El Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control, es uno de los elementos ms importantes en la gerencia social, puesto que garantiza el monitoreo y el manejo integral de las actividades y los componentes de cualquier tipo de inciativa de inversin y posibilita el logro de los objetivos planteados en la etapa de formulacin del proyecto. Es por ello que durante los ltimos aos, distintas entidades y organismos, se han preocupado por elaborar enfoques y marcos sobre los cuales se pueda enfocar este tema, como elemento constitutivo de los proyectos sociales.Pero, antes de detenernos en el anlisis de sus principales caractersticas, es conveniente conceptualizarlo y definirlo de forma profunda. Existen diferentes referencias acerca del Sistema de Seguimiento, Evaluacin y control, veamos algunas de ellas: El sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control es una estrategia que ha diseado la gerencia social que permite conocer la marcha del proyecto, valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos, proporcionar la informacin suficiente y oportuna para la toma de decisiones, mejorar la marcha del proyecto y sistematizar las experiencias propias del mismo.En la misma lnea, la OIT define el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control como una estrategia funcional que tiene como finalidad contribuir a conocer la marcha del proyecto social, evaluar el nivel de cumplimiento y propiciar la oportuna y suficiente informacin que permitan hacer correctivas al proyecto y sistematizar sus experienciasAs mismo, el PMI, identifica el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control como el anlisis continuo de los principales componentes del proyecto, el cual, ofrece una idea acerca de la salud del mismo y proporciona informacin oportuna sobrelos posibles problemas, para tomar las acciones correctivas que garanticen la ejecucin del proyecto".Por su parte el Departamento Nacional de Planeacin, define el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y control como un proceso en el que se encuentran integrados dos elementos centrales. El primero hace referencia al monitoreo, el cual, trata de verificar si lo programado se cumple, el segundo se centra en la evaluacin de los propsitos que pretende el proyecto y sus alcances reales.

Es as como, el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control, se constituyen en la herramienta bsica de la gerencia social para construir verdaderas estructuras de medicin, que apoyen la formulacin y la ejecucin de los proyectos que tienen como objetivo principal producir impactos en el corto mediano y largo plazo dentro de una poblacin determinada.

De la misma forma, este sistema, tambin ha tenido un gran impacto en la forma como las entidades pblicas realizan sus inversiones en diferentes mbitos de la realidad social, puesto que los recursos escasos con los que cuenta la administracin municipal, regional y nacional, deben ser invertidos en la ejecucin de proyectos con un alto grado de eficiencia y eficacia en sus impactos. Algo que slo puede ser garantizado mediante mecanismos como el monitoreo, el seguimiento y la evaluacin.

En sntesis, se puede afirmar que el Sistema de Seguimiento, Evaluacin y Control, es un instrumento de vital importancia para la gerencia del proyecto, puesto que le permite conocer la marcha de las actividades y los componentes del mismo, valorar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos e identificar y seleccionar la informacin que le posibilite tomar decisiones, aplicar correctivos y sistematizar experiencias.

Ahora bien, cuando se habla de los elementos del sistema de seguimiento, evaluacin y control hay que tener en cuenta varias precisiones que ayudan a clarificar su papel y su integralidad dentro del proyecto. Dentro de ellas tenemos las siguientes:

El Seguimiento y el Control, se efecta durante la etapa de ejecucin de un proyecto y no en otras etapas del ciclo de este. Es un procedimiento sistemtico empleado para comprobar la eficiencia y efectividad del procesode ejecucin de un proyecto para identificar los logros y debilidades y recomendar medidas correctivas para optimizar los resultados deseados. La evaluacin por su parte, es una valoracin y reflexin sistemtica sobre el diseo, la ejecucin, la eficiencia, la efectividad, los procesos, los resultados (o el impacto) de un proyecto en ejecucin o completado. Esta, tienen las siguientes caractersticas:

Ocurre bsicamente durante todo el ciclo del proyecto y normalmente involucra a personas no directamente ligadas operacionalmente con el proyecto. La evaluacin se efecta durante todas las etapas del ciclo del proyecto, incluyendo varios aos despus de completada la ejecucin, en el caso de evaluaciones de impacto y/o sustentabilidad. Para ser efectiva, la evaluacin tiene que ser sistemtica, igual que el monitoreo. La evaluacin pregunta si un proyecto est funcionando y si est funcionando en vista de los resultados obtenidos. La evaluacin requiere asignar tiempo para un trabajo especial y normalmente involucra la participacin de profesionales especializados no asignados al proyecto, tal como en evaluaciones anuales, evaluaciones intermedias o evaluaciones ex-post.

Como se puede apreciar, el Monitoreo y la Evaluacin estn interrelacionados pero no son sinnimos. Mientras que el monitoreo es un proceso continuo y permanente (todos los das, semanas, meses en la ejecucin del proyecto), la evaluacin se realiza en periodos establecidos, entre lapsos de tiempo ms largos. El monitoreo es un proceso continuo de anlisis, observacin y sugerencias de ajustes para asegurar que el proyecto est encarrilado a alcanzar su objetivo. La evaluacin por su parte permite la formulacin de conclusiones acerca de lo que se observa a una escala mayor, aspectos tales como el diseo del proyecto y sus impactos, tanto los previstos como los no previstos.

Un proyecto, cualquiera que sea su ndole, se divide en etapas o fasessecuenciales, compuestas de tareas y actividades interrelacionadas para lograr un producto intermedio que garantice el cumplimiento del objetivo central del mismo. A este proceso se le conoce como el ciclo de vida del proyecto. Este ciclo de vida, generalmente inicia con la generacin y anlisis de la idea, aspecto que corresponde a la fase en que se enuncia el proyecto, se plantean sus caractersticas fundamentales y se lo evala, comienza con la idea y termina con la decisin de ejecutarlo, postergarlo o abandonarlo. La etapa siguiente es la de ejecucin en la que se realizan las actividades asociadas a la inversin, tales como contratos, construcciones, compras de maquinarias y equipos, adquisicin de permisos, etc. Luego, tenemos la etapa de operacin, que corresponde al perodo de tiempo durante el cual se implementa el proceso y las tareas necesarias para producir regularmente el bien o servicio que constituye el objetivo del proyecto, comienza con la puesta en marcha y termina cuando se pone fin a la vida til econmica del proyecto, que corresponde a las actividades necesarias para poner trmino a todos los compromisos que origin su ejecucin y operacin y determinar el valor de liquidacin de los activos.

Otra clasificacin de este ciclo del proyecto es la que realiza Mario Garza, cuando establece que un proyecto tiene un principio y un fin determinado. Esto supone una serie de procesos intermedios que nos llevan de un estado a otro. A estos procesos junto con la etapa de inicio y fin (o cierre) se le considera como el ciclo de vida del proyecto. Est compuesto por los siguientes procesos:

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERREEn el INICIO se establece la visin del proyecto, el qu; la misin por cumplir y sus objetivos, la justificacin del mismo, las restricciones y supuestos.

En la etapa de PLANEACIN se desarrolla un plan que nos ayude a prever el cmo cumpliremos los objetivos, tomando en cuenta una serie de factores que afectan todo proyecto. Aqu se establecen las estrategias, con nfasis en la prevencin en vez de la improvisacin.

En la etapa de EJECUCIN se implementa el plan, se hacen las contrataciones, se administran los contratos, se integra el equipo de trabajo, se distribuye la informacin y se ejecuta el proyecto conforme lo establecido.

En la etapa de CONTROL se compara lo ejecutado o real contra lo que se planeo (control), de no identificar desviaciones, se continua con la ejecucin. Si se encuentran desviaciones, en equipo se acuerda la accin correctiva (planeacin adicional), y luego se contina con la ejecucin, manteniendo informado al equipo.

En la etapa de CIERRE se concluye y se cierran las relaciones contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al proyecto as como para el desarrollo de futuros proyectos. Por ltimo, se elaboran los documentos

Cuando se termina la vida til del proyecto, es conveniente realizar un examen crtico de los diferentes aspectos del proyecto, observando los factores positivos y negativos del mismo, con el fin de recoger informacin til para la organizacin ejecutora o para otras entidades, que les permita valorar los alcances y las posibilidades de los proyectos futuros.En este tipo de evaluacin, a diferencia de la evaluacin ex-ante, en que se trabaja con objetivos y metas a alcanzar segn las estimaciones existentes, se utilizan datos reales, medidos en el transcurso del proyecto, con el fin de analizar aspectos como la cobertura, la focalizacin, la eficacia, la eficiencia, los efectos, el impacto y la relacin entre el costo-beneficio del proyecto. En esencia, se busca valorar cuatro tipos de anlisis una vez concluidas las actividades y el cronograma del proyecto. Los cuales se describen a continuacin: Los productos: entregas que hace el proyecto social al grupo y a la regin al terminar una actividad y cumplir cada objetivo especfico o componente propuesto.El resultado: la situacin inmediatamente posterior al proyecto. Permite valorar y evaluar si los propsitos y fines establecidos en el objetivo general para el grupo y la regin se han cumplido. El efecto: los aportes del proyecto social a la resolucin conjunta con otros proyectos de los problemas del sector, rea o programa, dnde se encuentra inmerso el proyecto, el grupo y la regin. El impacto: las situaciones propiciadas y desencadenadas en las personas, en el grupo y en la regin dnde se adelant el proyecto, as como en la sociedad en general.

La gerencia social, ha establecido varios instrumentos para realizar el anlisis de las variables internas y externas de los proyectos, el ms conocido es la matriz DOFA. Esta herramienta le ofrece al gerente la posibilidad de identificar acciones posibles e instrumentos para adecuarse a los escenarios posibles del mercado, solucionar los problemas internos del proyecto y encontrar nuevas oportunidades para el fortalecimiento del proyectoen el plano local e internacional.Esta matriz, est compuesta de cuatro variables, en las cuales se registra la informacin de las variables externas (oportunidades y amenazas)e internas (debilidades y amenazas) del proyecto, para realizar los cruces entre variables y el anlisis posterior, en el que se tiene en cuenta :El cruce en la matriz se realiza entre las variables internas y externas, para mirarel equilibrio del proyecto en su conjunto y tomar las decisiones que tengan mayor impacto en la superacin y el aprovechamiento de las situaciones, los hechos y los fenmenos que afectan de una u otra forma la iniciativa de inversin. Las variables (fortalezas-oportunidades) FO se convierten en las estrategias de crecimiento, son las resultantes de aprovechar las mejores posibilidades que da el entorno y las ventajas propias, para construir una posicin que permita la expansin del sistema o su fortalecimiento para el logro de los propsitos del proyecto. Las variables (debilidades-oportunidades) DO son un tipo de estrategias de supervivencia en las que se busca superar las debilidades internas, haciendo uso de las oportunidades que ofrece el entorno. Las variables (fortalezas-amenazas) FA como las anteriores, son tambin estrategias de supervivencia y se refiere a las estrategias que buscan evadir las amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas del sistema.Las variables (debilidades-amenazas) DA son estrategias que permiten ver alternativas estratgicas que sugieren renunciar al logro dada una situacin amenazante y dbil difcilmente superable, que expone al sistema al fracaso

Cuando una organizacin o entidad cualquiera se propone realizar un proyecto, se interroga acerca de las caractersticas, las condiciones y la estructura del contexto social en el que piensa intervenir, igualmente, en el momento que se decide realizar el proyecto, tambin surgen dudas acerca de los proceso, los componentes y las actividades. Estas cuestiones, se pueden resolver tan slo con informacin de calidad y confiable, es decir, que responda a un proceso juicioso, controlado y verdico de recopilacin de datos.

En este sentido, se puede afirmar que, la recopilacin de informacin debe obedecer a algunos criterios, de tal forma que esta sea confiable, oportuna y eficiente para quien la utiliza. Algunos de estos criterios son:

Selectiva. Significa recoger nicamente datos que son verdaderamente pertinentes, teniendo en cuenta los indicadores para cada objetivo del proyecto. No se debe recoger informacin interesante pero que no est ligada al resultado que estamos midiendo. Guiada hacia resultados. Todos los datos que recogemos deben tener que ver con los resultados (componentes, propsito, fin). Efectiva en costo. Significa utilizar la menor cantidad de recursos para cumplir con el objetivo. Hay varias maneras de recoger datos, pero unas son ms econmicas, rpidas y efectivas que otras. La idea es recoger la informacin a un costo mnimo. Imparcial. Significa que la informacin debe tener el menor sesgo posible. Replicable. En el sentido que otros puedan utilizar los mismos mtodos y llegar a resultados comparables. Tambin significa que los que recogen datos en varios lugares y en tiempos diferentes utilizan mtodos consistentes (iguales).

Especfica. Tiene que ver con selectivo. Los datos se aplican especficamente al resultado que queremos medir. Debe haber una desagregacin adecuada de la informacin; esto est relacionado tambin con los costos y la pertinencia de la informacin. Oportuna. Los datos tienen que ser oportunos para que sirvan para la toma de decisiones. Para algunos indicadores, los datos sern a nivel anual, mientras que para otros podrn recogerse mensualmente o semestralmente; esto depende de quin necesita la informacin o para qu se necesita la informacin. En todo caso, la oportunidad es vital para el buen desarrollo del proyecto y su difusin.

Un indicador es una variable que mide un asunto, proceso o condicin. Su propsito es mostrar qu tan bien o mal se est comportando un sistema. Si hay un problema, un indicador puede ayudar a determinar las acciones para resolver tal situacin. En este sentido, se puede afirmar que en un proyecto, cualquiera que sea su ndole, no basta con formular el indicador y medirlo, se debe realizar un proceso en el que se pueda establecer, el comportamiento de la variable analizada, su avance, sus resultados parciales y su contribucin al logro del objetivo central de una iniciativa de inversin.

Este proceso se conoce como la interpretacin de los indicadores, aspecto importante para establecer los verdaderos resultados evidenciados en los diferentes componentes del proyecto, saber cul es su situacin real y realizar las proyecciones futuras. Algo que se consigue mediante la integracin de lasherramientas cualitativas y cuantitativas, las primeras ofrecen los datos relevantes del proceso o situacin medible y la segunda establece su comportamiento y avances reales.

En esencia, se puede decir que la interpretacin de indicadores se realiza mediante el siguiente proceso:

Se establecen los objetivos centrales del proyecto, estos pueden ser institucionales, programticos, centrales y especficos.Se le otorgan variables a cada uno de los objetivos, con el fin de categorizarlos e identificarlos.De estas variables salen los indicadores que se van a medir durante el proyecto y se les otorga un atributo o calidad especfica.Se establecen las unidades de medida del indicador Se recopilan los datos obtenidos mediante los instrumentos y tcnicas de recopilacin y de registro de la informacin.Se realiza el proceso de interpretacin del indicador, en el que se establecen los avances, los impactos y los resultados de la variable analizada. La interpretacin de los indicadores se convierte en el proceso culminante del sistema de seguimiento, evaluacin y control del proyecto, en el cual se busca encontrar causalidades que expliquen un proceso, actividad o componente, para emitir juicios y comentarios profundos acerca del estado del proyecto y de sus posibilidades en el futuro inmediato.

Por ltimo, cabe anotar que la interpretacin de indicadores en la gestin de proyectos se encuentra relacionada con las siguientes actividades:

Comparar el rendimiento real con el plan de gestin del proyecto.Evaluar el rendimiento para determinar si est indicado algn tipo de accin correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando sea necesario.Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar y asegurarse de identificar los riesgos del proyecto, se informa sobre su estado y se estn ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados.Mantener una base de informacin precisa y actualizada en lo que respecta al producto o productos del proyecto y a su documentacin relacionada, hasta su conclusin.Proporcionar informacin para respaldar el informe del estado de situacin, la medicin del avance y las proyecciones.Suministrar proyecciones para actualizar la informacin del coste actual y del cronograma actual.Supervisar la implementacin de los cambios aprobados cuando y a medida que stos se produzcan

La auditora e interventora de proyectos es una funcin que cumple una persona natural o jurdica, externa al proceso, designada por laentidad patrocinadora, para supervisar y controlar en forma eficaz y de manera permanente todas las etapas del proyecto contratado, para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los contratos de inversin. Hay que clarificar que la interventora y la auditora de proyectos sociales tiene una esencia diferente a la de los proyectos de obras civiles, dado que los proyectos sociales generan bienes intangibles tales como tejido social, participacin, inclusin, liderazgo, equidad, acompaamiento, impacto am-biental, etc., hacindose necesario establecer metodologas e instrumentos de control y medicin en concordancia con las necesidades especficas de esta clase de iniciativas. La interventora y la auditora de proyectos sociales, nace en un proyecto que se materializa con la celebracin de un contrato, siendo el interventor o supervisor del proyecto, el responsable del contrato en su ejecucin, desarrollo y liquidacin. Responde adems a la necesidad que tiene la administracin de controlar que el proceso de celebracin (precontractual: diseo-planeacin-gestin financiera, elaboracin de pliegos o instructivos, y del contrato), se correspondan mutuamente en forma equilibrada y eficiente en aras de cumplir con la finalidad u objetivos trazados originalmente.