2009 sistema de bibliotecas - uaslpcictd.uaslp.mx/3reunion/archivos/ponencias/inventario cicsa 2009...

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INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE CALIDAD EN LAS COLECCIONES: CALIDAD EN LAS COLECCIONES: DOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIA DOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIA CICSA 2009 SISTEMA DE BIBLIOTECAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS

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INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE CALIDAD EN LAS COLECCIONES:CALIDAD EN LAS COLECCIONES:

DOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIADOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIA

CICSA2009

SISTEMA DE BIBLIOTECASSISTEMA DE BIBLIOTECAS

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OBJETIVO GENERAL

Garantizar la congruencia de la información

entre los registros de la base de datos y la

información registrada físicamente en cada

documento de las colecciones.

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BENEFICIOS ESPECIFICOS:

Congruencia entre acervo y catálologo

Mantenimiento físico de las colecciones.

Confirmar la ubicación de los materiales registrados en

encuadernación, restauración, procesos técnicos, préstamo, etc.

Detectar material para descarte inmediato.

Obtener la relación definitiva y confiable, de los documentos, que

al término del inventario, se declaren como “extraviados”.

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PLAN DE TRABAJO ( Periodo)

INICIO: 15 de Junio 2009

TERMINO: 19 de Junio 2009

AREAS INVOLUCRADAS:

• TODAS LAS AREAS DE CICSA

• SERVICIOS SOCIALES Y PRACTICAS PROFESIONALES

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• Colección general. AG

• Colección de Consulta. C

• Colección de Reserva. R

• Colección de Coleyco. CLC

PLAN DE TRABAJO ( Alcance)

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GRUPOS DE TRABAJO:

Equipos de Verificadores 14 ( 2 persona por equipo)

Equipo de Etiquetas y Códigos 1 ( 3 personas )

Mesas receptoras de doctos: 8 ( 4 en cada nivel )

Encuadernación, Etiquetas, Códigos, Base de datos.

DISTRIBUCIÓN DE CARGA DE TRABAJO POR EQUIPO:

Total de charolas para inventariar: 1,631Total de equipos Verificadores: 14Total de charolas por equipo: 117

Nota: La asignación de charolas es por sorteo

PLAN DE TRABAJO ( Logística )

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EEQQUUIIPPOO EEQQUUIIPPOOSS VVEERRIIFFIICCAADDOORREESS Responsable de equipo Apoyos

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

EEQQUUIIPPOO DDEE CCÓÓDDIIGGOOSS YY EETTIIQQUUEETTAADDOO

PLAN DE TRABAJO ( Integración de equipos)

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ESTACIONES DE TRABAJOESTACIONES DE TRABAJO

Y Y

MESAS DE RECEPTORAS MESAS DE RECEPTORAS

PLAN DE TRABAJO ( Distribución )

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Primer Nivel

“Etiquetado”A“Verificador”

Mesas receptorasMesas receptoras

CORD. DE SERV.

BIBLIOTECARIOS

Módulo de Préstamo

B“Verificador”

C“Verificador”

D“Verificador”

E“Verificador”

J“Verificador”

F“Verificador”

G“Verificador”

H“Verificador”

I“Verificador”

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Segundo Nivel

Mesas receptoras

N“Verificador”

L“Verificador”

K

“Verificador”

M“Verificador”

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ACTIVIDADES “EQUIPOS DE VERIFICADORES”

• Lectura y verificación del documento contra el registro abierto en pantalla en la base de datos.

• Si el código no se lee, se digita el número de registro para verificarlo.

• Sellar material inventariado en reverso de portada, (Jun-2009)

• Si existen otras incongruencias, se separa el material en la mesa correspondiente:

� Etiquetas � Códigos de barras.

� Encuadernación.

� Base de datos. Identificar con Post-it, la acción a corregir en registro, tales como:

(clasificación, cutter, dedazos, cambio de ubicaciones etc.)

• Anotar en los Formatos “A, B, C, D” el número de registro y detalle encontrado de los

documentos que se pasan a las mesas.

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1.- Menú principal: “Circulación”

3.- Aplicación “Inventariar Item”

2.- Sub-Menú “Especial”

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Un Click: Para verificación cualitativa de los datos del registro

Método cuantitativo

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Autor

Título

Clasificación

Ubicación

Datos a Datos a

VerificarVerificar

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ACTIVIDADES “EQUIPO DE CODIGOS Y ETIQUETADO”

Códigos: • Captura e impresión

• Verificación de lectura

• Pegado de código.

• Registro en formato correspondiente

• Intercalación de material en estantería.

Etiquetado: • Elaboración y pegado de nueva etiqueta.

• Registro en formato correspondiente

• Intercalación de material en estantería.

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SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA

REPORTE DE PRODUCCIONREPORTE DE PRODUCCIONPOR EQUIPOSPOR EQUIPOSDE TRABAJODE TRABAJO

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“DOCUMENTOS NO VERIFICADOS POR EQUIPO”

198

98

100

16

7

10

16

14

78

5 5

2

5

1

3

1

24

26

11

4

23

2

5 5

7

2

4

12

40

33

2120

16

10 10 10 109

75

43

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

N F J I A E G L M C H B K D

Solo Sellados

Sin Sello

Total

EQUIPOS

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“DOCUMENTOS INVENTARIADOS POR EQUIPOS”

0

500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

4,000

4,500

5,000

K F J D I H E A C B M G L N

2,531 2,5562,728

2,852 2,915 2,985 3,0133,125 3,190 3,293 3,396

3,812

4,576 4,614

45,665

EQUIPOS

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DATOS EXTRAIDOS DE LOS FORMATOS DE CONTROLPARA CORRECCION A DOCUMENTOS Y SISTEMA

SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA

REPORTE DE REPORTE DE MESAS RECEPTORASMESAS RECEPTORAS

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327

“MATERIAL ATENDIDO (Mesa de Etiquetas/Códigos)

0

50

100

150

200

250

300

350

Etiquetas Impresión de códigos

305

22

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“MATERIAL DETECTADO (Mesa de Encuadernación)

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

Restauración Encudernación Mojados Descarte

803

10 1

210

1024

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“MATERIAL DETECTADO Y ACTUALIZADO (Mesa Base de Datos)

643

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200 189

169

152

80

2921

1 1 1

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“PANORAMA GLOBAL DE LO INVENTARIADO”

0.72%2.24%

1.41%

95.63%

Etiquetas/Códigos Encuadernación Base de Datos Reg/Libros Correctos

45,665

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RESULTADOS DELRESULTADOS DEL1er.1er. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.

DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA AL CIERRE DE LA CONFRONTA ENTRE ACERVO Y SISTEMA.

SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA

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“ACERVO TOTAL DEL CICSA”

75,942

0

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

45,000

50,000

INVENTARIADO NO INVENTARIADO

45,665

30,277

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“DISTRIBUCION DE REGISTROS NO INVENTARIDOS”

30,227

0

5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

COL. INVOLUCRADAS OTRAS COLECCIONES

468

29,759

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“ORIGEN DE LOS REGISTROS NO INVENTARIADOS”

468

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

AG CONSULTA COLEYCO RESERVA

446

4 12 6

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“REGISTROS NO INVENTARIDOS “UBICADOS EN BASE DE DATOS”

468-320148

0

20

40

60

80

100

120

140

160

Prestamo Proc. Tec. Enc. / Rest. Libro Antiguo

Ext. Temp. Extraviados

159

75

42

2315

6

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RESULTADOS DELRESULTADOS DEL2do.2do. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.

DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA UNICORNIO AL CIERRE DEL LA BÚSQUEDA DE FALTANTES.

SISTEMA DE BIBLIOTECASCICSA

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“RESULTADO DE LA 2da. BUSQUEDA

0

20

40

60

80

100

120

RECUPERADOS EXTRAVIADOS

39

109

148

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“RESULTADO GLOBAL FINAL”

PERDIDAS

109

INVENTARIADO

45,85245,852

109

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Jorge Luis Juárez Mendoza.Jorge Luis Juárez Mendoza.

[email protected]@uaslp.mx

(444) 834(444) 834--9999--0202

Gracias !!!Gracias !!!