a103pr02 administraciÓn de recursos … · administración y control de los recursos físicos ......

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

CÓDIGO: A103PR02

Versión: 05 Fecha Este procedimiento rige a

partir de su liberación en GINA

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA

CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA NUMERALES DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

00 2010-10 Todos Se emite por primera vez este documento

01 2012-10 -06

1 4 5 6 7 8

Se ajusta el objetivo. Se revisan las definiciones. Se actualizan los documentos de referencia. Se actualiza el diagrama de flujo. Se actualizan las actividades, responsables y se incluyen tiempos. Se actualizan los puntos de control.

02 2014-05-30 Todos Se rediseña el SGC

03 2015-05-25 Todos

Se cambia el nombre del procedimiento de administración de bienes de almacén a administración de recursos físicos. Se ajusta el objetivo general. Se crean los objetivos específicos. Se actualiza el alcance. Se ajusta disposiciones generales Se revisan las definiciones. Se adoptan los principios de la administración de recursos físicos del Departamento. Se actualizan los documentos de referencia. Se crean nuevos procedimientos para la administración de recursos físicos del Departamento. Se actualizan las actividades, responsables y se incluyen tiempos de cada procedimiento. Se crean y actualizan los diagramas de flujo. Se actualizan los puntos de control.

04 2015-05-27

Se cambia la versión por inconvenientes en el cargue en GINA. Se corrige para que coincida con la versión generada en el sistema.

05

Los cambios rigen a

partir de la liberación

del procedimiento en GINA

3.3. 5.

6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.3.1.

6.3.5-3 6.1.1-8 6.3.1-5

-Obligación de reportar acciones al Comité de Inventarios y Baja de Bienes - Inclusión nuevo decreto de contratación. -Inclusión herramienta Cruz Amarilla. -Se incluye actividad 3 y 4 asociada a la revisión del proceder en la adquisición del inmueble esté conforme a la normatividad legal vigente y la revisión de la escritura de compraventa. -Se incluye actividad 3 y 4, asociada a la revisión de jurídica del proceder de la subasta. - Ingreso de bienes al almacén: que los contratos estén

perfeccionados y legalizados.


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VERSIÓN FECHA NUMERALES DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN - Cambio de responsable de Logística pasa a Sistemas. - Inclusión de avalúo. - Se amplía el término a 30 días. - Se amplía el término a 30 días.

1. OBJETIVO

Generar orientaciones para la realización de actividades asociadas a la administración de recursos físicos en Colciencias que conlleven a una gestión eficaz y eficiente de los mismos. 1.1 Objetivos específicos

- Disponer de orientaciones a los responsables de la adquisición, almacenamiento,

administración y control de los recursos físicos del Departamento. - Definir conceptos relacionados con la administración de recursos físicos del Departamento. - Fijar los procedimientos de clasificación de bienes, relacionados con bienes inmuebles, cableado

estructurado, bienes muebles, bienes devolutivos, bienes de consumo, bienes devolutivos con control.

- Fijar los procedimientos del Almacén General, relacionados con ingresos de bienes al Almacén, de asignación de bienes devolutivos al servicio, de asignación de bienes de consumo al servicio, de traslado de bienes y reintegros de bienes devolutivos al almacén general, de baja de bienes y bienes dados de baja por pérdida.

- Fijar los procedimientos del manejo de inventarios, relacionados con asignación de inventarios, traslado de inventarios, levantamiento físico de inventarios, consolidación de inventarios, informes y rendición de cuentas.

- Fijar los procedimientos de situaciones especiales en la administración de bienes, recepción de bienes de terceros por dación en pago y otras modalidades, reemplazo de partes de equipos o bienes en garantía o mantenimiento y seguro de bienes.

- Registrar las funciones del Comité de Inventarios y Baja de Bienes en el marco de la administración de recursos físicos de la Entidad.

2. ALCANCE El procedimiento cubre todas aquellas actividades que se desarrollan para la administración de recursos físicos y se divide en 6 capítulos los cuales describen las actividades de cada uno, que se relacionan a continuación: (i) Generalidades, (ii) Clasificación de Bienes, (iii) Almacén General, (iv) Inventarios, (v) Situaciones especiales en el manejo de bienes y (vi) Comité de inventarios y baja de bienes.

3. DISPOSICIONES GENERALES

De acuerdo con la normatividad vigente este procedimiento define las actividades para la administración de los recursos físicos de propiedad del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación COLCIENCIAS.


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En el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP e instructivos contables, considerando que el numeral 17 BIENES DE MEDIO SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE, del mismo procedimiento contable, establecen que “Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente puede registrarse como activo o como gasto. Cuando la entidad contable pública registre estos bienes como activo, aplica el procedimiento de depreciación para los activos de menor cuantía (…)”, entrarán a hacer parte del inventario, además de aquellos otros que se considere pertinente por parte del área solicitante.

Igualmente, atender lo preceptuado en el artículo 34 de la Ley 734 de 2002 del Código Disciplinario Único sobre los equipos y muebles entregados a los funcionarios y contratistas para el cumplimiento de sus funciones.

3.1 Principios de la administración de recursos físicos del Departamento

Los principios de la administración de recursos físicos del Departamento, están encaminados al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales, en especial a apoyar las acciones que lleven al cumplimiento de “Convertir a COLCIENCIAS en Ágil, Moderna y Transparente”, por tal motivo adoptamos en este numeral, los principios éticos de nuestro “Código de ética y buen gobierno”, los cuales recordamos a continuación:

Los Recursos públicos son recursos sagrados: Los impuestos que pagamos por cada cosa que movemos en la economía, es el dinero de todos. Tener una casa, tener un carro, recibir un salario, hacer una compra cada acto de nuestra vida económica produce un impuesto que es usado para el cumplimiento de las políticas del Estado.

Todo sí se puede atendiendo la ética y dentro de la legalidad: Nuestra tarea es encontrar la manera de poder hacer las cosas, de solucionar las cosas, de concretar las ideas. Le buscamos solución a los problemas y no problemas a las soluciones.

Simple es mejor: Nos debemos al país y a las comunidades científicas y empresariales que nos rodean. Nuestra tarea es facilitar el desarrollo de los proyectos y no entorpecerlo. Usamos el sentido común para decidir y proponer procesos y trámites simples y cumplibles que nos permitan ejecutar más y mejor nuestros proyectos.

Confiamos: En nuestros compañeros, en nuestros socios, en nuestra red de investigadores, en el gobierno y en el futuro del país. Avanzamos sin miedo y con esperanza. El principio de buena fe guía nuestras actuaciones públicas.

Somos creativos e innovadores: Todo el tiempo buscamos la manera de mejorar nuestras acciones de hacerlas más efectivas, más apropiadas al entorno.

Somos buenas personas: Respetamos y valoramos a nuestros compañeros de trabajo, a los ciudadanos, a las comunidades con que interactuamos, entendemos que esta entidad es nuestra segunda casa, y nos hacemos la vida amable.


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3.2 Situaciones especiales en la administración de bienes

Recepción de bienes de terceros por dación de pago y otras modalidades En relación a la recepción de bienes de terceros por dación de pago u otras modalidades y luego de que la Secretaría General y/o la Dirección de Gestión de Recursos y Logística hayan adelantado su respectiva legalización, actas o documentos que acrediten que ya es un bien mueble o inmueble del Departamento, remitirse numeral 6.3 Ingreso de bienes al almacén en donde se administrará como lo describe ese procedimiento.

Reemplazo de partes de equipos o bienes en garantía o mantenimiento El área de Logística o la Oficina de Sistemas de Información según sea la competencia técnica relacionado con el bien a reemplazar o cambiar por garantía, debe emitir un concepto técnico y se realizará la salida y el ingreso pertinente como lo describen los numerales 3.1 y 3.5. 3.3. Comité de inventarios y baja de bienes Este Comité fue creado mediante la resolución 581 de 2014, la cual hace parte de este procedimiento. En el citado acto administrativo está toda la información relacionada con el funcionamiento y composición de este comité. Será responsabilidad del servidor público que desempeñe las labores de almacenista, reportar a la secretaría técnica del comité, las acciones adelantadas, relacionadas con la administración de recursos físicos, en especial las atinentes al adecuado mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. 4. DEFINICIONES

Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancía de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para que estas cumplan los objetivos misionales.

Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de bienes de una entidad.

Almacenamiento (ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde la recepción hasta que se requiere para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del almacenamiento deberá afectarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez de su manejo.

Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el período en que se van a aprovechar sus beneficios.

Avalúo técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposición de un activo.


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Bien: Artículo sobre el cual se puede realizar inventario, o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. Para efectos de esta guía se considera como tales, los elementos de depósito, los bienes de propiedad, planta y equipo de la entidad y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares.

Bienes de consumo controlado: Son bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto con consumo, la entidad decide que deben ser controlados administrativamente.

Bienes inmuebles: Recurso que no puede transportarse de un lugar a otro como terrenos y edificios.

Bienes muebles: Recurso que puede transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa, se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destinación.

Bodega de almacén: Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo o cargos diferidos y devolutivos o activos fijos adquiridos y/o donados. Igualmente, se debe entender que tales bienes físicamente están ubicados en un lugar en el Almacén de manera que se garantice su conservación y buen estado.

Clasificación administrativa: Es la identificación de los bienes conforme a las características, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad, para obtener información por ubicación física o por responsable de uso o custodia.

Clasificación contable: Es la identificación de los bienes conforme a los lineamientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública.

Centro de Costos: Distribución del gasto por dependencias funcionales de la entidad.

Costo histórico: Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.

Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil destinada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva de la entidad pública.

Experto técnico: Persona que por sus especiales conocimientos, es llamada para informar sobre hechos cuya apreciación se relacionan con su especial saber o experiencia.

Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, etc.

Inventario físico: es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del almacén y en las dependencias a cargo de los usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados.


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Muebles y enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran como un activo fijo.

Obsolescencia: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.

Plan Anual de adquisiciones: Es una herramienta de planeación y gestión, en la cual se plasma la programación con anticipación de la gestión de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidad realizará para su funcionamiento durante un período fiscal determinado. Debe estar acorde con la visión de la Entidad y los recursos presupuestales asignados. Debe publicarse antes del 31 de enero de cada año, en el portal de Colombia Compra Eficiente y actualizarse cada vez que sea necesario.

Registro contable: Asiento o anotación contable que debe ser utilizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.

Seguros de bienes: Es una medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de un contrato o póliza de seguros.

Vida útil: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario; el período de vida podrá ser mayor o menor.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos asociados (Normas legales y documentos externos controlados)

Consultar en GINA los documentos asociados al procedimiento: Documentos/Consultar/Explorar

documento/documentos asociados.

6. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO

CLASIFICACIÓN DE BIENES Los bienes del Departamento, se clasifican según su naturaleza en bienes inmuebles, muebles, devolutivos, de consumo y devolutivos con control. 6.1 Bienes inmuebles (Terrenos, edificios e instalaciones)

Como está definido en el numeral 1.5 Definición de conceptos, un bien inmueble es un recurso que no puede transportarse de un lugar, por ejemplo los terrenos y edificios.


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Para la administración de los bienes inmuebles, la Dirección de Gestión de Recursos y Logística a través del área de Logística, realiza las acciones conducentes a su adecuada conservación, así como las labores tendientes a su mantenimiento preventivo y correctivo.

6.1.1 Adquisición de inmuebles

La adquisición de inmuebles se realiza de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en la Ley de contratación estatal.

Nº Responsable Registro D Descripción de la tarea.

Cx Punto de Control número x. Tiempos

I. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

1

Director(a) de Gestión de Recursos y Logística Profesional Especializado DGRL

Estudio de mercado y/o

prefactibilidad

D

ESTUDIO DE MERCADO Y/O PREFACTIBILIDAD DE LA ADQUISICIÓN Para tal efecto, la entidad, dada la naturaleza eminentemente técnica de este proceso, podrá contratar con un tercero la realización de los estudios de mercado y análisis del sector, así como los estudios previos, de conformidad con las necesidades locativas de la Entidad.

6 meses

C1 Verificar que los bienes cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento.

2

Director (a) de Gestión

de Recursos y Logística

NA D

GESTIONAR EL TRÁMITE PRESUPUESTAL Gestiona el trámite presupuestal ante el Ministerio de Hacienda, para que se asignen a Colciencias los recursos necesarios para asegurar el pago del bien inmueble a adquirir.

6 meses


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3

Director de Gestión de Recursos y Logística

Comprobante de solicitud de avalúo o

constancia de no ser

necesario

D

ADQUIRIR EL BIEN INMUEBLE

Gestiona la adquisición de bienes inmuebles mediante contratación directa siguiendo las siguientes reglas:

1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal.

2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

3. La entidad estatal puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior.

6 meses

4 Secretaría General

Memorando D

REVISAR PROCESO DE ADQUSICIÓN DE INMUEBLE

Revisa que el procedimiento efectuado para la adquisición del inmueble esté conforme a la normatividad legal vigente.

15 días


Memorando D REVISAR ESCRITURA

Revisa la escritura de compraventa. 8 días

6

DGRL – Director (a) de Gestión de Recursos y Logística

Escrituras D

FORMALIZAR EL NEGOCIO JURÍDICO

Formaliza el negocio jurídico mediante la firma de las correspondientes escrituras de compraventa y trámite de registro y demás pagos a que haya lugar.

1 meses


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7


Acta de relación de

inventarios y recibido a

satisfacción.

D

LEGALIZAR EL ACTA DE RECIBIDO DEL INMUEBLE Una vez sea suscrito y legalizado el contrato de compraventa y cumplidos los demás requisitos de Ley, procede al recibo del inmueble, con la firma del acta de inventario y recibido a satisfacción correspondiente.

3 días

8

Funcionario/colaborador responsable de la Contabilidad de la Entidad

Ingreso a los registros contables

D

REPORTAR EL INGRESO DEL INMUEBLE ADQUIRIDO A LOS REGISTROS CONTABLES Mediante memorando interno y con el original de las escrituras de compraventa, reporta al área financiera la adquisición del inmueble.

2 días

9 Almacenista Ingreso del

Bien Inmueble

D

REPORTAR INGRESO DE INMUEBLE AL ALMACÉN Con el contrato de compra - venta legalizado y acta de recibido, realiza el ingreso del inmueble al Almacén General, para el registro en los activos e inventario general del Departamento.

1 día

C2 Verificar que todos los elementos devolutivos se encuentren asegurados.

10

Profesional Especializado DGRL

Reporte a la aseguradora

D

REPORTAR INGRESO DE INMUEBLE A LA ASEGURADORA Mediante correo electrónico reporta el ingreso del inmueble para efectos al asesor de seguros y a la aseguradora para que se incluya dentro de las pólizas, dentro de los 30 días siguientes a su recibo.

1 día

C3 Verificar que el inmueble se encuentre asegurado.

6.1. 2 Mejoras de Inmuebles

Las mejoras de inmuebles se realizan de acuerdo a las necesidades del servicio, cuando se realicen adecuaciones o remodelaciones que impacten en los acabados e instalaciones internas y externas y las adiciones cuando haya aumento en la cantidad de metros cuadrados. El costo de las mejoras que aumenten la vida útil o amplíen la capacidad del inmueble constituye un mayor valor del mismo.


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I. MEJORAS DE BIENES INMUEBLES

1



prefactibilidad

D

REALIZAR ESTUDIO DE MERCADO Y/O PREFACTIBILIDAD DE LA MEJORA Elabora el estudio de prefactibilidad de las mejoras requeridas. La contratación pueden incluir los servicios de profesionales en áreas como arquitectura, diseño, ingenieros, entre otros (que tipo de selección se utiliza, es necesario conocerlo para remitir al procedimiento contractual pertinente).

2 meses

C4 Verificar que las mejoras cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento.

2


Contrato legalizado

D

SOLICITAR LA ELABORACIÓN DE CONTRATO Solicita a la SEGEL, la elaboración del respectivo contrato, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento, elaboración y perfeccionamiento de contratos/convenios A106PR08.

De acuerdo con los tiempos

establecidos en el procedimiento “Elaboración y

perfeccionamiento de contratos/

convenios A106PR08

3

Supervisor del Contrato Profesional Especializado DGRL

Informes técnicos y financieros periódicos

D

EJECUTAR CONTRATO DE MEJORA DEL INMUEBLE Realiza la supervisión de las actividades establecidas en el contrato y lleva cabo el seguimiento pertinente para su cumplimiento.

De acuerdo a los tiempos

establecidos en el contrato

4 SEGEL Supervisor del Contrato

Acta de recibo de las

obras D

RECIBIR A SATISFACCIÓN LAS OBRAS (MEJORAS) Una vez concluido el trabajo, se procederá a suscribir el acta de recibo de las obras a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

2 días


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I. MEJORAS DE BIENES INMUEBLES

5 Supervisor del Contrato

Memorando de solicitud de contrato

D

SOLICITAR LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Solicita la liquidación del contrato de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de “Liquidación de Contratos/convenios” (Ver GINA)


establecidos en el procedimiento “liquidación de

contratos” convenios C5

Verificar que las obras correspondan a lo contratado.

En caso de tratarse de adecuaciones locativas (Mantenimiento preventivo o correctivo), se utilizará el mecanismo de Cruz Amarilla (Ver GINA). 6.1.3 Venta de Inmuebles

La venta de inmuebles se realiza de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en las normas de contratación estatal.



I. VENTA DE BIENES INMUEBLES

1

Director(a) de Gestión de Recursos y Logística Profesional Especializado DGRL Secretaría General


prefactibilidad

D

REALIZAR ESTUDIO DE MERCADO Y/O PREFACTIBILIDAD DE LA VENTA Realiza las gestiones pertinentes con CISA para acoger el procedimiento de Oferta Pública Simple (Puja) o Oferta Pública Especial (Subasta)

2 meses

C6

Verificar que la negociación se adelante conforme con la normatividad vigente y con el lleno de los requisitos exigidos.

2


Comprobante de solicitud de avalúo

D

SOLICITAR AVALUO COMERCIAL Para efectos de determinar el valor de la venta, y en caso de no contarse con un avalúo con fecha no mayor a dos (02) años, a la fecha de la negociación, gestiona con el IGAC, la práctica de un avalúo del inmueble a vender.

3 meses


Memorando REVISIÓN JURÍDICA Revisa que el proceso de subasta esté ajustado a la normatividad legal vigente.


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I. VENTA DE BIENES INMUEBLES

4

Comité de inventario y baja de bienes

Acta de reunión

REUNIÓN COMITÉ DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES El secretario del comité solicitará al presidente autorización para citar a reunión, para presentar a los integrantes del comité las gestiones adelantadas.

3

Director (a) de Gestión de Recursos y Logística Profesional Especializado Área Logística

Subasta D

REALIZAR SUBASTA DE VENTA DE INMUEBLE Realiza subasta de venta del inmueble, de conformidad con los procedimientos de CISA, realizada por esa entidad, con el acompañamiento de Colciencias.

4 meses

4

Profesional Especializado Área Financiera

Ingreso de recursos

D

VERIFICAR INGRESO DE RECURSOS Verifica con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) el ingreso de los recursos a la cuenta destinada para ello y establecida en el procedimiento de la Subasta

2 horas

5


Acta de entrega a

satisfacción

D

LEGALIZAR LA VENTA EN SUBASTA Y REALIZAR ACTA DE ENTREGA A SATISFACCIÓN DEL INMUEBLE AL COMPRADOR Una vez adjudicado en subasta el inmueble, y previo el cumplimiento de los requisitos para entregar el inmueble, relacionados en especial con el pago del valor de la venta, procede a hacer entrega del inmueble, en la fecha establecida en el procedimiento que rige la subasta.

2 meses


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6.1.4 Cableado estructurado El cableado estructurado se registrará en la cuenta de *Edificios, como un mayor valor del respectivo

inmueble.



I. CABLEADO ESTRUCTURADO

1

Director(a) de Gestión de Recursos y Logística Jefe Oficina de Sistemas


prefactibilidad

D

REALIZAR ESTUDIO DE MERCADO Y/O PREFACTIBILIDAD DE LA VENTA Elaborar el estudio de prefactibilidad de las mejoras requeridas. La contratación pueden incluir los servicios de profesionales en áreas como arquitectura, diseño, ingenieros, entre otros (que tipo de selección se utiliza, es necesario conocerlo para remitir al procedimiento contractual pertinente).

4 meses

C7 Verificar que los bienes cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento.

2 Jefe Oficina de Sistemas.

Memorando de solicitud de

contrato D

SOLICITAR LA ELABORACIÓN DE CONTRATO Solicita a la SEGEL, la elaboración del respectivo contrato, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento elaboración y perfeccionamiento de contratos/convenios A106PR08.


establecidos en el procedimiento “Elaboración y

perfeccionamiento de contratos/

convenios “A106PR08.

3 Jefe Oficina de Sistemas

Acta de recibido a

satisfacción

D

SUPERVISAR LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO DEL CABLEADO ESTRUCTURADO Realiza la supervisión de los actividades establecidas en el contrato y lleva cabo el seguimiento pertinente para su cumplimiento. Durante la ejecución del contrato se deberá contar con los profesionales de la Oficina de Sistemas, así como para recibir a satisfacción los trabajos realizados.

Tiempo de ejecución del

contrato


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I. CABLEADO ESTRUCTURADO

4 Supervisor

Memorando de solicitud de liquidación del

contrato

Acta de liquidación

D

SOLICITAR LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Solicita la liquidación del contrato de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Liquidación de Contratos/convenios” (Ver GINA). Una vez culminados los trabajos, con la constitución de las debidas garantías, y dentro del término legal, se procederá a realizar el acta de liquidación del contrato.

2 días

5 Oficina de Sistemas de Información

N.A. D

CUSTODIAR, ADMINISTRAR Y CONTROLAR EL CABLEADO ESTRUCTURADO Brinda apoyo en el seguimiento para asegurar el correcto funcionamiento del cableado estructurado. Advierte sobre la necesidad de realizar mantenimiento preventivo y correctivo al mismo y realiza las acciones a que haya lugar.

1 día

C8 Verificación funcionamiento y realización de acciones conducentes.

Por tratarse de contratación que amerita conocimientos especializados, se asumirá por la Oficina de Sistemas.


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6.2 BIENES MUEBLES

Como se consignó en el numeral Definición de conceptos, un bien mueble es un recurso que puede transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos por si mismos, o por fuerza externa, se exceptúan los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destinación.

Los bienes muebles que ingresan a la entidad por motivos de compra, comodato, dación en pago, etc… se les hará el debido ingreso al almacén general, de igual forma sus movimientos, traslados entre dependencias o bodegas, serán administrados a través de los procedimientos del numeral 3 del presente documento. Para la administración de los bienes muebles, la Dirección de Gestión de Recursos y Logística a través del área de Logística, mediante mecanismos de selección establecidos en la normatividad vigente, tramitará la contratación de la adquisición de bienes muebles. Estos bienes se encuentran categorizados como bienes devolutivos, de consumo y devolutivos con control (Software), como se describen a continuación: 6.2.1 Bienes devolutivos Los bienes devolutivos hacen parte de la línea de bienes muebles, se identifican en este ítem, aquellos que por su naturaleza, precio, servicio y/o destinación, deben ser identificados con placa del Almacén General, son asignados a un responsable en el inventario personalizado del funcionario o contratista y son registrados ante la aseguradora de bienes de la entidad. 6.2.2 Bienes de consumo Los bienes de consumo hacen parte de la línea de bienes muebles, se identifican en este ítem, aquellos que por su naturaleza, precio, servicio y/o destinación, deben ser suministrados a las dependencias para su consumo y uso. No requieren ser identificados con placa del Almacén General ya que no se asignarán a inventarios de ningún funcionario o contratista, cuentan con una administración rigurosa para ser suministrados de forma mensual o cuando se realice la solicitud especifica de la dependencia que lo requiera. 6.2.3 Bienes devolutivos con control (Software) Los bienes devolutivos con control (software) hacen parte de la línea de bienes muebles, los cuales se cargan al inventario del funcionario encargado en la oficina de sistemas de información y se registrará la amortización relacionada al tiempo que dure el contrato o la licencia en expirar.


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6.3 ALMACÉN GENERAL

6.3.1 Ingresos de bienes al Almacén



I. INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

1 Almacenista

Actas de entrega

o Recibo a

Satisfacción

D

RECIBIR Y VERIFICAR LOS BIENES RECIBIDOS Recibe los bienes adquiridos, de acuerdo con alguna de las siguientes modalidades:

Órdenes de compra Contratos debidamente

perfeccionados y legalizados. Donaciones Dación en pago Adjudicación en procesos ejecutivos Traspasos o comodatos, por

reposición de los bienes que se han perdido

Adquisiciones realizadas a través de Caja Menor.

Factura. Reintegros de bienes devolutivos Comprobantes de ingreso y egreso de

almacén Verifica contra la remisión o factura, acta o resolución, sentencia judicial, conciliación o dación en pago, teniendo en cuenta sus características: cantidad, calidad y estado. De manera adicional, para los equipos verifica la marca, el modelo y los seriales. Si el bien posee características técnicas especiales, el supervisor del contrato o funcionario experto debe participar en su recepción y verificar que el bien cumple con las condiciones técnicas establecidas en el contrato, acto administrativo o sentencia judicial.

Permanente

C9 Verificar que los bienes cumplan con la calidad, cantidad y estado requeridos.


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I. INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

2 Almacenista Comprobante

de ingreso D

REGISTRAR Y CATEGORIZAR EL BIEN RECIBIDO Registra en la base de datos, los bienes que fueron recibidos y se elabora el comprobante de ingreso. Categoriza si es un bien devolutivo, devolutivo con control (software) o de consumo para continuar con el procedimiento que caracteriza a cada tipo. Cuando es un bien devolutivo, posterior a su registro con el comprobante de ingreso, se debe identificar el bien con una placa con el correspondiente número consecutivo.

30 minutos por elemento

3


Comprobante de Ingreso

firmado

D

REVISAR Y FIRMAR SOPORTES DEL INGRESO DE BIENES AL ALMACEN Revisa y firma comprobantes de ingreso de los bienes adquiridos y registrados en el sistema.

5 min por comprobante

de ingreso

4

Profesional Especializado DGRL Supervisor

Soportes para pago

D

TRAMITAR PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Recopila soportes y presenta a DGRL para pago, de acuerdo al procedimiento de Supervisión y Seguimiento a Contratos (Ver GINA).

2 días

5 Almacenista

Ingresos de Bienes

Devolutivos para

Asegurarlos

Correo electrónico

D

REPORTAR INGRESO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS PARA EL SEGURO Mediante correo electrónico reporta el ingreso de elementos devolutivos para efectos del seguro de los bienes, adjuntando factura de venta, dentro de los 30 días hábiles siguientes al recibo del bien.

1 día

C10 Verificar que todos los elementos devolutivos se encuentren asegurados.

6 Almacenista

Reporte mensual con soporte del movimiento

D

REPORTAR ANÁLISIS DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN AL ÁREA FINANCIERA /CONTABILIDAD Elabora y entrega una copia del reporte mensual de Movimiento por Grupo de Inventarios a Contabilidad.

3 primeros días hábiles

del mes siguiente


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6.3.2 Asignación de bienes devolutivos al servicio



I. ASIGNACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS AL SERVICIO

1 Funcionario o contratista

Solicitud de elementos

A103PR02F01

D

SOLICITAR BIENES Solicita al almacenista mediante el formato Solicitud de Elementos, (disponible en GINA), la entrega de bienes devolutivos para el cumplimiento de sus funciones.

5 días

2


N.A. D

APROBAR LA SOLICITUD DE ELEMENTOS Revisa y aprueba la solicitud de elementos, previo visto bueno del Profesional Especializado de la DGRL. 2 días

3 Almacenista

Inventario actualizado

con asignación del nuevo elemento devolutivo WebSafi

D

ELABORAR ASIGNACIÓN DEL ELEMENTO AL INVENTARIO Y ENTREGAR ELEMENTO Elabora el comprobante de asignación del elemento al inventario del usuario y genera el reporte del inventario actualizado con el nuevo elemento y realizar la entrega de los bienes solicitados. El inventario actualizado es firmado por el almacenista y la persona que recibe.

2 días

4 Almacenista

Reporte mensual

con soporte del

movimiento

D

REPORTAR ANÁLISIS DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN A CONTABILIDAD Entrega a Contabilidad una copia de los inventarios de la entidad y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén. Archiva el original de los inventarios de los bienes devolutivos en servicio, y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén.

3 primeros

días hábiles del mes siguiente


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6.3.3 Asignación de bienes de consumo al servicio



I. ASIGNACIÓN DE BIENES DE CONSUMO AL SERVICIO

1 Funcionario o contratistas

Solicitud de elementos

A103PR02F01

D

SOLICITAR BIENES Solicita a la Dirección de Gestión de Recursos y Logística mediante el formato Solicitud de Elementos disponible en el aplicativo GINA, la entrega de bienes de consumo para el cumplimiento de sus funciones.

5 días

2

Profesional Especializado DGRL – Área Logística - Director de Gestión de Recursos y Logística

N.A. D

REVISAR Y APROBAR LA SOLICITUD DE ELEMENTOS. Dicha solicitud deberá contar con la revisión y visto bueno del Profesional Especializado de la DGRL – Área Logística - Aprueba la solicitud de elementos.

2 días

3 Almacenista

Comprobante de

egreso bien de consumo

WebSafi

D

ELABORAR COMPROBANTE DE EGRESO DEL ELEMENTO Y ENTREGAR ELEMENTO Elabora el comprobante de egreso y realizar la entrega de los bienes solicitados, se hace firmar por el usuario y el almacenista.

2 días

4 Almacenista

Reporte mensual

con soporte del

movimiento

D

REPORTAR ANÁLISIS DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN A CONTABILIDAD Entrega a funcionario/colaborador encargado de la Contabilidad una copia de los inventarios de la entidad y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén. Archiva el original de los inventarios de los bienes devolutivos en servicio, y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén.

3 primeros



CÓDIGO: A103PR02



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6.3.4 Traslado de bienes y reintegros de bienes devolutivos al almacén general



I. TRASLADO DE BIENES Y REINTEGROS DE BIENES DEVOLUTIVOS AL ALMACÉN

1 Funcionario o contratistas

Correo electrónico

D

COMUNICAR TRASLADO O REINTEGRO DE BIENES Para el traslado o reintegro de bienes devolutivos, el responsable del bien (funcionario o supervisor y contratista) mediante comunicación escrita por correo electrónico, solicita al Profesional Especializado DGRL – área logística -, el traslado de su inventario al nuevo responsable del mismo o reintegro al almacén de los bienes que no requiere para su uso.

2 días

2 Almacenista Inventario

actualizado WebSafi

D

ELABORAR COMPROBANTE DE TRASLADO O REINGRESO DEL ELEMENTO Elabora el comprobante de traslado o reingreso al almacén y recibe elementos. Genera nuevamente el inventario del usuario con la actualización de los bienes a su cargo. El inventario actualizado es firmado por la persona que entrega el elemento.

2 horas por

actualización

3 Almacenista

Reporte mensual

con soporte del

movimiento

D

REPORTAR ANÁLISIS DEL MOVIMIENTO DE ALMACÉN A CONTABILIDAD Entrega a Contabilidad una copia de los inventarios de la entidad y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén. Archiva el original de los inventarios de los bienes devolutivos en servicio, y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén.

3 primeros



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6.3.5 Baja de bienes y bienes dados de baja por perdida

Baja de bienes



BAJA DE BIENES

1

Almacenista N.A D

IDENTIFICAR BIENES QUE NO PRESTAN NINGÚN SERVICIO Los bienes en depósito de almacén que no prestan ningún servicio a la Institución por daños, obsolescencia o por deterioro, se relacionan e identifican a fin de solicitar concepto técnico (si aplica) o justificación del profesional especializado de la DGRL – área logística - sobre su estado. Se somete a consideración del comité técnico de inventarios y baja de bienes.

Mínimo 2 veces al año

2 Almacenista

Relación de bienes que no prestan

servicio

D

ENVIAR RELACIÓN DE BIENES Informa con memorando al profesional especializado de la DGRL – área logística -, la relación de los bienes que no prestan ningún servicio a la Entidad, junto con el concepto técnico (si aplica) o justificación del estado de dichos bienes. El memorando que se envía contiene la siguiente información:

Descripción del estado de los elementos

Cantidad de elementos Valor en libros, discriminando:

- Valor histórico - Ajustes por Inflación - Costo Histórico ajustado - Depreciación total - Valor neto

1 día


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BAJA DE BIENES

3

Profesional Especializado DGRL – área logística

N.A. D

REVISAR MEMORANDO Y SOLICITAR REUNIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES Revisa el memorando y concepto técnico, justificación de los mismos o avalúo realizado por terceros, y solicita a la presidente del Comité Técnico de Inventarios y Baja de Bienes, autorización para citar a reunión y de esta manera someter a su consideración la documentación recopilada, para que esta instancia se pronuncie sobre la misma, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 581 de 2014.

20 días

4 Comité Técnico de Inventarios y Baja de Bienes

Actas D

EVALUAR Y APROBAR EL ACTA DE BAJA Y DESTINO FINAL DE LOS BIENES De conformidad con las funciones del comité se procederá a por parte de sus integrantes: Evalúa y aprueba el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables de la entidad.

20 días

5

Profesional Especializado DGRL – área logística

Proyecto de resolución

D

ELABORAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN Proyecta resolución para proceder a dar de baja por alguno de los siguientes casos: - Traspaso a otra entidad pública, - Destrucción - Comercialización o venta mediante CISA o entidad del gobierno que por sus funciones se encargue de esta actividad.

30 días


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BAJA DE BIENES

6


N.A D

REVISAR PROYECTO DE RESOLUCIÓN Revisa que el proyecto de resolución mediante el cual se procede a dar de baja unos bienes cumpla con los requisitos y los procedimientos establecidos, en cada uno de los siguientes casos: -Traspaso a otra entidad pública, - Destrucción, - Comercialización o venta. Revisada la resolución se solicita concepto a la Secretaria General.

10 días


N.A D

REVISAR RESOLUCIÓN Revisa la resolución y da visto bueno si cumple con las previsiones de Ley. Devolver a la DGRL

20 días

8

Director de Gestión de Recursos y Logística Director General

N.A D

FIRMAR RESOLUCIÓN Con el visto bueno de la Secretaria General se procede a su firma. Nota: La firma del Director General o del DGRL depende del valor de los bienes a dar de baja. Para estos efectos, el valor se entiende como el valor neto en libros.

5 días

9

Secretaría General

Resolución numerada

D

NUMERAR Y FECHAR RESOLUCIÓN Una vez firmada la resolución se procede a su numeración y a entregar copia a la DGRL

2 días


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BAJA DE BIENES

10 Almacenista

Acta y comprobantes de salida elaboradas

D

DESCARGAR BIENES DEL SISTEMA Con la resolución firmada y numerada, se procede a i) descargar del aplicativo dispuesto para tal fin los bienes relacionados en la Resolución; y ii) al retiro físico de los bienes, los cuales, según sea el caso, debe elaborar una Acta, así: -Traspaso a otra entidad pública: Elaboración de un Acta de entrega por parte del funcionario responsable de Colciencias y recibo a satisfacción de la entidad a la que se trasladan los bienes. -Destrucción: Elaboración de un Acta mediante la cual se procede a la destrucción de los elementos contenidos en la resolución, para lo cual se requiere como testigos dos funcionarios de la entidad. -Comercialización o venta. Si la Resolución mediante la cual se da de baja establece que los bienes son objeto de venta, se procederá a solicitar la venta a CISA o a la entidad del gobierno que por sus funciones se encargue de esta actividad

3 días

C11

Garantizar que los bienes dados de baja se descarguen del sistema.

11

DGRL Profesional Especializado DGRL

N.A D

SOLICITAR SUBASTA A LA ENTIDAD DEL ESTADO ENCARGADA DE ESTA ACTIVIDAD Mediante oficio solicita a la entidad del Estado encargada de esta actividad, la comercialización de los bienes de que trata la Resolución y se gestiona el avalúo de los mismos, o con base en el existente, en caso de ya haberse practicado, fijar el precio base de venta.

2 días


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BAJA DE BIENES

12

DGRL Profesional Especializado de la DGRL

N.A D

RECIBIR AVALÚO E INICIO PROCESO DE SUBASTA Recibe avalúo, envía oficio de aceptación y solicita fecha, hora, sitio donde se va a llevar a cabo la subasta, de conformidad con la programación de CISA. ¿Se efectúa la venta? Si: continúa con la actividad 13. No: Se continúa con este procedimiento de subasta hasta tres veces consecutivas. Regresa actividad 11. Nota: Dependiendo de los motivos por los cuales no ha sido posible la venta, se analizará la viabilidad de darlos de baja.

Min 3 días

Max 45 días

13

DGRL Profesional Especializado de DGRL

Acta de Adjudicació

n D

ENTREGAR BIENES ADJUDICADOS CON ACTA Realiza la entrega de los bienes con el Acta de Adjudicación, elabora acta de entrega, que va firmada por el DGRL, almacenista y comprador.

2 días


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Bienes dados de baja por pérdida



I. BIENES DADOS DE BAJA POR PÉRDIDA

1

Funcionario o Contratista

Memorando reportando pérdida

D

COMUNICAR PÉRDIDA DEL BIEN El funcionario o contratista responsable del bien, dentro de los tres (3) días siguientes a haber ocurrido el hecho o de la fecha en que tenga conocimiento, informa a la DGRL, sobre la pérdida del bien, con un documento escrito, con las características precisas del bien y en el cual se expresen las circunstancias de modo, tiempo y lugar en las cuales ocurrieron los hechos que dieron lugar a la pérdida del bien, anexando copia de la denuncia realizada ante la autoridad judicial competente.

2 días

2

Profesional Especializado de DGRL - área logística -

Solicitud de reposición del bien

D

ELABORAR LA SOLICITUD DE REPOSICIÓN DEL BIEN PERDIDO Elabora y firma oficio para la solicitud de reposición del bien perdido, ante la compañía de vigilancia o ante la aseguradora, según sea el caso. Anexa los siguientes documentos:

Copia de la factura de adquisición Comprobante de ingreso Comprobante de egreso y demás

documentos que solicite la compañía de seguros (Esto depende del bien y de las exigencias de la compañía de seguros y de la empresa de vigilancia).

Min 10 días

Max 25 días


CÓDIGO: A103PR02



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3

Profesional Especializado de DGRL – área logística -

Memorando D

ENVÍAR MEMORANDO A LA SECRETARÍA GENERAL Elabora y firma el memorando dirigido a la Secretaría General para que se adelante la respectiva investigación disciplinaria, por la pérdida del bien, con copia al almacenista de Colciencias y en caso de que el responsable del bien sea un contratista, al supervisor del contrato para lo de su competencia. Especifica las características del bien, anexando los siguientes soportes: memorando del funcionario informando la perdida, copia del acta de la denuncia, copia del oficio a la compañía aseguradora y compañía de vigilancia y demás documentos requeridos por la compañía de vigilancia o de seguros, según corresponda.

1 día


Resolución de inicio de investigació

n

D

RECIBIR REPORTE DE PERDIDA Acusa recibo del reporte de pérdida y denuncia. Si hay merito, abren investigación. Dar traslado a los demás organismos del Estado que deban adelantar investigación, según el hecho.

2 días

C12 Realizar investigación a los casos de pérdida de bienes que lo requieran.

5

Almacenista

Comprobante de salida y egreso

D

REGISTRAR SALIDA DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO Con base en los documentos recopilados, diligencia un comprobante de salida de devolutivos en servicio y un egreso por responsabilidad en proceso.

1 día


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6

Funcionario/colaborador de la contabilidad –Área Financiera -DGRL

N.A D

CREAR RESPONSABILIDAD A CARGO DEL FUNCIONARIO Con base en el memorando enviado por el almacenista, el reporte de la pérdida y los anexos respectivos, carga en la cuenta de responsabilidad en proceso en contra del funcionario responsable de la pérdida del bien y pendiente de las acciones a seguir por el supervisor en caso de tratarse de un contratista.

5 días

7 Compañía de Vigilancia

D

EFECTUAR REPOSICIÓN DEL BIEN Cuando el bien se haya perdido de las instalaciones de Colciencias en hechos que comprometan la responsabilidad de la compañía de vigilancia, esta empresa deberá responder por el mismo y efectuar su reposición, por uno de iguales o similares características.

10 días

8 Compañía Aseguradora

N.A D

EFECTUAR REPOSICION DEL BIEN Efectúa reposición del bien por uno igual o de similares características.

N.A.

9

Profesional especializado de la DGRL – Área Logística- Almacenista

Factura de compra del elemento

D

RECIBIR BIEN POR RESTITUCIÓN Recibe el elemento, la factura correspondiente y procede a ingresarlos en el sistema establecido y a solicitar mediante correo electrónico a la Profesional Especializado del área logística la inclusión del mismo en la póliza de seguros.

N.A.

10 Profesional Especializado del área de logística

D

INCLUSIÓN DEL BIEN EN LA PÓLIZA DE SEGUROS Procede mediante correo electrónico a solicitar a la compañía de seguros que se incluya el bien en la póliza para que quede asegurado, previo a ello se debe gestionar la disponibilidad de recursos para el pago de la prima que la inclusión de los bienes genera. Pagar la prima a la compañía de seguros.

Durante los 30 días

siguientes del ingreso al almacén


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11

Secretaría General

Resolución de terminación de investigación

D

TERMINACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (SI APLICA) Profiere acto administrativo de finalización de la investigación o de apertura de investigación y si es del caso oficia a la Procuraduría, Contraloría o Fiscalía, para lo de su competencia.

N.A.

a. INVENTARIOS 6.4.1 Asignación de inventario, traslado de inventarios y levantamiento físico de inventarios

Nº Responsable Producto D Descripción de la tarea.


I. INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

1 Almacenista D RECIBIR MODIFICACIONES DE INVENTARIOS Recibe comunicación de la Oficina o Dirección respectiva de traslados o devolución de elementos.

Permanente


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2

Directores o Jefes de Oficina Almacenista Funcionarios Contratistas

Listado actualizado del sistema

de inventario

personalizado

Correo

electrónico

D

ASIGNAR INVENTARIOS Y FIRMAR SOPORTES Los bienes se entregarán directamente a cada uno de los funcionarios, teniendo como soporte la comunicación del área de talento humano, en la cual dan aviso de la posesión de la persona en el cargo para el cual fue nombrado. En el caso de contratistas, se entregarán previa solicitud del supervisor del contrato, realizada mediante el diligenciamiento del formato diseñado para tal fin. El almacenista efectúa la entrega física de los bienes al usuario teniendo en cuenta los números de placa, cantidades, referencias y especificaciones de los mismos. Si es un traslado, se realizan en el sistema y firma el soporte que genera el sistema. Si es una devolución, se recoge el elemento y se traslada al almacén a bodega bienes usados y firma soporte. Nota: Los funcionarios o contratistas, reciben los bienes devolutivos con lo cual se hacen responsables de la custodia y correcta utilización de los bienes suministrados.

30 minutos por

inventario

3

Profesional Especializado DGRL – área logística - Almacenista

Correo electrónico

D

COMUNICAR LA TOMA DE INVENTARIOS PERSONALIZADOS Comunica mediante correo electrónico a los funcionarios y contratistas, la toma de inventarios personalizados. A partir del año 2015, se harán 2 inventarios al año, uno en junio-julio y otro en nov-dic.

1 día

4

Almacenista Listado de elementos devolutivos

D

GENERAR LISTADO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Genera listado de los elementos devolutivos por funcionario o contratista y lo remite a cada dependencia, con el fin que estos tengan conocimiento de los bienes objeto de revisión.

30 minutos por

inventario


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5

Almacenista Funcionarios Contratistas

Inventario de bienes

personalizados firmado

D

VERIFICAR EL INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS Verifican que la descripción del elemento y el número de placa de inventario concuerden con los datos de los elementos que le fueron entregados para su uso. Si se presentan inconsistencias se realizan las respectivas correcciones y se vuelve a imprimir en original y copia. Firma el funcionario o contratista responsable.

30 minutos por

inventario

C13 Verificar que todos los inventarios identificados se encuentren legalizados.

6 Almacenista

Reporte mensual

con soporte del

movimiento

D

ACTUALIZAR INFORMACION DEL INVENTARIO Y ENTREGA A CONTABILIDAD Entrega a funcionario/colaborador encargado de la contabilidad una copia de los inventarios de la entidad, y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén. Archiva el original de los inventarios de los bienes devolutivos en servicio, y el inventario de los bienes de consumo y devolutivos en el depósito de almacén.

3 primeros días hábiles

del mes siguiente

C14 Revisar que el inventario se encuentre actualizado.

6. PUNTOS CRÍTICOS Punto de Control Responsable Registro/Evidencia

C1: Verificar que los bienes cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento.


Estudio de mercado y/o prefactibilidad

C2: Verificar que todos los elementos devolutivos se encuentren asegurados.

Almacenista Ingreso del Bien Inmueble

C3: Verificar que el inmueble se encuentre asegurado.


Reporte a la aseguradora


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Punto de Control Responsable Registro/Evidencia

C4: Verificar que las mejoras cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento.



C5: Verificar que las obras correspondan a lo contratado.

Almacenista Memorando de solicitud de contrato Acta de liquidación

C6: Verificar que la negociación se adelante conforme con la normatividad vigente y con el lleno de los requisitos exigidos.



C7: Verificar que los bienes cumplan con los requisitos solicitados por el Departamento

Director(a) de Gestión de Recursos y Logística Profesional Especializado DGRL Jefe Oficina de Sistemas


C8: Verificación funcionamiento y acciones a seguir.

Oficina de Sistemas de Información

N.A.

C9: Verificar que los bienes cumplan con la calidad, cantidad y estado requeridos.

Almacenista Actas de entrega Recibo a Satisfacción

C10: Verificar que todos los elementos devolutivos se encuentren asegurados.

Almacenista Ingresos de Bienes Devolutivos para Asegurarlos Correo electrónico

C11: Garantizar que los bienes dados de baja se descarguen del sistema.

Almacenista Acta y comprobantes de salida elaboradas

C12: Realizar investigación a los casos de pérdida de bienes que lo requieran.

Secretaría General Resolución de inicio de investigación

C13: Verificar que todos los inventarios identificados se encuentren legalizados.

Almacenista Funcionarios Contratistas

Inventario de bienes personalizados firmado

C14: Revisar que el inventario se encuentre actualizado.

Almacenista Reporte mensual con soporte del movimiento


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Elaboró Revisó Aprobado por

Nombre: Gladys Patricia Reyes Cupajita Reney Arias

Nombre: Stella Quiñones Benavides

Nombre: Liliana María Zapata Bustamante

Cargo: Técnico Secretario

Cargo: Profesional Especializado Código 2028 – Grado 19.

Cargo: Directora de Gestión de Recursos y Logística (Encargada)

Fin del procedimiento.

a103pr02 administraciÓn de recursos … · administración y control de los recursos físicos ......

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