21 Febrero 2014

Agosto 2015

Manual OSTv8

Los Pelambres

Contenido

1.- ¿Qué tipos de contratos de servicios existen?2.- ¿Cómo solicitar una OST según tipo? (flujos de aprobación Aconex)3.- ¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST ?(solicitud, cotización, Adjudicación)4.- ¿Cómo saber quien aprueba el flujo de Aconex? (guía de aprobación)

5.- ¿Cómo cargar un documento en Aconex?6.- ¿Cómo hacer una transmisión de un documento en Aconex?7.- ¿Cómo iniciar un flujo de aprobación de un documento en Aconex?8.- ¿Cómo comunicar a contratos la aprobación de un flujo?

9.- ¿ Como realizar una cotización referencial al área usuaria?10.- ¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos?

11.- ¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl?

12.- ¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador?13.- ¿Pago de OST?14.- ¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

¿Qué tipos de contratos de servicios existen?

Tipos de Contrato

Contrato :• Mayor a US$300.000• Mayor a 1 año de duración• Servicio se lleva a cabo dentro y fuera de faena

OST( Ordenes de servicios a terceros):• Menor a US$300.000• Menor a 1 año de duración• Servicio se lleva a cabo dentro y fuera de faena

ASM• Menor a US$5.000• Servicio fuera de faena• No para servicios repetitivos

¿Cómo solicitar una OST según tipo?

Tipos de OST

1. Solicitud de Cotización para OST2. Solicitud de Modificación de OST3. Solicitud de Adjudicación Directa OST4. Solicitud de Asesoría OST5. Flujos de aprobación Aconex6. Regularización

Solicitud de Cotización normal

1. Documentos que debe entregar usuario por aconex1. Formulario de Solicitud de OST (con #PR)

2. Alcance del servicio3. Formulario ECO (Itemizado tabla de precios)

4. Cotización referencial (opcional)

2. Plazo de proceso• 12 días para cotizar• 3 días para para adjudicar• Total 15 días hábiles.

ZIP cargado como documento se inicia Flujo de cotización

• OST - Solicitud de cotización de Servicio OST PRxxxx - Nombre Servicio

Flujos válidos

Solicitud de Modificación OST

1. Documentos que debe entregar usuario por aconex

1. Formulario de Solicitud de OST (con #OST)

2. Cotización referencial

2. Plazo de proceso• 1 a 3 días para cotizar • 1 día para adjudicar• Total 4 días hábiles.

ZIP cargado como documento que se inicia Flujo de Mod.

• OST - Modificación OST Cxxxxx por Plazo - Nombre Servicio• OST - Modificación OST CXXXXX por Plazo y Monto - nivel Gerente General

(REQ. OPERACIONAL) - Nombre del servicio• OST - Modificación OST CXXXXX por Plazo y Monto - Gerente General - Nombre

del servicio

Flujos válidos

IMPORTANTE:LAS OST SÓLO PUEDEN SER MODIFICADAS UNA VEZ COMO MÁXIMO EL DOBLE DE PLAZO SIN SUPERAR UN AÑO Y EL MISMO VALOR ORIGINAL.

Solicitud de Adjudicación Directa

1. Toda Adjudicación Directa se debe aprobar en Comité de Contratos, previamente revisar con el área de Contratos alternativas vía email para recibir recomendaciones.

2. Documentos que debe entregar usuario por aconex1. Formulario de Solicitud de OST (con #PR)

2. Alcance del servicio3. Formulario ECO (Itemizado tabla de precios)

4. Respaldo aprobación Comité de Contratos5. Cotización referencial (opcional)

3. Plazo de proceso• 3 día para re-cotizar• 1 día para adjudicar• Total 4 días hábiles.

ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Adj Directa.

• OST SOLICITUD ADJUDICACIONES DIRECTAS (NO OPERACIONAL)

• OST SOLICITUD ADJUDICACIONES DIRECTAS (OPERACIONAL) - PRXXXXX

Flujos válidos

Solicitud de OST Asesoría

1. Toda Asesoría se debe aprobar en Comité de Contratos, previamente revisar con el área de Contratos alternativas vía email para recibir recomendaciones.

2. Documentos que debe entregar usuario por aconex1. Formulario de Solicitud de OST (con #PR)

2. Alcance del servicio3. Formulario ECO (Itemizado tabla de precios)

3. Plazo de proceso• 12 días para cotizar• 3 días para para adjudicar• Total 15 días hábiles.

ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Aprobación Asesoría

• OST SOLICITUD ASESORIA - PRXXXXX

Flujos válidos

Para servicios sobre US$50 mil (Ch$30 millones) deberá el usuario solicitar aprobación al VP de Finanzas de AMSA (sr. Alfredo Atucha). posterior a las aprobaciones internas. Los montos son acumulables. (27/7/2015)

Solicitud de Regularización de Servicios• La regularización es una forma de pago que Contratos no se responsabiliza pero que genera

modificación de OST o Contrato.• Toda solicitud de regularización debe pasar por Comité de Contratos.• La única regularización que se acepta es por emergencia operacional o de Seguridad. En estos casos se

recomienda realizar utilizando empresas que tengan servicios vigentes con MLP debido a que estarían cubiertos los riesgos de accidente.-

1. Documentos que debe entregar usuario por Aconex1. Formulario de Solicitud de OST

( con Pr indicando la justificación en el formulario y la ost o contrato usado para ingresar al personal + cotización referencial)

2. Plazo de proceso• NO aplica

Una vez aprobado el requerimiento por flujo y en Comité, presentar documentación en contratos para solicitar generación de OST o Contrato.

ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Regularización

• REGULARIZACIÓN DE (OST, OC o CTTO)

Flujos válidos

Flujos OST válidos

¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST? (solicitud, cotización, Adjudicación)

Pasos Solicitud OST Normal para Cotización

Pasosusuario1. Generación de PR2. Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de

proponentes, fecha de reunión aclaratoria y/o visita a terreno, fecha de preguntas, historial de OST, etc..)3. Generar formulario ECO para cotizar (itemizado)4. Generar un ZIP con todos los documentos .5. Cargar a Aconex el Zip con documentos 6. Iniciar flujo con el Zip (flujo ost – cotización de ost..)7. Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión.8. Respuesta a preguntas9. Evaluación técnica10. Validación de propuesta de adjudicación

Área de OST Contratos11. Revisar documentación12. Preparar documentos adicionales para cotizar13. Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita)14. Invitación por email a los participantes15. Entrega y recepción de preguntas (opcional)16. Apertura de ofertas y tabulación.17. Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta de adjudicación18. Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST19. Generación de OST20. Aprobación de OST21. Emisión de OST a proveedor

Pasos Solicitud Modificación OST

Pasosusuario1. Generación de formulario de solicitud (usar sección modificación)2. Generar un ZIP con todos los documentos (incluir cotización referencial del contratista).3. Cargar a Aconex el Zip con documentos 4. Iniciar Flujo de aprobación del Zip a Especialista de Contratos de OST5. Transmitir a especialista de contratos de OST comprobante de aprobación de flujo.

Área de OST Contratos6. Revisar documentación7. Validar cotización 8. Generación de OST9. Aprobación de OST10. Emisión de OST a proveedor

Pasos Solicitud Adjudicación Directa OST

Pasosusuario1. Preparar presentación para presentar en Comité de Contratos2. Generación de PR3. Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de

proponentes, fecha del proceso, fecha de preguntas, historial de OST, aprobación Comité de Contratos, etc..)4. Generar formulario ECO para cotizar (itemizado)5. Generar un ZIP con todos los documentos .6. Cargar a Aconex el Zip con documentos 7. Inicia Flujo de Aprobación de solicitud de adjudicación Directa8. Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión.9. Respuesta a preguntas10. Validación de propuesta de adjudicación

Área de OST Contratos11. Revisar documentación12. Preparar documentos adicionales para cotizar13. Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita)14. Invitación por email al participante15. Entrega y recepción de preguntas16. Apertura de ofertas y tabulación.17. Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta18. Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST19. Generación de OST20. Aprobación de OST21. Emisión de OST a proveedor

¿Como saber quien aprueba el flujo de Aconex ?(guía de aprobación)

Guía para flujo de Aprobación1. Adjudicación Directa :

1. Comité de Contratos y Gerente General.

2. Asesoría1. Asesoría, aprueba Gerente General.

3. Modificación de OST1. Para ajuste de plazo: Superintendente.2. Para ajuste de Montos: Gerente General.

-¿Cómo cargar un documento en Aconex?-¿Cómo iniciar una transmisión en Aconex?-¿Cómo iniciar un flujo en Aconex ?-¿Cómo comunicar a contratos de la aprobación de un flujo para que ejecuten la OST

Como Cargar un Documento a Aconex

Preparar los documentos, crear el archivo Zip.

1) Ingresar a aconex2) Ir a Documentos /Acciones/ Cargar Nuevo Documentos

Completar formulario

Mensaje de término de carga: presionar Link indicado

para ir a la ubicación del documento cargado

5) Ingresar numero de PR u OST

3) Seleccionar automático

4) Hacer referencia a la PR u OST

Visualización del Documento Cargado (*)

6) cargar

Como Transmitir un Documento

Seleccionar el documento con la casilla verificadora (ver página anterior (*) ) desplegar menú de transmitir.

Seleccionando Crear Transmisión.

Ingresar numero de PR u OST

Se desplegará la ventana de correo para definir al destinatario

Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

2) Seleccionar Iniciar Flujo de Trabajo

3) Luego se desplegará ventana para iniciar flujo de 3 pasos.

Paso 1, adjuntar archivos adicionales.(no usar esta opción incorporar todo en el archivo ZIP)

1) Seleccionar Documento con casilla verificadora

Paso 2, escoger el flujo que se requiere.

Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

Considerar flujos indicados en páginas 7 a la 11.

Paso 3 primera parte, cambiar el «nombre del flujo» y «nota» para una fácil identificación HACER REFERENCIA A LA PR EN EL NOMBRE DEL FLUJO. Usar esquemaRepetir nombres en ambos casilleros

Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

Pr-xxxx/solicitud¨………OST-xxxx/solicitud¨…….

Paso 3.- Segunda parte: Completar los aprobadores en las cajas del flujo en función de la guía de delegación. Finalmente enviar el flujo.

Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

Como comunicar a contratos de la aprobación de un flujo

Cuando reciba la confirmación por correo de la finalización de un flujo, ingrese a Aconex por medio del Link del email y una vez en Aconex reenvíe al correo de OSTPelambres en caso de no estar copiado, para que tome conocimiento y procese su solicitud.

-¿Cómo realizar una cotización referencial al área usuaria?

-¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos?

Documentos adjuntos a cotización de referencia

Cuando un usuario desea cotizar un servicio para obtener el monto de referencia para generar una PR, o con fines presupuestarios, se recomienda incorporar en la solicitud de cotización el set de documentos que se indica para evitar discrepancias con el valor final del servicio cuando contratos formalice la OST. Esto ocurre porque las empresas podrían incrementar el valor del servicio producto de las exigencias que hacen estos documentos en cuanto a resguardos y responsabilidad.Considerar que com requisito mínimo para las OST no se solicita boleta de garantía de fiel cumplimiento y tampoco se aceptan anticipos.Estos documentos son :

1. BAG2. Formato de contrato de OST3. Política de Calidad y Riesgo4. Código de ética5. Manual de prevención de delitos6. Ley 20.3937. UK Bribery Act 2010

Estos documentos se pueden descargar en : http://aconex.digitalfilms.cl/

Total de documento para Licitar o cotizar usados por Contratos

Documentos entregados por Usuario Formulario solicitudAlcance del

servicioItemizado

Documentos estándar en todos los procesos(para solicitar cotización referencial)

Documentos Complementarios

Formularios

Ingresar a Intranet al link Aconex en costado derecho parte baja

Los formulario se pueden encontrar directamente en http://aconex.digitalfilms.cl/A través de la intranet es posible llegar de la siguiente forma:

• Formulario OST• Alcance técnico• evaluación técnica

económica• Documentos contractuales

para cotizar• Formulario ECO estándar

(Itemizado)• Formulario creación de

proveedor

¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl?

Procedimiento Creación Proveedor en Ellipse

1. Solicitar a través de Aconex por transmisión1. Completar Formulario de creación de proveedor y

envío a Esecialista de Contratos de OST por transmisión.

2. Contratos crea proveedor en Ellipse.3. Contratos solicita a Finanzas aprobación.Nota: Proveedor debe tener una OST adjudicada

2. Duración1. Desde la entrega del formulario 1 día creación2. 2 días aprobación Finanzas.

Procedimiento CreaciónProveedor en Webcontrol

1. Solicitar al Proveedor que se cree directamente en WC

1. Debe ingresar a www.pelambres.cl2. Seleccionar el link “ Solicitud ingreso a faena”

ubicado en el pie de página3. En pagina nueva abierta ingresar a Pelambres

contratistas4. Finalmente en la nueva página ingresar como

colaborador nuevo y comenzar el proceso de inscripción.

¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador?

Revisión de Sercol para acreditación

1. La Empresa debe estar registrada y autorizada en WebControl, y contar con OST cargada2. -Deben contar con charla inducción MLP al día. Hora debe ser solicitada en induccionmlp2@eeccmlp.cl3. -Generar pases a través de WebControl, y una vez liberados por el mandante:4. -Presentar contrato de trabajo (original o copia), si en este no indica que prestara servicios en MLP, un anexo que lo

indique. Contrato debe contener como mínimo las clausulas del art. 10 del código del trabajo. Además Minera los Pelambres solicita como sueldo ético un total haberes de $377.000 como mínimo (para la suma de los haberes solo se consideran las asignaciones o bonos fijos).

5. Si cuenta con jornada excepcional deben presentar Resolución por esta. Los cargos indicados en los contratos deben ser los mismos que aparecen en la resolución (Pelambres autoriza a trabajar en turnos que no superen los 10 días de corrido)

6. -Examen de altura geográfica en original. Si examen presentado no es de alguna entidad de la cual se han recibido estos documentos anteriormente (Ej. Achs, Mutual, etc.) Se envía al Policlinico para que den su aprobación. (Se reciben por mail exámenes en línea de la ACHS y Mutual, con un máximo de 3 por día)

7. En caso que el examen sea copia debe ser legalizado ante notario, y el timbre debe indicar que el documento es copia fiel del ORIGINAL que se ha tenido a la vista.

8. -Certificado de antecedentes en original. (No debe tener una antigüedad superior a 90 días)

9. Documentos deben ser presentados en oficina de Sercol en Salamanca

10. Plazo habilitación de pases: SERCOL cuenta con un plazo de 24 horas para la habilitación del trabajador, a contar desde el momento de la presentación de la documentación

11. Pases de Visita se habilitan en portones Fono 02-27984592

12. Consultas Licencias internas dirigirse a slepinto@eeccmlp.cl y sltcespede@eeccmlp.cl

-Pago de OST-¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

Pago de OST

El pago de una OST solo requiere recepción conforme de una parte o el total del servicio en Ellipse en el programa Mso 155 y comunicar a proveedor el envío de factura. No obstante para respaldo del administrador es recomendable usar EDP para la gestión y control interno (no es necesario iniciar aconex de flujo de estado de pago, sólo exigido para contratos)

¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

PR mso 231OST mso 221Ver firma pendiente mso 87a

Requisitos para pago de OST

N° OST

Seguimiento en portal de proveedores

www.mlp.cl

A partir del 1 Febrero del 2015 proveedores tendrán 3 lugares de recepción de facturas:

• Apoquindo 4001, Las Condes, Santiago• Providencia 511, Centro Holístico, Salamanca• Caupolicán 200, Los Vilos

Documentos deben venir con datos correcto de Minera los Pelambres.• Facturas manuales deben ser presentadas con copia original y triplicado• Facturas Electrónicas deben presentarse formato original y NO cedible.

Facturas que no presenten respaldo correspondiente (recepción en sistema Ellipse) serán de devueltas inmediatamente a proveedores, por medio de carta devolución Express.

1. Nombre: Minera Los Pelambres2. Rut: 96.790.240-33. Dirección

• Apoquindo 4001 piso 18, Las Condes

• Chacay s/n, Salamanca

• Punta de Chungo S/N, Los Vilos

• Calle Los Carreras N° 380 – Dpto. 325, La Serena

4. Fecha Vigencia Emisión hasta 1 Junio 2014 sirve para servicios del 2015.