CAPITULO IV. “DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRADOR REACTIVO DE AUDITORIA FORENSE QUE GARANTICE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS EMPRESAS DEDICADAS A LA ELABORACION DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS UBICADAS EN EL DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR”

INTRODUCCION

Tomando en consideración que actualmente en El Salvador el tema de la corrupción

en las empresas en todos los niveles jerárquicos no importando el sector al que estas

pertenecen, se propone implementar un sistema de Auditoría Forense como un

medio que permita la aplicación y seguimiento de controles que contribuyan a

disminuir el riesgo que se cometa el fraude dentro de la empresa el cual perjudique a

los accionistas en cuanto a su inversión.

El sistema que se propone contiene procedimientos correspondientes para

determinar la debilidad de las áreas que corren mayor riesgo que se cometa fraude.

De igual forma se propone los lineamientos que hay que efectuar en caso de que se

descubra que se ha cometido el delito financiero y por el cual se podrá encontrar el

responsable y así, poder efectuar un proceso judicial con las pruebas suficientes

encontradas a través de los procedimientos aplicados.

A. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1. OBJETIVO GENERAL.

Diseñar un Sistema Integrador Reactivo de Auditoría Forense que garantice la

razonabilidad de los Estados Financieros de las empresas que elaboran productos

farmacéuticos ubicadas en el departamento de San Salvador.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

1. Obtener a través del sistema integrador de Auditoría Forense, la evidencia

comprobatoria que sirva para la emisión de un juicio en contra del autor del

fraude.

2. Establecer métodos de investigación delictiva que contribuyan a descubrir

fraudes perpetrados dentro de la organización mediante la propuesta de

políticas y procedimientos de control interno.

3. Obtener información auténtica y legítima sobre los hechos que son objeto de

examen, para la detección de la existencia de delitos financieros.

B. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

En la actualidad la incidencia constante de la corrupción donde se destacan delitos

como los de investigación de fraudes internos y externos, tanto en entidades

privadas como públicas.

En este caso el interés es el sector privado donde la corrupción y el soborno son

males que afectan a cualquier organización, las cuales son frecuentemente

victimizadas por empleados infieles que no mantienen una conducta integra, en

muchos de los casos las entidades tienden a focalizar sus esfuerzos en la detección

e investigación pero no asignan recursos suficientemente efectivos que permitan

desarrollar lo que la Auditoría Forense pretende.

En los estudios realizados sobre los delitos de cuello blanco se determinan que

existen tres elementos que están presentes en la mayoría de los casos: Uno de ellos,

quizás el más importante es la racionalización mediante este recurso, el autor del

ilícito encuentra la forma de asimilar el acto a su “propio código de ética”.

En la mayoría de los casos de investigación financiera se refiere a delitos que

afectan solamente una parte de la operación de una entidad, lo que normalmente

hace innecesaria una auditoría completa, bastará efectuar, por ejemplo, revisiones

limitadas sobre las operaciones de caja, de ventas o de compras de mercadería.

El Sistema Integrador Reactivo de Auditoría Forense es relevante para el sector

industrial así como para cada uno de los demás sectores, ya que uno de los

problemas que persiste dentro de las empresas es la falta de seguimiento de los

controles internos que permitan tener mejores resultados en su aplicación,

permitiendo la reducción de riesgos de que se cometan fraudes.

Con el Sistema propuesto, se está dando respuesta al problema de la falta de

herramientas que permitan reunir todas las pruebas suficientes que sirvan como

evidencia comprobatoria en caso de que se haya cometido un delito financiero dentro

de la empresa, así como encontrar al responsable y aplicar la sanción que los

accionistas dispongan efectuar.

El Sistema propuesto será de mucha utilidad para fortalecer las debilidades que

existan en las diferentes áreas de mayor riesgo en cuanto a la aplicación de los

controles que cada una de ellas posee.

La realización y aplicación de la Auditoría Forense en la industria farmacéutica es

importante debido a los procedimientos de análisis que se aplicarán para

cuantificación de las pérdidas y los riesgos que estas corren. Además aportar

pruebas de carácter público, que puedan ser discutidas y analizadas ante un juicio.

También, ésta contribuirá a la profesión contable a aportar soluciones efectivas a un

problema de enorme impacto social y es por ello que las empresas se ven con la

necesidad cada vez más creciente de examinadores e investigadores del fraude.

C. ALCANCE DE LA PROPUESTA.

La propuesta permitirá a las empresas del sector industrial valerse de una

herramienta con la cual podrán tener mayores controles en los bienes que se

consideran más expuestos a que se cometa delito financiero.

Aplicando técnicas que controlen y detecten el fraude en un ambiente electrónico, en

el cual ya no existen los rastros en papel y los problemas de evidencia se hacen

completamente diferentes.

La Auditoría Forense básicamente pretende darle solución partiendo de cinco áreas

determinadas, siendo estas:

1. La Legal en donde se pretende solucionar y prevenir el fraude, mediante el

cumplimiento de normas y leyes específicas y generales.

2. En lo Organizacional, se pretende evitar o determinar el fraude cometido contra

la compañía, determinar la conspiración que exista con personal dentro de la

empresa relacionada con personas externas.

3. En el área de Auditoría, pretende determinar la obligación que existe entre el

auditor interno y el externo, examinar los vacíos que existan relacionados con la

conversión de activos, ocultamiento, destrucción y alteración de registros.

4. En la Investigativa, se tratará de detectar las fallas de los controles internos así

como al personal que lo ejerce, detectando la motivación y oportunidad como

inductores que sirven para cometer el fraude.

5. En el área de Administración de Riesgos, corresponderá la prevención de

riesgo y la transferencia de los mismos.

Todos los aspectos anteriormente mencionados son los fundamentos esenciales,

para lo cual servirá la aplicación de la Auditoría Forense en la industria farmacéutica.

Con todo esto la Auditoría Forense, tratará de darle soluciones a las diferentes áreas

de las empresas dedicadas a la fabricación de productos farmacéuticos. Brindará

planteamientos que permitan controlar los esquemas fraudulentos más comunes de

los empleados subordinados de la gerencia, de los cuales están los referentes a las

malversaciones de cuentas por pagar, nómina por pagar y reclamos por beneficios y

gastos, así como los cometidos por los empleados del nivel gerencial, tales como las

alteraciones de utilidades, diferir gastos, el registro de ventas anticipadas y el de

sobrevaluar los inventarios. Contribuir a controlar y prevenir el fraude en las

empresas industriales de productos farmacéuticos con la reestructuración de los

controles adecuados. Proporcionará la asistencia a las empresas en estudio, la

identificación de las áreas de vulnerabilidad, ayudando a desarrollar Sistemas para

sobreponerse a ellas, utilizando instrumentos en la evaluación de riesgos. Se

efectuarán referencias en la relación y aplicación del análisis de hechos financieros a

problemas legales, mediante la recopilación de evidencia orientadas a la utilización

en las Cortes Legales. Brindará un aseguramiento que garantice que sus

transacciones efectuadas están siendo realizadas de forma que puedan dar

resultados ante investigaciones corporativas, así como, cuando se vean involucradas

en asuntos criminales, a la vez que con ello puedan salvaguardarse entre los

reclamos de seguros que puedan darse o para responderle en algún momento a la

entidad que regula las diferentes actividades que ellas realizan.

D. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA.

La ocurrencia del fraude se realiza desde que el hombre se vio en la necesidad de

hacer transacciones. Generalmente la apertura hacia nuevas culturas ideológicas,

provocan que las necesidades humanas sean incrementadas. Independientemente al

sector que se dirija la investigación, la prioridad más inmediata es encontrar la raíz

de donde proviene o se originan los males que afectan a la sociedad. La falta de

soluciones al realizar investigaciones para corregir el fraude en los Estados

Financieros y la poca intervención o limitación a la expresión de pruebas que puedan

dar origen de forma más profunda a estos casos.

Las auditorías financieras poseen muchas limitantes y solo son un punto de

descubrimiento más, no realizan un seguimiento para llegar al fondo y origen del

delito cometido, puede decirse que en la historia ha tenido etapas muy diversas ya

sea que incluya o no la problemática del fraude como parte de su análisis, si bien es

cierto las leyes que en nuestro país se aplican solo se efectúan cuando existen

suficientes pruebas y testigos del hecho. En muchas ocasiones por la carencia de

evidencia circunstanciales o concretas y testigos que puedan brindar su testimonio,

los delitos quedan sin solución o incluso nunca llegan a resolverse.

En el sector privado no hay realmente una forma de controlar las anomalías

generadas por delitos financieros y de índole mercantil, no se ha escuchado o

propuesto, algo que pueda mejorar cualquier sistema organizacional de las entidades

para que no se dé la quiebra, liquidación y muerte de las empresas, en cuanto a su

aplicación a los procesos de investigación cuyo objetivo sea el descubrimiento y

verificación científica de los delitos financieros. Las normas sobre la ejecución del

trabajo, planeación y supervisión, suficiencia y competencia del material de prueba,

son también de aplicación general a los trabajos profesionales, de las cuales la

obtención de material probatorio suficiente y competente para fundamentar un criterio

sobre los hechos investigados, es de particular relevancia para el buen resultado de

las indagaciones.

Con la aplicación de dicha auditoría, se logrará la obtención de material probatorio lo

que ocasiona que sea un elemento importante en la investigación financiera como

una forma de prueba circunstancial, permitiendo ubicar a los responsables de un

hecho delictivo ocurrido en la industria farmacéutica, partiendo de un proceso y una

estructura organizacional en relación con el delito y con las transacciones que

sirvieron para realizarlo; además, determina la fortaleza del material probatorio

obtenido, para fundamentar un criterio sobre los hechos que se denuncian sirviendo

como base para el trabajo de investigación.

E. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADOR REACTIVO DE AUDITORIA FORENSE.

1. DEFINICION DEL SISTEMA. El Sistema Integrador tiene una perspectiva a largo plazo, se enlaza al futuro de la

empresa y se dirige hacia el fortalecimiento y desarrollo de habilidades en la

aplicación de controles internos para la detección de fraudes.

Sistema Integrador Reactivo de Auditoría Forense “Es el conjunto de procedimientos,

políticas y controles que contribuye a la integración de todas las áreas de una

empresa que permite reaccionar con medidas correctivas ante una anomalía

descubierta por medio de una investigación”.

F. OBJETIVOS DEL SISTEMA.

1. OBJETIVO GENERAL.

El Sistema Integrador Reactivo de Auditoría Forense tiene como finalidad contribuir a

la detección y prevención de fraudes en los estados financieros que por medio de la

investigación que se realice al desarrollar la Auditoría Forense permita reunir las

pruebas que sirvan como evidencia para enjuiciar a las personas involucradas.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

a. Dotar a las empresas de un instrumento que les permita tener mayor control

en las áreas de mayor riesgo de que se cometan fraudes.

b. Proporcionar al departamento de auditoría interna cuestionarios que permitan

evaluar si los procedimientos propuestos están cumpliendo con las

indagaciones necesarias para la prevención de fraudes dentro de la

organización.

c. Facilitar una herramienta al estudiante, docente y especialmente a los

auditores y contadores para que conozcan la nueva forma de prevenir delitos

financieros.

G. CARACTERISTICAS DEL SISTEMA.

a. Este sistema se basa en un enfoque diferente y nuevo de auditoría; en el

sentido de establecer un mejor control preventivo basado en la aplicación de

los mismos.

b. Se desarrolla con técnicas específicas.

c. Recopila pruebas de carácter público que pueden ser analizadas y discutidas

para emitir un juicio.

d. Se fundamenta en sus propios principios que identifican las áreas claves de

mayor vulnerabilidad en las empresas.

e. Se basa en la experiencia, conocimiento y razonamiento investigativo del

auditor, para obtener evidencia que sirva como prueba comprobatoria en sus

argumentos.

f. Es de tipo reactivo, debido a que los resultados obtenidos sirven para tomar

las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa mediante el

seguimiento de las políticas y procedimientos propuestos.

H. CONTENIDO DEL SISTEMA.

FASE I: PLANEACION DE AUDIORÍA FORENSE. 1.1 PROCESO DE CONOCIEMIENTO DEL NEGOCIO. ARCHIVO PERMANENTE: Contendrá información de cada entidad dedicada a la

elaboración de productos farmacéuticos, útil para varios años, relacionada con

disposiciones legales, reglamentos, manuales, instructivos y demás normas que

regule su funcionamiento.

CÓDIGO CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE

AP1 • Información sobre antecedentes y Organización de la entidad auditada.

• Estructura organizativa de la entidad. • Reglamento de organización y funciones.

AP2 • Extractos o copias de acuerdos importantes y otros

documentos legales importantes.

• Leyes de creación, modificaciones y otros documentos

relacionados.

• Plan anual operativo y manuales institucionales.

• Presupuestos autorizados.

• Memoria institucional.

• Acuerdo o decisiones importantes tomadas por la

superioridad.

AP3 • Extractos sobre el sistema de contabilidad. • Nombre del personal clave, autorizado para procesar los

registros contables, firmar y aprobar operaciones. • Estados financieros.

AP4 • Documentos de Auditorías anteriores.

• Informes de auditorías anteriores.

ARCHIVO CORRIENTE: o los llamados papeles de trabajo serán aquellos paquetes

de papeles generales y específicos, donde se encuentre evidencia que se haya

desarrollado una auditoría o examen en particular, debiendo contener la

documentación necesaria que respalde la conclusión obtenida a los hallazgos

determinados, cumpliendo como mínimo con la documentación de tallada a

continuación.

Carpeta Especificará el área examinada y se codificará según corresponda.

Índice del contenido Incluirá todos los papeles de trabajo y podrá variar según el tipo de examen efectuado.

Planeación de la auditoría Para cada auditoría se elabora una cédula de trabajo.

Hoja de supervisión O cédula de puntos pendientes, la elaborará el supervisor y su cumplimiento será de carácter obligatorio por el auditor.

Informe final con su hoja de control de calidad

Por cada examen efectuado se elaborará un informe de auditoría, al cual se le aplicará su respectivo control de calidad.

Borrador de informe

Corresponde al informe elaborado por el auditor responsable de la revisión con las respectivas modificaciones efectuadas, tanto por el supervisor como por el jefe de la unidad.

Cédulas de hallazgo Corresponde a las desviaciones de control interno o cumplimiento legal determinadas durante la ejecución de la auditoría.

Notas y memorándum recibidos

Cualquier documento que sea recibido para darle cumplimiento al programa de auditoría referente al examen efectuado.

Programa de auditoría y/o Cuestionario de control interno

Por cada revisión se elaborará y ejecutará un programa de auditoría y/o cuestionario de control interno según sea aplicable.

Desarrollo de Cédulas

Corresponde a la elaboración de Cédulas sumarias, de detalle y analíticas necesarias para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el programa de auditoría.

Cédula de requerimiento de documentación

Será emitida por el auditor responsable de la ejecución de la auditoría para él cumplimento de sus procedimientos.

Este archivo respalda la opinión del auditor. Incluye la documentación sobre la

evaluación del sistema de control interno de la entidad, los procedimientos de

auditoría realizados y las evidencias que se han obtenido durante la fase de

planeación y ejecución del trabajo de campo. Este archivo contendrá las diferentes

cédulas que prepare el auditor, con base a los estados financieros a la fecha del

periodo objeto de examen.

PAPELES DE TRABAJO: Deben contener información suficiente que permita a un

auditor experimentado, que no ha tenido contacto previo con la auditoría realizada,

obtener evidencia que sustente las conclusiones y juicios significativos que emita.

Aspectos que deben ser documentados en papeles de trabajo:

- Planeamiento.

- Comprensión del sistema de control interno y evaluación de riesgo.

- Procedimientos de auditoría realizadas y evidencias obtenidas.

- Conclusiones obtenidas.

- Hallazgos de auditoría.

- Comunicación de resultados.

Los requisitos básicos que deberán contener los papeles de trabajos son:

- Nombre de la entidad auditada.

- Descripción del tipo de examen.

- Descripción del área o componente objeto de examen.

- Periodo de examen.

- Índice o código del papel de trabajo.

- Iniciales del personal que los preparó, revisó y supervisó los papeles de

trabajo.

- Fecha de elaboración del papel de trabajo.

- Referenciación del procedimiento del programa de auditoría que se desarrolle.

1.1.1 IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS.

Para llevar a cabo el desarrollo de la Auditoría Forense se tiene que conocer la

actividad de los laboratorios farmacéuticos y determinar las áreas a las cuales estará

enfocada la investigación y proceder a identificar los recursos con los que contará la

unidad de auditoría, entre los cuales estará presente el recurso humano, la

tecnología y los especialistas necesarios para un fin determinado.

Archivo administrativo:

Responsable

Puesto

Responsabilidades a realizar

Herramienta que utilizará

Leonel Alexander Guardado

Gerente de auditoría

Plan de trabajo de la

unidad.

Revisa el informe.

Discusión de la carta

de Accionistas.

Emite el informe final.

Papelería en

general

Mobiliario

Equipo de

informática

Oscar Gilberto Flores

Supervisor

Elabora planeación de

auditoría forense

Elabora informe de

auditoría con el auditor

responsable.

Revisión de los papeles

de trabajo.

Discusión del informe

con el jefe de auditoría.

Papelería en

general

Mobiliario

Equipo de

informática.

José Antonio Hernández Sigüenza

Senior o Colaborador

Elabora Programa.

Elabora Cuestionario

de control interno.

Papelería en

general

Mobiliario

Elabora cronograma de

actividades.

Ejecución de auditoría.

Elabora el informe.

Equipo de

informática

María Antonia Serrano Peña

Senior o Colaborador

Elabora Programa

Elabora Cuestionario

de control interno.

Elabora cronograma de

actividades.

Ejecución de auditoría.

Elabora el informe.

Papelería en

general

Mobiliario

Equipo de

informática

Oscar Leonel Pérez

Senior o Colaborador

Elabora Programa

Elabora Cuestionario

de control interno.

Elabora cronograma de

actividades.

Ejecución de auditoría.

Elabora el informe.

Papelería en

general

Mobiliario

Equipo de

informática

Romeo Enrique Flores Gálvez

Senior o Colaborador

Elabora Programa

Elabora Cuestionario

de control interno.

Elabora cronograma de

actividades.

Ejecución de auditoría.

Elabora el informe.

Papelería en

general

Mobiliario

Equipo de

informática

1.1.2 ASIGNACIÓN Y CONTRATACIÓN DE LA FIRMA DE AUDITORIA FORENSE.

1.1.2.1 CARTA COMPROMISO DE SERVICIOS OFERTADOS.

Carta compromiso. La carta compromiso es un documento que sirve para plasmar y dar formalidad y

seriedad los acuerdos convenidos de acuerdo a los intereses tanto de los clientes

como del auditor. Es muy importante que el auditor envíe una carta compromiso, de

preferencia antes de iniciado el trabajo de auditoria.

El propósito de la carta compromiso es informar al auditado sobre la naturaleza del

trabajo y dejar claro las responsabilidades de las partes involucradas.

Contenido principal de las cartas compromiso El contenido de las cartas compromiso puede variar para cada cliente pero existen

elementos que generalmente se incluyen o deben incluirse en el formato:

a) Fecha de la carta.

b) Especificación de la (las) personas a quien se dirige.

c) Breve descripción de los servicios ofertados por el auditor forense.

d) Objetivo de la Auditoría Forense.

e) Alcance de la auditoría y plan de revisión de áreas prioritarias.

f) Informes de auditoría forense.

g) Programa de revisión a ejecutar.

h) Honorarios.

1.1.2.2 CONTRATACIÓN DE LA FIRMA DE AUDITORÍA FORENSE. Con base en las anomalías presentadas en el informe de auditoría interna, habiendo

hecho el requerimiento de ofertas para prestar servicios de auditoría forense, se

toma la decisión de convocar a Junta General Extraordinaria de Accionistas, que

tendrá como punto principal de agenda, la contratación de la Firma de Auditoría

Forense.

En esta Junta General Extraordinaria de Accionistas, se tratará una agenda con los

siguientes puntos a desarrollar y tomar acuerdos:

a) Establecimiento de quórum de presencia de las tres cuartas partes de todas las

acciones en primera convocatoria y en segunda la mitad más una de las

acciones.

b) Informe de auditoría interna de la sociedad.

c) Contratación eventual de la Firma de Auditoría Forense.

d) Asignación de honorarios de la Firma de auditoria forense.

1.1.2.3 ESTABLECIMIENTO DE UN CONVENIO DE CONFIDENCIALIDAD ENTRE LA EMPRESA Y LA FIRMA DE AUDITORIA FORENSE.

En este convenio la firma de auditoría forense se compromete con la empresa a

guardarle confidencialidad en la información que se obtenga de la revisión por lo que

acuerda:

• Tener la obligación de ejercer con honestidad, objetividad y diligencia sus

deberes y responsabilidad.

• Deben demostrar lealtad en todos sus asuntos pertenecientes a las acciones

de sus empleados o a quien sea que puedan prestar un servicio.

• No deben mezclarse en ninguna actividad que pueda estar en conflicto con el

interés de su empresa o que pueda perjudicar su habilidad para llevar a cabo

objetivamente sus obligaciones y responsabilidades.

• No deben aceptar ningún regalo por parte de los empleados, clientes y

asociados sin consentimientos de la alta dirección.

• Deben ser prudentes en la utilización de la información adquirida en el curso

de sus obligaciones.

• No deben utilizar información confidencial para ninguna ganancia personal.

1.1.2 IDENTIFICACION DE AREAS CRÍTICAS.

Para que el departamento de Auditoría Forense pueda realizar su investigación debe

identificar las áreas expuestas a mayor riesgo de que se cometa fraude, en este caso

se identifican las siguientes:

Cuentas de Efectivo.

Cuentas por Cobrar

Inventarios:

• Producto terminado.

• Producto formulado o semi terminado.

• Producto de empaque.

• Producto en vencimiento.

• Producto en mercadería en transito.

Inversiones.

Compras.

Cuentas por Pagar.

Activos Fijos.

1.2 IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS PARA EL PROCESO DE PLANEACION.

Para el desarrollo de la Auditoría Forense se debe de contar con una serie de

principios, políticas, programas y procedimientos que sirvan en la investigación de los

delitos financieros que puedan generarse dentro de las empresas farmacéuticas y a

la vez reunir las pruebas suficientes que sirvan como evidencia para tomar las

medidas necesarias en contra del responsable.

1.2.1 IDENTIFICACIÓN DE PRINCIPIOS DE AUDITORIA FORENSE.

El auditor forense en el desempeño de su actividad debe tener el debido cuidado

profesional por lo que existen principios básicos para la ejecución de la auditoría,

tales como:

a) Premisas:

Aplicación del cuidado y conocimiento que se esperan de un auditor forense.

Igual prudencia y competencia que la que se le exige al contador público según el

código de ética de la profesión de contaduría pública y auditoría de El Salvador.

Permanecer alerta frente a la posibilidad de que ocurran hechos

intencionadamente incorrectos, errores u omisiones en las empresas que

elaboran productos farmacéuticos.

Prestar atención a condiciones y actividades riesgosas generadas en las

empresas farmacéuticas.

Identificar y recomendar mejoras en los controles internos de los laboratorios

farmacéuticos.

b) Criterios y Prácticas: El Auditor forense debe considerar los siguientes criterios y prácticas:

El alcance de la auditoría forense incluyendo las pruebas de fraude.

Materialidad e importancia de los hallazgos que indiquen fraude.

Idoneidad y eficiencia de los controles internos de los laboratorios farmacéuticos.

c) Disuasión:

El auditor forense será responsable de ayudar a la prevención del fraude, mediante

la revisión y adecuación del Sistema de Control Interno de los laboratorios

farmacéuticos, determinando, por ejemplo:

Si el ambiente de la empresa favorece la conciencia de control.

Si fijan metas y objetivos realistas.

Si existe un código de ética o de conducta de los auditores forenses.

Si existen políticas de protección de activos en las empresas farmacéuticas.

Si existen efectivos canales de comunicación interna.

d) Detección:

El auditor forense ayudará a identificar indicadores de fraude en las empresas

farmacéuticas por medio de los factores de riesgo tales como:

EXISTENCIA DE UNA OPORTUNIDAD

PRESIONES EXISTENTES

PRACTICAS CONTABLES AGRESIVAS

Inexistencia de auditoría interna. Control de una persona sobre

funciones importantes. Dificultad en determinar las

transacciones entre empresas farmacéuticas relacionadas

Cuentas bancarias que podrían no ser necesarias en las Subsidiarias.

Enfasis indebido en alcanzar las utilidades y mantener la imagen.

Rápido crecimiento en áreas en donde no se tiene experiencia.

Dudas acerca de las finanzas o comportamiento de individuos claves (Estilo de vida inconsistente con sus ingresos)

Filosofía de manejo inapropiado de utilidades.

Areas más comunes donde se notan prácticas contables agresivas son: reconocimiento de ingresos, costos de reestructuración y ajuste de provisiones.

Transacciones complejas e inusuales que no tienen relación con la naturaleza de las operaciones.

Numerosos ajustes contables.

Aspectos a considerar al realizar una Auditoría Forense:

Tener conocimiento y competencia suficiente para identificar en las empresas

farmacéuticas los indicadores de que se pudo cometer un fraude.

Identificar situaciones que puedan permitir el fraude en las empresas que

elaboran productos farmacéuticos.

Evaluar los indicios de fraude, mediante la investigación utilizando las

herramientas diseñadas adecuadamente según sea el área a evaluar.

Comunicar a los niveles apropiados la conclusión de la investigación.

e) Investigación: La investigación consiste en determinar si el fraude ocurrió. Al realizarla, el auditor

forense debe considerar lo siguiente:

Evaluar el grado y extensión de la complicidad del fraude en la empresa.

Determinar la experticia requerida para la investigación.

Diseñar procedimientos para identificar perpetradores y técnicas para cometer

fraudes con las empresas farmacéuticas.

OTROS FACTORES

Transacciones no soportadas o autorizadas.

Faltantes en los inventarios de químicos, materias primas y productos terminados u otros activos.

Alteraciones de documentos o dudosa escrituras o firmas.

Demora en entregar información o registros.

Pagos significativos por servicios no identificados a consultores o empleados.

Inadecuado sistema para autorizar, aprobar o registrar transacciones.

Coordinar las actividades del equipo guía de la investigación y velar por el respeto

a los derechos y la reputación de los mismos.

f) Resultado: Una vez concluida la investigación, se debe:

Determinar la implantación de nuevos controles o mejorar los existentes.

Diseñar pruebas de auditoría que ayuden a detectar/disuadir futuros fraudes.

Ayudar en la difusión de conocimientos sobre fraude que permitan identificar

indicadores de fraude en el futuro en las empresas farmacéuticas.

g) Comunicación: Adicionalmente a lo establecido en la norma internacional de auditoría No 700, sobre

elaboración del informe de auditoría, el auditor seguirá las siguientes pautas:

Comunicar la incidencia del fraude en las diferentes áreas que se relacionen.

Indicar si hay situaciones que afecten ejercicios o períodos anteriores al período

en que ocurran.

Incluir evidencias, conclusiones y recomendaciones y someterlas a la asesoría

jurídica así como a la consideración de la gerencia.

1.2.2 IDENTIFICACION DE LAS POLITICAS DE AUDITORIA FORENSE PARA LA DETECCION DEL FRAUDE EN LAS EMPRESAS FARMACEUTICAS.

Para el desarrollo de la aplicación de Auditoría Forense se pretende dar un enfoque

en el cual se incluyen las tres grandes fases de auditoría: Planeación, Ejecución y

Finalización de la auditoría; y para poder desarrollar este proceso, se hará énfasis en

lo siguiente:

Condiciones previas para desarrollar cada fase de la auditoría forense. En el desarrollo de la auditoría se presentan condiciones previas que permitan una

adecuada planificación que conlleve a alcanzar los objetivos de la investigación en

reunir las suficientes pruebas de lo que se está investigando en los laboratorios

farmacéuticos.

Actividades que contiene el desarrollo de cada fase de la auditoría forense.

Para este desarrollo se tendrá en cuenta cada uno de los elementos de las fases

establecidas que permitan estructurar los programas enfocados a la investigación del

sujeto que se presuma ha cometido el delito.

Desarrollo de cada actividad.

Para el desarrollo de cada actividad, se han elaborado programas estructurados que

incluyen los elementos que servirán para la recopilación de evidencia comprobatoria

a medida que se avance en la investigación en loas laboratorios farmacéuticos.

Cuantificación de pérdidas financieras causadas por los fraudes.

Se debe tomar en cuenta ante todo las pruebas necesarias para cuantificar las

pérdidas ocasionadas a la empresa farmacéuticas debido al fraude cometido, las

cuales podrán ser utilizadas en los tribunales.

Investigación financiera.

Con esto se podrá determinar los móviles, los culpables y las pruebas para

establecer el proceso judicial en caso que exista fraude, falsificación, lavado de

dinero y otros actos ilegales cometidos en los laboratorios farmacéuticos.

Práctica profesional del equipo de auditoría forense. Se tendrá el dominio suficiente para investigar y determinar si existe negligencia

profesional relacionada con el desarrollo de la auditoría interna, la contabilidad,

gerentes y la ética profesional de quienes ejercen estas funciones en las empresas

farmacéuticas.

Considerar las implicaciones de los sospechosos. Se determinará la relación que exista entre el sospechoso ya sea con otras personas

o empresas para determinar la responsabilidad en los delitos cometidos.

Discutir el asunto y el enfoque a una investigación adicional con un nivel apropiado de la gerencia.

Dependerá de las implicaciones que la investigación revele para poder discutirlo con

el más alto nivel, dicha discusión puede ser:

• Por el hecho de que exista probabilidad de que el fraude se considera

inconsecuente, se notificará a la Gerencia.

• Por el hecho de que exista fraude que involucre a la gerencia principal o exista un

error o irregularidad significativa, se notificará directamente a la junta de

Accionistas.

Intentar obtener evidencia adicional.

Según sea el caso será necesario recurrir a obtener información de un especialista

como evidencia adicional.

Sugerir que se consulte con los asesores legales. (Si fuese necesario) Dependiendo de los resultados obtenidos en la investigación y con las pruebas

suficientes para llevar el caso a juicio, se contará con la opinión de los asesores

legales.

1.2.3 IDENTICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE INVESTIGACION DEL FRAUDE.

En la realización de la Auditoría Forense se deben tomar en cuenta una serie de

consideraciones que permitan alcanzar los objetivos previamente establecidos, entre

los cuales tenemos los siguientes procedimientos:

Se inicia con el informe efectuado por un auditor interno ( Ver anexo 3), el cual ha

efectuado la revisión previa y que por medio de ella se han determinado las

posibles anomalías reportadas.

Al recibir este reporte, la firma contratada de Auditoría Forense juntamente con

los miembros especialistas analizan la información recibida.

Cuando ya se ha efectuado un análisis de la información recibida, la cual ha

permitido las suficientes bases para la realización de auditoría forense la unidad

acepta llevar a cabo la investigación..

Al tener las suficientes bases como evidencias, la firma contratada para realizar la

auditoría forense procederá a efectuar las investigaciones que le permitan

descubrir al responsable, reuniendo las pruebas suficientes en las cuales esté

involucrado con el fraude, además permitiéndole a la unidad descubrir las áreas

con mayores riesgos de que se cometa fraude dentro de la empresa.

Anteriormente se dijo que el desarrollo de la Auditoría Forense se ejecutaba en tres

fases: Planeación, Ejecución y Finalización.

En la primera fase se comienza con los procedimientos previos para el desarrollo de

la Planeación tales como:

En la planificación del trabajo de Auditoría Forense se requiere el seguimiento

de una serie de pasos que permitan la aplicación de muchos procedimientos que

sirvan para la obtención de la información necesaria que permita una eficiente

planificación de la auditoría.

El jefe de la unidad de investigación es el responsable de planificar el trabajo de

auditoría forense:

• Conocimiento y comunicación con los empleados involucrados en la

investigación.

• Evaluación preliminar de la información recibida por medio de denuncias o

reportes proporcionados por la empresa farmacéutica, lo cual es básico para

orientar la atención del auditor forense hacia los puntos considerados débiles y

propenso a que se cometa fraude.

• Análisis de los recursos humanos, técnicos y materiales que serán necesarios

para la realización de la auditoría forense.

1.2.4 ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE PLANEACION. * Figura # 3

* Elaborado por: Grupo de Tesis.

a) Recolección de información básica

b) Determinación y análisis de áreas críticas de cometer fraude

c) definición de la estrategia de auditoría forense

d) Formulación de memorándum de planeación de la auditoría forense e) Procedimientos y

pruebas a utilizar en la auditoría forense

f) Personal asignado para el desarrollo de la auditoría forense

g) Personal clave para la auditoría forense

h) Elaboración de programas de auditoría forense

a) Recolección de información básica de las empresas farmacéuticas.

El auditor forense reúne información básica que sirva de base para realizar la

investigación.

Dependiendo del caso que se vaya a investigar, la información se reúne y verifica

emitiendo oficios con la intervención de la unidad jurídica, a las diferentes

instituciones (Bancos, Ministerio de Hacienda, Registro de la Propiedad e

Hipotecas, Centro Nacional de Registro, etc,.) dichos oficios deberán ir

autorizados por el titular correspondiente de la Firma de Auditoría Forense

debidamente asesorado jurídicamente.

La emisión de oficios se hace cuando se considere necesario el aporte de la

institución a la cual es dirigido el oficio.

Para realizar la recolección de información básica en el caso que se investigue a una

persona natural, se permite realizar las siguientes acciones:

Se investiga los antecedentes del sujeto involucrado, en investigación: La

identificación personal del sujeto, nombre completo, fecha de nacimiento,

ciudadanía, dirección de la residencia, números telefónicos, nombres de

familiares, seudónimos y todo lo necesario relacionado con él.

Se verifica la información financiera del individuo que se está investigando.

Se indaga sobre el ambiente en el que se relaciona el involucrado.

Se verifica operaciones bancarias.

Se busca relación que exista entre los negocios de los familiares con el

involucrado.

b) Determinación y análisis de áreas críticas donde se pueden cometer delitos.

El auditor identifica operaciones y transacciones significativas, que puedan dar

origen a un delito financiero en las empresas farmacéuticas.

Para determinar las áreas críticas toma de base los resultados del análisis de la

información recolectada.

En la identificación de las áreas críticas en la investigación se incluirán las

siguientes:

* Figura # 4

* Elaborado por: Grupo de Tesis

c) Definición de estrategia de la auditoría forense. En este proceso el auditor establece la dirección de la auditoría.

La definición de la estrategia a seguir se hace en el momento que es asignada la

investigación, es decir se identifica el camino a seguir para el desarrollo de esta

auditoría.

En el desarrollo de la estrategia a seguir por los auditores forenses es necesario

llevar a cabo las siguientes acciones:

Identificación de la necesidad de especialistas en cada área que será explorada

en la investigación.

Identificación cómo se aplicarán las técnicas de auditoría forense.

AREAS CRITICAS

Efectivo

Ctas. Por Cobrar

Inventarios

Inversiones

Compras

Ctas. por Pagar Activo

Fijo

d) Formulación del Memorándum de Planeación de la auditoría forense.

El auditor realiza el memorándum de Planeación, en donde resume las decisiones

significativas de la planeación de la auditoría forense.

El jefe de la unidad investigadora autoriza el memorándum.

Para la formulación del memorándum de planeación se tomaran en cuenta los

siguientes aspectos:

Aspectos Técnicos:

• Antecedentes del sujeto en investigación.

• Ambiente económico.

• Desarrollo durante un año en cuanto a adquisiciones.

• Transacciones relacionadas entre la empresa y algún negocio que aparezca a su

nombre o de algún familiar.

• Procedimientos de auditoría forense.

• El resumen de los especialistas contratados.

- Antecedentes - Ambiente Económico - Desarrollo de adquisiciones - Transacciones Relacionadas - Procedimientos de auditoría - Resumen de Especialista

- Detalle del Personal - Individuos claves - Informe de Auditoría interna - Calendarios de Actividades

TECNICOS

LOGISTICOS

Aspectos Logísticos. Entre estos están:

• El detalle del personal de auditoría forense, según su asignación.

• Listado de los individuos claves con quienes se ha de contactar para efectos de la

investigación de auditoría forense.

• Informe de auditoría forense.

• Calendarios de actividades.

d) Procedimientos y pruebas a utilizar en la auditoría forense. El auditor define los procedimientos y pruebas a utilizar durante el desarrollo de la

auditoría forense.

Dependiendo el caso a investigar así serán los procedimientos que se utilicen.

La definición de los procedimientos se hace en el momento que es asignada la

investigación.

Para el desarrollo de la auditoría se considerará los siguientes procedimientos:

• Procedimientos analíticos, los cuales se utilizaran para hacer cálculos,

indagaciones, inspecciones y observaciones.

• Los papeles de trabajo son muy importantes como prueba documental para

determinar el delito.

• Planificación de la auditoría de acuerdo a recopilar pruebas en materia de fraude

en empresas que elaboran productos farmacéuticos.

• Determinar si la gerencia está consciente y tiene la intención de evitar el fraude

en la empresa.

• Mantener escepticismo profesional ante la presencia de otras transacciones

dudosas de las que aún no se ha sospechado en las diferentes áreas de la

empresa.

• Recordar el riesgo de presentar información errónea, producto de fraude.

• Pruebas de detalle, que se utilizarán al aplicar uno o más de los siguientes tipos

de técnicas de auditoría:

TECNICA DE AUDITORIA PROCESO

Estudio General.

Consiste en la apreciación que el auditor forense hace de la fisonomía o características generales de la empresa.

Inspección.

Se refiere al examen físico de bienes materiales o documentos con el objeto de verificar la autenticidad de la operación presentada en los Estados Financieros.

Observación.

Se utiliza para cerciorarse de modo abierto o discreto de determinados hechos o circunstancias y de las operaciones que realiza el personal, y consiste en el conocimiento de todos los aspectos de una empresa auditada los cuales se obtienen al observar con juicio crítico.

Investigación.

Consiste en llevar a cabo un examen preliminar de los libros de registros y comentarios de los funcionarios y empleados de los funcionarios.

Indagación.

Consiste en formular preguntas y obtener respuestas satisfactorias verbales y por escrita de tal forma que las respuestas puedan probarse.

Confirmación.

Consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, operaciones, etc. Por medio de la participación de una persona ajena a la empresa.

Análisis.

Consiste en la clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales de una cuenta determinada.

Declaración.

Consiste en una manifestación através de un documento en la que se respalda la verdad de un hecho.

Certificación.

Consiste en la obtención de un documento en el que se asegura la verdad de un hecho. Legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

Arqueo.

Consiste en examinar, inspeccionar y hasta hacer un recuento físico de todos los valores y documentos con el fin de verificar lo registrado con los resultados de la prueba.

Cálculo.

Consiste en efectuar las operaciones aritméticas necesarias para verificar las cifras presentadas en los libros de contabilidad, estados financieros, etc.

f) Personal asignado para el desarrollo de la auditoría forense Este personal se refiere a los auditores, técnicos, peritos y especialistas para

realizar el trabajo de auditoría.

Nomina del personal que ejecutará la Auditoría Forense:

• Leonel Alexander Granados Gerente LAG

• Oscar Gilberto Flores Supervisor OGF

• José Antonio Hernández Sigüenza Jefe de Equipo JAHS

• María Antonia Serrano Peña Auditora MASP

• Oscar Leonel Pérez Auditor OLP

• Romeo Enrique Flores Galvéz Auditor REFG

g) Personal clave para la investigación en la auditoría forense.

Familiares de aquellas personas que se encuentran en carácter de sospechosas.

Vecinos de la persona sospechosa de haber cometido el delito.

Personal de confianza que mantiene estrechas relaciones con la persona que se

investiga.

h) Elaboración de programas de auditoría forense.

Los auditores elaboran los programas, los cuales son revisados y aprobados por

el auditor supervisor.

Estos programas son expresados por medio de procedimientos detallados de

auditoría forense, que se consideran apropiados para guiar con efectividad y

eficacia al auditor que realizará la auditoría forense en las empresas

farmacéuticas.

Los programas se elaboran cuando se está planeando la auditoría forense.

Formatos de programas de Auditoría Forense:

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

ANTECEDENTES GENERALES DEL INVESTIGADO Objetivo: Verificar la identificación y datos personales y familiares del sujeto en investigación. Alcance: Datos generales del investigado y la relación con sus familiares según todos los lugares de registro de las personas..

No.

Procedimientos

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1.

Solicitar certificación de Documento Unico de Identidad al Registro Nacional de Personas Naturales (RNPN), del investigado.

2.

Solicitar certificación del NIT al Ministerio de Hacienda y al Tribunal Supremo Electoral datos relacionados con el Carnet electoral.

3.

Investigar la relación existente entre el investigado y sus familiares.

4.

Examinar físicamente los documentos que se vayan obteniendo en la investigación.

5.

Hacer las conclusiones de la información recolectada del investigado.

Preparado por: _____________________ Revisado por: __________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

CUENTAS BANCARIAS

Objetivo: Investigar en el sistema bancario sobre la existencia de cuentas bancarias nacionales a nombre del investigado Alcance: Sistema bancario salvadoreño. No

Procedimientos

Ref. p/t

Hecho por

Fecha 1. Elabore narrativa sobre las indagaciones

respecto a las cuentas de ahorro y corrientes del imputado que se hayan detectado en la investigación.

2. Con la ayuda de un especialista, verificar las cuentas bancarias en el Sistema Financiero a nivel nacional y que se encuentren a nombre del investigado.

3.

Indagar sobre la frecuencia de los depósitos y montos en cuenta de ahorro y cuenta corriente que se estén realizando.

4. Indague sobre la existencia de depósitos a plazo por el investigado en las mismas instituciones en donde la empresa los tiene.

5. Verifique la existencia de cuentas de ahorros y corrientes nombre de los familiares del sospechoso.

6. Hacer un análisis para determinar si los ingresos percibidos mensualmente provenientes de sueldo o generado por el negocio del sospechoso si son razonables con los depósitos que tiene en el o los bancos.

7. Concluya sobre las operaciones investigadas.

Preparado por: _____________________ Revisado por: __________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE.

CUENTAS POR COBRAR Objetivo: Conocer y cuantificar las operaciones realizadas, pendientes de cobro por la empresa y la relación con la persona sospechosa. Alcance: Registros contables, origen y contratos para realizar las operaciones al crédito con los clientes.

No.

Procedimiento

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1 Investigar y documentar las transacciones y montos inusuales efectuados por el sospechoso con la empresa farmacéutica.

2 Verificar los tipos de documentos que han sido utilizados para las transacciones realizadas con el sospechoso del fraude.

3 Efectuar la comprobación de las ventas al crédito que tengan relación con los depósitos efectuados en las cuentas de la empresa farmacéutica.

4 Examinar las aplicaciones, documentación, garantía y adecuado registro contable de la empresa farmacéutica.

5 Comprobar las aplicaciones de depósitos, emisión de recibo contable por los abonos efectuados por los clientes de la empresa farmacéutica.

6 Comprobar que los saldos por cobrar a clientes correspondan con el análisis de cuentas corrientes realizadas en contabilidad.

7 Efectuar un arqueo de los documentos por cobrar , obtención de confirmación de saldos de las mismas cuentas por cobrar.

8 Examinar el movimiento de la provisión para cuentas incobrables, las provisionadas y liquidadas por los pagos realizados.

9 Determinar si existen seguros sobre cuentas por cobrar y obtener confirmación de los aseguradores, así como las coberturas y los beneficiarios.

10 Concluya sobre las investigaciones realizadas. Preparado por: __________________ Revisado por: ____________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

INVENTARIOS Objetivo: Verificar y cuantificar las operaciones realizadas en cuanto a los movimientos de inventarios. Alcance: Registros contables y existencia física de materias primas, producto en proceso y terminados..

No.

Procedimiento

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1 Asegurarse mediante lectura de las aplicaciones en el libro auxiliar de que no existan aplicaciones por montos y/o conceptos inusuales que puedan relacionarse con el sospechoso.

2 Obtener el movimiento de las compras del periodo, su documentación, cancelación, de recepción y que se haya efectuado mediante ordenes de compras debidamente autorizadas.

3 Indagar sobre las variaciones en relación con periodos anteriores, documentando la justificación de la misma.

4 Obtenga los listados de inventarios, comprobación aritmética, coteje las unidades y valores al kardex, la valuación y registro de los faltantes o sobrantes determinado según conteo físico.

5 Comprobar sí las erogaciones por pedidos en transito, se encuentran adecuadamente documentadas y registradas como tales.

6 Investigar sobre el tratamiento contable que se hace de la provisión por inventarios obsoletos y defectuosos para la razonabilidad de las cifras que se presentan en los estados financieros.

7 Determinar si existen seguros sobre los inventarios y obtener confirmación de los aseguradores, así como las coberturas y los beneficiarios.

8 Concluya sobre las investigaciones realizadas. Preparado por: ___________________ Revisado por: ____________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

INVERSIONES Objetivo: Conocer y cuantificar los tipos de inversiones e identificar las instituciones

donde las ha realizado.

Alcance: Registro de inmuebles en el territorio salvadoreño y títulos valores.

No.

Procedimientos

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1. Solicitar información al Centro Nacional de Registro sobre la tenencia de negocios e inmuebles propios del investigado.

2. Verifique las inversiones en bienes inmuebles y que estén legalmente registrados para la empresa farmacéutica.

3.

Cuantifique las inversiones registradas nombre del sospechoso y de su familia..

4.

Indague sobre los tipos de inversiones y su factibilidad de producir utilidades a empresa farmacéutica

5. Determine con que frecuencia el investigado adquiere sus inversiones.

6. Indague sobre la existencia de inversiones en a favor del individuo investigado.

7. Observe si los empleados de confianza realizan inversiones a su favor del investigado.

8. Investigue las inversiones en acciones, bonos y otros valores que estén relacionados con la empresa farmacéutica y del investigado.

10. Concluya sobre las investigaciones realizadas. Preparado por: _____________________ Revisado Por: __________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

COMPRAS Objetivo: Verificar las relaciones comerciales que existen entre la empresa las personas

investigadas.

Alcance: Territorio salvadoreño, Departamento de San Salvador.

No.

Procedimientos

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1. Indague si el sospechoso tiene empresas a su nombre y si están legalmente registradas.

2. Verifique si las empresas del sospechoso tienen sucursales y si están activas.

3.

Cuando fueron constituidas y cual es su naturaleza.

4.

Determinar y documentar cual es el giro del negocio propiedad del sospechoso.

5. Investigar si tiene relaciones comerciales de compra-venta con la empresa donde se haya cometido el delito.

6. Si existe relación de compra-venta, determinar los montos mensuales y anuales de dichas compras con la empresa farmacéutica.

7. Investigue cual es el record crediticio de la empresa farmacéutica con la empresa de cometer el delito.

8.

Quienes son los socios en la empresa del sospechoso de cometer el delito, y qué vínculos pueden haber con la empresa farmacéutica .

9.

Las empresas son auditadas por firmas externas.

10. Concluya sobre las investigaciones

Preparado por: _____________________ Revisado Por: __________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

CUENTAS POR PAGAR Objetivo: Determinar que el saldo y los componentes de las cuentas por pagar sean

reales de acuerdo con los compromisos que la empresa ha adquirido.

Alcance: Registros propios y confirmaciones por parte de los proveedores.

No.

Procedimiento

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1 Determinar en que periodo se generan los saldos de las cuentas por pagar de la empresa farmacéutica.

2 Determinar si la persona implicada tiene alguna autorización para proceder a modificaciones en los saldos mediante la manipulación del sistema computarizado.

3 Verificar la existencia de personal autorizado para realizar o solicitar compras y la relación que existe con el investigado (documentos alterados ) en la empresa farmacéutica..

4 Asegurarse que la recepción de la mercadería comprada y facturada no haya sido modificada por el implicado.

5 Verificar que todos los proveedores puedan identificar claramente sus documentos por cobrar y por sus clientes reales.

6 Indagar sobre las negociaciones realizadas entre el implicado y los proveedores.

7 Solicitar al Centro Nacional de Registro información sobre empresas o negocios que sean propiedad o que tenga alguna vinculación con el investigado.

8 Determinar si la persona implicada factura mercadería por cobrar y si ese documento cumple controles de calidad.

9 Identificar a las personas cómplices del investigado y la relación que haya existido para cometer el delito.

10 Concluya sobre las investigaciones realizadas. Preparado por: __________________ Revisado por: ____________________

PROGRAMA DE AUDITORIA FORENSE

ACTIVO FIJO Objetivo: Determinar que el saldo de activo fijo sea real, físicamente verificable y legalmente registrado. Alcance: Registros contables y legales.

No.

Procedimiento

Ref. p/t

Hecho por

Fecha

1 Iniciar con una ratificación de las aplicaciones en los auxiliares y determinar posibles cantidades inusuales.

2 Indagar en el registro de la propiedad raíces e hipotecas sobre la legalidad de los inmuebles de la empresa farmacéutica

3 En forma paralela solicitar al registro de la propiedad, información sobre las propiedades que pueda poseer la persona investigada.

4 Determinar la responsabilidad de quien no cumplió con los registros legales de las propiedades de la empresa.

5 Documentar las características de la propiedad de la empresa a nombre del investigado y el responsable de efectuar el tramite.

6 Relacionar el costo de mercado de la propiedad con el resto de las propiedades que pueda poseer el implicado.

7 Determinar si el origen de esa propiedad es razonable con el caudal de capital que posee..

8 Investigar si las instituciones del sistema bancario reportan créditos que pudieran dar origen a la obtención de propiedades del investigado.

9 Hacer la comparación de los bienes del implicado, con los registrados por la empresa y determinar similitudes y posibles fraude.

10 Concluya sobre las investigaciones realizadas.

Preparado por: __________________ Revisado por: ____________________

1.3 PLAN GLOBAL DE LA AUDITORIA.

Para poder tener las herramientas necesarias que sirvan para realizar una adecuada

planeación de la auditoria, se deben considerar los siguientes aspectos:

Realizar un análisis de los efectos de los últimos acontecimientos en el orden

económico a nivel nacional e internacional (Tratados de Libre Comercio, etc ). Se

hará un breve estudio de los beneficios y daños que puede causar al

mantenimiento, crecimiento o reducción de las operaciones en las entidades

industriales que se dedican a la elaboración de productos farmacéuticos en

nuestro país. Hacer una revisión de los avances o retrocesos ocurridos en el

aspecto económico; determinar cuales son los costos reales de la producción y

cuales las perspectivas para hacer frente a la competencia en el futuro.

Se determinará cuales son sus fuentes de abastecimiento de materias primas,

que cantidad y nivel de especialización de personal requieren para desarrollar sus

operaciones eficientemente, cuál es el desempeño tenido en relación a solventar

sus compromisos económicos.

Indagar sobre la posición competitiva de la empresa farmacéutica que se va a

auditar: en que otros mercados de puede introducir el producto, si la empresa

cuenta con las maquinarias y la tecnología adecuada para producir y competir en

condiciones favorables.

Hacer un examen de los sistemas contables que se emplean, considerando que

estos estén a la altura de las necesidades que la empresa demanda, que sean

completos y que se encuentren legalmente autorizados. Verificar las políticas y

procedimientos específicos para el desarrollo de cada operación.

Identificar los efectos que tendrán en las empresas que se van a auditar, la

entrada en vigencia de la aplicación de las Normas Internacionales de

Contabilidad en El Salvador.

Se hará la evaluación del riesgo que actualmente enfrenta la empresa en relación

a la calidad y la amplitud de los controles internos que se tienen.

Se identificarán las áreas mas criticas que en la empresa existan.

Establecer una escala de importancia de las áreas mas vulnerables que requieran

de la atención de la auditoria.

Determinar cuales son las operaciones mas difíciles de realizar y registrar y que

sean propicias para errores, ( cálculos, estimaciones, proyecciones, etc ).

Se realizarán revisiones y pruebas en todas las áreas y se determinará la profundización o terminación de las investigaciones en relación a los resultados que se vayan obteniendo.

Al conocer el panorama ampliamente, de donde se llevará a cabo la auditoria, se

harán los requerimientos de herramientas tecnológicas para trabajar con

solvencia.

Indagar sobre la cantidad y ubicaciones de establecimientos que la empresa

posee.

Verificar las áreas y la forma en que se han hecho auditorias anteriores; así como

en otras entidades que se relacionan a la empresa.

Al pasar a la realización de investigaciones externas de la empresa, se hará uso

de los servicios de expertos en las diferentes disciplinas.

Al iniciar la auditoria se contará con un equipo de seis auditores y se incorporarán

otros en la medida que sea necesario.

Finalizada la auditoria se entregará a los accionistas un informe detallado del

trabajo realizado, así como las observaciones, sugerencias y recomendaciones

pertinentes.

FASE II: EJECUCION DE AUDITORÍA FORENSE.

En la fase de ejecución, el auditor desarrolla el programa de auditoría, el cual ha sido

diseñado para las empresas que elaboran productos farmacéuticos y así poder

descubrir los hechos que revelen indicios de que existe fraude y a la vez permitan

examinar la suficiente evidencia para formular las conclusiones y poder documentar

las evidencias del delito descubierto y al responsable del mismo.

2.1 ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA EJECUCION DE LA AUDITORIA FORENSE.

* Figura # 5

* Elaborado por: Grupo de Tesis

Para el desarrollo de la etapa de Ejecución de la auditoría se llevan a cabo las siguientes actividades:

2.1.1 Recolección de evidencias.

2.1.2 Cédulas de

narrativa del fraude.

2.1.3 Ajustes de los programas de auditoría.

2.1.4 Desarrollo de Papeles de Trabajo.

2.1.1 Recolección de Evidencia. Entre la información que se necesita recolectar de la investigación en las empresas

que elaboran productos farmacéuticos para que sirva como elementos

comprobatorios el auditor debe realizar actividades tales como:

El auditor debe de documentar los hechos relevantes que se encuentran en el

desarrollo de la auditoría.

Al momento de recopilar todas las evidencias, el auditor los debe dejar

referenciados en los papeles de trabajo para probar los hechos encontrados en

los laboratorios farmacéuticos.

Las evidencias se obtienen al momento de ejecutar la auditoría.

En el desarrollo de la recolección de evidencias se deben realizar los siguientes

procesos dentro de y fuera del ambiente relacionado con los laboratorios

farmacéuticos:

• Obtención del material probatorio mediante la aplicación de los procedimientos.

• Ordenamiento del material recopilado.

• Interpretación y análisis de los datos.

• Preparación de conclusiones sobre los hechos investigados.

2.1.2 Cédulas narrativas del fraude. En las cédulas de hallazgos que contengan información relacionada a los

laboratorios farmacéuticos, el auditor concentra todas las actividades reportables,

los sucesos más relevantes que deben ser investigados lo cual permita tomar las

medidas correctivas según sea el hecho descubierto y que debe de estar

debidamente documentado con la suficiente evidencia, la cual tenga validez y

legalidad al momento de presentarla como evidencia al momento que los

laboratorios decidan presentar como pruebas ante un juicio.

En la preparación de las cédulas de hallazgos el auditor debe tomar en cuenta:

• La identificación de actos a reportarse vinculados con los laboratorios.

• Retomar los hallazgos de importancia relativa.

• Poseer evidencia suficiente y competente del hallazgo.

Se presenta un modelo de cédula narrativa utilizado en Auditoría Forense:

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Antecedentes. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Solicitar información personal certificada del investigado que tengan

relación con los laboratorios farmacéuticos.

Desarrollo: Según punto # 1 y 2 del programa Antecedentes generales del investigado se

procedió, partiendo de los datos que se tienen archivados por la empresa tales como:

Contrato de Trabajo, fotocopia de Documento Único de Identidad y otra

documentación que contenga nombre completo, número de identidad personal,

familiares, beneficiarios y domicilio. Tomando como referencia lo anterior se procede

a la actualización de los mismos.

Mediante la investigación se descubrió que el investigado posee otro nombre de

identificación y el domicilio pasó a ser, de una urbanización a una residencial privada.

Conclusiones: El sujeto tiene dos identificaciones, una con solo un nombre con la dirección anterior

y la otra con dos nombres y con el domicilio actual, lo cual indica que puede usar

cualquiera de las dos para confundir y no pueda ser fácilmente identificado.

Documento Probatorio: Fotocopias de Documento Unico de Identidad.

Testimonio de testigos

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa sobre cuentas bancarias. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Documentar la información sobre el manejo de efectivo por el investigado

que presta sus servicios en los laboratorios farmacéuticos.

Desarrollo: Según puntos del programa de Cuentas de efectivo y bancarias se procedió a la

investigación mediante la colaboración de especialista, se descubrió que el sujeto

maneja diferentes cuentas corrientes en los bancos nacionales así como cuentas de

ahorros, las cuales reflejan un constante movimiento de efectivo.

Conclusiones: Al Sujeto se le pudo investigar la posesión de diferentes cuentas de ahorros y

cuentas corrientes, de las cuales algunas no están a su nombre sino a los de sus

familiares con firmas mancomunadas. Una Cuenta Corriente a nombre de la esposa,

otra a nombre de un empleado de confianza y una cuenta de ahorro a nombre de la

hermana.

Documento Probatorio: Estados de Cuentas Corrientes.

Fotocopias de Libretas de Ahorro

Fotocopias de documentos de identidad de familiares y empleado.

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa sobre Cuentas por Cobrar. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Documentar la información relacionada entre el investigado y la empresa

farmacéutica, sobre el manejo de las transacciones efectuadas.

Desarrollo: Cumpliendo con los puntos referente al programa de Cuentas por cobrar se

determinó por medio de movimientos registrados por contabilidad y documentación

proporcionada por los mismos, se descubrió que el sujeto realiza operaciones con la

empresa las cuales no están siendo reembolsadas en su totalidad. También se

determino que algunas cuentas pertenecen a los familiares del investigado.

Conclusiones: El sujeto realiza compras al crédito a la empresa, lo cual ha generado un monto

considerable por recuperar sin documentación de garantía y sin el debido proceso de

autorización para realizar la transacción.

Se ha determinado que las cuentas incobrables pertenecen a los familiares del sujeto

investigado.

Documento Probatorio: Movimientos de registros contables.

Fotocopias de facturación.

Testimonio de testigo clave.

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Inventarios de materia prima. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Documentar la información relacionada entre el investigado y la empresa

sobre el manejo de las entradas y salidas de materia prima que sirve para la

preparación de medicamentos.

Desarrollo: Mediante el cumplimiento de los puntos tratados en el programa de Inventarios se

procedió a la investigación através de entrevistas a empleados clave e indagaciones

de movimientos, se descubrió que existen registros contables de forma constantes

por deterioro de mercadería y por pérdida de la misma.

Conclusiones: Las transacciones realizadas entre la empresa y el investigado se debe que él posee

un negocio dedicado a comercializar el producto que la empresa elabora, razón por

la cual se despacha mercadería sin la documentación que ampare esa salida, lo cual

provoca ese faltante en el inventario y debido a que algunos empleados están de

acuerdo con él.

Además se descubrió que no existen los controles de inventarios actualizados.

Documento Probatorio: Entrevistas con empleados clave.

Registros contables sin la debida autorización.

Listado y pruebas de los involucrados

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Inversiones. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Verificar que exista la documentación legal y los sujetos relacionados con

las transacciones de inversiones realizadas.

Desarrollo: Se verificó sobre la existencia de documentación legal que garantice la inversión

registrada contablemente.

Conclusiones:

Cumpliendo con los puntos que forman el programa de Inversiones se procedió

mediante la colaboración de un especialista, se comprobó la existencia de la

documentación legal, pero dicha documentación refleja que la inversión efectuada

involucra a la empresa en actos ilícitos que pueden dañar la imagen de la empresa,

ocasionando pérdidas a los accionistas.

Documento Probatorio: Historial de las actividades que realiza la empresa.

Copias de certificados de inversión.

Copias del responsable de efectuar la inversión.

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Compras. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Verificar que las compras efectuadas correspondan al giro del negocio,

que exista la documentación formal y la debida autorización.

Desarrollo: Mediante el cumplimiento del programa de Compras se verificó que existen

documentos en los que comprueba que se han realizado compras de mobiliario y

equipo, además la compra de una maquinaria especializada por una suma cuantiosa.

Conclusiones:

El mobiliario y equipo fue adquirido a una empresa que pertenece a un familiar del

investigado y dicha compra excede los montos de los precios de mercado.

La maquinaria especializada fue adquirida sin necesidad debido al giro del negocio,

además no se procedió a cotizar precios y no se encuentra la debida autorización en

los documentos existentes.

Documento Probatorio: Copias de documentos de compras.

Documentos de quien realizó y ordenó la compra.

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Cuentas por Pagar. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Verificar la existencia de cuentas pendientes de pagos, montos y

acreedores que tengan relación con el laboratorio farmacéutico.

Desarrollo: Dándole cumplimiento a los puntos planteados en el programa de Cuentas por pagar

se verificó la formalidad de documentos y el compromiso pactado por la emisión del

mismo lo cual generó dicha transacción.

Conclusiones: Se comprobó que los documentos que en un momento fueron pendientes de pago,

eran recibos simples y con descripción de trabajos que nunca se realizaron.

Documento Probatorio:

Copia de recibos cancelados.

Entrevistas con empleados del área de referencia.

Ref. P/T_________

Hecho por_______ Fecha_______

Supervisor_______ Fecha_______

Nombre del Investigado:

Cédula narrativa de Activo Fijo. Examen del 01/01/03 al 30/06/03

Objetivo: Verificar la existencia del inventario de Activo Fijo de los laboratorios

farmacéuticos.

Desarrollo: Según cumplimiento del programa de Activo Fijo se revisó el cuadro de Activo Fijo, la

documentación de adquisición, los registros contables y para la comprobación de la

existencia se verificó físicamente.

Conclusiones: No se encontró físicamente la maquinaria especializada alegando que está en

reparación por desperfectos mecánicos, lo cual no pudo comprobarse por la

inexistencia de documentación de los registros de control de la salida de maquinaria.

Entrevistando a un empleado clave el cual informó que dicha maquinaria en mención

nunca a estado ahí.

Documento Probatorio:

Testimonio de empleado clave.

Movimiento contable.

2.1.3 Ajustes de los programas de auditoría. Al preparar los programas de auditoría para los laboratorios farmacéuticos el auditor

debe tomar en cuenta que al momento de llevar a cabo el desarrollo de la auditoría

estos están sujetos a ciertos ajustes necesarios durante el proceso de investigación:

En el desarrollo de la auditoría de los laboratorios farmacéuticos se pueden

presentar situaciones que no fueron consideradas al momento de la planificación

y que es necesario efectuar ajustes al programa, por haber encontrado elementos

de importancia en la presentación de los resultados.

El auditor se ve en la necesidad de modificar, completar, eliminar y precisar el

contenido de los procedimientos cuando estos así lo requieran, para completar

las consideraciones determinadas.

2.1.4 Desarrollo de papeles de trabajo. En esta actividad se realiza la preparación de cédulas que contengan la información

con los procedimientos planteados que estén vinculados con los laboratorios

farmacéuticos:

Los papeles de trabajo son preparados por los auditores según el área que le ha

sido asignada a investigar dentro del laboratorio farmacéutico.

Los memorándum, las cédulas de detalle, las analíticas y las narrativas deben de

estar identificadas por el auditor que realiza y el que supervisa, para que sea fácil

determinar e identificar al responsable al momento que se necesite un

comentario verbalmente.

Para el desarrollo de esta actividad es importante que el diseño de formularios sea

adecuado a las actividades que realizan las empresas que elaboran productos

farmacéuticos, los cuales deben ser identificados con los siguientes datos:

• Nombre de la empresa auditada. • Nombre del sujeto investigado. • Especificación del papel de trabajo a desarrollar. • Periodo a examinar. • Título de la cédula. • Condición. • Criterio. • Causa.

• Efecto. • Recomendación. • Auditor a cargo de la investigación. • Supervisor. • Fecha. Modelo de Papeles de Trabajo.

Laboratorio farmacéutico X Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Antecedentes. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Titulo: La investigación oportuna en el proceso de reclutamiento y selección del personal por parte de la unidad de recurso humano garantiza la salvaguarda de los recursos de la empresa. Condición: De acuerdo a la investigación efectuada en el reclutamiento y selección del personal de unidad de recurso humano, se determino que el Sr. José Sánchez, posee documentos de identidad personal falso que se extendieron en la ciudad de San Salvador, con No. 01526272-2 y otra en Departamento de La Libertad a nombre de José Juan Sánchez Fernández No. 02252627-1. Criterio: En el Art. 283 del Código Penal señala el que hiciere un documento público o auténtico, total o parcialmente falso o alterare uno verdadero, será sancionado con prisión de tres a seis años. Si la conducta descrita en el inciso anterior se realizare en documento privado, se impondrá la misma pena si el agente actuare con animo de causar perjuicio a un tercero. Art. 288 del Código Penal establece, el que usare como propio, pasaporte, o cualquier documento de identidad que no le correspondiere legalmente o el que cediere el propio, para que otro lo utilizare indebidamente, será sancionado con prisión de seis meses a un año. Causa: La deficiencia se origina debido al incumplimiento de la normativa interna que establece proceso adecuado de selección y contratación de personal por parte de la unidad de recurso humano. Efecto: Lo anterior genera que la empresa se vea involucrada en caso de fraude por los empleados y administradores de la misma. Recomendación: Se recomienda a la junta de accionista, gire instrucciones al gerente general para que este instruya a jefe de unidad de recurso humano cumpla con lo establecido en el manual de reclutamiento y selección de personal, al fin de garantizar los recursos económicos de la empresa. Preparado por: ____________ Revisado por: ____________

Laboratorio farmacéutico x Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Cuentas Bancarias. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Titulo: Una política sana de rendir fianza por los custodios de fondo contribuye al fortalecimiento del control interno. Condición: Se determina que el sujeto posee diferentes cuentas con firmas mancomunadas en el cual no ha justificado el excesivo saldo que se maneja versus ingresos según detalle: Nombre de Cta. Parentesco No. De Cta. saldo Ahorro hermana 1003621103 $ 90,000.00 Corriente esposa 200053155 $ 60,000.00 Corriente Empleado 1210034285 $ 30,000.00 Criterio: Violación la normativa interna la empresa. Causa: Incumplimiento a las normas internas de la empresa. Efecto: Lo anterior ocasiona que no se cuente con una situación económica real de los empleados, que nos permita conocer la transparencia del manejo de los bienes y fondos de la empresa. Recomendación: Se recomienda a la junta de accionista, gire instrucciones al gerente general para que este instruya a jefe de unidad de recurso humano cumpla con lo establecido en el manual de reclutamiento y selección de personal, al fin de garantizar los recursos económicos y evitar el fraude dentro de laempresa. Preparado por: _____________ Revisado por: ____________

Laboratorio farmacéutico x Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Cuentas por Cobrar. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Título: Créditos Morosos.

Condición: Se descubrió que los saldos de los clientes pertenecen a:

Roberto Morales por $25,000.00

María Morales por $20,000.00

Total $45,000.00

Dichos saldos fueron acumulados durante el periodo auditado. El único abono recibido sobre dichas cuentas, se realizó el 15 de mayo/03. Durante todo este periodo no se hizo ninguna gestión de cobro por parte del Sr. Vicente Morales empleado de la empresa y pariente de los clientes.

Criterio: Con relación a la auditoría realizada se determinó que existe una violación

a la normativa interna de la empresa.

Causa: La violación de la normativa interna es debido a que no se aplican controles

internos que puedan controlar el manejo de los créditos y la recuperación de los

mismos.

Efecto: La no aplicación de los controles internos en el manejo de los créditos

otorgados tiene como consecuencia que la recuperación de las cuentas por cobrar se

convierten en incobrables por el hecho de que se están auto-otorgando, de tal forma

que los inventarios están disminuyéndose trayendo como consecuencia la

disminución de los activos de la empresa.

Recomendación: Se recomienda a la empresa proceder a la reestructura de los

controles internos y a la aplicación, seguimiento y evaluación de los mismos.

Si los accionistas así lo consideran proceder judicialmente.

Preparado por: _______________ Revisado por:_____________________

Laboratorio farmacéutico x Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Inventarios. Examen del 01/01/03 al 30/06/03.

Titulo: Faltante de mercaderías en el inventario físico, según registros y documentos

que amparan las compras efectuadas y los comprobantes de envíos, facturas y

créditos fiscales emitidos por las ventas realizadas.

Condición: Para hacer la revisión de los según registros y existencias físicas, se

llevaron a cabo las siguientes actividades:

-Se hizo el requerimiento de los registros auxiliares y libro mayor para determinar la

consistencia de dichos registros.

-Solicitar los documentos soporte de los asientos registrados en los auxiliares y

mayor ( cheques, facturas y créditos fiscales).

-Posteriormente se pidió la verificación física de algunos productos comprados e

ingresados al sistema de inventarios en los últimos días.

-Se solicitó información sobre el personal que frecuentemente tiene acceso a la

bodega de productos, sus horarios de trabajo.

-Se requirió de prorrateos de costos para verificar los costos reales de registro de los

productos comprados y/o fabricados.

El resultado de estas indagaciones fue el siguiente:

Al hacer la revisión física de las existencias y comparar con los registros contables,

se determinó un faltante de $ 25, 000 en mercaderías, de los cuales fue imposible

encontrar los documentos justificantes de dichas salidas del producto porque

aparentemente nunca existieron; se determinó anomalías en los procedimientos de

registro, movimientos del personal no autorizado, entrando y saliendo a la bodega a

la bodega.

Criterio: La situación arriba planteada, denota una violación y falta de aplicación de

la Norma Internacional de Contabilidad numero 2 ( Inventarios ); el Código

Tributario, Ley del Impuesto sobre la Renta en la parte de la valuación y registro de

los inventarios para establecer los costos de lo vendido; los controles internos de la

empresa que le permitan tener información financiera confiable.

Causa: Desconocimiento de la técnica contable adecuada para hacer los registros

de los inventarios y poder establecer mejores controles contables y extracontables.

Falta de actualización en el conocimiento en materia tributaria.

Indisciplina, desorganización y falta de control de las actividades del personal.

Efectos: Al no hacer la correcta aplicación de la técnica contable, los registros no

proporcionarán información útil para la toma de las decisiones de la alta dirigencia de

la empresa..

Asimismo se tendrán problemas de tipo legal con respecto a los tributos. Además la

empresa tendrá fuga de recursos por falta de controles.

Recomendación: Es recomendable que la empresa brinde capacitación a los

empleados en las diferentes funciones que se les ha encomendado; hacer énfasis

en la adecuada selección del personal que será contratado para laborar en la

empresa; mejorar los controles internos en general.

Preparado por: _______________ Revisado por: _____________________

Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Inversiones. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Titulo: El adecuado cumplimiento en los procedimientos de controles internos garantiza los recursos monetarios. Condición: se verifico la documentación que ampara las inversiones en la empresa “Transporte Internacional” en cual se invirtió $ 5000 donde se determino que esta empresa esta vinculada con actividad de contrabando de electrodoméstico, lo cual puede generar problemas a al empresa. Criterio: según la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos en el Art. 4 señala el que depositare, retirare, convirtiere o transfiriere fondos, bienes o derechos relacionados que procedan directa o indirectamente de actividades delictivas, para ocultar o encubrir su origen ilícito, o ayudar a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos a quien haya participado en la comisión de dicha actividad delictiva, será sancionado con prisión de cinco a quince años y multa de cincuenta a dos mil quinientos salarios mínimos mensuales vigentes para el comercio, industria y servicios al momento que se dicta la sentencia correspondiente. Causa: la deficiencia se origina por no considerar un buen procedimiento en las inversiones debido a la inobservancia de la normativa técnica contable. Efecto: lo anterior genera que se involucre con empresas que puedan tener problemas legales y que estos repercuten en el capital de inversión de la empresa e imagen en el mercado. Recomendación: A la junta de accionista gire instructivo al gerente general para que instruya al gerente financiero cumpla con el manual de funciones para que no se vean involucrado en actos fraudulentos. Preparo: ____________ Revisado por: ____________

Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Compras. Examen del 01/01/03 al 30/06/03.

Titulo: Compras no correspondientes a la actividad del negocio.

Condición: Se hizo la investigación para confirmar los vínculos con la empresa

“Estrella, S.A. de C.V.” a la que se le compra mercadería. Durante el periodo

auditado se acumulo en compras que no pertenecen al giro del negocio, por un valor

de $30,000.00.

Detalle: C.C.F. #2520 del 03/02/03 por $ 5,000 C.C.F. #3062 del 07/03/03 por $10,000 C.C.F. #5030 del 10/04/03 por $ 6,000 C.C.F. # 9035 del15/05/03 por $ 7,000 C.C.F. #1010 del 20/06/03 por $ 2,000 Total $30,000 Estas fueron innecesarias y no autorizadas por el gerente de compras.

Criterio: En la auditoría realizada se determinó que existe una violación a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados referente al Principio de Entidad que hace referencia que no se deben mezclar gastos no pertenecientes a la empresa. De igual forma viola la normativa interna de la empresa, respecto a la realización de compras no autorizadas y que no contribuyen a generar ingresos a la empresa.

Causa: El incumplimiento del Principio de Entidad y de la normativa interna es

debido a que no se aplican controles internos que puedan controlar el proceso de

compras.

Efecto: La falta de aplicación de los controles internos en el manejo de las compras tiene como consecuencia que empresa está incurriendo en gastos que no le pertenecen y que por esa razón esta afectando la utilidad de los accionistas y el incumplimiento de la normativa que regula los registros contables.

Recomendación: Se recomienda a la empresa proceder a la reestructura de los controles internos y a la aplicación, seguimiento y evaluación de los mismos. Si los accionistas así lo consideran proceder judicialmente por el abuso de confianza por parte de la administración en la utilización de los recursos para beneficio propio.

Preparado por: _______________ Revisado por: _____________________

Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Cuentas por Pagar. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Titulo: Descubrimiento de saldos en cuentas por pagar por servicios comprados que nunca fueron recibidos.

Condición: Al hacer la auditoria de las cuentas por pagar, se tuvo a bien, inicialmente hacer una revisión de los registros auxiliares y después solicitar los documentos que soportaran esos registros de los proveedores de mercaderías; se verificó que los documentos cumplieran con los requisitos legales dictados por el código tributario, en lo relacionado con el registro del IVA. -Se hizo una conciliación individual de los proveedores utilizando los saldos contables con los documentos físicos existentes; un análisis de los empleados que manejaban la operación de recepción, registro y pago de las cuentas por pagar. Los resultados obtenidos de la revisión son los siguientes: -Se encontró provisión de cuentas por pagar al señor Ramón Rodríguez por servicios que en realidad no prestó, por la cantidad de $10,000.00, y otros en igual situación, haciendo un valor total de $ 18,000.00 en cuentas por pagar inexistentes. Se determinó que la persona responsable en la contratación de estos servicios es el señor Joaquín Rivera;. Criterio: Estos resultados dejan clara la violación de la normativa legal en lo referente al Código Tributario en la parte de los requerimientos de los documentos utilizados para las transacciones de compra-venta de bienes y servicios; la Ley del Impuesto sobre la Renta, en lo referente a establecer los costos a través de las compras, teniendo efectos en la aplicación de la NIC 12 “ Impuesto sobre la Renta”, sin desestimar los incumplimientos de las normativa interna para el control de las operaciones de la empresa. Causa: Falta de controles para mejorar la calidad del trabajo de los encargados del registro de las cuentas por pagar. No se cuenta con el personal lo suficiente honesto para desarrollar su trabajo de forma transparente.

Efectos: Los estados financieros se verán afectados porque su información no es confiable; se prestarán para hacer falsas mediciones de los compromiso de a empresa, los proveedores no tendrán información adecuada. Recomendaciones: Establecer un mejor sistema de control contable y crear nuevas herramientas que ayuden a cambiar las actitudes de los empleados y evitar acciones fraudulentas.

Preparado por: _______________ Revisado por: _____________________

Nombre del investigado Cédula de hallazgo de Activo Fijo. Examen del 01/01/03 al 30/06/03. Titulo: Faltante de maquinaria comprada, registrada pero inexistente físicamente. Condición: La auditoría de los activos fijos se inició con la revisión de los movimientos registrados en la contabilidad de la empresa y en otros reportes de carácter extracontable. Se examinó el libro auxiliar y se comparó con las cifras del libro diario-mayor, posteriormente se solicitó los reportes de los activos fijos contenidos en el cuadro de depreciaciones del activo fijo que lleva la empresa. Entre los bienes adquiridos en los últimos días se encuentra registrada una maquina industrial valorada en $ 5,000.00, de la que no se obtuvo su mas conocimiento por no encontrarse en la empresa. Indagando un poco mas sobre la maquina, se supo que el empleado Roberto Fuentes, tiene vínculos con la empresa “ Proyectos Industriales S. A “ , donde se presume, la maquina esta siendo utilizada. Criterio: Este hecho tiene varias implicaciones de tipo legal: en la parte técnica de la contabilidad, tiene relación con lo estipulado con la NIC # 16 “Propiedad Planta y Equipo “ , NIC # 4, “ Contabilización de la Depreciación”; también viola lo dispuesto en la Ley del Impuesto S/ Renta; Código de Trabajo, en la parte de la prohibición del uso de los bienes de la empresa para fines personales. Causa: Falta de procedimientos efectivos para la adquisición, registro y control de los activos fijos que la empresa necesita. Asimismo hace falta mayor honestidad en las personas tienen a su cargo ver las necesidades de activos fijos para en mejor funcionamiento de la empresa.

Efectos: La empresa verá claramente disminuidas sus utilidades por la falta de las herramientas para operar de forma eficiente. Recomendaciones: Diseñar procedimientos que indiquen la forma correcta de realizar una adquisición de activo fijo, desde que se emita una orden de compra, hasta que se ingrese el bien y se verifique su existencia periódicamente. Preparado por: __________________ Revisado por: ____________________

FASE III: PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORÍA FORENSE. 3.1 PROCESO PARA LA PREPRACIÓN DEL INFORME.

En la fase final de la investigación de Auditoría Forense, el auditor hace uso de las

Normas Internacionales de Auditoría 700 referente a la elaboración del informe, se

plasma en el documento los hechos encontrados, acompañado de las pruebas

necesarias con el fin de darlos a conocer a quien corresponda.

a) Condiciones previas para elaborar el informe. Para la elaboración del informe se debe tomar en cuenta las siguientes acciones:

Revisar la cédula de hallazgos.

Preparar el borrador del informe.

Revisión y discusión del borrador del informe.

Redacta el informe final y las conclusiones.

Entrega del informe final.

b) Seguimiento de los hallazgos encontrados

En este tipo de auditoría el auditor forense es el responsable de darle

seguimiento a los hallazgos encontrados en los laboratorios farmacéuticos.

Considerando las evidencias que sustentan al hallazgo el auditor forense

auxiliado por el asesor jurídico, lo ve desde el punto de vista legal y penal para

determinar si hubo delito en las diferentes cuentas.

El seguimiento de los hallazgos parte del informe presentado, el cual menciona

conductas inadecuadas en una cuenta específica, los que tienen que ser

documentados con evidencia comprobatoria. c) Cierre de la Auditoría Forense

El auditor es quien da por cerrada la auditoría al tener conocimiento sobre la

resolución del caso investigado.

Recibe resolución por escrito del responsable de la Unidad de Auditoría Forense.

El cierre se efectúa cuando se han determinado los hallazgos y se han

identificado las responsabilidades respectivas.

3.1.2.1 ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA FORENSE.

a) Revisión y evaluación de cédula hallazgos Para la revisión del memorándum de hallazgos se deben considerar las siguientes

acciones:

Revisar que cada hallazgo este soportado con el documento respectivo.

Que los hallazgos tengan la importancia relativa.

En este proceso se presenta un resumen de hallazgos.

RESUMEN DE HALLAZGOS Resumen de Hallazgos Auditoría efectuada del 01-01-03 al 30-06-03

Hallazgo

Descripción

R/P/T

H1

H2

H3

Se encontraron los documentos de identidad Personal falsos, que fue extendida en la ciudad de San Salvador, con el nombre de José Sánchez No.01526272-2 y la otra en el Depto. De La Libertad a nombre de José Juan Sánchez Fernández No. 02252627-1 Se encontraron cuentas de ahorro # 1003621103 con un saldo de $90,000.00 y cuentas corrientes # 200053155 un saldo de $60,000.00, y la otra # 1210034285 un saldo de $30,000.00 en tres bancos del sistema bancario salvadoreño, de importancia relativa. Una cuenta de ahorro a nombre de la hermana del sujeto investigado, una cuenta corriente a nombre de la esposa y otra cuenta corriente a nombre de un empleado de confianza. Se descubrió que los saldos de los clientes pertenecen al Sr. Roberto Morales por $25,000.00 María Morales por $20,000.00 Total 45,000.00 Dichos saldos fueron acumulados durante el periodo auditado.

H4

H5

H6

H7

El único abono recibido sobre dichas Cta. Se realizo el 15 de mayo/03. Durante todo este periodo no se hizo ninguna gestión de cobro por parte del Sr. Vicente Morales empleado de la empresa y pariente de los clientes. Al realizar un conteo físico de los productos en bodega y una verificación de los registros contables, se pudo determinar un faltante de $25,000.00 de los cuales no se pudo dar ninguna explicación, sin embargo se detecta la falta de control en el acceso a la bodega de personas ajenas a la empresa; se determino además que el encargado de la bodega, eventualmente y sin ninguna justificación ingresa a la misma en horas y días no hábiles en común acuerdo con alguna de sus compañeros de trabajo para llevar productos que también el comercializa, según lo indicaron personas claves. Este es un posible motivo para implicarlo en el faltante de la mercadería. Se verificó la documentación qué ampara las inversiones en la empresa “Transporte Internacional, S.A. de C.V.” por $5,000.00 pero al indagar sobre las actividades de la empresa la vinculan con actividades de contrabando de electrodomésticos, lo que puede generar problemas a la empresa. Total de inversión en acciones $5,006.00 en 438 acciones de $11.43 c/u. Se hizo la investigación para confirmar los vínculos con la empresa a la que se le compra mercadería. Durante el periodo auditado se acumulo en compras que no pertenecen el giro de la empresa, a la empresa “Estrella S.A.” por un valor de $30,000.00. Detalle: C.C.F. #2520 del 03/02/03 por $ 5,000 C.C.F. #3062 del 07/03/03 por $10,000 C.C.F. #5030 del 10/04/03 por $ 6,000 C.C.F. #9035 del 15/05/03 por $ 7,000 C.C.F. #1010 del 20/06/03 por $ 2,000 Total $30,000 Estas fueron innecesarias y no realizadas por gerente de compras. La revisión de la documentación de cuentas por pagar mostró documentos que no cumplen requisitos formales Eje: Al Sr. Ramón Rodríguez se le extendió quedan por factura donde se detallan servicios que el nunca ha prestado, por un valor de $10,000.00. Según lo confirmo el encargado de elaborar las ordenes de trabajo. Cuentas por Pagar ficticios: Ccf. #203 Sr. Pedro Juárez $4,000.00, Ccf. #301 Sr. Ramón

H8

Rodríguez $2,000.00, Ccf. #510 Sr. José Soler $2,000.00. El Sr. Joaquín Rivera Es el responsable de hacer la contratación de estos servicios y responsable de estos valores inexistentes. El Sr. Roberto Fuentes es la persona que se encarga de la compra de la maquinaria que la empresa necesita. Sin embargo no se demostró la existencia física de la máquina especializada, por lo tanto se considera el responsable directo del extravió de la maquina. La maquina fue comprada pero según el empleado Daniel Ayala, le consta no haber ingresado a la empresa la maquina en mención. El valor de la maquina según registros es de $ 5,000.00, El Sr. Roberto Fuentes es Propietario de la empresa “Proyectos Industriales S.A.” donde podrían estar operando la máquina que fue desaparecida.

b) Preparación de informe. La preparación del informe respecto a la investigación realizada además de contener

los requisitos formales debe reunir las siguientes características:

El informe debe ser redactado en forma clara.

El estilo del informe debe ser impersonal.

No contaminar la evidencia.

Debe establecerse un orden de prioridades en cuanto a la presentación de la

información, de lo que se considera más relevante a lo menos relevante.

Debe ser suficiente y presentarse de manera concisa.

c) Estructura del informe. El informe puede estar subdividido en las siguientes partes:

Antecedentes y Objetivos del estudio.

Descripción y alcance de la investigación.

Procedimientos de auditoría u otros instrumentos de investigación.

Resultados obtenidos.

Conclusiones y recomendaciones.

3.1.2 PRESENTACIÓN DE MODELO DE INFORME ES EL SIGUIENTE:

INFORME San Salvador, de diciembre de 2003

Señores:

Junta de Accionistas

Presente.

En cumplimiento a requerimiento de fecha 7 de agosto de 2003, suscrita por la

junta de accionistas que ordenó auditar la documentación referente a indicios de

determinar posibles fraudes y con el propósito de que el dictamen sirva

legalmente de prueba anticipada en el delito de fraude financiero.

I ANTECEDENTES. Productos Medicinales, S.A. de C.V. es una sociedad constituida en 1995, con

domicilio en pasaje Senda Florida Norte # 176 Col. Escalón del municipio de San

Salvador y cuya actividad principal consiste en la elaboración de productos

farmacéuticos. El 02 de enero de 2003 contrató los servicios del señor Juan

Antonio Villanueva para ocupar el cargo de Gerente Administrativo, puesto en el

cual fungió hasta el 22 de agosto de 2003. Su separación del cargo fue

consecuencia del informe de auditoría interna fechado el 15 de agosto de 2003 y

firmado por el Lic. Ernesto Sandoval, auditor interno de dicha sociedad, relativo a

la investigación realizada por su personal sobre el manejo irregular de diferentes

cuentas de activo y obligaciones de la empresa PRODUCTOS MEDICINALES,

S.A. D C.V.

Los hechos denunciados están indicados en el informe y en la carta de despido

sin responsabilidad patronal entregada al Sr. Juan Antonio Villanueva el 22 de

agosto de 2003.

II OBJETIVOS DE LA AUDITORIA. Investigar los antecedentes generales de los sospechosos.

Indagar sobre los negocios relacionados con la actividad de la Sociedad

propiedad del investigado o de sus familiares.

Revisar las cuentas bancarias y sus movimientos.

Descubrir la responsabilidad del personal involucrado.

III DESCRIPCION Y ALCANCE DE LA REVISION. Se efectuó la revisión e inspección de los libros de contabilidad debidamente

legalizados, registros auxiliares de cuentas por pagar, comprobantes de cheques

emitidos, cuadro de activo fijo, originales de factura canceladas a los proveedores,

archivos magnéticos de información relacionada con los movimientos de cuentas

bancarias y otra información relativa a los hechos denunciados. El periodo sujeto

a revisión comprendido del 01 de enero al 30 de junio de 2003..

IV RESUMEN DE PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS. Se investigaron y verificaron los datos de identidad personal.

Se efectuaron entrevistas a los empleados de la empresa.

Se comprobaron los poderes legales de los representantes y administradores

de las empresas involucradas, la composición del capital social según

acuerdos consignados en los libros de Asamblea de Accionistas y documentos

de registros del Centro Nacional de Registros tales como Matrícula de

Comercio, nombramiento de Junta Directiva, etc.

Se evaluó el sistema de control interno administrativo y contable durante el

periodo que ocurrieron los hechos: Sobre registro de operaciones

relacionadas, emisión, custodia, firmas, documentación de soporte,

autorización y políticas de la empresa.

Se revisó los documentos y registros contables de las transacciones que

fueron contabilizadas.

Se recurrió a fuentes externas para corroborar la información interna, tales

como CNR, el Sistema Financiero, proveedores y otras instituciones.

V RESULTADOS OBTENIDOS. Se encontraron cuentas de ahorro # 1003621103 con un saldo de $90,000.00 y

cuentas corrientes # 200053155 un saldo de $60,000.00, y la otra # 1210034285

un saldo de $30,000.00 en tres bancos del sistema bancario salvadoreño, de

importancia relativa.

Una cuenta de ahorro a nombre de la hermana del sujeto investigado, una cuenta

corriente a nombre de la esposa y otra cuenta corriente a nombre de un empleado

de confianza.

Se descubrió que los saldos de los clientes pertenecen al Sr. Roberto Morales

Por $25,000.00

María Morales por $20,000.00

Total 45,000.00

Dichos saldos fueron acumulados durante el periodo auditado. El único abono

recibido sobre dichas Ctas. Se realizo el 15 de feb/03. Durante todo este periodo

no se hizo ninguna gestión de cobro por parte del Sr. Vicente Morales empleado

de la empresa y pariente de los clientes.

Al realizar un conteo físico de los productos en bodega y una verificación de los

registros contables, se pudo determinar un faltante de $35,000.00 de los cuales

no se pudo dar ninguna explicación, sin embargo se detecta la falta de control en

el acceso a la bodega de personas ajenas a la empresa; se determino además

que el encargado de la bodega, eventualmente y sin ninguna justificación ingresa

a la misma en horas y días no hábiles en común acuerdo con alguna de sus

compañeros de trabajo para llevar productos que también el comercializa, según

lo indicaron personas claves. Este es un posible motivo para implicarlo en el

faltante de la mercadería.

Se verifico la documentación qué ampara las inversiones en la empresa

“Transporte Internacional” por $ 5,006.00 pero al indagar sobre las actividades de

la segunda empresa, esta se dedica a actividades de contrabando de

electrodomésticos, los que puede generar problemas a la empresa.

Total de inversión en acciones $ 5,006.00 en 438 acciones de $ 11.43 c/u.

Se hizo la investigación para confirmar los vínculos con la empresa a la que se le

compra mercadería. Durante el periodo auditado se acumuló en compras que no

pertenecen el giro de la empresa, a la empresa “Estrella S.A.” por un valor de

$30,000.00.

Detalle:

C.C.F. #2520 del 03/02/03 por $ 5,000

C.C.F. #3062 del 07/03/03 por $ 10,000

C.C.F. #5030 del 10/04/03 por $ 6,000

C.C.F. #9035 del 15/05/03 por $ 7,000

C.C.F. #1010 del 20/06/03 por $ 2,000

Total $ 30,000

Estas fueron innecesarias y no autorrealizadas por gerente de compras.

La revisión de la documentación de cuentas por pagar mostró documentos que no

cumplen requisitos formales requeridos en el art. 114 del Código Tributario Ej: Al

Sr. Ramón Rodríguez se le extendió quedan por factura donde se detallan

servicios que el nunca ha prestado, por un valor de $10,000.00. Según lo confirmo

el encargado de elaborar las ordenes de trabajo.

Cuentas por Pagar ficticios:

Ccf. #203 Sr. Pedro Juárez $4,000.00, Ccf. #301 Sr. Ramón Rodríguez $2,000.00,

Ccf. #510 Sr. Julio Ochoa $2,000.00.

El Sr. Joaquín Rivera Es el responsable de hacer la contratación de estos

servicios y responsable de estos valores inexistentes.

El Sr. Roberto Fuentes es la persona que se encarga de la compra de la

maquinaria que la empresa necesita. Sin embargo no se demostró la existencia

física de la máquina especializada, por lo tanto se considera el responsable

directo del extravió de la máquina. La máquina fue comprada pero según el

empleado Daniel Ayala, le consta no haber ingresado a la empresa la máquina

en mención.

El valor de la máquina según registros es de $ 5,000.00, El Sr. Juan Antonio es

propietario de la empresa “Proyectos Industriales S.A.” donde se encuentra

operando la máquina que fue desaparecida.

VI CONCLUSIONES. Que las evidencias presentadas muestran las irregularidades que han efectuado

el sujeto investigado, empleados y familiares, que hay suficientes pruebas y

evidencias de los delitos cometidos en contra de la empresa auditada.

VII RECOMENDACIONES.

• Cumpliendo con el propósito establecido para el cual fue solicitado el

desarrollo de la Auditoría Forense, se recomienda mejorar la normativa

interna, los procesos de controles internos, el cumplimiento y la evaluación

periódica de los mismos.

• Existen las bases y pruebas suficientes para poder establecer un juicio en

contra de los responsables, si los accionistas así lo requieren.

Atentamente,

Firma_____________________

Auditor

4. PROCESO INTEGRADOR. 4.1 DIAGRAMA INTEGRADOR.

4.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO INTEGRADOR. Como su nombre lo indica, esta etapa se ubica en la parte intermedia de dos

conceptos: el concepto integrador y el concepto reactivo. Es integrador, porque

planifica y ejecuta el proceso la Auditoría Forense, habiendo identificado los

principios, políticas, procedimientos, áreas críticas, etc. Reactivo, porque basado en

los resultados obtenidos, se recomienda acciones concretas de solución inmediata,

así como de prevención a los futuros problemas.

Descripción del diagrama. El diagrama cuenta con los siguientes elementos: La Gerencia general,

departamento de Contabilidad, departamento de Auditoría Interna, informe de

Auditoría Interna, Accionistas, Auditoría Forense, acción judicial y Controles

internos.

Funcionamiento del Sistema Integrador Reactivo.

1- El sistema se inicia considerando la principal unidad de mando (Gerencia

General), de donde surgen las decisiones de cualquier operación dentro de la

empresa. El departamento de contabilidad como el centro de registro de las

operaciones realizadas en la empresa, y el departamento de Auditoría interna como

encargado de velar porque se cumplan las políticas y procedimientos de control que

se hayan dictado

a) Los elementos anteriores constituyen una área de acción de la auditoría

interna, donde realiza, observa y verifica diferente información.

b) De la observación y verificación, la Auditoría interna concluye e informa de los

resultados obtenidos.

2- El departamento de Auditoría interna redacta un informe de los hallazgos de

posibles hechos delictivos encontrados en su trabajo de revisión. Dicho informe es

presentado a los miembros de la junta de Accionistas.

3- Los accionistas reciben y analizan el informe y deciden profundizar en la

investigación de los hechos reportados. Toman la decisión de contratar la unidad de

Auditoría Forense para investigar.

4- La Auditoría forense es contratada. Esta planifica, ejecuta y finaliza el proceso

de investigación, redactando su informe de los resultados obtenidos y lo presenta a

los accionistas.

5- Los accionistas reciben el informe de Auditoría Forense, lo analizan y tienen

dos alternativas de acción para corregir o prevenir los hechos investigados:

Por una parte, utilizar las pruebas recopiladas por Auditoría Forense y emprender

una acción judicial contra el sospechoso del delito; o, únicamente tomar las medidas

preventivas para hechos futuros.

6- Se crean o mejoran las políticas y procedimientos de control interno. El

departamento de Auditoría interna, velará por la ejecución y cumplimiento de las

nuevas disposiciones con el afán de prevenir nuevos hechos de fraudes.

5. PROCESO REACTIVO DE POLITICAS, PROCEDIMIENTOS Y

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO.

5.1 OBJETIVO.

Proporcionar a la empresa políticas y procedimientos que permitan tener mayor

control en las áreas consideradas con mayor riesgo de que se cometa fraude.

5.2 POLITICAS DE CONTROL INTERNO.

5.2.1 POLITICAS DE CONTROL DE EFECTIVO.

Crear un fondo de efectivo que sirva para realizar transacciones de montos

pequeños y definir el monto máximo a cancelar con dicho fondo.

La compañía considera todos sus documentos de la liquidez con vencimiento

hasta tres meses como equivalentes de efectivo.

El efectivo ingresado a caja por las ventas al contado del día por abonos de

clientes, anticipos, o cualquier otra operación que lo genere, deberá ser remesado

a más tardar el siguiente día.

Los ingresos y salidas de efectivo de la caja deberán ser reportados, revisados y

autorizados por el encargado de tesorería, mediante la redacción de un reporte

diario de arqueo de caja.

Las remesas efectuadas a los Bancos, se harán diariamente y el retiro de estos

fondos se realizará mediante la emisión de cheques girados contra la cuenta con

no menos de una firma.

Las erogaciones hasta cincuenta dólares se realizarán por medio fondos de caja

chica, debidamente autorizados y soportados, para luego hacer la solicitud del

reintegro respectivo.

Toda solicitud de fondos a caja chica, se respaldará de un “vale”, el cual deberá

ser liquidado en un plazo no mayor de 24 horas, directamente por quien hizo la

solicitud.

Realizar arqueos de caja chica todas las semanas en días determinados al azar.

5.2.2 POLITICAS SOBRE CUENTAS POR COBRAR.

Toda concesión de un crédito deberá ser autorizada por el departamento de

créditos.

Todo cliente que solicite un crédito deberá cumplir con todos los requisitos

exigidos y hacer los tramites en la forma que los procedimientos internos lo

indiquen.

Todo cliente que resulte ser irresponsable en el cumplimiento de las obligaciones

adquiridas, la compañía se reserva el derecho de proceder al cobro por las vías

que considere más adecuadas.

El responsable de créditos deberá revisar los saldos morosos y estar al pendiente

del seguimiento que se les aplique.

El encargado de créditos no podrá autorizar créditos a clientes familiares o

parientes suyos.

El encargado de créditos deberá pasar a tramites jurídicos todos los casos de

clientes que en tres meses no hayan realizado abono a sus respectivos saldos.

5.2.3 POLITICAS DE INVENTARIOS.

Se realizarán inventarios físicos mensuales.

El acceso a bodega de productos o cualquier otro bien, será totalmente

restringido a personas diferentes a los bodegueros.

No se permitirá el ingreso o despacho de mercaderías, si antes no se elabora un

documento que ampare dicho movimiento.

Diariamente se verificaran los registros de los movimientos de bodega.

Se deberán hacer constantes chequeos de los costos de la mercadería

comprada, así como de los precios para la venta.

Determinar claramente las personas que serán responsables en cada fase del

manejo de las existencias y registros de los productos.

Establecer los procedimientos para determinar responsabilidades en caso de

faltantes en bodegas.

Los inventarios estarán sujetos de valuación según el costo de mercado.

5.2.4 POLITICAS DE INVERSIONES.

Habrá junta extraordinaria de accionistas para la definición de inversiones.

La documentación de inversiones se guardaran en un lugar seguro y se tendrá

acceso a ello previa justificación.

Las inversiones estarán registradas a su costo.

La compañía canalizará sus inversiones através de la Bolsa de Valores.

5.2.5 POLITICAS DE COMPRAS.

Todas las compras deberán ser documentadas por una “orden de compras” y

será función exclusiva del departamento de compras previa requisición de

bodegas.

Se harán compras únicamente al crédito.

Para la elaboración de una orden de compras se deberán considerar como

mínimo un total de tres cotizaciones a diferentes proveedores.

Las ordenes de compras también serán originales mediante informe que

demuestre las existencias mínimas de productos.

Se deberá conservar un archivo de ordenes de compras emitidas mensualmente.

5.2.6 POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR.

Se determinarán y comunicará a los proveedores sobre un día específico

semanal para la recepción de CCFs. y la emisión de los respectivos quedan.

Se determinará un día semanal para la entrega de los cheques a los

proveedores.

No se hará la entrega de ningún cheque, si el proveedor no presenta el quedan

original por los CCFs. o facturas que se estén cancelando.

5.2.7 POLITICAS DE LOS ACTIVOS FIJOS.

Toda adquisición de mobiliario, maquinaria y equipo debe hacerse mediante

autorización de más de un gerente.

Toda adquisición de mobiliario, maquinaria y equipo deberá hacerse tomando en

cuenta más de tres cotizaciones.

La adquisición de mobiliario, maquinaria y equipo se efectuará mediante el

análisis del costo, garantía y condiciones de pago.

Todo el mobiliario, maquinaria y equipo deben ser valuados al costo de mercado.

Todas las mejoras y acondicionamientos que aumenten la vida útil de estos

bienes deben de capitalizarse, mientras que las reparaciones y mantenimiento se

deben de cargarse al gasto.

La depreciación de los bienes y de las instalaciones deben hacerse en base a un

porcentaje fijo (método de línea recta)

Elaborar un registro detallado de todo el equipo, maquinaria y mobiliario, por cada

uno de los conceptos.

Todos las ventas y bajas del activo fijo se harán previa autorización del gerente

financiero.

5.3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: EFECTIVO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAJA CHICA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar todas las cantidades que no ameritan una emisión de cheque Responsable

Paso

Descripción

Propietario jefe Inmediato

01 02

Crea y entrega el valor de un fondo fijo constituido como caja chica Delimita el valor máximo que se puede cancelar con dicho fondo, además de establecer los requisitos que deberán cumplirse para autorizar el desembolso.

Encargado de Caja Chica

03 04 05 06

Recibe fondo fijo de caja chica y firma letra de cambio por el monto inicial Recibe vales, facturas u otro comprobante que especifique el egreso a realizar y verifica que se encuentren debidamente autorizados, ya aea por el propietario, administrador o jefe inmediato. Efectúa reembolso de los documentos presentados Antes de agotar el fondo, deberá solicitar al propietario o encargado del efectivo reintegro de dicho fondo, previa presentación del formulario en el cual se detallara lo siguiente: -Fecha de solicitud del reintegro - Fecha, comprobante, valor y concepto de cada reembolso efectuado. -Total del reembolso solicitado - Efectivo en caja -Total de fondo asignado.

Cajero o encargado del efectivo

07 Revisa detalle y efectúa reintegro del fondo, si este cumple con los requisitos establecidos elabora cheque de reintegro y envía los documentos al encargado de los registros contables. -Registrará en el libro o formulario correspondiente, el reembolso a realizar.

Encargado de los registros contables

08 Recibe la documentación y registra las operaciones contables respectivas.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: EFECTIVO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS DE BANCOS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar las entradas y salidas de los fondos depositados en las instituciones bancarias, así como salvaguarda de los mismos. Además determinar oportunamente las disponibilidades existentes en cada una de las cuentas bancarias. Responsable

Paso

Descripción

Cajero o encargado de entrega de cheques

01 02

Recibe cheques y efectivo, y prepara el detalle de lo recibido que posteriormente será enviado al banco. Prepara reporte de corte de caja diario juntamente con el tesorero.

Encargado de Tesorería 03 04 05 06

Recibe el comprobante de la remesa del depósito efectuado en el banco. Registra en el libro de Bancos las remesas efectuadas diariamente, así como la determinación de disponibilidad. Recibe del encargado de cuentas por pagar los documentos que ameriten la emisión de cheques. Revisa y emite cheques a favor de los beneficiarios, para luego registrarlos en el libro auxiliar de bancos y los envía al responsable de firmar los cheques.

Responsable de Firma de cheques

07

Firma los cheques y los envía al cajero o encargado de entrega de cheques.

Cajero o encargado de la entrega de cheques.

08 09

Entrega los cheques y verifica que el voucher sea firmado de recibido por el beneficiario o representante de igual forma los documentos que amparen el voucher sean debidamente cancelados por la persona que recibe el cheque. Ordena y envía los documentos que han sido cancelados con cheques a la persona encargada de las cuentas por pagar, para que sea registrado el pago en los libros de cuentas por pagar.

Encargado de cuentas por pagar

10 11

Después de anotado los pagos registrados, envía la documentación a la persona encargada de la contabilidad, para que se elabore el comprobante de los pagos efectuados y archive con la respectiva documentación. Debe aplicar el procedimiento de examinar los cheques pagados según detalle obtenido.

Encargado de Contabilidad.

12 Mensualmente solicita a Tesorería el libro auxiliar de bancos y estado bancario y coteja para identificar las aplicaciones no registradas por la empresa así como las operaciones presentadas por el banco. Estas operaciones identificadas, deberán registrarse en un formato de conciliación bancaria.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: CUENTAS POR COBRAR NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mantener un reporte de cuentas por cobrar en forma ordenada y al día, por medio de un adecuado control y gestión de cobros. Responsable

Paso

Descripción

Encargado de facturar 01 Elabora y prepara detalle de facturas por ventas al crédito que los envía al encargado de cuentas por cobrar.

Encargado de cuentas por cobrar

02 03 04 05

Recibe facturas por ventas al crédito. Revisa las facturas o créditos fiscales y verifica que la suma de los valores individuales corresponda al total del documento. Registra en el auxiliar de clientes, las factura o créditos fiscales de acuerdo al nombre del cliente. Clasifica los documentos y verifica las fechas de vencimientos y las entrega al encargado de cobros para que gestione la recuperación.

Encargado de cobros 06 07 08 09

Recibe los documentos que se encuentran pendientes y que cumplieron su fecha de pago. Selecciona los casos en los que sea necesario efectuar visita para gestión de cobro y efectúa visitas a clientes sin necesidad de la vía judicial. Elabora recibo en original y copia por el valor recuperado y entrega original firmado y sellado de cancelado al cliente. Elabora remesa al final del día por el monto total de lo recuperado y lo deposita en el banco.

Cajero del Banco 10 11

Recibe remesa, firma y sella de recibido. Entrega al Encargado de cobro, copia de remesa firmada y sellada.

Encargado de cobros 12 13

Recibe copia de remesa y la entrega al encargado e cuentas por cobrar, junto con las facturas que no fueron canceladas. Verificar y aplicar notas de créditos por devoluciones y descuentos sobre ventas al crédito para ajustar saldos.

Encargado de cuentas por cobrar

14 Recibe los documentos debidamente cancelados por los clientes y los registra en el libro auxiliar de cuentas por cobrar, posteriormente envía copia al encargado de los registros contables para su registro.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: INVENTARIO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Determinar un adecuado método y control de los niveles de inventario para una mejor optimización de los materiales de la empresa. Responsable Paso Descripción Encargado de inventarios 01

02 03 04 05 06 07 08 09

Recibe los suministros o cualquier artículo solicitado. Para dar validez a la recepción de las compras, debe revisar las cantidades recibidas contra la orden de compra y factura o crédito Fiscal, nota de remisión o envió emitido por el proveedor. Si no existen diferencias Firma y sella el documento presentado, guarda una copia y entrega original al proveedor. Si existen diferencias en los materiales o suministros recibidos, elabora reporte de “diferencias de materiales y Suministros recibidos”, el cual deberá contener lo siguiente: Nombre del Proveedor No. De Factura, Crédito Fiscal o documento presentado por el proveedor. No. De orden de compra Nombre del artículo Cantidad Descripción de la diferencia. Envía reporte al encargado de compras para que efectúe los trámites correspondientes. Luego de determinar las cantidades, efectúa ingresos de los materiales y/o suministros a la bodega y los coloca en el lugar respectivo. Controla todas las salidas destinadas a la producción o ventas y envía reporte al encargado de los registros contables para que los descargos respectivos en forma diaria en el formulario “Control de existencias”. Verificación de máximos y mínimos para el control de existencias. Adecuada protección a la entidad mediante el aseguramiento de los inventarios y el afianzamiento del personal que los maneja.

Encargado de los registros contables

10 11 12 13

Recibe información del encargado de los inventarios, revisa y registra las entradas y salidas de acuerdo a lo establecido en los controles. Planeación y toma periódica de los inventarios físicos; su recopilación, valuación y comparación con los libros, y la investigación y ajuste de las diferencias resultantes. Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo. Comparación periódica de la suma de los auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: INVERSIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVERSIONES DE TÍTULOS VALORES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Mantener un registro adecuados de todos los documentos que se adquieren por los títulos valores. Responsable

Paso

Descripción

Gerente Financiero 01 02 03

Obtener los títulos de inversión, estos deberán ser revisados cuidadosamente para asegurarse que cumplan con los requisitos que les den validez en su redacción. Los títulos deberán guardarse en un lugar seguro, como documentos que no pueden ser manipulados por cualquier empleado. Se ubicaran en una caja fuerte o con alguna empresa dedicada a prestar ese servicio. Se entregaran copias a contabilidad para el soporte de los asientos contables.

Auxiliar Contable 04

Se hará el asiento contable de los documentos en el momento oportuno y en las cuentas que corresponde.

Contador General 05 La Presentación de las inversiones en los estados financieros se hará en el activo a corto o largo plazo según corresponda.

Auxiliar contable 06 Se elabora un cuadro detallado de todos los títulos que la empresa tenga en calidad de inversiones, con la información más importante de cada uno. Servirá como información extracontable.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: COMPRAS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE LAS COMPRAS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar un control riguroso, de toda la mercadería que la empresa compra y aplicación de métodos efectivos para un mejor control. Responsable

Paso

Descripción

Bodeguero 01

Hacer reporte de los productos que se encuentren con la cantidad mínima y presentarlo al encargado de compras.

Encargado de compras 02 03 04

Solicitar cotizaciones, por lo menos de tres proveedores del producto. Elaborar orden de compras con su debida autorización del Gerente responsable. Faxear o presentar la orden de compra al proveedor para hacer el pedido.

Bodeguero 05 06 07 08 09 10

Recepción de la mercadería. Verificar que la mercadería que se recibe sea la ordenada. Verificar que la mercadería venga con la cantidad pedida. Examinar que la mercadería se reciba en buen estado. Firmar la nota de remisión de recibida la mercadería. Ubicar y ordenar la mercadería en la bodega.

Auxiliar de contabilidad

11

Hacer el asiento contable en el libro auxiliar.

Bodeguero

12

Registrar la compra en el Kardex.

Auxiliar de contabilidad

13

Hacer chequeos mensuales de los saldos en auxiliares, mayor y registro de inventarios.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: CUENTAS POR PAGAR NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar todas las facturas y comprobante de crédito fiscal para una mejor optimización de los registros contables, y evitar conductas inaceptables. Responsable

Paso

Descripción

Auxiliar Contable 01 02 03 04

Recepción y revisión de facturas y ccfs para pago. Preparación y entrega del “quedan” correspondiente. Ordenar y archivar los documentos de acuerdo a una clasificación previa. Emitir reporte semanal de cuentas por pagar por proveedores y otros.

Contador General 05 06 07

Revisar que la información reportada sea correcta (nombre de proveedor, valores, fechas de vencimientos, etc). Preparar solicitudes de cheques por las facturas y ccfs vencidos. Solicitar la autorización para la emisión de cheques a pagar.

Auxiliar Contable 08

Elaborar cheques, codificar la partida contable y pasar a firma.

Gerente Financiero

09

Verificar la existencia de la otra firma, firmar y devolver cheque al responsable de pagos.

Auxiliar Contable 10 11 12 13

Entregar cheques en un día determinado por cada semana. Registrar en la contabilidad los cheques pagados. Verificar registros y saldos contables de cada proveedor. Solicitar al proveedor un estado de cuentas y hacer una conciliación con la contabilidad para realizar los ajustes si es necesario.

PROCESO: CONTROL INTERNO ÁREA: ACTIVO FIJO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DEL ACTIVO FIJO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Determinar un método adecuado para la aplicación de los bienes inmuebles y bienes muebles. Responsable

Paso

Descripción

Jefe del depto que solicita

01

Elaboración de orden de compra de los bines muebles que se van adquirir.

Gerente General

02

Autorización de la orden de compra.

Auxiliar contable 03 04 05 06 07 08 09 10

Recepción de la factura o ccf por el artículo adquirido. Verificar que los comprobantes llenen los requisitos de elaboración y de haberse recibido al artículo. Comprobación que el mueble se encuentra físicamente y el perfecto estado. Registrar y agrupar contablemente donde corresponda (activo físico). Asentar en registro especial para cálculo de la depreciación anual correspondiente. Determinar porcentaje anual de depreciación y prorratear mensualmente. Conciliar libro mayor, auxiliares y cuadro de depreciación para validar saldos del activo fijo. Si se trata de bienes inmuebles, se hará un procedimiento parecido excepción de cuadro de depreciación cuando se trate de terrenos.

5.4 EVALUACION SEGÚN AUDITORIA FORENSE DEL CUMPLIMIENTO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.

5.4.1 OBJETIVO.

Proporcionar una herramienta para la comprobación del cumplimiento de las políticas

y procedimientos para el fortalecimiento de los controles internos propuestos por

Auditoría Forense.

5.4.2 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE ACUERDO A LA AUDITORIA FORENSE.

CUESTIONARIO PARA EVALUAR LAS POLITICAS DEL EFECTIVO

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Existe un fondo efectivo para realizar

cualquier transacción? _____ _____ ___________

2. ¿Cuenta la empresa con un monto

Máximos para los pagos? _____ _____ __________

3. ¿Mensualmente hacen un detalle de

todos los documentos vencidos

equivalentes a efectivos? _____ _____ __________

4. ¿Se prepara en un documento el detalle

de la remesa que realiza la empresa? _____ _____ __________

5. ¿Se hacen arqueos sorpresivos? _____ _____ __________

6. ¿Una persona diferente del cajero

realiza el arqueo diariamente? _____ _____ __________

7. ¿Lleva un control prenumerado de todos

los cheque que han sido girados? _____ _____ __________

8. ¿Existe autorización previa para la

salida de efectivo? _____ _____ __________

9. ¿Se requiere que los cheques sean

librados con firmas mancomunadas? _____ _____ __________

10. ¿El pago de las facturas es aprobado

por algún funcionario responsable? _____ _____ __________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICAS DE CUENTAS POR COBRAR

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Los créditos son autorizados mediante

realizar un estudio del cliente por

departamento de créditos? _____ _____ __________

2. ¿Los clientes cumplen con los requisitos

exigidos por el departamento de créditos? _____ _____ __________

3. ¿Se lleva un control periódicamente de

cuentas vencidas para la revisión de los

funcionarios? _____ _____ __________

4. ¿Existe algún método para disminuir

los clientes morosos? (Explique) _____ _____ __________

5. ¿Les dan créditos a familiares o parientes

del encargado de otorgar créditos? _____ _____ __________

6. ¿Se practican arqueos rotativos de las

cuentas por cobrar? _____ _____ _________

7. ¿Existen investigaciones y limites de

crédito para cada cliente, lo cual consta

en las tarjetas auxiliares? _____ _____ _________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICAS DE INVENTARIOS

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Se preparan detalles de todas las compras

realizadas mensualmente? ____ ____ ___________

2. ¿Cuenta con una persona encargada

para autorizar las compras? ____ ____ ___________

3. ¿Todas las compras son realizadas por

medio de ordenes y están prenumeradas

y debidamente autorizados? ____ ____ ____________

4. ¿Llevan un control de toda la mercadería

que sale de bodega con su respectivo

documento? ____ ____ ___________

5. ¿Realizan previos chequeos de la mercade-

ría comprada que se encuentra en bodega? ____ ____ __________

6. ¿Lleva contabilidad un control riguroso

de la mercadería que es devuelta por los

proveedores? ____ ____ ___________

7. ¿Registran las facturas de los proveedores

inmediatamente después de recibida? ____ ____ __________

8. ¿Se practican inventarios físicos al final del

periodo contable? ____ ____ ___________

9. ¿Los inventarios son supervisados por

contabilidad y costos? ____ ____ __________

10. ¿Los registros son ajustados de acuerdo

con los resultados de los inventarios

físicos? ____ ____ __________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICAS DE INVERSIONES

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Existe un listado de todas las inversiones

de la empresa? ____ ____ ___________

2. ¿Las inversiones realizadas cuentan

con un documento de respaldo para un

mejor control? ____ ____ ___________

3. ¿Existe algún método para registrar las

inversiones? ____ ____ ___________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICAS DE COMPRAS

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Existen pedidos formales para todas las

compras? ____ ____ __________

2. ¿Llevan un control de los documentos

de compras el departamento que se

encarga a ello? ____ ____ __________

3. ¿Se prepara un informe de todos los

productos en existencia por ordenes de

compras? ____ ____ __________

4. ¿Se prepara informes de recepción de

por todos los materiales recibidos? ____ ____ __________

5. ¿Se conserva mensualmente todas las

ordenes de compra en un archivo? ____ ____ __________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICAS DE CUENTAS POR PAGAR

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Llevan un control específico de CCF y

facturas con sus respectivos quedan? ____ ____ __________

2. ¿Realizan pagos a proveedores en un día

específico de la semana para un mayor

control? ____ ____ __________

3. ¿Reciben estados de cuentas de los

proveedores mas importantes? ____ ____ __________

4. ¿Los créditos que recibe la empresa son

previamente autorizados? ____ ____ __________

5. ¿Se prepara un listado de los proveedores

que se les paga durante la semana? ____ ____ __________

6. ¿Los documentos pagados son perforados,

sellados, validados, conciliados y archivados

en su respectivo mes? ____ ____ __________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUESTIONARIO PARA EVALUAR POLITICA DE ACTIVO FIJO

Pregunta Respuesta

No Sí Comentario

1. ¿Llevan un control de toda la maquinaria y

equipo? ____ ____ ___________

2. ¿Se preparan todas las adquisiciones mediante

autorización de más de un gerente? ____ ____ ___________

3. ¿Los registros son comparados cada año

con las cuenta de control de mayor? ____ ____ ___________

4. ¿Existe un método para realizar el cuadro

de depreciación por los bienes? ____ ____ ___________

5. ¿Son valuados al costo de adquisición el

mobiliario y equipo? ____ ____ __________

6. ¿Cuenta con un porcentaje fijo de la

depreciación de bienes e instalaciones? _____ ____ __________

Comentarios: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

5.5 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ACUERDO A LA AUDITORIA FORENSE.

EFECTIVO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Controlan el correlativo de las facturas y ccf por las ventas de contado y de crédito del día? ____ ____ ____________ 2- ¿Se emiten recibos por todos los abonos que los clientes hacen? ____ ____ ____________ 3- ¿Realizan cortes de caja a diario? ____ ____ ____________ 4- ¿Se remesa a diario la venta y los abonos de los clientes? ____ ____ ____________ 5- ¿Se tiene servicio a domicilio de depósitos bancarios . ____ ____ ____________ 6- ¿Los vales de caja chica son liquidados al día siguiente? ____ ____ ____________ 7- ¿Se tiene un valor máximo para las erogaciones de la caja chica? ____ ____ ____________ 8- ¿Hacen arqueos de caja? ____ ____ ____________ 9- ¿Se reciben todos los estados de cuenta bancarios?____ ___ ____________ 10- ¿Se elaboran conciliaciones bancarias? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

INVENTARIOS. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Se utilizan las ordenes de compra cuando se ad- quiere producto para el inventario? ____ ____ ____________ 2- ¿Se notifica al depto. de contabilidad cuando existe una devolución a proveedores? ____ ____ ____________ 3- ¿Se tienen registros separados de existencias de materias primas, productos en proceso y pro- ductos terminados? ____ ____ ____________ 4- ¿Realizan conteos de las existencias físicas? ____ ____ ____________ 5- ¿El departamento de contabilidad y costos, super- visan los inventarios físicos? ____ ____ ____________ 6- ¿Cuando se ajustan los inventarios, se requiere la firma de algún funcionario? ____ ____ ____________ 7- ¿Es consistente el empleo de los métodos de va- luación de los inventarios? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( ) ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUENTAS POR COBRAR. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Se determinan saldos de las cuentas de clientes mensualmente? ____ ____ ____________ 2- ¿Se establece control sobre las cuentas con saldos antiguos? ____ ____ ____________ 3- ¿Se realizan suspensiones de créditos a clientes morosos? ____ ____ ____________ 4- ¿Se requiere de autorización cuando se hace algún descuento a los clientes? ____ ____ ____________ 5- ¿El departamento de créditos realiza investiga- ciones de los clientes para otorgar los créditos? ____ ____ ____________ 6- ¿Se fijan limites de créditos para los clientes? ____ ____ ____________ 7- ¿Realizan cobros a morosos por la vía judicial? ____ ____ ____________ 8- ¿Se hacen arqueos físicos de los documentos por cobrar? ____ ____ ____________ 9- ¿Realizan confirmación de saldos con los clientes?____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( ) ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

INVERSIONES. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Examinan cuidadosamente cada uno de los documentos por las inversiones realizadas? ____ ____ ____________ 2- ¿Custodian en lugares seguros, y se responsabiliza algún empleado o ejecutivo de alto nivel por el cuido de esos documentos? ____ ____ ____________ 3- ¿Se provee al departamento de contabilidad de los comprobantes necesarios y en forma oportuna para el registro y control? ____ ____ ____________ 4- ¿Se verifica el adecuado registro de las operacio- nes de inversiones, en el depto. de contabilidad? ____ ____ ____________ 5- ¿Realizan comparación de saldos mensuales entre el saldo del auxiliar y el saldo de mayor? ____ ____ ____________ 6- ¿Se registran las inversiones en otros controles extracontables que lleve la empresa? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( ) ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

COMPRAS CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Controlan los productos que van acercándose a la existencia mínima? ____ ____ _____________ 2- ¿Antes de realizar una compra, se piden cotiza- a los proveedores? ____ ____ ____________ 3- ¿Se elaboran ordenes de compra? ____ ____ ____________ 4- ¿Al recibir la mercadería se verifica que lo re- cibido sea igual a lo detallado en el compro- bante y que además se reciba en buen estado? ____ ____ ____________ 5- ¿Se hace el registro adecuado en la contabili- dad, según costos y cantidades? ____ ____ ____________ 6- ¿Se verifica los registros auxiliares y saldos del libro mayor? ____ ____ ____________ 7- ¿Se importa mercaderías? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( ). ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

CUENTAS POR PAGAR. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Se revisan las facturas y ccf que se reciben para entregar quedan y pagar? ____ ____ ____________ 2- ¿Existe un lugar designado para archivar y guar- dar en forma ordenada los comprobantes de cuentas por pagar? ____ ____ ____________ 3- ¿Se hace algún reporte de los comprobantes de cuentas por pagar, cada semana, para la progra mación de pagos? ____ ____ ____________ 4- ¿Los pagos se realizan en base a un programa se- manal? ____ ____ ____________ 5- ¿Los quedan emitidos son recuperados al hacer los pagos a los proveedores? ____ ____ ____________ 6- ¿Se exige firmar de recibido los cheques pagados?____ ____ ____________ 7- ¿Se verifican en el departamento de contabilidad los cheques pagados? ____ ____ ____________ 8- ¿Se hace revisión de los ccf y facturas pendientes de pago? ____ ____ ____________ 9- ¿Los proveedores envían estados de cuentas para Conciliar saldos? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( ) ____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

ACTIVO FIJO. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO. RESPUESTAS SI NO COMENTARIO 1- ¿Existen ordenes de compra autorizadas por el fijo adquirido? ____ ____ ____________ 2- ¿Cuando se recibe una factura o ccf, se verifican sus datos y se comprueba haber recibido el producto? ____ ____ ____________ 3- ¿Se determina la existencia física de los activos fijos periódicamente? ____ ____ ____________ 4- ¿Se hace una clasificación contable de los activos fijos en existencia? ____ ____ ____________ 5- ¿Se elabora algún registro auxiliar especial de los activos fijos? ____ ____ ____________ 6- ¿Se provisiona mensualmente la depreciación del activo fijo? ____ ____ ____________ 7- ¿Se concilian saldos del mayor y libros auxiliares para comprobar saldos de activos fijos? ____ ____ ____________ 8- ¿Se realizan revaluaciones periódicas de los terre- nos registrados en el activo fijo? ____ ____ ____________ COMENTARIOS: Indique si el control interno es alto ( ) moderado ( ) bajo ( )

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

6. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA.

1. ETAPA I. Duración: 2 meses

a) La Junta de Accionistas en coordinación con los auditores, acuerdan la

aprobación de una investigación basada en Auditoría Forense que pueda

proporcionar pruebas suficientes para tomar medidas necesarias.

b) Los auditores asignados a la investigación, proceden al conocimiento de la

empresa para poder planificar el desarrollo de la Auditoría Forense.

c) Se discute la planificación de la auditoría e identificación de las áreas críticas

basados en la información obtenida mediante el conocimiento del negocio.

2. ETEPA II. Duración: 3 meses

a) Los auditores preparan el plan de trabajo con el cual se desarrollará la Auditoría

Forense.

b) Los auditores discuten el plan de trabajo tomando en cuenta que esté preparado

conforme el propósito establecido en la investigación.

c) Se establece el desarrollo de los programas, tomando en cuenta la necesidad de

la participación de un especialista.

d) Los auditores se reúnen con toda la documentación probatoria y proceden a

ordenar para preparar un informe preliminar.

e) Reunión de accionista, auditores y asesores legales para establecer las medidas

a aplicar en contra de los involucrados en el delito.

3. ETAPA III. Duración: 1 mes

a) Se reúnen los auditores con la administración para establecer la preparación de

políticas y procedimientos que permitan mejorar el control interno.

b) Se establece que auditoría interna será la responsable de velar por el

cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por los auditores

forenses.

c) Reunión con los responsables de cada una de las áreas para la aplicación de las

políticas y procedimientos establecidos.

4. ETAPA IV. Duración: 1 mes

a) Implementación de políticas y procedimientos de control interno establecidos por

Auditoría Forense

b) Evaluación de la aplicación y cumplimiento de las políticas y procedimientos de

control interno establecidos por los auditores forenses.

c) Discusión de los resultados obtenidos mediante la evaluación efectuada.

5. RESPONSABLE DEL SISTEMA El responsable directo de la implementación, debe ser la máxima autoridad en la

estructura organizativa de la empresa y el responsable del seguimiento y control del

cumplimiento de las políticas y procedimientos propuestos estará a cargo del

departamento de auditoría interna.

6. RESULTADOS ESPERADOS.

a) Incremento en la calidad de controles internos en las áreas críticas por parte

de auditoría interna.

b) Mayor control en los activos y compromisos reflejados en los estados

financieros que la empresa presenta.

7. SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Para que el diseño del sistema integrador reactivo de Auditoría Forense, se

desarrolle en su máximo potencial, se requiere el cumplimiento y desarrollo de cada

uno de los procedimientos, políticas y programas que lo conforman, al evaluarlo de

forma constante se estará asegurando un proceso continuo de valuación que lleve

como consiguiente un buen seguimiento y control de retroalimentación de la puesta

en marcha del sistema.

Estará a cargo de auditoría interna la implementación del Sistema Integrador

Reactivo de Auditoría Forense, y le practicará los ajustes que sean necesarios, de tal

manera que los componentes sean actualizados en el momento en que ocurren

cambios, en forma oportuna.

8. RECURSOS

Son los que se utilizan para la ejecución del diseño que debe orientar, preparar,

entrenar, inducir e involucrar a los empleados, en los cambios que la empresa este

adoptando a través de una capacitación continuada, con los mejores instrumentos

para el desarrollo de dicho sistema.

Todo proceso de cambios requiere una supervisión constante, lo que permitirá a la

empresa identificar las desviaciones del diseño en el momento en que se llevo a la

práctica, con el propósito de coordinar la forma más idónea de encausar a las

personas o los componentes del proceso, garantizando el cumplimiento del objetivo

del diseño.

9. PRESUPUESTO DEL SISTEMA.

En atención a los requerimientos, el costo estará basado en la magnitud y

complejidad del trabajo a realizar y en el tiempo que será requerido para su

ejecución, este incluirá la revisión y recolección de evidencias, presentación de

informe según Auditoría Forense, propuestas de políticas y procedimientos de control

interno.

10. POLITICAS.

a) Los responsables del sistema deben establecer y actualizar los objetivos en el

momento en que este puesto en marcha el sistema.

b) La Junta de Accionistas realiza una evaluación a todos los involucrados en las

áreas más vulnerables que tiene la empresa para observar la eficiencia del

sistema.

c) Trimestralmente cada responsable que participo en el sistema rendirá un

informe al encargado del seguimiento y control de los resultados obtenidos en

cada una de las áreas.

d) Anualmente el encargado de seguimiento y control presentara a la Junta de

Accionistas, los resultados concretos obtenidos, relacionados directamente

con la implementación del sistema y recomendará la revisión para el

perfeccionamiento del programa en la empresa o la cancelación del mismo.

11. CRONOGRAMA DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADOR REACTIVO DE AUDITORIA FORENSE.

Se presenta el Cronograma en el cual se detallan las actividades necesarias para

implementar el Sistema Integrador Reactivo de Auditoría Forense y el tiempo de

ejecución de dichas actividades, el periodo de ejecución del sistema será de 6

meses, sin embargo este periodo esta sujeto a modificaciones y dependerá del

interés de las empresas del sector para su implementación, los imprevistos que se le

presenten a las personas involucradas en el desarrollo del Sistema.

MESES

1 2 3 4 5 6 7

FASE I

Planeación de la auditoría.

FASE II

Ejecución de la Auditoría Forense.

FASE III

Preparación del Informe

PROCESO INTEGRADOR

Diagrama integrador

PROCESO REACTIVO

Políticas y procedimientos de control interno.