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MICROSOFT

ACCESS INTRODUCCIÓN A LA UTILIZACIÓN

DE ACCESS

Danny Gallegos 21 de Enero de 2016

ÍNDICE MICROSOFT ACCESS ................................................................................................................ 1

¿Qué es una base de datos? ....................................................................................................... 1

Buscar y aplicar una plantilla .................................................................................................... 2

Archivos de base de datos de Access ........................................................................................ 3

Tablas y relaciones .................................................................................................................... 4

Relaciones ................................................................................................................................. 8

Consultas ................................................................................................................................... 9

Formularios ............................................................................................................................. 11

Informes .................................................................................................................................. 15

Elementos de un informe..................................................................................................... 16

Bibliografía ............................................................................................................................. 21

MICROSOFT ACCESS

Access significa mucho más que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una

herramienta fácil de usar que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos

basadas en el explorador que le ayudarán a llevar su negocio. Los datos se almacenan

automáticamente en una base de datos SQL, por lo que están mejor protegidos. Además,

puede compartir fácilmente las aplicaciones con los compañeros de trabajo.

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la

gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en

entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite

Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser

fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos

pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información,

entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.

Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y

columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e

informes para presentar la información.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito

particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una

colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están

instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información

procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Cuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede

obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos,

abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

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Fig. 1 Ventana cuando inicia Access La vista Backstage contiene también muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar,

mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican

generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.

Buscar y aplicar una plantilla

Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el

proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar

que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a

cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar

un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas

contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de

base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a

las necesidades específicas del usuario.

Para buscar y aplicar una plantilla a la base de datos, realice lo siguiente:

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo.

2. En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:

3. Para volver a usar una plantilla que ha utilizado recientemente, haga clic en

Plantillas recientes y, a continuación, seleccione la plantilla que desee.

4. Para usar una plantilla que ya está instalada, haga clic en Mis plantillas y, a

continuación, seleccione la plantilla que desee.

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5. Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com, haga clic

en una categoría de plantillas, seleccione la plantilla que desee y luego haga clic

en Descargar, para descargar la plantilla de Office.com a su equipo.

NOTA También puede buscar plantillas en Office.com desde Access. En el cuadro

Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o más términos de búsqueda y, a

continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.

6. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre

de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no

indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación

predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.

7. Haga clic en Crear.

Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único

archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de

datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

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Fig. 2 Ventana de entrada de Access

Tablas y relaciones

Las tablas y relaciones sirven para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de

información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una

consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las

tablas.

Fig. 3 Ventana de tablas y relaciones

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora

reside en la tabla Clientes.

La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora

reside en la tabla Pedidos.

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Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una

tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después

se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados

de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un

informe o una consulta.

Para agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas

del grupo Tablas de la ficha Crear.

Fig. 4 Ventana de tabla

NOTA: En una base de datos de web, solo está disponible el comando Tabla en el grupo Tablas.

Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a

la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos

En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access

cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por

números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo

de los datos que se escriben.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna

Haga clic para agregar.

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Fig. 5 Ventana de creación de tablas

3. Para agregar datos a la tabla, haga clic en Diseño de tabla.

4. Guarde la tabla con el nombre que a usted le parezca útil.

Fig. 6 Ventana guardar tabla

5. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de

campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

Además puede modificar formatos del tipo de dato en la parte inferior del

campo.

Fig. 7 Ventana campos de una tabla

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6. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna

Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de

inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado

para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de

campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para

ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

Fig. 8 Ventana descripción de los campos de una tabla

7. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla.

8. Cambie a la vista Hoja de datos.

Fig. 9 Ventana vistas de una tabla

9. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento.

Fig. 10 Ventana ingreso de datos de una tabla

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Relaciones

Una relación le ayuda a combinar datos de dos tablas distintas. Cada relación contiene

campos en dos tablas, con los datos correspondientes. Cuando se usan las tablas

relacionadas en una consulta, la relación permite que Access determine qué registros de

una tabla se relacionan con qué registros de otra para combinarse en el conjunto de

resultados. Una relación también puede impedir que se pierdan datos evitando que los

datos eliminados dejen de estar sincronizados.

Crear Relaciones

1. Seleccionar en la barra de herramientas la ventana Herramientas de base de

datos.

Fig. 11 Ventana para crear relaciones

2. Hacer clic en la opción Relaciones.

Fig. 12 Ventana relaciones

3. Agregar las tablas en las que se van a establecer relaciones.

Fig. 13 Ventana agregar tablas para relaciones

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4. Se seleccionan las tablas y se crea la relación.

Fig. 14 Ventana de relaciones establecidas

Consultas

Las consultas sirven buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones

especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede

también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos

predefinidos o personalizados en los datos.

Fig. 15 Ventana consultas

Crear una Consulta

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tablas.

2. La consulta se crea a partir de las tablas realizadas.

Fig. 16 Ventana entrada de consultas

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3. Se agrega la tabla requerida para realizar una consulta.

Fig. 17 Ventana tabla requerida para consultar

4. Se añaden los campos de la tabla en la parte inferior, haciendo doble clic.

Fig. 18 Ventana campos de una consulta

5. Se insertan corchetes en la fila de criterios y se escribe un criterio a consultar de

la tabla anteriormente seleccionada.

Fig. 19 Ventana criterio de campo

6. Se hace clic en guardar y escriba el nombre de la consulta.

Fig. 20 Ventana guardar consulta

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7. Una vez guardada se hace doble clic en ella y se nos abrirá una ventana que dirá

lo que escribimos en el criterio.

Fig. 21 Ventana criterio de consulta

8. Ingresamos lo que nos pide en el criterio y automáticamente nos aparecerá los

datos a consultar.

Fig. 22 Ventana de consulta realizada

Formularios

Los formularios sirven para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla

directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access

recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido

en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño

(vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,

consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista

Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros

existentes.).

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Fig. 23 Ventana formularios

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario

desplazarse para ver todos los datos de un solo registro.

Cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de más de una tabla al

mismo tiempo. Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede

mostrar los campos de más de una tabla.

También puede mostrar imágenes y otros objetos.

Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar

otras tareas automáticamente.

Puede utilizar la barra de herramientas de exploración para desplazarse por los registros

en una hoja de datos.

Ir al primer registro.

Ir al registro anterior.

Ir al registro siguiente.

Ir al último registro.

Ir a un registro en blanco (nuevo).

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Crear un Formulario

1. En la opción Crear, hacer clic en la opción de Asistente para formulario.

Fig. 24 Ventana asistente de formularios

2. Seleccionar la tabla y todos los campos para el formulario a realizarse.

Fig. 25 Ventana campos para formularios

3. Se selecciona la distribución para el formulario.

Fig. 26 Ventana distribución para formularios

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4. Se escribe el título del formulario y se hace clic en el recuadro modificar diseño

de formulario.

Fig. 27 Ventana título para formularios

5. Se hace clic en finalizar y nos aparece el formulario.

Fig. 28 Ventana de formulario

6. Se cambia la vista del formulario en la opción Ver y se crea botones de

navegación.

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7. En la opción Diseño hacemos clic en el recuadro que dice Botón y nos aparece

una ventana para seleccionar el tipo de botón con las operaciones con registros.

Fig. 29 Ventana botón para formulario

8. El formulario nos queda tal y como lo creamos.

Fig. 30 Formulario

Informes

Los informes sirven para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al

imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos

y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas

postales.

Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir

datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los números de

teléfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las

ventas de la compañía en distintas regiones y períodos de tiempo.

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Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los

informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya

sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a

otros formatos de archivo.

Fig. 31 Informe

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios

registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas

para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de

este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos

como una tabla o consulta.

Elementos de un informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos

cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista

Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar

mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para

crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la

sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los

resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus

usos:

Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del

informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que

normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título

o una fecha.

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Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página.

Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas use el

encabezado de página.

Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada nuevo

grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del

grupo.

Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros.

En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie de página de grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de

registros. Los pies de página de grupo se usan para imprimir información de

resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo

en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de

página se usan para imprimir números de página o información sobre cada

página.

Pie de página de informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe.

Los pies del informe se usan para imprimir totales de los informes u otra

información de resumen de todo el informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie de página de informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en

las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una

vista previa del mismo) el pie de página de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente

después del último pie de página de grupo o línea de detalle en la última página.

Crear un Informe

1. En la opción Crear, hacer clic en la opción de Asistente para informes.

Fig. 32 Ventana asistente de informes

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2. Seleccionar la tabla y todos los campos para el informe a realizarse.

Fig. 33 Ventana campos para informes

3. Se selecciona la jerarquía del informe en base a la prioridad.

Fig. 34 Ventana prioridad para informes

4. Aparece la ventana que nos da a elegir el orden de los criterios.

Fig. 35 Ventana de orden de los criterios

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5. Se selecciona la distribución para el informe.

Fig. 36 Ventana de distribución del informe

6. Se escribe el título del informe y se hace clic en el recuadro modificar diseño de

informe.

Fig. 37 Ventana título para informes

7. Se hace clic en finalizar y nos aparece el formulario.

Fig. 38 Ventana de formulario

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8. Se cambia la vista del formulario en la opción Ver y observamos nuestro

formulario.

Fig. 39 Ventana de informe

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Bibliografía

Office. Información sobre la estructura de bases de Access. Web. Recuperado de

https://support.office.com/es-es/article/Informaci%C3%B3n-sobre-la-estructura-

de-una-base-de-datos-de-Access-001a5c05-3fea-48f1-90a0-

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Office. Tareas básicas en Access 2010. Web. Recuperado de

https://support.office.com/es-es/article/Tareas-b%C3%A1sicas-en-Access-2010-

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Montero, R. Microsoft Access. Monografías. Web. Recuperado de

http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-

access.shtml

Informática sin límites. Microsoft Access. Blog. Recuperado de

http://informatica-sinlimites.blogspot.mx/2011/01/que-es-access.html

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