4 SEMANA: ORGANIGRAMA

ORGANIZACION

ORGANIZAR ES ESTABLECER RELACIONES EFECTIVAS DE COMPORTAMIENTO ENTRE LAS PERSONAS, DE MANERA QUE PUEDAN TRABAJAR JUNTAS CON EFICIENCIA Y OBTENGAN SATISFACCIÓN PERSONAL AL HACER TAREAS SELECCIONADAS BAJO CONDICIONES AMBIENTALES DADAS CON LA FINALIDAD DE ALCANZAR ALGUNA META U OBJETIVOS.

PERSONALEQUIPOSMATERIALESGASTOSOTROS

ORGANIZACIÓN

• Personas• Grupos de trabajo• Grupos formales• Grupos informales• Flujos de trabajo• Flujos de trabajo• Flujos de información• Flujos de decisiones• Flujos de control• Flujos de autoridad

TENEMOS…

• División del trabajo• Autoridad• Responsabilidad• Disciplina• Unidad de mando• Unidad de dirección• Centralización• Cadena escalar

CONSIDERAR……………

• Remuneración personal• Estabilidad personal• Orden • Equidad• Iniciativa• Espíritu de equipo

La estructura matricial

Je fe P rod u c to 4

Je fe P rod u c to 3

Je fe P rod u c to 2

Je fe P rod u c to 1

D . P rod u cc ió n D . V en tas D . F in an c ie ro D . C om p ras

D . G en era l

• Necesidad de objetivos precisos: roles claros, equilibrio de poder, prioridad a los conocimientos y a la información, gerentes experimentados y con liderazgo.

• Necesidad de definir controles respecto a costos, tiempo, calidad y resultado.

CARACTERÍSTICAS ( E.M)

• Conflictos entre gerentes funcionales y de producto cuando tienen recursos limitados.

• Ambigüedad de roles que ocasiona estrés.

• Falta de equilibro entre autoridad y poder entre los directivos funcionales y los de producto.

• Incremento de costos de administración al tener que dejar las cosas claras por escrito.

• Necesidad de reunirse a menudo.

CONFLICTOS……….

ORGANIGRAMAS

DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS

RRHHSelecciónMotivaciónFormación

VENTAS Y MKProductoPrecioDistribuciónComunicaciónMercadosEquipo ventas

FINANCIEROIngresos/GastosCobros/PagosFinanciaciónTesoreríaCuentas anuales

ATENCIÓN CLIENTEDistribuciónServicio post-venta

ADMÓNRegistro InformesRecepciónActas

PRODUCCIÓNPlanificaciónProveedoresCostesRentabilidad

El organigrama es la representación gráfica mediante símbolos convencionales de la estructura orgánica de una Institución o Empresa.

DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMAS

la desagregación y el agrupamiento de funciones;

la estructura y niveles jerárquicos,

la naturaleza de la Unidades Orgánicas,

las relaciones de autoridad – responsabilidad,

los canales formales de comunicación,

las jefaturas de unidades, las relaciones entre los cargos.

REPRESENTA…

• OBJETIVO TECNICOPara analizar

organizaciones existentes,

cambiar estructuras, planear nuevas

organizaciones, capacitar al personal

sobre la organización, facilitar el cumplimiento

de funciones

• OBJETIVO DE COMUNICACIÓN

Para difundir la existencia, propósitos, funciones y actividades de la organización.

OBJETIVO

1. Se representa por los niveles jerárquicos. 2. Se considera en forma descendente la autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos formas (Ascendente y Descendente). 3. La responsabilidad es inherente a la función que el individuo desempeña, luego se pierde por delegación.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

• Es derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones.

• Existe en todos los niveles de la organización

FACULTAD DE MANDO

• Es la importancia, y autoridad con la cual está establecida la prelación de unidades orgánicas y cargos en una organización.

• Antes de elaborar el organigrama, es necesario se establezca previamente los cargos por niveles jerárquicos

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE

PRODUCCIÒN

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA DE FINANZAS Y CONTROL

DEPARTAMENTO

PRODUCTO “B”

DEPARTAMENTO

PRODUCTO “A”

JERARQUÍAS

• ELEMENTOS.- Son pautas convencionales y en ningún caso reglas universalmente validas, estas son :

Representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas casillas son generalmente rectángulos horizontales. Los rectángulos a un mismo nivel generalmente serán del mismo tamaño sobre la línea horizontal

Las casillas en líneas punteadas, indican estructuras por crear

ELEMENTOS Y SIGNOS

LAS CASILLAS

Representan las relaciones directas de autoridad, estas pueden ser verticales, horizontales, u oblicuas.

El espesor de las líneas de las unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y

las Líneas de autoridad de 1mm. La líneas de autoridad de mando principal , deberá diferenciarse de las otras haciéndolas de mayor espesor

B.- LAS LÍNEAS CONTINUAS

Cuando en una Dirección exista Director y éste delega en el Sub-Director específicamente algunas responsabilidades de Dirección, de carácter técnico y administrativo, con exclusión de las otras, se representa la Dirección por dos rectángulos separados, uno inmediatamente debajo y unido por una línea continua vertical. La línea de mando se establece a través del Sub-Director

DIRECTOR

SUBDIRECTOR

Representación de los Órganos de Dirección

Representación de Órganos de Control

Para graficar las unidades de Control y Fiscalización en un Organismo, éstas se representan, por medio de un rectángulo en la parte lateral izquierda de la Alta Dirección seguidos por una línea continua horizontal

UNIDAD DE CONTROLALTA DIRECCNION

Señalan que existe relación de coordinación entre las Unidades

La desconcentración especialmente la geografía territorial se expresa a través de una línea quebrada

c.- Las líneas punteadas

d.- Las líneas quebradas

Representación de Órganos DesconcentradosLa representación de la o las Unidades Desconcentradas de un Organismo se hará mediante rectángulos que su ubicación en la parte inferior de la grafica que se representan, utilizando para ello los signos convencionales señalados anteriormente de tal forma que la o las desconcentradas estén ceñidas a la Dirección, por una línea que baje a la parte superior media del rectángulo (s) de dicha (s) Unidad (s).

UNIDAD

DESCONCENTRADA

DIRECCION

UNIDAD

ORGANICA C

UNIDAD

ORGANICA B

UNIDAD

ORGANICA A

Se utiliza cuando por requerimiento de diseño se cruzan dos líneas sin que exista conexión entre ellas

f.- El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo , o de izquierda a derecha

e.- Puente

Se presentan por líneas rectas, que van en ángulos rectos, es plano horizontal o vertical. Salen de la parte media inferior del rectángulo superior, (línea de mando) descendiendo a la parte media superior del rectángulo inferior que representa la unidad subordinada

SIGNOS CONVENCIONALES

1.- LAS LÍNEAS DE AUTORIDAD

2.- Las líneas de AsesoríaSon de dos tipos

A. Cuando no existe dependencia: Son las líneas laterales que une a dos rectángulos por sus lados laterales en forma directa.

SIGNOS

CONVENCIONALES

B. Cuando existe dependencia:La línea asesora (a) sale lateralmente de la línea de autoridad (b) del nivel asesorado, y va a interceptar a la unidad asesora (c)

a b c

Representación de Órganos de Apoyo

Para el caso de las unidades de apoyo, éstas se ubicaran unidas ala Dirección por una línea vertical y horizontal, de tal forma que de la línea horizontal descienda otra línea vertical, a la parte media superior del rectángulo que representa la unidad de Apoyo.

DIRECCION

APOYOAPOYO

Relaciones funcionales o dependencias técnica o mando especializado. Se representa por líneas oblicuas que salen de la parte media inferior del rectángulo de mayor nivel jerárquico, y termina en la parte media superior del rectángulo inferior que representa a la estructura del grado inferior de dependencia

3.- Líneas de Relación

Se representan con líneas punteadas uniendo las unidades comprendidas en la coordinación. Si la línea de coordinación cruza niveles de autoridad, se representa así

4.- LÍNEAS DE COORDINACIÓN

Unidades equivalentes

I

5.- OTROS

ESPACIO, cuando por razones de espacio no pueden representarse todas las Unidades Administrativas en forma horizontal ésta podrá hacerse en forma vertical

• Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje funcional de distribución espacial par la localización funcional de las unidades estructurales

Campos de las unidades de nivel superior ( Nivel de Decisión )

Campo de las Unidades de Apoyo

Campo de las Unidades de Asesoría

Campo de las unidades de operación de Línea

PAUTAS…..

PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS

• Pueden ser de línea Normativos o Ejecutivos de acuerdo a la naturaleza de la Entidad (Nivel de producción o prestación de servicios finales o intermedios)

• Las unidades estructurales de mayor jerarquía, se colocarán en las partes altas de los espacios funcionales y generalmente, éstas son representadas por rectángulos de mayor área.

• Órganos de Dirección• Órganos de Líneas• Órganos Técnicos Normativos• Órganos de Ejecución• Órganos de Control• Órganos Consultivos• Órganos de Asesoramiento• Órganos de Apoyo

A CONSIDERAR

Órganos de

Dirección

Órganos

consultivos

Órganos de

Apoyo

Órganos de

asesoría

Órganos de

Línea

Nivel control intermedio

Nivel de decisión función determinante

Órganos consultivos

Nivel de servicios generales

Nivel de servicios técnicos normativos, función asistencial, asesoría evaluación

Nivel de producción de servicios, función aplicada o de ejecución u operación