Control interno en el área de existencia

1.- OBJETIVOS

Los objetivos, con carácter general, de un sistema de control interno sólido en el área de existencia son los siguientes:

OBJETIVO 1: Las existencia se controlaran mediante un registro de existencias de materiales producción en curso y productos terminados. Estos, a su vez, seguirán un procedimiento que aseguren que están sujetas a un adecuado control contable.

OBJETIVO 2 : Definición de unos procedimientos que conformen la existencia física de las existencia (recuentos físicos), así como su correspondiente contabilización en los registros contables.

OBJETIVO 3: Las existencias estarán valoradas de una manera adecuada, incorporando todos los costes atribuibles a las mismas, y empleando políticas contables correctas. Los costes se determinarán de una manera precisa e identificando las existencias que requieran provisiones.

OBJETIVO 4: El ciclo de almacén (entrada .stock-salida) funciona y actúa según procedimientos definidos por la Sociedad.

OBJETIVO 5: Todas las existencias se controlaran identificadas, protegidas y custodiadas.

OBJETIVO 6: Segregación apropiadas de funciones para el cumplimiento de los objetivos de control.

OBJETIVO 7: Operanding de acuerdo con la política y criterios definidos por la Sociedad.

La definición y aplicación de estos objetivos generales determinan el reflejo de una información financiera-contable fiable y adecuada en cuanto al área de existencia se refiere. Esto es debido a que estos objetivos dan lugar, a su vez, al alcance a una serie de propósitos que dan fiabilidad e inciden en los estados financieros. Estos propósitos son:

- Las existencias recogidas en los registros contables existen, son propiedad de la empresa e incluyen todos los movimientos de exigencias realizados-

- Las existencias están debidamente clasificadas, descritas y mostradas en los estados financieros, de conformidad con los principios de contabilidad-

- Existencia de un inventario permanente de existencia detallado, valorado y conciliado con los estados financieros.

- Seguimientos de un método de valoración de existencias adecuadas, admitidas, uniforme con ejercicios anteriores y de acuerdo con la normativa contable vigente.

- La existencia obsoletas, defectuosas o de escasa rotación reflejan debidamente su correspondiente provisión por depreciación de existencias.

- Los materiales suministrados y/o fabricados están adecuadamente contabilizados.

- Los productos vendidos, consumidos, destruidos o trasladados tienen su correspondiente reflejo en las cuentas contables como ventas o gastos debidamente autorizados.

- Existencias de procedimientos de corte de operaciones en cuanto a entradas/salidas de existencias.

- Recuentos físicos y seguridad física de las existencias.

2. PROCEDIMIENTOS DE CONTROLES

Con el objetivo de establecer los alcances y procederes en el sistema de control interno del área de existencias, es requisito necesario tener en cuenta los principales consideraciones del negocio que afecto a dicha área con el fin de familiarizarse con el mismo y comprenderlo lo mas rápidamente posible.

En este caso se puede ser.

- Tipos de productos que se comercializan y/o se fabrican y sus características.

- Canales por lo que se comercializa y distribuye.- Sistema de costes que se establece en base a procedimiento de

producción.- Criterios de valoración que se aplican a las existencias.- Distribución geográfica de los almacenes.

El grado de complejidad de los procedimientos de control de existencias variarán de una empresa a otro dependiendo principalmente del tamaño de la entidad, del tipo de negocio del que se trate y de las diferentes clases de existencias que se posean y su valor, Por ejemplo, no será tan complejos ni los mismo sistemas de control en una empresa que la cifra valorada de existencia supone un 15% del total de activo de la empresa, que en otra se supone un 60% del activo.

Aún así, los principales controles y procedimientos a considerar de manera general, necesarios para el cumplimiento de los objetivos mencionados, en el área de existencia, serán:

1. REFERENTE AL OBJETIVO 1: EXISTENCIA DE REGISTROS DE EXISTENCIAS Y EL CONTROL CONTABLE DE LOS MISMOS

Los registros de existencias (materia prima, producción en curso y producto terminado) será la base de cifra total de las mismas que se detalla en el balance de la empresa, de ahí la obligación de una llevanza precisa y correcta de dichos registros, Para ello se tendrá en cuenta los siguientes controles:

- Todos los movimientos físicos de materiales, productos y demás mercancías se controlan mediante impresos o partes debidamente pres numerados y sujetos a su aprobación correspondiente.

- Todas las entradas por compras o devoluciones, entregas de materiales a fabricación, recepción de productos terminados de fabricación y salidas por ventas de productos o devoluciones se soportaran con los documentos contables correspondientes los cuales darán evidencia de la autorización y aprobación de las operaciones realizadas.

- La autorización de un sistema de inventario permanente (registro de existencia perpetuo) dará lugar a un mayor control sobre los stocks físicos del almacén, Esto proporcionara una mayor información de los niveles de existencia en almacén en cuanto a demanda e identificación de productos o materiales de lento movimiento.

- Los apuntes que se incorporan al inventario permanente serán realizados en base a información pre numerada y aprobada previamente.

- Los registros de inventario permanente mostraran la siguiente información

* Código de materiales o producto.

* Descripción del producto o material.

* Número de unidades de cada artículo.

* Valor unitario del producto.

* Valor total teniendo en cuenta cantidad y valor unitario.

Los registros de producción en curso detallaràn, adicionalmente la orden de fabricación a que corresponde el producto y el proceso de producción en que se encuentra.

Empresa: XXX, S.A MES: FEBRERO

REGISTRO PERMANENTE DE MATERIA PRIMA

- Los registros de existencia, en cuanto s los stocks físicos, serán mantenidos por personas que no tienen acceso a las mercancías, ya que en caso esa persona seria responsable tanto de la custodia como de su mantenimiento pudiendo existir apuntes indebidos en los registros. Los apuntes en los registros se realizaran únicamente con documente adecuado y autorizados.

- El inventario permanente se conciliara regularmente con la cuenta contable con la cuenta general, la cual se registra independientemente. Se cuadrara periódicamente (una vez al mes) implicando una exactitud aritmética en los registros contables.

- Se incluirán, si procede, registros sobre mercancías en deposito (propiedad de la entidad en almacenes de proveedores) o de mercancías en el almacén propio.

- Para mantener su fiabilidad de los registros de existencias existirán unos controles físicos de los mismos mediante recuentos físicos periódicos o rotativos, actualizándose según el resultado del mismo.

2.- REFERENTE AL OBJETIVO 2: CONTROL FISICO DE LAS EXISTENCIAS

UNIDADES

Código Descripción

Inicial Entradas

Salidas

Actual Valor unitario

Total importe

MP-34501

MP-34502

MP-34502

…

…

Pintura negra 354

Barniz color 442

Cajas cartón negras

…

…

345

643

1.114

…

…

225

0

500

…

…

403

143

1.345

…

…

167

500

269

…

…

1.525

1.025

175

…

…

254.675

512.500

44.385

…

…

… … … … … …

Las existencias se someterán a conteos físicos y a variaciones a intervalos razonables y por lo menos una vez al año. Se realizarán recuentos físicos de todas la existencias al menos una vez al año ( recuento periódico)) o si el volumen de los stocks fuese muy significativos, los recuentos podría ser rotativos (cada semana/mes se realizara un recuento físico de un numero de productos en base a un programa establecido de verificación física de todos los stocks durante el ejercicio). Los recuentos periódicos se hacen normalmente una vez al año, concediendo con el cierre de ejercicio económico, para reflejar el valor exacto de la existencia en los estados financieros.

Siempre serán mucho más efectivo, a afectos de control de existencia, un recuento rotativo a lo largo del ejercicio que un solo recuento de las existencias al final del ejercicio debido fundamentalmente a:

Recuento físico periódicos

ENTRADAS SALIDAS

- Partes de entrada - Partes de salida

Autorizados autorizadas-Albaranes de entrada - albaranes de salidaDas aprobados aprobadas-Facturas de compra - facturas de ventas Conformadas autorizadas

Conciliaciones periódicas

El control de existencias es mejor y más exacto. Se trabaja con una información más fiable y actual de cara al estado financiero. Además las posibles diferencias que puedan surgir de una manera más rápida.

REGISTRO INVENTARIO PERMANENTE

-Materias primas

-Producción curso

-Productos terminados

-Existencias en terceros

CONTABILIDAD

Dadas las comprobaciones constantes, las partidas se revisan asiduamente en cuanto a estado obsolescencia y movimiento.

Desapace la necesidad de realizar un inventario físico anual de todas las existencias.

Se pueden garantizar la verificación de todas las existencia una o dos veces al año (en base al programa de recuento que se debe de establecer para cada ejercicio) En secciones de partidas especialmente valiosas o susceptibles de hurtos se harán muestreos adicionales.

Se estable un sistema de control de existencias de comprobaciones constantes y comparaciones con los registros contables:

Para llevar acabo un recuento físico correcto, y haci un control físico adecuado de las existencias, será necesario considerar una serie de procedimientos de control y de organización.

INSTRUCCIONES. Existiran unas instrucciones escritas para cada recuento, debidamente revisada y aprobada por la persona a quien corresponda, las cuales se entregaran a los diferentes centros de recuentos y acada uno de los equipos encargados de los conteos.

SUPERVICIÒN. Se nombraran un responsable por centro quien dirigira, controlara, comprobara y revisara el funcionamiento del inventario fisico y su cumplimiento.

IDENTIFICACIÒN Y ORDEN DEL STOCK. Los almacenes deberán tener siempre el stock convenientemente ordenado, agrupados según familias y correctamente identificados en cuanto al tipo de existencia, tamaño, calidad y demás característica. Además las existencias obsoletas, desperdicios stocks para reparar o enconsigna, etc. Tendrán una indicación clara de su carácter para su correspondiente identificación.

Fiabilidad en la información

Recuento físico

rotativo

-Comparación cantidades recontadas

-Actualización y ajuste de diferencias

-Investigación e diferencias significativas

REGISTRO EXISTENCIAS

(COMTABILIDAD)

SISTEMATICA DE RECUENTO. Cada equipo de recuento estará formado por dos personas, con conocimientos suficientes para idenficar las existencias, en donde una procedera al conteo físico de las partidas y la otra se encargara de anotar los resultados y confirmar con un segundo conteo la validez de las mismas. Adiconalmente al conteo Irán marcando o señalizando las partida contadas o zonas recorridas (por ejemplo mendiante etiquetas). Haci se evita la duplicidad en el conteo y se asegura el recuento de todas las partidas.

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO. Se utilizaran unas hojas de recuento u otro método de control que estaran numeradas, fechadas y firmadas por cada equipo de recuento correspondiente. Dichas hojas o detalles se rellenaran a bolígrafo (nunca a lápiz). A la devolución de las mismas será comprobadas y controladas por personas diferentes a las encargadas de realizar el recuento físico.

CORTE DE MOVIMIENTO DE OPERACÌONES . Durante el recuento físico de existencias se evitaran en la máxima medida posible, los movimientos de materiales. No deberan de admitirse entradas salidas ni movimientos internos de existencias. Para que el inventario físico sea correcto deben de realizarse un adecuado corte de entradas y salidas. Se tratara de realizar que los registros de compras, producción y ventas se cierran en la fecha en que se realizan el cierre del registro de existencias.

Empresa XXX, S.A. Hoja 1

INVENTARIO FISICO A 3X/XX/XX ZONA A

Nº Orden Código Descripción Unidades

1 MP-34501 Pintura negra 334 1672 MP-34502 Barniz color 442 5003 MP-34503 Cajas cartón negra 269

… … … …

Realizado por equipo:

Firma Fecha Supervisado por:

Fecha

MERCANCIA EN EL ALMACÈN PROPÌEDAD DE TERCEROS. Las existencias en el almacén propiedad de clientes estaran debidamente controladas, identificadas y separadas para que no se incluyan por erros en el inventario fisico de las existencias.

EXITENCIAS EN PORDER DE TERCEROS. La empresa obtendrá confirmaciones periódicas de sus existencias depositadas en almacenes de terceros por parte de los tenedores de las mercancías. Estas confirmaciones debería de ser revisadas mediante el recuento fisico del stock y firmadas por el tenedor de las existencias. aún hacia personal designado por la empresa visitara periódicamente el almacén del tercero con el propósito de realizar conteos físicos de comprobación.

EXISTENCIAS OBSOLETAS O DETERIORADAS. Serán identificadas y aprobadas colmo tales por el encargado responsable no por el empleado del almacén.

COMPARACIÒN CON EL REGISTRO EXISTENCIAS/CONTABILIDAD. Si se lleva un inventario permanente de las existencias concluidos los reencuentros físicos se compararan con lo reflejado en el registro de existencias/contabilidad a esa fecha, ajustándose las diferencias encontradas. Estas diferencias surgidas deberan de ser objeto de una explicación o investigación pertinente por el responsable correspondiente.

PRODUCTO EN CURSO. La verificación física d ella producción en curso dependerá de la actividad y de los detalles y registros que se utilicen. En algunos casos los materiales en procesos se miden por intervalos de tiempos preestablecidos dependiendo de las fases de producción en que se este o en otros se define en base a su contabilidad de costos. Otros mas rudimentarios, enumeran las partes de fabricación correspondiente a esos productos en curso trazan una línea en dicho parte para señalizar la fase de producción en que se encuentra el producto a la fecha del recuento. Esto servirá de guía para determinación del costo que incluirá los materiales, mano de obra y demás gastos generales de fabricación correspondiente, a estos productos generales que están en la fase en algunas empresas se suelen utilizar al departamento de auditoria interna como control y fiabilidad del funcionamiento de los procedimientos del recuento fisico.

REFERENTE AL OBJETIVO 3: VALORACION DE EXISTENCIAS ADECUADA IDENTIFICACION DE PROVISIONES

El registro permanente de existencias reflejo de actividades reales de existencias servirá como control de la valoración del almacén si se va cuadrando de manera regular con la contabilidad (mayor)

Se mantendrá un sistema de costes que acumule los costes relacionados de las existencias y que este integrado con el sistema financiero contable (por ejemplo, definición de costes por departamento en base a unos códigos de imputación al contabilizar los gastos) . La finalidad es que los costes correspondientes a la fabricación estén imputados a las existencias.

Que se establecen apropiadamente y se comprueben los cálculos de los costos por una segunda persona.

Que se actualicen las tasas de los repartos de costos. El baremo de imputación o distribución de los costes de mano de obra y demás gastos generales de fabricación se revisaran y aprobara de manera periódica anualmente y cuando sea necesario.

4 FUNCIONAMIENTO DEL CICLO ALMACEN SEGÚN POLITICAS DEFINIDAS POR LA ENTIDAD

Las existencias del almacén se mantendrán lo mas organizadas y ordenadas posibles y claramente identificadas en cuanto a sus datos (descripción y códigos, principalmente). Su control se hará a través de las cuentas de inventario permanente.

5 IDENTIFICACION, PROTECCION Y CUSTODIA DE LAS EXISTENCIAS

Se asignara a personas aprobada para ejerzan la autoridad y responsabilidad de los bienes (recepción comprobación y calidad de los materiales ejecución y control de las operaciones mantenimiento de los niveles necesarios de stocks y almacenamiento)

Existirá una cobertura de seguros apropiados que dependerá de la naturaleza y valor de las partidas que componen las existencias se revisara y actualizara en base a las altas y bajas.

Se trasladaran sin la debida autorización del responsable correspondiente.

6 referente al objetivo: Se agregaran las funciones

La verificación física de las existencias supervisión

El mantenimiento físico de existencias

7 Referente al objetivo 7

Inventario físico de las existencias

Existencias que requieren provisiones

Conciliaciones con contabilidad

Reflejos en los estados financieros

a) Chequeo de la documentación contables de existencias referente a su aprobación por el responsable y a su enlace con el apunte a la cuenta de existencias.

b) Verificación de las conciliaciones de los registros permanentes con el mayorc) Verificación de los procedimientos entradas salidas y stockd) Verificación y aprobación de las fluctuaciones de las diferentes tasas de

imputación a los costes en base a los cambios producidos.e) Inspección a la realización de revisiones periódicas mediante verificaciones

físicas de las mercancías o exámenes del registro de existencias con el objeto de identificar existencias que existan provisionarse previa aprobación correspondiente.Estas variaciones y comprobaciones de los controles serán realizadas por personal correspondiente de la entidad por el departamento de auditoria interna de la entidad o por un profesional externo de la entidad.3 ESQUEMA CUESTIONARIO DE EXISTENCIAS

Mediante el siguiente esquema cuestionario base se podrá evaluar las principales características el sistema de control interno establecido y su funcionamiento en el área de existencias.

A) GENERAL1. ¿Que tipo de productos tiene la entidad como existencias? ¿Qué productos son los mas importantes y costosos?2. ¿Están las existencias en cuestan adecuadamente desglosadas de materias primas, productos en curso y productos terminados?3 ¿Cuáles son las fases de que se compone la fabricación de los productos?4. ¿Cuál es la localización de las existencias?5. ¿Existen la utilización de cuentas apropiadas de control por localización y clases de existencias?6. ¿Mantiene la entidad registro de inventario permanente de existencia?7 .¿ Especifican dichos registros las unidades, precios e importes de las existencias ?8. ¿Se comprueba de una manera regular el inventario permanente con el mayor?

9. ¿Se realizan los ajustes por diferencias en los registros permanentes de existencias en base a los inventarios físicos realizados ( bien rotativos o periódicos ) 10. ¿Se contabilizan dichos registros en las cuentas del mayor? ¿Están los ajustes aprobados por el responsable?11. ¿ Se mantienen controles contables para las existencias en poder de terceros, en consignación o de terceros en poder de la entidad?12. ¿Están adecuadamente segregadas las funciones de producción, recepción y expedición?13. ¿ Tiene la entidad una cobertura apropiada de seguro que garantice el valor de las existencias en casos de siniestros? ¿Se actualiza dicha cobertura a medida que se producen cambios significativos en el valor de las existencias?B) ENTRADAS Y SALIDAS1. Cuando se los suministros ¿ se procede a realizar los controles de verificación. Inspección y recuento?2. ¿Se confecciona una parte interna de entrada o similar ante cualquier impute? ¿Están pre numeradas?3. ¿Qué procedimientos se lleva a cabo para contar, inspeccionar y justificar los movimientos de materia prima a fabrica y de fabrica a producto terminado? 4. ¿Es posible que se den salidas de existencias sin las debidas autorizaciones? ¿Existen normas que eviten esas situaciones? 5. ¿Se requiere documentación aprobada para autorizar la salida de materiales del almacén?6. ¿ La documentación de la entrega del material es firmada por el receptor de la misma? C) CONTROL FISICO1) Las existencias almacenadas ¿se encuentran ordenadas de tal manera se facilite y simplifique de tal manipulación y recuento de los artículos?2) Las mercancías que no son propiedad de la entidad, ¿están separadas físicamente en el almacén?3, ¿ Que tipos de inventarios físicos o periódicos o rotativos se realizan y cuando se efectúan?4, ¿Se confeccionan instrucciones escritas adecuadas para la realización del inventario físico?5. ¿Se utilizan hojas de recuento o similares definidas y similares para la verificación física y su posterior control?6, ¿En los casos en que las diferencias entre el conteo físico y el inventario permanente sean importantes, se realizaran doble recuento o comprobaciones? los ajustes por diferencia estarán aprobadas?

7. ¿Se tiene encuentra en los recuentos físicos un adecuado corte en las entradas, salidas y producción?8. ¿Se procede analizar los niveles de existencias como mantenimiento de los stock necesarios en el almacén?9. ¿Se realiza el recuento físico de los almacenes por personas diferentes a los responsables de su custodia?D) VALORACION1, ¿Existen unos procedimientos escritos sobre la metodología en la valorización de las existencias?2. ¿Que tipo de sistemas de costes mantiene la entidad? ¿Esta integrado con el sistema contable de la empresa?3. ¿Se consideran todos los componentes del coste, tanto directos como indirectos, adecuados para valorización de existencias?4,¿ Se revisan y actualizan las valoraciones de existencias anualmente o cuando es necesario?5.¿ El método de valorización de existencias cumple con la normativa contable y mercantil correspondiente es arrobada por la dirección?6. En los resultados valorados de existencias, se hace una comprobación de los cálculos aritméticos ? E) PROVISION POR DEPRECIACION DE EXISTENCIAS1. ¿Que tipo de revisiones sistemáticas se realizan para detectar mercancías obsoletas, deterioradas o de poco movimiento?2. ¿A quien informa el personal de almacén sobre material defectuoso, deteriorado, obsoleto, etc.? ¿Que procedimiento se sigue hasta que se registre en los libros?3. ¿Qué procedimientos se utilizan para garantizar que las existencias dadas de baja en libros como obsoletas no son incluyan en inventarios posteriores?4. ¿Cuáles son los criterios contables aplicables en los casos de obsolencia? ¿Son uniforme respecto a años anteriores ?5,.La provisión por depreciación de existencia es previamente empleada por el empleado de responsabilidad correspondiente?

4 EJEMPLOCASO PRACTICO DE CONTROL FISICO DE EXISTENCIASLa Sociedad ARCE S.A, empaquetadora y comercializadora de frutos secos, necesita realizar un inventario físico de todos sus productos con motivo de cierre de sus cuentas el 31/12/96.Hasta el momento, aunque la sociedad mantiene un registro de inventario permanente de sus productos se dedica a realizar recuentos físicos una vez

al año para el cálculo del valor de sus existencias a efectos de los estados financieros.Se pide:Determinar las instrucciones a considerar de un inventario físico apropiado y los puntos de control a tener en cuenta para futuras verificaciones.

SOLUCION AL CASO PRÁCTICOEl Sr. Martínez Controller de la sociedad en colaboración con el director de fabrica de almacén y de compras y después de tener en caen los tipos de productos el proceso de producción, el personal disponible y la magnitud de los almacenes a procedido a elaborar los siguientes controles y procedimientos para la realización del próximo inventario físico:a) Instrucciones

INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS ARCE, S.A A 31/12/96Fecha: El día 30 de diciembre de 1996 se procederá a realizar el inventario físico de todos los productos de la sociedad ARCE. S.A El comienzo será a las 8:00 horas de la mañana caso de no terminarse se completaría el día 31 de diciembre.Lugar: El lugar del recuento tendrá lugar en los almacenes que tiene la sociedad en el polígono de Ávila que comprenderá el almacén de materias primas el almacén 2 de productos terminados y la fabrica de empaquetado y en el almacén del proveedor PIPON S.L en deposito de su propiedad .Divino de zonas de recuento:Se han establecido 5 zonas divisorias y una especial para el inventario de las existencias:2 en el almacén zona A y zona B2 en el almacén zona C y zona D1 en fabrica zona EAlmacén PIPON zona Especial Equipo: Cada zona va tener un equipo de conteo que va estar compuesto por 2 personas excepto el equipo de la zona delo equipo especial que se compondrá de una persona acepto el equipo de la zona especial que se compondrá de una zona A a la vez habrá un supervisor responsable por almacén y otro en fabrica.La estructura será la siguiente:

Zona Equipos SupervisoresA Sr. Sánchez/ Sr. Fuentes D. Tomas Garrido (ALMACEN 1) B Sr. Rodríguez/ Sr. López C Sr. Martínez/ Sr. Vázquez D. Tomas Garrido (ALMACEN 2)D Sr. Álvarez/ Sr. EstelaE Sr. Domingo/ Sr. Álvarez D. Ángel López

Especial Personal de PIPON, S.L (FABRICA) Sr. Lucas

La supervisión general de inventario la llevara a cabo el sr Martínez Controller de la sociedad procedimiento de recuento cada equipo y supervisor procederá al recuento de la zona atendiendo a las siguientes pautas:1, Una persona del equipo realizara el conteo físico de los productos y la otra se encargara de anotar los resultados y confirmar la validez de los mismos mediante un segundo recuento.2. Se entregaran a cada equipo unas hojas de recuento se detallara a bolígrafo el conteo de las unidades con sus características de identificación códigos y descripción y las etiquetas adhesivas servirán para marcar el articulo contado y rellenado en las mismas su identificación y numero de unidades. La numeración de dichas etiquetas se constatara a su vez en hoja de recuento junto a la descripción del artículo contado.3.-Existiran dos grúas (una en cada almacén) a disposición de los equipos en que caso de necesidad para los recuentos.4.-Una vez concluido los recuentos de cada zona, las hojas de recuento deben de ser firmadas por cada miembro del equipo y presentadas al supervisor correspondiente, quien será el que de por concluido el recuento de una vez realizadas las comprobaciones oportunas.5.-El supervisor de cada zona estará para solventar cualquier tipo de anomalía que puedan tener los equipos durante el recuento (problemas en la identificaciòn de productos, anómalas en los productos, etc.). Frente a anomalías importantes, si se considera necesario, se avisara al supervisor general.6.- Si durante el recuento de productos se detectan artículos deteriorados o considerados como obsoletos, el equipo debe de tener la

aprobación del supervisor antes de reflejar tal circunstancia en las hojas de conteos.7.- A su vez los supervisores, durante el transcurso del inventario fisico, realizaran verificaciones del buen funcionamiento del recuento de manera aleatoria comprobaran el conteo de algunas partidas.8.-Los supervisores antes de dar por concluido el, inventario de cada zona, confirmara el recuento de todas las partidas mediante la aprobación de la etiqueta adhesiva en todos los productos. El numero de etiquetas utilizadas deberan de coincidir con el numero de referencias detallas en las hojas de recuentos (es decir el ultimo numero de etiqueta reflejado en la hoja de recuento corresponderá al ultimo producto contado y será la ultima etiqueta adherida en el mismo). Una vez conformadas todas las hojas de recuento será firmadas por el supervisor y entregadas al supervisor general (señor Martínez).9.- El supervisor de la zona especial se trasladara a los almacenes de PIPON, S.L y procedera a realizar las mismas comprobaciones que las señaladas para los demás supervisores.10.- Para las partidas situadas en los almacenes y que son propiedad de terceros, se identificaran antes de comenzar el inventario fisico para que no se incluyan el en recuento fisico.Movimientos: El día 30 de diciembre la fábrica estará parada y no se admitirán entradas y salidas de materiales, ni campo movimientos internos. Se ha avisado a los proveedores de dicha circunstancia.El Control oler La Dirección

El Sr. Martínez una vez transcrita las instrucciones, las presen to a la dirección de ARCE, S.A para su correspondiente aprobación y firma.Se informa que el día anterior a la fecha del inventario se realizara una reunión por la tarde con los miembros de los equipos (algunos pertenecientes o otros departamentos de la sociedad) y supervisares para comentar las instrucciones y hacer entrega de las hojas de recuento y etiquetas.b) Formatos de inventarioA la vez, el diseño de los formatos de las hojas de conteo y etiquetas pre numeradas para el, inventario son los siguientes:Hoja de conteo pre numerada.

Hoja 1,2, 3,EMPRESA: ARCE, S.A INVENTARIO FISICO A 31/12/96 ZONA A,B,C,Nº Etiqueta Código Descripción Unidades

1 _ _ _ 2 _ _ _ 3 _ _ _ 4 _ _ _ 5 _ _ _ 6 _ _ _ _ _ _ _ Realizado por el equipo: Supervisor por:

Firma: Fecha: fecha:Etiqueta adhesiva premuera: Inventario31/12/96 ETIQUETA Nº1,2,3, CÒDIGO ARTÍCULO NºDE UNIDADES EQUIPO ZONA A, B, C,

C) Supervisores/ comprobación

Así pues, cuando todas las hojas de recuento de las distingas zonas llegan al poder del sr.Martinez, correspondientes, lo que implica que:

- El inventario ha seguido las pautas adecuadas definidas en las instrucciones.- Se han contado todos los artículos (comprobación de todos los artículos del, almacén y fábrica están marcados con etiquetas y el ultimo numero de etiqueta es el reflejo en la hoja de recuento).- Los equipos han devuelto todas las hojas de recuento pre numeradas( incluso las sobrantes que no han supuesto anotación) y las etiquetas premueras(comprobación que el numero de etiquetas anterior

a las etiquetas devueltas es hasta donde deben de constar en la hoja de recuento).- Caso de an anotaciones adicionales en las hojas de recuento por misivos deterioro, obsolencia, etc., estas siempre habàn contado con la aprobación del supervisor de la zona aún haci el supervisor general realizar las comprobaciones que creo oportunas en base a la documentación recibida.d) Recopilación de datos y detalles de diferenciasLa hoja de recuento manuales del inventario fisco serán entregadas, una vez visadas por el sr.Martinez, al departamento administrativo para el proceso de los datos del cuento en el sistema de información de la sociedad y ahí extraer un detalle informático del inventario realizado y comparativo con respecto al registro-inventario permanente de existencias a esa fecha, desglosado las diferencias.

Formato comparativo inventario físico / registro permanente: Hoja Nº EMPRESA ARCE S.A Mes: Diciembre INVENTARIO FISICO 31/12/96 COMPARATICO CON REGISTRO PERMANENTE

Numero Unidades UnidadesZona Código Descripción recuento según Diferencia Etiqueta físico registro_ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _

Las hojas de recuento del inventario fisico, junto con el detalle informático final del mismo, se archivara con el expediente de inventarios correspondiente que tiene la sociedad, si bien antes volverán otra vez al controller para proceder al análisis diferencias, valoración de los mismos y su posterior entrega al responsable de contabilidad para su conciliación y actualización con las cuentas contables (Mayor)

e) Análisis de diferencias de inventario

El controlar se encargara de analizar los resultados del recuento y revisar comparativa con el inventario permanente. En principio, el mantenimiento de un registro permanente de existencias controlado no tendrá porque dar diferencias con respecto a los conteos. Pero en caso de ARCE, S.A. es posible que existan bastantes diferencias dado que solo se llevan acabo los recuentos físicos de las existencias una vez al año y el inventario permanente n o ha sufrido ninguna verificación durante el año. Teniendo en cuenta esto el sr.Martinez subraya las diferencias significativas encicontradas procedera a la investigación de la misma para ello:1.-mandara revisar el departamento de administración las partidas encontradas con diferencias por si hubiese algún error al procesar los datos de las hojas de recuento al detalle-registro informático extraído.2.-Notificara a los responsables de almacén y fabrica de las diferencias encontradas respecto al registro de existencias para que vuelvan a confirmar la exactitud de los conteos y que junto con los responsables de los registros de entradas y salidas, investigue y expliquen las diferencias(inadecuado corte de operaciones., errores, etc)3.-En base a los resultados aprobaran los ajustes, regularizaciones y actualizaciones a procesar en el resultado de las investigaciones si esto fuese necesario.f) Contabilización del inventario fisico una vez actualizado en inventario permanente de existencias en base al recuento fisico realizados, se extraerá del sistema los registros de existencias valoradas por clase (materia prima, producto curso y producto terminados) totalizados y con detalles de provisión por depreciación en su caso. Una vez aprobados por la dirección financiera y controller se llevara al responsable de contabilidad para la anotación en las cuentas contables correspondientes y registro de existencias de ARCE, S.A

REGISTRO PERMANENTE DE EXITENCIAS A 31/12/96SOCIEDAD: ARCE, S.A.REGISTRO: ALMACEN 1(materia prima) y ALMACEN 2 (productos terminados)

FABRICA (producto en curso) DEPOSITOS (producto en poderes terceros)

EMPRESA: ARCE, S.A Mes 31/12/96REGISTRO PERMANENTE DE MATERIAS PRIMAS

Código Descripción Unidades Coste unitario total Provisión Importe Neto

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_(*) _(*) _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96

REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS EN CURSO

Código Descripción Unidades Coste unitario total provisión importe neto

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_(*) _(*) _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96

REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS TERMINADOS

Código Descripción Unidades Coste unitario total provisión importe neto

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _

_(*) _(*) _(*)

Empresa: ARCE, S.A Mes 31/12/96

REGISTRO PERMANENTE DE PRODUCTOS EN DEPÓSITO

Código Descripción Unidades Coste unitario total provisión importe neto

_ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_(*) _(*) (*) TOTALES EXISTENCIAS

(*) Anotación en los registros contables de ARCE, S.A.

PUNTOS DE CONTROL PARA FUTURAS VERIFICACIONESA partir de este recuento físico de final de año y una vez puesto el registro-inventario permanente de existencia, la dirección de ARCE, S.A. ha establecido que para el próximo ejercicio la política será la realización de inventario rotativo. Para ello el sr.Martinez ya ha organizado el siguiente plan de acción cuya ejecución va a tener carácter mensual:1.-Verificaciòn física de diferentes partidas de almacén 1 y almacén 2 la selección de la muestra se hará de juna manera aleatoria la mayoría de veces en función del volumen y movimiento de las mismas. La selección correrá a cargo del controller, previa solicitud del registro de existencia al departamento de administración, quien mandara la muestra seleccionada al responsable de los almacenes para la realización de la misma.2.-Difiniciòn provisional de las fechas de los recuentos rotativos durante el año y del equipo que va a realizar dicha verificaciones. El equipo va a constar de dos personas y variedad de cada comprobación física,

componiendo siempre de un empleado del almacén y otro de un departamento diferente. El supervisor será el responsable del almacén quien reportara el controller.3.-El procedimiento del conteo será el mismo en las instrucciones del inventario físico anual (hojas de recuento y etiquetas pre numeradas, firma y conforme del equipo y supervisor, etc.)4.- los conteos se realizaran a la ultima hora de la tarde que es cuando la fabricación esta parada y no existen movimiento de entradas y salidas.5.-cada mes el responsable de contabilidad recibirá el registro de existencias valorado y aprobado por la dirección financiera y controller para proceder al apunte contable y haci poder confeccionar los estados financieros de la sociedad. Esto implica que previamente el departamento de administración a conciliado las muestras seleccionada recontada (hojas de recuentos firmadas) con el inventario de permanente de existencias y se han justificado las posibles diferencias habidas entre ellas, en su casa flujo proceso operativo definido del control de inventario.Al final del próximo ejercicio la sociedad adoptara por realizar inventario físico de todas sus existencias el cual no deberá diferir mucho con el registro debido a las verificaciones llevadas acabo. Con respecto a las partidas de lento movimiento, el sr Martínez ha definido junto con el departamento de administración proceder a análisis trimestrales de los registros de entrada y salidas de almacenes para detectar posibles materiales de productos susceptibles o posibles depreciaciones. Desde almacén también se notificara dichas circunstancias, igual de las partidas que sufran algún tipo de deterioro o rotura (siempre mediante la documentación firmada y aprobada con detalle de las características del producto, unidades y causas).

1.-OBJETIVOS

En el área de inmovilizados tanto material como inmaterial los objetivos a considerar a un sistema de control interno eficaz son los siguientes:OBJETIVO 1: Todas adquisiciones de inmovilizados, así como las bajas, traspasos y depreciaciones estarán debidamente autorizadas correctamente valoradas y registradas en el periodo y cuenta correspondiente.

OBJETIVO 2: Los elementos de inmovilizados serán especificados en un detalles registro de inmovilizados en donde se reflejara el coste y la depreciación de los mismos entre otros.

OBJETIVO 3: Existencia de un control físico y una actualización de los activos inmovilizados.

OBJETIVO 4: Salvaguardia y custodia de los bienes y equipos capitalizados.

OBJETIVO 5: segregación apropiado de funciones que eviten o disminuya la posibilidad de errores o irregularidades.

OBJETIVO 6: Operanding de acuerdo con las políticas y criterios

Esta definición de objetivos generales dará lugar, a su vez al alcance de una serie de metas enfocadas a la obtención de una fiabilidad de la información financiera contable como son:

- Los Inmovilizados materiales inmateriales registrados en los libros están correctamente clasificado a la propiedad de la empresa.

- Existe un registro adecuado de las altas, bajas y traspasos de acuerdo con las política

- Aplicación de unos coeficientes de amortización de apropiados para todos los elementos.

- Mantenimiento de un registro de inmovilizado, que especifique un detalle individualizado de todos sus elementos y características el cual este correctamente conciliado con las cuentas contables..

- El inmovilizado se presenta siguiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados tal y como define la normativa mercantil correspondiente..

2.- PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES

Los procedimientos que intervienen en el inmovilizado material e inmaterial incluyen:

- Preparar los presupuestos de inversión de los activos fijos necesarios para la actividad de la sociedad y la correspondiente aprobación de los mismos.

- Comprar propiedades equipos o cualquier otro bien.- Amortización de dichos bienes en base a sus vidas útiles.- Venta de los activos.

- Registros de adquisición bajas, cesiones, enajenaciones y amortizaciones de los elementos de inmovilizado.

Los controles y procedimientos necesarios para el cumplimiento y concesiones de los objetivos mencionados anteriormente definiendo así un adecuando sistema de control interno son:

1. REFERENCIA AL OBJETIVO 1: AUTORIZACIÒN DE ALTAS, BAJAS, TRASPASOS Y DEPRECIOACIONES DE INMOVILIZADO, ASI COMO UNA CORRECTA VALORACION Y REGISTRO DEL MISMO

A) AUTORIZACION- Se establecerán por escrito unos procedimientos e instrucciones a

seguir por la empresa que regulen el modo de autorizar las inversiones en inmovilizado material inmaterial tanto haci se trata de adquisiciones a terceros como de trabajo realizado por la empresa.

- Pare ello se utilizara unas solicitudes predefinidas, tanto como para la adquisiciones como para los retiros y mejoras en el activo fijo.

- Las solicitudes serán aprobadas por las personas a quien se allá designado para esa responsabilidad que requieran aprobar inversiones de magnitud importante.

- Se definirán políticas en el tratamiento de las inversiones a capitalizar, su consideración como reparación, mantenimiento y mejor o su condición como gastos directamente. Se necesitara autorización para la capitalización de inversiones.

- Las amortizaciones aplicadas a los bienes del inmovilizado será autorizadas por la persona correspondiente y detallarán las depresiones técnicas o económicas que se estimen sufren dichos bienes, con criterios objetivos y uniformes.

ESQUEMA GENERAL DE SITUACIONES CON AUTORIZACION

- PRESUPUESTO DE INVERSION. Presupuesto anual - Adquisición bajas, transferencias de inmovilizado- Métodos de amortización, vida útil.

Esquema general de situaciones con autorización

- Importes mínimos a capitalizar

Excesos de inversión sobre presupuesto Recepción de bienes, rechazados, calidad inversiones. Asignación persona, responsable. Reparaciones, mantenimiento, mejoras

B) Valoración, registro y periodo Definición de procedimientos que aseguren la asignación de

importes correctos a los elementos de inmovilización. El valor de la factura de proveedores por compra de inmovilizado

será correcto en cuanto a precio cantidad, descuentos, impuestos y cálculos aritméticos.

La inclusión en activo fijo de trabajos realizados por la propia empresa considerada importes correctos en cuanto a materiales, mano de obra directa y gastos generales de fabricación. Esto da lugar a tener que revisar periódicamente las cuentas analíticas para poder controlar el costo de las mismas.

AUTORIZACIÒN

- Presupuesto de inversión, presupuesto anual.

- Adquisición, baja, transferencias de inmovilizado.

- Método de amortización, vida útil

- Importes mínimo a capitalizar

- Excesos de inversión sobre presupuesto

- Recepción de bienes, rechazos, calidad de inversiones

- Asignación persona, responsabilidades

- Reparaciones, mantenimientos, mejoras

Exclusión de los importes netos (coste y depreciación correspondiente) de inmovilización en caso de baja (venta o retiro) registrado la correspondiente perdida o beneficio.

Aplicación de los coeficientes de amortización y autorizados sobre los bienes del activo y en funcionamiento.

Todos los elementos una vez comparados, retirados, cedidos o traspasados deben de ser notificados al departamento de administración para su contabilización, adjuntando su documentación correspondiente así como su perdida, beneficio y amortización correspondiente.

Los registros auxiliares del inmovilizado, en donde se especificaran todos los bienes inmovilizados con sus descripciones y periodos de adquisición y funcionamiento correspondientes, se conciliaran periódicamente con las cuentas del mayor general.

C) ES CONVENIENTE PROCEDER A REVICIONES Y VERIFICACIONES DE : Solicitudes o presupuesto realizados, con la documentación

correspondiente de las mismas. Facturas de compras para comprobar que se trata de bienes de

inversión a capitalizar. Seguimiento de la política establecida en la amortización de los

elementos de inmovilización.

2. REFERENTE AL OBJETIVO 2 : EXISTENCIA DE UN REGISTRO DE INMOVILIZACIÒN Se llevara un registro de inmovilización de base de fichas, tarjetas

o registros especiales, en donde se especificarán las partidas individualizadas que integran el activo fijo. Los saldos totales de estos elementos se conciliaran con las cuentas correspondientes del mayor general.

El registro del inmovilizado detallara:

* Identificación y descripción del elemento. Es conveniente

también controlar al departamento a que corresponde dicho elemento y su ubicación física. Además es necesario que a cada elemento individualizado se le asigne un numero de inventario con el fin de conciliarlo con el registro.

* Fecha de la adquisición

* Valor de la compra

* Vida útil asignada. Coeficiente anual de la amortización

* Depreciación anual o mensual del bien

* Amortización acumulada del elemento

* Valor neto contable

- Los elementos contables que se hayan amortizado totalmente se mantendrán en el riesgo siempre y cuando sigan estando en funcionamiento

- Conviene siempre que el riesgo este clasificado por grupo o categorías de inmovilizado (construcciones, maquinas e instalaciones, mobiliario y enseres, equipos informáticos, aplicaciones informáticas, otros inmobiliarios, etc.)

- Se incluirán también en dicho registros, aunque de manera separada, todos aquellos elementos del activo fijos que estén utilizados en régimen de alquiler, para el correspondiente control de los mismos.

La utilización de un registro de inmovilizado da lugar a las siguientes ventajas:

A) Mantener un registro auxiliar individualizado y controlado de todos los elementos de activo fijo que tiene la empresa

B) Obtener una información y localización de la existencia física de los elementos

C) Controlar la idoneidad de las vidas útiles de los bienes

D) Facilitar la cobertura de seguros y conocimientos de valores netos.

E) Información de características de cada elemento de los ajustes realizados en cada caso de ventas retiros o traspasos.

3) REFERENTE AL OBJETIVO 3: CONTROL FISICO Y ACTULIAZACIÒN DE LOS ACTIVOS FIJOS

Los elementos de inmovilización se someterán a comprobaciones físicas e incluso a verificaciones de los documentos de propiedad si fuese necesario. para ello se realizara recuentos físicos de los diversos elementos del activo, en especial de aquellos de fácil sustracción(p. e., ordenadores portátiles, calculadoras, máquinas de escribir, etc. Con ello se confirma que los elementos que figuran registrados continúan existiendo.

El inmovilizado dañado es anotado e identificado, registrándose los ajustes en valor que en las cuentas fuese necesario.

ESQUEMA DE COMPROBACIONES Y CONCILIACIONES

El activo fijo debe ser recontado como máximo de 3 años dependiendo siempre de la naturaleza de los bienes de que se trate. los inventarios siempre serán realizados por personas que no sean responsables de la custodia del inmovilizado.

La conciliación del recuento físico y el registro será revisado y aprobado por el responsable correspondiente para ello.

Las adquisiciones se inmovilizaran en momento de la compra con el objeto de facilitar su control e identificación.

Conviene que los elementos dados de baja como obsoletos se mantengan controlados contablemente siempre y cuando tengan algún valor residual en venta.

Realización de verificaciones:

A) Comprobación de la realización de conteos periódicos de inmovilizados.

B) Comparación con los registros de activos

C) Investigación de las diferencias

4) REFERENTE AL OBJETIVO 4: SALVAGUARDIA Y CUSTODIA

Comprobación ConciliaciónRecuento

Físico Inmoviliza

Registro de

Inmovilización

Cuentas

Contables

(Libro

Periódica periódica

Existirá una cobertura de seguro adecuada sobre los elementos de inmovilización. Esta será revisada y actualizada periódicamente en base a las altas y bajas.

Utilización de dispositivos de salvaguarda de los activos (sistema de seguridad, alarma, incendio, etc.)

5. REFERENTE AL OBJETIVO 5: SEGREGACIÒN E FUNCIONES

Una división de funciones adecuadas disminuirá los errores o irregularidades debido a la participación en los procesos de personas diferentes y revisiones independientes. Así por ejemplo, quienes compran los activos no desempeñan la función de contabilización de los mismos.

A modo de detalle cabe señalar la siguiente división de funciones:

- Realización y revisión del inventario físico de activos- Conciliación del recuento físico con el registro de inmovilización- Conciliación del registro con las cuentas del mayor- Aprobación de las altas y bajas de bienes- Aprobación de solicitudes- Contabilización de altas, bajas y amortizaciones.

6. REFERENTE AL OBJETIVO 6: OPERANDING DEACUERDO CON POLITICAS DEFINIDAS

- Procedimientos y criterios en cuanto a la activación de partidas y sus importes o por el contrario su imputación a gastos.

- Comprobaciones periódicas de gastos registrados para confirmar su no capitalización.

- Realización de análisis de rendimiento de los activos

- Políticas en la aprobación de desembolso para la compra de activos.

- políticas y métodos de amortización.

- utilización de cuentas contables adecuadamente revisadas y aprobadas para la persona responsable.

3. ESQUEMA – CUESTIONARIO

A continuación se detalla un esquema-cuestionario el cual servirá de base para analizar los procedimientos y a considerar los sistemas de control interno en el área de inmovilizado material e inmaterial:

A) GENERAL

1.- Existe un plan anual de inversiones o presupuesto similar correctamente aprobado?

2.- ¿Hay u n registro de inmovilizado adecuadamente detallado?

3.-¿ Se concilia a dicho registro con el mayor general de una manera periódica?

4.- Si no se llevan auxiliares que indiquen las partidas de inmovilizados, ¿Cómo es posible saber que las cuentas contables reflejan todos los activos?

5.- ¿Se utiliza las cuentas contables aprobadas especificando las clases de inmovilizado?

6.- ¿Facilita los registros auxiliares las comprobaciones físicas, el cálculo de amortización y del valor neto contables de los elementos?

7.- ¿Se aprueban y conforman las facturas de compra de activo fijo?

8.- ¿existen políticas que establezcan las distinción de cuanto se capitaliza un bien o se imputa a gasto?

9.- ¿Existen políticas que establezcan que se hayan establecido los procedimientos a seguir en la contabilización de factura del inmovilizado?

10.-¿Hay reglas en canto a los métodos y coeficientes de amortización de los activos fijos siguiendo criterios objetivos y uniformes?

11.-¿Se mantienen un control de que los activos que se desembolsan han sido previamente autorizados? Sobre los que no

han sido autorizados y son desembolsados ¿se aprueban con posterioridad por la dirección o por el consejo de administración?

12.- ¿Tiene la sociedad la cobertura apropiada de seguros que garantice o cubra el valor del activo fijo o en caso de siniestró?

13.-¿ están las responsabilidades adecuadamente definidas e independizadas convenientemente en cuanto a autorización, pago, contabilización, custodia y comprobaciones de los elementos de inmovilizados?

B) ALTAS

1.- ¿se concilian las adquisiciones realizadas con el presupuesto de inversiones?

2.- ¿son las adiciones autorizadas por la persona de responsabilidad correspondiente?

3.- Las desviaciones, en su caso, entre presupuesto y compra ¿se inspeccionan y aprueban?

4.- ¿existe toda la documentación correspondiente y apropiada de las inversiones aprobadas en la empresa?

5.- ¿se ha definido algún sistema de control que asegúrela evidencia que la inversión realizada pagada y contabilizada sea revisada en la empresa?

6.- ¿qué procedimiento existen que informe el departamento de contabilidad de la recepción física de un activo inmovilizado?

7.- ¿se tienen en cuenta las nuevas inversiones en la cobertura de seguros del inmovilizado de la compañía?

C) BAJAS

1.- ¿qué política existe para el tratamiento de las partidas vendidas, retiradas o abandonadas de inmovilización?

2.- ¿Se autorizan las bajas en el inmovilizado?

3.- ¿Están debidamente documentadas y aprobadas?

4.- ¿Qué procedimiento se sigue que aseguren que las bajas son notificadas?(por ejemplo al departamento de contabilidad)

5.- ¿Quién autoriza la venta y el precio de venta del elemento?

6.- ¿Se sigue los principios de contabilidad adecuada para la contabilización de la venta del inmovilizado?

7.- Respecto a los bienes amortizados, ( se dan de baja el estar totalmente depreciados o se mantienen en los libros hasta que dejen de funcionar?

8.-La partidas de inmovilizado con tratamiento de obsoletas ¿se mantienen en libros? ¿Qué política existen en estos casos?

D) CONTROL FÌSICO1. ¿Se realizan recuentos físicos de activos de manera

periódicos que combinen la existencia física de los elementos según libro?

2. ¿Están los elementos adecuadamente identificados y adecuados para facilitar las comprobaciones físicas?

3. ¿Existe algún tipo de control especial sobre bienes que supongan partidas de pequeño importe?

4. ¿Quién realiza los controles físicos del inmovilizado?5. ¿Se revisan, aprueban y se consiguen con los registros,

investigando las diferencias?

4 EJEMPLOS

CASO PRACTICO DE INMOVILIDAD MATERIAL

La sociedad ARCE, S.A. dedicada al empaquetado de frutos, secos controla su inmovilizado a través de un registro auxiliar, el cual al 31/12/95 tiene el siguiente detalle:

Fecha (miles) % Amortiz. Valor neto

Nº Elemento Compra Coste amortiz acum Contable

1 Edificios 01/01/86 500.000 3% 150.000 350.000

2 Maquina 1 01/01/88 1.000 10% 800 200

3 Maquina 2 01/01/90 2.000 10% 1.000 1.000

4 Mobiliario 1 01/01/92 500 12% 240 260

5 Mobiliario 2 31/12/92 200 12% 48 152

6 Equipos Inf. 01/01/95 5.000 25% 1.250 3.750

7 Furgoneta 01/01/95 1.500 16% 240 1.260

510.200 153.578 356.622

A finales del ejercicio, la dirección de ARCE S.A tomo la decisión de contratar al sr Martínez para el puesto controller con el objeto de mejorar e implantar los controles y procedimientos necesarios para una buena gestión de la sociedad.

SE PIDE:

Determinar el trabajo y controles a implantar por el sr Martínez en el área de inmovilizado material.

SOLUCION AL CASO PRÁCTICO

El controller una vez estudiada y analizadas las consideraciones del negocio de ARCE, S, A y mas concretamente en el área de inmovilizado ( volumen de inversiones, planes de inversión en vigor aprobados, política de amortizaciones, etc. ) se ha organizado de la siguiente forma para realizar su trabajo:

A) Verificación de que el registro auxiliar coincide con contabilidadB) Mejorar la información contenida en el registroC) Implantar procedimientos de verificación físicas parcialesD) Implantación de la formalización de inversiones –desinversionesE) Análisis de la situación cobertura – salvaguardia de activosF) Establecimiento de políticas de activación de gastos- costes

Previa realización de su trabajo e implantación de controles el sr Martínez estuvo muy interesado en dejar claro y definido una serie de controles para los ejercicios posteriores en base a ciertas deficiencias detectadas

-“Análisis de desviaciones entre las inversiones presupuestadas y las reales “ya que en ARCE, S.A si que se define un presupuesto anual de inversiones aprobadas por el consejo de administración de la sociedad para la dirección general nunca analiza las desviaciones de dichos planes con las reales, para su correspondiente investigación y análisis.

-“Autorización de las inversiones y aprobación de las facturas de las inversiones realizadas”. Hasta ahora la sociedad autorizada y aprobada las inversiones de una manera verbal, es decir sin dejar evidencia de las mismas.-“Verificaciones periódicas entre registro y contabilidad” La sociedad no realiza tales verificaciones y no cuadra (ver periódicamente el PUNTO A)Entrando más en estudio el sr Martínez determina lo siguiente para cada punto:PUNTO A) CONCILIACION ENTRE EL REGISTRO Y LAS CUENTAS CONTABLES.El detalle contable de los elementos del inmovilizado material ( el balance cuadra con el mayor ) de ARCE, S,A no coincide con el registro de inmovilizado.

Valor neto inmovilizado (Contabilidad) 358,022 Valor neto inmovilizado (Registro) 356,622 Diferencia 1,500

Esta diferencia se debe que durante el ejercicio 95 se han producido dos situaciones que, al no seguir la sociedad una serie de controles, han dado lugar a irregularidades:1. Compra de un coche el 30/12/95, el cual se ha reflejado en contabilidad

con la correspondiente factura (sin aprobación) y no se ha incluido en el registro de inmovilizado. Importe neto: 1200

2. Baja por rotura el 20/03/95 de un mobiliario. Esta baja se hizo efectiva en el registro pero no se notifico en el departamento de contabilidad. Importe neto: 300.

En base a lo acontecido, el controller propuso implantar los siguientes controles:

- Conciliaciones entre el registro de inmovilizado y las cuentas contables con carácter mensual como mismo, con la correspondiente supervisión de la misma.

- Comunicación al departamento de contabilidad de cualquier modificación en los activos de la sociedad, bien por baja por deterioro u obsolencia, para su correspondiente reflejo en sus cuentas e imputando las perdidas correspondientes en su caso contabilidad debe recibir evidencia de la autorización de la baja.

- Realización de recuentos periódicos de los activos y verificación de los mismos con los registros auxiliares. Incluye la supervisión del responsable correspondiente.

Una mera comprobación entre los saldos contables los registros auxiliares (previa comprobación física de las mismas) hubiese evitado cualquier irregularidad.

- PUNTO B) REGISTRO INCOMPLETO

El registro de inmovilización aportado por la sociedad ARCE S.A. es considerado muy básico por el Sr. Martínez debido a fundamentalmente a:

1. No hay una descripción individualizada de todos los elementos que componen el inmovilizado de la Sociedad: COSTE

- Edificios se compone de:

Terreno 75.000

Nave Oficina 225.000

Nave Fábrica 200.000

Total: 500.000

COSTE

-Equipos se compone:

Ordenador 1 425 Ordenador 2 350 Ordenador 3 225 Impresora 1 150 Impresora 2 175 Impresora 3 275

Equipo XX 2,000

Aparato ZZ 1,400

5,000

2. Esta pendiente de especificar a que departamento corresponden dichos elementos, así como la asignación de un número de inventario para el control de los mismos.

3. No se especifica el número de justificante de cada elemento para su enlace con la documentación correspondiente en el archivo de bienes de inversión.

4. Incompleta información de la amortización en cuanto a la depreciación del ejercicio. Este dato es importante ya que debe de coincidir con la amortización contable del ejercicio económico reflejada en la cuenta de resultados de los estados financieros.

5. Otra información adicional a concluir , aunque no necesariamente imprescindible , seria la consideración de los siguientes aportados:

- La autorización o no de la inversión- La aprobación o no de la factura del proveedor- Evidencia de la recepción del elemento- Verificación de la contabilidad del bien- Ultima inspección física del elemento inmovilizado

Es decir para ARCE, S.A daría lugar al siguiente detalle a 31/12/95

Autoriza. Aprobac. Recepción

Ultima

Nº Elemento inversión Factura elemento contabil. Inspección

1.- Edificios - - ok ok 12/92

2.- Maquina 1 - - ok ok 12/92

3 Maquina 2 - - ok ok 12/92

4 Mobiliario 1 - - ok ok 12/92

5 Mobiliario 2 - - ok ok 12/92

6 Equipos Inf. - - ok ok -

7 Furgoneta - - ok ok -

Así pues, teniendo en cuenta los puntos comentados, el controller a definido el siguiente formato y controles a considerar para el registro de inmovilizado en posteriores ejercicios (detalle incluyendo todas las rectificaciones realizadas por el sr Martínez). ( Ver cuadro de registro de inmovilizado de la pagina siguiente).

PUNTO C: VERIFICACIONES FÌSICAS PARCIALES

El Último recuento físico que realizo la sociedad, según pudo evidenciar el Sr. Martínez fue en diciembre del 92.

Tal y como se comenta en el PUNTO A) en ARCE, S.A se han detectado dos irregularidades, una de las cuales se refiere un elemento (coche) pendiente de incluir en el registro de inmovilizado.

Esta situación se hubiese evitado si se realizasen recuentos físicos del inmovilizado.

Así pues, el controller propuso los siguientes controles:- Realización de inventarios físicos parciales de una manera

periódica (mensuales, trimestrales,) este siempre va a depender del volumen de elementos que se tenga en ejercicios posteriores.

- Siempre habrá que reflejar en el riesgo de inmovilizado la fecha de la ultima verificación física de los elementos.

Los recuentos siempre tendrán la supervisión del responsable y una copia del departamento de administración .para su correspondiente conciliación con el riesgo de inmovilizado.

- Cada elemento físico de inmovilizado tendrá una referencia o un numero de inventario para su identificación con el registro.

- Se detallaran si existen elementos del inmovilizado sin utilización económica.

El sr Martínez ha implantado el siguiente formato a detallar cuando se realicen los recuentos físicos de los elementos del activo fijo:

INVENTARIO FÍSICO ELEMENTOS INMOVILIZADOS

Nº Elemento Nº Localiz. En uso Estado Observac.

Elemento Referencia

- - - - - - - -

- - - - - - - -

- - - - - - - -

- - - - - - - -

- - - - - - - -

Realizado por: Supervisor por:

OK Incidencias

Fecha realización: Conciliado con registro:

(Copia para administración)

Administración archivara dicho inventario en el archivo de bienes de inversión.

PUNTO D) FORMALIZACIÒN INVERSIONES/DESINVERSIONES

ARCE, S.A, supuestamente autoriza y aprueba las inversiones pero lo realiza de una manera verbal, no dejando evidencia de las mismas. El controller propuso que toda inversión, fuera de un presupuesto aprobado, necesitara siempre:

Una solicitud del departamento y el motivo Una aprobación de la solicitud Una autorización para la realización de la misma Evidencia de aprobación en la factura de compra

Al igual toda baja de elementos, bien sea por venta, sesión, rotura u obsolescencia necesitara la correspondiente autorización y notificación a los departamentos correspondientes.

En ARCE, S. A ha habido una baja, la cual se ha hecho efectiva en el registro pero no en las cuentas contables. Es por ello que se han diseñado los siguientes formatos de autorización de altas y bajas, con copia para el departamento de administración.

AUTORIZACIÒN INVERSIÒN AUTORIZACIÒN DESINVERSIÒN

ALTAS BAJAS

ELEMENTO: Nº de elemento:

PRESUPUESTO: ELEMENTO:

Nº expediente:

DEPARTAMENTO: DEPARTAMENTO

PROVEEDOR CAUSA DE LA BAJA:

Autorizado por: FECHA:

FECHA: Autorizado por:

(Copia para administración) (Copia para administración)

PUNTO E) COBERTURA DE ACTIVOS

El Sr. Martínez mostro un interés importante en verificar si las pólizas de riesgos pudieran estar sometidas a los elementos de material ARCE .S.A.

Visto el riesgo aseguro con el valor de los bienes:

Riesgo cubierto: 525 millones(incendio) Valor al coste 511 millones