6. gestión del costo del proyecto

Gestión del costo del proyecto

Procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de

modo que se complete el proyectodentro del presupuesto aprobado.


Estimar los costos

Desarrollar una aproximación a los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el presupuesto

Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

Controlar los costos

Monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.


Esta área se encuentra estrechamente vinculada con el plan de gestión de costos en el cual se puede establecer lo siguiente:

Nivel de exactitud

Dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto, las estimaciones del costo de las primeras se ajustarán a un redondeo de datos ($100, $1000).

Unidades de medida

Todas las unidades que se utilizan en las mediciones se definen para cada uno de los recursos (semana laboral, horas de trabajo).

Enlaces con los procedimientos de la organización

El EDT establece el marco para la gestión de costos.

Umbrales de control

Son umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario realizar alguna acción (como porcentaje).


Reglas para la medición del desempeño

Formatos de los informes

Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.

Descripciones de los procesos

Se documentan las descripciones de cada uno de los tres proceso de gestión de costos del proyecto.


Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de los costos.

Los diversos interesados del proyecto medirán los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.

Se debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado.

Estimar los costos

Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

Estimar los costos

La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento dado.

Costo óptimo = fabricar vs comprar, comprar vs alquilar, intercambio.

Se expresa en unidades monetarias, horas de trabajo, días de trabajo.

Estimar los costos

Trabajo, materiales, equipo, servicios e instalaciones.

Tiempo

Exactitud

De la estimación

De costos

Estimar los costos

Las estimaciones de costos deberían estar listas antes de solicitar el presupuesto , en realidad se realizan después de aprobar el presupuesto.

Cuando el proyecto se realiza bajo contrato, estimar costos y cotizar, son diferentes:

Estimar costos: Calcular cuanto va a costar el proyecto a la organización que lo está realizando.

Fijar el precio (cotizar): Cuanto va a cobrar la organización al cliente por desarrollar el producto o servicio. Es una decisión de negocios que usa la estimación de costos como una de las bases.

Estimar los costos - Entradas

Factores ambientales

- Condiciones del mercado: Productos y servicios disponibles en el mercado.

- Bases de datos comerciales.

Activos de los procesos de la organización

- Políticas de estimación de costos.

- Información histórica.

- Archivos de proyectos.

- Conocimiento del equipo del proyecto.

- Lecciones aprendidas.

Estimar los costos - Entradas

Plan de gestión del proyecto

Plan de cuentas

- Como vamos a codificar los gastos para reportar la información financiera en los reportes de la empresa.

Estimar los costos - herramientas

Estimación análoga

- Utiliza los valores de parámetros de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o medida para un proyecto actual.

- Utiliza la información histórica y el juicio de expertos.

- Se utiliza cuando hay una cantidad limitada de información

Determinación de tarifas de costos de los recursos

- Las tarifas de la unidad (costo de la gente por hora, costo del material por kg.) para cada recurso.

- Si esta información no esta disponible, las tarifas van a tener que estimarse.


Estimación paramétrica

- Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables.

- Calcular los costos usando modelos matemáticos.

- Son confiables cuando:

a. La información histórica es exacta.

b. Los parámetros con cuantificables.

c. El modelo es escalable; funciona para proyectos grandes o pequeños.


Estimación ascendente

- El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle.

- El costo detallado se “acumula” en niveles superiores.

- El costo y exactitud depende del tamaño y complejidad de las actividades o los paquetes de trabajo.

- El equipo del proyecto debe evaluar la exactitud de las estimaciones contra el costo de obtenerlas.


Estimación por tres valores (Ce)

- Más probable (Cm).

- Optimista (Co).

- Pesimista (Cp).

Ce = (Co + 4Cm + Cp) / 6

Determinar el presupuesto

Proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo

Determinar el presupuesto - Herramientas

Límite de financiamiento

- El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento establecido sobre el desembolso de fondos para el proyecto.

- Requiere ajustar el cronograma para regular los gastos en función de la disponibilidad de capital.

Determinar el presupuesto - Herramientas

Suma de costos

- Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo.

- Las estimaciones de costos se suman consecutivamente en niveles superiores.

- Se obtiene el total para el proyecto.

Relaciones históricas

-Dan como resultado estimaciones paramétricas o análogas del proyecto para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

- Pueden ser simples: La construcción de una vivienda residencial costará una cierta cantidad por metro cuadrado de espacio útil.

- Pueden ser complejos: Un modelo de costo de desarrollo de software utiliza varios factores de ajuste separado, donde cada uno de estos factores comporta numerosos criterios.

Determinar el presupuesto - Salidas

Línea base del desempeño de costos

- Es un presupuesto hasta la conclusión aprobado y distribuido en el tiempo.

- Se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto.

- Se establece sumando los presupuestos aprobados por periodo de tiempo.

Determinar el presupuesto- Salidas

Línea base del desempeño de costos

- Otra forma de mostrarla es por medio de tablas de flujo de caja.

- Son una buena referencia para el área de finanzas o el área contable de la empresa para reservar o hacer previsiones de capital y fondear adecuadamente el proyecto.


Proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.


Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto.

Detectar y comprender las variaciones con respecto al desempeño de los costos.

Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido.

Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados.

Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.

Controlar los costos -Herramientas

Gestión del valor ganado (EVM)

Integra el alcance, costo y cronograma para medir el desempeño.

Monitorea 3 dimensiones:

Valor planificado: Presupuesto autorizado asignado al trabajo.

Valor ganado: Valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado.

Costo real: Costo total en el que se ha incurrido realmente.


Gestión del valor ganado (EVM)

También se va a monitorear:

Variación del cronograma (SV):

Valor ganado – Valor planificado

Variación del costo (CV):

Valor ganado – Costos reales.

Índice del desempeño del cronograma (SPI):

Valor ganado / Valor planificado.

Índice del desempeño del costo (CPI):

Valor ganado / Costo real

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