REGLAMENTO PARA EL REGLAMENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO CONTROL ADMINISTRATIVO

DE LOS BIENES NO DE LOS BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS CONSIDERADOS ACTIVOS

FIJOS DE LA ESPOLFIJOS DE LA ESPOLREGLAMENTO 4120REGLAMENTO 4120

EXPOSITOR: Ing. Daniel Izquierdo C.EXPOSITOR: Ing. Daniel Izquierdo C.

Art. 1.- ÁMBITOArt. 1.- ÁMBITOLo constituyen las disposiciones internas que, para el control administrativo Lo constituyen las disposiciones internas que, para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos de la ESPOL, se establecen en de los bienes no considerados activos fijos de la ESPOL, se establecen en este Reglamento. este Reglamento.

Art. 2.- BIENES COMPRENDIDOS EN ESTE REGLAMENTOArt. 2.- BIENES COMPRENDIDOS EN ESTE REGLAMENTOSe considerarán como Se considerarán como No Activos FijosNo Activos Fijos y sujetos al y sujetos al Control Control AdministrativoAdministrativo, los bienes tangibles de propiedad de la , los bienes tangibles de propiedad de la ESPOLESPOL que, sin que, sin embargo de tener una vida útil superior a un año y utilizarse en actividades embargo de tener una vida útil superior a un año y utilizarse en actividades de la entidad, tienen un costo individual de adquisición, fabricación, de la entidad, tienen un costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo, inferior a donación o avalúo, inferior a US$ 100 (CIEN DÓLARES AMERICANOS)US$ 100 (CIEN DÓLARES AMERICANOS), , vigente a la fecha del registro administrativo. vigente a la fecha del registro administrativo.

- Útiles de oficinaÚtiles de oficina- Utensilios de cocina, vajilla, lenceríaUtensilios de cocina, vajilla, lencería- Instrumental médico, insumos y de laboratorio Instrumental médico, insumos y de laboratorio - Libros, discos y vídeosLibros, discos y vídeos- Herramientas menoresHerramientas menores- Otros no especificadosOtros no especificados

Art. 3.- CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Art. 3.- CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Los bienes no considerados Los bienes no considerados Activos FijosActivos Fijos, sujetos al , sujetos al control control administrativoadministrativo, son los siguientes: , son los siguientes:

Art. 4.- CARGO A GASTOS Art. 4.- CARGO A GASTOS El costo de esta clase de bienes se cargará directamente al gasto; por El costo de esta clase de bienes se cargará directamente al gasto; por consiguiente no están sujetos a depreciación. consiguiente no están sujetos a depreciación.

Art. 5.- RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR Art. 5.- RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase de La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase de bienes, corresponde a los servidores de la entidad a los cuales se les haya bienes, corresponde a los servidores de la entidad a los cuales se les haya entregado en custodia para el desempeño de sus funciones. Se prohíbe el entregado en custodia para el desempeño de sus funciones. Se prohíbe el uso de estos bienes para fines particulares.uso de estos bienes para fines particulares.

Art. 6.-Art. 6.- Los bienes de que trata este Los bienes de que trata este ReglamentoReglamento, estarán bajo el control , estarán bajo el control del del Directivo de la UnidadDirectivo de la Unidad y/o el y/o el Ayudante AdministrativoAyudante Administrativo, quien en , quien en coordinación con el coordinación con el Guardalmacén GeneralGuardalmacén General y/o y/o BodegueroBodeguero, mantendrá , mantendrá actualizado el registro de estos bienes. actualizado el registro de estos bienes.

Art. 7.- REPOSICIÓN POR PÉRDIDA DE BIENESArt. 7.- REPOSICIÓN POR PÉRDIDA DE BIENES En caso de pérdida o destrucción injustificada de bienes, los servidores En caso de pérdida o destrucción injustificada de bienes, los servidores responsables responderán por la restitución con otros de igual especie y/o responsables responderán por la restitución con otros de igual especie y/o similares características o en dinero al precio actual del mercado. similares características o en dinero al precio actual del mercado.

- - Hoja de Control de Bienes por ServidorHoja de Control de Bienes por Servidor: Los bienes que ingresen al : Los bienes que ingresen al inventario de la unidad académica o administrativa, serán legalizados inventario de la unidad académica o administrativa, serán legalizados mediante un formulario de entrega recepción, que lo suscribirán el mediante un formulario de entrega recepción, que lo suscribirán el Directivo de la UnidadDirectivo de la Unidad y/o el y/o el Ayudante AdministrativoAyudante Administrativo, el , el Guardalmacén GeneralGuardalmacén General y el y el Controlador de Activos FijosControlador de Activos Fijos, con el , con el detalle valorado de los mismos. detalle valorado de los mismos.

Art. 8.- ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓNArt. 8.- ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN Los registro básicos son: Los registro básicos son:

- - Inventario a Nivel de Unidades Académicas o AdministrativasInventario a Nivel de Unidades Académicas o Administrativas: En : En el inventario se mantendrá valorado el costo histórico de los bienes y estará el inventario se mantendrá valorado el costo histórico de los bienes y estará sustentado con las hojas de control por servidor y más documentos sustentado con las hojas de control por servidor y más documentos relativos al movimiento de los mismos.relativos al movimiento de los mismos.

Art. 9.- CONSTATACIÓN FÍSICAArt. 9.- CONSTATACIÓN FÍSICA En cada unidad académica o administrativa se efectuará constatación física En cada unidad académica o administrativa se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos una vez al año, en la que intervendrán el de los bienes, por lo menos una vez al año, en la que intervendrán el Directivo de la UnidadDirectivo de la Unidad y/o y/o Ayudante AdministrativoAyudante Administrativo responsables del responsables del uso del bien y el uso del bien y el Controlador de Activos FijosControlador de Activos Fijos..

De este acto se dejará constancia en un acta suscrita por los intervinientes, De este acto se dejará constancia en un acta suscrita por los intervinientes, con copia acon copia a: Director de la Unidad de Operación Financiera, Auditor : Director de la Unidad de Operación Financiera, Auditor General, Contador GeneralGeneral, Contador General y tenedor del uso del bien. y tenedor del uso del bien.

Art. 10.- DISPOSICIÓN GENERAL – EXCEPCIONESArt. 10.- DISPOSICIÓN GENERAL – EXCEPCIONES

Tratándose de bienes tales como pupitres, escritorios, máquinas de escribir, Tratándose de bienes tales como pupitres, escritorios, máquinas de escribir, calculadoras, implementos de laboratorio, mesas, sillas, bibliotecas, etc., calculadoras, implementos de laboratorio, mesas, sillas, bibliotecas, etc., cuyo costo individual sea inferior a cuyo costo individual sea inferior a US$ 100 (CIEN DÓLARES US$ 100 (CIEN DÓLARES AMERICANOS)AMERICANOS), al momento de su incorporación o actualización, podrán , al momento de su incorporación o actualización, podrán considerarse y recibir el tratamiento de activos fijos, aplicando el criterio considerarse y recibir el tratamiento de activos fijos, aplicando el criterio técnico administrativo de técnico administrativo de "LOTE""LOTE" o o "UNIDAD DE PROPIEDAD""UNIDAD DE PROPIEDAD", que , que consiste en agrupar los valores de los bienes de similar característica o consiste en agrupar los valores de los bienes de similar característica o considerar como un solo bien al grupo de elementos que conforman una considerar como un solo bien al grupo de elementos que conforman una unidad operativa.unidad operativa.

Art. 11.- DE LA BAJA DE LOS BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS Art. 11.- DE LA BAJA DE LOS BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOSFIJOS

En caso de que el bien esté inservible, no hubiesen interesados en la venta En caso de que el bien esté inservible, no hubiesen interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega gratuita, se procederá a su destrucción por ni fuere conveniente la entrega gratuita, se procederá a su destrucción por demolición, incineración u otro medio adecuado a la naturaleza del bien, o a demolición, incineración u otro medio adecuado a la naturaleza del bien, o a arrojarlo en un lugar inaccesible si no fuere posible destruirlo, luego se arrojarlo en un lugar inaccesible si no fuere posible destruirlo, luego se procederá a la baja.procederá a la baja.

Art. 12Art. 12.- El proceso de baja para estos casos, será el siguiente:.- El proceso de baja para estos casos, será el siguiente: a .a . El responsable del bien comunicará por escrito al El responsable del bien comunicará por escrito al Controlador de Controlador de

Activos FijosActivos Fijos y y Guardalmacén GeneralGuardalmacén General sobre el estado del mismo; sobre el estado del mismo;

b. La Unidad de Control de Activos Fijosb. La Unidad de Control de Activos Fijos realizará una inspección física realizará una inspección física y elaborará un informe sobre el estado y conservación del bien. En caso de y elaborará un informe sobre el estado y conservación del bien. En caso de que el bien sea un equipo que amerite ser inspeccionado por un que el bien sea un equipo que amerite ser inspeccionado por un especialista, el especialista, el Controlador de Activos FijosControlador de Activos Fijos solicitará a quien solicitará a quien corresponda, emita un informe al respecto; corresponda, emita un informe al respecto;

c.c. El informe suscrito por el perito y/o el El informe suscrito por el perito y/o el Controlador de Activos FijosControlador de Activos Fijos, , será remitido al será remitido al Vicerrector Administrativo-Financiero (VAF)Vicerrector Administrativo-Financiero (VAF), para , para que autorice la baja; que autorice la baja;

d. d. Con el visto bueno de autorización del Con el visto bueno de autorización del VAFVAF, el , el Controlador de Controlador de Activos FijosActivos Fijos fijará fecha y hora para proceder a la baja del bien, acto en fijará fecha y hora para proceder a la baja del bien, acto en el que intervendrá el custodio o responsable del bien, el el que intervendrá el custodio o responsable del bien, el Guardalmacén Guardalmacén GeneralGeneral, un delegado de , un delegado de Auditoria InternaAuditoria Interna y el y el Controlador de Controlador de Activos FijosActivos Fijos. .

Del procedimiento cumplido, se dejará constancia en un acta, con Del procedimiento cumplido, se dejará constancia en un acta, con indicación del día, hora y lugar en que se realice la baja del bien. indicación del día, hora y lugar en que se realice la baja del bien.

Esta acta, debidamente firmada, se enviará al Esta acta, debidamente firmada, se enviará al Contador GeneralContador General y copia y copia al Guardalmacén General, Controlador de Activos Fijos y Auditor al Guardalmacén General, Controlador de Activos Fijos y Auditor GeneralGeneral para el archivo correspondiente. En esta acta se dejará constancia para el archivo correspondiente. En esta acta se dejará constancia del número y fecha del oficio que contiene la autorización de la baja. del número y fecha del oficio que contiene la autorización de la baja.

CERTIFICOCERTIFICO: Que el presente reglamento fue aprobado por el Consejo : Que el presente reglamento fue aprobado por el Consejo Politécnico en sesión celebrada el día 6 de agosto de 2002. Politécnico en sesión celebrada el día 6 de agosto de 2002.

Lcdo. Jaime Véliz LitardoLcdo. Jaime Véliz LitardoSECRETARIO GENERALSECRETARIO GENERAL

Art. 14.-Art. 14.- El procedimiento de baja descrito, se aplicará sólo a aquellos El procedimiento de baja descrito, se aplicará sólo a aquellos bienes de igual o superior costo de adquisición de bienes de igual o superior costo de adquisición de US$ 25 (VEINTICINCO US$ 25 (VEINTICINCO DÓLARES)DÓLARES) y menor a y menor a US$ 100 (CIEN DÓLARES AMERICANOS).US$ 100 (CIEN DÓLARES AMERICANOS).

Para los bienes cuyo costo sea inferior a los Para los bienes cuyo costo sea inferior a los US$ 25 (VEINTICINCO US$ 25 (VEINTICINCO DÓLARESDÓLARES), el responsable del bien procederá a dar la baja, de ), el responsable del bien procederá a dar la baja, de conformidad al Art. 12 del presente Reglamento, en conjunto con la conformidad al Art. 12 del presente Reglamento, en conjunto con la Unidad de Activos FijosUnidad de Activos Fijos..