6. ms excel - basico

7/23/2019 6. Ms Excel - Basico

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Microsoft

Office 2013

6

AUMENTA TU PRODUCTIVIDAD



Centro de Educación Continua

Universidad Continental

Material para fines de Estudio del Programa: Microsoft Office

Autor: Ing. Félix Guevara Gamboa

Contenidos extraídos de su libro “Computación Paso a Paso – Office 2013”

Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento en

cualquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y

por escrito del autor y el Centro de Educación Continua.



Programa: Microsoft Office 2013

Modulo: Ms. Excel 2013 Pag. 1

AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.

TEMAS:

Introducción a Excel.

Comparación con las versiones anteriores.Descripción del entorno de trabajo.

Desplazamiento y Selección.

Operaciones Básicas con hojas de cálculo.

SESIÓN

1





INTRODUCCIÓN

Las hojas de cálculo, permiten realizar todo tipo de operaciones aritméticas, estadísticas,

financieras, contables, etc. Existen muchos programas para este fin; sin embargo, Microsoft Excel

se ha posicionado muy bien a nivel mundial, permitiendo que el usuario emplee muchas

funciones que faciliten su trabajo.

El archivo principal de Excel es un Libro, y éste se encuentra conformado por varias hojas de

cálculo.

Los libros de Excel también pueden ser programados mediante Macros. La programación de la

Hoja de cálculo se realiza mediante el lenguaje de Programación Visual Basic for Applications VBA.

1. Ejecución

a. Haga clic sobre el botón Inicio de Windows, Ejecutar.

b. Escriba Excel y pulse Enter.

2. Requerimientos mínimos

a. Procesador Pentium IV 3.2 GHZ o superior.

b. 1 GB. RAM

c. Sistema Operativo Windows 7, Windows 8.

d. Office 2013 Profesional (DVD)

Véase:

http://technet.microsoft.com/es-es/library/ee624351.aspx

3. Comparación con versiones anteriores

Existen diferencias muy marcadas entre las versiones antiguas y las recientes, obsérvese

en el siguiente recuadro la diferencia entre el número de filas, columnas y hojas:

Versión de Excel Excel 97-2003 Excel 2007-2013

Filas 65536 1048576

Columnas 256 16384

Hojas 256 Ilimitado








4. Descripción de la Pantalla Principal

Al iniciar MS Excel 2013 se genera automáticamente un nuevo Libro. La pantalla principal

que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

1. Cinta de Opciones o Fichas de

Agrupación

2.

Grupos

3. Barra de Fórmulas

4. Columnas

5. Cuadro de Nombres

6. Celdas

7. Filas

8.

Puntero del mouse

9. Zoom

10. Visor de Hojas

11. Botones de desplazamiento del visor

de hojas

5. Configurar compatibilidad con versiones anteriores

Este procedimiento es importante para que los libros creados en esta versión sean

compatibles con las versiones antiguas; sin embargo, el inconveniente es que muchos

formatos se pierden y además se deshabilitan una serie de opciones que son propias de la

versión 2013.

a. Dar clic en la Ficha Archivo, Opciones

b. Elegir la opción “Guardar” del panel izquierdo

1

2

3

45

7

6

8

910

11





c. Finalmente en la opción Guardar archivos en formato (panel derecho) elija:

Libro de Excel 97-2003 (*.xls)

d. Aceptar

6. Configurar barra de acceso rápido

a. Dar clic derecho en la barra de acceso rápido

b. Elegir la opción “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”

c. Elegir los botones que desea mostrar en la barra de acceso rápido, para

ello seleccione los botones del cuadrante izquierdo y dando 2clic y

muévalos al cuadrante derecho. Puede agregar botones como vista

preliminar, impresión rápida, configurar página, corrección de ortografía,

abrir documentos, etc.

7. Desplazamiento y Selección

a. Desplazamiento

Flechas direccionales Desplazamiento a través de celdas (distancias cortas)

F5 Ir a celda específica (distancias prolongadas)

Ctrl+Inicio 1ra celda de la hoja

Inicio Inicio de fila

Ctrl+Flecha derecha Final de fila

Ctrl+Flecha arriba Inicio de columna

Ctrl+Flecha abajo Final de columna

Av.Pag. y Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder a través de los paneles de

pantalla.

Ctrl+Av.Pag y Ctrl+Re.Pag. Permiten avanzar o retroceder de hoja en hoja.

b. Selección

Selección contínua Arrastrar el mouse.

Selección discontínua Ctrl + Arrastre de mouse.

Fila Dar clic en el nombre de la fila.

Columna Clic en el nombre de la columna.





d. Mover u Ordenar Hojas

Ubicar el puntero del mouse en el nombre de la hoja, y arrastrar a la nueva

posición.

e. Ver u Ocultar Hojas

Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir (Mostrar u Ocultar)

f. Dar énfasis a Hojas

Dar clic derecho en el nombre de la hoja y elegir Color de Etiqueta

Asignar el color que indique peligro o cuidado.

g. Proteger Hojas

Dar clic derecho en el nombre de la hoja, Proteger hoja





Asignar una clave secreta y repetir la clave secreta.

Aceptar

Nota: En caso de olvidar una contraseña, descargue el programa Microsoft Office

Password Recovery.

h. Análisis rápido

Seleccionar un conjunto de datos y automáticamente notará que aparece

un elemento en la esquina inferior derecha denominada Análisis rápido.

Tendrá la posibilidad de aplicar algún tipo de formato u operación de

manera instantánea.






Realizar operaciones básicas con hojas de cálculo.

TEMAS:

Aplicar formatos elementales

Ley de Datos de Excel.

Listas automáticas y personalizadas.

SESIÓN

2





APLICACIÓN DE FORMATOS ELEMENTALES, LEY DE DATOS Y USODE LISTAS AUTOMÁTICAS

1. Aplicación de Formatos diversos

Deseamos obtener una hoja como la que se muestra en la imagen:

Para lograr este acabado, ingrese los datos que se muestran en la imagen anterior:

En la celda A1 escriba American Airlines.

En A2 escriba De Lima a:

En A3 escriba Santiago

En A4 escriba Buenos Aires y así sucesivamente.

En B2 escriba Salidas: Las horas ingréselas en formato de 24 horas. Ejm. 14:30

En C2 escriba Fecha: e ingrese la fecha en formato dd/mm/aaaa Ejm. 23/11/2011

En D2 escriba Precio: y usando el teclado numérico y el punto decimal ingrese los

diferentes montos allí mostrados.

a. Aplicar formato de fuente

Seleccione la celda A1 donde escribió American Airlines y usando la barra de

fórmulas, seleccione solo la palabra American, a continuación elija color de

fuente rojo. Luego seleccione la palabra Airlines y elija color azul. Seguidamente

pulse la tecla ENTER.





Si desea modificar el tipo de fuente, vuelva a seleccionar la celda A1 y elija tipo de

Fuente Arial y aplíquele efecto de negrita.

b. Centrar en celda

Seleccione el rango de celdas que desea centrar. Para el ejemplo seleccione desdela celda A2 hasta la celda A7. De clic en el botón centrar en celda.

c. Combinar y centrar

Seleccione desde la celda A1 hasta E1 y de clic en el botón Combinar y centrar

. Repita el mismo procedimiento para el rango de A8

hasta E8 y para el rango de E2 hasta E7

d. Aplicar formato de hora

Seleccione las celdas que contienen horas y de clic en el Botón de grupo Número.Enseguida seleccione la categoría Hora y elija el formato deseado.

e. Aplicar símbolo de moneda





El símbolo de moneda es en sí un efecto visual, es decir es un formato que

físicamente no existe, solo se visualiza para temas de impresión o visión en la

hoja, pero nunca se escribe en la celda.

Siempre que ingrese montos, ingréselos con el teclado numérico. Al final se leasigna el símbolo de moneda.

Continuando con el ejemplo anterior. Seleccione desde la ceda D3 hasta D7

seguidamente de clic en el Botón de grupo Número y seleccione la categoría

Moneda, a continuación elija el símbolo de moneda deseado.

f. Dar alineación especial

En la celda E2 combinada escriba en mayúsculas la palabra VUELOS, presione

ENTER.

A continuación vuelva a seleccionar la celda E2 combinada y vaya al Botón de

grupo Alineación, en la opción de Orientación gire el rombo rojo 90 grados hacia

abajo.

En alineación de texto Horizontal, asigne: Centrar





En alineación de texto Vertical, asigne: Centrar

g. Aplicar formato de fecha

Se trata de otro formato visual.

Para aplicar formato de fecha seleccione las celdas que contienen fechas, vaya al

Botón de grupo Número, seleccione la categoría Fecha y asígneles el formato de

fecha deseado.

h. Insertar filas

Para insertar filas en una zona

específica, simplemente de clic

derecho sobre la fila y elija

Insertar.

i. Insertar columnas

Para insertar columnas en una zona específica, simplemente de clic derecho sobrela columna y elija Insertar.





j. Dar Estilos de Celda

Seleccione las celdas a las que desea aplicarles bordes y sombreado

A continuación vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de clic en el botón Estilos de

Celda.

k. Dar formato como Tabla

Permite que el conjunto de celdas sea tratado como una tabla de datos y da la

posibilidad de ejecutar filtros a los datos de la tabla.

Seleccione desde la celda A2 hasta D7

Seguidamente vaya a la Ficha Inicio, Grupo Estilos y de clic en el botón Dar

formato como tabla. A continuación, seleccione el formato deseado.

2. Ley de Datos

Todo dato ingresado a una celda tiene un tratamiento especial por la hoja de cálculo.

Si ingresa un dato y éste se alinea a la izquierda, sin discusión se trata de texto.

Si ingresa un dato y éste se alinea hacia la derecha, se trataría de un número, fecha u

hora.





Las fechas en sí son números que representan los días transcurridos desde la primera

fecha válida para Excel (01/01/1900). En consecuencia se pueden hacer operaciones

aritméticas con fechas.

Si usted desea verificar esto, seleccione una celda que contenga fecha y vaya al Botón de

Grupo Número, finalmente seleccione categoría General y Aceptar.

En el ejemplo de la figura anterior aparece en la celda C3 la fecha 05/03/1990, ubíquese

en esa celda y aplique el formato de número general.

Se obtiene el número 32937, eso significa que desde el 01/01/1900 hasta el 05/05/1990

han transcurrido 32937 días.

3. Listas automáticas y personalizadas

Excel posee 8 listas automáticas: Enero, Ene, Lunes, Lun, January, Jan, Monday, Mon.





Para crear listas personalizadas, ejecute los siguientes pasos: Ficha Archivo, Opciones.

Elegir la categoría Avanzadas y bajar hasta el final; a continuación dar clic en el botón

Modificar listas personalizadas y en la caja Entradas de lista, proceda a escribir las

palabras claves que conformarán la nueva lista. Agregar, Aceptar.Notas:

a. Si desea crear una secuencia de números, deberá ingresar un número cualquiera

en una celda vacía y manteniendo presionada la tecla Ctrl, proceda a realizar la

copia relativa.

b.

Si desea crear progresiones aritméticas o sucesiones, deberá escribir un número

cualquiera en una celda vacía; en la celda adyacente, escriba un segundo número

que determine una relación. Seleccione ambas celdas y proceda a realizar la copia

relativa.

c. Para crear códigos alfanuméricos auto incrementables, deberá escribir un código

que comience en letra y termine en número.





4. Herramienta de relleno rápido

Es una nueva modalidad para poder hacer tratamiento de cadenas de texto; siempre y

cuando dichas cadenas de texto se encuentren presentes en la misma fila, pero

basándose a un patrón específico. Ejemplo.Se tiene una lista de artículos en la columna C, se requiere mostrar el 1er nombre de cada

artículo en la columna E

En la celda E3 proceda a escribir el 1er nombre del 1er producto a mano y presione Enter.

En la celda adyacente deberá escribir el siguiente nombre. Notará que mientras escribe el

segundo nombre Excel inmediatamente detecta un patrón o relación y procede a listar los

primeros nombres de los demás artículos, para que se impriman, deberá presionar la

tecla Enter.






Emplear funciones básicas.

TEMAS:

Operadores matemáticos, lógicos y de comparación.

Operaciones Combinadas.

Funciones Básicas: =Suma(), =Promedio(), =Redondear(), =Min(), =Max()

SESIÓN

3





1) √ = ⁄

2) √ = 3)

( √

) =

4) √ = (..)⁄

5)

(()) = (..)

6)

= =

7)

= ..

8)

− =

EJERCICIOS PROPUESTOS

35 + 5

√ 34√ 2 = 3√ 4

52 +13 =

2 ⁄ + 34

= 53 + 12 + 33 + 83 . 5

2

=





FUNCIONES

Las funciones simplifican el trabajo del usuario, por tanto mientras más funciones conozca, el

trabajo cada vez será mucho más simple.

Excel posee muchas funciones, a continuación aprenderemos las funciones más usadas en el día a

día.

FUNCIONES BÁSICAS

1. Función =Suma()

=SUMA(RANGO)

: Hasta

, Luego

Descripción.- Suma rangos de celdas continuas y discontinuas.

2. Función =Promedio()

=PROMEDIO(RANGO)

: Hasta

, Luego

Descripción.- Devuelve el promedio de un rango de celdas. En la zona de rango; no deje nunca

celdas vacías, rellénelas con ceros.





1. Función =Redondear()

=REDONDEAR(VALOR DECIMAL,# DECIMALES)

Descripción.- Devuelve un decimal redondeado a “N” decimales.

2. Función =Max()

=MAX(RANGO)

Descripción.- Devuelve el máximo valor de un rango de celdas.

3. Función =Min()

=MIN(RANGO)

Descripción.- Devuelve el mínimo valor de un rango de celdas.





PRÁCTICA1. Abra el archivo max2013.xls y proceda a resolver la primera hoja de cálculo.

2. Proceda a resolver la 2da hoja, para ello calcule el promedio de los alumnos en función a

las cuatro notas más altas. Deberá crear una sola fórmula que copiándola hacia debajo desolución al problema.






Emplear funciones estadísticas.

TEMAS:

La función =Contar() y sus variantes.

SESIÓN

4





FUNCIONES ESTADÍSTICAS

3. Función =Contar()

=CONTAR(RANGO)

Descripción.- Cuenta celdas que contienen datos numéricos, fechas u horas.

En este ejemplo el resultado será de “8” pues en este rango de celdas existen 8 celdas que

contienen números, fechas u horas.

4. Función =Contara()

=CONTARA(RANGO)

Descripción.- Cuenta celdas que contienen cualquier tipo de dato.





En este ejemplo el resultado será de 12, pues esta función cuenta todos los datos que cuenta

a su paso, no interesa el tipo de datos.

5. Función =Contar.blanco()

=CONTAR.BLANCO(RANGO)

Descripción.- Cuenta celdas vacías.

En este ejemplo se obtendrá 4, pues sólo existen cuatro celdas vacías.

6. Función =Contar.si()

=CONTAR.SI(RANGO, “CRITERIO”)

Descripción.- Cuenta celdas en base a una condición o criterio. Si el criterio es de tipo

texto, puede emplear caracteres comodines (*,?).

El comodín * reemplaza de cero a un conjunto de elementos.

El comodín ? reemplaza un solo carácter.





En este ejemplo el resultado será 3, sin embargo la orden puede abreviarse usando caracteres

comodines en la zona de criterios. Ejm.

Todos esos criterios son válidos; sin embargo hay que tener mucho cuidado de no colocar un

criterio que pueda hacer una mala cuenta de datos; por ejemplo, si escribe “*a”, esa orden

contaría todas las celdas que cuyo texto termine en “a”, en consecuencia contaría también las

celdas que contienen la palabra “beta”.

7. Función =Contar.si.conjunto()

=CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO1, “CRITERIO1”, RANGO_N, “CRITERIO_N”)

Descripción.-Es idéntica a la función =Contar.si(); con la única diferencia que soporta más

de una condición o criterio.

Este ejemplo contará aquellas celdas que contengan un valor numérico de 100 a 200 en un

intervalo cerrado, por tanto devolverá 2.





Esta función es efectiva ya que soporta varias condiciones, el único problema es que al ser una

función nueva; propia de Excel 2007 a 2013, las computadoras con versiones antiguas no

soportan esta función.

Entonces ¿Cómo se resolvería el mismo problema usando la función =contar.si() ?

La solución sería esta:

PRÁCTICA DIRIGIDA:

1.

Abrir el archivo Funcion_contar2013.xls y resolver la 1ra hoja.





Calcular:

¿Cuántos alumnos matriculados hay?

¿Cuántos asisten con frecuencia?

¿Cuántos faltan a clases?

¿Qué población de alumnos existe por facultad?

2. Posteriormente resolver la 2da y 3ra hoja, empleando caracteres comodines para abreviar

los criterios.






Aplicar porcentajes, incrementos y decrementos.

TEMAS:

Porcentajes e Incrementos

Referencias Absolutas.

SESIÓN

5





PORCENTAJES, INCREMENTOS Y DECREMENTOS

Vivimos en un mundo donde cotidianamente estamos calculando porcentajes, incrementos o

decrementos.

8. Porcentajes

Un porcentaje hace referencia a una porción de un todo. La fórmula general para calcular

porcentajes es la siguiente:

Monto*%

Ejemplo.

Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un

descuento del 12%. ¿Cuál es el descuento?

Solución:

Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda

vacía la siguiente formula:

=1800*12%

El resultado es: S/. 216.00

9. Incremento

Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en aumento. La fórmula general

es:

Monto*(1+%)

Ejemplo.

Juan Pérez percibe un sueldo de S/.2300; por ser eficiente y un buen profesional, la

gerencia le envía una carta donde le comunica que a fin de mes su sueldo será

incrementado en un 20%. ¿Cuál es el nuevo sueldo?

Solución:

Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda


=2300+2300*20%





El resultado es: S/. 2760.00

10. Decrementos

Viene a ser la variación de un Monto en el tiempo, pero en disminución. La fórmula

general es:

Monto*(1-%)

Ejemplo.

Un equipo de sonido cuesta S/. 1800.00; por la compra en campaña navideña tendrá un

descuento del 12%. ¿Cuánto pagará finalmente por el equipo?

Solución:Remplazamos los datos del problema en la fórmula general e ingresamos en una celda


=1800-1800*12%

El resultado es: S/.1584.00

PRÁCTICA:Abra el archivo Porcentajes e Incrementos 2013.xls y resuelva la hoja porcentajes1. Tome en

cuenta que en los diversos meses los precios oscilan (suben y bajan) Calcule los incrementos y

decrementos respectivos, tomando como referencia el precio del mes anterior; es decir, para

calcular la tarifa de Junio, deberá trabajar con la tarifa de Mayo.





REFERENCIAS ABSOLUTAS

Las referencias absolutas permiten que se “congele” el contenido de una determinada celda o

enunciado de fórmula para que al momento de efectuar una copia relativa de fórmulas, ésta

se mantenga constante.

Para “Congelar” celdas use la barra de fórmulas o de clic en la celda.

A continuación de clic sobre el enunciado que desea “congelar”

Finalmente presione la tecla “F4” una vez.

Nro. de vecesLa tecla F4

Enunciado Significado

1 $A$5 Celda Absoluta

2 A$5 Fila Absoluta

3 $A5 Columna Absoluta

4 A5 Referencia Relativa

A continuación un ejemplo para verificar el uso de este importante procedimiento.

En la hoja porcentajes2 se pide resolver la columna AFP, IES y S.Neto.

En la columna AFP deberá sumar el S.Básico con los Incentivos y el resultado de esa suma,

multiplicarlo por el contenido de la celda C11, que es el porcentaje de AFP.

¿Qué pasaría si simplemente realizo la copia de esta fórmula sin congelar C11?, pues

simplemente al no estar congelado; en la celda adyacente, estará multiplicando por C12, C13,

C14 y así sucesivamente, devolviendo un error. Por ese motivo, para que el enunciado C11 se

mantenga constante e inalterable al momento de copiar, debe congelarlo presionando la

tecla F4 sobre dicho enunciado.





A continuación presentamos una tabla de multiplicar que podría haber sido diseñada para un

niño que recién está aprendiendo a multiplicar.

En esta Tabla obsérvese la fórmula y fíjese como se da solución a este ejemplo fácilmente.

Cuando el niño modifique el contenido de la celda B1 (multiplicando), se actualizará toda latabla.

Si desea resolver una tabla de multiplicar de doble entrada, en este caso si será necesario

congelar fila y columna de celda. Observe en el siguiente ejemplo que los factores se

encuentran en columna B y fila 2 respectivamente. En consecuencia, debemos congelar la

columna B y la fila 2 para que la fórmula de solución a toda la tabla.




EJERCICIOS

Resolver las hojas Ejercicio1 y Ejercicio2

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