250601001 1

VERSION MESA SECTORIAL

REGIONAL CENTRO

METODOLOGO

VERSION AVALADA MESA SECTORIAL ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

CAUCA

TITULO DE LA N.C.L 250601001 Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional .

FECHA APROBACION 12/12/2006 VIGENCIA 5 AÑOS

DIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE FORMACION PARA EL TRABAJO

NORMA DE COMPETENCIA LABORAL

F2-015

V.1

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CODIGO ELEMENTO 01 Recibir los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

ANA MARÍA CHÁVES CHAUX VERSION 1 EXPIRA EN 11/12/2011

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTOS Y COMPRENSIONES ESENCIALES

RANGOS DE APLICACION

A, Los documentos recibidos son verificados de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos, norma de calidad, la tecnología disponible, normativa vigente y el�manual de gestión de calidad.B, Los documentos recibidos están radicados de acuerdo con procedimientos y normas técnicas y de calidad, la legislación vigente, la tecnología disponible y manual de�gestión calidad.C, Los documentos están registrados de acuerdo con las normas establecidas, la legislación vigente, la tecnología disponible, los medios de recepción y manual de�gestión calidad.D, Los documentos recibidos están clasificados para su distribución de acuerdo con la clase, el contenido, las tablas de retención documental y el manual de gestión de�calidad y el manual de

procedimientos.E, Las herramientas tecnológicas empleadas en la recepción de documentos, son operadas de acuerdo con el manual de procedimientos y manual de gestión calidad.F, La atención a los usuarios cumple con los requerimientos establecidos en las normas�de calidad, las políticas de la organización, la tecnología disponible y manual de�gestión calidad.G, Las normas de seguridad industrial y salud ocupacional son aplicadas de acuerdo con la legislación vigente y el manual de gestión de calidad.

01, La empresa qué es, misión, visión, funcionamiento, entorno y organigrama (a, b, c, d, e, f, g)02, Funciones de todas las dependencias y su importancia para la clasificación de los documentos.(d, f, i, g)03, Comunicación oral y escrita y su importancia en el proceso de recepción de documentos. (a, b,c, d, e, f, g )04, Legislación aplicada al proceso de recepción de documentos. (a, b, c, d, f, g)05. manual de procesos y procedimientos de gestión de calidad para la recepción de documentos.

(a, b, c, d, e, f)05, Manual de procesos y procedimientos de gestión de calidad para la recepción de documentos.

(a, b, c, d, e, f)06, Tablas de retención documental: características, tipos, series, función y formatos vigentes. (d,f)07, Equipos y medios tecnológicos utilizados para la recepción de documentación, características,tipos, operación y función. (a, b, c, e, f, g, h)08, Técnicas de lectura y escritura (a, b, c, d ,e, f, g)09, Normas establecidas para la atención a los clientes y la importancia de su aplicación. (g)10, Normas de seguridad industrial y salud ocupacional y la importancia de su aplicación. (h)

EQUIPOSScanner, Telefax, Computador, Sellos Y Relojes.

TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOSImpresos, Magnéticos, Audiovisuales (Visual, Sonoro) Y Electrónicos.

HERRAMIENTAS TECNOLOGICASInternet, Intranet, Correo Electrónico, Software Y Buzón Corporativo




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CODIGO ELEMENTO 01 Recibir los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

EVIDENCIAS REQUERIDASDESEMPEÑO

1. Observación de dos eventos de recepción de documentos: uno físico y otro por medio electrónico ( fax o correo electrónico)CONOCIMIENTO

1. Respuestas a preguntas sobre: procesos de recepción de documentos,legislación documental, importancia de la aplicación de las normas y procedimientos,interpretación de textos, importancia y aplicación de tablas de retención documental.

PRODUCTO 1. Cuatro registros de recepción de documentos: dos electrónicos y dos físicos . 2. Un reporte de un día de registro de recepción de documentos.

APROBADO ACTA NRO. DEL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL SENA DE FECHA VERSION NRO. QUE REEMPLAZA A LA VERSION NRO. DE FECHA

NORMALIZADORSECRETARIO(A) TECNICO(A)

ANA MARÍA CHÁVES CHAUX

130/10/20081381

MARIA NIDIDA BARBOSA ACOSTA




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CODIGO ELEMENTO 02 Despachar los documentos de archivo de acuerdo con normatividad vigente y con la política institucional.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO

CONOCIMIENTOS Y COMPRENSIONES ESENCIALES

RANGOS DE APLICACION

A, Los documentos despachados están verificados de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos, las normas técnicas, jurídicas y de calidad establecidas por la empresa y la tecnología disponible.

B, Los documentos despachados están radicados de acuerdo con la legislación vigente, el manual de procesos y procedimientos establecidos por la empresa y la tecnología disponible.C, Los documentos despachados son enviados por el correo de acuerdo con la legislación vigente, el manual de procesos y procedimientos, las normas técnicas y las de calidad establecida por la

empresa y la tecnología disponible.D, Los documentos despachados son ingresados a las bases de datos de acuerdo con el manual de procedimientos, la legislación vigente, las normas técnicas y de calidad establecidas por la

empresa y la tecnología disponible.E, Los documentos despachados están distribuidos utilizando los diferentes medios de entrega de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos, las normas técnicas y de calidad establecidas

por la empresa y la tecnología disponible.F, Los controles de mensajería y rutas se realizan de acuerdo con el manual de procedimientos, la legislación vigente, las normas técnicas, de calidad y la tecnología disponibleG, El consecutivo de correspondencia despachada está conservado de acuerdo con los procedimientos establecidos, la legislación vigente, las tablas de retención documental y la tecnología

disponible.H, La atención a los usuarios cumple con los requerimientos establecidos en las normas de calidad, las políticas de la organización y la tecnología disponible y la legislación vigente.I, Las normas de seguridad industrial y salud ocupacional son aplicadas de acuerdo con los requerimientos establecidos en las normas de calidad, las políticas de la organización y la legislación

vigente.J, El diseño y la elaboración de formatos deben estar acordes con las normas técnicas, jurídicas y de calidad vigentes.

01, Manual De Procesos Y Procedimientos, De Gestión De Calidad Para El Despacho De Documentos, Características. (A, B, C, D, E, F, G, H, J)02, Normas De Correspondencia. (A, B, C, G, H, J)03, Organigrama De La Empresa Y Su Importancia Para La Gestión De Los Documentos. (A)04, Funciones De Cada Dependencia Y Su Importancia Para La Clasificación De La Documentación. (A,H, J)05, Equipos Y Medios Tecnológicos Utilizados Para El Despacho De Documentación, Características, Tipos, Operación Y Función. (A, B, C, D, E, F, G, H, J)06, Procedimiento Para El Ingreso O Registro De La Documentación Despachada Y La Importancia De Su Cumplimiento. (A, B, C, D, E, H, J)07, Legislación Aplicada Al Proceso De Despacho De Documentos. (A, B, C, E, F, G, H)08, Comunicación Oral Y Escrita Y Su Importancia En El Proceso De Despacho De Documentos Análisis Y Síntesis De La Información (A, B, C, D, E, F, G)09, Servicios De Distribución De Documentos En El Entorno De La Empresa (E, F, B, H)10, Normas De Correo Y Servicios De Mensajería. (E, B, F, G, H)11, Normas Establecidas A La Atención De Los Clientes ( H, F )12, Normas De Seguridad Industrial Y Salud Ocupacional Y La Importancia De Su Aplicación. (I, D, E, F)13, Trabajo En Equipo (A, B, C, D)14, Técnicas De Lectura Y Escritura (A, B, C, D ,E, F, G, H, I, J)




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CODIGO ELEMENTO 02 Despachar los documentos de archivo de acuerdo con normatividad vigente y con la política institucional.

EVIDENCIAS REQUERIDAS

EQUIPOSScanner, Telefax, Computador, Báscula, Sellos Y Relojes.

TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOSImpresos, Magnéticos,Audiovisuales (Visual, Sonoro) Y Electrónicos

HERRAMIENTAS TECNOLOGICASInternet, Intranet, Correo Electrónico, Software Y Buzón Corporativo.

DESEMPEÑO 1. Tres Entrevistas A Diferentes Usuarios. 2. Observación De Dos Situaciones De Despacho De Documentos. Una Física Y Una Electrónica.

CONOCIMIENTO 1. Respuestas A Preguntas Sobre Procesos De Despacho De Documentos; Legislación Documental; Importancia De La Aplicación De Las Normas Y Procedimientos;

Interpretación De Textos;Tablas De Retención Documental, Su Importancia Y Aplicación.PRODUCTO

1. Un Registro De Despacho De Documentos En Un Día De Trabajo. 2. Un Registro Del Servicio De Mensajería

APROBADO ACTA NRO. DEL CONSEJO DIRECTIVO NACIONAL SENA DE FECHA VERSION NRO. QUE REEMPLAZA A LA VERSION NRO. DE FECHA

NORMALIZADORSECRETARIO(A) TECNICO(A)

ANA MARÍA CHÁVES CHAUX

130/10/20081381

MARIA NIDIDA BARBOSA ACOSTA

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