6.- planificacion y control del proyecto

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Página 16.- PLANIFICACION Y CONTROL DEL PROYECTO

19/03/2013 12:44:36http://www.ehu.es/Degypi/Gestion/gespro6va.htm

Departamento de Expresión Gráfica y Proyectos de Ingeniería

Escuela Universitaria de Ingeniería de Vitoria-Gasteiz

Tema 8

SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE DELPROYECTO

Índice:SEGUIMIENTO

1.- Introducción2.- Origen de los datos3.-¿De donde obtenemos los datos para la planificación?

3.1.- Procedimiento para la obtención de los datosiniciales

4.- ¿Por que es necesario el seguimiento del proyecto? 4.1.-¿ Dónde obtenemos los datos para la

actualización? 4.2.- ¿Cómo los conseguimos?

5.- Comunicación del programa 5.1.- Documentos 5.2.- Frecuencia de la actualizaciónCONTROL DEL PROYECTO

6.- Documentos necesarios para la información y toma dedecisión del jefe de proyecto

6.1.- Visualización de las desviaciones en plazos6.2.- Diagrama para la comparación de sucesivasestimaciones de la fecha de realización de una

etapa 6.3.- Visualización de las desviaciones en gasto


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7.- CIERRE DEL PROYECTO

1.- Introducción

En los capítulos anteriores hemos presentado los aspectos "teóricos" dela planificación de proyectos mediante grafos. En este capitulo vamos aefectuar algunas puntualizaciones sobre la utilización de dicha teoría junto con

otras consideraciones prácticas sobre el seguimiento. control y cierre de losproyectos.

2.- Origen de los datos

Sin datos (técnicos, históricos, estimaciones, etc) no es posible realizarninguna planificación y menos su seguimineto. Aunque en los ejemplosdesarrollados hasta el momento, hemos supuesto que todos los datosnecesarios estaban disponibles, raramente es así en la práctica. Los datos, siexisten, están dispersos y celosamente guardados por quienes se creen suspropietarios, cuyo deseo más claro es no compartirlos, a pesar de que se tratade un bien que puede cederse sin dejar de poseerlo.

Por dicha circunstancia empezaremos tratando de cómo puede obtenerlos datos, para el equipo de planificación y seguimiento, a las ordenes del jefede proyecto

3.- ¿De donde obtenemos los datos para la planificación?

Los datos de partida para la realización de la planificación tienen suorigen, fundamentalmente, en los elementos técnicos implicados en eldesarrollo del proyecto, aunque la palabra "técnicos" debe entenderse en unaacepción muy amplia. Para la obtención de los datos es conveniente procederde la siguiente forma:

3.1.- Procedimiento para la obtención de los datos iníciales

1. Difundir información lo más completa y extensa posible sobre losobjetivos, métodos, procedimientos y herramientas del equipo de planificacióna todos los niveles de los entes implicados, comenzando preferentemente porlos más elevados. Se recurrirá a reuniones, conferencias, cursillos, folletos,manuales, demostraciones, etc. El objetivo es sensibilizar a todos losparticipantes y hacerles comprender los fines perseguidos.

2. Descomponer el proyecto en partes o subproyectos coherentes. Loscriterios de descomposición más utilizables son: la funcionalidad, el tipo detecnología involucrada en el diseño o en la construcción y la situación

geográfica en la realización. El organigrama técnico puede servir de guía en la


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descomposición. Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes deproceder a las consideraciones finales de conjunto.

3. Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a descripción delsubproyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende surealización, plazos de realización, problemas principales probables o posibles,etc. La forma de obtener esta información es a través de la información ydocumentación existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin dudahabrá sido recogida en la fase de definición. El objetivo es tener un nivel deconocimiento suficiente sobre el proyecto, para que las entrevistas que secelebren a continuación con los responsables de los distintos departamentossean fructíferas, gracias al empleo de un mismo lenguaje.

4. Elegir una nomenclatura para la codificación de la información que va aobtenerse; en especial para decidir la codificación de las actividades. Siendohabitual el empleo de un ordenador en forma interactiva, las características delprograma disponible en el mismo influirán grandemente en dicha codificación.

5. Celebrar entrevistas con los diferentes responsables de la construcciónpara recabar la información correspondiente a la descomposición enactividades, precedencias y duración. En las primeras entrevistas puede

centrarse el interés en las dos primeras cuestiones, a fin de evitar el efectopernicioso que puede tener la superposición de los conceptos duración y plazo.

6. Establecer actas de las entrevistas, en forma muy somera, en las que seindiquen las conclusiones a que se ha llegado. De hecho estas conclusiones sepueden reflejar de dos formas:

a) Fichas de actividad . Estas fichas están destinadas a contener nosólo los datos necesarios para la planificación, sino otrosauxiliares.

b) Grafos PERT o ROY (en principio, uno por subproyecto) conindicación de las precedencias. Tampoco aquí debe tenerse lapretensión de alcanzar nunca un nivel definitivo, por lo que debeutilizarse procedimientos rápidos de elaboración y modificación de

los gráficos, incluso una vía manual.


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Diagrama Gantt de seguimiento o simulación:


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7. Difundir las actas y recoger las reacciones si no se producenespontáneamente, provocarlas.

8. Cuando se disponga de suficiente información realizar algunos supuestosde planificación, discutiendo los resultados con los entes implicados, con el finde llegar a un primer conjunto de datos depurados.


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4.- ¿Por que es necesario el seguimiento del proyecto?

A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realización del mismovan variando las estimaciones sobre las realizaciones futuras:

1. El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a laexperiencia o al incremento de atención que les proporciona la inmediatez (quelas ha transformado de un asunto importante en un asunto urgente).

2. Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente habersedecidido el empleo de un metodo diferente del inicialmente previsto, lo querepercute en definiciones y duraciones.

3. La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una formadiferente a la establecida inicialmente.

4. Se han producido o se prevee que se producirán incidentes que hanrepercutido en variaciones de la duración de algunas actividades respecto a loprevisto.

Todo esto provoca que el programa base no refleje la situación real delproyecto.

4.1.-¿ Dónde obtenemos los datos para la actualización? Los datos para la actualización se encuentran en:

1. La propia realización del proyecto

2. Los equipos técnicos de los departamentos que intervienen en la

realización.3. En los trabajadores directos que realizan una determinada tarea

4.2.- ¿Cómo los conseguimos? Las formas de conseguirlos son:

1. La observación directa de la realización, siempre interesante por dar uncontenido físico a algo que de otra forma se quedaría en unas inscripciones enunos papeles. La información obtenida sobre el terreno puede registrarse enun estadillo ficha de obra.

2. Entrevistas con los responsables.


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3. Las reuniones de seguimiento del proyecto.

FICHA DE OBRA

i j

(nombre de la actividad)EMPRESA FECHA DE

COMIENZO

INCIDENCIAS FECHA DETERMINACIÓN

ESTIMACIONDE EJECUCIÓN

A FIN DE MESEN %

Observaciones:

5.- Comunicación del programa Tiene mucha menos importancia confeccionar la programación, que la labor yel esfuerzo de seguimiento durante el cual se detectan los problemas, seanalizan las soluciones y se toman decisiones.

5.1.- Documentos Es conveniente que después de cada actualización y en el plazo más breveposible el equipo de planificación difunda ampliamente un documento quepodemos denominar estado de la planificación.


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5.2.- Frecuencia de la actualización Es útil hacer coincidir la revisión de la programación con la emisión deldocumento: estado de la planificación, con las reuniones de seguimiento delproyecto.

ESTADO DE LA PLANIFICACIÓN

0.- Numero de documento y fechas de emisión y datos 1.- Situación actual 1.1.- Actividades (importantes) terminadas desde eldocumento anterior 1.2.- Actividades iniciadas 1.3.- Actividades que continúan 1.4.- Problemas (relevantes) encontrados 1.5.- Desviaciones (relevantes) producidas, sus causas ylíneas de solución adoptadas 2.- Previsiones para el plazo inmediato 2.1.- Etapas a alcanzar dentro de un horizonte cercano(antes de la próxima revisión) 2.2.- Posibles problemas y soluciones. Actividadescriticas y subcriticas 2.3.- Modificaciones de la planificación 3.- Previsiones a largo plazo 3.1.- Estimación de la fecha de realización de las etapascaracterísticas 3.2.- Desviaciones respecto a la planificación anterior 4.- Estimación cualitativa del responsable de la planificación (si no

es posible obtener la del jefe del proyecto) fundada en los aspectoscuantitativos anteriores y otra información de que pudiera

disponerse Para mejor comunicar dicha información debe recurrirse a

diversos procedimientos tabulares, gráficos, etc.

6.- Documentos necesarios para la información y toma de decisión del jefe de proyecto

Los documentos indispensables para la actuación del jefe de proyecto

en su labor de seguimiento y control son de cuatro tipos:

1. Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos

. Compromisos ypagos realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del año en curso,


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presentado por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin deaños y hasta fin del proyecto.

2. Documentos que muestran el estado de avance . Documento estado de laplanificación vigente

3. Documentos sobre personal y plantilla . Personal existente, seleccionadopor especialidades y afiliación; previsiones periodificadas hasta final de año yhasta final de proyecto.

4. Documentos sobre características técnicas . Especificaciones y suevolución

Estos documentos deben permitir comparar las especificacionesexigidas y previstas con las realizaciones concretas. Tanto en los que serefiere a las características técnicas, como a los datos fácilmente mesurablesde costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo menos normalizar lainformación, dándole la forma de tablas o gráficos.

Estas tablas o gráficos, además de describir la situación en el

momento de su emisión, deben permitir comparaciones y deben mostrar

tendencias de forma clara. Podemos por tanto distinguir tres tipos de documentos (tablas y/o

gráficos):

1. Documentos de base en el que se recoge la estimación más fiable en lafecha de emisión.

2. Documentos de actualización en el que se recoge la nueva versión delanterior, o la información que ha sufrido modificación.

3. Documentos de comparación que permite seguir y analizar la evolución delas estimaciones.

Documentos y/o gráficos necesarios para el seguimiento de unproyecto

Documentos debase

Actualización Análisiscomparativo

Costes

Planes anualesy mensuales(presupuesto)

Estado de costesestimados

Nuevo presupuesto Estado de gastos Nuevas previsiones

Gráficos dedesviación Curvas de gastos Curvas detendencia

Fechas

Diagrama de GanttGrafo PERT Informes porexcepción Diagramaactualizado


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Modificación delgrafo

Curvas deevolución

Plantilla

Estadillo de plantillas

Estudio denecesidades yprevistas

Curvas deevolución

Técnica Especificaciones Informes

normalizados

Tablas de

evolución

6.1.- Visualización de las desviaciones en plazos

Periódicamente se realizan actualizaciones de la planificación, y como

resultado se obtienen estimaciones, algunas veces iguales a las precedentes,

otras distintas, de las fechas en las que se alcanzarán ciertas etapas, hitos

importantes del proyecto. Estas estimaciones se difunden a los diversos

responsables, no sólo para su información, sino para que actúen en

consecuencia. Por ello es extremadamente útil que aparezcan en forma clara

las desviaciones, si existen, en los plazos. Recordando que cada estimaciónde una fecha tiene asociada además otra fecha, que es la de la realización de

la estimación, una forma posible es la utilización de un diagrama en el que en

abscisas figure la fecha de realización de la estimación, y en ordenadas el

valor estimado (fecha mínima, máxima o ambas).

6.2.- Diagrama para la comparación de sucesivas estimaciones de lafecha de realización de una etapa

La bisectriz del primer cuadrante constituye el lugar de lospuntos ciertos cuando se confunden estimación y realización.


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1. Estabilidad completa

La etapa x presenta una estabilidad completa en cuanto a lasestimaciones. Prolongando la línea de tendencia de lasmismas obtendremos el punto x´

2. Inestabilidad imprevisible

No se aprecia una tendencia clara en el desarrollo de estaactividad, que ha estado sujeta a continuas medidascorrectivas. Se hace imprescindible tener un especial cuidadocon las actividades de este tipo. Sólo podremos bajar laguardia cuando la proximidad del final de la actividad hagacasi imposible la desviación con respecto a la estimación.

3. Deslizamiento con tendenciaLa etapa Z sufre un progresivo deslizamiento en su fecha de

realización estimada. Prolongando la tendencia alcanzaremos


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el punto Z ,́ que presenta un retraso con respecto a laestimación inicial por lo que se hace necesario adoptarmedidas.

4. Deslizamiento uniforme

La etapa U se retrasa con el tiempo de forma uniforme, deseguir las cosas como están nunca se realizara. Aunque lasituación parece incoherente, se han vivido situaciones deeste tipo. Este deslizamiento de las estimaciones oculta algúnproblema crónico que conviene hacer aflorar y resolver.

No es necesario indicar que aquí la actuación es absolutamente

necesaria y urgente, aunque no es fácil de encontrar.

6.3.- Visualización de las desviaciones en gasto

Más difícil es presentar la evolución de los gastos ocasionados por el

proyecto de forma que puedan adoptarse medidas correctoras rápidamente.


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El calendario inicial de gastos acumulados se hizo de acuerdo con uncalendario de realización de actividades. En el momento actual puedenhaberse producido desviaciones en estas realizaciones (y tal vez un aumentode la duración estimada del proyecto). Los retrasos influyen en el valorrealizado del proyecto y en el calendario de gastos, que se extienden sobreuna duración mayor.

Definición Valor ganado ( ver ampliación)

1. La definición Valor Ganado como sistema de control, básicamente requiere de lainstrumentación de tres indicadores;

Costo Actual del Trabajo Realizado CATR (ACWP Actual Cost for Work Performed).

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado CPTR (BCWP Budgeted Cost forWork Performed).

Costo Presupuestado del Trabajo Planificado CPTP (BCWS Budgeted Cost for

Work Scheduled).Así como, de los siguientes índices de ejecución, los cuales nos permiten analizar laproductividad y eficiencia con la cual se está desarrollando el proyecto;

Productividad del Costo Actual PCA (CPI Cost Performance Index).Efectividad sobre la Planificación Realizada EPR (SPI Schedule Performance

Index).Productividad del Costo al Fin del proyecto PCF (ACPI At Completion Cost

Performance Index).


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Proyección del calendario de gastos acumulados teniendo en cuenta lasdesviaciones de duración yde presupuesto.


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Monitorización estado del proyecto

7.- Cierre del proyecto

El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización delmismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la


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documentación de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.

Se realiza través de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta

acta de recepción del proyecto y condiciones de garantías.

En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambio, que deben de valorarse y

adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del

proceso de ejecución del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las

necesarias modificaciones de diseño, las diferentes condiciones del lugar, la

disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniería y

de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Más allá de la ejecución de los

cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar

lo que de hecho se construye. Por lo tanto, el propietario por lo general requiere de un

acta final para mostrar todos los cambios o, más concretamente, cualquier cambio que

modifica la parte tangible de la obra terminada. El registro se hace en el pliego de

cláusulas administrativas , por lo general, pero no necesariamente se limita a ello,

también se debe de reflejar en el diseño de los dibujos. El producto final de este

esfuerzo es lo que el cliente debe ver en el apartado de, "asbuilts." . Este esun

requisito que se debe de proporcionarse en los contratos de construcción.

6.- planificacion y control del proyecto

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