UD6: El archivo y los libros y registros de la empresa

LIBRO DE TEXTO “Comunicación empresarial y atención al cliente” Editorial Mc Millan (Tema 10

y Tema 11)

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Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente

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El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

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Concepto de archivo

Conjunto ordenado de documentos que una persona, empresa etc… producen en el ejercicio de su actividad. También se puede entender el archivo como lugar físico dentro de la empresa.

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Archivar quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado.

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a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.-Clasificar y ordenar los documentos para asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa y facilitar la consulta e los mismos

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Principio de procedencia; Ordena el archivo según donde proceda.

Principio de orden de creación; Respeta el orden cronológico de creación

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Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal

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En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De alli que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

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Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

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Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

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Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

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Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos siguientes:

Archivo activo: Aquel donde los documentos son consultados

frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Contiene la documentación actual usada frecuentemente, que debe ser accesible a la persona sentada, y situada en proximidad al puesto de trabajo, en un área delimitada por la ley de economía de los movimientos.

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Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Contiene la documentación no activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo. La documentación archivada concierne a acciones Y estudios terminados, pero todavía en uso para consulta y puede ser considerada como rutinaria (la que, en espera de ser pasada al archivo inactivo, sirve exclusivamente para obtener información de orden cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano.

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Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función. Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.

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Esta documentación está guardada en locales frecuentemente alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.

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Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo

Archivo centralizado Archivo localizado en un único departamento. Economía en espacio, equipamiento Y

personal. Información accesible a todo el personal.

Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización.

La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.

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Archivo descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo. Permite mantener la confidencialidad de los

documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos).

Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.

Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.

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Archivo mixto Descentralizados o departamentales los

archivos activos y semiactivos. Centralizado el archivo inactivo y/o histórico.

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Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

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Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volúmen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.

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Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

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Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia

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Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

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Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

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La legislación sobre Protección de Datos marca una serie de límites a la utilización de los datos personales. Esto afecta a todas las empresas ya que, en mayor o menor medida, todas tratan o manejan datos de carácter personal de personas físicas (clientes, proveedores, empleados, colaboradores,

accionistas...). Todas las empresas deben adaptarse a la legislación

teniendo en cuenta que deben conjugar, por un lado, los derechos que poseen los ciudadanos sobre

el uso, tratamiento y destino de sus datos y, por otro, las medidas de tipo organizativas y técnicas que

debemos establecer en nuestra organización para garantizar la seguridad de la información.

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El artículo 18.4 de la Constitución dice que “la ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”.

Con la intención de hacer realidad este artículo nace la Ley Orgánica 5/1992, conocida como LORTAD, para posteriormente ser derogada por la vigente Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de

Carácter Personal, conocida como LOPD.

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Como ciudadanos nos preocupa relativamente el tratamiento de los datos de carácter personal cuando:

son de carácter básico (nombre, dirección, teléfono...), pero ¿y cuando se trata de datos más sensibles?

(renta, solvencia, recibos, afiliación sindical o política, salud, vida sexual...) ??????????????

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Considerándose “datos de carácter personal” a cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Todas las empresas manejan este tipo de datos en el desarrollo de su actividad; debemos tener en cuenta que una relación de clientes o proveedores de una base de datos o la relación de trabajadores de su empresa, son ficheros de carácter personal, afectados por las normativas anteriormente citadas.

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Al constituirse una empresa y tratar datos de carácter personal de los clientes, proveedores y/o empleados, esta empresa será la responsable de los ficheros a los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal (L.O.P.D.).

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Por lo tanto la empresa está obligada por Ley, entre otras cosas a:

Informar a los afectados: Cualquier persona tiene derecho a saber si sus

datos personales van a ser incluidos en un fichero, y los tratamientos que se realizan con esos datos.

Los responsables tienen la obligación de informar al ciudadano cuando recojan datos personales que le afecten, así como de su utilización. Este derecho de información es esencial porque condiciona el ejercicio de otros derechos tales como acceso, rectificación, cancelación y oposición.

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Pedir su consentimiento: Como regla general, la inclusión de datos de

carácter personal en un fichero supondrá un tratamiento de datos de carácter personal, que requerirá, en principio, el consentimiento del afectado, excepto en los casos que establece la Ley.

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Calidad y proporcionalidad de los datos: La Ley contiene entre sus principios

generales, el principio de calidad de los datos, que, ligado al principio de proporcionalidad de los datos, exige que los mismos sean adecuados a la finalidad que motiva su recogida.

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Atención a los derechos de los ciudadanos:

Es competencia de la Agencia Española de Protección de Datos la tutela de estos derechos. Así, ante una imposibilidad del ejercicio de éstos, queda abierta la posibilidad de que el titular de los datos obtenga dicha tutela formulando la correspondiente reclamación. Derecho de acceso, rectificación y cancelación, oposición.

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Deber de guardar secreto:

El artículo 10 de la Ley Orgánica 15/1999, exige a quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos a guardar secreto profesional sobre los datos, subsistiendo la obligación aún después de finalizar su relación con el responsable del fichero.

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Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrolla.

Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos personales que conozcan en el desarrollo de su trabajo.

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El Reglamento establece tres niveles de seguridad atendiendo a la naturaleza de la información tratada, en relación con la mayor o menor necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de la misma. Esto es independiente de la finalidad en virtud de la cual se haya procedido al tratamiento de los datos personales

Cada uno de ellos engloba al anterior como si se tratara de un sistema de capas concéntricas donde la más alta contiene a la inferior. El nivel de seguridad del fichero concuerda con la importancia de su información, puede ser:

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BásicoSe aplica a todos los ficheros que contienen datos de carácter personal. (NOMBRES, DIRECCIONES, EDAD…) MedioContienen, además, información sobre cuestiones administrativas, penales, hacienda pública, servicios financieros, de crédito o cuando varios datos en su conjunto permitan obtener el perfil de un individuo. AltoContiene datos (al menos uno) relacionados con la ideología, religión, orientación sexual o política, salud, datos policiales obtenidos sin consentimiento o cualquier otro que, si fuera conocido, dañaría principios fundamentales.

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Elaboración del Documento de Seguridad Plan de incidencias y registro de las mismas Identificación y autentificación de los

usuarios Control de accesos Gestión de soportes Protocolos de copias de seguridad

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Documento de Seguridad (más requisitos que el anterior)

Responsable de seguridad (obligatorio, pero no sustituye ni reemplaza al responsable del fichero)

Auditorías (externas o internas) Plan de incidencias y registro de las mismas Identificación y autentificación de los usuarios Diseño de sistemas de control Gestión de soportes Protocolos de copias de seguridad Pruebas con datos ficticios o con altas medidas

de seguridad

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Documento de Seguridad (el de máximo nivel de seguridad)

Responsable de seguridad Auditorias (externas o internas) Plan de incidencias y registro de las mismas Identificación y autentificación de los usuarios Diseño de sistemas de control Distribución de soportes y encriptación para

transporte de datos Copias de seguridad en lugares físicos diferentes.

Encriptación Encriptación de datos a través de las redes

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Es un documento formal que recoge la normativa de seguridad de la empresa.

En él deben figurar todas las medidas de seguridad y confidencialidad para la protección de datos personales.

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