3. elemento básicos adm. rrhh pdf

Ing. Gina Pastene G.

DEFINICION:

La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el

desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN,

DIRECCION y CONTROL efectuados para lograr los objetivos

de una organizacin a travs de un adecuado manejo de los

recuerdos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,

direccin y control a las diversas instituciones de la sociedad para

lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comn


PROCESO ADMINISTRATIVO

1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,

diagnstico, programas y presupuestos

2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades

de mando y procedimientos

3.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma

de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y

comunicacin

4.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin,

determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y

retroalimentacin


1. PLANEACION

Definicin de objetivos

Recursos materiales y humanos

Determinacin de mtodos y las formas de organizacin

Establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad.

Localizacin especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la

conducta de la persona o grupo.



La planeacin es trazar un curso concreto de accin

para alcanzar un objetivo.

Planear es disear un mtodo para lograr una meta

definida

Planear es decidir de antemano que hacer, como

hacerlo, cuando y quien deber llevarlo a cabo

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos

PREVISION: La planeacin es previsin del futuro

UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben

abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y

administrativo y preveer las consecuencias que producir su

aplicacin

UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn

integrados entre si y formen un todo organizado y compatible

CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso

de duracin permanente

INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en

cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin


ELEMENTOS DE LA PLANEACION

DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que

obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin

OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya

sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad

concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo

el funcionamiento de la institucin

POLITICAS: Son lneas generales de accin que guian a los

miembros de una empresa

PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de

accin que se considera el mas recomendable para el logro de un

objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de

una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus

planes


PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de

una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas

cuantificables que se cumplieran a traves de la integracin de un conjunto

de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el

asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en

principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.

PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente

los resultados de una organizacin e incluye tres elementos principales.

1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas

concretos, valorando costos y beneficios

2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con

el costo

3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra

los cuales se puede comparar


pasos necesarios para llevar a cabo la limpieza de un edificio:

Vaciar los cestos de basura de los basureros

Limpiar baos

Trapear los pisos de azulejo

Llevar los basureros al lugar de recoleccin

Desempolvar el mobiliario

Aspirar los pisos de azulejo

Limpiar los salones de descanso

Pulir las barandas de latn

Limpiar telfonos

Encerar los pisos de azulejo

Lavar ventanas

Lavar las divisiones de vidrio

Clasificarlos en Quehacer Diario. Quehacer Semanal. Quehacer Mensual

Definir el Personal

Adquisicin de abastecimientos y Equipos

Estimacin de tiempo (tareas diarias, tareas semanales, tareas mensuales)

Los Mtodos

El presupuesto

Imprevistos (averas del camin o camioneta, descompostura de equipos, personal)

Continuidad (seguimiento)


Anlisis Grupal


Hoja de Planeacin Objetivo______________________________________________________________ Acciones especficas que se deben tomar _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Personal___________________________________________________________________________________________________________________________________ Equipo y Abastecimientos __________________________________________________________________________________________________________________________________________ Tiempos (incluya fechas lmite donde se requiera______________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________ Mtodos y Tcnicas que se utilizarn_______________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________ Presupuesto___________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________ Imprevistos:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Seguimiento:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


2. ORGANIZACIN

Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para

lograr un objetivo con indicacin de la autoridad y la

responsabilidad asignadas a los puestos que tienen a su

cargo las ejecuciones de las funciones respectivas

Organizacin es el orden que guardan las diferentes

rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a

relaciones, de responsabilidad, interdependencia

jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo,

necesarios


DIVISION DEL TRABAJO

Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de

que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una

unidad administrativa, el trabajo se divide en:

- FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva, apoyo,

asesora, complementarios, primarias, secundarias)

- ACTIVIDADES: (genricas, especficas)

- OPERACIONES; (fsicas, mentales)


FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega

a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos

o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa

lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones

individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de

satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento

o amistad.


ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de

un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la

necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de

especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en

que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una

institucin, relaciones de mando, niveles jerrquicos, proceso a su

cargo, tramos de control, equipos naturales de administracin y

mbito de aplicacin


operario 2 operario 1

supervisor

sub gerente produccin

gerente produccin

secretaria

junior

administrativo

sub gerente adm. y finanzas

gerente administracin y finanzas

secretaria

secretaria

vendedor 1 vendedor 2

supervisor de ventas

sub gerente de ventas

Escriba aqu el nombre

gerente de ventas

gerente general

Organizacin jerarquizada Ing. Gina Pastene G.

Organizacin Plana

jefe de oficina operador A operador B operador C

gerente general

Organizacin Plana Ing. Gina Pastene G.

MANUALES

Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y

experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema

especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la

organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se

consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.

Se clasifican en:

1. Manuales de Operacin

2. Manuales de Organizacin

3. Manuales de Procedimientos


Anlisis Grupal



Mobiliario S.A. de C.V., es una empresa que se dedica a la fabricacin

de mobiliario para las escuelas, de todo tipo. Est formada por 1

Director y 1 Jefe de Personal, del cual depende 1 Encargadode

Reclutamiento y Seleccin y otro encargado de Empleo; tiene 1

Contador que se encarga de finanzas, que a su vez cuenta con 4

Auxiliares; tiene 1 Jefe de Produccin, con encargados de

Almacn,Compras y Fabricacin; cuenta con 15 Obreros; en Ventas

tiene 3 encargados: 2 en Ventas Forneas y 1 en Ventas Locales.

La empresa quiere comprar una computadora para el Departamento de

Finanzas, ya queconsidera que el trabajo de ese departamento lo

puede hacer una sola persona y con la computadora, ha generado

incertidumbre en el Departamento de Finanzas ya que los 4 auxiliares

se sienten temerososa que los despidan.

Elabore el organigrama de la empresa y diga qu tipo de departamentalizacin y que tipo de organizacin usa.


DIRECCION La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin

depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre

a sus trabajadores.

Definicin:

Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la

responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,

ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realizacin de

sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.


IMPORTANCIA DE LA DIRECCION

Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y

complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego

aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman

decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a

travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo


PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y

grupales

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la

orden, ser mejor obedecida.

RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden

deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams

saltarlos sin razn.

RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos

se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la

disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.


ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA

DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica

- Puede ser temporal o ilimitada

- Puede ser individual o colectiva

- Aumenta la eficacia administrativa

- Favorece la especializacin

- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la

realidad


MANDO

Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser

obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.

El poder mandar, incluye tres elementos:

Determinar lo que debe hacerse

Establecer como debe hacerse

Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva

la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de

ejecucin la tercera


PRINCIPIOS DE SUPERVISION

El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de

responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administracin

tradicional basada nicamente en la autoridad y el conocimiento del

trabajo, sino que adems ubica como fundamental la satisfaccin del

usuario y el desarrollo personal.

- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la

organizacin

- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas

- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje

- Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural

- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas

- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo Ing. Gina Pastene G.

Decir

Vender

Participar

Delegar COMUNICACIN


EL LDER AUTCRATA

EL LDER PARTICIPATIVO

EL LDER QUE ADOPTA EL SISTEMA DE RIENDA SUELTA O LDER LIBERAL

Apunte Complementario

Liderazgo


JEFE Existe por la autoridad.

Considera la autoridad un privilegio de mando.

Inspira miedo.

Sabe cmo se hacen las cosas.

Le dice a uno: Vaya!

Maneja a las personas como fichas.

Llega a tiempo.

Asigna las tareas.

D I F E R E N C I A S

LDER Existe por la buena voluntad.

Considera la autoridad un privilegio de servicio.

Inspira confianza.

Ensea como hacer las cosas.

Le dice a uno: Vayamos!

No trata a las personas como cosas.

Llega antes.

Da el ejemplo.



Auto-

rrealizacin

Estima

Fisiolgicas

Seguridad

Sociales

Anlisis Grupal


CONTROL

La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se

ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin

embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas

necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.

Definicin:

Control es un conjunto de providencias includas en las estructuras y

en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de

las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y

fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la

empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las

polticas administrativas.


TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de normas o estndares de ejecucin

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr

La administracin enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funciones

Con este enfoque se marcan estndares que comprenden sistemas, procedimientos , mtodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras que deben formar parte de un sistema de calidad

Las normas de calidad mexicanas estn sustentadas en las normas ISO-9000

2.- Medicin de la ejecucin real en relacin con los estndares establecidos

Requiere que la informacin sea procesada, interpretada y comparada con los estndares de ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviacin


CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control

- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos

- Interpretacin de los resultados

- Elaboracin de reporte de resultados

- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas


EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

1. Evaluacin de resultados

2. Comparacin de los resultados con los planeado

3. Determinacin de las causas de desviacin

4. Retroalimentacin


INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la

desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con

respecto a una unidad de medida convencional.

En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores

fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la

medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin

conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus

servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de

preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados


Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace

coincidir en su forma y tamao

CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica

mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas

particulares de cuantificacin

CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario

acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.


TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un perodo determinado

EFICACIA: = Resultados obtenidos

Metas programadas

La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecucin de una meta o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo.

Productividad: Bienes o servicios producidos

Insumos utilizados

La productividad puede medirse en funcin de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se seleccionar en funcin del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfaccin de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y solucin a quejas, satisfaccin por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.

Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario


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