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PPLLAANN DDEE CCUUEENNTTAASS DDeessccrriippcciióónn::

La estructura del plan de cuentas del estado de resultados que se presenta en este capítulo responde a la estructura de clasificación de los costos visto en el capítulo anterior que considera los costos “según su función” y “según su relación con los productos” de la empresa, es decir, los “gastos empresariales”, los “costos directos de producción” y los “costos indirectos de producción”.

Se trata de un plan de cuentas de amplio uso en contabilidad que puede ser adaptado a las necesidades particulares de la empresa agrícola. Especialmente permite personalizar las cuentas de insumos, mano de obra y costos indirectos que son particularmente específicas para cada empresa agrícola en particular. Adicionalmente, el plan propuesto permite configurar las cuentas de ingresos y costo de ventas. Las cuentas de gastos empresariales necesitan cierto grado de ajuste si se quiere manejar el gasto con un nivel de detalle mayor que el del plan propuesto.

OObbjjeettiivvooss::

Familiarizarse con la estructura del plan de cuentas del estado de resultados y conocer en detalle cada una de sus cuentas. Plantear las distintas formas como se pueden crear las cuentas de costos de mano de obra, insumos y costos indirectos de producción.

TTeemmaass aa ttrraattaarr::

1. Introducción 2. Estructura del plan de cuentas

a. Clases de cuentas b. Cuentas auxiliares

3. Clasificación de los gastos empresariales (cuentas 5) a. Gastos operacionales de administración (cuentas 51) b. Gastos operacionales de ventas (cuentas 52) c. Gastos no operacionales (cuentas 53)

4. Clasificación de los costos de producción a. Clasificación de los insumos y materiales directos (Cuenta 71) b. Clasificación de la Mano de obra directa (Cuenta 72)

i. Cuentas 72xx de mano de obra para pago del personal administrativo de la finca.

ii. Cuentas 72xx de mano de obra para el pago de los trabajadores de campo 1. Cuentas de mano de obra “por grupos de labores” 2. Cuentas de mano de obra “por labor” 3. El plan de cuentas de labores y el presupuesto

c. Clasificación de los costos indirectos i. Algunos tipos de costos indirectos propios de una empresa agrícola

1. Costos indirectos de producción del área productiva 2. Costos indirectos de Maquinaria y Equipo 3. Labores culturales que requieren prorrateo

ii. Cuenta 73 Costos Indirectos de producción

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iii. Cuentas de costos indirectos de producción y centros de costos indirectos de producción

iv. Tabla resumen de los costos de producción 5. Clasificación de los ingresos (Cuentas 4)

a. Clasificación de Ingresos operacionales (Cuenta 41) b. Clasificación de los Ingresos no operacionales (Cuenta 42)

6. Cuentas 61 de costo de ventas (o costo de lo vendido)

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IInnttrroodduucccciióónn El objetivo de la implementación de un sistema contable es la generación de informes ordenados y claros donde se resuma en cuentas la situación financiera de la empresa y los resultados de su operación productiva y de ventas en un periodo de tiempo.

Para lograrlo es necesario disponer de un plan de cuentas que sea lo suficientemente amplio e incluyente como para poder registrar y detallar en el todos los desembolsos y movimientos que se registren en la empresa en el transcurso de su operación.

Existen completos catálogos de cuentas prediseñados por contadores especialistas en el tema que en muchos casos son obligatorios para las empresas, particularmente para aquellas que tienen la obligación de presentar estados financieros a la administración de impuestos de la nación. El uso de estos planes de cuentas unificados garantiza que la información sea comparable con las empresas que hagan uso de ellos.

Sin embargo, por más completos que sean, estos catálogos deben ser complementados por el usuario para adaptarlos a

las necesidades y particularidades de su empresa. El planteamiento de estas configuraciones son el objetivo del presente capítulo.

EEssttrruuccttuurraa ddeell ppllaann ddee ccuueennttaass Para poder aplicar la técnica contable, un catálogo de cuentas debe cubrir todo el Activo, Pasivo, Patrimonio y Estado de Resultados de la empresa y las cuentas deben estar debidamente estructuradas y codificadas, sin errores, duplicaciones o ambigüedades. A continuación se presenta la estructura y forma de codificación del plan de cuentas considerada en este manual (Basado en el PUC).

Importante: AgroWin permite que se le registre cualquier plan de cuentas de codificación jerárquica y estructurada. A lo largo de este manual se tratará el plan de cuentas que incluye el sistema y que ha sido debidamente configurado.

No. De dígitos Nombre Código Ejemplo

El primer dígito # Clase 1 ACTIVO Los dos primeros dígitos ## Grupo 11 Efectivo Los cuatro primeros dígitos #### Cuenta 1110 Bancos Los seis primeros dígitos ###### Subcuenta 111005 Banco cafetero Cuentas con 7 o más dígitos ######XX Auxiliares 11100505 Cta. 17587463-23

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CCllaasseess ddee ccuueennttaass Las cuentas del primer dígito se denominan clases de cuentas y representan las cuentas principales de la contabilidad (activo, pasivo, patrimonio y estado de resultados). Por ser las cuentas principales de la contabilidad se presentan en la tabla adjunta.

CCuueennttaass aauuxxiilliiaarreess Las cuentas auxiliares son de libre creación por el usuario y se pueden crear tantas como la empresa considere necesarias para su operación teniendo cuidado de crearlas subordinadas a la subcuenta correspondiente.

Debido a que este manual está enfocado a los costos de producción en el sector agrícola, entramos a detallar brevemente las cuentas del estado de resultados que van de la 4 a la 7 con especial atención a las cuentas de ingresos (4), gastos (5) y costos de producción (7).

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ggaassttooss eemmpprreessaarriiaalleess ((ccuueennttaass 55)) Los gastos empresariales se refieren a aquella parte de los costos que no afectan directamente la generación de los productos de la empresa. Esto porque los gastos están relacionados con la parte operativa y financiera de la empresa y no con su parte productiva. Como se dijo anteriormente, también podemos entender los gastos como aquella parte de los desembolsos que invierte la empresa en sí misma para garantizar su funcionamiento y que normalmente están relacionados con el mismo periodo en que se causan. Entre ellos se pueden incluir, por ejemplo, los salarios administrativos, los intereses bancarios y financieros, los gastos de oficina y arrendamiento e impuestos de diversa índole, etc.

Los gastos empresariales, clasificados de acuerdo al área donde se consumen, se pueden dividir en tres categorías:

• Gastos operacionales de administración.

• Gastos operacionales de ventas.

• Gastos no operacionales.

Los catálogos de cuentas prediseñados cuentan con un amplio e incluyente conjunto de cuentas para el registro de los gastos comunes a todas las empresas. A continuación detallamos los tres

Clase de cuenta Nombre de la cuenta Informe financiero

1 ACTIVO Balance General 2 PASIVO Balance General 3 PATRIMONIO Balance General 4 INGRESOS Estado de Resultados 5 GASTOS Estado de Resultados 6 COSTOS DE VENTAS Estado de Resultados 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN Estado de Resultados

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grupos de cuentas anotados con sus respectivos códigos de acuerdo al Plan de cuentas propuesto en este manual.

GGaassttooss ooppeerraacciioonnaalleess ddee aaddmmiinniissttrraacciióónn ((ccuueennttaass 5511)) Como su nombre lo indica, los gastos operacionales de administración están relacionados con toda la gestión administrativa de la empresa. Para el caso de la empresa agrícola incluye todos desembolsos relacionados con el personal administrativo como sueldos, aportes y prestaciones sociales, pagos de honorarios por asistencia técnica, jurídica o contable, pago de impuestos de diversa índole, arrendamientos, seguros, servicios, entre otros.

CCuueennttaa 5511 ddee ““GGaassttooss ooppeerraacciioonnaalleess ddee aaddmmiinniissttrraacciióónn””

Para cubrir los distintos tipos de gastos operacionales, en el plan de cuentas propuesto se incluyen cuentas como las que se citan a continuación:

GGaassttooss ooppeerraacciioonnaalleess ddee vveennttaass ((ccuueennttaass 5522)) Cuando la empresa agrícola asume personalmente la venta de sus productos, se ve obligada a incurrir en una serie de gastos similares a los gastos administrativos pero conceptualmente diferentes por cuanto su enfoque está dirigido a la venta de los productos y no a la administración de los procesos productivos.

Estos gastos se contabilizan independientemente como “gastos operacionales de ventas” y entre ellos se pueden incluir desembolsos de diversa índole como gastos de transporte, distribución, comercialización y mercadeo de productos; gastos en publicidad, sueldos, aportes y prestaciones de vendedores; arrendamientos de vehículos, oficinas y bodegas; seguros y servicios públicos o privados, etc.

Código Cuenta Ejemplos

51 Operacionales de administración

5105 Gastos de personal Salario y prestaciones administrativas; seguros de vida; dotaciones, gastos médicos, etc.

110 Honorarios Asistentes técnicos, revisoría fiscal, avalúos, asesoría jurídica etc. 5115 Impuestos Propiedad raíz, industria y comercio, valorización, vehículos, etc. 5120 Arrendamientos Terrenos, construcciones, maquinaria, semovientes, etc. 5125 Contribuciones y afiliaciones 5130 Seguros Vida, incendios, hurtos, cosechas, daños de maquinaria, etc.

5135 Servicios Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz, teléfono, gas, etc.

5140 Gastos legales Notaría, registros, trámites, etc.

5145 Mantenimientos y reparaciones Terrenos, construcciones, maquinaria, acueductos, vías de comunicación, etc.

5150 Adecuación e instalación Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc. 5155 Gastos de viajes Pasajes, peajes, alojamientos, etc.

5160 Depreciaciones Construcciones, maquinaria y equipos, acueductos, etc.

5165 Amortizaciones Vías de comunicación, etc. 5195 Diversos Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias, combustibles. Etc. 5199 Provisiones Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc.

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Muchos propietarios, especialmente los que producen productos perecederos, venden sus cosechas directamente en la finca, incluso antes de ser recolectadas. En estos casos suele ser el cliente el que asume los gastos de ventas, pero por un menor precio en la compra de los productos a la finca. Por lo tanto estos gastos no se verán reflejados en la contabilidad de la finca ya que en realidad son considerados como un menor valor del ingreso.

CCuueennttaa 5522 ddee ““GGaassttooss ooppeerraacciioonnaalleess ddee vveennttaass””

Los gastos operacionales de ventas son similares a los gastos administrativos pero enfocados a la gestión comercial. Por ejemplo:

GGaassttooss nnoo ooppeerraacciioonnaalleess ((ccuueennttaass 5533)) Se trata de gastos no relacionados con las operaciones regulares de la finca. Entre ellos se pueden incluir todos los gastos asociados a las transacciones financieras de la empresa como los intereses bancarios, las pérdidas totales de cultivos causados por problemas fitosanitarios o ambientales, las pérdidas ocasionadas en la venta o baja de maquinaria y equipos agrícolas, etc. Los gastos no operacionales incluyen también ciertas erogaciones extraordinarios como donaciones a escuelas y puestos de salud, auxilios en la administración de vías y puentes comunales, entre otros.

CCóóddiiggoo CCuueennttaa EEjjeemmppllooss

52 Operacionales de ventas

5205 Gastos de personal Salarios, prestaciones de vendedores; seguros de vida; dotaciones, gastos médicos, etc.

5210 Honorarios Por asesorías en ventas, etc. 5215 Impuestos 5220 Arrendamientos Terrenos, bodegas, oficinas, equipos de post cosecha, etc. 5225 Contribuciones y afiliaciones

5230 Seguros Vida vendedores, incendios, hurtos productos, daños de maquinaria, etc.

5235 Servicios Aseo, vigilancia, Temporales, asistencia técnica, agua, luz, teléfono, gas, etc.

5240 Gastos legales Notarias, trámites, aduanas, etc.

5245 Mantenimiento y reparaciones Locales, infraestructura, equipos post cosecha, equipos de oficina, etc.

5250 Adecuación e instalación Instalaciones eléctricas, arreglos ornamentales, etc. 5255 Gastos de viaje Pasajes, peajes, alojamientos, etc.

5260 Depreciaciones Construcciones, maquinaria y equipos, embases y empaques, etc.

5265 Amortizaciones Vías de comunicación, etc. 5270 Financieros - reajuste del sistema 5275 Pérdidas método de participación

5295 Diversos Elementos de aseo, útiles, papelería y fotocopias, combustibles. Etc.

5299 Provisiones Inversiones, deudores, propiedad planta y equipos, etc.

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Cuenta 53 de “Gastos no operacionales”

Entre los gastos no operacionales se incluyen cuentas como las que se citan a continuación:

CCllaassiiffiiccaa

cciióónn

ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn ((ccuueennttaa 77)) Tal como se vio en el capítulo 2, los costos de producción se pueden clasificar atendiendo a su naturaleza en materia prima como recurso material y mano de obra como recurso humano. Sin embargo, a la hora de asociarlos a los centros de costos donde se aplican, se dividen a su vez en costos directos y costos indirectos de producción. Esta clasificación está de acuerdo con la definición clásica de costos vista en el capítulo 1 que entiende los costos como “la valoración económica de la totalidad de los recursos sacrificados (o dejados de percibir) para la obtención de un fin productivo”.

El catálogo de cuentas de costos de producción considerado en este manual incluye 3 grupos de cuentas de costos en clara correlación con la clasificación de costos vista anteriormente. Estas son:

1. Cuentas de materia prima (insumos y materiales directos), como recurso material. 2. Cuentas de mano de obra directa, como recurso humano. 3. Cuentas de costos indirectos de producción, en su relación con los destinos de los

recursos.

En la siguiente tabla se presentan las cuentas con su respectivo código:

CCóóddiiggoo CCuueennttaa EEjjeemmppllooss

7 Costos de producción 71 Materia prima Agroquímicos, materiales, combustibles, insumos varios, etc.

72 Mano de Obra Mano de obra como desyerbas, fumigaciones fertilizaciones, , pago de contratos etc.

73 Costos indirectos de producción Mantenimiento de vías e infraestructura, mano de obra en post cosecha, etc.

Las cuentas de costos de producción deberán ser estructuradas de acuerdo a las necesidades y criterios de la empresa respetando el nivel de grupo (los dos primeros dígitos).

CCóóddiiggoo CCuueennttaa EEjjeemmppllooss 53 No operacionales

5305 Financieros Gastos bancarios, comisiones, intereses, diferencias de cambio etc.

5310 Pérdida en venta y retiro de bienes Pérdidas por venta o baja de maquinaria y equipos o por venta de otros activos.

5313 Pérdidas método de participación 5315 Gastos extraordinarios

5395 Gastos diversos Demandas, indemnizaciones, multas y donaciones de cualquier índole.

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CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llaa MMaannoo ddee oobbrraa ddiirreeccttaa ((CCuueennttaa 7722)) La mano de obra directa representa la fuerza humana que se aplica al interior del proceso productivo con el objeto de llevarlo a su término. Cada actividad o proyecto agropecuario tiene asociado un conjunto de labores que le son propias y que deben ser aplicadas, cada una en su momento, de acuerdo con las recomendaciones técnicas propias del cultivo.

Este conjunto de tareas representan el plan de labores culturales del proyecto o cultivo y la mano de obra contratada es la encargada de su ejecución. En la tabla adjunta se presenta a manera de ejemplo un conjunto de labores culturales típico para un cultivo de yuca.

La mano de obra puede auxiliarse de herramientas, equipos, o maquinaria agrícola para facilitar la ejecución de las labores y mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo. En estos casos, para efectos de costeo de labores, al costo de la mano de obra de una labor, se le debe sumar el costo de las herramientas, el costo del uso de las máquinas y equipos utilizados durante su ejecución, y más importante aún, el costo de los insumos utilizados en su aplicación.

Para que se trate de mano de obra directa es necesario que las labores se desarrollen al interior de cada lote o proyecto productivo sin salir de él. La mano de obra directa es la que se usa para ejecutar las labores culturales propias del cultivo como fumigaciones, siembra, recolección, desyerbas, podas, castrada, ordeño, etc.

Por defecto la mano de obra directa se codifica en el plan de cuentas con el grupo código 72-“Mano de Obra”, que puede incluir el número de cuentas auxiliares que se consideren necesarios.

CCuueennttaa 7722 ddee MMaannoo ddee oobbrraa

La cuenta 72 de mano de obra se utiliza para registrar los gastos relacionados con los pagos laborales de la finca. Estos pagos se pueden dividir en dos tipos: los pagos realizados al personal fijo de la finca como salarios, cesantías, prestaciones sociales, etc., y los pagos del personal de campo que se contrata normalmente por períodos cortos de tiempo para la ejecución de las labores específicas.

CCuueennttaass 77221100 ddee mmaannoo ddee oobbrraa ppaarraa eell ppaaggoo ddee llooss ttrraabbaajjaaddoorreess ddee ccaammppoo

El conjunto de cuentas 72 de mano de obra (por ejemplo 7210) son específicas para contabilizar el pago de las labores que se realizan en la finca y suelen ser imputadas a medida que se ejecutan las labores. Estas cuentas se pueden estructurar de dos formas: por labores y por grupos de labores. A continuación se presenta un ejemplo de cada una de ellas con su descripción y ejemplo.

CCuueennttaass ddee mmaannoo ddee oobbrraa eessttrruuccttuurraaddaass ““ppoorr ggrruuppooss ddee llaabboorreess”” ((rreeccoommeennddaaddoo))

Un plan de cuentas de mano de obra creado por grupos de labores es menos explicativo que un plan de cuentas creado por labor, pero si se clasifican las labores en grupos funcionales puede ser suficiente para interpretar la información y para generar el presupuesto. En el siguiente cuadro

Catálogo de labores típicas de un cultivo

Código Labores del cultivo de yuca

10 Adecuación del terreno

15 Trazado

20 Hoyado

25 Siembra

30 Aporque

35 Desyerbas

40 Fertilizaciones

45 Fumigaciones enfermedades

50 Fumigación Plagas

55 Cosecha manual

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se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores por “grupos de labores” utilizable para un conjunto más o menos amplio de actividades agrícolas.

CCuueennttaass ddee mmaannoo ddee oobbrraa eesttrruuccttuurraaddaass ““ppoorr llaabboorr””

Cuando se crean cuentas de mano de obra por labor se debe tener en cuenta que las distintas actividades agropecuarias suelen tener labores diferentes, lo que puede dificultar la creación de un plan de cuentas de uso general; mientras más detallado se hace un plan de cuentas de labores clasificado por labor, más restringido queda para una actividad particular. En el siguiente cuadro se presenta, a manera de ejemplo, un plan de cuentas de labores “por labor” utilizable para un conjunto más o menos amplio de actividades.

EEll ppllaann ddee ccuueennttaass ddee llaabboorreess yy eell pprreessuuppuueessttoo

Un plan de cuentas de labores debe estar detallado, como mínimo, al nivel que se quiere presupuestar. Un plan de cuentas muy general solo permitirá presupuestos generales que pueden resultar poco útiles a la hora de hacerle seguimiento al uso de la mano de obra; por el contrario, un plan de cuentas demasiado detallado, posiblemente exija la creación de planes de cuentas específicos para las labores de cada actividad agrícola, lo que puede hacer demasiado extenso el plan general de cuentas de la finca. La idea es que el plan de cuentas de mano de obra siempre debe resumir en mayor o menor grado el plan de labores de la finca.

CCuueennttaass eessttrruuccttuurraaddaass ppoorr ggrruuppooss ddee llaabboorreess

7722 MMaannoo ddee OObbrraa DDiirreeccttaa EEjjeemmpplloo ddee llaabboorreess qquuee iinncclluuyyee

7210 Labores cultivos

721005 Labores de adecuación Nivelación, zanjado, caballoneos.

721010 Labores de Presiembra Arado, rastrillado.

721015 Labores de Siembra Trazado, hoyado, siembra.

721020 Labores de Precosecha Desyerbas, fumigaciones, fertilizaciones.

721025 Labores de Cosecha Cosecha, acarreo, pesaje.

721030 Labores de Post cosecha Clasificación, empaque, despacho.

721035 Labores de Venta Transportes y acarreos.

CCuueennttaass eessttrruuccttuurraaddaass ppoorr llaabboorr

7722 MMaannoo ddee OObbrraa DDiirreeccttaa

7210 Mano de obra por labores 721005 Trazo 721010 Hoyado 721015 Siembra 721020 Plateos 721025 Desyerbas 721030 Fumigaciones 721035 Podas 721040 Cosecha

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CCuueennttaa 77220055 ddee mmaannoo ddee oobbrraa ppaarraa ppaaggoo ddeell ppeerrssoonnaall ooppeerraattiivvoo -- aaddmmiinniissttrraattiivvoo oo ttééccnniiccoo ddeell áárreeaa pprroodduuccttiivvaa ddee llaa ffiinnccaa..

Los salarios y el resto de los gastos relacionados con el personal operativo-administrativo de la finca como el mayordomo, supervisores, patrones de corte, etc., junto con el personal de campo que está bajo contrato a término indefinido, se pagan por nómina imputando una cuenta apropiada de salarios administrativos.

Para este efecto se suele replicar la cuenta 5105, que cubre todos los gastos de personal administrativo de la empresa, en una cuenta de la 72 (por ejemplo la 7205), para registrar en ella los costos del personal del área de producción como el patrón de corte, el mayordomo, el veterinario, y en general, todo el personal contratado a término fijo o a término indefinido.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss iinnssuummooss yy mmaatteerriiaalleess ddiirreeccttooss ((CCuueennttaa 7711)) Adicional a la mano de obra, los cultivos requieren considerables cantidades de insumos y materiales que se consumen en el proceso de producción. Entendemos por insumos aquellos elementos que se consumen tras su aplicación como semillas, fertilizantes, fungicidas, insecticidas, herbicidas, y como materiales aquellos que permanecen íntegros a pesar de su uso como las bolsas de polietileno, alambres, bolsas de empaque etc.

Estos elementos son aplicados por la mano de obra como parte de los procedimientos técnicos propios del cultivo y por esta razón, para efectos de costeo de labores, sus costos deben sumarse al costo total de la labor que lo aplicó.

Cuenta Nombre

720557 Cuotas partes pensiones de jubilación

720558 Amortización cálculo actuarial pensiones de jubilación

720559 Pensiones de jubilación

720560 Indemnizaciones laborales

720561 Amortización bonos pensionales

720562 Amortización títulos pensionales

720563 Capacitación al personal

720566 Gastos deportivos y de recreación

720568 Aportes ARP

720569 Aportes EPS

720570 Aportes PENS y CESANTÍAS

720572 Aportes COMFAMILIARES

720575 Aportes ICBF

720578 Aportes SENA

720581 Aportes sindicales

720584 Gastos médicos y drogas

720595 Otros

Cuenta Nombre

7205 Costos de personal del área productiva de la finca

720503 Salario integral

720506 Sueldos

720725 Horas extras y recargos

720728 Comisiones

720521 Viáticos

720524 Incapacidades

720527 Auxilio de transporte

720530 Cesantías

720533 Intereses sobre cesantías

720536 Prima de servicios

720539 Vacaciones

720542 Primas extralegales

720545 Auxilios

720548 Bonificaciones

720572 Dotación y suministro

720554 Seguros

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CCuueennttaa 7711 IInnssuummooss yy mmaatteerriiaalleess

En las cuentas 71 de insumos y materiales se agrupan los costos de los elementos que se consumen en el proceso de producción. Una característica de estos elementos es que normalmente se manejan en bodegas de inventarios.

Las cuentas de insumos se deben estructurar y crear para cada empresa agrícola en función de sus renglones productivos y de acuerdo a las necesidades de información de los usuarios de la contabilidad. Un conjunto de cuentas de insumos y materiales como la que se cita a continuación puede ser lo suficientemente incluyente y descriptiva como para ser utilizada en cualquier empresa agrícola con sus respectivos ajustes y modificaciones.

Las empresas pecuarias utilizan otros conceptos de insumos diferentes como concentrados, droga veterinaria, sales minerales, etc. que pueden ser incluidos en una categoría aparte (por ejemplo en la cuenta 7110-“Insumos pecuarios”).

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss ccoossttooss iinnddiirreeccttooss ((CCuueennttaa 7733)) Como ya se dijo, los costos indirectos se definen técnicamente como la valoración económica de los recursos utilizados en el proceso productivo cuya incidencia de aplicación afecta más de un lote o cultivo. Al igual que los costos directos de producción, los costos indirectos incluyen mano de obra, insumos y materiales de diversa índole, pero además muchos otros costos de diversa naturaleza como depreciaciones de equipos, servicios de agua y luz, pagos administrativos, etc., siempre y cuando se trate de erogaciones orientadas a la producción de la empresa.

Código Cuenta Ejemplo

71 Materia prima 7105 Insumos agrícolas 710505 Herbicidas Glifosatos, Gramoxone, Finale, Karmex, etc. 710510 Insecticidas Roxión, Malathion, Lorsban, Sevín, Sistemín, etc. 710515 Fungicidas Dithane, Manzate, Ridomil, tilt, Aceite agrícola, Elosal, etc. 710520 Nematicidas Furadan, Temik, etc. 710525 Enmiendas Cal agrícola, Dolomita, Enmienda triple 30, etc. 710530 Fertilizantes Edáficos Triple 15, Urea, Dap, Cloruro de potasio, etc 710535 Fertilizantes Foliares Total, Nitrato de potasio, Microcoljap, etc. 710540 Materia Orgánica Gallinaza, humos, porquinasa, compost, etc. 710545 Combustibles y lubricantes Gasolina, ACPM, kerosene, carbón cooke, etc 710550 Coadyuvantes Inex, Mixel, Agrotín, Cosmoagua, etc. 710555 Semillas (Mat Propagación) Maíz, frijol, pimentón, café, cacao, etc, 710560 Biológicos en general Beauveria, micorriza, metharrizium, dipel, turilab, etc. 710598 Insumos varios Pintura para árboles, soda caústica, cal masilla, etc.

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AAllgguunnooss ttiippooss ddee ccoossttooss iinnddiirreeccttooss pprrooppiiooss ddee uunnaa eemmpprreessaa aaggrrííccoollaa

• Costos indirectos de producción del área productiva Algunos costos de producción surgen de la aplicación de mano de obra e insumos sobre unidades no productivas pero que de alguna forma afectan el proceso de producción. Algunas de estas unidades pueden estar ubicadas al interior de la zona productiva y representan áreas comunes a los distintos lotes como las vías de comunicación y los canales de drenaje, etc.; otras suelen estar situadas en sus márgenes o en zonas externas como plantas de post cosecha, bodegas, infraestructura, etc.

Es importante observar que estas unidades productivas forman parte del complejo productivo de lotes y cultivos de la finca pero las labores que se desempeñan en ellas tienen carácter propio y no forman parte del catálogo de labores culturales de cada cultivo o proyecto de producción.

Se trata en todo caso de labores necesarias para llevar a cabo el proceso de producción y por esta razón sus costos deben ser sumados a los costos de los cultivos. Para este efecto deben ser prorrateados entre los cultivos a la hora del costeo. En la tabla adjunta se presenta un conjunto de labores indirectas típicas de una finca común.

• Costos indirectos de producción de Maquinaria y Equipo

Uno de los principales costos indirectos de los cultivos son los costos asociados a la administración y uso de la maquinaria y equipos. A medida que se utilizan, los equipos agrícolas demandan recursos como combustibles, repuestos, mano de obra de mantenimiento, etc. Para efectuar un correcto costeo, el costo de estos recursos deberá ser repartido entre los lotes y cultivos que hicieron uso de los equipos en un período de tiempo, y en proporción a la cantidad de tiempo que fueron utilizados por cada lote o cultivo.

• Labores culturales que requieren prorrateo

Puede suceder que algunas labores que forman parte del catálogo técnico de labores culturales del cultivo, y que normalmente se realizan de forma directa, por diversas razones puede ser conveniente realizarlas a nivel global. Tal es el caso de las fumigaciones aéreas o de los controles de hormiga arriera en los cuales se suele ejecutar la labor recorriendo la finca en una sola dirección sin atender a los límites de los lotes.

En estos casos es imposible saber con precisión absoluta cuánto del recurso se aplicó a cada lote o unidad productiva. A la hora del costeo hay que proceder a repartir el costo total ejecutado entre cada una de las unidades afectadas. Este reparto suele ser sencillo y puede basarse en criterios de

Catálogo de labores generales

Código Nombre Labor

10 Mantenimiento maquinaria

20 Mantenimiento vehículos de trabajo

30 Mantenimiento construcciones

40 Mantenimiento redes eléctricas

50 Mantenimiento vías de comunicación

60 Mantenimiento cercas y linderos

70 Mantenimiento de acueductos

Catálogo de labores de maquinaria y equipo

Código Nombre de la labor

110 Mantenimiento Maquinaria

120 Reparación Maquinaria

130 Mantenimiento Equipos Agrícolas

140 Reparación Equipos Agrícolas

150 Mantenimiento otros Equipos

160 Reparación Otros Equipos

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división simples como por ejemplo en proporción al área de los lotes o en proporción a la población cuando se trate de cultivos de la misma especie.

IImmppuuttaacciióónn ddee llooss ccoossttooss iinnddiirreeccttooss aa llooss ccuullttiivvooss ((ddee llaa 7722xxxx aa llaa 7733xxxx))

Es importante anotar que todos estos costos hay que imputarlos inicialmente a algún centro de costos auxiliar donde se acumulan durante todo el mes y al final el acumulado se distribuye entre los cultivos por algún criterio de reparto (en función del área de cada cultivo o del número de árboles, o lo que más aplique para cada caso).

Lo importante a tener en cuenta, es que cuando se aplican inicialmente a un centro de costos auxiliar se afectarán las cuentas 71xx de Insumos y materiales y las cuentas 72xx de Mano de obra directa (por ejemplo, los costos de tractores y maquinaria se pueden aplicar directamente a un centro de costos auxiliar denominado “Maquinaria y equipo”).

Téngase en cuenta que estos costos son directos al centro de costos “Maquinaria y equipo” y cuando al final de mes se totalizan y se trasladan, son llevados a la cuenta “73xx Maquinaria y equipo” de cada cultivo, porque respecto a los cultivos estos costos llegaron de forma indirecta.

CCuueennttaa 7733 CCoossttooss IInnddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn

Los costos indirectos de producción se acumulan en “centros de costos auxiliares de producción” para ser prorrateados al fin del mes sobre los centros de costos de producción de la finca de acuerdo con criterios predefinidos.

Los costos totales imputados durante el mes en el centro de costos auxiliar (que puede incluir cuentas de mano de obra directa, insumos y materiales directos, etc.), al final del mes se totalizan y se trasladan a los centros de costos productores (cultivos) a una cuenta de costos indirectos de producción (73).

Por ejemplo, un centro de costos de “riegos y drenajes” acumulará costos como combustibles, repuestos, mantenimiento, depreciación de los motores y motobombas, mano de obra e insumos para los canales, costos por el uso del agua, etc. Al final del mes los costos totales acumulados se trasladarán a los centros de costos que hicieron uso del sistema de riego y a una cuenta 73 receptora de costos que podría llamarse igualmente “riegos y drenajes”. Así que a cada centro de costos destino le llegará un valor único del centro de costos fuente de “riegos y drenajes” y a la cuenta correspondiente.

Se sugiere que esta cuenta 73 sea específica para cada centro de costos origen ya que en ella se presentarán los valores prorrateados cuando se consulten los informes de costos en los centros de costos de producción. Por ejemplo: un centro de costos de vías de comunicación tendrá una cuenta 73 llamada igualmente “vías de comunicación” que en cada centro de costos destino se encargará de recibir los costos recibidos por prorrateo; un tractor Ford tendrá una cuenta 73 receptora de costos que puede ser de carácter genérico llamada simplemente “tractores” o una más específica llamada “tractor Ford” para el mismo fin. La identidad de nombres entre el centro de costos fuente y la cuenta destino nos permitirá identificar el centro de costos fuente en el informe de costos del centro de costos destino.

En la figura adjunta se detalla la forma en que se tratan los costos indirectos de producción y la forma en que afectan las cuentas de costos indirectos en los informes de costos de producción del sistema.

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CCuueennttaass ddee ccoossttooss iinnddiirreeccttooss ddee pprroodduucccciióónn yy cceennttrrooss ddee ccoossttooss aauuxxiilliiaarreess

Así pues, las cuentas de costos indirectos de producción dependen de los centros de costos auxiliares que se identifiquen en la empresa. Por lo general una cuenta por centro de costos auxiliar puede ser suficiente. Obsérvese que los centros de costos auxiliares (origen) conservarán el detalle de los costos que le hayan sido imputados en las cuentas de costos directos (71 y 72), mientras que los centros de costos destino presentarán, en la cuenta 73 correspondiente, el total del costo que se le asignó en el prorrateo. En la tabla adjunta se muestra, a manera de ejemplo,

Código Cuenta destino Centro de costos asociado (origen)

73 Costos indirectos 7305 Costos indirectos por distribución 730505 Costos personal campo Personal 730510 Costos casas/campamentos Casas/campamentos 730515 Costos Vías y puentes Vías y puentes 730520 Costos canales drenaje Canales drenaje 730525 Costos linderos Linderos 730530 Costos tractores Tractores 730535 Costos guadañas Guadañas 730540 Costos fumigadoras Fumigadoras

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un catálogo de cuentas de costos indirectos de producción típico de una empresa agrícola. Obsérvese su correlación con los centros de costos indirectos de producción.

TTaabbllaa rreessuummeenn ddee llooss ccoossttooss ddee pprroodduucccciióónn

Antes de considerar las cuentas de ingresos presentamos una tabla resumen de los costos de producción con su descripción y cuentas asociadas.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss iinnggrreessooss ((CCuueennttaass 44)) Cualquier empresa productiva está destinada a la generación de productos para la venta. Estos representan su principal fuente de ingresos aunque no son los únicos. La empresa también puede recibir ingresos por la venta de bienes, por intereses bancarios, por la venta de desechos de cosecha o recursos naturales como tierra, piedras, arena de río, etc. Es necesario por lo tanto discriminar las diferentes fuentes de ingresos para una correcta interpretación de la información. En términos generales los ingresos se suelen clasificar en dos grupos: ingresos operacionales e ingresos no operacionales los cuales se detallan a continuación.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee IInnggrreessooss ooppeerraacciioonnaalleess ((CCuueennttaa 4411)) Los ingresos operacionales son aquellos que se obtienen por el ejercicio de las actividades productivas propias de la empresa, o sea por la venta de sus productos.

Con los ingresos operacionales se calcula la utilidad real de la empresa y la utilidad de cada una de sus actividades agrícolas o renglones productivos. Por esto es importante contar con un plan de

Resumen de clasificación de los costos

Tipos de costos Descripción Cuenta

Gastos empresariales Son todos aquellos costos de la empresa que no están relacionados con su gestión productiva. 5

• Operacionales de administración

Son costos relacionados con la gestión administrativa de la empresa. 51

• Operacionales de ventas Son costos relacionados con la gestión de ventas de la empresa. 52

• No operacionales Son costos ajenos a la gestión administrativa, de ventas y productiva de la empresa. 53

Costos de producción Son costos relacionados directamente con la gestión productiva de la empresa. 7

• Costos directos de producción

Son costos que se aplican sobre cada unidad productiva sin salir de ella.

o Insumos y materiales

Químicos y elementos aplicados a los cultivos por la mano de obra contratada para ejecutar las labores culturales de los cultivos.

71

o Mano de obra Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores culturales propias de cada cultivo. 72

• Costos indirectos de producción

Son costos que se aplican sobre varias unidades productivas al mismo tiempo. 73

o Mano de obra indirecta

Fuerza laboral contratada para la ejecución de las labores no culturales de los cultivos la empresa.

o Insumos indirectos

Químicos y elementos aplicados por la mano de obra indirecta de la finca.

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cuentas donde se discrimine claramente cada uno de los conceptos de estos ingresos que dependen de las actividades productivas que se desarrollen en la empresa. Una cuenta de ingresos por cada actividad productiva puede ser suficiente. En la tabla adjunta se presenta un ejemplo típico de cuentas de ingresos operacionales de una finca común.

CCllaassiiffiiccaacciióónn ddee llooss IInnggrreessooss nnoo ooppeerraacciioonnaalleess ((CCuueennttaa 4422)) Los ingresos no operacionales son aquellos generados por actividades ajenas a la razón social de la empresa, o sea diferentes a la venta de sus productos, como ingresos financieros (generados por los intereses de las cuentas bancarias), dividendos de acciones, pagos recibidos por arrendamiento de tierras, maquinaria y equipos, o por el alquiler de la casa de la finca, entre otros.

La venta a favor de maquinaria y equipos o la venta de recursos naturales sustraídos de la finca como arena de río, tierra para viveros, también pueden considerarse como ingresos no operacionales.

Estos ingresos se contabilizan en cuentas aparte de los ingresos operacionales para no distorsionar el cálculo de la utilidad real de la empresa y sus proyectos que, como ya se dijo, debe ser el resultado de los ingresos generados por la venta de sus productos.

En la tabla adjunta se presenta un plan de cuentas de ingresos no operacionales con su respectivo código tal como lo presenta el plan de cuentas considerado en este manual.

CCuueennttaass 6611 ddee ccoossttoo ddee vveennttaass ((oo ccoossttoo ddee lloo vveennddiiddoo)) Como se explicó con anterioridad, a medida que se sacrifican recursos estos se van registrando en una cuenta 7 de costos de producción correspondiente al recurso sacrificado.

Código Cuentas de ingresos operacionales

4 Ingresos 41 Operacionales 4105 Agricultura y ganadería 410545 Cultivos agrícolas 41054505 Venta de Naranja 41054510 Venta de Mandarina 41054515 Venta de Aguacate 41054520 Venta de Maíz 41054525 Venta de Yuca 41054530 Etc.

Código Cuentas de ingresos no operacionales

42 No operacionales 4205 Otras ventas 4210 Financieros 4215 Dividendos y participaciones 4220 Arrendamientos 4225 Comisiones 4230 Honorarios 4235 Servicios 4240 Utilidad en venta de inversiones

4245 Utilidad en venta de propiedades, planta y equipo

4248 Utilidad en venta de otros bienes 4250 Recuperaciones 4255 Indemnizaciones 4265 Ingresos de ejercicios anteriores 4275 Devoluciones en otras ventas 4295 Diversos

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Al final del proceso productivo los costos totalizados en la cuenta 7 se constituirán en el costo de producción de cualquier cantidad de producto generado y vendido.

En las empresas productivas la cuenta 61 de costo de venta registra el costo que corresponde únicamente a la cantidad de producto vendido.

Mientras que las cuentas 7 registran todos los costos sacrificados para la obtención de la producción, la cuenta 61 únicamente representa el costo del producto que se ha vendido hasta la fecha.

Nótese que las cuentas 61 Costo de ventas y 41 Ingresos operacionales funcionan en concordancia. Ellas representan respectivamente el costo de los productos vendidos y el ingreso correspondiente a los productos vendidos. De esta forma se puede establecer que la utilidad bruta del producto vendido es la diferencia entre la cuenta 41 y la cuenta 61.

Cuenta Nombre Valor Nota

4105xx Ingresos por venta de café 500

Representa los ingresos obtenidos por la venta de café.

Note que el cultivo puede haber producido mucho café, pero esta cuenta únicamente refleja los ingresos por las cantidades efectivamente vendidas.

6105xx Costo de ventas 300

Representa el costo del café vendido. Note que el costo de producción de café puede ser mucho mayor, pero esta cuenta únicamente refleja lo que han costado las unidades que efectivamente se han vendido.

UTILIDAD BRUTA 200

Representa la utilidad que han dejado los productos vendidos hasta la fecha del informe. Note que esto es independiente de que el cultivo haya producido mucho más y la producción se encuentre embodegada.

Código Cuentas de costo de ventas

6 Costo de lo vendido 61 Costo de lo vendido 6105 Agricultura y ganadería 610545 Cultivos agrícolas 61054505 Venta de Naranja 61054510 Venta de Mandarina 61054515 Venta de Aguacate 61054520 Venta de Maíz 61054525 Venta de Yuca 61054530 Etc.

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Los costos reflejados en la cuenta 61 provienen originalmente de las cuentas 7 de costos de producción. El movimiento de las cuentas 7 a la cuenta 61 (pasando por producto en proceso y producto terminado) se da a medida que se cosechan y venden productos, de tal forma que al final del ciclo de costeo, cuando se ha cosechado y vendido todo el producto generado, todos los costos de producción registrados inicialmente en la cuenta 7, habrán pasado a las cuentas de costo de ventas o costo de lo vendido.

Se excluyen de este traslado el costo de los productos que ingresaron a bodega y no se vendieron sino que se consumieron en la finca como insumo de otros procesos de producción como puede suceder, por ejemplo, con la caña destinada al consumo animal al interior de la empresa o el plátano destinado a la alimentación de trabajadores en las fincas cafeteras o plataneras.

El manejo operativo de las cuentas de costo de venta (61) se explicará en detalle en el capítulo siguiente de “La ruta contable de los costos de producción” y es la esencia de la metodología contable para el cálculo de los costos.