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rnor OF. CIRC. N°:

ANT.: Oficio Ordinario N° 6.670, de 22 de septiembre de 2011, de la Subsecretaría de Justicia.

MAT.: Reestructura labores de los funcionarios del Departamento Administrativo de la Subsecretaría de Justicia.

SANTIAGO, Li 9 JUL. 2013

DE : SUBSECRETARIO DE JUSTICIA

A : SEGÚN DISTRIBUCIÓN

Con el objeto de lograr un óptimo funcionamiento interno de la Subsecretaría de Justicia y, en particular del Departamento Administrativo, se observa la necesidad de contar con áreas de trabajo específicas para cada materia.

Conforme a lo anterior, se ha estimado pertinente reestructurar las labores propias de los funcionarios del Departamento Administrativo, organizándolas de acuerdo a criterios técnicos y funcionales que sean coherentes con la realidad, y que respeten lo señalado por la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y su respectivo Reglamento, es decir, la presente estructura se realiza en base a una redistribución de funciones en áreas específicas de trabajo.

La estructura del Departamento Administrativo se encuentra conformada por la Oficina de Legalizaciones y Asesoría Administrativa, la Sección Partes, Archivo y Transcripciones y la Sección de Administración, esta última subdividida en Recursos Humanos, Recursos Físicos, Servicio de Bienestar, y un área de asesoría técnica, denominada Prevención y Emergencia. Por último, como una delegación de funciones de asesoría en materias de gestión, y de dependencia directa de la Jefatura del Departamento, se encuentra Control Administrativo.

En virtud de lo anterior, las labores definidas para los funcionarios de las unidades señaladas en el párrafo precedente son las siguientes:

1. Sección de Administración (Capítulo VI, Párrafo II, Art. 28 y 29 del Decreto Supremo de Justicia N° 1.597 de 1981).

La Sección Administración está encargada de elaborar y proponer las normas relacionadas con la gestión de personal del Ministerio y supervisar el cumplimiento de las mismas.

Tiene las siguientes funciones:

Cumplir las tareas relacionadas con el régimen de ingreso, reconocimiento de derechos y beneficios, cumplimiento de obligaciones, expiración de funciones y demás actividades de administración del personal del Ministerio;

Llevar la hoja de vida del personal del Ministerio y de los servicios dependientes en los casos que corresponda al Ministerio de Justicia intervención en su nombramiento;

Diseñar y realizar, según corresponda, concursos internos para la promoción de los funcionarios del Ministerio, sin perjuicio de las disposiciones especiales que se dicten al respecto;

Llevar un estricto control de cargos, plantas y dotación de personal, hacer estudios estadísticos, de dotación, ausentismo y rotación e investigar los problemas que fluyen del proceso de Administración de Personal, determinar sus causas y proponer a las autoridades las medidas tendientes a resolver dichos problemas;

Llevar inventarios de bienes muebles, registrando en ellos los traslados, incorporación de nuevos bienes, la baja de los mismos y demás actuaciones que procedan;

Asignar y distribuir equipos y materiales que las Divisiones, Departamentos y demás Unidades requieran para su normal funcionamiento;

Cautelar la seguridad, conservación, mantenimiento, reparación y utilización del edificio en que funciona el Ministerio de Justicia y demás bienes muebles asignados a la Secretaría y Administración del Ministerio; y

Las demás funciones que se le encomienden.

1.1. Recursos Humanos:

Misión:

"Promover el desarrollo de las personas en el transcurso del ciclo de vida del funcionario alineando de manera permanente los objetivos organizacionales con las necesidades individuales, de tal manera de potenciar continuamente el compromiso de éstos con la institución".

Visión:

"Ser el apoyo de la organización, a través de la entrega de servicios eficientes en el ámbito de la gestión de personas, distinguiéndose por la perseverancia en el logro de los objetivos".

Objetivos Estratégicos:

Generar los actos administrativos que permitan dar cumplimiento al ciclo de vida funcionario, en cuanto a derechos y deberes. Brindar asesoraría técnica y generar directrices en materias de recursos humanos a la Subsecretaría de Justicia y cuando proceda, a los servicios que conforman el Sector. Promover instancias e instrumentos que posibiliten el desarrollo intelectual y profesional de los funcionarios de esta Cartera de Estado, así como la gestión del conocimiento, a favor del Desarrollo Organizacional.

Para dar cumplimiento a su objetivo, así como a sus principales funciones, Recursos Humanos se divide en 3 áreas específicas de trabajo, cuyas funciones se detallan a continuación:

1.1.1. Área Contratos y Beneficios:

a) Gestionar las materias relacionadas con el ciclo de vida de los funcionarios del Ministerio de Justicia, tales como:

Elaborar nombramientos o contratos. Elaborar contratos honorarios. Tramitar remplazos, subrogancias y/o suplencias. Gestionar solicitudes de cambios de grado. Elaborar certificados de asunción de funciones. Tramitar renuncias. Conformar y actualizar los equipos de desempeño colectivo. Elaborar fichas técnicas sobre asignación por funciones críticas.

Elaborar resoluciones que conceden, modifican y/o ponen término a las asignaciones por desempeño de funciones críticas. Tramitar contratos de los asesores altamente calificados. Tramitar pólizas de fidelidad funcionaria. Generar las solicitudes de reintegros. Ejecutar las acciones relacionadas a las declaraciones de interés y patrimonio. Tramitar las solicitudes para ejercer docencia, o las autorizaciones para asistir a clases. Tramitar las solicitudes de asignación profesional. Tramitar y registrar los informes trimestrales y las boletas del personal contratado a honorarios. Velar por la correcta actualización de la hoja de vida del personal del Ministerio de Justicia, así como de quienes se encuentren contratados por alguno de los servicios dependiente o relacionados, y que desarrollen labores en esta Secretaría de Estado.

En relación a los servicios dependientes y/o relacionados:

Revisar los actos administrativos relacionados con la contratación y renuncia de personal sobre la base a honorarios. Revisar las resoluciones que regulan la conservación de la planta de los funcionarios. Tramitar las autorizaciones de contratación de asesores altamente calificados. Revisar los actos administrativos que incorporan o cambian personal a los equipos de desempeño colectivo. Llevar control y registro de las funciones críticas. Tramitar los decretos que llaman a retiro temporal o absoluto al personal de Gendarmería de Chile.

Dotación:

Llevar control de la dotación de personal del Ministerio de Justicia, registrando oportunamente ingresos y egresos del personal de planta, contrata, honorarios y en comisión de servicios.

Gestionar y tramitar los beneficios, derechos y subsidios de los funcionarios del Ministerio de Justicia, tales como:

Permisos administrativos con y sin goce de remuneración. Permisos por fallecimiento. Permisos paternales. Feriado legal. Asignación de antigüedad. Permiso de alimentación al hijo menor de dos (2) años. Asignación familiar. Licencias médicas. Cometidos funcionarios en territorio nacional. Comisiones de servicio al extranjero. Emisión de certificados laborales. Bono de escolaridad.

Administrar el sistema de registro de asistencia y el sistema de planificación de horas extraordinarias, lo que implica:

Planificar y autorizar la realización de horas extraordinarias. Gestionar el pago y compensación de las horas extraordinarias realizadas. Llevar el control presupuestario del gasto. Autorizar el uso de descanso complementario. Elaborar informes de asistencia.

f) Respecto de los servicios dependientes y/o relacionados:

Gestionar las comisiones de servicio del personal de otras instituciones u organismos públicos en el Ministerio de Justicia. Tramitar y gestionar las comisiones de servicio al extranjero. Tramitar y gestionar uso de permisos y feriados de los directores de Servicio.

1.1.2. Área de Gestión de Personas:

Gestión de Personas:

Diseñar y revisar de políticas de recursos humanos. Definir y aplicar mejoras en el ámbito del desarrollo organizacional, a través de la implementación de distintos modelos de gestión. Elaborar de informes de gestión relativos a materias propias de recursos humanos. Reportar las metas y compromisos de recursos humanos. Establecer las necesidades de dotación de personal que requiere la organización, a través de metas exploratorias. Coordinar procesos de promoción y ascenso de la organización, así como procesos de reclutamiento y selección, cuando corresponda. Implementar y velar por el cumplimiento de medidas basadas en las Buenas Prácticas Laborales, relacionadas con recursos humanos.

Capacitación y Desarrollo:

Elaborar instrumentos para la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC). Elaborar el Plan Anual de Capacitación (PAC) en conjunto con el Comité Bipartito de Capacitación (CBC), con su respectivo cronograma de trabajo. Coordinar la ejecución de las capacitaciones a nivel regional y central. Efectuar las gestiones pertinentes para la realización de las compras de capacitaciones. Además, gestionar el pago a proveedores. Coordinar el diseño y desarrollo de las capacitaciones con monitores internos. Coordinar las actividades de capacitación con los proveedores adjudicados, y con los funcionarios participantes de los cursos respectivos. Llevar el control presupuestario de las capacitaciones realizadas. Mantener actualizada la información pertinente de las capacitaciones efectuadas en el portal www.sispubli.cl y reportar indicadores, según corresponda. Coordinar y realizar las actividades que permitan la evaluación de impacto de los cursos de capacitación. Generar informes sobre los resultados de la ejecución del PAC.

Evaluación de Desempeño:

Asegurar el correcto funcionamiento del proceso de evaluación de desempeño, según lo establecido en el Reglamento General y Especial de Calificaciones, así como el uso de instrumentos auxiliares. Velar por el cumplimiento de los plazos normativos de todo el ciclo de la evaluación de los funcionarios. Coordinar capacitaciones en materias de evaluación de desempeño. Coordinar la elección de los representantes del personal por estamento a calificar. Planificar y coordinar la correcta constitución y funcionamiento de la Junta Calificadora Central. Velar por la correcta ejecución del proceso de retroalimentación entre jefaturas y funcionarios. Gestionar la evaluación del desempeño de los funcionarios que se encuentran en comisión de servicio en esta Secretaría de Estado, provenientes de los servicios dependientes y/o relacionados.

Elaborar el Escalafón de Mérito y Antigüedad.

1.2. Servicio de Bienestar:

Misión:

"Contribuir en la gestión de personas, aportando en la calidad de vida de los funcionarios de la Subsecretaría de Justicia, en el caso exclusivo de los socios y sus cargas familiares a través de ayuda médica, económica, social y la promoción de actividades recreativas, culturales y deportivas, que puedan ser gestionadas a través de los recursos presupuestarios asignados para estos fines".

Visión:

"Ser un equipo de trabajo orientado al servicio, cercano a los usuarios, innovador y con presencia en regiones".


Desarrollar una cultura organizacional orientada al funcionario socio del Servicio del Bienestar. Entregar beneficios económicos, sociales y médicos, superando el asistencialismo. Optimizar el uso de los recursos presupuestarios del Servicio de Bienestar.

Funciones:

Gestionar la creación, conservación y optimización de los espacios para el desarrollo integral de sus afiliados, procurando la disminución del riesgo en las esferas que repercutan en el aumento de su calidad de vida y la de sus familias. Proponer y realizar proyectos, medidas y acuerdos en beneficio de la calidad de vida de los afiliados y funcionarios de la Subsecretaría de Justicia. Cumplir con la normativa administrativa y procedimientos del Servicio de Bienestar, procurando mantener estos últimos actualizados. Gestionar adecuadamente el presupuesto propio del Servicio de Bienestar, procurando la optimización y el buen uso de los recursos, dando cumplimiento a la normativa legal vigilante. Someter a aprobación de la Superintendencia de Seguridad los Estados Financieros Anuales y el Proyecto Presupuestario para el año calendario siguiente. Administrar y monitorear la entrega de recursos presupuestarios de la Subsecretaría de Justicia, respecto de derechos legales o subsidios contemplados en el ítem correspondiente a Sala Cuna y Jardín Infantil.

1.3. Recursos Físicos:

Misión:

"Ser el Área Técnica a cargo de la gestión de logística y operaciones del Ministerio de Justicia".

Visión: "Ser reconocidos como el área que genera y gestiona procesos de manera

eficiente, eficaz y efectiva".


Definir las directrices y los procedimientos de la función de adquisiciones de materiales, bienes y servicios, en la institución con alcance nacional, conforme a la normativa vigente. Prestar asistencia y apoyo técnico en materias de compras y/o contrataciones, abastecimiento, gastos y ejecución presupuestaria, a las Unidades de esta Subsecretaría y Secretarías Regionales. Asesorar a las Unidades de la Subsecretaría en procedimientos de licitación y elaboración de documentación requerida para la adquisición de insumos, servicios y estudios (por un monto de hasta 100 UTM). Administrar íntegramente los servicios generales asociados a los inmuebles ocupados para alojar el funcionamiento del Ministerio a nivel central y regional. Cautelar la seguridad, conservación, mantenciones preventivas y correctivas de los bienes inmuebles en que se desempeña el Ministerio de Justicia y demás bienes muebles asignados a la Secretaría y Administración del Ministerio.

1.3.1. Área de Compras y Contrataciones:

Gestionar los requerimientos de compras y contrataciones de las diferentes

Unidades del Ministerio de Justicia a nivel central.

Gestionar integralmente los procesos de compra y contrataciones menores

o iguales a 100 UTM, cumpliendo con las exigencias que establece la Ley

19.886 y las funcionalidades del portal www.mercadopublico.cl .

Publicar los procesos de compra y contrataciones mayores a 100 UTM,

cumpliendo con las exigencias que establece la Ley 19.886 y las

funcionalidades del portal www.mercadopublico.cl .

Velar por la conducción y el cumplimiento de los plazos establecidos en la

Ley de Compras y los indicadores correspondientes al quehacer de esta

área en el portal www.mercadopublico.cl , por parte de los involucrados en

los procesos. Conducir el proceso de planificación de compras y contrataciones del

Ministerio de Justicia a nivel central.

Atender y/o asistir las inquietudes internas y externas que se generen

producto de la ejecución de los procedimientos de compras y

contrataciones.

1.3.2. Área de Gestión de Contratos y Pago a Proveedores:

Gestionar la documentación necesaria de respaldo para llevar a cabo el

proceso de elaboración de órdenes de pago.

Planificar y gestionar los procesos relacionados con la generación, evaluación y seguimiento de los contratos suscritos, que tengan directa

relación con el quehacer de esta Cartera de Estado a nivel central. Velar por el cumplimiento de los plazos de tramitación de pago en 30 días,

incluyendo la recepción del documento por esta Secretaría de Estado, su paso por la Sección de Recursos Físicos, el Departamento Administrativo y

el Departamento de Presupuestos y Finanzas. Velar por el cumplimiento de los plazos de tramitación de los pagos

correspondientes al área de gestión de contratos, en un periodo máximo de

10 días, optimizando los tiempos existentes para ello.

1.3.3. Área Secretarías Regionales Ministeriales:

Asegurar la correcta gestión de los Fondos Globales Periódicos para cada

región y para las correspondientes unidades del Ministerio de Justicia.

Planificar y gestionar los procesos relacionados con la generación,

evaluación y seguimiento de los contratos suscritos, que tengan directa

relación con el quehacer de esta Cartera de Estado a nivel regional.

Generar y gestionar las órdenes de pagos correspondientes al quehacer de esta área a nivel regional.

Conducir el proceso de planificación de compras y contrataciones del

Ministerio de Justicia a nivel regional.

Proyectar, elaborar y ejecutar el presupuesto del Ítem 22 y 29 del Catálogo

Presupuestario de la Ley de Presupuestos, en absoluta concordancia a lo

dictaminado por el Departamento de Presupuesto, para las Secretarías

Regionales Ministeriales.

Tramitar los requerimientos de compras públicas de regiones.

1.3.4. Área de Servicios Generales:

Administrar los servicios de mantención preventiva y correctiva de los

edificios institucionales (electricidad, gasfitería, aseo)

Administrar y controlar el stock de la bodega de materiales de oficina, y

responder a la demandas de las unidades del Ministerio.

Administrar los inventarios de bienes muebles, registrando en ellos los

traslados, incorporación de nuevos bienes, baja de los mismos y demás

actuaciones que procedan.

Administrar y controlar el uso y la mantención del vehículo asignado al

Departamento Administrativo; y coordinar las mantenciones de los

vehículos de las autoridades de la Subsecretaría de Justicia.

Administrar las solicitudes del Servicio de Radio Taxi de las unidades del

Ministerio. Administrar la correcta ejecución de los contratos relacionados con esta área. Llevar el proceso de destinaciones del Ministerio de Justicia, así como llevar el registro y control de los bienes inmuebles de esta Cartera de Estado.

1.3.5. Área de Central Telefónica:

Velar por el correcto funcionamiento de la central telefónica del Ministerio

de Justicia. Lo anterior incluye la administración y cumplimiento del

contrato vigente con la empresa proveedora del servicio telefónico.

Realizar una óptima e integral atención y entrega de información por medio de la central telefónica, a quienes la requieran tanto para usuarios internos

como externos. Tener el control de inventario de los equipos telefónicos dispuestos en el

Ministerio de Justicia. Dirigir el proceso de instalación de líneas telefónicas al interior del


Confeccionar y actualizar la planilla de anexos y series de equipos telefónicos. Así como también asignar los anexos a los funcionarios del


Realizar las configuraciones en los equipos según corresponda, así como

verificar el correcto funcionamiento de ellos, y líneas telefónicas del


Entregar soporte técnico de primer nivel a la red de voz, fallas y

dificultades en el funcionamiento de los equipos del Ministerio de Justicia a nivel central.

1.4. Área de Prevención y Emergencia:

Misión:

"Asesorar y promover en el Ministerio de Justicia y sus funcionarios (as) un espacio de trabajo seguro".

Visión:

"Ser reconocida como un área de alta capacidad técnica, eficiente en la gestión de riesgos y emergencias, siempre vanguardista en la implementación de métodos de seguridad".


Garantizar ambientes de trabajo seguros. Asegurar la correcta ejecución de los recursos y procedimientos destinados a la prevención de riesgos y emergencias, así como la denuncia de accidentes laborales o de trayecto. Lograr que sus recomendaciones sean parte integrante de la cultura organizacional del Ministerio de Justicia.

Funciones:

Cautelar la seguridad del edificio en que funciona el Ministerio de Justicia, según lo establecido en el artículo 29, letra g, del Decreto Supremo de Justicia N° 1.597 de 1981. Supervisión y asesoría a Comités Paritarios de Morandé N° 107 y Moneda N° 1.155. Hacer seguimiento Plan de Trabajo de Prevención de Riesgos de Empresas Contratistas y Subcontratistas. Estudiar y actualizar el Plan de Emergencia cuando corresponda. Coordinar y ejecutar simulacros de emergencia. Confeccionar Plan de Prevención de Riesgos y Salud Ocupacional. Denunciar y supervisar accidentes de trabajo, trayecto, de dirigentes gremiales y enfermedades profesionales ante los organismos competentes. (D.I.A.T. y D.I.E.P.) Llevar el registro de las empresas contratistas que presten servicios al Ministerio de Justicia, así como el de los trabajadores que participen en las faenas. Realizar el Informe de Prevención de Riesgos. Verificar y mantener en estado óptimo de funcionamiento los sistemas de emergencia (luces de emergencia, extintores, señalética, redes secas, redes húmedas). Entregar al Comité Paritario que corresponda, antecedentes de accidentes de trabajo, trayecto, de dirigentes gremiales o enfermedades profesionales. Realizar proceso eleccionario de representantes funcionarios para los Comités Paritarios. Mantener número adecuado de encargados de riesgo en las dependencias ministeriales. Velar y verificar cumplimiento de los Oficios Circulares NO 6.084, de 2010 y 2.753 de 2012, del Depto. Administrativo y la Subsecretaría, respectivamente y otras normas administrativas relacionadas con seguridad.

Realizar charlas sobre higiene y seguridad para todo el personal del nivel central del Ministerio de Justicia y a las SEREMIS, remitirles instrucciones gráficas al respecto. Intervenir en el proceso de inducción de nuevos funcionarios informando el Reglamento de Higiene y Seguridad, Plan de Emergencia y buenas prácticas para evitar accidentes o enfermedades profesionales. Capacitar en las materias que corresponda, a los encargados de seguridad de cada piso. Ejecutar compra de filtros solares y gafas con filtro ultravioleta cuando corresponda. Subsanar hallazgos señalados en Informe de Prevención de Riesgos. Gestionar otras compras menores a 100 Unidades Tributarias Mensuales correspondientes a la subsanación de riesgos informados en el Informe de Prevención de Riesgos o de otras situaciones riesgosas que se les comuniquen.

2. Sección de Partes, Archivo y Transcripciones (Capítulo VI, Párrafo III, Art. 30 del Decreto Supremo de Justicia N° 1.597 de 1981).

Misión:

"Garantizar una adecuada y oportuna gestión documental en el Ministerio de Justicia, en virtud de una derivación adecuada".

Visión:

"Obtener el reconocimiento por parte de los servicios que conforman la cartera de justicia, por una adecuada gestión y la agilidad de documentación interna y externa, así como el resguardo de los archivos ministeriales".


Garantizar una atención eficaz y oportuna al público interno y externo del Ministerio de Justicia. Asegurar el correcto cumplimiento del ciclo de los documentos que ingresan o emanan del Ministerio de Justicia.

Funciones:

Mantener comunicación y coordinación permanente con las distintas Unidades ministeriales, Servicios dependientes y relacionados con esta Cartera de Estado y con otras Instituciones, Servicios u Organismos de la Administración Pública que resulten estratégicas para el quehacer de Ministerio de Justicia. Llevar los registros de la documentación ordinaria que ingresa al Ministerio, su distribución y despacho, velando cuando corresponda, por el cumplimiento de las disposiciones legales. Organización, identificación, almacenamiento, conservación y resguardo del patrimonio documental del Ministerio. Remisión de documentación con 5 años de antigüedad al Archivo Nacional en observancia del D.F.L. N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación. Extender las certificaciones destinadas a acreditar el ingreso de documentos, proporcionando las copias de los que estén en archivo. Despachar la documentación ordinaria que emane del Ministerio, cualquiera sea su origen y/o destino de ella. Enviar a los interesados copia del documento que pone término a la tramitación que corresponde a este Ministerio, la que, cuando corresponda, será autorizada por el (la) Jefe (a) o Encargado (a) de esta Sección que, para estos efectos, tendrá calidad de Ministro de Fe. Recepción, registro y custodia de los documentos, expediente y otros antecedentes cuya mantención sea necesaria para la buena marcha del Ministerio, de acuerdo a las normas legales vigentes. Atención de público interno, externo.

Numerar, fechar y transcribir decretos, decretos exentos, resoluciones, resoluciones exentas, providencias de trámite y de archivo, e ingresarlas a la Plataforma de Integración de Procesos, manteniendo dichos registros actualizados; así como realizar su distribución a las Unidades ministeriales que correspondan a través de las secretarias de la División o el Departamento al que pertenezcan, por medio del envío de correo electrónico. Preparación de la documentación necesaria para el proceso anual de licitación de empaste, su evaluación y adjudicación. Administrar la Central de Fotocopias y Anillado de la Subsecretaría, en base a requerimientos formalizados por las Unidades solicitantes. Supervisión periódica del estado de los archivos documentales que mantienen las Secretarías Regionales, dictando instrucciones correctivas cuando corresponda.

3. Oficina de Legalizaciones y Asesoría Administrativa (Capítulo VI, Párrafo IV, Art. 31 del Decreto Supremo de )usticia N° 1.597 de 1981).

Misión:

"Orientar y asesorar jurídicamente a las distintas dependencias del Departamento Administrativo velando por la legalidad de sus actos, y gestionar aquellos productos estratégicos del Ministerio que tengan a cargo. Todo, de manera eficiente y oportuna, contribuyendo así al logro de metas y objetivos establecidos".

Visión:

"Ser el área jurídico-administrativa líder del Sector Justicia, posicionándose además al interior del Ministerio como el ente de consulta obligatoria en materias de su competencia, destacando por la calidad y pertinencia de sus productos y servicios".


Velar por el correcto funcionamiento de la Oficina de Legalizaciones del Departamento Administrativo, que presta servicio de atención de público y de autentificacióri de documentos emitidos por el Ministerio de Justicia, sus Servicios dependientes y relacionados, y demás organismos auxiliares de la administración de justicia. Velar por la pertinencia jurídica de todos los actos administrativos emanados del Departamento Administrativo y pronunciarse al respecto.

Funciones:

Gestionar la tramitación, estudio y propuesta de rehabilitaciones funcionarias en lo que corresponde al Ministerio de Justicia y sus Servicios dependientes y relacionados. Elaborar las resoluciones exentas de honorarios periciales y cumplimientos de sentencia, previa verificación de la sentencia completa ejecutoriada, que ordenen el pago de emolumentos a particulares a la Tesorería General de la República. Prestar asistencia jurídica en materia de adquisiciones, gastos y ejecución presupuestaria al resto de las Unidades que conforman el Departamento Administrativo y, cuando se requiera, a otras Unidades de la Subsecretaría de Justicia y a las Secretarías Regionales Ministeriales.

:. Prestar asesoría jurídica a Recursos Humanos en materias y tramitaciones que afecten la vida funcionaria del personal que desempeña labores en el Ministerio de Justicia. Elaborar resoluciones de reconocimiento de abono de años de servicio del personal de Gendarmería de Chile, previo estudio del sumario administrativo que se acompaña.

Confeccionar los decretos de nombramiento y exclusión de los síndicos de quiebra, así como los decretos de ampliación de su jurisdicción y actualización de la nómina nacional de los mismos. Confeccionar las propuestas de resoluciones que zanjen las apelaciones presentadas por funcionarios o ex funcionarios de la Subsecretaría de Justicia o los Servicios dependientes del Ministerio sancionados en investigaciones sumarias o sumarios administrativos, así como un informe ejecutivo del mismo dirigido al Ministro de Justicia, previo estudio del caso. Llevar el debido control de las investigaciones sumarias y sumarios administrativos ejecutados a Unidades o funcionarios del Ministerio de Justicia, contando con un procedimiento sistematizado para estos fines.

4. Control Administrativo:

Misión:

"Sustentar las acciones del Departamento Administrativo por medio de la planificación, control, seguimiento y mejoramiento continuo, para el adecuado cumplimiento de los objetivos de éste".

Visión:

"Ser reconocidos a nivel de cartera en función de la innovación y el mejoramiento continuo en materia de gestión en administración".


Satisfacer a los usuarios internos y externos, y así lograr ser reconocidos a nivel Ministerial como un área confiable y proactiva. Optimizar el uso de los recursos, en conjunto con el respectivo seguimiento de la ejecución de éstos. Trabajar en base a la retroalimentación entre las unidades y/o divisiones, perfeccionando las relaciones y alianzas internas. Apoyar los requerimientos de los usuarios internos y externos, así como también estandarizar los procedimientos del Departamento Administrativo.

Funciones:

Controlar la adecuada ejecución de las acciones definidas por el Departamento Administrativo en sus diferentes Unidades y áreas de trabajo. Coordinar las acciones de mejoramiento con el área de Control de Gestión, así como también con los organismos validadores, en relacional quehacer del Departamento Administrativo. Realizar el seguimiento a las acciones llevadas a cabo frente a las auditorías internas ejecutadas por Auditoría Interna, además de las externas cuando correspondan. Informar dentro de su competencia, los requerimientos emanados por la Ley de Transparencia, ya sea transparencia activa y/o pasiva, dentro de los plazos establecidos, así como también de las consultas realizadas a través de la Oficina de Información, Reclamos y sugerencias, O.I.R.S., en materias de la competencia del Departamento Administrativo. Gestionar y coordinar a nivel ministerial las acciones relacionadas, en materia de Eficiencia Energética. Coordinar e informar las acciones relacionadas con las materias del procedimiento de Control de Estupefacientes y Psicotrópicos en el Sector Público. Realizar el control presupuestario en las materias relacionadas al Departamento Administrativo en relación a los contratos a honorarios que se gestionen al interior de la Subsecretaría de Justicia. Elaborar Informe de ejecución del Plan Anual de Compras de la Subsecretaría de Justicia.

Diseñar instrucciones y lineamientos en las materias de competencia del Departamento Administrativo. Llevar el proceso de Planificación estratégica en el Departamento Administrativo. Elaborar Informes de Gestión del Departamento Administrativo. Elaborar los informes de seguimiento y control de cumplimiento de las metas e indicadores que miden la gestión del Departamento Administrativo y aquellos que sean solicitados por la Subsecretaría de Justicia.

:. Reportar oportunamente la Matriz de Riesgo del Departamento Administrativo a los encargados de esta materia en Auditoría Ministerial, así como llevar el seguimiento de los riesgos detectados y realizar el reporte de las acciones de aseguramiento del Departamento Administrativo. Elaborar procedimientos e instrucciones en las materias de competencia del Departamento Administrativo. Otras funciones relacionadas con la contingencia que sean encomendadas por la jefatura del Departamento Administrativo.

Le saluda atentamente,

Ml

1 eÇjI JUAN IGNACIO

-

PI NA ROCHEFO Subsecretaro de Justicia

dr~iiu tB/P/, n:

• Gabinete Ministra de Justicia. - Gabinete Subsecretario de Justicia. - Oficina de Planificación y Presupuesto. - División Judicial. - División de Reinserción Social. • División Jurídica. - Departamento Administrativo. - Dirección de Gestión y Modernización de la Justicia. - Oficina de Relaciones Públicas y Comunicación Social. - Unidad de Cooperación Internacional. - Auditoría Interna Ministerial. - Unidad de Informática. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de la Región de Anca y Parinacota. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de la Región de Tarapacá. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Antofagasta. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Atacama. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de coquimbo. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Valparaíso. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región Metropolitana. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región del Libertador General Bernardo

O'Higgins. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región del Maule. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región del Biobío. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de la Araucanía. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Los Ríos. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Los Lagos. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Aysén del General Carlos

Ibáñez del Campo. - Secretaría Regional Ministerial de Justicia de Justicia de la Región de Magallanes y la Antártica

Chilena. - Oficina de Legalizaciones y Asesoría Administrativa. - Recursos Humanos. - Recursos Físicos. - Control Administrativo. - Servicio de Bienestar. - Area de Prevención y Emergencia. - Sección Partes, Archivo y Transcripciones.

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