UTILIZACION BASE DE DATOS PROCESOS EMPRESARIALES

PAOLA PÉREZ

SANDRA SANCHEZ

CINDY MALPICA

FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y A FINES

CONTABILIDAD Y COSTOS

TERCER SEMESTRE

FORMULACION DE PROYECTOS

BOGOTA 2013

JUSTIFICACION

Los datos son “un término general para denotar alguno o todos los hechos, letras,

símbolos y números referidos a, o que describen un objeto, idea, situación,

condición u otro factor” (Maynard, 1982

Losdatosson“untérminogeneralparadenotaralgunootodosloshechos,letras,símbolos y números referidos a, o que describen un objeto, idea, situación, condición u otro factor” (Maynard,1982)yconstituyenunelementofundamentalparalatomadedecisionesobjetivasatodoslosnivelesdeunaorganización(JavedyHussain,2003;Levy,2004;NavehyHalevy,2000). Para unaorganizaciónmoderna,losdatosconstituyenunodesusrecursosestratégicos(Olson,2002;TayiyBallou,1998). Cohen y Asín (2000)1 afirma que las empresas han cambiado la forma de operar debido al uso efectivo de los sistemas de información y la recolección de datos, ya que la tecnología ha permitido automatizar estas operaciones, que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones, lo que provee una ventaja competitiva en el mercado. En todas las áreasde la empresa se necesitanel almacenamiento y tratamiento de datos de carácter interno o externo, por ejemplo el departamento financiero recopilará la información contable de los estados de resultados, flujos de caja, balance general y demás soportes de ingresos y egresos que justifican las operaciones contables de cada periodo. Con el almacenamiento de esta información el ente económicoelabora informes del comportamiento de las ventas en cada periodo, resaltando los periodos donde tuvo mayores ingresos y el costo de los mismos a través del tiempo, traduciendo esta información en indicadores, planeación de nuevas estrategias, capacidad financiera, crecimiento de la compañía entre otros. Por otro lado también se resalta la parte comercial de una empresa la cual se puede decir es el alma de la compañía, esta cuenta con información básica e importante sobre los clientes, la cual se transforma en datos. Gracias a las bases de datos y el procesamiento de la información las compañías alcanzan a tener un estudio de mercado detallado y especifico de sus clientes y futuros clientes al igual que la toma de decisiones.

1 Cohen, D., & Asín, E. (2000). Sistemas de Información Para los Negocios: Un enfoque de toma de decisiones

(3ra. ed.). México: McGraw-Hill.

En la actualidad la ley estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de la información regula el manejo de datos personales en las bases empresariales y publicas de todo el país, las empresas durante el año 2013 han desarrollado mecanismos para dar a conocer, proteger, actualizar y rectificar dicha información so pena de grandes multas. La importancia de las bases de datos empresariales en el área técnica, legal, de recursos humanos, de innovación y desarrollo y gerencial o estratégica es un pilar que constituye los soportes para la toma de decisiones dirigidas el cliente interno, el recurso más importante de la compañía, sin importar el formato o el software que se utilice para la recolección, organización y manejo ésta puede crear indicadores de eficiencia y eficacia que se tienen en cada periodo y la comparación histórica de los mismos y crea lo que hoy se conoce en la administración moderna como “gestión del conocimiento”, donde se le agrega valor a los datos recolectados por la compañía y son transformados en conocimiento, que a su vez se traduce en innovación y desarrollo para la empresa. Por último, es válido mencionar que uno de los principios de gestión de la calidad es el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, el cual plantea que las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. (NC ISO 9000: 2000).

PROBLEMA

La calidad de los datos, los escasos recursos tecnológicos para su recolección y

transformación y la carencia de método o políticas de manejos de la información

por parte de las compañías (en el caso de Colombia es más común en las pymes

que suman alrededor del 80% de las empresas nacionales) son las problemáticas

más representativas en el tema de bases de datos y sistemas de información

empresarial. A continuación se describe cada una:

Referente al término calidad, en relación con los datos, toma sentido por el hecho

de que estos al igual que los productos y servicios, deben adecuarse al uso que

se les pretende dar. El término preciso para el uso en este caso implica que dentro

de cualquier contexto operacional, el dato que va a ser utilizado satisfaga las

expectativas de los usuarios de los datos. Dichas expectativas se satisfacen en

gran medida si los datos son útiles para lo que estos los necesitan, son fáciles de

entender e interpretar, y además son correctos (Loshin, 2001; Redman, 2001)

Esto quiere decir que la calidad de los datos está asociada a un conjunto de

dimensiones o atributos que son los que la definen. 2Un objetivo fundamental de la

definición de las dimensiones es poder establecer un lenguaje común y también

focalizar los problemas de calidad de los datos y las oportunidades de mejora

(Javed y Hussain, 2003; Naveh y Halevy, 2000). Entre las dimensiones más

importantes, pues son las más utilizadas y referenciadas están la exactitud, la

integridad, la consistencia y la coherencia (Conget al., 2007; Levy, 2004; Olson,

2002; Redman, 2001; Strong, Lee y Wang, 1997), es conveniente señalar que

éstas deben ser definidas teniendo en cuenta las características propias de cada

sector (Gendron y D’Onofrio, 2001).

Las implicaciones que trae la mala calidad de los datos empresariales afecta de

muchas maneras la gestión empresarial, evidentemente con datos equivocados la

toma de decisionesserá inefectiva, ineficiente o equivocada, la relación costo,

alcance y tiempo se verá también afectada, es decir le costará más a la empresa

una decisión equivocada, le acarreará un costo innecesario alejándose de esta

manera de la estrategia empresarial.

2 Tomado de libre empresa vol. 6 no. 1 enero a junio de 2009 versión online

http://www.unilibrecali.edu.co/libreempresa/images/stories/pdf_articulos/volumen6/la_calidad_de_los_datos_su_importancia_para_la_gestion_empresarial_43_50.pdf

Otro resultado de la inadecuada calidad de los datos que resulta muy costoso es

el efecto sobre los clientes de la empresa. Este se puede materializar en la

insatisfacción de los clientes debido a nombres incorrectos, facturas con

cantidades erróneas, envío de productos o cantidades equivocadas, etc. Además

pudiera materializarse en costos que se generen en los clientes, por ejemplo, el

tiempo que dedique el cliente a solucionar el problema creado por el error. Todas

estas dificultades pueden ocasionar el deterioro de la marca, la pérdida de

clientes, e incluso pérdida de clientes comerciales debido al desorden y la mala

reputación. Por el lado del cliente interno también está la insatisfacción del

empleado por el hecho de tener que corregir muchas veces una misma

información o el desconcierto de no tener claro un único método para hacer la

labor.

La sistematización y creación del método adecuado para la recolección,

transformación y análisis de las bases de datos empresariales representan

también un problema fundamental para la gestión empresarial, si debe tener en

cuenta que no todas las empresas son iguales no todas necesitan los mecanismos

más avanzados en términos tecnológicos para llegar a dar un manejo eficiente a la

información, a menudo las empresas olvidan crear el método acorde con su

necesidad y la tecnología acorde al método y toman modelos de otras empresas

con características diferentes teniendo como resultado mayores costos e

insatisfacción del proceso para la toma de decisiones.

En el caso de Colombia excluyendo a las grandes empresas y a las

multinacionales, las pymes que representan alrededor del 96%3 de la

composición empresarial nacional hasta ahora empiezan a adaptar la cultura de

gestión de calidad que indica la importancia de los datos y el eficiente manejo de

los mismos para la toma de decisiones gerenciales, el área contable es la más

avanzada porque se relaciona con la contabilización del recurso monetario, sin

embargo las nuevas regulaciones que protegen la información del cliente (interno

y externo) abren una ventana de retos que deberán sortear las empresas que

quieren hacer parte de la innovación como arma fundamental de crecimiento y

desarrollo empresarial.

¿Qué importancia tiene la adecuada digitación de la información y el método

de relación entre las entidades en una base de datos, para la efectividad en

la toma de decisiones empresariales?

3 Recuperado el 26 de octubre ,referencias virtual:

http://www.elespectador.com/impreso/negocios/articulo-285125-un-pais-de-pymes

OBJETIVOS

GENERAL

Implementar una base de datos en Access que permita llevar al día la información

en Kardex de las entradas y salida de productos de la compañía

ELECTRODOMESTICOS CIPA S.A.S.

ESPECIFICOS

Generar un listado de las entidades que se van a requerir para la creación

de la base de datos.

Vincular los atributos esenciales a las entidades para así recolectar la

información necesaria.

Determinar que Entidades se deben enlazar para así realizar el método de

Relaciones.

Digitar los datos a cada Entidad creada.

ANTECEDENTES

En primer lugar se hayo una investigación del Marzo de 2005 de la Universidad de

Simón Bolívar titulada La elaboración de un sistema de información (Base de

datos) con el fin de ordenar y clasificar datos petrofísicos, redactado por

Mairú del Carmen Rodríguez Marchán

El objetivo principal del presente trabajo es generar una base de datos para el

laboratorio de petrofísica de la Universidad Simón Bolívar , con el fin de hacer una

automatización en la búsqueda de la información de datos de registro de pozos,

medidas físicas de núcleos, y secciones finas, proporcionando un mecanismo de

búsqueda que permita buscar a los usuarios solo aquellos datos que le interesan,

los datos fueron revisados y clasificados y en base a esto se hizo un inventario

sobre los datos que se tenían4.

En este trabajo se muestra nuevamente la importancia en la recolección de datos,

refleja el valor del inventario para su clasificación y digitación, cabe resaltar

también las características primordiales de las bases de datos como lo son el

agilizar la búsqueda de la información y el poder filtrar la que se necesita en el

momento.

En el libro FUNDAMENTOS DE DATOS Cuarta Edición de Abraham Silberschatz,

Henry Korth y S. Surdanshan de Editorial Mac Graw Hill. Se dice que:

Las bases de datos forman una parte esencial en casi todas las empresas

actuales. A lo largo de las últimas cuatro décadas del siglo veinte, el uso de las

bases de datos creció en todas la empresas. En los primeros días muy pocas

personas interactuaron directamente con los sistemas de bases de datos, aunque

sin darse cuenta interactuaron con bases de datos indirectamente, (con informes

impresos como extractos de tarjetas de crédito o mediante agentes como cajeros

de bancos, y agentes de reservas de líneas aéreas)5.

4Mairú del Carmen rodríguez, Universidad Simón Bolívar

5 Libro Fundamentos de datos Cuarta Edición, Editorial Mac Graw Hill

Actualmente vemos que casi todas las empresas emplean las bases de datos

como un método que agiliza las operaciones en cuanto a la información, y si es

cierto que aún existen personas que no se imagina que con el simple hecho de

hacer una reserva de vuelo por internet están interactuando con una base de

datos que les brinda información acerca de fechas, vuelos y costos.

En la actualidad, las tres grandes compañías que dominan el mercado de las

bases de datos son IBM, Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet,

la compañía que genera gran cantidad de información es Google. Aunque existe

una gran variedad de software que permiten crear y manejar bases de datos con

gran facilidad, como por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que

agrega consultas nativas semejantes a las de SQL a los lenguajes de la

plataforma .NET. El objetivo de este proyecto es permitir que todo el código hecho

en Visual Studio sean también orientados a objetos; ya que antes de LINQ la

manipulación de datos externos tenía un concepto más estructurado que orientado

a objetos; y es por eso que trata de facilitar y estandarizar el acceso a dichos

objetos.6

6http://histinf.blogs.upv.es/2011/01/04/historia-de-las-bases-de-datos/

MARCO TEÓRICO

Las cantidades indeterminadas de información que se generan en una empresa

son almacenadas según su importancia para su uso posterior. El lugar donde se

almacena esta información se conoce con el nombre de “Base de Datos”, éste

lugar puede ser tangible (físico: papeles) o intangible (software). Las bases de

datos cuentan con una gran cantidad de herramientas que contribuyen para que el

manejo de los datos sea eficiente. En la etapa del diseño, deben tenerse en

cuenta cuatro elementos básicos7 que son:

1. Datos del usuario: son tablas de datos que contienen la información específica

de los datos que almacena la base, los cuales están ordenados en filas y

columnas.

2. Metadatos: También se conocen como Tablas del Sistema y son las que

contienen la información acerca de la base de datos, es decir, el tipo y cantidad de

registros que contiene.

3. Índices: Es el ordenamiento de los datos según la conveniencia del usuario para

realizar un manejo más fácil de los mismos. Es decir, que dependiendo del tipo de

datos que se tenga, los campos se pueden ordenar por ejemplo de acuerdo al

nombre, apellido, dirección, etc.

4. Metadatos de aplicación: Se utilizan para almacenar la estructura y el formato

de formas del usuario, reportes, consultas y otros componentes de aplicación.

Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos

mencionar:

• Independencia lógica y física de los datos.

• Redundancia mínima.

• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.

• Integridad de los datos.

• Consultas complejas optimizadas.

7http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/005.756-Ch512d/005.756-Ch512d-Capitulo%20II.pdf

consultado el 9 de noviembre de 2013

• Seguridad de acceso y auditoria.

• Respaldo y recuperación.

• Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Con base en estas características se puede crear una base de datos con la cual

las personas tienen un fácil acceso, sus datos se almacenaran de forma ordenada.

Para esto se utilizan los sistemas de gestión de bases de datos que son un tipo de

software muy específico, se componen de un lenguaje de definición de datos, de

un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. Para poder

crear esta base de datos se siguen una serie de pasos para su correcta utilización.

Según el tutorial de fundamentos de bases de datos del instituto tecnológico de

colima los pasos sería los siguientes:

Manejador de Bases de Datos

El sistema manejador de bases de datos es la porción más importante del

software de un sistema de base de datos. Un DBMS es una colección de

numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es

responsable de alguna tarea específica.Las funciones principales de un DBMS

son:

Crear y organizar la Base de datos.

Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal forma

que se pueda acceder rápidamente a los datos.

Registrar el uso de las bases de datos.

Interacción con el manejador de archivos.

Esto a través de las sentencias en DML al comando del sistema de archivos. Así

el Manejador de base de datos es el responsable del verdadero almacenamiento

de los datos.

Respaldo y recuperación.

Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperación

fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos.

Control de concurrencia. Consiste en controlar la interacción entre los usuarios

concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos.

Seguridad e integridad.

Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de

los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o

previstos.

MARCO CONCEPTUAL

El modelo a utilizar dentro de nuestra investigación teniendo en cuenta que las

bases de datos pueden tener un modelo de datos o un modelo entidad relación,

será este último, que según Jorge Sánchez en su libro diseño conceptual de bases

datos año 2004, este método fue ideado por Peter Chen en los años 1976 y1977 a

través de dos artículos. Se trata deun modelo que sirve para crear esquemas

conceptuales de bases de datos. Se le llama modelo E/R e incluso EI (Entidad /

Interrelación). Inicialmente (en la propuesta de Chen) sólo se incluían los

conceptos de entidad, relación y atributos. Después se añadieron otras propuestas

(a tributos compuestos, generalizaciones,...) que forman el llamado modelo

entidad relación extendido (se conoce con las siglas ERE)

8Entidades: Se trata de cualquier objeto u elemento (real o abstracto) acerca del

cual se pueda almacenar información en la base de datos.

Ejemplos de entidades son Pedro, la factura número 32456, el coche matrícula

3452BCW. Una entidad no es una propiedad concreta si no un objeto que puede

poseer múltiples propiedades (atributos).

Regulares: Son las entidades normales que tienen existencia por sí mismas sin

depender de otras.

Débiles: Su existencia depende de otras. Por ejemplo la entidad tarea laboral sólo

podrá tener existencia si existe la entidad trabajo.

8 Jorge Sánchez, 2004, diseño conceptual de bases de datos, pg 17.