5o dia uji eu 22 julio 2011
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Formación gestión de oportunidades EU
Miguel Mares Garcés
Julio - Septiembre 2011 Universidad Jaime I. Castelló[email protected]
Viernes 22 Julio
Bloque 3: (cont.)
Gestión de proyectos:-Busqueda de sócios-Gestión de proyectos-Presupuestos
Bloque 3 (cont)
Programas de la Dirección General de Empleo.Programas de la Dirección General
http://miguelmaresgarces.blogspot.com/2011/07/unitat-tecnica-de-formacio-del-pas.html
Programas de la Dirección General de Educación y Cultura.Programas de la Dirección General Política Regional
ÍndiceQue es
Previo a la decisión
Idea
Elaboración De Proyectos Europeos
Planificación
El proyecto
La gestión
Recomendaciones
Conclusiones
Otros documentos
¿Qué es un proyecto europeo?
Un trabajo no repetitivo, que debe planificarse y
realizarse según unos criterios de calidad marcados porlas Instituciones Comunitarias, con la participación, comonorma general, de terceros denominados socios y conunos objetivos, costes, inversiones y plazos prefijados yunos objetivos, costes, inversiones y plazos prefijados ydestinados a favorecer el cumplimiento de unosobjetivos comunitarios.
Dimensión técnicaConcepción técnica Realización
Conocimiento
PlanificaciónInformación
Selección Formación
¿Qué es un proyecto europeo?
Variable transnacionalVariable gestión
InformaciónControlCoordinaciónDecisionesObjetivos
FormaciónMotivaciónNegociación Dimensión humanaParticipaciónCoordinación
Socios Coordinación Idiomas Cultura Distancia Conocimiento
Características de los proyectos europeos
Actuaciones innovadoras
Adecuación a políticas europeas
No financian actividades de base
Nuevos enfoques a la resolución de problemas
Socios europeos: distintos y complementariosSocios europeos: distintos y complementarios
Trabajo en red y en equipo
Respeto de los objetivos y necesidades comunitarias
Errores y defectos a evitar
Pensar sólo en la financiación
No trabajar para la resolución de problemas o necesidades
No asumir los proyectos presentados
Pretender resolver necesidades básicas
No conocer en detalle el entorno
No contar con un equipo de trabajo preparadoNo contar con un equipo de trabajo preparado
No valorar la colaboración ni el trabajo en equipo
No asumir riesgos
No entender que el mundo ha cambiado
No invertir en Europa
El éxito del proyecto
Representaciónequitativa
de los socios
Buenay cuidadosa
Asignación equitativa
Equipo Competente y
motivado
Gestióneficaz
y cuidadosa planificación
El proyectose basa enproblemas
reales
Socios respetan sus compromisos
Beneficiarios claramente
identificados
Capacidadorganizacional
suficiente
equitativaentre costesy beneficiosÉxito del
proyecto
Identificación de convocatoria abierta de propuestas
plazos previstos.¿Qué es lo que usted necesita saber antes?Promoción de la idea/Proyecto/Promotor
Propuesta circulanteIdentificación de los grupos destinatarios y posibles socios.Intercambio de ideas de proyectos sobre los intereses y
PR
Intercambio de ideas de proyectos sobre los intereses y prioridades comunes.
Redes
PR EstrategiaCalls for proposals:
• Don’t wait for the calls to be published.
• Identify clearly the strategy of your organisations, stakeholders, region…(key sectors, fields, skills that need to be developed…)
• Select strategic partners.
• Identify the most suitable funding schemes.
• Identify the role you are most likely to play in a consortium (coordinator, partner, work packages vs. internal resources)
Networking:
• Become an evaluator (if possible)
• Join EU associations/networks/platforms
• Be present/exhibit at relevant conferences and EU weeks
PR Develop your skills
EU projects are very challenging. They require many skills:
1. Understand Business Needs/Society Needs
2. Understand EU Policy
3. European Partners/Network
4. Technology/Researcher managers (FP7)
5. Consortium Agreement5. Consortium Agreement
6. Understand EC Financial regulation and
7. Administration
8. Project Management Skills
9. Communication Skills (including Intercultural…)…
Develop your skills and train your staff. It will help you develop your
organisation far beyond EU projects.
PR ID National Contact Points
1) They have direct contact with the European Commission.
2) They can advance information on the work programme, provide analysis of results of previous calls, arrange meetings with EC officers…
3) They usually organise workshops on call attended by EC officials and in certain 3) They usually organise workshops on call attended by EC officials and in certain regions they support applicants with funding or free assistance for the proposal writing.
4) They can provide early indication of results at the evaluation stage (informal)
5) In general they can provide recommendations for proposal evaluation, committees, conferences…
IDEstructura base de un proyecto
Acción Difusión
Evaluación
Post-Proyecto Resultados
Proyecto Final
ID
¿Dónde conseguir información?
Programas o FondoDocumentación de apoyo (informes de la UE/documentos COM/estadísticas)Vademécum (Base jurídica de la intervención/ Convocatoria oficial/Guía intervención/ Convocatoria oficial/Guía de promotor/guías anexas y complementos de programa)
Ideas de proyectoDocumentación propia (informes propios, conclusiones y proyectos previos, bibliografía, etc.)
ID Análisis y preparación de la ideaCriterios de calidad
• Innovación • Transnacionalidad• Enfoque abajo arriba• Complementariedad• Complementariedad• Efecto multiplicador • Transferencia • Igualdad de oportunidades• Enfoque multiagente• Nuevas tecnologías• Medio ambiente
IDCiclo de vida de un proyecto
IdentificaciónProgramación
Programa EuropeoÁreas y temas prioritarios
Informe final
Estudio de viabilidad
Identificación de prioridades
Evaluación
Ejecución Financiación
Formulación
Informes de avance y seguimiento
Resultados
Contratos
ArgumentaciónIdea de proyectoBúsqueda de socios
Propuesta
IDAnálisis y preparación de la idea
Análisis de las partes interesadas
• Personas físicas• Asociaciones• Instituciones• Organizaciones• Susceptibles de tener algún vínculo con
el proyecto
Análisis de problemas
• ¿Qué necesidades tengo?• ¿Son claras y reales?• ¿Obedecen a fenómenos
generalizados?• ¿Tienen solución?• ¿Qué beneficios obtengo el proyecto • ¿Qué beneficios obtengo • solucionándolos?• ¿Quién me puede ayudar?
Análisis DAFO
Análisis de objetivos
• Estudiar la situación creada partir de la acción propuesta con la participación de las partes interesadas
• Verificar la jerarquía de objetivos
• Identificar la coherencia entre objetivos y fines
Estrategias
Generación de la IDEA
¿Innovación
nivel EU?
¿Innovación y Valor Añadido nivel EU?
¿Justificada
proyecto?
¿Justificada la dimensión EU del proyecto?
(RE)
proyecto
(RE) Definición objetivos generales proyecto
Búsqueda de otras vías de financiación
Sí Sí
NoNo
Participante
EP
RevisiónProgr. específicosy líneas trabajo
¿Encaja la idea?
Sí
ElaboraciónResumendel Proyecto
No
Participante
Consulta preliminarNCPs, CE, etc.
Lanzamiento de la Convocatoria
Consulta preliminarNCPs, CE, etc.
Revisión y adaptación
Formación consorcio:Búsqueda de socios
Plan de trabajo para preparar la oferta
Elaboración de la propuesta
¿Excelente ¿Excelente respecto a criterios de
No
•Reunión con socios •Elaborar acciones•Definir tareas y responsabilidades •Working Packages•Presupuesto
EP
Búsqueda de alternativas:Futuras convocatorias, otras vías de financiación,Etc.
la propuesta
evaluación?criterios de evaluación?Sí
Presentación propuesta a la CE
Evaluación de la propuesta ¿Éxito?
Sí
No
Negociación y firma del contrato con la CE
Ejecución del proyecto
IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTOPlanificación
1. Organización del programa de trabajo
2. Asegurar la coherencia de la frecuenciaFines
Objetivos
Acciones
RESULTADOSTIEMPO
Acciones
Productos
Resultados
Impacto
Presupuesto
3. Asegurar la cooperación transnacional
4. Estrategias de difusión
COSTE
EP Transnacionalidad
Transnacionalidad¿Por qué unirse a una
asociación transnacional?
Creación de la asociación
Conexión(organismos y personas en Europa)
1. Ayuda en el proyecto
2. Es un recurso más
3. Mejora la calidad de 1. Nº mínimo y países personas en Europa)
Valor añadido(Problemas similares, ubicación, geografía, tipología, relevancia y experiencia)
3. Mejora la calidad de acciones frente a problemas comunes
4. Favorece la movilidad
5. Transferencia de conocimiento
6. Valor añadido
1. Nº mínimo y países participantes
2. Socios interesantes: diferentes y complementarios
3. Necesidades técnicas
Objetivos y acciones
Fines“ son el conjunto de intenciones y deseos genéricos que se pretende conseguir a través del proyecto”
•Coincidirán con los de la organización promotora•No son medibles ni cuantificables•Se inspiran en los fines del programa
Objetivos •Deben ser verificables•Implica la atribución de actividades que Objetivos •Implica la atribución de actividades que comportan un tiempo y un coste•Alcanzables por las partes•Compatibles con las prioridades del programa
Acciones“son las actividades necesarias para cumplir cada uno de los objetivos”
Analizar cada objetivo y asociar acciones a cada uno de ellos• Una acción puede cumplir más de un objetivo• Cada acción lleva un coste• Cada acción la desarrolla un socio
IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTOObjetivos y acciones
Fines del proyectoFines del proyecto
Objetivo 1Objetivo 1Acción 1.1
Acción 1.2
Acción 1.3
Acción 2.1Objetivo 2Objetivo 2 Acción 2.2
Acción 2.3
Objetivo 3Objetivo 3Acción 3.1
Acción 3.2
Acción 3.3
Planificación de la propuesta
ofrecer explicaciones detalladas en su propuesta
PUNTO DE PARTIDA: ¿Cuál es la situación actual?¿Cuál es el problema a resolver?¿Que se ha hecho hasta ahora, y por quién? ¿Dónde entran en el cuadro â € "y por qué?Paquetes de trabajo: ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?Paquetes de trabajo: ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?
RESULTADOS: ¿Qué va a ser diferente cuando se haya concluido el proyecto? Cuando haya terminado, ¿cómo se sabrá que ha tenido éxito? ¿Como “controlar el impacto”?Grupo Objetivo:¿Quién cree usted que influir / participar?
IMPACTO: ¿Qué cambio mensurable a alcanzar?
IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTOPlanificación
Planificación económica
Presupuestos por periodo con previsión de liquidezPresupuesto globalPresupuesto por socioPresupuesto por socioPresupuesto por acciones y sociosPresupuesto por acciones, tipo de gasto y socios
Planificación de trabajos
Ajustar el programa de trabajo originalRe-estructurar el proyecto en unidades de trabajo a realizara realizarSeguir una representación gráfica del trabajo a realizarDesglosar el proyecto en fichas de trabajoActualizar permanentemente
Escribiendo la propuestal
Una fuerte competencia: se necesita una buena idea!
Sea imaginativo, comenzar temprano! Se tarda más de lo que piensas!
Fácil de leer? - Los evaluadores que evaluar en ~ 4.2 horas. una persona externa (no la jerga, simple para los no lectores de lengua materna)Respetar los límites de longitud, pero dar tantos detalles como sea posible en cada paquete de trabajo, y explicar lo que cada socio en realidad va a hacer, cómo cada paquete de trabajo, y explicar lo que cada socio en realidad va a hacer, cómo (metodología), y que será entregado
Demuestre:
el problema que va a abordar / resolver (no existe en elmercado),Su experiencia (CVs),Su co-financiación (cartas de apoyo, con compromisos de financiación),Los interesados que se comprometan a uVlizar los resultados (lo ideal sería que serán socios o co-patrocinadores)
La Dimension Europea
Proyectos de la UE deberían abordar los problemas a nivel europeo, mucho más allá de los intereses específicos de un Estado miembro;
La solución propuesta debe tener un impacto directo en el ámbito europeo;
Los participantes deben estar situados en un Estado miembro o Estado asociado (por lo general 3 en el umbral mínimo y de cinco años puede ser un buen compromiso, la participación de terceros países [no países de la UE] es muy (por lo general 3 en el umbral mínimo y de cinco años puede ser un buen compromiso, la participación de terceros países [no países de la UE] es muy bienvenido, cuando la dimensión internacional es solicitada);
Subsidiariedad y proporcionalidad
Valor añadido europeo
Multicultural de trabajo es difícil y costoso, por lo que realmente debe generar un valor añadido, con resultados que son transferibles a otros
Un consorcio de socios de diferentes países no es suficiente
Trabajando en paralelo en diferentes países no es suficiente
De Trabajo sobre las cuestiones abordadas por las políticas de la UE no es suficienteDe Trabajo sobre las cuestiones abordadas por las políticas de la UE no es suficiente
Recuerde: las acciones relativamente pequeñas, sin embargo puede tener un alto valor añadido y los efectos en la UELas acciones, que se ajuste mejor a nivel nacional o local, debido a la escala de tiempo, la participación de las PYME, los derechos de propiedad intelectual, etc ... deben ser excluidas
Planificación económica: conceptos
Porcentaje de cofinanciaciónPorcentaje de financiación europeaAportación en especie (kind cost)El gasto varía según programas:El gasto varía según programas:PersonalDirectos: viajes, subcontratación …Indirectos
IDEA Y PREPARACIÓN DEL PROYECTOPlanificaciónPlanificación económica
Ilustrar la periodificación de gastos e ingresos con respecto a metas
Anticipar posibles tensiones de tesorería
Anticipo Informe
intermedioInforme final
compra reembolso compra Liquidación socios
Gestión De Proyectos EuropeosEl PresupuestoControl, Seguimiento Y Evaluación Del ProyectoEl Marketing Y La Comunicación De La Propuesta
Gestión De Proyectos EuropeosLa Justificación De Los Proyectos
Tipos de proyectos
Existen diferencias en los procedimientos de justificación
Fondos estructurales
Gestión nacional
Iniciativas comunitarias
Gestión mixta
Programas directos
Gestión europea
Gestion
Promotor-Coordinador
Just
ifica
ción
10
0% g
asto
s
Info
rmes
pa
rcia
les
PAGOS 40 30 30
Comisión Europea
Socio responsable tarea
Socio responsable tarea
Socio responsable tarea
Socio responsable tarea
REEMBOLSOS
Just
ifica
ción
10
0% g
asto
s
Info
rmes
pa
rcia
les
Contrato Con La Comisión
• Montante global de financiación aprobado
• Periodificación de pagos
• Costes total finalmente aprobados
• Productos y calidades exigidas
¡¡ATENCIÓN!!
• Productos y calidades exigidas
• Anexos del programa de trabajo
• ¿Estamos obligados a resultados concretos y cuantificados? Revisar propuesta
recomendación:
no firmar hasta aclara estos extremos
• Actualizaciones del programa de trabajo
• Contratos, anexos y subcontratos
La justificación está DIRECTAMENTE relacionada con un proceso de gestión eficaz:
Es preciso DOCUMENTAR los siguientes elementos:
Justificación Administrativa
• Archivar las comunicaciones
• Documentar reuniones
• Archivas informes internos (de progreso)
• El archivo financiero (documentos justificativos)
Justificación Técnica
• Justificación de medios para la obtención de resultados
• Documentar resultados tangibles, acciones, productos y gastos
• Documentar reuniones y dinámicas de grupo
• Utilizar formatos oficiales desde el inicio del programa
• Asegurar la implicación de TODOS los socios
• Asesorarse con estructuras de apoyo• Asesorarse con estructuras de apoyo
– Comisión Europea
– Ministerios
– Secretarias Técnicas específicas
– Consultoras externas
Informes TécnicosDescripción de actividades, productos y resultados
Inicio-fin actividades
Actividades realizadas
Socios responsables
Productos y resultados
Reuniones
Lugar Fecha Objeto Resultado y/o Lugar Fecha Objeto Resultado y/o acuerdos
Entregables y productos desarrollados
Tipo Título % Realización Comentarios
• Personal
• Reuniones y conferencias
• Viajes y desplazamientos
Gasto elegible = Gasto autorizado dentro de un programa
Justificación económica
• Viajes y desplazamientos
• Equipos e infraestructuras (si procede)
• Subcontratación (estudios, traducciones y asesoramiento)
• Gastos generales
Justificación económica
Certificados
Tanto interventores como administradores pueden extender certificados acreditativos de horas, inversiones, gastos, etc.
Facturas
Las facturas vinculadas a los subcontratos deben estar identificadas y Las facturas vinculadas a los subcontratos deben estar identificadas y archivadas
Justificantes de gasto
Billetes, tickets y extractos deben archivarse a parte
Presupuesto
En todo proyecto financiado por la UE dentro dealguno de sus programas existen lo quellamamos gastos elegibles, que son los quetendremos encuenta para justificar los gastos.
En el contrato o en la resolución en la que seEn el contrato o en la resolución en la que senos adjudica el proyecto debe establecerse lalista de gastos elegibles y su justificación
De una buena planificación financieradependerá en gran parte la buena marcha delproyecto
• Personal
• DIRECTO
• Viajes
• Subcontratación
• Equipos
• Etc.
Gastos elegibles
• Porcentaje de cofinanciación: Parte del coste total del proyecto aportado porlos socios
• Porcentaje de financiación europea: Parte del coste total aportado por losfondos europeos para llevar a cabo el proyecto
• Aportación en especie (Kind cost): atribución de costes internos
• INDIRECTOS
Gastos elegibles
Depende de cada proyecto en cuestión
Siempre lo encontraremos por escrito en la normativa de cada programa o en sureglamento
Normalmente vamos a tener un % de anticipos del proyecto que se iránanticipos del proyecto que se iránsucediendo en el tiempo y quedependerá del proyecto
La tendencia cada vez mayor es a no hacer anticipos y hacer pagos según se justifiquen gastos (INTERREG IV)
Los gastos elegiblesLa atribución de gasto por acciónLos gastos indirectos u horizontalesLa atribución de gastos por sociosLa cofinanciación del proyecto
El presupuesto del proyecto
El calendario de pagos del proyecto
La cofinanciación por socioTipo de gasto por partidasLa justificación
PRESUPUESTO
SUBCONTRATACIÓN30% MÁX.
PERSONAL40-50%
COORDINADOR60% MÁX.
PORCENTAJES
ADMINISTRACIÓN5-7%
GESTIÓN 10-15%
VIAJES12-15%
PORCENTAJESINDICATIVOS
ControlCumplimiento de accionesCumplimiento de gastosExistencias de productosParticipación colectivaAnticipos y pagos finales
EvaluaciónCertificar su utilidadVerificar resultados
Justificación
Evaluación Verificar resultadosCalidad en su conjuntoCalidad de los resultados
SeguimientoCumplimiento del contratoCoordinación y liderazgoLiquidación pagosResolución conflictos
C. Control, Seguimiento y Evaluaciónmeetings
“Team building”Acordar las líneas básicas de trabajoDistribución de tareasAcordar terminología y conceptos clavesEstrategia de evaluaciónDisposiciones financieras
Reunión de
Lanzamiento
Disposiciones financierasEntregar contratos (negociar previamente)
Controles de progreso de tareasReuniones temáticas o de grupos de trabajo% presupuesto utilizadoPrimera evaluaciónConsolidación del equipo de trabajo
Evaluación finalLiquidación del presupuestoBalance de contribuciones-aportaciones del proyectoAportaciones al informe final
Reuniones
intermedias
Reunión final
Indicadores de Resultado / Impacto “SMART”
Indicators to measure the impact of your work:
“Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely”
For example: • Increased 7% of solar collectors in EU to carry a new product label • Increased 7% of solar collectors in EU to carry a new product label
• Increased 10% of installers trained and certified in target regions
• Planning approval delays reduced from 2 to 1 year
• Increased 5% of cyclists in target cities
Criterios de elegibilidad
Una propuesta será admisible cuando:Recibidas dentro del plazo (en el texto de la convocatoria)Están: el número mínimo de participantesFormas de administración y descripción de la propuesta se presenteFirmas y sellos en el original (si lo requiere)
Presupuesto global de acuerdo con el régimen de financiación Presupuesto global de acuerdo con el régimen de financiación (proyectos de gran o pequeña escala)Contenido relacionado con temasCondiciones especiales se incluyen y aceptable
Presentación electrónica
En la preparación de la única línea !!!!!!!
La principal razón para el fracaso en la presentación
Por escrito hasta el último minuto Problemas técnicos Pánico (errores) Problemas técnicos Pánico (errores) Demasiado tarde a partir subir Acaba el tiempo
Conclusiones
Traducción
Sea activo/aSea persistenteCree que las ideas de proyectos posibleMantener los contactos con socios potencialesMantener los contactos con socios potencialesProyectos de la UE son nuevas oportunidades de negocio
Familiarizarse con el programa de trabajo y establecer su propia hoja de rutaNo hay que esperar los resultados dentro de 2 mesesConsolidar o establecer relaciones con sus homólogos europeosAsistir a eventos de redes = a nivel nacional y de la UEEstructura de su oferta a fin de que su potencial de investigación o el concepto del proyecto surgen claramenteEducar al evaluador (con hechos y cifras)
recomendaciones
concepto del proyecto surgen claramenteEducar al evaluador (con hechos y cifras)Centrarse en los resultados, los usuarios y los impactosComience su experiencia como socios en proyectos coordinados por otrosUsted puede ver tan lejos socios = debe tener a + ser preferido a otrosPida consejo a aquellos que tienen experienciaSuscríbete a los motores de la línea de búsqueda de socios
NovedosoObtenga los aspectos prácticos tan pronto como sea posibleEncontrar el socio adecuado para la actividad Equilibrar su presupuestoNo escriba demasiadoNo escriba menos - que las observaciones finales al final de cada secciónNo espere que el evaluador se a experto en su campo ¿Considere la Comisión como de los clientes
Identificación de grupos target y socios
recomendaciones
¿Considere la Comisión como de los clientesSer precisos y claros en que el plan de actividadesSeleccionar el instrumento adecuadoTienen un perfil de proyecto claroEncuentra las siglas derechola programación de tiempo
Cuestiones claveevaluador “facts" y “figures”1) ¿Qué problema está tratando de resolver?2) ¿Es un problema europeo? ¿Podría ser resuelto a nivel nacional?3) ¿Es la solución ya está disponible (producto, servicio, transferencia)?4) ¿Por qué ahora? ¿Qué pasaría si no actuamos?4) ¿Por qué ahora? ¿Qué pasaría si no actuamos?5) ¿Por qué? ¿Está usted a la gente adecuada para hacer el trabajo?
identificacion
identificacion
contacto
