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ESTUDIOSOBREELARCHIVOCLÍNICO

Título original: Estudio sobre el Archivo Clínico Autora: María Belén Martínez Cabrera Especialidad: TSS de Documentación Sanitaria Edita e imprime: FESITESS ANDALUCÍA

C/ Armengual de la Mota 37 Oficina 1 29007 Málaga Teléfono/fax 952 61 54 61 www.fesitessandalucía.es

ISBN: 978-84-694-4536-8 Diseño y maquetación: Alfonso Cid Illescas Edición: Octubre 2011

ÍNDICE

UNIDADDIDÁCTICAI

PRESENTACIÓNYMETODOLOGÍADELCURSO 5 1.1SistemadeCursosaDistancia 7

1.2Orientacionesparaelestudio 8

1.3EstructuradelCurso 10

UNIDADDIDÁCTICAII 13 ARCHIVOCLÍNICO:CONCEPTO.CARACTERÍSTICAS.OBJETIVOS.FUNCIONES.TIPOS 13 2.1Concepto 15

2.2Características 15

2.3Objetivos 15

2.4Funciones 16

2.5Tipos 17

UNIDADDIDÁCTICAIII

ARCHIVOCLÍNICO:CUSTODIA.MANTENIMIENTODE LADOCUMENTACIÓN 19 3.1Custodia 21

3.2Espacioseinstalaciones 23

3.3Preservación 26

UNIDADDIDÁCTICAIV

CONDICIONESESTRUCTURALESPARALASEGURIDADDE LOSARCHIVOSCLÍNICOS 33 4.1Introducción 35

4.2Condicionesgenerales 35

4.3Condicionesorgánicas 35

4.4Condicionesconstructivas 38

UNIDADDIDÁCTICAV

ARCHIVOCLÍNICO:PROTOCOLOSDEFUNCIONAMIENTOINTERNO 43 5.1OrganizacióninternadelArchivoClínico 45

5.2Recepción,instalaciónypréstamodeHistoriasClínicas 46

UNIDADDIDÁCTICAVI

CONTROLDECALIDADENARCHIVOSCLÍNICOS 53 6.1Conceptodecalidad 55

6.2ControldelprocesodearchivadodeHistoriasClínicas 56

6.3ControldelprocesodepréstamodeHistoriasClínicas 57

6.4Otrosinstrumentosdecontrol 58

UNIDADDIDÁCTICAVII

ARCHIVOSEXTERNOS 61 7.1Externalizacióndearchivos 63

7.2MotivosporelqueunCentroSanitariorequieredelaexternalizacióndesusArchivos 63

7.3Criteriosquesehandetenerencuentacuandoserealizalasubcontrata 63

7.4Procedimientodetrabajoqueseseguiráalcontratarunaempresaexterna 64

7.5Requisitosquedebecumplirelarchivoexterno 64

BIBLIOGRAFÍA 67 Bibliografía 69

CUESTIONARIO 71Cuestionario 73

UNIDADDIDÁCTICAIPRESENTACIÓNYMETODOLOGÍADELCURSO

EstudiosobreelArchivoClínico

7

Presentación,normasyprocedimientosdetrabajo.Introducción

Antes de comenzar el Curso, es interesante conocer su estructura y el método que se ha de seguir. Este es el sentido de la presente introducción.

Presentación

1. Sistema de Cursos a Distancia

En este apartado aprenderá una serie de aspectos generales sobre las técnicas de formación que se van a seguir para el estudio.

2. Orientaciones para el estudio.

Si usted no conoce la técnica empleada en los Cursos a Distancia, le recomendamos que lea atentamente los epígrafes siguientes, los cuales le ayudarán a realizar el Curso en las mejores condiciones. En caso contrario, sólo tiene que seguir los pasos que se indican en el siguiente índice:

Se dan una serie de recomendaciones generales para el estudio y las fases del proceso de aprendizaje propuesto por el equipo docente.

3. Estructura del Curso

Mostramos cómo es el Curso, las Unidades Temáticas de las que se compone, el sistema de evaluación y cómo enfrentarse al tipo test.

1.1SistemadeCursosaDistancia

1.1.1RégimendeEnseñanzaLa metodología de Enseñanza a Distancia, por su estructura y concepción, ofrece

un ámbito de aprendizaje donde pueden acceder, de forma flexible en cuanto a ritmo individual de dedicación, estudio y aprendizaje, a los conocimientos que profesional y personalmente le interesen. Tiene la ventaja de estar diseñada para adaptarse a las disponibilidades de tiempo y/o situación geográfica de cada alumno. Además, es participativa y centrada en el desarrollo individual y orientado a la solución de problemas clínicos.

La Formación a Distancia facilita el acceso a la enseñanza a todos los Técnicos Especialistas/Superiores Sanitarios.

1.1.2CaracterísticasdelCursoydelalumnadoalquevadirigidoTodo Curso que pretenda ser eficaz, efectivo y eficiente en alcanzar sus objetivos,

debe adaptarse a los conocimientos previos de las personas que lo estudiarán (lo que saben y lo que aún no han aprendido). Por tanto, la dificultad de los temas presentados se ajustará a sus intereses y capacidades.

Un buen Curso producirá resultados deficientes si lo estudian personas muy diferentes de las inicialmente previstas.

Los Cursos se diseñan ajustándose a las características del alumno al que se dirige.

TécnicoSuperiorSanitariodeDocumentaciónSanitaria

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1.1.3OrientacióndelosTutoresPara cada Curso habrá, al menos, un tutor al que los alumnos podrán dirigir todas

sus consultas y plantear las dificultades.

Las tutorías están pensadas partiendo de la base de que el aprendizaje que se realiza en esta formación es totalmente individual y personalizado.

El tutor responderá en un plazo mínimo las dudas planteadas a través de correo electrónico exclusivamente.

Diferenciamos para nuestros Cursos dos tipos de tutores:

Académicos. Serán aquellos que resuelvan las dudas del contenido del Curso, planteamientos sobre cuestiones test y casos clínicos. El tutor resuelve las dudas que se plantean por correo electrónico.

Orientadores y de apoyo metodológico. Su labor se centrará fundamentalmente en cuestiones de carácter psicopedagógicas, ayudando al alumno en horarios, métodos de trabajo o cuestiones más particulares que puedan alterar el desarrollo normal del Curso. El tutor resuelve las dudas que se plantean por correo electrónico.

1.2OrientacionesparaelestudioLos resultados que un estudiante obtiene no están exclusivamente en función de

las aptitudes que posee y del interés que pone en práctica, sino también de las técnicas de estudio que utiliza. Aunque resulta difícil establecer unas normas que sean aplicables de forma general, es más conveniente que cada alumno se marque su propio método de trabajo, les recomendamos las siguientes que pueden ser de mayor aprovechamiento.

Por tanto, aún dando por supuestas la vocación y preparación de los alumnos y respetando su propia iniciativa y forma de plantear el estudio, parece conveniente exponer algunos patrones con los que se podrá guiar más fácilmente el desarrollo académico, aunque va a depender de la situación particular de cada alumno y de los conocimientos de la materia del Curso:

Decidir una estrategia de trabajo, un calendario de estudio y mantenerlo con regularidad. Es recomendable tener al menos dos sesiones de trabajo por semana.

Elegir el horario más favorable para cada alumno. Una sesión debe durar mínimo una hora y máximo tres. Menos de una hora es poco, debido al tiempo que se necesita de preparación, mientras que más de tres horas, incluidos los descansos, puede resultar demasiado y descendería el rendimiento.

Utilizar un sitio tranquilo a horas silenciosas, con iluminación adecuada, espacio suficiente para extender apuntes, etc.

Estudiar con atención, sin distraerse. Nada de radio, televisión o música de fondo. También es muy práctico subrayar los puntos más interesantes a modo de resumen o esquema.


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a) Fase receptiva.

Observar en primer lugar el esquema general del Curso.

Hacer una composición de lo que se cree más interesante o importante.

Leer atentamente todos los conceptos desarrollados. No pasar de uno a otro sin haberlo entendido. Recordar que en los Cursos nunca se incluyen cuestiones no útiles.

Anotar las palabras o párrafos considerados más relevantes empleando un lápiz o rotulador transparente. No abusar de las anotaciones para que sean claras y significativas.

Esquematizar en la medida de lo posible sin mirar el texto el contenido de la Unidad.

Completar el esquema con el texto.

Estudiar ajustándose al horario, pero sin imbuirse prisas o impacientarse. Deben aclararse las ideas y fijarse los conceptos.

Resumir los puntos considerados primordiales de cada tema.

Marcar los conceptos sobre los que se tengan dudas tras leerlos detenidamente. No insistir de momento más sobre ellos.

b) Fase reflexiva.

Reflexionar sobre los conocimientos adquiridos y sobre las dudas que hayan podido surgir, una vez finalizado el estudio del texto. Pensar que siempre se puede acudir al tutor y a la bibliografía recomendada y la utilizada en la elaboración del tema que puede ser de gran ayuda.

Seguir paso a paso el desarrollo de los temas.

Anotar los puntos que no se comprenden.

Repasar los conceptos contenidos en el texto según va siguiendo la solución de los casos resueltos.

c) Fase creativa.

En esta fase se aplican los conocimientos adquiridos a la resolución de pruebas de autoevaluación y a los casos concretos de su vivencia profesional.

Repasar despacio el enunciado y fijarse en lo que se pide antes de empezar a solucionarla.

Consultar la exposición de conceptos del texto que hagan referencia a cada cuestión de la prueba.

Solucionar la prueba de cada Unidad Temática utilizando el propio cuestionario del manual.


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1.3EstructuradelCurso

1.3.1ContenidosdelCurso

Guía del alumno.

Temario del curso en PDF, con un cuestionario tipo test.

FORMULARIO, para devolver las respuestas al cuestionario.

ENCUESTA de satisfacción del Curso.

1.3.2LosCursosLos cursos se presentan en un archivo PDF cuidadosamente diseñado en Unidades

Didácticas.

1.3.3LasUnidadesDidácticasSon unidades básicas de estos Cursos a distancia. Contienen diferentes tipos de

material educativo distinto:

Texto propiamente dicho, dividido en temas.

Bibliografía utilizada y recomendada.

Cuestionario tipo test.

Los temas comienzan con un índice con las materias contenidas en ellos. Continúa con el texto propiamente dicho, donde se desarrollan las cuestiones del programa. En la redacción del mismo se evita todo aquello que no sea de utilidad práctica.

El apartado de preguntas test serán con los que se trabajen, y con los que posteriormente se rellenará el FORMULARIO de respuestas a remitir. Los ejercicios de tipo test se adjuntan al final del temario.

Cuando están presentes los ejercicios de autoevaluación, la realización de éstos resulta muy útil para el alumno, ya que:

Tienen una función recapituladora, insistiendo en los conceptos y términos básicos del tema.

Hacen participar al alumno de una manera más activa en el aprendizaje del tema.

Sirven para que el alumno valore el estado de su aprendizaje, al comprobar posteriormente el resultado de las respuestas.

Son garantía de que ha estudiado el tema, cuando el alumno los ha superado positivamente. En caso contrario se recomienda que lo estudie de nuevo.

Dentro de las unidades hay distintos epígrafes, que son conjuntos homogéneos de conceptos que guardan relación entre sí. El tamaño y número de epígrafes dependerá de cada caso.

1.3.4SistemadeEvaluaciónCada Curso contiene una serie de pruebas de evaluación a distancia que se

encuentran al final del temario. Deben ser realizadas por el alumno al finalizar el estudio del Curso, y enviada al tutor de la asignatura, con un plazo máximo de entrega para que


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pueda quedar incluido en la edición del Curso en la que se matriculó y siempre disponiendo de 15 días adicionales para su envío. Los tutores la corregirán y devolverán al alumno.

Si no se supera el cuestionario con un mínimo del 80% correcto, se tendrá la posibilidad de recuperación.

La elaboración y posterior corrección de los test ha sido diseñada por el personal docente seleccionado para el Curso con la intención de acercar el contenido de las preguntas al temario asimilado.

Es IMPRESCINDIBLE haber rellenado el FORMULARIO y envío de las respuestas para recibir el certificado o Diploma de aptitud del Curso.

1.3.5FechasEl plazo de entrega de las evaluaciones será de un mes y medio a partir de la

recepción del material del curso, una vez pasado este plazo conllevará una serie de gestiones administrativas que el alumno tendrá que abonar.

La entrega de los certificados del Curso estará en relación con la fecha de entrega de las evaluaciones y NUNCA antes de la fecha de finalización del Curso.

1.3.6AprendiendoaenfrentarseapreguntastipotestLa primera utilidad que se deriva de la resolución de preguntas tipo test es

aprender cómo enfrentarnos a las mismas y evitar esa sensación que algunos alumnos tienen de “se me dan los exámenes tipo test”.

Cuando se trata de preguntas con respuesta tipo verdadero / falso, la resolución de las mismas está más dirigida y el planteamiento es más específico.

Las preguntas tipo test con varias posibles respuestas hacen referencia a conocimientos muy concretos y exigen un método de estudio diferente al que muchas personas han empleado hasta ahora.

Básicamente todas las preguntas test tienen una característica común: exigen identificar una opción que se diferencia de las otras por uno o más datos de los recogidos en el enunciado. Las dos palabras en cursiva son expresión de dos hechos fundamentales con respecto a las preguntas tipo test:

Como se trata de identificar algo que va a encontrar escrito, no va a ser necesario memorizar conocimientos hasta el punto de reproducir con exactitud lo que uno estudia. Por lo tanto, no debe agobiarse cuando no consiga recordad de memoria una serie de datos que aprendió hace tiempo; seguro que muchos de ellos los recordará al leerlos formando parte del enunciado o las opciones de una pregunta de test.

El hecho de que haya que distinguir una opción de otras se traduce en muchas ocasiones en que hay que estudiar diferencias o similitudes. Habitualmente se les pide recordar un dato que se diferencia de otros por ser el más frecuente, el más característico, etc. Por lo tanto, este tipo de datos o situaciones son los que hay que estudiar.

Debe tenerse siempre en cuenta que las preguntas test hay que leerlas de forma completa y fijándose en determinadas palabras que puedan resultar clave para la resolución de la pregunta.


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La utilidad de las preguntas test es varia:

Acostumbrarse a percibir errores de conceptos.

Adaptarse a los exámenes de selección de personal.

Ser capaces de aprender sobre la marcha nuevos conceptos que pueden ser planteados en estas preguntas, conceptos que se retienen con facilidad.

1.3.7EnvíoUna vez estudiado el material docente, se contestará la encuesta de satisfacción, la

cual nos ayudará para evaluar el Curso, corregir y mejorar posibles errores. Cuando haya cumplimentado la evaluación, envíe las respuestas a la dirección indicada.

UNIDADDIDÁCTICAII

ARCHIVOCLÍNICO:CONCEPTO.CARACTERÍSTICAS.OBJETIVOS.FUNCIONES.TIPOS


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2.1Concepto

2.1.1 El Consejo Internacional de Archivos (1988) define el término“archivo”:

Conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicios de los documentos.

Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Según Orencio López Domínguez (1997), se puede definir como “La unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar, del mejor modo posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico, que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es, también, el centro del ciudadano y vigilancia de todos los expedientes clínicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la presentación o conservación de dicho material.

2.2Características Podemos establecer una serie de elementos que caracterizan un archivo:

Fondo Documental. Es el conjunto de documentos que lo componen.

Productor. Es cualquier persona física o jurídica que genere el documento.

Génesis. Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la entidad realiza su función diaria; estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.

Información. Son los datos que contienen los documentos del archivo y que cubren las necesidades de información del productor.

Conservación. Los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por la misma entidad productora o bien por otra competente, para que perduren en el tiempo, y organizados de tal forma que la información que contienen sea recuperable para su uso.

Tratamiento archivístico. Está a cargo de un equipo de expertos responsables de los aspectos prácticos del archivo tales como ubicación, organización, funcionamiento, planificación y del tratamiento de sus fondos documentales como identificación, clasificación, inventariado, almacenamiento y difusión de los documentos de archivo.

2.3Objetivos Custodiar las Historia Clínicas a su cargo, conservándolas en buen estado y

a lo largo del tiempo, fomentando la dotación de instalaciones adecuadas, locales y equipamiento.


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Organizar y optimizar los procesos que aseguren la transferencia al archivo de los expedientes clínicos generados en el centro para su custodia.

Almacenar las Historias Clínicassegún un sistema de clasificación y un método de archivo establecidos de acuerdo con principios de funcionalidad, uso de la documentación y disponibilidad de espacio e instalaciones.

Difundir su fondo documental promocionando su uso como fuente de información para:

Práctica asistencial.

Docencia.

Investigación.

Control de calidad.

Apoyo a la planificación y gestión hospitalaria.

Defensa de los intereses del paciente y/o del hospital.

2.4Funciones Custodiar, conservar y confidencialidad de las historias clínicas.

Organizar y prestar la Documentación Clínica para la práctica asistencial, docencia, investigación, control de calidad, gestión hospitalaria, instituciones judiciales, administraciones…

Devoluciones de historias clínicas.

Solicitar la Historia Clínica que no ha sido devuelta.

Registro de Historias Clínicaspara conocer la ubicación exacta de éstas.

Seguimiento de la Historia Clínica.

Extraer la información clínica mediante herramientas de indización y codificación.

Mantenimiento de la Historia Clínica única por paciente, controlando los duplicados.

Planificar y gestionar el paso a pasivo de las historias clínicas.

Fomentar la dotación de instalaciones convenientes.

Asegurar funciones y cometidos por un reglamento de régimen interno del hospital.

Diseño y normalización de documentos.

Elaborar indicadores de calidad, es decir, estudios sobre determinado aspectos fundamentales del servicio.

Garantizar la disponibilidad de la Historia Clínica.

Siguiendo a la autora Mercedes Tejero Álvarez en su obra Documentación clínica y Archivo, podemos hacer una distinción entre las funciones de “carácter diario” y las funciones de “carácter general” del archivo de historias clínicas:


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2.4.1Funcionesdecarácterdiario

Préstamo de historias clínicas

Devoluciones de historias clínicas

Mantenimiento de registros

Recuperación de la información

Mantenimiento de la Historia Clínica única

Indicadores de calidad de un archivo

Disposición de peticiones del SAP ( Servicio de Atención al Paciente)

2.4.2Funcionesdecaráctergeneral

Diseño y normalización de la Historia Clínica

Elaboración de la “Normativa de la Historia Clínica”

Elaboración de la “ Normativa del Funcionamiento del Archivo”

Elaboración de la “Normativa del Archivo para las Secretarias Asistenciales”

Consecución de un Archivo Centralizado

Consecución de la Informatización de la Gestión de Archivo

Garantía de la confidencialidad de la información

Búsqueda de soluciones al problema de espacio

Creación y mantenimiento de la “Comisión de Historias Clínicas”

Control de calidad de la Historia Clínica

Búsquedas de Sistemas de Acceso rápido a la información

2.5TiposEn la actualidad existe un consenso generalizado, tanto entre los profesionales que

desarrollan asistencia en los centros hospitalarios como entre los documentalistas médicos, sobre la idoneidad de los archivos centralizados.

Los tipos de archivo hospitalarios son:

Archivo centralizado

Archivo descentralizado

Archivo mixto

2.5.1ArchivocentralizadoSe define como el almacenamiento de todas las Historias Clínicasen un único

depósito.

Ventajas:

1. Evita la duplicación de los documentos que componen la Historia Clínica.

2. Integración de toda la documentación


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3. Disminución de los costes

4. Ahorro de espacio

5. Estandarización y protocolización de los procedimientos.

Desventajas:

1. Disponer de un gran espacio adaptado a unas buenas condiciones físicas, teniendo en cuenta el crecimiento futuro de las historias clínicas.

2. Controlar la existencia y ubicación exacta de todas las historias clínicas, tanto las archivadas como las que se encuentren en circulación por motivos asistenciales, docencia o investigación.

3. Establecer rutinas de trabajo y circuitos de transporte interno de la documentación.

4. Requiere establecer normativas internas precisas y de riguroso cumplimiento por parte de todo el personal de archivo de historias clínicas.

2.5.2ArchivodescentralizadoSe define como la no existencia de un espacio único donde almacenar todas las

historias clínicas, quedando almacenadas por separado en consulta y unidades donde se atiende a los pacientes.

Ventajas:

1. Facilita la consulta a los miembros del servicio en el que se genera la documentación, dado que se encuentra disponible en el mismo lugar de origen.

2. Mínima posibilidad de extravío de expedientes ya que no circulan por el hospital.

3. Necesita menos cantidad de espacio para ubicar el Archivo de historias clínicas, puesto que su volumen es menor.

Desventajas:

1. Fragmenta y disgrega la información relativa al paciente dificultando la visión del proceso actual.

2. Genera multiplicidad de Historias Clínicasparticulares.

3. Imposibilita disponer de toda la documentación a nivel institucional de cada paciente.

4. Dificulta la elaboración de protocolos y estándares para el tratamiento de la documentación e información.

2.5.3ArchivomixtoSe define como el paso intermedio en la conversión de un sistema descentralizado

a un sistema centralizado.

La Historia Clínica queda depositada en la consulta externa a la que acude el paciente y una vez que el paciente deja de asistir a la mencionada consulta, la Historia Clínica es devuelta al archivo central. En este caso el archivo central debe tener un control riguroso de la ubicación exacta de la documentación depositada fuera de sus dependencias.

UNIDADDIDÁCTICAIII ARCHIVOCLÍNICO:CUSTODIA.MANTENIMIENTODE

LADOCUMENTACIÓN


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3.1Custodia El archivo de Historia Clínica de una organización sanitaria es el responsable

jurídico de la documentación clínica generada por el centro y almacenada en sus instalaciones o fuera de ellas, siendo el garante de su tutela. Para ello se establecen procedimientos que eviten su pérdida o destrucción y garanticen su seguridad y estado, vigilando las condiciones de conservación y controlando los movimientos, tanto en periodos de actividad como de inactividad.

La custodia de la documentación comprende tres aspectos:

Conservación

Espacios e instalaciones

Preservación

3.1.1ConservaciónEn la mayoría de los casos, los centros sanitarios no pueden asumir la conservación

indefinida de sus documentos en papel debido a limitaciones de espacio y recursos. Por este tema, se está optando a la subcontratación de empresas externas que se encargan de la conservación del pasivo y del histórico.

La conservación de los documentos consiste en un conjunto de procedimientos y medidas destinadas a establecer:

o Cuál es el ciclo vital de los documentos

o Durante cuánto tiempo se guarda la documentación

o Cuáles son los plazos de transferencia

o Qué eliminamos o conservamos permanentemente

o Cómo lo conservamos

o Quién lo conserva

3.1.1.1Ciclovitaldelosdocumentos

El ciclo vital de la documentación son las etapas por las que sucesivamente, y en función de su utilidad, atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación definitiva.

Según cita José Ramón Cruz Mundet (1996), “la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).”

Según la situación de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo de Historias Clínicaspuede organizarse en tres fases: archivo activo, archivo pasivo y archivo histórico.

Archivo activo

Es aquel que recoge las historias activas, es decir, los expedientes que están en continua utilización y consulta, incluyendo aquellas historias que aunque el paciente no haya acudido al centro a visitarse o haya sido exitus (paciente fallecido), han sido solicitadas para investigación o docencia.

Podemos decir que son historias que han tenido movimiento en los últimos 5 años.


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Archivo pasivo

Es aquel que reúne las Historia Clínicas inactivas, es decir, el lugar dónde se han de transferir los documentos de los archivos activos cuando su consulta durante los últimos 5 años es nula.

En este archivo permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

Archivo histórico

Es aquel donde se transfieren todos los expedientes pasivos, que llevan al menos 10 años sin ser consultados y que deban conservarse permanentemente y que no hayan sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión competente.

La OMS (Organización Mundial de la Salud) afirma que la mayoría de las Historias Clínicastienen una vida media activa de 5 a 10 años, por lo que se puede establecer que transcurridos 10 años sin que la documentación haya sido solicitada para ningún fin se puede considerar histórica.

La legislación más fuerte en España sobre qué tipo de documentación clínica debe conservarse o destruirse, es la que se promulgó en la comunidad autónoma del País Vasco, en el Real Decreto 45/ 1998, según el cual:

3.1.1.2DocumentosdelaH.C.queseconservaránindefinidamente

Hojas de consentimiento informado.

Hojas de anamnesis y exploración física.

Hojas de evolución.

Informes de exploraciones complementarias.

Informes quirúrgicos.

Registros de parto.

Hojas de anestesia.

Informes de necropsia.

Hojas de alta voluntaria.

Informes clínicos de alta

3.1.1.3DocumentosdelaH.C.quesemantendrándurante5añosydespuéssedestruirán

Hojas clínico-estadísticas.

Autorizaciones de ingreso.

Hojas de órdenes médicas.

Hojas de interconsulta.

Hojas de infección hospitalaria.

Hojas de evolución y planificación de cuidados de enfermería.

Hojas de aplicación terapéutica.

Hojas de gráficas de constantes y documentos radiográficos.


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En cuanto a los registros de urgencias, se conservarán durante cinco años, aquellos que no han causado ingreso; y por dos años, los que derivan en un episodio de ingreso hospitalario.

3.1.2 Transferencia de H.C. del archivo RANSFERENCIA DE H.C DELARCHIVOACTIVOALPASIVOLa transferencia se realiza cuando la H.C pasa de ser activa a inactiva, es decir,

cuando durante cinco años ese expediente no ha sido consultado ni utilizado (sin movimiento).

Aspectos a tener en cuenta:

Establecer la ubicación del archivo pasivo en el edificio y sus características funcionales (mobiliario, distribución, medidas de seguridad).

Definir el sistema de identificación y clasificación para el archivado de las H.C pasivas.

Determinar la periodicidad y el intervalo de tiempo durante el cual se realizará el traspaso.

Establecer el sistema que se utilizará para realizar la transferencia:

o Manual: utilizando etiquetas de últimos movimientos que se pegarán en los sobres contenedores.

o Automatizada: a partir de listados proporcionados por el sistema informático que indiquen los últimos movimientos de las H.C.

Extraer los expedientes del archivo activo y registrar inmediatamente, en el sistema de información del hospital y a través de la aplicación informática de gestión de archivos, su nueva ubicación en el archivo pasivo.

Archivar los expedientes en el archivo pasivo según el sistema de clasificación escogido.

3.1.3ExpurgodedocumentosclínicosAnteriormente, hemos hecho referencia a la legislación sobre expurgo de

documentos clínicos (documentos que deben conservarse y documentos que deben destruirse), en el Decreto 45/ 1998 de la comunidad autónoma del País Vasco, basado en las recomendaciones de la OMS.

El expurgo se realiza debido a la falta de espacio. Actualmente, DIRAYA (sistema informático del S.A.S que consiste en la digitalización de la H.C) se está introduciendo a través de consultas externas. Llegará el día, que se establezca por completo y la historia digitalizada quedará implantada definitiva y permanentemente.

Otra opción que algunos centros utilizan para la falta de espacio es la externalización de los archivos clínico, es decir, contratar a una empresa externa que almacena las H.C.

3.2EspacioseinstalacionesDesde el punto de vista estructural, un archivo es un local, un edificio o un

conjunto de edificios donde están reunidos los depósitos y las zonas de trabajo.

Lo ideal sería disponer de un inmueble de uso exclusivo para archivo, bien acondicionado, con planta de forma regular y alejado de áreas peligrosas e instalaciones


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con riesgo de incendio o inundación, pero la realidad es otra ya que, normalmente el archivo se encuentra situado en los sótano del edificio, ya que se toma como criterio único de ubicación el peso del fondo documental.

Los espacios e instalaciones de un Archivo Clínicoestán determinados por la finalidad del servicio, de modo que garanticen la custodia de la documentación y faciliten el tratamiento y préstamo de los expedientes. Su dimensión vendrá determinada por el volumen de documentación existente y el índice de crecimiento futuro.

3.2.1SistemasdearchivoHay tres sistemas de archivo:

3.2.1.1Archivohorizontaloplano

Los documentos o carpetas van apoyados horizontalmente sobre una superficie de mayor dimensión. Este sistema es el menos utilizado, el más antiguo y su coste no es muy elevado.

3.2.1.2Archivovertical

Utiliza el plano de apoyo como elemento base, pero, contrariamente, a lo que ocurre en el archivo horizontal, se apoyan las carpetas en la superficie menor y no en la mayor. Los expedientes van colocados unos detrás de otros.

3.2.1.3Archivosuspendido

Pueden ser de visibilidad superior y de visibilidad lateral, en función de un señalizador que contienen para recibir las carpetas. En este sistema de archivo las carpetas se introducen en una especie de bolsas o dispositivos que permiten recibirlas.

3.2.2DependenciasenlasquesedistribuyeunArchivoClínico Un Archivo Clínicoestá distribuido en una serie de dependencias que se dividen en

3 áreas: reservada, privada y pública.

3.2.2.1Áreareservada

Es una zona vedada a los visitantes. Incluye:

Depósitos documentales

Almacenes de la documentación clínica.

Zonas de trabajo

Zona de tratamiento de la documentación.

Zona de recepción y préstamo de documentación clínica.

Zona de prearchivado.

Zona de expurgo.

Taller de reprografía.

Zona de codificación y extracción del CMBD).

Otras dependencias

Sala de descanso, aseos y vestuarios


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3.2.2.2Áreaprivada

Es la zona de acceso restringido a los visitantes, espacio dedicado a actividades administrativas. Se ubica lo más cerca posible del área reservada, pero claramente separada de ésta por motivos de seguridad.

3.2.2.3 Áreapública

Es la zona de acceso de visitantes controlada, separada y diferenciada de las dos anteriores, debido a motivos de seguridad.

3.2.3Mobiliariodelarchivo

3.2.3.1Estanterías

Las estanterías son el elemento indispensable en un archivo para poder instalar los documentos. Deben tener unas características determinadas y atender a una serie de directrices:

o Han de ser sólidas, preferiblemente de metal, y su espesor ha de ser suficiente para soportar el peso de los documentos.

o Las superficies han de ser lisas, con pintura y tratamiento antioxidante, sin aristas vivas y elementos cortantes que dañen al personal y a la documentación.

o Deben estar elevadas unos centímetros del suelo y cerradas por la parte superior y por los laterales como protección contra el polvo.

o Los estantes deben ser regulables para adaptarse a cualquier tipo de contenedores.

o La balda más alta de la estantería debe ser accesible a mano para una persona de estatura normal sin que tenga que recurrir a escaleras (debe estar situada aproximadamente a 1,90 m del suelo).

o El fondo de las baldas ha de ser tal que ni los documentos alojados ni sus contenedores sobresalgan de las mismas.

o La separación entre baldas debe dejar una holgura mínima de 3 cm entre la línea de coronación de los expedientes y la balda inmediata superior.

o La máxima longitud aconsejable de la estantería es de 11m.

Existen dos tipos de estanterías:

SISTEMA CLÁSICO

Está compuesto por armarios-estanterías fijos, a una o dos caras.

SISTEMA COMPACTO

Está compuesto de unidades modulares de armarios-estanterías móviles llamados vagones, que se deslizan sobre raíles empotrados en el pavimento. El deslizamiento de cada unidad permite reducir el número de pasillos a uno solo.

Con este sistema se permite mayor aprovechamiento del espacio que con el sistema clásico.

En este sistema, los armarios pueden ser simples o dobles y los sistemas de accionamiento de los vagones pueden ser manual, mecánico a volantes o discos o automático a pulsadores.


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Se permite la máxima protección del material almacenado frente a la luz, el polvo, la humedad y los riesgos de incendio ya que forma un bloque metálico completamente cerrado.

Cuando se opta por un sistema de estanterías móviles y debido a que el peso de los vagones es elevado, se ha de tener en cuenta el incremento de carga que implica con respecto al sistema clásico, y proceder a reforzar el suelo para evitar hundimientos.

A diferencia de los sistemas fijos, hay que tener en cuenta que la existencia de un único pasillo no permite la búsqueda simultánea de la H.C dentro de un mismo bloque de estanterías.

3.2.4CajasycarrosLas cajas y los carros de transporte son otros elementos muy importantes:

o Las cajas permiten transportar y distribuir los expedientes y es aconsejable el uso de cajas de plancha metálica ya que su solidez aseguran su conservación durante el traslado.

o Los carros permiten transportar y distribuir las cajas con los expedientes clínicos cuando se prestan para la asistencia y también cuando se archivan y se extraen del almacén. Deben ser robustos y de metal, con barra de tracción, ruedas orientables y por lo menos dos estantes para colocar los documentos. Si el préstamo de la H.C es muy voluminoso se utilizarán otros medios de transporte para el traslado a las unidades o servicios del centro, como por ejemplo contenedores con ruedas o toros mecánicos.

3.2.5 SobrescontenedoresLos sobres contenedores de la documentación clínica, deben estar fabricados con

materiales estables y tener buena consistencia al uso, además de formato y volumen ligeramente superiores al tamaño de los documentos que contengan.

3.3PreservaciónLa preservación es el conjunto de procedimientos y medidas destinados a la

prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y a la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

La situación de los Archivos Clínicos en la mayoría de los centros sanitarios es deficiente en lo que respecta a sus condiciones estructurales: los espacios suelen ser inadecuados; el mobiliario, de baja calidad, y los sistemas de prevención de accidentes, insuficientes.

También es necesario adoptar una serie de medidas destinadas a controlar aquellos factores que puedan destruir o alterar el fondo documental.

Los peligros potenciales para los documentos son: el fuego, el agua, la excesiva o poca humedad y temperatura, la luz, el ruido, los insectos, los roedores, las personas, el polvo y la contaminación. Estos peligros pueden afectar a los documentos de la siguiente forma:

1. El papel y otros soportes magnéticos son fácil pasto de las llamas y se destruyen con el agua.


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2. La humedad excesiva reblandece las fibras del papel y favorece la formación de ácidos que lo corroen y borran las tintas, así como la aparición de mohos y hongos que destruyen y hacen inutilizable cualquier tipo de soporte.

3. Los bajos niveles de humedad provocan sequedad en el ambiente y pérdida de agua en los soportes, haciéndolos más frágiles.

4. Los cambios bruscos de temperaturas hacen que los soportes se vean sometidos a tensiones de contracción y dilatación y se vuelven quebradizos.

5. Los rayos UV de la luz atacan el papel y las tintas mediante procesos destructivos de oxidación.

6. La contaminación atmosférica contiene anhídrido carbónico, y sulfuroso que son corrosivos con la humedad.

7. El polvo es un elemento cuya presencia puede resultar perjudicial para las personas que trabajan en el archivo.

8. El ruido excesivo provoca vibraciones que pueden debilitar los soportes.

9. Los roedores, los insectos, hongos y bacterias, devoran parte de los documentos y los debilitan. Los insectos más dañinos para el papel son los xilófagos, como el pez de plata, que se alimenta de cola y almidón; la carcoma, que se come el papel que contiene más celulosa pura y cava galerías, y como no la termita. Otros insectos molestos son las cucarachas y las pulgas, que pueden afectar más a las personas que al documento en sí.

10. Las personas pueden cometer actos vandálicos o robos que pongan en peligro la documentación y la información que contienen.

3.3.1SeguridadyconfidencialidaddelainformaciónTodos los pacientes atendidos en un centro sanitario tienen derecho a la

confidencialidad de los datos obtenidos a partir de la práctica médica.

Los médicos están obligados a no dar información sobre sus pacientes sin la autorización de éstos. En la declaración de Ginebra se dice: “respetaré los secretos de quien ha confiado en mí, incluso después que el paciente haya muerto”, y el juramento hipocrático señala: “y todo lo que vea y escuche en el desempeño de mi profesión o fuera de ella en mi relación con otros hombres, si es cosa que no deba hacerse pública, nunca divulgaré, teniéndola por sagrado secreto”.

En la H.C se recoge la información necesaria para la práctica clínica generada en la relación entre el profesional sanitario y el paciente, y, por tanto, los datos que contiene tienen carácter confidencial. Por ello, los centros sanitarios deben garantizar su privacidad controlando el acceso, tanto a los documentos archivados en papel o cualquier otro soporte como a los datos contenidos en las bases de datos informatizadas que integran el sistema de información del centro, al objeto de que sólo puedan acceder a la información clínica profesionales sanitarios guiados por finalidades concretas y dentro de unos determinados límites legales.


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3.3.2LegislaciónEl derecho del enfermo a su intimidad personal y familiar está regulado por las

siguientes normas legales, penales y administrativo.

CONSTITUCIÓN ESPAÑOLA

Artículo 18: “1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. […] 4. La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”.

LEY ORGÁNICA 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

Artículo 7: “Tendrán la consideración de intromisiones ilegítimas […]: 4. La revelación de datos privados de una persona o familia conocidos a través de la actividad profesional u oficial de quien los revela”.

LEY 14/1986, de 25 de abril, o LEY GENERAL DE SANIDAD

Artículo 10: “Todos tienen los siguientes derechos con respecto a las distintas administraciones públicas sanitarias: 1. Al respeto a su personalidad, dignidad humana e intimidad, sin que pueda ser discriminado por razones de raza, de tipo social, de sexo, moral, económico, ideológico, político o sindical. […] 3. A la confidencialidad de toda la información relacionada con el proceso y con su estancia en instituciones sanitarias públicas y privadas que colaboren con el sistema público […]”.

Artículo 61: “… [la Historia Clínica] estará a disposición de los enfermos y de los facultativos que directamente estén implicados en el diagnóstico y el tratamiento del enfermo, así como a efectos de inspección médica o para fines científicos, debiendo quedar plenamente garantizados el derecho del enfermo a su intimidad personal y familiar y el deber a guardar el secreto por quien, en virtud de sus competencias, tenga acceso a la Historia Clínica. Los poderes públicos adoptarán las medidas precisas para garantizar dichos derechos y deberes”.

LEY ORGÁNICA 5/ 1992, de 22 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal

Tiene por objeto limitar el uso de la informática y otras técnicas y medios de tratamiento automatizado de los datos de carácter personal para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de las personas físicas y el pleno ejercicio de sus derechos, y es de aplicación a cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables que figuren en ficheros automatizados de los sectores público y privado y a toda modalidad de uso posterior, incluso no automatizado, de datos de carácter personal registrados en soporte físico susceptible de tratamiento automatizado; artículos 4.2, 6.1, 7.3, 8, 9, 10, 17, 43 y 44:

Artículo 4.2: “Los datos de carácter personal objeto de tratamiento automatizado no podrán usarse para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos”.

Artículo 6.1: “El tratamiento automatizado de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”.


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Artículo 7.3: “Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo podrán ser recabados, tratados automatizadamente y cedidos cuando por razones de interés general así lo disponga una Ley o el afectado consienta expresamente”.

Artículo 8. Datos relativos a la salud: “[…] los profesionales correspondientes podrán proceder al tratamiento automatizado de los datos de carácter personal relativos a la salud de las personas que a ellos acudan o hayan de ser tratados en los mismos de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 8, 10, 23 y 61 de la Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad […]”.

Artículo 9. Seguridad de los datos: “1. El responsable del fichero deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural”.

Artículo 10. Deber de secreto:“El responsable del fichero automatizado y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero automatizado o, en su caso, con el responsable del mismo”.

Artículo 17. Tutela de los derechos y derecho de indemnización:“3. Los afectados que, como consecuencia del incumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley por el responsable del fichero, sufran daño o lesión en sus bienes o derechos tendrán derecho a ser indemnizados”.

El título VII, de infracciones y sanciones, considera que los responsables de los ficheros están sujetos a régimen sancionador y en su artículo 43 califica las infracciones como leves, graves o muy graves:

Artículo 43:“3. Son infracciones graves: […] g) la vulneración del deber de guardar secreto, cuando no constituya infracción muy grave. h) Mantener los ficheros, locales, programas o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen. [...]. 4. Son infracciones muy graves: […] b) La comunicación o cesión de los datos de carácter personal, fuera de los casos en que estén permitidas. […] f) Tratar de forma automatizada los datos de carácter personal de forma ilegítima o con menosprecio de los principios y garantías que les sean de aplicación, cuando con ello se impida o se atente contra el ejercicio de los derechos fundamentales”.

Artículo 44: Tipos de sanciones: “1. Las infracciones leves serán sancionadas con multa de 100.000 a 10.000.000 de pesetas. 2. Las infracciones graves serán sancionadas con multa de 10.000.001 pesetas a 50.000.000 de pesetas. 3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de 50.000.001 pesetas a 100.000.000 de pesetas. 4. La cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad y a la reincidencia […]”.


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CÓDIGO PENAL vigente de 1995;

Castiga la violación de secreto profesional en su artículo 197: “2. Se impondrá penas de prisión de uno a cuatro años y multa al que, sin estar autorizado, se apodere, utilice o modifique en prejuicio de tercero, datos reservados de carácter personal o familiar de otro que se hallen registrados en ficheros informáticos, electrónicos o telemáticos, o en cualquier otro tipo de archivo o registro, público o privado. 3. Si los datos descubiertos se difunden, revelan o ceden a terceros la pena se agrava hasta cinco años. 5. […] los datos relativos a la salud, origen racial, religión, creencias, vida sexual de las personas comporta agravación de las penas. 6. Si los hechos se realizan con fines lucrativos la pena a imponer será de cuatro a siete años de prisión”.

LEY 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información relativos a la salud, la autonomía del paciente y la documentación clínica, aprobada por el Parlamento catalán; artículos 9 y 11:

Artículo 9. Definición y tratamiento de la H.C: “4. Los centros sanitarios han de adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales recogidos y evitar la destrucción o la pérdida accidental y también el acceso, la alteración, la comunicación o cualquier otro procedimiento que no esté autorizado”.

Artículo 11. Usos de la Historia Clínica: “2. Cada centro ha de establecer el mecanismo que haga posible que, mientras se presta asistencia a un paciente concreto, los profesionales que le atienden puedan, en todo momento, tener acceso a la Historia Clínica correspondiente. 3. Se podrá acceder a la Historia Clínica con fines de investigación, epidemiológicas, de investigación o docencia, con sujeción a lo que establece la Ley 14/1986 de 25 de abril, General de Sanidad y las disposiciones concordantes. El acceso a la Historia Clínica con estos fines obliga a preservar los datos de identificación personal del paciente, separados de los de carácter clínico asistencial, excepto que el paciente haya dado antes su consentimiento. 4. El personal encargado de las tareas de administración y gestión de los centros sanitarios podrá acceder sólo a los datos de la Historia Clínica relacionados con dichas funciones. 5. El personal al servicio de la Administración sanitaria que ejerce funciones de inspección, debidamente acreditado, podrá acceder a las Historias Clínicasa fin de comprobar la calidad de la asistencia, el cumplimiento de los derechos del paciente o cualquier otra obligación del centro en relación con los pacientes de la Administración sanitaria. 6. Todo el personal que acceda, en uso de sus competencias, a cualquier clase de datos de la Historia Clínica está sujeto al deber de guardar el secreto”.

3.3.3SeguridadinformáticaPara controlar el acceso a la red el método más simple y efectivo es restringir el

acceso y permitir únicamente el de aquellas personas que necesiten la información para desarrollar su trabajo, y verificar adecuadamente su identidad. Para ello se utilizan cuentas de usuario y palabras de paso o claves (password); sin embargo, deben tomarse una serie de medidas para garantizar su secreto y su cambio periódico. En este sentido, el sistema informático ha de ser capaz de distinguir diferentes niveles de confidencialidad en función de los usuarios.

Además de las medidas de protección contra la violación de la red por parte de terceros, hay que tener en cuenta que pueden ocurrir fallos en el software o en el hardware, fallos de alimentación, virus, etc. La mejor medida de prevención contra este tipo de desastres es establecer un plan de contingencia.


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3.3.3.1Sistemasdereserva

Consisten en duplicar todos los elementos críticos susceptibles de fallar (procesador, discos duros, memoria, fuente de alimentación, etc.)

3.3.3.2SistemasdealimentaciónininterrumpidaoSAI

Protegen la red informática frente a las caídas de tensión y a las oscilaciones de la misma.

3.3.3.3Sistemasdeback‐up

Consisten en realizar copias de seguridad de la información contenida en los discos duros de los servidores de la red de forma periódica, de tal manera que si se pierde la información ésta pueda recuperarse.

UNIDADDIDÁCTICAIVCONDICIONESESTRUCTURALESPARALASEGURIDADDELOSARCHIVOSCLÍNICOS


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4.1IntroducciónPara la elaboración de la arquitectura y seguridad de los archivos hospitalarios, se

recurre al manual técnico sobre RECOMENDACIONES PARA LA EDIFICACIÓN DE ARCHIVOS elaborado en 1992 por el Ministerio de Cultura y publicado por la Dirección General de Archivos Estatales. En este manual se establecen las normas y características especiales que deben tener los archivos para lograr la máxima funcionalidad en los servicios, así como la preservación adecuada de los documentos. También se definen y se analizan las condiciones ideales que deben reunir los archivos para la seguridad de sus documentos, así como las características de los materiales constructivos más adecuados.

Estas recomendaciones son válidas para cualquier sistema de archivo, aunque están concebidas, principalmente, para edificios que reúnen documentos con valor permanente y que, por tanto, exigen una protección eficaz contra cualquier riesgo de deterioro o pérdida.

Las condiciones idóneas para la seguridad de los expedientes clínicos y los datos que contienen han de contemplar una serie de medidas generales, orgánicas y constructivas.

4.2Condicionesgenerales1. Por tratarse de un servicio central, debe tenerse en cuenta el grado de

proximidad a los distintos servicios, unidades de hospitalización y consultas externas que vayan a utilizar sus servicios. Evitándose emplazamientos aislados que dificulten la labor de consulta y préstamos. Se considera como ideal de ubicación, el estar situado en un edificio aislado y en cualquier caso de uso exclusivo para archivo, teniendo en cuenta en este caso la necesidad de establecer mecanismos que faciliten las comunicaciones entre el archivo y las otras dependencias del hospital.

2. Los archivos han de estar construidos sobre pilotes, en rasante o mixto. Subsuelo apto, resistente y sin riesgo de humedades (Ley 13. 7/4/82). No es adecuada la construcción de archivos subterráneos.

3. El espacio debe tener capacidad suficiente para albergar las distintas áreas y su aumento previsible, determinándose sus dimensiones en función del volumen de documentación existente y del crecimiento previsible en un plazo prudencial.

4. Es conveniente la ubicación en zonas de relativa tranquilidad, alejados de ruidos molestos, vibraciones y sin insectos biodepredadores. Igualmente se considera zona excluyente aquellos emplazamientos próximos al mar, zonas pantanosas, ríos, ramblas, torrentes o cualquier otro donde pueda producirse una inundación. En las proximidades a núcleos peligrosos (factorías con vertidos contaminantes, instalaciones con riesgo de incendio o explosión).

4.3Condicionesorgánicas

4.3.1Planificación1. Todo archivo debe cumplir una serie de funciones y para ello, deberá contar

con la existencia de diferentes áreas que por razones de seguridad dispondrán de accesos y salidas independientes desde el exterior del


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edificio. Se divide en tres áreas: reservada, privada y pública. Los accesos pueden reducirse a dos unificando el área privada con el área pública, pero no podrán ser comunes el acceso del público y el de la documentación.

2. La distribución interior y sus circulaciones deben proyectarse a partir del criterio de independencia entre las áreas.

3. El depósito documental deberá aislarse del resto de las dependencias debido al tipo de material que contiene. Los circuitos de la documentación no podrán ser interferidos por los visitantes, siendo el único punto de contacto entre ambos el mostrador de control.

4. Los accesos tipo pasillos y puertas interiores se dimensionarán con la suficiente amplitud para permitir la entrada de carros de transporte, maquinaria para reprografía y miniaturización, resto de equipos y mobiliario.

5. Deben establecerse rutas de evacuación en casos de emergencia.

6. No es recomendable el uso de plantas bajo rasante como depósitos documentales por las dificultades que entraña el control de humedades.

7. El depósito documental debe estar dotado con medidas de protección contra riesgos de deterioro procedentes del exterior, y comunicado con las restantes dependencias mediante vestíbulos y puertas cortafuegos, escaleras, etc., según la normativa vigente (NBE-CPE-91).

4.3.2Dependencias1. Los espacios del archivo se dimensionarán en función de cada caso y de los

requerimientos de capacidad documental.

2. En los depósitos documentales, la máxima extensión no compartimentada autorizada es de 250 m², con una altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 2,50m.

4.3.3DotaciónCon independencia de las necesidades de mobiliario que deberán acomodarse a

las dimensiones del hospital, número de personas que trabajen en la unidad y conjunto de prestaciones que en ella se oferten, se tendrá en cuenta en lo referente a estanterías las siguientes prescripciones:

4.3.3.1Estanteríasfijas

Estarán formadas por uno o varios módulos, simples o dobles. Deberán ser metálicas, con tratamiento anticorrosivo. Estarán desprovistas de elementos punzantes que puedan lesionar al personal que trabaja y por otra parte ocasionar deterioros a la documentación almacenada.

Las estanterías irán colocadas en paralelo (perpendicularmente a la dirección de las viguetas en el caso de forjados unidireccionales), exentas de paredes, salvo en el caso de las de los extremos, y de forma que no dejen rincones de difícil aireación o limpieza.


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La separación entre estanterías será del orden de 1 metro en los pasillos principales y 0.75 m en pasillos secundarios, mientras que el tamaño de los módulos atenderá a las siguientes directrices:

La longitud aconsejable de los pasillos entre estanterías será de 7-11 metros, con un máximo de 7 niveles de carga (el nivel ideal es el que no pase de 6 de altura).

La balda más alta de la estantería debe ser accesible (aproximadamente 1,70-1,90 metros) para una persona de estatura normal, sin tener que recurrir a taburetes o escaleras.

El fondo de las baldas será tal que la documentación clínica depositada no sobresalga. Las dimensiones de un cuerpo de estanterías dependerán de si se archiva la iconografía junto con el resto de la documentación clínica o se archiva por separado.

A. Si se almacenan por separado necesitaremos dos tipos de estanterías:

Para las H.C las medidas serán de 40 cm de fondo por 30 cm de alto.

Para la iconografía las medidas serán de 60 cm de fondo por 40 cm de alto.

B. Si se archivan juntas serán necesarias estanterías de 60 cm de fondo por 40 cm de altura.

4.3.3.2Estanteríasmóviles

En este caso las condiciones generales son las mismas que las expuestas anteriormente para las estanterías fijas, sólo que debemos tener en cuenta las siguientes precisiones de carácter particular:

La carga a soportar se verá incrementada debido al mayor peso de la estantería móvil con respecto a la fija, además en el caso de módulos deslizantes, deberemos observar la perfecta horizontalidad indispensable en el pavimento. Por otra parte se consigue una mayor fiabilidad de las estanterías móviles cuando los carriles se apoyan directamente sobre el suelo frente a las colocadas sobre tarima ya que las cargas soportadas así como las irregularidades y deformaciones de las mencionadas tarimas dificultan a la larga, la movilidad de los armarios y el consiguiente desaprovechamiento de su principal característica de ahorro de espacio.

En todos los casos hay que disponer las previsiones necesarias para garantizar una suficiente aireación del interior.

La longitud de las baldas suele corresponder entre 0,90 y 1 metro por lo que debemos disponer de separadores móviles a colocar como mínimo cada 30 cm, de esta forma, en el caso de que la documentación permanezca apoyada sobre la balda, puede mantenerse adecuadamente su verticalidad así como la visión colorística de los dígitos terminales identificadores de los expedientes clínicos.


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4.4Condicionesconstructivas

4.4.1Generales1. La selección de materiales para acabados de suelos, paredes y techos debe

llevarse a cabo de acuerdo con las condiciones establecidas sobre adecuación a exigencias de protección contra accidentes, degradación atmosférica o biológica y exigencias de ambientación, atendiendo, además, a sus cualidades de durabilidad y economía.

2. En el depósito documental, para evitar hundimiento, se deben tener en cuenta las siguientes sobrecargas de uso para el cálculo de la resistencia del suelo (estanterías con altura máxima de 2,20 m):

Estanterías fijas: 750 kg/m².

Estanterías móviles: 1250 kg/m².

3. Los pavimentos del área reservada deben ser despiezados, nunca continuos, de material pétreo pulimentado o de resinas sintéticas termoestables, en el menor número posible de juntas, ya sean selladas o soldadas.

4. Los paramentos del área reservada deben ser lisos, hidrófugos, tratados contra la oxidación y de colores mates absorbentes de radiaciones lumínicas; los cielos rasos deben estar revestidos con una protección hidrófuga.

5. Las puertas del área reservada deben ser puertas cortafuegos metálicas RF-90, con cerraduras antipánico.

6. Las ventanas de los depósitos documentales deben abrirse preferiblemente a las fachadas de menor insolación e incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes o humedad. La carpintería debe ser de aluminio anodizado o lacado, con elementos de máximo hermetismo, sin contraventanas ni fraileros y con acristalamiento de vidrio inastillable, absorbente de radiaciones invisibles y acondicionante acústico y térmico.

7. Las instalaciones hidráulicas no deben circular por el interior de los depósitos documentales, salvo las de protección contra incendios, y llevarán elementos protectores.

8. Las tapas de las arquetas deben ser practicables y visibles en los pavimentos.

4.4.2Deprotección

4.4.2.1Contraelfuego

Deberá ajustarse a lo estipulado en la Norma Básica NBE-CPE-91, tanto en lo que se refiere a detección como para la incorporación de sistemas que permitan la extinción sin que suponga aumento en el deterioro de la documentación almacenada. Las vías de evacuación estarán señalizadas y su ancho se determinará en función de las ocupaciones previstas; el sistema de detección automática por humos será exigible en los siguientes sectores de incendio: depósito de historias clínicas, servicios generales, sala de ordenadores, salas de microfilmación o escaneado, sala de consultas y revisión de historias clínicas.


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Los sistemas de extinción deben ser capaces de preservar la integridad de la documentación clínica, por lo que se excluirá el empleo de agua o espuma.

Las hojas de las puertas metálicas deben tener holgura suficiente para que, en caso de incendio, la dilatación no las bloquee contra el cerco.

Debe existir protección contra descargas eléctricas atmosféricas y dotación de pararrayos no radiactivos.

4.4.2.2Contrainundaciones

Dada la ubicación habitual de los archivos en el hospital resulta obligado prever roturas de conducciones de agua con las consiguientes inundaciones, principalmente a través de arquetas por obstrucción de desagües del hospital. Por eso es conveniente disponer de un doble techo impermeabilizado con una caída para desagüe hacia el exterior.

4.4.2.3Contraelrobo

Los sistemas de protección contra el robo deben detectar la presencia de intrusos, impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia y vigilar el interior durante el horario de apertura.

Debe haber alarmas, rejas en las ventanas y las puertas deben estar dotadas con cerraduras de seguridad.

Debe haber un acceso único para el público, que ha de estar situado delante del mostrador de control.

Para la vigilancia interior se pueden emplear cámaras de televisión de circuito cerrado con monitores en los puntos de control.

No se deben emplear, en el interior de los depósitos documentales, detectores de infrarrojos, por los efectos perjudiciales de las radiaciones sobre la documentación.

4.4.2.4Contraelvandalismo

Las fachadas al alcance de los transeúntes deben protegerse contra lesiones, pintadas y pegatinas.

Las ventanas accesibles a los transeúntes deben llevar rejas y una tela metálica para impedir que se arrojen objetos al interior.

4.4.2.5Contraplagas

Se tomarán medidas en el mismo momento de la construcción o acondicionamiento del archivo central, basadas en el hermetismo de accesos con exclusión de orificios y rendijas por donde puedan acceder los roedores u otros animales al interior del edificio.

Para evitar plagas de insectos y microorganismos debe realizarse una limpieza regular de los depósitos, desinfectar y controlar la humedad y la temperatura.

Si existe riesgo de invasión de termitas se deben crear barreras con productos insecticidas en el terreno hasta 1,50 m de profundidad.


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4.4.2.6Contraladegradaciónporfactoresambientales

Deberán tomarse medidas en evitación de humedades, ya sean por capilaridad, filtración o condensación.

Debe evitarse todo lo posible la acción de la contaminación atmosférica utilizando un sistema de aire acondicionado y contenedores adecuados.

Se debe reducir la entrada de polvo del exterior mediante un sistema de aire acondicionado, aplicar revestimientos sintéticos incombustibles a paredes, techos y suelos para impedir que su desgaste natural genere polvo y verificar regularmente la limpieza del depósito.

4.4.3Ambientales

4.4.3.1Atmósferainterior

En el depósito documental, la temperatura y la humedad relativa deben ser constantes y controlarse mediante un termómetro-higrómetro.

Para evitar la transmisión del calor exterior deben emplearse materiales aislantes térmicos y el porcentaje de ventanas en muros exteriores no debe exceder del 15% de la superficie total de los mismos.

La renovación del aire en el depósito documental debe renovarse de 1 a 6 veces cada hora, incluyendo un filtrado que evite los factores de contaminación física, química o biológica (filtros de celulosa, carbón activo, resinas, etc.).

La elección de sistemas de renovación de aire, calefacción, refrigeración y climatización dependen de las condiciones climatológicas exteriores. Para el depósito documental es aconsejable la ventilación natural controlada y la calefacción o refrigeración por aire.

4.4.3.2Iluminación

Se procurará evitar en los archivos de Historias Clínicasla ubicación de ventanas a las fachadas de mayor incidencia solar. Los rayos solares no deberán incidir directamente en la documentación almacenada.

La iluminación artificial dispondrá de un sistema deflector y/o difusor y otros que anulen las radiaciones directas sobre la documentación. Sus líneas de alimentación serán independientes para cada una de las dependencias del archivo, debiéndose controlar el alumbrado mediante temporizadores y potenciómetros.

Debe existir alumbrado de emergencia y las conducciones eléctricas de la iluminación artificial han de alojarse en tubos de acero vistos de características antideflagrantes.

En los depósitos documentales, la iluminación natural o artificial debe oscilar entre 50 y 100 lx, y no debe exceder de 100 lx a nivel de pavimento.


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4.4.3.3Condicionesacústicasydevibración

El depósito documental exige los siguientes requerimientos acústicos expresados en sus valores máximos admisibles: 50 dB de nivel de inmisión, 1,5 s de tiempo de reverberación y un nivel de vibración cuya constante K sea igual a 5.

Se deberá aislar el local tanto de fuentes de ruido externas como internas mediante particiones verticales, divisiones horizontales y elementos de cierre.

UNIDADDIDÁCTICAVARCHIVOCLÍNICO:PROTOCOLOSDE

FUNCIONAMIENTOINTERNO


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5.1OrganizacióninternadelArchivoClínico5.1.1 El personal

5.1.2 Los turnos de trabajo

5.1.1ElpersonalLa estructura jerárquica del personal que compone el archivo hospitalario es la

siguiente:

JEFE MÉDICO Será el principal responsable del funcionamiento y organización del archivo.

PERSONAL ADMINISTRATIVO O T.DOCUMENTALISTAS Son los que se encargan de gestionar la documentación clínica: atender gran parte

de las peticiones, realizar las búsquedas informáticas de los documentos, archivar; registrar los préstamos, devoluciones de las historias…etc.

CELADORES

Asumirán los trabajos de traslado de la documentación, su difusión, entrega y recogida.

En el Área de Codificación e Información Clínica (muchas veces incluida en el área de Archivo y Documentación clínica):

MÉDICO DOCUMENTALISTA Ejerce la responsabilidad de la Unidad de Documentación Clínica. Se encarga de

codificar episodios de hospitalización, de gestionar el tratamiento de los datos del sistema de información, explotación (recuperación) de los datos con reconocimiento de la calidad de la misma…etc.

TÉCNICOS SUPERIORES EN DOCUMENTACIÓN SANITARIA Realizan la codificación de los episodios de hospitalización.

Por codificación entenderemos que es “el proceso por el cual se transforma la información original en una determinada anotación (de valores numéricos o alfabéticos), susceptible de ser entendida por el ordenador, para facilitar la clasificación y recuperación de la información”.

CELADORES Trasladan toda la documentación clínica necesaria, que se requiera para la

codificación.

5.1.2LosturnosdetrabajoLos turnos de trabajo del personal del Archivo Clínicodependerán de las

necesidades de cada centro hospitalario; aún así, no debemos olvidar que la información clínica deberá ser accesible durante las 24 horas del día.

La Dirección del hospital será la que tendrá que decidir, si prefiere mantener turnos de trabajo del personal del archivo durante las 24 horas, con el gasto en remuneración económica que esto conlleva (es decir, los sueldos del personal); o si preferiblemente implantará un sistema de acceso rápido a la información, que permita acceder en cualquier momento a la documentación, sin necesidad de que el personal del archivo se encuentre presente.


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5.2Recepción,instalaciónypréstamodeHistoriasClínicas

5.2.1RecepciónLa recepción de la documentación conlleva una serie de procedimientos que debe

realizar el archivo y que incluyen la apertura y la identificación de la H.C. Antes de describir todo el proceso explicaremos estos dos procedimientos.

5.2.1.1AperturadeHistoriasClínicas

Los usuarios que acuden a un hospital en demanda de asistencia pueden acceder a éste por tres vías:

1. Un paciente que acude a urgencias; apertura de un informe de asistencia.

2. Un paciente que acude a consultas externas; apertura de H.C.

3. Un paciente que, a partir de cualquiera de los dos casos anteriores (urgencias o consultas externas) es hospitalizado; apertura de H.C.

En el primer caso, al paciente se le abre un informe de asistencia a urgencias cada vez que acude al servicio, y únicamente se abre H.C hospitalaria a pacientes que sean hospitalizados como continuación de la asistencia. El informe de urgencias, al que también se llama historia de urgencias, es un caso especial de expediente clínico en el que aparece la asistencia prestada y el resultado de las pruebas complementarias. Normalmente este documento es custodiado por el archivo central y, en la mayoría de los casos recibe un trato especial guardándose aparte del resto de H.C y con un sistema de archivo y clasificación propio, diferente de la H.C cronológico por el día de asistencia.

En los otros casos, consultas externas y hospitalización, a los pacientes se les abre H.C hospitalaria si es la primera vez que acuden al centro en demanda de asistencia. Si habían acudido con anterioridad, deben tener abierto expediente clínico, ya que la H.C ha de ser única, integrada y acumulativa.

También puede darse el caso de que un individuo en buen estado de salud acuda a un centro hospitalario y sea objeto de determinados cuidados, como por ejemplo, los donantes de sangre, los grupos de riesgo, los recién nacidos patológicos o pacientes que acuden al hospital para la realización de exploraciones y pruebas concretas solicitadas por facultativos; en estos casos no se abre H.C hospitalaria.

5.2.1.2IdentificacióndeHistoriasClínicas

Consiste en asignar a la H.C un elemento que permita relacionarla de forma directa con el paciente y distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.

A. El identificador puede ser una palabra, un número, una fecha o una combinación de los anteriores.

B. El identificador ha de ser único y no podrá asignarse el mismo a expedientes que pertenezcan a pacientes distintos; de la misma forma, un paciente no podrá tener identificadores diferentes. El incumplimiento supondrá errores de archivo, así como duplicación de H.C y fragmentación de la información relativa al paciente.

C. El identificador se asigna en el primer contacto del usuario con el centro.


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Puede asignarse como identificador:

1. Un número secuencial que proporcione el sistema informático del centro.

2. Datos personales del paciente: Nombre y apellidos, DNI, número de la seguridad social, número de la tarjeta sanitaria, fecha de nacimiento.

3. Fecha de atención al usuario.

4. Un número creado a partir de la fecha de nacimiento de paciente.

5. Una combinación de las anteriores.

El identificador utilizado con más frecuencia para marcar las H.C hospitalarias es el número secuencial que proporciona el ordenador.

5.2.1.3ProcedimientosdeaperturaeidentificacióndeHistoriasClínicas

Pasos a seguir para abrir e identificar H.C:

1. Asignar el tipo de identificación a la H.C.

2. Emitir las etiquetas de identificación de la H.C.

3. Etiquetar el sobre contenedor de la documentación clínica.

4. Ensobrar la documentación clínica.

A. Identificador. La Unidad de Admisión del hospital es la que lo concede. El archivo es el responsable de realizar los pasos siguientes: emisión de etiquetas, etiquetado del sobre y ensobrado (si se utiliza otro tipo de identificador para el expediente que no sea un NHC, el archivo ha de ser el encargado de asignarlo.

B. Emisión de etiquetas. Si el hospital dispone de un sistema informático, los datos no se escriben a mano sino que se emiten etiquetas, utilizando la aplicación informática de gestión de archivos, que luego se pegan en el sobre. Si se utiliza como identificador un número secuencial que proporcione el ordenador, es aconsejable que la etiqueta contenga el NHC y el nombre y apellidos del paciente. También debe incluirse una etiqueta con el código de barras identificador del número de expediente clínico.

C. Etiquetado del sobre. Se emitirán tantas etiquetas como sobres contenedores haya relativos a un mismo paciente. También pueden ponerse en el sobre etiquetas de localización ya que de esta forma se reducen errores al archivar las H.C. En estos casos se usan etiquetas de colores, asociando un color diferente a cada una de las cifras del 0 al 9. Los colores escogidos dependen de cada centro, pero deben poder diferenciarse claramente uno de otros.

D. Ensobrado. La documentación clínica se incluye dentro de un sobre contenedor de forma apaisada, con una abertura en la parte superior y sin cierre. Puede ser de papel grueso o de plástico, pero para su manejo es aconsejable el primero. El diseño del sobre es propio de cada centro y debe llevar bien visible el nombre del hospital, disponiendo de un espacio para escribir los datos administrativos referentes al paciente, el número de volumen y los avisos de confidencialidad de los datos.


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5.2.2InstalaciónConsiste en la ubicación física de todo el fondo documental mediante unidades de

instalación, que en el caso de los Archivos Clínicos son sobres contenedores. Las H.C una vez identificadas y etiquetadas debidamente, han de instalarse en las estanterías de forma organizada, siguiendo el sistema escogido de antemano de tal manera que permita guardar y extraer los expedientes fácil y rápidamente.

5.2.2.1SistemasdeordenaciónyclasificacióndeH.C

Ordenar y clasificar son operaciones que todos realizamos periódicamente. La ordenación es lineal y unidimensional, mientras que la clasificación tiene niveles y es bidimensional.

Ejemplos de sistemas de archivo de H.C utilizando diferentes identificadores y sistemas de ordenación y clasificación:

1. CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

Las H.C se identifican a partir del nombre y apellidos del paciente y se clasifican siguiendo una secuencia alfabética. Los expedientes se organizan en el almacén dividiendo el área para archivado en tantos espacios como letras del abecedario.

Es un sistema de identificación simple que permite seguir un criterio sencillo a la hora de archivar y que ofrece la posibilidad de encontrar una H.C sin necesidad de consultar la base de datos informatizada.

2. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

Este sistema se utiliza en casi todos los hospitales para archivar las historias de urgencias. Se identifican a partir de la fecha de atención al usuario y se ordenan de forma secuencial cronológica. Normalmente, se guardan en archivadores de cartón etiquetados por años.

Es un sistema sencillo y de bajo coste. También es utilizado en los casos en que el fondo documental es limitado.

3. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA

Las H.C se identifican a partir de la fecha de nacimiento del paciente y se archivan siguiendo una clasificación cronológica. Los expedientes se organizan en el almacén dividiendo el área para archivado en tantos espacios como años, meses, quincenas o días sea necesario. Suele utilizarse en hospitales con archivos descentralizados; por ejemplo, en servicios como oftalmología, ORL, etc., o en archivos centralizados con pocas H.C.

Las H.C pueden recuperarse de forma rápida preguntando simplemente la fecha de nacimiento al paciente y, por tanto, no es necesario mantener una base informatizada.

4. CLASIFICACIÓN NUMÉRICA

Las H.C se identifican a partir de un número, asignado de forma secuencial por el sistema informático del hospital, agrupándolas por decenas, centenas o millares, etc., forma a la que también se le llama dígito terminal.

El área para archivado se divide en tantos espacios como dígitos se hayan escogido para clasificar, teniendo en cuenta sólo los últimos dígitos que forman el número. De esta forma podemos archivar las H.C por doble dígito terminal (decenas), triple dígito (centenas), cuarto dígito terminal (millares), etc. Este sistema permite que las estanterías se llenen aleatoriamente y que el depósito vaya creciendo de forma


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equilibrada. El inconveniente principal es que se necesita un gran espacio para distribuir los dígitos.

5. CLASIFICACIÓN ALFANUMÉRICA

Las H.C se identifican mediante un número construido a partir de la fecha de nacimiento de paciente; para evitar números duplicados se añaden las iniciales del primer y segundo apellidos. Si todavía se piensa que existe posibilidad de repetición se añade un dígito de control.

5.2.3PréstamodeHistoriasClínicasEl préstamo de la documentación clínica consiste en la salida temporal de los

documentos del archivo. Los expedientes clínicos se han de prestar a aquellas personas que lo soliciten y que estén autorizadas para consultarlos en función de lo que marca la legislación vigente y la normativa interna del centro en cuanto a confidencialidad de la H.C. Es conveniente que el proceso de préstamo esté automatizado y que el centro disponga de una aplicación de gestión de archivos conectada al sistema de información general del hospital.

5.2.3.1ProcedimientosparalarealizacióndelpréstamodeH.C

1. Obtener los listados de programación a través de la aplicación informática de gestión de archivos y atender las solicitudes de documentación que llegan por vía telefónica, correo electrónico o fax, o a través de formularios escritos, estableciendo la prioridad en la entrega a partir de criterios exclusivamente asistenciales: Área de urgencias, consultas externas, hospitalización, otras.

2. Comprobar, mediante la aplicación informática de gestión de archivos, si existe H.C anterior o si por el contrario es la primera vez que el paciente acude al centro y, por tanto, no tiene H.C abierta.

3. Localizar, en el depósito, la H.C en función del sistema de clasificación que exista y de su pertenencia al activo o pasivo.

4. Extraer del depósito las H.C solicitadas o abrir e identificar las nuevas.

5. Registrar, mediante la aplicación informática, el movimiento de salida, motivo y tipo de petición, unidad y persona que demanda las H.C, a partir de su solicitud debidamente formalizada y previamente autorizada.

6. Distribuir los documentos en función de la unidad o persona solicitante.

7. Recoger los documentos prestados en el tiempo establecido.

8. Registrar, mediante la aplicación informática de gestión de archivos, el movimiento de entrada de las H.C devueltas.

9. Archivar las H.C devueltas teniendo en cuenta el sistema de clasificación empleado.

10. Controlar las H.C prestadas conociendo en todo momento quién es el responsable del expediente que se encuentra fuera del archivo.

11. Reclamar las H.C no devueltas.

En los casos en los que se presta de una vez gran cantidad de expedientes clínicos, como por ejemplo al servicio de hospitalización y al de consultas externas, es conveniente hacer el registro de movimientos de salida de forma automatizada para que no haya errores de introducción de datos.


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5.2.3.2ProcesodepréstamodeH.C

Para explicar con detalle el proceso de préstamo se tendrán que tener en cuenta tanto los recursos que dispone la Unidad de Documentación Clínica y archivo (acceso al sistema de información del hospital a través de la aplicación informática de gestión de archivos, ordenadores, impresoras, lápiz óptico, teléfono, fax, correo electrónico, personal, almacén, expedientes clínicos, material de archivo como carros, carpetas, contenedores, etiquetas, papel, etc.) como las guías o requisitos básicos para dicho proceso. Estos guías son las siguientes:

1. Quién solicita la documentación. Parte de la documentación clínica o la H.C completa puede ser solicitada por servicios y personal del propio centro o por personas o entidades externas al centro: urgencias, unidades de hospitalización, consultas externas, pacientes, jueces, etc., estableciendo la prioridad en la entrega a partir de criterios exclusivamente asistenciales.

2. El uso que se le dará a la documentación solicitada: asistencial, docente, para la investigación, para la gestión, jurídico, etc., siendo prioritario el préstamo de las H.C solicitadas para la asistencia.

3. La cantidad de documentación solicitada, que permitirá organizar el trabajo de búsqueda y preparación de las H.C.

4. La fecha de entrega de la documentación solicitada, para una óptima organización del trabajo en el archivo.

5. La nueva ubicación de la documentación solicitada en préstamo (unidad asistencial, servicio, etc.), que permitirá organizar su distribución, controlar las H.C mientras estén fuera del archivo y reclamarlas si no han sido devueltas en el tiempo establecido.

TABLA DE SOLICITANTES Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN PRESTADA

SOLICITANTE USO

Urgencias Solicitud de H.C de pacientes que acuden a urgencias

Unidades de hospitalización

Solicitud de H.C de pacientes que van a ser hospitalizados:

‐Ingresos programados

‐Preingresos

‐Ingresos urgentes

Consultas externas Solicitud de H.C de pacientes que van a ser atendidos en las consultas externas del centro:

‐Consultas externas programadas

‐Consultas externas no programadas

Unidad de codificación Solicitud de H.C para la codificación de patologías y procedimientos.

Servicios de estudios y epidemiología y personal sanitario

Solicitud de H.C para investigación o docencia


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Externos Solicitud de H.C completa o documentación parcial por parte de:

‐Instituciones sanitarias, públicas o privadas, con motivos asistenciales

‐Organismos e instituciones públicas con motivo no asistencial (Insalud, inserso, mutuas, administración de justicia, asistencia social…etc.)

‐Personas y entidades de carácter privado con motivo no asistencial

‐Personal sanitario y no sanitario con motivo de investigación o docencia

‐Particulares: pacientes y familiares

‐Otros

5.2.2.3Controldeladocumentaciónprestada

El archivo debe realizar acciones de control que permita que la H.C retorne al archivo central para su custodia y que eviten la pérdida de los expedientes prestados y de la pérdida de la documentación que éstos contienen. Dichas acciones son las siguientes:

1. Registrar inmediatamente, en el sistema de información del hospital y a través de la aplicación informática de gestión de archivos, cualquier incorporación, devolución o préstamo de documentación clínica que se realice.

2. Archivar diariamente las H.C devueltas evitando que éstas se acumulen.

3. Registrar las entradas y salidas de H.C, comprobando que coinciden los datos existentes en la base de datos y los de la documentación que se presta o se devuelve.

4. Establecer plazos de reingreso de la documentación ajustados a la organización de cada centro.

5. Detectar las H.C que no han sido devueltas en el plazo establecido, a partir de listados diarios de altas y consultas externas.

6. Controlar que la documentación incluida en las H.C devueltas sea la correcta.

7. Comprobar que los formularios de solicitud de la documentación clínica estén debidamente cumplimentados y que en estos aparezca el nombre de la persona que retira la documentación, el tipo de documentos que se entrega, el nombre de la persona que los da, la fecha en que lo hace y la firma del solicitante.

8. Solicitar a los profesionales o unidades depositarias de la documentación que comuniquen los cambios de ubicación de los expedientes prestados durante el tiempo que la documentación permanezca fuera del archivo central.

UNIDADDIDÁCTICAVI CONTROLDECALIDADENARCHIVOSCLÍNICOS


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6.1ConceptodecalidadLa calidad consiste en identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los

clientes. La calidad de un servicio está definida por la percepción del cliente, tanto de la calidad del producto como del servicio que se le ofrece.

Dos de las características que debe ofrecer un producto o servicio de calidad son:

Satisfacer necesidades, usos y propósitos respondiendo a las expectativas de los clientes o usuarios.

Cumplir correctamente con toda la legislación que le sea aplicable.

Con respecto al archivo, sabremos si se realiza un servicio de calidad, siempre y cuando se cumplan correctamente las necesidades de información de los profesionales sanitarios; y se sigan todos los requisitos y pautas marcados para tal fin.

El control de calidad consiste en un conjunto de acciones planificadas, que se aplican para poder lograr los objetivos marcados en temas de mejora de la calidad.

En los Archivos Clínicos se utilizan controles a través de auditorías; que consisten en el desarrollo de técnicas de investigación y análisis que permiten comprobar si una actividad está siendo realizada de acuerdo con unos objetivos previos.

Los auditores serán los profesionales encargados de realizar la investigación, y los que velarán posteriormente por la aplicación de las medidas correctoras oportunas, para conseguir una mejora de calidad del proceso en el archivo clínico.

6.1.1Característicasdelasauditorías

Actúan como herramientas de gestión y por lo tanto como herramientas de mejora.

Se planifican preventivamente, ya que se trata de estudios concretos limitados en el tiempo y con carácter retrospectivo, para obtener evidencias del funcionamiento de la organización.

Se aplican a un problema concreto y la evaluación de los resultados obtenidos en el estudio se realiza comparándolos con otros previamente determinados como óptimos.

Han de ser independientes, pero deben consensuarse con la función auditada.

Han de permitir al establecimiento acciones correctoras posteriores.

6.1.2Tiposdeauditorías

Auditorías externas. Son las realizadas por personal externo a la organización auditada. Normalmente se trata de asuntos de acreditación y homologación y suelen ser llevadas a cabo por la administración sanitaria o bien por organismos profesionales competentes.

Auditorías internas. Son las realizadas por la propia organización

Los Archivos Clínicos deben establecer una serie de índices estándares de forma periódica para verificar si se cumplen correctamente los objetivos fijados. Estos índices se aplican a los procesos de archivado y préstamo de Historia Clínica, y son los siguientes:


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6.2ControldelprocesodearchivadodeHistoriasClínicasSe realiza a través de los siguientes indicadores:

Índice de rentabilidad (Ir)

Índice de eficacia (Ie)

Índice de errores de localización de la H.C (IEL)

Índice de errores de localización de la H.C en préstamo (IELP)

6.2.1Índicederentabilidad(Ir)Es igual al número total de H.C buscadas al año en el depósito del archivo, entre el

número total de H.C que se han archivado en ese año.

Ir= H.C BUSCADAS año / H.C ARCHIVADAS

Permite estimar el porcentaje de historias solicitadas, del total de las instaladas en el archivo. Se considera adecuado que el valor obtenido esté situado entre 1 y 4.

6.2.2Índicedeeficacia(Ie)Es igual al número de H.C localizadas en el depósito del archivo dividido entre el

número de H.C buscadas. Hay que tener en cuenta tanto las historias almacenadas en el archivo como en el pasivo.

Ie= H.C LOCALIZADAS / H.C BUSCADAS

El valor obtenido ha de situarse entre el 0,95 y el 1. Cuanto mayor nos acerquemos a la unidad, mayor eficacia en el archivo de los expedientes.

6.2.3Índicedeerroresde(IEL)deH.C Es igual a la suma del índice de los errores de localización de la H.C en el archivo

(IELA) más el índice de los errores de localización de H.C en préstamo (IELP).

IEL= IELA + IELP

El valor obtenido ha de situarse entre 0 y 0,5. Si el valor es superior al estándar, nos indica problemas en el proceso de archivado.

6.2.4ÍndicedeerroresdelalocalizacióndeH.C.enelArchivo(IELA)Se obtiene dividiendo el número de H.C con errores de localización (nº HCEL) entre

el número total de H.C archivadas (nº HCA).

IELA= nº HCEL / nº HCA

6.2.5ÍndicedeerroresdelalocalizacióndeH.Cenpréstamo(IELP)Se calcula dividiendo el número de H.C en préstamo con errores de localización (nº

HCELP) entre el número total de H.C archivadas (nº HCA).

IELP= nº HCELP / nº HCA

Se consideran errores de localización de expedientes en el archivo:

Las H.C que están en el depósito pero no se encuentran instaladas en el lugar que les corresponde, es decir, mal archivadas.


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Las H.C que aparecen como prestadas pero están realmente en el archivo.

Las H.C que aparecen como ubicadas en el archivo pero que realmente están prestadas.

6.3ControldelprocesodepréstamodeHistoriasClínicasLos índices siguientes recogen el nivel de seguridad del archivo con respecto al

reingreso de H:C y el nivel de control en su devolución, así como el porcentaje de expedientes que no pueden suministrarse por no encontrarse en el archivo y el porcentaje de las H.C que se solicitan con carácter urgente.

6.3.1Índicedeseguridad(Is)delarchivoEs igual al número de H.C que reingresan al archivo (nº HCR) dividido entre el

número de H.C que salen en préstamo (nº HCP) del archivo.

Is= nº HCR / nº HCP

El valor obtenido debe estar entre 0,95 y 1. Si el resultado es inferior a 0,95 se considerará inadecuado; cuanto más cerca estemos de la unidad mayor seguridad tendrá el archivo.

6.3.2Índicededevolución(Id)deH.CenpréstamoEs igual al número total de H.C no devueltas (nº HCND) en un plazo determinado

dividido entre el número medio de H.C prestada al día (nº HCP) en los últimos 12 meses.

Id= nº HCND / nº HCP

El valor obtenido debe situarse entre 1 y 3. Los valores diferentes al estándar nos indicarán que no se cumple el plazo de tiempo autorizado para el uso de las H.C y que, por tanto, se encuentran innecesariamente fuera del archivo.

6.3.3ÍndicedecontroldeH.CnosuministradasSe corresponde con el porcentaje de H.C solicitadas que no se encuentran en el

archivo (HCNE).

Es igual al número de H.C no suministradas (nº HCNS) dividido entre el número de H.C solicitadas (nº HCS) multiplicado por 100.

%HCNE= (nº HCNS / nº HCS) x 100

El valor de coeficiente obtenido debe situarse entre el 5 y el 10%. Si el valor es superior al 10% nos indicará que el servicio que se está ofreciendo es inadecuado.

6.3.4ÍndicedecontroldepréstamosurgentesSe obtiene dividiendo el número de H.C solicitadas con carácter urgente (nº HCSU)

entre el número total de H.C solicitadas (nº HCS) multiplicado por 100.

IPCU= (nº HCSU / nº HCS) x 100

El valor obtenido debe ser inferior al 10%. Si el valor es superior al 10% indicará que el control de gestión de pacientes del centro sanitario es inadecuado.


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6.4Otrosinstrumentosdecontrol

6.4.1ControldelabasededatosLa base de datos informática, que relaciona a los pacientes con su expediente

clínico archivado debe estar libre de errores, ofreciendo así un buen servicio de calidad.

El Archivo Clínicodebe detectar y corregir los posibles errores de números de historias, pacientes duplicados, registros incompletos, información errónea, etc., y errores en el archivado de H.C.

Se deben realizar periódicamente muestreos de control, de tal forma que se pueda asegurar que la base de datos cumple con los siguientes requisitos:

Existe un único registro por paciente.

Cada registro hace referencia a una sola H.C.

Cada registro contiene los datos que permiten la identificación del paciente y la localización de su H.C correctamente.

La metodología de trabajo utilizada deberá estar complementada con un manual de uso, que servirá de punto de referencia en caso de dudas y que contendrá un diario con las incidencias y decisiones que se adopten.

6.4.2NormativadelarchivodeH.CEl archivo de H.C debe disponer de una normativa por escrito, de revisión anual, en

la que se describan detalladamente todos los procedimientos que se realizan y los criterios que se siguen, de tal forma que sirva de guía para el personal que en él trabaja y de control para optimizar los procesos, y, además, permita dar a conocer al exterior las tareas que llevan a cabo

En la normativa del archivo hay que incluir los siguientes puntos:

Objetivos y funciones del archivo dentro del centro sanitario.

Tipología documental: descripción de la H.C utilizada en el centro.

Modelo organizativo del archivo.

Sistema de identificación de los expedientes clínicos.

Procedimiento de apertura de H.C.

Descripción del sistema de clasificación de H.C y su distribución.

Descripción de los circuitos de solicitud de H.C y sus prioridades.

Descripción del proceso de control de la documentación prestada.

Ciclo vital de los expedientes clínicos, definiendo las H.C activas e inactivas y las fases del archivo.

Descripción del proceso de trasferencia de H.C del activo al pasivo.

Descripción del proceso de expurgo.

Descripción del proceso de miniaturización y su sistema de recuperación.

Normas de acceso a la H.C.


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Zonificación de los espacios y tipo de mobiliario utilizado.

Condiciones de los espacios y medidas de seguridad adoptadas.

Sistemas de evaluación utilizados y periodicidad de aplicación.

Cargos, turnos y funciones de trabajo en el archivo.

La normativa debe ser detallada, clara y no llevar a interpretaciones que puedan causar errores de aplicación.

UNIDADDIDÁCTICAVII ARCHIVOSEXTERNOS


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7.1ExternalizacióndearchivosSe realiza cuando el volumen de la documentación del archivo va aumentando y

éste no es capaz de albergar toda esa documentación en sus instalaciones, debido a la falta de espacio.

Por ello, se contrata a una empresa externa que dé cabida a la documentación sobrante, y se encargue de su gestión.

El Archivo Clínicoseguirá siendo el principal responsable de la documentación, aunque delegue su custodia a otra entidad.

7.2 Motivos por el que un Centro Sanitario requiere de laexternalizacióndesusArchivos

Incapacidad de dar cabida en sus instalaciones a toda la documentación generada.

Cuando se plantee realizar una reorganización del archivo: cambiar el sistema de archivado y clasificación, unificar las historias clínicas, reestructurar o reubicar los depósitos, realizar la digitalización de historias, etc.

7.3Criteriosquesehandetenerencuentacuandoserealizalasubcontrata

1. Seleccionar una empresa atendiendo a:

Sus instalaciones

Las condiciones de trabajo y seguridad

Su funcionalidad

La profesionalidad del personal

La experiencia que posee en el sector

Las garantías que proporciona de confidencialidad y continuidad.

2. Determinar las responsabilidades de la empresa y del centro sanitario:

Quién solicitará la documentación

Quién atenderá las peticiones

Quién tendrá acceso a la documentación

Cuándo se accederá

Cómo se accederá

Procedimientos de consulta de los documentos

Plazos de entrega de la documentación

3. Valorar y evaluar los costes, frente a la calidad del servicio prestado.


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7.4Procedimientode trabajoque se seguirá al contratarunaempresaexterna

El centro hospitalario cederá parte de su información a dicha empresa, redactando un inventario con todos los documentos que se han transferido.

Por lo general, la documentación cedida será la que tiene menos movimiento en la actualidad.

Una vez que la documentación está ubicada en la empresa externa, el centro hospitalario solicitará diariamente los expedientes clínicos que le sean necesarios para su consulta, y la empresa externa se los deberá proporcionar.

Las solicitudes de consulta las enviará previamente el hospital a la empresa a través del teléfono, fax o correo electrónico y dependiendo del plazo de tiempo que ambas entidades hayan acordado, se efectuará la entrega de la documentación en las instalaciones del hospital.

Una vez terminado el proceso de consulta de los expedientes clínicos, se procederá a su recogida por parte del personal de la empresa contratada, que será el que realice los traslados.

La empresa externa será la encargada de registrar los movimientos de los expedientes clínicos, para evitar su deterioro o extravío.

Lo más correcto para que se realice una externalización de los archivos es redactar un protocolo de actuación que rija las pautas y normas a seguir en cada caso.

7.5RequisitosquedebecumplirelarchivoexternoEl archivo externo debe garantizar una correcta custodia y gestión de la

documentación almacenada y para ello debe cumplir con una serie de exigencias:

7.5.1 Medidasdeprevención

El archivo externo deberá contar:

Con buenos medios de detección y extinción de incendios

Medidas antiintrusión y sistemas de alarmas

Correcto mantenimiento de los equipos y maquinaria

Protección termoaislante

Instalación eléctrica antiincendios

Iluminación y señalización de emergencia

Acceso restringido a las instalaciones, etc.

También se tomará en cuenta, que el archivo externo que se va a contratar, no haya tenido ningún tipo de accidente, con una reputación excelente, que se gane la confianza de los centros hospitalarios que son los que les van a encomendar la custodia de su documentación.


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7.5.2Confidencialidad

El personal de la empresa externa deberá dejar constancia por escrito de que respetarán la confidencialidad de la documentación clínica, garantizando que no difundirán ni la procedencia, ni la cantidad, ni las singularidades de la documentación que tienen bajo su responsabilidad.

Se inscribirán obligatoriamente en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos.

7.5.3Capacidadilimitada

La empresa externa deberá tener una capacidad ilimitada para custodiar la documentación que se genera diariamente.

Cada vez que el centro hospitalario envíe más volumen de documentación a dicha empresa, será ésta la que deberá buscar espacio para ubicarla.

7.5.4Localizacióndelarchivoexterno

La distancia no supone un problema, ya que, existen hoy día, buenos sistemas de comunicación y mensajería. Aunque hay que considerar que las solicitudes de carácter urgente requieren de una mayor cercanía o de una mayor eficacia del personal del archivo externo para disminuir el tiempo de respuesta y entrega.

Por lo tanto, aunque la cercanía al centro hospitalario facilite la rapidez en la entrega de la documentación, el hecho de que el archivo externo se encuentre a unos km del hospital no supone que sea menos eficiente en su respuesta.

7.5.5Accesibilidaddeladocumentaciónenelarchivoexterno

La infraestructura del archivo externo, en lo que se refiere a organización de estanterías y pasillos, es un aspecto de gran importancia para poder atender a las solicitudes del centro hospitalario eficazmente.

La rapidez en el acceso a la documentación será garantía del buen funcionamiento del archivo externo (junto a otros aspectos: seguridad, confidencialidad, etc.)

7.5.6Responsabilidadcivil

El archivo externo se hará cargo de la documentación y se responsabilizará de los daños o perjuicios que pueda sufrir.

Será tarea de las dos partes contratantes (Archivo Clínicoy empresa externa) establecer las indemnizaciones pertinentes en caso de producirse un incidente.

7.5.7Recursos

El archivo externo deberá disponer de los recursos adecuados para garantizar la continuidad en su trabajo, contando con medios suficientes para poder atender las peticiones de consulta del hospital, en cualquier momento y ante cualquier circunstancia.

El archivo externo deberá contar con buenos y suficientes recursos, tanto materiales como personales.

BIBLIOGRAFÍA


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Bibliografía

MASSON, S.A. Organización de Archivos Clínicos. Reimpresión 2005. Barcelona

(España), Masson, S.A ,2005. 99p. ISBN 84-458-1114-2

LÓPEZ DOMINGUEZ, O. Gestión de pacientes en el hospital.1. ed. Olalla Ediciones, S.L. (03/1997). 665p. ISBN: 8488876351 ISBN-13: 9788488876355

-Temario OPE 2007. Técnicos Superiores en Documentación clínica. FATE.

Curiel Herrero J, Estévez Lucas J y Editores Médicos, S.A. Manual para la Gestión Sanitaria y de la Historia Clínica Hospitalaria. Ed. Editores Médicos, S.A. 438 p. Depósito legal: M-5.482-2001.

Fernández Molero, I. Fundamentos de la Historia Clínica y su gestión en el archivo clínico. Ed. S.I.T. Cádiz 2009. 255p. ISBN: 978-84-613-07791.

CUESTIONARIO


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Cuestionario

1. Según Orencio López Domínguez se puede definir el “archivo” como: a) La unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar, del mejor modo

posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico, que va generándose a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales.

b) El centro del ciudadano y vigilancia de todos los expedientes clínicos que se producen en el centro sanitario, cualquiera que sea el soporte para la presentación o conservación de dicho material.

c) a y b son ciertas.

2. Señale la falsa. a) El fondo documental del archivo es el conjunto de documentos que lo componen. b) Las funciones del archivo clínico se dividen en: Funciones de carácter ordinario y

extraordinario. c) Las funciones del archivo clínico se dividen en: Funciones de carácter diario y general.

3. Los tipos de archivo hospitalarios son: a) Centralizado, descentralizado y mixto b) Unitario, mixto y ramificado. c) Descentralizado, mixto y ramificado

4. Documentos de la HC que se conservarán indefinidamente: a) Autorizaciones de ingreso. b) Hojas de órdenes médicas. c) Hojas de evolución.

5. Documentos de la HC que se mantendrán durante 5 años y después se destruirán: a) Autorizaciones de ingreso. b) Hojas de anestesia. c) Registros de parto.

6. ¿Qué aspectos comprende la custodia de la documentación? a) Reunión y conservación b) Espacios, impresión y reproducción. c) Conservación, espacios e instalaciones y preservación..

7. Según la situación de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo de historias clínicas puede organizarse en tres fases: archivo activo, archivo pasivo y archivo histórico.¿Cuál es el archivo activo? a) Es aquel que recoge las historias activas, es decir, los expedientes que están en

contínua utilización y consulta, incluyendo aquellas historias que aunque el paciente no haya acudido al centro a visitarse o haya sido exitus (paciente fallecido), han sido solicitadas para investigación o docencia.

b) Podemos decir que son historias que han tenido movimiento en los últimos 5 años. c) a y b son ciertas.


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8. Según la situación de actividad o inactividad de los expedientes, un archivo de historias clínicas puede organizarse en tres fases: archivo activo, archivo pasivo y archivo histórico.¿Cuál es el archivo histórico? a) Es aquel donde se transfieren todos los expedientes pasivos, que llevan al menos 5

años sin ser consultados y que deban conservarse permanentemente y que no hayan sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión competente.

b) Es aquel donde se transfieren todos los expedientes pasivos, que llevan al menos 10 años sin ser consultados y que deban conservarse permanentemente y que no hayan sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión competente

c) Es aquel donde se transfieren todos los expedientes pasivos, que llevan al menos 10 años sin ser consultados y que no deban conservarse permanentemente y que hayan sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la comisión competente.

9. ¿Qué legislación es referente sobre expurgo de documentos clínicos? a) Decreto 45/1998 de la comunidad autónoma del País Vasco b) Real Decreto‐ley 17/2001, de 15 de mayo de medidas sobre expurgo clínico c) Decreto 17/1999 de la comunidad autónoma del País Vasco

10. ¿Cúales son los sistemas de archivo que existen? a) Archivo plano, inclinado y amontonado b) Archivo vertical, horizontal y plano c) Archivo vertical, horizontal o plano y suspendido.

11. Un archivo clínico está distribuido en una serie de dependencias que se dividen en: a) Área reservada, área privada y área pública. b) Área digital, área privada y área administrada. c) Área pública, área social y área privada.

12. Respecto a las estanterías del archivo: a) Los estantes deben ser regulables para adaptarse a cualquier tipo de contenedores b) La máxima longitud aconsejable de la estantería es de 9 metros. c) a y b son ciertas

13. Señale la falsa. a) La preservación es el conjunto de procedimientos y medidas destinados a la

prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y a la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

b) Según el artículo 61 de la Ley General de Sanidad la H.C estará a disposición de los enfermos y de los facultativos que directamente estén implicados en el diagnóstico y el tratamiento del enfermo.

c) Las condiciones idóneas para la seguridad de los expedientes clínicos y los datos que contienen han de contemplar una serie de medidas generales, inorgánicas y constructivas.

14. Según la Ley Orgánica 5/1992, de 22 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal: a) Los datos de carácter personal objeto de tratamiento automatizado podrán usarse

para finalidades distintas de aquellas para los que los datos hubieran sido recogidos. b) Los datos de carácter personal objeto de tratamiento automatizado no podrán usarse

para finalidades distintas de aquellas para los que los datos hubieran sido recogidos. c) Los afectados que sufran daño o lesión den sus bienes o derechos no tendrán derecho

a ser indemnizados.


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15. Las medidas de protección que se establecen ante los fallos en el software o en el hardware son: a) Sistemas de reserva y sistemas y sistemas back‐up b) Sistemas de alimentación initerrrumpida o SAL c) a y b son ciertas

16. Según la Ley 13,7/4/82: a) Los archivos han de estar construidos sobre pilotes, en rasante o mixto. Subsuelo

apto, resistente y sin riesgo de humedades. b) Es adecuada la construcción de archivos subterráneos. c) A y b son ciertas

17. En los depósitos documentales, la máxima extensión no compartimentada autorizada es de: a) 350 m², con una altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 3,50m. b) 250 m², con una altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 2,50m. c) 250 m², con una altura libre de techo no inferior a 2,25 m y no superior a 3,50m.

18. Señale la falsa. a) Haciendo referencia a las condiciones constructivas de protección contra el fuego, el

archivo deberá ajustarse a lo estipulado en la Norma Básica NBE‐CPE‐91, tanto en lo que se refiere a detección como para la incorporación de sistemas que permitan la extinción sin que suponga aumento en el deterioro de la documentación almacenada.

b) Una de las condiciones constructivas en el archivo contra plagas es que para evitar plagas de insectos y microorganismos debe realizarse una limpieza regular de los depósitos, desinfectar y controlar la humedad y la temperatura.

c) Una de las condiciones constructivas en el archivo contra el robo es utilizar en el interior de los depósitos documentales detectores de infrarrojos.

19. Una de las condiciones constructivas ambientales en el archivo sobre iluminación, la iluminación natural o artificial debe oscilar: a) Entre 50 y 100 lx, y no debe exceder de 100 lx a nivel de pavimento. b) Entre 50 y 80 lx, y no debe exceder de 80 lx a nivel de pavimento. c) Entre 50 y 100 lx, y no debe exceder de 80 lx a nivel de pavimento.

20. ¿Quién es el principal responsable del funcionamiento y organización del archivo clínico? a) El personal administrativo. b) El jefe médico. c) Los Técnicos Superiores en Documentación Sanitaria.

21. De quién depende la organización de los turnos de trabajo del personal del archivo? a) Del sindicato de los Técnicos en Documentación b) De la Consejería de Salud c) La dirección del hospital

22. Señale la falsa. a) La clasificación alfabética consiste en que las H.C se identifican a partir de la fecha de

nacimiento del paciente. b) La identificación de H.C consiste en asignar a la H.C un elemento que permita

relacionarla de forma directa con el paciente y distinguirla de otras generadas en el mismo hospital.

c) Los pasos a seguir para abrir e identificar expedientes clínicos son: asignar la identificación a la H.C, emitir las etiquetas de identificación de la H.C, etiquetar el sobre contenedor de la documentación clínica y ensobrar la documentación clínica.


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23. Señale la verdadera: a) El archivo debe realizar acciones de control que permita que la H.C retorne al archivo

central para su custodia y para evitar la pérdida de los expedientes prestados. b) La H.C ha de ser única, integrada y no acumulativa. c) Las auditorías pueden ser abiertas o cerradas.

24. En cuanto a la Calidad en archivos clínicos: a) La calidad consiste en identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de los

clientes. b) La calidad de un servicio está definida por la percepción del cliente, tanto de la calidad

del producto como del servicio que se le ofrece. c) a y b son verdaderas.

25. ¿Quiénes son los encargados de investigar y velar por la aplicación de medidas correctoras para mejorar la calidad del proceso en el archivo clínico? a) Los Usuarios de los servicios sanitarios b) Los jefes de las unidades de los centros sanitarios c) Los auditores

26. Al número de HC localizadas en el depósito del archivo dividido entre el número de HC, se le donomina: a) Índice de rentabilidad b) Índice de eficacia c) Cociente del índice

27. Al número de HC que reingresan al archivo (nº HCR) dividido entre el número de HC que salen en préstamo (nº HCP) del archivo se denomina: a) Índice de eficacia b) Índice de control de HC no suministradas c) Índice de seguridad (Is) del archivo.

28. ¿Qué requisitos debe cumplir la base de datos? a) Existe un único registro por paciente. b) Cada registro puede hacer referencia a varias HC c) A y b son ciertas.

29. En cuanto al procedimiento de trabajo que se seguirá al contratar una empresa externa: a) El centro hospitalario se quedará con toda la información de los expedientes clínicos. b) El centro hospitalario cederá parte de su información a dicha empresa. c) Será el centro hospitalalario el encargado de registrar los movimientos de los

expedientes clínicos.

30. Señale la verdadera. a) El índice de errores de localización de H.C es igual al índice de los errores de

localización de H.C en el archivo menos el índice de los errores de localización de H.C en préstamo.

b) El índice de devolución de H.C en préstamo es igual al número total de H.C no devueltas en un plazo determinado más el número medio de H.C prestada al día en los últimos 12 meses.

c) El archivo externo debe poseer capacidad ilimitada.

4018 estudio sobre el archivo clÍnico edic 2013 · posteriormente se rellenará el formulario de...

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