
2.
Visibilidad completa del proceso.
3.
Información en tiempo real optimizar la gestión logística interna
(KPI, ciclos).
4.
Mejorar el nivel de servicio a los Usuarios (control del tiempo total
de aprovisionamiento).
5.
Coordinación en la logística de los retiros o recepciones Reducción
de costos de transporte
6.
Aumentar la productividad en Almacen (detalle de ítems incluido en
Aviso de Entrega).
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Codificación
Quiero un rodamiento con atributos x, y, z
Decodificación
Decodificación
OptimizaciOptimizacióón Maestro de Materialesn Maestro de Materiales
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Desde e‐marketplace
Quadrem
Contrato
Generación de
Solicitud de
Pedido
WF
Financiero
Generación de
Orden de
Compra
HES creada
por Proveedor
HES Response a e‐
marketplace
QuadremPago
Proveedor
A e‐marketplace
Quadrem
WF Financiero
(Validación)
WF Financiero
(Aprobación)
Cerro Matoso: Gestión de contratos y estados de pago
Proceso HES Electrónica
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Cerro Matoso: Ciclo de Documentos Electrónicos
1/11/2011
Carga Automática de Hoja de Entrada
de Servicios
Envío de Orden de Servicios PagoCarga Automática
de Factura
Confirmación de Hoja de Entrada de
Servicios
Envío de Hoja de Entrada de Servicios
Recepción / Confirmación de
Orden de ServiciosAviso de PagoEnvío de Factura
Electrónica
Recepción Respuesta Hoja de
Entrada de Servicios
COMPRADOR
PROVEEDOR
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EsquemaQuadrem
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Caso 3PL
1. PO; CO
4a. POR
6a. ASN
10. NF
11. NF-R
14. NF-TR
15. NFTR-R
20. CTRC
21. CTRC-R
23 CTRC-F
22. CTRC-R
24. CTRC-F19. CTRC
17. ASNR
16b. NFTR R
13. NFTR
12b. NF-R 6b. ASN
4b. POR7. ASNR APR
Quadrem
TRANSPORTADOR
3. POR
2. PO; CO
5. ASN
8. ASNR-APR
9. NF
12a. NF-R
16a. NFTR-R
Programação deColeta, Conferência
e Recebimento
Despacho(Criação do CTRC)
Criação NFFornecedor Material + NF
Vale Fornecedor
18. ASNR
Material + NF+ CTRC + Manifesto
8a
22a
PROVEEDOR
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4. Gestión basada en información transaccional
BD Análisis
SCM
BD Análisis
SCM
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Selección de contratos
Control de Gestión de los contratos de suministro
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Page 8
Monitoreo por ámbitos
-Pagar según lo contratado
-Medir desempeño
-Supervisión de la ejecución del servicio
-Legislación vigente
-Documentos contractuales firmados
-Libro de obra (Comunicaciones)
-Responsabilidad subsidiaria
-Subordinación y dependencia
-Seguridad
-Medio Ambiente
-Salud
-Control de accesos
- Negociación colectiva
-Control de costos
-Desviaciones de plazo vs. montos
-Productividad
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Panel de control
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Midiendo la intensidad del proceso P2P
• P2P Ratio:
Relación entre el número total de documentos electrónicos transados y el número de pedidos emitidos.
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Etapas
Gestión de la performance de Proveedores
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Reporte evaluación proveedor
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Reporte de Auditoria Contratos
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Sistema de evaluación de contratos/contratistas
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5. Claves para la implementación
1.
Enfoque de Negocios más que tecnológico.
2.
Adopción masiva de todos los proveedores.
3.
Aprovechar capacidades del ERP (SAP, Oracle, Ellipse, otros).
4.
Integrar operadores logísticos y alinearse con estrategia de Factura electrónica.
5.
Asegurar alineamiento de stakeholders internos.
6.
No subestimar gestión del cambio y soporte a la operación.
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…para alcanzar al 100% de la base de proveedores.
…para alcanzar al 100% de la base de proveedores.
Gestión de la adopción
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Aristas claves para la gestión de proyectos
1/11/2011
Gestión del
cambio
Tecnología
Modelo de
operación
Soporte
operacional y
tecnológico
Soporte
compradores
proveedores
Gestión del
Proyecto
Gestión de la
operación
Indicadores,
mejora
continua
Proyecto
Operación
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Consultas
(c) 2010 Quadrem ‐ www.quadrem.com ‐ [email protected]
Abastecimiento Electrónico Integral Cerrando el ciclo logístico y financiero
Lima: Noviembre 9, 2010
Iván Braga ‐
Quadrem