FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y DE ADMINISTRACIÓN CÁTEDRA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

EXAMEN DE 03 DE FEBRERO DE 2009

PRIMERA PARTE El tiempo para realizar la prueba de EXAMEN TOTAL es de 3:30 horas. El Examen Total tiene dos partes: cada una tiene 50 puntos. Para aprobar el Examen Total Ud. debe alcanzar como mínimo 50 puntos del total de 100 y además, el 50% de los puntos asignados a cada parte de la prueba (25 en 50). En esta Primera Parte, Ud. debe elegir una opción de las tres disponibles y contestar todos los puntos que la integran. Se valorará en la corrección del examen, la presentación de la prueba, en especial la claridad y prolijidad de la escritura. Evite el uso de los “etc.” OPCIÓN Nº. 1

1.-DIAGRAMAR la estructura organizativa actual de La Salsera SRL (5 puntos) 2.-ANALIZAR la estructura organizativa actual de La Salsera SRL. y EXPLICAR con claridad los aspectos positivos de dicha estructura así como las fallas o problemas que detecte. (24 puntos) 3.-FORMULAR Y FUNDAMENTAR recomendaciones que le permitan a La Salsera SRL superar las fallas y potenciar las fortalezas analizadas en el punto anterior. (18 puntos). 4.- DIAGRAMAR la nueva estructura organizativa consistente con las recomendaciones formuladas en el punto anterior. (3 puntos) OPCIÓN Nº. 2 1.-ELABORAR el Cuadro de Distribución del Trabajo de la Sección Contaduría (10 puntos) 2.-ANALIZAR la distribución del trabajo en dicha Sección y EXPLICAR con claridad las fallas o problemas que usted detecte así como los aspectos positivos.(25 puntos) 3.-FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones que permitan superar las fallas detectadas y mejorar la distribución del trabajo en la Sección Contaduría. ELABORAR el nuevo Cuadro de Distribución del Trabajo basado en las recomendaciones que usted formuló . (15 puntos) – OPCIÓN Nº 3 1.- DIAGRAMAR el procedimiento “Manejo y reposición de caja chica” (5 puntos). 2.-ANALIZAR el procedimiento “Manejo y reposición de caja chica” y EXPLICAR las fallas del mismo. (25 puntos) 3.- FORMULAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones para un nuevo procedimiento mejorado. (15 puntos) 4.-DISEÑAR la planilla Excel que completa la Secretaria. (5 puntos) . LA SALSERA SRL – CASO DE ESTUDIO La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la producción y comercialización de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los vendía solamente en Montevideo. En el año 2003 la empresa empezó a producir las salsas y extendió sus ventas al interior del país. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todo el país. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas. La distribución de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa, mientras que para el interior del país dicha distribución la realiza una empresa contratada. Las ventas en Montevideo representan el 65 % del total. La dirección de la empresa está a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad de Secretaría, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El señor Mauricio Rosas, fundador de la empresa, es el Gerente General de La Salsera SRL. De la Gerencia General dependen: Gerencia Producción, Gerencia Comercial y

Gerencia Administración. De la Gerencia Producción, a cargo de Silvana Mansilla (esposa de Mauricio), dependen:

- Departamento de Fábrica, integrado por un Jefe y 10 Operarios, - Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 Operarios, - Sección Depósito, en el que se controlan las materias primas recibidas y además se

conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas y productos terminados; está integrada por un Jefe y un Operario;

- Sección Control de Calidad, a cargo del Jefe de Sección (un ingeniero químico) y dos Auxiliares (estudiantes de ingeniería).

- 4 Operarios que realizan las tareas inherentes a la preparación de los pedidos, tanto de Montevideo (entregados por la propia empresa) como del interior (entregados por la empresa externa),

- 2 Operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa. En el Departamento de Fábrica se preparan todas las salsas a partir de las diferentes materias primas (tomate, ajo, cebolla, aceite, vinagre, condimentos y especies, huevo líquido, conservantes, estabilizantes) las que luego pasan al Departamento de Envasado. Aquí se fracciona, de acuerdo a un plan semanal de envasado, en potes y sachets, y a su vez en la cantidad de producto que contiene cada tipo de envase. El plan semanal de envasado lo realiza el Jefe de Departamento en base a datos históricos. Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de Fábrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administración en cuanto a fechas y formas de pago. Cuando compra las materias primas le indica a los Choferes cuándo y dónde deben retirarlas.El resto de las compras (que representan un 5 % del total), son realizadas directamente por quienes necesitan la compra, que piden previamente el cheque o dinero a la Secretaria de Sección Finanzas. De la Gerencia Comercial, a cargo de Alvaro Rosas (hijo de Mauricio), dependen:

- 10 vendedores, todos ellos bien conocedores de su trabajo y con mucha experiencia en ventas, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que estos formulan. Los 10 se encargan, indistintamente, de las ventas de Montevideo y del interior. También realizan la cobranza de la mercadería vendida en el interior.

- 4 Choferes, cada uno asignado a una camioneta, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir los productos vendidos en Montevideo.

Las actividades relacionadas con publicidad y promoción las realiza directamente Alvaro, asesorado por Raúl Fuentes, integrante de la empresa Foco &Asociados. Alvaro ha dicho que las actividades de ventas y distribución le insumen mucho tiempo, lo que le impide dedicarse adecuadamente a conseguir nuevos clientes.

De la Gerencia Administración, a cargo de Pablo Hernández, dependen: - Sección Finanzas, integrada por 1 Secretaria y 1 Auxiliar Administrativo, que actualmente

reportan directamente al Gerente de Administración, ya que la Jefa de Sección renunció hace un mes. Esta Sección se encarga de los pagos (proveedores, sueldos, organismos públicos), de la cobranza de las ventas de Montevideo, de la recepción de la cobranza del interior hecha por los vendedores y la gestión de la caja chica.

- Sección Contaduría, integrada por 1 Jefe y 4 Auxiliares, que se encargan de las registraciones contables y balancetes, las cuentas corrientes de clientes y proveedores, las conciliaciones bancarias, los cálculos de costos y algunas tareas correspondientes a administración de personal (controlar asistencia, registrar licencias, liquidar sueldos y jornales).

Las liquidaciones de impuestos y los cálculos de aportes al BPS, así como los respectivos trámites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra. Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL. Últimamente tanto Mauricio como su Secretaria han recibido reclamos de varios clientes, por incumplimiento de las fechas de entregas de los pedidos. Mauricio consultó a Alvaro, quien le dijo:

“A menudo los choferes salen en las camionetas a buscar las materias primas sin siquiera avisarme

y muchas veces dejan los pedidos sin entregar. También los vendedores han recibido reiterados

reclamos. Yo tendría que saber cuando el Jefe de Fábrica compra e indica a los choferes cuando y

donde retirar las materias primas, y no enterarme cuando los clientes se quejan porque no

recibieron sus pedidos!!”.

Por su parte, la Cra. Paiva hizo saber a Pablo Hernández, Gerente de Administración, que la información para efectuar la liquidación de impuestos mensuales la recibe apenas dos días antes de los vencimientos y en ocasiones con errores. Le manifestó la necesidad de contar con dicha información por lo menos una semana antes. Pablo trasladó la inquietud al Jefe de Contaduría quien explicó que las tareas relacionadas con administración de personal se han incrementado, tanto en variedad como en volumen, y ello insume mucho tiempo a sus empleados. Asimismo también han aumentado significativamente las compras realizadas a través de caja chica, lo que implica mayor cantidad de boletas a registrar. Mauricio recordó que la Cra. Paiva con frecuencia le había señalado una gran cantidad de carencias en la empresa, como ser la falta de procedimientos estandarizados, problemas en la estructura organizativa y en la distribución de trabajo, y decidió contratar a Bruno, un estudiante del último año de la Licenciatura en Administración, sobrino de Silvana que estaba buscando trabajo. Bruno se reunió con Mauricio y los Gerentes para conocer la empresa y sus problemas, y luego decidió relevar las actividades y tareas de la Sección Contaduría, y el procedimiento de manejo y reposición de caja chica. El Jefe de Sección Contaduría entregó la siguiente lista de actividades y las listas de tareas por puestos de trabajo:

1. Efectuar registraciones contables en un sistema contable informatizado. 2. Preparar balancetes de saldos mensuales. 3. Llevar y controlar las cuentas corrientes de los clientes y de los proveedores. 4. Efectuar conciliaciones bancarias. 5. Realizar el cálculo de costos. 6. Controlar la asistencia del personal mediante relojes automáticos. 7. Llevar un registro permanente de licencias de todo el personal. 8. Realizar liquidaciones de sueldos y jornales. 9. Efectuar estadísticas de ausentismo. 10. Elaborar información contable.

Listas de tareas: Jefe:

1- Supervisa el personal (30 %) 2- Controla los balancetes de saldos mensuales (10 %) 3- Realiza liquidaciones de jornales (20 %) 4- Controla las conciliaciones bancarias (10 %) 5- Realiza informes sobre ausentismo laboral (10 %) 6- Controla las cuentas corrientes de clientes y proveedores (20 %) 7- Elabora información contable.

Auxiliar (Marisa):

1- Controla la asistencia del personal (15 %) 2- Registra los comprobantes de ingresos (boletas y recibos de ventas) (40 %) 3- Realiza liquidaciones de sueldos (15 %) 4- Efectúa conciliaciones bancarias (10 %)

Auxiliar (Juan)

1- Registra los comprobantes de compras (boletas, facturas y recibos) (40 %)

2- Efectúa conciliaciones bancarias (10 %) 3- Controla las cuentas corrientes de los proveedores (25 %) 4- Registra las facturas de venta (20 %)

Auxiliar (Romina):

1- Supervisa las registraciones contables (30 %). 2- Registra las inasistencias del personal y efectúa cuadros de ausentismo laboral.(10 %) 3- Prepara balancetes de saldos (20 %) 4- Controla cuentas corrientes de clientes que se actualizan automáticamente (15 %) 5- Registra los comprobantes de caja chica (25 %) Auxiliar ( Darío) 1- Recibe y controla la documentación de ingresos y egresos que proviene de Sección Finanzas

(40 %). 2- Controla las cuentas corrientes de los proveedores (30 %). 3- Registra las licencias de todo el personal (10 %) 4- Realiza liquidaciones de sueldos (20 %).

Del relevamiento del procedimiento “Manejo y reposición de caja chica”, Bruno efectuó la siguiente descripción: La Secretaria de Finanzas tiene a su cargo el manejo de la caja chica. Dicha caja chica asciende a $ 10.000 y está destinada al pago de gastos por importes menores a $ 1.000. Como norma general está autorizado el pago de transportes (ómnibus y taxis), cafetería, papelería y correo. Excepcionalmente, y previa autorización del Jefe de Finanzas (actualmente el Gerente de Administración), se abonan otros gastos que no pueden esperar la preparación del cheque (los cheques se confeccionan los días miércoles). Los $ 10.000 no se gastan en una semana. Procedimiento Manejo y reposición de caja chica 1) La Secretaria de Finanzas recibe el comprobante ( c), para ser abonado con fondos de la caja

chica. 2) Si se trata de un gasto con autorización genérica (transporte, cafetería, papelería y correo) lo

paga y guarda el comprobante en una caja con llave destinada a tales efectos , donde también se guarda el dinero correspondiente a la caja chica.

3) Si se trata de un gasto que requiere autorización del Jefe de Finanzas, la Secretaria se lo

comunica al Gerente de Administración, quien lo autoriza verbalmente. La Secretaria verifica que el nombre de la empresa, RUT, valor y descripción de la mercadería estén correctos y procede a pagarlo. Guarda el comprobante en la caja. Si hay errores, devuelve el comprobante.

4) Todos los martes toma de la caja los comprobantes y los registra en una planilla excel. Suma el

total de los importes de comprobantes. 5) Si dicho total es igual o superior al 50 % de la caja chica (es decir $5.000), pone a cada

comprobante el sello “pagado”, imprime la planilla, la firma, y adjunta los comprobantes a la misma. Entrega la planilla y los comprobantes al Gerente de Administración.

6) El Gerente de Administración firma la planilla, emite un cheque por el importe total de la

planilla, para la reposición de la caja chica, y lo envía al Gerente General para su firma. Envía planilla firmada y comprobantes a Sección Contaduría para su registración.

7) La Secretaria recibe del Gerente General el cheque firmado para cobrar en el banco y reponer los

fondos utilizados de la caja chica.