FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOSEs una labor intelectual donde se establecen esquemas materializados en herramientas entendibles de la produccin documental, estas deben ser flexibles y sencillas para su buena interpretacin.

El fundamento de la clasificacin es ordenar y disponer por clases objetos segn sus caractersticas y similitudes, de esta forma la clasificacin documental demuestra estructuras analticas, correspondientes al tema o temas encontrados en los documentos de un fondo, con el fin de establecer las agrupaciones documentales.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTOARCHIVO DE GESTINARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTORICOVALORES PRIMARIOS

AdministrativoLegalFiscalContableTcnico

VALORES SECUNDARIOSCulturalHistricoCientfico

VALORES PRIMARIOSInteresa a la institucin productora y al iniciadorPresenta aspectos Administrativos, jurdicos, legal, fiscal, contable, tcnicoExisten durante los momentos de trmite, vigencia y plazo precaucionalSe evalan para dar un plazo de retencin en una tablaTerminan en disponibilidad

VALORES SECUNDARIOSInteresan a la investigacin y a la historiaSe clasifican en: Predecibles, evidnciales, no predecibles.Se juzgan para: destruccin, conservacin permanente.

CLASIFICACIN DOCUMENTALTextuales

Grficos

Audiovisuales

Legibles por Maquina Electrnica

TEXTUALESTransmiten la informacin mediante texto escrito

GRFICOSLa informacin esta representada por formas y colores ( Mapas, Planos, Dibujos).Tambin se les llama CARTOGRAFICOS

AUDIOVISUALES

Discos

Cintas

LEGIBLES POR MAQUINA ELECTRONICABandas

Fichas Perforadoras

DocumentosEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera) en lenguaje natural o convencional.

DOCUMENTOSCOMUNES

Producidos por casi todas las Instituciones o entidades.Ejemplo: certificados, cartas, informes, circulares, rdenes de pago, remisiones, notas dbito, y crdito entre otros.

ESPECIFICOSSe reproducen para responder a tareas particulares.Ejemplo Prestacin de servicios pblicos, estudios tcnicos, planos de licitacin, escritura de propiedades, manuales de procedimiento.

TIPOS DE DOCUMENTOSDocumentos dispositivos

Documentos testimoniales

Documentos informativos

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

Son aquellos en los que las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida, tales como leyes, decretos, sentencias, etc.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES

Son los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho.EjemploPatentes, diplomas, escrituras

DOCUMENTOS INFORMATIVOS

Es cuando se recoge una informacin determinada proveniente de cualquier persona o grado administrativoEjemploCartas, oficios, informes tcnicos.

PRINCIPIOS DE ORDEN ORIGINALHacen relacin al orden que conservan los documentos, de acuerdo a la secuencia que origin el expediente.Valido para:FormatosAutorizacin de PagoContrato

PRINCIPIO DE PROCEDENCIAAplicacin del principio de Procedencia Identificar Reconstruir PrecisarVentajas de la aplicacin del principio de procedencia Proteger Ubicar correctamente Aplicacin a todas las tareas

METODOLOGIA DE LA CLASIFICACINVENTAJASes que podran surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.Sistema AlfabticoConsiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc. Y despus se colocan en orden alfabtico.Es muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin especialDESVENTAJA

SISTEMA NUMERICOConsiste en asignar nmeros consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para despus archivarlas por orden numrico.

Se hace una ficha con el nombre de cada una y el nmero asignado.

Las fichas se archivarn en orden alfabtico en un cajn o fichero.

Las ventajas de este sistema: es ms sencillo encontrar las carpetas, los nmeros de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (slo ser necesario aadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

SISTEMA GEOGRAFICOConsiste en agrupar las carpetas en orden geogrfico, por pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Este es un sistema prcticamente indispensable en una oficina de exportacin o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.

SISTEMA POR ASUNTO O TEMASConsistira en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un mtodo muy til. Los archivos por temas son tiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva.

SISTEMA DE DIGITOS TERMINADOSConsiste en ordenar las carpetas segn el ltimo par de dgitos en lugar del estricto orden numrico. Los nmeros se archivan en grupo de dgitos (385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en los mismos dos dgitos (12 ), se archivan juntas detrs de una gua principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo con el segundo grupo de dgitos y stas se archivarn juntas. Finalmente, las carpetas se ordenarn numricamente segn los dgitos al principio del nmero. La ventaja de este sistema, es que resulta ms fcil recordar dos dgitos que un nmero largo.

SISTEMA DECIMALSe basa en la divisin de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un nmero del 0 al 9 o bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada uno con un nmero de dos cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la segunda vara del 0 al 9. Cada una de las divisiones secundarias, puede dividirse en 10 grupos terciarios que se representan por nmeros de tres cifras, y as sucesivamente.

SISTEMA ALFANUMERICOEs una combinacin de las clasificaciones alfabtica y numrica. A cada letra del alfabeto se le da un nmero, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un nmero se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc.Las carpetas se ordenan alfabticamente en el archivo y los nmeros se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia