22 instructivo ii curso virtual cas 2011
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G4S
Logística del Dinero y Custodias
REENTRENAMIENTO PERSONAL DE
BOVEDAS Y CAJAS
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DE SEGURIDAD
Con más de 40 años de comprobado servicio profesional y con índices de crecimiento cada vez más altos, nos encontramos con sucursales en 9 ciudades a nivel nacional que incluyen cuatro centros de procesamiento de efectivo en Quito, Guayaquil, Cuenca y Manta.
Introducción
Fortalecer la cultura de seguridad y normativas de los procesos operacionales, en todas las actividades que se generan en las áreas de Bóvedas y cajas de conteo internas de nuestros Centros de Efectivo y Atesoramiento, que utiliza la Unidad de Logística de Valores y Custodias a nivel nacional, acorde con los requerimientos de nuestros clientes y políticas Nacionales e Internacionales de G4S.
Objetivo
Definiciones:
Centro de Procesamiento de Efectivo
Bóveda General
Bóveda de traspaso de tulas
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DE SEGURIDAD
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
El principal rol de la seguridad, es la protección del personal, bienes y recursos corporativos, a su vez la base de la protección es la prevención.
La prevención y protección eficaz, requiere la participación consciente y voluntaria de todos los miembros de la organización para alcanzar los niveles deseados, sin dicha participación no se podría alcanzar los mismos, ya que el establecimiento de un ambiente seguro, está ligado a la conciencia participativa en beneficio personal, grupal y de la empresa en general.
La protección inicia desde su circulo personal y se extiende en anillos concéntricos hacia el exterior del mismo.
QUIEN SE PROTEGE EFECTIVAMENTE, PROTEGE EFECTIVAMENTE SU ENTORNO Y POR ENDE TODA ACTIVIDAD
DENTRO DEL MISMO
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
Ingreso y operación
Toda persona que ingrese o egrese de la zona conocida como “Segura” (zona de procesamiento de efectivo, prebóveda, bóveda) debe cumplir los siguientes requisitos:
a. Debe registrarse en el libro habilitado al efecto, donde consten, nombre,
apellido, numero de cedula, cargo, hora y día de entrada / salida y motivo
de la visita, validando con su firma esta información.
b. Se dejarán en un lugar apropiado todos los valores y elementos que porten
las personas , como son las billeteras , cámara de fotos ,celulares y otros
que no sean necesarios para su tarea.
c. Se efectuará una revisión detenida, no importa el cargo que tengan las
personas que ingresen, de bolsillos, zapatos, agendas etc., tanto al ingreso
como a la salida.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
d. Las dos últimas puertas con doble control (electrónico y traba manual) serán
operadas por la persona a cargo del sector, que será en definitiva la que
franqueará o no el paso de las personas que ingresarán al sector.
e. Las personas ingresarán de a una sin excepción a la esclusa peatonal
formada por las dos últimas puertas.
f. Toda persona que trabaje en el sector deberá hacerlo con el uniforme
adecuado (Overol entero con cierre en su parte trasera, de media
manga, sin bolsillos, con tira alza cierre).
g. El personal deberá siempre tener su identificación a la vista .
h. Las mesas de recuento del dinero o valores deberán ser individuales , tipo
cabinas transparentes con una cerradura y llave que permitan, cuando la
persona que esta procesando el dinero se tenga que ausentar por un motivo
de fuerza mayor, cierre su cubículo y retire la llave; la puerta de ingreso debe
contar con una pasa-documento para entregar/recibir sin abrir la cabina, el
material para proceso/procesado, contando con un foco señalizador rojo,
para alertar de cualquier necesidad al supervisor del área, sin necesidad de
abandonar la misma.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
i. Cada lugar de recuento deberá contar con una CCTV individual, con
grabación en tiempo real, color y con sonido, que permita visualizar
perfectamente y escuchar, el procesamiento permanente de los valores.
j. Antes de iniciar las labores, el supervisor del área verificará el correcto
funcionamiento de todos los equipos y sistemas, validando esta información
con el área de monitoreo (Video, audio, extintores, aire acondicionado,
luces, recontadoras, etc.)
k. El supervisor mantendrá una charla de no mas de cinco minutos con el
personal, recordándole los procedimientos diarios y normas de seguridad.
l. Toda actividad, se registrará en video y audio.
m. Siempre los valores deberán estar dentro del área de cobertura del CCTV.
n. Se debe registrar toda novedad en una planilla o formulario habilitado a tan
fin que será rubricado por el cajero y supervisor .
ñ. Sobre los escritorios de procesamiento de datos deberá quedar la cantidad
de efectivo estrictamente necesaria, ya que a medida que se procesa y se
cuadra en la forma más rápida posible deberá ser enviada a la Bóveda.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
o. Toda persona que desempeñe tareas en el Bóveda o Procesamiento de
Dinero, poseerá un sello aclaratorio con nombre, apellido y puesto; cuando
finalice la jornada de trabajo el Supervisor del Centro de Efectivo guardará
estos sellos en una caja con llave e ingresará la misma a la bóveda
temporal, hasta que se utilicen al otro día.
p. Se debe practicar la aplicación de los procedimientos de Emergencia, en
caso de incendio, desastres naturales o amenazas delictivas, el personal
deberá estar perfectamente compenetrado de cual es su rol en esos casos.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
Bóvedas
a. Todas las Bóvedas cuentan con alarma independiente y censores internos
volumétricos, infrarrojos y de vibración.
b. Todas las Bóvedas cuentan con cámaras internas infrarrojas y monitoreo
externo, además de respaldos en áreas seguras; su interior y exterior es
cubierto con CCTV las 24 horas
c. Todas las bóvedas poseen doble combinación incluyendo una
cerradura con apertura a distancia (Claves desechables), operada desde
otra sucursal que no es la que se encuentra la Bóveda .
d. Se deberán establecer horarios estrictos con segmentos horarios de
apertura y cierre que deberán ser cumplidos en forma absolutamente
rigurosa, no se autorizaran aperturas fuera de ese segmento horario
preestablecido, si hubieran excepciones deberán ser autorizadas por el
Apoderado General y/o Gerente de Operaciones (por escrito firmando como
constancia)
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
e. Para la apertura de la bóveda y cierre de la misma deberán intervenir dos (2)
personas, una por cada mano de claves mas una tercera persona externa
que asigna la clave aleatoria de apertura para la cerradura electrónica.
f. La bóveda debe estar abierta solo el tiempo estrictamente necesario para
ingresar o retirar los valores, no se debe generar en su interior ninguna otra
actividad.
g. Las personas que ingresen a las bóvedas no lo harán nunca solos, siempre
que deban ingresar lo harán acompañados por otra persona .
h. Toda operación de depósito o retiro de la bóveda deberá quedar asentado
en un formulario habilitado a tal fin, donde constará la cantidad, y por orden
de que entidad se realiza, firmando las dos personas que ingresaron a la
misma con su sello aclaratorio.
i. Si el volumen de la operación lo amerita se contará con una bóveda auxiliar
para tránsito o atesoramiento de los valores fuera de horario, donde se
guardará el efectivo hasta el otro día, esta bóveda contará con las mismas
seguridades de la bóveda principal y deberá contar con dos manos de claves
diferentes que haga necesario la intervención de dos personas como mínimo
su apertura.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
Registro correcto de documentos en cámaras
a. Todo Item a ser visualizado directamente debe ser colocado a 10 o 15 cm.
máximo del lente de la cámara.
b. Todo Item para hacer una Visualización directa deber ser de manera
perpendicular a la cámara o de forma horizontal.
c. Todo Item de cualquier tipo debe ser visualizado un tiempo prudente de 3 a
5 segundos para garantizar la grabación de la imagen.
d. En caso de documentos mas grandes como tirillas u hojas de reporte, se
debe pasar todo el documento de una manera lenta y pausada para obtener
una visualización clara y completa del mismo, garantizando su respaldo
e. No agacharse de manera que se tape la visualización de la cámara, en
especial en momentos de conteo con la cabeza, ya que esto pierde la
imagen de los valores sobre el tablero de conteo.
NORMATIVAS DE SEGURIDAD
NORMATIVAS OPERACIONALES
Estructura Organizacional:
El centro de efectivo debe tener plenamente definidos los siguientes puestos
de trabajo:
1. Cargos operativos que desarrollan los procesos en el centro de efectivo, que
incluyen:
a. el procesamiento del efectivo,
b. la provisión del efectivo,
c. los fondos de efectivo en la bóveda
2. Cargos de nivel supervisor que controlan y aprueban las actividades de los
cargos operativos. Además, se encarga de supervisar los procesos de
Reclamaciones y Quejas de los clientes, debidamente documentadas.
3. Cargos de control administrativo independientes de los procesos operativos
como son los funcionarios administrativos del área de operaciones. Estos
funcionarios sirven para efectuar el control dual de saldos e implementar los
controles sobre límites de autoridad.
4. Cargo de auditoria interna del centro de efectivo
NORMATIVAS OPERACIONALES
Procesamiento de Efectivo :
Controlar el flujo de dinero entre los responsables de su manipulación, evitar
responsabilidades compartidas, manipulación indebida de dinero y fugas de
información :
1. Mantener los registros de todas las operaciones realizadas.
2. Sistema de información que permita la trazabilidad del efectivo.
3. Documentación, supervision y registro de toda operación o transacción en el
sistema de información.
4. El balance diario de fondos debe ser realizado cuidando de mantener adecuada
trazabilidad, no responsabilidades compartidas y adecuadas tareas de supervision
y aprobación.
a. Separación funcional entre el Procesador de Caja y el Cajero Principal.
b. Verificación independiente de la guia de remesa y la cantidad procesada.
c. Conciliación de los fondos procesados físicamente en cada cuenta.
d. Balance de Efectivo documentado, supervisado y registrado.
e. Registro del documento con el efectivo procesado.
NORMATIVAS OPERACIONALES
5. Diferencias y novedades del efectivo plena y oportunamente identificadas,
documentadas y registradas en el sistema de información. Funcionalmente se
debe cuidar de:
a. Segregar funciones entre quien identifica la diferencia, supervise su ocurrencia y
la que aprueba las acciones correctivas de pago o cobranza, según
corresponda.
b. Registrar y documentar las diferencias y novedades en el sistema de
información.
c. Reportar las diferencias y novedades a Gerencia de Operaciones y Auditoria.
6. Auditorias de efectivo permanentes y sorpresivas por al area de Auditoria Interna
sobre las salidas de dinero. Se debe mantener y reportar la documentación
correspondiente a estas auditorias.
7. Controlar todo el movimiento de dinero entre las areas de procesos y bovedas,
identificando y transfiriendo responsabilidades de manera clara y documentada,
registrando todas las transacciones en el sistema de información.
8. Evitar que los fondos procesados sean empleados para cubrir ordenes de servicio,
sin antes haber sido balanceados con las entregas de dinero.
9. Trazabilidad y seguimiento del efectivo desde que es procesado por el centro de
de efectivo, pasa a la boveda y luego es empleado para atender ordenes de
servicio.
NORMATIVAS OPERACIONALES
Supervision :
Controlar la conformidad de los clientes respecto al reporte y conciliación de los
saldos reportados por el centro de efectivo.
1. Remitir al area de Control Administrativo el reporte de conciliación de saldos de forma de asegurar que se realice la confirmación con los clientes y esta quede debidamente documentada y registrada en el sistema de información.
2. Obtener de los clientes la conformidad de los saldos reportados (Cortes).
3. Coordinar con la Gerencia de Operaciones y Auditoria la realización de conciliaciones bimestrales de esta información, manteniendo evidencia escrita de la misma.
4. Asegurar que cada turno del centro de efectivo haga entrega completa y conforme de todas las ordenes de servicio, documentando de manera apropiada todas las diferencias. Se debe documentar el cambio de turno mediante un documento escrito y formado por los responsables de cada turno.
NORMATIVAS OPERACIONALES
Provisión del Efectivo :
1. Mantener un registro de todas las operaciones de provisión de efectivo.
2. Ordenes de servicio debidamente documentadas y firmadas, así como parte de un sistema de información que asegure su trazabilidad y seguimiento permanente para asegurar su entrada y salida.
3. Comprobar la validez de las solicitudes de provisión de efectivo recibidas, corroborando con los clientes las mismas y asegurando la validez de las firmas en estas.
4. Controlar y discriminar adecuadamente el origen de los fondos empleados en la provision de efectivo entre bóveda y area de procesos. Registrar y reconciliar apropiadamente estos fondos, incluyendo la información correspondiente a quien los entrega y quien los recibe.
NORMATIVAS OPERACIONALES
5. Implementar un adecuado sistema para detectar las diferencias y novedades sobre el efectivo, incluyendo una adecuada segregación de funciones entre quien supervise su identificación y quien aprueba las acciones a ser tomadas en consecuencia, el registro de diferencias y novedades en el sistema de información, documentar la información respecto de las diferencias y novedades reportadas y reportar estas diferencias a Gerencia de Operaciones y auditoria.
6. Garantizar que en el proceso de registro de saldos, los fondos que deben ser cargados en la base de datos del banco se haga de forma adecuada, mediante una separación de funciones entre quien mantiene los saldos y quien realiza la fusión física de los fondos, verificación independientes de las boletas de depósito y las cantidades depositadas y la conciliación de los fondos de cada cuenta.
7. Realizar un adecuado registro y aprobación de las devoluciones de ordenes de servicio, dándoles el mismo tratamiento que los depósitos de efectivo.
NORMATIVAS OPERACIONALES
8. Generar evidencia escrita diaria de la recepción de los fondos por parte del cliente. Asimismo, documentar el sistema de información con estos cargos de recepción.
9. Confirmar con los bancos y los clientes la conformidad del estado de saldos diarios de efectivo. Propiciar que las áreas de finanzas, operaciones y auditoria realicen una revisión de las mismas dejando constancia de la conformidad o de las observaciones encontradas.
NORMATIVAS OPERACIONALES
Fondos de Efectivo en la Boveda
1. Mantener un registro adecuado de los fondos de efectivo de la bóveda.
2. Conciliar periodicamente el balance fisico contra el saldo en efectivo reportado a los clientes, manteniendo una copia legible de este proceso.
3. Conciliar diariamente los saldos de efectivo reportados en la bóveda respecto de los que maneja el cliente, con el objeto de dar solución inmediata a las diferencias reportadas. Un area independiente debe realizar una conciliación paralela para arribar al mismo resultado.
4. Mantener un registro escrito y firmado del balance de efectivo aprobado por el
cliente.
5. Asegurar que el area de auditoria o finanzas realice una conciliación periodica y una revision física documentada de los saldos de los clientes, de forma de asegurar que existen registros físicos de conformidad.
NORMATIVAS OPERACIONALES
6. Identificar, documentar y reportar todas las diferencias y novedades de efectivo que se presenten, de forma de poder facilitar la investigación y documentación de las mismas en el sistema de información.
7. Identificar, controlar y reportar adecuadamente todas las diferencias y novedades sobre los saldos de efectivo encontradas y reportadas por los clientes, mediante una separación de funciones entre quien identifica la diferencia, supervise la ocurrencia y quien dispone las medidas correctivas de cobranza o devolución de los fondos. Asimismo, el registro de diferencias y novedades en el sistema de información, documentar la información respecto de las diferencias y novedades reportadas y reportar estas diferencias a las areas de seguridad y auditoria.
8. Todos los valores en bóveda deberán estar ordenados en las estanterias por denominación o/y las tulas/bolsas que contengan valores de igual manera en las estanterias correspondientes, BAJO NINGUN CONCEPTO EN EL PISO.
NORMATIVAS OPERACIONALES
PROCESAMIENTO GENERAL :
1. Recibir los valores entulados o embolsados registrar , verificar y continuar con el
proceso pactado con el cliente. Si se reciben los valores por parte de Bóveda realizar igualmente la verificación como aplica para la tula .
2. Proceder con voz fuerte y clara para dejar registro del proceso en audio y vídeo de la siguiente manera: “Hoy (fecha del día), siendo las (Hora en que se inicia el proceso), inicio el proceso del (Nombre ó razón social y origen ó Código de origen) con destino Centro de efectivo ó cliente (Nombre ó razón social y destino ó código destino); para aquellos servicios diferentes a ingresos, deberá especificar el tipo de actividad a realizar, ejemplo: unificación de picos, verificación de valores entre otros.
3. Tomar la tula y el sello de seguridad, verificar que los números coincidan con los relacionado en el documento soporte. Enunciar la suma que dice contener (Indicar la suma relacionada en el documento) .
4. Enunciar “Procedo a revisar el estado de la tula / bolsa la cual se encuentra en estado (Indicar el estado de la tula)”. (Se debe revisar vulcanizado y costuras) .
NORMATIVAS OPERACIONALES
5. Enunciar: “Procedo a revisar el estado del sello el cual se encuentra en (Indicar el
estado del sello) estado” .
6. Enunciar “Procedo a cortar el sello (Se debe cortar por uno de los extremos, evitando afectar la numeración)”. Tener en cuenta que el cuello de la tula debe estar en posición vertical frente a la cámara .
7. Levantar el sello y mostrar los números a la cámara. Poner el sello sobre el mesón .
8. Si la cremallera interna se encuentra abierta o con signos de violación. Se debe evidenciar el estado de ésta ante la cámara e informar el evento .
9. Abrir la cremallera y verificar si los valores se encuentran embolsados, en caso de no estar embolsados registrar ésta situación tanto en video como en audio y proceder a informar al supervisor.
10. Proceder a depositar los valores sobre el mesón anunciando de la siguiente manera: “Deposito el contenido de la tula sobre el mesón, procedo a voltear la tula” (Se debe voltear la tula completamente con el interior hacia afuera, bajo la cámara, evidenciando que no queda nada en su interior y que no presenta novedades; acto seguido se procede a dejar debajo del mesón
NORMATIVAS OPERACIONALES
11. En caso de presentarse alguna novedad en la tula (signos de violación ó
adulteración) llamar al Supervisor.
12. Revisar que las bolsas estén bien cerradas y que no presenten signos de violación, anunciar el estado de las bolsas, si se presenta alguna novedad llamar al Supervisor
13. Organizar los valores por denominación .
14. Procesará el contenido teniendo en cuenta la cantidad de paquetes a embolsar y los picos: estampar el sello con la fecha del proceso, registrará la cantidad de fajos, registrará la cantidad de picos, estampar el sello con el nombre, empacar y sellar.
15. En caso de presentarse alguna novedad (faltante, sobrante, presunto falso, etc) se debe informar en voz alta. Sí proviene de algún fajo, tula o bolsa contramarcada leer los datos. Levantar el sello, mostrar a la cámara la numeración y ubicar el sello en la parte central del mesón, informar al Supervisor.
16. Toda novedad tendrá que ser registrada con los siguientes datos: Oficina ó punto, identidad del responsable (caja y/o cedula y/o nombre), tipo de novedad, descripción de la novedad.
NORMATIVAS OPERACIONALES
17. Si se encuentran billetes presuntamente falsos estos deberán ser retirados; registrar
en una fajilla blanca el número de la planilla y entidad; colocar en una bolsa plástica transparente y anexar a la remesa con la fajilla original, teniendo en cuenta de no grapar ni escribir sobre el billete .
18. Una vez concluido el proceso, el supervisor deberá verificar que la cantidad de fajos en cada paquete, se encuentren bien sellados, que el valor total procesado coincida con el valor declarado, salvo que haya presentado novedad, la cual deberá estar debidamente soportada. Contará los picos de billetes, los cuales deben coincidir con los relacionados. Si es una entrega: Verificar que los valores preparados coincidan en monto y denominación, con los relacionados en la solicitud del servicio.
19. Una vez se haya verificado y confirmado por parte del Supervisor, proceder a depositar los valores al interior de la tula o bolsa previa muestra de los mismos ante la cámara. Una vez se haya cumplido éste paso, realizar el cierre de la cremallera, tomar un sello de seguridad ante la cámara anunciando su número en voz alta y realizar el cierre de la tula con éste, mostrar el número de la tula a la cámara y la boca de la tula debidamente cerrada.
20. Proceder en voz alta a leer el número del documento soporte, el cual registra el proceso realizado
NORMATIVAS OPERACIONALES
21. Enunciar en voz alta de la siguiente forma: Procedo a depositar en la tula “ (Decir en
voz alta el No. de la tula en la cual se van a empacar los valores) los valores del (Cliente o Centro de Efectivo) así: (procede a empacarlos, acercando el fajo o pico a la cámara mostrando número de guia de remesa y denominación (si son despachos) y diciendo en voz alta el monto y la denominación”.
22. Para el caso de tula: “Cierro la cremallera interna de la tula, coloco el sello de seguridad número XX en la tula XX (Decir en voz alta el número de sello con el cual se va a sellar la tula, mostrar los números de la tula ante a la cámara y el cuello de la tula debidamente cerrada .
23. Llamar al Supervisor para hacer la entrega de los valores y soportes correspondientes y registrar la hora de finalización y confirmación del proceso .
24. Si el proceso pactado es CONTEO se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos
a. Cuente y verifique si la cantidad de fajos coinciden con lo relacionado, si no está
acorde anúncielo en voz alta y llame al Supervisor.
b. Pase los fajos por la máquina. Si la máquina acusa novedad en dicho fajo,
proceder a pasarlo dos veces mas, si continua la novedad cuéntelos
manualmente; si ésta persiste llame a Supervisor
c. En caso de existir picos cuéntelos manualmente y confróntelos contra los
relacionados, si no está acorde anúncielo en voz alta y llame al Supervisor
NORMATIVAS OPERACIONALES
25. El Supervisor será responsable del manejo de la caja de seguridad para guardar los “picos” de billetes y/o monedas, con el cual trabajará todos los días en el procesamiento de efectivo. Al final de la jornada de trabajo, ésta caja se ingresará en una tula y se colocará un sello de seguridad para posteriormente entregar la misma a la bóveda de tulas en tránsito. La entrega recepción se lo realizará en el libro de registro diario .
26. Al inicio de las operaciones del día, el Supervisor receptará de la bóveda de tulas en tránsito la caja de seguridad y con voz clara identificará el número de bolsa, el valor que dice contener, además acercará la tula a la cámara para identificar perfectamente el número y el sello de seguridad para su registro .
27. El Supervisor del Centro de Efectivo registrará en libro de novedades todo evento que afecte la actividad normal diaria del mismo.
28. Permanentemente todo valor en efectivo y tulas deberán estar dentro de las imagenes de respaldo de los sistemas de CCTV
NORMATIVAS OPERACIONALES
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