6. Documentos Comerciales y de Crédito

Los documentos que se usan en el comercio, son escritos específicos con los que se sustentan ciertas actividades de tipo mercantil.

El Código de Comercio de Guatemala en su Artículo 381, determina que toda actividad contable debe ser fehacientemente comprobada con documentos que cumplan los requisitos legales.

Esta ley también determina que todo documento contable debe conservarse como mínimo cinco años.

Los documentos de uso en el comercio, cumplen varias funciones: una que obliga a pagar; la otra da el derecho a cobrar, o bien demostrar algo que se ha cobrado o pagado.

En alguna clase de documentos de crédito, a veces participa una tercera persona representada por un notario que da fe y legalidad al documento.

Los documentos de uso en el comercio se clasifican en documentos comerciales, registros internos de una empresa y documentos de crédito.

Documentos comercialesEstos son comprobantes de acciones comerciales de una empresa. Con regularidad se usan, la factura, el recibo, el vale, la factura cambiaria, etc.

La facturaEs el documento característico en el que constan todos los detalles de una operación de compraventa, o prestación de un servicio.

En el caso de la compraventa, sirve para demostrar la legítima propiedad del artículo comprado. En el segundo sirve de garantía para reclamar desperfectos en el servicio prestado.Cualquier comerciante cuyo capital excede de dos mil quetzales, está obligado a emitir factura por la venta de mercadería.La factura es un documento que puede ser transferible a otra persona, aun cuando la compraventa hubiera sido al crédito siempre que se notifique y el deudor acepte la transferencia de la deuda.El formulario puede hacerse en el estilo que el comerciante quiera, pero debe registrar la información siguiente:

1. Nombre de la empresa que la extiende, (propietario o razón social).2. Nombre del cliente o comprador.3. Número de identificación tributaria NIT del vendedor y anotación para la del

comprador.4. Detalle de la mercadería, éste contempla: cantidad, descripción, valor unitario y

total.5. Sello de cancelado o marca de la caja registradora.6. Número de factura.7. Dirección de la empresa que la extiende.

Factura cambiariaEste documento ampara la compraventa de mercadería al crédito, que estipula el tiempo de vigencia del crédito y pierde su valor en el momento de liquidar el crédito.

Al cancelar una factura cambiaria, se sustituye por una factura formal de compraventa ya cancelada.

En el Artículo 591 del Código de Comercio de Guatemala dice: “La factura cambiaria es el título de crédito que en la compraventa de mercaderías el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o la parte de la compraventa”.

El reciboEste documento comercial es extendido por el que recibe dinero, como reconocimiento al que se lo dio.

Entre otros datos el recibo contiene:Número de recibo, según orden de extensión.Cantidad de dinero en números.Nombre de la persona que proporciona el dinero, (a favor de quien se extiende).Cantidad de dinero en letras.Especificación de su extensión o razón de pago.Lugar y fecha.Nombre de la persona que recibe el dinero.Firma y nombre del que extiende el recibo.

Este documento comprende también un codo en el cual se deben llenar los mismos datos. Esta parte le queda como copia al que recibe el servicio.

El valeEste documento se extiende a una persona que ha proporcionado bienes o valores como constancia de que deben ser devueltos.

En una empresa el vale sirve como constancia de operaciones internas, entre ellas, préstamos de herramientas maquinarias o caja chica.

Las operaciones de uso de vales no constituyen operaciones contables, son sustituidos al devolver la mercadería, el dinero o al entregar facturas o recibos autorizados de instituciones públicas o privadas.

En el vale, por muy simple que éste sea se debe consignar los datos siguientes:Nombre de la empresa a quien se le tendrá que pagar, devolver o comprobar.Valor en letras y números en caso de dinero o especificar la mercadería, herramienta, etc.Razón y tiempo a pagar o ser devuelto.Lugar y la fecha de la extensión.Nombre y fecha de quien se compromete en el valor.

Documentos de CréditoEstos documentos tienen su origen en la relación de solvencia, confianza y credibilidad entre personas o empresas.

Los documentos de crédito, son instrumentos negociables que se utilizan como sustitutos del dinero y que obligan o se obliga la propia persona a pagar determinado valor en determinado tiempo.

El uso de estos documentos existen palabras técnicas que identifican a la persona involucrada, según su participación en el crédito: librado, librador, tomador y algunas acciones de traspaso como el endoso.

Librador, persona que extiende y firma el documento y el que se compromete a cubrir o hacer que se cubra el valor comprendido en el documento.

Tenedor, persona a favor de quien se adjudica el documento de crédito.

Tomador, persona que recibe el documento del tenedor. Este también es llamado beneficiario.

Librado, persona o institución que efectuará el pago.

EndosoEl endoso es la operación de un derecho por el cual el dueño de un documento de crédito transfiere la propiedad a otra persona, sobre el valor del documento.En un endoso intervienen el cedente o endosante y el cesionario o endosado. El primero transmite, la propiedad y el segundo la recibe.

En varios documentos este acto consiste en firmar anteponiendo el nombre en la parte posterior por el cedente, indicando el nombre a quien transfiere.

Los documentos de crédito de mayor circulación son el cheque, el pagaré, la letra de cambio y el giro bancario.

El chequeEste documento de crédito es extendido por personas o instituciones dueños de cuentas corrientes en cualquier banco.

El cheque puede extenderse al portador, o a nombre determinado. Con el documento el banco efectúa el pago si la cuenta tiene fondos monetarios suficientes para cubrirlo.

El cheque permite al librador, retirar fondos de lo que tiene disponible.

Cuando el cheque es emitido a la orden, tiene libertad de endoso.

El banco que extiende talonarios de cheques, remite mensualmente un estado de cuenta adjuntando los cheques pagados para que le depositante pueda realizar su conciliación tal como lo determina el artículo 494 del Código de Comercio de Guatemala.

Todo cheque contiene:Nombre y firma del librador.Cantidad expresada con números y letras. Fecha de su expedición.

Existen otras clases de cheques, entre ellas:

Cheque certificadoEste cheque es corriente, en el, el banco certifica la existencia de fondos para su pago, reservando el dinero necesario para dicho cheque. La denominación actualizada de este cheque es: cheque de caja o cheque de gerencia. El cheque de caja es personal e intransferible. Se compra en el banco, sin tener cuenta en él.

VoucherNo es documento de crédito, es documento comercial interno de la empresa y de uso opcional.

Tarjeta de CréditoLa tarjeta de crédito es elaborada con alta técnica, bien en plástico, metal otro material. La extienden diversas casas, que otorgan crédito por varios meses al usuario, cobrando por el servicio, intereses y amortizaciones mensuales al capital en crédito.

Cualquier persona que demuestre solvencia económica puede obtener una tarjeta de crédito. Según su capacidad económica, ésta puede ser para uso interno y/o externo, es decir con carácter nacional, centroamericano o internacional.

Cada casa que la respalda establece criterios contractuales con el usuario. Uno de los requisitos comunes es el aval de un fiador.

Con la tarjeta de crédito, el usuario puede obtener dinero en efectivo, o cancelar al contado un determinado producto según su capacidad. También algunas tarjetas permiten liquidar en dólares las compras hechas en el exterior.

Las presentaciones más comunes poseen información en ambos lados, tales como el nombre de la casa que las respalda, su sello de garantía, tipo de valor nacional o internacional, el número clave del usuario, nombre y firma autorizada, cierto compromiso por su uso.

La tarjeta de crédito, es título de crédito y no es un documento. El documento propiamente de crédito, es el pagaré que el dueño de la misma firma cada vez que efectúa una compra al crédito. Este voucher esta formado por tres folios. Una copia de sirve al tarjetahabiente para controlar su estado.

PagaréPagaré es un documento privado, con el que una persona se obliga a pagar a otra, cierta cantidad de dinero en fecha determinada en el documento.

El pagaré es un documento transferible y pagadero a diez días de lo acordado si no tuviera fecha, si la tiene debe pagarse en la fecha de su conocimiento.

Si un pagaré no se hace en un documento impreso, puede elaborarse en papel corriente, pero en ambas formas debe contener los datos siguientes:

Nombre específico o pagaré.Fecha de expedición.Cantidad o valor sobre su expedición.Fecha del pago. Persona a la orden de quien se hará el pago.Lugar donde debe hacerse el pago.Valor que representa.Firma de quien lo expide.Firma de quien contrae la obligación.

A este documento, según el Artículo 386 del Código de Comercio, se le llama Título de Crédito.

Letra de cambioCon este documento, una persona manda a otra que pague a una tercera, una cantidad en la fecha que se determina. En la actualidad se usa en negociaciones al crédito. El Artículo 447 del Código de Comercio indica que una letra de cambio puede librarse a la orden o a cargo de un tercero o del mismo librador

En una letra de cambio, intervienen:Persona que extiende la letra, librador.Persona a favor de quien se ha de hacer el pago, tenedor.Persona que recibe la letra del tenedor, tomador.Persona a cargo de quien se gira y ha de ejecutar el pago, librado.

Una letra de cambio comprende los datos legales siguientes:Número de ordenValor en números.Lugar y fecha de expedición.Fecha de vencimiento.Término de clasificación, única, primera, segunda.Nombre del beneficiario o tercera letra.Cantidad en letras.Firma y razón social del librador.Firma y razón social del librado.Impuesto de timbres.

Giro bancarioDocumento de crédito entre corresponsables bancarios extranjeros, por medio del cual un banco ordena a otro el pago en moneda extranjera a favor de una persona o empresa, después de que una tercera persona, en el exterior, depositará la cantidad suscrita en el documento.

Se considera un crédito, pues para el banco ejecutor es su única constancia para el reembolso de su dinero por parte del banco emisor.

Requisitos legalesTanto los documentos comerciales como los d crédito guardan una serie d requisitos que se encuentran registrados en el Código de Comercio, sin embargo existe una sola diferencia ente ambos.

Los comerciales, deberán estar autorizados y registrados en la Dirección General de Rentas Internas, salvo algunas excepciones como los recibos y los vales, los casos más específicos son la factura comercial y la cambiaria.

Los de crédito, en cambio, deberán presentar un aval jurídico legal, esto quiere decir que la mayoría de ellos serán respaldados (autenticados) por notarios o por algunas instituciones bancarias o financieras quienes de hecho poseen personería jurídica.

Separadamente a estas diferencias señaladas anteriormente, los documentos deberán contener datos como:

Nombre de la empresa o persona beneficiada.Nombre de la empresa o persona que s compromete a pagar.Número del documento.Número del registro tributario (NIT) de ambas partes.Monto de la deuda.Razón y detalle de la deuda o mercadería.Dirección de ambas partes.Firmas responsables.Fecha de emisión y de vencimiento.Condiciones de pago.