6007 liquidacion prestaciones sociales

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Página 1 de 72 PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6007 VERSIÓN No.: 2.0 Fecha: Enero 06 de 2010 REVISADO POR: Director Técnico de Talento Humano Dr. César Augusto López Meza _______ CARGO NOMBRE FIRMA APROBADO POR: Director Técnico de Planeación Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz __________ CARGO NOMBRE FIRMA COPIA No. No. DE PÁGINAS: 73

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

CDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 6007

VERSIN No.: 2.0

Fecha: Enero 06 de 2010

REVISADO POR:

Director Tcnico de Talento Humano CARGO

Dr. Csar Augusto Lpez Meza _______ NOMBRE FIRMA

APROBADO POR:

Director Tcnico de Planeacin CARGO

Dr. Elemir Eduardo Pinto Diaz __________ NOMBRE FIRMA

COPIA No.

No. DE PGINAS: 73

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

1. OBJETIVO: Estandarizar las actividades necesarias para reconocer, liquidar y cancelar a los funcionarios o exfuncionarios de la Contralora de Bogot, D.C., las prestaciones sociales a que tengan derecho, de conformidad con la legislacin vigente.

2. ALCANCE: 2.1. Reconocimiento, liquidacin, aplazamiento e interrupcin de vacaciones. El procedimiento inicia cuando el funcionario solicita las vacaciones y termina cuando se archiva copia de la resolucin y de la solicitud en la hoja de vida del funcionario. 2.2. Liquidacin de prestaciones sociales de ex funcionarios. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano recibe la novedad de retiro y elabora la liquidacin de Prestaciones Sociales y termina cuando se archiva copia de la Resolucin en la Hoja de Vida del funcionario retirado. 2.3. Consolidacin y pago anual de cesantas a funcionarios afiliados a fondos privados. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantas y los intereses de cesantas, con el archivo plano reportado por nmina y termina cuando se archiva en la Hoja de Vida del funcionario copia de la comunicacin. 2.4. Autorizacin del retiro parcial de cesantas de fondos privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantas y PensionesFONCEP. El procedimiento inicia cuando el funcionario radica la solicitud en la Oficina de correspondencia de la entidad y termina cuando se archiva copia de la autorizacin o formulario solicitud pago de cesantas en el expediente de cesanta del funcionario. 2.5. Liquidacin de cesantas definitivas en fondos privados y/o Fondo Nacional del Ahorro.

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El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano solicita a nmina el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la resolucin en la hoja de vida del funcionario. 2.6. Liquidacin, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional del Ahorro. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano, actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el ao anterior y termina cuando se archiva copias de lo actuado en la carpeta Fondo Nacional del Ahorro. 2.7. Liquidacin de cesantas definitivas Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP. El procedimiento inicia cuando el funcionario de la Subdireccin de Gestin de Talento Humano, solicita el reporte de los empleados retirados y termina cuando se archiva copia de la liquidacin de cesanta en la hoja de vida del funcionario. 2.8. Procedimiento para el traslado de funcionarios con retroactividad al Fondo Nacional del Ahorro. rgimen de

El procedimiento inicia con la radicacin de la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisin de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro y termina con el archivo de la copia de la resolucin y la liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

3.

BASE LEGAL:

Decreto 1045 del 7 de junio de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002, Por el cual se fija el rgimen de prestaciones sociales para los empleados pblicos y se regula el rgimen mnimo prestacional de los trabajadores oficiales del nivel territorial.

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Cesanta: Ley 6 de 1945, Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones de trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdiccin especial del trabajo; artculo 17. Ley 65 de 1946, Por la cual se modifican las disposiciones sobre cesanta y jubilacin y se dictan otras; artculo 1. Decreto 1160 de 1947. Sobre auxilio de cesanta. Decreto 3118 de 1968, Por el cual se crea el Fondo Nacional del Ahorro, modificado parcialmente por la Ley 432 de 1998, reglamentada por los Decretos 1582 y 1453 de 1998. Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 45. Ley 50 de 1990, Por la cual se introducen reformas al Cdigo Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones, artculos 99, 102 y 104. Ley 244 de 1995, Por medio de la cual se fijan trminos para el pago oportuno de cesantas para los servidores pblicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones, modificada por la Ley 1071 de 2006: Ley 344 de 1996, Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalizacin del gasto pblico, se conceden unas facultades extraordinarias y se expiden otras disposiciones reglamentada parcialmente por el Decreto 1267 de 2001. Decreto 1582 de 1998, Por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5 de la Ley 432 de 1998, en r elacin con los servidores pblicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia. Decreto 1252 de 2000, Por el cual se establecen normas sobre el rgimen prestacional de los empleados pblicos, los trabajadores oficiales y los miembros de la fuerza pblica. Circular 15000-0664 del 1 de octubre de 2003 del Contralor de Bogot D.C. Circular 70000-1333 del 13 de marzo de 2009 del Director Tcnico de Talento Humano.

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Calzado y vestido de labor: Ley 11 de 1984, Por la cual se reforman algunas normas de los Cdigos Sustantivo y Procesal del Trabajo. Artculos 7, 8 y 10. Decreto 982 de 1984, Por la cual se reglamentan los artculos 7o. y 10 de la Ley 11 de 1984, artculos 1 al 4. Ley 70 de 1988, Por la cual se dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector pblico, artculos 1 y 2. Decreto 1978 de 1989, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 70 de 1988, artculos 1, 5, 6, y 7. Intereses a la Cesanta: Decreto 1582 de 1998, Por el cual se reglamenta parcialmente los artculos 13 de la Ley 344 de 1996 y 5o. de la Ley 432 de 1998, en relacin con los servidores pblicos del nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia, artculo 1. Ley 50 de 1990, Por la cual se introducen reformas al Cdigo Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones, artculo 99. Prima de Navidad: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculos 32 y 33. Vacaciones: Ley 72 de 1931, Por la cual se reforma la Ley 57 de 1926 sobre descanso dominical, artculo 2 Decreto 3135 de 1968, Por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos y trabajadores oficiales, artculo 8. Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculos 43 al 50.

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Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional., artculos 8 al 10, 12 al 18, 20 al 25, y 28 al 31. Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y niveles., artculo 1. Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Acumulacin de vacaciones: Decreto 3135 de 1968; artculo 46 del Decreto 1848 de 1969; artculo 13 del Decreto 1045 del 7 de junio de 1978. Compensacin de vacaciones en dinero: Decreto 3135 de 1968; artculo 47 del Decreto 1848 de 1969; artculo 20 del Decreto 1045 de 1978, artculo 10. Factores salariales para liquidacin de vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 17. Reconocimiento de vacaciones causadas en caso de retiro del servicio: Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculo 47, literales b) y c). Eventos que no interrumpen el tiempo de servicio para conceder vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 22.

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Prescripcin del Derecho a Vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 23. Vacaciones Decretadas de Oficio: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 12. Pago Proporcional de Vacaciones: Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y niveles, artculo 1. Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Interrupcin de Vacaciones: Decreto 1848 de 1969, Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968, artculo 15. Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 49. Disfrute de Vacaciones Interrumpidas: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 16. Aplazamiento de Vacaciones: Decreto 3135 de 1968, Por el cual se prev la integracin de la seguridad social entre el sector pblico y el privado y se regula el rgimen prestacional de los empleados pblicos y trabajadores oficiales, artculo 14.

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Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 9. Prima de Vacaciones: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculos 17, 24, 25, y 28. Pago de la Prima de Vacaciones en caso de retiro: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 30. Compensacin en dinero de la Prima Vacacional: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 29. Prescripcin de la Prima vacacional: Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional, artculo 31. Pago Proporcional de la Prima de Vacaciones en caso de retiro: Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1. Bonificacin Especial por Recreacin: Decreto 660 de 2002, artculo 14, Decreto 451 de 1984 y 1919 de 2002. Pago Proporcional de la Bonificacin por Recreacin en caso de retiro: Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional, artculo 1.

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4. DEFINICIONES: AUXILIO DE CESANTA: El trmino cesantas viene del latn "cessare que significa terminar algo, cesar; es la paga al cesante. La cesanta es una prestacin social que el empleador reconoce y paga a sus trabajadores, para que stos tengan un medio de subsistencia en el evento de llegar a quedar cesantes. Este auxilio monetario equivale a un (1) mes de salario por cada ao de servicio continuo o discontinuo y proporcional por fraccin de ao. CESANTA RGIMEN ANUALIZADO: Es la que se genera por la aplicacin del rgimen de liquidacin anual, en las empresas privadas o pblicas. Como auxilio de cesanta el trabajador recibe un (1) mes de salario por cada ao de servicio y proporcionalmente por fraccin de ao. CESANTAS RETROACTIVAS: Son aquellas que se generan en el sector privado o pblico como aplicacin al rgimen de liquidacin retroactiva. FACTORES PARA LA LIQUIDACIN DE CESANTA: Para la liquidacin del auxilio de cesanta se tendrn en cuenta los siguientes factores: Asignacin Bsica Mensual; Dominicales y Festivos; Horas Extras; Gastos de Representacin; Valor del Trabajo Suplementario y del realizado en jornada nocturna o en das de descanso; Auxilios de Alimentacin y Transporte; Prima de Navidad; Bonificacin por Servicios Prestados; Prima de Servicios o Semestral, Prima de Antigedad, Prima Tcnica y Prima de Vacaciones. RETIRO DE CESANTA DEFINITIVA: Es el pago total del saldo acumulado de cesanta a que tiene derecho el funcionario, cuando por cualquier causa se produzca su retiro o la terminacin definitiva de la relacin laboral con la entidad. RETIRO PARCIAL DE CESANTA: Es el avance o anticipo permitido por la ley para la compra y adquisicin de vivienda, construccin, reparacin y ampliacin de la misma y liberacin del gravamen del inmueble, contrado por el empleado o su cnyuge o compaero (a) permanente, as como para adelantar estudios del empleado, su cnyuge o compaero (a) permanente o sus hijos. Tiene carcter provisional sujeto a ser descontado de la liquidacin final que se realice al momento del retiro definitivo del funcionario de la entidad. SALARIO BASE DE LIQUIDACIN PARA LA CESANTA: Se tomar como base el ltimo sueldo o jornal devengado, a menos que el sueldo o jornal haya tenido modificaciones en los ltimos tres (3) meses, en cuyo caso la liquidacin se har con el promedio de lo devengado en los ltimos doce (12)

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meses o en todo el tiempo de servicio, si ste fuere menor de doce (12) meses. El computo se har teniendo en cuenta no solo la Asignacin Bsica, sino todo lo que recibe el empleado a cualquier otro ttulo y que implique directa o indirectamente retribucin ordinaria y permanente de servicios, tales como primas, bonificaciones, etc. En caso de que el funcionario haya recibido primas o bonificaciones que no tengan el carcter de mensuales, el promedio de la remuneracin se obtendr dividiendo el monto de dichas primas percibidas en el ltimo ao de servicio, por doce (12), y sumando tal promedio a la ltima remuneracin fija mensual. Cuando se trate de computar el valor de las horas suplementarias o extras trabajadas y de las comisiones o porcentajes eventuales, cuando no ha habido variacin en el salario fijo en los tres ltimos meses; en tales casos, se dividir lo percibido por el trabajador por concepto del valor de tales horas, o de los porcentajes y comisiones, por doce (12), y el resultado se sumar al ltimo sueldo fijo, para sumar as el promedio que servir de base a la liquidacin. LIQUIDACIN CESANTAS DEFINITIVAS: Es el pago que se efecta a favor del ex funcionario y que debe tramitar ante el Fondo de Cesantas correspondiente, mediante el formulario diseado para el efecto, el cual debe ser aprobado previamente por el Director de Talento Humano de la entidad, con su firma o mediante oficio. LIQUIDACIN CESANTAS RGIMEN ANUALIZADO: Es el pago que efecta la entidad a los funcionarios pertenecientes a ste rgimen de acuerdo a la liquidacin elaborada con corte a 31 de diciembre de cada ao, por la anualidad o por la fraccin correspondiente. LIQUIDACIN DE CESANTAS RETROACTIVAS: Es el reconocimiento que efecta la entidad a los funcionarios pertenecientes a ste rgimen, para lo cual se liquida anualmente un salario por ao o proporcional por fraccin de ao, multiplicando el ltimo salario por tiempo de servicio; descontando del resultado arrojado en la liquidacin los anticipos solicitados y efectivamente cancelados al empleado. DERECHOS DE LOS FUNCIONARIOS PERTENECIENTES AL RGIMEN DE CESANTAS RETROACTIVAS: Los funcionarios que a 25 de mayo de 2000, disfrutaban del rgimen de cesantas retroactivas continuarn en dicho rgimen hasta la terminacin de la vinculacin laboral en el organismo o entidad en la que se aplica dicha modalidad prestacional. (Artculo 2 del Decreto 1252 de 2000).

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FONDO DE CESANTA: Entidad administradora de los aportes de cesantas de los trabajadores y sus rendimientos financieros. FONDO NACIONAL DEL AHORRO: Es una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carcter financiero del orden nacional, con un rgimen legal propio, organizada como un establecimiento de crdito de naturaleza especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y capital independiente. Tiene dentro de su objeto la administracin eficiente de las cesantas de sus afiliados y contribuir a la solucin de vivienda y educacin, mediante el otorgamiento de crditos a sus afiliados. FONCEP (Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones): Es un establecimiento pblico del orden distrital con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, adscrito a la Secretara Distrital de Hacienda, que tiene dentro de sus objetivos, la administracin de cesantas de los servidores distritales, y la financiacin de vivienda. ACTO ADMINISTRATIVO (RESOLUCIN): Toda declaracin unilateral proferida en ejercicio de la funcin administrativa, que produce efectos jurdicos directos y definitivos sobre un determinado asunto. NOTIFICACIN: Es una diligencia imprescindible para que las decisiones que pongan trmino a una actuacin administrativa sean eficaces. La notificacin de los actos tiene que ver con su eficacia y no con la validacin de los mismos. NOTIFICACIN PERSONAL: Tiene carcter obligatorio para la administracin pblica; se debe enviar por correo certificado una citacin a la direccin suministrada por el administrado dentro de los cinco (5) das siguientes a la expedicin del acto; transcurridos cinco (5) das del envo de la citacin por correo, si el administrado no comparece, se debe proceder a surtir la notificacin por edicto. NOTIFICACIN POR EDICTO: Es la que se surte mediante la fijacin de un edicto en lugar pblico del respectivo despacho, por el trmino de diez (10) das, con insercin de la parte resolutiva de la decisin y la constancia de fijacin y desfijacin del mismo. NOTIFICACIN POR COMUNICACIN: Esta forma de notificacin se surte por escrito, y obra respecto de las decisiones administrativas tomadas en ejercicio de la facultad discrecional y las relacionadas con asuntos internos administrativo-laborales, o que alteren o afecten la situacin de libre nombramiento y remocin.

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BONIFICACIN POR RECREACIN: Es una prestacin social y un derecho especial otorgado a los empleados pblicos, equivalente a dos (2) das de la asignacin bsica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo periodo vacacional. Igualmente, habr lugar a esta bonificacin cuando las vacaciones se compensen en dinero. Esta bonificacin no constituir factor salarial para ningn efecto legal y se pagar por lo menos con cinco (5) das hbiles de antelacin a la fecha de inicio en el evento que se disfrute del descanso remunerado. PAGO PROPORCIONAL DE LA BONIFICACIN POR RECREACIN EN CASO DE RETIRO: Es el reconocimiento y pago que se hace al funcionario que se retira del servicio sin haber cumplido el ao de labor; tendr derecho a que se le cancele en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente trabajado.

CALZADO Y VESTIDO DE LABOR: Es una prestacin social a la cual tendrn derecho los trabajadores vinculados mediante relacin legal y reglamentaria o contrato de trabajo, cuya remuneracin mensual sea hasta dos (2) veces el salario mnimo mensual y que haya cumplido ms de tres (3) meses al servicio del empleador, consistente en el suministro gratuito por parte de la entidad cada cuatro (4) meses, de un (1) par de zapatos y un (1) vestido de trabajo. INTERESES A LA CESANTA RGIMEN ANUALIZADO: Es una prestacin social reconocida en la ley a favor de los trabajadores, consistente en el reconocimiento por parte del patrono de unos intereses sobre la cesanta, los cuales equivalen al doce por ciento (12%) anual. Para su liquidacin se puede aplicar la siguiente frmula: Valor de la Cesanta x Nmero de Das Laborados x 0.12 / 360. INDEMNIZACIN POR NO PAGO OPORTUNO DE LOS INTERESES A LA CESANTA: Si el empleador no cancela oportunamente al trabajador los intereses sobre la cesanta dentro del trmino establecido en la ley, deber cancelar al trabajador a ttulo de indemnizacin y por una sola vez, un valor adicional igual al de los intereses causados.

PRESTACIONES SOCIALES: Nacen de los servicios subordinados que se proporcionan al empleador; no retribuyen propiamente la actividad desplegada por el empleado sino que ms bien cubre los riesgos o infortunios a que se puede ver enfrentado: la desocupacin, la prdida ocasional o permanente, parcial o total, de su capacidad laboral por enfermedad, accidente, vejez, etc, y la muerte, con la natural secuela de desamparo para el propio empleado y para aquellos que

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dependen de su capacidad productiva. El reconocimiento y pago se hace de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidacin de las prestaciones sociales no podrn incluirse factores salariales diferentes a los expresamente sealados en el Decreto 1045 de 1978. Las Prestaciones Sociales a que tienen derecho los empleados pblicos corresponden a: Vacaciones; Prima de Vacaciones; Bonificacin por Recreacin; Prima de Navidad; Auxilio de Cesanta; Intereses a la Cesanta; Calzado y Vestido de Labor. PRIMA DE NAVIDAD: Es una prestacin social que se reconoce a los empleados pblicos y a los trabajadores oficiales, equivalente a un (1) mes de salario que corresponda al cargo desempeado en treinta (30) de noviembre de cada ao. La prima se pagar en la primera quincena del mes de diciembre. PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE NAVIDAD: El pago se produce cuando el empleado pblico o trabajador oficial no hubiere servido durante todo el ao civil; tendr derecho al pago proporcional de la prima de navidad en proporcin al tiempo laborado, a razn de una doceava parte por cada mes completo de servicios, que se liquidar y pagar con base en el ltimo salario devengado, o en el ltimo promedio mensual, si fuere variable. FACTORES DE SALARIO PARA LIQUIDAR LA PRIMA DE NAVIDAD: Para la liquidacin se tienen en cuenta los siguientes factores de salario: Asignacin Bsica Mensual; Prima de Antigedad; Gastos de Representacin; Prima Tcnica; Auxilio de Transporte y Subsidio de Alimentacin; (una doceava de la Prima Semestral o de Servicios; Prima Vacacional y Bonificacin por Servicios Prestados). Los factores salariales se debern tomar del 1 de enero del ao en curso hasta el 30 de noviembre del mismo ao en se liquida.

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PRIMA DE VACACIONES: Es un reconocimiento que se otorga a los funcionarios y que es equivalente a quince (15) das de salario por cada ao de servicio. Deber pagarse dentro de los cinco (5) das hbiles anteriores a la fecha sealada para la iniciacin del descanso remunerado. PAGO DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retire sin haber disfrutado de sus vacaciones, por motivos distintos a la destitucin o abandono del cargo. PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE VACACIONES EN CASO DE RETIRO: Es el derecho que se reconoce y cancela al funcionario que se retira

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del servicio sin haber cumplido el ao de labor; el reconocimiento se efecta en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente trabajado. COMPENSACIN EN DINERO DE LA PRIMA DE VACACIONES: Es la garanta que establece la ley de no perderse este derecho en caso que se autorice el pago de vacaciones en dinero. PRESCRIPCIN DE LA PRIMA DE VACACIONES: Este fenmeno jurdico se produce en los mismo trminos del derecho de vacaciones, es decir, cuatro (4) aos.

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VACACIONES: Es el perodo de descanso que se reconoce anualmente al funcionario y que busca la reparacin fisiolgica y biolgica del organismo fatigado por el trabajo que desempea. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIN DE VACACIONES: La liquidacin y pago de las vacaciones se efectuara con base en el salario devengado por el trabajador al momento de iniciar el disfrute. FACTORES SALARIALES PARA LA LIQUIDACIN DE VACACIONES Y PRIMA DE VACACIONES: Esta prestacin se liquida de acuerdo con los siguientes factores salariales: Asignacin Bsica, Prima de Antigedad, Gastos de Representacin, Prima Tcnica, Auxilio de Alimentacin, Subsidio de Transporte, Prima de Servicios o Semestral y Bonificacin por Servicios Prestados. TIEMPO DE DISFRUTE: Es el perodo de descanso al que tiene derecho el trabajador y que corresponde a quince (15) das hbiles remunerados por cada ao de servicio. Las vacaciones deben concederse por quien corresponde oficiosamente o a peticin del interesado, dentro del ao siguiente a que se cause el derecho a disfrutarlas. ACUMULACIN DE VACACIONES: Corresponde al perodo de vacaciones pendientes de reconocer y pagar por la entidad. Slo se podrn acumular vacaciones hasta por dos (2) aos, siempre que ello obedezca a aplazamiento por necesidades del servicio y mediante resolucin motivada. COMPENSACIN DE VACACIONES EN DINERO: Es prohibido compensar las vacaciones en dinero, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el jefe del respectivo organismo as lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio pblico, evento en el cual slo puede autorizar la compensacin en dinero de las vacaciones correspondientes a un (1) ao. b). Cuando el

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empleado pblico o el trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones hasta entonces. EVENTOS QUE NO INTERRUMPEN EL TIEMPO DE SERVICIO PARA CONCEDER VACACIONES: No se considera interrumpido el tiempo de servicio para efecto de las vacaciones, cuando la suspensin de labores sea motivada por incapacidad no superior a ciento ochenta (180) das, ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo; o por el goce de licencia de maternidad; o por el disfrute de vacaciones remuneradas; o por permisos obtenidos con justa causa; o por el cumplimiento de funciones pblicas de forzosa aceptacin; o por el cumplimiento de comisiones. PRESCRIPCIN DEL DERECHO A VACACIONES: Es el fenmeno jurdico que se produce cuando sin existir aplazamiento no se hace uso de vacaciones en la fecha sealada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensacin en dinero prescribe en cuatro (4) aos, que se contarn a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. El aplazamiento de las vacaciones interrumpe el trmino de prescripcin, siempre que medie la correspondiente providencia. PAGO PROPORCIONAL DE VACACIONES: Es el reconocimiento que se efecta a los funcionarios que cesan en sus funciones, sin haber cumplido el ao de labor; tendr derecho a que se le reconozca en dinero y en forma proporcional el tiempo efectivamente laborado. INTERRUPCIN DE VACACIONES: Ocurre cuando el funcionario que se encuentra disfrutando de sus vacaciones por causas justificadas es llamado a prestar sus servicios. Esta situacin se configura nicamente por necesidades del servicio; o la incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado mdico expedido por la entidad de previsin a la cual est afiliado el empleado o trabajador; o la incapacidad ocasionada por maternidad o aborto; o el otorgamiento de una comisin; o el llamamiento a filas, y debe ser decretada por acto administrativo debidamente motivado. DISFRUTE DE VACACIONES INTERRUMPIDAS: Es el derecho que tiene el trabajador de reanudar las vacaciones por un tiempo igual al de la interrupcin y desde la fecha que oportunamente se seale para tal fin. La reanudacin de vacaciones deber decretarse por resolucin motivada por el jefe de la entidad o por el funcionario en que se haya delegado tal funcin. APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Se produce por una decisin del jefe de la entidad o del funcionario autorizado para conceder vacaciones, que por

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

necesidades del servicio retrasa el disfrute de las vacaciones de un trabajador. El aplazamiento se decreta por resolucin motivada que deber reposar en la hoja de vida del funcionario o trabajador.

5. REGISTROS: 7.1. Reconocimiento, liquidacin, aplazamiento e interrupcin de vacaciones Solicitud para Disfrutar Vacaciones. Solicitud de Aplazamiento o Interrupcin. Resolucin de Vacaciones Libro de Resoluciones Ordinarias. Memorando de Comunicacin de Vacaciones. Hoja de Ruta. 7.2. Liquidacin de prestaciones sociales de ex funcionarios Formato Autorizacin Descuento Liquidacin de Prestaciones Sociales. Resolucin de Liquidacin de Prestaciones Sociales. Libro de Resoluciones Ordinarias. Oficio de citacin para notificacin personal. Edicto. Hoja de Ruta. 7.3. Consolidacin y pago anual de cesantas a funcionarios afiliados a Fondos Privados Liquidacin Anual de Cesantas. Planilla Fondos. Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantas. Disponibilidad presupuestal. Resolucin pago anual intereses a las cesantas. Memorando de Comunicacin monto de cesantas y valor de intereses. 7.4. Autorizacin de retiro parcial de cesantas de Fondos Privados, Fondo Nacional de Ahorro y Fondo de Prestaciones, Cesantas y PensionesFONCEP. . Memorando de no cumplimiento de Requisitos para pago Cesantas Parciales. Oficio de Visita Tcnica a FONDEP. Formato Liquidacin. Autorizacin o formularios de Pago de Cesantas Parciales.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7.5. Liquidacin de cesantas definitivas en Fondos Privados y/o Fondo Nacional del Ahorro Formato Liquidacin de Cesantas. Disponibilidad presupuestal. Resolucin de Orden de Pago de Cesantas Definitivas. Libro de Resoluciones Ordinarias. Oficio de presentacin personal para notificacin. Memorando a la Subdireccin Financiera solicitando pago de cesantas. 7.6. Liquidacin, reporte y pago del aporte mensual de funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro Certificacin mensual de aportes y afiliados. Memorando Subdireccin Financiera. Oficio de Comunicacin Fondo Nacional del Ahorro. Oficio de comunicacin. Archivo de Cesantas. 7.7. Liquidacin de cesantas definitivas Fondo de Prestaciones Econmicas Cesantas y Pensiones FONCEP. Liquidacin definitiva de cesantas. Formulario para el pago cesantas definitivas de FONCEP. 6. ANEXOS: Anexo 1: Resolucin de reconocimiento de vacaciones. Formato Cdigo: 6007001. Anexo 2: Resolucin interrupcin de vacaciones. Formato Cdigo: 6007002. Anexo 3: Resolucin aplazamiento de vacaciones. Formato Cdigo: 6007003. Anexo 4: Memorando Comunicacin de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007004. Anexo 5: Memorando Comunicacin de Interrupcin de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007005. Anexo 6: Memorando Comunicacin de Aplazamiento de Vacaciones. Formato Cdigo: 6007006. Anexo 7: Formato de Autorizacin Descuento de la Liquidacin de Prestaciones Sociales. Formato Cdigo: 6007007. Anexo 8: Resolucin de liquidacin de prestaciones sociales. Formato Cdigo: 6007008. Anexo 9: Resolucin pago anual intereses a la cesanta. Formato cdigo 6007009. Anexo 10: Mmemorando comunicacin monto de cesanta e intereses. Formato cdigo 6007010.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

Anexo 11: Oficio solicitud de visita tcnica a FONDEP. Formato cdigo 6007011. Anexo 12: Resolucin pago de cesanta definitiva e intereses a la cesanta de un exfuncionario. Formato cdigo 6007012. Anexo 13: Mmemorando solicitud disponibilidad presupuestal para pago de cesantas Formato cdigo 6007013. Anexo 14: Oficio de citacin para notificacin personal - liquidacin cesantas definitivas. Formato cdigo 6007014 Anexo 15: Formato notificacin por edicto. Formato cdigo 6007015. Anexo 16: Resolucin pago de la retroactividad en cesantas definitivas. Formato cdigo 6007016

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: 7.1. RECONOCIMIENTO, LIQUIDACIN, APLAZAMIENTO E INTERRUPCIN DE VACACIONES:RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

N

1

CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE Solicita las vacaciones con visto Solicitud para DE OFICINA, bueno del Jefe inmediato y las disfrutar ASESOR radica en correspondencia externa. vacaciones. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR DIRECTOR O SUBDIRECTOR DEPENDENCIA DE LA CONTRALORA DE BOGOTA, D.C. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Solo se les liquidan las vacaciones a funcionarios que tengan derecho a ellas.

2

Solicita por medio de un Solicitud de Este oficio debe llevar memorando el aplazamiento o la Aplazamiento o el visto bueno del interrupcin de las vacaciones de un Interrupcin. Contralor. funcionario.

3

Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano. Revisa la correspondencia y asigna los documentos al responsable de cada asunto para su trmite.

4

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

5

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN TALENTO HUMANO

Registra en el aplicativo de correspondencia la asignacin del funcionario y le entrega el documento fsico.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN GESTIN TALENTO HUMANO

Estudia e incluye la solicitud en la base de datos de vacaciones e informa al funcionario de apoyo asignado al equipo de vacaciones para que colabore en la proyeccin de las resoluciones.

7

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Proyecta las resoluciones de vacaciones cuando sea necesario, confrontando con la Hoja de Vida del funcionario.

El proyecto de resolucin hace referencia a conceder, interrumpir o aplazar vacaciones, segn el caso. Ver anexos 1, 2 y 3.

Punto de control: PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Revisa el proyecto de resolucin y verifica confrontando con la Hoja de Vida del funcionario, que los datos se encuentren correctos, le da el visto bueno y la pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano. Verifica que la informacin incluida en la resolucin sea la correcta y corresponda al periodo de vacaciones solicitado.

8

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control: Verifica que lo plasmado en la resolucin corresponda a lo datos, fechas y periodos solicitados.

9

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa y da visto bueno a la resolucin, en caso de encontrar algn error la devuelve al Profesional indicando los errores para su correccin y la pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.

10

DIRECTOR TCNICO Valida la resolucin y la pasa a la Resolucin de TALENTO HUMANO Secretaria de la Direccin. Vacaciones.

Numera la resolucin y hace el registro en el Libro de Resoluciones. 11 SECRETARIA DIRECCIN TALENTO HUMANO Libro de Entrega copias de la Resolucin al Resoluciones equipo de vacaciones de la Ordinarias. Subdireccin de Gestin de Talento Humano. Archiva el original de la Resolucin.

12

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Elabora el memorando para la firma del Subdirector, comunicando al funcionario la Resolucin con copia a la dependencia a la cual pertenece.

Ver anexos 4, 5 y 6.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Revisa y firma memorando. 13 SUBDIRECTOR DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Memorando de Entrega memorando firmado al Comunicacin equipo de vacaciones de la de Vacaciones Subdireccin Gestin de Talento Humano, para su comunicacin.

14

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe el memorando y entrega copia del mismo y de la resolucin al funcionario encargado de la correspondencia para que surta la comunicacin al funcionario y a la dependencia.

15

TCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Notifica el Memorando al Funcionario y le entrega una copia de la Resolucin. Entrega copia de la comunicacin a la dependencia a la cual pertenece el funcionario.

16

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO, TCNICO, Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Elabora la Hoja de Ruta para informar la novedad, anexando Hoja de Ruta copias de la resolucin y del memorando comunicado.

Ver formato en el procedimiento de vinculacin de funcionarios a la contralora de Bogot, D.C.

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N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD -Entrega para conocimiento y firma de los dems equipos de trabajo de la Subdireccin y Direccin.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

17

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO -Archiva Hoja de ruta SUBDIRECCIN DE -Entrega copia de la Resolucin a GESTIN DE TALENTO HUMANO nmina y otra para archivar en la hoja de vida del funcionario. TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

18

Archiva copia de la resolucin y de la solicitud de las vacaciones en la hoja de vida del funcionario.

7.2.

LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES DE EX FUNCIONARIOS:PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES En casos especiales Recibe la novedad de retiro. cuando un funcionario tiene deudas con la Verifica datos en la Hoja de Vida del PROFESIONAL Formato entidad, autoriza en el funcionario retirado. ESPECIALIZADO Y/O Autorizacin Formato establecido UNIVERSITARIO Descuento para tal fin, el Elabora la liquidacin de SUBDIRECCIN DE Liquidacin de descuento de stas de Prestaciones Sociales de los GESTIN DEL Prestaciones su salario y funcionarios retirados. TALENTO HUMANO Sociales prestaciones sociales al momento del retiro. Pasa la novedad de retiro para proyectar la resolucin. Ver Anexo 7. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Proyecta la resolucin de liquidacin de prestaciones sociales, excepto lo correspondiente a Cesantas. Pasa el original a la Subdireccin para revisin.

N

1

2

Ver Anexo 8.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de Control: Verifica que el proyecto de resolucin sea coherente con los datos y fechas de la hoja de vida y el reporte de los valores a pagar PERNO.

3

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa la resolucin, si est correcta da visto bueno y solicita tres (3) copias ms y las pasa para firma del Director.

4

Resolucin de DIRECTOR TCNICO Firma la resolucin junto con sus Liquidacin de DE TALENTO copias y la pasa a la Secretaria de la Prestaciones HUMANO Direccin. Sociales. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO Enumera la resolucin y la registra en el libro de las resoluciones.

5

Libro de Resoluciones Pasa a la secretaria de la Ordinarias. Subdireccin de Talento Humano para elaborar oficio de citacin.

6.

SECRETARIA DE LA Elabora el oficio de citacin para SUBDIRECCIN surtir la notificacin personal y lo DE GESTIN DE pasa para visto bueno y firma del TALENTO HUMANO Subdirector. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Oficio de para Valida el oficio y lo pasa a la citacin Secretaria de la Subdireccin para notificacin que se enve por correspondencia. personal.

7

8

9

SECRETARIA DE LA SUBDIRECCIN Enva la citacin por correo DE GESTIN DE certificado. TALENTO HUMANO Notifica personalmente la resolucin al exfuncionario, le entrega una PROFESIONAL copia y la pasa a la Secretaria de la ESPECIALIZADO Y/O Direccin para que se contine con UNIVERSITARIO el trmite. DIRECCIN DE TALENTO Elabora documento para proceder a HUMANO la notificacin por Edicto, si no se Edicto. logra la notificacin personal.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Saca copias de la Resolucin notificada y archiva el original. Entrega dos (2) copias de la resolucin debidamente notificada al profesional de la Subdireccin para elaborar hoja de ruta.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

10

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

Punto de control: Recibe las copias de la resolucin y PROFESIONAL elabora la Hoja de Ruta, la enumera, ESPECIALIZADO Y/O le da trmite para informar la UNIVERSITARIO novedad y entrega con la otra copia Hoja de Ruta SUBDIRECCIN DE de la resolucin al Profesional de la GESTIN DE Subdireccin encargado de Hojas de TALENTO HUMANO Ruta. El responsable de elaborar la Hoja de Ruta, debe verificar que la resolucin se encuentre en firme, es decir, debidamente notificada.

11

12

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe la Hoja de Ruta con copia de la resolucin, una la archiva en el consecutivo de nmina y la otra la entrega de nuevo al profesional para seguir su trmite.

13

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Una vez firmada por todos los SUBDIRECCIN equipos relacionados en ella, la DE GESTIN DE entrega al Subdirector de Gestin de TALENTO HUMANO Talento Humano. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe la Hoja de Ruta y pasa a los equipos relacionados, de la Subdireccin y Direccin.

14

Revisa firmas en la hoja de ruta y devuelve al funcionario encargado de hojas de ruta. Archiva hoja de ruta y entrega los dems documentos al funcionario encargado de Archivo en Hojas de Vida.

15

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

16

Archiva los documentos en la hoja de vida del funcionario retirado.

7.3. CONSOLIDACIN Y PAGO ANUAL DE CESANTAS A FUNCIONARIOS AFILIADOS A FONDOS PRIVADOS:PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Actualiza mensualmente la base de datos establecida para liquidar el monto de cesantas y los intereses de cesantas, con el archivo plano reportado por nmina.

REGISTROS

1

Actualiza permanentemente la base de datos con las novedades que se presenten. (Traslado de Fondos, PROFESIONAL encargos, comisiones, ESPECIALIZADO Y/O bonificaciones, etc). UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE Realiza las pruebas y cruces GESTIN DE necesarios para verificar el Fondo TALENTO HUMANO privado al que pertenecen los funcionarios. Hace la consolidacin anual de cesantas teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los ltimos tres (3) meses y liquida el 12% de intereses. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Verifica la totalidad de los registros que contiene la base de datos, si encuentra error la devuelve para correccin, si est correcta la pasa con los soportes al Subdirector para la firma.

El valor de las cesantas debe consignarse antes del 14 de febrero de cada ao. El valor de los intereses a la cesanta, debe consignar antes del 30 de enero de cada vigencia.

Punto de control: Se verifica la liquidacin realizando cruces con los sistemas de informacin.

2

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control:

3

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa la liquidacin, da visto bueno y la pasa para la firma del Director Tcnico de Talento Humano.

Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes. Liquidacin Anual de Cesantas Ver Anexo 9.

4

Analiza y firma la liquidacin anual DIRECTOR TCNICO de cesantas y devuelve al DE TALENTO profesional de la Subdireccin de HUMANO Gestin de Talento Humano.

Elabora proyecto de resolucin motivada para el pago anual de intereses a las cesantas. Diligencia la planilla de cada uno de los Fondos. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera la disponibilidad presupuestal, anexando los anteriores documentos. Pasa para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin de Talento Humano. Planilla Fondos

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Punto de control: SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Revisa memorando, planilla y proyecto de resolucin, si est correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones. Verifica que la Resolucin corresponda a la liquidacin realizada y a la normatividad legal vigente.

6

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

7

Firma el memorando de solicitud de DIRECTOR TCNICO disponibilidad presupuestal, planilla DE TALENTO de los Fondos y la resolucin para pago de cesantas e intereses y las HUMANO pasa a la Subdireccin de Gestin de talento Humano.

Memorando Solicitud Disponibilidad Presupuestal Cesantas.

8

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Enva a la Subdireccin Financiera el memorado de solicitud de disponibilidad, junto con las planillas para el pago y proyecto de resolucin.

9

SUBDIRECTOR FINANCIERO

Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Subdireccin de Gestin de Talento Humano. Paga a los Fondos el valor indicado en las planillas y remite copia a la Subdireccin de Gestin de Talento Humano.

Disponibilidad presupuestal.

El valor de las planillas corresponde al monto consolidado de cesantas de la vigencia.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO 10 SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Incluye nmero de la disponibilidad en el proyecto de resolucin y pasa para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin del Talento Humano.

11

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa proyecto de resolucin, si esta correcta da visto bueno y pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano; en caso contrario la devuelve para correcciones.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

12

DIRECTOR TCNICO Firma la resolucin y la pasa a la DE TALENTO secretaria de la direccin. HUMANO Enumera la resolucin y entrega al Resolucin pago Equipo de Cesantas de la anual intereses a Subdireccin para el trmite las cesantas. respectivo.

13

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Enva a la Subdireccin Financiera UNIVERSITARIO 14 copia de la resolucin para el pago SUBDIRECCIN DE de los intereses a las cesantas GESTIN DE TALENTO HUMANO

El valor liquidado en la resolucin corresponde a los intereses anuales a las cesantas de la vigencia.

15

SUBDIRECTOR FINANCIERO

Abona en las cuentas individuales de nmina de los funcionarios el valor indicado en la resolucin.

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO 16 SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Archiva la copia de la planilla y la resolucin como soporte del proceso. Elabora memorandos (3 copias) para informar a cada funcionario el monto de cesantas y el valor de los intereses.

Ver anexo 10. 1 copia para el funcionario. 1 copia para la hoja de vida. 1 copia para consecutivo.

17

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Firma los memorandos y devuelve al Profesional para su respectivo trmite.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

18

TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

Distribuye los memorandos a las diferentes dependencias para la notificacin de cada uno de los funcionarios y la copia la enva para archivo.

Memorando de Comunicacin monto de cesantas y valor de intereses

19

Archiva en la hoja de vida del funcionario la copia del memorando.

7.4 AUTORIZACIN DE RETIRO PARCIAL DE CESANTAS DE FONDOS PRIVADOS, FONDO NACIONAL DEL AHORRO Y FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, PENSIONES Y CESANTAS - FONCEP:PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

1

CONTRALOR, CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TCNICO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO, SUBDIRECTOR JEFE Radica la solicitud en la Oficina de DE OFICINA, Correspondencia de la entidad. ASESOR, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR AUXILIAR

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

2

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

3

SUBDIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO

Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trmite.

4

SECRETARIA Registra en el aplicativo de SUBDDIRECCIN DE correspondencia la asignacin del GESTIN TALENTO funcionario y le entrega el HUMANO documento fsico. Memorando de no cumplimiento de Requisitos Recibe la solicitud y verifica que la para pago documentacin aportada cumpla con Cesantas los requisitos necesarios para Parciales. autorizar el retiro de cesantas. Verifica el expediente de Cesantas. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Elabora la autorizacin para el retiro del valor de cesantas parciales en original y tres (3) copias con destino al Fondo Privado, correspondencia interna y expediente. Diligencia los formularios de Solicitud de retiro de cesantas del Fondo Nacional de Ahorro. Elabora Oficio de Autorizacin de retiro de Cesantas en original y tres (3) copias. En caso de inconsistencia se Informar por escrito al funcionario.

5

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Proyecta oficio para firma del Director Tcnico de Talento Humano, solicitando a FONCEP visita tcnica, si la solicitud es para mejoras de vivienda

Visita Tcnica a Ver anexo 11 FONCEP Las cesantas parciales se liquidan con el cargo del cual es titular el funcionario.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Elabora oficio para la firma del SUBDIRECCIN DE Director Tcnico de Talento GESTIN DE Humano con destino a FONCEP TALENTO HUMANO remitiendo dos copias del formulario una vez notificado y ejecutoriado el acto administrativo. Elabora oficio dirigido al funcionario en el cual se le solicita demostrar la inversin de la cesanta parcial autorizada en un trmino no mayor a dos (2) meses. (Aplica para todos los fondos) Pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin y visto bueno.

Realiza la liquidacin teniendo en cuenta la normatividad vigente. Formato Liquidacin Diligencia el formulario de autorizacin de pago de cesantas parciales de FONCEP, confrontando los datos con la hoja de vida, expediente de cesantas del funcionario y sistema de informacin.

Punto de Control: Verifica que la Autorizacin est soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de Control:

7

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa la autorizacin o los formularios de pago de cesantas parciales segn el tipo de Fondo administrador de cesantas. Da visto bueno y pasa a la Direccin para la firma.

Verifica que la Autorizacin est soportada con los documentos establecidos en las normas legales vigentes Autorizacin o formularios de Pago de Cesantas Parciales.

8

Firma la autorizacin o los DIRECTOR TCNICO formularios de pago de cesantas DE TALENTO parciales y la devuelve a la HUMANO Subdireccin de Gestin de Talento Humano.

9

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN TALENTO HUMANO

Asigna a travs del sistema de correspondencia nmero de radicacin y entrega al profesional para el trmite respectivo.

10

Notifica la autorizacin o los formularios de pago de cesantas parciales y el oficio en el cual se le PROFESIONAL solicita demostrar la inversin al ESPECIALIZADO Y/O funcionario de la Contralora de UNIVERSITARIO Bogot. SUBDIRECCIN DE GESTIN DE Archiva la copia de la autorizacin TALENTO HUMANO en el expediente de cesanta del funcionario.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7.5. LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS EN FONDOS PRIVADOS Y/O FONDO NACIONAL DEL AHORRO

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Solicita a nmina el reporte de los trabajadores retirados. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Realiza la liquidacin consolidada hasta la fecha en la cual se retira el trabajador, teniendo en cuenta que estn todos los pagos (vacaciones, primas etc.) que se le cancelaron al funcionario al momento del retiro.

1

Punto de control: PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Verifica y revisa la liquidacin, UNIVERSITARIO cotejando con las diferentes SUBDIRECCIN DE fuentes de informacin. GESTIN DE TALENTO HUMANO Verifica que las liquidaciones se hayan realizado de conformidad con las normas legales vigentes. Ver anexo 12. Elabora el proyecto de resolucin para el pago de cesantas. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdireccin Financiera y los pasa junto con la liquidacin para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin del Talento Humano. (Aplica Fondos Privados).

2

Ver anexo 13.

3

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES En caso de funcionarios con rgimen de retroactividad se debe realizar la liquidacin del mayor valor generado por este concepto, descontando los anticipos parciales realizados por FONCEP y las cesantas anuales consolidadas.

4

Consolida la cesanta definitiva, verificando aportes realizados y reporta la diferencia en el mes PROFESIONAL correspondiente a la fecha de ESPECIALIZADO Y/O retiro. (Aplica Fondo Nacional de UNIVERSITARIO Ahorro). SUBDIRECCIN DE GESTIN DE Expide autorizacin y diligencia TALENTO HUMANO formulario para retiro definitivo de cesantas del Fondo Nacional de Ahorro.

Revisa y firma la liquidacin. Da visto bueno al proyecto de resolucin y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. (Aplica para Fondos privados). Pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma.

Punto de control: Verifica que la liquidacin este correcta y la Resolucin corresponda a la normatividad legal vigente.

4

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

5

Firma la liquidacin y el memorando de solicitud de Formato disponibilidad presupuestal y los Liquidacin de pasa a la secretaria para su Cesantas. DIRECTOR TCNICO trmite. (Aplica Fondos Privados). DE TALENTO Memorando HUMANO de Firma la liquidacin, formularios y Solicitud autorizacin de retiro y los pasa a Disponibilidad la Secretaria (Aplica Fondo Presupuestal. Nacional del Ahorro).

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

6

Enva a Subdireccin Financiera la solicitud de disponibilidad PROFESIONAL presupuestal junto con el proyecto ESPECIALIZADO Y/O de Resolucin para que sea UNIVERSITARIO expedida la disponibilidad SUBDIRECCIN DE presupuestal (Fondos Privados). GESTIN DE TALENTO HUMANO Notifica al ex funcionario la liquidacin definitiva e informa al Fondo Nacional del Ahorro la novedad de retiro.

7

SUBDIRECTOR FINANCIERO

Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Disponibilidad Subdireccin de Gestin de presupuestal. Talento Humano.

8

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolucin definitiva de cesantas y la pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano para su revisin y visto bueno, y posterior firma del Director Tcnico de Talento Humano. (Fondos Privados).

9

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa y da visto bueno a la Resolucin y la pasa al Director Tcnico de Talento Humano para la firma. (Fondos Privados).

10

DIRECTOR TCNICO Firma la Resolucin y la pasa a la DE TALENTO Secretaria de la Direccin para su HUMANO respectivo trmite. (Fondos Privados).

Resolucin de Orden de Pago de Cesantas Definitivas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

11

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

Adelanta la numeracin de la resolucin y hace el registro en el Libro de libro de las resoluciones. Resoluciones Ordinarias Remite los documentos a la secretaria de la Subdireccin para que comunique al ex funcionario. Elabora oficio de citacin de notificacin personal de liquidacin de cesantas definitivas y enva a travs de correo certificado. Recibe el original y las copias de la resolucin y notifica la resolucin al funcionario entregndole una copia.

1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera.

12

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Ver anexo 14.

13

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Entrega el original de la resolucin debidamente notificada a la Oficio de Secretaria de la Direccin para el presentacin archivo. personal para notificacin. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera el respectivo pago de cesantas, una vez quede ejecutoriada la resolucin, adjuntando copia de la resolucin. Revisa el memorando, da visto bueno y lo pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.

Si no puede surtir la notificacin personal la hace por Edicto, a travs de la direccin de Talento Humano. Ver Anexo 15.

14

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

15

Memorando a la DIRECTOR TCNICO Subdireccin DE TALENTO Firma el memorando y lo pasa al Financiera HUMANO equipo de cesantas. solicitando pago de cesantas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Remite a la Subdireccin Financiera el memorando, junto con la resolucin notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y enva copia para el archivo.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

16

PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

17

TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Archiva copia de la Resolucin y liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

7.6. LIQUIDACIN, REPORTE Y PAGO DEL APORTE MENSUAL FUNCIONARIOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO

DE

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Actualiza las novedades tanto en factores fijos como en factores variables que se presenten en forma mensual, a partir de la base de datos consolidada durante el ao anterior.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

1

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Aplica la formula de liquidacin de cesantas para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado. Digita uno a uno los valores generados en el programa diseado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Imprime copia del reporte de afiliados para revisin.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

Elabora la Certificacin que contiene mes causado, valor del aporte y nmero de afiliados reportados. Prepara archivo con la informacin mensual en medio magntico. Proyecta memorando con destino a la Subdireccin Financiera solicitando el pago del aporte mensual, as como la firma del reporte y certificacin de afiliados, en original y dos (2) copias y la comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin. Revisa y da visto bueno a las tres (3) copias del reporte y certificacin de afiliacin, al memorando para la Subdireccin Financiera y la comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro y los pasa al Director para la firma. Memorando Subdireccin Financiera. Oficio de Comunicacin Fondo Nacional del Ahorro. Certificacin mensual de aportes y afiliados.

2

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

3

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Punto de control: Verifica el valor de los aportes registrados y que estos sean los correctos.

4

Firma las tres (3) copias del reporte y certificacin de afiliacin, DIRECTOR TCNICO el memorando para la DE TALENTO Subdireccin Financiera y la HUMANO comunicacin con destino al Fondo Nacional del Ahorro, y lo pasa a la Secretaria de Direccin. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO Remite los documentos Profesional encargado para respectivo trmite. al su

5

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Enva el memorando UNIVERSITARIO Subdireccin Financiera. SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

a

la

Efecta el pago de aporte mensual correspondiente. 7 Devuelve dos (2) copias firmadas por el Tesorero General del reporte y certificacin de afiliados, y copia de la consignacin del aporte. Enva al Fondo Nacional del Ahorro la comunicacin con una PROFESIONAL copia firmada por el Director ESPECIALIZADO Y/O Tcnico de Talento Humano y el UNIVERSITARIO de Tesorero General, del reporte y Oficio SUBDIRECCIN DE certificacin de afiliados, copia de comunicacin GESTIN DE la consignacin de aporte y medio TALENTO HUMANO magntico que contiene la informacin. TCNICO SUBDIRECCIN DE GESTIN DEL TALENTO HUMANO Radica la anterior informacin directamente en el Fondo Nacional del Ahorro y entrega copia al funcionario responsable del equipo de cesantas. SUBDIRECTOR FINANCIERO

8

9

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O Archiva las copias de lo actuado UNIVERSITARIO Archivo 10 en la carpeta Fondo Nacional del SUBDIRECCIN DE Cesantas. Ahorro. GESTIN DE TALENTO HUMANO

de

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7.7 LIQUIDACIN DE CESANTAS DEFINITIVAS FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS CESANTAS Y PENSIONES FONCEPPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

Solicita el reporte trabajadores retirados. PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

de

los Las primas de navidad y de servicios se toman completas, de acuerdo a lo devengado en el ltimo ao de labor.

1

Realiza la liquidacin de cesantas confrontando con la hoja de vida, expediente de cesanta y sistema de informacin, teniendo en cuenta que estn todos los pagos (vacaciones, primas, etc.) que se le cancelaron al funcionario.

2

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Verifica y revisa el procedimiento SUBDIRECCIN DE de la liquidacin. GESTIN DE TALENTO HUMANO

Punto de control: Verifica que la liquidacin contenga los factores establecidos en la normatividad legal vigente

Diligencia el formulario de autorizacin de pago de cesantas definitivas de FONCEP. PROFESIONAL Elabora oficio para la firma del ESPECIALIZADO Y/O Director Tcnico de Talento UNIVERSITARIO Humano con destino a FONCEP remitiendo dos copias del SUBDIRECCIN DE formulario, una vez notificado y GESTIN DE ejecutoriado el acto administrativo. TALENTO HUMANO Pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano para su revisin y visto bueno.

3

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES Punto de control:

4

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa que la liquidacin y el formulario se encuentren bien diligenciados, da visto bueno y pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma.

Verifica que la liquidacin se haya efectuado de conformidad con la normatividad legal vigente.

5

DIRECTOR TCNICO Firma la liquidacin y el formulario DE TALENTO de pago de cesantas definitivas, y HUMANO pasa a la Secretaria de la Direccin. SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

6

Remite los documentos Profesional encargado para respectivo trmite.

al su

7

Liquidacin definitiva de PROFESIONAL Archiva copia del formulario en el cesantas ESPECIALIZADO Y/O expediente de cesantas y copia UNIVERSITARIO del formato de liquidacin en la Formulario para SUBDIRECCIN DE hoja de vida del funcionario. el pago GESTIN DE cesantas TALENTO HUMANO Enva oficio a FONCEP para definitivas de radicar dos (2) copias del FONCEP. formulario una vez notificada y ejecutoriada las cesantas. TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Notifica la liquidacin formulario al trabajador.

y

el

12

Archiva copia del formulario pago de cesantas definitivas en la Hoja de Vida del funcionario.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

7.8

PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE FUNCIONARIOS CON RGIMEN DE RETROACTIVIDAD AL FONDO NACIONAL DEL AHORRORESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Se conserva el rgimen de retroactividad en cesantas y el mayor valor ser responsabilidad de la entidad empleadora.

N

1

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O, UNIVERSITARIO, TCNICO, SECRETARIO, CONDUCTOR, AUXILIAR

Radica la solicitud en la Oficina de Correspondencia de la entidad, manifestando su decisin de afiliarse individual y voluntariamente al Fondo Nacional del Ahorro.

2

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

Recibe el documento segn procedimiento para recepcin de comunicaciones oficiales externas y pasa al Subdirector de Gestin de Talento Humano.

3

SUBDIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO

Revisa la correspondencia y asigna la solicitud al responsable del asunto para su trmite.

4

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE TALENTO HUMANO

Registra en el aplicativo de correspondencia la asignacin del funcionario y le entrega el documento fsico.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD Incluye novedad en la base de datos de los funcionarios afiliados al Fondo Nacional de Ahorro. Aplica la formula de liquidacin de cesantas para calcular la doceava parte correspondiente al mes causado.

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

5

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Digita uno a uno los valores generados en el programa diseado por el Fondo Nacional del Ahorro para el efecto. Hace la consolidacin anual de cesantas teniendo en cuenta si se presentan variaciones en los factores salariales en los ltimos tres (3) meses y calcula el mayor valor generado por la retroactividad en cesantas para reportarlo a la Subdireccin Financiera. Liquida la cesanta con la metodologa de la retroactividad cuando se presenta el retiro definitivo del trabajador y a este valor se le debe descontar los dineros ya transferidos al Fondo Nacional del Ahorro, generndose as un mayor valor que debe ser reconocido y pagado directamente por el empleador. Punto de control: Verifica y revisa el procedimiento de la liquidacin de acuerdo con el expediente de cesantas cuando estaba afiliado al FONCEP, las cesantas consolidadas y transferidas al Fondo Nacional del Ahorro y los sistemas de informacin. Ver anexo 16.

6

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Elabora el proyecto de resolucin SUBDIRECCIN DE para el pago de la retroactividad en GESTIN DE cesantas definitivas. TALENTO HUMANO Elabora memorando para la firma del Director solicitando disponibilidad presupuestal a la Subdireccin Financiera y los pasa junto con la liquidacin para revisin y visto bueno del Subdirector de Gestin de Talento Humano.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES Punto de control: Verifica que la liquidacin este correcta y la Resolucin corresponda a la normatividad legal vigente.

Revisa y firma la liquidacin. SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Da visto bueno al proyecto de resolucin y al memorando de solicitud de disponibilidad presupuestal. Pasa al Director Tcnico de Talento Humano para su firma. Formato Liquidacin de Firma la liquidacin y el Cesantas. DIRECTOR TCNICO memorando de solicitud de DE TALENTO disponibilidad presupuestal y los Memorando HUMANO pasa a la secretaria para su trmite. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Enva a la Subdireccin Financiera la solicitud de disponibilidad presupuestal junto con el proyecto de Resolucin para que sea expedida la disponibilidad presupuestal.

7

8

9

10

SUBDIRECTOR FINANCIERO

Expide la disponibilidad presupuestal y la remite a la Disponibilidad Subdireccin de Gestin de Talento presupuestal. Humano.

11

PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Recibe la disponibilidad presupuestal y elabora la Resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y la pasa al Subdirector de Gestin del Talento Humano para su revisin y visto bueno, y posterior firma del Director Tcnico de Talento Humano.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

12

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa y da visto bueno a la Resolucin y la pasa al Director Tcnico de Talento Humano para la firma.

13

Resolucin de DIRECTOR TCNICO de la Firma la Resolucin y la pasa a la pago DE TALENTO Secretaria de la Direccin para su retroactividad en HUMANO respectivo trmite. cesantas definitivas.

14

SECRETARIA DIRECCIN DE TALENTO HUMANO

Adelanta la numeracin de la resolucin y hace el registro en el Libro de libro de las resoluciones. Resoluciones Ordinarias. Remite los documentos a la secretaria de la Subdireccin para que comunique al ex funcionario.

15

SECRETARIA SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Elabora oficio de citacin de notificacin personal de la liquidacin y resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y enva a travs de correo certificado.

Oficio de Ver anexo 14. presentacin personal para notificacin.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

Recibe el original y las copias de la resolucin y notifica la resolucin al funcionario entregndole una copia. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Entrega el original de la resolucin debidamente notificada a la Secretaria de la Direccin para el archivo. Proyecta memorando para la firma del Director solicitando a la Subdireccin Financiera el respectivo pago de la retroactividad en cesantas definitivas, una vez quede ejecutoriada la resolucin, adjuntando copia de la resolucin.

1 copia al funcionario. 1 copia a la hoja de vida. 1 copia a financiera. 1 copia al F.N.A. Si no puede surtir la notificacin personal la hace por Edicto, a travs de la direccin de Talento Humano.

16

17

SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Revisa el memorando da visto bueno y lo pasa para firma del Director Tcnico de Talento Humano.

18

Memorando a la DIRECTOR TCNICO Subdireccin Firma el memorando y lo pasa al DE TALENTO Financiera equipo de cesantas. HUMANO solicitando pago de cesantas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIN DE PRESTACIONES SOCIALES

N

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

REGISTROS

PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES

19

PROFESIONAL SUBDIRECCIN DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

Remite a la Subdireccin Financiera el memorando, junto con la resolucin notificada y ejecutoriada para el respectivo pago y enva copia para el archivo. Elabora oficio informando al Fondo Nacional del Ahorro del pago realizado, anexa copia de la Resolucin de pago de la retroactividad en cesantas definitivas y consignacin.

20

TCNICO Y/O AUXILIAR ADMINISTRATIVO SUBDIRECCIN DE GESTION DE TALENTO HUMANO

Archiva copia de la Resolucin y liquidacin definitiva en la Hoja de Vida del funcionario retirado.

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ANEXO 1 RESOLUCIN DE RECONOCIMIENTO DE VACACIONESPor la cual se concede vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y,C O N S I D E R A N D O:

Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificada con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR).

Que el ltimo periodo de vacaciones concedido mediante resolucin No (.xxxxxxx) de fecha (xxxxxx) fue por el periodo comprendido entre (XXXXXXXXXXXXX).

Que mediante oficio el (DIA) de de (MES) de (AO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), solicit disfrutar de las vacaciones a que tiene derecho a partir del da (NUMERO) de (MES) de (AO).

Que el artculo 8 del Decreto 1045 de 1978, establece que los empleados pblicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) das hbiles de vacaciones por cada ao de servicios.

En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E:

ARTICULO PRIMERO.- Conceder quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado con cdula de ciudadana (NUMERO), expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (INDICAR LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE EL FUNCIONARIO), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutar a partir del (DIA) de (MES) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO).

ARTICULO SEGUNDO.- La erogacin que cause el cumplimiento de la presente Resolucin, se har con cargo a la disponibilidad presupuestal (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO).

ARTICULO TERCERO.- La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

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COMUNQUESE Dada en Bogot, D.C., a los

Y

CMPLASE

DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANOOriginal: Copias: Direccin Tcnica de Talento Humano. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de Vida. Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revisaron: (NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS Y CARGO).

FORMATO CDIGO 6007001

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ANEXO 2 RESOLUCIN INTERRUPCIN DE VACACIONESPor la cual se interrumpen las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO) EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y, C O N S I D E R A N D O: Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificada con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR). Que mediante la Resolucin nmero (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fueron concedidos quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR), en el cargo de (INDICAR EL CARGO Y LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutara del (DIA) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO). Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del seor Contralor solicit por necesidades del servicio la interrupcin de las vacaciones. En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E: ARTCULO PRIMERO.Interrumpir a partir del (NUMERO EN LETRAS) (NUMERO) de (MES) de (AO), las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles de vacaciones. ARTCULO SEGUNDO.La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNQUESE Y CMPLASE

Dada en Bogot, D.C., a los DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANOOriginal: Copia a: Oficina Asesora Jurdica. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de Vida. Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revisaron: (NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).

FORMATO CDIGO 6007002

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ANEXO 3

RESOLUCIN APLAZAMIENTO VACACIONES

Por la cual se aplazan las vacaciones concedidas a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO) EL DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT, D.C., en ejercicio de las atribuciones conferidas mediante Acuerdo 361 de 2009 y la Resolucin Reglamentara nmero 005 de febrero 17 de 2009, y, C O N S I D E R A N D O:

Que el funcionario (a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cdula de ciudadana N (NUMERO), de (LUGAR DE EXPEDICION), ingres a la Contralora de Bogot, D.C., el da (NUMERO) de (MES) de (AO), posesionndose del cargo (INDICAR). Que mediante la Resolucin nmero (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fueron concedidos quince (15) das hbiles de vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR), en el cargo de (INDICAR EL CARGO Y LA DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO), los cuales disfrutara del (DIA) al (DIA) de (MES) de (AO), debiendo reintegrarse a sus labores el (DIA) de (MES) de (AO). Que mediante oficio y/o memorando del (DIA) de de (MES) de (AO), el jefe inmediato (NOMBRE COMPLETO), con el Vo.Bo. del seor Contralor solicit por necesidades del servicio el aplazamiento de disfrute.

En mrito de lo expuesto, R E S U E L V E:

ARTCULO PRIMERO.Aplazar el disfrute de las vacaciones a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO), identificado (a) con la cdula de ciudadana (NUMERO) expedida en (LUGAR DE EXPEDICION), en el cargo de (INDICAR EL CARGO), ante la (DEPENDENCIA), por el perodo de servicio comprendido entre el (DIA) de (MES) de (AO) al (DIA) de (MES) de (AO). quedando pendiente por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles de vacaciones.

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ARTCULO SEGUNDO.expedicin.

La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su

COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los

DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANOOriginal: Copia a: Direccin Tcnica de Talento Humano. Direccin o Subdireccin. Funcionario. Nmina. Hoja de vida.

Proyect y elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Revis: (NOMBRE Y CARGO DE LOS FUNCIONARIOS).

FORMATO CDIGO 6007003

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ANEXO 4

MEMORANDO DE COMUNICACIN VACACIONES

70200 (DIA, MES Y AO)

PARA:

(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANO

DE:

REF:

Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se le concede quince (15) das hbiles de vacaciones a partir del (DIA) de (MES) de (AO). Cordial saludo,

SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANOAnexo: Copia: Un (1) folio. Consecutivo Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.

Proyect: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CDIGO 6007004

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ANEXO 5

MEMORANDO COMUNICACIN DE INTERRUPCION DE VACACIONES

70200 (DIA, MES, AO)

PARA:

(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR DE GESTIN DE TALENTO HUMANO Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)

DE: REF:

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se ordeno interrumpir el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO); en consecuencia, los das pendientes por disfrutar corresponden a (NUMERO DE DAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles, que sern disfrutados a partir de (DIA) de (MES) de (AO). Cordial saludo,

SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANOAnexo: Copia: Dos (2) folios. Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.

Proyect: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CDIGO 6007005

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ANEXO 6

MEMORANDO COMUNICACIN DE APLAZAMIENTO DE VACACIONES

70200 (DIA, MES, AO)

PARA:

(NOMBRE DEL FUNCIONARIO) (CARGO) (DEPENDENCIA A LA QUE PERTENECE) SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANO Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO)

DE: REF:

De manera atenta me permito comunicarle que mediante Resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), se le aplaza el disfrute de las vacaciones concedidas mediante resolucin (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), quedando pendientes por disfrutar (NUMERO DE DIAS EN LETRAS) (NUMERO) das hbiles. Cordial saludo,

SUBDIRECTOR GESTIN DE TALENTO HUMANOAnexo: Copia: Dos (2) folios. Subdireccin Gestin Talento Humano. Hoja de Vida.

Proyect: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO). Elabor: (NOMBRE DEL FUNCIONARIO).

FORMATO CDIGO 6007006

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ANEXO 7

FORMATO DE AUTORIZACIN DESCUENTO DE LA LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES

Yo____________________________________________________ Identificado(a) con Cdula de Ciudadana No.__________________ de_____________, autorizo que los mayores valores cancelados en la nmina del mes de _______del ao ____, me sean descontados de las prestaciones sociales a que tengo derecho al momento de retiro, en el evento de no tener de donde descontar, me comprometo a consignar directamente en la Tesorera de la Contralora de Bogot, ubicada en el piso 10 del edificio de la Lotera de Bogot. Cordialmente,

----------------------------------------------------C.C.

Copia: Hoja de Vida.

FORMATO CDIGO 6007007

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ANEXO 8

RESOLUCIN LIQUIDACIN PRESTACIONES SOCIALES

Por la cual se liquidan las prestaciones sociales a (NOMBRE DEL FUNCIONARIO)

El DIRECTOR TCNICO DE TALENTO HUMANO DE LA CONTRALORA DE BOGOT D.C. En uso de las facultades legales y en especial las Delegadas por la Resolucin 005 del 17 de febrero de 2009, y, CONSIDERANDO: Que el doctor(a) (NOMBRE COMPLETO), identificado con la cdula de ciudadana nmero (NUMERO) de (LUGAR), labor en la Contralora de Bogot, D.C. durante el perodo comprendido entre el (INDICAR LAS FECHAS) y segn Resolucin N (NUMERO) del (DIA) de (MES) de (AO), le fue aceptada la renuncia a partir del (DIA) de (MES) de (AO), con (0) das de falta, siendo su ltimo cargo (INDICAR), CDIGO (NUMERO), de la Contralora de Bogot D.C.. Que para efecto del reconocimiento de las prestaciones sociales, debe observarse lo sealado en el Decreto 1919 de 2002, es decir, que solo se podrn reconocer las prestaciones sociales sealadas para los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del poder pblico del Orden Nacional; y para la liquidacin de las mismas no podrn incluirse factores salariales diferentes a los expresamente sealados en el Decreto 1045 de 1978. Que el artculo 8 del Decreto 1045 de 1978, precepta que los empleados pblicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) das hbiles de vacaciones por cada ao de servicio. Que el artculo 20 Ibdem seala: De la compensacin de vacaciones en dinero. Las vacaciones slo podrn ser compensadas en dinero en los siguientes casos: a). (), b) Cuando el empleado pblico o trabajador oficial quede retirado definitivamente del servicio sin haber disfrutado de las vacaciones causadas hasta entonces. Que el artculo 25 del Decreto 1045 de 1978, consagra que la prima de vacaciones ser equivalente a quince (15) das de salario por cada ao de servicio.

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Que cuando el funcionario pblico se retira definitivamente del servicio, por motivos distintos a la destitucin o al abandono del cargo, tendr derecho al pago