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Procedimientos Ministerio de Hacienda.

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Entrada de mercancías con referencia a un pedido

5. Entradas de mercancías con referencia a un pedido

5.1 Registrar una entrada de mercancías directa.

Vía de accesoLa vía de acceso a la entrada de mercancías con referencia a un pedido en forma directa es la siguiente: Menú principal SAP Logística Gestión de materiales Gestión de stocks Movimiento de mercancías Entrada de mercancías Por pedido EM para pedido (MIGO). (Ver figura 5.1.1)

ObjetivoEl objetivo de este aparte es el de registrar una entrada de un material o mercancía en forma directa, con base en una orden de pedido u orden de compra.

Figura 5.1.1 Menú principal SAP (ruta de acceso)

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Figura 5.1.2 Entrada de mercancías (pedido)

Esta pantalla muestra varios datos, aquí debemos activar la ventana del espacio en blanco a la par de pedido. Ver pantalla siguiente.

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Diferentes criterios para establecer un pedido, por fecha documento y otros para lo cual se activan o se mueven las flechas indicadas en la parte superior derecha de esta pantalla y se

le da Enter .

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El criterio para escoger el pedido fue por fecha del documento. Aquí se da clic a fecha documento para pasar a la siguiente pantalla

Con la pantalla anterior se nos despliega los documentos que se generaron la fecha marcada así como la fecha. Aquí se le da clic, para pasar a la pantalla siguiente.

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Hay datos a nivel de cabecera; y de detalle; a continuación se muestran los datos de cabecera:

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Como resultado de la acción anterior se llenó el campo destinado al pedido, el cual

podemos visualizar arriba en la pantalla. Aquí damos Enter , también se coloca la posición del material en el campo ejecutar.

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En la pantalla anterior se presentan los datos correspondientes a la pantalla general; como se detallan en la tabla siguiente:

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Indicador Nombre del Campo Significado ValoresPropuestos

1 Fecha documento Corresponde a la fecha de emisión del documento.

Ninguno

2 Fecha contable Fecha en que se contabiliza el documento; la cual puede diferir de la fecha de emisión.

Ninguno

3 Nota de entrega Número de oficio o documento con que el proveedor hace la entrega.

Ninguno

4 Carta de porte Indicación por parte del proveedor ó transportista de la cantidad que se entrega.

Ninguno

5 Texto cabecera Texto que se puede incluir por cualquier información aclaratoria.

Ninguno

Proveedor Nombre del proveedor que tiene que hacer la entrega del material.

Ninguno

En la parte inferior de la pestaña anterior se presenta el siguiente icono

el cual nos va a servir para imprimir todas las entradas de mercancías que hagamos; según la escogencia que hagamos.

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Figura 5.1.7. Entrada de mercancías (pedido)

La pantalla anterior nos indica el número de cédula jurídica ó física del proveedor y el nombre o razón social del proveedor; esta información el sistema la presenta en forma automática.

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En la pantalla anterior se muestra el grupo de compras al que pertenece la mercancía; se indica la persona que solicito el pedido y se nos presenta la opción de buscar los datos de la persona encargada de hacer la entrada de mercancía; en caso de que existan varias personas con el rango de datos que se indican el sistema nos presentará un listado en donde debemos marcar la persona que necesitamos.

Datos a nivel de detalle de posición

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En esta pantalla se nos presenta el material del pedido, y el código de mercancía del material; así como el grupo de artículos al que pertenece la mercancía.

Si damos en posición Ok; pasaríamos a la siguiente línea; en el caso de que existiesen otras posiciones en el pedido con el icono de nos podemos pasar de línea, según la necesidad que tengamos de hacer ingreso de mercancías.

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Figura 5.1.10 Entrada de mercancías (vista cantidad).

En el siguiente cuadro se detallan los datos de la pantalla anterior:

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Nombre del Campo Significado ValoresPropuestos

Ctd. en UM de entrada Indicación de la cantidad que se detallo en el pedido; de acuerdo al tipo de empaque especificado.

Ninguno

Ctd. en UM de almacén Indicación del equivalente que debe ingresar al almacén de acuerdo al tipo de empaque que utiliza el almacén. Este empaque puede diferir del que se detalle en el pedido. Por ejemplo se compran cajas de lápices en el pedido; pero el almacén lleva los controles por unidades.

Ninguno

Ctd. en nota entrega Cantidad detallada en el documento de entrega; este también puede diferir de los anteriores.

Ninguno

Cantidad pedida Cantidad que se solicito en el pedido Ninguno

Figura 5.1.10 Entrada de mercancías (vista SE)

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1 EM Entr .mercancía Clave que identifica la clase del movimiento de mercancía. Cada movimiento de mercancía (p.e. Pedido a almacén ) se encuentra asignado en el sistema a una clase de movimiento; si tenemos dudas podemos consultar con el mathcode.

F4

2 Tipo de stock Indica en que stock se contabiliza la cantidad.

F4

3 Centro Nombre del ministerio o institución que adquirió la mercadería.

F4

4 Dest. mercancía Específica para que departamento ó programa se ha determinado el material o el servicio; además si utilizamos el icono de

nos desplegará el teléfono del programa o departamento.

Ninguno

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5 Texto Texto explicativo para posición de documento.

Ninguno

Figura 5.1.11. Entrada de mercancías (datos pedidos).

En la pantalla anterior se visualiza el número de pedido y el número de posición que corresponde el ingreso de mercancías, el solicitante responsable de la solicitud de pedido que origino este ingreso. En esta pantalla se debe indicar si el pedido es la entrada final o si falta que entren mercancías, para eso usamos el indicador de entrega final, ver pantalla siguiente.

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Figura 5.1.12 Entrada de mercancías (fijación material)

En caso de que el ingreso sea por el total de lo indicado en el pedido el sistema va a indicar en forma automática; y si por alguna circunstancia especial la empresa no va a entregar la mercancía restante podemos indicarlos con fijar.

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Figura 5.1.13 Entrada de mercancías (Interlocutor)

En esta pantalla se puede visualizar si la empresa que se le adjudico el pedido tiene interlocutor ó no. Aquí aparece la razón social del proveedor y su cédula jurídica; y en el campo de cliente aparecerá en interlocutor en caso de que exista.

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Figura 5.1.13 Entrada de mercancías (Imputación)

En la pantalla anterior se visualizan todos los datos presupuestarios que se verán afectados por el ingreso de la mercancía.

Nota: Al final de cada proceso se le debe dar Enter y luego grabar.

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5.2 Registrar una entrada de datos temporales en una entrada de mercancías

Vía de acceso La ruta para acceder el registro de una entrada de mercancías temporal es la siguiente: Menú principal de SAP Logística Gestión de materiales Gestión de stock Movimiento de mercancías Entrada de mercancías por pedido EM para pedido (MIGO). (Ver figura 5.2.1)

ObjetivoEl objetivo de registrar una entrada de mercancías temporal, obedece a la necesidad de esperar más datos, para la inclusión del material que se trate en forma definitiva.

Figura 5.2.1. Menú principal SAP

La ruta es la misma para registrar una entrada de mercancías directa, la variación se debe a que en lugar de tomar los datos y grabarlos, se activa la posición RETENER. Con esto los

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datos del material o mercancía se registran temporalmente, mientras se ingresan todos los datos pertinentes.

Figura 5.2.2 Entrada de mercancías (retener)

Figura 5.2.3 Entrada de mercancías

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En esta pantalla se le da Enter , para retener en forma definitiva.

Figura 5.2.4 Entrada de mercancías (retenida)

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En los datos de posición podemos hacer las entradas parciales si necesitamos y posteriormente cuando tengamos que terminar de incluir las mercancías procedemos a grabar el documento.

En esta pantalla podemos observar que la mercancía correspondiente esta registrada en

forma temporal. Para finalizar el proceso se le da y luego se oprime el botón “No” en la siguiente figura.

Figura 5.2.5 Grabar documento retenido

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5.3 Registrar una entrada definitiva de datos en una entrada de mercancías

Vía de accesoLa ruta para acceder el registro de una entrada de mercancías definitiva es la siguiente: Menú principal de SAP Logística Gestión de materiales Gestión de stock Movimiento de mercancías Entrada de mercancías por pedido EM para pedido (MIGO). (Ver figura 5.3.1)

ObjetivoEl objetivo de registrar una entrada definitiva de datos en una entrada de mercancías, es la de fijar los datos y contabilizar su registro, ya verificados y estando seguros de haber completado todos los datos que solicita el sistema.

Figura 5.3.1 Menú principal SAP

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Damos doble clic en los datos retenidos o en pedido que nos interesan. El sistema coloca entonces dichos datos retenidos en los campos del documento de entrada de mercancías. Luego, se introducen los datos faltantes o se realizan las modificaciones necesarias, se oprime el botón ejecutar y se graba.

Nota : Antes de ejecutar debemos marcar con una flechita, el indicador Posición OK

5.4 Registrar una devolución de mercancías a un proveedor

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Vía de accesoLa ruta para acceder el registro de una devolución de mercancías a un proveedor es la siguiente: Menú principal de SAP Logística Gestión de materiales Gestión de stock Movimiento de mercancías Entrada de mercancías por pedido EM para pedido (MIGO). (Ver figura 5.4.1)

ObjetivoSe crean con el objetivo de registrar una devolución de mercancías al proveedor, tanto de material de almacén como de cargo directo. Esta operación permite devolver material que haya sido ingresado de forma tanto directa como temporal; la misma puede ser total ó parcial; según la necesidad de la Administración.

Figura 5.4.1 Menú principal SAP

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Figura 5.4.2 Devolución mercancías

En esta pantalla como se puede observar existen varias alternativas de operación en este caso debemos indicar Devolución; con lo que el sistema nos despliega la pantalla siguiente.

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1 Documento de materialIndica una clave numérico, que identifica unívocamente un documento de material F4

2 Ejercicio documento de material

Indica el año natural en el que se contabiliza el documento de material Digitar

3 Fecha documentoFecha en que se emite la devolución de la mercancía. F4

4 Fecha de contabilizaciónFecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera. F4

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5 Nota de entregaIndica el número del documento emitido por el proveedor ó por la producción que contiene información sobre la mercancía entregada

F4

6 Carta de porte Indica el número del documento con que el transportista entrega la mercancía.

Ninguno

7 Texto cabecera Detalle general que especifica el motivo de la devolución

Ninguno

Med. entregaIndica que al contabilizar la devolución el sistema crea una entrega con el componente de utilización envío

Proveedor Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente un proveedor

Ninguno

Impresión de vale de acompañamiento de mercancías

Indica que se activa la determinación de mensajes. En este caso, el sistema comprueba si debe generarse un mensaje

Tipo de vale Indica la versión del vale de acompañamiento de mercancías.

Vale individualVale individual con texto de inspecciónVale colectivo

Ingresados los datos, presione el botón Enter .

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Figura 5.4.3. Devolución de materiales

En la pestaña de Cantidad debemos proceder a indicar la cantidad que estamos devolviendo al proveedor; el sistema nos va a desplegar siempre la cantidad total; pero se puede modificar según sea la necesidad. Una vez que indicamos la cantidad procedemos a

chequear la .

Posteriormente debemos posesionarnos en la pestaña de SE e indicar el motivo de devolución de la mercancía; para esto el sistema nos presenta varias alternativas; como se puede observar. Ver pantalla 5.4.4

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Figura 5.4.4 Devolución mercancías

En esta pantalla se nos da varias alternativas de devolución, las que podemos visualizar a través del mathcode de Motivo de movimiento, el cual es un campo obligatorio e igualmente podemos detallar algún otro detalle de consideremos relevante en el espacio de Texto.

Luego de modificados los datos deseados se oprime el botón Enter .

Luego se oprime el botón grabar .

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6. Entradas de mercancías sin referencia a un pedido

6.1 Registrar una entrada de mercancías por donación.

En SIGAF se puede llevar el ingreso de mercancías por medio de donación, no obstante como actualmente no se implantarán los almacenes todas las mercancías serán para consumo; por lo que el llevar controles de mercancías que ingresan por donación no tiene relevancia; ya que no se registrarían en ningún documento posteriormente y tampoco reflejarían un valor significativo, ya que el mismo es ¢0; por cuanto tampoco sirven de base para generar una factura ni un pago posteriormente.

Cabe destacar que el ingreso de esta mercancía tampoco va a tener ninguna afectación presupuestaria; y aún cuando las mismas tengan un valor en el mercado para la Administración no será así.

Por las razones antes citadas en esta etapa no se llevará el control de mercancías por donación.

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