6 claves para no saturar tus listas de tareas nunca más

8/18/2019 6 Claves Para No Saturar Tus Listas de Tareas Nunca Más

http://slidepdf.com/reader/full/6-claves-para-no-saturar-tus-listas-de-tareas-nunca-mas 1/5

6 CLAVES PARA NO SATURARTUS LISTAS DE TAREASNUNCA MÁSIago Fragahttp://www.tecnicasdeorganizacion.com/wp-

content/uploads/2015/09/C%C3%B3mo-puedo-organizarme-Iago-fraga.pdf

SATURAR-LISTA-DE-TAREASUno de los factores que másaborrece de listas de tareas lagente que las usa, es sin dudala tendencia que tenemos asaturarlas.No está muy claro el por qué,pero lo cierto es que siempreentra más de lo que sale. Esto

no sólo te frustra, sino queademás deriva en dosproblemas aún más graves:Te hace perder la confianzaen la lista, dado que haydemasiadas y al anotar unamuy importante temesperderla de vista. Cada veztienes más ganas de saltártelao reiniciarla.Estarás en constante deudade tiempo ya que para vaciar

la lista te sorprenderás a timismo más de una vezutilizando tiempo libre el finde semana para quitar cosas.1. Una lista de tareas no es ellugar para organizarteExiste una gran diferenciaentre un sistema deorganización y una lista detareas. El primero es capaz deprocesar absolutamente todala información, ideas,proyectos, estrategias,

objetivos, etc. que necesites,una lista de tareas tan sólo esuna lista y tan sólo admitetareas. Para que la listafuncione no metas en ellanada que no sea una tarea.2. Las tareas de la listaresponden a un criterio

Cada lista debe contener unúnico tipo de cosas. Espreferible crear varias listas amezclar todo en una. Asípodemos tener una idea de loque contienen antes de leer el

primer elemento y podemossaber si estamos endisposición o no de hacer esetipo antes de empezar.3. Crea una y sólo una listaprincipalNecesitas una lista de tareasprincipal que verificarás cadadía rigurosamente. Una listade tareas te permite apuntarelementos que harás y liberarespacio en tu mente, peroesto podría resultarte

imposible si cuando tienesuna tarea verdaderamenteimportante, no dispones deuna lista a la que estés segurode volver antes de que seademasiado tarde. Sinembargo, no es bueno nipertinente tener más de unade este tipo porque necesitashabituarte a consultarla adiario (pero si puedes ponernotas que indiquen lo que

tienes que hacer o tienesapuntado en otros sitios).4. Una tarea es una acciónsimpleOtra necesidad para que tustareas no se apilen es quesean siempre accionessimples. A poder ser, describecada tarea con un verbo ydetalla hasta un nivel dondetengas claro cómo la llevarása cabo. No apuntes nuncatareas demasiado extensas ni

complejas como “Remodelar

la casa” (porque tienedemasiadas etapasintermedias) niaparentemente simples si nolo son para ti como “hacer

una tortilla” porque… 5. No incluyas tareascondicionadas

Si no sabes preparar unatortilla, lo primero esaprender. El problema deapuntar cosas como estas esque, al no ser algo directo,cuando mires tu lista de

tareas pensarás “ésta aún nopuedo, siguiente” pero la

tarea quedará ahí, volverásotro día y el problema seguirásin resolver porque la tareaestá mal formulada. Así quecomo norma general noapuntes tareas bloqueadas,sino el cómo desbloquearlas.6. La gran clave: laspropuestasEsto ha supuesto unaauténtica revolución para mí

en los últimos años. Una vezque has aplicado todos loscriterios anteriores aún quedaun grupo de elementos queNO son tareas y esto es lo queyo llamo propuestas.A diferencia de las tareas, laspropuestas no son cosas quetengas la obligación de hacer,sino cosas que en caso depoder hacerlas te haránavanzar. Ejemplo de

propuestas son cosas comomirar si te compensa cambiarde compañía de teléfono oarreglar unos zapatos nuevos.Las propuestas debemosapartarlas y ponerlas en unalista separada. Como no sontareas no estás obligado amantener la lista vacía,puedes acumularlas porqueson buenas ideas, pero aninguna idea le daremosprioridad si siempre hay otras

mejores (lo cual optimiza unavez más nuestraproductividad).Separando propuestas detareas, no sólo consigues queno se saturen tus listas detareas, sino que ademásrespetarás tus tareas comoobligatorias (porque serán

http://www.tecnicasdeorganizacion.com/wp-content/uploads/2015/09/C%C3%B3mo-puedo-organizarme-Iago-fraga.pdf













pocas y factibles) y al mismotiempo siempre que tengastiempo libre, tendrás una listacon ideas muy buenas entrelas que seleccionar.Concluyendo

A la salida de este artículo mirecomendación sería quedecidas qué lista será tuprincipal (tu agenda, porejemplo) y que crees unarchivo en tu ordenador depropuestas vacío por elmomento. Pero cuandodetectes que en tu lista detareas hay algún elementoque sea en realidad unapropuesta descártalo ahí sinmiedo.

Como siempre, el blog estotalmente tuyo paracomentar, participar y opinar.¿Te resuelve esto el problemade las listas interminables detareas?

GTD: Olvida las PrioridadesLo puedes leer en aprox. 3:23minutoshttp://www.optimainfinito.co

m/2010/07/gtd-olvida-las-prioridades.html

David Allen desaconseja eluso de prioridades comoparte de su metodología GTD.El motivo es sencillo: lasprioridades no se puedenadministrar sino quesimplemente se tienen.Imagina que estás trabajandoen un informe que tienes queentregar al día siguiente. Es

un informe muy importante yhas decidido asignarle lamáxima prioridad, digamosprioridad 1.De repente suena el teléfono.Es tu jefe que necesita unaserie de datos para antes deque acabe el día. Así, comopor arte de magia, los datos

para tu jefe se hanconvertido, sin que tú puedashacer nada por evitarlo, en lanueva máxima prioridad y eseinforme tan importante hapasado a ser prioridad 2.

Estás ocupado con los datospara tu jefe cuando suenanuevamente el teléfono. Tellaman del colegio de tu hijo;se encuentra mal y debes ir arecogerlo para llevártelo acasa. Nuevamente tusprioridades cambian y losdatos para tu jefe reducen suprioridad a 2, ya que recogera tu hijo es la nueva prioridad1. A estas alturas ese informetan importante para mañana

es ya prioridad 3.Los ejemplos soninnumerables y dejan claroque las prioridades no lasdecides tú. Por eso lossistemas basados en asignarprioridades según criterios deimportancia y urgencia nofuncionan y son insuficientespara organizar tu vida de unmodo productivo y sin estrés.La cantidad de frentes

abiertos a los que tienes queplantar cara a diario excede tucapacidad así que por fuerzatendrás que dejar parte deellos sin hacer. Ante estarealidad, una vez asumes queno vas a poder hacerlo todo,lo que te va a proporcionarmayor tranquilidad es estarseguro de que tus decisionessobre lo que haces y lo quedejas sin hacer son lascorrectas.

Por eso en GTD no segestionan importancias, niurgencias, ni prioridades, sinocompromisos. Las preguntasque debes plantearte cadavez que vas a hacer algo notienen que ver con qué es lomás importante, lo másurgente o lo más prioritario,

sino con cuál es la forma másefectiva de gestionar tuscompromisos.Las preguntas que debeshacerte desde GTD antes dedecidir qué hacer son:

De entre todos los frentesabiertos que tengo ante mí,¿cuáles me he comprometidoa abordar?De entre los frentes abiertosque me he comprometido aabordar, ¿cuáles tienen unafecha/hora límite reales?De entre los frentes abiertosque me he comprometido aabordar y que tienenfecha/hora límite real, ¿cuálespuedo hacer en función del

contexto en (o contacto con)el que estoy y el tiempo y laenergía de que dispongo?De entre los frentes abiertosque me he comprometido aabordar, con fecha/horalímite real y que puedo haceren este contexto (contacto) ycon el tiempo y energía quedispongo, ¿cuáles están másalineados con mis valores yobjetivos a corto, medio y

largo plazo?Una vez completados todoslos frentes abiertos conhora/fecha límite que te hascomprometido a abordar,deberías repetirte laspreguntas 3 y 4 para losdemás frentes abiertos, esdecir, para aquellos quequieres completar cuantoantes aunque no tengan plazolímite.De forma análoga, una vez

completados todos los frentesabiertos que te hascomprometido a abordar,tanto con plazo límite comosin él, deberías retomar tulista de acciones “Algún

día/Tal vez” y ver qué nuevas

acciones son las siguientes

http://www.optimainfinito.com/2010/07/gtd-olvida-las-prioridades.html









que te vas a comprometer ahacer.En resumen, las decisionesque tomas deben ser, en uncontexto amplio, coherentescon tus valores y objetivos y,

en un contexto másespecífico, alineadas con loque puedes hacer en funciónde las circunstancias en quete encuentras y del tiempo yenergía de que dispones.En el ejemplo que comentabaal principio, mientras vas decamino al colegio de tu hijono puedes trabajar en losdatos para tu jefe ni en elinforme para mañana pero sinembargo sí puedes echar

mano de tu lista de próximasacciones y aprovechar quetienes manos-libres en elcoche para hacer un par dellamadas (contexto@teléfono) que no sonurgentes ni importantes peroque también te hascomprometido a hacer.Lógicamente todo esteproceso de toma dedecisiones debe ocurrir en

fracciones de segundo y deforma automática. Se trata deincorporarlo en tu forma deactuar hasta el punto que tuselecciones sean casiinstintivas. La única forma deconseguirlo es aplicarconsistente y regularmente lametodología GTD.Abandonar los esquemasmentales basados enimportancia, urgencia yprioridad y reemplazarlos por

este hábito es uno de losretos que más te va a costarsuperar cuando comiences ausar GTD pero, posiblementepor eso mismo, uno de loslogros que mayor satisfacciónte producirá cuando lo hayasalcanzado.

Entradas relacionadas:GTD: Cuestión deCompromisoGTD: La Importancia de laRevisión SemanalGTD: Cómo se Hace una

Revisión SemanalGTD: Hacer es Elegir lasMejores OpcionesAcción, Tiempo y Compromisoen GTD



POSTERGAR Y LAS 6 RAZONESPOR LAS QUE POSTERGAMOSTendemos a postergar lo queconsideramos obligación y loque nos da miedo.http://end2endcoaching.es/ra

zones-por-las-que-postergamos/ A veces tenemos la esperanzade que si postergamos losuficiente ciertas tareas, quizádesaparezcan de nuestra listade “pendientes”. En ocasionesestas tareas pendientes enefecto, se esfuman (pero nosus irremediablesconsecuencias), otrassimplemente se difuminan ose hacen menos visibles (pero

siempre quedan en el“background”) y otras se

empeñan en quedarse ahíperennes hasta quedecidimos hacer algo alrespecto.En todas esas ocasiones enque, consciente oinconscientemente,posponemos en el tiempo, lossentimientos de culpa yautoengaño suelen estar

presentes en nosotros. ¿Porqué?Casi todos tendemos a ser,como diría Albert Ellis,“hedonistas a corto plazo”.

Solemos perder el tiempo,aunque aparentemosfrenéticamente ocupados yextremadamenteperfeccionistas. Vamos aexaminar las causas de una delas barreras más altas a lahora de conseguir lo que nos

proponemos: la postergación.Si el postergador no tienegarantía de éxito, introducecada vez más actividades otareas que nunca logracompletar.La persona que pospone sueleaplazar temas que implicaríansu progreso o autodesarrollo

y la llevarían a entrar en unaposición más relevanterespecto de sus objetivos. Lasrazones por las queinconscientemente no deseaen realidad ponerse en esa

situación pueden ser variadas,aunque por lo general sueleser una mezcla de ellas.1. Falta de objetivos o falta declaridad en los objetivos: aveces las personas que suelenpostergar lo hacen por faltade claridad en sus objetivos.Si se fijan objetivos que noestán relacionados con suescala de valores, difícilmenteseguirán un plan de acciónhacia el éxito. Lo primero que

necesitamos y que esimprescindible para evitarpostergar es fijar nuestrosobjetivos inteligentemente yque estén en línea connuestros valores. Si uno demis valores principales es lagenerosidad, difícilmenteconseguiré hacerme capo dela mafia o traficante, y si lologro, seguramente mesentiré bastante mal en mis

funciones.Tendemos a postergar lo queconsideramos obligación y loque nos da miedo.2. Perfeccionismo: la personaexcesivamente perfeccionistano lo es por el mero hecho deserlo. Casi siempre hay detrásun sentimiento deinadecuación y depostergación. Quienes buscanla perfección suele enfocarseen lo que le falta, en lugar de

en los recursos de quedispone. Se exigen niveles derendimiento irreales paracontinuar sin dar ese paso delque hablábamos antes. Esto asu vez genera un sentimientode culpa por no poder cumplircon sus propias directricestiránicas. Así, se ven

atrapados en un círculo dedemandas y auto-exigenciasdel que difícilmente logransalir. Siempre encontraránformas de mantenerse en elmismo punto respecto a la

acción.Diálogos internosrelacionados:“Tengo que seguir

perfeccionando tal cosa antesde dar el siguiente paso, nosea que por no estar losuficientemente preparado,me estampe”. “O lo hago bien o no lo hago”. “Si no lo hago perfectamente,

voy a quedar fatal frente a losdemás”.

“Hasta que no lo deje

perfecto, no lo doy porterminado”… etc. 3. Resistencia al cambio: sinos sentimos cómodos con unhábito, nos esextremadamente difícilcambiarlo puesto que estoconllevaría una serie de“nuevas normas” a las que no

estamos habituados y que nosgeneran ansiedad. Además,

esos cambios puedengenerar, otra vez haciendoreferencia al avance denuestro propio desarrollo, unprogreso en la línea denuestro objetivo, para el queno nos sentimos preparados.Diálogos internosrelacionados:“Si dejase de salir tarde del

trabajo, tendría más tiempopara invertir en mi proyecto,pero siempre me lían”.

“Mi forma de hacer las cosases así”. “Aunque lo haga de este otro

modo, el resultado va a ser elmismo” La persona que pospone sueleaplazar temas que implicaríansu progreso o autodesarrolloy la llevarían a entrar en una

http://end2endcoaching.es/razones-por-las-que-postergamos/









posición más relevanterespecto de sus objetivos.4. Miedo al fracaso: derivadode lo anterior, es causacomún del “postergador”.

Para evitar sentir la ansiedad

de vernos más cerca denuestra meta, posponemosacciones que, de otra forma,nos acercarían a ella. Seretrasa el momento de pasara la acción, con la intencióninconsciente de no sentirseinadecuado frente al objetivo.Diálogos internosrelacionados:“Antes de dejar

definitivamente mi trabajotengo que… (seguir añadiendo

más y más tareas irrelevantesa mi proyecto)”. “Es que solo no puedo

hacerlo”.“Esto lo tengo que hacer yo

solo, me cueste lo que mecueste”. “Prefiero no hacer nada antes

que fracasar”. 5. Garantías de éxito:extremadamente vinculado almiedo al fracaso y al

perfeccionismo. Si elpostergador no tiene garantíade éxito, introduce cada vezmás actividades o tareas quenunca logra completar. Con loque vuelve a la ansiedad detener demasiado que hacer ydemasiado bien, antes depoder dar el paso que le sitúemás cerca de lo que anhela.También es habitual buscargarantías de éxito inclusoantes de comenzar las mismas

actividades, por lo que noempieza nunca. Así, a medidaque el trabajo se vaacumulando, se siente cadavez más abrumado ysaturado, encontrando elpretexto perfecto para noprogresar.

Diálogos internosrelacionados:“Cuando tenga mil visitasdiarias en el blog, o 20clientes, me despido”. “Necesito más información,

me falta práctica, me faltaexperiencia, me faltanestudios”. “Esto me tendría que resultar

fácil y lo veo muy negro”. 6. Inmovilización: la mezcla detodas o algunas de lasanteriores da como resultadola inmovilización derivada dela aparición de sensación deimpotencia (“es que no puedo

con todo”), angustia (“se me

va de las manos”) e

incapacidad de priorizar (“no

sé por dónde empezar”). Diálogos internosrelacionados:“Si esto me supone un

esfuerzo es que no es elmomento. Lo dejo para másadelante”. “Me lo voy a pensar mejor y

reflexionar”. El punto de partida parasolucionar nuestros hábitos

de postergación es la toma deconciencia de que en efectoestamos postergando. ¿Suelohacer cosas irrelevantes parami objetivo sabiendo queexisten cosas realmenteimportantes que hacer?¿Suelo lamentarme despuéscuando no las hago?¿Pospongo decisionesincómodas? ¿Utilizo muchofrases del tipo “tengo que”,

“tendría que” o “debería”?

Cuando utilizamos ese tipo defrases, nuestro cerebroautomáticamente lasidentifica como unaobligación y como algo querequiere esfuerzo y sacrificio.Solamente hace falta serconsciente, hazlo ahora, denuestro gesto facial y posición

corporal al decir que tengoque hacer algo que no nosapetece nada. Con esosánimos, ¿quién va a ponerseen acción?Y tú, ¿qué excusas sueles

poner para postergar?

6 claves para no saturar tus listas de tareas nunca más

Documents