a) relacionadas con la operatoria de la empresa en general

a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en general

Separar las funciones de registro, operación y custodia en sectores y personal diferente. La más conocida dice: “quien registra no debe tener acceso a los fondos ni autorización para disponer de ellos”.

Procurar que toda actividad esté dividida en fases de modo que no quede su totalidad a cargo de una misma persona.

a) 1. La documentación comercialPrenumerar y preimprimir: toda documentación

emitida por la empresa para respaldar operaciones debe estar prenumerada y preimpresa. Existe reglamentación de AFIP que ordena la impresión de determinada documentación (facturas, remitos, etc). (Ver Anexo: Documentos Comerciales.)

Clasificar la documentación anulada: la documentación anulada debe ser clasificada como tal y conservada según las disposiciones vigentes para el resto de la documentación.

Denunciar la pérdida de documentación: para prevenir su uso fraudulento, la pérdida de documentación debe ser denunciada públicamente.

Nombrar autorizados: se aconseja determinar expresamente a los autorizados o encargados de utilizar la documentación comercial (y eventualmente apoderados).

Controlar documentación ingresante: la documentación que ingrese a la empresa debe ser cuidadosamente controlada antes de su aceptación y registro.

La documentación comercial

Custodiar la documentación importante o crítica: debe existir un correcto control de acceso a los sectores donde se encuentre la documentación y valores de la empresa.

Proteger información confidencial: la información confidencial debe ser protegida correctamente, si se utilizan sistemas informáticos, la misma se debe encontrar protegida por passwords, y en caso de estar archivada, sólo personal autorizado debe tener acceso a los mencionados archivos. (Ver cap. VI.)


Custodiar documentos comerciales: su custodia debe estar separada de quien la usa, y su entrega deberá hacerse contra la firma de quien los recibe. También es conveniente que contra entrega de un talonario nuevo, en el caso que se utilicen estos soportes, se proceda a la devolución del talonario agotado. Se deberá llevar un registro de la existencia de la documentación.


a) 2. El personal y sus responsabilidadesDeterminar expresamente facultades: se deben

conocer las facultades y funciones de cada integrante de la organización así como también su responsabilidad por las mismas.

Comunicar desvinculaciones: cuando alguien se retira de la empresa el hecho deberá informarse con rapidez a todo eventual interesado o relacionado con el mismo.

Rotar personal: es aconsejable la rotación del personal encargado del manejo de los fondos, ya que si siempre es realizado por la misma persona, un error u omisión puede pasar inadvertido.

a) 3. Los activos monetariosLimitar la circulación de dinero: es necesario que la

circulación de dinero y/o documentación, dentro de la empresa, se limite al mínimo.

Custodiar los fondos: es conveniente la concentración de la responsabilidad sobre la custodia de fondos en una sola persona. Por excepción se puede delegar en más de una.

Controlar a los responsables: una vez designado un responsable para la tenencia de valores, se deberá controlar mediante las registraciones contables si todo lo que tiene es lo que debe tener y si todo lo que debe tener lo tiene.

Separar manejos dinerarios de la registración: el otorgamiento de créditos seguimiento de cobranzas , planificación de los pagos, y todo otro manejo financiero debe estar separado de quienes realizan los registros contables.

Los activos monetarios

Separar fondos de diferentes procedencias: para un mejor control de los fondos es recomendable la separación de los fondos provenientes de cobranzas, de los utilizados para pagos.

Disponer doble firma en los cheques: puede establecerse como regla general, siempre y cuando sea posible, que los cheques deban ser firmados por dos personas autorizantes.


Autorizar firmas: la firma de los cheques debe realizarse por persona autorizada y con firma registrada en el banco. Es conveniente que los cheques los firmen dos personas como mínimo (orden conjunta).

No dejar cheques firmados o endosados: nunca se deben dejar firmados con anticipación. En circunstancias en que los autorizados a firmar los cheques deban ausentarse por un tiempo prolongado los cheques que deje firmados deben ser guardados en la caja fuerte.


Custodiar documentos a cobrar y valores: la custodia de los documentos a cobrar y todo tipo de valores debe ser independiente del área de Tesorería y del área de Contaduría.

Para los cheques de pago diferido debería aplicarse la misma norma, pero, en la práctica, no suele hacerse así y se hace cada vez más frecuente su uso como medio de pago.


Cruzar cheques recibidos: los cheques que quedan en poder de la empresa deben ser cruzados y colocárseles un sello que diga “Únicamente para ser depositado en la Cta. Cte. …” (esto siempre y cuando la situación financiera de la empresa lo permita, y no deban ser utilizados como medio de pago a proveedores).

Documentar la entrega de bienes: cada persona que recibe dinero o valores, deberá formar un recibo que quedará en poder de la que lo/s entrega, asegurando así el cumplimiento de las normas de control interno por oposición de intereses.


Separar la confección de cheques de su entrega: la emisión de la orden de pago debe realizarse por personas que no manejen valores ni los entreguen.

Realizar conciliaciones bancarias y arqueos: las conciliaciones bancarias no sólo deben ser realizadas por quienes manejan los fondos, sino también por el sector de contaduría y de auditoría. Los arqueos de caja sorpresivos son una buena herramienta de control interno. La tecnología de operación por redes permite hacerlo, si es necesario, en tiempo real.


Verificar valores en cartera: para verificar la cantidad de valores en cartera deben realizarse arqueos sorpresivos.

Respaldar y documentar la cancelación de deuda o declaración de incobrabilidad: la cancelación de cuentas y la declaración de incobrabilidad deben ser aprobadas por un responsable que no pertenezca al área de créditos y con la documentación de respaldo que lo avale. Téngase presente que las normas impositivas exigen agotar las instancias legales razonables en función de la significatividad de los montos involucrados.


Contratar seguros: en algunos casos puede ser necesario que para aquellos que tengan manejo directo de valores se tomen “seguros de fidelidad” que cubran a la empresa contra posibles pérdidas por comportamiento desleal. No son prácticas habituales en nuestro país, aunque sí lo son en compañías globales.


a) 4. Los activos físicosControlar la mercadería ingresante: se debe controlar

la cantidad y calidad de productos que ingresan en la empresas y su coincidencia con los pedidos realizados, y básicamente, con las especificaciones exigidas.

Controlar los bienes físicos: controlar que se encuentren adecuadamente localizados en sitios especialmente determinados a tal fin y el acceso a los mismos restringidos a los responsables de su custodia o gestión.

b) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de Ventas

Crédito a clientesQuien concede lo créditos no debe ser quien autoriza

las ventas, cuando sea posible la separación de funciones.

Controlar el límite de crédito del cliente antes de aceptar nuevos pedidos de mercaderías, ayuda a evitar nuevos incobrables o al menos, a reducir la magnitud del daño. El límite de crédito del cliente debe haber sido determinado siguiendo pautas explícitamente fijadas para tal fin.

Imputar previamente el crédito al cliente una vez realizado todo nuevo pedido. No hacerlo puede elevar el límite de crédito y la falta de su imputación puede permitir, incluso, posteriores otorgamientos de nuevos créditos que sobrepasen aún más dicho límite.

Registrar el débito definitivo de la deuda del cliente en el momento de la facturación del pedido o confección del remito que lo sustituya.

Crédito a clientes

Inventarios Controlar el stock de mercadería existente antes de concretar

el pedido para evitar desatender al cliente (cuando la entrega sea inmediata) o para poder programar su disponibilidad en tiempo y forma convenida. La aceptación del pedido por parte del vendedor implica para el mismo el compromiso de entrega de la mercadería. Su incumplimiento puede provocar, además de la pérdida de credibilidad por parte de la empresa, erogaciones y quebrantos por resarcimiento de daños y eventuales lucros cesantes por no haber puesto a disposición la mercadería en el momento acordado.

Disminuir previamente el stock de mercaderías cuando se acepta un pedido. De no hacerlo podrían aceptarse nuevos pedidos comprometiendo el stock necesario para cumplir con el concentrado en forma previa.

Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran las mercaderías y se remiten al cliente. De no realizarse la disminución definitiva del stock, se provocará una distorsión entre las registraciones y la realidad, por ejemplo, al tomar un inventario.

Inventarios

Documentación respaldatoria En caso que el vendedor cobre comisiones según las ventas

realizadas, tiene derecho a retener copia documental que acredite la venta, la cual deberá ser conformada o formada por el sector que autorice la misma para tener validez (leyes 12651 y 14546 del viajante de comercio y sus modificaciones). En algunas empresas se suele reemplazar la copia firmada que acredite la venta confeccionando un listado detallando las ventas realizadas, el que es firmado por el sector que las autoriza y que será conservado por el vendedor para acceder a las comisiones.

Cuentas Corrientes debe verificar que todas las Facturas estén acompañadas por los remitos correspondientes con la firma y conformidad del cliente antes de ser archivadas. El importe de las mismas deberá coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor. El remito con firma y conformidad, prueba la recepción de la mercadería por parte del cliente y da derecho a la facturación que permitirá el posterior cobro de la misma.

Documentación respaldatoria

El importe de las facturas deberá coincidir con el importe debitado en la cuenta corriente del deudor.

Los sectores de Almacenes o de Expedición, cuando despachen mercaderías para ser entregadas por intermedio de fleteros, deben emitir y retener algún tipo de constancia (usualmente firmada por quien retira “los bultos o paquetes”) para avalar el retiro de mercadería de la empresa; e incluso como probable resguardo para casos de pérdida, robo o extravío.


El detalle físico de las mercaderías enviadas según remito debe ser igual a la disminución evidenciada en los registros de stock o inventarios.

El sector que factura debe retener el comprobante que avale la emisión de la misma (puede tratarse de una orden de pedido autorizado o documento equivalente).


Circulación de la mercadería Toda circulación de mercadería debe realizarse con remito o

documento equivalente, y su entrega se hará contra la firma de dicho comprobante (por quién debe estar autorizado a recibirla). La mercadería es “activo circulante” que debe protegerse.

El transportista o fletero debe controlar la mercadería que recibe para su entrega y firmar de conformidad el remito para asegurar que no le sea reclamada mercadería que no le fue entregada y la empresa asegurarse que no le falte mercadería que ya entregó (usualmente el control por oposición de intereses se limita al control y conteo de “bultos” o “paquetes” cerrados).

Control de ContaduríaDiariamente Contaduría verifica que el listado de

facturación (con el total diario facturado) coincida con el total en que aumentó el saldo de las cuentas corrientes de clientes; que la disminución del stock en cantidades coincida con la disminución que se generó con los remitos emitidos y verificar que toda la mercadería incluida en dicho remito coincida con

la totalidad de la mercadería facturada. Cuando el sistema de computación es sometida a auditoría frecuente y está validado como correcto, al emitir la factura y el remito simultáneamente, bajará el stock de inventario y coincidirá el total facturado con el total remitido; y la única gestión de auditoría pertinente es la realización de un inventario físico y la auditoría del sistema informático.

Control de Contaduría

c) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de Cobranzas.

Ingreso de valoresLos ingresos de dinero por atención directa de

público deben realizarse utilizando máquinas habilitadas especialmente para ello (usualmente llamadas cajas registradoras). En el caso de ventas a consumidores finales, la AFIP exige el uso de máquinas con memoria, cinta testigo y bloqueo de determinadas operaciones, denominadas “controladores fiscales”.

Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se recomienda que la misma sea rápidamente depositada en el banco más cercano o entregado en la Tesorería de la empresa. Se tiende cada vez más a realizar cobranzas y pagos electrónicos, eliminando riesgos de traslado físico de valores.

Ingreso de valores

Cuando la cobranza la realizan cobradores de la empresa, es responsabilidad de los mismos verificar la correcta emisión y validez aparente de los cheques que reciben por parte de los clientes. Se recomienda en lo posible no recibir cheques de terceros, salvo que mejores razones indiquen lo contrario. En caso de que los cheques sean entregados por el cobrador en la empresa, quien los reciba deberá repetir los mencionados controles de confección y validez.

Ingreso de valores

En aquellos casos que se contrate los servicios de un intermediario para gestionar cobranzas, las mismas no deberán ser “rendidas” (entregadas) a los encargados de cobranzas o de contabilidad, sino a los responzables de Tesorería o depositadas en entidad bancaria.

Si se reciben valores producto de cobranzas por correspondencia, su recepción debe efectuarse en un sector ajeno a Contaduría y a Tesorería (generalmente suele ser en el área de Gerencia o de Dirección General).

Ingreso de valores

ChequesLos cheques de pago diferido que quedan en poder de

la empresa deben ser cruzados con un sello que diga “Únicamente para ser depositado en la Cta. Cte. …” (cuando las finanzas de la empresa lo permitan y no sean utilizados como medio de pago o crédito) y guardados en lugar seguro y controlado al que no tenga acceso personal no autorizado. Debe tenerse presente que ésta es una opción ideal desde el punto de vista del finaciamiento empresario (o directamente imposible de cumplir).

Los cheques recibidos deben registrarse (en libros o planillas denominados comúnmente Registro de cheques), detallando emisor, su número, fechas, entidad bancaria pagadora e importe (y eventualmente habilitar columnas para efectuar el registro de su salida – sea por depósito en propia cuenta o endoso-).

Cheques

Es el cobrador, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisión del cheque que el cliente le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno recibidas a los mismos. Verificar que el cheque tenga fecha cierta de emisión y de pago, que no han transcurrido más de treinta días contados desde la fecha indicada para el pago o contados desde la fecha de emisión (en el cheque “comun”), que el importe en números y letras coincida,y que estén correctamente escritos, que esté firmado, que si se trata de un cheque de terceros (y la empresa lo acepta como práctica habitual) se encuentre correctamente endosado (y no exceda el número de endosos permitidos), etcétera.

Cheques

Documentación respaldatoriaEl duplicado de las facturas (pendientes de cobro o

no) no debe salir del área donde se archivan (usualmente el área de facturación). Éste es el documento que certifica el crédito y por lo tanto es incorrecto entregarlo a la persona encargada de gestionar su cobro, pues puede extraviarse y/o ser utilizado inadecuada o fraudulentamente.

Para emitir el recibo deberá haber verificado que el cheque está correctamente confeccionado (ver acápite anterior: Cheques).

AutorizacionesLas notas de crédito y los descuentos deben ser

correctamente autorizados por el sector determinado o autoridad prefijada en las normas de procedimiento de la empresa y acuerdo con las mismas.

Asimismo no deben tener autorización ni acceso a las cuentas corrientes de los clientes aquellas personas que manejan a los fondos. Principio general: quien registra no debe tener acceso a los fondos. Debe tenerse presente, como norma básica de control interno, que la eventual autorización para emitir un listado no implica ni debe permitir la posibilidad de modificarlo. El crédito en una cuenta corriente de un cliente (la disminución de la deuda de ese cliente) sólo lo debe hacer aquella persona que no tenga acceso a los fondos; vale decir que se cumpla el principio básico de oposición de intereses.

Autorizaciones

Controles de Contaduría Contaduría debe verificar que el importe total

cobrado es igual a la disminución del crédito en las cuentas corrientes de los clientes e igual al importe depositado en el banco más los cheques diferidos que quedaron en custodia en la empresa. La suma de los cheques en cartera más la cantidad de depósitos bancarios debe coincidir con el total de las cobranzas efectuadas y ser igual al monto total en que disminuyó la deuda de nuestros clientes.

Para un mejor control, Contaduría puede y debe realizar arqueos sorpresivos para verificar la existencia y el monto total de los cheques en cartera y valores o disponibilidades (en Caja o Tesorería según se denomine al sector).

Controles de Contaduría

d) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de Compras

Pedido de compra Quien realice el pedido de compra debe ser una persona

autorizada (a realizar esa actividad) y de ser posible no ser quien tiene a su cargo la custodia o el manejo de los bienes y la registración de los mismos.

Compras o el sector encargado de realizar la compra deben verificar que quien realizó el pedido se encuentre debidamente autorizado para hacerlo, así como también verificar la existencia de mercaderías en stock para evitar compras innecesarias (se recomienda la fijación de puntos de pedido, de stock mínimo, de emisión automática de órdenes de compra, etc., cuando sea posible).

El solicitante de la mercadería deberá retener una copia de su solicitud firmada por “compras” o el sector encargado de tal actividad como forma de control interno y para deslindar resposabilidades ante crisis de producción por la eventual falta de stock just in time y por omisión o demora en el trámite de su pedido.

Debe evaluarse cuidadosamente las cantidades a comprar. Una compra escasa puede generar nuevas compras rápidamente y por lo tanto, por ejemplo, mayores costos de transporte y pérdidas de beneficios por cantidad; y una compra excesiva puede generar capital inmovilizado o pérdida y deterioro de materiales (según el tipo de productos de que se trate).

Pedido de compra

Elección de proveedores La empresa debe tener un registro de proveedores

detallando en que categorías esta habilitado para cotizar o que servicios puede ofrecer. El mencionado registro debe ser autorizado periódicamente y en la medida de lo posible se deben renovar, actualizar y de ser necesario cambiar los proveedores.

Es necesario, toda vez que sea posible, requerir cotización a más de un proveedor. Se sugiere que la elección del proveedor se realice luego de consultar al menos tres distintos.

Se debe intentar asegurar la inexistencia de vínculos comerciales y/o relaciones familiares o laborales entre funcionarios de la empresa y el proveedor elegido.

Elección de proveedores

Orden de compraDe ser política empresaria o de ser aconsejable se

recomienda que, antes de realizar una compra, se obtenga autorización de Finanzas o del sector encargado de gestionar los fondos de la empresa.

Se sugiere que quien autorice la erogación o la afectación financiera conserve una copia del pedido de materiales y/o del cuadro comparativo de ofertas recibidas de los proveedores consultados y/o de la orden de compra emitida y a enviar.

Recepción de la mercadería Es imprescindible controlar la mercadería recibida; quien la

recibe debe conocer la cantidad y características de los productos a recibir para poder efectuar un correcto control de los mismos (cotejando lo recibido con una copia del pedido o, preferentemente de la orden de compra emitida).

Se recomienda que quien recibe la mercadería no firme el remito al proveedor sin haber controlado la mercadería, y en caso de no tener los recursos necesarios para hacerlo deberá firmar el remito colocando la leyenda <Mercadería a revisar, sujeto a aprobación de calidad, cantidad y condiciones>, y/o un “sello” similar que indique que la recepción no implica conformidad.

En casos especiales y de requerirse un detallado control de calidad de la mercadería, quien firme el remito deberá hacerlo con la aclaración “sujeto a su posterior análisis”.

De existir un sector solicitante deberá controlar que la mercadería recibida coincida con su pedido y con el parte confeccionado por recepción. Luego del control lo firmará como constancia que acredite su recepción de la mercadería.

Recepción de la mercadería

Una vez recibida y aceptada la mercadería debe realizarse el correcto registro (aumento y actualización del stock y del saldo de la cuenta corriente del proveedor).

El importe de crédito de inventario y de pasivo debe ser idéntico, y será igual al importe imputado de la orden de compra y de la factura recibida del proveedor.

Cuando se trate de compras de mercaderías adquiridas en origen y riesgo propio se aconseja contratar el pertinente seguro.

Recepción de la mercadería

Deuda con el proveedorAl recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la

misma con la documentación que avale la recepción de la mercadería, controlando:

• que se estén facturando los productos requeridos por la empresa;

• que los productos facturados hayan sido recibidos sin objeción o restricción;

• que los productos facturados correspondan a los cotizados en la solicitud de cotización y coincidan con los de la orden de compra emitida.

Una vez recibida la factura se debe aumentar el saldo de la cuenta corriente del proveedor y actualizar el libro IVA Compras (o subdiario equivalente), previo chequeo de los puntos del paso anterior y de verificar que se ha incrementado el stock (el valorizado).

Deuda con el proveedor

Control de ContaduríaEs el sector que asegura el control por oposición de

intereses y además se encarga de verificar:• que el importe en el que aumentó el saldo de las

cuentas a pagar corresponde con el aumento monetario del stock (inventario valorizado);

• Que las facturas recibidas coincidan con la descripción de artículos y cantidades que figuran en el parte de recepción, que el mismo coincida con el remito firmado por recepción, con el pedido realizado por el sector solicitante debidamente autorizado por Compras y Finanzas, y con la orden de compra.

Control de Contaduría

e) Algunos “tips” de control interno para el procedimiento de Pagos

Cuentas a pagar Se debe verificar el vencimiento de las facturas pendientes de

pago con el fin de evitar el incremento de las deudas por intereses generados por falta de pago en término, o pérdida de descuentos por pronto pago o similares y cuya tasa de retorno sea conveniente.

Autorización del pago Se recomienda la existencia de un área, sector o responsable

que, con el genérico “Finanzas” o equivalente, debe autorizar el pago.

Medios de pago Para evitar errores y/o fraudes los pagos deben realizarse con

cheques. Las normas AFIP los hacen de uso obligatorio para un determinado (a abril 2006 de $1.000).

La norma citada en el punto anterior evita prácticas antes habituales de pago en efectivo, que implicaba riesgo de robo, pérdida o extravío, no justificándose el traslado de dinero en efectivo salvo que el costo de hacerlo fuera menor al del seguro de traslado (no olvidar la existencia del llamado impuesto a los débitos y créditos bancarios). Actualmente, la mayoría de los bancos prestan el servicio de pago a proveedores mediante el cobro de una comisión, y son de uso común las transferencias electrónicas de fondos prestados por las redes Banelco y otras.

Se aconseja no utilizar los valores provenientes de cobranzas para realizar pagos, para reducir riesgos financieros y mejorar el control interno, toda vez que la empresa pueda hacerlo y no le sea más gravoso o perjudicial.

La compensación de operaciones de cobranza con pagos a realizar no debe efectuarse y no está autorizada por las disposiciones legales vigentes.

Medios de pago

Emisión de chequesAntes de emitir el cheque debe contarse con la

autorización de Finanzas, quien regula el flujo de egresos financieros de la empresa.

De ser posible, es conveniente la emisión de cheques propios. Los pagos serán o deberían ser nominativos, no a la orden y cruzados para que sea cobrado sólo por la persona a cuya orden se emitió y mediante su depósito en una cuenta bancaria.

Se aconseja crear o implementar sistemas de fondo fijo o de caja chica para el pago de gastos y otras erogaciones que, por su pequeño monto, no se justifiquen la emisión de un cheque.

Al momento de firmarse un cheque deben presentarse a su firmante la documentación que respalde el mismo.

Para un mejor control, los cheques confeccionados deben registrarse en el Registro de cheques, aun los anulados.

Emisión de cheques

Al confeccionar un cheque debe disminuirse el saldo de la cuenta corriente bancaria (en el libro Bancos o equivalente).

Cuando se emite un cheque, lo que implica cancelar una deuda, automáticamente se debe cancelar la acreencia sin esperar la eventual recepción del recibo extendido por el proveedor.

Emisión de cheques

DocumentaciónDebe controlarse la correcta confección del recibo por

parte del proveedor y verificarse la firma del mismo, cuando este documento es el único comprobante que acredita, al menos temporariamente, el pago efectuado.

La inutilización de los comprobantes que conforman un pago con el sello de “Pagado” debe realizarse en forma simultánea con la firma del cheque emitido para la cancelación de la deuda. Conforme con el sistema de control interno existente en algunas empresa podrá hacerse con anterioridad (en el sector que emite la orden de pago).

Documentación

Disminución de la deudaEmitida la orden de pago correspondiente, se suele

recomendar realizar la disminución de la cuenta corriente del proveedor (para evitar duplicar pagos).

Efectuando el pago (aunque no se haya recibido el “recibo” del proveedor) debe disminuirse la deuda existente.

Control de ContaduríaSe debe controlar que los importes que disminuyen

los saldos de las cuentas a pagar por la omisión de órdenes de pago, representan una cifra exactamente igual a la baja que se produce en el saldo del libro bancos (o en la caja), e idéntica a la suma de los cheques emitidos, comparando los movimientos de baja de las cuentas a pagar con los cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios (u on line cuando se utilicen sistemas informáticos).

a) relacionadas con la operatoria de la empresa en general

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