DERECHO NOTARIAL

LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS

UNIDAD III

Son instrumentos públicos notariales los que el notario,

Por mandato de la ley

o

A solicitud de parte

Extienda y autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su

competencia y con las formalidades de ley (Art. 23)

Los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a ley producen fe respecto a:

Hechos y circunstancias que presencie

el notario.

La realización

del acto jurídico y de

los

Recae en el valor jurídico del instrumento notarial, en los efectos que produce, y en la seguridad jurídica que brinda

INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES

Son aquellos redactados con las

formalidades de ley e incorporados en el protocolo notarial

Escrituras Públicas

Actas incorporadas al

protocolo

Notario debe conservar y

expedir traslados

INSTRUMENTOS PÚBLICOS

EXTRAPROTOCOLARES

No forman parte del protocolo notarial

Las actas

Certificaciones

Se refieren a actos, hechos o

circunstancias que presencie o le conste

al notario por razón de su función.

Tiene una característica común, el de ser eminentemente formalista,

debe cumplirse en rigor lodispuesto por la ley general o especial.

El valor probatorio está relacionado con el cumplimiento de los requisitos formales en el otorgamiento de un instrumento público notarial (escritura pública, acta notarial)

LA FUNCION NOTARIAL

DEFINICIÓN: El protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley.

El protocolo , esta formado por los registros de:

1. De escrituras públicas

2. De testamentos

3. De protestos

4. Actas de transferencia de bienes muebles registrables

5. De actas y escrituras públicas de asuntos no contenciosos

6. De constitución de garantía mobiliaria y otras efectaciones

7. Otros que señale la ley

FORMACIÓN DE TOMOS. Se formará un tomo por

cada diez registros, que deben encuadernarse y

empastarse dentro del semestre siguiente a su

utilización. Los tomos serán numerados correlativo.

FINALIDAD. Es conservar la matriz de los

instrumentos públicos protocolares otorgados ante el

Notario. Es eminentemente documental y no verbal.

IMPORTANCIA. Para probar la existencia y contenido

de los instrumentos públicos

autorizados por Notario.

DEFINICION: Papel notarial que forma parte de un tomo, a las fojas o pliego que lo conforman y que se encuentran ordenadas, numeradas, foliadas correlativamente, autorizadas y que son para uso exclusivo de la facción de instrumentos públicos protocolares.

Podrá ser llevado de dos maneras:

a)En 25 pliegos de papel emitido por el colegio de notarios, los mismos que se colocarán unos dentro de otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última; que las del segundo pliego sean la segunda y la penúltima y así sucesivamente.

b)En 50 hojas de papel emitido por el colegio de notarios, que se colocarán en el orden de su numeración seriada, para permitir el uso de sistemas de impresión computarizado.

ES ÚNICO, la matriz es incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, contiene uno o más actos jurídicos.

ES ESPECIALIZADO, por el registro a utilizarse, ejemplo escritura públicas, testamento, etc.

ES FORMAL, cada registro será autorizado antes de su utilización, bajo responsabilidad del notario, mediante sello y firma puestos en la primera foja por un miembro de la directiva.

CIERRE ANUAL, el 31 de diciembre de cada año se cerrará el registro.

DILIGENCIAS, las diligencias por mandato del Poder Judicial o del Ministerio Público, se realizara en la Oficina del Notario.

DEFINICION: Es el conjunto de registros, tomos de minuta, documentos, instrumentos e índices propios del notario formado en el ejercicio del cargo. Tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar traslados cuando se le solicite.

Componentes del Archivo Notarial:

a)Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que lleva el notario conforme a ley.

b)Los tomos de minutas extendidas en el registro.

c)Los documentos protocolizados conforme a ley; y,

d)Los índices que señala el Decreto Legislativo del Notariado

ARCHIVO NOTARIAL

PROTOCOLO NOTARIAL

REGISTRO NOTARIAL

(Art. 44)El 31 de diciembre de cada año se

cerrarán el registro, sentándose a continuación del último instrumento una constancia suscrita por el

notario, la que remitirá una copia al colegio de Notarios. Las fojas que queden en blanco

serán inutilizados

Cada registro será autorizado antes de su utilización, bajo responsabilidad del notario por el Colegio de Notarios al que pertenece. Las fojas de cada registro serán numeradas en forma correlativa, respetándose la serie de su emisión.

CIERE DE LOS REGISTROS

DEFINICION:

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas y demás actas que el notario incorpora al protocolo notarial; que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina.

IMPORTANCIA:

La importancia probatoria de los instrumentos públicos protocolares como medio que sirve para asegurar la eficacia de los efectos jurídicos del hecho, acto o negocio jurídico que contienen. Admite prueba en contrario.

Son las siguientes:

1. Se incorpora al protocolo

2. Son eminentemente formales

3. Gozan de la garantía de la autenticidad

4. Son medios de prueba ante terceros

5. Son públicos

6. Son ejecutivos

7. Producen efectos jurídicos

8. Son inscribibles

9. Su contenido perdura a través del tiempo

10. Ostentan la calidad de prueba.

Forman el protocolo notarial los siguientes registros:

1.De escrituras públicas. 2.De testamentos. 3.De protesto. 4.De actas de transferencia de bienes muebles registrables.5.De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.6.De instrumentos protocolares, denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles; y,7.Otros que señale la ley.

1. Cuando se hace ante el mismo notario: toda aclaración, adición o modificación de un instrumento público protocolar se hará mediante otro instrumento público protocolar y deberá sentarse constancia en el primero, de haberse extendido otro instrumento que lo aclara, adiciona o modifica. Nunca se podrá hacer una aclaración, adición o modificación de un instrumento público protocolar en el mismo instrumento.

2. Cuando se hace ante otro notario: en el caso de que el instrumento que contiene la aclaración, adición o modificación de un instrumento se extiende ante distinto notario, este comunicará esta circunstancia al primero.

3. Cuando el notario advierta algún error en la escritura pública en relación con su propia declaración podrá rectificarse bajo su responsabilidad y a su costo con un instrumento aclaratorio sin necesidad de que intervengan los otorgantes , informándoseles del hecho al domicilio señalado en la escritura pública

En caso de destrucción, deterioro, pérdida o

sustracción parcial o total de un instrumento

público protocolar, deberá informar este hecho

al Colegio de Notarios y podrá solicitar la

autorización para su reposición, sin perjuicio de

la responsabilidad que corresponda.

DEFINICIÓN: Escritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos.  CARACTERES:Es un instrumento protocolar.Es redactado observando las partes que establece la ley.Se extiende en riguroso orden cronológico.Forma parte del archivo notarial.Se extiende en papel seriado, numerado y autorizado por el Colegio de Notarios.Forma parte del protocolo notarial PARTES. 1. Introducción.2. Cuerpo; y,3. Conclusión

f. La circunstancia de intervenir un intérprete en el caso de que alguno de los otorgantes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento.

g. La indicación de intervenir una persona, llevada por el otorgante, en el caso de que éste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que haga dudosa su habilidad, sin perjuicio de que imprima su huella digital. A esta persona no le alcanza el impedimento de parentesco que señala esta Ley para el caso de intervención de testigos.

h. La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los otorgantes.

i. La indicación de extenderse el instrumento con minuta o sin ella; y,

j. Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los otorgantes o que sea necesario a criterio del notario.

LA IDENTIFICACIÓN DE LOS OTORGANTES. El notario dará fe de conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado.Es obligación del notario acceder a la base de datos del RENIEC, en aquellos lugares donde haya acceso a Internet. Para la verificación de la identidad de los intervinientes mediante la verificación de imágenes, datos y/o la identificación por comparación biométrica de las huellas dactilares. Cuando el notario lo juzgue conveniente exigirá otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen una adecuada identificación.El notario que diere fe de identidad de alguno de los otorgantes, inducido a error por la actuación maliciosa de los mismos o de otras personas, no incurrirá en responsabilidad.Asimismo, el notario público deberá dejar expresa constancia en la escritura pública de haber efectuado las mínimas acciones de control y debida diligencia en materia de prevención del lavado de activos, especialmente vinculado a la minería ilegal u otras formas de crimen organizado, específicamente con relación al origen de los fondos, bienes u otros activos involucrados en dicha transacción, así como con los medios de pago utilizados. 

LOS TESTIGOS. Para intervenir como testigo en la elaboración de una escritura pública, se requiere tener capacidad de ejercicio de sus derechos civiles y no estar incurso en los impedimentos señalados en el artículo 56° del Decreto Legislativo del Notariado, tales como:a) Ser sordo, ciego y mudo.b) Ser analfabeto.c) Ser cónyuge, ascendiente, descendiente o hermano del compareciente.d) Ser cónyuge o pariente del notario dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; y,e) Los que a juicio del notario no se identifiquen plenamente.f) Ser dependiente del Notariado.Al testigo, cuyo impedimento no fuere notorio al tiempo de su intervención, se le tendrá como hábil si la opinión común así lo hubiera considerado.  

EL CUERPO está constituido por la transcripción literal de la minuta y comprende íntegramente el contrato o acto jurídico que ha de ser objeto de escrituración.

EL CONTENIDO DEL CUERPO DE LA ESCRITURA CONTENDRÁ. Contendrá:a) La declaración de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por letrado, la que se insertará literalmente.b) Los comprobantes que acrediten la representación, cuando sea necesaria su inserción.c) Los documentos que los otorgantes soliciten su inserción.d) Los documentos que por disposición legal sean exigibles.e) Otros documentos que el notario considere convenientes.   

LA MINUTA. Es el contrato bilateral que contiene uno o más actos jurídicos, por medio del cual las partes se dirigen al notario con la finalidad de que dicho documento sea elevado a escritura pública. Debe ser autorizada por Abogado y con intervención de las partes que otorgan o celebran el acto contenido en la misma. PARTES. Son: La Introducción. Está formada por la petición que se formula al notario invocando el desempeño de su cargo para determinados actos o contratos; los nombres de los otorgantes, la clase de contrato que se celebre.El cuerpo de la minuta. Contiene en las cláusulas el contrato o acto que debe elevarse a escritura pública. La conclusión. Esta dada por las frases solemnes, casi sacramentales y dirigidas al notario, como cuando se dice: agréguese Usted señor Notario las cláusulas de estilo y sírvase pasar los partes respectivos al Registro.   

CARACTERISTICAS DE LA MINUTA. Destacamos las siguientes:Contiene uno o más actos jurídicos.Es una solicitud de escrituración dirigida al notario.Recoge la voluntad del o los otorgantes.Es redactada por el abogado.Es firmada por los otorgantes.Es autorizada (firmada) por el abogado.Debe ser fechada.Tiene valor probatorio entre las partes.Es un instrumento privado.Si no está firmada por las partes no tiene valor probatorio.Se exceptúa su presentación en algunos actos.Debe contener los requisitos de forma y de fondo que exige el acto jurídico que contiene.   

INEXIGENCIA DE LA MINUTA.No será exigible la minuta en los actos siguientes:a) Otorgamiento, aceptación, sustitución, revocación y renuncia del poder.b) Renuncia de nacionalidad.c) Nombramiento de tutor y curador en los casos que puede hacerse por escritura pública.d) Reconocimiento de hijos.e) Autorización para el matrimonio de menores de edad otorgada por quienes ejercen la patria potestad.f) Aceptación expresa o renuncia de herencia.g) Declaración jurada de bienes y rentas.h) Donación de órganos y tejidos.i) Constitución de micro y pequeñas empresas.j) Hipoteca unilateral; y,k) Otros que la ley señale.   

LA CONCLUSIÓN. Está contiene el otorgamiento y la autorización, es decir, el acto o actos por los que las partes dan su consentimiento para la materialización del contrato en presencia de testigos, y del Notario y el acto por el que el funcionario notarial da fe del contenido del instrumento faccionado, suscribiéndolo con el término “doy fe”.

CONTENIDO DE LA CONCLUSIÓN. La conclusión de la escritura expresará:a) La fe de haberse leído el instrumento, por el notario o los otorgantes, a su elección.b) La ratificación, modificación o indicaciones que los otorgantes hicieren, las que también serán leídas.c) La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurídico.

   

d) La transcripción literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite sin indicación de su contenido y están referidos a actos de disposición u otorgamiento de facultades.

e) La transcripción de cualquier documento o declaración que sea necesario y que pudiera haberse omitido en el cuerpo de la escritura.

f) La intervención de personas que sustituyen a otras, por mandato, suplencia o exigencia de la ley, anotaciones que podrán ser marginales.

g) Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la inscripción de los actos jurídicos objeto del instrumento y que los otorgantes no hayan advertido.

h) La corrección de algún error u omisión que el notario o los otorgantes adviertan en el instrumento.

i) La constancia del número de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde concluye el instrumento; y,

j) La impresión dactilar y suscripción de todos los otorgantes así como la suscripción del notario, con indicación de la fecha en que firma cada uno de los otorgantes así como cuando concluye el proceso de firmas del instrumento.

   

DEFINICIÓN. Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen.CONTENIDO DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN. Contendrá:a) Lugar, fecha y nombre del notario.b) Materia del documento.c) Los nombres de los intervinientes.d) El número de fojas de que conste; y,e) Nombre del juez que ordena la protocolización y del secretario

cursor y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización. 

CARACTERES. Se incorpora al protocolo por mandato de una autoridad Adquiere la categoría de instrumento público, con valor legal

como la escritura pública, otorgada voluntariamente por las partes Se incorpora en el registro de escrituras Públicas.   

FINALIDAD. La custodia o conservación del instrumento en el protocolo notarial. CLASES.Legal: aquella que se cumple por mandato de la ley. La protocolización de lo actuado en algunos procesos no contenciosos como sucesión intestada, prescripción adquisitiva. Judicial: Aquella que se cumple por mandato de la autoridad judicial, en virtud de una resolución debidamente sustentada, que haya quedado consentida. Minuta de compra venta.Administrativo: Aquella que se cumple por mandato de un funcionario público en ejercicio de sus funciones sustentada, que haya quedado consentida.Voluntario: Aquella que se produce a solicitud de parte interesada. El Artículo 96.- Las actas y certificaciones, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen.Son también susceptibles de incorporarse al protocolo notarial los documentos que las partes soliciten.    

1. REGISTRO DE ESCRITURAS PUBLICAS.Es aquel en el que se extienden las escrituras públicas, protocolizaciones y las actas que la ley notarial determine se extenderán las escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determine.Es curioso señalar que la protocolización de la comprobación del testamento ológrafo debe extenderse en el registro de escrituras públicas, y no en el de testamento como debiera ocurrir de lege ferenda (Expresión latina que significa "para una futura reforma de la ley). Actos jurídicos más comunes que se elevan a escritura pública: Escritura pública de poder, compra venta, constitución de garantía hipotecaria, constitución de personas jurídicas, constitución de sociedades, constitución de EIRL, actas de documentos protocolizados

3. REGISTRO DE PROTESTO.

CONCEPTO. En este registro se extienden las actas de protesto de los títulos valores por falta de aceptación o por falta de pago. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores distintos, para hacer posible su uso en forma impresos.

FORMALIDADES DEL REGISTRO. El registro puede constar en libros, o en medios electrónicos o similares que aseguren la oportunidad de sus anotaciones, observando las normas precedentes al presente Título en cuanto resulten pertinentes.

REGISTROS SEPARADOS. Se podrán llevar registros separados para títulos valores sujetos a protesto por falta de aceptación, por falta de pago y otras obligaciones; y por tipo de título valor, expidiendo certificaciones a favor de quienes lo soliciten.

TÍTULOS VALORES SUJETOS A PROTESTO. En los títulos valores sujetos a protesto, ni la incapacidad o la insolvencia decretada, o la muerte del obligado principal dispensan de la obligación de formalizar el protesto; salvo que se haya liberado de ello mediante pacto de no protesto.

4. REGISTRO DE ACTAS DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES REGISTRABLES.

CONCEPTO. Se extienden las actas de transferencia de bienes muebles registrables como vehículos usados y otros bienes identificables que la ley determine.

 CLASES. que pueden ser:De vehículos; y,De otros bienes muebles identificables y/o incorporados a un registro jurídico, que la ley determine.

FORMALIDADES. Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes muebles materia de la transferencia y en formularios impresos para tal fin.

5. REGISTRO NOTARIAL DE ASUNTOS NO CONTENCIOSOS.

Constan las escrituras públicas, actas y protocolizaciones que dispone la Ley 26662, sobre competencia notarial en asuntos no contenciosos (sucesión intestada, rectificación de partidas, patrimonio familiar, comprobación de testamento cerrado, adopción de personas mayores de de edad, inventario).

En el mismo registro, constan las escrituras públicas y actas que se extienden en virtud a la ley 27157, de Regularización de Edificaciones y la Ley 27333, complementaria de asuntos no contenciosos, por el cual se documentan las declaraciones de prescripción adquisitiva de dominio y formación de título supletorios y otros.

5. REGISTRO DE GARANTIAS MOBILIARIAS Y OTRAS AFECTACIONES.

DEFINICION: En este registro se extenderán aquel acto de afectación de un bien mueble, con o sin desposesión, y aseguramiento del cumplimiento de una obligación.

Se extienden las actas referidas a los negocios jurídicos sobre garantías mobiliarias y otras afectaciones que señala el artículo 32° de la Ley 28677. Este registro fue creado por el artículo 1° del Decreto Supremo Nro. 012-2006-JUS. Ejemplo: El contrato de arrendamiento financiero, medidas cautelares, etc.

 

Los traslados notariales son reproducciones totales o parciales, resúmenes o constancias de una escritura pública, que se encuentra en el protocolo de un notario formando parte del archivo notarial

TESTIMONIOTranscripción integra del

Instrumento público

PARTETranscripción integra del

Instrumento público

BOLETAExpresa un resumen del

Contenido del instrumento

publico

DEFINICION:

Son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función

IMPORTANCIA:

son importantes por que son documentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizar su autenticidad y legalidad por medio de las certificación que da el notario.

CLASIFICACIÓN. ActasCertificacionesPoderes extraprotocolares

Son las siguientes:

1. No constan en el protocolo notarial

2. Son instrumentos públicos

3. El notario da fe pública de los hechos o actos celebrados ante él

4. No tiene una matriz conservada por el notario

5. Documentan hechos, acciones. Circunstancias o dichos

6. Pueden redactarse en la notaria o fuera de ella

7. Pueden ser extendidos tanto en formato papel

8. Son susceptibles de ser incorporados al protocolo

9. En las actas, no es obligatorio que firme la parte

10. Son documentos de fecha cierta.

ARTICULO 94°.- SON ACTAS:a) De autorización para viaje de menores. b) De destrucción de bienes. c) De entrega. d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas. e) De licitaciones y concursos. f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto Legislativo N° 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de las Empresas del Estado. g) De sorteos y de entrega de premios. h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de certificación digital. i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad de terceros; y,  j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general. k) Otras que la ley señale

2. CERTIFICACIONES

CONCEPTO. Las certificaciones son constancias puestas en instrumentos privados, por medio de las cuales el Notario da fe de la certeza de un acontecimiento, hecho o declaración, de la identidad de las personas u objeto, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fecha cierta.

ARTICULO 95°.- SON CERTIFICACIONES:

a ) La entrega de cartas notariales. b) La expedición de copias certificadas. c) La certificación de firmas. d) La certificación de reproducciones. e) La certificación de apertura de libros. f) La constatación de supervivencia. g) La constatación domiciliaria; y, h) Otras que la ley determine.

P O D E R E S

PODER

Cuando una persona llamada

poderdante

confiere a otra llamada apoderada

ciertas facultades para la realización de actos en

nombre de aquel, no esta obligado a realizar dichos

actos esto a diferencia con el mandato

EXISTEN TRES TIPOS DE PODER:

Carta Poder

Poder fuera de Registro

Poder por Escritura Pública

CARTA PODER*Algunas entidades

piden que la firma del poderdante esté legalizada, para tener mayor seguridad.

Vigencia Un año

Hasta ½ UIT

*Utilizado para trámites ante la ONP, cobro de pensiones en el Bco. de la Nación, cobro de FONAHPU, cobro de remuneraciones, etc.

Entidades como Telefónica y EsSalud solicitan este Poder para realizar trámites

Vigencia Un año a la fecha que se reciba comunicación del Titular, dejando sin efecto el Poder.

Otorgable cuando el

monto es mayor o igual a ½ UIT

hasta 1 UIT

Por medio de este Poder se puede

delegar la representación en un proceso penal

PODER FUERA DE REGISTROPODER FUERA DE REGISTRO

PODER POR ESCRITURA PÚBLICA

Vigencia Plazo indefinido, debiendo solicitar anualmente la Constancia de Vigencia del Poder expedida por los Registros Públicos. Para Personas Jurídicas, la Constancia tiene validez de 30 días calendario, contados a partir de la fecha de su expedición.

Son delegables por poder: a) actos de disposición y de administraciónb) representación en procesos judiciales (no se requiere inscribir)c) cobro de pensiones, remuneraciones

Inscrita en los Registros Públicos.

Otorgable cuando el monto es mayor a 1 UIT

PODERES OTORGADOS EN EL EXTRANJERO

Poderes otorgados ante Notaría del Extranjero. Ante dichos poderes debemos de respetar la formalidad adoptada por el documento en el país de origen, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2094° del Código Civil

Otorgado ante el Cónsul. Los funcionarios consulares tienen fe pública y se hallan capacitados dentro de la jurisdicción de la oficina a su cargo para autorizar los actos y contratos que se otorguen ante ellos y que estén destinados a producir efectos en el territorio nacional. Poder por escritura pública, fuera de registro y poder por carta.

Extinción de poderes:Revocación, renuncia del representante, realización del acto encomendado, muerte, vencimiento del periodo, cuando la ley lo dispone, por nulidad, etc