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41 Jornada Notarial Bonaerense – Tandil 2 al 5 de octubre de 2019
TEMA 4. Incidencia de las nuevas tecnologías en los deberes funcionales del notario y
el rol del Colegio de Escribanos. Reforma de las normas de organización notarial
Titulo del trabajo: FUNCION NOTARIAL Y TRANSFORMACION DIGITAL
Coordinadores: Gabriel CLUSELLAS y Guillermo M. ÁLVAREZ
Categoría: nuevos autores
Autor: Santiago F.O. Scattolini
INDICE.
A) INTRODUCCION: 1.Exordio. 2. El llamado “impacto” de las tecnologías y la
sociedad. 3. Transformación digital. B) DESARROLLO: 4. Transformación Digital y
Función Notarial. 5. Evolución Legislativa en Relación a las Tic´s. 6. Derecho
Comparado. Notariado Italiano. 7. Transformando el Pensamiento Notarial Analógico a
Digital. 8. Prospectiva de la Función Notarial. C) CONCLUSION
PONENCIA.
- El paso del soporte físico al soporte digital de la escritura matriz es el principio de la
transformación digital que afecta a la función notarial.
- La transformación digital exige la capacidad de cambiar la función notarial en un
nuevo modelo de notario, renovando la mentalidad del notario, la estructura y
organización interna de las notarias y el colegio profesional; siendo el notario un
funcionario público.
- En la redefinición de la función notarial es relevante conocer la sociedad y su
transformación. El notario debe ofrecer un servicio que responda a criterios de
eficiencia, eficacia y economicidad respetando los principios deontológicos.
- La seguridad jurídica conlleva genéticamente un concepto diferente de la seguridad
informática, lo que no implica configurarla de manera compleja y lenta como
contrapartida de simplicidad y agilidad a la que se asocia comúnmente a la
seguridad informática.
- Sobre la experiencia e implementación del notariado de otros países, el Colegio
debe elaborar una agenda digital y un plan estratégico que permita acompañar los
cambios de la administración pública en materia digital, observando los principios
de sencillez, simpleza y agilidad.
- La capacitación de las TIC´s, protección de datos personales y normas de
prevención de lavados de activos, debe ser obligatoria y permanente.
- Es necesaria la creación por parte del Colegio de Escribanos de una persona
jurídica que tenga por objeto brindar los servicios tecnológicos que proporcionen
eficiencia, seguridad y trasparencia requerido por la función notarial digital.
“Todo fluye, todo está en movimiento y nada dura eternamente.”
Heráclito de Éfeso
“Comprendí, sin embargo, que estábamos al borde de un tiempo nuevo y que ese
tiempo, comparable a las épocas iniciales del Islam o del Cristianismo, exigía hombres
nuevos”
J.L. Borges, Deutsches Requiem
A) INTRODUCCION
1. Exordio.
Nos enfrentamos a una era de permanente cambio y evolución acelerada por
nuevas tecnologías, nuevas funcionalidades, nuevas siglas y conceptos. Los cambios
son vertiginosos e imponen la tarea de definir la función notarial para acompañar la
transformación social y cultural que lo motivan.
En el ámbito notarial existe el sentimiento de amenaza; que genera
aletargamiento. Los cambios nos agobian, y, se piensa que debemos ser expertos en
informática o en tecnología, caso contrario no podremos adaptarnos.
La esencia de la función notarial se ve afectada producto de los cambios que ha
experimentado o padecido la profesión notarial en los últimos años por la
transformación de contenidos, formas y medios de la actividad laboral. Esta
transformación abre el camino a desarrollos innovativos, motivados por la necesidades
cambiantes de la sociedad (sociedad digital o de la información) y nuevos entornos de
comunicación, interconexión y operatividad en los que se requiere certeza de las
consideraciones legales y seguridad jurídica.-
2. El llamado “impacto” de las tecnologías y la sociedad.
Las pautas del temario proponen en relación a las TIC´s1 “analizar el impacto que
experimenta nuestra función”.
La metáfora del impacto, considerando a la tecnología, como un proyectil, y a la
sociedad, como un blanco, fue analizada por el filósofo Pierre Levy en un informe para
el Parlamento Europeo (2). Levy considera inadecuada la comparación, y alude a que la
técnica o la tecnología pone acento sobre la parte material o artificial de los fenómenos
humanos, y no tiene una entidad real e independiente que por sí misma pueda actuar
1 Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) 2 LEVY, PIERRE, (1997) Cyberculture. Rapport au Conseil de l’Europe dans le cadre du projet “Nouvelles technologie: coopération culturelle et communication”, Odile Jacob, Paris
sobre los mismos, dice: “Los asuntos humanos comprenden de manera indisociable
interacciones entre: personas vivas y pensantes; entidades materiales naturales y
artificiales; ideas y representaciones. Es imposible separar lo humano de su entorno
material ni de los signos e imágenes a través de los cuales dan sentido a su vida y a su
mundo. .. Añadamos finalmente que las imágenes, las palabras, las construcciones del
lenguaje anidan en los espíritus humanos, procuran medios y razones de vivir a los
hombres y a sus instituciones, son reutilizadas por grupos organizados y por circuitos
de comunicación y de memorias artificiales”. En definitiva las tecnologías son producto
de una sociedad y de una cultura, con lo cual nos lleva a pensar que mas que
adaptarnos a los nuevos llamados paradigmas tecnológicos nos debemos adaptar a la
sociedad y la cultura.
Entorno al pensamiento de Levy, que se sitúa en la continuidad de la filosofía del
proceso, Michel Serres3 quien ha elaborado parte de su trabajo en torno a las
comunicaciones, deja en claro que estamos frente a un nuevo mundo sumido en lo
numérico, y dominado por la codificación. Existe una transformación, dice “Rarísimas en
la historia, estas transformaciones que yo llamo “hominescentes”, crean (en medio de
nuestro tiempo y de nuestros grupos) una grieta tan ancha y tan evidente que pocas
miradas la han medido en su verdadero tamaño, comparables con aquellas, visibles, en
el neolítico, a comienzos de la era cristiana, a fines de la Edad Media y en el
Renacimiento. Según Serres es un tiempo de “crisis” motivado por la transformación.
En el primer milenio antes de Cristo, era una época que nos encontrábamos en el nivel
de la oralidad, solo existía el lenguaje, el soporte era el cuerpo y la voz, el mensaje.
Con la escritura el soporte se traslada al papel, y la voz a la escritura, dándose una
revolución gigantesca, derivada de la escritura. Esto supone un cambio considerable, y
aparece entonces, la ley, la política, el comercio, la moneda, la ciencia y finalmente los
profetas hebreos escritores de la ley, autores de las sagradas escrituras. La segunda
revolución, tiene lugar con la invención de la imprenta, en el siglo XV en la época del
renacimiento. Y la última, en nuestros días con la llegada de las nuevas tecnologías, de
la informática. Y de pronto se produce nuevamente una crisis, que es jurídica, política y
económica, y también en sentido científico y religioso.
3 SERRES, Michel, (2013) PULGARCITA
Zygmunt Bauman (considerado por algunos un profeta del posmodernismo)
introdujo la idea de “modernidad liquida”, y la metáfora hace referencia a la fluidez,
cambio, flexibilidad, adaptación, etcétera. Afirma que "el cambio es lo único que es
permanente y la incertidumbre es la única certeza "; en este sentido, en todos los
ámbitos, ya sea en la política, en la economía, en la educación, estamos destinados a
redefinir la interacción con el medio.
3. Transformación digital.
En la actualidad se habla de transformación digital, mentalidad digital, negación
digital, etcétera.; representan una oportunidad producto del cambio. Esta oportunidad
es un reto, y exige la necesidad de indagar cuales son los factores de la transformación,
y que se relacionan con personas, datos y tecnología, que son parte de toda
organización económica.
La transformación, tiene que ver con un cambio en la organización y estructura,
mientras que lo digital se refiere al uso y aprovechamiento del potencial que nos
proporciona la tecnología en su conjunto. Visto desde este punto, la tecnología es solo
un aspecto de la transformación. El proceso de adaptación requiere entender las
nuevas exigencias de la sociedad, el mercado y los consumidores.
La mayoría de los autores declaman la dificultad de anticipar cuál y cómo será el
cambio en un futuro teniendo en cuenta que los avances se producen con una
velocidad que no tiene comparación. Llevamos décadas expuestos a un cambio
exponencial.
En este sentido, apuntan a la llamada Ley de Moore; que no es una ley en
sentido formal, pero que representa la velocidad del cambio. Hacia 1965, Gordon Moore
predijo el avance de la tecnología producto de la observación de la evolución en la
capacidad de los microprocesadores. Moore llego a la conclusión de que el número de
transistores que podrían incluirse en un microprocesador de un tamaño se doblaría
cada dieciocho meses. La Ley de Moore permitió determinar también una reducción en
el costo de fabricación de los microprocesadores, y del avance de la tecnología. Su
predicción se ha ido dando en el tiempo; el primer microprocesador Intel 4040 hacia
1971, contenía 2300 transistores, y en 2017 el Intel Core i9-7900X, tiene 2600 millones
de transistores. Pese a que algunos aseguran que esta ley tiene un fin próximo, nuevos
materiales y la nanotecnología vislumbran una nueva era electrónica. La ley de Moore
determina la velocidad de los avances y el efecto cambiante que han tenido las TIC´S.
La ley de Moore explica la exponencialidad del cambio o transformación, pero no
las implicancias de la naturaleza del cambio que son más profundas que la capacidad
de los transistores.
Alberto Delgado4 describe que la misma se ve impulsada por una serie de
vectores o fuerzas de cambio que van mas allá de la tecnología. Además explica que el
cambio es exponencial, combinatorio y recursivo, citando a Erik Brynjolfsson y Andrew
McAfee en The Second Machine Age. Este cambio aparece como una tormenta de
disrupción; afirma que nos enfrentamos a un momento de cambio extraordinario,
comparables a una revolución, la cuarta, como lo destaca Klaus Schwab, director
ejecutivo del Word Economic Forum, en su libro The Fouth Industrial Revolution.
Otros autores que también han incursionado en el cambio producto de la
transformación, José de la Peña y Mosiris Cabezas5 establecen tres grandes olas
tecnológicas; la primera ola fue la de la revolución agrícola y duro aproximadamente
desde el año 8000 a.c. hasta el siglo XVII. El ser humano se volvió sedentario y
surgieron las ciudades, el concepto de trabajo, los primeros imperios, y la población, al
tener un aporte de alimentos sujeto a menos incertidumbres que cuando cazaba,
empezó a proliferar y creció en número, produciéndose así una primera revolución
demográfica. La segunda ola, se inicio con la revolución científica del siglo XVII y sus
innovaciones tecnológicas clave fueron la imprenta y la maquina a vapor, y más
adelante la electricidad y el motor a explosión. Es una etapa de gran desarrollo
económico, aparecen los conceptos de mercado en masas, consumo y
productor/consumidor. Todo empieza a ser masivo, impulsado por la distribución de
bienes y de información. La tercera ola, está configurada por las tecnologías de fines de
siglo XX en adelante, en especial la microelectrónica, la informática, tecnología digital,
las telecomunicaciones e internet.
4 DELGADO,A. (2018) “La sociedad hiperdigital” 5 de la Peña Aznar J., Mosiri C. (2012) “La Gran Oportunidad”
La transformación digital “es el paso de estructuras organizativas y de relación
con el mercado diseñadas en una etapa industrial y de consumo masivo a otras
adaptadas a la nueva sociedad de la tercera ola.”
Los citados autores describen que existe consenso entre los analistas y los
tecnológicos en establecer que las tecnologías influyentes en la transformación son:
Las redes sociales; la movilidad; Big Data y la analítica, y el Cloud (la nube). Las dos
primeras tienen que ver con adaptarse al cliente; el Big Data y la analítica tienen que
ver con el cliente y la organización, a través del análisis de la interacción, la
personalización de la oferta y la relación siendo más eficiente; el ultimo conjunto de
tecnologías, lo que se denomina la nube, el Cloud, que tiene mucho que ver con la
eficiencia.
Además de las tecnologías determinan que existen dos ingredientes
fundamentales en la transformación digital: las personas y los integrantes de las
empresas u organizaciones, que son el factor humano de cambio.
En cuanto a las personas expresan “Hoy, el internet social, las tres “Ces”:
“compartir, conversar y colaborar” unida a la movilidad y la inmediatez han moldeado un
cliente digital y nuevo. Hoy el cliente no es un ser pasivo al que solo hay que despertar
deseos, es más que eso, tiene el poder de las redes y eso le ha permitido extenderse
en diferentes aéreas de cadena de valor”. Escuchar las necesidades de los clientes,
adaptar los productos y personalizar las experiencias, ser agiles y adaptar los procesos
para que las interacciones sean fáciles y sencillas, y ofrecer experiencias integradas
donde existe una mezcla de lo físico y lo digital. El éxito estriba en la capacidad de reinventarse adaptándose a un cliente que busca sencillez, inmediatez y seguridad.
El factor humano es fundamental para el cambio; Ted Levitt decía “Las
organizaciones existen para permitir que gente común haga cosas extraordinarias”. La
tecnología debe sumarse a la visión, el esfuerzo y el liderazgo para conseguir
resultados positivos; y el cambio afecta a personas, empleados, directivos y para
abordar el cambio de manera positiva hay que entender cómo se comporta el ser
humano frente al mismo. El cambio se lee como una perdida, a veces material, que
requiere salir de la llamada “zona de confort”; el ámbito donde nos sentimos seguros y
cómodos en los usos y procedimientos regulares. La dificultad de salir de esta zona,
resulta de una sumatoria de pereza, miedo, procrastinación y que devienen en la
resistencia. Es necesario motivar, capacitar y ayudar para lograr una atmosfera digital,
esta se lograr entendiendo desde la dirección o la cabeza de una organización el
cambio.
En definitiva, la transformación digital implica que la tecnología tiene la capacidad
de cambiar los hábitos de las personas y las estructuras de las organizaciones; las
relaciones de las personas se modifican a la par que se modifican las relaciones con las
empresas y las instituciones.
Frente a todo este prolegómeno, como afecta la transformación digital a la
función notarial? Siendo que el notario se relaciona estrechamente con los organismos
del estado, cual ha sido la línea evolutiva de la normativa en relación a las TIC´s? Cual
el avance de los notariados latinos en materia digital? y por último, el aporte en
prospectiva de la función. Estos son los puntos que se consideran en el desarrollo.
B) DESARROLLO.
4. TRANSFORMACION DIGITAL Y FUNCION NOTARIAL
Cualquier estudio profundo de la actividad notarial, efectúa un análisis
comparativo de la historia del notariado, el instrumento, la fe y la función notarial, en
mayor o menor extensión o profundidad, en retrospectiva y perspectiva, siendo una
tarea compleja elucubrar una prospectiva que se ajuste al futuro, mas aun teniendo en
cuenta la velocidad en que evoluciona la tecnología con relación al documento. En la
actualidad se comienza hablar sobre los elementos técnicos de corporalidad y grafía del
documento, el código binario, PKI, hash, entre otros y la desmaterialización; pero la
cuestión trasciende aun más.
La transformación notarial, si bien podría parecer un concepto novedoso, no lo
es; así Neri6 dice “Las instituciones de derecho no son el producto de una creación
técnica improvisada, ni el resultado de una más o menos recientes necesidad jurídica.
6 NERI C.A., (1969) TRATADO TEORICO Y PRACTICO DE DERECHO NOTARIAL. Tomo 2. (1969)
Son, cabalmente, la resultancia de un proceso de transformación que obedece a un
fenómeno social, comprobable a través de la historia.”.
Por otro lado, y siguiendo la definición del citado autor, la función notarial
“entraña el quehacer físico de la escritura pública”.
El primer factor del cambio históricamente significativo es la transición del
soporte papel al soporte informático o digital. Esta transición no implica una
modificación en el rol del notario en su función. En todo caso presenta rasgos
novedosos con relación a los contenidos, formas y medios de la actividad laboral que
afecta a la esencia. Coll Monico7 sostiene “Lo que cambia es la matriz, de un soporte
papel a uno electrónico que aumenta eficiencia y aquellas garantías de seguridad,
integridad y conservación del documento se mantienen.”.
Subsiste en el documento electrónico la función de garantía que proporciona la
intervención notarial. Es precisamente esta función de garantía de todas las partes
intervinientes, que posibilita que el notario tenga un papel de tercero en que se le
reconoce la protección de un interés colectivo, con independencia de la parte que lo
hubiera requerido. En definitiva la función notarial conlleva operaciones del ejercicio que
frente a los cambios tecnológicos se traslucen potenciadas.
Desde mediados de 2017 el Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos
Aires se constituyo como Autoridad de Registro de Firma Digital (AR) del Certificador
ante la Oficina Nacional de Tecnologías de la Información, con funciones para validar la
de identidad y de otros datos de los solicitantes y suscriptores de certificados, es decir
los notarios de la provincia de Buenos Aires en el ejercicio de la profesión. En 2018 se
reglamento por resolución del Consejo Directivo las actuaciones notariales previstas en
los arts. 166 a 177 de la ley 9020 en soportes digitales, alcanzando a las certificaciones
de copias digitales de documentos nativos digitales, o originarios en soporte papel
digitalizados; Testimonios Digitales de la matriz; las copias simples digitales; y las
Certificaciones de Firmas Digitales. A fin de realizar el desempeño de la tare se
implementaron a través de la pagina del colegio dos módulos diferenciados, uno de
7 COLL MONICO, Era Digital y Notariado Noticias de Consejo federal del Notariado Argentino - nº 66 - Diciembre 2018
actuaciones notariales y otro de firma; el primero con acceso de usuario y contraseña
(firma electrónica) y el segundo con la firma digital.8
El otro factor, es la transmisión de datos a través de las distintas tecnologías
(vg.r: web, correo electrónico, whatsapp, Cloud) que modifican las relaciones humanas
y también jurídicas; datos que por otro lado deben almacenarse y se pueden utilizar en
beneficio de la sociedad. Ya en el año 1997 el citado filosofo Levy9 destaca el
“ciberespacio” como un espacio virtual de comunicación y trabajo.
La transformación digital notarial determina que la actividad profesional se
encamine a una función de servicio a la sociedad; ligándose este concepto con la idea
de una función pública.
La discusión en torno a la función notarial y a la naturaleza del notario es de vieja
data; la mayoría de los autores aducen su complejidad. Por un lado quienes afirman
que la función notarial es pública y el notario es un funcionario público; por otro, quienes
sostienen que es un profesional liberal; y en el intermedio, de forma ecléctica, quienes
ven a la función notarial como una profesión liberal en el ejercicio de una función
pública, delegada por el estado.
8 Confieso personalmente que al inicio del uso de los Módulos de Gestión de Actuación y de Firma Digital, me sentí algo desilusionado. El desarrollo replica los folios en papel a los que estamos habituados y familiarizados; los veinticinco renglones, el sellos del Colegio, la numeración; todo en un mismo lugar y coincidentes con espíritu tradicionales para mantener la forma que existente. Entendía que la complejidad tecnología que asegura la firma digital y su proceso, eran suficientes y pensaba en que una nueva tecnología debería tener nuevas formas. Gabriel Ventura dice “Los instrumentos públicos comienzan por probarse a sí mismos, se presumen auténticos, luego de ello recién prueban respecto de su contenido ('"scripta publica probant se ipsa"): pero en su faz operativa, para que realmente así se dé, exigiremos que tengan "apariencia" o sea el aspecto exterior apropiado (filigranas gráficas, tinta adecuada, papel apropiado, etc.) y "regularidad", o sea que el acto no sea manifiestamente alejado de la legalidad.”. Esa apariencia es la que entiendo que se ha querido dar al replicar en el soporte digital misma identidad visual de los folios de actuación notarial en papel. Ademas entiendo que es importante resolver la cuestión de la circulación de los testimonios, no asi de las copias simples. Encontrar una solución aplicando un código de validación (CSV o QR) o implementar un sistema de circulación del instrumento notarial informático de forma restrictiva entre notarios, profesionales, magistrados y otorgantes. 9 Dice Pierre Levy en la obra citada “Así es como se navega hoy libremente entre programas y materiales que no hace mucho tiempo eran incompatibles. En efecto, gracias a la adopción de normas de programas y materiales, la tendencia general es el establecimiento de espacios virtuales de trabajo y de comunicación abiertos, cada vez más independientes de su soporte. Señalemos igualmente el uso reciente de normas de descripción de estructura de documentos textuales (SGML)6 o multimedios (HTML,7 Hi Time), que permiten conservar intacta la integridad de la información a pesar de los cambios de soportes de programas y materiales. La norma VRMP autoriza la exploración de imágenes tridimensionales interactivas sobre el World Wide Web a partir de cualquier máquina conectada a la red.”
Además de las tres posturas más difundidas existen otras10, sin embargo la gran
mayoría coinciden en que la función notarial es una función social y la seguridad
jurídica que brinda la actuación del notario junto, con el resto de las operaciones de
ejercicio hacen a la esencia11.
En mi opinión, y en razón de la posición de la función adaptada a la
transformación considero la postura de Gabriel B. Ventura12 que expresa “Se destaca
en el sistema latino la figura del notario como un funcionario público más, lo que ha
merecido el elogio de la doctrina internacional, al punto tal que, a pesar de haber nacido
en la Europa continental, lo que le valió su denominación de "notariado latino", se ha
extendido por varios países, aun a los sistemas de tradición anglosajona, como EEUU
de Norteamérica, en donde lo están incorporando de manera paulatina, al igual que en
Japón y China. Las características principales del sistema quedan plasmadas en los
llamados principios del notariado latino que, amén de constituir los "principios propios"
que se exigen para poder considerar el derecho notarial como una rama autónoma de
la ciencia jurídica, sin dudas son los que dan el fundamento de la seguridad y certeza
que le son inmanentes.”
10 Sebastián J. Cosola describe las tesis de la fe pública; la del profesionalismo; la tesis de las funciones inescindibles; la tesis que define como objeto esencial del derecho notarial a la teoría general del instrumento público; la que postula la esencia de la forma de la función fedante, entre otras. Para el autor la función notarial es una función social realizada por un profesional del derecho, que revaloriza la fe pública y la seguridad jurídica no perdiendo de vista la responsabilidad moral. (1) “Los deberes Éticos Notariales”
11 En tal sentido las XXXIV Jornadas Notariales Bonaerenses de San Nicolás de 2005 en su despacho expresan “La función notarial es una función pública cuyo titular es un profesional del derecho, el notario, que la ejerce de forma imparcial e independiente, sin estar situado jerárquicamente entre los funcionarios del Estado (U.I.N.L., San José de Costa Rica, enero de 2005). El notario cumple una misión social, brindando seguridad jurídica, valor, autenticidad y permanencia a los actos negociales. La función notarial es creadora de derecho.” Las XXXV Jornada Notarial Bonaerense Tandil, 7 al 10 de noviembre de 2007: “Que los notarios latinos en ejercicio de su función otorgan seguridad jurídica a las relaciones entre particulares. Que el tratamiento del tema que nos ocupa ha sido objeto de estudio en las Jornadas Notariales Bonaerenses en Bahía Blanca (1999) y en Mar del Plata (2003), cuyas conclusiones ratificamos en esta Comisión. .. Que es factible el ejercicio de la función notarial electrónica, utilizando las nuevas tecnologías, tanto en sus relaciones con los organismos públicos o con los terceros particulares que requieran sus servicios.” Por su parte las XXXVI Jornada Notarial Bonaerense Necochea, 25 al 28 de noviembre de 2009 destacaron en cuanto a la función notarial: ““El Notariado del tipo Latino responde a la necesidad social de brindar certeza y seguridad jurídica. La función notarial se sustenta en el consenso social que tiene en su labor de profesional del derecho. La trascendencia de su función lo vincula con el Estado, pero las cargas impuestas no deben obstaculizar el cumplimiento de la función notarial. El notario debe considerarse colaborador del Estado como consecuencia de ser profesional del derecho en ejercicio de la función pública. Este vínculo debe afianzarse con respeto y colaboración mutua.”.
12 Gabriel B. Ventura, ALGUNAS REFLEXIONES EN TORNO A LAS BONDADES DEL NOTARIADO LATINO, REVISTA NOTARIAL 2008/01 - N° 89, Colegio de Escribanos de Córdoba.
5. EVOLUCION LEGISLATIVA EN RELACION A LAS TIC´S
El notario tiene un vinculo natural con los organismos del estado, es por esta
razón que resulta importante considera la evolución que ha tenido TIC´s; en principio
con la adopción de la firma digital y documento electrónico para luego dar paso a la
plataforma de tramites a distancia y gestor de la documentación electrónica. Esa
transformación y evolución de conceptos establecen una pauta que debemos
acompañar como mínimo.
Los principios de “calidad y eficiencia” los vemos plasmados en el Articulo 42
de la Constitución Nacional; el artículo 30 de la Ley 24624 que sustituyo al artículo 49
de la ley 11672 representa el primer antecedente normativo en materia de firma
electrónica, su objetivo se ve reflejado en la disposición 45/97 y Dec. 427/1997 que
fueron los antecedentes inmediatos de la ley 25506; claramente apuntan a la
despapelización suplantado por el documento electrónico que requiere de una firma
digital. En tal sentido la disposición 45/97 (13) en los considerandos se estableció que
“la Administración Pública Nacional no puede permanecer ajena a los avances
tecnológicos y al empleo de los nuevos medios que provee el mercado, especialmente
cuando contribuyen a aumentar la productividad de sus organismos, a optimizar el manejo de la información y reducir los costos de almacenamiento y el traslado de papel”.
El decreto 427/1997 continuo con lo expuesto en sus fundamentos por la
resolución; “la necesidad de optimizar la actividad de la Administración Pública Nacional
adecuando sus sistemas de registración de datos, tendiendo a eliminar el uso del papel
y automatizando sus circuitos administrativos, amerita la introducción de tecnología de
última generación, entre las cuales se destacan aquellas relativas al uso de la firma
digital”. Era clara la necesidad de eliminar el uso del papel, aumentar la productividad y
mejorar el uso de la información.
La ley 25506, sancionada el 14 de noviembre de 2001, incorporo al
ordenamiento nacional la tecnología de la firma electrónica y digital, aplicadas al 13 La resolución 45/97 resolvió adherir y adoptar como propias las conclusiones aprobadas mediante el acta de fecha 30 de Diciembre de 1996 por el SUBCOMITE DE CRIPTOGRAFIA Y FIRMA DIGITAL DEL COMITE DE USUARIOS DE PROCESAMIENTO DE IMAGENES (C.U.P.I.). Las conclusiones son la base de la actual ley de firma digital, con algunas variaciones.
documento digital, permitiendo la transmisión de los mismos, y dando cumplimiento a
las expectativas antes enunciadas. El uso más intenso de firma digital se dio en el
ámbito de la administración pública nacional.
A partir del año 2015 con la sanción del Código Civil y Comercial, se incorporo la
firma digital y el documento electrónico; el artículo 286 estable que la expresión escrita
“Puede hacerse constar en cualquier soporte, siempre que su contenido sea
representado con texto inteligible, aunque su lectura exija medios técnicos.” y el articulo
288 “En los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma de
una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital, que asegure
indubitablemente la autoría e integridad del instrumento.”
A partir del año 2016 comenzó un proceso de aceleración digital propuesto por el
Estado Nacional provocando una catarata de normas (14) tendientes a modernizar la
Administración Pública en beneficio de los ciudadanos.
El Decreto 434/2016 del Ministerio de Modernización del 1 de marzo de 2016
establece el “Plan de Modernización del Estado”; en su anexo define cuales serian sus
objetivos “constituir una Administración Pública al servicio del ciudadano en un marco de eficiencia, eficacia y calidad en la prestación de servicios, a partir del
diseño de organizaciones flexibles orientadas a la gestión por resultados. Esto supone
promover una gestión ética y transparente, articulando la acción del sector público
con el sector privado y las organizaciones no gubernamentales.”.
El Decreto Nro. 561 del 6 de abril de 2016 aprueba la implementación del
sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, como sistema integrado de
caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las
actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
El Decreto Nro. 1063 del 4 de octubre de 2016 se aprobó la implementación de la
Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) integrada por el módulo “Trámites a
Distancia” (TAD), del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), como medio
de interacción del ciudadano con la administración, a través de la recepción y remisión
por medios electrónicos de presentaciones, seguimiento, solicitudes, escritos,
14 NORMATIVA DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL, http://www.infoleg.gob.ar/?page_id=149
notificaciones y comunicaciones y de uso obligatorio por parte de las entidades y
jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que componen el
Sector Público Nacional.
La Ley 27349 de APOYO AL CAPITAL EMPRENDEDOR, estableció en su
artículo 59 lo que se podría considerar como el primer antecedente normativo de
protocolo notarial electrónico ya que establece “Artículo 59.- Poderes electrónicos. El
estatuto de la SAS, sus modificatorios y los poderes y revocaciones que otorguen sus
representantes podrán ser otorgados en protocolo notarial electrónico. Aun habiéndose
otorgado en soporte papel, su primera copia deberá expedirse en forma digital con firma
digital del autorizante. En dichos casos, la inscripción en el Registro Público que
corresponda será exclusivamente en forma electrónica.”.
El Decreto 27/2018 del Poder Ejecutivo Nacional de Desburocratización y Simplificación (10/01/2018) establece en sus considerando algunas apreciaciones que
suman a lo establecido por las anteriores normas citadas: “..Que los trámites existentes,
con la implementación del expediente electrónico y el proceso de digitalización, deben
reflejarse en términos de menores costos y plazos y, en consecuencia, en una mejor atención del ciudadano y en una mejora en la productividad de las empresas y de la economía. .. Que las medidas de esa índole tienen como principal destinatario al
ciudadano por tratarse del diseño de procesos que agilizan sus gestiones y evitan el dispendio de tiempo y costos, que desmejoran la calidad de vida y afectan el desarrollo de las actividades económicas. .. Que la simplificación implica y conlleva
a una reducción de cargas innecesarias para el ciudadano. .. Que es necesario invertir en buenas prácticas regulatorias para mejorar su calidad y para asegurar
que sean adecuadas para su propósito, sobre la base de políticas que prevean, entre
otras, la consulta pública en el desarrollo de las regulaciones, el impacto de las normas
y la simplificación administrativa y su evaluación ex post. .. Que, con la finalidad de
erradicar las barreras burocráticas, ..teniendo como objetivo garantizar el derecho de
acceso a la administración, quitando las cargas innecesarias al administrado y facilitando, de esta forma, la obtención de beneficios de forma eficiente… Que al
agilizar los trámites de toda la Administración Pública Nacional se garantiza el debido
acceso en tiempo de los administrados a los beneficios y trámites que la misma
dispone, resguardando el interés público, generando beneficios sociales y
económicos significativos que contribuyen al bien común. .. Que la mejora en la calidad de atención del Estado supone simplificar procesos internos, capacitar a quienes interactúan directa o indirectamente con éstas y ampliar las modalidades de atención incorporando procesos que permitan brindar servicios públicos de calidad, accesibles e inclusivos para todos.”.
La ley 27446 de SIMPLIFICACIÓN Y DESBUROCRATIZACIÓN DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, modifica a Ley 25506, y derogo los artículos
4°, 18, 28, 35 y 36; en particular el articulo 4 eliminando las exclusiones de la aplicación
de firma digital en lógica consecuencia con lo dispuesto por el articulo 286 y 288 del
CyCC.
Por su parte el Decreto 733/2018 del 8 de agosto de 2018 de Tramitación digital
completa, remota, simple, automática e instantánea. Dentro de los considerandos
establece “Que, en suma, están dadas las condiciones tecnológicas, jurídicas y
administrativas necesarias y suficientes para que la Administración abandone el papel y se transforme en una sede digital remota con servicios de acceso permanente y global a sus trámites en forma digital, completa, simple, automática e instantánea, con el objeto de construir un gobierno más abierto y colaborativo que se adapte a la vida cada vez más digital y móvil de los ciudadanos de la sociedad de la información.” Adopta los conceptos de vida digital y móvil siendo
necesario la transformación en una administración “digital remota”. Además establece la
obligatoriedad del GDE, la digitalización de los documentos que ingrese el
contribuyente en papel y la simplificación de trámites.15
15 ARTÍCULO 1°.- La totalidad de los documentos, comunicaciones, expedientes, actuaciones, legajos, notificaciones, actos administrativos y procedimientos en general, deberán instrumentarse en el sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE, permitiendo su acceso y tramitación digital completa, remota, simple, automática e instantánea, excepto cuando no fuere técnicamente posible, a partir de las siguientes fechas: …ARTÍCULO 2°.- Todos los trámites en relación con el ciudadano deben contar con una norma que regule sus procedimientos y fije su tiempo máximo de resolución. En aquellos casos que la normativa anterior prevea la presentación de documentación en papel o el uso de papeles de trabajo, se entenderá que dicho requisito se encuentra cumplido por el uso de documentos o archivos de trabajo digitales en el sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE. Dichos procedimientos administrativos deben ser diseñados desde la perspectiva del ciudadano, simplificando y agilizando su tramitación. ARTÍCULO 3°.- Ningún organismo debe exigir la presentación de documentación en soporte papel. En caso de que el administrado voluntariamente presente un documento en soporte papel, el organismo debe digitalizarlo e incorporarlo al sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE en forma inmediata. ARTÍCULO 4°.- La Administración sólo debe solicitar una vez la documentación al administrado. Los organismos deben intercambiar la información entre sí, mediante el Módulo “INTEROPER.AR” del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE, o el intercambio de comunicaciones oficiales en dicho sistema o los servicios de interoperabilidad que se implementen, de acuerdo a
El Decreto N° 996/2018 del 2 de noviembre de 2018 determino la “AGENDA DIGITAL
ARGENTINA” con los objetivos: “I. Promover que los marcos jurídicos permitan
aprovechar las oportunidades digitales, contemplando tratamiento adecuado de la
información pública y privada. II. Facilitar el desarrollo de la infraestructura y
accesibilidad que conecte a todos de manera inteligente. III. Fomentar la alfabetización
digital como motor para la inclusión. IV. Desarrollar un Gobierno eficiente y eficaz,
orientado al ciudadano, con valores de apertura y transparencia. V. Fomentar la
educación digital para favorecer la empleabilidad de los ciudadanos en el futuro. VI.
Potenciar el crecimiento económico del país mediante el desarrollo digital, a través de
un salto cuantitativo y cualitativo en la productividad y competitividad. 4 VII. Desarrollar
capacidades en ciberseguridad para generar confianza en los entornos digitales. VIII.
Fomentar el protagonismo internacional de la REPÚBLICA ARGENTINA en el proceso
de transformación digital. “. Pareciera que los objetivos son ambiciosos, pero responden
a criterios actuales de digitalización.
El Decreto 182/2019 reglamentario de la Ley 25506, es un caso aparte. Determina tres
tipos de firma digital en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE): “a) Firma digital remota: se utiliza para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico
incluyendo actos administrativos. b) Firma digital con dispositivo criptográfico externo: se utiliza para firmar digitalmente todo tipo de documento electrónico
incluyendo actos administrativos. c) Firma digital con certificado del sistema: se
utiliza para firmar documentos electrónicos, excepto actos administrativos, como
dictámenes, informes, comunicaciones oficiales”; mas allá de eso presenta dos artículos
que de manera ilegitima atacan la función notarial. El artículo 3 del decreto y el artículo
2 del anexo exhiben defectos formales y trasluce una idea errónea ya que entienden
que la seguridad que brinda la firma digital puede suplir la intervención notarial en la
certificación de firma o en el otorgamiento de la escritura pública, con mayor claridad se
han extendido sobre el tema Santiago Falbo y Franco Di Castelnuevo16, y han dicho “
Más allá de las consideraciones realizadas en torno a los defectos formales de la norma
bajo análisis, creemos que el mayor de los peligros radica en la errada concepción
jurídica que el decreto 182/2019 demuestra, puesto que se pretende dar a lo establecido en el Decreto N° 1273/2016 y en la Ley N° 25.326. El silencio del organismo que dispone de la información, no obstará a la continuación del trámite. 16 2019, abril, NOTICIAS DEL CONSEJO FEDERAL DEL NOTARIADO
determinadas herramientas tecnológicas determinados alcances que no les son
propios, confundiendo así los conceptos de seguridad jurídica con seguridad
informática.”
En el ámbito de la provincia de Buenos Aires la Ley 13666, adhiere a la Ley Nacional
25.506, en los términos del artículo 50. Esta ley fue modificada por la Ley 14828
sancionada el 7 de julio de 2016, en el mismo sentido del Decreto 434/2016 y crea
Créase el “PLAN ESTRATÉGICO DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES”, compuesto por un conjunto de
programas, normas y procedimientos destinados a instalar un nuevo modelo de gestión
de los recursos públicos sustentado en la planificación y control, en el proceso de
reforma de los sistemas administrativos, a fin de lograr una administración orientada a
los resultados, y a la transparencia y control ciudadano en la gestión pública.
Todo este “racconto”, para destacar los principios de EFICIENCIA, EFICACIA Y
GESTION DE CALIDAD; ETICA Y TRANSPARENCIA y CALIDAD DE SERVICIOS; que
propugna el compendio normativo, para simplificar y modernizar la administración
pública, con “el objeto de construir un gobierno más abierto y colaborativo que se
adapte a la vida cada vez más digital y móvil de los ciudadanos de la sociedad de la
información”.
6. DERECHO COMPARADO. NOTARIADO ITALIANO.
En la actualidad existen países que admiten la escritura matriz en soporte electrónico,
como es el caso de Austria, Francia e Italia y otros que no, como es el caso de Estonia,
Chequia, Polonia o Alemania. Enric Brancós Núñez (17) manifiesta en cuanto a estos
últimos “Dentro de este grupo se encuentran países que, aunque parezca
contradictorio, se hallan muy avanzados en materia de Administración pública
electrónica -E- Government- como es el caso de Estonia, Chequia o Polonia. Conviene
aclarar que el E-Government consiste en un sistema de firma electrónica que aspira a
ser de uso universal y permite a los ciudadanos, a los residentes, e incluso en el caso
17 Enric Brancós Núñez, 24/6/2019, El documento notarial en soporte electrónico, https://elderecho.com/documento-notarial-soporte-electronico
de Estonia a los extranjeros que operan en el país, relacionarse con las
Administraciones públicas mediante un mecanismo de identificación y firma electrónica.
.. En la misma línea se encuentra Alemania. Las razones se exponen en el Informe de
Alemania con motivo del XXVIII Congreso de la Unión Internacional del Notariado
celebrado en París en 2016: el soporte papel es la única forma de conseguir las
finalidades del procedimiento de autenticación: lectura, información y consejo,
identificación, control de capacidad legal y firma de las partes en un documento para
ser conservado a largo plazo. Obviamente estas afirmaciones no se extienden a la
copia electrónica, que sí se admite y se emplea profusamente.”.
Pese a que Austria y España 18dieron el puntapié inicial, mientras que la primera adopto
la matriz digital con algunas excepciones, la segunda fue más cauta, en palabras del
citado autor “Mientras aquél se lanzó al soporte electrónico de lo que nosotros
llamamos escritura matriz salvando, eso sí, los testamentos y pactos sucesorios, aquí
se siguió un segundo principio básico: lo que realmente agiliza el tráfico no es si la
matriz está en soporte papel o en soporte electrónico sino la facilidad de
desplazamiento de las copias.”
b) La legislación Italiana es de los países que admiten la matriz electrónica, y además
tienen un desarrollo tecnológico que se presenta como la antesala de la solución
Europea. El notario español José Carmelo Llopis (19) refiere: “La digitalización del
notariado italiano parece que ha sido un éxito, cosa que digo desde la admiración pero
18 España desde el 2001 ha incorporado el Documento Publico Electrónico, cuyos aspectos fundamentales son la matriz y el protocolo electrónico, los cuales aun no han sido desarrollados; las copias electrónicas y el índice único informatizado que son la base del sistema documental público español. Todavía se autoriza y se archiva la matriz en soporte papel, expidiéndose la copia simple o informativa y la copia autorizada o testimonio en soporte electrónico. Todavía se autoriza y se archiva en soporte papel; las copias son en soporte papel o electrónico, siendo indiferente el soporte. Las copias simples o informativas y copias certificadas o testimonios electrónicas, estas últimas con idéntico valor y efectos que un documento público. Los actos posteriores a la escritura se realizan en forma telemática. La copia o testimonio electrónico circula en un sistema cerrado. Este sistema está bajo la órbita del notariado de manera directa. ANCERT es la plataforma tecnología que utiliza el notariado y es de titularidad del Consejo General Español, quien otorga la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN). También existe una red notarial segura y un sistema integrado de gestión notarial en el que circulan las copias de manera segura dentro de los extremos que fija la ley. Las inscripciones se efectúan telemáticamente. El Índice Único Informatizado Notarial permite realizar a los notarios, de forma telemática, las comunicaciones periódicas al Consejo General del Notariado de datos sobre los documentos autorizados en sus notarías para que puedan ser procesados y enviados posteriormente a cada uno de los destinatarios según las obligaciones de información, tanto corporativas como con las Administraciones. El servicio entró en funcionamiento en enero de 2004, constituyéndose desde entonces como un sistema crucial para el cumplimiento de las obligaciones del notario. Desde el 1 de enero de 2007 funciona un nuevo Índice Único Notarial, que ha evolucionado respecto al anterior, mejorando tanto el contenido como la periodicidad de envío de la información, llegando a ser diaria desde el año 2011 en función de las necesidades y tecnología aplicada en los órganos receptores. 19 Enric Brancós Núñez, El documento notarial en soporte electrónico, 24/6/2019, https://elderecho.com/documento-notarial-soporte-electronico
un poco también desde la sana envidia. Como muestra, apuntar que se están
realizando actuaciones en materia de identidad y sucesiones digitales, y éstas se
destacan en la página oficial del notariado italiano como parte integrante de la esencia
del notariado y de digitalización.”.-
El sistema del notariado Italiano es similar al Argentino; es un notariado de tipo latino, y
se considera al notario como un funcionario público a quien el Estado confía el poder de
asignar fe pública (20). En el ejercicio de su función debe ser independiente e imparcial,
protegiendo los intereses de todos las partes. Su función es preventiva de la legalidad.
Además cumple funciones como agente de retención e información impositiva y en
materia de lavado de dinero, el notario debe identificar a los clientes, el propietario real
de la transacción y comunicar cualquier transacción sospechosa al informar a la UIF, la
Unidad de Inteligencia Financiera del Banco de Italia. El acceso a la función es bastante
estricto; es solamente por concurso, el límite de edad es de 50 años y solo es posible
participar cinco veces. La prueba es a nivel nacional, un examen escrito y un examen
oral, al que solo pueden acceder aquellos candidatos que hayan aprobado el primero.
El registro notarial no se trasmite a un adscripto, familiar o no, y el concurso es una
prueba que el 82.5% de los notarios no son hijos de un notario.
El notariado italiano desde el año 1997 cuenta con “NOTARTEL SPA” 21, una sociedad
conformada por el “Consiglio Nazionale del Notariato” y la “Cassa Nazionale del
Notariato”. Sobre la base de “EFICIENCIA, SEGURIDAD Y TRANSPARENCIA DE
INFORMACIÓN” proponen una serie de servicios con el uso de la tecnología de la
información que se traduce en una ventaja para los notarios en el trabajo interno, pero
que también responde a los criterios de garantía y seguridad jurídica de servicio al
ciudadano.
Desde su creación, NOTARTEL ha propiciado el desarrollo informático y telemático en
beneficio de la labor de los notarios italianos, con distintas soluciones que han ido
desarrollando con el avance legislativo, y en sintonía con la Agenda Digital Italiana.-
20 José Carmelo Llopins, EL NOTARIADO ITALIANO Y SUS AMENAZAS ACTUALES. 05 MAR. 2015, http://www.notariallopis.es/blog/i/1233/73/el-notariado-italiano-y-sus-amenazas-actuales 21 Información recolectada de la página www.notariato.it
Desde el año 2015 la escritura matriz se puede realizar a través de una plataforma
desarrollada por NOTARTEL en conjunto con la empresa Aruba. La plataforma se
denomina iStrumentum 22; el notario autoriza la escritura (“atto notarile informático” 23)
con firma digital emitida por el Consiglio Nazionale del Notariato, mientras que las
partes pueden firmar con firma electrónica simple o firma grafometrica.
El “atto notarile informatico”, la escritura informática esta regulado por Decreto
legislativo 2 luglio 2010, n. 110 y por el Código de Administración Digital. Encontramos
legisladas cuatro firmas electrónicas: 1) firma electrónica simple: conjunto de datos
asociado a otro conjunto de las mismas características, que se utiliza como medio de
identificación, por ejemplo: firma biométrica o clave y contraseña. En el caso de la
escritura (atto notarile informática) es válida la firma denominada “grafometrica” (24) y se
promueve como una firma que alienta al uso de la tecnología (25);.2) firma electrónica avanzada: los requisitos de la OTP (One Time Password) pueden verificarse; por
ejemplo, los token de app de smartphone utilizada por algunos bancos; 3) firma electrónica calificada: la asociación con el firmante se realiza a través de un
certificado electrónico; 4) firma digital: es una firma electrónica calificada basada en un
sistema de criptografía de clave pública y clave privada fijado con una tarjeta inteligente
o token emitido por el certificador calificado.
El notariado italiano participa como gestor de las subastas judiciales y posee un sitio
web para avisos de ventas judiciales. La gestión de las subastas se efectúa en línea a
través de RAN (Red Asta Notarile) que es el sistema integrado creado por el Consejo
22 En Francia el sistema es similar, el decreto nº. 2005-973, establece la escritura electrónica. La recogida de firmas de los comparecientes se efectúa sobre una tablilla electrónica. Este instrumento puede complementar la fe pública del notario en cuanto a la autenticidad de la firma, al registrar datos tales como velocidad de los rasgos, presión, inclinación del estilete, etc. Se trata de una modalidad cada vez más empleada en Francia y que cubre bastante más de la mitad de las escrituras públicas. 23 El “atto notarile informatico” está regulado por Decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110 "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, ai sensi dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69", y por el CAD Codice dell’Amministrazione digitale (d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e succ. modifiche). 24 “El término “firma grafométrica” se utiliza en italia para designar la firma digitalizada en la que se realiza la captura, custodia y comprobación de datos biométricos centrados exclusivamente en el trazado de la firma, en relación con el documento al que acompaña. Es un término que concreta la técnica específica que se utiliza entre las múltiples posibilidades de la biometría.” enhttp://firmadigitalizada.net/2013/08/18/firma-grafometrica/ 25 el Código de Administracion Digital señala " Art. 25. - Firma autenticata… 2. L'autenticazione della firma elettronica anche mediante l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa o qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell’eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.” Refiriéndose a la certificación de firma, debe haber sido puesta en presencia del notario, quien acredita la identidad, la validad del certificado electrónico y que el documento no es contrario al ordenamiento jurídico. La firma digital requiere de la certificación notarial en pie de igualdad con la firma ológrafa.
Nacional de Notarios (CNN) mediante NOTARTEL. Además ha desarrollado “Avissi
Notarile” una página web que permite la publicación de avisos de venta que garantizan
(profundizan el rol del notario) transparencia y fiabilidad garantizada por un notario, que
importa en primer lugar la verificación previa del aviso por parte del Notario, otorgando
mayor valor a la propiedad anunciada; y un análisis previo de los antecedentes para
evitar circunstancias imprevistas, disputas y sorpresas en el momento de la escritura. El
servicio se basa el ofrecimiento y verificación de la oferta, sumada a la rapidez de
realizados anteriormente y la oportunidad de elegir la opción de vender en una subasta.
Red: la presencia generalizada de una red notarial presente en todo el territorio permite
a todos, incluidos los particulares, acceder de manera fácil y segura a las propiedades
de la subasta.
Consiste en una sistema informático que opera en servidores en red intranet, equipada
con un sistema de control de acceso e autenticación "fuerte", administrada por un
"proveedor" calificado que garantiza el seguimiento de las operaciones realizadas.
En 1998 el Consejo Nacional de Notarios mediante NOTARTEL se creó una intranet
entre notario llamada Red Unitaria de Notarios (RUN) como una herramienta de
comunicación entre notarios, servicios como el de correo electrónico y los enlaces con
la administración pública. La RUN permite visualizar los contenidos y documentos
organizados y estructurados en HTML. Los documentos se pueden buscar de manera
inteligente ya que están asociados a metadatos. Además se han implementado a través
de la red todas las aplicaciones de gobierno electrónico de notarios italianos, es decir,
sistemas de servicios integrados capaces de comunicarse entre sí y con la
Administración Pública.
Notartel también proporciona un sistema de conservación de los documentos
informáticos, acepta las escrituras notariales y la documentación agregada,
originalmente formados en soporte informático o derivado de la adquisición de
documentos analógicos, en los formatos normalmente utilizados por la Administración
Pública (PDF-A) y firmado digitalmente. A través de este sistema se efectúan las
inspecciones en los originales digitales almacenados en el Sistema de Conservación
Además el CNN trabaja en identidad y herencia digital, blockchain y en la red de
notarios que en ejercicio de relación notariales transfronteriza.
7. TRANSFORMANDO EL PENSAMIENTO NOTARIAL ANALOGICO A DIGITAL
Frente a la transformación digital, que implica un complejo de situaciones
producidas por la tecnología, se requiere renovar el modelo notarial que conocemos y
estamos habituados o familiarizados. La digitalización, competencia y deontología son
temas de análisis fundamental a tener en cuenta en la transformación del modelo
notarial.
El papel de seguridad y garantía que proporciona la actividad notarial son
fundamentales en el proceso de digitalización, teniendo implicancias técnicas y
políticas. Analizar cuáles son las herramientas técnicas, de comunicación, operativas y
legales que permitan al Notario continuar con la función notarial y permitan extender y
ensanchar funciones delegadas por el estado.
En este sentido los modelos europeos, como el italiano, el francés o el español,
nos dan una visión de horizonte al que nos debemos incorporar en una economía
globalizada. La posibilidad de efectuar documentos o sistemas de garantía y seguridad
frente a la oferta de inmueble en un mercado digital, la difusión de la actividad y la
oferta del servicio notarial a través de páginas web o App móviles, la jurisdicción
voluntaria26, son algunos ejemplos.
26 En España la Ley 15/2015 estableció de la Jurisdicción Voluntaria; en su preámbulo destaca “El interés del ciudadano ocupa un lugar central entre los objetivos de esta Ley” y establece amplia la competencia notarial y se facilita la actuación del Notario en beneficio del consumidor, atribuyéndole nuevas funciones: Realizar declaraciones de herederos cuando una persona ha fallecido sin testamento y son herederos hermanos, tíos, sobrinos o primos; Celebrar Matrimonios; Divorciar y separar cuando no haya en el matrimonio menores de edad o incapacitados. Requerir a un heredero que no se manifieste sobre si quiere aceptar la herencia, para así comenzar a desbloquear una partición de herencia con un heredero que no quiere saber nada. Nombrar albacea o contador partidor. Si la mayor parte de los herederos no se ponen de acuerdo para hacer la partición, el Notario puede nombrar a una persona para que la haga con pleno valor y efectos. -Aprobar la partición en algunos casos. Por ejemplo, el Notario, en el caso anterior, podría aprobar la partición hecha por el contador partidor. Formar inventario de una herencia para deliberar antes de aceptar o repudiar y así limitar la responsabilidad por deudas de los herederos. El Notario le guiará a través de procedimiento para garantizarle que no responderá, si Vd. no quiere, de las deudas de la persona fallecida. Más información detallada sobre el procedimiento; Informarle de las deudas de todo tipo que tenga la persona fallecida; Hacer requerimientos de pago ejecutivos entre empresas y entre particulares. El Notario podrá requerir de pago a cualquier persona que tenga una deuda con Vd. y darle un título ejecutorio y Realizar subastas notariales. Además, se facilita la elección al consumidor admitiendo los requerimientos de Distritos y poblaciones colindantes con la de la Notaría en que la persona hubiera fallecido, tenga su domicilio, hubiera tenido su última residencia o la mayor parte de sus bienes.
La realidad nos presenta la necesita de tomar conciencia de la transformación, la
negación es una actitud de hostilidad que surge del miedo al cambio y un entusiasmo
impulsado por el interés personal27. El primero es el sentimiento de aquellos que
confían en el retraso de infraestructura para no competir con el cambio. En el lado
opuesto, están los que asumen la digitalización como un desafío, que tienen una actitud
disruptiva.
Las bases de la agenda digital 28 introducen conceptos de alfabetización digital,
transparencia, desarrollo eficiente y eficaz, educación digital, entre otros. Estos
conceptos son los que debemos incorporar como cuerpo notarial para desarrollar una
mentalidad digital y una transformación, dando como resultado que la actuación digital
no sea una especialidad o un “expertise” de algunos pocos. El ministerio nos impone la
obligación de brindar el servicio sin distinción de soporte29, y más aun habiendo el
colegio puesto los elementos técnicos necesarios para su prestación a través de las
plataformas de gestión. Es importante entender que se requiere un cambio de
mentalidad porque la utilidad de nuestra función está en juego.
8. PROSPECTIVA DE LA FUNCION NOTARIAL.
Se define a la prospectiva como “Conjunto de análisis y estudios realizados con el fin de
explorar o de predecir el futuro en una determinada materia”. Frente a la evolución en la
implementación de las TIC´s y la transformación de nuestro notariado, las experiencias
27 Es interesante considerar que el numero de notarios que da uso a la plataforma de gestión de actuación digital es bajo, para agosto de 2019 alrededor del 20% de los notarios bonaerenses ha firmado por lo menos una vez con el modulo de gestión de firma, expidiendo así un documento notarial en soporte digital. 28 “III. Fomentar la alfabetización digital como motor para la inclusión. El cambio tecnológico requiere que todos los ciudadanos puedan hacer un uso activo de las oportunidades que la sociedad del conocimiento ofrece. Para ello, los ciudadanos deben poder incorporar herramientas digitales y desarrollar competencias para el uso de las tecnologías en los diferentes ámbitos de la sociedad. IV. Desarrollar un Gobierno eficiente y eficaz, orientado al ciudadano, con valores de apertura y transparencia. Es necesario alcanzar una nueva forma de entablar la relación entre los ciudadanos y el Estado. Es clave promover mayor transparencia, participación de la ciudadanía, rendición de cuentas y el desarrollo de mejores servicios. ..V. Fomentar la educación digital para favorecer la empleabilidad de los ciudadanos en el futuro. Es esencial desarrollar y fortalecer en las personas los conocimientos y capacidades para el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones, como forma de asegurar la empleabilidad en un contexto de radical transformación tecnológica. Las nuevas tecnologías requieren conocimientos específicos en cada instancia de la cadena de valor productiva. Esto implica preparación no sólo para las instancias básicas de uso tecnológico, sino también en la generación de conocimiento que darán lugar a nuevos productos, procesos productivos y ordenamiento social. Este último, con mayor grado de democratización en el acceso a bienes y servicios.” 29 “Articulo 16. La función Notarial es personal e indelegable, y la prestación de su Ministerio obligatoria.” Deontología y Reglas de Organización del Notariado – UINL.
extranjeras, como hemos vistos, nos ilustran del faltante en el que debemos trabajar,
como es la matriz digital o la implementación de una firma grafometrica o mediante la
recolección de la firma con una tablilla, como destacan las conclusiones del XXVIII
Congreso de la Unión Internacional del Notariado celebrado en París en 2016.
Predecir el futuro es una tarea en exceso compleja; sin embargo en la
exploración surgen las siguientes propuestas o sugerencias:
Crear una plataforma para la generación de las hojas móviles del Libro de
Requerimiento de certificación de firmas e impresiones digitales en soporte papel y el
libro de requerimiento de certificación de firmas digitales: con el objeto de simplificar y
agilizar la tarea de la elaboración de las actas adoptando un sistema de hojas móviles
del libro de requerimientos en soporte papel, y la elaboración de actas digitales para las
documentos digitales. En este sentido el sistema utilizaría los datos de una base de
datos previa verificando los mismo a través del sistema del RENAPER, evitando así los
típicos errores de tipeo. Completaría el servicio la posibilidad de conservar y archivar el
documento certificado digitalizado permitiendo en un futuro la certificación
Establecer mecanismo de búsqueda de notarios por geolocalizacion en la página
web del Colegio, y su re direccionamiento al portal web del notario encontrado.
Crear una plataforma que permita la generación de pagina web y contenidos
estandarizada con la modalidad de ofrecer servicios en línea, estableciendo el límite y
el marco para el uso de comunicación dentro de nuestro sistema deontológico que
permita desarrolla una e-oficina o e-notaria.30 O en su caso, permitir la generación del
trámite o de un documento precargado o que el propio cliente cree su archivo en línea y
reenvíelo a su notario y otras partes, con un seguimiento remoto. Estas plataformas
deben implementarse tanto para aplicaciones de Smartphone (App) y tabletas como
páginas web. Umberto Eco 31 dice “Los móviles están cambiando de manera radical
nuestra forma de vivir, por lo que se han convertido en un objeto interesante desde el
punto de vista filosófico. Al adoptar también las funciones de agenda palmar y de un
pequeño ordenador con conexión a la red, el móvil es cada vez menos un instrumento
30 El notariado francés a través de su portal https://www.quaidesnotaires.com/annuaire-notaires/ permite encontrar un notario y reenvía a su página web generado en el entorno provisto en una plataforma estandarizada. 31 ECO, Umberto. “De la Estupidez a la locura”
de oralidad y más un instrumento de escritura y lectura. Como tal, se ha convertido en
un instrumento omnímodo de registro, y ya veremos hasta que punto palabras como
escritura, registro e inscripción aguzan las orejas de ese compañero de fatigas de
Derridas que es Maurizio Ferraris”.
Digitalizar el archivo de actuaciones notariales, creando un portal o sitio
exclusivo, estableciendo los servicios de copias a notarios, profesionales de otras
ramas del derecho y la comunidad, y modificando el reglamento del archivo a los fines
de requerir que el ingreso del protocolo en soporte papel por el escribano se hago junto
con los documentos de la digitalización de la matriz firmados digitalmente.
Establecer un sistema de calidad notarial, a través de los datos recolectados y de
la inteligencia artificial en un sistema que califique a los notarios. Proponer el estudio de
las relaciones entre notarios y clientes y la gestión de las gestión de las escribanías,
proponiendo curso y capacitaciones para los empleados. El consejo superior del
notariado francés ha definido un camino destinado a introducir un sistema de calidad.
Este sistema se desarrolla en tres fases; calidad de la profesión, calidad gerencial;
preparación para la certificación. Finalizada las tres fases la notaria se considera lista
para la certificación ISO 9001. El objetivo es cumplir con los estándares que surgen de
las normas de transparencia y anticorrupción y tratamiento de datos personales, de las
cuales se puede distinguir los elementos en los que se fundan las normas ISO.
Presentar un proyecto de modificación de la ley 9020 que reglamente la escritura
matriz digital, testimonios y el resto de las actuaciones en soporte digital.
Desde el punto de vista del funcionamiento del Colegio, adoptar medidas
similares a las que implemento la administración pública en el sentido de simplificar y
desburocratizar. Implementar una ventanilla electrónica o mesa virtual electrónica a fin
de dar solución a los notarios o terceros, y establecer los medios electrónicos en forma
exclusiva. Los servicios que presta el Colegio y la Caja de Seguridad Social del Colegio
deben estar orientados al usuario permitiendo un sencillo y ágil.32 El modelo a
32 Por ejemplo, la solicitud y seguimiento de los préstamos, se podría implementar desde el sitio restringido de la página web del Colegio con firma digital del notario o firma electrónica (usuario y clave), prescindiendo de cualquier formulario o documentación en soporte papel, y proporcionando datos referidos a los préstamos (monto, cuotas, interés, etc.).
implementar deberá tener en cuenta las conductas digitales, los modelos de plataforma,
modelos de actuación notarial disruptiva y el uso estratégico de los datos.-
C) CONCLUSIONES
Es necesario, por no decir imprescindible, hacer un autocritica a la función notarial,
vista esta como un servicio a la comunidad, que se valora como función pública y
social, y que aporta a la economía del pais.
Giuseppe Conte, Presidente del Consejo de Ministros de Italia en el 53 Congreso
del Notariado Italiano, dijo: “La presencia mía y de los demás representantes del
Gobierno aquí hoy es signo de cercanía y atención a su orden profesional. En el contexto de nuestro sistema legal, los notarios desempeñan un papel fundamental, una función que podríamos considerar preventiva con respecto a la aparición de conflictos legales. Carnelutti amaba repetir "más notarios, y mucho
menos jueces". .. Permítanme recordar, a este respecto, las palabras de Aldo Moro:
"Dónde está el juez asume una función curativa y reorganizadora, por así decirlo, de la
patología de la vida jurídica, el Notario asume una efectiva prevención de los conflictos,
mediante la cual contribuye poderosamente a la realización del orden social".
La Ministra de Justicia de España, Dolores Delgado, dirigiéndose a los nuevos
notarios, dijo: “el notario da seguridad jurídica a las personas. Los momentos más
importantes de la vida de la gente precisan de un notario que les asesore bien. Dais
mucha tranquilidad. Si hay un cuerpo que ha sabido adaptarse a las necesidades sociales ha sido el de los notarios” y mas reciente expreso ““Sin el Notariado no se
podría consolidar la Constitución, porque sin la seguridad jurídica no se podría
garantizar el desarrollo de los derechos humanos. La función notarial dota de certeza
las relaciones jurídicas, nos da seguridad documental y garantiza una justicia efectiva”.
Entendiendo a la función notarial como una función pública que contribuye al orden
social, debemos receptar los principios que acompañan los cambios legislativos de las
tecnologías de la información, resolviendo divulgar, alfabetizar, capacitar e implementar
los medios tecnológicos a fin de servir a la comunidad con mayor celeridad, eficacia y eficiencia.
La actividad notarial requiere necesariamente una transformación, que debe ir
acompañada de una conciencia optimista, que desarrolle e implemente un proyecto
estratégico, donde el rol se mantenga, reforzado y renovado por las nuevas
tecnologías, brindando seguridad, trasparencia y servicio orientados al requirente.
El uso de las nuevas tecnologías no resulta una amenaza para el ejercicio de la
función, sino todo lo contrario, en tanto seamos actores de la transformación en una
dinámica de relación y colaboración con el Estado; quien ha asumido la simplificación y
digitalización, estableciendo una agenda digital, sin perjuicio de que todavía en su
conjunto se encuentra limitado y recargado su potencial crecimiento por las
complejidades innecesarias, formas antiguas y rígidas e interpretaciones diversas que
generan incertidumbre, tanto de la administración pública como de la justicia.