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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
INTRODUCCION
Es necesario crear entornos dentro de las organizaciones que permitan
maximizar los recursos, el tiempo y la productividad personal.
El movimiento “5S”, originado en Japón, es una herramienta que
desarrolla una nueva manera de realizar las tareas en una organización.
Esta nueva forma produce un cambio que genera beneficios, así como las
condiciones para implantar modernas técnicas de gestión.
Para este fin se creó una técnica denominada 5 S’s, por sus siglas en
japonés que han sido implantadas en miles de compañías e instituciones
en el mundo con extraordinarios resultados. A partir de la
instrumentación de la técnica 5 S’s en las empresas se pueden implantar
con mucha mayor facilidad y éxito.
Luego sabemos que, Este concepto no debería resultar nada nuevo para
ninguna empresa, pero desafortunadamente si lo es. El movimiento de las
5S´s es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total y que
está incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o
gemba kaizen.
sus objetivos principales eran eliminar obstáculos que impidan
una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejor
sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos productivos.
Su rango de aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de
montaje de automóviles hasta el escritorio de una secretaria
administrativa.1
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Las 5 s1-. Definiciones
El autor Rey Sacristán francisco lo define como un programa de trabajo para
talleres en oficinas que consiste en desarrollar actividades de orden/limpieza
y detección de anomalías en el puesto de trabajo, que por su sencillez
periten la participación de todos a nivel individual /grupal, mejorando el
ambiente de trabajo, la seguridad de personas y la productividad. .
5S es una filosofía de trabajo que permite desarrollar un plan sistemático
para mantener continuamente la clasificación, el orden y la limpieza, lo que
permite de forma inmediata una mayor productividad, mejorar la seguridad,
el clima laboral, la motivación del personal, la calidad, la eficiencia y, en
consecuencia, la competitividad de la organización.(01)
Ligia Roció Maldonado Acevedo y Ricardo Cortes Parra lo define como El
método de las 5 “S”, originado en el Japón, es un programa de participación
que busca crear áreas de trabajo más limpias, seguras y visualmente más
organizadas. Aquí la persona y el ambiente en el que se desenvuelve son
clave. La metodología está orientada a mejorar el ambiente de trabajo y a
crear hábitos de calidad en las personas. Son herramientas de mejora que
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se centran en la eliminación de pérdidas. Se centra en el trabajo efectivo, y
la reducción de pérdidas mejorando la calidad y la seguridad en los sitios de
trabajo
1.1 ¿QUE SIGNIFICAN?
Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y
que van todos en la misma dirección: conseguir una empresa limpia,
ordenada y un grato ambiente de trabajo.
1-. Seiro CLASIFICACIÓN
2-. Seinton ORGANIZAR
3-. Seiso LIMPIEZA
4-. Seiketsu ESTANDARIZAR
5-. Shitsuke DISCIPLINA
Se llama 5 S’s porque representan acciones que son principios expresados con
cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un
significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde
trabajar. Estas cinco palabras son:
SEIRI – CLASIFICACIÓN
Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios
y en desprenderse de éstos últimos.
SEITON - ORDEN
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Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos.
SEISO - LIMPIEZA
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que
todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado de salud.
S E I K E T S U- CONTROL VISUAL
Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal,
mediante normas sencillas y visibles para todo
S H I T S U K E- DISCIPLINA Y HÁBITO
Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas
establecidas.
Las cinco "s" son el fundamento del modelo de productividad industrial creado
en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5s sean
características exclusivas de la cultura japonesa. Todos los no japoneses
practicamos las cinco "s" en nuestra vida personal y en numerosas
oportunidades no lo notamos. Practicamos el Seiri y Seiton cuando
mantenemos en lugares apropiados e identificados los elementos como
herramientas, extintores, basura, toallas, libretas, reglas, llaves etc.
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Cuando nuestro entorno de trabajo está desorganizado y sin limpieza
perderemos la eficiencia y la moral en el trabajo se reduce.
Son poco frecuentes las fábricas, talleres y oficinas que aplican en forma
estandarizada las cinco "S" en igual forma como mantenemos nuestras cosas
personales en forma diaria. Esto no debería ser así, ya que en el
trabajo diario las rutinas de mantener el orden y la organización sirven para
mejorar la eficiencia en nuestro trabajo y la calidad de vida en aquel lugar
donde pasamos más de la mitad de nuestra vida. Es por esto que cobra
importancia la aplicación de la estrategia de las 5S. No se trata de una moda,
un nuevo modelo de dirección o un proceso de implantación de algo japonés
que "dada tiene que ver con nuestra cultura latina". Simplemente, es un
principio básico de mejorar nuestra vida y hacer de nuestro sitio de trabajo un
lugar donde valga la pena vivir plenamente.
1.2. SEIRI - CLASIFICACIÓN
Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo
las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.
Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.
Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el
área de trabajo.
Desechando las cosas inútiles.
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1.2.1. Ejecución de la Clasificación .
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define, El propósito
de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos
que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento o de
oficinas cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de
la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar,
transferir o eliminar.
1.2.2 Identificar Elementos Innecesarios
El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los
elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado
para implantar la 5 S.
1.2.3 En Este Paso se Pueden Emplear Las Siguientes Ayudas
- En esta primera S será necesario un trabajo a fondo en el área, para
solamente dejar lo que nos sirve.
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- Se entregara dos formato tipo para realizar la clasificación, en el primero
se anotara la descripción de todos los objetos que sirvan en el área
(Anexo 1) y en el otro se anotara todos los objetos que son innecesarios
en el área, con esto además, se tiene un listado de los equipos y
herramientas del área (Anexo 4).
DIAGRAMA FLUJO PARA LA CLASIFICACIÓN
1.2.4 -. Ventajas de Clasificación y Descarte
Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento,
transporte y seguros.
Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor
cansancio físico y mayor facilidad de operación.
1.2.5 Para Poner en práctica la 1ra S debemos hacernos las siguientes
preguntas:
¿Qué debemos tirar?
¿Qué debe ser guardado?
¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?
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¿Qué deberíamos reparar?
¿Qué debemos vender?
Otra buena práctica sería, colocar en un lugar determinado todo aquello
que va ser descartado.
Y el último punto importante es el de la clasificación de residuos.
Generamos residuos de muy diversa naturales: papel, plásticos, metales,
etc. Otro compromiso es el compromiso con el medio ambiente ya que
nadie desea vivir en una zona contaminada.
1.3. SEITON - ORGANIZAR
La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido
uno puede conseguir lo que necesita, y cuán rápido puede devolverla a su
sitio nuevo.
Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse
antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar
disponible y próximo en el lugar de uso.
Como aplicarlas:
Colocar las cosas útiles por orden según criterios de:
seguridad/calidad/eficacia.
Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no
estorben.
Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se Puedan
mezclar, que no se puedan deterioren
Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.
Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden.
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¡Cada cosa en su lugar!
1.3.1-. VENTAJAS DE ORGANIZACIÓN:
Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad
requerida, y en el momento y lugar adecuado nos llevará a estas
ventajas:
Menor necesidad de controles de stock y producción.
Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución
del trabajo en el plazo previsto.
Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.
Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de
los daños a los materiales o productos almacenados.
Aumenta el retorno de capital.
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Aumenta la productividad de las máquinas y personas.
Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y
mental, y mejor ambiente.
Nos ayudara a encontrar fácilmente documentos u objetos de trabajo,
economizado tiempos y movimientos.
Facilita regresar a su hogar los objetos o documentos que hemos
utilizados.
Ayuda a identificar cuando falta algo
Da una mejor apariencia
Y por último hay que tener en claro que:
Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.
Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o
colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos.
Una vez realizada la organización siguiendo estos pasos, sé esta en
condiciones de empezar a crear procesos, estándares o normas para
mantener la clasificación, orden y limpieza.
1.3.2 Ejecución De la Organización
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Pretende
ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar
fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio.
Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los
controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y
elementos críticos para mantenimiento y su conservación en buen estado.
Permite la ubicación de materiales, herramientas y documentos de forma
rápida, mejora la imagen del área ante el cliente “da la impresión de que las
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cosas se hacen bien”, mejora el control de stocks de repuestos y materiales,
mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.
En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el
control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de
acceso a la información.
1.3.4 Orden Y Estandarización
El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar
completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización.
La estandarización significa crear un modo consistente de realización de
tareas y procedimientos, a continuación se entregaran ayudas para la
organización.
1.3.5 Pasos para Organizar Presupuesto
• En primer lugar, definir un nombre, codigo o color para cada clase
de artículo.
• Decidir dónde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia
de su uso.
• Acomodar las cosas de tal forma que se facilite el colocar
etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para facilitar la
localización de los objetos de manera rápida y sencilla
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EJEMPLO DE IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACION
ANTES DESPUES
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1.4 SEISO -LIMPIEZA
La limpieza la debemos hacer todos.
Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar
de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe
haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen
este compromiso la limpieza nunca será real.
Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio.
Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo
realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.
Como aplicarlo:
Recogiendo, y retirando lo que estorba.
Limpiando con un trapo o brocha.
Barriendo.
Desengrasando con un producto adaptado y homologado.
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Pasando la aspiradora.
Cepillando y lijando en los lugares que sea preciso.
Rastrillando.
Eliminando los focos de suciedad.
Ármese contra la suciedad
1.4.1. Beneficios
Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad, y además:
Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando
hacer cosas dos veces
Facilita la venta del producto.
Evita pérdidas y daños materiales y productos.
Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.
1.4. 2 Para conseguir que la limpieza sea un hábito tener en cuenta los
siguientes puntos:
Todos deben limpiar utensilios y herramientas al terminar de usarlas y
antes de guardarlos
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Las mesas, armarios y muebles deben estar limpios y en condiciones de
uso.
No debe tirarse nada al suelo
No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es
impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y
obtener la Calidad Total
1.4.3. Ejecución de la Limpieza
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Pretende
incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y lograr mantener la
clasificación y el orden de los elementos. El proceso de implementación
se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de
los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo
requerido para su ejecución.
Ejemplo de un área despejada, ordenada y limpia.
Aplicación de las primeras 3s
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Otro ejemplo de aplicación de las primeras 3s
1.4.2 Campaña de Limpieza
Es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente.
Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como
deben estar los equipos permanentemente. Las acciones de limpieza deben
ayudarnos a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial.
Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y
funcionarios y contratistas en el proceso de implantación seguro de la 5 S.
1.5 SEIKETSU - HIGIENE Y ESTANDARIZACIÓN
Esta S envuelve ambos significados: Higiene y visualización.
La higiene es el mantenimiento de la Limpieza, del orden. Quien exige y
hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre
habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender
productos o servicios de Calidad.
Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta
Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora
continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente.
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Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de
visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.
Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por
colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca
una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y
verdes en zonas especialmente cuidadas.
Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca
tienen tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador
responsable de esa área soluciona rápidamente el problema para poder
quitarla.
Como aplicarlas:
Limpiando con la regularidad establecida.
Manteniendo todo en su sitio y en orden.
Establecer procedimientos y planes para mantener orden y
Limpieza.
La limpieza de nuestro entorno de trabajo…….influye en la calidad de vida en
nuestro animo
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1.5.1 Las ventajas
Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.
Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.
Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.
Recursos visibles en el establecimiento de la 4ta. S:
Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc.
Informaciones e Instrucciones sobre equipamiento y máquinas.
Avisos de mantenimiento preventivo.
Recordatorios sobre requisitos de limpieza.
Aviso que ayuden a las personas a evitar errores en las operaciones de sus
lugares de trabajo, Instrucciones y procedimientos de trabajo.
Hay que recordar que estos avisos y recordatorios:
Deben ser visibles a cierta distancia.
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Deben colocarse en los sitios adecuados.
Deben ser claros, objetivos y de rápido entendimiento.
Deben contribuir a la creación de un local de trabajo motivador y
confortable.
1.5.2 Ejecución de la Estandarización
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define En esta
etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a
la practica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S esta fuertemente
relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de
trabajo en perfectas condiciones.
1.5.3 Estandarización
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define Se trata de
estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas
precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza,
ratificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente, con lo
cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de
los elementos encontrados para poder darle una solución.
1.6 SHITSUKE - COMPROMISO Y DISCIPLINA
Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros
preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina
quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer.
Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.
Mediante el entrenamiento y la formación para todos (¿Qué queremos
hacer?) y la puesta en práctica de estos conceptos (¡Vamos hacerlo!), es
como se consigue romper con los malos hábitos pasados y poner en
práctica los buenos.
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En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta
en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres. Es el
crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y
autosatisfacción.
Como hacerlo:
Respetando a los demás.
Respetando y haciendo respetar las normas del sitio de Trabajo.
Llevando puesto los equipos de protección.
Teniendo el hábito de limpieza.
Convirtiendo estos detalles en hábitos reflejos.
¡CUESTIÓN DE HÁBITO!
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1.6.1 Incentivo a la Disciplina
Vargas rodríguez, Héctor, “Manual de implementación” define La práctica
de la disciplina pretende lograr él hábito de respetar y utilizar
correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente
desarrollados.
En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante
por que sin ella, la implantación de las cuatro primeras Ss se deteriora
rápidamente.
1.6.2 Disciplina:
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras Ss
que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las
personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se
pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
1.6.3 Pasos Propuesto para Crear Disciplina
• Uso de ayudas visuales
• Recorridos a las áreas, por parte de los directivos.
• Publicación de fotos del "antes" y "después",
• Boletines informativos, carteles, usos de insignias,
• Concursos de lema y logotipo.
• Establecer rutinas diarias de aplicación como "5 minutos de 5s",
actividades mensuales y semestrales.
• Realizar evaluaciones periódicas, utilizando
• Criterios pre-establecidos, con grupos de verificación independientes.
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1.6.4 Beneficios:
• Se evitan reprimendas y sanciones.
• Mejora nuestra eficacia.
• El personal es mas apreciado por los jefes y compañeros.
• Mejora nuestra imagen.
Con todas las herramientas anteriores asimiladas, se podrá seguir el
siguiente plan de trabajo propuesto.
1.7 ANTECEDENTES:
Las 5 S’s, iniciaron en Japón hace más de 40 años bajo la orientación de W.
E. Deming. Fue Surgida a partir de la segunda guerra mundial, sugerida por
la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros. También tenemos
admirables teorías que inicio en Toyota en los años 1960 con el objetivo de
lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios
de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor
entorno laboral. Obteniendo así beneficios tales como:
Eliminación de desperdicios.
Reducción de materiales en procesos.
Incremento en la productividad laboral.
Evitar accidentes.
Optimizar espacios.
Incrementar la velocidad de mejora.
1.7.1 Beneficios de las 5s
La implantación de las 5S se basa en el trabajo en equipo.
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Los trabajadores se comprometen.
Se valoran sus aportaciones y conocimiento.
La mejora continua se hace una tarea de todos.
1.7.2 Conseguimos una MAYOR PRODUCTIVIDAD que se traduce en
Menos productos defectuosos.
Menos averías
Menor nivel de existencias o inventarios
Menos accidentes
Menos movimientos y traslados inútiles
Menor tiempo para el cambio de herramientas
1.7.3 Lograr un MEJOR LUGAR DE TRABAJO para todos, puesto que
conseguimos
Más espacio
Orgullo del lugar en el que se trabaja
Mejor imagen ante nuestros clientes
Mayor cooperación y trabajo en equipo
Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas
Mayor conocimiento del puesto
1.8 APLICACIÓN DE LAS 5 S EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
EMPRENDE PERÚ, Jorge Ibáñez Vizcarra, explica que Resulta
conveniente resaltar que el método de las 5 S no es solo aplicable en la
empresa privada, pudiendo ser de mucha utilidad su implantación en la
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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
administración pública. ¿Cuántos de nosotros hemos sufrido por demoras
de trámites o pérdida de documentos en alguna institución pública?
El principal problema es la falta de hábito para mantener una política dentro
de una institución que muchas veces cuenta con alta rotación de
funcionarios, en la cual no se institucionalizan las buenas prácticas y por lo
cual no hay un registro de las acciones que se llevan a cabo para la mejora
de la administración.
Es común ver ahora el gran incremento de proyectos institucionales en las
diferentes instituciones públicas por el cual se renueva el mobiliario y equipo
tecnológico dentro de las oficinas, sin embargo, el no contar con los hábitos
adecuados puede generar que en muy poco tiempo las oficinas se vean
nuevamente recargadas de papeles en las oficinas que muchas veces no
generan ningún nuevo valor o aporte al procedimiento.
1.9 RELACIÓN DE LAS 5 S CON EL DECÁLOGO DEL DESARROLLO
EMPRENDE PERÚ, Jorge Ibáñez Vizcarra define como Los principios
descritos tienen estrecha relación con el Decálogo del Desarrollo, siendo su
aplicación en la rutina diaria una forma de vida que permita a los
emprendedores colaborar con el desarrollo del país, sin importar la
ideología partidaria.
Ello se puede hacer desarrollando actitudes, valores o compromisos a
seguir, que puedan originar la mejora de nuestras potencialidades que nos
lleven a no necesitar de tener la riqueza alrededor, sino de ser nosotros
mismos capaces de generarla aprovechando para ello todas nuestras
capacidades y potencialidades.
Esas características, hábitos o principios que los habitantes de la gran
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mayoría de los países desarrollados tienen y los cuales no son practicados
en su vida diaria por la población en los países subdesarrollados, son
descritos en los principios del Decálogo del Desarrollo, estando muy
relacionado con la filosofía de las 5 S.
1.10 ACTIVIDADES PARA OBTENER LA SOSTENIBILIDAD DEL MEJORAMIENTO
LAS 5S PUEDEN RESULTAR ÚTIL PARA
El mejoramiento de la productividad (a través de la mejor disposición de las
maquinarias y herramientas, el mantenimiento suficiente de las máquinas,
la motivación elevada de los empleados y obreros por su participación en
las actividades de mejoramiento, la optimización de los procesos de
trabajos, la facilidad del mantenimiento de la maquinaria productiva a
través de la suficiente limpieza, etc.)
El mejoramiento de la calidad (a través de la estandarización de labores,
clasificación de asuntos, etc.)
El mejoramiento de la seguridad laboral (a través del uso adecuado de la
maquinaria, el uso de uniformes, guantes y cascos de seguridad, las
buenas condiciones de higiene, etc.
Simplificar el trabajo a través de la automatización reducción de la variedad
de las partes de un producto introducción de nuevas maquinas para
automatizar los procesos de producción
principios sentidos ejemplos de la aplicación
eliminación eliminar los asintos
actividades y trabajos
inútiles
1. eliminación de las
reuniones innecesarias
2. eliminación de las
herramientas que no se
han usado en los últimos
3 años
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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
unificación hacer múltiples cosas en
un proceso ( en una
herramienta)
hacer múltiples cosas al
mismo tiempo
3. realización simultanea
de dos procesos
productivos
4. realización simultanea
de la producción y el
ensayo
5. uso común de las partes
para los diversos
procesos
reajuste (intercambio) cambiar el orden de los
procesos
cambiar la metodología
cambiar las materias
6. intercambio de los
procesos
7. compras de las partes
importadas en lugar de
las partes domesticas
8. intercambio de trabajo
entre el sr. a y el sr. b
simplificación Reducir el número de
materias procesos etc.
simplificar el trabajo a
través de la
automatización
reducción de la variedad de las
partes de un producto
introducción de nuevas
maquinas para automatizar los
procesos de producción
1.11 PROCESOS DE LA APLICACIÓN DE 5S EN PYMES (MICRO Y
PEQUEÑAS EMPRESAS)
Los procesos de la implementación de las actividades de 5S pueden ser
flexibles, dependiendo de la realidad de cada empresa. Un ejemplo de los
posibles procesos se puede resumir a continuación;
Primer Paso: Actividades preparatorias
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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Declarar la introducción de 5S por el dueño (ii) Definir claramente el objetivo
específico y el plan de acciones de 5S. El plan de acciones deberá incluir: la
meta, el indicador, las actividades, las personas y las secciones responsables,
la fecha límite a cumplir, etc. (En cuanto al indicador para el monitoreo de la
campaña, es recomendable no sólo elaborar los indicadores cuantitativos sino
también sacar las fotos del taller y el almacén para poder comparar “antes” y
“después” de la campaña visiblemente.) En caso de que la empresa tiene
distintas gerencias y secciones, es recomendable elaborar el plan de acciones
por cada gerencia y/o sección, de manera coherente con el plan general de la
empresa.(iii) Organizar el comité para la campaña de 5S y definir el papel de
cada miembro del comité como el siguiente ejemplo;-
Dueño: (a) Monitorear el avance de la campaña mensualmente, (b) autorizar el
plan de acciones de la campaña de 5S, (c) educar a los trabajadores en los
temas de 5S.-
Gerente del taller: (a) Monitorear el avance de la campaña semanalmente, (b)
elaborar y modificar el plan de acciones de la campaña, (c) convocar la reunión
del comité, (d) educar a los trabajadores en los temas de 5S. (e) asesorar a
todas las secciones (o todas las personas en caso de la pequeña industria)
sobre el avance de la campaña.-
Jefes de la sección: (a) Monitorear el avance de la campaña diariamente en su
sección, (b) gestionar la campaña en su sección, (c) asignar las actividades y
sus metas a cada trabajador.
Segundo Paso: actividades iniciales de 5s
El siguiente paso puede ser realizar (i) la limpieza de manera intensiva, y/o (ii)
la clasificación de los asuntos en el taller y almacén en la fábrica (el taller) y el
almacén, en el primer día de la introducción de 5S. Este paso puede facilitar la
cristalización de los problemas ya existentes que causaban y podrán causar la
ineficiencia de la producción en el taller. En cuanto a la clasificación
mencionada arriba (ii), es recomendable que se péguela tarjeta del color rojo a
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los asuntos que deben eliminarse (inventarios muertos, herramientas
innecesarias, etc.).
Tercer Paso: Realización
Realizar el plan de acciones ya elaborado en el primer paso (ii) Monitorear el
avance mediante una lista de chequeo (iii) Modificar el plan de acciones,
dependiendo de los resultados del avance de monitoreo (iv) Reconocer el
avance importante y remunerarlo
1.12 En Perú
Produce capacitará a MYPES a través de programa japonés. Solo
36 MYPES serán seleccionadas. Programa es gratuito e inscripciones se
cierran el 30 de abril.
Produce ofrece oportunidad de mejorar eficiencia de MYPES en programa de
capacitación (Foto: USI)
Hasta el 30 de abril, las micro y pequeñas empresas de la Región Lima podrán
inscribirse y postular al programa de capacitación y certificación denominado
5S Japonesa, según un comunicado del Ministerio de la Producción.
Serán un total de 36 MYPE los seleccionados, quienes podrán incrementar su
competitividad y productividad, a través de diversos módulos de capacitación,
asesoría y certificación valorizados por un monto total de S/. 280,500.
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Los elegidos también perfeccionarán sus condiciones de calidad, seguridad y
medio ambiente, elementos que son la base para la mejora continua e
implantación de un sistema de calidad dentro de las empresas.
El programa de capacitación es subvencionado en su totalidad por PRODUCE,
y tendrá una duración de 7 meses, que estará a cargo del Instituto para la
Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú .
El Ministerio de la Producción señaló que los procesos de capacitación y
certificación serán conducidas por expertos que les permitirá mejorar y
fortalecer las capacidades empresariales de las MYPE.
Los interesados pueden visitar la página web www.crecemype.pe y/o
comunicarse a FONOMYPE 0800-77-8-77 (línea gratuita), o a los teléfonos:
6267602, 6262269 y 6262277.
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Diario Gestión, Martes, 24 De Abril Del 2012
CASOS PARA APLICARLO
SEGURIDAD EN BIBLIOTECAS & MÉTODO 5´S
1-.INTRODUCCIÓN.
Una de las máximas para mantener altos índices de seguridad en las
bibliotecas es crear y sustentar planes de prevención (Defendido por
diversas
Prevenir es igual o más importante que la intervención una vez
ocasionado el hecho. La mayor parte de los accidentes ocasionados
en los centros son debidos a negligencias, a desidias, a la falta de
mantenimiento, a la escasez de formación, etc.
El uso de la disciplina 5´S impulsa actuaciones preventivas con el
propósito de reducir e incluso anular cualquier atisbo de amenaza.
Las acciones se realizarán de acuerdo a la puesta en práctica de los
cincos principios: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke desarrollados
por el ingeniero japonés el Dr. Kaoru Ishikawa, tras un viaje de estudios por
Estados Unidos en 1950. El Dr. dio vida a la técnica 5´s con unas
características iniciales predominantemente domesticas (Delgadillo, 2006)
con el paso del tiempo se adaptarán al ámbito empresarial e institucional.
En el siguiente apartado se detallarán las cinco fases enumeradas,
dirigidas a intensificar y a mejorar la seguridad de los centros bibliotecarios.
Las cuales se enfocan conjuntamente a las tres unidades (Prieto Gutiérrez,
2009) esenciales que conforman el espacio bibliotecario: las personas, los
documentos y la institución.
30
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
2. DESARROLLO EN BIBLIOTECAS.
1. SEIRI (separar – seleccionar clasificar)
La primera “S” se refiere a eliminar del área de trabajo todo aquello que no
sea necesario. Este paso de organización es una manera excelente de
liberar espacios desechando objetos y máquinas obsoletas y deterioradas
(estanterías vacías, armarios, ficheros, fotocopiadoras, PCs,), expurgando
documentos duplicados (Badke, 2006), examinando cajas de documentos
apiladas, encuadernando materiales en mal estado, seleccionando los
documentos más antiguos, exclusivos o costosos, etc. Gracias al Seiri es
viable realizar un inventario tanto del material bibliográfico como de todos
aquellos elementos que componen la biblioteca.
La presencia de elementos innecesarios (algunas veces diseminados
por las salas, zonas comunes y por los depósitos) genera un ambiente
tenso entre los usuarios y bibliotecarios, dificultando las salidas de
emergencia y zonas de evacuación (pudiendo quedar obstaculizadas las
mismas) y limitando la visualización de letreros y señales.
Por tanto, la implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el
que él se evitan los problemas de espacio, se aumenta la visibilidad, la
pérdida de tiempo se reduce ante cualquier movimiento repentino y en
definitiva se aumenta la seguridad.
2. SEITON (ORDENAR)
Es la segunda "S", se enfoca a sistemas de orden eficiente y efectivo un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
La estrategia a emplear por este método debe seguir un orden que ayude a
usuarios y bibliotecarios a:
o Disponer de la información bibliográfica de una manera rápida y
efectiva. Para ello, el staff de la biblioteca debe ubicar donde se
encuentran los materiales documentales tanto para conseguir los
31
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
documentos como para evacuarse de la biblioteca en caso de
emergencia. Con el fin de que las operaciones y tareas fluyan lo más
seguro es necesario estandarizar o normalizar cuál es el sitio que
corresponde a cada documento y la forma de hallarlo. o Que los materiales
o sistemas de seguridad (accesorios y equipos disponibles ante cualquier
emergencia) deben encontrarse en emplazamientos conocidos por todo el
personal que acude a la biblioteca.
Por tanto, Seiton permite disponer de sitios identificados para ubicar
elementos que se emplean, para facilitar la identificación visual y espacial de
fondos documentales, de los elementos de los equipos, sistemas de
seguridad, alarmas, controles, etc.
3. SEISO (LIMPIAR)
Una vez eliminado los desperdicios y objetos inútiles y recolocados los
que se necesitan, le toca el turno a la limpieza de las diferentes áreas de la
biblioteca. Tras haber sido realizado de manera exhaustiva por primera vez,
habrá que mantener una diaria limpieza a fin de conservar el buen
aspecto y comodidad de esta mejora implantada. Este paso favorece
la participación entre el staff bibliotecario.
Al mismo tiempo, comienzan a resultar evidentes problemas y
necesidades que antes estaban ocultos por el desorden y la suciedad,
permitiendo apreciar fugas y escapes de agua, aire, gas y zonas con
excesiva temperatura; en definitiva, zonas capaces de generar riesgos de
variada índole.
SEISO se traduce como “limpieza” pero es más que limpiar; consiste
en combatir las fuentes de suciedad de forma tal, que desaparezcan
las causas que producen el deterioro o el mal hábitat de trabajo.
La buena limpieza no es el resultado de hacer limpieza una vez a la
semana, ni una vez al día; es el resultado de mantener la biblioteca limpia
32
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
todo el tiempo. Es un factor esencial en un programa que promueve
la seguridad y la salud.
4. SELKETSU (SISTEMATIZAR - ESTANDARIZAR – PULCRITUD)
Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido
desarrollando hasta ahora. Más que una actividad es una condición o
estado permanente.
Durante las tres primeras actividades tanto los usuarios como los
bibliotecarios, han ido adquiriendo paulatinamente un sentido crítico que
les facilita identificar las situaciones anormales y solventarlas.
5. SHITSUKE (DISCIPLINA – HABITO - SEGUIR MEJORANDO)
Esta fase significa que el proceso se encuentra consolidado y concluido, no
consiste, por tanto, en implementar nuevas actividades sino en
mantener las anteriores, habiéndolas incorporado a lo cotidiano.
Se puede decir que ya son parte de la manera de trabajar de la biblioteca,
como hábito o rutina, al implementar permanente y correctamente los
procedimientos apropiados en todos los niveles jerárquicos del centro.
Mediante el desarrollo del Shitsuke se logra que las personas adquieran una
fuerte conciencia con relación a los estándares de efectividad
organizativa que se traducen en una mejora sistemática de las seis
Estrategias claves de una biblioteca efectiva:
- Productividad.
- Calidad.
33
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
- Rentabilidad
- Entrega de información.
- Seguridad y Medio Ambiente.
- Moral o Satisfacción en el trabajo.
3. BENEFICIO DE LAS 5´S.
A diferencia de los tradicionales sistemas de gestión en bibliotecas
(Carrión, 1993) donde es frecuente que los procedimientos sean escritos por
personas ajenas al área y luego entregados para su desarrollo.
El programa 5´S conlleva desarrollar los propios procedimientos a fin de
lograr el compromiso real y concreto de los actores del cambio. Las
conductas realizadas por el staff son debidas, por algo que se desprende de
la necesidad y oportunidad de hacerlo.
Es decir, el personal bibliotecario se convierte en seguidor de una
forma de trabajar que descubre como regeneradora y trascendental.
No sólo el personal se siente mejor y más seguro en el lugar donde trabajan,
sino que se produce un efecto de superación continua, respuestas más
rápidas ante los imprevistos y urgencias, aumento de la vida útil de los
equipos, mejora el mantenimiento periódico, se genera cultura de
seguridad en la organización, más motivación para el trabajador,
aumentan los niveles de progresión, etc.
Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y está en el equipo
empezar a aplicarlas y conseguir sus beneficios.
4. CONCLUSIONES.
34
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
La respuesta a la mayoría de los problemas de inseguridad ocurridos
en las bibliotecas es posible resolverlos mediante la puesta en marcha
del método japonés 5´S.
El coste económico a la hora de impulsar y emplear dicho método es
ínfimo comparado con las grandes sumas que las instituciones
bibliotecarias gastan en analizar e intentar solucionar sus
inestabilidades a través de la contratación de servicios de empresas
dedicadas al asesoramiento general en seguridad y protección.
Estos consultores industriales, generalmente, nada tienen que ver con el
ámbito de las bibliotecas y desconocen sus particularidades. Los resultados
de los asesores externos concluyen en verdaderas propuestas que muchas
veces se abandonan en los tinteros sin plasmarse en el terreno.
La puesta en marcha del método nace desde dentro, desde el núcleo de la
institución, con la exclusiva participación del personal de la biblioteca
y de los usuarios, ya que son ellos los que verdaderamente están al tanto
del día a día y de los problemas de la biblioteca. Mediante su conocimiento
y aplicación se crea una cultura laboral y de manejo de los recursos
que da resultados positivos al poco.
35
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Juan José, Prieto Gutiérrez, II encuentro latinoamericano de bibliotecarios, archivistas y
museólogos-Lima Perú “información y cultura: equidad de derechos y oportunidad”
LAS 5 "S" JAPONESAS DE MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA
Título original: Ejemplo de la 5’s de la calidad en una carpintería, En este
trabajo se muestra de forma general la herramienta de Calidad de las 5’s
japonesas, utilización, ventajas y características principales, que hace
situarlo dentro de uno de los métodos de mejora de la calidad más utilizados
dentro de las empresas, independientemente del tamaño y giro de negocio
de la misma.
A manera de ejemplo, se expone un caso de aplicación dentro de un taller de
carpintería, que se caracterizan por tener materia prima, productos en
proceso, producto terminado y scrap, si los trabajadores no tienen como
regla la mejora continua, el desorden que se genera dentro del taller, trae
como resultado pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero para el empresario, con
esta aplicación se demuestra la practicidad del uso de esta herramienta para
resolver problemas de organización y optimización del taller.
I. Introducción
En el taller de carpintería uno de los principales problemas es la pérdida de
tiempo que se genera por el desorden de los empleados, en el proceso de
fabricación de algún producto, se ha contabilizado el retraso de hasta 1 día
por no encontrar alguna herramienta o los accesorios finales para la entrega
del mismo.
36
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Dada esta situación el dueño ha implantado diferentes sistemas de
organización, son funcionales mientras se le da seguimiento, los empleados
son renuentes y lo perciben como una carga adicional no redituable y les
ocasiona pérdida de tiempo y esfuerzo.
II. Estrategia
Semana número 1: se invitó al personal a participar en el curso de mejora
continua de la Calidad llamado las 5’s Japonesas, el preámbulo fue con 2
semanas de antelación para generar interés y curiosidad a la vez, la
estrategia fue colocar una invitación abierta para asistir de las 8.15 a las
9.15am, incluía un desayuno ligero y cafetería; esto creó expectativa, ya que
la entrada formal es a las 8.30 am, implicaba llegar 15 minutos antes, pero
reconocer que 45 minutos de su jornada diaria serían para capacitación y no
se exigiría reponer ese tiempo o tener trabajo sobrecargado dentro del día, y
que adicionalmente el jefe brindaría un desayuno ligero fueron buenos
alicientes, pues ellos querían conocer mas del tema. Algunos conocían o
habían escuchado por algún pariente que trabajó en maquilas o empresas
en proceso de certificación sobre este tema; a pesar de las preguntas
constantes, el encargado no contestaba a sus cuestionamientos.
Semana número 2 día 1: Cartulinas adheridas a las paredes, con una o dos
palabras en japonés y en español.
Por último se abordó el ¿por qué las 5 S?, aprendieron de la aplicación a
nivel mundial con excelentes resultados, que es una herramienta sencilla y
efectiva, así como las ventajas y mejoras para su taller en:
1) Calidad de los productos y del trabajo mismo.
2) Eliminación de tiempos muertos
3) Reducción de costos.
Se generó el compromiso personal y duradero para la empresa, vieron que
las 5’s se adaptó a la perfección a su entorno de trabajo, habría más
37
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
organización, limpieza, seguridad e higiene. Todos, incluido el dueño,
asumieron un compromiso de mejoría a corto plazo.
Segundo día: ejemplos breves del Resultado de la Aplicación de las 5’s,
tales como: reducción en porcentajes de los números de accidentes de
trabajadores, disminución de los costos de mantenimiento de la herramienta,
aumento de producción por no tener tiempos muertos buscando algún
solvente o accesorio para la fabricación y mayor confiabilidad en el equipo
de trabajo, ya que la herramienta de mano y maquinaria estaría en óptimas
condiciones.
Así mismo se discutió el tema del Beneficio de las 5’s en su entorno de
trabajo que como retroalimentación los mismos trabajadores llegaron a la
conclusión de que los beneficios en su taller serían similares a los ejemplos
que se les mencionaron por la aplicación en otras empresas. Finalmente se
mostraron fotografías de antes y después en otras organizaciones.
Tercer día – Seiri y Seiton. Seiri: Se les enseñó a separar las cosas
necesarias de las que no lo son, manteniéndolas en un lugar adecuado para
cada tipo de producto, el clasificar fue básico, ya que los solventes se
pusieron en un lugar seguro, fuera del alcance de los visitantes y de los
niños, los suministros como chilillos, clavos, grapas y artículos diminutos se
almacenaron en botes plásticos de acuerdo a la medida y las piezas
pequeñas de poca cantidad en cajas plásticas con divisiones. Se les
preguntó: ¿Qué debemos tirar? ¿Que debe ser guardado? ¿Qué puede ser
útil? De la maquinaria descompuesta ¿Qué se puede reparar, ¿Qué se debe
vender y ¿Qué se debe desechar o descartar?
Seiton: La importancia de la Organización ayuda a conseguir rápidamente lo
que se necesita y la misma facilidad para retornarla a su sitio nuevamente.
Se explicó que cada cosa tiene un lugar y que dentro de la empresa existe
un lugar para cada cosa, es decir, después de utilizar alguna herramienta o
materia prima se debe devolver al área de donde se tomó y ponerlo en el
lugar que le corresponde.38
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Se discernieron las ventajas para ellos y su empresa en optimizar y
organizar el uso de los recursos materiales para tener beneficio en tiempos,
inventarios sanos, aumento de productividad de la maquinaria y de ellos
mismos por no tener el mismo cansancio físico y mental ocasionado por la
mejoría en el ambiente de trabajo. En este punto, ellos determinaron cuál era
el mejor espacio y lugar definido para cada cosa, sugirieron en diferentes
maneras de reducir tiempos, inventarios y optimización de las materias
primas.
Cuarto día – Seiso y Seiketsu. Seiso: la Limpieza la debemos realizar todos.
Se asignó una pequeña zona de su área de trabajo que deberán mantener
siempre limpia y será bajo su responsabilidad, todo el taller se distribuyó en
los miembros de la empresa. Al conocer los beneficios por tener un ambiente
limpio, ver lo importante que es para la imagen interna y externa este
entorno, la facilidad para la venta de los productos por tener mejor exhibición
y evitar pérdidas monetarias por las materias primas, pero sobre todo el
tener un ambiente de trabajo ideal para desempeñarse cómodamente y sin
accidentes o riesgos por tropiezos con cables o lastimarse por tornillos
tirados, resbalones por solventes o pegamentos derramados en el suelo, los
empleados entendieron el compromiso adquirido para lograr un ambiente
limpio.
Seiketsu: higiene y visualización o “visual management”, también conocido
como gestión visual, se demostró a los trabajadores la utilidad de esta
técnica, como se aplica a la perfección en la empresa, exige mantenimiento
de la limpieza y cuidar la apariencia. Se detectaron los puntos donde se
requería poner avisos de seguridad e higiene, reglas preventivas de uso,
tarjetas de colores para señalización de los químicos o materias primas
peligrosas, advertencias en herramientas de uso rudo con alto grado de
peligrosidad.
Quinto día – Shitsuke: El implantar la herramienta de las 5’s genera un
Compromiso y Disciplina por parte de todos los trabajadores, pero realmente
39
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
deben tener voluntad para hacer las cosas como se deben de hacer. Se
mostró que lo idóneo es que cada uno asuma su propia responsabilidad
adquirida para eliminar la necesidad de nombrar un responsable de
supervisión, ya que la empresa desea crear un entorno de trabajo en base
de los excelentes hábitos y conocimientos adquiridos.
Este día por ser el último del curso, fue muy motivador por las dinámicas
grupales de retroalimentación, para crear conciencia en el compromiso de
todos y cada uno de los empelados destacando que el beneficio final es
crecimiento a nivel personal por tener una mejora continua.
III. Implantación
El primer día de aprendizaje se realizó en un ambiente sano, relajado,
divertido, lo más importante fue que hubo un expositor y los asistentes, sin
importar si eran empleados, supervisor o dueño, los temas abarcados
fueron: ¿Qué son las 5’s? se mencionó que es una práctica de Calidad
ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo
de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entrono
de trabajo por parte de todos. En Inglés se ha dado en llamar
“housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.
Utilizando cartulinas similares a las que se adhirieron una semana antes, se
les enseñó el significado de las iníciales de las 5’s en Japonés y su
significado en Español.
• Seiri = Clasificacar y descartar
• Seiton = Organización
• Seiso = Limpieza
• Seiketsu = Higiene y Visualización
• Shitsuke = Disciplina y Compromiso.
IV. Conclusiones
40
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Este artículo desarrolló brevemente por la implantación de las 5’s de la
calidad como una herramienta de mejora continua por la necesidad
palpable existente en el taller de carpintería; se discutieron los diferentes
métodos y herramientas conocidas, ventajas y desventajas en la
aplicación y entendimiento; finalmente por la facilidad de comprensión,
sencillez en la enseñanza y dinámicas grupales que se podían integrar,
fue la herramienta idónea para esta organización. El beneficio final es la
mejoría en el ambiente de trabajo, el compromiso del empleado por ver
esta norma como una mejora continua, valoraron el periodo de
capacitación por parte de la empresa, se sienten parte esencial e
importante de la misma, finalmente perciben el beneficio personal que
adquieren al desarrollar esta herramienta como parte de su hacer diario
no sólo en su lugar de trabajo, sino en todos los ámbitos de su vida.
41
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Revista vinculando, Edición 12 mayo 2011, México
CASOS
LAS 5 “S” UNA FILOSOFÍA DE TRABAJO
Muchas veces, al entrar a una empresa u organización nos topamos con
desorden y falta de limpieza. Ello de inmediato nos da la impresión de que en
ese lugar las cosas andan mal, muy mal. Esta técnica de gestión japonesa se
basa en cinco principios simples para la creación de un lugar digno y seguro
donde trabajar.
Es conocido que el orden y la limpieza son parte vital en hoteles, restaurantes y
lugares donde se expenden alimentos. En la industria de la hospitalidad se
hace enorme énfasis en el orden y la pulcritud. La disciplina del merchandising
también da recomendaciones perentorias en ese aspecto. Pero ello es
perfectamente válido para todo establecimiento comercial, industrial y de
servicio.
La perfección oriental
Las 5 “S” son una metodología de trabajo, originada en Japón, donde la
perfección en todos los aspectos ha conseguido altos niveles de eficiencia y
competitividad, reconocidos mundialmente. Esta metodología se basa en cinco
42
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
principios, de cinco concepto-palabras japonesas que comienzan con la letra
“S”.
1-. Clasificar (Seiri)
El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los
elementos que no son necesarios para las operaciones de mantenimiento u
otras actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener
cerca, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio, donar, transferir
o eliminar. Los beneficios son que, clasificando y eliminando lo superfluo, se
consiguen mayor espacio, mejor control de los inventarios, eliminación del
despilfarro y menos accidentes.
2-. Organizar (Seiton)
Se trata de colocar los elementos de trabajo en sitios donde se puedan
encontrar fácilmente para su uso y devolverlos a su lugar original. Permite
ubicar materiales, herramientas, documentos de forma rápida. Esto tiene un
efecto positivo en los clientes ya que les da la impresión de que las cosas
se hacen bien. En la oficina permite el control visual de las carpetas
eliminando la pérdida de tiempo de acceso a la información.
3-. Limpiar (Seiso)
Esta fase tiene como objetivo incentivar la actitud de limpieza delsitio de
trabajo y lograr mantener todo en el debido orden. Esto se debe apoyar en
un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos
necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su
ejecución.
4-. Estandarizar (Seiketsu)
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando
estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está
fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el
lugar de trabajo en perfectas condiciones. Se trata de estabilizar el
43
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con
un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se
ha realizado y aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de
esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados
para poder darles una solución.
5-. Disciplina (Shitsuke)
La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar
correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente
desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de las 5 “S”, la
disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro
primeras “S” se deteriora rápidamente.
La disciplina no es visible y no puede medirse, a diferencia de las otras “S”.
Existe en la mente y en la voluntad de las personas, solo la conducta
demuestra su presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que
estimulen la práctica de la disciplina.
Aunque se ha aplicado en ingeniería industrial preferentemente, las 5 “S”
tienen aplicación en todos los ámbitos, incluyendo el hogar, las escuelas,
las comunidades, el mercadeo y las ventas. La formación e implantación de
hábitos de limpieza, orden, disciplina, se hacen necesarios desde temprana
edad. Si no se aprenden esos y otros hábitos en el hogar, es muy difícil
introducirlos luego en las personas.
Con solo mirar a nuestro alrededor, podemos apreciar la carencia de
hábitos disciplinarios y orden que existe en todos los niveles.
44
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
i Jorge Pereira, Revista Volar, martes 12 de abril 2011, Colombia-Medellín
CEMENTOS CAPA FINALIZA SU PROYECTO DE LAS 5S
El orden y la limpieza rigen el concepto de las 5 S, metodología de origen
japonés, aplicado hoy en día a la gestión empresarial.
Un concepto que toma su nombre de las cinco palabras japonesas seiri, seiton,
seiso, seiketsu y shitsuke, que hacen referencia a separar, ordenar, limpiar,
estandarizar y sistematizar.
Estas 5S guardan el secreto de la productividad y contribuyen a la mejora de la
competitividad de las empresas, a través de un desafío de programas y
técnicas que implica la adquisición de autodisciplina por parte de los
empleados y el aprovechamiento de los recursos, en los puestos de trabajo
entre otras cuestiones.
Después de dos años, Cementos Capa ha concluido su proyecto de las 5 S y
durante este periodo, en el proyecto ha habido un entusiasta equipo de trabajo
permanente a todas horas y al que poco a poco se han ido incorporando
i
45
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
distintas personas a lo largo de las diferentes fases en que se ha aplicado esta
innovadora metodología.
El proyecto fue lanzado en mayo de 2005 y ha tenido dos objetivos claramente
centralizados: mejorar la imagen de las instalaciones y conseguir integrar en su
quehacer diario la filosofía del proyecto. En líneas generales con este
procedimiento se pretende mantener el orden y la limpieza en el puesto de
trabajo y en el entorno, obteniendo de manera indirecta el ahorro de recursos
materiales y la mejora de la motivación y la productividad. Además el proyecto
intenta convertir en hábito los procedimientos correctos, enfatizando en la
formación y en el entrenamiento.
El proyecto de las 5 S fue implantado en Cementos Capa en 2005 en todas sus
instalaciones y en todo este periodo se han realizado diferentes cursos de
mentalización en toda la plantilla y creación y colocación de carteles. En todo
este tiempo se han identificado 234 acciones de mejora, dentro de las cuales,
se detectaron una serie de problemas estructurales que se tenían que corregir
mediante inversiones en las instalaciones industriales.
Cementos Capa ha realizado una inversión superior a los 400.000para
poder llevar a cavo este proyecto. Se han desarrollado 26 procedimientos para
dar dinamismo a las acciones acometidas en las oficinas, laboratorios, zonas
de producción, almacenes y finalmente en las zonas comunes. Para seguir
manteniendo esta mecánica en la empresa, está prevista la constitución de un
Comité de Seguimiento con diversas reuniones mensuales, las que permitirán
observar el funcionamiento correcto de la aplicación de los procedimientos y
hacer frente a nuevos problemas que aún no han surgido.
Con la metodología de las 5 S aplicada en el ámbito laboral, se aumenta la
motivación, mejora los niveles de seguridad y la calidad de las empresas.
Además mengua el tiempo de respuesta ante una incidencia y se favorece la
autodisciplina, además de una capacidad para evidenciar problemas
relacionados con la falta de material, líneas de producción desequilibradas,
46
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
averías en máquinas y demoras en las entregas en incrementar la superficie de
trabajo disponible.
El método de las 5 S es fundamental para apoyar el proyecto de 0 Accidentes
que estamos llevando a cabo en todas las empresas de Financiera y Minera.
Un proyecto que comenzó en Capa en el año 2006, mejorando en los
siguientes meses todos los indicadores de seguridad de la planta. La
implicación de todos los empleados ha hecho posible arraigar la cultura de la
seguridad de forma real y palpable, cambiando nuestra mentalidad y hábitos en
el ambiente laboral.
ii Revista hormigón, n-.904, agosto 2007, España –Madrid
LAS 5 “S”, UN CASO DE APLICACIÓN (COLOR LIVING)
Color Living es uno de los fabricantes de juegos de living más importantes del
país. Con alrededor de 200 empleados y una presencia creciente en el
mercado nos solicitó asistencia para mejorar la efectividad de las operaciones,
capitalizar la sinergia grupal y mejorar la productividad y la calidad. Todo esto
enmarcado en una necesidad de mejorar sistemáticamente los costos para
prevenirse de importaciones que pudieran competir con sus productos.
Nuestra respuesta fue clara. Si quieren iniciar un proceso de mejora que
impacte fuertemente en los resultados, logrando a su vez amplia participación y
compromiso de la gente, lo que necesitan es desarrollar las 5 “S” como sistema
de gestión.
Nos costó al inicio mostrar que las 5 “S” no son un programa de Orden y
Limpieza. La mayoría de las practicas adolecen de cierta superficialidad,
ii
47
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
olvidando que el orden y la limpieza son instrumentales. Son el medio para
desarrollar las habilidades necesarias, promover un espíritu participativo y crear
un movimiento de mejora que no tiene fin.
Con esos conceptos claros Color Living se ha embarcado en este proceso de
implementación de las 5 “S” que alcanzará todas las áreas de la organización,
tanto productivas como administrativas ya que como hemos afirmado en otro
artículo, las 5 “S” representan una lógica de gestión, una forma de organizar las
actividades cotidianas y una manera de interactuar entre las personas y las
áreas. Por lo tanto no es algo exclusivo de las áreas productivas y por el
contrario pueden y deben ser desarrolladas en toda la organización. Así,
estaremos encaminándonos hacia un verdadero cambio cultural que es al fin y
al cabo uno de los objetivos de las 5 “S”.
Si resumimos los pasos principales que fuimos dando estos fueron:
1. En primer lugar brindar una capacitación inicial para clarificar conceptos
básicos e identificar quiénes conformarían el Consejo de las 5 “S”
responsable de liderar el proceso.
2. Se seleccionó el área piloto y se trabajó en los objetivos que se
pretenden lograr con la implementación del sistema. Estos son objetivos
guía que impulsarán la marcha de todo el proceso.
3. Se trabajó en la creación de etiquetas rojas y en el marketing interno
necesario para sumar gente al nuevo proyecto.
4. Realizamos una experiencia inicial en el Área Piloto para probar los
conocimientos teóricos en la práctica y evacuar las dudas que surgieran
de un caso real concreto.
5. Finalmente hicimos el lanzamiento oficial en el Área Piloto, con gran
participación y entusiasmo por parte de los operarios.
El proceso recién está consolidándose pero ya podemos visualizar los primeros
resultados que son muy auspiciosos:
48
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
• Amplia involucración de las personas
• Clara mejora del ambiente físico y psíquico de trabajo
• Creciente Organización del espacio (lay-out)
• Minimización del esfuerzo
• Disminución de movimientos que no agregan valor
• Transmisión horizontal de experiencias
• Aprendizaje grupal
• Participación en la toma de decisiones
• Creciente conciencia por la calidad y los costos.
Como afirma Lucas Liendo, responsable de Recursos Humanos:
“La ventaja más importante de la implementación de 5 “S” en Color Living,
independientemente de las características del programa, es la implementación
de un método. La ausencia de este tipo de programas durante tantos años
hace que hoy nos cueste tanto su implementación. De todas formas, poco a
poco, va cambiando nuestra forma de pensar y los resultados empiezan a
aparecer. El programa 5 “S” les ha dado a todos los integrantes de la
organización, desde las gerencias hasta los niveles operativos, una segunda
oportunidad de crecer y progresar sin tener que cambiarse de compañía.”
Tal vez uno de los resultados más significativos que proporcionan las 5 “S” es
que cuando un grupo comienza con su implementación de forma seria y
consistente el resto se contagia de manera inmediata. Hoy, nos encontramos
en una etapa de consolidación de los aprendizajes y de planificación de los
próximos pasos. Como suele suceder, el comité de implementación está siendo
sobre demandados por parte de los operarios debido al entusiasmo de éstos
para con el programa. Es por ello que lo que se necesita es repensar
continuamente el plan de acción para poder conjugar la necesidad de avanzar
49
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
a la velocidad correcta y en la dirección adecuada con los resultados
operacionales requeridos.
Para asegurar los resultados buscados trabajaremos en los siguientes puntos
críticos:
• Plan de Acción de cada una de las áreas.
• Capacitación y entrenamiento “on the job” de los operarios y supervisores
• Sistematización de las reuniones de área para analizar los avances
• Seguimiento de los indicadores claves de gestión
• Aplicación de herramientas de análisis de problemas y búsqueda de
soluciones.
• Involucración de las áreas no productivas como soporte esencial para el
avance del programa (mejora de las compras, apoyo de RR.HH.,
involucración de la administración para el análisis de costos y amplio
diálogo con comercial para incrementar continuamente la satisfacción de
los clientes externos)
El desafío es aun enorme ya que los objetivos que se buscan alcanzar son
ambiciosos. Lo importante es la clara conciencia de que este es el mejor
camino.
Las 5 “S” son el fundamento de toda mejora organizacional y una de las claves
del éxito global del Japón. Su aplicación simple y de sentido común redunda en
beneficios concretos para todos los interesados en el éxito empresarial:
accionistas, empleados, proveedores, clientes y comunidad.
50
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
iii Raúl A. Pérez Verzini, Action Group consultores, Secciones: News 08,
Argentina.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En general, cuando estamos trabajando en una oficina o en un taller nos
encontramos con situaciones, en cuanto a orden y limpieza, que
aparentemente consideramos normales, sin embargo estamos bien lejos de la
realidad.
Durante mucho tiempo las cosas han ido saliendo más o menos bien y las
costumbres adquiridas las hemos convertido, sin darnos cuenta, en hábitos.
Las 5s nos van a ayudar, entre otras cosas, a mejorar el ambiente en el puesto
de trabajo y hacerlo mas agradable y seguro para las personas y equipos.
iii
51
[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
Son numerosos los accidentes que se producen por golpes y caídas como
consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos,
materiales colocados fuera de su lugar y acumulado de material sobrante o de
desperdicio.
Ello puede constituir, a su vez, cuando se trata de productos combustibles o
inflamables, un factor importante de riesgo de incendio que ponga en peligro.
Los bienes patrimoniales de la empresa e incluso poner en peligro la vida de
los trabajadores si los materiales dificulta y obstruyen las vías de evacuación
Así pues, con este trabajo pretendemos conocer mas acerca de las 5s y poner
en practica en las empresas para que se desempeñen de una forma optima
con respecto a su organización, limpieza normas básicas de actuación en la
empresa para facilitar no solo la aplicación de las 5s.
La implantación operativa y eficaz solo se lograra si parte de un compromiso
expreso de la dirección en tal sentido, seguido de una difusión de este
compromiso asumido, de modo que todo trabajador sea conocedor de los
objetivos que esta materia se ha marcado la dirección y de la necesidad y
obligatoriedad de participar y los medios con los que va a participar para
colaborar en la consecución de estos objetivos.
Con el fin de gestionar correctamente todo lo relacionado con el orden y la
limpieza es imprescindible facilitar la comunicación y la participación de los
trabajadores para mejorar la forma de hacer las cosas, fomentando la creación
de nuevos hábitos de trabajo. Implantando rigor en lo establecido y
responsabilizando individualmente a mandos intermedios y a todos los
trabajadores
Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementación del
método de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la
limpieza de su área de trabajo. Muchos dirán que llevan años trabajando y para
iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de
dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores.
Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a
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[LAS 5S] ADMINISTRACIÓN II
comprender la importancia del orden y la limpieza dentro de su ambiente de
trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores.
Se logrará mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habrá una mejor
imagen ante los contribuyentes o público en general que asista a las oficinas.
Los gerentes deben ser los líderes del cambio en la administración pública,
para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro
de su área, fomentando la aplicación de las 5 S.
Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementación del
método de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la
limpieza de su área de trabajo. Muchos dirán que llevan años trabajando y para
iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de
dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores.
Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a
comprender la importancia del orden la limpieza dentro de su ambiente de
trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores.
Se logrará mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habrá una mejor
imagen ante los contribuyentes o público en general que asista a las oficinas.
Los gerentes deben ser los líderes del cambio en la administración pública,
para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro
de su área, fomentando la aplicación de las 5 S.
BIBLIOGRAFIA
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Perú-Consultores Y Asociados Sac.
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Ligia Roció Maldonado Acevedo Ricardo Cortes Parra Colegio Marco Antonio Carreño Ied Localidad 16 Bogotá Auxiliar De Sala De Informática Coordinador Institucional Implementación De Las 5 “S
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http://emprendeperu.wordpress.com/
http://www.gensolmex.com/gensolarticulo5s.html
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a7TY/content/el-significado-de-la-5-
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