2014 - patrimoniocultural.gob.cl nacional/archivos... · este procedimiento se aplica a todas las...

2014

CLAN/PT-001

Serie

Programa de Normalización

Protocolos de Trabajo y MejoresPrácticas para la Gestión de Archivos

1INSTRUCTIVO PARA

TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL

TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS

DE CHILE

GestiónDerecho a la Información

Tecnología

Acceso

Gestión

Preservación

Administración

Derecho

Organización

DemocraciaResponsabilidad

NormasInformación

Ciudadanía

Patrimonio

TecnologíaGestión Documental

Patrimonio

Organización

TransparenciaDemocracia

Patrimonio

CulturaPreservación DerechoArchivos

Historia

Servicios Ciudadanos

Interoperabilidad

Comunidad

ArchivosInformación

Tecnología

Responsabilidad

Conocimiento

Administración InformaciónOrganización

Comunidad

Archivos

Conservación

Restauración

Archivos Regionales


TecnologíaOrganización


NormasInformación

Ciudadanía

Patrimonio


Patrimonio


ArchivosArchivos Regionales

Responsabilidad

Patrimonio


Democracia

Patrimonio

PreservaciónAdministración

Archivos Regionales

Archivos

HistoriaInteroperabilidad

Información

AdministraciónConservación

Restauración

Transparencia


Archivos

DerechoArchivos

Acceso

Responsabilidad

Archivo Nacional de Chile

Ministerio de EducaciónNicolás Eyzaguirre G.

Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAMAlan Trampe T. (T y P)

Archivo Nacional de ChileOsvaldo Villaseca R.

Comité Editorial Osvaldo Villaseca R. Eliana González G.

Patricia Huenuqueo C.Karin Pereira C.

Emilia Beniscelli T. Gisela Gavilán S. M.

© Archivo Nacional de Chile, 2014 Miraflores 50, Santiago de Chile.

www.archivonacional.cl

ISBN978-956-244-262-6

Diseño y EdiciónJonathan Segovia Q.

ARCHIVO NACIONAL DE CHILE. Instructivo para transferencias de documentos tradicionales al Archivo Nacional de Chile. 1a edición, 2012, reimpresión, noviembre de 2014. Santiago de Chile: Archivo Nacional de Chile, 2014. 27p. Serie Protocolos de Trabajo y Mejores Prácticas para la Gestión de Archivos; N° 1.

ISBN 978-956-244-262-6

1.Transferencia Documental. 2. Documentos de Archivo.

4 - INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

INTRODUCCIÓN.....................................................

DISPOSICIONES GENERALES

Alcance y Campo de Aplicación..........................

Objetivo..........................................................

Definiciones.....................................................

1. NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES...

1.1 Sobre los documentos que deben ingresar al Archivo Nacional de Chile y su período de antigüedad................................................................

1.2 Sobre las excepciones.................................

2. PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE....

2.1 Transferencias nuevas................................. 2.2 Transferencias regulares..............................

2.3 Organización.............................................

2.4 Registro.................................................. 2.5 Preparación física y traslado.........................

3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS.........................

ÍNDICE

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INSTRUCTIVO PARA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS TRADICIONALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE - 5

4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y SU SEGUIMIENTO..................

5. DATOS DE CONTACTO..........................................

BIBLIOGRAFÍA...........................................................

ANEXOS.................................................................... - Formulario de Transferencias Documentales...............................................

- Instructivo para Completar Formulario de Transferencias Documentales................................................

- Ficha de Catastro de Archivos para Ministerios y Servicios Públicos.........................................................

- Ficha de Catastro de Archivos para Conservadores y Notarios........................

- Ficha de Catastro de Archivos para Expedientes Judiciales.............................

- Ficha de Catastro de Archivos para Libros Copiadores de Sentencias Judiciales......................................

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INTRODUCCIÓN

Las instituciones tanto públicas como privadas, generan documentosdurante el curso de sus actividades o gestión administrativa, los quepasan por distintas etapas que van desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente en un archivo definitivo. Este proceso se denomina en archivística “ciclo vital de los documentos”. La parte final de este ciclo en los órganos de la administración del Estado de Chile, corresponde al procedimiento de transferencia documental que deben realizar anualmente al Archivo Nacional, conforme a lo dispuesto en el DFL N° 5.200 de 1929.

El Archivo Nacional tiene como una de sus principales funciones asegurar el control, la conservación y organización del patrimonio documental, tanto público como privado del país y ponerlo al servicio de la comunidad, garantizando el acceso a la información pública.

Con el propósito de orientar, guiar y normalizar el proceso de las transferencias documentales, el Archivo Nacional de Chile pone a disposición de los diferentes servicios públicos el “Instructivo para Transferencias de Documentos Tradicionales”, en el cual se detallan todos los procesos que se deben realizar para un correcto envío de la documentación.


DISPOSICIONES GENERALES

Alcance y Campo de Aplicación

Definiciones

Este procedimiento se aplica a todas las instituciones señaladas en el artículo 14 del DFL Nº 5.200 de 1929, así como en general a todos aquellos organismos públicos que expresen su voluntad en esta materia, a las unidades que integran el Archivo Nacional de Chile y a los documentos de archivos públicos registrados en cualquier tipo de soporte. No se aplicará a los documentos ingresados por donación o compra.

Objetivo

Regular las actividades involucradas en el Proceso de Transferencias Documentales al Archivo Nacional de Chile y establecer un mecanismo de control, que permita verificar su conformidad con lo establecido en el DFL Nº 5.200 de 1929.

Las definiciones consignadas en el Diccionario de Terminología Archivística de la Subdirección de Archivos Estatales de España (2da. ed.1995) y la 2da. versión de ISAD(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (2000), corresponden a las referencias que se utilizan en la terminología técnica. En los casos en que se formulan precisiones locales, éstas han sido debidamente indicadas entre corchetes [notas locales]. Para todos los efectos aquí señalados, se entenderán como autorizadas las siguientes definiciones.


Archivo: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la administración central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales, entre otros. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. (2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigacióny la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivo Nacional: Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión: reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el DFL Nº 5.200 de 1929].

Archivo Regional: Es aquel cuyos fondos documentales han sido producidos o reunidos por instituciones cuya actividad no supera el ámbito regional.

Caja [de archivo]: Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del Fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.


Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística.

Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Fechas Extremas: Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusión de un expediente, [serie y/o fondo documental].

Instalación: Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio.

Inventario: Instrumento de referencia y consulta que describe las unidades de instalación [carpetas, legajos, cajas, volúmenes] y/o las unidades documentales de una serie o series documentales, respetando su estructura.

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor.

Formulario de Transferencias: Instrumento eje del sistema de traspaso de la documentación de los órganos administrativos a los servicios de archivos.

Legajo: Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. [Conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel].


Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Organismo Productor: Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un [fondo documental].

Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.

Serie: Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.

Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética).

Tipo Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte es homogéneo [por ejemplo, Decretos Supremos].

Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Unidad de Conservación - Instalación: Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en [carpetas, legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo].


De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del DFL Nº 5.200 de 1929, los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de Administración de Justicia indicados, deben anualmente remitir al Archivo Nacional de Chile los documentos que hayan cumplido los siguientes plazos de antigüedad en sus archivos de origen:

ORGANISMOS AÑOS DE ANTIGÜEDAD TIPOS DOCUMENTALES

Ministerios 5 Documentos en General

Intendencias 60 Documentos en General

Gobernaciones 60 Documentos en General

Municipalidades 60 Libros de Actas

Tribunales de Justicia 80 Libros Copiadores de Sentencias y ExpedientesJudiciales

Notarios y Conservadores de Bienes Raíces

80

Tribunales de Justicia, Notarios y Conservadores de Bienes Raíces de Tarapacá, Antofagasta, Aysén y Magallanes

30 Libros Copiadores de Sentencias, Expedientes Judiciales, Protocolos Notariales y Registros de Hipotecas,Conservatorios de Bienes Raíces, Comercio y de Minas

A partir del mes de marzo de cada año, los Subsecretarios de Estado, Intendentes, Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Juntas de Vecinos, Notarios, Conservadores de Bienes Raíces, Comercio y Minas, Archiveros Judiciales y Jueces dispondrán el envío de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas, según los procedimientos establecidos por el Archivo Nacional de Chile.

1.1SobrelosdocumentosquedebeningresaralArchivoNacionaldeChileysuperíododeantigüedad.

Protocolos Notariales y Registros de Hipotecas, Conservatorios de Bienes Raíces, Comercio y de Minas

1. NORMAS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


a) La documentación del Ministerio de Defensa, de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad Pública, y de los demás organismos dependientes de esa Secretaría de Estado o que se relacionen con el Supremo Gobierno por su intermedio, se archivará y eliminará según lo que disponga la reglamentación ministerial e institucional respectiva, de acuerdo a lo que expresa la Ley N° 18.771 de 1989.

b) Conforme al artículo 6 del Decreto N° 291, de 1974, modificado por el Decreto N° 1.193 de 1994, ambos del Ministerio del Interior, salvo las excepciones establecidas por ley, los documentos clasificados como reservados, secretos u ordinarios, ingresarán al Archivo Nacional de Chile como se previene en el artículo 14 del DFL N° 5.200, de 1929, y los "Reservados" o "Secretos" conservarán su naturaleza, excluyéndose de su conocimiento público durante el plazo de 10 y 20 años, respectivamente, contados desde la fecha de su emisión.

c) Los documentos del Ministerio de Bienes Nacionales,ingresarán al Archivo Nacional de Chile cuando cumplan 10 años de antigüedad, de acuerdo a lo señalado en la Ley N° 8.160, promulgada en el año 1945.

1.2Sobrelasexcepciones


Para autorizar una Transferencia Documental, los estándares mínimos solicitados por el Archivo Nacional de Chile son los que a continuación se indican. Si existiesen situaciones excepcionales en algunos de ellos, se informarán y acordarán modalidades especiales de forma previa al traslado de la documentación.

Para realizar una primera Transferencia Documental, las instituciones localizadas en la Región Metropolitana deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina de Transferencias.

Para realizar una Transferencia Documental Regular, las instituciones ubicadas en la Región Metropolitana y en localidades donde no existan Archivos Regionales, deberán contactarse con la Oficina de Transferencias de Santiago para coordinar y confirmar fecha y hora del envío de los documentos.

2.1Transferenciasnuevas

2.2Transferenciasregulares

De acuerdo a la información derivada de la Visita Técnica o de la Ficha de Catastro de Archivos, se remitirá a la institución productora,un informe con las recomendaciones técnicas específicas requeridas para aceptar la transferencia documental, siempre que ésta proceda.

Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y Araucanía, deberán contactarse con sus Archivos Regionales respectivos.

Las instituciones que estén localizadas fuera de la Región Metropolitana y en donde NO existen Archivos Regionales, deberán completar y enviar a la dirección electrónica de la Oficina de Transferencias de Santiago, una “Ficha de Catastro de Archivos” la cual es obligatoria para la evaluación de la transferencia.

Los organismos públicos de las regiones de Tarapacá y Araucaníadeberán contactarse con sus respectivos Archivos Regionales.

2. PROCEDIMIENTOS PARA L AS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE


Las series documentales identificadas en el proceso de clasificación pueden ordenarse cronológicamente, desde lo más antiguo hasta lo más reciente. Las instituciones que se rigen por esta norma son: Ministerios, Servicios Públicos, Intendencias, Gobernaciones y Municipalidades.

Decretos Supremos

Decretos Exentos

Copias de Decretos

Resoluciones con Toma de Razón

Resoluciones Exentas

Copias de Resoluciones

Circulares Emitidas

Providencias

Órdenes Internas

Comunicaciones Recibidas (oficios, cartas y solicitudes)

Comunicaciones Enviadas

Otros Documentos

En el caso de Conservadores y Notarios, las series documentales existentes se ordenarán cronológicamente por tipos documentales, de acuerdo a la siguiente pauta:

Protocolos Notariales

Registros de Hipotecas

Conservatorios de Bienes Raíces

2.3Organización

En el caso de Ministerios y Servicios Públicos, las series documentales existentes se ordenarán cronológicamentepor tipos de documentos, de acuerdo a la siguiente pauta:


Conservatorios de Comercio

Conservatorios de Minas

Los Archiveros Judiciales y Tribunales de Justicia, ordenarán su documentación de acuerdo a la siguiente pauta:

Libros Copiadores de Sentencias: en orden cronológico.

Expedientes Judiciales: por número de causa consecutiva o en orden cronológico, y serán dispuestos físicamente en legajos.

Realizados los procesos de organización, la institución productora procederá a completar el “Formulario de Transferencias Documentales”, proporcionado por el Archivo Nacional de Chile, en el que se indicará la información respectiva por cada serie documental.

La manipulación inadecuada de los documentos de archivo durante su traslado, puede ocasionar daños irreparables a su integridad material y a la información que contienen. Para realizar una correcta preparación física y mudanza del material documental, a fin de contribuir a su conservación y facilitar su traslado, se deberán considerar las siguientes indicaciones:

a) Todos los documentos que ingresen al Archivo Nacional de Chile,deben encuadernarse según las “Normas para la encuadernación de documentos de archivo”, emanadas de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile, con excepción de los Expedientes Judiciales.

2.4Registro

Las instituciones deberán completar, en forma Obligatoria, todos los campos del “Formulario de Transferencias Documentales” y “Ficha de Catastro de Archivos”, según corresponda.

2.5PreparaciónFísicayTraslado


b) Para la documentación judicial se deberán aplicar las indicaciones señaladas en el documento “Recomendaciones de conservación para expedientes judiciales” e “Instrucciones para la limpieza de expedientes judiciales” de la Unidad de Conservación y Restauración del ArchivoNacional de Chile.

c) Debe eliminarse todo el material metálico como de otro origen que contengan los documentos a transferir, tales como: clips, grapas, elásticos, papeles autoadhesivos, entre otros, procurando no ocasionar deterioros físicos a la documentación.

d) Se debe identificar el material afectado por agentes biológicos como hongos y/o insectos. En el caso de documentos dañados por efecto del agua, se sugiere consultar “Instrucciones para el secado de documentos afectados por agua” de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile. e) Los volúmenes encuadernados, deben ordenarse correlativamente por serie documental y año, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas y/o paquetes de embalaje, siguiendo para este efecto, las “Recomendaciones para el traslado de documentos para su transferencia al Archivo Nacional de Chile” de la Unidad de Conservación y Restauración del Archivo Nacional de Chile.


a) Según sea la unidad de destino de la transferencia documental, el/la funcionario(a) responsable de la entrega debe confeccionar un Oficio en original y copia dirigido al Conservador(a) del Archivo Nacional de Chile, Coordinador(a) del Archivo Regional de Tarapacá o Coordinador(a) del Archivo Regional de la Araucanía, según corresponda.

b) En relación al Oficio de Remisión, este deberá incluir obligatoriamente en adjunto el ó los “Formulario de Transferencias Documentales”.

c) Los encargados de la recepción y depósito de transferencias documentales de las instituciones existentes en las regiones I y IX son el Archivo Regional de Tarapacá y Archivo regional de la Araucanía, respectivamente.

d) La institución productora ó remitente deberá contactarse vía correo electrónico con la Oficina de Transferencias respectiva, para acordar el día y hora en que se efectuará el traslado de los documentos.

e) El traslado y descarga de los documentos en el área de depósito reservada por el Archivo Nacional de Chile, serán de responsabilidad de la institución que realiza la transferencia.

f) En el caso de aquellos documentos que se reciban mediante un servicio de correos, la coordinación de la unidad de destino, deberá disponer del personal necesario para realizar la descarga e instalación del material documental en las áreas de depósito asignadas.

3. DOCUMENTACIÓN OBLIGATORIA PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS


a) El/la coordinador(a) de cada unidad de destino del Archivo Nacional de Chile, es el/la funcionario(a) responsable de vigilar el cumplimiento de las presentes normas de procedimiento y de mantener al día toda la información relativa al estado del proceso.

d) En el caso de que exista diferencia entre la información señalada en los formularios indicados en el punto 2.4 y lo recepcionado por el Archivo Nacional de Chile, se hará llegar a la institución productora un Oficio Acuse Recibo de Documentos con Reparos. La información incluida en este oficio, deberá ser analizada y corroborada en un plazo no superior a 20 días hábiles, desde la fecha de recepción del documento. Cumplido este plazo, la institución deberá enviar un Oficio de Respuesta aclarando cada uno de los reparos señalados.

b) Al momento de verificar el ingreso de la documentación a los depósitos del Archivo Nacional de Chile o del Archivo Regional correspondiente, el/la funcionario(a) encargado(a) cumplirá con los siguientes procedimientos:

1° Recepción de los documentos debidamente timbrados y firmados por los funcionarios responsables, en dos copias.

2° Recepción provisoria mediante timbrado del oficio original y copia. 3° Registro en “Libro de Ingreso de Transferencias Documentales”, de la confirmación, de quien entrega y quien recibe la transferencia.

4° Recepción final del material transferido.c) Con posterioridad y en un plazo máximo de dos meses, se enviará al organismo remitente o institución productora, un Oficio Acuse Recibo de Documentos definitivo. En dicho oficio, se dejará establecido que la recepción conforme de los documentos sólo se refiere a las unidades de instalación (cajas y volúmenes) recibidas, y que por lo tanto, el contenido de cada una de ellas, no es responsabilidad del Archivo Nacional de Chile sino del organismo productor de los documentos.

4. CONTROL DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y SU SEGUIMIENTO


Oficina de Transferencias, Archivo Nacional de la Administración:[email protected], teléfono: 227155130, dirección: Matucana 151, Santiago.(Ingreso de transferencias por calle Agustinas N° 3250)

Oficina de Transferencias, Archivo Regional de Tarapacá:[email protected], teléfono: 57-2354151, dirección: Av. Arturo Prat 2120, Iquique.

Oficina de Transferencias, Archivo Regional de La Araucanía:[email protected], teléfono: 45-2316500, dirección: Lautaro 1171, Temuco.

5. DATOS DE CONTACTO


AQUELLOS ORGANISMOS DE GOBIERNO NO CONTEMPLADOS

EXPRESAMENTE EN LA LEGISLACIÓN ACTUAL, QUE HAYAN

TRANSFERIDO O EN EL FUTURO EXPRESAREN SU VOLUNTAD

DE DEPOSITAR SUS REGISTROS EN UNIDADES DEL ARCHIVO

NACIONAL DE CHILE, DEBERÁN ACOGERSE A ESTAS MISMAS

NORMAS DE PROCEDIMIENTO.

EL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE, SE RESERVA EL DERECHO DE

NO RECIBIR AQUELLOS DOCUMENTOS QUE SEAN TRANSFERIDOS

SIN ATENERSE A LAS PRESENTES INSTRUCCIONES.


ALBERCH I. FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC,2003. 221p. Serie Manuales; n°9. ISBN 8483187744.

COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Tablas de retención y transferencias documentales: directrices básicas e instructivos para su elaboración (Versión actualizada) [en línea]. Disponible en http://gestiondocumental.univalle.edu.co/ARCHIVOSPDF/minimanual.pdf

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2da. Versión adoptada por el Comité de Normas de Descripción (Estocolmo, Suecia 19-22 septiembre 1999). Versión española. Madrid: CIA,2000.125p.

CRUZ MUNDET, José Ramón, dir. Administración de documentos y archivos: textos fundamentales [en línea]. Madrid: Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA), 2011. ISBN: 978-84-615-5150-7.Disponible en http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivos-textos-fundamentales/

GOBIERNO DE ESPAÑA. Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de Terminología Archivística [en línea]. 2a ed. 1995. Normas Técnicas de la Subdirección General de los Archivos Estatales; N° 1. Disponible en http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html

BIBLIOGRAFÍA


FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Obligatorio)Se debe completar un formulario por cada serie documental que se transfiera

INSTITUCIÓN PRODUCTORA

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

ORGANISMO REMITENTE

NOMBRE COMPLETO

IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA

UNIDAD O DEPTO. DIRECCIÓN

CARGO

TELÉFONO

FIRMA Y TIMBRE

IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

SOPORTE

FORMATO

CALIDAD

Audiovisual Microfilm

Mala

SERIE DOCUMENTAL

Papel Digital

Buena Regular

Cartográfico

TIPO DE DAÑO

Otros/Indique:

AÑO(S)

DISPOSICIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

RANGO DE NUMERACIÓN

FECHAS EXTREMAS

USO INTERNO ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

INFORMACIÓN DE CONTROL DE LA TRANSFERENCIA

Transferencia con Reparos

Transferencia Conforme

Series Incompletas

N° Oficio Acuse Recibo Conforme

Sin Formulario T.D/F.C.

Otros

N° Oficio Acuse Recibo con Reparos

N° Oficio RespuestaInstitución

Fecha Oficio

OBSERVACIONES

NÚMERO DE UNIDADES

CAJAS VOLÚMENES LEGAJOS CARPETAS OTROS

CORREO ELECTRÓNICO

IDENTIFICACIÓN FUNCIONARIO(A) RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN DE LA TRANSFERENCIA

Fecha Oficio

Fecha Oficio

Nº Y FECHA OFICIO

RANGO NUMERACIÓN

Si No

Errrores de Fecha

Índices no Contemplados

Indique:

Sin Contacto Previo

Rangos Documentales Incompletos

AÑO (S) FALTANTE

NOMBRE COMPLETO

UNIDAD O DEPTO. TELÉFONO CARGO

FIRMA Y TIMBRE CORREO ELECTRÓNICO

FECHA DE TRANSFERENCIA

ANEXOS


INSTRUCTIVO PARA COMPLETAR FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las instituciones que transfieran documentos al Archivo Nacional de Chile deberán COMPLETAR TODOS LOS CAMPOS SOLICITADOS EN ESTE INSTRUCTIVO EN FORMA OBLIGATORIA: Identificación de la Institución, Identificación del Funcionario(a) Responsable de la Transferencia y Disposición Física de la Documentación aTransferir.

Institución Productora: debe consignarse el nombre completo, razón social de la institución o servicio que produce los documentos.

Organismo Remitente: debe consignarse el nombre completo, razón social de la institución o servicio responsable de la documentación a transferir.

Número y Fecha de Oficio: indicar el número y fecha del oficio de la institución que remite la transferencia. Nombre completo funcionario(a) responsable de la transferencia: indicar nombre, apellido paterno y apellido materno de la persona responsable de la transferencia.

Unidad o Departamento: señalar el nombre de la unidad administrativa a la que pertenece el o la funcionaria responsable de la transferencia.

Cargo: consignar el nombre del cargo o responsabilidad que ocupa el funcionario(a) responsable de la transferencia.

Dirección: indicar dirección completa de la institución.

Teléfono: indicar teléfono de contacto del funcionario(a) responsable de la transferencia.

Correo Electrónico: indicar correo electrónico institucional del funcionario(a) responsable de la transferencia.

Firma y Timbre: estampar firma del funcionario(a) responsable de la transferencia y anexar timbre institucional.

Serie Documental: anotar el nombre de la serie documental, por ejemplo: Decretos, Oficios, Protocolos Notaría, entre otros.


Rango Numeración: indicar el número con el que se inicia y el número con el que termina la serie documental transferida.

Año(s): anotar el año ó los años correspondientes a la serie documental transferida.

Año(s) Faltante(s): indicar el o los años de documentos faltantes.

Soporte: marcar el material físico en el que se registra la información de la documentación a transferir.

Formato: consignar el medio en el que está registrada la información: impreso, manuscrito, CD-Rom, DVD, foto, disquette, entre otros.

Calidad: indicar el estado en que se encuentra la documentación que se transfiere. Si se consigna “Regular o Mala“, señalar el Tipo de Daño. Ejemplo:Microorganismos, Roturas, entre otros.

Número de Unidades: indicar el número total de cada unidad transferida.

Rango de Numeración: consignar el número con el que se inicia y el número con el que termina cada unidad transferida.

Fechas Extremas: consignar la fecha inicial y final de cada unidad que se transfiere.


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FICHA DE CATASTRO DE ARCHIVOS CONSERVADORES Y NOTARIOS

NOMBRE PRODUCTOR NOTASJURISDICCIÓN

TERRITORIAL TIPODOCUMENTAL

FECHA ESTADO DE CONSERVACIÓN

N° DE VOLUMEN

Registros de Propiedad,Registros de Hipotecasy Gravámenes, Registros, Interdicciones y Prohibiciones, Escrituras Públicas y otros.Se debe completar una fila de datos por cada TOMO de Registros. Uso obligatorio.

Identificar lainstitución productorade los documentos.

Uso obligatorio.

Indicar el territorio de competencia de la unidad administrativa. Uso obligatorio.

Uso obligatorio.

Entregar una idea de la CALIDAD de la encuadernación y documentos. Se consigna como BUENA, REGULAR,MALA, de acuerdo apauta que se adjunta. Uso obligatorio.


FICHA DE CATASTRO EXPEDIENTES JUDICIALES

USO OBLIGATORIO

TIPO DE JUZGADO DE ORIGEN

USO OBLIGATORIO

CIUDAD

USO OBLIGATORIO

N° DE CAJA

USO OBLIGATORIO

N° DE LEGAJO

USO OBLIGATORIO

N° DE EXPEDIENTE O CAUSA ROL

USO OBLIGATORIO

FECHA DE INICIO

USO OBLIGATORIO

USO OPTATIVO

NOMBREDEMANDADO

USO OPTATIVO

USO OPTATIVO

USO OPTATIVO

USO OPTATIVO

TIPO DE JUICIO

USO OPTATIVO

NOTAS

USO OPTATIVO

FECHA DE TÉRMINO

APELLIDODEMANDADO

NOMBREDEMANDANTE

APELLIDODEMANDANTE

N° DE JUZGADO DE ORIGEN


FICHA DE CATASTRO PARA LIBROS COPIADORES DE SENTENCIAS JUDICIALES

N° DEJUZGADO NOTAS

TIPO DEJUZGADO DE ORIGEN

CIUDAD N° DE LIBRO FECHA DE TÉRMINO

FECHA DE INICIO

ESTADO DECONSERVACIÓN SEGÚN PAUTA

USOOBLIGATORIO

USOOBLIGATORIO

USOOBLIGATORIO

USOOBLIGATORIO

USOOBLIGATORIO

USOOBLIGATORIO



Tecnología

Acceso

Gestión

Preservación

Administración

Derecho

Organización


NormasInformación

Ciudadanía

Patrimonio


Patrimonio

Organización


Patrimonio

CulturaPreservación DerechoArchivos

Historia


Interoperabilidad

Comunidad

ArchivosInformación

Tecnología

Responsabilidad

Conocimiento

Administración InformaciónOrganización

Comunidad

Archivos

Conservación

Restauración

Archivos Regionales

Miraflores 50 Santiago - Chile

www.archivonacional.clGestión

Derecho a la Información

TecnologíaOrganización


NormasInformación

Ciudadanía

Patrimonio


Patrimonio


ArchivosArchivos Regionales

Responsabilidad

Patrimonio


Democracia

Patrimonio

PreservaciónAdministración

Archivos Regionales

Archivos

HistoriaInteroperabilidad

Información

AdministraciónConservación

Restauración

Transparencia


Archivos

DerechoArchivos

Acceso

Responsabilidad

2014 - patrimoniocultural.gob.cl nacional/archivos... · este procedimiento se aplica a todas las...

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