8 que es el correo electronico (1)
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Introducción al correo electrónico
Este tutorial no le enseñará un programa de correo electrónico en particular, sino que le proporcionará una descripción general del funcionamiento del correo electrónico.
Entre los temas tratados, se incluyen: el envío y la recepción de mensajes electrónicos, datos adjuntos, software cliente de correo electrónico, correo Web, intercambio instantáneo de mensajes, temas de formato, listas de correo, grupos de noticias y el protocolo que se usa en el intercambio de mensajes electrónicos.
Por motivos de capacitación, las imágenes incluidas como ejemplos pertenecen a los programas Microsoft Outlook Express™ y Microsoft Outlook™.
Módulo 1: ¿Qué es el correo electrónico?
Módulo 2: Instrucciones para enviar correo electrónico
Módulo 3: Instrucciones para responder correo electrónico
Módulo 4: Instrucciones para reenviar correo electrónico
Módulo 5: Otros tipos de correo electrónico
Módulo 6: Adjuntos
Módulo 7: Instrucciones para dar formato al correo electrónico
Módulo 8: Grupos de noticias y listas de correo
Módulo 9: Las reglas del intercambio electrónico
Módulo 10: Instrucciones para manejar el correo electrónico
Mida su conocimiento con un rápido examen.
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¿QUÉ ES EL CORREO ELECTRÓNICO?
La mayoría de las personas utilizan la Internet principalmente para enviar correo electrónico y para navegar la World Wide Web.
Sencillamente hablando, el correo electrónico, también llamado E-mail, es el proceso de enviar y recibir mensajes por medio de Internet.
Si bien el correo electrónico es similar al sistema de correo tradicional, también conocido como correo postal, los separan diferencias bastante importantes. Observe el siguiente gráfico:
Correo postal Correo electrónico
¿Qué se envía por correo?
Cartas, tarjetas, paquetes grandes
Mensaje con texto electrónico, imágenes electrónicas, etc.
¿En qué se entrega?
Sobre, etc.Paquete:texto transmitido por la Internet
¿Quién lo envía?Remitente:María Mateos
Remitente:María Mateos
¿A quién está dirigido?
Destinatario:Juan Mateos Destinatario:
Juan Mateos
¿Cuál es la dirección?
Av. de las Américas 3455 Acapulco, México 76030
¿Quién/qué se encarga de entregarlo?
Cartero
Servidor de correo y software de correo electrónico:
Se necesitan mutuamente para enviar y entregar el correo electrónico
¿Dónde se entrega?
Buzón de correo
Bandeja de entrada del software de correo electrónico:se utiliza un editor de texto para redactar, enviar, recibir y administrar el correo electrónico
¿Cuánto demora en entregarse?
Depende, generalmente demora un par de días
Unos minutos, a menos que haya problemas técnicos
Una vez leído el mensaje electrónico, podrá guardarlo, enviárselo a otros o borrarlo. Si desea obtener una copia impresa, los mensajes electrónicos también se pueden imprimir.
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Si desea repasar lo antedicho, puede mirar un clip de una película (mostrado en una ventana aparte) que describe el concepto del correo electrónico.
Componentes de una dirección electrónica
Es necesario contar con una dirección electrónica para poder enviar y recibir mensajes electrónicos. Las direcciones electrónicas son distintas de las direcciones postales. Generalmente las componen tres partes: un nombre de usuario, el símbolo de arroba (@) y un nombre de dominio.
1. Nombre de usuario: mmateos Ubicado a la izquierda del símbolo @, el nombre de usuario identifica a la cuenta que usted posee en el servidor de correo a cargo de la administración del correo electrónico. Por ejemplo, María Mateos podría seleccionar "mmateos" como su nombre de usuario. Sin embargo, ese nombre de usuario quizás ya haya sido elegido por otra persona, así que por las dudas tenga preparada una pequeña lista. Elija un nombre de usuario más bien formal y que resulte fácil de recordar.
2. @ Significa ubicado en y separa el nombre de su cuenta del nombre del servidor de correo que utiliza. Por ejemplo, mmateos "se encuentra ubicada en" gcflearnfree.org.
3. Nombre de dominio: gcflearnfree.orgEl nombre de dominio generalmente está compuesto por dos segmentos de información identificatoria. El primer segmento es el nombre del servidor de correo electrónico y se encuentra a la derecha del símbolo @. Por ejemplo, gcflearnfree es el nombre del servidor de correo electrónico. El segundo segmento, una extensión de tres letras por lo general, indica el dominio de primer nivel. Estos están separados por puntos.
Seleccione un nombre de usuario que proteja su identidad, en lugar de elegir su nombre y/o apellido.
Dominios de primer nivel
Los dominios de primer nivel pueden ayudarlo a determinar el tipo de organización al que pertenece el destinatario. Observe el siguiente gráfico:
Extensión Significado Ejemplos
.com Una compañía o empresawww.microsoft.com, www.yahoo.com
.orgUna asociación sin fines de lucro
www.GCFLearnFree.org, www.goodwillenc.org
.govUna dependencia gubernamental de los EE.UU.
www.epa.gov, www.whitehouse.gov
.milLas fuerzas armadas de los EE.UU.
www.army.mil, navy.mil
.edu Una institución educativa de www.ncsu.edu, www.duke.edu
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los EE.UU.
.netUn proveedor de servicios de Internet (ISP) o de red
www.earthlink.net
Si hay una extensión de dos letras, generalmente se trata del código de país. Por ejemplo, México utiliza "mx".
Puesto que no todas las personas usan correctamente los dominios de primer nivel, éstos no siempre constituyen un medio confiable para determinar la afiliación de una organización.
Clientes de correo electrónico
A los efectos de poder enviar y recibir mensajes electrónicos, ambas partes (destinatario y remitente) deben contar con las herramientas adecuadas: una conexión a Internet, un cliente de correo electrónico y una dirección electrónica.
Llamamos cliente de correo electrónico (o también redactor) al software que se ejecuta en una computadora personal y que depende de una conexión a la Internet para realizar algunas de sus funciones.
Los clientes de correo electrónico funcionan con casi cualquier ISP (proveedor de servicios de Internet) que utiliza protocolos estándar de correo electrónico para Internet. Dichos protocolos permiten la comunicación entre aquellas personas que utilizan distintos programas cliente de correo electrónico. Por ejemplo, si yo uso Microsoft OutlookTM, puedo enviar y recibir mensajes de alguien que emplea QUALCOMM EudoraTM.
Si desea configurar correctamente su programa de correo electrónico, necesitará:
Dirección del servidor POP3 (Post Office Protocol, versión 3) Dirección del servidor SMTP (Standard Mail Transfer Protocol)
Su proveedor de servicios de Internet le proporcionará esta información.
Las cuentas gratuitas de correo electrónico, como por ejemplo Hotmail o Yahoo, funcionan sobre la base de una conexión a Internet y utilizan un cliente de correo electrónico que figura en una página Web. No se necesita ningún otro software cliente de correo electrónico. En la lección 5 trataremos más detalladamente el tema del correo electrónico a través de la Web.
Los clientes de correo electrónico son distintosLa mayoría de los programas cliente de correo electrónico le permiten:
Mostrar una lista de los mensajes recibidos. El encabezado de cada mensaje incluye la siguiente información: remitente, asunto, fecha/hora de envío y, algunas veces, su tamaño.
Seleccionar el encabezado del mensaje y leer el mensaje. Crear mensajes nuevos. Responder, reenviar y eliminar mensajes. Anexar archivos, llamados adjuntos, a los mensajes que desea enviar. Guardar los adjuntos que reciba.
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Algunos programas cliente de correo electrónico ofrecen:
Libro de direcciones/Contactos: use el libro electrónico de direcciones para recopilar información personal, tal como nombres, cargos, direcciones electrónicas, direcciones personales y laborales, números telefónicos y mucho más.
Funcionalidad de grupos de noticias: el cliente de correo electrónico se puede utilizar para obtener acceso a Usenet, un sistema público en línea de tablero de anuncios (BBS). Usenet ofrece una amplia gama de temas de debate llamados grupos de noticias.
Calendario: agende fechas importantes, citas, tareas pendientes y recordatorios electrónicos.
Relacione el dominio de primer nivel con su correspondiente descripción.
____1. .comA. Una institución educativa de los EE.UU.
____2. .govB. Una asociación sin fines de lucro
____3. .orgC. Una dependencia gubernamental de los EE.UU.
____4. .mil D. Una compañía o empresa
____5. .eduE. Las fuerzas armadas de los EE.UU.
Respuestas: 1)D 2)C 3)B 4)E 5)A
La ventana del programa de correo electrónico
Los poderosos clientes de correo electrónico actualmente disponibles poseen una interfaz de sencilla utilización. Los coloridos iconos y la funcionalidad de arrastrar y colocar elementos pueden ayudarlo a manejar su correspondencia electrónica y hacerle disfrutar una placentera experiencia.
La primera vez que abra un programa de correo electrónico reconocerá muchos de los elementos que contiene. Puesto que algunas funciones son específicas de su cliente en particular, recurra al archivo de ayuda. Ésta es la ventana de Microsoft Outlook ExpressTM.
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Características principales de la ventana de un programa de correo electrónico
Barra de menúsLa barra de menús contiene una lista de opciones destinadas a administrar y personalizar su correo electrónico. Con la ayuda del menú View (Ver), podrá modificar la apariencia de la pantalla del programa de correo electrónico. A modo de ejemplo, digamos que puede clasificar los mensajes electrónicos por: orden de recepción, remitente, estado de lectura y mucho más. Asimismo, podrá mostrar y ocultar las barras de herramientas.
Barra de herramientasEs posible personalizar las barras de herramientas para tener a la vista aquellas utilizadas con más frecuencia.
Bandeja de entrada Aquí se muestra una lista de los mensajes recibidos. El encabezado de cada mensaje incluye la siguiente información: remitente, asunto, fecha/hora de envío y, algunas veces, su tamaño.
Panel de vista previaHaga clic en el encabezado del mensaje una sola vez para obtener una vista previa sin tener que abrirlo. Muchos programas de correo electrónico le permiten mostrar, ocultar o cambiar el tamaño de la lista de carpetas y los paneles.
La ventana de mensajes de correo electrónico: instrucciones para enviar un mensaje nuevo
Utilice la ventana de mensajes de correo electrónico para redactar y enviar mensajes electrónicos.
Siga estos pasos para enviar un mensaje nuevo: Una vez abierta la ventana de su programa de correo electrónico, haga clic en el
botón New Mail (haga clic en el botón -Nuevo- y después escoja -Mensaje-) o Compose (Redactar)
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. Aparecerá la ventana de un mensaje electrónico. Busque la barra de menús y la barra de herramientas para ayudarlo a
redactar y darle formato a su mensaje. Debajo de las barras de menús y herramientas hay varios campos, entre los
que se incluyen: To (Para), CC, BCC (CCO), Subject (Asunto) y el área del cuerpo del mensaje.
Haga clic en Avanzar para recibir más información sobre cómo completar la ventana del mensaje electrónico.
Campos To (Para) y From (De)
Una vez que se encuentre en la ventana del mensaje electrónico, escriba la dirección electrónica del destinatario en el campo To: (Para:). Esto le indicará al servidor de correo electrónico adónde debe enviar el mensaje.
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El redactor del mensaje electrónico se llama remitente. Cuando el destinatario recibe un mensaje, en su bandeja de entrada aparecerá el encabezado, que generalmente incluye la información de correo electrónico del remitente, el asunto y la hora de recepción.
Copia carbónica (CC) y copia carbónica oculta (CCO)
CC: (sigla de Carbon Copy/Copia Carbónica) y BCC: (CCO:) (sigla de Blind Carbon Copy/Copia Carbónica Oculta) son otros campos que pueden utilizarse para enviar varias copias de un mensaje.
Siga estos pasos para enviar copias de su mensaje: Puede escribir varias direcciones de correo electrónico en el campo To: (Para:).
O BIEN,
Escriba otras direcciones de correo electrónico en el campo CC:. Escriba otras direcciones de correo electrónico en el campo BCC: (CCO:) que
le permite enviar una copia del mensaje a otra persona sin que se entere el destinatario principal. El destinatario de la copia carbónica oculta tiene acceso al mensaje y a los nombres de los destinatarios.
De todos modos, separe las direcciones de correo electrónico con una coma o punto y coma.
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El asunto y el cuerpo del mensaje
Al enviar un mensaje electrónico, el remitente tiene la posibilidad de escribir el asunto. Cuando el mensaje le llega al destinatario, el asunto es parte del encabezado. Asegúrese de que el asunto describa el tema de su mensaje de correo electrónico. La
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buena redacción del asunto puede ayudar a los destintarios de su mensaje a asignarle la prioridad correcta.
Por su parte, el cuerpo del mensaje electrónico se escribe directamente en el espacio en blanco grande (área del mensaje). La mayoría de los programas de correo electrónico permiten usar las funciones Cortar, Copiar y Pegar para evitarle tener que volver a escribir información innecesariamente.
El envío y la recepción de mensajes
Ahora que ya sabe cómo redactar un nuevo mensaje de correo electrónico, querrá enviarlo. Eso es muy sencillo, sólo tiene que hacer clic en el botón Send (Enviar).
Si desea recibir los mensajes nuevos, tarea conocida coloquialmente como "verificar el correo", necesitará hacer clic en el botón Send/Receive (Enviar y recibir) para mostrar en pantalla los mensajes nuevos. A los efectos de automatizar este proceso, algunos programas de correo electrónico le permiten establecer un cronograma de recepción. Otros muestran un gráfico o un aviso sonoro.
Inicie su programa de correo electrónico. Familiarícese con la ventana y sus componentes. Explore las barras de menús y herramientas. Haga clic en el botón New Mail (Correo nuevo). Familiarícese con los campos del mensaje. Envíe un mensaje a un amigo. Verifique su cuenta de correo electrónico en busca de nuevos mensajes.
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Instrucciones para responder un mensaje electrónico
Ahora que ya puede verificar su correo electrónico, necesitará aprender a responder un mensaje.
Siga estos pasos para responder un mensaje de correo electrónico: Verifique su correo electrónico. Abra un mensaje nuevo. Lea el mensaje. Haga clic en el botón Reply (Responder). O bien, haga clic en el botón Reply
All (Responder a todos) para enviar una copia a todos los destinatarios del mensaje original.
Aparecerá la ventana de un nuevo mensaje electrónico. Es posible que aparezca en el cuerpo del mensaje, el mensaje original que le
fue enviado detallando quien es el remitente y la dirección electrónica de él, el día y hora en que le envió el email, y el texto del mensaje.
Observe que el texto del mensaje original se encuentra "entre comillas" o precedido por corchetes angulares (>).
Escriba su respuesta, arriba del mensaje original, en caso de que quiera conservarlo.
Haga clic en el botón Send (Enviar).
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Algunos programas de correo electrónico tienen una carpeta de correo enviado o una bandeja de salida. Si no está seguro de que su mensaje se haya enviado, fíjese en los lugares mencionados antes de volver a enviarlo.
Opciones disponibles en el momento de responder un mensaje electrónico
Los mensajes electrónicos son confiables, rápidos y, la mayoría de las veces, informales. Sin embargo, hay algunas reglas que rigen el intercambio electrónico.
En el momento de responder un mensaje electrónico, dispondrá de las siguientes opciones:
1. Incluir todo el texto Incluya todo el texto entre comillas del mensaje anterior, escriba su respuesta y envíelo.
2. Eliminar todo el texto Borre todo el texto del mensaje anterior, escriba su respuesta y envíelo.
3. Citar el texto (eliminar algunos párrafos) Borre el texto que no está relacionado con su respuesta. Agregue la información que necesite. De esta manera, no tendrá que volver a escribir información innecesariamente y el destinatario sabrá que usted comprendió el contenido del mensaje inicial.
Cita del texto al responder: ejemplo 1
He aquí el mensaje de Julia:
Alberto:
Quería compartir un par de cosas contigo. En primer término, la reunión de ventas de ayer fue todo un éxito. ¡Te felicito!
Posiblemente recuerdes que estoy a cargo de la reunión de ventas del mes de mayo, que habrá de celebrarse en dos semanas, el 15 para ser más exactos. Sin embargo, se me ha pedido que dicte unos cursos internos de capacitación para otro grupo en Wilmington en esa misma fecha. Como todo fue tan bien ayer, Alejandra y yo queríamos pedirte que te hicieras cargo de la reunión del 15 de mayo. Fíjate en tu plan de trabajo y comunícate conmigo. Sería una verdadera ayuda. Espero tu respuesta.
Muchas gracias,
Julia
Respuesta de Alberto con porciones del mensaje de Julia:
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Cita del texto al responder: ejemplo 2
Mensaje inicial:
¿Querrían Pedro y tú salir con nosotros dos el viernes por la noche? Podríamos ir a cenar. Tomás y yo tenemos ganas de comer pizza. Les recomendamos la pizzería Viva Italia. ¿Tienen alguna otra idea?
Respuesta con porciones del mensaje inicial:
Verifique su correo electrónico. Responda un mensaje de acuerdo con alguno de los métodos ya descritos.
Instrucciones para reenviar un mensaje electrónico
Entre las aptitudes básicas de manejo del correo electrónico, se encuentran la redacción y respuesta de los mensajes, así como la verificación del correo electrónico. También es
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útil saber reenviar un mensaje. Hablamos de reenviar cuando queremos enviar un mensaje electrónico recibido de compañeros de trabajo, amigos o familiares.
Siga estos pasos para reenviar un mensaje de correo electrónico: Abra el mensaje electrónico que desea reenviar.
Haga clic en el botón Forward (Reenviar) . Aparecerá la ventana de un nuevo mensaje electrónico. Es posible que vea un mensaje similar a éste: "----------Forwarded Message"
(Mensaje original) seguido del remitente, la fecha, el destinatario y el mensaje original.
El texto del mensaje original puede estar "entre comillas" o precedido por corchetes angulares (>).
Escriba toda la información nueva al comienzo del mensaje. Haga clic en Send (Enviar).
Opciones disponibles en el momento de reenviar un mensaje electrónico
Los mensajes electrónicos son confiables, rápidos y, la mayoría de las veces, informales. Sin embargo, hay algunas reglas que rigen el intercambio electrónico.
En el momento de reenviar un mensaje electrónico, dispondrá de las siguientes opciones:
1. Incluir todo el texto Incluya todo el texto entre comillas del mensaje anterior, escriba su respuesta y envíelo.
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2. Citar el texto (eliminar algunos párrafos) Borre el texto que no está relacionado con su respuesta. Agregue toda la información nueva al comienzo del mensaje según lo considere necesario. De esta manera, no tendrá que volver a escribir información innecesariamente y el destinatario sabrá que usted comprendió el contenido del mensaje inicial.
3. Copiar y pegar texto en una nueva ventana de correo electrónicoEn lugar de reenviar un mensaje, podrá cortarlo y pegarlo en una nueva ventana.
Cita del texto al reenviar: ejemplo 1
He aquí el mensaje de Cecilia:
Querida Ángela:
¿Qué piensan hacer Juan y tú el próximo viernes? El fin de semana vendrán a visitarnos los padres de Tomás, pero a mí me gustaría reunirme con amigos antes de esa fecha.
Tenemos 6 entradas para ir a ver un partido de hockey el viernes por la noche. ¿Quieren venir? En realidad, ¿les gustaría que también nos acompañen Anita y Miguel? No tengo su número telefónico ni su dirección electrónica.
Cecilia
Ángela le reenvía el mensaje a Anita:
Copia y pegado del texto al reenviar: ejemplo 2
Si el mensaje ha sido reenviado varias veces, aparecerá lleno de corchetes angulares, lo cual dificultará su lectura.
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Mensaje inicial:
Esto se hace particularmente difícil cuando se trata de leer un mensaje más extenso. Para evitarlo, no emplee la función Reenviar. En su lugar, copie y pegue el mensaje en una nueva ventana de correo electrónico. Una vez copiado, elimine todos los corchetes angulares, agregue su mensaje y envíelo.
En lugar de dejar que se acumulen los corchetes angulares, le aconsejamos pedirle a los destinatarios que copien y peguen el mensaje en una nueva ventana de correo electrónico.
Mensaje reenviado:
Verifique su correo electrónico. Reenvíe un mensaje de acuerdo con alguno de los métodos ya descritos.
Correo electrónico Web
En esta lección trataremos otras opciones para el envío de correo electrónico, entre ellas el correo electrónico Web y el intercambio instantáneo de mensajes.
El correo electrónico Web, algunas veces llamado correo electrónico a través de la Web, funciona prácticamente del mismo modo que un cliente de correo electrónico tradicional y puede incluir muchas de sus mismas funciones.
Este tipo de correo no necesita ningún tipo especial de software cliente de correo electrónico. Las cuentas de correo electrónico gratuitas, como por ejemplo HotmailTM o YahooTM, utilizan un cliente de correo electrónico que se encuentra en una página Web. Se puede acceder a una cuenta de correo electrónico Web desde cualquier computadora que ya tenga acceso a la Internet. Sólo tiene que ingresar la URL del servicio de correo electrónico Web y conectarse.
Si desea configurar correctamente su programa cliente de correo electrónico, necesitará:
Establecer qué servicio de correo electrónico Web desea usar.
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Inscribirse para obtener una cuenta gratuita. Hay que destacar que deberá proporcionar información personal.
Establecer un nombre de usuario y una contraseña. Leer la información de ayuda si la necesita.
Ventajas y otras reflexiones sobre el correo electrónico WebConveniencia
El correo electrónico Web se guarda en un servidor de Internet, por lo tanto podrá tener acceso a él desde cualquier computadora que se encuentre conectada a la Internet. También se pueden configurar nuevas cuentas de correo electrónico muy fácilmente.
Sencillez de acceso
Aunque usted cambie de ISP (proveedor de servicios de Internet), el acceso a su cuenta de correo electrónico Web no se verá interrumpido.
Posibilidad de elección
Seleccione el servicio de correo electrónico Web más adecuado a sus necesidades. Por ejemplo, formúlese las siguientes preguntas: ¿El punto de acceso (URL) está siempre disponible? ¿Cuánto espacio de almacenamiento tiene asignado? ¿Incluye una libreta electrónica de direcciones? ¿Está protegida su información personal?
Demora
Si su computadora es un poco lenta y el ancho de banda no es suficiente, demorará bastante la lectura de simples mensajes de texto.
Publicidad
No solamente tendrá que ver mensajes publicitarios mientras consulta sus mensajes electrónicos, sino que algunos servicios también adjuntarán avisos al mensaje enviado. Por ejemplo, leerá mensajes como "Si desea disfrutar el mejor correo electrónico Web, vaya a www.nombre_correo.com". Además, algunos proveedores de estos servicios
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venden las nóminas de sus miembros a empresas publicitarias, con lo cual puede terminar recibiendo toneladas de correo no deseado en su bandeja de entrada.
Confidencialidad
No divulgue su contraseña de correo electrónico Web y cámbiela a menudo. Nunca se sabe quién puede querer leer sus mensajes electrónicos.
Intercambio instantáneo de mensajes
El intercambio instantáneo de mensajes (IM) es otro tipo de software de correo electrónico que se utiliza principalmente para conversar. En realidad, se trata de una conversación similar a la que mantienen dos personas sentadas frente a frente o por teléfono pero, en lugar de hablar, los interlocutores se intercambian mensajes escritos en forma instantánea.
Un servicio de intercambio instantáneo de mensajes es un software que se ejecuta en una computadora personal. Tal como sucede con otros servicios de correo electrónico, se necesitan una conexión a la Internet y un programa de software para utilizar la funcionalidad de intercambio instantáneo de mensajes. AOL Instant MessengerTM, Yahoo! MessengerTM, MSN MessengerTM e ICQTM son sólo algunos ejemplos de los servicios disponibles de intercambio instantáneo de mensajes. La mayoría de ellos son gratuitos.
Si desea configurar correctamente su servicio de intercambio instantáneo de mensajes, necesitará:
Establecer qué servicio de IM desea usar. Transferir a su computadora el software de IM correspondiente. Inscribirse para obtener una cuenta gratuita. Hay que destacar que deberá
proporcionar información personal. Establecer un nombre de usuario y una contraseña. Leer la información de ayuda si la necesita. Y listo, ya puede comenzar.
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Características del intercambio instantáneo de mensajesEl servicio de intercambio instantáneo de mensajes puede incluir las siguientes funciones:
Crear una lista de contactos (lista de amigos).
Agregar, editar o eliminar personas de su lista de contactos. Saber en todo momento qué miembros de su lista de contactos están en línea. Recibir una notificación cuando se conectan otros miembros de su lista de
contactos. Enviar y recibir mensajes de los integrantes de su lista de contactos. Encontrar otras personas que utilicen ese mismo servicio. Entre las funciones que se pueden ejecutar se encuentran las siguientes:
conversar electrónicamente —actividad también conocida en la jerga informática como "chatear"—, recibir audio, participar del tablero de mensajes, realizar conferencias de datos, transferir archivos, jugar por Internet e intercambiar direcciones de páginas Web.
Los grupos pueden celebrar conferencias o bien "reunirse" en línea.
Ventajas y otras reflexiones sobre el intercambio instantáneo de mensajesTiempo real
En lugar de aguardar la respuesta a su mensaje electrónico, si un miembro de su lista de contactos está conectado, podrá conversar con él en tiempo real.
Desactivación
Algunas veces no querrá conversar electrónicamente.
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Confidencialidad
¿Desea usted que todo el mundo sepa cuando se conecta?
Dificultad
Si no puede escribir rápidamente al tacto, su comunicación por IM se verá afectada.
Demora
Si su computadora es un poco lenta y el ancho de banda no es suficiente, demorará bastante la lectura de simples mensajes de texto.
Publicidad
Tenga en cuenta el tema de la publicidad cuando envíe "mensajes" a los demás.
Investigue los distintos servicios de correo electrónico Web disponibles. Configure una cuenta de correo Web gratuita.
Investigue los distintos servicios de intercambio instantáneo de mensajes (IM) disponibles. Pregunte a sus amigos y familiares qué servicio de IM usan, o bien cuénteles sobre el servicio. ¡Transfiera a su computadora los archivos necesarios para configurar un servicio de IM y comience a comunicarse electrónicamente en tiempo real!
Instrucciones para dar formato a los mensajes electrónicos
Muchos programas de correo electrónico le permiten enviar y recibir mensajes en varias clases de formatos: texto sin formato y HTML (lenguaje de marcación de hipertexto).
Como su nombre lo indica, los archivos de texto sin formato carecen de formato.
HTML es un lenguaje de computación que se utiliza para darle formato a texto y objetos en la World Wide Web. Al usar HTML, algunas veces llamado "texto enriquecido" en el software o programa de correo electrónico, puede agregarle formato a los mensajes electrónicos.
Las opciones detalladas a continuación se consideran como parte del formato: Formato del texto (fuente y estilo) Alineación del texto (derecha, izquierda, centrado, justificado) Viñetas
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Numeración Color del fondo Agregado de objetos, como la imagen de la computadora en el mensaje anterior
Instrucciones para activar HTML (texto enriquecido)
El formato es un elemento importante que lo ayudará a transmitir su mensaje. Consulte la "Ayuda" de su programa de correo electrónico para saber si incluye el formato HTML.
Siga estos pasos para activar HTML (texto enriquecido): Abra un Nuevo Mensaje. Abra el menú Format (Formato). Busque unas opciones que digan HTML o Texto enriquecido. Si no están
escogidas, haga clic en HTML. Esta opción puede llegar a activar una barra de herramientas HTML (texto enriquecido) debajo de los campos en la ventana del mensaje de correo electrónico.
Microsoft Outlook le permite crear un mensaje electrónico utilizando cualquiera de las aplicaciones que componen Office (Word, Excel, PowerPoint y Access).
Puede elegir un formato predeterminado para sus mensajes. Muchos clientes de correo electrónico le permiten seleccionar en cada mensaje la opción HTML o texto sin formato.
Instrucciones para dar formato al texto
Siga estos pasos para dar formato al texto: Active el formato HTML/Rich Text (HTML/Texto enriquecido). Redacte su mensaje electrónico. Seleccione el texto al que desea darle formato. A través la barra de herramientas HTML/Texto enriquecido:
o Seleccione una fuente (Arial, Verdana, etc). o Seleccione un tamaño de fuente (pequeña, mediana, grande o
expresada en puntos).
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o Seleccione un estilo de fuente (negrita, cursiva, subrayada). o Seleccione un color de fuente. o Establezca la alineación del texto.
Si desea obtener más información sobre el formato básico del texto, tome nuestro curso sobre Word 2000.
Instrucciones para seleccionar el color del fondo
Se puede mejorar la apariencia de su mensaje agregándole un color de fondo.
Para hacer esto tendrá que haber seleccionado primero la opción HTML en el menú Formato.
Coloque el punto de inserción en el área de texto de la ventana del mensaje. Seleccione Format (Formato) Background (Fondo) Color y elija un color
de la paleta de colores.
O BIEN,
Fíjese si su programa de correo electrónico tiene alguna plantilla de imagen de fondo. Estas plantillas incluyen texto especial y características de formato.
O BIEN,
Haga clic en el botón Background (Fondo) de la barra de herramientas HTML (en algunos casos este botón no aparece en la barra de herramientas)
.
Si no tiene tiempo de finalizar su mensaje, su programa de correo electrónico puede incluir la opción Save As Draft (Guardar como borrador). O bien, copie y pegue el mensaje en un documento creado con un procesador de texto.
Puesto que muchos clientes de correo electrónico no pueden leer el formato HTML, algunas veces es conveniente enviar mensajes de texto sin formato. De lo contrario, el destinatario puede tener inconvenientes para recibir el mensaje en su computadora.
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Instrucciones para agregar imágenes a los mensajes electrónicos
Muchas personas utilizan el correo electrónico para enviar fotografías a sus amigos y familiares. Algunos clientes de correo electrónico le permiten insertar o agregar otros objetos, tales como gráficos, sonido y clips de video, a sus mensajes.
Siga estos pasos para enviar imágenes: Adjúntelas. Cada imagen que desea enviar por correo electrónico es un
archivo. Por lo tanto, puede anexar una o varias imágenes a un mensaje electrónico y enviarlas como adjuntos.
Proporcione un vínculo. En lugar de enviar el archivo como un adjunto a un mensaje electrónico, proporcione un vínculo a una página Web que contiene una imagen.
Use un programa de Microsoft. Outlook le permite crear mensajes electrónicos utilizando cualquiera de las aplicaciones que componen Office (Word, Excel, PowerPoint y Access). Inserte las imágenes tal como lo haría normalmente si estuviera usando dicha aplicación.
Si desea obtener más información sobre la exploración de imágenes, tome el curso Introducción a las computadoras a su propio ritmo.
Determine si su programa de correo electrónico tiene opciones de formato HTML (texto enriquecido).
En caso afirmativo, o Seleccione una fuente (Arial, Verdana, etc). o Seleccione un tamaño de fuente (pequeña, mediana, grande o
expresada en puntos). o Seleccione un estilo de fuente (negrita, cursiva, subrayada). o Seleccione un color de fuente. o Establezca la alineación del texto. o Seleccione un color de fuente.
Envíe su mensaje a amigos y familiares.
Grupos de noticias
Además de la WWW, la Internet tiene otras fuentes de información. USENET es un sistema de tablero de anuncios (BBS) internacional que ofrece debates sobre una infinidad de temas, llamados grupos de noticias.
El grupo de noticias es un "lugar" en línea donde las personas pueden conversar sobre todo tipo de temas. Existen más de 14.000 grupos de noticias en los que participan diariamente millones de personas. ¿Desea compartir sus experiencias con otras personas que hayan visitado los países escandinavos? ¿Admira cierto programa de televisión? Es muy posible que encuentre el grupo de noticias adecuado.
Los grupos de noticias pueden ser un recurso fantástico. Cualquier persona puede enviar una pregunta/respuesta, expresar su parecer o simplemente una opinión. En muchos casos, el debate no tiene un moderador. Pero sépalo desde un principio, en los grupos de noticias cualquier persona puede expresar su parecer del modo que desee. Sin embargo, eso no significa que usted vaya a hacer lo mismo.
Los profesionales a menudo utilizan los grupos de noticias para relacionarse y compartir experiencias electrónicamente.
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Acceso a los grupos de noticias
Si desea ver y enviar mensajes a un grupo de noticias, necesitará un lector de noticias, es decir un programa que le permite conectarse a un servidor de noticias en la Internet.
Su programa cliente de correo electrónico puede ser un lector de noticias. Algunos navegadores de Web, como es el caso de Internet Explorer y
Netscape, se distribuyen con lectores de noticias. Existen programas lectores de noticias de carácter comercial, gratuito
(freeware) o compartido (shareware).
Su equipo se puede configurar para que permita el acceso a los grupos de noticias USENET. Para ello, siga las instrucciones correspondientes a su sistema y software. Si desea obtener más información sobre el acceso a los grupos de noticias, vaya a: http://webreference.com/roadmap/map08.html
Listas de correo
Tal como sucede con los tableros de anuncios, las listas de correo son un excelente medio para compartir conocimientos e información con un grupo. Sin embargo, los mensajes de una lista de correo se acceden con la ayuda de un programa cliente de correo electrónico. Los profesionales a menudo utilizan las listas de correo para relacionarse electrónicamente con sus pares.
Por ejemplo, si usted es el coordinador de una comisión y tiene a su cargo 15 voluntarios, necesitará comunicarse con ellos varias veces por semana aunque sólo se reúnan una vez al mes. Por su parte, los voluntarios necesitarán comunicarse entre sí.
Usted decide confeccionar una lista de correo para que los miembros de su grupo puedan comunicarse mejor. Una lista de correo es una lista de direcciones electrónicas identificada por una sola dirección electrónica llamada nombre de una lista de correo.
Por ejemplo: [email protected] (el nombre de la lista de correo) está compuesta por las direcciones electrónicas de los miembros, es decir su dirección electrónica y las direcciones electrónicas de cada uno de los voluntarios. Los miembros deben suscribirse a la lista para recibir sus mensajes electrónicos.
Entre los miembros de una lista de correo se encuentran:
1. Los moderadores son los "propietarios" de la lista de correo. En muchos casos se trata de quienes la inician. Un buen moderador no solamente lee y supervisa el contenido de los mensajes, sino que también propone temas de debate y formula preguntas cuando la situación así lo justifique.
2. Los miembros de la lista se suscriben a ella y están autorizados a leer/enviar mensajes y a cancelar su suscripción cuando lo deseen.
Al enviar un mensaje electrónico al nombre de una lista de correo, dicho mensaje se envía a un servidor que atiende esa lista de correo. Entonces, el servidor envía copias del mensaje a todos los miembros, quienes verifican los mensajes existentes, leen los nuevos y envían sus respuestas a la lista de correo.
Ventajas y desventajas de las listas de correo
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Las listas de correo tienen varias ventajas y desventajas.
Ventajas:
Hay listas de correo disponibles sobre prácticamente cualquier tema.
Permiten aprender y compartir información. Informan sobre consejos, sugerencias, opiniones y sucesos que pueden serle
de interés. Ofrecen una conexión con otros que comparten sus mismos intereses,
profesión, oficio, etc. Algunas listas son moderadas, es decir que se ha designado a una persona
como moderadora del debate sobre un tema. Algunas listas se envían en formato "condensado". Periódicamente recibirá un
mensaje electrónico que incluye varios mensajes.
Desventajas:
Si una lista de correo electrónico tiene más de 100 miembros, puede generar muchos mensajes. ¿Tiene usted tiempo de leerlos todos?
Algunas listas no son moderadas y es muy fácil desviarse del tema del debate original.
Los grupos de noticias y las listas de correo permiten el encuentro virtual y la comunicación con otras personas alrededor del mundo que comparten sus mismos intereses. Lo mejor de todo es que todo esto podrá hacerlo con y desde su computadora.
o Si desea obtener más información sobre los grupos de noticias, vaya a:http://www.ibiblio.org/usenet-i/usenet-help.html
o Si desea saber cómo suscribirse a una lista de correo, vaya a: http://www.webcom.com/impulse/list.html#Search
Prácticas recomendadas
Puesto que el correo electrónico es un medio veloz, sencillo, económico y práctico, se está transformando rápidamente en una forma de comunicación muy común en el área laboral. A continuación figuran algunos lineamientos básicos que se deben respetar durante el intercambio electrónico.
Incluya un asunto significativoEl asunto debe ser breve (muchos programas de correo electrónico acortan los asuntos muy largos) aunque descriptivo del contenido del mensaje. Si así lo prefiere, puede incluir un prefijo para facilitar la comprensión del destinatario de su mensaje.
URG = léalo ya PED = pedido
Por ejemplo:
Sea breveLa lectura de un largo texto para localizar información específica insume mucho tiempo.
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Vaya al grano y dígalo en pocas palabras. Considere a un mensaje electrónico como una corta conversación telefónica. Sus compañeros de trabajo pueden recibir cientos de mensajes electrónicos por día.
Prácticas no recomendadas
No haga caso omiso a los errores ortográficos y gramaticalesSi bien es cierto que la comunicación electrónica es mucho menos formal que un informe oficial, es importante tener en cuenta ciertos detalles como la ortografía y la gramática. Para ayudarlo en este aspecto, muchos clientes de correo electrónico incluyen un corrector ortográfico.
No se preocupe demasido por el formato Escriba un mensaje sencillo. El formato no importa demasiado en un mensaje electrónico breve. Organice su mensaje en forma lógica con saltos de línea cuando sea necesario. No abuse el empleo de HTML (texto enriquecido).
No utilice demasiados signos de puntuación Exprese sus sentimientos con palabras. No inunde una frase breve con 50 signos de admiración.
No use emoticonos Los emoticonos, o caritas, son personajes diseñados con el teclado que se utilizan para expresar un sentimiento. No abuse el empleo de emoticonos. Algunas personas los consideran infantiles y poco profesionales.
Ejemplos:
:-) = alegría:-( = tristeza ;-) = connivencia :-o = sorpresa
Buenos modales
Durante la comunicación frente a frente con otra persona, usted presta mucha atención al contenido del mensaje y a la forma en que se expresa. Los indicios no verbales, tales como la expresión del rostro, el lenguaje corporal y la vestimenta, así como la percepción de la emoción en la voz de una persona, lo ayudarán a comprender la intención de lo que se manifiesta.
La comunicación electrónica es muy distinta. Si no se es cuidadoso, los menajes electrónicos pueden llegar a complicar la comunicación.
Antes de enviar su próximo mensaje electrónico, tenga en cuenta estos lineamientos:
Mantenga el tono apropiadoEn el intercambio electrónico con amigos, el tono informal es aceptable. Cuando se trate del entorno laboral, considere cada mensaje en forma individual. Si se dirige a algunas personas como Sr. o Sra., adopte el mismo tono en los mensajes electrónicos. En líneas generales, sea gentil. Trate a los demás como le gustaría que lo trataran a usted. Y no se olvide de que el sarcasmo a menudo resulta mal entendido en el terreno de las comunicaciones electrónicas.
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Reflexione sobre lo expresadoManifieste sus ideas con sencillez. El formato no importa demasiado en un mensaje electrónico breve. Organice su mensaje en forma lógica con saltos de línea cuando sea necesario. No abuse el empleo de HTML (texto enriquecido).
Evite entablar una discusiónExprese sus sentimientos con palabras. No inunde una frase breve con 50 signos de admiración.
Evite gritarNO USE MAYÚSCULAS. EN EL INTERCAMBIO ELECTRÓNICO, ESTO SE LLAMA GRITAR Y SE CONSIDERA UN GESTO MUY DESCORTÉS.
No envíe mensajes no solicitadosSi bien usted puede disfrutar el intercambio de tarjetas electrónicas y bromas con sus amigos y familiares, no se acostumbre a enviar este tipo de mensajes a sus compañeros de trabajo.
Y, por último…
ConfidencialidadEl correo electrónico no es un medio de comunicación privado. La mayoría de las empresas supervisan el intercambio electrónico de sus empleados. Recuerde esto cuando envíe mensajes electrónicos desde su lugar de trabajo: de todo lo dicho queda una copia.
InmediatezSi bien el correo electrónico es mucho más rápido que el correo postal, no suponga que su mensaje electrónico será contestado en 30 segundos.
ImpresiónEl intercambio electrónico reduce enormemente la cantidad de papel que se consume diariamente. Imprima sólo lo importante, como un cronograma de vuelo, una receta de cocina, etc.
Cuando redacte su próximo mensaje electrónico, ponga en práctica las reglas indicadas.
Instrucciones para manejar el correo electrónico eficientemente
El correo electrónico se ha transformado en una necesidad del ambiente laboral. La lectura de un mensaje electrónico lleva aproximadamente medio minuto y su respuesta, unos cinco minutos. Si usted recibe unos 20 mensajes electrónicos por día, eso representa un montón de tiempo invertido en un intercambio electrónico.
También se pueden enviar mensajes electrónicos a través de otros dispositivos tales como pagers, PC de bolsillo y teléfonos celulares. ¿Cómo se hace para ocuparse de todo ese correo? En esta lección propondremos algunas sugerencias para mejorar el manejo de los mensajes electrónicos.
Cree cuentas individualesLa mayoría de la gente configura más de una cuenta electrónica y las utiliza con distintos propósitos.
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Cuenta de correo electrónico
Uso
Trabajo [email protected]
Correo electrónico relacionado con el trabajo solamente
Uso personal
Correo electrónico Web mmateos@correo_Web.com
Uso personal para hacer compras, participar de listas de correo, recibir correspondencia no deseada
Algunos ISP (proveedores de servicios de Internet) ofrecen varias direcciones electrónicas como parte de su servicio de conexión a la Internet. Esto resulta de suma importancia si usted desea usar distintas direcciones electrónicas con distintos propósitos, o si cada miembro de su familia desea tener su propia dirección electrónica.
Consejos prácticos sobre el correo electrónico
Cree su propio plan de acción No haga caso omiso a su correspondencia electrónica, pero tampoco verifique sus mensajes electrónicos cada cinco minutos. En su lugar, propóngase hacerlo en ciertos momentos de la mañana, el mediodía y la tarde. Respete las reglas que rigen el intercambio electrónico e intente ocuparse de cada mensaje electrónico con una sola respuesta. Utilice CC y BCC (CCO) cuando sea necesario.
Habilite el panel de vista previa para efectuar una revisión rápida Muchos clientes de correo electrónico disponen de una función que le ahorrará tiempo: el panel de vista previa. Si tiene activado el panel de vista previa, haga clic una sola vez en el encabezado del mensaje para mirarlo rápidamente (en un panel situado debajo de la bandeja de entrada) en lugar de abrirlo. Sin embargo, la vista previa de un mensaje puede desatar algunos virus. Mantenga actualizado su software antivirus. Algunos programas permiten configurar la bandeja de entrada de manera tal que sólo queden visibles el encabezado y las primeras líneas del mensaje. Posiblemente esto sea suficiente para ocuparse del mensaje.
Coloque los mensajes nuevos en orden de prioridad Clasifique sus mensajes por remitente y fecha. Examine su bandeja de entrada en busca de aquellos mensajes que necesitan atención inmediata.
Suscríbase a una o dos listas de correo Una lista de correo de la que participan sólo 25 personas puede generar un montón de mensajes electrónicos. Si no llega a leer los mensajes que recibe de una lista de correo, no los borre automáticamente. Tómese unos minutos para cancelar su suscripción; esto le ahorrará tiempo más adelante.
Use carpetas No deje todos sus mensajes en la bandeja de entrada. Cree carpetas para mantener su correspondencia electrónica organizada. Verá los frutos de su trabajo cuando necesite localizar un mensaje electrónico enviado unos cuantos meses antes. Contemple la posibilidad de abrir carpetas con los siguientes temas: urgente, pendiente, menos urgente, varios, facturas, etc. Una vez leído el mensaje, arrástrelo a la carpeta correspondiente. Algunos clientes de correo electrónico le permite colocar
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automáticamente un mensaje entrante en una cierta carpeta. Los filtros buscan mensajes que reúnen ciertos criterios y los colocan en las carpetas correspondientes.
Hay que simplificar
Deshágase de la correspondencia no solicitada Llamamos correspondencia no solicitada, o "spam" en la jerga informática, al correo electrónico enviado a varias personas o grupos sin tener en cuenta el deseo de los destinatarios de recibirlo. No pierda tiempo en abrir un mensaje cuyo remitente desconoce y/o cuyo asunto resulta sospechoso. Los filtros para correo no solicitado pueden mantener a este tipo de mensajes fuera de la bandeja de entrada y colocarlo directamente en una carpeta destinada a tal fin. Sólo lleva unos minutos configurar una carpeta de este tipo, pero es tiempo muy bien invertido. Algunas vez, mensajes importantes quedan clasificados como correo no solicitado y son colocados en dicha carpeta. Por lo tanto, revise los mensajes que figuran en su carpeta de correo no solicitado antes de borrarlos.
Cree una firma Llamamos firma a una especie de tarjeta de visita en línea, que contiene su nombre y apellido, cargo, empresa para la cual trabaja e información de contacto. La firma se puede agregar al pie del mensaje y le evita tener que volver a escribir siempre la misma información.
Configure un contestador automático Envíe una respuesta automática a quienes le envían correo electrónico. Esto resulta sumamente útil cuando no puede verificar su correo electrónico por estar de vacaciones, viaje de negocios, etc.
Cree respuestas listas para usar Redacte un texto para responder consultas comunes por correo electrónico.
Por ejemplo:
Muchas gracias por el interés demostrado en Vacaciones Alegres.
Vacaciones Alegres es un programa para niños de 5 a 10 años. La inscripción comenzará muy pronto. Si desea obtener más información (incluidos el proceso de inscripción y los precios), visite: http://www.vacacionesalegres.com.
Atentamente, Lucía Barrios
Directora Vacaciones Alegres Bolívar 543 Miami, FL (123) 555-1234
Hay que consolidar
Use la libreta de direcciones Éste es el equivalente electrónico a la agenda de direcciones tradicional. La libreta de direcciones del programa cliente de correo electrónico es el lugar ideal para guardar direcciones electrónicas individuales, direcciones particulares y laborales, números telefónicos y mucho más. La mayoría de los programas le permiten configurar grupos
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(listas de direcciones electrónicas) de aquellos con quienes se comunica frecuentemente en forma electrónica.
Use el calendario El calendario de su programa cliente de correo electrónico es similar a la agenda diaria de actividades. Se pueden agendar eventos y listas de tareas, configurar recordatorios, enviar y recibir invitaciones, agregar días festivos e incluso personalizar su visualización. Dentro de lo posible, aproveche la función de planificación grupal.
Vacíe periódicamente su carpeta de elementos eliminados En vez de eliminar sus mensajes electrónicos con carácter definitivo, los clientes de correo electrónico colocan los mensajes borrados en una carpeta de elementos eliminados. Revise el contenido de esta carpeta antes de vaciarla.
Tome recaudos antes de proporcionar su dirección electrónica A menos que sea necesario, no divulgue su dirección de correo electrónico. Puede terminar recibiendo muchísimo correo no solicitado. Contemple la posibilidad de crear una cuenta de correo Web para realizar compras en línea. Cuando dicha cuenta esté saturada de mensajes no solicitados, ciérrela y abra una nueva.
Consulte la función de -Ayuda- de su programa cliente de correo electrónico para descubrir otras funciones que pueden ayudarlo a mejorar el manejo de su correo electrónico.
¿Qué es un adjunto?
El correo electrónico es una de las formas más rápidas de compartir información con otras personas. Aprender a crear, enviar y abrir un adjunto a un mensaje electrónico es el próximo paso para transformarse en un experto en el tema del correo electrónico.
Al utilizar la función de adjuntos que proporciona el programa cliente de correo electrónico, usted podrá anexar y enviar distintos tipos de archivos junto con sus mensajes electrónicos. En el momento de enviar un adjunto, su programa de correo modifica (cifra) su archivo para poder enviarlo por la Internet.
Siga estos pasos para enviar un adjunto: Escriba un mensaje en una ventana de mensaje de correo electrónico.
Haga clic en el botón Attachment (Adjuntar) . Aparecerá un cuadro de diálogo de acuerdo con el programa cliente de correo
electrónico en uso. Examínelo hasta encontrar el archivo que desea adjuntar.
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Seleccione el archivo. Haga clic en OK (Aceptar) o Insert (Insertar) o Choose (Seleccionar) de
acuerdo con el cliente de correo electrónico que use. Se cerrará el cuadro de diálogo. Busque el icono o el nombre del archivo en el
área correspondiente a los adjuntos de su software cliente de correo electrónico. El archivo debería haberse anexado.
Haga clic en Send (Enviar). Recibirá un mensaje similar a "Encoding Attachment" (Cifrado del adjunto en curso), lo que significa que se está enviando el adjunto.
Anexe un adjunto a su mensaje electrónico con mucho cuidado
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Tenga en cuenta los siguientes lineamientos al enviar un adjunto a un mensaje electrónico:
1. Conozca los programas que utiliza el supuesto destinatario. Si desea abrir un adjunto, deberá contar con un programa capaz de abrir ese tipo de archivo. Si ambas partes usan el mismo sistema operativo, el mismo programa de procesamiento de texto y un programa cliente de correo electrónico más nuevo o utilizado con frecuencia, no debería haber ningún problema.
2. Incluya una nota que describa brevemente el archivo adjunto. De esta manera, el destinatario sabrá que se incluye un adjunto. Por ejemplo, podría escribir algo así "Se adjunta el plan del tercer trimestre. Es un documento Microsoft Word XP."
3. El nombre del archivo debe ser representativo del contenido del adjunto. Esto, juntamente con la nota que describe el contenido del adjunto, representa una gentileza para con el destinatario de la información. De esta manera, el receptor se sentirá más tranquilo al abrir el adjunto que le ha enviado.
4. Si es necesario, seleccione el formato Text Only (Sólo texto). Si bien algunos programas más nuevos de procesamiento de texto son capaces de abrir los archivos codificados por otros procesadores de texto, parte del texto y del formato puede llegar a perderse durante la conversión. A modo de ejemplo, digamos que si ha creado un documento con Microsoft Word y usted sabe que los destinatarios utilizan Claris Works, entonces no podrán leerlo. Ahórrese un problema y envíe el documento como sólo texto.
5. Si es necesario, seleccione el formato RTF (texto con formato enriquecido). RTF es un formato de archivo estándar que pueden leer la mayoría de los procesadores de texto. RTF incluye información básica de formato, tal como cambios de fuente, tamaño de la fuente y su estilo.
6. Verifique la operación. Asegúrese de haber adjuntado el archivo antes de enviarlo. Resulta poco profesional tener que volver a enviar un mensaje porque le falta el adjunto.
La mayoría de los procesadores de texto tienen una opción llamada Save as (Guardar como) que le permite guardar su archivo en una amplia variedad de formatos, RFT entre ellos. Si desea obtener más información sobre esta función, vaya al curso sobre Office 2000. Recuerde que podrá tomar este curso a su propio ritmo.
Instrucciones para abrir adjuntos a un mensaje de correo electrónicoSiga estos pasos para abrir un adjunto:
1. Verifique su correo electrónico.2. Haga doble clic en el encabezado de un mensaje para abrir un mensaje
nuevo. Lea el mensaje. 3. Haga doble clic en el encabezado del adjunto para abrir el archivo.
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Abra un adjunto a su mensaje electrónico con mucho cuidado
Los virus generalmente se transmiten a través de los adjuntos a los mensajes electrónicos. Por lo tanto, cuando abra un adjunto tenga en cuenta los siguientes consejos para proteger a su computadora.
Le recomendamos encarecidamente que:
Haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado del adjunto y seleccione la opción Save As (Guardar como). Elija un destino.
Haga clic en el archivo con el botón derecho del ratón para verificarlo con el software antivirus. Consulte el archivo de ayuda de su software antivirus para obtener más información.
Haga doble clic en el archivo para abrirlo.
Y
No abra adjuntos de origen sospechoso o de personas que no conoce.
No abra adjuntos si el "asunto" resulta extraño (contiene palabras mal escritas, bromas, etc.) o inesperado.
No abra adjuntos a menos que sepa de qué se trata, aunque parezcan enviados por un amigo.
Visite frecuentemente el sitio Web de la compañía que produjo el software antivirus. Allí figuran las amenazas más recientes a la seguridad de su computadora. Manténgase informado y actualice periódicamente su software antivirus.
Si desea obtener más información sobre los virus y el software antivirus, tome el curso Introducción a la Internet a su propio ritmo.
Teniendo en cuenta los consejos anteriormente descritos, adjunte un archivo a un mensaje electrónico y envíelo a un amigo o familiar.
No abra ningún adjunto sin antes verificarlo para determinar si contiene algún virus.
EXAMEN:
Al abrir adjuntos a mensajes electrónicos, es siempre una buena costumbre:
1. A. Hacer doble clic para abrir el archivo. 2. B. Verificar el archivo con un software antivirus antes de abrirlo. 3. C. Ni A ni B
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4. D. Tanto A como B
Al responder un mensaje de correo electrónico, el texto del mensaje anterior se encuentra entre comillas o precedido por corchetes angulares.
1. A. Verdadero 2. B. Falso
1. La presencia de muchas comillas o corchetes angulares entorpece la lectura del mensaje reenviado. En lugar de reenviar un mensaje, podrá cortarlo y pegarlo en la ventana de un nuevo mensaje.
1. A. Verdadero 2. B. Falso
. Al redactar y enviar un mensaje electrónico, BCC (CCO) (Blind Carbon Copy/Copia Carbónica Oculta) significa:
1. A. Enviar una copia del mensaje a otra persona sin que se entere el destinatario principal.
2. B. Enviar una copia del mensaje a otra persona además del destinatario. 3. C. Enviar un mensaje solamente al destinatario principal. 4. D. Ninguno de los anteriores.
Al escribir varias direcciones electrónicas en los campos To (Para), CC y BCC (CCO), sepárelas con _______________ o ________________.
1. A. Un signo de interrogación (?) o comillas ("). 2. B. Un guión (-) o una subraya (_). 3. C. Un espacio en blanco o dos puntos (:). 4. D. Una coma (,) o un punto y coma (;).
Use HTML (texto enriquecido) para:
1. A. Dar formato al texto (fuente y estilo). 2. B. Alinear texto. 3. C. Insertar viñetas y números. 4. D. Todos los anteriores
Un grupo de noticias es todo lo siguiente SALVO:
1. A. Accesible con un programa lector de noticias. 2. B. Otro tipo de software de intercambio instantáneo de mensajes. 3. C. Un "lugar" en línea donde las personas pueden conversar sobre cualquier
tema. 4. D. Parte de un sistema de tablero de anuncios internacional llamado USENET.
Los miembros de una lista de correo verifican sus mensajes existentes, leen los mensajes nuevos y envían sus respuestas a la lista.
1. A. Verdadero 2. B. Falso
Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:
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1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales. 2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS. 3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas. 4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.
Al escribir varias direcciones electrónicas en los campos To (Para), CC y BCC (CCO), sepárelas con _______________ o ________________.
1. A. Un signo de interrogación (?) o comillas ("). 2. B. Un guión (-) o una subraya (_). 3. C. Un espacio en blanco o dos puntos (:). 4. D. Una coma (,) o un punto y coma (;).
Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:
1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales. 2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS. 3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas. 4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.
Los miembros de una lista de correo verifican sus mensajes existentes, leen los mensajes nuevos y envían sus respuestas a la lista.
1. A. Verdadero 2. B. Falso
Para poder manejar mejor su correspondencia electrónica, haga todo lo siguiente SALVO:
1. A. Configurar un filtro de correo electrónico no solicitado. 2. B. Crear una firma. 3. C. Suscribirse a varias listas de correo. 4. D. Verificar el correo electrónico periódicamente.
Al enviar mensajes electrónicos desde su trabajo, se aplica todo lo siguiente SALVO:
1. A. Hacer caso omiso a los errores ortográficos y gramaticales. 2. B. Evitar el uso de MAYÚSCULAS. 3. C. Evitar el sarcasmo. A menudo resulta mal entendido en el terreno de las
comunicaciones electrónicas. 4. D. Evitar el envío de mensajes no solicitados a sus compañeros de trabajo.
Al abrir adjuntos a mensajes electrónicos, es siempre una buena costumbre:
1. A. Hacer doble clic para abrir el archivo. 2. B. Verificar el archivo con un software antivirus antes de abrirlo. 3. C. Ni A ni B 4. D. Tanto A como B
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