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2996 EHAA - 2006ko otsailak 17, ostirala N.º 34 ZK. BOPV - viernes 17 de febrero de 2006

OGASUN ETA HERRI ADMINISTRAZIO SAILA

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AGINDUA, 2005eko abenduaren 19koa, Ogasun etaHerri Administrazio sailburuarena; horren bidez,agiriak identifikatu eta baloratzeko prozedura etaEuskal Autonomia Erkidegoko Herri Administra-zioko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukerake-tarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen(COVASAD) funtzionamendua ezartzen dira.

Uztailaren 3ko 7/1990 Legea, Euskal Kultur Onda-reari buruzkoa, euskal kultura-ondarea zaindu, babes-tu eta zabaltzeko asmoz onetsi zen, Euskal AutonomiaErkidegoko Autonomia Estatutuaren 10. artikuluanaintzatetsitako eskumenekin bat etorriz. Arautegi ho-ri garatze aldera, aurrerago azaroaren 21eko 232/2000Dekretua prestatu zen, Euskal Autonomia Erkidegokoartxibo-zerbitzuen erregelamendua eta dokumentu-on-dareari buruzko arauak onetsi zituena.

Hori aintzat hartuta, eta artxiboen arloko jardunenfuntzionamendua antolatu eta normalizatze aldera, uz-tailaren 22ko 174/2003 Dekretua onetsi zen, EuskalAutonomia Erkidegoko Herri Administrazioaren Artxi-bo Sistemaren antolamenduari eta funtzionamenduariburuzkoa; horren bidez, Dokumentazioaren Balorazio-rako, Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Ba-tzordea sortu zen, aholkularitza-organo gisa, eta berezereginak, osaera eta funtzionamendua zehaztu ziren.Era berean, dokumentazioaren kudeaketan jarduteko oi-narriak ezarri ziren.

Hori horrela, artxiboko jardunari ekitean, agerian ja-rri da beharrezkoa dela aipatutako arautegia garatzea,baita Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorrean eta Erakunde Administrazioan esku hartzenduten agenteei tresna eta jarduteko modu zehatzakadieraztea ere, euren lana behar bezala egin dezaten.Helburu hori gauzatzeko asmoz eman da orain dela gu-txi, hots, 2005eko abenduaren 19an, onetsi den agin-dua, Ogasun eta Herri Administrazio sailburuarena,Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Oroko-rraren eta Erakundeen artxibo-sistemari buruzko arau-tegia onesten duena.

Gaur egun, agindu honen bidez, osatu egin nahi daarestian aipatutako arautegia. Horretarako, batetik,Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Oroko-rreko sailek eta Erakunde Administrazioko organis-moek sortu duten edo sortuko duten artxiboko doku-mentazioa baloratu eta identifikatzeko prozedura eza-rri da; eta, bestetik, Euskal Autonomia Erkidegoko He-rri Administrazioko Dokumentazioaren Baloraziorako,Aukeraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzor-dearen (COVASAD) funtzionamendua arautu da.

DEPARTAMENTO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejerade Hacienda y Administración Pública, sobre el pro-cedimiento para la identificación y valoración docu-mental, y el funcionamiento de la Comisión de Va-loración, Selección y Acceso a la Documentación dela Administración Pública de la Comunidad Autó-noma de Euskadi (COVASAD).

La Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultu-ral Vasco, se aprobó con el objetivo de defender, prote-ger y difundir el patrimonio cultural vasco, de confor-midad con las facultades para ello reconocidas en el ar-tículo 10 del Estatuto de Autonomía del País Vasco.En desarrollo de la citada normativa, se elaboró poste-riormente el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre,por el que se aprobaba el Reglamento de los Serviciosde Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Do-cumental del País Vasco.

Teniendo en cuenta lo anterior, y al objeto de orga-nizar y normalizar el funcionamiento de las actuacio-nes en materia de archivos, se aprobó el Decreto174/2003, de 22 de julio, de organización y funciona-miento del Sistema de Archivo de la AdministraciónPública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en elque se crea como órgano asesor la Comisión de Valora-ción, Selección y Acceso a la Documentación, regulan-do sus funciones, composición, y funcionamiento.Igualmente se sientan las bases de actuación en mate-ria de gestión documental.

Siendo esto así, la puesta en práctica de la actuaciónen materia archivística ha evidenciado la convenienciade desarrollar la referida normativa, dotando a los agen-tes intervinientes en el ámbito de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma deEuskadi de los instrumentos y modos de hacer precisospara un correcto desempeño de su tarea. Y a ese obje-tivo responde la Orden de 19 de diciembre de 2005 dela Consejera de Hacienda y Administración Pública, delReglamento del Sistema de Archivo de la Administra-ción Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi,recientemente aprobada.

En los momentos actuales, por medio de la presen-te Orden se pretende complementar la normativa an-teriormente expuesta, estableciendo, por una parte, elprocedimiento de valoración e identificación de la do-cumentación de archivo generada o a generar por losDepartamentos que configuran la Administración Ge-neral, y por los organismos que integran la Adminis-tración Institucional de la Comunidad Autónoma deEuskadi, y por otra, regulando el funcionamiento de laComisión de Valoración, Selección y Acceso a la Docu-mentación (COVASAD), de la Administración Públi-ca de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

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Hala, beraz, aurreko horri jarraiki eta uztailaren22ko 174/2003 Dekretuak, Euskal Autonomia Erkide-goko Herri Administrazioaren Artxibo Sistemaren an-tolamenduari eta funtsari buruzkoak, bigarren xedapengehigarrian dioenarekin bat etorriz, honako hau

XEDATU DUT:

I. KAPITULUAXEDAPEN OROKORRAK

1. artikulua.– Xedea.

Agindu honen helburua, batetik, Euskal AutonomiaErkidegoko Administrazio Orokorreko eta ErakundeAdministrazioko dokumentazioa identifikatu eta balo-ratzeko prozedura arautzea da, eta, bestetik, Euskal Au-tonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaErakundeetako Dokumentazioaren Baloraziorako, Au-keraketarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea-ren (COVASAD) funtzionamendua ezartzea.

2. artikulua.– COVASADen jarduketa-eremua.

COVASADen esku-hartzearen menpe daude EuskalAutonomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko etaErakunde Administrazioaren artxibo-sisteman integra-tuta dauden artxibo guztiak, artxibo historikoa izanezik.

3. artikulua.– Dokumentuen balorazioa.

Dokumentuen balorazioa kontserbazio-egutegi oro-korra ezartzeko ezinbesteko prozesua da. Kontserbazio-egutegia funtsezko tresna da dokumentu-funtsen kon-tserbazioa arrazionalizatzeko eta, beraz, baita dokumen-tu-ondarearena ere.

II. KAPITULUAEUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO

ADMINISTRAZIO OROKORREKO ETA ERAKUNDEADMINISTRAZIOKO DOKUMENTAZIOAREN

IDENTIFIKAZIOA ETA BALORAZIOA.

4. artikulua.– Baloratu beharreko dokumentazioa.

Euskal Autonomia Erkidegoko Administrazio Oro-korreko eta Erakunde Administrazioko sailek eta men-peko organismoek sortu duten edota, etorkizunean sor-tuko duten artxiboko dokumentazioa identifikatu etaebaluatuko da, dokumentazio historikoa izan ezik (do-kumentazio historikoa berrogeita hamar urte baino ge-hiago dituena izango da).

5. artikulua.– Balorazioaren beharra.

Oro har, dokumentu-segidak baloratzea ezinbeste-ko baldintza da Euskal Autonomia Erkidegoko Admi-nistrazio Orokorrak eta Erakunde Administrazioak sor-tutako dokumentazioa aukeratu eta garbitu ahal izate-ko.

6. artikulua.– Dokumentazioaren identifikazioa.

1.– Identifikazioak Euskal Autonomia ErkidegokoAdministrazio Orokorrak eta Erakunde Administra-

Así, en virtud de lo anterior, y de conformidad conlo dispuesto en la Disposición Adicional Segunda delDecreto 174/2003, de 22 de julio, de organización yfundamento del Sistema de Archivo de la Administra-ción Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi,

DISPONGO:

CAPÍTULO IDISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.– Objeto.

Constituye el objeto de la presente Orden la regu-lación del procedimiento para la identificación y valo-ración de la documentación de la Administración Ge-neral e Institucional de la Comunidad Autónoma deEuskadi, así como la regulación del funcionamiento dela Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Do-cumentación de la Administración Pública de la Comu-nidad Autónoma de Euskadi (COVASAD).

Artículo 2.– Ámbito de actuación de la COVASAD.

Quedan sujetos a la intervención de la COVASADtodos los archivos que se integran en el Sistema de Ar-chivo de la Administración General e Institucional dela Comunidad Autónoma de Euskadi, excepto el Archi-vo Histórico.

Artículo 3.– Valoración documental.

La valoración documental es el proceso necesario pa-ra establecer el Calendario General de Conservación,instrumento básico para racionalizar la conservación delos fondos documentales y, por ende, el patrimonio do-cumental.

CAPÍTULO IIIDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓNGENERAL E INSTITUCIONAL DE LA COMUNIDAD

AUTÓNOMA DE EUSKADI.

Artículo 4.– Documentación objeto de valoración.

Será objeto de identificación y evaluación la docu-mentación de archivo generada o que se genere en unfuturo por los distintos Departamentos y organismosdependientes de la Administración General e Institu-cional de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a ex-cepción de la documentación de carácter histórico, con-siderando como tal toda aquella que tenga una antigüe-dad superior a cincuenta años.

Artículo 5.– Obligatoriedad de la valoración.

Con carácter general, la valoración de las series do-cumentales será condición necesaria para proceder a laselección y expurgo de la documentación generada porla Administración General e Institucional de la Comu-nidad Autónoma de Euskadi.

Artículo 6.– Identificación de la documentación.

1.– La identificación afecta a la totalidad de las se-ries documentales generadas o que se generen por la Ad-


zioak sortu dituen edo etorkizunean sortuko dituen do-kumentu-segida guztietan izango du eragina eta horieksortzen dituzten unitateen laguntza eta partaidetzare-kin egingo da.

2.– Sortutako dokumentu-segiden identifikazioariekiteko, honela beharko du izan:

a) Artxibo Sistemaren Zuzendaritzaren ekimenez.

b) Dokumentazioa sortzen duten unitateek hala es-katzean (I. eranskina), Artxibo Sistemaren Zuzendari-tzara bidalitako idazkiaren bidez.

3.– Artxibo Nagusia administrazio-unitateetako ar-duradunekin jarriko da harremanetan dokumentu-segi-den identifikazioa egiteko eta jarraitu beharreko meto-dologia finkatzeko, eta laguntza eskatuko die honakozeregin hauek burutzeko:

a) Egindako identifikazioa eta azterketa zuzentzeko—beharrezkoa bada— eta baliozkotzeko.

b) Aztertutako segiden inguruan egiten diren alda-keten berri ematea.

7. artikulua.– Dokumentu-segiden identifikaziora-ko galdesorta.

1.– Helburu horretarako prestatutako galdesortarenbidez, jarraian aipatzen diren alderdiak identifikatu etaaztertuko dira dokumentu-segida bakoitzean:

a) Dokumentuak sortzen dituen unitateak antola-menduari dagokionez izandako bilakaerari buruzko in-formazioa.

b) Dokumentu-segiden izendapena edo izendapenak,eta horien aurrekariak.

c) Horiek izapidetzeko prozesuan parte hartzen du-ten administrazio-unitateak.

d) Dokumentu-segidak ematen duten informazioa-ren edukia eta informazio-mota; datuek babes-erregi-men bereziren bat ote duten edo legeria espezifikorenbaten pean ote dauden adieraziko da batez ere.

e) Segidaren edukia laburbiltzen duen dokumenta-ziorik ba ote dagoen eta, baldin badago, argitaratzenote den.

f) Dagokion administrazio-prozedura.

g) Administrazio-prozedura erregulatzen dutenarauzko xedapenak, bai orokorrak bai espezifikoak.

h) Espediente tipoa osatzen duten izapideen zerren-da eta horien euskarri diren dokumentu-motak.

i) Dokumentuen euskarri fisikoa.

j) Dokumentazioaren kontsultaren xedea eta maiz-tasuna.

k) Dokumentu-segida eskuratzea arautzen dutenirizpide espezifikoak.

ministración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi y se realizará con el ineludibleapoyo y participación de las unidades productoras de lamisma.

2.– La identificación de las series documentales ge-neradas se iniciará:

a) Por iniciativa de la Dirección del Sistema de Ar-chivo.

b) A solicitud de las unidades productoras (anexo I),mediante escrito motivado a la Dirección del Sistemade Archivo.

3.– El Archivo General se pondrá en contacto conlos responsables de las unidades administrativas paratratar la identificación de las series documentales y lametodología a seguir, solicitando su colaboración a finde:

a) Corregir, si es preciso, y validar la identificacióny estudio realizados.

b) Informar sobre las modificaciones que se realicenen relación a las series ya estudiadas.

Artículo 7.– Cuestionario para la identificación delas series documentales.

1.– Mediante un cuestionario elaborado al efecto, se-rán objeto de identificación y estudio, los siguientes as-pectos de cada serie documental:

a) Información de la evolución organizativa de la uni-dad productora.

b) Denominación o denominaciones con las que seconoce las Series Documentales, indicando sus antece-dentes.

c) Unidades administrativas que intervienen en sutramitación.

d) Contenido y tipo de información que proporcio-na la serie documental, con especial indicación de sicontiene datos sometidos a algún régimen especial deprotección o afectados por legislación específica.

e) Existencia o no de documentación resumen delcontenido de la serie y si éste se publica o no.

f) Tipo de procedimiento administrativo que le afec-ta.

g) Disposiciones normativas, tanto de carácter ge-neral como específicas, que regulan el procedimientoadministrativo.

h) Relación de los trámites que conforman el expe-diente tipo, con indicación de los tipos documentalesque los soportan.

i) Soporte físico de los documentos.

j) Objeto y frecuencia de consulta de la documenta-ción.

k) Criterios específicos que regulan el acceso a la se-rie documental.


l) Zerrendako dokumentu-segidak eta horiek ekoiz-tu eta kontserbatzen dituzten administrazio-unitateak.

m) Urteko hazkundea, espediente-kopuruareneta/edo metro linealen arabera, eta artxibo-maila bakoi-tzeko segidaren guztizko kopuru metatua.

n) Segida kudeatzeko aplikazio informatikoak.

2.– Prozesu honen ondorioz, honako alderdi haueiburuzko informazioa lortuko da:

a) Erakundeak dituen zeregin horizontalen adieraz-garri diren dokumentu-segidak.

b) Dokumentazioa sortzen duen administrazio-uni-tateari dagozkion zeregin espezifikoen adierazgarri di-ren dokumentu-segidak.

c) Administrazio Orokorraren eta Erakunde Admi-nistrazioaren eginkizun eta jarduera kritikoen ondorioz-ko funtsezko dokumentuak.

3.– Artxibo Nagusiak dagokion erregistroan siste-matizatu eta kontrolatuko du dokumentu-segidenidentifikaziorako galdesorten bidez jasotako informa-zioa. Era berean, informazio hori eguneratzeaz ardura-tuko da, aztertutako dokumentu-segidei dagozkien iza-pidetze-lan, osaera, elementu eta ezaugarrien inguruandokumentazioa sortzen duten administrazio-unitateekjakinarazten dituzten aldaketak aintzat hartuta.

8. artikulua.– Dokumentu-segiden identifikaziora-ko galdesorta osatzen duen dokumentazioa.

Galdesortekin batera, honako hauek aurkeztuko di-ra:

a) Emandako informazioa arrazoitzen duen doku-mentazioaren eranskinak.

b) Aztertutako dokumentu-segidako espediente ti-poen ale bat edo batzuk, izapidetze-prozesuan antze-mandako aldaketen arabera.

9. artikulua.– Kontserbatzeko egutegien analisiaeta proposamena.

1.– Dokumentu-segidak banan-banan identifikatuondoren, dokumentazioaren lehen eta bigarren maila-ko balioak aztertu eta zehaztuko dira, horien kontser-bazioa eta eskuratze-baldintzak finkatzeko.

2.– Artxibo Sistemaren Zuzendaritzari dagokiokontserbatzeko egutegia (III. eranskina) prestatzea az-tertzen den dokumentu-segida bakoitzerako. Proposa-men horretan, honako alderdi hauek barneratuko dira.

a) Dokumentazioak sistemako artxiboetan egon be-har duen denbora eta dokumentuen transferentziak.

b) Dokumentazioa kontserbatzeko epeak.

c) Segidaren kontserbazio-mota (osoa, segidaren za-ti batena edo dokumentu-unitate edo espedientearena).

l) Indicación de las series documentales relacionadasy de las unidades administrativas que las producen yconservan.

m) Crecimiento anual expresado en número de ex-pedientes y/o metros lineales y el total acumulado dela serie conservado en cada nivel de archivo.

n) Las aplicaciones informáticas para la gestión de laserie.

2.– Como resultado de este proceso se obtendrá lasiguiente información:

a) Series documentales, reflejo de funciones horizon-tales de Entidad.

b) Series documentales reflejo de funciones específi-cas, propias de la unidad administrativa productora.

c) Documentos esenciales que resultan de la realiza-ción de funciones y actividades críticas de la Adminis-tración General e Institucional.

3.– El Archivo General sistematizará y controlará enel Registro correspondiente la información proporcio-nada por los cuestionarios de identificación de las se-ries documentales. Asimismo deberá actualizar esta in-formación con las modificaciones relevantes que se pro-duzcan en la tramitación, composición, elementos y de-más características de las series documentales estudia-das, comunicadas por las unidades administrativas pro-ductoras.

Artículo 8.– Documentación complementaria de loscuestionarios de identificación de las series documen-tales.

Los cuestionarios se acompañarán de:

a) Anexos con la documentación justificativa de lainformación aportada.

b) Uno o varios ejemplares de los expedientes tipode la serie documental estudiada en función de los cam-bios detectados en su tramitación.

Artículo 9.– Análisis y propuesta de Calendarios deConservación.

1.– En base a la identificación individualizada de lasseries documentales se analizarán y determinarán los va-lores primarios y secundarios de la documentación pa-ra proponer su conservación y condiciones de acceso.

2.– Corresponde a la Dirección del Sistema de Ar-chivo elaborar la propuesta del Calendario de Conser-vación (anexo III) para cada una de las series documen-tales analizadas. Esta propuesta deberá contemplar lossiguientes aspectos:

a) Período de permanencia y transferencia de la do-cumentación en los archivos del sistema.

b) Plazos de conservación de la documentación.

c) Tipo de conservación de la serie (total, parcial dela serie o de la unidad documental o expediente).


d) Garbiketa egin behar izanez gero, dokumentuakezabatzeko modua eta aplikatu beharreko laginketa-me-todoa.

e) Dokumentazio horren irisgarritasun- eta kontsul-ta-baldintzak (askea edo mugatua, eta mugapenarenepea).

f) Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorraren eta Erakunde Administrazioaren funtsez-ko dokumentuak diren edo ez diren.

3.– Era berean, hobetze-proposamenak ere aurkeztuahal izango dira segiden tratamendu eta antolamendua-ri dagokienez.

10. artikulua.– Kontserbatzeko egutegiaren anali-sia eta proposamena COVASADi bidaltzea.

1.– Artxibo Sistemaren Zuzendaritza arduratuko dakontserbatzeko egutegien proposamenak DokumentuakBalioesteko eta Aukeratzeko Batzordeari bidaltzeaz, ho-nek txosten edo irizpen egokia eman dezan.

2.– Kontserbatzeko egutegiaren proposamenetakobakoitzarekin batera, aztertutako dokumentu-segidarenidentifikaziorako galdesorta eta bere dokumentazio osa-garria ekarriko dira.

III. KAPITULUAEUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO HERRIADMINISTRAZIOKO DOKUMENTAZIOARENBALORAZIORAKO, AUKERAKETARAKO ETA

DOKUMENTAZIORA JOTZEKO BATZORDEAREN(COVASAD) OSAERA.

11. artikulua.– Izaera eta araubide juridikoa.

1.– Euskal Autonomia Erkidegoko Herri Adminis-trazioko Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukerake-tarako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordea (COVA-SAD) parte hartzeko aholkularitza-organo interdizipli-narra da eta bere zeregina Euskal Autonomia Erkide-goko Administrazio Orokorrak eta Erakunde Adminis-trazioak sortutako dokumentu-tipologia eta segida guz-tiak aztertu eta baloratzea da.

2.– Agindu honen bidez arautzen ez denari dagokio-nez, COVASADek kideen gehiengo osoak onetsitakoerabakien bidez osatu ahal izango ditu bere funtziona-mendu-arauak, Herri Administrazioen Araubide Juri-dikoari eta Administrazio Prozedura Erkideari buruz-ko azaroaren 26ko 30/1992 Legearekin bat etorriz.

12. artikulua.– COVASADen lehendakaritza.

1.– COVASADen lehendakaritza Baliabide Oroko-rren Zuzendaritzari edo honek eskuordetzen duen per-tsonari dagokio.

2.– Batzordearen lehendakaritzak honako eginkizunhauek izango ditu:

a) Batzordearen ordezkaria izatea.

d) Tipo de eliminación y método de muestreo a apli-car en caso de considerarse el expurgo.

e) Condiciones de accesibilidad y consulta de esta do-cumentación (libre o restringida y plazo de la restric-ción).

f) Si se trata o no de documentos esenciales de la Ad-ministración General e Institucional de la ComunidadAutónoma de Euskadi.

3.– Se podrán plantear, igualmente, propuestas demejora en relación al tratamiento y organización de lasseries.

Artículo 10.– Remisión del análisis y propuesta deCalendario de Conservación a la COVASAD.

1.– La Dirección del Sistema de Archivo es el órga-no competente para la remisión a la Comisión de Va-loración y Selección de la Documentación de las pro-puestas de calendarios de conservación, para la emisióndel informe o dictamen preceptivo.

2.– Cada una de las propuestas de Calendario deConservación deberá ir acompañada del Cuestionario deidentificación de la serie documental analizada y su do-cumentación complementaria.

CAPÍTULO IIICOMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN

DE VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ACCESO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDADAUTÓNOMA DE EUSKADI (COVASAD).

Artículo 11.– Naturaleza y régimen jurídico.

1.– La Comisión de Valoración, Selección y Accesode la documentación de la Administración Pública dela Comunidad Autónoma de Euskadi (COVASAD) seconfigura como un órgano asesor, de carácter participa-tivo e interdisciplinar, con las funciones de analizar yvalorar todas las tipologías y series documentales gene-radas por la Administración General e Institucional dela Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– En lo no regulado en la presente Orden, la CO-VASAD podrá complementar sus normas de funciona-miento, de conformidad con la Ley 30/1992, de 26 denoviembre, de Régimen Jurídico de las Administracio-nes Públicas y del Procedimiento Administrativo Co-mún, mediante acuerdos adoptados por la mayoría ab-soluta de sus miembros.

Artículo 12.– Presidencia de la COVASAD.

1.– La presidencia de la COVASAD recaerá en la Di-rección de Recursos Generales o persona en quien de-legue.

2.– Serán funciones de la presidencia de la Comisión:

a) Ostentar la representación de la Comisión.


b) Ohiko eta ohiz kanpoko bilkurak noiz egingo di-ren eta horietan zein gai aztertuko diren adostea.

c) Bilkurak zuzentzea, eztabaiden garapena hobetzeaeta bilkura amaitutzat ematea edo atzeratzea; atzeratuzgero, hurrengo bileraren eguna zehaztuko du.

d) Kalitate-botoaren bidez, gerta litezkeen berdin-ketak ebaztea, erabakiak hartzeko erraztasunak ematealdera.

e) Batzordea osatzen duten pertsona guztien parte-hartzea erraztea.

f) Batzordeak egindako akta eta ziurtagiriak ikus-onestea eta sinatzea.

g) Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorreko eta Erakunde Administrazioko Artxibo Sis-temaren Zuzendaritzari Batzordearen barruan beharrez-kotzat jotzen diren lan-taldeak sortzeko proposamenaluzatzea.

h) Batzordearen lehendakari-karguari datxezkionbestelako zereginak burutzea.

13. artikulua.– COVASADen lehendakariordetza.

1.– COVASADen lehendakariordetza Euskal Auto-nomia Erkidegoko Administrazio Orokorreko eta Era-kunde Administrazioko Artxibo Sistemaren Kudeake-ta Zerbitzuko Bulegoari dagokio.

2.– Horren titularrak COVASADen lehendakaria or-dezkatuko du lehendakaririk ez dagoenean edota lehen-dakariak joaterik ez duenean, gaixorik dagoenean na-hiz legezko beste arrazoiren bat dela medio.

3.– Lehendakariordea ere arrazoi horien beraren era-ginez ordeztuko da. Kasu honetan, ordezkaria, hurre-nez hurren, denbora gehien daraman edo urte gehiendituen kidea izango da.

14. artikulua.– COVASADen batzordekideak.

1.– Batzordeko kideak bi multzotan banatzen dira:

a) Kide iraunkorrak: Batzordearen bilera guztietanparte hartzen dute.

b) Kide bereziak: baloratu beharreko dokumentu-se-giden arabera hartuko dute parte Batzordearen bilere-tan. Hortaz, kide bereziak izango dira dokumentazioasortzen duen sail, erakunde autonomo, eskubide priba-tuko ente publiko edo sozietate publikoko goi-maila-ko teknikariak; hauei bilkura bakoitzean landu beha-rreko dokumentazioaren arabera deituko zaie.

2.– Kide-kargua eskuordeezina izango da eta lau ur-teko iraupena izango du. Epe hori igaro ostean, irau-pen bereko aldietarako proposatu eta izendatu ahal izan-go dira berriz ere.

3.– Aurreko idatz-zatian xedatutakoa gorabehera,Eusko Jaurlaritzaren zerbitzura dauden langileek kideizateari utziko diote kide izateko proposatzea eraginzuen bere kargu hori uzten dutenean.

b) Acordar la convocatoria de las sesiones ordinariasy extraordinarias, así como la fijación del orden del díade las mismas.

c) Presidir las sesiones, moderar el desarrollo de losdebates y dar la sesión por finalizada o prorrogarla, fi-jando la fecha de la siguiente reunión.

d) Dirimir con su voto de calidad los posibles em-pates que se produzcan, a efectos de facilitar la adop-ción de acuerdos.

e) Facilitar la participación de todas las personas quecomponen la Comisión.

f) Visar y firmar las actas y certificaciones de losacuerdos adoptados por la Comisión.

g) Proponer a la Dirección del Sistema de Archivode la Administración General e Institucional de la Co-munidad Autónoma de Euskadi la creación de gruposde trabajo que se consideren necesarios en el seno de laComisión.

h) Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes asu condición de Presidente o Presidenta de la Comisión.

Artículo 13.– Vicepresidencia de la COVASAD.

1.– La vicepresidencia de la COVASAD recaerá enla Jefatura del Servicio de Gestión del Sistema de Ar-chivo de la Administración General e Institucional dela Comunidad Autónoma de Euskadi.

2.– Su titular sustituirá a quien presida la COVA-SAD en los casos de vacante, ausencia, enfermedad uotra causa legal.

3.– Esta persona también podrá ser sustituida porlas mencionadas razones. En este caso, el cargo recaeráen el vocal o la vocal de mayor antigüedad y edad, poreste orden.

Artículo 14.– Vocales de la COVASAD.

1.– Se establecen dos figuras de miembros vocalesde la Comisión:

a) Vocales Permanentes, quienes participan todas lasSesiones de la Comisión.

b) Vocales Especiales: participarán en las Sesiones dela Comisión en función de las series documentales a va-lorar. Por tanto, será vocal especial el personal técnicosuperior del Departamento, Organismo Autónomo, En-te Público de Derecho Privado o Sociedad Pública pro-ductor de la documentación, convocado en función dela documentación a tratar en cada sesión.

2.– El cargo de vocal será indelegable y tendrá unaduración de cuatro años. Transcurrido este plazo podránser propuestos y nombrados para períodos de igual du-ración.

3.– No obstante lo dispuesto en el apartado anterior,el personal al servicio del Gobierno Vasco cesará comovocal cuando cese en el cargo cuyo desempeñó motivósu nombramiento.


4.– Legez ezarritako arrazoiren bat dela medio, ki-de bat denbora luzez agertuko ez dela aurreikus badai-teke, horren ordezkoa izendatuko da eta honek buru-tuko ditu haren zereginak, hura itzuli artean. Ordez-koa izendatzeko eta kargutik kentzeko, kideak izenda-tzeko aurreikusitakoa aplikatuko da. Ordezkapenakirauten duen denbora ordezkatu den kidearen agintal-diari gehituko zaio.

5.– Batzordeko ezein kidek ezingo ditu bere gainhartu Batzordea ordezkatzeko zereginak, betiere, ez ba-zaizkio beren beregi aintzatesten behar bezala eratuta-ko bilkuran hartzen den erabakiaren bidez.

6.– Batzordeko kideen eginkizunak hauexek dira:

a) Gutxienez hamar egun natural lehenago jasotzea,batetik, bilkura-deialdia eta dagokion aztergaien ze-rrenda; eta, bestetik, bileran aztertu eta baloratuko di-ren dokumentu-segida ezberdinen inguruan beharrez-ko dokumentazioa eta informazioa.

b) Esleitzen zaizkien eginkizunak betetzeko beha-rrezkoa den argibidea eskuratzea eta prestatzea.

c) Egiten diren bileretan parte hartzea; horrela, aha-lik eta informazio gehien bildu eta erabaki egokia har-tu ahal izango da.

d) Boto-eskubidea egikaritzea; hartutako erabakia-rekin ados egon ezean, boto partikularra emango duteeta bat ez etortzearen arrazoiak eta/edo xehetasunakadieraziko dituzte.

e) Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarakoeta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeak dituen eskume-nen eremuan proposamena eta ekimenak aurkeztea.

15. artikulua.– COVASADen idazkaritza.

1.– Batzordean ez badago idazkari-lanak egiten di-tuenik edo, baldin badago, bertan egoterik ez badu, kar-gu horretan Euskal Autonomia Erkidegoko Adminis-trazio Orokorreko eta Erakunde Administrazioko Ar-txibo Sistemaren Kudeaketa Zerbitzuko eskala tekni-koko beste pertsona bat arituko da edo, bestela, Batzor-dearen bilerara etorritako kideen artean gazteena.

2.– Idazkariaren zereginak hauexek dira:

a) Saioetako aztergaien zerrenda prestatzea eta zabal-tzea.

b) Batzordeko lehendakariak aginduta, bilkurendeialdia egitea.

c) Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketara-ko eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordeari zuzendu-tako idazkiak jasotzea eta erregistratzea.

d) Gaiak bideratzea eta bilkuretako aktak idaztea etabaimentzea.

e) Batzordeak emandako akta, txosten eta erabakienziurtagiriak ematea.

4.– En los supuestos de previsible ausencia prolon-gada de cualquier vocal por alguna de las causas esta-blecidas legalmente, se procederá al nombramiento desuplente, que desempeñará sus funciones por el tiem-po que dure aquella. La formalización del nombramien-to y del cese de suplente se realizará de acuerdo con loprevisto para el nombramiento de vocal. El tiempo quedure la suplencia se imputará al período de mandato delvocal suplido.

5.– Ningún vocal de la Comisión podrá atribuirsefunciones de representación de la misma, salvo que ex-presamente le hayan sido reconocidas por acuerdo adop-tado en sesión válidamente constituida.

6.– Son funciones de los miembros vocales de la Co-misión:

a) Recibir con una antelación mínima de diez díasnaturales la convocatoria conteniendo el orden del díade la reunión de la Comisión, así como la documenta-ción e información necesaria relativa a las distintas se-ries documentales que se examinarán y valorarán en lareunión.

b) Obtener y preparar la información precisa paracumplir las funciones asignadas.

c) Participar en las reuniones que se celebren con lafinalidad de aportar la mayor información posible a finde adoptar el acuerdo oportuno.

d) Ejercer su derecho al voto, formulando un votoparticular en caso de discrepancia con el acuerdo adop-tado, expresando las causas y/o matizaciones que apo-yan su reserva.

e) Plantear propuestas e iniciativas dentro del ám-bito de las competencias que tiene la Comisión de Va-loración, Selección y Acceso a la Documentación.

Artículo 15.– Secretaría de la COVASAD.

1.– En caso de vacante o ausencia de quien ejerza lasfunciones de Secretario o Secretaria de la Comisión, de-sempeñará el cargo otra persona perteneciente a la es-cala técnica del Servicio de Gestión del Sistema de Ar-chivo de la Administración General e Institucional dela Comunidad Autónoma de Euskadi o, en su defecto,el miembro o la miembro presente más joven de la Co-misión.

2.– Son funciones del Secretario o Secretaria:

a) Preparar y cursar el orden del día de las sesiones.

b) Efectuar la convocatoria de las sesiones por ordendel/la Presidente.

c) Recibir y registrar los escritos dirigidos a la Co-misión de Valoración, Selección y Acceso de la Docu-mentación.

d) Preparar el despacho de los asuntos, redactar y au-torizar las actas de cada sesión.

e) Expedir certificaciones de las actas, dictámenes yacuerdos adoptados por la Comisión.


f) Dokumentu-segiden balorazio-espedienteak artxi-batu eta kontrolatzeaz arduratzea, baita Batzordearenaktak zaintzeaz ere.

g) Batzordearen urteko memoria prestatzea.

h) Kide anitzeko organoko idazkariaren bere izaera-ri dagozkion beste zereginak burutzea.

IV. KAPITULUAEUSKAL AUTONOMIA ERKIDEGOKO HERRIADMINISTRAZIOKO DOKUMENTAZIOARENBALORAZIORAKO, AUKERAKETARAKO ETA

DOKUMENTAZIORA JOTZEKO BATZORDEAREN(COVASAD) FUNTZIONAMENDUA.

16. artikulua.– COVASADen bilera-erregimena.

1.– Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketa-rako eta Dokumentaziora Jotzeko Batzordearen ohikobilerak hamar egun natural lehenago deituko dira. Ha-laxe egingo da bilera bereziekin ere, presako arrazoien-gatik (behar bezala arrazoitu ondoren) egiten direneanizan ezik; halakoetan, bi egun lehenago deituko dira.

2.– Bilerak deitzeko, edozein bitarteko erabili ahalizango da, betiere, horren bidez hartzaileak jakinaraz-pena hartu duela jasota geratzen bada. Jakinarazpen ho-rrekin batera, jorratu beharreko aztergaien zerrenda etahoriek egoki lantzeko beharrezkoak diren informazioaeta dokumentazioa helaraziko dira.

3.– Jakinarazpen guztietan bilera egiteko lehen etabigarren deialdiei dagozkien lekua, data eta ordua adie-raziko dira. Lehenengo eta bigarren deialdien artean or-dubeteko tartea izan beharko da gutxienez.

4.– Batzordean landuko diren aztergaien proposame-na idazkariari jakinaraziko zaio deialdia egin baino ha-mabost egun lehenago, gutxienez, egokia ote den ba-loratu eta aztergaien zerrendan barneratu ahal izateko.

5.– Bilerak egiteari dagokionez, honakoetan onar-tuko da Batzordea egoki osatuta dagoela:

a) Lehenengo deialdian, gutxienez, kide guztien er-dia gehi bat (bost) agertzen direnean.

b) Bigarren deialdian, kide guztien herena (hiru)agertzen denean.

Nolanahi ere, lehendakariak eta idazkariak, edo ho-rien ordezkoek, bertan egon beharko dute.

17. artikulua.– Akordioak hartzeko arauak.

1.– Ezin da eztabaidatu edo akordio deialdiko azter-gaien zerrendan jarri ez den gairik; halakoak eztabai-datu eta erabakitzeko, Batzordeko kide guztiek egonbehar dute bilduta, eta guztien aldeko botoa behar dagaia premiazkoa dela onartzeko.

f) Responsabilizarse del archivo y control de los ex-pedientes de valoración de las series documentales, asícomo de la custodia de las Actas de la Comisión.

g) Elaboración de la Memoria Anual de la Comisión.

h) Cuantas otras funciones sean inherentes a su con-dición de Secretario/a de órgano colegiado.

CAPÍTULO IVFUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN DE

VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ACCESO DE LADOCUMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEEUSKADI (COVASAD)

Artículo. 16.– Régimen de sesiones de la COVA-SAD.

1.– Las sesiones de la Comisión de Valoración, Se-lección y Acceso de la Documentación se convocaráncon una antelación de diez días naturales para las sesio-nes ordinarias. El mismo plazo se aplicará a las sesio-nes extraordinarias, salvo que por razones de urgencia(debidamente motivadas) se celebre una reunión de es-te tipo, en cuyo caso la convocatoria se realizará con unaantelación de dos días.

2.– La convocatoria de las sesiones se realizará porcualquier medio por el que quede constancia de su re-cepción por parte de la persona destinataria, e incluiráel orden del día de los asuntos a tratar, así como la in-formación y documentación necesaria para la correctadiscusión de los puntos incluidos.

3.– En cada una de las convocatorias deberá constarel lugar, fecha y hora señalados para la celebración dela sesión en primera y segunda convocatoria. Entre laprimera y la segunda convocatoria deberá mediar, al me-nos, un plazo de una hora.

4.– La propuesta de asuntos a tratar en la Comisióndeberá ser comunicada al Secretario o Secretaria con unaantelación de, al menos, quince días con respecto a laconvocatoria, al objeto de que pueda ser valorada su per-tinencia y sea incluida en el orden del día.

5.– Se entenderá válidamente constituida la Comi-sión a efectos de celebración de las sesiones cuando:

a) En primera convocatoria asistan, al menos, la mi-tad más uno de sus miembros (cinco).

b) En segunda convocatoria un tercio de sus miem-bros (tres).

En cualquier caso se requerirá la presencia de la pre-sidencia y del Secretario o Secretaria, o de quienes lessustituyan.

Artículo 17.– Régimen de adopción de acuerdos.

1.– No podrá ser objeto de deliberación o acuerdoningún asunto que no figure incluido en el orden deldía de la convocatoria, salvo que estén presentes todoslos miembros de la Comisión y sea declarada la urgen-cia del asunto por el voto favorable de la totalidad delos mismos.


2.– Bozketan, bilkurako kide guztiek, banan-banan,adierazi beharko dute Batzordean zein den euren bo-toa; eta boto hori bozketaren menpean jartzen den akor-dioaren aldekoa edo haren aurkakoa izan daiteke.

18. artikulua.– COVASADen bilkuretako aktak etaakordioen ziurtagiriak.

1.– Batzordeko idazkariak bilera orori buruzko ak-ta egingo du eta bertan, zehatz-mehatz jasoko dira se-gida bakoitza baloratzeko egindako deliberazioak etaerabilitako irizpideak, bai eta hartutako akordioak ere,Herri Administrazioaren Araubide Juridikoari eta Ad-ministrazio Prozedura Erkideari buruzko azaroaren26ko 30/1992 Legeak 27.1 artikuluan ezartzen duena-rekin bat etorriz.

2.– Organoko kideren batek eskatzen badu, aktan ja-soko da akordioaren aurka emandako botoa eta horrenarrazoiak, edo erabakiaren alde eman duen botoaren esa-nahia. Kide guztiek eska dezakete, halaber, norberarenberbaldia edo proposamena osorik jasotzeko, baina, ho-rretarako, berbaldiaren testu osoa aurkeztu behar dute,une horretan bertan edo lehendakariak jarritako epean.Aktan testu hori idatzi behar da, edo, bestela, horrenkopia erantsi.

3.– Kideek boto partikularra eman dezakete idatziz,gehiengoaren akordioarekin bat ez badatoz; hori egite-ko berrogeita zortzi ordu izango dituzte, eta onartuta-ko testuan jasoko da.

4.– Aktak bilera berean edo Batzordearen hurrengobileran onartuko dira, nahiz eta idazkariak harturikoakordioei buruzko ziurtagiriak egin ahal izango dituen,akta geroago onartzeari kalterik egin gabe.

5.– Hartutako akordioen ziurtagiriak egingo dira(IV. eranskina), bat eskatzailearentzat, aldeko prozesua-ri ekinez gero, eta bestea Artxibo Sistemaren Zuzenda-ritzarako (hau erabakia gauzatzeaz arduratuko da).

6.– Akta onartu aurretik egiten diren ziurtagirietan,beren beregi adierazi behar da akta onartu aurretik egi-nak direla.

19. artikulua.– COVASADen irizpena.

1.– Artxibo Sistemaren Zuzendaritzak egiten dituenKontserbatzeko egutegien proposamenak COVASADekaztertuko ditu, hiru hileko epean dagokion irizpenaeman dezan.

2.– COVASADen lehendakaritzak Kultura Ondarea-ren Zuzendaritzara atxikita dagoen Dokumentuak Ba-lioesteko eta Aukeratzeko Batzordeari (COVASAD) bi-daliko dio irizpena, azken honek azaroaren 21eko232/2000 Dekretuaren 14. artikuluan aurreikusitakotxostena egin dezan.

20. artikulua.– Kontserbatzeko egutegien onespe-na eta argitalpena.

1.– Aipatutako txostena egiteko ezarri diren epeakigaro ondoren, kontserbatzeko egutegiak Ogasun eta

2.– En la votación, cada uno de los miembros pre-sentes expresará en la Comisión el sentido de su votoque solo podrá ser favorable o desfavorable al acuerdosometido a votación.

Artículo 18.– Actas de las sesiones y certificacionesde los acuerdos de la COVASAD.

1.– De todas las reuniones se levantará la correspon-diente acta por el Secretario de la Comisión, en la cualse reflejarán fielmente las deliberaciones y criterios se-guidos para la valoración de cada serie, así como losacuerdos adoptados, de conformidad con los estableci-do en el artículo 27.1 de la Ley 30/1992, de 26 de no-viembre, de Régimen Jurídico de las AdministracionesPúblicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2.– En el acta figurará, a solicitud de los respecti-vos miembros del órgano, el voto contrario al acuerdoadoptado y los motivos que lo justifiquen o el sentidode su voto favorable. Asimismo, cualquier miembro tie-ne derecho a solicitar la trascripción integra de su in-tervención o propuesta, siempre que aporte (en el actoo en el plazo que señale el/la Presidente/a), el texto quese corresponda fielmente con su intervención, hacién-dose así constar en el acta o uniéndose copia a la mis-ma.

3.– Los miembros que discrepen del acuerdo mayo-ritario podrán formular voto particular por escrito enel plazo de cuarenta y ocho horas, que se incorporará altexto aprobado.

4.– Las actas se aprobarán en la misma o en la si-guiente sesión de la Comisión, pudiendo el/la Secreta-rio/a emitir certificado de acuerdos adoptados sin per-juicio de la posterior aprobación del acta.

5.– Se emitirán certificaciones de los acuerdos adop-tados (anexo IV), uno para los solicitantes –en el casode ser iniciado el proceso de parte- y otro para la Di-rección del Sistema de Archivo, que deberá ejecutar elacuerdo.

6.– En las certificaciones de acuerdos adoptados emi-tidas con anterioridad a la aprobación del acta se haráconstar expresamente tal circunstancia.

Artículo 19.– Dictamen de la COVASAD.

1.– Las propuestas de Calendarios de Conservaciónremitidas por la Dirección del Sistema de Archivo se-rán analizadas por la COVASAD para que en el plazode tres meses emita el dictamen preceptivo.

2.– La presidencia de la COVASAD remitirá el Dic-tamen a la Comisión de Valoración y Selección de la Do-cumentación (COVASED), adscrita a la Dirección dePatrimonio Cultural, a fin de que ésta redacte el infor-me previsto en el artículo 14 del Decreto 232/2000, de21 de noviembre.

Artículo 20.– Aprobación y publicación de los Ca-lendarios de Conservación.

1.– Transcurridos los plazos establecidos para la emi-sión del informe mencionado, los Calendarios de Con-


Herri Administrazio Saileko titularrak onetsi behar di-tu.

2.– Kontserbatzeko egutegiak onesten dituen agin-dua emateko epea ez da sei hilabetetik gorakoa izango,Dokumentazioaren Baloraziorako, Aukeraketarako etaDokumentaziora Jotzeko Batzordearen (COVASAD)irizpena onesten denetik hasita.

3.– Dagokion agindua Euskal Herriko Agintaritza-ren Aldizkarian argitaratu ondoren, kontserbatzekoegutegiak nahitaez bete beharko dituzte xedatzen dendokumentu-segidaren ekoizpen-unitate modura hartubeharreko organismo eta administrazio-unitateek.

21. artikulua.– COVASADen lan-plana.

Batzordea hobeto joan dadin, urteko lan-plana eza-rriko da eta, bertan, Batzordearen jardunak egituratueta lehenetsiko dira, artxiboen arloan eskumenak dituz-ten Euskal Autonomia Erkidegoko organo ezberdinekegindako dokumentu-segiden balorazioko aurreikuspe-netan oinarrituta.

V. KAPITULUAKONTSERBATZEKO EGUTEGIAK

22. artikulua.– Kontserbatzeko egutegi orokorra.

1.– Kontserbatzeko egutegiak onesteko agindu-mul-tzoak Euskal Autonomia Erkidegoko AdministrazioOrokorreko eta Erakunde Administrazioko Artxibo Sis-temaren dokumentazioa kontserbatzeko egutegi oroko-rra (V. eranskina) osatuko du.

2.– Kontserbatzeko egutegi orokorra egun daudendokumentu-segida guztien deskribapena jasotzen duenkudeaketa-tresna da; segida horietako bakoitzari buruzhonako informazio hau ematen du:

a) Sailkapenaren kodea.

b) Segidaren izendapen normalizatua.

c) Segida ekoiztu duen administrazio-unitatea.

d) Euskarria.

e) Artxibo-maila ezberdinetan emandako denbora(urte naturaletan).

f) Kontserbazio-mota.

g) Kontserbatu beharreko eredu-mota.

h) Dokumentazioa lortzeko araubidea.

i) Kontserbatzeko egutegia onesteko agindua(EHAAren data eta zenbakia).

23. artikulua.– Kontserbatzeko egutegi orokorra-ren berrikuspena eta eguneratzea.

1.– Agindu honen 6.2 artikuluan xedatutakoarekinbat etorriz, identifikazio- eta balorazio-prozesuari ha-siera emateko baimendutako organoek dokumentu-se-

servación se someterán a la aprobación del titular deldepartamento de Hacienda y Administración Pública.

2.– El plazo para la emisión de la Orden de aproba-ción de los Calendarios de Conservación no podrá sersuperior a los seis meses, a partir de la fecha de apro-bación del dictamen de la Comisión de Valoración, Se-lección y Acceso de la Documentación (COVASAD).

3.– Una vez publicada la correspondiente Orden enel Boletín Oficial del País Vasco, los calendarios de con-servación serán de obligado cumplimiento para los or-ganismos y unidades a administrativas afectadas encuanto unidades productoras de la serie documental ob-jeto de la disposición.

Artículo 21.– Plan de Trabajo de la COVASAD.

Para el mejor funcionamiento de la Comisión, se ela-borará un Plan de Trabajo Anual en el que se estructu-ren y prioricen las actuaciones de la Comisión en basea las previsiones de valoración de series documentalesformuladas por los distintos órganos de la Administra-ción Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadique ejerzan competencias archivísticas.

CAPITULO VCALENDARIOS DE CONSERVACIÓN

Artículo. 22.– Calendario General de Conservación.

1.– El conjunto de órdenes por las que se apruebanlos Calendarios de Conservación conformará el Calen-dario General de Conservación de la Documentación(anexo V) del Sistema de Archivo de la AdministraciónGeneral e Institucional de la Comunidad Autónoma deEuskadi.

2.– El Calendario General de Conservación consti-tuye el instrumento de gestión en el que se describenla totalidad de las series documentales existentes, pro-porcionándose por cada una de ellas la siguiente infor-mación:

a) Código de la clasificación.

b) Denominación normalizada de la serie.

c) Unidad administrativa productora.

d) Soporte.

e) Periodo de permanencia en los distintos nivelesde archivo (en años naturales).

f) Tipo de conservación.

g) Tipo de muestra a conservar.

h) Régimen de acceso a la documentación.

i) Orden de aprobación del calendario de conserva-ción (fecha y número del BOPV).

Artículo 23.– Revisión y actualización del Calenda-rio General de Conservación.

1.– Los órganos autorizados para la iniciación delproceso de identificación y valoración, de conformidadcon lo dispuesto en el artículo 6.2 de la presente Or-


gidaren balorazioa berrikusteko eskatu ahal izango du-te, dokumentazio hori kudeatzerakoan aldaketa garran-tzitsuak gertatzen badira edo aurretik kontuan izan ezzen informazio interesgarria ekartzen bada.

2.– Berrikusteko eskaera dokumentu normalizatuan(II. eranskina) aurkeztuko da, justifikazioko memoria-rekin batera.

3.– Eskaera onartuz gero, dokumentuak baloratze-ko beste prozedura bati emango zaio hasiera, eta har-tutako erabakia kontserbatzeko egutegi orokorrean ja-soko da.

4.– Proposamena onartzen ez bada, Artxibo Sistema-ren Zuzendaritzak bere erabakia arrazoituko du eta bu-lego ekoizleari jakinaraziko dio.

XEDAPEN GEHIGARRIA

Ogasun eta Herri Administrazio Sailak Batzordea-ren funtzionamenduaren ziozko gastuak aurreikusikoditu aurrekontuetan.

AZKEN XEDAPENAK

Lehenengoa.– Ogasun eta Herri Administrazio Sai-leko organo eskudunari ahalmena ematen zaio beharrez-ko argibideak emateko eta agindu hau garatu eta apli-katzeko.

Bigarrena.– Agindu hau Euskal Herriko Agintari-tzaren Aldizkarian argitaratu eta biharamunean jarri-ko da indarrean.

Vitoria-Gasteiz, 2005eko abenduaren 19a.

Ogasun eta Herri Administrazio sailburua,IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

PROZEDURARI DAGOZKION DOKUMENTUENERANSKINAK

(COVASAD)

I. eranskina Dokumentu-segidak baloratzeko es-kaera

II. eranskina Dokumentu-segiden balorazioa be-rrikusteko eskaera

III. eranskina Kontserbatzeko egutegiaren proposa-mena

IV. eranskina Akordioen ziurtagiria

V. eranskina Kontserbatzeko egutegi orokorra

den, podrán solicitar la revisión de la valoración de laSerie Documental derivada de la existencia de modifi-caciones de importancia en la gestión de esta documen-tación o por la aportación de información de interés notenida en cuenta anteriormente.

2.– La solicitud de revisión se presentará mediantedocumento normalizado (anexo II), acompañado de lacorrespondiente memoria justificativa.

3.– Aceptada la solicitud, se iniciará un nuevo pro-cedimiento de valoración, incorporándose, la decisiónadoptada en el Calendario General de Conservación.

4.– En el caso de no ser admitida la propuesta, laDirección del Sistema de Archivo fundamentará su de-cisión y la notificará a la oficina productora.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

El Departamento de Hacienda y Administración Pú-blica preverá en sus presupuestos los gastos derivadosdel funcionamiento de la Comisión.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.– Se faculta al órgano competente del De-partamento de Hacienda y Administración Pública pa-ra dictar las instrucciones que sean necesarias y adop-tar las medidas oportunas para el desarrollo y aplica-ción de la presente Orden.

Segunda.– La presente Orden entrará en vigor el díasiguiente al de su publicación en el Boletín Oficial delPaís Vasco.

En Vitoria-Gasteiz, a 19 de diciembre de 2005.

La Consejera de Hacienda y Administración Pública,IDOIA ZENARRUTZABEITIA BELDARRAIN.

ANEXOS CON LOS DOCUMENTOS DELPROCEDIMIENTO

(COVASAD)

Anexo I Solicitud de Valoración de Series Docu-mentales

Anexo II Revisión de Valoración de Series Do-cumentales

Anexo III Propuesta de calendario de conserva-ción

Anexo IV Certificación de acuerdos

Anexo V Calendario general de conservación


I. eranskina / Anexo I

Dokumentu-segidak baloratzeko eskaeraSolicitud de Valoración de Series Documentales


II. eranskina / Anexo II

Dokumentu-segiden balorazioa berrikusteko eskaeraRevisión de Valoración de Series Documentales


III. eranskina / Anexo III

Kontserbatzeko egutegiaren proposamenaPropuesta de calendario de conservación


IV. eranskina / Anexo IV

Akordioen ziurtagiriaCertificación de acuerdos


V. eranskina / Anexo V

Kontserbatzeko egutegi orokorraCalendario general de conservación

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