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Procedimiento de importación masiva
de datos en Abies Software de Automatización de las Bibliotecas Escolares
ÍNDICE
Introducción ………………………………………………………………………………… 1
1. Elaborar el archivo Excel y fotos ………………………………………………. 3
2. Preparar la integración ……………………………………………………………. 5
3. Realizar la integración ……………………………………………………………… 9
4. Generación de Inversos …………………………………………………………… 16
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INTRODUCCIÓN
El siguiente es el procedimiento para registrar de una vez una gran cantidad de recursos
en el Catálogo de Abies, este proceso es conocido como “integración de datos”. Para
realizar esta tarea, es necesario que conozca las restricciones y recomendaciones:
• La integración al Catálogo de Abies se realiza sólo desde datos que se encuentran
en un archivo Excel y con formato “.xls”.
• Los datos que contiene el archivo Excel poseen un formato especial (nombre de
las columnas, uso de mayúsculas, uso de minúsculas, etc.) que describiremos más
adelante. El archivo Excel que NO cumpla con el formato NO será integrado al
Catálogo de Abies. Descargue plantilla modelo que encontrará en este auto-
instruccional.
• La integración al Catálogo Abies es de todos los datos que se encuentran en el
archivo Excel, no datos aislados.
• Cada fila del archivo Excel es un recurso que se integra a su Catálogo Abies.
• Están definidos, cuatro tipos de recursos posibles de ser registrados en el
Catálogo Abies:
Audiovisual: en esta categoría se clasifican los recursos como software
educativo, películas, documentos, música, guardados en diferentes
dispositivos (DVD, CD, casetes).
Concreto: en esta categoría se clasifican los materiales como ábacos,
cuerpos geométricos, dados, globo terráqueo, juegos, lupa, fichas,
tarjetas, disfraces, etc.
Impreso: en esta categoría se clasifican los recursos impresos como libros,
obras de consulta, enciclopedias, diccionarios, publicaciones periódicas,
atlas, etc.
Lámina: en esta categoría se clasifican los mapas o distintas láminas
temáticas.
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• Se debe generar un archivo Excel por cada tipo de recurso que se desea ingresar o
integrar al Catálogo Abies. El software está diseñado para integrar un tipo de
recurso (un archivo Excel) a la vez. Así, los archivos Excel posibles de integrar son:
Impreso.xls
Audiovisual.xls
Concreto.xls
Lamina.xls
• Todos los recursos que se deseen ingresar al Catálogo Abies deben ser clasificados
en alguno de los tipos mencionados anteriormente.
• Se pueden crear otras categorías que usted estime conveniente para su
biblioteca.
• Cada vez que se integran datos se “agregan” al listado del Catálogo Abies. Por lo
tanto, le recomendamos que revise el Catálogo que viene incluido en Abies y se
asegure de no repetir los recursos.
• Se recomienda la inclusión de una imagen representativa del recurso,
generalmente de la portada. Los archivos de las imágenes deben estar guardadas
en una carpeta, en formato jpg y a un tamaño de 188 x 269 pixeles.
A continuación se presentan los pasos que deben realizar para cargar recursos en
forma masiva a su Catálogo en Abies.
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1. ELABORAR EL ARCHIVO EXCEL Y FOTOS
Para ingresar un tipo de recurso (impreso, audiovisual, concreto, lámina) debe
elaborar un archivo Excel, o descargar la plantilla modelo dispuesta en este módulo.
Si se desea integrar recursos con sus respectivas imagen o foto de portada, necesitará
de dos elementos;
a) un archivo Excel (.xls) y
b) una carpeta con imágenes
• Si no va a subir imágenes, descarte el punto b) ya que solo basta que tenga el
archivo Excel señalado en el punto a)
• Por el contrario, si va a subir imágenes, cree la carpeta: caratulas que contendrá
las imágenes en formato jpg.
• La carpeta con imágenes es la que contiene las fotografías de cada uno de los
recursos que se encuentran en el archivo Excel. Estas fotografías deben tener el
mismo nombre que las listadas en la columna “Foto” del archivo Excel.
Figura 1
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• Al elaborar la plantilla Excel, ésta debe cumplir las siguientes características:
•• Los títulos de columna deben aparecer sin signos de puntuación, sin tildes y con
las mayúsculas y minúsculas exactamente cómo se indica a continuación (de lo
contrario, no funcionará correctamente la integración).
Autor
OtrosAutores
Titulo
RestoTitulo
LugarDePublicacion
Editorial
AñoDeEdicion
Coleccion
NumeroDePaginas
Dimensiones
OtraInformacion
Descriptores
AplicacionPedagogica
ISBN
CDD
Notas
Sig1
Sig2
Sig3
Sig4
Foto1
• Todas las celdas del archivo Excel deben cumplir con los siguientes requisitos:
Categoría: TEXTO
Alineación Horizontal: IZQUIERDA
Alineación Vertical: CENTRAR
Sin ajustar texto
Relleno: SIN COLOR DE FONDO
1 La columna “Foto” del archivo Excel debe contener el nombre del archivo de la imagen incluyendo el
formato. Por ejemplo: libro1.jpg
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• En las columnas que pueden almacenar varios valores, debe separar los valores
por “;” (punto y coma). Las columnas que permiten varios valores son:
OtrosAutores, Descriptores, AplicacionPedagogica, CDD.
Por ejemplo:
En la columna Descriptores: Psicología infantil; Orientación (Psicología)
En la columna AplicaciónPedagogica: Lenguaje y Comunicación; 15 años
En la columna OtrosAutores: Oliden, Agustina-coaut; Parra, Luisa-coaut2
2. PREPARAR LA INTEGRACIÓN
Una vez que se encuentra elaborado el archivo Excel y recopiladas las imágenes de
todos los recursos que desea integrar al Catálogo Abies, le recomendamos ubicar
ambos elementos juntos, en una carpeta que sea fácil de localizar por usted, puede
ser en el escritorio de su computador. Por ejemplo, como se ve en la imagen adjunta:
Figura 2
El archivo Excel debe contener los datos necesarios de los recursos para su
importación, estos datos deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener
en su primera fila el nombre que identifica el dato de la columna. Este formato
específico debe respetar el orden, con sus respectivas mayúsculas y minúsculas y no
debe contener acentos, cada columna debe llamarse de la siguiente manera y en el
mismo orden que entregamos a continuación en la planilla Excel
A continuación describiremos los campos que contiene la planilla Excel y
ejemplificamos el ingreso de datos:
2 En la columna OtrosAutores para adjuntar las "funciones de autor" junto a cada uno de los autores, es
necesario diferenciar el nombre del autor de su función utilizando un guión "-".
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Nombre de Campo Contiene Ejemplo
Autor Autor del libro Beuchat, Cecilia
OtrosAutores Aquí van las menciones
de responsables que no
son autores principales,
como el
editor/a, el ilustrador/a,
empezando por
apellidos, nombres y
una abreviatura que
indica la naturaleza de
su aportación
(Junto a cada uno de los
autores, hay que
diferenciar el nombre
del autor
de su función utilizando
un guión "-")
Ejemplo:
Martinko, John M.-coa;
Parker, Jack.-coa
Titulo Título del recurso Poesía, mucha poesía
en la educación básica
RestoTitulo El Subtitulo, que algunas
veces figura en la
portada con letras más
pequeñas, otra entre
paréntesis, otra después
de dos puntos
Por ejemplo:
Enciclopedia científica
del estudiante: (sería el
Título)
Cuerpo Humano (sería
el resto del título)
LugarDePublicacion Ciudad de procedencia Santiago de Chile
Editorial Nombre de la editorial Andrés Bello
AñoDeEdicion Número del año de
edición
1997
Colección Nombre de la
colección
Colección libros para
soñar
NumeroDePaginas Número de páginas (si
es libro)
157 p.
Dimensiones Tamaño del recurso
(opcional)
OtraInformacion Si tiene ilustración y/o
colección, si tiene
minutos (opcional)
Ejemplos:
: Il. col.
: min.
Descriptores En este campo se
introduce el tema del
documento. Los
Ejemplos:
Educación; poesías
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términos elegidos serán
objeto de búsqueda
cuando se requiera
localizar un recurso en
Abies, siendo éste un
procedimiento
importante que habrá
que llevar a cabo
correctamente
Fotografías – Chile
Folclore
AplicacionPedagogica Sector de aprendizaje
y edad
Ejemplos:
Educación; Docentes
Artes Visuales; 15
años
Estudio y
Comprensión de la
Naturaleza; 10 años
Etc.
ISBN ISBN 9789561314870
CDD Clasificación Decimal
Dewey
372 BEUp
Notas Reseña del recurso El libro para niños
subtitulado Arte para
niños de los grandes
ilustradores del
mundo editado por
Ekaré contiene
acertadamente una
serie de poemas
ilustrados por algunos
de los mejores artistas
mundiales que han
dedicado su arte a las
niñas y niños. La
sensación que te da el
libro entre las manos,
además de su belleza
de papel y formato, es
la de tener muchos
tesoros en uno. Cada
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página cambia
abruptamente de
tono, de cultura, de
intención, de
sensación.
Sig1 Código de Materia
CDD (Clasificación
Decimal Dewey) que
se encuentra
detallado en Abies, en
menú Auxiliares >
CDD
372
Sig2 Tres primeras letras
del apellido del autor
en mayúsculas + una
letra del título en
minúscula (no considerar
los artículos)
BEUp
Sig3 Dejar en blanco
Sig4 Se ingresa número de
copias del recurso
c1 (si es 1 copia)
c2 (si son 2 copias)
Etc.
Foto Nombre exacto del
archivo de la foto en
formato jpg que
tendrá en la carpeta
caratulas (opcional)
caratula_1.jpg
caratula_2.jpg
Etc.
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3. REALIZAR LA INTEGRACIÓN
Una vez completado el archivo Excel siguiendo las instrucciones señaladas en el
punto 1, se comienza con el proceso de importación en Abies. Siga los pasos
siguientes:
i. Abrir Abies, para realizar la integración se necesita estar autentificado como
Administrador
ii. Luego de ingresar como administrador, seleccionar en el menú Archivo
Integrar
Figura 3
iii. En la ventana desplegada, clic en botón Siguiente
Figura 4
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iv. En el paso siguiente, seleccionar la opción “Integrar datos de fondos” y hacer clic en
botón Siguiente
Figura 5
v. Posteriormente seleccionar la única opción disponible “Fondos Chile” y hacer
clic en el botón Siguiente
Figura 6
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vi. Luego seleccionar el archivo Excel. Para esto, haga clic en el icono de carpeta
junto al campo “Ruta de la hoja Excel” y seleccionar el archivo Excel con los
datos de los recursos (Fig.8).
Figura 7
Figura 8
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vii. Luego seleccionar la opción “La hoja Excel contiene imágenes” y hacer clic en
el icono de carpeta junto al campo “La hoja Excel contiene imágenes” y
posteriormente ir a la carpeta que contiene las imágenes (Fig. 9)
Figura 9
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viii. Clic en botón Siguiente
Figura 10
ix. En el paso siguiente se debe asignar un nombre a esta importación masiva,
este nombre permite identificar la importación para procesos posteriores de
borrado. Ingrese un nombre representativo en el campo “Introduzca un
nombre para esta integración que le permita reconocerla posteriormente”. En
este caso se ingresó “Importación de Fondos Test” (Fig.11).
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x. Luego, seleccionar el tipo de recurso que se desea integrar. En este caso se
seleccionó Audiovisual. Asignar el tipo de ejemplar, en este caso Normal,
Asignar País y Lengua, en este caso Chile y Español. Clic en Siguiente
Figura 11
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xi. En esta ventana se muestra el proceso de integración.
Figura 12
xii. La siguiente ventana mostrará que nuestro proceso ha finalizado, para
terminar clic en Finalizar.
Figura 13
Una vez finalizado el proceso de integración, se deben generar inversos.
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4. GENERACIÓN DE INVERSOS
El asistente de generación de inversos le ayuda a realizar la generación de los inversos de su
catálogo. Los inversos son los términos significativos por los que podremos realizar consultas
sobre el catálogo permitiendo encontrar los recursos recién integrados
Una vez finalizado el proceso de integración, realice el proceso de generación de inversos,
con el fin de actualizar el Catálogo Abies, hacer clic en el botón Siguiente
Figura 14
Se demorará unos minutos, dependiendo de la cantidad de recursos que tenga en su
catálogo
Figura 15
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Una vez finalizado el proceso de integración, se desplegará la siguiente pantalla:
Figura 16
