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Capitulo III: Estructura del proceso

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3. Estructura del Proceso

En el siguiente capitulo se detallará los procesos que incurre la Unidad de

Registro Académico para la captura y actualización de los datos. Se hace una

descripción y se ilustra cada uno de los procesos involucrados.

3.1. Procesos del Registro Académico y Diagramas de Flujo de Datos

El Registro Académico esta relacionada con dos entidades en particular, la

Facultades o Escuelas (Unidades Académicas) y los alumnos. El intercambio

de datos dentro de los procesos académicos se realiza entre estas tres

unidades. Es decir las Facultades y los alumnos proporcionan la información al

Registro Académico, está a su vez le muestra los datos procesados a las

Facultades y a los alumnos.

A continuación se detalla los procesos que se involucran dentro del Registro

Académico, para que esté pueda capturar y mostrar las notas al alumnado.

3.1.1. Proceso de Captura Datos Primordiales

El inicio de todo el proceso del Registro Académico es la captura de los datos

primordiales, es decir, la captura de los datos de las carreras, las materias, el


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profesorado y el alumnado. Cuando se crea una nueva carrera y/o materia, la

Facultad o Escuela quien le corresponde dicha carrera deberá de contar con el

acuerdo de la Rectoría y del Ministerio de Educación. Una vez que existe este

acuerdo, la Rectoría se encarga de enviar la información al Registro

Académico para que éste lo procese en el sistema. La documentación para la

nueva carrera es lleva a la Unidad de Desarrollo Curricular el cual proporciona

el código, nombre, unidad valorativa y código de materias pre-requisitas de la

nueva materia. Luego la Unidad de Desarrollo Curricular envía la información al

Registro Académico para que éste lo procese en el sistema.

Para ingresar la información de nuevos catedráticos al sistema, la Facultad o

Escuela que lo contrata, proporciona en la hoja de horario de clases el nombre

del catedrático quien impartirá la clase. Cuando el Registro Académico recibe

las hojas de horarios de clase, éste los procesa; al recibir una hoja sin código

de catedrático, significa que éste es nuevo, por lo que el sistema le crea un

código correlativo. De esta forma, cuando se ingresa los horarios de las

materias se ingresan al sistema los datos de los nuevos catedráticos.

El ingreso de los datos del alumnado se realiza de dos formas, uno para el

caso en que el alumno sea de nuevo ingreso y otro para el caso que el alumno

sea de ingreso por equivalencias. Para el caso que el alumno sea de nuevo

ingreso, esté presenta los documentos necesarios y el formulario, el cual lleva


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el número de carnet que será asignado en caso de ser aceptado, en colecturía.

Luego las colectoras envían las solicitudes a Registro Académico. Después de

recibidas, la información contenida en las solicitudes se ingresan al sistema;

además se crean los expedientes de los estudiantes los cuales incluyen sus

datos personales. Luego se les coloca sello de procesado, el nombre de la

persona que la procesó y la fecha, y las solicitudes procesadas se guardan en

un folder por carrera. Después de finalizado el período de adición y retiro de

materias, el Director de Registro Académico distribuye entre las secretarias de

la Unidad el conjunto de solicitudes, a fin de verificar quienes inscribieron

materias en el ciclo analizado. Las solicitudes correspondientes a los

estudiantes que no inscribieron materias se destruyen y las que pertenecen a

los inscritos, se envían a las diferentes Unidades Académicas para que sean

archivadas en el expediente del alumno. Las solicitudes de la Facultad de

Economía se distribuyen internamente entre las responsables del archivo.

En el caso de que el estudiante sea de ingreso por equivalencia debe

presentar en el Registro Académico los siguientes documentos: certificación

auténtica de las calificaciones obtenidas, o en su defecto constancia simple de

las mismas con especificación de la escala de calificaciones empleada,

unidades valorativas y la calificación mínima de aprobación (sí presenta

constancia simple, tendrá un plazo de seis meses contados a partir de la

presentación inicial de calificaciones para entregar la certificación autenticada);


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copia autorizada de los programas de las materias cuyas equivalencias se

solicitan; certificación de que ha realizado las prácticas reglamentarias en

aquellas materias que lo requieran; fotocopia de recibo de pago de los

derechos de trámite; y encuesta socio-económica. Una vez que el Registro

Académico haya recibido los documentos, éste entrega un comprobante de

recibo al alumno y procede a actualizar los datos personales al sistema. Luego

envía la copia de la solicitud de ingreso junto con la encuesta socioeconómica

a la oficina de Rectoría ubicada en la Colonia Escalón Avenida Masferrer Nte.

#6-26 y la solicitud de ingreso original acompañada del resto de documentos al

jefe de la Unidad a la que corresponde la carrera que el aspirante solicita el

ingreso por equivalencia. El Jefe de Unidad prepara dictamen de equivalencia

y lo envía a Registro Académico junto con la certificación de notas, fotocopia

del recibo de pago y solicitud de ingreso. El Registro Académico actualiza en el

sistema la información contenida en el dictamen y verifica los datos de la

solicitud de ingreso. Luego devuelve a la Unidad la solicitud de ingreso,

excepto las de la Facultad de Economía. Cuando el Registro Académico reciba

el acuerdo de Rectoría, se procederá a revisarlo comparándolo con la

información registrada en el sistema.


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3.1.2. Diagrama Captura de Datos Primordiales

Nivel 0

Facultad oEscuela

Unidad de DesarrolloCurricular

Rectoría

Registro Académico Unidad Académica

Alumno Nuevo Ingreso

Alumno por Equivalencias

Proceso deCaptura de

Datos Primordiales

Información de nueva carrera

Información de nueva materia

Hoja de horariosin código de

catedrático

Código deCatedrático

Formulario connumero de carnet

Dictamen deequivalencies

Certificaciónde notas

Numero de carnet

Datos de alumnoy formulario

Datos de alumnoy certificado

de notas


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Nivel 1

Creaciónde Carrera

Creaciónde Materias

Ingreso deCatedrático

Ingreso deAlumnado

1.0

Creaciónde Carrera

2.0

3.0 4.0

Archivo Maestrode Facultades

Archivo Maestrode Alumnos

Rectoría Unidad deDesarrollo Curricular

Facultad oEscuela

Alumno NuevoIngreso

Alumno porEquivalencias

RegistroAcadémico

UnidadAcadémica

Infromaciónde nuevacarrera

Documentos parala nuevacarrera

Datos denueva carrera

Datos denueva materia

Hojas dehorario

Datos decatedrático

Código decatedratico

Formulariocon número

de carnet

Datos dealumno

Dictamen deequivalencias

Dictamen deEquivalencias

Número de carnet

Datos de alumnoy formularios

Datos de alumnoy certificación


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Nivel 2

Ingreso deAlumnoNuevo

4.1

Ingreso deAlumno

porEquivalencias

4.2

Registro

Académico

Alumno

Nuevo Ingreso

Registro

Académico

Registro

Académico

Archivo de Alumnos

formularios con números de carnet

formularios con números de carnet

número de carnet

número de carnet

datos de alumnoy formulario

datos de alumno y certificación de notas

dictamen de equivalencias

certificación de notas

datos de alumno

datos de alumnos y dictamen de equivalencias


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3.1.3. Proceso de Asesoría e Inscripción de Materias

Antes de iniciar cada ciclo académico se debe de ingresar el horario de las

materias a impartir en el sistema. Cada Facultad elabora una hoja de horarios

(uno por materia) donde especifica el nombre y código de la materia, nombre

del catedrático quien impartirá la materia, sección y grupo, días y horas en

que se impartirán las clases. Una vez que la Unidad de cada Facultad elabora

las hojas de horarios, procede a enviarlo al Registro Académico. Después de

recibidas, el Registro Académico ingresa los nuevos horarios al sistema y

archivan las hojas de horarios.

Luego el Registro Académico prepara el horario de asesoría e inscripción

basándose en el número de carnet y los apellidos de los alumnos. La

programación de éstas actividades se da a conocer a través de las diferentes

carteleras informativas de la Universidad. Después envía a las Unidades de

cada Facultad los archivos y hojas personalizadas de los alumnos para la

asesoría e inscripción de materias, la cual contiene toda la información que se

requiere para realizar una asesoría automática.

El día de la asesoría académica, el alumno deberá presentar los recibos de

pago (matrícula, primera cuota, papelería y otros gastos de ingreso, y por uso

de laboratorios en las carreras que exigen) y documentos necesarios. El asesor

orienta al estudiante en cuanto a las materias que debe inscribir en cada ciclo,


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utilizando para ello la hoja personalizada. El estudiante consulta las carteleras

informativas de horarios de clases, y luego completa la hoja de asesoría e

inscripción colocando la sección y grupo en que desea cursar las materias, a la

par del código de cada una de ellas. Posteriormente se entrega en el lugar

establecido por la Unidad Académica.

Cada Unidad Académica envía el conjunto de hojas de inscripción

correspondientes a los alumnos atendidos en cada jornada de trabajo, a fin de

que sea oficializada la inscripción de materias. El Registro Académico digita y

procesa cada una de las hojas de inscripción, verificando el cumplimiento de

los requisitos académicos exigidos. Una vez procesados, se devuelven a las

diferentes Facultades y Escuelas, y las que presentaron inconsistencias al

momento de inscribir, a éstas últimas se les pone una nota explicativa del

porqué no fueron inscritas las materias. Las hojas que están en orden y que

corresponden a la Facultad de Economía se distribuyen entre las encargadas

del archivo. Cada secretaria encargada del archivo procede a ordenar

alfabéticamente las hojas para luego guardarlas en los archivadores por

carrera. Las Unidades envían nuevamente al Registro las hojas (en los casos

que el Registro Académico no oficializo la inscripción de materias) de

inscripción ya revisadas a fin de que se inscriban y se archiven las hojas.


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3.1.4. Diagrama del Proceso de Asesoría e Inscripción de Materias

Nivel 0

Proceso de Asesoría e Inscripción de

Materias

Facultad o Escuela

Estudiante

solicitudes de inscripción corregidas

Solicitudes de inscripción inconsistentes

hoja de horarios materias solicitadas

Confirmación de inscripción


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Nivel 1

3.1.5. Proceso de Retiro y Adición de Materias

La inscripción de materias, puede ser modificada a través de retiros y

adiciones. Los cambios de sección y grupo no están permitidos a excepción de

casos especiales autorizados por Rectoría. Estos trámites únicamente se

pueden realizar, durante el período establecido en el calendario de trabajo

Estudiante Facultad o Escuela

Verificación de

Disponibilidad

2.0

Ingreso de Horarios

1.0

Inscribir Estudiante

3.0

Confirmar Registro

4.0

Archivo de materias

Archivo de Alumno

Materias solicitadas

Horarios de

materias Hoja de horarios

Carta de confirmación de inscripción

Solicitud de inscripción

Registro de inscripción

Materias disponibles

detalles

Solicitudes de inscripción inconsistentes Solicitudes de inscruipción modificadas

Detalles del Alumno Materias

inscritas


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correspondiente a cada ciclo académico.

El retiro de materias consiste en dejar oficialmente de cursar, una o más de las

que se habían inscrito en el período normal de inscripción. El estudiante

deberá cancelar en colecturía, el arancel correspondiente por cada materia a

retirar. Luego debe solicitar en la sección de trámite la hoja para modificación

de materias inscritas mostrando el recibo de pago de los derechos de retiro y el

talonario con las cuotas al día. Una vez realizado lo anterior, el estudiante

deberá complementar el formulario con la información requerida, escribiendo

en la parte central el código de la materia a retirar, sección, matrícula en que

tiene inscrita y el nombre de ella. Para indicar que desea retirar la materia

deberá marcar una "X", en la casilla de retiro. Al complementar la información,

el estudiante devuelve la hoja a la Unidad Académica. Cada Facultad o

Escuela envía a Registro Académico las hojas de Retiro, a fin de oficializar el

trámite. El Registro Académico procesa el retiro en el sistema y devuelve las

hojas de Retiro en original y copia a la Unidad Académica correspondiente; con

excepción de las de la Facultad de Economía, que se deja en el Registro el

original para archivar en el expediente del alumno y se envía las copias a la

coordinación de Asesoría Académica. La Unidad Académica le entrega al

alumno el comprobante de retiro.

La adición es el proceso mediante el cual, previa autorización el estudiante

inscribe otras materias en el período extraordinario; para realizar esto, el


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estudiante cancela el valor de adición y presenta el recibo de pago, la hoja de

materias inscritas y el talonario de pagos con cuotas al día a la Unidad

Académica. La Unidad le entrega el formulario para modificación de materias

inscritas. El alumno complementa los datos en el formulario, escribiendo en la

parte central el código, sección, grupo, matrícula y el nombre de la materia que

va a inscribir y coloca un "X" en la casilla de adición. Al completar los datos, el

alumno entrega la hoja a la Unidad Académica, la cual se encarga de enviar las

hojas de adición al Registro Académico. El Registro Académico digitan las

adiciones y procesan las que cumplen con los requisitos académicos. Luego

devuelven a cada Facultad o Escuela las hojas ya procesadas y las que

presentaron problemas al momento de inscribir se les anexan una nota

explicativa. Una vez resueltos los problemas, las Unidades envían nuevamente

a Registro Académico las hojas de adición ya revisadas para que sean

procesadas. Luego se le entrega al alumno el comprobante de adición de

materias.


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3.1.6. Diagrama del Proceso de Retiro y Adición de Materias

Nivel 1

Estudiante

1.0

Retiro de materia

2.0

Verificar Disponibilidad

Archivo de materias

3.0

Adiciona materia

4.0

Confirma Retiro o Adición

Archivo de materias

Facultad y Escuela

Solicitud de retiro

Solicitud de adición

Registro de retiro

Carta de confirmación

cupo de materia Materia

Solicitud de adiciones

Detalle de materia

Solicitud modificada

Solicitud inconsistente Solicitud de

adición

Detalle de alumno


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3.1.7. Proceso de Reserva de Matricula

El alumno que por cualquier motivo no pueda continuar sus estudios en el ciclo

determinado, debe proceder al trámite de la reserva de matrícula, caso

contrario las materias inscritas se consideran como reprobadas afectando

negativamente el Cociente de Unidades de Mérito (CUM), además queda

obligado a cancelar las cuotas mensuales correspondientes a todo lo semestre.

Es necesario que el alumno consulte la fecha limite para realizar este

procedimiento, la cual esta reflejada en el calendario de la Universidad. El

alumno debe solicitar la constancia de asistencia a clases en la Unidad

Académica. Luego debe de adquirir la solicitud para reserva de matrícula en

Colecturía; completa el formulario y lo entrega junto con la carta de asistencia a

clases y mostrando el talonario con las cuotas al día a Colecturía. Después de

aprobado este trámite el alumno podrá retirar materias de acuerdo a las

siguientes normas, si aún no ha realizado los primeros parciales, deberá

presentar en Registro Académico el formulario de retiro de materias; en caso

que ya se realizó los primeros parciales, tendrá que pedir autorización de retiro

de materias al Jefe de su Unidad Académica, luego de llenar hoja de retiro. El

alumno entrega la documentación al Registro Académico, el cual revisa y

procesa el retiro de materias. Una vez realizado lo anterior, el Registro

Académico entrega una copia del formulario de retiro procesado al alumno y el

original lo envía a la Unidad Académica respectiva. Los documentos de la


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Facultad de Economía no se envían si no que se archivan en los expedientes

físicos que administran.

3.1.8. Diagrama de Proceso de Reservación de Matricula Nivel 1

Estudiante ReservarMatricula

1.0

ConfirmarRetiro

3.0

Retiro deMaterias

2.0

Archivo de Alumno

Solicitud dereservación

Constancia deasistencia a clases

Aceptación dereservación

Registro

Detalles delAlumnoMaterias

retiradas

Unidad

Académica

Archivo de MateriasMaterias RetiradasConfirmación deretiro


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3.1.9. Proceso de Cambio de Carrera y Solicitud de Certificación de Notas

Si el estudiante desea cambiarse de carrera primero deberá solicitar la

certificación de notas.

Para solicitar la certificación de notas el alumno deberá cancelar el derecho de

trámite en Colecturía, y ésta le entregara el formulario de solicitud. Luego el

estudiante entrega el formulario llenado, junto con la solvencia de pagos y de

biblioteca y el recibo de pago al Registro Académico. El Registro Académico le

entrega un comprobante de recibido, en original y copia, al estudiante y

conserva otro para efectos de control interno. El Registro Académico solicita el

expediente académico a la Facultad o Escuela correspondiente. Si es la de la

Facultad de Economía, lo busca en los archivos que se llevan en la Unidad. Al

tenerlo listo, lo traslado junto con los documentos que amparan la solicitud a la

Dirección de Registro. La Dirección de la Unidad revisa la información

académica contenida en el expediente, y en caso que sea necesario prepara el

borrador de la constancia o certificación. Posteriormente elabora el documento

y tramita las firmas. Al estar firmado, saca una fotocopia para que quede como

antecedente en el expediente. Envía dicha copia a la Unidad Académica

correspondiente y si es de la Facultad de Economía se archiva ahí mismo.

Luego se le entrega al interesado.

Cuando el estudiante haya recibido su certificación de notas, ya puede solicitar


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el cambio de carrera.

El interesado deberá presentarse con el jefe de la Unidad Académica para

verificar equivalencias y autorizar el cambio de carrera. Una vez autorizado el

cambio de carrera, el estudiante deberá cancelar el trámite y retirar la solicitud

para cambio de carrera en Colecturía. El alumno deberá entregar en Registro

Académico la certificación de notas, fotocopia de recibo de pago y la solicitud

de cambio de carrera. El Registro Académico revisa los documentos y entrega

comprobante de recibido al alumno; luego actualiza el cambio de carrera en el

sistema y envía al jefe de la Unidad a la que se va a cambiar el alumno, toda la

documentación recibida. El jefe de Unidad prepara el dictamen de cambio de

carrera y envía el original al Registro Académico. Al recibir el dictamen el

Registro Académico, éste verifica el cambio de carrera en el sistema y

actualiza equivalencias. Rectoría por su parte emite acuerdo y entrega una

copia a Registro Académico, el cual archiva los acuerdos por carrera. Si el

cambio de carrera afecta el archivo de expedientes de la Facultad de

Economía, se prepara según el caso una carta de solicitud o envío del

expediente académico.


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3.1.10. Diagrama de Proceso de Cambio de Carrera y Solicitud de Certificación de Notas

Nivel 1

Revisión deInformaciónAcadémica

1.0

Solicitud denotas

Estudiante

CertificarNotas

2.0

ActualizarCarrera

3.0

Archivo de alumnos

Solicitud decambio de

carrera

NotasCertificación de

notasDetalles del alumno

Registro

Certificación denotas

Nueva carrera Confirmación de cambio de carrera


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3.1.11. Proceso de Actualización de Notas Parciales y Finales

En cada ciclo, Registro Académico actualiza en el sistema las calificaciones

por materia correspondientes a cada una de las pruebas parciales y finales

realizadas por los alumnos. Una vez realizado los parciales, los catedráticos

entregan a la Unidad Académica entrega el listado de notas. Las Unidades

Académicas envían a Registro Académico el conjunto de listados de notas por

materia. Registro Académico recibe y revisa la cantidad de listados y procede a

ingresar las notas que se reportan en ellos.

Para ingresar las notas al sistema, estos son los pasos a seguir: En la opción

Registro de Notas seleccionar el ciclo en que se van a actualizar las notas,

código de la materia, sección y grupo. Luego entrar a la opción Editar,

seleccionar el parcial a que corresponden las notas, revisar que coincidan los

nombres según la pantalla con el listado y luego proceder a digitar las notas

tomando en cuenta el número correlativo. Finalmente se procede a grabar las

calificaciones con la opción Refrescar.

Al finalizar el proceso de digitación, se estampan en cada listado el sello de

procesado junto con el nombre del digitador y la fecha. Los listados de notas

posteriormente se archivan por carrera y ciclo correspondiente. Luego el

Registro Académico actualiza en el control de entrega de notas por materia y

Unidad Académica los listados que ya fueron recibidos y procesados. Cinco


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días hábiles después de la fecha límite de entrega de notas parciales y finales,

el Registro Académico prepara el listado de catedráticos por Unidad

Académica que están pendientes de entregar los registros de calificaciones.

Luego elabora carta y lo entrega a los Jefes de Unidad, solicitando los listados

de notas que aún no se han recibido.

Al final de cada ciclo, el Registro Académico revisa que se cuente con el

numero completo de notas por materia, correspondiente a cada Facultad o

Escuela y corrobora que las calificaciones hayan sido correctamente digitados,

los ordena alfabéticamente por materia y los archiva.


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3.1.12. Diagrama Proceso de Actualización de Notas Parciales y Finales Nivel 1

Captura Notas

1.0

Listados de Catedrático

Verificación de Recibidos

2.0

Elaboracióde de Notas Pendientes

3.0

Archivo de alumnos

Archivo de Maestro

notas

Notas

Notas

Registros Listados de pendientes

Carta de recordatori

3. estructura del proceso...capitulo iii: estructura del proceso 43 el número de carnet que será...

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